MANUAL DE CALIDAD

PROCESOS DE LA UNIVERSIDAD INDUSTRIAL DE

SANTANDER

NTC GP 1000:2009 – NTC ISO 9001:2008

DIRECCIÓN INSTITUCIONAL

Bucaramanga

MANUAL DE CALIDAD

Código: MDI.01

Versión: 06

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Revisó Vicerrector Administrativo

Aprobó Rector

Fecha de aprobación Diciembre 04 de 2007

Resolución N° 1861

CONTENIDO

1. OBJETIVO 2

2. ALCANCE Y EXCLUSIONES 3

2.1 ALCANCE 3 2.2 EXCLUSIONES 3

3. DEFINICIONES / ABREVIATURAS 3

4. CONTENIDO DEL MANUAL 4

4.1 UNIVERSIDAD INDUSTRIAL DE SANTANDER 4 4.1.4 Políticas 6 4.1.5 Organigrama 9 4.2 CONFIGURACIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD 11 4.2.1 Política de Calidad 11 4.2.2 OBJETIVOS DE CALIDAD 11 4.2.3 Responsables 11 4.2.4 Estructura de la Documentación. La estructura documental define la manera como está documentado el Sistema de Gestión de la Calidad. Los tipos de documentos establecidos para la Institución son los siguientes: 13 4.2.5 Procesos de la Universidad Industrial de Santander. La Universidad Industrial de Santander definió los procesos de la siguiente manera: 13 4.2.6 Mapa de Procesos 16 4.2.7 Requisitos 16 De la NTC GP 1000: 2009 y la NTC ISO 9001:2008. Los requisitos de la NTC GP 1000:2009 y la NTC ISO 9001:2008 que aplican a cada proceso de la Universidad Industrial de Santander se encuentran establecidos en la Matriz de Interacción de Requisitos. (Ver anexo 1). 20

ANEXO 1 26

1. OBJETIVO

El presente manual es una guía para establecer la planificación, la operación y el control de los procesos de la Universidad Industrial de Santander, conformados dentro de un Sistema de

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Gestión de la Calidad, cuya estructura se adecúa a los requisitos planteados en la norma NTC GP 1000:2009 y la NTC ISO 9001:2008. 2. ALCANCE Y EXCLUSIONES

2.1 ALCANCE

El alcance del Sistema de Gestión de la Calidad corresponde a:

­ “Los Servicios de Educación Universitaria de la Universidad Industrial de Santander, a través de los procesos de Formación, Investigación y Extensión.”

­ “Los Servicios de la Gestión Administrativa para las actividades de Educación Superior

Universitaria, Docencia, Investigación y Extensión de la Universidad Industrial de Santander a través de los procesos de: Dirección Institucional, Planeación Institucional, Gestión de la Calidad Académica, Seguimiento Institucional, Admisiones y Registro Académico, Biblioteca, Bienestar Estudiantil, Comunicación Institucional, Contratación, Financiero, Gestión Cultural, Gestión Documental, Jurídico, Recursos Físicos, Recursos Tecnológicos, Relaciones Internacionales de Intercambio Académico Servicios Informáticos y de Telecomunicaciones, Talento Humano.”

­ El servicio social de asesoría jurídica y la promoción de mecanismos alternativos de resolución de conflictos a personas de escasos recursos de la región, en las áreas del Derecho Laboral y Público, Penal y Privado del Consultorio Jurídico de la Escuela de Derecho y Ciencia Política de la Universidad Industrial de Santander. NOTA: Las actividades que comprende el alcance definido frente al Consultorio Jurídico se detallan en el Manual de Procedimientos MEX-CJ.01.

2.2 EXCLUSIONES

Para los procesos de la Universidad Industrial de Santander no aplica ninguna exclusión a las normas NTC GP 1000:2009 y la NTC ISO 9001:2008. 3. DEFINICIONES / ABREVIATURAS

Calidad: Grado en el que un conjunto de características inherentes cumple con los requisitos.

Objetivo de la Calidad: Algo ambicionado, o pretendido, relacionado con la calidad. Manual de Calidad: Documento que enuncia la Política de Calidad y describe el

Sistema de Gestión de la Calidad de la Universidad. Política de la Calidad: Intenciones globales y orientación de una organización relativas

a la calidad tal como se expresan formalmente por la alta dirección.

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Proceso: Conjunto de recursos y actividades interrelacionadas que transforman elementos de entrada en resultado.

SGC: (Sistema de Gestión de la Calidad) Sistema de gestión para dirigir y controlar una organización con respecto a la calidad.

UAA: Unidad Académico Administrativa

4. CONTENIDO DEL MANUAL

4.1 UNIVERSIDAD INDUSTRIAL DE SANTANDER

4.1.1 Reseña histórica1

. El primero de marzo de 1948 fueron oficialmente inauguradas las labores de la Universidad Industrial de Santander en el patio de la Escuela Industrial Dámaso Zapata.

En 1940 el abogado Mario Galán Gómez presentó ante la Asamblea de Santander el proyecto de ordenanza que inició el proceso legal de creación de la universidad, que apenas se limitaba a la creación de una "Facultad" de Ingeniería Industrial, "orientada de preferencia hacia las especializaciones de química, mecánica y electricidad", pero incluyó el establecimiento de un bachillerato técnico en la renovada Escuela Industrial de Bucaramanga, donde sería preparado un grupo de jóvenes para el ingreso, en óptimas condiciones, a la mencionada Facultad. Una vez que la comisión designada por la Asamblea dio su visto bueno, este poder legislativo aprobó, el 21 de junio de 1940, la Ordenanza 41 que declaraba creada la "Facultad de Ingeniería Industrial" y establecía un bachillerato técnico en la Escuela Industrial. Sin embargo, con el esfuerzo de dos diputados se aprobó la ordenanza 83, el 22 de junio de 1944, que creó definitivamente "La Universidad de Santander”. El primer rector de la UIS fue Nicanor Pinzón Neira, ingeniero civil de la Escuela de Minas de Medellín. Con tres facultades de Ingeniería (Eléctrica, Mecánica y Química), respectivamente dirigidas por Hernando Pardo Ordóñez, Alfonso Penagos Mantilla y Lelio Martínez Villalba, la UIS aceptó sus primeros veinte estudiantes en 1948. En la década de los años sesenta ya existían doce edificios y en 1963 los estudiantes matriculados ascendían a 1147, fue así como a finales de los 60’s se dio paso a la auténtica universidad de todas las ciencias y profesiones, cuando el campus central fue acompañado por la Facultad de Ciencias de la Salud ubicada junto al Hospital Universitario Ramón González Valencia. La década de los años ochenta se inició con el nuevo marco de acción establecido por el Decreto Ley 80 de 1980, que obligó a una nueva reforma administrativa y a ampliar el aspecto de los programas profesionales: Geología (1982), Física (1983), Diseño Industrial (1985), Música (1985) e Historia (1987). Bajo la rectoría de Jaime Luis Gutiérrez se abrieron los Centros Regionales de Educación a Distancia, los cuales terminaron por crear el actual Instituto de Educación a Distancia., ya al final de la década se habían creado 7 especializaciones y 7 maestrías. Las necesidades de formación del profesorado en técnicas didácticas obligaron a

1 Adaptado de https://www.uis.edu.co/portal/nuestra_uis/historia/historia.html

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crear el Centro para el Desarrollo de la Docencia (1982), y las demandas de investigación se resolvieron con un convenio firmado con el BID y el ICFES para la dotación de los laboratorios. En la administración de Jorge Gómez Duarte ya sobre la década de los 90, se da un nuevo impulso renovador logrado mediante la creación del Programa de Regionalización que sitúa proyectos educativos presenciales en el Socorro, Barbosa, Málaga y Barrancabermeja, con sedes propias que permiten un acercamiento del Proyecto educativo a las principales Provincias de Santander. Así mismo durante la gestión del rector Gómez Duarte se da inicio a los procesos de autoevaluación de programas con fines de acreditación, logrando tener al final de su periodo 8 programas con acreditación de alta calidad. Al comenzar el siglo XXI, la UIS sigue siendo la universidad más importante de la región oriental de Colombia, reconocida por la tradicional calidad de sus programas y por los esfuerzos de gestión de sus recursos financieros liderados por su actual rector Jaime Alberto Camacho Pico. Con todo lo soñado y realizado hasta el momento, lo que se manifiesta ostensiblemente en el devenir de esta historia de la Universidad Industrial de Santander es un crecimiento sostenido con calidad y eficiencia, un avance hacia la profundización sin perder el sentido de su pertinencia social que se da en sus programas de maestría y doctorado un reconocimiento a la alta calidad de sus programas, tal como lo destaca la acreditación de la mayoría de los mismos y la Acreditación Institucional conferida por el término de 8 años por el Ministerio de Educación Nacional, según Resolución No. 2019 de junio 3 de 2005, que hoy la ratifica entre las mejores Universidades con las que cuenta la Nación para la buena educación de la sociedad.

4.1.2 Misión. La Universidad Industrial de Santander es una organización que tiene como propósito la formación de personas de alta calidad ética, política y profesional; la generación y adecuación de conocimientos; la conservación y reinterpretación de la cultura y la participación activa liderando procesos de cambio por el progreso y mejor calidad de vida de la comunidad. Orientan su misión los principios democráticos, la reflexión crítica, el ejercicio libre de la cátedra, el trabajo interdisciplinario y la relación con el mundo externo. Sustenta su trabajo en las cualidades humanas de las personas que la integran, en la capacidad laboral de sus empleados, en la excelencia académica de sus profesores y en el compromiso de la comunidad universitaria con los propósitos institucionales y la construcción de una cultura de vida. 4.1.3 Visión. La Universidad Industrial de Santander es una institución de educación superior estatal y autónoma, financiada por el Estado, comprometida con la defensa de un estado social y democrático de derecho y de derechos humanos y la proposición de políticas públicas que garanticen el acceso de la población a condiciones de vida digna. La UIS es actor principal del desarrollo económico, social y cultural de la región y ejemplo de democracia, convivencia, autonomía y libertad responsable. Es lugar de consulta sobre las tendencias y desarrollos en el campo de las ciencias, los avances tecnológicos, las necesidades y oportunidades del mundo del trabajo y los deseos de bienestar de la comunidad. La vigencia social de la universidad se manifiesta en su participación activa en Organismos de planificación local, regional y nacional, en agrupaciones de participación ciudadana para la proposición y el seguimiento de políticas y programas de desarrollo social, económico y

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cultural. En el fortalecimiento de sus relaciones con los sectores políticos, sociales y generadores de bienes y servicios que propendan por el bien común, en el marco de la conveniencia institucional. En la integralidad de todos los miembros de la comunidad universitaria, los cuales están formados en el espíritu científico. En la apropiación y el ejercicio de los derechos humanos universales y los derechos políticos, económicos, sociales y culturales correspondientes a la práctica de la ciudadanía y en el ejercicio de una conducta profesional solidaria con la construcción de la nación colombiana. Es sitio obligado de referencia y consulta para proponer o evaluar las alternativas de solución a los problemas prioritarios de la comunidad, y su contribución es ampliamente valorada como insumo crítico para continuar avanzando en la construcción de una sociedad en donde la equidad, la justicia, la solidaridad y el respeto por los derechos humanos y la naturaleza, sean los pilares del desarrollo humano sostenible en el marco de una cultura de paz. Es líder del desarrollo científico en bio-ingeniería, fuentes alternas de energía, petroquímica y carboquímica, nuevas opciones para uso de combustibles, nuevos materiales y tecnologías de materiales compuestos, aprovechamiento y uso sostenible de la biodiversidad, promoción de la salud, prevención y control de las enfermedades de mayor ocurrencia, estímulo y acompañamiento a procesos de organización comunitaria orientados al desarrollo social y cultural, y mejoramiento de la calidad de la educación en todos sus niveles. Mantiene como líneas transversales la investigación en electrónica, telecomunicaciones, informática y ciencia y tecnología del medio ambiente. Promueve el desarrollo de la literatura y las artes. En todas sus Escuelas, Centros e Institutos, los miembros de la comunidad universitaria actúan como docentes-investigadores y se mantienen interconectados con grupos de pares académicos que cooperan local, nacional e internacionalmente. Ofrece, desde la región nororiental al país, formación permanente de alta calidad y pertinencia social, propendiendo por la equidad en el acceso, con fundamento en el mérito académico. Sostiene intercambios y pasantías de profesores y estudiantes con Universidades extranjeras de alta calidad y presenta una amplia oferta de programas presenciales e interactivos mediante tecnologías para la educación virtual. Es una organización inteligente capaz de adaptarse con eficacia a la velocidad de los cambios y a las necesidades emanadas del entorno. Recibe del Estado los recursos suficientes para adelantar sus funciones de investigación, formación y proyección social, en reconocimiento a su calidad, a los resultados presentados anualmente ante la sociedad y a sus políticas de eficiencia en la utilización de los recursos. Invierte sus rentas propias para fortalecer su posición de excelencia en el medio universitario. 4.1.4 Políticas

2

Las políticas que se enuncian a continuación están definidas en el Proyecto Institucional de la UIS como líneas directrices que expresan la voluntad de los organismos directivos de la universidad, el Consejo Superior, la Rectoría y el Consejo Académico, de llevar a la práctica los

2 Tomado del Proyecto Institucional de la UIS

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propósitos establecidos por la Misión, con base en los principios establecidos a partir de los mismos.

Construcción de la comunidad universitaria

Se trata de construir la identidad y sentido de pertenencia a la UIS, basados en la constitución de un compromiso colectivo de asimilación y cumplimiento de los propósitos definidos en la misión de la Institución. Responsabilidad social

Se trata de asumir plenamente, la condición pública de la Universidad para responder a la necesidad nacional de formación de alta calidad y pertenencia, generando en su seno los saberes, las actitudes y prácticas innovadoras que permitan pensar y transformar el país y la región con sentido ético y responsabilidad política. Cultura de la investigación

La construcción de la comunidad universitaria y su responsabilidad social suponen una acción prioritaria: hacer de la investigación la cultura básica de todos los universitarios para que el espíritu científico impregne todas nuestras acciones académicas, sociales y prácticas profesionales, pues la pertinencia social de las comunidades universitarias en el mundo globalizado, depende de su capacidad para ofrecer la formación de los ciudadanos que se necesitan para dar respuestas efectivas, desde las ciencias y mediante las ciencias a los grandes problemas de la sociedad. Desempeño integral de los docentes

Los docentes deben asumir con compromiso y conciencia plena de su responsabilidad ética y social, el papel de orientadores del proceso de aprendizaje y ser los maestros que apoyan la formación integral de los estudiantes. Para ello deberán articular en su desempeño las funciones de docencia, investigación y extensión, pues solo así podrán evidenciar los objetivos sociales del aprendizaje y su propósito último de contribuir a mejorar la calidad de vida de las personas y la sociedad. Mejoramiento de la calidad y pertinencia de los programas académicos

Los programas académicos ofrecidos por la Universidad en todas sus sedes y bajo las diversas modalidades, deben estar comprometidos con un proceso permanente de mejoramiento de su calidad y pertinencia. La autoevaluación y evaluación externa, asegurarán la excelencia académica y la vigencia social de los programas. Pedagogía para la formación integral

La pedagogía que ha de regir las acciones de docentes y estudiantes es dialógica como norma de acción académica y como principio de democracia participativa, la cual exige reconocer en la práctica la autonomía de los estudiantes para que asuman por sí mismos los procesos de aprendizaje y de formación integral.

Eficacia y eficiencia de las acciones universitarias

Se trata de propiciar un compromiso colectivo con el prudente manejo de los recursos, con un sentido de la racionalización en todos los procesos y unos propósitos de eficacia y eficiencia en la realización de las tareas institucionales. Ampliación de cobertura

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Tradicionalmente, hemos formulado dos políticas de crecimiento de nuestros programas académicos: la que amplía la oferta de programas de pregrado y la que profundiza la oferta hacia los niveles de maestría y doctorado. Manteniendo este legado, hemos de seguir creciendo en las dos direcciones. La ampliación de cobertura con nuevos programas de pre y posgrado, deberá darse en todas sus sedes, con el propósito de apoyar el desarrollo regional y el avance científico y tecnológico, fortaleciendo así una política social de admisión a la Universidad. Algunos programas académicos de alta demanda social también podrán ampliar su cobertura mediante la duplicación de jornadas de trabajo, por su parte la modalidad de estudios a distancia debe continuar su expresión bajo la política general de alta calidad y pertinencia social.

La UIS: Proyecto cultural

Dado que la existencia de la Universidad es en si misma la vigencia de un proyecto cultural de la nación colombiana, la política cultural parte de la comprensión de esta como la realización efectiva de los supremos valores de la humanidad por medio del cuidado de los bienes mas elevados del hombre. Esta política obliga a desarrollar los propósitos culturales formulados en la misión: formar personas de alta calidad ética, política y profesional, es decir, desarrollar la cultura del ejercicio responsable de la ciudadanía, la cultura ética de la modernidad de Occidente, y las culturas del decir y del hacer correspondiente a los ejercicios profesionales. Internacionalización

Se trata de asumir la educación superior en el contexto moderno de la globalización y con espíritu crítico crear las condiciones necesarias para posicionar a la Universidad Industrial de Santander en una activa interrelación con las comunidades académicas internacionales.

Relación permanente con los egresados

Es política de la universidad reconocer a sus egresados como miembros activos de la comunidad universitaria, respetando su autonomía y confiando en su capacidad para apoyar el desarrollo y el fortalecimiento de la institución, así mismo su contribución al progreso nacional. Parte de esta política es la organización de la oferta de educación permanente para este sector de la comunidad universitaria y la invitación a su participación en todas las actividades institucionales.

Política financiera

La viabilidad institucional en el largo plazo depende de las circunstancias de la globalización y de adecuadas políticas estatales de financiación de la universidad. Los ingresos económicos de la UIS dependen de dichas políticas, de la generación de recursos propios, de la captación de donaciones y de la puesta en marcha de alternativas innovadoras de asociación con el sector productivo para crear empresas rentables aportando el conocimiento y su infraestructura. Parte de esta política debe ser el intervenir decididamente ante el Estado, para incrementar la financiación de la universidad estatal como reconocimiento a su buen desempeño en las funciones de formación, investigación y extensión. Política organizacional

Se trata de disponer de los recursos y de conducir el desarrollo universitario hacia el cumplimiento de las metas y objetivos institucionales en el marco de la ley y en

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correspondencia con los desarrollos de la ciencia y de la tecnología, profundizando la cultura de la organización inteligente, con una gestión descentralizada, flexible, autónoma y responsable.

4.1.5 Organigrama

Ver Figura 1.

Figura 1. Estructura Organizacional Universidad Industrial de Santander

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4.2 CONFIGURACIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD

4.2.1 Política de Calidad3

“La Universidad Industrial de Santander, como ente público y autónomo, está comprometida con la eficacia, la eficiencia, la efectividad y el mejoramiento continuo de sus procesos, en consonancia con el Proyecto Institucional, para lograr la satisfacción de las necesidades de sus beneficiarios y fortalecer el desarrollo de la Educación Superior. Promueve para ello una cultura de calidad basada en el autocontrol, la oportunidad en el servicio y la asertividad en la comunicación de todas las acciones universitarias”. 4.2.2 Objetivos de Calidad

4

1. Garantizar, en forma adecuada y pertinente, el apoyo al desarrollo de los procesos

misionales de la UIS.

2. Gestionar y administrar la capacidad disponible de la Universidad para maximizar los resultados de los procesos misionales.

3. Consolidar una cultura de resolución de problemas presentes y potenciales en los

procesos de la Universidad. 4. Lograr en los beneficiarios una percepción altamente favorable de los productos y

servicios ofrecidos por la Universidad. 5. Consolidar en los servidores de la Universidad la apropiación y empoderamiento de sus

actividades para alcanzar los objetivos misionales. 6. Dar a los beneficiarios productos y servicios en los tiempos requeridos, acorde a sus

necesidades. 7. Proporcionar a los beneficiarios información veraz, clara y respetuosa, que facilite su

interacción con la Institución. 4.2.3 Responsables

Comité de Calidad5

. Órgano responsable de fomentar, promover y orientar todas las actividades de la institución que afectan la calidad de sus productos y servicios. El Comité de Calidad constituye la instancia en la que se atenderán y analizarán los intereses, necesidades, inquietudes, opiniones y sugerencias de cada proceso de la Universidad. Funciones. Son funciones del Comité de Calidad para el Sistema de Gestión de la Calidad de la Universidad Industrial de Santander, las siguientes:

3 Aprobación por medio del ACTA No. 04 de 2008, Comité de Calidad para el SGC

4 Aprobación por medio del ACTA No. 04 de 2008, Comité de Calidad para el SGC

5Acuerdo No. 015 de 2007, por el cual se crea y conforma el Comité de Calidad para el SGC de la Universidad Industrial de Santander

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Formular y actualizar el alcance y las directrices de calidad institucional (política y

objetivos de calidad), tomando como referente las políticas establecidas en el Proyecto Institucional.

Asegurar la conectividad entre los objetivos generales del SGC y los particulares de cada proceso.

Apoyar la formulación de proyectos en materia de calidad para ser incluidos dentro del plan de gestión institucional.

Promover que todo el personal se involucre y comprometa con los procesos de calidad y mejora.

Realizar seguimiento a los resultados obtenidos en los procesos de calidad y mejora. Determinar las áreas críticas a atender con los procesos de calidad y mejora. Difundir el resultado del desempeño de los procesos. Impulsar el conocimiento periódico de las necesidades de los beneficiarios y su nivel de

satisfacción con los servicios que ofrece la Universidad. Proponer y promover las acciones necesarias para construir la cultura de calidad en

toda la Universidad. Otorgar reconocimiento a los logros obtenidos. Informar al Consejo Superior y al Consejo Académico sobre las actividades, avances y

resultados relacionados con el Sistema de Gestión de la Calidad. Recomendar el calendario de auditorías internas de calidad anuales para ser aprobado

por el Rector. Darse su propio reglamento. Las demás funciones que sean requeridas.

Figura 2. Equipo de Calidad

Grupo Primario. Equipo de trabajo conformado por el líder del proceso y sus colaboradores, el cual se reúne periódicamente con el fin de gestionar las actividades de mejora del proceso y tiene como funciones las siguientes:

Comité de Calidad

Vicerrector Administrativo

Representante de la dirección

Directores UA

Líderes de Proceso

Profesional de Calidad

FacilitadoresAuxiliares

Grupo Primario

Rector

Gerente del Proyecto

Consultor Líder Comité de Calidad

Vicerrector Administrativo

Representante de la dirección

Directores UA

Líderes de Proceso

Profesional de Calidad

FacilitadoresAuxiliares

Grupo Primario

Rector

Gerente del Proyecto

Consultor Líder

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• Hacer seguimiento al desempeño del proceso (verificación de indicadores) y establecer

acciones de mejora. • Hacer seguimiento a la implementación de la documentación del proceso. • Definir el plan de capacitación y sensibilización para la adecuada implementación del SGC. • Implantar las acciones necesarias para construir la cultura de acciones correctivas,

preventivas y de mejora.

4.2.4 Estructura de la Documentación. La estructura documental define la manera como está documentado el Sistema de Gestión de la Calidad. Los tipos de documentos establecidos para la Institución son los siguientes: • Reglamento • Manual • Caracterización • Procedimiento • Guía • Instructivo • Protocolo • Formato 4.2.5 Procesos de la Universidad Industrial de Santander. La Universidad Industrial de Santander definió los procesos de la siguiente manera:

Son el conjunto de procesos relacionados con la definición, difusión y establecimiento de políticas y estrategias académicas, financieras y administrativas, así como la fijación de objetivos y el aseguramiento de la disponibilidad y distribución apropiada de los recursos que contribuyen al logro de la Misión Institucional. Entre estos procesos se encuentran: DI: Dirección Institucional PI: Planeación Institucional

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Son el conjunto de procesos relacionados directamente con las actividades de control y evaluación del desempeño del Sistema de Gestión de la Calidad, así como con las actividades destinadas a evaluar la Calidad Académica de la Institución. Dentro de estos procesos se encuentran: CA: Gestión de la Calidad Académica

SE: Seguimiento Institucional

Son el conjunto de procesos que contribuyen directamente con el cumplimiento de la razón de ser de la Institución. Dentro de estos procesos se encuentran: FO: Formación IN: Investigación

EX: Extensión

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Son el conjunto de procesos relacionados con la ejecución de las políticas y estrategias académicas, financieras y administrativas, que tienen la finalidad de contribuir al logro de las actividades misionales de la Universidad. Entre estos procesos se encuentran: AR: Admisiones y Registro Académico BI: Biblioteca BE: Bienestar Estudiantil CI: Comunicación Institucional CO: Contratación FI: Financiero CU: Gestión Cultural GD Gestión Documental JU: Jurídico

PU: Publicaciones (El proceso Publicaciones no hace parte del alcance del Sistema de Gestión de la Calidad contemplado en el presente Manual de Calidad debido a que tienen certificado bajo la norma NTC ISO 9001:2000 el siguiente alcance: Diseño, impresión, encuadernación y acabados de libros, revistas y material publicitario).

RI: Relaciones Interinstitucionales de Intercambio Académico RF: Recursos Físicos RT: Recursos Tecnológicos SI: Servicios Informáticos y de Telecomunicaciones

TH: Talento Humano

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4.2.6 Mapa de Procesos

Figura 3. Mapa de Procesos UIS

4.2.7 Requisitos

De los beneficiarios

Los diferentes beneficiarios y sus requisitos por cada proceso que conforman el Sistema de Gestión de la Calidad de la Universidad Industrial de Santander se describen en la Tabla 1.

Tabla 1 Requisitos de los beneficiarios por proceso

PROCESO BENEFICIARIOS REQUISITOS

DIRECCIÓN

INSTITUCIONAL

Todos los procesos

UAA No aplica

PLANEACIÓN

INSTITUCIONAL

Dirección Institucional

UAA Ministerio de Educación Nacional (MEN)

Información veraz y oportuna. Transparencia en la gestión y en

el cumplimiento de sus funciones.

SEGUIMIENTO

INSTITUCIONAL

Comunidad Universitaria Comunidad Externa

Organismos de Control Externo.

Objetividad, Respuesta oportuna y asesorías efectivas

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PROCESO BENEFICIARIOS REQUISITOS

GESTIÓN DE LA

CALIDAD

ACADEMICA

Ministerio de Educación Nacional (MEN)

Consejo Nacional de Acreditación (CNA) ICFES Dirección de la Universidad

Consejo Académico UAA

Estudiantes

Asesoría confiable y acorde con los lineamientos de cada organismo gubernamental (CNA, MEN, ICFES).

Cumplimiento de la normatividad correspondiente a cada subproceso.

INVESTIGACIÓN

Sociedad

Comunidad Científica Comunidad Universitaria Entes financiadores

Disponibilidad de recursos para actividades de investigación y propiedad intelectual (PI) en la Universidad.

Cumplimiento compromisos pactados para realizar actividades de investigación y propiedad intelectual.

Asesoría oportuna, clara y concisa en temas relacionados con investigación y propiedad intelectual.

Solución a los requerimientos planteados a la universidad en materia de investigación.

EXTENSIÓN Sociedad

Comunidad Universitaria

Disponibilidad de recursos para actividades de extensión en la Universidad.

Cumplimiento compromisos pactados para realizar actividades de extensión.

Asesoría oportuna, clara y concisa en temas relacionados con extensión.

Solución a los requerimientos planteados a la universidad en materia de extensión.

FORMACIÓN

Beneficiario Directo: Estudiante

Cumplimiento del plan de estudios vigente

Preparación para el ingreso a la vida laboral

Cualificación permanente del personal docente

Cumplimiento de la programación académica

ADMISIONES Y

REGISTRO

ACADÉMICO

Estudiantes UIS

Estudiantes de once grado Aspirantes

Admitidos Estudiantes de otras universidades

Acudientes de los Estudiantes Unidades Académicas (Escuelas) Entidades Externas

Información oportuna y confiable Eficacia en el desarrollo de las

diferentes actividades

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PROCESO BENEFICIARIOS REQUISITOS

BIBLIOTECA

Comunidad Universitaria Comunidad Externa

Material bibliográfico disponible Disponibilidad de medios de

consulta de material electrónico

BIENESTAR

ESTUDIANTIL

Comunidad Universitaria. Acudientes de los Estudiantes

Redes de apoyo. Entidades y órganos con nexos a la UIS

con requerimientos de servicios de alimentación

Alimentación exquisita, nutritiva, saludable e higiénica

Alojamiento en condiciones adecuadas de higiene, salubridad y seguridad

Atención respetuosa y oportuna Alta variación del menú del día Presentación y porciones de

alimentos adecuadas en el plato diario

Organización y limpieza tanto del salón como de los implementos en que se sirve la comida

Tiempo de espera mínimo para ser atendido

Tutores con pedagogía Información veraz Conformidad del servicio de

salud Atención oportuna e inmediata

en el servicio de treage. Remisiones pertinentes Atención profesionalizada Existencia de medicamentos

requeridos para el tratamiento a seguir

COMUNICACIÓN

INSTITUCIONAL

UAA Comunidad Universitaria.

Comunidad Externa Entidades públicas y privadas.

Otras Universidades.

Atención eficaz y oportuna a las solicitudes y requerimientos presentados en materia de divulgación, comunicación, producción y asesoría sobre la técnica, lenguaje y discurso de productos impresos, audiovisuales y radiales.

CONTRATACIÓN UAA Seguimiento Institucional

Oportunidad en el servicio, asertividad en la información y Transparencia.

Contrataciones oportunas de acuerdo con especificaciones y a precios de mercado.

FINANCIERO

UAA Estudiantes

Comunidad Externa Organismos de Control Externos

Comité de Sostenibilidad del Sistema Contable

Entidades Públicas

Información oportuna, clara y veraz

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PROCESO BENEFICIARIOS REQUISITOS

GESTIÓN

CULTURAL

UAA

Entidades públicas o privadas Comunidad General

Información oportuna y confiable

Escenarios Artísticos acondicionados

Acompañamiento durante el desarrollo del evento

Respetar los espacios asignados (fechas y horas)

Cumplimiento de la actividad cultural programada en los diferentes escenarios artísticos

GESTIÓN

DOCUMENTAL

Comunidad Universitaria

Comunidad externa Entidades públicas y privadas

UAA

Entrega Oportuna y Eficaz Revisión y aprobación de la

solicitud de modificación de documentos

Acceso a la información de una manera ágil.

JURÍDICO

Dirección Institucional

UAA Comunidad Externa Comunidad Universitaria

Autoridades Judiciales Comité de Conciliación

Atención respetuosa Respuesta oportuna,

comprensible y coherente.

PUBLICACIONES

El proceso Publicaciones no hace parte del alcance del Sistema de Gestión de la Calidad contemplado en el presente Manual de Calidad debido a que tienen certificado bajo la norma NTC ISO 9001:2000 el siguiente alcance: Diseño, impresión, encuadernación y acabados de libros, revistas y material publicitario.

RECURSOS

FÍSICOS

UAA Comunidad universitaria

Comunidad externa Personas naturales y jurídicas vinculadas

por razones varias a la Universidad Industrial de Santander.

Oportuna respuesta a la petición de servicio.

Eficacia en el desarrollo del servicio.

Comunicación asertiva

RECURSOS

TECNOLÓGICOS UAA

Confiabilidad, Oportunidad, economía, eficiencia.

SERVICIOS

INFORMÁTICOS Y

DE

TELECOMUNICA-

CIONES

UAA

Oportunidad.

Cumplimiento de requerimientos.

Facilidad en el uso. Seguridad. Confiabilidad.

TALENTO

HUMANO

Rectoría

UAA Comunidad universitaria

Jubilados y retirados Becados de postgrado

CAPRUIS FAVUIS COOPRUIS

ARPRUIS EPS

Veracidad (información) Oportunidad (información)

Eficacia Ambiente seguro

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PROCESO BENEFICIARIOS REQUISITOS

IPS

Cooperativas DIAN Fondo Nacional de Ahorro

Bancos AFP

ARP Juzgados

Fiduciaria Registraduría

RELACIONES

INTERINSTITUCIO

NALES DE

INTERCAMBIO

ACADÉMICO

Unidades Académicas y Administrativas Comunidad Universitaria Instituciones conveniantes

Disponibilidad de información veraz, oportuna, actualizada

Acompañamiento y consejería

Legales y Reglamentarios. Los requisitos legales para los procesos de la UIS se encuentran definidos en los Listados Maestros de Documentos Externos.

De la organización. Los requisitos de la organización para los procesos de la UIS se

encuentran establecidos a nivel macro en las caracterizaciones de cada proceso y en los documentos del SGC.

De la NTC GP 1000: 2009 y la NTC ISO 9001:2008. Los requisitos de la NTC GP 1000:2009 y la NTC ISO 9001:2008 que aplican a cada proceso de la Universidad Industrial de Santander se encuentran establecidos en la Matriz de Interacción de Requisitos. (Ver anexo 1).

4.2.8 Caracterizaciones. De acuerdo con los procesos y subprocesos establecidos para la Institución, se relacionan a continuación las caracterizaciones respectivas.

Nota: Las caracterizaciones hacen parte integral de la documentación de cada proceso.

Tabla 3. Relación de caracterizaciones de procesos

PROCESOS ESTRATÉGICOS

DIRECCIÓN INSTITUCIONAL

CDI.01 Caracterización de Proceso Dirección Institucional

PLANEACIÓN INSTITUCIONAL

CPL.01 Caracterización de Proceso Planeación Institucional

PROCESOS DE EVALUACIÓN

GESTIÓN DE LA CALIDAD ACADÉMICA

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CCA.01 Caracterización de Proceso Gestión de la Calidad Académica

CCA.02 Caracterización de Subproceso Renovación de la Acreditación Institucional

CCA.03 Caracterización de Subproceso Acreditación o Renovación de la Acreditación de Programas de Pregrado

CCA.04 Caracterización de Subproceso Registro Calificado

CCA.05 Caracterización de Subproceso Examen de Estado de Calidad de la Educación Superior “ECAES”

SEGUIMIENTO INSTITUCIONAL

CSE.01 Caracterización de Proceso Seguimiento Institucional

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PROCESOS MISIONALES

FORMACIÓN

CFO.01 Caracterización de Proceso de Formación

INVESTIGACIÓN

CIN.01 Caracterización de Proceso de Investigación

CIN.02 Caracterización de Subproceso de Gestión y Promoción de la Investigación

CIN.03 Caracterización de Subproceso de Gestión y Protección de la Propiedad Intelectual

EXTENSIÓN

CEX.01 Caracterización de Proceso de Extensión

PROCESOS DE APOYO

ADMISIONES Y REGISTRO ACADÉMICO

CAR.01 Caracterización de Proceso Admisiones y Registro Académico

CAR.02 Caracterización de Subproceso Admisiones

CAR.03 Caracterización de Subproceso Registro Académico

BIBLIOTECA

CBI.01 Caracterización de Proceso Biblioteca

CBI.02 Caracterización de Subproceso Atención a Usuarios

CBI.03 Caracterización de Subproceso Procesamiento Técnico

BIENESTAR ESTUDIANTIL

CBE.01 Caracterización de Proceso Bienestar Estudiantil

CBE.02 Caracterización de Subproceso Atención en Salud

CBE.03 Caracterización de Subproceso Programas Educativo-Preventivos

CBE.03 Caracterización de Subproceso Atención Socioeconómica

COMUNICACIÓN INSTITUCIONAL

CCI.01 Caracterización de Proceso Comunicación Institucional

CCI.02 Caracterización de Subproceso Producción de Medios

CCI.03 Caracterización de Subproceso Difusión Interna y Externa

CONTRATACIÓN

CCO.01 Caracterización de Proceso Contratación

FINANCIERO

CFI.01 Caracterización de Proceso Financiero

CFI.02 Caracterización de Subproceso Presupuesto

CFI.03 Caracterización de Subproceso Tesorería

CFI.04 Caracterización de Subproceso Inventarios

CFI.05 Caracterización de Subproceso Contabilidad

GESTIÓN CULTURAL

CCU.01 Caracterización de Proceso Cultural

CCU.02 Caracterización de Subproceso Alquiler o Préstamo de Escenarios Artísticos

CCU.03 Caracterización de Subproceso Organización y Coordinación de Eventos Culturales y Artísticos

CCU.04 Caracterización de Subproceso Formación Integral de la Comunidad Universitaria

GESTIÓN DOCUMENTAL

CGD.01 Caracterización de Proceso Gestión Documental

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CGD.02 Caracterización de Subproceso Gestión de Producción y Control de Documentos

CGD.03 Caracterización de Subproceso Gestión de Correspondencia

CGD.04 Caracterización de Subproceso Gestión Archivística

JURÍDICO

CJU.01 Caracterización de Proceso Jurídico

RECURSOS FÍSICOS

CRF.01 Caracterización de Proceso Recursos Físicos

CRF.02 Caracterización de Subproceso Mantenimiento Físico

CRF.03 Caracterización de Subproceso Seguridad y Vigilancia

CRF.04 Caracterización de Subproceso Diseño, Supervisión y Montaje de Obras

RECURSOS TECNOLÓGICOS

CRT.01 Caracterización de Proceso Recursos Tecnológicos

CRT.02 Caracterización de Subproceso Mantenimiento Tecnológico

CRT.03 Caracterización de Subproceso Metrología

SERVICIOS INFORMÁTICOS Y DE TELECOMUNICACIONES

CSI.01 Caracterización de Proceso Servicios Informáticos y de Telecomunicaciones

CSI.02 Caracterización de Subproceso Administración de Servidores y Base de Datos Institucionales

CSI.03 Caracterización de Subproceso Construcción y Mantenimiento de la Red de Datos Institucional

CSI.04 Caracterización de Subproceso Desarrollo de Software

CSI.05 Caracterización de Subproceso Asesoría y Soporte en Servicios y Recursos Informáticos

TALENTO HUMANO

CTH.01 Caracterización de Proceso Talento Humano

CTH.02 Caracterización de Subproceso Desarrollo Humano Organizacional

CTH.03 Caracterización de Subproceso Asuntos Personal Docente

CTH.04 Caracterización de Subproceso Formación de Personal

CTH.05 Caracterización de Subproceso Salud Ocupacional

CTH.06 Caracterización de Subproceso Administración de la Compensación Salarial

CTH.07 Caracterización de Subproceso Asuntos Pensionales

RELACIONES INTERINSTITUCIONALES DE INTERCAMBIO ACADÉMICO

CRI.01 Caracterización de Relaciones Interinstitucionales de Intercambio Académico

4.2.9 Productos de los procesos misionales. A continuación se relacionan los productos definidos para los procesos misionales Formación, Investigación y Extensión. (Ver Tabla 4).

Tabla 4. Relación de Productos de los Procesos Misionales

PROCESO PRODUCTOS

FORMACIÓN Técnicos, Tecnólogos y Profesionales Titulados

INVESTIGACIÓN

Proyectos de Investigación Concluidos Resultados de Investigación Derechos de Propiedad Intelectual

EXTENSIÓN Asesoría y Consultoría

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Servicios Educativos Servicios Tecnológicos Consultorio Jurídico?

4.2.10 Procedimientos Obligatorios. De acuerdo con lo establecido en la NTC GP 1000:2009 y la NTC-ISO 9001:2008, se relacionan a continuación los procedimientos obligatorios con respecto a los procesos que son responsables de su implementación. (Ver Tabla 5)

Tabla 5. Relación de Procedimientos Obligatorios del SGC

GESTIÓN DOCUMENTAL

PGD.01 PROCEDIMIENTO CONTROL DE DOCUMENTOS INTERNOS

PGD.02 PROCEDIMIENTO CONTROL DE REGISTROS

PGD.07 PROCEDIMIENTO CONTROL DE DOCUMENTOS INTERNOS ESPECIALES

PGD.09 PROCEDIMIENTO CONTROL DE DOCUMENTOS EXTERNOS

SEGUIMIENTO INSTITUCIONAL

PSE.01 PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍAS INTERNAS DE CALIDAD

PSE.02 PROCEDIMIENTO ACCIONES PREVENTIVAS/CORRECTIVAS

PSE.03 PROCEDIMIENTO CONTROL DE PRODUCTO O SERVICIO NO CONFORME

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5. CONTROL DE CAMBIOS

VERSIÓN FECHA DE

APROBACIÓN

DESCRIPCIÓN DE CAMBIOS REALIZADOS

01 Diciembre 04 de

2007 Creación del documento

02 Mayo 02 de 2008 Modificación del alcance, Inclusión de la relación de procedimientos obligatorios y modificación del Anexo 1

03 Octubre 31 de

2008

Cambio de norma de referencia de NTC ISO 9001:2000 a NTC GP1000:2004: Modificación de Alcance, Política de Calidad, Objetivos de Calidad, Mapa de Procesos, inclusión de los procesos misionales (numerales 4.2.5, 4.2.7 y 4.2.8) y anexo 1- Matriz de Interrelación de Requisitos.

Inclusión del numeral 4.2.9: Relación de productos de los procesos misionales

04 Abril 17 de 2009

Inclusión de la NTC ISO 9001:2008 como norma de referencia y actualización del Anexo 1 – Matriz de Interacción de Requisitos.

Actualización de la Estructura Organizacional de la UIS y del Mapa de Procesos

Actualización en la tabla 3 de las caracterizaciones de los procesos Recursos Físicos y Servicios Informáticos y de Telecomunicaciones

Modificación de la tabla No 4: Cambio del producto de formación

Modificación de la tabla No 5: Inclusión del procedimiento obligatorio Control de Documentos Externos y cambio del nombre del procedimiento obligatorio Control de Documentos Internos

05 Abril 21 de 2010

Cambio del mapa de procesos Modificación de la tabla No 1: Requisitos de los

beneficiarios por proceso Actualización en la tabla 3 de las caracterizaciones

por inclusión del proceso Relaciones Interinstitucionales de Intercambio Académico.

06 Junio 08 de 2010 Actualización de la Norma NTC GP 1000:2009

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ANEXO 1

MATRIZ DE INTERACCIÓN DE REQUISITOS

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