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UNIVERSIDAD LA GRAN COLOMBIA PAGINA 1 / 38
MANUAL DE USUARIO DIRECCIÓN DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN
ACTUALIZADO 21/07/2015
Elaborado por: Ing. Eduardo Fonseca Castañeda. Revisado por: Ing. Daniel Rocha Ramírez.
Página 1
MANUAL DE
CONTABILIDAD
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MANUAL DE USUARIO DIRECCIÓN DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN
ACTUALIZADO 21/07/2015
Elaborado por: Ing. Eduardo Fonseca Castañeda. Revisado por: Ing. Daniel Rocha Ramírez.
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CONTENIDO
1. GENERALIDADES .................................................................................. 2
1.1. INTRODUCCIÓN ......................................................................................... 3
1.2. OBJETIVO DEL MANUAL ........................................................................... 3
1.3. ALCANCE DEL MANUAL ............................................................................ 3
1.4. PROCESOS EN EL SISTEMA ICEBERG ....................................................... 3
2. PRELIMINARES AL INGRESAR AL SISTEMA ICEBERG ........................ 3
2.1. Tabla de Comandos ..................................................................................... 4
2.2. Ingreso a la Aplicación ICEBERG ................................................................ 4
3. ENTRADAS Y SALIDAS DE ALMACÉN ................................................... 5
3.1. Entrada al almacén ..................................................................................... 9
3.2. Salida de almacén ..................................................................................... 10
4. CONTABILIZACIÓN DE ANTICIPOS .................................................... 12
4.1. Verificar información ............................................................................... 12
4.2. Rendición Anticipos .................................................................................. 14
5. CONSIGNACIONES DE RETENCIONES ................................................ 15
5.2. CONTABILIZAR LA RENDICIÓN .................................................................. 19
6. RECEPCIÓN DE CONSIGNACIÓN ....................................................... 20
6.1. Consignación Ingresos .............................................................................. 20
DEPRESIACIONES .................................................................................... 24
ANALISIS .................................................................................................. 32
MODULO DE ACTIVOS FIJOS .................................................................... 35
Cargue de archivos ...................................................................................... 37
1. GENERALIDADES
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1.1. INTRODUCCIÓN
La Dirección de Sistemas de Información Administrativo de la Universidad La Gran
Colombia necesita generar manuales de procesos y procedimientos para documentar las
actividades realizadas en el departamento de Contabilidad, donde encontramos:
a. Entradas y salidas de almacén, contabilización de anticipos, Consignaciones,
depreciaciones, análisis y ajustes de cuenta.
b. Mantenimiento de las novedades y detectar errores, ajustando la parametrización
del programa ICEBERG para mejorar los procesos.
c. Revisar y controlar la información y velar por su correcto ingreso al sistema y
optimizar los procesos para el mejoramiento continuo con ayuda de la aplicación
ICEBERG.
1.2. OBJETIVO DEL MANUAL
Procesos y procedimientos del usuario en el módulo de Contabilidad para manejo de
entradas y salidas de almacén, contabilizar anticipos, consignaciones, depreciaciones,
análisis y ajustes de cuenta.
1.3. ALCANCE DEL MANUAL
Precisar los procesos y procedimientos para el manejo del módulo de Contabilidad del
sistema de información buscando mejorar y así lograr una buena calidad en el proceso.
1.4. PROCESOS EN EL SISTEMA ICEBERG
Los procesos realizados en el Departamento de Contabilidad son registrados en la base
de datos con la ayuda de la aplicación Iceberg, estos procesos deben seguir un
determinado orden el cual está registrado en este manual de Usuario.
2. PRELIMINARES AL INGRESAR AL SISTEMA ICEBERG
Para ingresar a la aplicación ICEBERG se pulsa en el ícono el escritorio de Windows
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2.1. Tabla de Comandos
2.2. Ingreso a la Aplicación ICEBERG
Username: Se digita el nombre de usuario
Password: Se digita la Contraseña asignada
Database: Se digita el nombre de la base de datos a la que quiere ingresar
Connect: Se pulsa para validar los datos e ingresar a la Base de Datos
Cancel: Da por terminado el proceso y cierra la ventana.
Nota: El sistema no tiene en cuenta si utiliza palabras en mayúscula o minúscula.
Luego en la ventana ICEBERG muestra en el panel izquierdo un menú en forma de
árbol al pulsar los iconos con el símbolo “+” se desplegaran los submenús.
Objeto o Tecla Descripción
Pulsar en la lupa aparece un menú contextual con un listado para ser
seleccionado el que corresponda
Tabulador Pasa al siguiente campo o cuadro de texto
Tecla F3 Duplica el valor de un solo campo anterior
Tecla F4 Duplica los valores de la ventana
Tecla F6 Borrar Registros en la ventana
Tecla F7 Al pulsar esta tecla de función en una ventana algunos campos se
colocaran de color amarillo se coloca el cursor sobre es que se desee y se
digita el valor a buscar
Tecla F8 Trae el valor al campo y llena los demás con la información relacionada a
ese campo al pulsarlo 2 veces trae el último dato registrado
Tecla F9 En algunas ventanas se utiliza para mostrar el listado de opciones
disponibles
Tecla F10 Guarda los datos de la ventana
Flechas arriba
abajo
Desplazamiento por los valores de algunos registros al pulsar flecha
abajo.
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++: Despliega todos los submenús del árbol
--: Cierra todos los submenús del árbol
Cuadro de texto: muestra nombre de la base de datos a la cual está Conectado
Cambio de Usuario: Este botón se utiliza para realizar cambio de usuario e ingresar
nuevamente a la aplicación
Salir: Este botón Cierra y sale de la aplicación
3. ENTRADAS Y SALIDAS DE ALMACÉN
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Al llegar la documentación semanalmente de entradas y salidas de almacén se realiza el siguiente
procedimiento en el IRS.
Se ingresa a la aplicación para bajar el movimiento del almacén en formato Excel para cruzarlo,
se selecciona del menú la opción ICEBERG-IV
Luego en la opción Inventario vs Contabilidad (Detallado por Referencia)
Luego en la opción Inventario vs Contabilidad (Detallado por Referencia)
Luego en la opción Inventario vs Contabilidad (Detallado por Referencia)
Se ingresa el año y mes,
el código contable
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correspondiente para este reporte, luego se pulsa en el botón OK
Este reporte se descarga en formato Excel
En la primera columna se encuentra registrada la columna transacción, en esta columna
se tiene en cuenta los siguientes datos:
Transacción Descripción
2 ENTRADAS
3
ANULACIÓN DE ENTRADAS
8 SALIDAD
9 ANULACIÓN DE SALIDAS
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Se filtra la columna Transacción
También se verifican la información de las siguientes columnas ID_movimiento,
clasificador, referencia, sección detalle, documentos se filtran por ENTA- Entrada Y
SALA - Salida, clasificador, Centro de costo, Naturaleza: se filtra por DEBITO Y
CREDITO, Valor Contable: Se da formato en pesos y se cambian los separadores de miles de
comas a puntos.
Se agrega una columna al final de la tabla, se ubican los valores, Valor contable negativos y se
renombra con la palabra “crédito”
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Se guarda el archivo con el nombre: Cruce “número de código contable”, Nombre
del mes y Año
Ej.: Cruce 17109501- código contable- agosto 2013
Se filtra por referencias, se verifica el clasificador al grupo que pertenece y a la cuenta
contable que lo lleva.
3.1. Entrada al almacén
Para verificar en el sistema se ingresa por ICEBERG- ADMINSTRACIÓN
FINANCIERA- CONTABILIDAD- REPORTES- COMPROBANTES
CONTABLES- Comprobante Contable
Comprobante Inicial: Se digita el ENTA- Entrada
Número Inicial: Se digita el del comprobante
Número Final: El mismo del anterior
F.inic. DD/MM/AAAA: Se digita una fecha inicial
F.Final DD/MM/AAAA: Se digita la fecha final
Se pulsa en el botón de ejecutar o semáforo
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Se genera el reporte
3.2. Salida de almacén
Para verificar en el sistema se ingresa por ICEBERG- ADMINSTRACIÓN
FINANCIERA- CONTABILIDAD- REPORTES- COMPROBANTES CONTABLES-
Comprobante Contable
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Se digita en comprobante inicial la sigla SALA- Salidas
Comprobante Inicial: Se digitan las siglas según el tipo de comprobante
Número Inicial: Se ingresa código correspondiente
Número Final: Se ingresa código de la celda anterior
Verificar número de inventario, centro de costo y a que parte se envió en la documentación.
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4. CONTABILIZACIÓN DE ANTICIPOS
Se utiliza la cuenta número 133015 la UGC da anticipos para actividades
4.1. Verificar información
Se ingresa por ICEBERG- ADMINISTRACIÓN FINANCIERA- CONTABILIDAD-
REPORTES- AUXILIAR
CONTABLES- Auxiliar Cronológico por Tercero y Cuenta (REVISAR EL
INGRESO POR MENU DE ICEBERG)
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Identificación: Se ingresa número de identificación del cliente
Cuenta Inicial: Se ingresa la cuenta correspondiente ej: 133015- Anticipos
Cuenta Final: Se ingresa el mismo numero anterior
F.Inic DD/MM/AAAA: Se ingresa valo de la fecha inicial
F. Final DD/MM/AAAA: Se ingresa valo de la final inicial
Incluye cierre? s/n: Se deja en N
Luego se pulsa en ejecutar o el semáforo
En el informe se verifica la fecha y el comprobante en el reporte
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4.2. Rendición Anticipos
Verificar el CMC Ej.: Número: 787, centro de costo: 4069901 verificar con el documento
físico los valores
Luego se revisa el movimiento contable, se ingresa por ICEBERG-
ADMINISTRACIÓN FINANCIERA- CONTABILIDAD- Comprobantes
manuales
Documento: Se ingresa las iniciales del documento RANT – Rendición Anticipos
Número: Se carga automáticamente cuando se guarda
Estado: Se deja en confirmado luego este cambia de estado
Fecha: Se ingresa la actual
Fecha de grabación: Carga automáticamente
Descripción: Se ingresa una breve descripción del documento
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Por último se guarda con F10, se genera el CMC en el campo Número se verifica el CMC,
el número de identificación y el valor en la documentación.
5. CONSIGNACIONES DE RETENCIONES
Verificar retención en la fuente y rete ICA ley 1450, se debe pasar una solicitud para no
aplicar la retención.
Se ingresa a ICEBERG- ADMINISTRACIÓN FINANCIERA- CONTABILIDAD-
Comprobantes Manuales
Documento: Se ingresan las iniciales del documento - CMC
Fecha: se ingresa fecha, ingresando el último día del mes
Descripción: Se ingresa para que se utilizó el anticipo se digitan número de cheque y
comprobante
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Luego se guarda con F10
Al guardar se genera un número de CMC – Comprobante Manual de Contabilidad
Luego se pulsa el botón Aplicar y Balancear por Fondo
Fondo: Se ingresa el número 1 Fondo UGC
Cuenta: Se utilizan 3 según la siguiente tabla
Código Descripción 236525 SERVICIOS 236540 COMPRAS 235615 HONORARIOS
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Org Centro: Se ingresa número 1
Centro Costo: Se ingresa el código del centro de costo
Org. Prepto: Se ingresa inicial CMC - Comprobante Manual de Contabilidad
Identificación: Se ingresa el número de identificación
Nombre Razón Social: Se genera automáticamente con el número de identificación
# De Referencia: Se ingresa el número de referencia
Debito: Se digita el código del debito
Org: Se digita el número 1
Luego se pulsa Enter
Vr Base Cálculo: Se ingresa el valor en números
Rete ICA: Se ingresa de valor de Rete ICA
Rubro: Se ingresa valor
Cuenta puente 138045 cuenta por cobrar, se ingresan los mismos datos solo se quita la
base, se digita el valoren le débito, se anota el número para saber dónde se contabilizó.
Se pulsa el botón aplicar y balancear por Fondos pasa de estado Grabado a
Confirmado, luego se pulsa en el botón Imprimir, se deben imprimir 3 copias
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5.2. CONTABILIZAR LA RENDICIÓN
Documento: RANT
Fecha: Mes del anticipo
Descripción: Se genera una descripción del documento nro. del cheque
número del CMC Se guarda con F10, al guardar se genera un número de RANT
Luego se revisan los soportes
Fondo: Se ingresa el valor 1
Cuenta: Se ingresa la sigla correspondiente
Fuente Fun: 151
Centro de costo: Se ingresa el número
Dco Prespto: RANT
Identificación: Se ingresa el número de identificación
Doc. Referencia: RANT
# Referencia: Se genera
Modo Origen: Contabilidad
Valor en el débito se genera un detalle
Org: Se ingresa el número 1
Identificación: se ingresa el número de identificación.
Debito: Se ingresa el valor
Luego se pulsa el botón aplicar y Balance, en la ventana que se presenta se confirma con el
botón YES, Luego se imprimen 3 copias
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6. RECEPCIÓN DE CONSIGNACIÓN
6.1. Consignación Ingresos
Se ingresa por ICEBERG- ADMINISTRACIÓN FINANCIERA- TESORERIA- INGRESOS-
Ingresos Recibidos
Organización: Se ingresa el Número 1
Número: Se genera al guardar con F10
Caja: Se utiliza el número 12
Nombre de la Caja: Ingresa automáticamente con el número de caja
Fecha: Se ingresa la fecha actual
Fecha de Pago: Se ingresa la fecha actual
Cliente: Se deja vacío
Identificación: Se ingresa el número de identificación
Razón Social, Nombre, Primer Apellido, Segundo Apellido cargan automáticamente con la
identificación
Periodo: Se deja vacío
Descripción: Se ingresan los datos del cruce el número de CMC, número de consignación y
Fecha del documento.
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Se guarda con F10, Luego se pulsa en al botón Conceptos
Concepto: Se ingresa el número 45- Otros Reintegros
Nombre concepto: Se genera con el valor de concepto
Organización: Se digita el número 1
Centro de Costo: Se ingresa código de centro de costo
Nombre: Se genera con el valor la información del centro de costo
Fondo: Se ingresa el número 1
Fuente función: Se ingresa el código correspondiente
Tipo fuente: Se deja en Fuente
Moneda: Se deja PES - Pesos
Valor: Se digita el valor en pesos
Se pulsa Enter y se guarda con F10
Luego se pulsa en el botón pagos
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En la pantalla Pagos se ingresa la siguiente información
Modalidad: Se ingresa el número 3-Bancos
Nombre: Se carga automáticamente con la información de modalidad
Se ingresa el valor
Se pulsa en el botón Confirmar, pasa del estado Grabado a estado Vigente, después se pulsa en
el botón contabilidad
En esta pantalla muestra el comportamiento contable RCJ, se tiene en cuenta el número
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Se genera comprobante de diario se imprime y se pega consignación en la hoja impresa y se
envía al archivo físico.
Multas: Procedimiento se cambia el concepto por el número 40 en pagos se coloca concepto 3, se
confirma pasa a vigente y arroja el RCJ.
Parqueadero: concepto 4
Venta de productos Finca
Cultivo de tomate
Cría y venta de caprino y ovino
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DEPRESIACIONES
Después de terminar los procesos en el almacén de entradas y salidas se calcula la depreciación
Se ingresa a ICEBERG- ADMINISTRACION FINANCIERA- ACTIVOS- Parámetro
Activos –Calcula Inflación
Organización: Se ingresa el número 1
Año Cierre: Se ingresa la actual
Mes Cierre: se ingresa el número del mes
Se pulsa en el botón Correr Ajustes se procesa automáticamente, se genera pantalla con el
proceso terminado, luego se pulsa el botón afectación contable, si muestra errores revisar, si no
muestra pantalla con el proceso terminado
Se realiza cuando se ingresan totalmente las entradas y salidas al final del mes o cierre de mes
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Se ingresa a ICEBERG- ADMINISTRACIÓN FINANCIERA- CONTABILIDAD-
comprobantes manuales
Documento: DEPR
Número: Coloco Mes (7) Julio
Fecha: Día del fin de mes
Arroja en el segundo bloque el movimiento de las cuentas, comprobante DEPR
Luego se hace la depreciación mes a mes
Ajuste manual para organizar las dependencias según su centro de costo, hoja de trabajo para
buscar diferencias.
INGRESO DE CONSIGNACIÓN
Se ingresa por ICEBERG- ADMINISTRACIÓN FINANCIERA- TESORERIA-
INGRESOS- Recibos de Ingresos
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Organización: se ingresa número 1
Numero: se genera automático al guardar
Caja: se ingresa la número 12 –Caja Contabilidad
Fecha. Se ingresa fecha actual
Fecha Pago: Se ingresa fecha actual
Cliente: Se deja vacío
Identificación: Se ingresa número de identificación
Estado: Queda en grabación
Consecutivo: se genera Automáticamente al guardar
En el campo número se genera u número ese número se tiene en cuenta será utilizado más
adelante
Luego se pulsa en el botón Conceptos
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Concepto: se ingresa el número 45- Otros reintegros
Organización: se ingresa el número 1
C. Costo: Se ingresa el número del centro de costo
Nombre: Carga automáticamente
Fondo: Se ingresa le valor 1
Fuente Función: Se Utiliza el número 22
Tipo Fuente: Se deja en Fuente
Moneda: Se deja en PES- Pesos
Valor: Se ingresa la cantidad en números y pesos
Ind.Diferido: se deja vacío
Meses: Se deja vacío
Descripción: Carga automáticamente
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Se guarda con F10 y se cierra la pantalla.
Se regresa a la pantalla Recibo de Caja en el campo conceptos se ve reflejado el valor
Luego se pulsa en el botón Pagos en esta pantalla se ingresa:
Modalidad: Se digita la opción 3 - Consignación cuenta Bancaria
Nombre: Carga automáticamente con la información de modalidad
Moneda: Se deja en PES- pesos
Valor: se registra el valor en pesos
Requiere Documento: Se deja en opción NO
Consignación: Se selecciona el banco la lista desplegable
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Entidad, Oficina, Cuenta, Nombre del Banco: cargan automáticamente con el valor
seleccionado en consignación.
Luego aparece reflejado el pago en la pantalla Recibo de pago
Luego se pulsa el botón Confirmar en la pantalla de confirmación se pulsa en YES
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El estado cambia de Grabado a Vigente
Para saber el RCJ se pulsa en el botón contabilidad
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Se tiene en cuenta el Número del RCJ
Para imprimir el reporte se ingresa por ICEBERG- ADMINISTRACIÓN FINANCIERA-
CONTABILIDAD- REPORTES- COMPROBANTES CONTABLES- Comprobante
Contable
Se digita el número del comprobante RCJ
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ANALISIS
Para este proceso de utiliza el IRS
Se ingresa por IRS- iceberg –Co(bc) – Balances de comprobación
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Página 33
Luego CO - Balance de comprobación por Cuenta/Unidad/Fondo/Tercero
Se genera e l siguiente reporte
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Luego se ingresa a Iceberg para comprobar
Identificación: Se digita el número de identificación
Cuenta inicial: Se ingresa el número de la cuenta
Cuenta Final: Se ingresa el mismo de cuanta inicial
F.inic. DD/MM/AAAA: Se ingresa la fecha inicial
F.Final. DD/MM/AAAA: Se ingresa la fecha Final
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MODULO DE ACTIVOS FIJOS
Se ingresa por ICEBERG- ADMINISTRACION FINANCIERA- ACTIVOS- Cambio Lote
Se pulsa F7 y se ingresa el número de identificación el campo Placa Inventario y se pulsa F8, se
cargan los datos de los demás campos automáticamente.
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Cambio de lote y traslado de activos
Centro de Costo: Código del sitio a donde se traslada
Org. SE ingresa el número 1
Identificación. Identificación del jefe de la dependencia
Fondo:
Fuente Función:
Fecha Traslado Actual:
Se digita la fecha inicial y la fecha final se pulsa en al botón Consultar, se muestra el historial, se
verifica que tosa la información este correcta se pulsa en el botón Afectar.
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Cargue de archivos Se realiza de cargue de archivos se ingresa por ICEBERG- ADMINISTRACIÓN
FINANCIERA- CARGUE DE ARCHIVOS- Cargue de Archivos
Banco: Se digita UNI
Tipo de archivo: Se busca en la lista la número 08- Comprobantes manuales
Tabla: Se selecciona detalle_ contabilidad
Se pulsa en el botón buscar se selecciona el archivo en formato csv.
Luego se pulsa en procesamiento de registros, en la columna 30 se genera el número CMC