Manual de correspondencia

MANUAL DE CORRESPONDENCIA

SANDRA PATRICIA PÉREZ ZORAIDA IZQUIERDO

DIANA ANYELI PERDOMO

UNIVERSIDAD DEL QUINDÍO Facultad de Bellas Artes, Programa de Ciencia de la

Información, Documentación, Bibliotecología y Archivística – CIDBA 2011

MANUAL DE CORRESPONDENCIA

SANDRA PATRICIA PÉREZ ZORAIDA IZQUIERDO

DIANA ANYELI PERDOMO

Taller 2: GESTIÓN DOCUMENTAL G-3

Profesora: LUZ MARIANA ARIAS GONZÁLEZ

Profesional en Ciencia de la Información y la Documentación, Bibliotecología y Archivística

UNIVERSIDAD DEL QUINDÍO Facultad de Bellas Artes, Programa de Ciencia de la

Información, Documentación, Bibliotecología y Archivística - CIDBA

27 de Octubre de 2011

Contenido

INTRODUCCIÓN _______________________________________________________ 4

1. OBJETIVOS ________________________________________________________ 5

2. ENTIDAD ESCOGIDA ________________________________________________ 6

3. MANUAL DE CORRESPONDENCIA ______________________________________ 8

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS CORRESPONDENCIA _________________ 8

No aplica ___________________________________________________________ 10

6. PROCEDIMIENTOS ______________________________________________ 10

6.1 Radicación de Correspondencia ________________________________ 10

3.1 Primera parte: _______________________________________________________ 19

3.1.1 Modelos de la correspondencia ______________________________________ 37

3.2 Normas y organización del archivo de la Universidad del Valle. _______________ 64

3.2.1 Cómo se clasifican, ordenan y archivan los documentos en una de sus oficinas 66

4. EMBALAJE _______________________________________________________ 67

4.1 Requisitos que debe reunir un adecuado acondicionamiento de los envíos. _____ 67

4.2 Forma correcta de embalar lo siguiente: _________________________________ 68

5. CONCLUSIONES ___________________________________________________ 69

• Comprendimos como elaborar un manual de correspondencia, y los puntos fundamentales para su proceso. _________________________________________ 69

Bibliografía __________________________________________________________ 70

INTRODUCCIÓN

En este trabajo se investigó sobre como elaborar Manuales de correspondencia y se escogió trabajar con el Manual de la Universidad del Valle, para la elaboración y trámite de correspondencia, y se pretende unificar criterios y definir pautas para la elaboración, presentación y tramitación que se da interna y externamente a los documentos que se generan en la Valle, convirtiéndose en una valiosa herramienta que posibilite la normalización de los procesos al interior de la Sección de Archivo y Correspondencia.

Las normas aquí establecidas han sido elaboradas con base en las Normas del Archivo General de la Nación y el manual elaborado por esta universidad y a través de la respuesta eficiente de las necesidades en cuanto a Correspondencia que tenga la Universidad.

Inicialmente damos los datos de ubicación y responsable de la correspondencia en esta Universidad del Valle, y luego se describe la normatividad para cada uno de los tipos documentales que se utilizarán en las comunicaciones y luego se dan los pasos y normas para realizar los procesos.

Los ejemplos presentados se han tomado de la página de la Universidad del Valle y otras imágenes suministradas por los colaboradores durante nuestra investigación.

1. OBJETIVOS

Dar a conocer a la comunidad universitaria los métodos y políticas documentales

que garanticen la correcta administración de los mismos, de conformidad con el

Sistema de Archivos de la Universidad del Valle, estructurado bajo el concepto de

Archivo Total.

2. ENTIDAD ESCOGIDA

La entidad escogida para trabajar el tema de LA CORRESPONDENCIA Y EL FLUJO DOCUMENTAL es: DATOS DE LA ENTIDAD: Universidad del Valle Sección de Gestión Documental Oficina de correo [email protected] Edificio 301, espacio 1015. Ciudad Universitaria- Meléndez Teléfonos +57 2 3212247-3212100.Ext 2810 2447 Cali, Colombia ©2007 DATOS DEL ENCARGADO: José Alberto Giraldo López Jefe De Sección Documental INFORMACIÓN SUMINISTRADA: Empezaron a trabajar en el SABS, sistema de gestión documental, desde hace 4 años, y solo aplicaron las tablas de retención documental desde este año. Las Normas que regulan el quehacer archivístico (CONSEJO SUPERIOR) – Resolución 030 (26 agosto 2005) Tienen un proyecto a corto plazo de 2 años para 2012 y 2013 de magnitud por la universidad de $300.000.000 millones. En el mercado existen soluciones informáticas, pero van a realizar el proyecto OFITEL (que son oficinas de informática y telecomunicaciones) hay 50% de la solución que podemos digitalizar y seguimiento, alarmas, derechos de petición, identificar responsables, contestación. Los sistemas actuales son más de correspondencia y no de gestión documental, pues no son solución al ciudadano, digitalizada la contestación, se accede fácilmente a la información con la radicación si quiera la meta es que logren acceder hasta la consulta y mirar imagen, imprimir.

mailto:[email protected]

La Universidad del Valle y su sistema de correspondencia tienen el proyecto para solución informática por su razón principal de educar sacas su propia solución. El proceso de correspondencia parte de clasificar en la ventanilla y casilleros las rutas, es fácil de administrar, y de dirigir correspondencia, y las secretarias al recibir verifican en el sistema. Se realizó difusión de que no se pueden recibir documentos personales, no se ingresan, propagandas, tarjetas de invitación. El archivo de gestión y luego el archivo central se guarda un tiempo y luego se envía al archivo histórico muy pocos documentos. 9.000 carpetas, el archivo de gestión se grapa con ganchos plásticos, hay 200 folios elaborados para funcionar como cajas. Ventanilla única y tienen un sistema llamado SABS que es un sistema administrativo de bienes y servicios de control interno. Cada uno permite el acceso interno con autorización, En este sistema SABS existen dos módulos uno de correspondencia y archivo y otro de gestión documental administrativa, allí radican y después dentro del sistema se distribuye a la oficina que pertenece tomados los datos a personas en 9 rutas, cada ruta va a determinados lugares son 8 internas y una externa para las diferentes sedes de la universidad como lo son Meléndez y San Fernando. Dentro de los recorridos se envía y se recoge de una vez para el regreso, todo esto es con una hoja de ruta, luego cierran ruta. Este sistema lleva cinco años, aplicabilidad, la gente se resiste hay un 90% trabajando el sistema. El otro paso es perfeccionar y enviar la correspondencia en tiempo real “digitalizada”, DESVENTAJAS Se demora en cargar la base de datos y la devuelve a la pagina ppal. Cuando le da recibir Resolución 031 (26 agosto de 2005)= se fija las políticas documentales , se crea el sistema de archivos y se dictan otras disposiciones.

3. MANUAL DE CORRESPONDENCIA

Adaptado según nuestros conocimientos obtenidos mediante el estudio de materiales recomendado por el AGN y el manual que tiene ya adaptado la Universidad del Valle:

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS CORRESPONDENCIA

1. OBJETIVO Describir las funciones necesarias para efectuar la radicación y distribución de correspondencia de todas cada uno de los Departamentos y aéreas de la Universidad.

2. ALCANCE Compromete a todos los funcionarios y Dependencias encargadas del manejo de documentos y correspondencia de la Universidad. Las actividades van desde la radicación y recibo de correspondencia hasta la distribución y despacho de la misma contando con los servicios de mensajería que nos satisface las necesidades de transporte y administración de documentos, correos, cartas, campañas de correo directo y manejo masivo de documentos.

3. DEFINICIONES

3.1 Documentos de Carácter Oficial

Información registrada, cualquiera sea el medio o forma utilizado generado para la Universidad por parte de los clientes y/o por la misma, a través de sus diferentes Departamentos y áreas en sus actividades.

3.2 SABS

Sistema de Gestión de Solicitudes (SGS) software desarrollado por ingenieros de la Universidad del Valle, donde se registrarán los documentos de carácter oficial y privada que se reciben para distribuir interna y externamente. 3.3. Sección de Gestión Documental

Dependencia adscrita a Servicios Generales, la cual contará con un equipo de trabajo para las labores de correo.

3.3 Sistema de Registro de Correo

Base de datos donde se registran los documentos de carácter oficial y privado, que se reciben para distribuir interna y externamente.

4. POLITICAS Y CONDICIONES GENERALES

4.1 Con respecto a los Procedimientos de Recepción y Distribución de Correspondencia

• En cada Dependencia de trabajo de la Universidad existe una persona,

designada por el responsable de la misma, encargada de entregar los documentos a distribuir para la recolección de los mismos por parte de un Auxiliar de Oficina.

• El Auxiliar de Oficina debe diligenciar en el sistema la planilla de ruta donde se relaciona los documentos a entregar y recibir los documentos en cada Dependencia como constancia del recibido.

• En el caso de presentarse algún problema con los documentos enviados, la persona encargada de la entrega y recepción de la correspondencia en cada dependencia debe mostrar el consecutivo interno del envío donde se le relacionó la correspondencia despachada externa o interna que tiene cada dependencia (Formato con consecutivo que le entrega cada área con la documentación a distribuir o enviar) comunicándose con la Sección de Gestión Documental.

• Todo instrumento a distribuir debe llevar claramente el número que lo identifique, el nombre de la dependencia remitente; así como su centro de costo y el nombre del destinatario y su dependencia, con el fin de evitar trastornos en los envíos pues se consideran que no cumplen con la información básica para tramitarlos los cuales se podrán devolver en el siguiente recorrido a la dependencia.

• El formato entregado para enviar la correspondencia de cada dependencia, después de ser entregada la correspondencia a su destinatario, dicho formato será devuelto a la dependencia que lo emitió con la firma de recibido por parte del destinatario.

• Los usuarios del servicio de correo deben acogerse a la programación que se encuentra definida para la mensajería. Sólo dentro de los horarios de dicha programación se atenderán los envíos de documentos.

• Los documentos con destino dentro del mismo edificio o ruta que lleva el auxiliar de oficina, siempre que estén en la ruta hacia delante, serán entregados por estos inmediatamente, sin necesidad de registrarlos en el sistema en la oficina central de correo (Recepción). Los que tengan destinatarios hacia atrás de la ruta, serán, llevados a la oficina y entregados en el siguiente recorrido.

• Las revistas de promoción o de ventas no se registran en el sistema. Las de suscripción se seleccionarán para su registro.

• Los documentos como folletos, periódicos, afiches, tarjetas de invitación, muestras de libros, boletines, catálogos, formatos, etc. Son considerados correo ordinario, así serán recibidos por la ventanilla.

• La correspondencia que se considere personal, tales como extractos bancarios, de cesantías, de tarjetas de crédito, facturas de servicios, celular o de otros pagos, etc; no corporativos , se procederá a relacionarla y enviarla a su respectiva dependencia, teniendo el trato de la correspondencia normal.

5. DIAGRAMA DE FLUJO GENERAL No aplica

6. PROCEDIMIENTOS

6.1 Radicación de Correspondencia

▲: Actividad de Control

ETAPA ACTIVIDAD RESPONSABLE REGISTROS 1‐ Radicación de correspondencia interna

A‐ Recoger correspondencia en la Dependencia

Auxiliar de Oficina de la Sección de Gestión Documental

B‐ Confirmar que el documento tenga el número consecutivo para poder ingresarla al sistema


c‐ Ingresar el documento al sistema SGS


D – Colocar el número de radicación generado por el sistema a la correspondencia


E – Sellar la correspondencia Auxiliar de Oficina de la Sección de Gestión Documental

F – Seleccionar la correspondencia teniendo en cuenta su tipo: interno, ordinario o personal


G – Colocar los documentos en el casillero separándolos por su respectiva ruta según criterio de la radicación.


2. Radicación de correspondencia recomendada externa

A. Recibir la correspondencia en la ventanilla que traen las diferentes mensajerías (recepción) especializadas externas.


B. Verificar que la correspondencia contenga las direcciones de la Universidad del Valle; y/o nombre de la dependencia, y/o nombre del funcionario


C – Revisar la información del remitente que debe traer la correspondencia para poder ser recibida


D – Confirmar que el documento tenga especificado el destinatario; si no llamar a la empresa o persona que la envía para saber a quién va dirigida la correspondencia.


E ‐ Sellar documento y guía y entregar desprendible de la guía a mensajero


Desprendible de Guía

F. – Confirmar que el documento tenga el numero consecutivo o numero de guía para poder ingresarla al sistema


G – Ingresar la correspondencia al sistema (SGS) especificando si es un coreo recomendado, ordinario o personal.


H – Colocar el número de radicación generado por el sistema a la correspondencia


I – Sellar la correspondencia Auxiliar de Oficina de la Sección de Gestión Documental

J – Seleccionar la correspondencia teniendo en cuenta su tipo; recomendado, ordinario o personal


K – Colocar los documentos en el casillero separándolos por su respectiva ruta según criterio de la radicación


3. Oficios de Entes de control o de la Rama Judicial

A‐ Leer el contenido del texto (teniendo en cuenta el Art. 15 de la Constitución)


B – Entregar a la dependencia encargada o a la Oficina Jurídica


C – Radicar en SGS con el número de guía (Adpostal), en asunto digitar Número de radicación del expediente, demandante y tipo de demanda (tutela, ejecutivo, administrativo, etc.)


4. Correspondencia Aparatados Aéreos

A- Visitar los Apartados Aéreos ubicados en Unicentro y paseo Bolívar.


B‐ Demostrar ante el funcionario de ADPOSTAL que se es funcionario de la Sección de Gestión Documental.

Funcionario del Apartado Aéreo

C‐ Recibir la correspondencia y verificar planilla cuando es recomendado.


D‐ Sellar la correspondencia y digitar en el sistema como correo recomendado.


E‐ Distribuir en el casillero. Auxiliar de Oficina de la Sección de Gestión

5. Recibos telefónicos y de servicios.

A‐ Recibir facturas telefónicas y de servicios.


B‐ Sellar en la parte posterior superior derecha del recibo con la fecha del día.


C‐ Organizar y separar los recibos telefónicos y de servicios por las rutas de cada auxiliar.


D‐ Organizar los recibos telefónicos dentro de los documentos que debe entregar en la ruta.


E‐ Entregar la correspondencia a cada Dependencia y hacer firmar la planilla.


Formato Hoja de Ruta F‐01‐MP‐08‐07‐02

6.2. Distribución de Correspondencia

ETAPA ACTIVIDAD RESPONSABLE REGISTROS 1. Distribución de Correspondencia

A‐ Imprimir listado de ruta interna designada.


Listado de Ruta Interna

B‐ Colocar un número a la hoja de ruta para establecer el orden de visitas


C‐ Recoger correspondencia del casillero correspondiente a su ruta designada


D‐ Confrontar el documento físico con el listado impreso. ▲


E‐ Organizar la correspondencia según el orden de visita en su ruta e iniciar el recorrido


F‐ Visitar las dependencias y entregar la correspondencia


G Firmar la planilla de entrega Secretaria de la Dependencia

H‐ Recoger la correspondencia que tenga la Dependencia


Formato Hoja de Ruta F‐01‐MP‐08‐07‐02

I‐ Si se recoge correspondencia para entregar dentro de la misma ruta, entregar en la Dependencia respectiva sin necesidad de registrarla.


J‐ Terminar recorrido y regresar a la Oficina Central de Gestión Documental


K ‐ Clasificar la correspondencia recibida para registrarla.


L‐ Digitar en el sistema y sellar la correspondencia con la fecha del día recibido


M‐ Distribuir en los casilleros la correspondencia recibida y registrada.


N‐ Revisar planilla de entrega de recorrido.


O‐ Archivar las planillas Auxiliar de Oficina de la Sección de Gestión Documental

6.3. Distribución de Correspondencia a Entes Externos

ETAPA ACTIVIDAD RESPONSABLE REGISTROS 1. Distribución de correspondencia externa que no hace parte del edificio de administración central

A‐ Contratar empresa de mensajería para entrega de correspondencia (ver procedimiento de contratación por prestación de servicios)

Persona encargada de la Dependencia Remitente

B‐ Recibir correspondencia de las dependencias que no hacen parte del edificio de administración central.


C‐ Confirmar que la correspondencia tenga el número consecutivo del documento para poder ingresarla al sistema.


D‐ Radicar la correspondencia en el sistema (SABS) en el modulo de Gestión Documental – correspondencia especificando el tipo de origen de envío como DIRECTO.


E‐ Entregar correspondencia a la coordinación administrativa de la Facultad.


F‐ Recoger correspondencia en la coordinación administrativa de la Facultad.

Mensajería Especializada

G‐ Distribuir correspondencia de las dependencias.

Mensajería Especializada

H‐ Hacer firmar la colilla (desprendible) de entrega de la empresa de mensajería contratada por la dependencia.

Destinatario del Envío

2. Distribución de correspondencia de las oficinas que hacen parte del edificio de administración central

A‐ Registrar la correspondencia en el sistema (SABS) en el modulo de correspondencia de Gestión Documental.

Operario de la Dependencia Remitente

B‐ Recoger los documentos o correspondencia disponible de las oficinas del Edificio Central.


C‐ Sellar correspondencia. Auxiliar de Oficina de la Sección de Gestión Documental

D‐ Si la correspondencia va dirigida a entes externos por fuera de la ciudad ver las actividades E a la G de la etapa 1 de este mismo procedimiento. De lo contrario continuar con la actividad D.

D‐ Distribuir correspondencia en la ruta establecida por fuera de la Universidad.


E‐Hacer firmar la planilla de entrega.

Destinatario del Envío

Formato de Hoja de Ruta F‐01‐MP‐08‐07‐02

7. PROCESOS RELACIONADOS

Todos los procesos de la Universidad

8. FORMATOS

No. CODIGO DESCRIPCIÓN 1 F‐01‐MP‐08‐07‐02 Formato Hoja de

Ruta para Entrega de Correspondencia

9. DOCUMENTOS EXTERNOS

No. CODIGO DESCRIPCIÓN

10. ANEXOS

El manual puede presentarse en dos partes:

3.1 Primera parte:

♣ Visite una unidad de correspondencia y mediante un ejemplo práctico explique las funciones de la unidad de correspondencia

Recepción, Clasificación, Distribución, Proceso, salida

RECEPCIÓN

En la oficina de Gestión Documental se registra dos tipos de correspondencia: La Correspondencia Enviada y la Correspondencia Recibida directamente en la Dependencia. A continuación se explica cómo se realiza el registro de cada una:

Registrar Correspondencia Enviada: Son los documentos nuevos que se generan en la dependencia, como cartas, memos, informes entre otros.

Registrar Correspondencia Recibida: Correspondencia Recibida directamente en la Dependencia.

Recepción de correspondencia interna:

Recibir y entregar la correspondencia en la Dependencia. Confirmar que el documento tenga el número consecutivo para poder

ingresarla al sistema. Ingresar el documento al sistema SABS. Colocar el número de radicación generado por el sistema a la

correspondencia. Sellar la correspondencia. Seleccionar la correspondencia teniendo en cuenta su tipo: interno,

ordinario o personal. Colocar los documentos en el casillero separándolos por su respectiva

ruta según criterio de la radicación. Ejemplo: Al ingresar o enviar la correspondencia me genera un código. Código: db.pt-68-2001 (consecutivo de documento que genera) Db: división de bibliotecas 68: Nro. de Radicación

Recepción de correspondencia externa:

Recibir la correspondencia en la ventanilla que traen las diferentes mensajerías especializadas externas.

Verificar que la correspondencia contenga las direcciones de la Universidad del Valle; y/o nombre de la dependencia, y/o nombre del funcionario

Revisar la información del remitente que debe traer la correspondencia para poder ser recibida

Confirmar que el documento tenga especificado el destinatario; si no llamar a la empresa o persona que la envía para saber a quién va dirigida la correspondencia

Sellar documento y guía y entregar desprendible de la guía a mensajero Confirmar que el documento tenga el numero consecutivo o numero de

guía para poder ingresarla al sistema. Ingresar la correspondencia al sistema (SABS) especificando si es un

correo recomendado, ordinario o personal. Colocar el número de radicación generado por el sistema a la

correspondencia Sellar la correspondencia Seleccionar la correspondencia teniendo en cuenta su tipo;

recomendado, ordinario o personal. Colocar los documentos en el casillero separándolos por su respectiva

ruta según criterio de la radicación

Clasificación

El software que utiliza para la clasificación de los documentos la universidad del Valle se llama SABS. NUMÉRICO: numérico Código numérico

Distribución de Correspondencia a Interna

Imprimir listado de ruta interna designada. Colocar un número a la hoja de ruta para establecer el orden de visitas Recoger correspondencia del casillero correspondiente a su ruta

designada Confrontar el documento físico con el listado impreso Organizar la correspondencia según el orden de visita en su ruta e iniciar

el recorrido Visitar las dependencias y entregar la correspondencia Firmar la planilla de entrega - Secretaria de la Dependencia - Formato

Hoja de Ruta F-01-MP-08-07-02 Recoger la correspondencia que tenga la Dependencia

Si se recoge correspondencia para entregar dentro de la misma ruta, entregar en la Dependencia respectiva sin necesidad de registrarla

Terminar recorrido y regresar a la Oficina Central de Gestión Documental

Clasificar la correspondencia recibida para registrarla Digitar en el sistema y sellar la correspondencia con la fecha del día

recibido Distribuir en los casilleros la correspondencia recibida y registrada Revisar planilla de entrega de recorrido. Archivar las planillas

Distribución de Correspondencia a Entes Externos

Contratar empresa de mensajería para entrega de correspondencia (ver procedimiento de contratación por prestación de servicios)- Persona encargada de la Dependencia Remitente

♣ Justificación del Manual de Correspondencia

Los procedimientos archivísticos: http://procesos.univalle.edu.co/documentos/Gestion%20de%20bienes%20y%20servicios/MP-08-07-01_V-2.pdf

Radicación de Correspondencia. Distribución de Correspondencia Distribución de Correspondencia a Entes Externos

♣ Funciones del personal de la Dependencia de Correo

Jefe Sección de Gestión Documental:

Persona encarga de hacer cumplir los procedimientos y en el caso de presentarse algún problema con los documentos enviados, la persona encargada de la entrega y recepción de documentos en cada dependencia debe comunicarse con el Jefe de la Sección de Gestión Documental

Auxiliar de oficina (Recepción): Persona encargada de recibir los documentos (Cartas, libros, revista etc.), el cual verifica y lo ingresa al sistema y le coloca el código que genera el sistema, y lo distribuye en las nueve (9) rutas entre la universidad de Meléndez y San Fernando.

PARA TENER ENCUENTA: Todo instrumento a distribuir debe llevar claramente el numero que lo identifique, el nombre de la dependencia remitente; así como su centro de costo y el nombre del destinatario y su dependencia, con el fin de evitar trastornos en los envíos pues se consideran que no cumplen con la información básica para tramitarlos y se podrán devolver el en siguiente recorrido a la dependencia. Los usuarios del servicio de correo deben acogerse a la programación definida para la mensajería. Sólo dentro de los horarios de dicha programación se atenderán los envíos de documentos. Los documentos con destino dentro del mismo edificio o ruta que lleva el auxiliar de oficina, siempre que estén en la ruta hacia delante, serán entregados por estos inmediatamente, sin necesidad de registrarlos en el sistema en la oficina central de correo. Los que tengan destinatarios hacia atrás de la ruta, será, llevados a la oficina y entregados en el siguiente recorrido. Las revistas de promoción o de ventas no se registran en el sistema. Las de suscripción se seleccionarán para su registro. Los documentos como folletos, periódicos, afiches, tarjetas de invitación, muestras de libros, boletines, catálogos, formatos, etc. son considerados correo ordinario, así sean recibidos por la ventanilla. La correspondencia que se considere personal, tales como extractos bancarios, de cesantías, de tarjetas de crédito, facturas de servicios, celular o de otros pagos etc.; no corporativos, se procederá a devolverla a la empresa de mensajería especializada que transporta el documento. Las secretarias de cada área son las que se encargan de seleccionar, clasificar los documentos y archivarlos en las carpetas destinadas se guarda un tiempo y luego se envía al archivo histórico muy pocos documentos.

Auxiliares de Ruta: (Meléndez y San Fernando): Persona encargada de recibir y entregar la correspondencia interna o externa, esta información es reportada por el software SAB, luego se debe imprimir el listado de correspondencia, para que cada Dependencia firme como recibido.

Secretaria: En cada Dependencia de trabajo de la Universidad existe una persona, designada por el responsable de la misma, encargada de recibir y entregar los documentos a distribuir en el horario estipulado para la recolección de los mismos por parte de un Auxiliar de oficina.

EJEMPLO CORRESPONDENCIA DE LA UNIVERSIDAD DEL VALLE

Panel de Navegación correspondencia

Para ingresar la información de una Dependencia, se registra en el siguiente panel donde podrá colocar la información sobre la correspondencia enviada, recibir correspondencia, asignar correspondencia, radicar información recibida entre otros.

Registrar Correspondencia Enviada: Son los documentos nuevos que se generan en la dependencia, como cartas, memos, informes entre otros. Al entrar a esta opción, aparecerá el siguiente formulario:

Información del Destinatario:

Tipo Destino: Este campo define si la correspondencia que se envía es a una dependencia interna o entidad externa a la universidad.

Adicionar Copia

Si es necesario enviar una copia del documento a otra dependencia o entidad, debe dar clic en la opción Adicionar Copia y sólo debe ingresar información referente al nuevo Destinatario. Y determinar si es entregada a través de la oficina de correo o directo.

Botones finales del formulario.

Registrar Correspondencia Recibida: Correspondencia Recibida directamente en la Dependencia.

Información del Remitente:

Se debe seleccionar Origen EXTERNO ya que es información que se va a recibir y aparecerá nuevas opciones para diligenciar como se muestra a continuación:

Informe del Remitente

Información de la Correspondencia

Recibir Correspondencia (con opción de asignar): Cuando el Auxiliar de la Oficina de Correo genera la planilla donde relaciona la correspondencia que han enviado desde otras oficinas para la nuestra, inmediatamente nos aparecerá en la opción Recibir Correspondencia y se le debe dar el recibido en el sistema a través de esta opción y también se le debe firmar esta planilla. También aparecerá inmediatamente cuando es enviada a través de la forma directa desde otra dependencia de la Universidad.

Puede dar recibido a toda la correspondencia sin necesidad de entrar una a una, para esto se muestra también el asunto para que compare con los documentos que está recibiendo, para recibir varias entonces selecciona las que va a recibir y da clic en el botón “Recibir en Bloque”.

Si desea asignar de una vez los funcionarios sí deberá ingresar por “Ver Documento”, si utiliza esta opción se mostrará un formulario como el siguiente:

Donde el operario de la dependencia podrá recibir y hacer alguna observación.

Asignación de la correspondencia:

La asignación de la corrrespondencia a los funcionarios puede realizarse en este paso o en la opción Correspondencia Recibida como se explica más adelante, si ya se conoce en el momento de recibirla a quien se le asigna puede realizarlo de una vez.

Correspondencia Recibida y Asignación a Funcionarios: Al ingresar por esta opción aparece un formulario con la opción Generar Listado al dar clic sobre este botón aparece el listado de los documentos que han sido recibidos en la dependencia que no han sido respondidos, reenviados ó asignados a un funcionario. Al seleccionar algún documento, aparece un formulario como el siguiente para que seleccione Responder, Reenviar asignar.

Asignación de la Correspondencia (a quien se le asigna el documento, debe dar clic sobre el botón “Asignar Funcionario” para que se realice esta acción) Y también dos botones donde puede seleccionar Responder o Reenviar

Si utiliza la opción Adicionar Copia aparece un pequeño formulario igual al que utiliza para adicionar las copias en el formulario de ingreso de la correspondencia, donde podrá adicionar los documentos que quedaron pendientes por ingresarle, ingresa los datos correspondientes y finalmente Clic en Guardar copia, sino desea ingresar más copias cierra la nueva ventana o de clic en Cancelar.

Información Básica Correspondencia: Al ingresar por esta opción aparece el formulario para ingresar los datos de los funcionarios que interactúan con la correspondencia dentro de una dependencia como se explica a continuación.

Opción Pendientes por Enviar: Cuando la carta aún no está lista para dejar en la bandeja por diferentes motivos (no ha sido revisada por el jefe aún, faltan datos) y se necesita conocer el consecutivo para registrarlo en la carta, el documento ha quedado en el estado Pendiente por Enviar, cuando ya esté lista la carta para enviar debe entrar por la opción del pánel de correpondencia Pendientes por Enviar para que salga en la ruta del auxiliar y pueda ser recogida por él.

Reportes:

Estado de la Correspondencia: Este es un Reporte muy importante, ya que se puede hacer un seguimiento a un documento que se ha enviado desde la propia oficina o un documento enviado desde otra dependencia, saber si ya fue recibido, si ya ha sido contestado o reenviado a otra Oficina. .

Al generar el reporte se lista la información sobre el documento como aparece a continuación.

Donde se lista la información básica como el número del documento, la dependencia origen, remitente,dependencia destino, Destinatario, fecha de envío, fecha en que se recibe la correspondencia, clase de correspondencia, asunto, quien ingresó o generó el documento y muy importante el estado actual es decir si ya fué recibida o está pendiente.

Si este documento ha sido respuesta a uno anterior, también aparece la información sobre la carta o documento que lo antecede.

En el botón Consultar puede nuevamente conocer información sobre otro documento.

Tiempo - Correspondencia : A través de este listado Usted puede conocer el tiempo que lleva una correspondencia en su recorrido cuanto ha transcurrido desde que se entregó, si ya se respondió o cuanto lleva sin recibirse. Este reporte es importante en los tipos de documentos que carácter legal que tienen un tiempo límite de respuesta, estos tiempos son establecidos a través del Sistema desde la Oficina de Correspondencia.

Si consulta algún documento se genera el siguiente listado:

Asignación - Correspondencia : Con este reporte puede generar un listado de los documentos que han llegado a una determinada persona en la dependencia, para realizarlo debe ingresar en el campo “Persona Destino” el nombre de la persona sobre quien se desea hacer la consulta.

Al ingresar los parámetros de consulta y generar el reporte aparece un listado para imprimir en acrobat , ver figura siguiente:

Consecutivos Generados: Este reporte se utiliza para conocer todos los consecutivos que ha generado mi dependencia y en que estado se encuentran esos documentos, puedo realizarlo por un rango de fechas, consultar el estado de un documento con un número específico, hacer una combinación en la consulta de los diferentes campos que desee. Y aparecerá un listado como el siguiente.

♣ LA ESTRUCTURA

Estructura: http://www.univalle.edu.co/facultadesydependencias/organigramas/Organigrama_General2003.pdf

http://www.univalle.edu.co/facultadesydependencias/organigramas/Organigrama_General2003.pdf

http://www.univalle.edu.co/facultadesydependencias/organigramas/Organigrama_General2003.pdf

3.1.1 Modelos de la correspondencia

(Que utiliza o va a utilizar la empresa: cartas, oficios, entre otros)

1. DEFINICIONES

2. DESCRIPCIÓN DE LOS TIPOS DOCUMENTALES

2.1 OFICIO

2.1.1. DEFINICION Es el documento que utiliza un órgano actuante a través del cual da conocimiento de sus resoluciones a otro órgano o solicita alguna petición para cumplir diligencias de procedimiento.

También se utiliza en las relaciones entre instituciones y personas naturales y de igual manera en las relaciones entre las instituciones y sus empleados.

La diagramación de la primera hoja tiene tres zonas. En las zonas 1 y 2 se imprimen los datos del remitente. La zona 3 se deja libre para el registro o fecha de recibo.

Se utiliza bloque extremo, todas las líneas parten del margen izquierdo.

2.1.2 REQUISITOS Márgenes: Superior entre 3 cm y 4 cm Inferior entre 2 cm y 3 cm Lateral izquierdo entre 3 cm y 4 cm Lateral derecho entre 2 cm y 3 cm

Encabezado de las páginas subsiguientes entre 2 cm y 3 cm.

2.1.3 ZONAS Zona 1: Espacio destinado para el logotipo de la Universidad. Las medidas respectivas son de 14 cm horizontales, desde el borde izquierdo de la hoja y entre 3 y 4 cm verticales desde el borde superior.

Zona 2: Espacio destinado para la impresión de dirección, apartado, dirección electrónica, fax, teléfono, ciudad y país. A 1,5 o 2 cm del borde inferior de la hoja y horizontalmente puede ocupar todo el ancho del papel.

Zona 3: Espacio superior derecho que se deja en blanco para que el destinatario imprima el sello de registro o la fecha de recibo del documento.

2.1.4 PARTES DEL OFICIO

Número o referencia: La numeración es consecutiva. Lo antecede el código de la dependencia determinado por la Universidad. Se escribe de dos a tres interlíneas del margen superior(zona 1).

Fecha: Los datos del nombre de la ciudad de origen y la fecha de envío se escriben a dos interlíneas de la referencia y en forma completa, en orden de día, mes (en minúscula) y año sin separarlo con punto.

Datos del destinatario: Se dirigen en forma personalizada, es decir a un funcionario específico. Si es imposible tener el nombre, se envía a la jefatura responsable. A partir de la ciudad y la fecha se dejan de cuatro a seis interlíneas según la extensión del documento. Estos datos pueden ocupar hasta ocho líneas, sin sobrepasar la mitad del escrito y la interlineación sencilla. Se deben presentar en el siguiente orden:

Tratamiento título académico con mayúscula inicial: (Señor, Doctor, Ingeniero, Economista, etc.)

Nombre del destinatario, con mayúscula sostenida; de preferencia se escriben los dos apellidos. No se utiliza negrilla.( Al responder la comunicación, se respeta el nombre de la misma forma como aparece en el documento recibido)

Cuando se utiliza sobre con ventanilla, tanto el nombre de la ciudad como del país se escriben en mayúscula sostenida.

Cargo: Se escribe con mayúscula inicial. Los nombres de cargos demasiado extensos, pueden repartirse en dos líneas para guardar armonía con los datos restantes. No se efectúa separación silábica.

Ejemplo:

Señor: EDUARDO MANTILLA CASAS Jefe de Mercadeo de Operaciones Nacionales

Empresa: Sigue al cargo, con la denominación más ampliamente conocida, es decir, razón social o sigla o acrónimo.

En caso de nombre completo, la escritura se efectúa con mayúscula inicial y respetando las denominaciones Ltda., S.A., entre otras. Las siglas compuestas por la letra inicial de cada palabra de la razón social, se escriben en mayúscula sostenida y como haya sido registrada.

Ejemplo:

BCH (Banco Central Hipotecario)

Los acrónimos conformados por varias letras extractadas del nombre completo de la razón social se escriben con mayúscula inicial. Si se desea destacar el acrónimo, puede digitarse en mayúscula sostenida.

Ejemplo:

SENA o Sena (Servicio Nacional de Aprendizaje) ICONTEC o Icontec (Instituto Colombiano de Normas Técnicas y Certificación)

Dirección o apartado: se utiliza una de las dos. Cuando van al interior de la Universidad se escribe La Sede, cuando van dirigidas al exterior se escribe la dirección completa. Se dejan cuatro espacios, entre el número de la calle y el de la puerta o se emplea opcionalmente la abreviatura de numero (No.). No se abrevian las palabras calle, carrera, avenida y demás. Ejemplo:

Señor GERMAN FUENTES DIAZ Jefe de Producción Química Nacional Ltda. Carrera 26 63-35 Santiago de Cali, Valle del Cauca

País: Si el oficio va al exterior, se anota el nombre del país en la misma línea de la ciudad o en la línea siguiente, dependiendo de la extensión de los datos.

Asunto (Opcional): Es la síntesis del tema, expresada en máximo cuatro palabras con mayúscula inicial y sin subrayar. Se pueden suprimir artículos, conjunciones o preposiciones, sin afectar el sentido. Se escribe contra el margen izquierdo a tres interlíneas de los datos del destinatario cuando no hay saludo independiente y a dos cuando lo hay.

Saludo o vocativo: Para las damas se acostumbra el nombre y para los caballeros el apellido. Las opciones son las siguientes:

Como saludo independiente se escribe a tres interlíneas de los datos del destinatario cuando no hay asunto y a dos, cuando lo hay.

Ejemplos:

Cordial saludo señor Martínez Apreciada ingeniera Gloria

Como parte inicial del texto se escribe de cuatro a seis interlíneas de los datos del destinatario, o a tres del asunto, si lo hay.

Ejemplo:

Tenemos el gusto de saludarla, ingeniera Lucía y.. Respetuosamente lo saludamos y confirmamos...

Texto: Se escribe a una interlínea entre renglones y a dos entre párrafos y se tiene en cuenta lo siguiente:

El texto se redacta en forma clara, breve, directa, sencilla y cortés. Se expresa en primera persona del plural, cuando representa un grupo institucional o empresarial, así se trate de un único firmante. En lo posible se trata un solo tema por oficio. En las comunicaciones institucionales se omiten los temas personales. Se utiliza tratamiento de usted. Es importante que no se presenten errores técnicos, ortográficos, gramaticales ni de puntuación. La presentación de originales y copias debe ser impecable, sin borrones ni repisados. Inicia de cuatro a seis interlíneas de los datos del destinatario, cuando no hay asunto ni saludo independiente. Comienza a tres interlíneas del asunto o saludo independiente, cuando los hay.

Páginas subsiguientes: Se tiene en cuenta lo siguiente:

Se utilizan hojas en blanco en estas páginas. La calidad, el color y el tamaño del papel deben ser los mismos en todas las hojas. El encabezado se ubica entre 2 cm y 3 cm del borde superior de la hoja en papel en blanco o a dos interlíneas del logotipo, con mayúscula inicial. Está constituido por la línea de identificación contra el margen izquierdo y el número de la página contra el derecho.

La línea de identificación puede contener tratamiento y nombre del destinatario, opcionalmente con la fecha abreviada o con la referencia y con código de dependencia si se desea. Ejemplo:

Margen izquierdo Margen Derecho Doctor Carlos Alberto Sandoval DA-4125 2

El primer párrafo de las páginas subsiguientes se inicia de dos a cuatro interlíneas del encabezado. En caso de que se termine la página antes de finalizar un párrafo completo, se dejan mínimo dos renglones en ésta y dos en la siguiente. La última página debe contener, como mínimo, el párrafo de cierre antes de la despedida.

Despedida: Expresión de cortesía que se escribe a dos interlíneas del texto. Ejemplo:

Atentamente, Cordialmente,

Y la despedida en frase seguida de punto(.):

Nos despedimos atentamente y esperamos su respuesta. Muchas gracias por su amabilidad y rápida acción.

Remitente: El nombre se sitúa a cuatro interlíneas de la despedida y se escribe en mayúscula sostenida o con mayúscula inicial.

El cargo se anota en la línea siguiente, con mayúscula inicial, sin centrar. Las líneas parten del margen izquierdo. El funcionario responsable firma encima del nombre mecanografiado.

En el caso de dos firmantes, sus datos se pueden distribuir uno bajo el otro o en pareja. Si existen más firmantes el último se centra.

Líneas especiales:

Anexos. Si se requieren se detallan en el texto. Al final del oficio, a dos interlíneas del firmante se anota la palabra Anexo o Anexos, seguida de dos puntos. A dos espacios se enuncia la cantidad de preferencia se clarifican el número de hojas o el tipo de anexo.

Ejemplo:

Anexo: tres (10 hojas y dos disquetes)

Copia. A dos renglones del firmante o de los anexos si los hay, contra el margen izquierdo, se escribe la palabra Copia, si se requiere, sin abreviar y seguida de dos puntos. A dos espacios se relacionan los destinatarios, así: tratamiento, nombre, cargo y empresa, pero si es a un funcionario de la misma Universidad, se omite la empresa. La interlineación es sencilla.

Ejemplo:

Copia: Dr. Julio Montoya Hoyos, Director Académico. Dr. Bernardo Murcia Pérez, Gerente, COPAV

Identificación del transcriptor. A dos interlíneas del firmante o del último renglón escrito se escribe el nombre con mayúscula inicial de la persona responsable de transcribir el documento. Se recomienda emplear letra más pequeña y en caso de nombre compuesto escribir uno de los dos.

2.1.5 ASPECTOS GENERALES

Escritura de números: El valor numérico y el símbolo de una unidad de medida, se separan por un espacio en blanco. Luego de un símbolo no debe escribirse signo de puntuación, salvo por regla ortográfica, en cuyo caso se deja un espacio de separación entre el símbolo y el signo de puntuación. Estos dos elementos no pueden escribirse en renglón separado.

Cada grupo de tres cifras de los valores asociados a la unidad de medida, se debe separar mediante un espacio.

Ejemplo:

$4´565.800,00 Doscientos mil pesos

Ejemplo:

Teléfono (091) 250 87 89

Los números de cédula se representan en cifras de miles separadas con punto, y si la población no es una capital, se añade el nombre del departamento entre paréntesis.

Ejemplo:

C.C. 32.376.870 de Honda (Tolima) C.C. 15.543.221 de Medellín

Los números de NIT. Se representan en cifras de miles separadas por punto; se deja un espacio antes del último dígito que es el de la verificación, cheque o control.

Ejemplo:

NIT 850.212.6361

Para la denominación de hora local se utiliza el modelo internacional de 24 horas.

Ejemplo:

Reunión de las 14:00 a las 16:00 horas.

Transcripción textual de documentos: Para destacar la transcripción de un texto se deja una sangría de cuatro espacios a la izquierda y cuatro a la derecha. Las comillas indican inicio y finalización, así como continuidad en los párrafos de una transcripción completa. Los puntos suspensivos indican la existencia de texto que no se incluyó.

Denominaciones femeninas y profesionales: Los títulos y cargos correspondientes a damas s escriben en su respectiva forma femenina como lo establece la Real Academia de la Lengua.

Ejemplos:

Alcaldesa Ingeniera Jefa

Abreviaturas: En el texto de los oficios es incorrecto el uso de abreviaturas. Se debe colocar las palabras completas, a excepción de las que forman parte del nombre o razón social de la empresa que así las tengan registradas y cuando se conoce que una persona utiliza un nombre o apellido abreviado y en los tratamientos en las líneas de encabezado y de copia.

Ejemplo:

Cía. Colombiana de Modas S.A. Oscar de J. Echavarría M.

Oficio de un solo párrafo: Para la estética en la distribución del oficio de un párrafo, es posible sobrepasar los límites de las medidas convencionales, de la siguiente manera:

Dejar tres interlíneas entre el margen superior y el número; otras tres entre número y fecha. El párrafo se escribe a interlineación de uno y medio entre renglones y el doble de lo elegido para la despedida. Las líneas especiales se pueden separar con tres interlíneas.

Visto Bueno: En caso de que un oficio requiera visto bueno se tiene en cuenta lo siguiente:

En distribución vertical se ubica contra el margen izquierdo de cuatro a seis interlíneas del cargo del firmante. La abreviatura de visto bueno (Vo. Bo.), se escribe seguida del nombre del funcionario responsable, en mayúscula sostenida o con mayúscula inicial, en concordancia con el firmante y el destinatario. A una interlineación se indica el cargo, con mayúscula inicial alineado con la primera letra del nombre.

Ejemplo:

Vo. Bo. Guillermo Pérez Lozano Jefe División Recursos Humanos

Plegado del documento: El doblez depende del sobre en el que se guarde el documento.

Si es un sobre convencional ( rectangular), se lleva el borde inferior de la hoja hasta aproximadamente 3 o 4 cm arriba de la mitad; se efectúa el primer doblez y se trae el borde superior de la hoja hacia abajo, dejando una pestaña de un centímetro, después se hace el último doblez. Se inserta el documento en el sobre de manera que quede en posición de lectura.

Para sobre con ventanilla, el doblez se hace de acuerdo con las dimensiones del sobre que emplee cada empresa y con la posición de la ventanilla.

2.1.6 RECOMENDACIONES

Tipo y tamaño de letra de fácil lectura. El documento debe ser nítido. La tinta negra para firmar garantiza la nitidez en el proceso de microfilmación.

La transmisión del documento vía fax, exige el envío inmediato del original, único respaldo de valor probatorio, si no se recibe el original y el documento transmitido vía fax se encuentra en papel térmico, éste se debe fotocopiar para garantizar la permanencia de la información contenida. El uso de resaltador, notas al margen, rayas y subrayados afectan la preservación y conservación del documento.

2.2 ACTA

Es la relación escrita de lo sucedido, tratado y acordado, en una reunión, acerca de un hecho o de un acto importante.

2.2.1. REQUISITOS

2.2.1.1 Requisitos Generales Márgenes: Superior entre 3 cm y 4cm Inferior entre 2 cm y 3 cm Lateral izquierdo entre 3 cm y 4 cm Lateral derecho entre 2 cm y 3 cm

El encabezado de las páginas subsiguientes debe estar entre 2 cm y 3 cm.

Título: Toda acta debe llevar el nombre del grupo que se reúne. Además se debe aclarar cuando el carácter de la reunión sea extraordinario.

Numeración: La numeración inicia cada año

Presentación: Las actas se presentarán en hojas sueltas. Se redactarán en tiempo pasado. Ningún párrafo del acta se inicia con gerundio. No se debe redactar en lenguaje telegráfico, tampoco debe presentar errores técnicos, ortográficos, gramaticales ni de puntuación. La presentación de originales y copias debe ser impecable, sin borrones ni repisados.

Páginas subsiguientes: Se utiliza papel de la misma calidad, color y tamaño que el de la primera hoja y que no tenga impresión alguna.

El encabezado se sitúa entre 2 cm y 3 cm del borde superior, contra el margen izquierdo y con mayúscula inicial. Se identifica el documento con el nombre de la reunión y el número correspondiente separados por un guión. En la misma línea, contra el margen derecho se escribe el numero de la página, sin precederlo del símbolo (#) ni la abreviatura (No.).

Ejemplo:

Margen izquierdo Margen derecho Reunión Comité Académico-Acta 003 2

El primer renglón de texto se inicia de dos a tres interlíneas del encabezado.

2.2.1.2 Requisitos Específicos

La distribución debe contener la siguiente información:

Nombre de la Institución: En el margen superior de la primera página va el nombre de la Universidad, impreso o escrito.

Título: El nombre de la reunión y su naturaleza, se escriben centrados, en mayúscula sostenida, a tres interlíneas del logotipo. (Si se desea puede utilizarse negrilla)

Denominación del documento y número: A tres interlíneas del título se ubica la palabra ACTA en mayúscula sostenida, centrada y a continuación el número consecutivo que le corresponda.

Fecha: Contra el margen izquierdo a tres interlíneas de la denominación del documento se escribe la palabra FECHA en mayúscula sostenida y seguida de dos puntos (:). Al frente se anota la ciudad donde se ha realizado la reunión y la fecha completa ( día, mes, año), separados por coma.

Hora: Contra el margen izquierdo, a dos interlíneas de la fecha se digita la palabra Hora, en mayúscula sostenida y seguida de dos puntos. Al frente se anotan la hora de inicio y finalización dela reunión.

Lugar: Contra el margen izquierdo a dos interlíneas de la hora se anota la palabra LUGAR, en mayúscula sostenida y seguida de dos puntos. Al frente se coloca le sitio de la reunión.

Asistentes: Contra el margen izquierdo de 1,5 a 2 interlíneas del lugar se escribe la palabra ASISTENTES, en mayúscula sostenida y seguida de dos puntos. Al frente se escribe la relación de nombres son mayúscula inicial a interlineación sencilla. El cargo que desempeña cada uno en la Institución y en la reunión, se separa del nombre con coma y se sigue el orden jerárquico

establecido para la reunión. En caso de igual jerarquía, en orden alfabético por apellidos.

Invitados: A continuación de la lista de asistentes a dos interlíneas del último nombre se anota la palabra INVITADOS, si los hay en mayúscula sostenida seguida de dos puntos y contra el margen izquierdo. Los nombres se escriben con mayúscula inicial a interlineación sencilla.

Ausentes: Contra el margen izquierdo con mayúscula sostenida y seguida de dos puntos se anota la palabra AUSENTES, si los hay, de 1,5 a 2 interlíneas del último nombre. Es conveniente indicar si la ausencia es justificada o no.

Orden del día: Contra el margen izquierdo a tres interlíneas del último nombre y con mayúscula sostenida se escribe la palabra ORDEN DEL DIA seguida de dos puntos. A dos interlíneas y contra el margen izquierdo, se enumeran los temas motivo de la reunión con mayúscula inicial identificados con números arábigos. Si el tema requiere de dos o más renglones, el segundo y subsiguientes se escriben contra el margen izquierdo a interlineación sencilla. Entre tema y tema se dejan 1,5 a 2 interlíneas.

Desarrollo: Contra el margen izquierdo, a tres interlíneas del último tema y con mayúscula sostenida se escribe la palabra DESARROLLO seguida de dos puntos. A dos interlíneas de este enunciado y contra el margen izquierdo se inicia el primer tema identificándolo con número arábigo y escritura en negrilla si se desea. A dos interlíneas del título del tema se inicia el desarrollo del texto correspondiente escrito a interlineación sencilla entre renglones y doble entre párrafos.

El primer tema puede ser verificación del quórum o lectura, discusión y aprobación del acta anterior. Debe indicarse si el acta anterior fue aprobada o se anotan las modificaciones que se presenten.

Convocatoria: Si se programa una nueva reunión, se escribe la palabra CONVOCATORIA contra el margen izquierdo y con mayúscula sostenida y seguida de punto (.), a tres interlíneas del último renglón del texto. A continuación se anotan la fecha y hora de la última reunión, y si hay cambio de lugar debe especificarse. Ejemplo:

CONVOCATORIA: La próxima reunión se realizará en la Sala de reuniones de la Vicerrectoria el 10 de junio de 2001 a partir de las 08:30 horas.

Firma, Nombre y Cargo: El nombre completo de los firmantes responsables se escribe en mayúscula sostenida de cuatro a seis renglones a partir de la última línea del acta. El cargo se anota a interlineación sencilla del nombre con mayúscula inicial y sin centrar. Ejemplo:

OLGA MESTRE TOBON FRANCISCO LUIS MONTOYA Presidente Secretario

En caso de varios firmantes, se escriben los nombres de cuatro a seis interlineas uno del otro, distribuidos por pares. Si el número es impar, el último se centra. En el posible caso de necesitar varias hojas para firmantes se escribe la expresión "Pasan firmas", seguida de dos puntos, sobre el margen inferior y contra el margen derecho.


Toda acta expresa lo tratado en una reunión sin describir detalles intrascendentes. Los párrafos deben ser concisos y claros y que hagan énfasis en las determinaciones tomadas. Se presenta el nombre de la persona que presenta una moción pero es necesario escribir quienes se adhieren a ella. Las intervenciones de los asistentes se mencionan con nombre completo. Cuando haya lugar a votaciones, se indica el número de votos emitidos a favor, en contra y en blanco. En caso de nombramientos se registran los resultados y los nombres completos. Se debe escribir el nombre de la persona que de acuerdo con los estatutos debe presidir la reunión, así como la persona que actúa como secretario de la misma. Es conveniente que el Presidente y el Secretario coloquen su rúbrica en las actas. Cuando en una reunión se presentan documentos que sustentan una información, éstos se detallan en el desarrollo y se adjuntan al acta. A dos interlíneas de los firmantes, contra el margen izquierdo, se escribe la palabra Anexo a Anexos seguida de dos puntos y con mayúscula inicial. A dos espacios la cantidad, de preferencia clarificar el número de hojas.

Ejemplo:

Anexos: cinco (25 hojas)

Si se desea establecer la responsabilidad del transcriptor, su identificación se escribe contra el margen izquierdo, a dos interlíneas de las firmas o del enunciado de Anexos si los hay, se anota el nombre con mayúscula inicial. Generalmente se emplea letra más pequeña.

2.3 CIRCULAR

2.3.1. DEFINICIÓN Comunicación utilizada para poner en conocimiento de los funcionarios, órdenes o instrucciones de servicio de carácter permanente, también para informaciones de carácter general. Existen dos clases de circulares:

Circular externa: Comunicación de carácter general dirigida a varios destinatarios con el mismo texto o contenido, utilizada para dar a conocer a sus clientes, proveedores o distribuidores: productos, servicios, cambios u otras informaciones de carácter general.

Circular interna o general: Comunicación con el mismo contenido, utilizada para dar a conocer internamente actividades de la Institución, así como normas generales, cambios, políticas, disposiciones, ordenes y asuntos de interés común.

2.3.2 REQUISITOS Para su presentación se emplea el estilo bloque extremo.

Márgenes Superior entre 3 cm y 4 cm Inferior entre 2 cm y 3 cm Lateral izquierdo entre 3 cm y 4 cm Lateral derecho entre 2 cm y 3 cm Encabezado de las páginas subsiguientes entre 2 cm y 3 cm.

2.3.3 ZONAS Zona1: Espacio destinado para la ubicación del logotipo de la Universidad. Las medidas respectivas son de 14 cm horizontales desde el borde izquierdo de la hoja entre 3 cm y 4 cm verticales desde el borde superior. Zona 2 : Espacio destinado para la impresión de dirección, apartado, teléfono, fax, dirección electrónica y otras menciones obligatorias en virtud de las disposiciones legales. Ocupa entre 1,5 y 2 cm desde el borde inferior de la hoja y horizontalmente puede abarcar todo el ancho del papel.

CIRCULAR EXTERNA: Se dirige en forma personalizada aunque su contenido sea el mismo para varios destinatarios y para su elaboración se tiene en cuenta la NTC 3393 (Se aplicó en la descripción del Oficio)

CIRCULAR INTENA O GENERAL: Denominación del documento: A partir del margen superior, de dos a tres interlíneas se ubica la palabra CIRCULAR en mayúscula sostenida, centrada y destacada con negrilla. Número (referencia): La numeración es consecutiva y se inicia cada año. Le puede anteceder el código de la dependencia que la genera. Se escribe de dos a tres interlíneas de la palabra CIRCULAR. Fecha: El nombre de la ciudad de origen y la fecha de envío se escriben de dos a tres interlíneas de la referencia. En forma completa en orden de día, mes ( en minúscula) y año sin separarlo con punto (Ver especificaciones para el Oficio). Destinatario: Se escribe el grupo destinatario de la circular a tres líneas de la fecha, contra el margen izquierdo y en mayúscula sostenida. Aquí la preposición PARA no va seguida de dos puntos. Asunto (opcional): Es la síntesis del tema expresada en cuatro palabras como mínimo. A tres renglones del grupo destinatario, se escribe el vocablo Asunto con mayúscula inicial y seguida de dos puntos. Texto: se inicia a tres interlíneas del grupo destinatario o el asunto, cuando lo hay. Se escribe a interlineación sencilla y doble entre párrafos. En circulares de poca extensión se puede dejar interlineación uno y medio entre renglones y dos entre párrafos.

Se redacta en tercera persona del singular o en primera del plural. Páginas subsiguientes:

Se utilizan hojas en blanco o que tengan el Logosímbolo de la Universidad. Se emplea papel tamaño carta de gramaje 75. La calidad, el color y el tamaño del papel deben ser los mismos en todas las hojas. El encabezado se ubica a 2 cm el borde superior de la hoja, con mayúscula inicial. Constituido por la línea de identificación (grupo destinatario, código de dependencia o código y número) contra el margen izquierdo y número de página contra el margen derecho.

El primer párrafo de las páginas subsiguientes se inicia a dos interlíneas del encabezado. En caso de que se termine la página antes de finalizar un párrafo completo, se dejan mínimo dos renglones en ésta y dos en la siguiente. La última página debe contener como mínimo, el párrafo de cierre antes de la despedida.

Despedida: Expresión que se escribe a dos interlíneas del texto, contra el margen izquierdo. (Ver más especificaciones en despedida para el Oficio).

Remitente: Se sitúa a cuatro interlíneas de la despedida en mayúscula sostenida. El cargo se anota a una interlínea del nombre, con mayúscula inicial, sin centrar.

Líneas especiales: Los anexos e identificación del transcriptor se establecen de manera similar que para el oficio.


La circular no lleva saludo. Se tiene en cuenta lo establecido en Aspectos Generales para el Oficio.

2.4 COMUNICADO

2.4.1. DEFINICION Es un medio escrito formal utilizado para dar información oficial sobre las decisiones de los directivos de una institución, que requieran ser de conocimiento público. 2.4.2 REQUISITOS Para su presentación se emplea el estilo bloque extremo. Márgenes Superior entre 3 cm y 4 cm Inferior entre 2 cm y 3 cm Lateral izquierdo entre 3 cm y 4 cm Lateral derecho entre 2 cm y 3 cm Encabezado de las páginas subsiguientes entre 2 cm y 3 cm. 2.4.3 ZONAS

Zona1: Espacio destinado para la ubicación del logotipo de la Universidad. Las medidas respectivas son de 14 cm horizontales desde el borde izquierdo de la hoja entre 3 cm y 4 cm verticales desde el borde superior. Zona 2 : Espacio destinado para la impresión de dirección, apartado, teléfono, fax, dirección electrónica y otras menciones obligatorias en virtud de las disposiciones legales. Ocupa entre 1,5 y 2 cm desde el borde inferior de la hoja y horizontalmente puede abarcar todo el ancho del papel. Se dirige en forma personalizada aunque su contenido sea el mismo para varios destinatarios y para su elaboración se tiene en cuenta la NTC 3393 (Se aplicó en la descripción del Oficio)

2.4.4 PARTES DEL COMUNICADO:

Denominación del documento: A partir del margen superior, a tres interlíneas se ubica la palabra COMUNICADO en mayúscula sostenida, centrada y destacada con negrilla.

Número (referencia): La numeración es consecutiva y se inicia cada año. Le puede anteceder el código de la dependencia que la genera. Se escribe a dos interlíneas de la palabra COMUNICADO.

Fecha: El nombre de la ciudad de origen y la fecha de publicación se escriben a dos interlíneas de la referencia y contra el margen izquierdo. En forma completa en orden de día, mes ( en minúscula) y año sin separarlo con punto (Ver especificaciones para el Oficio).

Destinatario: Se escribe el grupo destinatario del comunicado a dos interlíneas de la fecha, contra el margen izquierdo y en mayúscula sostenida. Aquí la preposición PARA no va seguida de dos puntos. Asunto (opcional): Es la síntesis del tema expresada en cuatro palabras como mínimo. A tres renglones del grupo destinatario, se escribe el vocablo Asunto con mayúscula inicial y seguida de dos puntos. Texto: Se inicia a tres interlíneas del grupo destinatario o el asunto, cuando lo hay. Se escribe a interlineación sencilla y doble entre párrafos. En circulares de poca comunicados se puede dejar interlineación uno y medio entre renglones y dos entre párrafos.

Se redacta en tercera persona del singular o en primera del plural. 2.5 MEMORANDO

2.5.1. DEFINICION Comunicación escrita de carácter interno, que se utiliza para transmitir información, orientaciones y pautas a las dependencias locales, regionales, nacionales o internacionales.

Se establece el modelo de bloque extremo; todas las líneas parten del margen izquierdo.

2.5.2 REQUISITOS Márgenes Superior entre 3 cm y 4 cm Inferior entre 2cm y 3 cm Lateral izquierdo entre 3 cm y 4 cm Lateral derecho entre 2 cm y 3 cm


2.5.3 ZONAS

Zona 1: Espacio destinado para el logotipo de la Universidad. Sus medidas respectivas son de 14 cm horizontales desde el borde izquierdo de la hoja y entre 3 cm y 4 cm verticales desde el borde superior.

Zona 2: Espacio superior derecho que se deja en blanco para que el destinatario estampe el sello de registro o la fecha de recibo del documento.

2.5.4 DENOMINACION DEL DOCUMENTO

La palabra MEMORANDO se escribe a partir del margen superior, de dos a tres interlíneas, en mayúscula sostenida y centrada. 2.5.5 NUMERO (REFERENCIA)

La numeración debe ser consecutiva, iniciando cada año. Se escribe de dos a tres interlíneas de la palabra MEMORANDO.

2.5.6 FECHA

Los datos del nombre de la ciudad de origen y la fecha de envío se escriben de dos a tres interlineas de la referencia y en forma completa, en orden de día, mes y año sin separa con punto.

2.5.7 ENCABEZAMIENTO

A tres interlíneas de la fecha contra el margen izquierdo se ubica la preposición PARA en mayúscula sostenida, seguida de dos puntos. Al frente se anotan los datos del destinatario con mayúscula inicial. A dos interlíneas se la palabra PARA se ubica la preposición DE, seguida de dos puntos. Al frente se anotan los datos del remitente, con mayúscula inicial. A dos interlíneas de la preposición DE se ubica el vocablo ASUNTO, en

mayúscula sostenida seguida de dos puntos. Al frente se anota la síntesis del documento, sin exceder de cuatro palabras y con mayúscula inicial.

Es una buena opción que el formato ya tenga impresos los vocablos PARA, DE y ASUNTO, da una buena presentación y agiliza el trámite.

2.5.7.1 Diligenciamiento de los datos del destinatario y remitente: La información se presenta de la siguiente manera:

Destinatario: Tratamiento, nombre y cargo. Este último separado por coma. Remitente: Cargo.

Ejemplo:

PARA: Doctora Alicia Contreras Claro, Jefe de División DE: Jefe de Contabilidad. ASUNTO: Ajustes al presupuesto

Al final del texto aparece la firma del remitente sobre el nombre mecanografiado.

2.5.7.2 Remitente o destinatario no titular: Cuando la persona a quien se dirige ocupa el cargo en forma provisional se hace la aclaración correspondiente escribiendo entre paréntesis y con mayúscula la letra (E) seguida de punto.

2.5.7.3 Asunto: Es la síntesis del tema del memorando expresada en máximo cuatro palabras con mayúscula inicial.

En la Figura 8 se muestra el esquema de distribución de un memorando, utilizando el estilo bloque extremo.

2.5.8 TEXTO

Características:

Se inicia a tres interlíneas del ASUNTO, contra el margen izquierdo. Se deja una interlínea entre renglones y dos entre párrafos. Se redacta en forma clara, breve, directa, sencilla y cortés. Se expresa en primera persona del singular o del plural. Debe tratarse un solo tema por memorando.

Se utiliza tratamiento de usted. No debe presentar errores técnicos, ortográficos, gramaticales ni de puntuación.

Páginas subsiguientes:

Se utilizan hojas en blanco. La calidad, el color y el tamaño del papel deben ser los mismos en todas las hojas. El encabezado se ubica a 2 cm dl borde superior de la hoja en papel blanco o a dos interlíneas el logotipo, con mayúscula inicial. La línea de identificación va contra el margen izquierdo y el número de la página contra el margen derecho. (La identificación puede contener tratamiento y nombre el destinatario o nombre de la dependencia y la fecha abreviada). El primer párrafo se inicia a dos interlíneas del encabezado. En caso de que se termine la página antes de finalizar el párrafo, se deja como mínimo dos renglones en esta y dos en la siguiente. 2.5.9 DESPEDIDA

Se escribe a dos interlíneas del texto, contra el margen izquierdo. Las alternativas se presentan en la Despedida para le oficio.

2.5.10 REMITENTE

Se escribe le nombre a cuatro interlíneas de la despedida, contra el margen izquierdo y con mayúscula inicial. El funcionario firma sobre el nombre mecanografiado y con tinta negra.

En caso de dos firmantes, los nombres se pueden distribuir uno bajo el otro o en pareja, en primer lugar el de mayor jerarquía.

2.5.11 LINEAS ESPECIALES

Anexos: Si es necesario se detallan en el texto. Al final del memorando, a dos interlíneas del firmante se anota la palabra Anexo o Anexos, con mayúscula inicial seguida de dos puntos. A dos espacios se enuncia la cantidad, clarificando número de hojas o tipo de anexo.

Copia: A dos renglones del firmante o de la línea de anexo (si la hay) contra el margen izquierdo se escribe la palabra Copia, si se requiere sin abreviar y seguida de dos puntos. A dos espacios se relacionan los destinatarios de la siguiente manera: tratamiento, nombre y cargo. Se utiliza interlineación sencilla.

Identificación del transcriptor: A dos interlíneas del último renglón escrito, se anota el nombre con mayúscula inicial e inicial del apellido de la persona que transcribe (diferente al firmante) el documento. Debe emplearse una letra más pequeña; en caso de nombre compuesto se escribe uno de los dos.

Ejemplos:

Martha C. Jorge R.


Memorando con el mismo contenido para diferentes destinatarios: Se elabora el contenido del memorando, dejando en blanco la línea del destinatario que se llena individualmente, con procesador de correspondencia en procesador de texto. El memorando siempre es personalizado.

Visto Bueno: si se requiere visto bueno, se tiene en cuenta lo establecido en el numeral 1.4.10 del oficio.

Tamaño: Se utiliza tamaño media carta, para diferenciar el documento de los demás. Es recomendable diseñar papelería y distribuirla en talonarios.

Recomendaciones: El tipo y el tamaño de la letra deben facilitar la lectura del texto. La impresión debe garantizar y mantener la nitidez del documento. El papel debe tener el gramaje adecuado, según la tecnología de impresión que se utilice. En general se emplea papel de 75 gramos. La transmisión e un documento vía fax exige el envío inmediato del original, único respaldo de valor probatorio.

Se pueden tener en cuenta las recomendaciones para los oficios.

2.6 CERTIFICADOS Y CONSTANCIAS

2.6.1 DEFINICIONES

2.6.1.1 Certificado Documento de carácter probatorio, público o privado, que asegura la veracidad y la legalidad de un hecho o acto solemne (acontecimiento acompañado de

formalidades necesarias para la validez de un acto judicial, ceremonia, juramento o norma).

2.6.1.2 Constancia Documento de carácter probatorio en el que se describen hechos o circunstancias que no requieren solemnidad.

2.6.2. CLASIFICACION De acuerdo con el hecho o acto que se prueba, los certificados y constancias pueden ser:

CONSTANCIA PARA:

Tiempo de servicio Experiencia Salarios u honorarios Clase de trabajo Jornada laboral Cumplimiento de comisiones Comportamiento del trabajador

CERTIFICADO PARA:

Calificaciones obtenidas dentro de periodos académicos Diploma conferido por una institución y documento que establece un privilegio o premio Asistencia a congresos, cursos, y seminarios Registro civil o parroquial de nacimiento, de matrimonio o de defunción. Documentos de identidad. Becas, donaciones y exenciones. Créditos, préstamos u otras transacciones comerciales. Relación de retenciones de impuestos. Paz y salvos Resultados de exámenes médicos.

2.6.3. REQUISITOS

Márgenes Superior entre 3 cm y 4 cm Inferior entre 2 cm y 3 cm Lateral izquierdo entre 3 cm y 4 cm Lateral derecho entre 2 cm y 3 cm

Se sigue un estilo bloque extremo.


2.6.4 PARTES DE LOS CERTIFICADOS Y LAS CONSTANCIAS

Se elaboran siempre en papel con membrete.

Número (referencia): Número consecutivo que se ubica a dos interlíneas del margen superior que ayuda a llevar control de la expedición. Puede antecederlo el código de la dependencia determinado por la Universidad.

Fecha: Los datos de la ciudad de origen y la fecha de expedición se escriben a tres interlineas de la referencia y en forma completa, en orden de día, mes (en minúscula) y año sin separarlo con punto. Cargo: El cargo de la persona responsable se anota en mayúscula sostenida, centrado, precedido de los artículos EL o LA y a tres interlíneas de la fecha. En la Universidad la responsabilidad la tiene el Secretario General y para cada una de las Sedes, el Secretario de Sede (acuerdo 13 de 1999).

Anotaciones jurídicas: Se usan para aclarar el funcionamiento de la institución, pueden ser leyes, decretos, resoluciones u otros, se escriben contra el margen izquierdo a tres renglones de los cargos y con interlineación sencilla.

Identificación: Las expresiones CERTIFICA o HACE CONSTAR, seguidas de dos puntos, se escriben a tres interlíneas del cargo, centradas y en mayúscula sostenida. Ejemplo:

EL SUSCRITO SECRETARIO DE SEDE HACE CONSTAR

Texto: A tres interlineas de la identificación y contra el margen izquierdo se inicia el texto con la conjunción Que, a la que siguen los datos del solicitante:

Tratamiento, nombre completo del solicitante en mayúscula sostenida y el número del documento de identidad. Naturaleza o vínculo con la Universidad, razón social, en mayúscula sostenida y NIT.

Ejemplo:

Que la estudiante Marcel Durán, con carné 199735476... Que MUEBLES LA SIERRA, con NIT 890.987.900-5 presentó...

Se emplea interlineación uno y medio entre renglones y el doble entre párrafos. La redacción debe ser clara, breve, directa y cortés y se expresa en tercera persona del singular. No deben presentarse errores técnicos, ortográficos, gramaticales ni de puntuación. La presentación debe ser impecable, sin borrones ni repisados.

El último párrafo especifica el motivo por el cual se expide la certificación, y de preferencia se incluye el destinatario.

Firmante: El nombre de la persona responsable se escribe en mayúscula sostenida, a cuatro interlíneas del último renglón del texto y según el estilo elegido.

Transcriptor: A dos interlineas del firmante y contra el margen izquierdo se anota el nombre e inicial del apellido, de la persona que transcribe el documento. Se recomienda emplear letra más pequeña.

Páginas subsiguientes: Si se requiere mas de una hoja se tiene en cuenta lo siguiente:

Se utilizan hojas que tengan impreso el logotipo de la Universidad. La calidad, color y tamaño deben ser los mismos en todas las hojas. El encabezado se ubica a dos interlineas del logotipo, con mayúscula inicial. Esta constituido por la línea de identificación contra el margen izquierdo y el número de página contra el margen derecho. La línea de identificación contiene el nombre de quien solicita la certificación. El primer párrafo se inicia a dos interlineas del encabezado.


Papelería especial: Los títulos conferidos por la Universidad, así como los certificados de asistencia a congresos, cursos y seminarios, se elaboran en papel o cartulina especiales diseñados para tal efecto. Para certificados y constancias de rutina se utiliza el formato impreso en hoja tamaño carta de 75 gramos.

Registro de diplomas: El Ministerio de Educación Nacional autorizó a las Universidades y colegios para registrar directamente en sus instituciones, los títulos académicos que confieren (Decreto 636 del 3 de abril de 1996).

Recomendaciones: El tipo y tamaño de letra deben facilitar la lectura del texto. Se recomienda tipo arial tamaño 12. La impresión debe garantizar y mantener la nitidez del documento. El papel debe ser tamaño carta con un gramaje de 75. Todos los certificados y constancias se firman de manera autógrafa y con tinta negra para garantizar la nitidez en el proceso de microfilmación. El uso de grapas, clips y otros elementos metálicos, aceleran el deterioro del documento.

2.7 ELABORACIÓN DE SOBRES

2.7.1 DEFINICION

El sobre es la cubierta que guarda y protege el documento para su entrega o envío.

2.7.2 CLASIFICACION

De acuerdo con su aplicación pueden ser:

Sobre oficio Sobre para tarjeta Sobre de manila

De acuerdo con su destino, los sobres pueden ser de tipo: Local Nacional 2.7.3 ZONAS

Se cuenta con tres zonas en la diagramación de los sobres.(Ver Figura 12)

Zona 1: Espacio destinado para la ubicación del Logosímbolo de la Universidad y NIT (opcional). Ocupa los dos primeros tercios, desde el borde izquierdo del sobre y entre 3 cm y 4 cm verticales del borde superior.

Zona 2: Espacio destinado para la impresión de la dirección, apartado, fax, NIT, dirección electrónica, ciudad, país y otras menciones obligatorias. Ocupa entre 1,5 cm y 2 cm desde el borde inferior del sobre y horizontalmente puede abarcar todo el ancho.

Zona 3: Espacio superior derecho que se deja libre para uso del correo.

2.7.4 DISTRIBUCION DE LOS DATOS EN EL SOBRE.

El sobre se visualiza en tercios para facilitar la distribución.

El tercio izquierdo se emplea para anotaciones como: CONFIDENCIAL, PERSONAL, CONTIENE DISQUETE, entre otras, las cuales se ubican centradas en la parte inferior del tercio. El tercio central se utiliza para ubicar los datos del destinatario.

El tercio derecho es para uso exclusivo de la empresa de correos.

2.7.4.1 Datos del remitente

Constan de razón social, sigla o acrónimo, el Logosímbolo, dirección, apartado, fax, teléfono, NIT, ciudad, país y dirección electrónica.

2.7.4.2 Datos del destinatario

Se ubican centrados en el segundo tercio sin sobrepasarlo y de acuerdo con el tamaño del sobre, su distribución debe ser armónica. Se dirige en forma personalizada; de no ser posible obtener el nombre del destinatario, se debe enviar al cargo del directivo responsable.

Deben escribirse los datos a interlineación sencilla y no pueden ocupar más de ocho renglones (remitirse a Figura 13), deben ir en el siguiente orden:

Tratamiento o título académico, con mayúscula inicial.

Nombre: en la segunda línea, en mayúscula sostenida y de preferencia con los dos apellidos. No se utiliza negrilla.

Cargo: Con mayúscula inicial. Los nombres de cargos demasiado extensos pueden repartirse en dos líneas. No se efectúa separación silábica.

Empresa: Se escribe con la denominación más ampliamente conocida: razón social, sigla o acrónimo.

En caso de nombre completo, se efectúa la escritura con mayúscula inicial y respetando las denominaciones Ltda.., S.A. y otras que pueda contener la razón social.

Las siglas deben escribirse con mayúscula sostenida y tal como estén registradas por la Institución. Los acrónimos se escriben con mayúscula inicial.

Dirección o apartado: Se coloca una de las dos. La dirección se escribe sin hacer ningún tipo de abreviación y con su respectivo número, a continuación el número de la puerta. Se dejan tres espacios entre el número de la calle y el de la puerta No se utiliza el signo número.

En la línea de dirección se especifican, en caso de ser necesario, los números o letras de ofician, piso, interior, bloque, local, entre otros. Si hay letras dentro de la nomenclatura, éstas se escriben en mayúscula, unidas al número.

El apartado se anota como un solo número.

Destino: puede ser local, nacional, o internacional. De preferencia se escribe el nombre de la ciudad y del departamento con mayúscula sostenida. Ejemplo:

Doctor JAIME PARDO ARIAS Gerente General Asesores Financieros Ltda. Diagonal 44ª 42-35 BUCARAMANGA, SANTANDER

Si el destino es internacional, la escritura de los datos debe ser en el idioma del país de destino o en inglés, a interlineación sencilla.

En la dirección se respetan la nomenclatura y los términos del país de destino, tales como casilla, P.O. Box, Postfach, entre otros.

El país se anota en el mismo renglón de la ciudad, en mayúscula sostenida y en Español para asegurar el despacho. Ejemplo:

Señora Erika Neuwland

Obteilngsleister VOLKSWAGEN 6450 Manau Grinap St 3 0618 FRANKFURT, ALEMANIA

3.2 Normas y organización del archivo de la Universidad del Valle.

Normas: Después de la elaboración, presentación y tramitación que se da interna y externamente a los documentos que se generan en la Universidad, mediante el SABS, la ventanilla única para correspondencia y sus rutas, que son una valiosa herramienta que posibilita la normalización de los procesos al interior de la Sección de Archivo y Correspondencia, se han establecido unas normas que han sido elaboradas con base en las Normas Técnicas del ICONTEC, El AGN, y el "Manual de Correspondencia y Archivo para las Instituciones de Educación Superior" del ICFES y se han hecho ajustes acordes a los requerimientos de la Sección, para contribuir con el mejoramiento Institucional, a través de la respuesta eficiente de las necesidades en cuanto a Correspondencia que tenga la Universidad. Inicialmente la normatividad esta para los tipos documentales que se utilizan en las comunicaciones y luego se dan los pasos y normas para realizar los procesos.

Clasificación:

1.1 correspondencia externa: Es la que se cursa entre la Sede y otras entidades o particulares. Además entre funcionarios de la misma, siempre que se encuentren localizados en diferente ciudad, o con sus empleados cuando se refiera a relaciones laborales.

Es decir que las cartas que la institución recibe o envía a dependencias de la misma, (facultades, centros, institutos, etc.) situados en otras ciudades o a sus empleados en lo relativo a su vínculo laboral, se consideran correspondencia externa. Según su origen y destino la correspondencia externa se divide en:

1.1.1 Correspondencia externa recibida: Es la que llega a la Sede por medio del servicio de mensajería, entrega personal, apartado aéreo, fax y correo electrónico.

La correspondencia externa recibida es oficial ò particular:

Oficial: Se refiere exclusivamente a los asuntos propios de la entidad, en éste caso de la Universidad, independiente del medio utilizado, (courrier, mensajería, fax, correo electrónico). Puede tener carácter confidencial y en éste caso se someterá a trámite especial.

Particular: Es al que llega a la institución a título personal, trata de asuntos personales no relacionados con las actividades de la institución y no cita el

cargo del funcionario. No generan trámite para las instituciones. Puede reconocerse porque se identifica visiblemente como "personal" o "confidencial".

La correspondencia que venga dirigida a la revisoría fiscal o Auditoria, cooperativas, sindicatos, asociaciones fondos y demás oficinas delegadas de otras entidades autónomas que allí funcionen, se tratará como correspondencia particular.

1.1.2 Correspondencia externa despachada: Es la que se produce en la Sede de manera oficial, dirigida a otras entidades, particulares, a funcionarios de la misma localizados en otras ciudades, a sus empleados sobre asuntos relacionados con su vinculación laboral o a las dependencias autónomas que funcionen dentro de la misma institución.

Tomando en cuenta la forma de envío, la correspondencia externa despachada será: "de entrega ordinaria" o "de entrega especial".

La primera corresponde a las cartas enviadas por correo ordinario, aéreo o nacional. La segunda identificará la correspondencia enviada por correo recomendado o entregado personalmente a los destinatarios, previa radicación. 1.2 correspondencia interna

Es la que se produce entre los funcionarios localizados en la Sede, como constancias, certificados, comunicados, memorandos, circulares, oficios y actas que se cursan entre las oficinas de la Universidad. Son de carácter oficial.

Proceso de organización En el sistema SABS existen dos módulos uno de correspondencia y archivo y otro de gestión documental administrativa. Inicialmente para organizar los documentos se archivan según el número consecutivo que da el SABS organizándose por secciones y series de tal forma que se hace el archivo de gestión y luego los documentos se organizan según las tablas de retención documental para poder ser trasladados al archivo central en donde se guarda un tiempo y luego se envía al archivo histórico, donde llegan muy pocos documentos, que son considerados valiosos. Para archivar los documentos, son utilizadas cajas que cumplan las especificaciones mínimas sugeridas por el Archivo General de la Nación; y para esto la universidad del valle, ha diseñado 9.000 carpetas, para que en el archivo de gestión sean grapadas con ganchos plásticos, estos tienen capacidad para 200 folios, y el diseño de estas carpetas es para desempeñar funciones de cajas simultáneamente. En la comunidad universitaria son difundidos los métodos y políticas documentales que garantizan la correcta administración de los mismos, de

conformidad con el Sistema de Archivos de la Universidad del Valle, estructurado bajo el concepto de Archivo Total.

3.2.1 Cómo se clasifican, ordenan y archivan los documentos en una de sus oficinas

Respuesta:

Ejemplo:

Visitamos la oficina de la secretaria de procesos técnicos de la Biblioteca de la Universidad del Valle y nos informó lo siguiente:

Primero en el SABS (sistema de gestión documental), se verifica que esté relacionado lo que se está recibiendo, y le da clic en la opción recibir para confirmar, este documento lleva un numero de serie que lo da el sistema, y bajo ese número se archiva en una carpeta.

La persona encargada nos informo que como apenas se está implementando en todas las dependencias de las universidad, las tablas de Retención documental, entonces tratan de que sea similar y bajo algunos lineamientos, pero igualmente lleva una carpeta manual con los registros.

Por último, se encarga de relacionar y distribuir a cada sección de la biblioteca los documentos recibidos.

4. EMBALAJE Es necesario que los envíos se adaptarse a la forma, naturaleza del contenido y condiciones de transporte. Por lo anterior es importante:

4.1 Requisitos que debe reunir un adecuado acondicionamiento de los envíos.

Primero se llevan a cabo los pasos de limpieza, revisión, foliación y amarre, y luego se procederá al embalaje o empaque, así: - Utilizar cajas que cumplan las especificaciones mínimas sugeridas por el Archivo General de la Nación. - La cantidad de unidades de conservación a empacar en cada caja de transferencia deberá ser moderada para evitar el deterioro de la documentación. No olvidar que no sólo el volumen ha de tenerse en cuenta sino también su peso. - Los tomos deben disponerse verticalmente con los lomos hacia arriba unos seguidos de otros. Los de gran formato deberán colocarse horizontalmente unos encima de otros y rellenar los espacios vacíos con bolas de papel sin impresión, preferiblemente papel periódico blanco. - Al empacar se debe mantener el orden estricto del inventario. - Las cajas de transferencia deberán numerarse consecutivamente, en lugar visible, con marcador sobre un rótulo. - Para cargar las cajas en el vehículo, se debe proceder de la siguiente manera: La primera caja que ingrese corresponderá al último número de la remisión y así sucesivamente en orden descendente, de tal manera que la última caja que ingrese al vehículo sea la N° 1.

4.2 Forma correcta de embalar lo siguiente: a) Objetos de gran tamaño como mapas, planos, fotografías b) Documentos que no pueden doblarse ni enrollarse. c) Objetos pequeños d) Impresos e) Objetos frágiles. En el caso de material cartográfico o de gran formato debe evaluarse su estado de conservación con miras a establecer el sistema de embalaje más adecuado para su transporte; el traslado se hará en tubos, guacales o siguiendo las indicaciones dadas para las cajas.

5. CONCLUSIONES

• Comprendimos como elaborar un manual de correspondencia, y los

puntos fundamentales para su proceso.

• Identificamos las funciones, clasificación recibo y despacho dentro de

una ventanilla única como es el caso de esta universidad

• Aprendimos a identificar las ventajas y desventajas de implementar

estos sistemas de gestión de correspondencia en las organizaciones.

• Comprendimos la importancia del correo y sus normas para unificar los

procesos y facilitar el acceso y transparencia en el manejo de los

documentos y la información

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Documents

Manual de correspondencia