MANUAL DE DISEÑO METODOLÓGICO · 2020. 9. 22. · MANUAL DE DISEÑO METODOLÓGICO EP-M-03 19-07-2019 V-1 Página 1 de 44 1. OBJETIVO 1.1. Objetivo General: Suministrar información

MANUAL DE DISEÑO METODOLÓGICO

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1. OBJETIVO

1.1. Objetivo General:

Suministrar información estadística relacionada con la transacción de volúmenes

líquidos derivados del petróleo a nivel nacional con el fin de proveer elementos

que permitan realizar toma de decisiones para la evaluación de políticas, planes y

proyectos desarrollados dentro del marco de las fuentes alternas a los recursos de

inversión del Ministerio de Minas y Energía.

1.2. Objetivos Específicos:

Recolectar, procesar y divulgar la información con respecto a los Despachos y

Recibidos, de combustible a nivel Nacional.

Realizar seguimiento y control a los movimientos de combustible realizados en

el país por medio de los Agentes de la Cadena.

Identificar la oferta y demanda de los diferentes productos líquidos derivados

del petróleo comercializados.

2. ALCANCE

Información de todos los Agentes establecidos por el Ministerio de Minas y Energía que realicen Transacción de Volúmenes de Combustibles Líquidos Derivados del Petróleo.

3. DEFINICIONES 3.1. Definiciones

Accesibilidad: Facilidad con que la información estadística puede ser ubicada y obtenida por los usuarios. Contempla la forma en que ésta se provee, los medios de difusión, así como la disponibilidad de los metadatos y los servicios de apoyo para su consulta.

Almacenador: Toda persona natural o jurídica dedicada a ejercer la actividad de almacenamiento de combustibles líquidos derivados del petróleo, en los términos de los Artículos 2.2.1.1.2.2.3.81 y 2.2.1.1.2.2.3.82 del presente Decreto. (Decreto 4299 de 2005, art. 4°).


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Ampliación de Instalaciones y/o servicios: Se refiere al aumento en cantidad, área y/o capacidad de islas, tanques, productos, tuberías, accesorios, y/o construcciones, como también al incremento de servicios adicionales a los autorizados inicialmente. (Decreto 1521 de 1998, art. 2°).

Autorización Agente y Actor de la Cadena: acto administrativo mediante el cual la Dirección de Hidrocarburos del Ministerio de Minas y Energía, autoriza el registro en el Sistema de Información de Combustibles Líquidos – SICOM, de los Agentes y actores relacionados en el Artículo 2 de esta Resolución, para poder ejercer la actividad.

Código de autorización: Código único identificador asignado a cada Orden de Pedido registrada en el SICOM.

Código SICOM: Código único asignado a cada uno de los Agentes que cuenten con autorización del Ministerio de Minas y Energía, para que puedan ingresar y utilizar el SICOM.

Combustibles líquidos derivados de petróleo: Son todos los productos clasificables dentro de las categorías de las gasolinas, gasóleos, querosenes y fuelóleos, entre los cuales se cuentan: Combustibles para aviación (avigás), gasolina motor (gasolina extra, gasolina corriente, gasolina corriente oxigenada, gasolina extra oxigenada), combustibles de aviación para motores tipo turbina, queroseno, diésel extra o de bajo azufre, diésel corriente (ACPM), diésel marino (se conoce también con los siguientes nombres: diésel fluvial, marine diésel, gas oíl, intersol, diésel número 2), y combustible para quemadores industriales (combustóleos fuel oíl). (Decreto 4299 de 2005, art. 4°).

Comercializador Industrial: Es el distribuidor minorista que utilizando vehículos tipo carrocería tanque o barcazas habilitadas para almacenar y distribuir combustibles líquidos derivados del petróleo, en los términos previstos en los artículos 2.2.1.1.2.2.3.90 a 2.2.21.1.2.2.3.92 del presente decreto. (Decreto 4299 de 2005, art. 4°, modificado por el Decreto 1717 de 2008, art. 2°).

Diésel corriente básico (ACPM Básico): Es una mezcla de hidrocarburos derivados del petróleo diseñada para ser utilizada como combustible en motores tipo diésel. Sus especificaciones de calidad técnico – ambiental están reglamentadas por los ministerios de Minas y Energía y de Medio Ambiente Vivienda y Desarrollo Territorial a través de la Resolución 18 2087 del 17 de diciembre de 2007, o las normas que las modifiquen, adicionen o sustituyan.

Diésel extra básico (ACPM Extra): Es una mezcla de hidrocarburos derivados del petróleo, con contenido de azufre bajo y rango de destilación


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más estrecho comparados con el diésel corriente, diseñada para ser utilizada como combustible de motores tipo diésel de bajas emisiones contaminantes. Sus especificaciones calidad técnico - ambiental se encuentran reglamentadas por los ministerios de Minas y Energía y de Medio Ambiente, Vivienda y Desarrollo Territorial, a través de la Resolución 18 2087 del 17 de diciembre de 2007, o las normas que las modifiquen, adicionen o sustituyan.

Distribuidor Mayorista: Toda persona natural o jurídica dedicada a ejercer la distribución de combustibles líquidos derivados del petróleo, a través de una planta de abastecimiento conforme a lo señalado en el Artículo 2.2.1.1.2.2.3.83 y siguientes del presente Decreto. (Decreto 4299 de 2005, art. 4°, modificado por el Decreto 1333 de 2007, art. 2°).

Distribuidor Minorista: Toda persona natural o jurídica dedicada a ejercer la distribución de combustibles líquidos derivados del petróleo al consumidor final, a través de una estación de servicio o como comercializador Industrial, en los términos del artículo 2.2.1.1.2.2.3.90. y siguientes del presente Decreto. (Decreto 4299 de 2005, art. 4°, modificado por el Decreto 1717 de 2008, art. 2°).

Coherencia: Se refiere al grado en que están lógicamente conectados los conceptos.

utilizados, las metodologías aplicadas y los resultados producidos por la operación.

Cobertura Geográfica: Descripción de los lugares o zonas geográficas cubiertas por el registro administrativo: municipal, departamental, nacional, regional, provincial, área metropolitana, principales capitales de departamento, etc.

Comparabilidad: Es la característica que permite que los resultados de diferentes operaciones estadísticas puedan relacionarse, agregarse e interpretarse entre sí o con respecto a algún parámetro común.

Continuidad: Hace referencia a la garantía de la producción permanente de la operación estadística, basada en la adecuación de los recursos, así como en el soporte normativo.

Dato: Conocido también como información, es el valor de la variable asociada a un elemento de una población o una muestra.

Desagregación Geográfica: Se refiere al nivel de detalle hasta el cual se puede obtener información estadísticamente significativa a partir de los datos disponibles.

Difusión: Divulgación de la información generada por la operación, considerando los requerimientos de los usuarios y la utilidad que pueda


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tener la información en sí. Esta divulgación no necesariamente debe ser hacia el exterior de la entidad, sino incluso entre las mismas dependencias que la conforman.

Diseño Estadístico: Es el esquema o estructura lógica de acción que permite mantener constante el flujo de información mediante la determinación de las variables. Este tiene varios aspectos, tales como: la recolección de la información, su organización, el análisis, los resultados y finalmente su presentación y difusión.

Divipola: La División Político-administrativa de Colombia Divipola es un estándar de codificación que permite contar con un listado organizado y actualizado de la totalidad de unidades en que está dividido el territorio nacional, dándole a cada departamento, municipio, corregimiento departamental y centro poblado, el máximo de estabilidad en su identificación. Esta codificación, acorde con la dinámica territorial del país, es actualizada periódicamente por el Departamento Administrativo Nacional de Estadística (DANE), de acuerdo con la información suministrada por las administraciones municipales y departamentales, constituyéndose en fuente de consulta sobre la organización administrativa y política del país.

Estado de la Orden de Pedido: Muestra la etapa en la cual se encuentra la orden de pedido. Se clasifica en las siguientes:

Solicitada: Registro de la orden de pedido realizada por el Agente

comprador.

Aceptada: Registro de la orden de despacho realizada por el Agente

vendedor.

Despachada: Registro de la salida de un producto de las instalaciones de la

Planta de Abastecimiento por orden del Agente vendedor.

Cerrada: Registro de la verificación de los productos recibidos por el Agente

comprador.

Rechazada: Registro de la inconformidad de los productos recibidos por el

Agente comprador.

Estación de Servicio: Establecimiento en el cual se almacenan y distribuyen al consumidor final los combustibles líquidos derivados del petróleo. Dependiendo del tipo de combustibles que distribuyan las estaciones de servicio se clasifican en:

i) Estación de servicio de aviación; ii) Estación de servicio automotriz; iii) Estación de servicio fluvial, y iv) Estación de servicio marítima. (Decreto 4299 de 2005, art. 4°).


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Estación de Servicio Privada: Establecimiento perteneciente a una empresa o institución, destinada exclusivamente al suministro de combustibles líquidos derivados del petróleo para sus vehículos, aeronaves, barcos y/o naves.

Estación de Servicio Dedicada: Es la Estación de Servicio destinada solamente a la distribución de un tipo de combustible, ya sea combustibles líquidos derivados del petróleo o combustibles gaseosos.

Estación de Servicio de Aviación: Establecimiento en donde se almacenan y distribuyen combustibles líquidos derivados del petróleo, destinados exclusivamente para aviación. (Decreto 4299 de 2005, art. 4°).

Estación de Servicio Automotriz: Establecimiento en el cual se almacenan y distribuyen combustibles básicos utilizados para vehículos automotores, los cuales se entregan a partir de equipos fijos (surtidores) que llenan directamente los tanques de combustible. Dichos establecimientos pueden incluir facilidades para prestar uno o varios de los siguientes servicios: lubricación, lavado general y/o de motor, cambio y reparación de llantas, alineación y balanceo, servicio de diagnóstico, trabajos menores de mantenimiento automotor, venta de llantas, neumáticos, lubricantes, baterías y accesorios y demás servicios afines. En las estaciones de servicio automotriz también podrá operar venta de GLP en cilindros portátiles, con destino al servicio público domiciliario, caso en el cual se sujetarán a la reglamentación específica que establezca el Ministerio de Minas y Energía. Asimismo, podrán funcionar mini mercados, tiendas de comidas rápidas, cajeros automáticos, tiendas de vídeos y otros servicios afines a estos, siempre y cuando se obtengan de las autoridades competentes las autorizaciones correspondientes y se cumplan todas las normas de seguridad para cada uno de los servicios ofrecidos. Las estaciones de servicio también podrán disponer de instalaciones y equipos para la distribución de gas natural comprimido (GNC) para vehículos automotores, caso en el cual se sujetarán a la reglamentación expedida por el Ministerio de Minas y Energía. (Decreto 4299 de 2005, art. 4°).

Estación de Servicio Fluvial: Establecimiento en el cual se almacenan y distribuyen los combustibles líquidos derivados del petróleo, a partir de equipos (surtidores), que cuenta con tanques de almacenamiento instalados en barcazas flotantes no autopropulsadas y ancladas o aseguradas en un lugar fijo, que llena directamente los tanques de combustible. (Decreto 4299 de 2005, art.4°, modificado por el Decreto 1717 de 2008, art. 2°).


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Estación de Servicio Marítima: Establecimiento en donde se almacenan y distribuyen combustibles líquidos derivados del petróleo destinados exclusivamente para buques o naves. (Decreto 4299 de 2005, art. 4°).

Estación de Servicio Privada: Establecimiento perteneciente a una empresa o institución, destinada exclusivamente al suministro de combustibles líquidos derivados del petróleo para sus vehículos, aeronaves, barcos y/o naves. (Decreto 4299 de 2005, art. 4° adicionado por el Decreto 1717 de 2008, art. 1°).

Estación de Servicio Pública: Establecimiento destinado al suministro de combustibles líquidos derivados del petróleo, servicios y venta de productos al público en general, según la clase del servicio que preste. (Decreto 4299 de 2005, art. 4°, adicionado por el Decreto 1717 de 2008, art. 1°).

Etanol anhidro combustible desnaturalizado: Tipo de alcohol etílico mezclado con desnaturalizantes que se caracteriza por tener muy bajo contenido de agua y ser compatible para mezclar con gasolinas en cualquier proporción para producir un combustible oxigenado con mejores características de eficiencia termodinámica y ambiental. El Etanol anhidro combustible desnaturalizado deberá cumplir con lo establecido en la Tablas 1B de la Resolución 1565 del 27 de diciembre de 2004 o aquellas normas que la modifiquen, adicionen o deroguen.

Gasolina Motor o Gasolina: Para los efectos del presente Decreto la gasolina es una mezcla compleja de hidrocarburos entre tres y doce átomos de carbono formada por fracciones combustibles provenientes de diferentes procesos de refinación del petróleo tales como destilación atmosférica, ruptura catalítica, ruptura térmica, alquilación, polimerización, reformado catalítico, etc. Las propiedades de este combustible deberán ajustarse a las especificaciones establecidas en la Resolución 0068 del 18 de enero de 2001 de los Ministerios de Medio Ambiente y desarrollo sostenible y Minas y Energía y las disposiciones que la modifiquen o deroguen. (Decreto 1503 de 2002, art. 1°).

Gran Consumidor: Persona natural o jurídica que, por cada instalación, consume en promedio anual más de 20.000 galones mes de combustibles líquidos derivados del petróleo para uso propio y exclusivo en sus actividades, en los términos establecidos en los artículos 2.2.1.1.2.2.3.93. y 2.2.1.1.2.2.3.94 del presente decreto, y puede ser:

i) gran consumidor con instalación fija. ii) gran consumidor temporal con instalación. iii) gran consumidor sin instalación. (Decreto 4299 de 2005, art. 4°, modificado por el Decreto 1717 de 2008, art. 2°)


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Gran Consumidor con Instalación Fija: Es aquel gran consumidor que cuenta con instalaciones que permiten descargar, almacenar y despachar combustibles líquidos derivados del petróleo. (Decreto 4299 de 2005, art. 4°, adicionada por el Decreto 1333 de 2007, art. 1°).

Gran Consumidor Individual No Intermediario de ACPM: Únicamente para efectos de aplicar el artículo 14 de la Ley 681 de 2001, se considera Gran Consumidor Individual No Intermediario de ACPM aquel que tiene un consumo propio de ACPM, nacional o importado, igual o superior a diez mil (10.000) barriles mensuales. Los Sistemas de Transporte Terrestre Masivos de Pasajeros y las empresas generadoras de energía ubicadas en las Zonas Interconectadas del Territorio Nacional serán considerados como Grandes Consumidores Individuales No Intermediarios de ACPM, independientemente de su consumo. Para efectos del presente decreto se entiende como ACPM, el definido por el artículo 2º de la Ley 681 de 2001, y por consumo propio, el utilizado en las actividades relacionadas con su objeto social principal. Parágrafo 1º. Se exceptúa el ACPM consumido por el servicio público de generación eléctrica en las Zonas No Interconectadas del Territorio Nacional. Parágrafo 2º. En el caso de los sistemas de transporte masivo, el combustible se cobrará en forma proporcional a las diferentes empresas operadoras que participen en el mismo y sobre los volúmenes consumidos por cada una de ellas en los buses que hacen parte de su operación. ECOPETROL S. A. o quien haga sus veces, previo visto bueno del Ministerio de Minas y Energía -Dirección de Hidrocarburos-, definirá los procedimientos generales de cobro sobre el particular". (Decreto 2988 de 2003, art. 1° modificado por el Decreto 4483 de 2006, art. 1° modificado por la Ley 1430 de 2010).

Gran Consumidor Temporal con Instalación: Es aquel gran consumidor que cuenta con instalaciones que permiten descargar, almacenar y despachar combustibles líquidos derivados del petróleo y que, para el desarrollo de su actividad, como la ejecución de obras de infraestructura, servicios petroleros, exploración y explotación petrolera y minera y actividades agroindustriales, requiera el consumo de combustibles en un periodo que no exceda de un año. (Decreto 4299 de 2005, art. 4°, modificado por el Decreto 1717 de 2008, art. 2°).

Gran consumidor Sin Instalación: Es aquel gran consumidor que consume combustibles para uso propio y exclusivo en sus aeronaves, buques o naves. (Decreto 4299 de 2005, art. 4°, adicionado por el Decreto 1333 de 2007, art. 1°).


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Importador: Toda persona natural o jurídica que ejerce la actividad de importación de combustibles líquidos derivados del petróleo, conforme a lo establecido en el artículo 2.2.1.1.2.2.3.77. y siguientes del presente Decreto. (Decreto 4299 de 2005, art. 4°).

Importador de biocombustibles para uso en motores diésel: Toda persona natural o jurídica que importe biocombustibles para uso en motores diésel para ser mezclado con combustible diésel o ACPM, y que haya efectuado el registro correspondiente.

Importador de mezclas biocombustibles para uso en motores diésel - diésel fósil: Toda persona natural o jurídica que importe de terceros países mezclas de biocombustibles para uso en motores diésel con combustible diésel fósil (ACPM) en proporción definida y que haya efectuado el Registro correspondiente que trata la presente disposición.

Fuentes de Datos: Medios de donde procede la información. Los datos pueden reunirse de diferentes fuentes de información ya existentes o pueden obtenerse mediante censos, encuestas y estudios experimentales para conseguir nuevos datos.

Fuente Primaria: Es aquella en la que los datos estadísticos se obtienen a partir de un relevamiento propio, como por ejemplo a partir de una encuesta.

Fuente Secundaria: Es aquella persona o institución que proporciona datos estadísticos, es decir los datos se obtienen a partir de un relevamiento de otros recopiladores.

Medio de Difusión: Forma con la que el usuario encuentra la información generada por el registro administrativo: archivos en medio magnético, tabulados, CD-ROM, publicación, etc.

Micro datos: Cada uno de los datos sobre las características de las unidades de estudio de una población (individuos, hogares, establecimientos, entre otras) que se encuentran consolidados en una base de datos.

Metadatos: Se han definido como los datos acerca de los datos. Estos constituyen un conjunto común de términos y definiciones que describen las principales propiedades o características de los datos. La organización de la información en metadatos permite establecer líneas de solución a los problemas de la actividad estadística y a las dificultades que, en materia de información, señalen los usuarios.

Minenergía: Ministerio de Minas y Energía.


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Operación Estadística: Es el conjunto de actividades que partiendo de una recogida de datos individuales conduce a la presentación de resultados agregados en forma de tablas o de índices.

Período de referencia. Período de tiempo específico (día, semana, mes, año) o punto en el tiempo al que corresponde la observación realizada, o la variable de interés).

Periodicidad de Difusión: Intervalo de tiempo transcurrido entre cada divulgación de la información.

Población o Universo: Es cualquier conjunto de unidades o elementos claramente definido, en el espacio y el tiempo, donde los elementos pueden ser personas, granjas, hogares, manzanas, condados, escuelas, hospitales, empresas, y cualquier otro. Las poblaciones pueden ser finitas e infinitas.

Población Objetivo: Es el conjunto de elementos de los que nos interesa obtener información o tomar decisiones.

Petróleo Crudo: Mezclas de hidrocarburos que tienen un punto de inflamación por debajo de 150º F (65. 6º C) y que no han sido procesados en una refinería. (Decreto 283 de 1990, art. 3°, subrogado por el Decreto 1521 de 1998, art. 2°).

Planta de abastecimiento: Son las instalaciones físicas, construidas y operadas en tierra, necesarias para almacenar, manejar y despachar al por mayores combustibles líquidos derivados del petróleo a la(s) planta(s) de otro(s) distribuidor(es) mayorista(s), a distribuidores minoristas o al gran consumidor. (Decreto 4299 de 2005, art. 4°).

Productor de alcohol carburante: Toda Persona natural o jurídica que a través de plantas destiladoras o deshidratadoras, según corresponda, producen alcohol carburante o convierten alcohol hidratado en alcohol carburante para uso automotor. Para los mismos efectos se tendrá por tal a los importadores de etanol anhidro o alcohol carburante.

Productor de biocombustibles para uso en motores diésel: Toda persona natural o jurídica que produzca en el país biocombustibles para uso en motores diésel para ser mezclado con combustible diésel o ACPM, y que haya efectuado el registro correspondiente.

Producción de Hidrocarburos: Se refiere a la cantidad neta de petróleo crudo producido a condiciones de 60°F y una presión de 14,65 libras por pulgada cuadrada y/o a la cantidad de gas producido en pies cúbicos a condiciones de 60°F y 14.65 libras por pulgada cuadrada.

Refinador: Toda persona natural o jurídica que ejerce la actividad de refinación de hidrocarburos para la producción de combustibles líquidos


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derivados del petróleo, en los términos del artículo 2.2.1.1.2.2.3.75. y siguientes del presente Decreto. (Decreto 4299 de 2005, art. 4°).

Transportador: Toda persona natural o jurídica que ejerce la actividad de transporte de combustibles líquidos derivados del petróleo y alcohol carburante, en los términos del artículo 2.2.1.1.2.2.3.85. y siguientes del presente Decreto. (Decreto 4299 de 2005, art. 4°) b) SIGLAS.

Transportador de Combustibles: Toda persona natural o jurídica que transporte los combustibles básicos derivados del petróleo, etanol carburante y combustibles oxigenados, en vehículos automotores debidamente autorizados para el efecto por la entidad competente.

Usuario: Es toda empresa natural o jurídica, comercial o del estado, que haya sido autorizada por el Ministerio de Minas y Energía para manejar un código sicom que le permitirá efectuar ciertas operaciones de registro (consulta, eliminación o actualización sobre todas o parte de las opciones del sistema según privilegios previamente establecidos por el administrador del sistema SICOM. De vista económico, utilizable como materia prima o como fuente de energía.

Unidad de Observación: Objeto de observación dentro del universo de estudio que va a ser investigado o registrado, acerca del cual se registran sus características o se mide su comportamiento; ejemplo: personas menores de 18 años, robos de automóviles.

Universo de Estudio: Comprende el conjunto de elementos, individuos, objetos o eventos que presenta una característica en común. El universo de estudio se refiere al grupo de la población que va a ser el objeto de estudio, por tanto, se debe describir en unidades precisas (personas, hogares, etc.).

Variables: Se entiende por variable un aspecto o dimensión de un fenómeno que tiene como característica la capacidad de asumir distintos valores, ya sea cuantitativa o cualitativamente. Ejemplos: número de especies, hectáreas, altura total, volumen, personas, número de hogares, estado civil, edad, número de hectáreas sembradas, etc.

3.2. Diseño Estadístico

Universo de estudio: Son todas las instalaciones móviles o fijas de cualquier tipo de combustible líquido que exista en el país y donde este es transado. Existen diferentes tipos de instalaciones (EDS Automotriz, Aviación, Planta de Abastecimiento, Refinerías, Plantas de Abastecimiento, Carro Tanques, Barcazas, Tanques de Almacenamiento, Poliductos).


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Población objetivo: Son aquellas instalaciones móviles o fijas autorizadas por el Minenergía para operar.

Fuente de datos (Tipo de Operación): La información será extraída de las Órdenes de Pedido realizadas por los Agentes de la Cadena autorizados por el Minenergía para Operar, donde se relaciona el volumen transado en la Compra y Venta de combustible. Tipo de Operación: Registros Administrativos.

Cobertura geográfica: La operación estadística se ejecuta para Agentes de la Cadena ubicados en todo el territorio nacional.

Desagregación geográfica: La información se desagrega a nivel nacional por departamento, municipio.

Desagregación temática: Volumen Combustible. Unidades estadísticas Unidad de observación: todas las instalaciones de cualquier tipo que están

autorizadas por el Minenergía para operar. (Se trabaja en toda la población no

se realiza muestreo)

Unidad de análisis: todas las instalaciones de cualquier tipo que están

autorizadas por el Minenergía para operar. (Se trabaja en toda la población no

se realiza muestreo)

Período de referencia y de acopio Período de referencia: Desde 1 de julio de 2017 al 30 de junio de 2018

Período de acopio (o recolección): Minuto a minuto 3.3. Marco de referencia 3.3.1. Marco Teórico:

Sistema de Información de Combustibles – SICOM

El sistema de información de Combustibles Líquidos Derivados del Petróleo (SICOM), se creó con el objetivo principal de dar cumplimiento a la normatividad vigente, para el control, análisis y gestión del negocio a nivel nacional.


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El sistema fue creado dentro del Plan Nacional de Desarrollo 2006-2010 Ley 1151 de 2007, Artículo 51, siendo esta la única fuente de información oficial.

La información recopilada por el SICOM permite conocer el comportamiento de la distribución de los productos líquidos derivados del petróleo, identificando variables de compra y venta combustibles. La información generada por el Sistema de Información permite analizar diferentes escenarios como: escasez o abundancia de los diversos productos en zona nacional o zona de frontera, carga impositiva de las ventas realizadas por los Agentes de la Cadena en los diferentes departamentos y municipios; el uso de combustible el cual dinamiza los sectores de transporte, minería, petróleo, manufactura y servicios.

La información como instrumento de control: El Sistema de Información de Combustibles Líquidos -SICOM integra a los Agentes de la Cadena en un solo sistema, mediante el cual se organiza, controla y sistematiza la cadena de Distribución de Combustibles Líquidos. La información como instrumento para toma de decisiones: Con base en la información subsectorial de la UPME y del SICOM, el Ministerio de Minas y Energía, la Unidad de Planeación Minero Energética-UPME y la Comisión de Regulación de Energía y Gas-CREG, deberán realizar análisis, diagnósticos y evaluaciones de mercado, que serán utilizados para las decisiones sobre las acciones a adoptar en lo de competente a cada una de estas Entidades.

Planeación en materia de Combustibles Líquidos: Con fundamento en el Plan Nacional de Desarrollo y en el plan indicativo de abastecimiento de combustibles líquidos, que para el efecto elabore la Unidad de Planeación Minero Energética-UPME, corresponde al Ministerio de Minas y Energía, adoptar, revisar y actualizar el Plan de Continuidad en el cual se definirán los objetivos, criterios y estrategias tendientes a asegurar la disponibilidad y suministro de los combustibles líquidos, en el mercado nacional, en forma regular y continua.

Responsabilidad por el abastecimiento y confiabilidad: Para garantizar la satisfacción de la demanda interna de los combustibles líquidos, el Ministerio de Minas y Energía es responsable por la adopción de políticas, planes y normativas, tendientes a la disponibilidad de los combustibles líquidos y los Agentes de la Cadena lo son respecto de la actividad que desempeñen, por el cumplimiento de la normatividad expedida por las autoridades competentes para el adecuado abastecimiento.

3.3.2. Referentes Internacionales y Nacionales


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3.3.2.1. Referentes Internacionales

Algunos ejemplos de implementación de sistemas de información de combustibles se presentan en algunos países de américa latina, donde su función ha sido contribuir en la regulación y control que debe ejercer el estado en el sector energético, específicamente de los productos combustibles. Por ello, estos sistemas de información combaten la informalidad en la comercialización al establecer registros obligatorios y bases de datos confiables y en línea los cuales producen datos estadísticos que contribuyen a realizar proyecciones y a establecer soluciones en suministro y otros factores.

En Perú, el organismo que regula el sector de los combustibles es el

Organismo Supervisor de la Inversión en Energía y Minería (OSINERGMÍN).

Este Organismo fue creado en 1996 con funciones simplemente de

supervisión. En el año 2004, cambia su naturaleza a organismo regulador. Es

allí donde se crea el SCOPE (Sistema de Control de Ordenes de Pedido)

donde el objetivo de este sistema es registrar las transacciones de compra -

venta que realicen los Agentes que estén autorizados.

La Agencia Nacional del Petróleo (ANP) en Brasil, tiene dentro de sus

funciones controlar y regular la actividad de la comercialización de

combustibles. Para ello se creó el Sistema de Información de Movimiento de

Productos (SIMP).

En México, todos los procesos se encuentran controlados por PEMEX y esta

empresa implementó el Sistema de Automatización de la Medición y Control de

Volúmenes (SIMCOT).

La Administración de Información Energética de los EE. UU. (EIA) es la

principal agencia del Sistema Estadístico Federal de EE. UU. Responsable de

recopilar, analizar y difundir información energética para promover la

formulación de políticas sólidas, mercados eficientes y la comprensión pública

de la energía y su interacción con la economía y el medioambiente. Los

programas de EIA cubren datos sobre carbón, petróleo, gas natural,

electricidad, energía renovable y energía nuclear. EIA es parte del

Departamento de Energía de los EE. UU.

3.3.2.2. Referentes nacionales

La única fuente de información oficial para el control de Transacción de

Combustibles es la establecida por el Ministerio de Minas y Energía SICOM.


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3.4. Diseño de la Operación Estadística 3.4.1. Diseño Temático/Metodológico 3.4.1.1. Necesidades de Información Las necesidades de información son identificadas por medio de los Usuarios (Entidades del Estado, Alcaldías, Gobernaciones, Empresas Privadas, Entidades Educativas y Público en General) que soliciten información acerca del comportamiento del volumen transado entre los diferentes Agentes que conforman la Cadena de Distribución de Combustibles Líquidos en el país con el fin de tomar decisiones frente a la oferta y demanda de los productos comercializados, toma de decisiones para las políticas públicas, control de recaudo de las sobretasas, analizar situaciones de carácter económico y que sean de uso para la toma de decisiones del Gobierno/entes privados y para Proyectos de Investigación. Se establece el documento OE-PR-02 Detección de Análisis y Requerimientos donde se detalla el proceso para la identificación y análisis de las necesidades de los Usuarios de la Operación Estadística. 4. NORMATIVIDAD Ver Normograma. Ejecución de Políticas, proyectos y reglamentación sectorial. Proceso Hidrocarburos. 5. DESARROLLO 5.1. Presentación 5.1.1. MINISTERIO DE MINAS Y ENERGÌA El Ministerio de Minas y Energía es una entidad pública de carácter nacional del nivel superior ejecutivo central, cuya responsabilidad es la de administrar los recursos naturales no renovables del país asegurando su mejor y mayor utilización; la orientación en el uso y regulación de los mismos, garantizando su abastecimiento y velando por la protección de los recursos naturales del medio ambiente con el fin de garantizar su conservación, restauración y el desarrollo


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sostenible, de conformidad con los criterios de evaluación, seguimiento y manejo ambiental, señalados por la autoridad ambiental competente. HIDROCARBUROS El área de Hidrocarburos del Ministerio de Minas y Energía apoya la implementación de las políticas que involucran a las distintas operaciones de exploración y explotación de hidrocarburos a lo largo y ancho del territorio nacional, formulando los lineamientos relacionados con la gestión integral del petróleo, gas y biocombustibles. La Dirección de Hidrocarburos se encarga de proyectar los planes, programas y proyectos de desarrollo del sector de hidrocarburos, en concordancia con los Planes Nacionales de Desarrollo. Dentro de sus tareas se encuentra la preparación de reglamentos técnicos, la regulación del transporte de crudos, el diseño de mecanismos para la distribución de combustibles y el seguimiento a las concesiones de áreas de servicio exclusivo de gas natural, entre otras funciones. SICOM (Sistema de Información de Combustibles Líquidos del Ministerio de Minas y Energía). El cual integra a los Agentes de la Cadena a nivel nacional en un solo sistema de información y mediante el cual se ORGANIZA, CONTROLA y SISTEMATIZA la COMERCIALIZACIÓN, DISTRIBUCIÓN, TRANSPORTE y ALMACENAMIENTO de Combustibles Líquidos Derivados del Petróleo, Alcohol Carburante y Biodiesel. Creado dentro del Plan Nacional de Desarrollo 2006 – 2010, LEY 1151 DE 2007, Artículo 51: “Para realizar un eficiente control sobre los Agentes encargados de la provisión de combustibles líquidos, se crea el Sistema de Información de la Cadena de Distribución de Combustibles Líquidos Derivados del Petróleo. En este sistema se deben registrar todos los Agentes que hagan parte de la cadena, como requisito para obtener el permiso de operación.” 5.1.2. Introducción La Operación Estadística “Transacción de Volúmenes de Combustibles Líquidos Derivados del Petróleo” nace a partir de satisfacer la necesidad de conocer el comportamiento del movimiento de combustible en el país y generar información que permita: Analizar situaciones de carácter económico y que sean de uso para la toma de

decisiones del Gobierno y entes privados.


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Determinar la oferta y demanda de Combustible con la finalidad de aportar

información a los planes de abastecimiento.

Controlar el Volumen Transado de Combustible Líquido entre los diferentes

Agentes de la Cadena en los diferentes Municipios y Departamentos; esta

información permite controlar el contrabando de combustible en el país.

Identificar las zonas geográficas de mayor y menor consumo de combustibles.

Los primeros acercamientos para capturar los datos que evidencien el comportamiento del Volumen de Combustible transado entre los Agentes se inició en la UPME (Unidad de Planeación Minero Energética), cuando la captura de la información se obtenía a partir de las ventas agregadas año por año las cuales eran enviadas por los Agente de la Cadena. Con base en la captura inicial de información el Minenergía (Ministerio de Minas y Energía), asumió la responsabilidad de generar mayores controles sobre el registro de la información autorizando la creación del Sistema de Información de Combustibles (SICOM), como única fuente de información oficial de los Agentes de la Cadena de Distribución. Dentro de las actividades realizadas en el SICOM y que son utilizadas en la Operación Estadística se encuentran; Creación del Agente y Registro de Ordenes de Pedido. 5.1.3. Antecedentes

El registro del volumen de combustibles líquido inició por parte de la Unidad de Planeación Minero Energética (UPME), la información agregada de las ventas era entregada en físico a esta entidad a través de un formato establecido, la cual se encargaba de consolidar la información. Una vez se identificó la necesidad de controlar el flujo del combustible en línea y de conocer información más allá de las ventas, se establece la creación del Sistema de Información SICOM a cargo del Ministerio de Minas y Energía. El Sistema de Información SICOM fue creado dentro del Plan Nacional de Desarrollo 2.006- 2.010, Ley 1151 de 2.007, Artículo 51, el cual expresaba:


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“Para realizar un eficiente control sobre los Agentes encargados de la provisión de Combustibles Líquidos, se crea el “Sistema de Información de la Cadena de Distribución de Combustibles Líquidos Derivados del Petróleo”. En este sistema se deben registrar todos los Agentes que hagan parte de la cadena, como requisito para obtener el permiso de operación.” Más adelante fue modificado por la ley 1450 de 2.011 – Plan Nacional de Desarrollo 2.010 – 2.014, Artículo 100, el cual cambió la denominación a: “Sistema de Información de Combustibles Líquidos” y señaló al SICOM como la única fuente de información oficial, al cual deben dirigirse todas las autoridades administrativas de cualquier orden que requieran información de los Agentes de la Cadena de Distribución. A partir del año 2014 se identifican necesidades por parte de diferentes Usuarios (Entidades del Estado, Entidades Privadas y Público en General) de consumir información acerca del comportamiento del Volumen de Combustible Transado entre los Agentes de la Cadena en el país, es así como se genera la Operación Estadística “Registro de Distribución de Combustibles Líquidos Derivados del Petróleo” la cual tiene como fuente de información en ese momento los datos registrados por los Agentes a través de la Declaración de Información (Ventas, Compras e Inventarios). A partir del 1 de Julio del 2017 el Ministerio de Minas y Energía implementa una nueva metodología para llevar a cabo las actividades generadas dentro del Proceso Estadístico que a partir de esa fecha se denominará Operación Estadística “Transacción de Volúmenes de Combustibles Líquidos Derivados del Petróleo”., en donde se evidencian los siguientes cambios: 1. Está basada en los estándares de la Norma Técnica de la Calidad del Proceso

Estadístico, expedida por el DANE con la Resolución 1418 de 2017 2. Se cambia la fuente de recolección de datos de Declaración de Información a

Órdenes de Pedido. 3. Se cambia la estructura del Boletín Estadístico. 5.2. Diseño de Indicadores y variables

Descripción de Variables


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Variable Descripción de Variables Modulo relacionado

en el Sistema

Volumen transado

1. Esta es una variable continua mayor o igual a cero (0).

2. Es la variable principal del proceso estadístico, la cual se mide en galones y representa el volumen transado en una operación comercial entre cualquier dos o más Agentes de la Cadena. (Compra, venta, consumo)

Órdenes de Pedido

Tipo de Agente

1. Es una variable categórica con 7 (siete) niveles las cuales son los diferentes tipos de Agente y es uno de los actores que interviene en la transacción comercial.

Datos Generales

Subtipo de Agente

1. Es una variable categórica que muestra el detalle del Tipo de Agente (Instalaciones donde se realizan las transacciones)

Datos Generales

Planta

1. Es una variable categórica que relaciona las instalaciones utilizadas para realizar las transacciones.

Datos Generales

Municipio

1. Es una variable categórica con 1101 niveles y representa el municipio donde se da la ubicación de la instalación, del Agente, de la Planta o la Estación de Servicio, etc.

Datos Generales


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Departamento

1. Es una variable categórica con 32 niveles y representa el Departamento donde se da la ubicación de la instalación, del Agente, de la Planta o la Estación de Servicio, etc.

Datos Generales

Producto

1. Es una variable categórica que representa los diferentes productos. El número de niveles es variable ya que a través del tiempo se puede crear o eliminar nuevos productos.

Datos Generales

Código de Autorización

1. Es una variable categórica que representa una identificación única para cada orden de pedido generada en el sistema.

Órdenes de Pedido

Código SICOM

1. Es una variable categórica que representa una identificación única de cada Agente dentro del Sistema SICOM.

Datos Generales

Diseño de Indicadores

La Operación Estadística consta de un indicador principal con el cual se busca identificar la demanda del país en el consumo de combustibles líquidos.

Adicionalmente se pueden analizar los siguientes indicadores: Comparaciones de despachos y recibidos de un trimestre a otro o de un año a

otro.

Demanda Combustible Líquido vs Oferta de Combustible Líquido


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Comparaciones de ventas entre Agentes.

Niveles de participación de mercado por Distribuidor Mayorista.

Participación y número de Estaciones de Servicio Automotriz por

Departamento y municipio.

Ventas realizadas por productos y se pueden incluir indicadores adicionales

que surjan del resultado del Análisis Estadístico.

También se establecen indicadores para el control de las actividades realizadas dentro el proceso estadístico, ver documento Cuadro de Indicadores de la Operación Estadística del Minenergía. 5.2.1. Plan de resultados

Cuadros de Salida

El Ministerio de Minas y Energía realiza la publicación de un Boletín con información de la Operación Estadística “Transacción de Volúmenes de Combustibles Líquidos Derivados del Petróleo”, publicado en la página web del SICOM http://www.sicom.gov.co/index.shtml.

Las herramientas a utilizar para la generar los cuadros salida son: R, Access y Excel.

En este boletín se analiza diferentes comportamientos en las transacciones realizadas por los Agentes trimestralmente, realizando comparaciones con los trimestres anteriores. El boletín tendrá la siguiente estructura:

Muestra el Volumen Transado de los de los siguientes grupos de productos de combustibles líquidos: Gasolina motor corriente, Gasolina motor extra, Diésel, Demás productos. Dentro de cada grupo se realizan diferentes gráficas y diferentes análisis, los cuales se relacionan a continuación:

Familia 1 Gasolina motor corriente: Dentro de este grupo se hace un gráfico

3D con variables independientes; Tipo _Agente _Vendedor y

Tipo_Agente_Comprador y variable dependiente el Volumen Total

Despachado, una vez hecha esta gráfica se hace un análisis del contexto.

http://www.sicom.gov.co/index.shtml


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Después se hace una gráfica en 2D de barra cuales variables independientes son: Año, Trimestre, Mes, Familia, Tipo_Agente_Vendedor y Tipo_Agente_Comprador y las variables dependientes el Volumen Total Despachado y se hace un análisis del contexto.

Se hace una gráfica en 2D donde se muestran los primeros 50 municipios hacia los cuales se hicieron los mayores niveles de despacho

Familia 2 Gasolina motor extra: Dentro de este grupo se hace un gráfico 3D

con variables independientes; Tipo_Agente_Vendedor,



Familia 3 Diésel: Dentro de este grupo se hace un gráfico 3D con variables

independientes; Tipo_Agente_Vendedor, Tipo_Agente_Comprador y

variable dependiente el Volumen Total Despachado, una vez hecha esta

gráfica se hace un análisis del contexto.

Se hace una gráfica en 2D donde se muestran los primeros 50 municipios hacia los cuales se hicieron los mayores niveles de despacho

Familia 4 Demás productos: Dentro de este grupo se hace un gráfico 3D

con variables independientes; Producto, Tipo_Agente_Vendedor,



Por último, se construye un archivo Excel en el cual se muestra el detalle de los niveles transados, municipios y productos.

Calendario de Difusión del Proceso Estadístico

1. Como proceso de estabilización del producto final de la Operación Estadística el Ministerio de Minas y Energía realizará la publicación del Boletín Estadístico para el período de referencia establecido de la siguiente manera:


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Imagen 1. Calendario de difusión del proceso estadístico

El documento del Calendario de difusión, Ver documento CALENDARIO DE DIFUSIÓN DEL PROCESO ESTADÍSTICO del Minenergía. Para la continuidad del proceso de difusión de la información se tendrá en cuenta

que: 1. Recolección de información: Se realiza los primeros 7 días calendarios de cada

mes. 2. Periodo de estabilización de los datos: Hasta el 15 de cada mes se realiza el

congelamiento de la información. 3. Publicación de boletín: Se realiza el 30 de cada mes, en caso de ser fin de

semana pasa al primer día hábil del mes siguiente. La difusión de los metadatos se realiza por medio de la página Web del SICOM: http://www.sicom.gov.co/index.shtml



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5.2.2. Normas, especificaciones o reglas de validación, consistencia e imputación

Los principales factores que afectan el proceso de recolección de la información son:

Falta de conocimiento de los Usuarios para realizar las operaciones en el

Sistema (Generación de Órdenes de Pedido y Declaración de Información).

Falta de experticia del personal contratado que apoya estas actividades para

brindar soporte al Usuario.

Errores presentados en el software que impidan realizar las actividades de

venta y compra de combustible.

Con el fin de garantizar que estos factores afecten de manera en la recolección de información en cada una de las actividades realizadas en el Proceso Estadístico, la Dirección de Hidrocarburos del Ministerio de Minas y Energía por medio del Operador del SICOM ejecuta las siguientes actividades:

Capacitación en el funcionamiento del Sistema de Información del personal

que ingresa a apoyar las funciones de administración y mantenimiento

(Personal contratado por el Operador) ver documento Procedimiento de

Capacitación Staff del Operador documento del operador SICOM.

Capacitación a los Agentes que ingresan a la Cadena de Distribución de

Combustibles Líquidos una vez obtengan la autorización para ejercer su

actividad, para poder realizar acceso al sistema. Esta capacitación es

realizada por el Operador del SICOM. Ver documento Procedimiento de

capacitación y sensibilización a los Usuarios de la cadena por parte

del Operador documento del operador SICOM.

Existen controles de validación de información en el Sistema que impide

realizar transacciones si existen datos nulos o erróneos en los formularios

establecidos para la recolección de datos. Ver documentos Guía para

Consistencia y Validación del Minenergía y Diccionario de datos-reglas

de validación SICOM líquidos documento del operador SICOM.

Se realiza continuamente mantenimiento por parte del Operador del

SICOM. Ver documento Procedimiento para mantenimiento del Sistema

de Información SICOM líquidos documento del operador SICOM.


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5.2.3. Nomenclaturas y clasificaciones utilizadas

Clasificación de los Agentes de la Cadena (Código SICOM)

El Ministerio de Minas y Energía establece dentro de la Resolución 1073 de 2015, la clasificación para los Agentes que intervienen en la transacción de combustibles de acuerdo a la función de cada uno.

Para el registro de cada Agente de la Cadena al sistema de información SICOM, se asigna un código de 6 dígitos a cada uno de la siguiente manera:

Tipo de Agente Subtipo de Agente N° Identificación

Productor Alcohol Carburante 21

Biodiesel 22

Refinador N/A 11

Importador N/A 16

Distribuidor Mayorista N/A 33

Distribuidor Mayorista de Quemadores Industriales

N/A 34

Gran Consumidor

Con instalación fija 41

Gran Consumidor con instalación fija - Volumen menor a 20000 gls

20

Sin instalación 43

Temporal con instalación 42

Distribuidor Minorista

Estación de Servicio Automotriz 63

Estación de Servicio de Aviación 64

Estación de Servicio Fluvial 61

Estación de Servicio Marítima 65

21 0002

Número que identifica a cada tipo de Agente

Número consecutivo asignado automáticamente por el sistema para cada tipo de Agente


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Comercializador Industrial 62

Transportador N/A 91

Almacenador N/A 80

Planta de Abastecimiento

Propia 44

Arrendada 45

Conjunta 46

Codificación de los Usuarios

Cada Agente de la Cadena puede registrar los usuarios que podrán tener acceso al Sistema para realizar las diferentes transacciones en el sistema.

Estos usuarios tendrán asignado un código de 9 dígitos conformado así:

Código de autorización de la orden de pedido.

El código de autorización que identifica a la orden de pedido en el sistema de información SICOM líquidos, se genera a partir de una cadena secuencial establecida automáticamente en el sistema y del código de tipo de Agente. Este es un número de 15 dígitos el cual es validado por el sistema para evitar duplicidad y tener como resultado un código de autorización válido. Ubicación de la instalación.

Para la identificación del Departamento y Municipio donde se encuentra ubicada la instalación se emplea la Divipola (División Político Administrativa de Colombia) ya que es el estándar nacional que codifica y lista las entidades territoriales a saber: Departamentos, municipios, corregimientos departamentales, así como los centros poblados, tanto inspecciones de policía, como caseríos y corregimientos municipales en el área rural.

210020

Código SICOM asignado al Agente

Número consecutivo asignado automáticamente por el sistema para cada usuario por cada tipo de Agente

001


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5.3. Diseño de la Ejecución

5.3.1. Entrenamiento

Para llevar a cabo la operación del sistema el Ministerio de Minas y Energía define en el documento Características Técnicas de la operabilidad del SICOM documento del operador SICOM, el perfil y funciones del personal que debe apoyar la operación del Sistema. Ver el documento Organigrama del Operador documento del operador SICOM. El personal que ingresa será capacitado en el funcionamiento del sistema y manejo de la Operación. Ver Procedimiento de Capacitación Staff del Operador documento del operador SICOM.

Para el personal que ingresa nuevo al Proyecto SICOM se realiza una Capacitación Inicial donde se socializan los siguientes temas:

Generalidades del Operador Contexto de la Entidad (Ministerio de Minas y Energía) Presentación del Contrato entre el Operador y la Entidad Historia del SICOM – Normatividad (Líquidos) Organigrama del Proyecto Socialización del Home Page de SICOM Socialización General del área Transaccional (Líquidos) Cadena de Distribución de Combustibles Líquidos Derivados del Petróleo. Módulos del SICOM Órdenes de Pedido Aplicativos de uso en la Operación Canales de Comunicación Confidencialidad de la Información Operación Estadística – Certificación del DANE

Ver Procedimiento de Capacitación Staff del Operador documento del operador SICOM. 5.3.2. Actividades preparatorias

Sensibilización a los Usuarios.


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Una vez creado el Agente en el sistema de información, antes de hacer entrega del código SICOM y del Usuario asignado se realizará el proceso de capacitación para que el Usuario conozca el funcionamiento del sistema y la importancia de realizar correctamente cada una de las transacciones. Una vez finalizada la capacitación se hace entrega al Usuario de los Guías soporte para la ejecución de cada actividad. Ver documento Procedimiento de capacitación y sensibilización a los Usuarios de la cadena por parte del Operador documento del operador SICOM. Para apoyar las inquietudes y/o inconvenientes que presenten los usuarios con respecto al manejo del sistema de información, el Ministerio de Minas y Energía por medio del contratista brinda soporte por medio del Centro de Contacto 24x7x365. Ver documento Procedimiento de soporte al usuario - Modificación y/o Actualización de Datos documento del operador SICOM. Selección de Personal

El personal establecido por el Ministerio de Minas y Energía para llevar a cabo el Proceso Estadístico: Coordinador del Grupo Downstream: Funcionario del Ministerio, sus funciones

en la Operación Estadística son:

Supervisar el Contrato establecido con el Operador del SICOM.

Autorizar a los Agentes de la Cadena de Distribución de Combustibles y Biocombustibles

Aprobar y supervisar los procesos establecidos para la ejecución del proceso estadístico.

Representante de la Alta Dirección.

Apoyar el proceso de Análisis de Datos e Información.

Aprobar la difusión del Boletín Estadístico.

Coordinador de Grupo Tics: Funcionario del Ministerio supervisor técnico del Contrato establecido con el Operador del SICOM. Integrante de la Alta Dirección.

Profesional en Estadística: Contratista del Ministerio de Minas, sus funciones en la Operación Estadística son: realizar el procesamiento de los datos para el Análisis de datos e información, presentar informe de los hallazgos encontrados en el procesamiento y análisis de datos.


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Equipo de trabajo para la operación y administración del SICOM (Fuente de

Información de la Operación Estadística)

Gerente y Director del Proyecto.

Administrador de Base de Datos

Profesional de Calidad

Coordinador de Centro de Contacto

Agentes de Centro de Contacto

Líder Funcional o Temático

Analistas de Información

Líder Técnico

Arquitecto de Software

Desarrolladores

Sus funciones en la Operación Estadística son:

Realizar la Creación de los Agentes en el Sistema de Información SICOM Capacitar a los Usuarios del Sistema de Información SICOM. Dar soporte a los Usuarios del Sistema de Información SICOM. Velar por el almacenamiento de los datos Realizar mantenimiento al Sistema de Información SICOM.

Las funciones detalladas del personal para el Operador del SICOM se encuentran en el documento Características Técnicas de la operabilidad del SICOM documento del operador SICOM. 5.3.3. Diseño de instrumentos

Instrumento de Recolección El Ministerio de Minas y Energía por medio de la Ley 1151 del 2007 en el artículo 61 crea el Sistema de Información Cadena de Distribución de Combustibles Líquidos Derivados del Petróleo para realizar un eficiente control sobre los Agentes encargados de la provisión de combustibles líquidos. En el sistema se deben registrar todos los Agentes que hagan parte de la cadena, como requisito para obtener el permiso de operación.


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La estructura del Sistema de Información está diseñada para cumplir son las siguientes funciones:

Registro de los Agentes que van a realizar transacciones de combustibles

líquidos a nivel Nacional.

Realizar las transacciones de combustible por medio de la generación,

aceptación y cierre de Órdenes de Pedido.

Control de las transacciones realizadas por los Agentes por medio de la

Declaración de Información.

De acuerdo a lo expuesto anteriormente se define que el instrumento de recolección de los datos para llevar a cabo los procesos de la Operación Estadística correspondiente a la Transacción de Volumen de Combustibles Líquidos Derivados del Petróleo es el Sistema de Información SICOM.

En los documentos Manual Técnico Arquitectura del SICOM documento del operador SICOM y Manual Técnico SICOM documento del operador SICOM se detalla la información que permite visualizar cuales son los componentes principales y las directrices dadas para la construcción del sistema.

El Ministerio de Minas y Energía por medio de licitación realiza la contratación de un Operador que se encargue de realizar el mantenimiento, control y operación del Sistema de Información.

Por medio del documento Características Técnicas para la Operabilidad del SICOM documento del operador SICOM, la Dirección de Hidrocarburos del Ministerio de Minas y Energía especifica los recursos y las actividades que debe garantizar el Operador del Proyecto SICOM para que el funcionamiento de los procesos que componen el Sistema de Información se ejecute de manera oportuna, segura y confiable.

Dentro de las actividades realizadas por el Operador se encuentra la administración y mantenimiento del Software SICOM. Esta actividad permite realizar modificaciones y correcciones a los formularios establecidos inicialmente en el sistema para la recolección de la información con el fin de fortalecer el control de las transacciones realizadas por el Agente y de facilitar al usuario el manejo de la plataforma.

El mantenimiento realizado al sistema se divide en cuatro tipos: Adaptativo, Correctivo, Evolutivo y Perfectivo, en el documento Procedimiento para Mantenimiento del Sistema de Información SICOM Líquidos documento del


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operador SICOM, se detalla las actividades realizada para la ejecución de cada tipo de mantenimiento.

Una vez realizados los cambios en el ambiente de producción se socializa a los Usuarios las modificaciones realizadas utilizando los siguientes canales de comunicación:

Notificaciones en la Página Web de SICOM.

Notificaciones en el Área Transaccional de SICOM Líquidos.

Mensaje enviado al buzón de la bandeja de entrada del Área Transaccional.

Mensaje enviado al correo eléctrico del Usuario.

Dependiendo de la modificación realizada y del Usuario al cual afecta se pueden utilizar todos o solo algunos canales de comunicación esto es establecido por la Dirección de Hidrocarburos del Ministerio de Minas y Energía.

Ejemplo: Órdenes de Pedido realizadas por los Agentes.


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5.3.4. Acopio (o recolección) de datos:

La recolección de la información se realiza minuto a minuto de acuerdo a las transacciones realizadas por los Agentes, la información registrada en cada transacción queda almacenada directamente en la Base de Datos del Sistema Transaccional (Oracle). NOTA: Para los Agentes que realizan las transacciones de aceptación y despacho de las órdenes de pedido por medio de la aplicación Web Services, los datos de serán almacenados inicialmente en una base temporal (SQL SERVER) y cada 5 minutos son actualizados en la Base de Datos del Sistema Transaccional. La recolección de la información se divide en las fases en las que se divide todo el proceso de Órdenes de Pedido: Generación (Datos del Cliente, Datos de Proveedor, Datos exclusivos de la

Orden, Datos del Transporte y Datos del Producto) Aceptación (Datos del Producto, Datos del Transporte, Datos de la Planta de

despacho) Despacho (Datos de la planta de despacho, datos del producto, datos del

transporte) Cierre (Datos del producto, datos del transporte) 5.4. Diseño de Sistemas El instrumento de recolección de la información definido por el Ministerio de Minas y Energía es el Sistema de Información SICOM, en el cual son registrados todos los Agentes de la Cadena para realizar las Transacciones de Combustibles Líquidos. La operación de este sistema es controlada por un contratista. La estructura del instrumento de recolección se visualiza en el documento Manual Técnico Arquitectura SICOM documento del operador SICOM y en el documento Manual Técnico SICOM documento del operador SICOM. El Ministerio de Minas y Energía determina en el documento Características Técnicas de la operabilidad del SICOM documento del operador SICOM la infraestructura Tecnológica necesaria para la operación de SICOM la cual es controlada por un tercero. El sistema de información SICOM es la herramienta utilizada para la captura, recolección y almacenamiento de datos.


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La documentación se puede encontrar en el repositorio de información: http://git.sicom.gov.co/users/sign_in Procedimiento de Control de Documentos y Registros documento del operador SICOM. 5.4.1. Documentación técnica del aplicativo SICOM. Manual Técnico Arquitectura SICOM.

Manual Técnico SICOM

Manual Módulo de Seguridad

Procedimiento para mantenimiento SICOM Líquidos (Guías y formatos)

Manual Orden de Pedido – Web Services

Manual Transferencia – Web Services

Manual Consulta de Información – Web Services

Manual Base de Datos (Formatos)

Procedimiento Monitoreo Bases de Datos

Procedimiento para el Manejo de Auditoria

Procedimiento simulacro DRP Bases de Datos

Diccionario de Datos – Reglas de Validación

Modelo Entidad – Relación

5.4.2. Documental funcional del aplicativo. Procedimiento Creación del Agente (Guías funcionales por tipo de Agente)

Procedimiento Órdenes de Pedido (Guías de Usuario por tipo de Agente)

Procedimiento Soporte al Usuario (Guías funcionales para soporte Nivel 1 y

Nivel 2)

Guías de Usuario manejo de la plataforma GLPI

Guía de Usuario navegación en la plataforma AprendeSicom

5.4.3. Documentación de Seguridad y respaldo de la Información. Política de Confidencialidad de la Información

Política para la Gestión de la Seguridad de la información y tratamiento de

datos personales

Políticas de Bases de Datos

http://git.sicom.gov.co/users/sign_in


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Procedimiento de restauración Bases de Datos en Minenergía

Procedimiento de Toma y Restauración de bases de datos SICOM líquidos

5.5. Diseño de Métodos y Mecanismos para el Control de Calidad

Con el objetivo de garantizar la calidad de la información captada a través del sistema de información se ha establecido un plan de calidad identificando, métodos de control, frecuencia, responsable del control y documento y/o registro soporte de lo que se requiera.

PLAN DE CONTROL DE CALIDAD

V-1

ETAPA DEL PROCESO

ACTIVIDAD REALIZADA

MÉTODO DE CONTROL

FRECUENCIA

RESPONSABLE DEL CONTROL

DOCUMENTOS Y

REGISTROS

GENERACIÓN DE ÓRDENES DE PEDIDO

Capacitación al Usuario

Evaluación de la

Capacitación al Usuario

Al ingreso del Agente Al realizar cambio de Operador Cuando el Usuario lo

solicite

Área de Capacitaci

ón

Evaluación de

Formación Presencial Evaluación

de Formación

Virtual Evaluación

de la Capacitación

Guía de Usuario

Registro de Acciones

Correctivas y de Mejora


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Soporte al Usuario

Manual de Calidad

Centro de Contacto

7x24x365 Centro de Contacto

Informe de Calidad

Formato de Seguimiento Encuesta de Satisfacción

Guías de Usuario



Transacción de Ordenes de Pedido

Controles existentes en

el Sistema/Restr

icciones en los campos,

revisar si están

diligenciados los campo obligatorios

Todos los días

Sistema SICOM

Plataforma SICOM



PROCESAMIENTO DE LA

INFORMACIÓN

Ingreso de la Información a la Base de

Datos Transaccional (Oracle)

Restricciones en los campos

Todos los días

DBA

Diccionario de Datos y Reglas de Validación Registro de Acciones


ANÁLISIS DE LA

INFORMACIÓN

Análisis de información, generación

de estadísticas

Transformación de los datos

utilizando modelos

estadísticos

Trimestralmente

Responsable del

análisis de la

información

Cuadros de Salida para el Análisis

de la Información


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RETROALIMENTACIÓN DE

LOS USUARIOS

Evaluación por parte de los Usuarios de los datos suministrado

s para análisis

Reportes e información entregada a los Usuarios

Según requerimient

os realizados

por el Usuario

Dirección de

Hidrocarburos del

Minenergía

Operador del SICOM

Reporte del caso

realizado por el Usuario



Los métodos de control implementados que involucran la participación de los Usuarios son socializados dependiendo del alcance por medio de alguno de los siguientes medios de comunicación: resoluciones, oficios, notificaciones en el home de SICOM, notificaciones en el área transaccional, buzón del área transaccional o correo electrónico. 5.6. Diseño del Análisis de Resultados

5.6.1. Análisis estadístico

El Análisis del contexto se realiza teniendo la siguiente metodología: Validación de la consistencia de los datos

Los datos son migrados a tablas SQL SERVER, cuando están en las tablas se ejecuta una consulta o sentencia SQL la cual tiene el objetivo de buscar datos vacíos y ceros. Análisis exploratorio de los datos

Se realizan histogramas, boxplot, se calculan medidas de tendencia central (media, varianza, mínimos, máximos, etc.) para la variable Volumen Despachado, discriminados por Departamento, Municipio, Tipo de Agente, Subtipo de Agente y Producto. Este análisis se realiza con el objetivo de establecer los siguientes aspectos:

- Identificar posibles outliers

- Identificar posibles formas distribucionales de la variable volumen

despachado


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La realización del informe del análisis de exploratorio es de acuerdo a lo que los datos vayan mostrando y lo que el Profesional encargado identifique el cual es presentado a la Dirección de Hidrocarburos, donde se evalúa y se toman decisiones de acuerdo a los resultados evidenciados para obtener los datos finales para la elaboración del producto a difundir. (Informe de Libre Presentación) Boletín externo

Este documento va dirigido al público en general y muestra el Volumen Transado de los de los siguientes grupos de productos de combustibles líquidos:

Grupo Producto

Gasolina Motor Corriente

ET 2 - Gasolina Corriente Oxigenada






ET 8 Gasolina Corriente Oxigenada



Gasolina Motor Extra

EX 10 - Gasolina Extra Oxigenada








Diésel

Biodiesel al 2%

Biodiesel al 3%

Biodiesel al 4%

Biodiesel al 5%

Biodiesel al 7%

Biodiesel al 8%


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Biodiesel al 10%

Biodiesel al 40%

Biodiesel al 50%

Biodiesel al 70%

Demás productos

Diésel Marino B2e

Nafta

Kerosene

Gasolina Ron

Fuel Oil Nº 4

Diésel Marino

IFO < 380

Diésel Marino al 2%

Avigas

JP- 1A

Dentro de cada grupo se realizan diferentes gráficas y diferentes análisis, los cuales se relacionan a continuación:

Familia 1 Gasolina motor corriente: Dentro de este grupo se hace un gráfico 3D

con variables independientes; Tipo _Agente _Vendedor y



Después se hace una gráfica en 2D de barra cuales variables independientes son: Año, Trimestre, Mes, Familia, Tipo_Agente_Vendedor y Tipo_Agente_Comprador y las variables dependientes el Volumen Total Despachado y se hace un análisis del contexto. Se hace una gráfica en 2D donde se muestran los primeros 50 municipios hacia los cuales se hicieron los mayores niveles de despacho

Familia 2 Gasolina motor extra: Dentro de este grupo se hace un gráfico 3D

con variables independientes; Tipo_Agente_Vendedor,



Familia 3 Diésel: Dentro de este grupo se hace un gráfico 3D con variables

independientes; Tipo_Agente_Vendedor, Tipo_Agente_Comprador y variable


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dependiente el Volumen Total Despachado, una vez hecha esta gráfica se

hace un análisis del contexto.

Se hace una gráfica en 2D donde se muestran los primeros 50 municipios hacia los cuales se hicieron los mayores niveles de despacho.

Familia 4 Demás productos: Dentro de este grupo se hace un gráfico 3D con

variables independientes; Producto, Tipo_Agente_Vendedor,



Por último, se construye un archivo Excel en el cual se muestra el detalle de los niveles transados, municipios y productos.

5.6.2. Análisis de contexto El Análisis del contexto se realiza teniendo la siguiente metodología: 1. Comparación de la oferta vs demanda. 2. Comparación de las transacciones realizadas entre los Agentes de la Cadena. 4. Ventas realizadas por productos. 5. Ventas realizadas por Departamentos y Municipios. 6. Participación de los Distribuidores Mayoristas en el Mercado. 5.7. Diseño Plan de Pruebas Los cambios realizados al Sistema de Información SICOM son solicitados por la Dirección de Hidrocarburos de acuerdo a las necesidades de mejoramiento que se requieran. Los cambios son realizados por el Operador del SICOM dejando evidencia de la trazabilidad que se desarrolle en cada cambio solicitado. Estos cambios se pueden realizar en cuatro (4) modalidades:

Evolutivos

Correctivo

Perfectivos

Adaptativos. Las actividades establecidas para el desarrollo de estas actividades se detallan en el documento Procedimiento para mantenimiento del Sistema de Información


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SICOM líquidos documento del operador SICOM. Las evidencias de estas actividades se realizan teniendo en cuenta lo descrito en el procedimiento. Una vez realizado el cambio se socializa con los Usuarios involucrados por los canales de comunicación establecidos por el Ministerio de Minas y Energía. 5.8. Diseño de la Difusión 5.8.1. Productos e instrumentos de difusión.

Los resultados de la información serán entregados dependiendo de los Usuarios y de los requerimientos realizados. Ver documento Procedimiento Detección y Análisis de Requerimientos del Minenergía. El Ministerio de Minas y Energía establece los siguientes canales de difusión de la información estadística:

Generación de reportes del Sistema Transaccional

Los reportes solicitados por los Usuarios corresponden a: Ventas a Minoristas y Grandes Consumidores: todas las ventas de los

proveedores hacia minoristas y grandes consumidores Ventas de Etanol – Carburante: reporte de ventas de Alcohol Carburante desde

productores a Clientes Reporte con las ventas propias de cada EDS Cantidad producida de los Refinadores Reporte de compras por Agentes Reporte de ventas por Agentes Reporte de los precios de venta registrados por las EDS Automotriz y Fluvial

El Ministerio de Minas y Energía realiza la publicación del Boletín Estadístico

por medio de la Página Web de SICOM: http://www.sicom.gov.co/index.shtml.



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El boletín tendrá la siguiente estructura:

1. Portada

2. Despachos realizados por Agentes y últimos trimestres del año 2017


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3. Nota Explicativa: Se describe el análisis del Cuadro de Salida.

Registrando información respecto a: Agentes de la Cadena de Distribución de Combustibles líquidos.

Distribución de los Agentes Minoristas.

Comparación de la oferta vs demanda.

Comparación de las transacciones realizadas entre los Agentes de la Cadena.

Ventas realizadas por productos.

Ventas realizadas por Departamentos y Municipios.

Participación de los Distribuidores Mayoristas en el Mercado.

Para la publicación del Boletín en el home del SICOM se tendrá en cuenta el documento Ver Guía para modificación de novedades y noticias en el Home SICOM del Minenergía.

Series Históricas

Series Históricas

Comparabilidad

Variable 1: Tipo Agente

Variable 2: Volumen


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La difusión de los metadatos se realiza por medio de la página Web del SICOM: http://www.sicom.gov.co/index.shtml. 5.9. Proceso de Evaluación

El Ministerio de Minas y Energía ha definido los mecanismos de seguimiento,

medición, análisis y evaluación con el objeto de lograr un continuo mejoramiento

de los procesos de la Operación Estadística en su eficacia, eficiencia y efectividad.

Para ellos ha establecido mecanismos como:

Indicadores de la Operación Estadística

Reuniones de Seguimiento con el Operador del SICOM

Revisiones periódicas

Auditorías Internas

Procedimientos e Instructivos

Seguimiento Plan de la Operación Estadística

Seguimiento al Plan de Acción

5.10. Documentación Relacionada La documentación se encuentra relacionada en el documento CONTROL DE DOCUMENTOS documento del operador SICOM. 6. REGISTROS

7. ANEXOS

ELABORÓ REVISÓ APROBÓ

Cargo: CONTRATISTA Cargo: PROFESIONAL ESPECIALIZADO

Cargo:

Dependencia:

OFICINA DE PLANEACION Y GESTION INTERNACIONAL

Dependencia: DIRECCION DE HIDROCARBUROS

Dependencia:



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Fecha: 15-05-2019 Fecha: 04-07-2019 Fecha: 11-07-2019

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MANUAL DE DISEÑO METODOLÓGICO · 2020. 9. 22. · MANUAL DE DISEÑO METODOLÓGICO EP-M-03 19-07-2019 V-1 Página 1 de 44 1. OBJETIVO 1.1. Objetivo General: Suministrar información