Manual de Intercambio de Jóvenes - Rotaryesquina's … · manual le será de utilidad para organizar con ... en cada distrito para promover los programas de Rotary a través del

Manual de Intercambio de Jóvenes

SumarioPrefacio . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1Glosario . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21. Introducción al Intercambio de Jóvenes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3

Finalidad y metas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3Antecedentes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3Tipos de programas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4Quiénes pueden participar . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4Lista de verificación para el comienzo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4

2. Organización . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5Estructura distrital . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5Estructura a nivel de club . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7Estructura multidistrital . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8El papel de la Secretaría de RI . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8

3. Administración . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9Calendario de Intercambio de Jóvenes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9División de responsabilidades . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9Formulario que se sugiere para la formalización de un acuerdo entre dos distritos . . . . . . 10Financiación del programa de Intercambio de Jóvenes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11Recaudación de fondos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12Viajes de los estudiantes que participan en un intercambio . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12Informes anuales . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12Criterios para emergencias . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12

4. Formación y educación . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15Reuniones internacionales y regionales . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15Reuniones a nivel distrital . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15

5. Seguros y gestión de riesgos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17Recomendaciones al adquirir pólizas de seguro por cuantía mínima . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17Gestión de riesgos para las actividades de Intercambio de Jóvenes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18

6. Patrocinio de un estudianteInformación para los coordinadores externos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21

Promoción del programa y reclutamiento de estudiantes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21Ideas para la promoción . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 22Selección y tramitación de solicitudes de participantes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 23Orientación para los estudiantes previa a la partida . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 23Modelo de calendario . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 25Comunicaciones posteriores a la partida . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 26Información para los padres de estudiantes que viajan al exterior . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 26

7. Deberes de los anfitriones del estudiante:Información para los coordinadores internos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 28

Preparativos para la llegada . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 28Selección de familias anfitrionas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 28Orientación para estudiantes previa a la llegada . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 30Orientación posterior a la llegada . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 30Durante el intercambio . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 31

8. Intercambios de corto plazo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 33Finalidad y objetivos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 33Tipos de intercambios de corto plazo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 33Organización y administración . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 33Promoción de los intercambiós de corto plazo ante su club y la comunidad . . . . . . . . . . . . 34Orientación . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 35Evaluación del programa . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .35

9. Orientación para estudiantes que regresan del extranjero . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 36Aspectos en los cuales el estudiante pudiera experimentar cambios o dificultades . . . . . . . 36Segerencias para facilitar la transición . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 37Evaluación del programa . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 38

10. Ex participantes en el intercambio de jóvenes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 39Participación de los ex estudiantes de intercambio . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 39Agrupaciones Rotex . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 40

Reflexiones finales . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 41Apéndices . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 42

En Estonia, un estudiante estadounidenseconoce la vida de la nación recientemente inde-pendizado; en Japón, un estudiante sudafricanorealiza sus mejores esfuerzos para comer utili-zando palillos; en los EE.UU. un grupo de estu-diantes de todo el mundo se reúne paradesarrollar actividades de limpieza después deun huracán, y en Finlandia, un estudiante brasi-leño hace un muñeco de nieve por primera vezen su vida. Estos eventos fueron posibles gra-cias al Intercambio de Jóvenes. Desde 1929, losestudiantes y las familias anfitrionas de todo elmundo han expandido sus horizontes y enri-quecido sus vidas gracias a la generosidad delprograma de Intercambio de Jóvenes de Rotary.

La experiencia de otras culturas y formas devida pueden fomentar una mejor comprensiónentre los pueblos de diferentes naciones. Lacomprensión puede ser el fundamento en elque descanse la paz y la armonía duraderas.

Usted puede unirse al creciente número derotarios que envían anualmente gente joven a nuevos e insólitos lugares a experimentarnuevos eventos en sus vidas. El presentemanual le será de utilidad para organizar conéxito un programa de Intercambio de Jóvenes a nivel de club o distrital ya que:

• Proporciona una lista de verificación para el comienzo.

• Describe la forma de organización y adminis-tración que requiere el Intercambio de Jóvenes.

• Detalla las responsabilidades que deben asumir los estudiantes, padres, familias anfi-trionas y los clubes y distritos que reciben oenvían estudiantes en intercambio.

• Ilustra los diversos medios de promoción delprograma y reclutamiento de participantes

• Indica los recursos de RI que pueden utilizarse.

1

Prefacio

2

Glosario

Actividades y proyectos de servicio multidistritales:Actividades tales como el Intercambio de Jóvenes quese llevan a cabo por acuerdo entre dos o más distritos.

Anfitrión (como club anfitrión o distrito anfitrión):Que recibe a un joven participante en un programa deintercambio, concretamente el Intercambio de Jóvenesde Rotary.

Choque cultural: Dificultad en adaptarse a una nuevacultura. Este proceso suele implicar sentimientos dedesorientación y alienación. En general suele ocurrir alcomienzo de un intercambio.

Choque cultural a la inversa: Choque cultural experi-mentado por el estudiante de intercambio al regresar asu propio país.

Comité distrital: Grupo de rotarios designados parasupervisar el funcionamiento distrital de determinadoprograma o área programática.

Conferencia de distrito: Reunión anual que se celebraen cada distrito para promover los programas deRotary a través del compañerismo, discursos inspirado-res y discusiones sobre asuntos relacionados a los clu-bes o distrito. En ella pueden participar todos losrotarios del distrito y sus familias. Con frecuencia, losestudiantes de Intercambio de Jóvenes asisten con susfamilias anfitrionas, consejeros o con el presidente delrespectivo comité.

Consejero: Socio del Club Rotario anfitrión designadopara servir como principal contacto entre el club y elestudiante. Actúa en función de enlace entre el estu-diante de intercambio y el Club Rotario, la familia anfi-triona y la comunidad en general.

Coordinador externo: Rotario responsable de la coordi-nación de estudiantes de intercambio patrocinados porel club o distrito del propio coordinador.

Coordinador interno: Rotario responsable de la coordi-nación de estudiantes recibidos por el club o distrito alcual pertenece el propio coordinador.

Distrito: Denominación de una circunscripción territo-rial en la cual se agrupan determinados clubes porrazones administrativas de RI.

Estudiante de intercambio: Joven que participa en unprograma de intercambio, especialmente el programade Intercambio de Jóvenes de Rotary.

Externo: Participante en el programa que sale de supropio país o distrito y viaja a un país extranjero.

Familia anfitriona: Familia seleccionada por el ClubRotario anfitrión, destinada a ofrecer hospedaje al estu-diante, cumpliendo las mismas funciones que su fami-lia consanguínea durante el período del intercambio.

Funcionario de Intercambio de Jóvenes: Rotario desig-nado o elegido para ocupar un cargo en un Comité deIntercambio de Jóvenes de un club o un distrito.

Funcionario multidistrital: Rotario elegido para super-visar actividades que desarrollan varios distritos man-comunadamente.

Gobernador de distrito: Rotario elegido para supervisarel funcionamiento de todas las actividades de Rotarydentro de un distrito.

Intercambio de corto plazo: Intercambio en el cual unjoven efectúa una estadía en el país anfitrión cuya dura-ción oscila entre varios días y varias semanas. Los inter-cambios de corto plazo generalmente no incluyen unprograma académico.

Intercambio de largo plazo: Intercambio en el cual el estudiante reside en el país anfitrión durante un año lectivo.

Interno: Un participante en el programa procedente deotro país o distrito que efectúa una estadía en su país odistrito.

Patrocinador (como en club o distrito patrocinador):Que envía a un estudiante de intercambio desde el pro-pio país o distrito a otro país o distrito.

Presidente del comité distrital: Rotario designado parapresidir un comité distrital correspondiente a determi-nado programa o área programática.

Retornado: Estudiante que recientemente ha regresadoal propio país tras una experiencia de intercambio.

Reunión previa a la convención: Reunión destinada atratar un tema específico (Intercambio de Jóvenes, porejemplo) celebrada conjuntamente con (y con anteriori-dad inmediata a tal evento) la convención anual deRotary International.

ROTEX: Agrupaciones de ex participantes en el Inter-cambio de Jóvenes que se reúnen para fomentar el compañerismo. No es un programa oficial de RI.

Secretaría de RI: La totalidad de las operaciones y elpersonal de la Sede Mundial de RI y las oficinas sucur-sales, incluyendo el personal que se encarga de gestio-nes relacionadas con la Fundación.

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Finalidad y metasLa más poderosa fuerza para la promoción dela comprensión y la paz internacional la consti-tuye el contacto directo con diversas culturas.El mundo se torna más accesible y amablecuando nos percatamos de que todas las perso-nas —independientemente de su nacionali-dad— anhelan básicamente lo mismo: unambiente seguro y cómodo que permita a loshijos y a uno mismo llevar una vida satisfacto-ria y sin privaciones.El programa de Intercambio de Jóvenes propor-ciona la oportunidad a miles de gente joven deconocer a personas de otros países y experi-mentar otras culturas, construyendo con ellolos cimientos para una comprensión internacio-nal vitalicia.• Las comunidades de todo el mundo pueden aprove-

char extensamente el éxito del programa de Intercam-bio de Jóvenes.

• Los estudiantes adquieren conocimientos sobre losretos y satisfacciones de las personas de otras naciones.

• Los jóvenes maduran como individuos al expandir suconcepción del mundo.

• Los clubes, familias y comunidades anfitriones disfrutan el contacto amistoso con personas de diferente cultura.

• Los participantes regresan a sus países con una visiónmás amplia del mundo y un conocimiento sobre ellosmismos mucho más profundo.

• Muchos de estos jóvenes adultos asumen puestos de liderazgo en sus comunidades, aportando endichas funciones los beneficios de sus experiencias de intercambio.

Este manual ha sido creado para apoyar sulabor como funcionario del programa de Inter-cambio de Jóvenes. A través de éste, los rota-rios se cercioran de que la experiencia de cadaparticipante se desarrolle en las mejores condi-ciones posibles y gracias a la dedicación demiles de socios y sus familias el programa selleva a buen término y se beneficia de los másde 30 años de experiencia con que cuenta y deuna red de más de 1,2 millones de rotarios detodo el mundo.Los contenidos de esta publicación han sidocompilados como fruto de la experiencia con-junta de muchos rotarios. Los procedimientos y recomendaciones que aquí se indican handemostrado su acierto en numerosos distritos.

Muchos clubes y distritos ya han creado suspropios manuales sobre el programa, de loscuales hemos tomado y adaptado ideas en estemanual. A su vez, esta obra ha sido diseñadapara que usted pueda añadir sus propios mate-riales cuando lo juzgue conveniente y adaptarlas ideas y sugerencias a las circunstancias pro-pias del club o distrito.

AntecedentesEl Intercambio de Jóvenes comenzó a funcionarcomo fruto del esfuerzo de un puñado de clubes. Los primeros intercambios los inició elclub rotario de Copenhague en 1929, habiendoparticipado en ellos sólo estudiantes europeos.Estos intercambios en el Viejo Continente prosi-guieron hasta la Segunda Guerra Mundial,habiéndose reanudado en 1946, al fin de la conflagración.En 1939 dieron comienzo intercambios entreclubes de California, EE.UU. y países latinoa-mericanos, extendiéndose en 1958 estas activi-dades hacia la región este de los EstadosUnidos. La primera actividad multidistrital deIntercambio de Jóvenes fue llevada a cabo en1962, en los EE.UU. y se conoció con el nombrede Eastern States Student Exchange (ESSEX).En 1972, la Junta Directiva de RI acordó reco-mendar el Intercambio de Jóvenes a los clubesdel mundo como actividad internacional degran valor. La Directiva aprobó las pautas reco-mendadas para el programa que figuran en elApéndice A, cuyos detalles se especifican a lolargo del presente manual.

Capítulo 1 Introducción al Intercambiode Jóvenes de Rotary

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Este programa, cuya administración está toda-vía a cargo de clubes, distritos y agrupacionesmultidistritales, ha crecido hasta incluir la parti-cipación de 80 países y 7.000 estudiantes al año.

Tipos de programasExisten dos categoría de programas:Intercambio de largo plazo. En esta modalidad, elestudiante cursa estudios en el país anfitrióndurante un año lectivo, durante el cual se hos-peda con más de una familia.Intercambio de corto plazo. Su duración oscilaentre varios días y varias semanas; a menudose desarrollan durante períodos de vacacionesescolares y no incluyen un programa de estu-dios académicos. En este tipo de intercambio,generalmente el estudiante se hospeda con unasola familia del país anfitrión, aunque asi-mismo puede organizarse como un campa-mento internacional de jóvenes, evento quereúne a estudiantes de diversos países. Dentrode esta modalidad existe el Intercambio deNuevas Generaciones en el que participan jóve-nes cuyas edades están comprendidas entre los18 y los 25 años. En el capítulo 8 se describenlos detalles de este programa.

Quiénes pueden participarLa participación en el programa de Intercambiode Jóvenes de Rotary está abierta a todos losestudiantes cualificados, con edades compren-didas entre los 15 y 19 años (incluyendo a hijosde rotarios). Los aspirantes deberán demostrarun rendimiento académico superior al prome-dio, expresarse con claridad y poseer dotes deliderazgo para su comunidad. Al seleccionar alos participantes cerciórese de que se tomen encuenta aquellos con discapacidades físicas oprovenientes de familias de escasos recursoseconómicos. El programa puede ser adaptadopara satisfacer las necesidades de todo estu-diante que cumpla los requisitos. En el capítulo6 se proporciona más información sobre laselección de candidatos.

Lista de verificación para el comienzoAunque las dificultades de iniciar un programade Intercambio de Jóvenes en su club o distritoparecen formidables, las ventajas de la partici-pación en el programa compensan todas lasdificultades. Los rotarios que dedican el tiempoy el esfuerzo necesarios para emprender unIntercambio de Jóvenes, casi siempre suelenconvertirse en entusiastas promotores del

programa. A continuación se indica una lista de verificación de ideas a tener en cuenta alcomenzar:❑ Obtener información y material promocional sobre

el programa de Intercambio de Jóvenes de Rotary através de la Secretaría de RI. (En el Apéndice B seincluye una relación completa de todas las publicaciones ymateriales disponibles).

❑ Contactar al presidente del Comité Distrital de Inter-cambio de Jóvenes, o a un rotario de un distritovecino encargado del funcionamiento del programade Intercambio de Jóvenes. Obtenga modelos de suslibros de reglas, manuales, pólizas de seguros ymateriales de orientación.

❑ Promover el programa ante los funcionarios escola-res. Establecer vínculos de comunicación permanen-tes con todas las escuelas del área. Solicitar ayuda deun rotario que ocupe un cargo de maestro, director ointegre la directiva de una escuela. (Ver capítulo 6).

❑ Promover el programa ante clubes rotarios. Anime atodos los presidentes de los clubes a designar un pre-sidente del Comité de Intercambio de Jóvenes. Invi-tar a un estudiante que haya participado en elprograma a dar una charla en una reunión del club.(Ver capítulos 4 y 6).

❑ Obtener la lista de presidentes de Comités de Inter-cambio de Jóvenes y funcionarios multidistritales através de la Secretaría de RI. Seleccione las áreas delmundo con las cuales su club o distrito desee efec-tuar un intercambio. Acto seguido, proceda a contac-tar a los funcionarios de Intercambio de Jóvenes dedichas zonas. (Para mas información sobre la lista ver elApéndice B)

❑ Elaborar un calendario. El éxito de los intercambioses resultado de una planificación detallada. (En elcapítulo 3 se incluye un calendario modelo).

❑ Poner de relieve los procedimientos para la seleccióny orientación de estudiantes (capitulo 6) y resumir lasnormas sobre el Intercambio de Jóvenes para uso derotarios, estudiantes, sus padres y familias anfitrio-nas (Ver capítulo 3 y Apéndice A).

❑ Establecer un procedimiento para la selección yorientación de familias anfitrionas (Ver capítulo 7).

❑ Informar a los consejeros sobre la importancia de supapel y brindarles capacitación para detectar proble-mas de los estudiantes.

❑ Promover el programa en toda la comunidad. Des-plegar carteles en las escuelas e invitar a un ex partici-pante a dar una charla sobre el programa en escuelassecundarias locales y extender invitaciones a familiasrotarias y no vinculadas a Rotary, para participar enel programa en calidad de familias anfitrionas.

❑ Conocer los diversos formularios que deben relle-narse previamente a la implementación del programa.

❑ Asistir a las reuniones de Intercambio de Jóvenes quese celebren a nivel distrital, multidistrital, regional ointernacional ya que constituyen una forma ideal deestablecer núevos contactos e intercambiar ideas conquienes cuentan con experiencia. Considerar la posibi-lidad de asistir a la reunión anual para funcionarios deIntercambio de Jóvenes previa a la convención de RI.

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A igual que en los otros pro-gramas de Rotary, la mayorparte del esfuerzo para conse-guir el éxito del Intercambio deJóvenes debe realizarse a nivelde club y distrital. Cada dis-trito y club que participe en unIntercambio de Jóvenes debecontar con un presidenteencargado de este programa yun Comité Distrital de Inter-cambio de Jóvenes. El papeldel gobernador de distrito con-siste en supervisar el programade Intercambio de Jóvenes anivel distrital, mientras que elpresidente del club se encar-gará de hacerlo a nivel de club.

Estructura distritalEl gobernador de distrito

El gobernador deberá estar familiarizado conlas normas sobre el Intercambio de Jóvenesrecomendadas por Rotary International y asu-mir la responsabilidad de asegurar que las acti-vidades de dicho programa se lleven a caboadecuadamente.Las responsabilidades del gobernador de distrito:

Nombrar un Comité Distrital de Intercambio deJóvenes y su respectivo presidente. Esta tarea la realizará cada año el gobernadorde distrito entrante para el año rotario en que letoca estar en funciones. Aún cuando se retengaen el cargo a la misma persona, el gobernadordebe renovar el nombramiento oficialmente. Seexhorta asimismo a los gobernadores a evitarque los presidentes de comités ejerzan su cargodurante un período superior a tres años conse-cutivos. Sin embargo, los conocimientos técni-cos especializados y la experiencia que requierela gestión del programa de Intercambio deJóvenes, hacen necesario prolongar el períodode servicio del presidente del comité hasta con-tar con un sucesor debidamente capacitado. Sibien se permite extender el período en el cargo,cada gobernador debe exhortar al presidentedel comité a capacitar a su sucesor para queasuma las responsabilidades al inicio de unnuevo periodo.

Supervisión del nombramiento del Comité Distritalde Intercambio de Jóvenes.

El comité distrital podrá ser nombrado directa-mente por el gobernador de distrito o éstepuede aprobar un comité seleccionado por elpresidente del programa de Intercambio deJóvenes. (Para obtener información detalladade los componentes del comité, vea más abajolas secciones tituladas “El presidente del comitédistrital” y “El comité distrital”).

Apoyo y dirección de los programas a nivel de club y de distrito.

El apoyo a las actividades del programa puedeconsistir en incluir artículos sobre el Intercambiode Jóvenes en la carta mensual del gobernadoro asistir a sesiones de orientación y capacita-ción. Asimismo el gobernador deberá mante-nerse en estrecho contacto con el presidente delcomité distrital, a fin de estar al corriente sobretodas las actividades de Intercambio de Jóvenesque tengan lugar en el distrito. Suelen presen-tarse problemas en los cuales el gobernador dedistrito debe interceder y comunicarse con otrogobernador de distrito en nombre del presidentedel comité de un club o del comité distrital.

El presidente del comité distrital

El presidente del comité distrital es el responsa-ble de todas las actividades de Intercambio deJóvenes del distrito, incluidas las de motiva-

Capítulo 2 Organización

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ción, coordinación y promoción de la participa-ción de los clubes en el programa. El presidentedel comité se comunica con Rotary Internatio-nal, el gobernador de distrito y los clubes a lahora de desarrollar el programa de Intercambiode Jóvenes en el distrito.

Las responsabilidades del presidente del comitédistrital

• Nombrar un comité distrital y definir las responsabi-lidades a solicitud del gobernador de distrito.

• Dirigir las actividades efectuadas por los miembrosdel comité. Reemplazar o nombrar nuevos miembrosdel comité de acuerdo con las necesidades que surjan.

• Ayudar a los miembros del Comité Distrital de Inter-cambio de Jóvenes a llevar a cabo las actividadesrequeridas.

• Analizar el presupuesto disponible para el programaen el distrito e informar al gobernador.

• Comunicarse regularmente con las personas deenlace de los países con los que se efectuarán inter-cambios de jóvenes.

• Delimitar las expectativas que tiene el club respecto alos estudiantes nacionales e internacionales.

• Enterarse de nuevas tendencias, asuntos o problemasdel distrito que pudieran relacionarse con el pro-grama de Intercambio de Jóvenes.

• Implementar normas para la gestión de riesgos.

• Examinar la normativa relacionada con el regresoanticipado.

• Implementar o examinar la normativa del distritopara los viajes de los estudiantes.

• Organizar reuniones a nivel distrital con los miem-bros del Comité Distrital de Intercambio de Jóvenes afin de que compartan ideas y discutan el programa.Estas reuniones podrían llevarse a cabo junto con laconferencia de distrito, la asamblea del distrito uotras reuniones.

• Remitir a RI informes sobre actividades ejemplarespara su posible inclusión en la revista THE ROTA-RIAN y otras publicaciones de RI.

• Compartir información con los clubes sobre organiza-ciones locales de intercambio de estudiantes no perte-necientes a Rotary y localizar áreas de interés comúnpara la cooperación.

• Visitar clubes y dar charlas sobre el programa deIntercambio de Jóvenes; proporcionar informaciónsobre los recursos disponibles a través de Rotary parafortalecer las actividades de Intercambio de Jóvenesque llevan acabo los clubes.

• Alentar a los clubes a organizar grupos ROTEX. (Ver el capítulo 10 para más información sobre ROTEX)

• Mantener al día al gobernador de distrito sobre lasactividades del programa que se implementan en eldistrito.

• Remitir anualmente el formulario de evaluación delprograma a las oficinas de RI.

El Comité Distrital de Intercambio de Jóvenes

El comité distrital está bajo la supervisióndirecta del gobernador de distrito. La cantidadde integrantes de dicho comité podrá variar enfunción de las necesidades específicas del dis-trito. El presidente del comité distrital deberáasumir la responsabilidad por todas las activi-dades de Intercambio de Jóvenes a nivel deldistrito. El comité deberá contar con un vice-presidente que colabore con el presidente ypueda asumir tal cargo una vez que llegue a sufin el período presidencial. Se sugiere designara las personas que ocupen cargos tales como:Tesorero. Responsable de la elaboración del presupuesto, pago de cuentas y mantenimientode los registros financieros del programa anivel distrital.Coordinador externo. Encargado de establecercontacto con distritos de fuera del país, organi-zar las estadías de los estudiantes en sus res-pectivos países anfitriones y coordinar laselección, orientación y planes de viajes detodos los estudiantes del distrito que cursenestudios en el exterior.Coordinador interno. Responsable de los contac-tos entre los distritos de fuera del país y los clu-bes rotarios anfitriones del distrito. Deberáasimismo coordinar la totalidad de los trámitesde pasaporte y visados de los estudiantes quevayan a asistir a clases en el distrito, coordinarla orientación a los estudiantes una vez queéstos lleguen al distrito, y colaborar con los clu-bes en la selección y orientación de las familiasanfitrionas.Coordinador de seguros. Encargado de tramitarlas pólizas de seguro que cumplen la normativarecomendada para los estudiantes de los inter-cambios internos y externos que participan enel programa.Coordinador de viajes. Encargado de servir comocontacto entre los estudiantes, los padres, y laagencia de viajes a fin de cerciorarse de que seefectúen los itinerarios para el intercambio.Entre otras tareas le corresponde ayudar a losestudiantes que parten, llegan o hacen escala enel aeropuerto local.Coordinador de relaciones públicas. Responsablede poner anuncios y publicar relatos en losmedios de información del distrito y de remitirrelatos sobre los estudiantes que participan enel programa al presidente del Comité Distritalde Intercambio de Jóvenes (para su posiblepublicación en la carta mensual del goberna-dor) y a las oficinas de RI.

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Estructura a nivel de clubEl presidente del club

El papel del presidente del club es similar al queasume el gobernador de distrito a nivel distrital,es decir, el presidente del club nombra al presi-dente del comité del club, supervisa la selecciónde dicho comité y brinda apoyo directo en lasactividades del programa de Intercambio deJóvenes. El Comité de Intercambio de Jóvenesdel club y su presidente sirven de enlace entre elestudiante y el comité distrital.

El presidente del Comité de Intercambio deJóvenes del club

El presidente del comité del club deberá contarcon experiencia previa en Intercambio de Jóve-nes a nivel de club. Las responsabilidades delpresidente del comité de club son similares alas del presidente del comité distrital. El presi-dente del comité del club es responsable de laplanificación, implementación y apoyo a lasactividades relacionadas con el papel de anfi-triones de estudiantes que participan en pro-gramas internos o internacionales de corto ylargo plazo.Las responsabilidades del presidente del comitédel club incluyen:• Coordinar las actividades de Intercambio de Jóvenes

del club con las que llevan a cabo los comités distrita-les para intercambios internos e internacionales dejóvenes.

• Asistir a las reuniones distritales de orientación parafuncionarios del programa de Intercambio de Jóvenes.

• Establecer las expectativas del club con respecto a los estudiantes de intercambios internos y externos.(Ver Apéndice C).

• Cerciorarse de que los estudiantes asistan a funcionesobligatorias, tales como sesiones de orientación yconferencias de distrito.

• Remitir el presupuesto del programa al presidentedel Comité de Servicio Internacional del club.

• Supervisar y ayudar a los miembros del comitécuando sea necesario.

• Sustituir o añadir miembros del comite segun seanecesario

• Solicitar que los estudiantes remitan sus comentariossobre el programa para modificarlo si corresponde.

• Entregar todos los documentos al Comité Distrital deIntercambio de Jóvenes cuando se requieran.

• Notificar al presidente del Comité Distrital de Intercambio de Jóvenes, al coordinador interno ypersona de enlace sobre todo problema que surgieracon los estudiantes.

• Capacitar y apoyar al nuevo presidente del comitédel club al finalizar su término.

El comité del club

El comité del club puede ser nombrado por elpresidente del club, el presidente del comité delclub o por votación.El comité del club debe ser similar en su estruc-tura al comité distrital. Al igual que respecto aéste, el número de sus integrantes y alcance desus atribuciones podrá variar según la cantidadde socios del club y la medida en que participeen el programa. A continuación se sugiere nom-brar a quienes ocupen, además de la presiden-cia del comité, los siguientes cargos:• Coordinador externo del club. Responsable de promover

el programa entre los estudiantes de la localidad. Dis-tribuye solicitudes, coordina la selección de los estu-diantes a nivel de club y mantiene contacto con elcoordinador externo del distrito.

• Coordinador interno del club. Encargado de mantenercontacto con los estudiantes con anterioridad a su lle-gada. Asegura que los estudiantes sean recibidos dig-namente en el aeropuerto o estación de ferrocarril,sirve de enlace entre el club rotario y el centro deenseñanza al cual asistirá el estudiante, y mantienecontacto con el coordinador interno del distrito. Seocupa asimismo del desembolso del estipendio men-sual asignado a los estudiantes que participan enintercambios a largo plazo.

• Coordinador de las familias anfitrionas. Coordina laselección y orientación de las familias anfitrionas ymantiene contacto con las mismas durante la totali-dad de la estancia del estudiante en el país anfitrión.

• Consejero del club. Actúa en función de enlace entre elestudiante de intercambio, el club rotario, la familiaanfitriona y la comunidad en general. Dado que esteconsejero constituirá el principal contacto del estu-diante en el país anfitrión, deberá adoptarse todas lasprecauciones para que sea escogida una persona idó-nea para el cargo.

Además de contar con un comité debidamentepreparado, es importante asegurarse el com-promiso de todos los socios del club antes deemprender un intercambio. Todos los sociosdeberán participar en las actividades de Inter-cambio de Jóvenes, ya sea como integrantes delComité de Intercambio de Jóvenes del club,como padres anfitriones o consejeros rotarios. A continuación se sugieren algunas ideas útiles:• Utilizar el colorido folleto Intercambio de Jóvenes . . .

para forjar un mundo mejor (755), a fin de que los sociosdel club comiencen a conocer el programa.

• Organizar un programa en el club en base a una pre-sentación de diapositivas o el vídeo de Intercambiode Jóvenes.

• Invitar a los ex participantes en el Intercambio deJóvenes de su distrito a asistir a las reuniones deRotary y compartir sus interesantes experiencias.

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• Invitar a funcionarios de centros de enseñanza mediade la localidad a afiliarse a Rotary. El apoyo de talescentros de enseñanza facilita enormemente el éxito delos intercambios a largo plazo.

• Pedir a los estudiantes que en el momento participanen el Intercambio de Jóvenes que den charlas en lasreuniones del club rotario y la conferencia de distrito.

• Invitar a los cónyuges de los rotarios a las reunionesdel club cuando tenga lugar un programa sobre elIntercambio de Jóvenes.

• Publique en el boletín del club cartas de estudiantespatrocinados por el distrito.

• Cada semana, asignar a un socio distinto del club paraque le escriba una carta al estudiante que participa enun intercambio externo.

• Celebrar una noche de festival internacional con pla-tillos típicos del país de origen del estudiante.

Estructura multidistritalNumerosos distritos han comprobado la utili-dad de desarrollar actividades conjuntas deIntercambio de Jóvenes. Las funciones de admi-nistración y orientación pueden agilizarse en elmarco de una estructura multidistrital. Siempreque dos o más distritos deseen gestionar con-juntamente actividades del Intercambio deJóvenes, deberán solicitar a la Directiva de RIque apruebe su carácter multidistrital. El gober-nador deberá someter a votación la participa-ción y obtener dos tercios de las votaciones enfavor de la participación en actividades o pro-yectos multidistritales o la terminación dedicha participación. En el Apéndice A se exa-minan las organizaciones multidistritales y lasnormativas que la rigen se explican en elManual de Procedimiento (035), el cual puedeobtenerse solicitándolo a la secretaría de RI.La estructura multidistrital es similar a la deldistrito. El presidente del comité multidistritales nombrado por los miembros que representana los distritos, por lo general mediante la vota-ción de los presidentes de los comités distrita-les. El presidente del comité multidistritalasume las mismas responsabilidades que elpresidente del comité distrital. Los miembrosdel comité multidistrital son elegidos por losmiembros de los diversos comités de distrito. El número de integrantes y alcance de las atri-buciones del comité multidistrital podrá variarsegún la cantidad de distritos que participen ensu estructura. Los nombramientos que general-mente se llevan a cabo son:• Vicepresidente

• Tesorero

• Secretario

• Coordinador exterior

• Coordinador interior

• Coordinador de intercambios a corto plazo

• Personas de enlace (cada una se encarga de los inter-cambios en una área determinada)

• Coordinador de intercambios de estudiantes con dis-capacidades.

Podría ser necesario efectuar nombramientosadicionales dependiendo de la configuraciónde estructura multidistrital o de los reglamen-tos de los diferentes países.

El papel de la Secretaría de RILa implementación del programa de Intercam-bio de Jóvenes está a cargo de los clubes y dis-tritos, debiendo los rotarios de cada localidadefectuar los trámites relativos al intercambio.La Secretaría de RI apoya a todos los rotariosque participan en el Intercambio de Jóvenes delas maneras siguientes:• Estableciendo contactos entre posible participantes

en intercambios de todo el mundo y las personas deenlace de los distritos.

• Proporcionando publicaciones y materiales sobre elprograma, entre ellos la lista con los datos de los pre-sidentes de los comités distritales de intercambio deJóvenes y de los funcionarios multidistritales. (VerApéndice B).

• Facilitando las comunicaciones entre los funcionariosde Intercambio de Jóvenes del mundo entero.

• Promoviendo el programa a través de l Departa-mento de Información Pública, encargado de distri-buir publicaciones y publicar artículos en losperiódicos en todo el mundo.

• Interactúa con otras organizaciones de intercambio yorganismos reguladores a fin de que los intercambiosse lleven a buen término.

• Ayudando al Comité de Intercambio de Jóvenes aorganizar la reunión anual previa a la convención quese celebra conjuntamente con la convención de RI.

• Analizando y distribuyendo el informe anual de acti-vidades del programa entre los presidentes de losComités Distritales y Multidistritales de Intercambiode Jóvenes.

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Organizar un programa deIntercambio de Jóvenes es unalabor compleja y como talrequiere de una planificaciónexhaustiva y de trabajo enequipo. Es importante estable-cer un calendario, asegurarsede que todos los que partici-pan comprendan su papeldentro del programa y que secumplan las normativas ypautas que rigen los intercam-bios. Los preparativos efectua-dos con antelación ayudarán aque el programa progrese sincontratiempos.

Calendario del Inter-cambio de JóvenesDada la gran cantidad de deta-lles para el funcionamiento del programa deIntercambio de Jóvenes, resulta a menudo útilcontar con un calendario de actividades a nivelde club y distrital. Aunque el funcionamientono es exactamente igual en todos los casos, elorden según el cual se desarrollan los aconteci-mientos suele ser similar. En este capítulo lesugerimos un calendario modelo que podráadaptar de acuerdo con la estructura del club o distrito.

División de responsabilidadesUno de los aspectos clave para el éxito de unprograma es que todos los involucrados comprendan las condiciones bajo las cuales seefectúa el intercambio. La división de respon-sabilidades y las obligaciones financierasdeberán acordarse y establecerse antes del ini-cio del intercambio. El siguiente esquema dedivisión de responsabilidades puede servir demodelo y ser adaptado según las necesidadesdel club, distrito o multidistrito.

Club y distrito que envían al estudiante

• Seleccionar al participante de conformidad con lafinalidad del programa.

• Asegurarse de que el estudiante está familiarizadocon Rotary y las actividades del club o distrito patro-cinador.

• Hacer los preparativos para que el participante seaaceptado por el club y el distrito que deban recibirle(anfitriones).

• Ofrecer orientación al participante y sus padres.

• Informar al distrito anfitrión sobre planes de viaje yfecha de llegada del participante.

• Mantener contacto con el participante y con el distritoy club anfitriones vía postal o correo electrónicodurante el período del intercambio.

• Cerciorarse de que cada una de las partes entiendelas responsabilidades precisas que le correspondental como se describieron en la solicitud y en la sesiónde orientación.

• Organizar una reunión con el objeto de ayudar al participante a readaptarse a las condiciones de vidade su país, tras su regreso al mismo.

• Hacer los arreglos pertinentes para que el estudiantey sus padres o tutores asistan a una reunión del clubantes de la partida del estudiante y otra cuando éstehaya regresado.

Club y distrito anfitriones

• Entrevistarse y seleccionar a las familias anfitrionas.

• Tramitar con la correspondiente institución de ense-ñanza secundaria de la localidad todo lo relacionadocon inscripciones, enseñanza y otros asuntos educati-vos (para intercambios de largo plazo).

• Designar a un consejero rotario para cada participante(para intercambios de largo plazo) y cerciorarse de queel consejero no sea miembro de la familia anfitriona.

• Recibir al participante a su llegada y conducirle alhogar de la familia anfitriona.

Capítulo 3 Administración

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• Informar al distrito que envía al participante que éstehaya llegado bien.

• Asegurar que continúe la orientación ofrecida al participante.

• Elaborar un programa que brinde la oportunidad detomar parte en tantas actividades sociales y culturalescomo sea posible durante la estancia del participanteen el país anfitrión (incluyendo la asistencia a reunio-nes de clubes rotarios y otros eventos de Rotary).

• En el caso de intercambios a largo plazo, adoptar lasdisposiciones pertinentes para que el participantereciba un estipendio mensual para gastos varios.

• Mantener contacto, a través del consejero rotario, conel participante y las familias anfitrionas durante elperíodo del intercambio.

• Mantener contacto con el distrito que envía al estu-diante mientras dure el intercambio.

• Cerciorarse de que cada una de las partes entiendasus responsabilidades específicas.

• Mantenerse informados de todas las disposicionesgubernamentales con respecto a estudiantes extranjeros.

Familias anfitrionas

• Proporcionar al participante hospedaje y comida.

• Ejercer las responsabilidades de supervisión como sifuesen los propios padres del estudiante.

• Aconsejar al participante sobre cuestiones relaciona-das con la familia, cursos, actividades estudiantiles yde la comunidad durante el período del intercambio.

• Notificar al consejero rotario si el participante se veafectado por determinado problema (enfermedad,dificultades de adaptación a la familia anfitriona o alcentro de estudios, o nostalgia excesiva).

Consejero interior

• Comunicarse con los estudiantes antes de su llegada einformarles sobre las expectativas del club o distrito.

• Proporcionar al estudiante información general sobreel club anfitrión y el área.

• Verificar que el estudiante cuenta con documentos,tales como visado, pasaporte y cobertura de seguro.

• Establecer un fondo de reserva que pueda utilizar elestudiante y otra persona.

• Examinar con el estudiante la normativa del club ydel distrito.

• Ayudar al estudiante a adaptarse sobre la marcha a lacultura e idioma.

• Mantener contacto regular con el estudiante y llevarun registro mensual al menos, a fin de controlar elcurso de los progresos del estudiante; informar alpresidente del Comité de Intercambio de Jóvenessobre todo problema que se presentara.

• Recordar al estudiante que escriba informes al club odistrito patrocinador.

• Prestar atención a los comentarios y preocupacionesdel estudiante.

Padres/tutores

• Hacer constar por escrito su aceptación de las normasdel programa.

• Cubrir los gastos de transporte, ida y regreso, entre lalocalidad anfitriona y la de origen del participante.

• Proporcionar al participante ropa adecuada.

• Proporcionar dinero para gastos diarios y/o un fondode previsión que el participante pueda utilizar encaso de necesidad.

• Proporcionar un seguro de salud y protección en casode accidente que sea aceptable para el club y el dis-trito anfitriones.

• Preparar todos los documentos de viaje, tales comopasaporte y visados.

El estudiante que participa en el intercambio

• Hacer constar por escrito su aceptación de las normasdel programa.

• Desempeñarse como embajador de su país de origen.

• Aceptar la supervisión del distrito y el club que lereciben y de la familia anfitriona.

• Aceptar invitaciones para hacer uso de la palabra enreuniones de Rotary y otros eventos que tengan lugaren la respectiva comunidad, durante el período delintercambio y después del mismo.

• Comprometerse a sostener correspondencia con eldistrito y el club que lo envían durante el período delintercambio.

• Regresar a su hogar en la fecha y por la vía acordadaspor el club y el distrito anfitriones y por sus padres.

• Posteriormente al regreso, mantenerse en contactocon el programa.

Formulario que se sugiere para laformalización de un acuerdo entredos distritosA fin de evitar malentendidos que puedan sur-gir a raíz de la vaguedad en la redacción deconvenios, los distritos participantes deberánacordar por escrito sus responsabilidades con-cretas en cuanto al intercambio. A continuaciónse sugiere un modelo de acuerdo entre dos dis-tritos para el intercambio de estudiantes.

Modelo de acuerdo entre dos distritos

El Distrito ______ y el Distrito ______ acuerdanparticipar en el programa de Intercambio deJóvenes de Rotary durante el año rotario _____.Los (cantidad) estudiantes de cada distrito, de____ y ____ años, participarán en un intercam-bio (a largo plazo o a corto plazo). Los estudiantesdel Distrito ______ llegarán en el mes de

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____________________ y los estudiantes delDistrito ______ llegarán en el mes de__________________________.Se entiende que, en caso de que uno de los dis-tritos se vea imposibilitado para enviar al otroel número indicado de estudiantes que reúnanlas debidas cualificaciones, el distrito que lesrecibe acogerá igualmente a todos los estudian-tes que lleguen bajo las mismas condicionesestablecidas previamente.Se intentará por todos los medios disponiblesobtener la colaboración de (cantidad) familiasanfitrionas para hospedar a los participantesdurante el período del intercambio, y se desig-nará a un socio del club rotario anfitrión comoconsejero de cada uno de los estudiantes.Para a más tardar el (fecha), se transmitirá acada estudiante la correspondiente notificación,informándole del nombre del club rotario anfi-trión, y el nombre, dirección y número telefó-nico de la primera familia anfitriona y delconsejero rotario que le haya sido asignado.Para la misma fecha serán enviados tambiéntodos los documentos necesarios para tramitarlos visados pertinentes. A su vez, los estudian-tes deberán haber contratado los seguroscorrespondientes cuyas cuantías deberán ascen-der a las estipuladas por el distrito anfitrión.Para intercambios a largo plazo: se acuerda quelos clubes rotarios anfitriones entregarán men-sualmente a los estudiantes recibidos por elclub una paga mensual equivalente a ______dólares estadounidenses por mes durante elperíodo del intercambio y a partir de su lle-gada. Los estudiantes deberán llegar al paísanfitrión con suficiente dinero para contar conun fondo equivalente a ______ dólares estadou-nidenses, que sus padres deberán reponer cadavez que el saldo sea menor que el equivalente a______ dólares estadounidenses. Se acuerdaasimismo que los estudiantes asistirán asidua-mente a los cursos establecidos. El intercambiose extenderá durante ______________________.Al término de este período los estudiantesregresarán a la localidad de origen por la rutamutuamente acordada entre el distrito anfitrióny los padres o tutores del estudiante. Seacuerda que se hará regresar antes de la finali-zación del intercambio a todo estudiante queno respete las normas del programa estableci-das por los distritos participantes. No obstante,antes de tomar esta medida deberá notificarsesobre el asunto en cuestión al distrito que envíaal estudiante y a sus padres/tutores.

Firma_____________________________________Presidente del Comité de Intercambio de Jóvenes

Fecha_____________________________________

Firma_____________________________________Presidente del Comité de Intercambio de Jóvenes

Fecha_____________________________________

Financiación del programa de Intercambio de JóvenesLos gastos del intercambio en sí son mínimos,dado que los padres del estudiante pagan losgastos de viaje y seguros. Sin embargo, deberánsufragarse gastos derivados de la promoción yla selección y orientación de los estudiantes ylas familias anfitrionas. Se recomienda ademásque los clubes rotarios anfitriones de un estu-diante de intercambio le proporcionen men-sualmente una cantidad modesta de dineropara gastos varios. En ciertas circunstancias esposible que un club estime conveniente pagarlos gastos de viaje y seguros de determinadoestudiante. El presupuesto del Intercambio deJóvenes depende, por lo general, del presu-puesto a cargo del presidente de Servicio Inter-nacional. A continuación presentamos unpresupuesto de club, dado que el presupuestodel distrito varía de acuerdo con sus dimensio-nes y el grado de su participación en el pro-grama de Intercambio de Jóvenes.Modelo de presupuesto de club para la esta-día de un estudiante de intercambioMensualidad (75 dólares*) US $900Asistencia a dos reuniones

de orientación del distrito US $100Regalos (cumpleaños,

festividad, despedida) US $150Conferencia del distrito/

evento multidistrital US $150Asistencia del estudiante

a las reuniones (dos por mes) US $360Total US $1660

Modelo de presupuesto de club para enviarun estudiante de intercambioAsistencia a reuniones del club

del estudiante y familia US $100Estuche con articulos personales varios US $50Banderines del club (4) US $20Total US $170

*El monto de la mensualidad varía de país. Esta cifra repre-senta el promedio internacional.

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Recaudación de fondosLa recaudación de fondos es un asunto de inte-rés constante para los clubes rotarios, ya quedan curso a diversos proyectos de serviciodurante el año. La Guía para la recaudación defondos (256-SP) ofrece variadas ideas pararecaudar fondos compiladas de todo el mundode Rotary. Es recomendable recordar que lastécnicas para la recaudación de fondos difiereny están sujetas a diferentes obligaciones fiscalesen cada región del mundo. Conozca las regula-ciones que existen al respecto en su área.Ideas para la recaudación de fondos:• Organizar una cena internacional con los estudiantes

extranjeros que se encuentran en el distrito y pedirlesque preparen un platillo típico de su país.

• Establecer una fundación para el Intercambio deJóvenes y buscar contribuyentes para esta causa entre las personas de la comunidad y ex participantesen el programa.

• Efectuar una subasta silenciosa con artículos dediversos países del mundo o de la comunidad.

• Organizar una caminata en la que participen rotarios, las familias anfitrionas, amigos y estudiantesde intercambio.

• Ofrecer un desayuno organizado por los estudiantesy el club rotario.

• Organizar un concierto de beneficencia con músicosde la localidad.

• Rotar una alcancía con el mensaje “Su cambio paraun Intercambio” en las reuniones del club.

• Cobrar una cuota a los clubes para participar en elIntercambio de Jóvenes y cubrir costos del distritorelacionados con el programa.

• Crear un fondo de becas para intercambios de estudiantes discapacitados de la comunidad.

Viajes de los estudiantes que participan en un intercambioLa cantidad de viajes que efectúan los estudian-tes durante el periodo de intercambio varíaconsiderablemente. Éstos constituyen un privi-legio y no un derecho. Cada club o distrito debeestablecer normativas específicas para los estu-diantes que viajen dentro y fuera del distrito.En relación con dichas normativas se deberáconsiderar lo siguiente:• Si se permitirán viajes durante el periodo de clases

(además de los patrocinados por la escuela, Rotary yla familia anfitriona).

• La cantidad o periodo de tiempo por el que se otor-gará permiso.

• Quiénes otorgarán el permiso• La necesidad de que los viajes sean supervisados

por un adulto; en ningún momento los estudiantesdeberán viajar solos o sólo acompañados por

otros estudiantes.• Los estudiantes deberán respetar los reglamentos de

viaje del distrito anfitrión de lo contrario corren elriesgo de que se les devuelva a casa.

• Bajo ninguna circunstancia los estudiantes podránefectuar los arreglos de viaje por sí mismos sin haberconsultado previamente con el distrito, club y familiaanfitriones.

• Los estudiantes deberán contar siempre con unaautorización de viaje por escrito en la que los padreso tutores manifiesten su acuerdo con la realización de viajes durante el periodo de intercambio.

Quizá los distritos deseen requerir un formula-rio de autorización firmado por los padres delestudiante o tutores. El formulario deberá pro-porcionarse al presidente del Comité Distritalde Intercambio de Jóvenes, la familia anfitrionay los padres del estudiante o tutores y deberáincluir la siguiente información:

1. Destino de viaje del estudiante2. Tiempo que requiere el viaje, incluyendo fechas y

horario de partida y regreso.3. Medio de transporte4. Acompañantes (por ejemplo, un rotario, familia

anfitriona, grupo eclesiástico, pariente).5. Datos para establecer contacto con el estudiante en

el lugar de destino.6. Autorización firmada por los padres, tutores, fami-

lia anfitriona actual y funcionario de Intercambiode jóvenes del club anfitrión.

7. Nombre del adulto que supervisa el viaje.

Informes anualesComo programa oficial de Rotary International,el Intercambio de Jóvenes es objeto de controlesperiódicos por la Junta Directiva de RI. A fin defacilitar este proceso, se exhorta a todos los pre-sidentes de Comités Distritales y Multidistrita-les a que remitan un informe anual a la SedeMundial. Los datos contenidos en tales infor-mes son incorporados a las estadísticas globalessobre el Intercambio de Jóvenes, y posterior-mente transmitidos a los presidentes de Comi-tés Distritales y Multidistritales de Intercambiode Jóvenes. El formulario se envía en marzo atodos los a los presidentes de Comités de Inter-cambio de Jóvenes en funciones y deben regre-sarlos en julio a las oficinas de Rotary, aliniciarse el nuevo año rotario.

Criterios para emergencias Ocasionalmente, se producen emergenciasdurante un intercambio. Rotary Internationalha elaborado criterios a seguir en tales circuns-tancias. Todos los funcionarios del programa deIntercambio de Jóvenes deberán conocer dichoscriterio que se incluyen en el Apéndice D.

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Calendario que se sugiere para los intercambios de largo plazo

Duración(en meses) *

Meses 1 y 2 (julio/agosto)

Meses 3 y 4(sept./oct.

Meses 5 y 6(nov./dic.)

Actividades de apoyo a estu-diantes que regresaron recien-temente al distrito(Retornado/ROTEX)

Distribuir y pedir que entreguenla evaluación sobre el programadel distrito a los estudiantes quehan regresado recientemente deun intercambio de largo plazo y asus padres (Apéndices N y O).

Celebrar un programa de orien-tación para los estudiantes quehan regresado recientemente delexterior (Capítulo 9).

Enviar cartas a estudiantes quehan regresado recientementepara exhortarlos a afiliarse aROTEX (Capítulo 10).

Invitar a los estudiantes a dar unacharla ante el club patrocinador.

Supervisar a los estudiantes queenfrentan problemas de reajusteal país de origen y ayudarlos.

Invitar a los estudiantes a eventosde la comunidad a fin de que asis-tan en la labor de reclutamiento.

Invitar a los estudiantes a brindarasistencia en las entrevistas anivel del distrito.

Pedir a los estudiantes que asis-tan continuamente informando alos funcionarios del Intercambiode Jóvenes, las familias anfitrio-nas, los estudiantes del interior ya los que saldrán al exterior elaño próximo, lo qué significa par-ticipar en un intercambio.

Actividades de apoyo paraestudiantes que se encuentranactualmente en el interior ypara los enviados al exteriorpor el distrito

Realizar actividades para despe-dir a los estudiantes del distritoque parten este año al exterior(por ejemplo, una fiesta de des-pedida, acompañarlos al aero-puerto).

Contactar con las escuelassecundarias locales para inscri-bir a los estudiantes que vienendel exterior.

Dar la bienvenida a los estudian-tes del exterior y celebrar unasesión de orientación.

Invitar a los estudiantes delextranjero a que asistan a lasreuniones del club.

Comunicarse con los estudiantesde fuera del país para cercio-rarse de su adaptación a laforma de vida del país anfitrión.

Solicitar informes trimestrales alos estudiantes del exterior(Apéndice J).

Notificar a los estudiantes delexterior y a sus padres los datosde la segunda familia anfitrionay la fecha del cambio de hogar.

Facilitar a los estudiantes lamudanza al hogar de la próximafamilia anfitriona.

Invitar a los estudiantes extranje-ros que se encuentran en el inte-rior a que asistan a las reunionesdel club.

Brindar agradecimiento a la pri-mera familia anfitriona y distribuirlos formularios de evaluación.

Solicitar informes trimestrales alos estudiantes del exterior.

Actividades de apoyo paraestudiantes que participan enintercambios interiores yexteriores el año próximo

Efectuar o confirmar con el cola-borador internacional los arre-glos de intercambio prometidos.

Asistir a las sesiones de capaci-tación que brinda el distrito (alos presidentes de los comités declub).

Enviar cartas a los presidentesde los Comités de Intercambiode Jóvenes a fin de indagar quégrado de interés existe en patro-cinar/recibir estudiantes.

Pedir a la Secretaría de RI losformularios de solicitud de parti-cipación en el programa.

Promover el programa en lacarta mensual del gobernador.

Continuar promoviendo el pro-grama en escuelas secundariasy la comunidad.

Pedir que se remitan las solici-tudes preliminares (Apéndice F).

Entrevistas y selección de estu-diantes a nivel de club.

Notificar a todos los estudianteslos resultados (aceptación odenegación) de la selección.

Distribuir los formularios de solici-tud de intercambios de largo plazo.

Finalizar los acuerdos del inter-cambio con los colaboradores.

Cerciorarse de que las solicitu-des finales hayan sido devueltas.

Realizar entrevistas a nivel distrital.

Notificar a los estudiantes de suaceptación.

Remitir las solicitudes de losestudiantes que viajarán al exte-rior a los colaboradores interna-cionales.

Recibir y examinar las solicitu-des de los estudiantes que ven-drán del exterior que enviarán loscolaboradores internacionales.

* Nota: El mes en que se celebran las actividades varía dependiendo del lugar y el calendario del año lectivo. Algunas actividadespudieran interponerse. Este calendario es un bosquejo que lo ayudará a planificar. Se le podrán efectuar cambios según loamerite la situación.

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Duración(en meses) *

Meses 7, 8 y 9(ene./feb./mar.

Meses 10,11 y 12(abr./may./jun.)

Actividades de apoyo a estu-diantes que regresaron recien-temente al distrito(Retornado/ROTEX)

Invitar a los estudiantes a asistira la sesión distrital de orienta-ción para estudiantes que sal-drán al exterior el siguiente año.

Asistir a reuniones de ROTEX.

Invitar a los miembros de ROTEXa participar en una sesión deorientación previa a la partida.

Actividades de apoyo paraestudiantes que se encuentranactualmente en el interior y alos enviados al exterior por eldistrito

Invitar a los estudiantes que vie-nen al interior a asistir a las reu-niones del club.

Facilitar a los estudiantes lamudanza al hogar de la familiaanfitriona con que se hospeda-rán finalmente (noveno mes).

Agradecer la hospitalidad a la segunda familia anfitriona ydistribuir los formularios de evaluación.

Solicitar informes trimestrales alos estudiantes del exterior(Apéndice J).

Invitar a los estudiantes que seencuentran en el interior a asistira conferencias de distrito.

Invitar a los estudiantes que seencuentran en el interior a asistira las reuniones del club.

Organizar una sesión de orienta-ción para los estudiantes queregresan a sus países antes desu partida.

Organizar una fiesta de despedida.

Distribuir y recolectar los formu-larios de evaluación entregadosa la última familia anfitriona, lasescuelas y los estudiantes delinterior.

Agradecer la hospitalidad a laúltima familia anfitriona.

Solicitar informes trimestrales a los estudiantes del exterior(Apéndice J).

Conseguir la información defini-tiva sobre fechas del regreso delos estudiantes del exterior.

Actividades de apoyo paraestudiantes que participan enintercambios interiores yexteriores el año próximo

Cerciorarse de la asignación debecas a los estudiantes del inte-rior y exterior.

Remitir los juegos de materialesinformativos (sobre familias,club, consejero anfitriones, etc.)a los estudiantes que vendrán acursar estudios en el interior.

Asegurarse de que los colabo-radores internacionales infor-men a los estudiantes queviajarán al exterior sobre familias, club y consejero anfitriones.

Llevar acabo la última sesión de orientación para los estu-diantes que saldrán al exterior.

Patrocinar el programa en lasescuelas secundarias locales.

Remitir el presupuesto al gober-nador de distrito entrante.

Discutir con los miembros de los comités de club y distritalessobre los errores y aciertos delintercambio del año reciente.

Establecer metas (cantidad, nuevas ideas, etc.) para losestudiantes que participarán enel programa el año siguiente.

El presidente del Comité Distritalde Intercambio de Jóvenesdeberá contactar con los funcio-narios de los Comités de Inter-cambio de Jóvenes de losclubes a fin de presentarse einformarlos sobre el calendariode eventos y los plazos para lassolicitudes (Mes 12, junio).

El presidente del Comité Distri-tal de Intercambio de Jóvenesdeberá devolver a Rotary Inter-national el formulario de evalua-ción del programa.

Asistir a la reunión de Intercam-bio de Jóvenes previa a la con-vención (junio).

* Nota: El mes en que se celebran las actividades varía dependiendo del lugar y el calendario del año lectivo. Algunas actividadespudieran interponerse. Este calendario es un bosquejo que lo ayudará a planificar. Se le podrán efectuar cambios según loamerite la situación.

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La difusión de información útil e ideas consti-tuye la clave del éxito del programa de Inter-cambio de Jóvenes. La mayor parte de lainformación se propaga durante las reunionesde los funcionarios de Intercambio de Jóvenesen las que discuten las maneras más eficaces de administrar el programa.

Reuniones internacionales y regionalesReunión de funcionarios de Intercambio de Jóvenes previa a la convención de RIAnualmente y con anterioridad inmediata a laconvención de Rotary International, tiene lugaruna reunión para funcionarios de Intercambiode Jóvenes. Esta reunión de dos días de dura-ción que oficialmente forma parte del programade la convención, ofrece a los funcionarios deIntercambio de Jóvenes de todas partes delmundo una oportunidad para intercambiarideas, debatir sobre problemas de interésmutuo y establecer contactos, así como infor-mación actualizada sobre las nuevas regulacio-nes y actividades del programa que se llevan acabo a nivel mundial. Generalmente, la reuniónconsta de una sesión plenaria y sesiones degrupos de discusión. Aunque la asistencia adicho evento no es obligatoria, se exhorta atodos los funcionarios de Intercambio de Jóve-nes, especialmente quienes ocupan cargos anivel distrital, a participar en el mismo.Convención de RISe exhorta a los funcionarios de Intercambio deJóvenes a asistir a la convención de RI que selleva a cabo después de la reunión para funcio-narios del programa. Con frecuencia, los actua-les participantes y ex participantes enIntercambios de Jóvenes asisten a las sesionesplenarias de la convención. Además, los funcio-narios tienen la oportunidad de efectuar máscontactos en los mostradores de intercambio deproyectos y en la Casa de la Amistad. La parti-cipación en la convención de RI proporciona alos rotarios una comprensión más profunda deRotary, su internacionalidad y el servicio almundo; estos elementos ofrecen a los funciona-rios Intercambio de Jóvenes un sentido másamplio de la manera en que el Intercambio deJóvenes se adapta a Rotary.

Reuniones regionales, nacionales y multidistritales de Intercambio de JóvenesEn todo el mundo se organizan numerosas reu-niones regionales, nacionales y multidistritalesde Intercambio de Jóvenes con el objeto demejorar el programa. Éstas constituyen unmedio excelente de profundizar y ampliar susconocimientos de programa de Intercambio deJóvenes. Comuníquese específicamente con losencargados de los programas multidistritalesque le interesen o con el personal de RotaryInternational a fin de obtener más informaciónsobre las reuniones regionales.

Reuniones a nivel distritalLa asamblea de distrito proporciona una exce-lente oportunidad para formar a los presidentesde los Comités de Intercambio de Jóvenes de losclubes. Exhorte al gobernador de su distrito aalentar la asistencia de todos los funcionarios deIntercambio de Jóvenes de los clubes a la asam-blea del distrito. Ya sea durante la asamblea dedistrito o en otro momento, el presidente delcomité distrital deberá celebrar una sesión deorientación para todos los integrantes de loscomités de los clubes. Los presidentes de loscomités de los clubes y los funcionarios delcomité del club deberán estar informados sobrelas siguientes responsabilidades del club rotario:• Proporcionar orientación y apoyo al estudiante

de intercambio.

• Inscribir al estudiante en una escuela secundaria local.

• Clasificar, seleccionar y acomodar a los estudiantescon las familias anfitrionas.

Capítulo 4 Formación y educación

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• Promover el programa en la comunidad.

• Aconsejar al estudiante.

• Hacer que el estudiante de intercambio se sientacomo un integrante más de la familia rotaria.

A continuación se sugiere un programa para una sesión de formación de presidentes y funcionarios de comités:

Modelo de programaHora Actividades/temas8.00–9.00 Inscripción

• Se deberán incluir los siguiente materia-les de inscripción:

• Manual de Intercambio de Jóvenes (746-SP)• Información para familias anfitrionas

de un estudiante de Intercambio de Jóvenes(749-SP)

• Guía para un estudiante de intercambio(752-SP)

• Intercambio de Jóvenes para forjar un mundomejor (755-SP)

• Intercambio de Jóvenes Solicitud de largoplazo(761-SP), Rotary International, pro-grama de Intercambio de Jóvenes Solicitudpara un intercambio corto (763-SP)

• Nombres y direcciones de funcionariosdistritales de Intercambio de Jóvenes.

• Materiales distritales que incluyenmodelos de formularios para entrevistas,modelo de evaluación, calendario deeventos distritales, modelo para comuni-cado de prensa, etc.

9.00–10.15 Reunión general: Introducción al pro-grama de Intercambio de JóvenesPresentación del Comité Distrital de Intercam-bio de Jóvenes. Describir las responsabilida-des de cada integrante.Presentación de los Comités de Intercambio deJóvenes de los clubes. Pedir a los participan-tes que se presenten ante la concurrencia.Repaso general del programa de Intercambio deJóvenes. Estudio de su finalidad general,procedimientos básicos de operación, etc.Posición del programa de Intercambio de Jóve-nes en el distrito. Informar sobre la cantidadde años en los cuales el distrito ha partici-pado en el programa, cantidad de estu-diantes que participaron, calendario anual,plazos para las solicitudes, etc.Metas y prioridades. Describir las metas y prioridades del programa a niveldel distrito.

10.15–10.30 Receso (con servicio de café)

10.30–12.00 La construcción de un sólido Comité deIntercambio de Jóvenes del clubLa participación en el club. Consulte los capí-tulos 6 y 7 donde hallará ideas para dar aconocer mejor el programa de Intercambiode Jóvenes ante los socios del club y aumen-tar su nivel de participación. Pida a los par-ticipantes que aporten sus propias ideas.

Promoción del programa. Consulte el capí-tulo 6 donde podrá encontrar ideas para lapromoción. Se recomienda asimismo exhi-bir carteles sobre el Intercambio de Jóvenes(751-SP) y todo tipo de material de promo-ción del distrito. Presentar el vídeo promo-cional de Intercambio de Jóvenes.Continuidad. Intercambiar ideas sobrecómo capacitar a otras personas que reem-placen a miembros salientes del comité.

12.00–13.15 Almuerzo

13.15–14.30 Grupos de discusión:Primera sesión. Dividir a los participantesen dos grupos. En un grupo, el coordina-dor distrital externo lidera el debate sobrela selección, orientación y formación de losestudiantes y sus padres sobre el Intercam-bio de Jóvenes de Rotary. Asimismodeberá proporcionarse información sobresesiones de orientación distritales paraestudiantes que salen al extranjero o even-tos posteriores al regreso de un intercam-bio a los que los estudiantes, sus padres olos funcionarios del club deseen asistir. Enel otro grupo, el coordinador distritalinterno lidera la discusión sobre la recep-ción de los estudiantes y los criterios parala selección y capacitación de las familiasanfitrionas. Asimismo, se proporcionainformación sobre las sesiones de orienta-ción para los participantes que estudiaránen el distrito y las normas, regulaciones ymontos mensuales de la beca, etc.

14.30–15.45 Grupos de discusión:Segunda sesión. Rotación de grupos.

15.45–16.15 Receso (con servicio de café)

16.15–17.00 Reunión general:Comunicación. Intercambiar ideas sobre las maneras de asegurar que la comunica-ción no se interrumpa. Examinar la estruc-tura del proceso de comunicación. Detallarlos procedimientos a seguir en caso deemergencia.Recursos. Indicarles a los presidentes de loscomités de los clubes cómo obtener publi-caciones sobre el Intercambio de Jóvenes deRI y demás materiales sobre el Intercambiode Jóvenes producidos por el distrito.Preguntas y respuestas

17.00 ClausuraLa capacitación que se brinda en las reuniones del distritoproduce grandes efectos en el programa. Con frecuencia,los presidentes de club son quienes asumen la responsabi-lidad de difundir la información que se obtiene en las reu-niones del distrito entre otros miembros del Comité deIntercambio de Jóvenes del club. Dadas las dificultades delprograma, es necesario que los rotarios que participanconozcan en detalle el papel que les corresponde cumplir.

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Al enviar a estudiantes al exterior, es de funda-mental importancia adquirir el seguro ade-cuado y que los requisitos y normas para lagestación de riesgos sean eficientes.Se recomienda que cada participante en el pro-grama adquiera un seguro con coberturamínima. Sin embargo, algunos gobiernos solici-tan que los seguros sean más completos. La tra-mitación del seguro deberán efectuarla lospadres o tutores del estudiante y el club o dis-trito patrocinador.Frecuentemente, los clubes o distritos anfitrio-nes piden a los estudiantes un seguro local. Laadquisición de “seguro doble” es común, yaque, los distintos países cuentan con sistemasde salud y regulaciones de seguros diferentes.Por lo general, los distritos anfitriones infor-man al participante, por carta, sobre los requisi-tos adicionales. La adquisición de seguros es unasunto complejo y el Comité de Intercambio deJóvenes del club o distrito deberá contactar conun profesional a fin de conocer los detalles dela póliza adquirida. Numerosos distritos nom-bran a un coordinador de seguros a fin de cer-ciorarse de que cada estudiante (que viaja alexterior o que sea recibido en el distrito) cuentecon el seguro adecuado.A continuación se proporciona una lista con losrequisitos sobre seguro que Rotary Internatio-nal recomienda a los participantes en el pro-grama de Intercambio de Jóvenes.

Recomendaciones al adquirir póli-zas de seguro por cuantía mínima Los adultos legalmente a cargo de cada estu-diante de intercambio asumirán la responsabili-dad del pago de la totalidad de los gastosmédicos y gastos relacionados con accidentes.Al respecto deberán adquirir para cada estu-diante de intercambio la cobertura de seguronecesaria, mediante una póliza de seguro acep-table para el club o distrito rotario receptor.Dado que el club o distrito adopta de antemanolas precauciones necesarias a fin de que cuandosea necesario el estudiante reciba atenciónmédica inmediata o de urgencia, el club o distritoanfitrión deberán cerciorarse de que la póliza deseguro que ampara al estudiante de intercambio

sea suscrita por una compañía de seguros res-ponsable, capaz de asegurar a las correspondien-tes entidades médicas el pago puntual ycompleto de los servicios proporcionados.La póliza de seguro del caso cubrirá gastos poruna cuantía mínima de 500.000 dólares (o suequivalente en moneda nacional) para gastosmédicos ocasionados por enfermedad o acci-dente y un mínimo de 10.000 dólares (o equiva-lente) para gastos por muerte accidental.Sin perjuicio de otras prestaciones, el segurogarantizará:

i. protección desde la fecha en que el estudiante deintercambio parte de su país de origen hasta elregreso al mismo;

ii. cobertura mínima de 10.000 dólares para repatria-ción de los restos del estudiante de intercambio ogastos de cremación en el distrito anfitrión, en casode muerte del estudiante de intercambio;

iii. cobertura para gastos de transporte y alojamiento aun nivel moderado, en los que incurra cualquierfamiliar cercano o persona allegada, al viajar juntoal estudiante de intercambio en caso de sufrir éstelesiones o enfermedades graves o de producirse sumuerte, o gastos por los mismos conceptos cuandodicho familiar o persona allegada acompañase alestudiante de intercambio en tales circunstancias;

iv. cobertura para pago directo a la entidad o al profe-sional que proporciona servicios médicos por inter-medio de una organización internacional deasistencia médica;

v. cobertura mínima de 50.000 dólares para trans-porte necesario en caso de emergencia o para larepatriación del estudiante de intercambio en casode enfermedad o lesión corporal de carácter grave;

vi. cobertura de gastos para tratamiento ininterrum-pido, durante un lapso de tiempo específico, encaso de enfermedad o lesión accidental que se pro-duzca durante el período en que la póliza deseguro garantice cobertura;

vii. cobertura mundial, sin limitarse al país anfitrión(aunque podrá excluirse de esta garantía al país deorigen del asegurado).

Antes de participar en el programa de Inter-cambio de Jóvenes, se exhorta a los clubes ydistritos a consultar a un asesor legal a fin deobtener recomendaciones sobre pólizas deseguros y otros asuntos relacionados. Deberáinformarse a los estudiantes sobre las disposi-ciones gubernamentales con respecto al ingresode estudiantes del extranjero y los visados ycobertura de seguros que se requieren.

Capítulo 5 Seguros y gestión de riesgos

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Gestión de riesgos para las activi-dades de Intercambio de JóvenesA fin de asegurar el feliz desarrollo de las girasde intercambio, el programa de Intercambio deJóvenes deberá comprometerse a proteger a losparticipantes de todo daño (explotación y abusoincluidos). Se consideran participantes en elprograma a los estudiantes, integrantes de lasfamilias anfitrionas, consejeros rotarios y otrosintegrantes del club o distrito patrocinador o del club o distrito rotario anfitrión que colabo-ran en la administración del programa de Intercambio de Jóvenes. La guía incluida a con-tinuación ha sido preparada para facilitar a losclubes y distritos rotarios el estudio y el controlde los riesgos relacionados con el programa deIntercambio de Jóvenes y complementa lasdirectrices que recomienda la directiva de RI enel Apéndice A. Los clubes y distritos rotariosque implementan procedimientos sistemáticos yeficaces para la gestión de riesgos, pueden ofre-cer la mejor protección posible a los participan-tes en programas, contribuyendo así a mejorarlos niveles de reclutamiento y asegurando eléxito a largo plazo de las giras de Intercambiode Jóvenes en las que participen.Se exhorta a los clubes y distritos patrocinado-res a implementar un programa de gestión deriesgos para las giras de intercambio en las queparticipen y a adoptar un código internacionalde conducta en el cual se especifiquen los crite-rios para el comportamiento que deben obser-var todos los participantes en los intercambios.Dicho código deberá ser compatible con losusos y costumbres aceptados en el país anfi-trión y generalmente deberán basarse en lasnormas que se describen en el formulario desolicitud y en las sesiones de orientación.

¿En qué consiste la gestión de riesgos?

La gestión de riesgos es una disciplina prácticaque se encarga de detectar las probabilidades deque determinados eventos futuros ocasionenciertos riesgos. Ofrece un marco de referencias ysugiere estrategias para reconocer y enfrentaramenazas contra la realización de la misión de laorganización. La práctica de la gestión de riesgospara una operación dada requiere previamenteformularse y responder estas preguntas:

1. ¿Qué tipo de problemas podrían suscitarse?2. ¿Qué podría usted hacer para evitar tales

contratiempos?3. ¿Cómo respondería usted si se suscitase algún

problema?

4. ¿De qué manera aseguraría la eficacia del pro-grama y lo mantendría actualizado?

El riesgo es inherente a prácticamente todos losaspectos de nuestra sociedad y en el desarrollode una gira de Intercambio de Jóvenes sería difí-cil –si no imposible– eliminar totalmente los fac-tores de riesgo para los participantes. Un buenprograma de gestión de riesgos, en cambio,deberá ofrecer una base para la comprensión delos riesgos inherentes al programa, y de talmanera los participantes podrán tomar decisio-nes adecuadas para enfrentarse a tales riesgos.Se insta a los clubes y distritos rotarios a poneren práctica un plan de gestión de riesgos parasus actividades de Intercambio de Jóvenes, for-mulando las preguntas referidas anteriormentey analizando detenidamente las respuestas.Aunque se han establecido pautas para laadministración del programa de Intercambiode Jóvenes, es posible que cada uno de los pro-gramas establecido por un club, distrito u orga-nización multidistrital se caracterice pordeterminados aspectos singulares en cuanto asus operaciones y se requiera una evaluaciónconcreta de los posibles riesgos que dichosaspectos pudiesen acarrear.La implementación de un programa de gestiónde riesgos no implica necesariamente una granaportación de tiempo o dinero. Es preferiblerecurrir a un programa que ya esté en funciona-miento antes que a un programa complejo queaún no se haya implementado. Los programasde gestión de riesgos siempre pueden mejorarsedespués de su puesta en práctica, en el marcode la fase del control de su funcionamiento.

¿Por qué es necesario implementar unprograma de gestión de riesgos?

Una de las metas más importantes de todo programa de gestión de riesgos consiste en pro-teger a las personas relacionadas con la organi-zación, sus bienes, ingresos y buena voluntad.Estos activos son fundamentales para el éxito alargo plazo de toda entidad.En cuanto al programa de Intercambio de Jóvenes tales activos incluyen:Personas. Estudiantes; integrantes de familiasanfitrionas; socios del club patrocinador; sociosdel club anfitrión; otros rotarios y personas noafiliadas a la entidad que mantienen contactocon los participantes en el programa. Bienes. Viviendas y otras propiedades de lasfamilias anfitrionas; vehículos para el trans-porte de familias y estudiantes; escuelas; pro-piedades de otras personas y los bienes queposea el propio estudiante.

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Ingresos. El ingreso y los bienes personales delos participantes en el programa; cuotas abona-das a clubes rotarios; contribuciones a los clubes,Rotary International y La Fundación Rotaria.Buena voluntad. Los clubes y distritos rotariosdisfrutan una reputación y prestigio en sus res-pectivas comunidades de las cuales no gozanotras organizaciones similares. La calidad delos programas patrocinados por los clubes ydistritos rotarios asegura que se mantenga lareferida reputación y tranquiliza a los donan-tes, quienes comprueban que sus aportacionesse administran debidamente.Un programa de gestión de riesgos reportanumerosas ventajas en cuanto a: • Accidentes, crisis y situaciones adversas, las

cuales pueden prevenirse en muchos casos ocuyas consecuencias negativas pueden con-trarrestarse cuando se cuenta con un pro-grama eficaz para la gestión de riesgos.

• La participación en el programa de Intercam-bio de Jóvenes resulta más atractiva para losposibles participantes —estudiantes y fami-lias anfitrionas— cuando se ofrece informa-ción detallada sobre las estrategias para laprevención de daños u otros posibles perjuicios.

• Un programa de gestión de riesgos puedecontribuir a proteger la viabilidad a largoplazo del programa de Intercambio de Jóve-nes y a salvaguardar la confianza de los parti-cipantes en el programa y del público engeneral.

• La puesta en práctica de un procedimientosistemático para la gestión de riesgos puededisminuir la incidencia de reclamaciones ydemandas judiciales contra los clubes y distri-tos rotarios que patrocinen actividades deIntercambio de Jóvenes.

¿Qué tipo de problemas podrían suscitarse?

La primera etapa de la gestión de riesgos con-siste en efectuar una previsión de los posiblesriesgos que pudiesen afectar a sus actividadesde Intercambio de Jóvenes. Al llegar a estepunto se deberá dar respuesta a la pregunta“¿Qué tipo de problemas podrían suscitarse?”Existen riesgos de índole general que podríanafectar a cualquier organización (personas queacuden a una reunión y resbalan porque elsuelo está mojado, etc.). Otros tipos de riesgo—tales como la posibilidad de que un partici-pante declare haber sido objeto de explotacióneconómica o que un estudiante sea arrestadopor un acto que en su propio país no fuese ilegal— se relacionan concretamente con el pro-

grama de Intercambio de Jóvenes. Sin perjuiciode cuán exageradas sean las posibles situacio-nes que usted imagine, si existe la posibilidadde que se produzcan inclúyalas en la lista deposibles riesgos.Una de las maneras de analizar los posiblesriesgos consiste en considerar las cuatro princi-pales dimensiones del riesgo (a continuación seindican varios ejemplos), las cuales abarcandiversos aspectos del programa de Intercambiode Jóvenes. Las actividades en las cuales suclub o distrito participe podrán sufrir pérdidas,que afectarán adversamente su capacidad paralograr la misión propuesta, en cualquiera deestos terrenos: Financiero. El club anfitrión se ve obligado asufragar los gastos de atención médica de unestudiante que ingresa en un hospital y carecede seguro.Funcionamiento. Los padres de posibles parti-cipantes en el Intercambio de Jóvenes no creensuficiente la protección de la cual gozan sushijos en el intercambio y no les otorgan permisopara participar en el mismo.Político. Estalla una guerra en un país donde seencuentren participantes en el Intercambio deJóvenes y el club debe efectuar ante las autori-dades gubernamentales las gestiones pertinen-tes para que los estudiantes puedan regresarsanos y salvos a su país de origen.Legal. Alguien presenta una demanda en con-tra del club patrocinador, acusándolo de negli-gencia en la selección de los participantes en elintercambio.Otra posible manera de identificar los factoresde riesgo consiste en analizar los posibles ries-gos en cada una de las distintas áreas de activi-dad que abarca el programa. A continuación seindican algunas de las categorías bajo las cualespodrían clasificarse las operaciones pertinentesal programa de Intercambio de Jóvenes.• Promoción del programa.• Administración.• Reclutamiento y selección de estudiantes.• Reclutamiento y selección de familias anfitrionas.• Responsabilidades del club patrocinador.• Responsabilidades del coordinador interno y del

coordinador externo.• Orientación y capacitación de estudiantes, familias

anfitrionas y consejeros rotarios.

Examine cada una de las áreas de actividad enrelación con las cuatro amplias categorías deactivos (personas, bienes, ingresos y buenavoluntad) y con los factores de riesgo enumera-dos en la página anterior. Vuelva a plantearse

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la pregunta: “¿Qué tipo de problemas podríansuscitarse?”

¿Qué podría hacer usted para evitar talescontratiempos y cómo respondería usted sise suscitase algún problema?

Para cada uno de los posibles riesgos enumera-dos en su análisis de los “problemas quepodrían suscitarse”, procure plantear tres o cua-tro medidas concretas que puedan contribuir aprevenir o responder a tales problemas y dismi-nuir sus efectos negativos. Algunas posiblessoluciones serán útiles para el control de diver-sos riesgos potenciales. También es posible quenumerosas medidas para la gestión de riesgosya hayan sido puestas en práctica por los clubesy distritos rotarios que participan en el pro-grama de Intercambio de Jóvenes. A continua-ción se indican varias de las posibles medidaspara la prevención y el control de riesgos en elmarco del Intercambio de Jóvenes.• Instituir un código de conducta en el cual se especifi-

quen los criterios para el comportamiento que debenobservar los estudiantes, consejeros y aquellos sociosdel club patrocinador o del club anfitrión que esténen contacto con los estudiantes. Cada participante fir-maría el código de conducta y manifestaría su com-promiso de cumplir dicho código.

• Ofrecer orientación para los participantes, en la cualse incluya información sobre las normas jurídicas ysociales y sobre los modelos de conducta aceptablesen el país anfitrión. Se deberá dedicar especial aten-ción a todo lo referente a la conducción de vehículosautomotores, viajes en aviones privados y relacionesrománticas.

• Requerir exámenes médicos previos al intercambio.• Establecer procedimientos para el reclutamiento y la

selección de estudiantes, consejeros y familias anfi-trionas (incluida una exhaustiva verificación de refe-rencias y, cuando sea adecuado, del historial en laconducción de vehículos automotores de los posiblesparticipantes). Entre las referencias se deberá incluirdocumentación de los asesores académicos y un certi-ficado de las autoridades policiales o judiciales en elque se asegure que el interesado no tiene anteceden-tes penales.

• Instituir procedimientos concretos que los consejerosrotarios deban seguir si surgen problemas, ofrecién-dose a dichos consejeros la capacitación pertinentepara responder de manera adecuada, incluidas laspersonas que deban ser notificadas y en qué orden.

• Establecer un plan de respuesta en el terreno de lasrelaciones públicas, incluidas las instrucciones pararesponder a las preguntas de los reporteros si deter-minados problemas atraen la atención de los mediosde difusión.

• Contratar seguros de responsabilidad general paralos directores y funcionarios involucrados, a fin decontar con protección en el caso de que se incurra ennegligencia u otro tipo de actos perjudiciales.

¿De qué manera aseguraría la eficacia delprograma y lo mantendría actualizado?

Tras la implementación de sus procedimientosde gestión de riesgos, es importante adoptar lasmedidas necesarias para asegurar la eficacia detales procedimientos y mantenerlos en vigencia.Es menester evaluar el programa periódica-mente. A medida que surgen nuevos problemas,repita el proceso de evaluación de riesgos y, acontinuación, establezca las posibles tácticaspreventivas y medidas de protección.Si el programa se amplía, deberá usted tambiénampliar proporcionalmente el plan de gestiónde riesgos. Se trata de un proceso permanente.

En resumen . . .

Las lesiones, enfermedades y otros tipos deriesgo son inherentes a muchos aspectos denuestra sociedad. Aunque ningún programa degestión de riesgos es capaz de garantizar la eli-minación de todo riesgo, los programas queponen en práctica el referido procedimientoofrecen a sus participantes una base para com-prender los riesgos inherentes a la participaciónen el programa y los instruyen para que alenfrentarse a tales riesgos tomen las mejoresdecisiones posibles. Es importante que el pro-ceso de gestión de riesgos se lleve a cabo y quelos líderes del programa tomen cada una de lassiguientes medidas: 1. Evaluar sistemáticamente todos los factores de riesgo

que corren sus programas.2. Identificar las medidas que podrán prevenir o contra-

rrestar las posibilidades de riego.3. Implementar tales medidas al implementar su

programa.4. Llevar un control periódico de los resultados.

El contenido de este folleto fue adaptado de Mission Accom-plished: A Practical Guide to Risk Management forNonprofits de Peggy M. Jackson, Leslie T. White y MelanieL. Herman, publicación de Nonprofit Risk ManagementCenter (Centro de Gestión de Riesgos para OrganizacionesNo Lucrativas), 1001 Connecticut Avenue, NW, Suite 900,Washington DC 20036. Para más información sobre laspublicaciones y servicios disponibles a través del referido cen-tro, visite su página en la Web: http:/www.nonprofitrisk.orgo llame al (202) 785-3891.

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El patrocinio de estudiantesque salen al exterior es un pro-ceso que comienza muchoantes de la gira de intercambiopropiamente dicha y se pro-longa hasta que el estudianteregresa al país de origen. Elcoordinador externo debe,entre otras responsabilidades,promover el programa, reclu-tar posibles participantes en lagira de intercambio, seleccio-nar candidatos adecuados,ofrecer orientación a los estu-diantes y sus padres, mantenercorrespondencia con los estu-diantes durante el intercambioy ayudar a los estudiantes ysus familias a adaptarse a lanueva etapa de la vida poste-rior al intercambio.

Promoción del programa y reclutamiento de estudiantesLa finalidad de la promoción del Intercambio deJóvenes consiste en difundir el programa anteuna amplia gama de jóvenes elegibles y asegu-rar que el programa cuente con los mejores can-didatos posibles. La promoción del programadeberá enfatizar los aspectos culturales y educa-tivos del intercambio, además de los beneficiosque reporta al programa de Intercambio deJóvenes a nivel del club o distrito rotario. Seríatambién conveniente hacer hincapié en que esteprograma requiere menos apoyo económico porparte de los padres que la mayor parte de losdemás programas de intercambio. El mejor momento para la promoción depen-derá de las fechas que en el calendario de suclub o distrito hayan sido definidas para la soli-citud, selección y orientación. Generalmente,los mejores momentos para la publicidad son elcomienzo y el final del año lectivo; de esamanera, los estudiantes pueden tramitar sussolicitudes con suficiente tiempo.

Los centros de enseñanza media son excelentessitios para el reclutamiento de participantes. Sedeberá en primer lugar obtener la aprobaciónde los correspondientes rectores o directores delos centros involucrados. La mayoría de los fun-cionarios escolares permiten que se coloquencarteles o se distribuyan panfletos y, en muchoscasos, es posible conseguir autorización paraque un rotario dirija la palabra a un grupo deestudiantes interesados. Rotary Internationalpublica un cartel (751-SP) y un folleto, Intercam-bio de Jóvenes . . . para forjar un mundo mejor (755-SP), pudiendo ambos materiales utilizarse parala promoción. Si tiene usted que hablar ante ungrupo de estudiantes, padres y/o profesores, noolvide llevar consigo cierta cantidad de folletos.Incluya en el folleto la información necesariapara que los posibles participantes puedanponerse en contacto con usted.Los comunicados de prensa son también suma-mente útiles para la promoción del programa.Envíe un comunicado similar al modeloincluido a continuación a los periódicos de lazona, incluyendo periódicos estudiantiles.

Capítulo 6 Patrocinio de un estudiante: Informaciónpara los coordinadoresexternos

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Modelo de comunicado de prensa

Club rotario local busca estudiantes de Inter-cambio de JóvenesEl Club Rotario de _________________________entrevista a jóvenes de la localidad interesadosen cursar estudios secundarios en el extranjerodurante un año lectivo, en el marco de un pro-grama internacional de intercambio estudiantil.Pueden participar jóvenes con edades com-prendidas entre los _________ y ________ años,cuyas calificaciones los sitúen en el tercio supe-rior de su clase, que posean buena reputación,estabilidad emocional, y que estén en buenascondiciones físicas. Mucho más importanteaún, todo participante deberá ser capaz de des-empeñarse bien como embajador extraoficial yestar dispuesto a cumplir tal función.Se requiere que el estudiante, o su familia,cubran los gastos de transporte de ida yregreso, de seguros, y proporcionen una partedel dinero necesario para gastos varios y emer-gencias. Se calcula un costo aproximado de__________. El Club Rotario anfitrión y la fami-lia anfitriona cubren los gastos de alojamiento,comida y tasas/matrículas académicas.Cada año toman parte en el Intercambio deJóvenes de Rotary unos 7000 estudiantes demás de 80 países. Recientemente, el Club Rotario de ___________________________ envió ___________________________ a___________________________ y recibió a ___________________________ de___________________________. Este club soli-cita también familias anfitrionas para estudian-tes que cursarán estudios en la localidad.El Club Rotario de __________________ comen-zará sus entrevistas en _____________________,y el distrito rotario de la región tomará lasentrevistas finales en ______________________.Se notificará a los estudiantes aceptados para participar en el programa en__________________________ y comenzarán suintercambio en ___________________________.Para más información, ponte en contacto con___________________________.Además de un comunicado de prensa como elde este modelo, una manera excelente de pro-mover el programa consiste en publicar en laprensa local artículos sobre los estudiantes deintercambio. Remita un reportaje, artículo ocomunicado de prensa al director del periódico,y no olvide proporcionarle el nombre del estu-diante y una descripción de las actividades másinteresantes en las que haya tomado parte. Indi-

que asimismo el país de origen del estudiante osu país anfitrión y las fechas de su gira de inter-cambio. Añada fotografías y la informaciónnecesaria para ponerse en contacto con usted.

Ideas para la promociónLa promoción puede desarrollarse también eniglesias, agrupaciones juveniles, clubes atléticos yentidades culturales. A continuación se sugierenalgunas ideas para la promoción del programa: En la comunidad• Disponer que un estudiante de intercambio que asista

a clases en el distrito dirija la palabra a una asociaciónde padres de estudiantes o agrupación de profesores,o ante la asamblea de un centro de estudios.

• Solicitar a ex participantes en el Intercambio de Jóve-nes que dirijan la palabra a estudiantes de 14 y 15años, sobre el programa de Intercambio de Jóvenes enescuelas secundarias, iglesias y clubes atléticos deámbito local, exhortándoles a responder las pregun-tas que deseen formular.

• Instalar un mostrador de información en un centrocomercial o sitio publico similar a fin de responderpreguntas sobre el Intercambio de Jóvenes y distri-buir material informativo y solicitudes.

• Transmitir un anuncio de interés público sobre el programa de Intercambio de Jóvenes, a través de unaemisora radial o televisiva de la localidad.

• Crear un sitio en la World Wide Web para el pro-grama de Intercambio de Jóvenes en su distrito.

• Contactar con voluntarios que presten servicio en lalocalidad en favor de estudiantes con discapacidades.

• Celebrar un Día Internacional en el que se propor-cione información a estudiantes de escuela primaria.

A nivel de Rotary: • Invitar a los participantes en el intercambio a reunio-

nes de club y conferencias de distrito, a efectos desuscitar el interés por parte de los rotarios.

• Reclutar a estudiantes que participen en RYLA eInteract.

• Exhortar al gobernador de distrito a incluir artículossobre el Intercambio de Jóvenes en su carta mensual.

• Disponer que los funcionarios de Intercambio deJóvenes lleven insignias con la leyenda: “Pregúntemesobre el Intercambio de Jóvenes”.

• Instar a los clubes nuevos a que reciban a un estu-diante de intercambio durante un fin de semana.

• Mantener informados sobre el programa a los gobernadores, gobernadores electos y gobernadorespropuestos.

• Invitar a los ex participantes en el Intercambio deJóvenes a hacer uso de la palabra en reuniones de clu-bes rotarios y referirles en qué medida el programaha influido decisivamente en su vida.

• Mantener a los ex participantes en el Intercambio deJóvenes en contacto con Rotary, en calidad de rotarioso familias anfitrionas.

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Selección y tramitación de solicitudes de participantesCuando la gestión de promoción y recluta-miento tiene éxito, diversos estudiantes le pedi-rán información sobre el programa al club odistrito. La oportunidad de solicitar la partici-pación en una gira de este programa se ledeberá otorgar a todos los estudiantes interesa-dos que reúnan los requisitos de edad (de 15 a19 años, aunque las edades aceptables podránvariar según los criterios imperantes en cadadistrito). Los estudiantes pueden ser o no serhijos de rotarios. El programa está abierto, porigual, a todas los personas que cumplan losrequisitos establecidos.Se alienta a los clubes rotarios y distritos a con-siderar a los estudiantes con discapacidadescomo posibles participantes en el intercambio,dado que numerosas giras de intercambio enlas cuales han participado jóvenes afectadospor minusvalías han tenido amplio éxito ybeneficiado a todos los participantes. Para másinformación sobre la participación de estudian-tes discapacitados en el programa, véase elApéndice E de este manual.A continuación se sugieren las etapas a seguirpara la selección de participantes:

1. Establecer criterios para el proceso de selección por parte de los respectivos comités de club y dedistrito, como guía para el proceso de selección.Pueden considerarse criterios tales como:

• edad del estudiante;

• localidad donde reside del estudiante (deberáresidir en el territorio del distrito que le envía);

• adaptabilidad (deberá ser comunicativo, tenerconfianza en sí mismo y estar dispuesto a adap-tarse a un entorno cambiante);

• excelente potencial de embajador;

• rendimiento académico superior a la media;

• participación en actividades de la comunidad;

• capacidad para expresarse;

• apoyo total y sin reservas por parte de sus padres y

• dominio del idioma del país anfitrión.

2. Requerir a los estudiantes que rellenen un formu-lario de solicitud. En vez de pedirle a todos losposibles participantes que completen por entero lasolicitud, numerosos clubes y distritos distribuyenen primera instancia un formulario más breve des-tinado a la preselección de candidatos. Tras dichotrámite sólo quedan los aspirantes que demuestrenmayor seriedad en cuanto a su intención de tomarparte en el programa. En el Apéndice F se incluyeun modelo de formulario de preselección. Paratodos los intercambios a largo plazo (de un año lec-tivo) se recomienda el uso del formulario “Pro-

grama de Intercambio de Jóvenes a largo plazo, solici-tud” (761-SP).

3. Celebrar entrevistas personales con los aspirantesy también con sus padres o tutores. El panel deselección a nivel de club y de distrito deberáincluir al menos a un cónyuge de rotario, si esposible que haya sido padre anfitrión o madreanfitriona de un estudiante de intercambio. Sesugiere asimismo incluir a un estudiante de inter-cambio que regrese al país, un consejero o un resi-dente de la localidad. Es menester tratar sobre lossiguientes puntos con el estudiante y sus padres.

• Impresiones respecto a pasar un año lejos de supaís y su familia.

• Información sobre asuntos de actualidad.

• Opiniones sobre las normas del programa.

• Impresiones sobre el rol a desempeñar en calidadde embajador de su ciudad, país y su club rotariopatrocinador.

• Su percepción sobre la finalidad del intercambio.

En el Apéndice G se incluyen modelos de pregun-tas para formular en las entrevistas a estudiantes ysus padres. Entre otros posibles aspectos de la entre-vista puede mencionarse un discurso de presenta-ción del estudiante y una sesión informal depreguntas y respuestas con ex participantes en elprograma.

4. Una vez obtenida la aceptación a nivel del distrito,notifique por escrito a los estudiantes al respecto.En su carta no olvide explicar que la aceptacióndefinitiva está sujeta a la participación en las reu-niones de orientación. Incluya también en la cartael calendario de las reuniones de orientación, unasolicitud para el pago de la cuota para gastosadministrativos e información actualizada en lacual se confirme cuál va a ser el país anfitrión. Serecomienda escoger suplentes en el caso de que unestudiante no pudiese participar en el programa.

Los distritos celebran de una a tres reuniones deorientación. Este plan tiene como fin la realizaciónde tres sesiones. Si en su distrito se celebra sólouna, deberá combinar en ella el contenido de lastres reuniones que aquí se indican.

Orientación para los estudiantesprevia a la partidaLa mayor parte de las actividades de orienta-ción del club o distrito patrocinador se efectúanantes de la partida del estudiante. Las reunio-nes y fines de semana de orientación desempe-ñan un papel crucial en la preparación delestudiante para su experiencia de intercambio.Entre los temas cubiertos es menester mencio-nar los siguientes:Funcionamiento: reglas y normativa, informa-ción sobre pasaporte y visados, equipajes, aten-ción médica y odontológica, finanzas,

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intervenciones en reuniones de Rotary (fotos ydiapositivas), sugerencias para el equipaje, etc.Véase el Apéndice H.Puntos fundamentales: el rol del club patrocina-dor y el consejero rotario, nostalgia, prepara-ción para adaptarse a las diferencias culturales,adaptabilidad, cursos de idioma, funciones deembajador, los ejemplos de preguntas para for-mular a la familia anfitriona, etc. Consulte elApéndice I.Los padres deberán asistir a al menos una o dosde las sesiones o fines de semana de orientación,para que tengan así oportunidad de hablar conlos funcionarios de Intercambio de Jóvenes,agentes de viaje, ex participantes en el intercam-bio y otros padres. Se recomienda asimismoencarecidamente que los participantes en elintercambio tengan ocasión de intercambiarideas con ex participantes que hayan estudiadoen el mismo país anfitrión, y con sus padres.Hay muchas maneras de promover la concien-ciación y la adaptabilidad intercultural antes dela partida de los estudiantes. Los juegos de sen-sibilidad cultural son divertidos y eficaces paraestimular la sensibilidad cultural, provocandoasimismo una experiencia de minichoque cul-tural. Usted puede también alentar a los estu-diantes a visitar la biblioteca local o centrosculturales en los cuales podrán investigar sobretales juegos y estudiar diversos aspectos de lacultura del país anfitrión. Los cursos de idiomaconstituyen otra valiosa herramienta de comu-nicación cultural, dado que incluso un conoci-miento inicial del idioma del país anfitriónayuda mucho a facilitar la adaptación a la expe-riencia de intercambio.La orientación es un proceso permanente, en elcurso del cual deben realizarse reuniones de finde semana y reuniones más cortas, en el cursodel año previo a la partida. La mayoría de losfuncionarios de Intercambio de Jóvenes hancomprobado que la realización de estas activi-dades en dicho período es sumamente eficaz, aldar a los estudiantes la oportunidad de absor-ber mucha información y reflexionar sobre lamisma. A continuación se sugiere el siguientecalendario de orientación.(Los distritos celebran de una a tres reuniones deorientación. Este plan tiene como fin la realiza-ción de tres sesiones. Si en su distrito se celebrasólo una, deberá combinar en ella el contenidode las tres reuniones que aquí se indican.)

Primera sesión

La primera sesión de orientación es una reu-nión preliminar, generalmente de carácter bas-tante informal y celebrada a nivel de club.Deberá incluir una introducción a temas queserán cubiertos más ampliamente en sesionesde orientación posteriores. Entre los puntos atratar incluya los siguientes:• tolerancia cultural

• familias anfitrionas

• consejeros

• el rol de los clubes y distritos rotarios patrocinadoresy anfitriones

• viajes

• pasaportes

• visados

• seguros

• dinero

Deberá requerirse a los padres la asistencia aesta sesión con sus hijos. Invite también a losestudiantes de intercambio procedentes de fueradel distrito y a ex participantes que hayan regre-sado del exterior. Haga que le formulen pregun-tas y otorgue prolongados períodos de recesopara dar lugar a la discusión entre los estudian-tes que viajarán a otro país, los que vienen al dis-trito y los ex participantes en el intercambio.Aunque la candidatura del estudiante no seaaceptada hasta después de transcurrido el finde semana de orientación, es importante pro-porcionarle una lista de comprobación previa asu partida. Para más información véase “Suge-rencias para un estudiante de intercambio”, enel Apéndice H.

Segunda sesión (fin de semana de orientación)

Se trata de la principal sesión de orientación anivel de distrito. Es importante que tenga lugarantes de la fecha de partida de todos los estu-diantes de intercambio que viajen al exterior.La sesión deberá celebrarse en una sede alejadade toda posible distracción. Si es posible, dis-ponga que los estudiantes se queden a pasar lanoche, dado que ello permitirá evaluar mejor alos participantes en el intercambio. Le recomen-damos que informe a los estudiantes y a lospadres que la aceptación definitiva del candi-dato para participar en el intercambio no seefectúe antes de esta sesión práctica de orienta-ción (pueden producirse casos en los cuales unestudiante se desempeña bien en las entrevis-tas, pero le cueste relacionarse con los demás).Este fin de semana resulta ideal para observar

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las reacciones de los estudiantes ante la sesiónde información y su interacción con los estu-diantes de fuera del distrito, otros estudiantesque parten al exterior, ex estudiantes de inter-cambio y los rotarios.Generalmente no se invita a los padres aunquepuede aceptarse su presencia. Se alienta la asis-tencia de ex participantes en el intercambio yparticipantes de fuera del distrito. Los principa-les temas de la sesión deberán incluir la adapta-ción cultural (considerándose incluso lasrelaciones con la familia anfitriona) y el rol delos clubes y distritos rotarios patrocinadores yanfitriones. Las reglas y la logística deberán serrevisadas, junto con la información pertinentesobre Rotary. Enfatice que los participantes enel intercambio son principalmente embajadoresde buena voluntad.Modelo de calendario para un fin de semanade orientación a nivel de distrito(En este calendario, se supone la asistencia deestudiantes que salen al exterior, padres deestudiantes que salen al exterior, estudiantesretornados/ROTEX e integrantes de comitésdistritales. Pueden concurrir también los gober-nadores y gobernadores entrantes a la sesión deorientación o a parte de ellas.)

Primer día

8.00-9.00 Inscripción y reunión informal en la cualse ofrecerá café

9.00-10.15 (Para estudiantes que salen al exterior ysus padres.)

Introducción y bienvenida a los padres delos estudiantes. Explicación de los eventosdel fin de semana.

9.00-10.15 (Para estudiantes de fuera del distrito yROTEX)

Charla sobre ROTEX a cargo del presi-dente del Comité de ROTEX.

Charla para estudiantes de fuera del distritoa cargo del presidente del comité distrital.

10.15-10.30 Receso

10.30-12.00 Presentaciones

¿Qué significa ser estudiante de intercam-bio? (breve presentación a cargo de unestudiante de fuera del distrito)

Efectuar viajes durante la gira de intercam-bio no es un derecho sino un privilegio.

No todos los clubes rotarios son iguales.

Presupuesto: estipendio y gastos.

12.00-13.30 Almuerzo (si se desea puede intervenir unorador)

13.30-14.45 (Reuniones por separado de estudiantes defuera del distrito, estudiantes que salen alexterior y sus padres)

Juegos de estímulo cultural.

Los consejeros y los estudiantes de ROTEXse reúnen por separado.

14.45-15.00 Receso (café)

15.00-16.30 Requisitos de las escuelas.

Normas.

Sociabilidad en calidad de embajadorinternacional.

Entrega de regalos

16.30-17.30 Hora para establecer contactos.

18.00-19.30 Cena (se puede incluir la presencia de unorador invitado, el gobernador de distritoo un ex estudiante de intercambio; tam-bién puede disponerse que los estudiantesde intercambio se pongan de pie y hablensobre los lugares que visitaron y sus expe-riencias más memorables).

19.30-20.30 Sesiones en subgrupos sobre asuntos espe-cíficamente relacionados con uno u otrosexo (se deberán tratar temas delicadostales como anomalías del apetito (anorexia,bulimia, etc.), acoso sexual, etc. Dentro deuna misma sala, se sugiere dividir a losestudiantes por países o regiones.

Reuniones exclusivamente reservadas a lospadres (se deberán tratar los problemasque implica ser padre de un estudiante deintercambio, visitas al estudiante en elexterior y la situación posterior al regresode los estudiantes a sus hogares).

Reuniones exclusivamente reservadas a losconsejeros (se deberán distribuir solicitu-des para giras de intercambio de estudian-tes de fuera del distrito).

20.30-22.00 Los consejeros y los estudiantes de ROTEXsostienen conversaciones informales conlos padres, ven álbumes de fotografías, etc.

Se reúnen estudiantes de fuera del distrito,estudiantes que viajan al exterior, estu-diantes retornados, integrantes de ROTEX(como acompañantes), a efectos de partici-par en actividades de compañerismo.

Orientación a cargo del comité ejecutivodistrital.

Segundo día

7.30-8.30 Desayuno bufé

Exhibición de diapositivas de un estudiante

Los estudiantes de fuera del distrito salende viaje por un día después de que lestomen una fotografía colectiva.

8.30-10.00 Cómo crear un espectáculo a base de dia-positivas. Cómo preparar un discurso(para estudiantes que salen al exterior)

Seguros

Arreglos de viaje (pasajes, equipaje, aeropuertos, etc.).

10.00-10.15 Receso

10.30-11.30 Fotografías, medidas para las chaquetas(blazers)

Reunión general anual de ROTEX.

Fotografías de ROTEX.

Foro para consejeros.

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11.45-13.00 Almuerzo (se tiene la opción de designarun orador)

13.15-15.30 Paneles de discusión rotativos (se dividen encuatro grupos y los integrantes rotan cada30 minutos).

Sala 1. Adaptación a las familias anfitrio-nas (incluya ejemplos de preguntas paraformular a la familia anfitriona [Apéndice I],disponga que los estudiantes en el panelhablen sobre la transición que implicavivir en casa de familias anfitrionas.)

Sala 2. Recibir a un estudiante (desde elpunto de vista de los padres, cumpli-miento de las reglas del hogar, etc.)

Sala 3. Choque cultural, problemas deidioma (estudiantes miembros del panel yfuncionarios de Intercambio de Jóvenes)

Sala 4. Regreso al hogar (desde el punto devista de los estudiantes y de los padres).

15.30-16.00 Receso (café)

16.00-17.00 Sesión de preguntas y respuestas parapadres de estudiantes que salen al exterior.

Sesión especial para todos los estudiantes(preparan una canción o una dramatizaciónpara el espectáculo que amenizará la cena).

18.00-21.00 Cena, programa y espectáculo.

Tercer día

7.45-8.45 Desayuno bufé, anuncios.

9.00-10.00 Los participantes se dividen en subgrupossegún sus países anfitriones a efectos detratar temas específicamente relacionadoscon las diferencias culturales.

10.15-11.30 Último recordatorio sobre las obligacionesde los estudiantes de Intercambio de Jóvenes.

Tercera sesión (última sesión)

Dado que se trata de la última sesión es posiblecombinar el mismo día una sesión para estu-diantes que salen al exterior con otra para estu-diantes provenientes de fuera del distrito, ocelebrar tales sesiones por separado en distintasfechas. De una manera u otra, esta sesióndeberá celebrarse hacia finales del año lectivo ouna vez que haya concluido. Respecto a losestudiantes que salen al exterior, evalúe losaspectos logísticos y ponga de relieve el papeldel club o distrito rotario patrocinador y el clubo distrito rotario anfitrión, así como también elpapel de embajador de cada estudiante. Seríaasimismo conveniente, pedirles a los estudian-tes que efectúen una breve presentación en supropio idioma o en el idioma del país anfitrión.En esta reunión se les deberán entregar sus cha-quetas e insignias (con carácter optativo). (Nota:La Sede Mundial de RI no proporciona chaquetas niinsignias. Al respecto consulte el Directorio Oficial,donde figura una lista de concesionarios autorizadospara la venta de artículos con los emblemas de

Rotary y las entidades o programas que patrocina.El directorio puede encargarse al centro de servicioque sirve en la localidad o la Secretaría).Si decide incluir estudiantes de fuera del distrito,deberá dedicar la sesión a una revisión del año yal proceso de regreso y readaptación al país deorigen. A tales efectos se recomienda distribuirun formulario de evaluación entre los estudian-tes para que ellos lo completen. (Apéndice N).Este formulario le facilitará la planificación y elmejoramiento de las actividades de los clubes ydistritos destinadas a futuros intercambios conestudiantes de fuera del distrito. Se deberántratar también los aspectos subjetivos queimplica el regreso al país y las maneras de faci-litar dicha transición. Para más informaciónsobre tales aspectos consulte el capítulo 9.

Comunicaciones posteriores a la partidaLos clubes y distritos deberán hacer todo loposible para facilitar las comunicaciones conlos estudiantes durante la gira de intercambio.Aliente a los estudiantes a que, además deescribirles a sus padres y amigos, mantengancorrespondencia con el club y el distrito patro-cinador. Recuerde a los estudiantes que puedenaprender mucho sobre su experiencia al refe-rirse a ella por escrito. Los socios del club debe-rán turnarse para remitirles cartas a losestudiantes de intercambio.Una manera adecuada de mantener comunica-ciones consiste en establecer un procedimientopara la presentación de informes. Cada estu-diante deberá presentar su informe al menoscada trimestre. En dicho informe se deberáincluir información sobre los éxitos y las com-plicaciones experimentadas, además de unacarta personal al funcionario del programa deIntercambio de Jóvenes encargado de la giradel estudiante. En el Apéndice J se incluye unmodelo de informe trimestral.

Información para los padres deestudiantes que viajan al exteriorEl apoyo incondicional de los padres del estu-diante es fundamental para el estudiante antes,durante y después del intercambio. Es impor-tante, por tanto, que los padres de los estudian-tes que viajen al exterior reciban la debidainformación y participen en el proceso deorientación. Dentro del proceso de orientaciónpara los padres incluya los siguientes puntos:

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Obligaciones económicas y seguros

Informe detalladamente a los padres sobre susobligaciones económicas. La totalidad de loscostos de viaje y seguros deberán ser sufraga-dos por los padres del estudiante. Expliquedetenidamente los requisitos de seguros, inclu-yendo los requisitos adicionales planteados porel país anfitrión. Explique la necesidad de con-tar con un fondo para gastos de emergencia.

Reglas del programa

Adopte las medidas pertinentes para que lospadres comprendan claramente las reglas ynormativa del programa de Intercambio deJóvenes y que tanto ellos como su hijo o hija,por escrito, acuerden su conformidad con lasmismas. En determinados casos, especialmenteen lo que se refiere a viajes durante el intercam-bio, la normativa se aplicará a los padres y a losestudiantes. Si los padres están implícitamenteenterados sobre las reglas del programa, serámenor el riesgo de incumplirlas o fomentar suincumplimiento inadvertidamente.

Visitas de los padres

Es recomendable convencer a los padres para se abstengan de visitar a sus hijos durante suestancia en el exterior. Recuérdenles que se tratade la experiencia de intercambio de su hijo ohija y que una visita de los padres consanguí-neos podría ser contraproducente. Si piensanefectuar una visita, recomiéndenles encarecida-mente que la efectúen solamente durante losdos últimos meses del intercambio y jamásdurante días festivos, dado que la familia anfi-triona del estudiante puede haber hecho otrosplanes. (Se desaconseja, especialmente en lo quese refiere al primer mes, el contacto por teléfonoo correo electrónico, dado que la inmediatez deeste tipo de medios tiende a dificultar la adapta-ción del estudiante a su nuevo entorno.)

Después del intercambio

La correspondencia durante el intercambioayudará también a los padres a enfrentarse alperíodo de readaptación posterior al regresodel estudiante. El choque cultural del regreso esuno de los aspectos menos atendidos del pro-ceso del intercambio y es importante que lospadres estén preparados para responder debi-damente.Si un estudiante se ha integrado plenamente enotra cultura, resulta natural que experimenteun choque cultural a la inversa al regresar a supaís, muy similar al que experimentó durantelas primeras semanas en el país anfitrión.Recuerde a los padres que aunque para ellostodo sigue siendo prácticamente igual, para suhijo la experiencia le ha significado profundoscambios.Uno de los problemas más comunes suele ser laindependencia del estudiante adquiridadurante el intercambio. A menudo, al regresaral hogar, los estudiantes recuerdan su vida coti-diana bajo las reglas del intercambio y las delpropio hogar les parecen excesivamente restric-tivas. Es importante que los padres procurencomprender los cambios que vive su hijo y quejunto a él incorporen tales cambios a la relaciónentre padres e hijo. En el capítulo 9 se ofreceinformación sobre el retorno y sobre la partici-pación de los padres en dicho aspecto de laexperiencia de intercambio.

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El club y el distrito que acep-ten ser anfitriones de estudian-tes que participan en elintercambio son responsablesno sólo del bienestar de losestudiantes; contraen tambiénla obligación de asegurar a losparticipantes la mejor expe-riencia de intercambio posible.Gran parte de tal responsabili-dad le corresponde al club,dado que el club está obligadoa supervisar las condiciones enque se desarrolla la vida diariadel estudiante, para lo cualdebe encargarse de aspectostales como seleccionar las fami-lias anfitrionas, brindar orien-tación para estudiantes tras sullegada y el nombramiento deun consejero rotario.

Preparativos para a la llegada

Reclutamiento de familias anfitrionas

El club y/o el distrito patrocinador son respon-sables de reclutar familias cualificadas y dis-puestas a participar. Las familias anfitrionaspueden ser reclutadas por los mismos mediosutilizados para promover el programa anteposibles participantes. A continuación se ofre-cen sugerencias para los contactos con posiblesfamilias anfitrionas.• Pedirles a los compañeros rotarios que sugieran fami-

lias interesadas en recibir en su hogar a un estudiante.

• Exhortar a los compañeros rotarios a que considerenla posibilidad de recibir en su casa a un estudiante.Sería conveniente expresar tal pedido durante unareunión en la cual estén presentes los cónyuges o des-pués de que el estudiante haya asistido a una reunióny haya tratado a varios de los socios del club.

• Sugerirles a familias cuyos hijos hayan participado enel intercambio en otro país que reciban en su hogar aun estudiante. Muchas de estas familias quisieranparticipar en el programa debido a la oportunidadque éste proporcionó a sus propios hijos.

• Solicitar a ex participantes que hayan vivido en elexterior que sugieran familias de sus respectivascomunidades que posean buen potencial para desem-peñarse en calidad de anfitriones.

• Efectuar una presentación sobre el programa de Inter-cambio de Jóvenes ante las asociaciones de padres yprofesores de la localidad. Preguntar a los presentessi les interesa oficiar en calidad de familia anfitriona.

• Sugerir a ex familias anfitrionas que hayan cumplidocon éxito su cometido que proporcionen informaciónsobre otras familias de la comunidad que tengan inte-rés en servir como anfitrionas de un estudiante.

• Recuerde enfatizar que las familias anfitrionas nonecesariamente tienen que ser familias rotarias. Esmás, suele ocurrir que la gente se interese en Rotary araíz de su participación en el Intercambio de Jóvenes.

• Manténgase en contacto con ex participantes en elprograma de Intercambio de Jóvenes. Suelen ser exce-lentes padres anfitriones.

Selección de familias anfitrionasSe deberá enviar a todas las familias que seofrezcan para recibir un estudiante, una cartade acuse de recibo y la “Solicitud para familiaanfitriona (Apéndice K de este manual). Endeterminados países podrá requerirse otro tipo

Capítulo 7 Deberes de los anfitrio-nes del estudiante:Información para loscoordinadores internos

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de solicitud o podrán plantearse preguntas adi-cionales. Es muy importante verificar deteni-damente la información sobre familiasanfitrionas. Al evaluar las solicitudes, procureseleccionar familias cualificadas, responsables ybien dispuestas, capaces de ejercer debida-mente sus responsabilidades paternas, entreellas familias de todo tipo, algunas con niñosde corta edad, otras con chicos de la edad delos participantes en el intercambio, y otrascuyos hijos ya sean adultos y vivan indepen-dientemente. En todos los casos, las familiaspueden ser excelentes anfitrionas.No olvide visitar el hogar de los padres anfi-triones con anterioridad a su selección comofamilia anfitriona. En ese momento, explíqueleslas responsabilidades que conlleva su participa-ción como anfitriones y obséquieles un ejem-plar de Información para familias anfitrionas(749-SP), folleto a través del cual se explica elprograma a los anfitriones, y cualquier otrotipo de información complementaria útil pararecibir a estudiantes de otros países . Algunosdistritos requieren que los padres de los estu-diantes que salen al exterior sean también anfi-triones de estudiantes de intercambio quecursen estudios en su distrito. Los datos detales familias deberán ser examinados deteni-damente y se las deberá aceptar como anfitrio-nas solamente si se las considera adecuadas.Se recomienda elaborar y utilizar un cuestionarioy formulario de inspección para posibles familiasanfitrionas. A continuación se incluye un modelode preguntas que pueden formularse.

1. ¿Por qué tiene interés en recibir a un estudiante deIntercambio de Jóvenes?

2. Si el estudiante de intercambio que se hospedaseen su hogar infringiese una norma familiar o distri-tal, ¿cómo enfrentaría la situación? (Plantee unejemplo se manera que puedan responder la pre-gunta detalladamente?)

3. ¿Ha viajado al exterior? En caso afirmativo, ¿cuálha sido el aspecto más interesante de su viaje?

4. Si ha viajado al exterior, ¿qué aspecto del viaje leha resultado más difícil?

5. ¿Le interesaría asistir a un fin de semana de orien-tación para estudiantes de intercambio o presen-ciar las actividades de los estudiantes?

A través de la entrevista se deberá dar preferencia, entre otras, a familia que poseanlas siguientes características: • Apoyo: una buena relación y respeto mutuo entre

todos los integrantes de la familia.

• Diversidad de intereses: curiosidad por distintas acti-vidades y lugares fuera de la casa.

• Flexibilidad: capacidad de adaptación necesaria para

convivir con un nuevo integrante de la familia.

• Sentido del humor: capacidad para percibir los pro-blemas o dificultades de la vida cotidiana sin otorgar-les excesiva importancia.

• Paciencia: disposición para resolver los malentendi-dos comunes.

Criterios evaluativos que deben considerarse alentrevistar una posible familia anfitriona:• Razón o motivo para recibir a un estudiante.

• Salud de los integrantes de la familia: si uno de losfamiliares está enfermo, hospedar a un estudiantepodría aumentar el nivel de estrés en el hogar.

• Habitaciones: el estudiante deberá tener su propiacama. Si tiene que compartir una habitación deberáser, en la medida de lo posible, con un chico delmismo sexo y de la misma edad.

• Transporte: la familia deberá explicar y demostrar dequé manera el estudiante se desplazará a la escuela y alos sitios donde se desarrollen sus diversas actividades.

• Condiciones generales de la casa (higiene, calefacciónadecuada, luz, etc.). ¿Le parece una vivienda ade-cuada para sus propios hijos o nietos?

Una vez que la familia anfitriona haya sidoaprobada por el club y el comité, deberá ustedponer en contacto a la familia con los estudian-tes que viajan a su localidad. A continuación seindican algunos aspectos que deben tenerse encuenta al facilitar este tipo de contactos:• Intereses similares (actividades recreativas, pasatiem-

pos, actividades deportivas y culturales).

• Edades similares de los hermanos, si es posible (espe-cialmente en los que se refiere a la primera familiaanfitriona del estudiante).

• Personalidades y valores de las personas (liberales oconservadores).

Los estudiantes no deberán alojarse con fami-lias provisionales durante aproximadamenteuna semana antes de instalarse con la familiaanfitriona definitiva. Es mejor, en cambio, queel estudiantes se hospede en la casa de su pri-mera familia anfitriona desde el momento enque llega al país anfitrión.Su club tiene la responsabilidad de apoyar yaconsejar a las familias anfitrionas. Cercióresede que los anfitriones comprendan sus respon-sabilidades y sean conscientes de ellas. Puedeque sea necesario hacerles firmar un docu-mento en el cual figuren las normas del pro-grama y sus responsabilidades como familiasanfitrionas. Se trata de una responsabilidad deprimer orden. Es importante mantener unarelación positiva con las familias anfitrionas.Mediante gestos de buena voluntad tales comoenviar una nota de agradecimiento, invitar a lasfamilias anfitrionas a un evento organizado porel club y solicitar que completen un formulario

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de evaluación, les demostrará que agradece yvalora su participación en el programa. En elApéndice L se incluye una modelo para formu-lario de evaluación.

Orientación para estudiantes previaa la llegadaUna vez que el distrito haya asignado un estu-diante a su club, envíele un juego de materialespara la bienvenida. Este juego de materialesconstituye el primer paso del proceso de orien-tación previo a la llegada y deberá ser tan infor-mativo como fuera posible. El juego demateriales de bienvenida deberá proporcionaral estudiante un panorama general sobre losmomentos culminantes del año de su intercam-bio (reuniones distritales, etc.), además delnombre y dirección de la primera familia anfi-triona del estudiante. El juego de materialesdeberá incluir también datos sobre el clima y laropa adecuada, enseñanza, vacunas requeridas,reglas y normativa, seguros, cuantía del fondopara gastos de emergencia, intervencionesrequeridas, oportunidades de viaje, etc.El juego de materiales de bienvenida deberáproporcionar tanta información cultural comosea posible. El material deberá incluir una listade frases coloquiales, gestos culturales y salu-dos, además de información sobre festivos tra-dicionales y usos sociales. Se deberá incluirtambién otro tipo de datos respecto a religión,geografía local, historia y gobierno.Sugiera que el estudiante y su primera familiaanfitriona intercambien correspondencia antesde la llegada del estudiante. De esta manera seestablece un vínculo entre ambos capaz de faci-litar la transición posterior a la llegada. Lacorrespondencia ayuda asimismo a que ambaspartes tengan una idea sobre qué deben esperarde la experiencia de intercambio. Podrá ustedtambién sugerir que el estudiante mantengacorrespondencia con el consejero del club antesde su partida.

Asignar un consejero rotario al estudiante

El consejero del club es el rotario con quien elestudiante de intercambio tiene más contacto.El consejero del club no deberá formar parte dela familia anfitriona ni presidente del Comitédistrital de Intercambio de Jóvenes ni presi-dente del comité de dicho programa a nivel declub. Evite este tipo de incompatibilidades. Sisurgiese un problema, es importante que elestudiante se sienta cómodo en su trato con elconsejero. Es preferible que el consejero sea unapersona del mismo sexo que el estudiante. La

importancia de la gestión de dicha persona esprimordial. Deberá ser un rotario dispuesto ycapacitado para dedicar más tiempo y energíaal estudiante de intercambio que todos losdemás socios del club anfitrión.

Colabore con la institución educativa a lacual asistirá el estudiante.

Se trata de una responsabilidad del presidentedel comité del club o del consejero. Este rotariodeberá efectuar las gestiones pertinentes paraque el estudiante reciba orientación a comien-zos del año lectivo y mantenerse al corrientedurante todo el año sobre la marcha de susestudios. Este rotario deberá además asumir laresponsabilidad de resolver todos los proble-mas que se planteen entre el centro de estudiosy el estudiante.

Orientación posterior a la llegadaUna vez que haya llegado el estudiante deintercambio, se intensifica el proceso de orien-tación. Reciba al estudiante cuando éste lleguey preséntele a su familia anfitriona. A pesar dela correspondencia previa a la llegada, tanto elestudiante como su familia anfitriona alberga-rán diversas dudas y preocupaciones. El cues-tionario para la primera noche (Apéndice I deesta publicación), constituye un medio exce-lente para solucionar algunos aspectos prácti-cos de la experiencia del estudiante y la familiaanfitriona. Las preguntas deberán estar escritasen la lengua materna del estudiante y en la delpaís anfitrión. (La Secretaría de RI ofrece dichocuestionario en inglés, francés, japonés, corea-no, portugués y español.) En el cuestionario seincluyen temas tales como las reglas de la casa,aspecto que a pesar de su importancia no sueleplantearse con suficiente tiempo.Una o dos semanas después de la llegada delestudiante, una vez que éste haya tenido tiempode adaptarse al nuevo ambiente, deberán tenerlugar más actividades de orientación. Estaorientación se podrá realizar en grupo, como enel caso de la orientación distrital, o individual-mente. En cualquiera de estos casos, la orienta-ción de los estudiantes que se hospedan en eldistrito deberá incluir los siguientes elementos:

Reglas y normativa

Las reglas del programa de Intercambio deJóvenes, establecidas por el club rotario y el dis-trito anfitrión, deberán ser objeto de revisión acomienzos del intercambio. Si su distrito realizaun programa de orientación que tiene lugarmás de una semana después de la llegada del

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estudiante, deberá suminis-trarse a éste, dentro de la pri-mera semana, una copiaescrita de todas las reglas yexpectativas. Adopte las medi-das necesarias para que el par-ticipante entienda todas lasreglas; las diferencias de len-guaje pueden ocasionarmalentendidos en el curso delintercambio. (Véase el Apén-dice C.)

Aspectos culturales

Es importante explicarle alestudiante los aspectos primor-diales de la propia cultura, trassu llegada y durante el trans-curso de la gira de intercambio. Se deberá hablarsobre asuntos tales como costumbres locales, fra-ses coloquiales, gestos, espacio personal, higienepersonal, sentido del tiempo, respeto a las perso-nas mayores, etc.

Viajes

Analice con el estudiante la normativa del dis-trito respecto a los viajes del estudiante y losformularios necesarios. Recuérdele al estu-diante que los viajes que se efectúen durante elintercambio constituyen un privilegio y no underecho, y que existen ciertas normas —estable-cidas para el bien de los estudiantes— quedeben acatarse y cumplirse. (Véase el capítulo 3.)

El papel de embajador del estudiante de intercambio

Recuérdele al estudiante su función de embaja-dor de su propia ciudad, su país y su club rota-rio patrocinador y su distrito patrocinador. Portales motivos deberá comportarse de maneradigna. Explíquele que los compromisos para conRotary tienen prioridad y que deberán a comen-zar a prepararse para los próximos eventospúblicos. Proporcione al estudiante un calenda-rio de los eventos que requieran su asistencia.Otros asuntos a los cuales se deberá hacermención para alentar al estudiante a pensar yactuar de manera acorde con sus funciones deembajador• Adaptación: pasar a formar parte de la familia

anfitriona.

• Formular preguntas cuando hay algo que no comprende.

• Ser considerado con sus anfitriones.

• Tomar parte activa en la vida de la comunidad.

• Mantener ordenada su habitación.

• Respetar a los demás.

Oportunidades para formular preguntas

Es posible que el estudiante desee formularpreguntas o plantear problemas sobre unafamilia anfitriona o una institución educativa.Deberá ofrecerse al estudiante la oportunidadde tratar sobre tales problemas, en un foro en elcual no participen las familias anfitrionas. Si seplantean preguntas, póngase de acuerdo con elestudiante a efectos de transmitirlas al conse-jero o al presidente del comité distrital.

Durante el intercambioEstipendio para gastos mensuales

Proporcione al estudiante una suma mensualpara cubrir gastos de tasas y matrículas escola-res y adquisición de textos. El club podrá pro-porcionarle al estudiante la cuantía queconsidere adecuada (aproximadamente 75dólares o equivalente), teniendo en cuenta cuá-les son los gastos que corren por cuenta delestudiante (almuerzos en la escuela, eventossociales, etc.). Tenga presente que el monto delestipendio mensual varía de país en país.

Contacto mensual

Manténgase en contacto con el estudiante deintercambio y documente mes a mes los contac-tos entre el estudiante y el consejero. Mantengacomunicación directa con el estudiante, exten-diéndole invitaciones a eventos culturales ysociales. Continúe la orientación necesaria paraayudar al estudiante a enfrentar asuntos cultu-rales concretos.

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Facilitar la transición entre distintas familias anfitrionasTenga en cuenta que el estudiante que efectúauna transición de una familia anfitriona a laotra, es posible que requiera el mismo tipo deatención y orientación que las recibidas tras sullegada al hogar de la primera familia anfi-triona. Adopte las precauciones necesarias paraque los períodos de transición se desarrollensin problemas. Al respecto se sugiere adoptarlas siguientes medidas:• Notificar los cambios de familia anfitriona al estu-

diante con tanta antelación como fuera posible,incluida la fecha exacta para la mudanza.

• Antes de la mudanza, proporcionar al estudiante y asus padres o tutores, la información necesaria paracontactar con las nuevas familias anfitrionas.

• Sugerir que el estudiante siga el mismo proceso paradarse a conocer con cada familia anfitriona, incluidala discusión de las “Preguntas que se sugieren paraformular a su familia anfitriona” (Apéndice I).

• Acompañar al estudiante al hogar y mantener con élcontacto asiduo durante toda su estadía.

Regreso anticipadoAproximadamente el tres por ciento de la tota-lidad de los estudiantes de intercambio deRotary regresan a su hogar antes del plazoacordado. Entre ellos los hay que solicitan elregreso a su hogar debido a la nostalgia, enfer-medad o problemas familiares. Los demás ter-minan anticipadamente su experiencia debidoa una infracción contra las reglas del programade Intercambio de Jóvenes. Los regresos antici-pados requieren tratarse con mucha prudencia,siempre informando debidamente al distrito oclub patrocinador. Es importante que los clubesy distritos anfitriones mantengan buena comu-nicación con el club y el distrito de la localidadde origen del estudiante, de manera que losproblemas con un estudiante no creen proble-mas entre distritos. Los gobernadores de dis-trito deberán mantenerse al corriente sobre losproblemas que pudiesen surgir entre sus res-pectivos distritos y, si es preciso, actuar comomediadores.Después de que se haya decidido el regreso antici-pado de un estudiante por haber infringido las nor-mas, los funcionarios del club o del distrito deberánseguir las siguientes pautas:• Notificar al gobernador de distrito el retorno antici-

pado del estudiante y explicar por qué motivo. Comu-nicar tal decisión por escrito al gobernador de distrito.

• Comunicarle al estudiante las razones por las cualesse le envía de regreso a su país.

• Mantener en su poder el pasaporte y el pasaje aéreodel estudiante. No permita que el estudiante consiga

una copia del pasaporte. De tal manera se evitará queobtenga un nuevo pasaporte tras argumentar extra-vío del original y efectúe viajes por su cuenta.

• Contactar con el funcionario de Intercambio de Jóve-nes del distrito que patrocinó al estudiante. Indiquede manera específica los motivos por los cuales seenvía de regreso al estudiante. Aunque esta comuni-cación puede efectuarse por teléfono, se deberáenviar, acto seguido, una carta o fax en la cual quedeconstancia de la conversación al respecto. Si el dis-trito del estudiante forma parte de una organizaciónmultidistrital, se deberá enviar copias de toda lacorrespondencia pertinente.

• Exhortar al distrito patrocinador a ponerse en con-tacto con los padres del estudiante a efectos de expli-carles la situación y proporcionarles los datos delvuelo de regreso. Acláreles que se trata de una deci-sión definitiva e irrevocable y que su hijo o hija nopodrá prolongar su permanencia en el país anfitriónaunque así lo desee.

• Cerciórarse que el estudiante llegue sano y salvo a supaís de origen. Al respecto deberá usted recibir unllamado telefónico y/o un fax del funcionario deIntercambio de Jóvenes del distrito patrocinador.

• Obtener una copia del informe del consejero del cluben la cual se detalle cuándo fue enviado de regreso elestudiante. Incluya una copia del informe en el expe-diente del estudiante y envíe otra copia al presidentedel comité distrital.

Preparación previa a la partidaLas semanas finales del intercambio suelen serinusualmente traumáticas tanto para el estu-diante como para la familia anfitriona, al enfren-tarse a los aspectos emocionales que suelenaparejar las relaciones creadas en torno al inter-cambio. En ese momento se produce la rupturade un vínculo breve pero profundo entre el estu-diante y la familia que lo ha recibido. El estu-diante puede experimentar ciertos temoresrespecto a su regreso al país de origen y sobrelle-var los cambios que pudieran tener lugar. Esposible que los integrantes de la familia anfi-triona se sientan abandonados por el estudiantecuando éste participa cada vez más en las activi-dades escolares y eventos sociales propios delfin de curso. Quizá ambas partes tengan dificul-tad para expresar sus sentimientos al respecto y,por tanto, en algunos casos se viven momentosde frustración. Prepare al estudiante y a la fami-lia anfitriona para superar este tipo de contrarie-dades, ofreciéndoles un foro para expresarlibremente sus sentimientos. Ayúdelos a prepa-rarse para las reacciones emocionales que pudie-ran experimentar cuando llegue el momento delretorno del estudiante a su país. Para más infor-mación sobre el proceso de readaptación y losaspectos en los cuales el estudiante pudiera vivirdificultades, consulte el capítulo 9.

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Finalidad y objetivosAl igual que respecto a la expe-riencia de intercambio quedura todo un año lectivo, losintercambios de corto plazopromueven la comprensióninternacional, ofreciendo a losestudiantes la oportunidad devivir en un medio cultural dis-tinto al propio. La duración delas giras de intercambio puedeoscilar entre varios días yvarias semanas, y tienen lugaren períodos en los cuales nohay clases en las escuelas.Generalmente no incluyen unprograma académico.El programa de intercambiosde corto plazo resulta idealpara introducir a los estudian-tes en el mundo de la comprensión internacio-nal. Una diferencia clave en la organización delos intercambios de corto plazo consiste enmayor flexibilidad, dado que pueden efec-tuarse diversos tipos de intercambios.

Tipos de intercambios de corto plazoLas cuatro modalidades más comunes de inter-cambios de corto plazo son las siguientes: • Hospedaje en hogares. Para la participación de estu-

diantes que viajan solos. Por ejemplo, un joven aus-traliano que pasa unas semanas en Suecia y un jovensueco que luego visita Australia. Este tipo de inter-cambio puede también organizarse para grupos deestudiantes.

• Excursiones. Determinados intercambios de cortoplazo se estructuran como excursiones a través deuno o más países extranjeros. En estos recorridospuede participar un grupo de jóvenes de un país o un grupo de estudiantes de diversos países.

• Campamentos. Los intercambios de corto plazo pue-den también organizarse como campamentos interna-cionales para jóvenes, agrupando estudiantes devarios países. Estos campamentos pueden brindarcapacitación para el liderazgo o instrucción sobretemas internacionales, o sencillamente pueden consti-tuir un foro para que los estudiantes de diversas cul-turas se conozcan. Se alienta la organización decampamentos en los cuales participen jóvenes norma-les y con discapacidad. Estos campamentos de veranopara impedidos (conocidos también como Rota-camps) son sumamente populares en diversos países.

• Intercambios para las nuevas generaciones. Se tratade una modalidad optativa de intercambio de cortoplazo para jóvenes con edades comprendidas entre 18y 25 años. Los candidatos ideales son los bachilleres ograduados de enseñanza secundaria y los rotaractia-nos. Este tipo de gira de intercambio dura entre tres yseis semanas, pueden participar estudiantes que via-jan solos o en grupos. A su vez puede incluir hospe-daje en hogares, excursiones o campamentos. En elcaso de participantes con unos años más dentro de laedad reglamentaria el formulario de solicitud deberámodificarse de manera adecuada.

Organización y administraciónLos intercambios de corto plazo son adminis-trados de manera similar a los de largo plazo.Los arreglos pertinentes se efectúan a través delcorrespondiente presidente del comité distritalo de club y se recluta a los estudiantes de lamisma manera que para intercambios de unaño lectivo (a través de ex participantes, anun-cios en escuelas secundarias y folletos concretossobre el programa de su club o distrito). El pro-ceso de selección es también similar, aunque lasolicitud es más corta. La Junta Directiva de RIpromueve el uso del formulario “Programa deIntercambio de Jóvenes – Solicitud para un inter-cambio corto” (763-SP). Para intercambios decorto plazo, las familias deberán ser reclutadasy seleccionadas de la misma manera que paraun intercambio de un año académico. Frecuen-temente, cuando los intercambios breves adop-

Capítulo 8 Intercambios de corto plazo

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tan la forma de una excursión o campamento,el grupo viaja al exterior con un acompañanterotario. En todos los casos, se deberá otorgarmáxima prioridad a una concienzuda y pru-dente selección de estudiantes y anfitriones.Muchas de las sugerencias y materiales que seincluyen en el presente manual respecto al pro-grama de intercambios de largo plazo puedenadaptarse a las giras de intercambio de cortoplazo.Organización de un programa de intercambiode corto plazo

1. Decida qué tipo de programa de intercambio decorto plazo desea organizar.

2. Determine con cuáles países desea efectuar elintercambio. Comience con pocos y amplíe la listade manera apropiada.

3. Recurriendo a la lista de presidentes de comitésdistritales y funcionarios multidistritales de Inter-cambio de Jóvenes (disponible previo pedido a laSecretaría de RI), póngase en contacto con sus cole-gas de los distritos del exterior a fin de averiguar sidesean participar.

4. Si es necesario, comience la selección y la evalua-ción de las familias anfitrionas.

5. Decida la ubicación del campamento (o las ubica-ciones de los campamentos), el itinerario de laexcursión, las empresas de transporte, instalacio-nes necesarias, etc., según se considere adecuado.

6. Obtenga o publique folletos en los cuales se enu-meren las normas del programa. Al crear sus pro-pios materiales, cerciórese de que se ajusten a lasespecificaciones para el uso del nombre y elemblema de Intercambio de Jóvenes (véase el Apéndice P).

7. Efectúe los arreglos de transporte para los participantes.

8. Verifique que todos los participantes cuenten conseguros adecuados.

9. Implemente un programa de gestión de riesgo(véase el capítulo 5).

10. Comience la promoción del programa de inter-cambio de corto plazo entre siete u ocho mesesantes de la fecha programada para la partida delos estudiantes de intercambio. Remitacartas/folletos a los clubes y a las escuelas. Envíela solicitud para un intercambio corto (763-SP) alos clubes, para su distribución a los posibles par-ticipantes en el programa.

11. Organice una sesión informativa para todos losposibles participantes. Exhorte a los ex participan-tes a asistir, difundir sus experiencias y respondera las preguntas planteadas con toda sinceridad.

12. Aliente a los clubes a evaluar previamente las soli-citudes y a entrevistar a los estudiantes. (Para obte-ner sugerencias al respecto consulte el Apéndice G).

13. Evalúe las solicitudes definitivas y seleccione a losestudiantes.

14. Finalice la asignación de las familias anfitrionas.

15. Envíe al estudiante más información sobre el inter-cambio, sobre el país anfitrión, datos para ponerseen contacto con la familia anfitriona, normas delprograma y fechas de todas las sesiones de orienta-ción que se efectúen en el distrito.

16. Reconfirme los arreglos de viaje y verifique que lacobertura de seguros sea válida para las fechas deviaje y toda la gira de intercambio.

17. Proporcionar la debida orientación a los estudian-tes (previa a la partida, posterior a la llegada y pos-terior al regreso al país de origen).

18. Una vez que el estudiante haya regresado del exte-rior solicite su opinión mediante un formulario deevaluación. (Véase el Apéndice M.)

Promoción de los intercambios de corto plazo ante su club y lacomunidadComo en el caso de los intercambios de largoplazo, es importante promover activamente losintercambios de corto plazo a fin de garantizarel máximo nivel de participación por parte delos socios del club, aspecto que a su vez garan-tizará a los estudiantes la mejor experiencia deintercambio posible. No olvide los siguientesaspectos al promover este tipo de intercambios.• Enfatizar ante el club que los programas de corto

plazo implican menos gastos para los clubes rotarios.

• Recordar al club que, dado que la aportación detiempo requerida es mucho menor, resulta muchomás fácil reclutar familias anfitrionas para intercam-bios de corto plazo.

• Explicar y promover la flexibilidad de los programasde intercambios de corto plazo. Un club podría des-arrollar una gira de intercambio norte-sur o este-oestedentro de un mismo país o un intercambio con unaciudad hermana en el exterior.

• Hacer referencia a que, en algunas ocasiones, los par-ticipantes en intercambios de corto plazo solicitanparticipar en un programa de intercambio de largoplazo.

• Demostrar que a través del intercambio los estudian-tes adquieren más conciencia cultural, incluso si nollegan a dominar el idioma del país anfitrión.

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OrientaciónLa orientación es tan importante para un pro-grama de intercambio de largo plazo como decorto plazo. Dado que los estudiantes viajan alexterior durante un lapso de tiempo muchomás breve, la orientación no tiene que ser tanprolongada. No obstante, se puede cubrir todala información básica. Invite a los participantes,los padres de los participantes, los ex partici-pantes y los integrantes del Comité Distrital deIntercambio de Jóvenes. Sería, además, unabuena idea, invitar al gobernador de distrito enejercicio y al gobernador de distrito electo.A continuación se indican ejemplos de temaspara una sesión de orientación de un día.Temas que se sugieren para una sesión deorientación destinada a estudiantes que parti-ciparán en una gira de intercambio de cortoplazo en el exterior• ¿Qué es Rotary?

• Cómo se efectúan los arreglos de viaje.

• Requisitos de pasaporte y visados.

• Requisitos de vacunación.

• Sugerencias para viajes (véase el Apéndice H)

• Cambios y cancelaciones.

• Requisitos de seguros.

• ¿Qué es una familia anfitriona y cómo se selecciona?

• Responsabilidades y actividades de los estudiantesde fuera del distrito y las familias anfitrionas.

• Temas relacionados con determinados países.

• Experiencias de los ex participantes.

• Normas y reglamentos del programa.

Evaluación del programaEvalúe regularmente el programa de intercambiode corto plazo de manera que pueda seguir des-arrollándose y mejorando. El medio más valiosocon el que usted cuenta es la opinión directa delos participantes en los programas. En el Apén-dice M se incluye un modelo de formulario deevaluación. Dicho formulario puede adaptarsesegún las necesidades de su programa.

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Uno de los aspectos crucialesdel proceso de intercambio esla readaptación del estudianteal regresar al hogar tras un añoen el exterior. El estudiante deintercambio sufre un períodode adaptación durante suestancia en el extranjero, unproceso al cual suele denomi-narse choque cultural. Cuandoun estudiante verdaderamentese ha adaptado a otra cultura,al regreso a su país de origensufrirá un choque cultural a lainversa.Este fenómeno es muy común.Es más, constituye un ele-mento necesario del procesode intercambio. Al principio,tras un año de independenciay vivir fuera del hogar, al estu-diante le cuesta trabajo retomar sus viejos hábi-tos. Las relaciones con los amigos y la familiano suelen ser las mismas que antes de la par-tida. Es también normal que a su regreso, losestudiantes observen su propia cultura, a susamigos, familias, e incluso ellos mismos, conmucho más sentido crítico.De la misma manera que el estudiante recibeorientación para superar el choque cultural ini-cial, deberá asimismo recibir ayuda paraenfrentarse al choque cultural a la inversa. Lafamilia del estudiante desempeñará un papelimportante en dicha readaptación y, por consi-guiente, deberá participar en diversos aspectosde esta orientación. Este cuadro de ansiedadpuede evitarse, en parte, organizando sesionesde orientación para estudiantes que regresandel extranjero, o fines de semana de orienta-ción, en los cuales participen tanto los estudian-tes como sus padres. Es importante que existanvías para la comunicación y que los funciona-rios del programa de Intercambio de Jóvenescontrolen la evolución del estudiante durantelos meses posteriores a su regreso al hogar.

Aspectos en los cuales el estudiante pudiera experimentarcambios o dificultadesCultura. Cada país tiene su propia identidadcultural, factor que hace que sean distintas lasdiversas regiones del mundo. Promueva la cul-tura en cuyo seno haya vivido el estudiante ycolabore en su readaptación.Educación. Los sistemas de enseñanza varíande país en país. Tenga en cuenta que a algunosestudiantes que hayan vivido un año en el exte-rior, las clases en su propio país le resultaránmás difíciles y a otros más fáciles.Familia/sociedad. Numerosos estudiantes queregresan de un intercambio creen que sus ami-gos y familiares no los entienden. El habervivido nuevas experiencias en un nuevoambiente durante un lapso de tiempo prolon-gado (o incluso durante varias semanas) puedeejercer consecuencias profundas en la persona-lidad de una persona joven. Aunque el estu-diante pueda sentirse alienado en su entornohabitual, aliéntelo a celebrar sus experiencias ya buscar maneras positivas de difundir sus rela-tos e impresiones del viaje ante los demás.

Capítulo 9 Orientación para estudiantes que regresandel extranjero

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Idioma. Es posible que el estudiante aguardecon impaciencia la ocasión de utilizar susrecientemente adquiridos conocimientos deidiomas. Anime al estudiante a practicar lanueva lengua con los hablantes nativos residen-tes en la localidad. Es posible también que unestudiante que haya hablado otro idiomadurante considerable tiempo experimente algu-nas dificultades para comunicarse con sus ami-gos y familiares.Nación. Las naciones son susceptibles a rápi-dos cambios. Algunos países experimentaninestabilidad de orden político, económico ysocial durante la estadía del estudiante en elexterior. Dedique tiempo a explicar y respondertodas las preguntas que el estudiante deseeplantear al respecto. Escuchar atentamente einformar al estudiante contribuirá a facilitardicha transición.

Asuntos que deben considerarse

No hay dos estudiantes que sean iguales. Todosse adaptan de manera distinta a los cambios.Por consiguiente, todos los problemas quepudieran surgir variarán sustancialmente depersona a persona. Entre las variables quedeberán tenerse en cuenta son dignas de men-ción las siguientes: duración de sus gira deestudios, contactos con gente del país de origendurante su estadía en el extranjero, solidez delos vínculos entre el estudiante y su familiaanfitriona y el club rotario, viajes al exteriorefectuados por el estudiante antes de su gira deintercambio y el desarrollo de la experiencia(positivo o negativo).A algunos estudiantes les faltará entusiasmopara dedicarse a sus actividades habitualesmientras que otros se sentirán contentos de reu-nirse con su familia y amigos. Los estudiantesque tras su regreso al hogar se comportan demanera negativa, se comportarán de maneranormal con el paso del tiempo y podrán incor-porar en su propia vida cotidiana los aspectospositivos de ambas culturas. Es normal que elestudiante se sienta cansado tras el largo viajede regreso y se sienta intranquilo ante el cambiode ambiente. Se deberá actuar con prudencia yno abrumarlo con demasiadas actividades.Inmediatamente tras su regreso, algunos estu-diantes tenderán a pasar todo el tiempo solos.Es posible que necesiten tiempo antes de estarpreparados para compartir con los demás elfruto de sus ricas experiencias en el exterior.

Sugerencias para facilitar la transición• Organizar una reunión distrital para estudiantes de

intercambio y sus padres, a fin de reunirse, intercam-biar impresiones sobre sus experiencias con otrosestudiantes y hablar sobre su regreso al país de ori-gen. (Véanse los temas que se sugieren para la orien-tación, al final de este capítulo.)

• Invitar a los consejeros y a los ex participantes en elprograma a hablar sobre los cambios que tienen lugartras el regreso del estudiante a su país de origen.

• Disponer que el estudiante resuma los conocimientosadquiridos a través de su experiencia. De tal manerapodrá concentrarse en los aspectos positivos que ocu-rrieron y no en los negativos que pudieran estar afec-tándolo.

• Advierta a los padres o tutores sobre los considera-bles cambios que su hijo puede haber experimentadodecisivamente. Procure que los padres tengan pacien-cia en lo que se refiere a readaptarse a tratar con suhijo y que hagan un esfuerzo especial para organizarlas actividades favoritas de la familia en las cualestodos puedan participar.

• Investigar entre sus amigos y conocidos, a efectos decontactar con un hablante nativo del país donde elestudiante haya participado en su gira de intercambio.Aliente al estudiante a intercambiar experiencias conel hablante nativo, aspecto que le permitirá al estu-diante practicar el idioma recientemente aprendido.

Destacar los aspectos positivosHacer un esfuerzo extra para sobrellevar loscambios de comportamiento del estudiante trasla experiencia del intercambio. Refiérase en tér-minos elogiosos a su independencia, confianzaen sí mismo y todas las características adquiri-das o reforzadas. Colabore con el estudiante enla readaptación y ayúdelo a establecer metaspara el futuro. Recuerde que la persona respon-sable del envío del estudiante al exterior esusted. Disfrute todos los éxitos derivados de talexperiencia y bríndele al estudiante todo elapoyo posible.Para más información sobre las medidas quedeben adoptarse para enfrentar el choque cul-tural a la inversa, acuda a una universidad obiblioteca pública de la localidad.Temas que se sugieren para facilitar la readaptaciónA continuación se indica una lista de temas des-tinados a facilitarle la planificación de unasesión de orientación para los estudiantes queregresan al país. Modifique el programa de rea-daptación según las necesidades del club o deldistrito, examinando las respuestas que los

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estudiantes de intercambioproporcionan en sus encuestaspara la evaluación de la expe-riencia. Sería conveniente invi-tar a participar en el programade readaptación a un psicó-logo o a un especialista enintercambios culturales. Temas que se sugieren:El intercambio en perspectiva• ¿Qué opinión te merece la orien-

tación previa a la partida?

• ¿Qué opinas del club rotario anfitrión?

• ¿Qué piensas sobre la práctica deque los estudiantes se hospedencon varias familias anfitrionas?

• ¿Has tenido que enfrentar contra-tiempos inusitados o inesperados?

Readaptación al hogar• Si tu relación con tus padres y hermanos ha cam-

biado, ¿en qué consisten las diferencias? Por ejemplo,¿tienes más libertad que en el exterior o menos?

• ¿Puedes hablar sobre tus experiencias con tus familia-res?

• Menciona los problemas y asuntos de mayor preocu-pación relacionados con tu familia.

• ¿Comprendes en qué medida has cambiado y porqué?

Readaptación a la escuela y los amigos• ¿Te llevas bien con tus viejos amigos?

Tanto si respondes de manera positiva como negativaindica por qué.

• ¿Tienes dificultades para adaptarte a la escuela ycomunicarte?

• ¿Puedes hablar sobre tus experiencias con tus amigos?

• Menciona los problemas y asuntos de mayor preocu-pación respecto a la escuela y tus amigos. (Por ejem-plo, pasar demasiado tiempo solo, no llevarte biencon tus compañeros de clase.)

Organización ROTEX• Presentarle al estudiante al coordinador de ROTEX.

• Referirse a la posibilidad de disponer que los estu-diantes organicen una agrupación de ROTEX o se afilien a una agrupación existente.

• Organizar un intercambio de ideas destinado a moti-var a los estudiantes a proseguir su participación enel programa. (Por ejemplo, colaborar en las entrevis-tas a posibles participantes en giras de intercambio enotros países, o en calidad de asesor adjunto en sesio-nes de orientación.)

• Explicar a los estudiantes las características y el fun-

cionamiento de otros programas de Rotary en loscuales puedan participar (Interact, RYLA, Rotaract).

• Sugerir que los estudiantes intercambien informaciónpara mantenerse en contacto y reunirse para hacersociabilidad.

• Distribuir calendarios con los eventos distritales del año.

Evaluación del programaLas respuestas de los ex participantes le permi-tirán evaluar qué aspectos del programa fun-cionan con éxito y aquellos que debenadaptarse o cambiarse. Se han preparado dosmodelos de cuestionarios destinados a facili-tarle la evaluación de su club o distrito paradeterminar las necesidades de los estudiantes ysus padres. Dichos formularios pueden encon-trarse en el Apéndice L, Apéndice N y elApéndice O. Se recomienda remitir los formu-larios solamente una pocas semanas despuésdel regreso de los estudiantes a su país de ori-gen. Exhorte a los estudiantes a responder consinceridad a fin de garantizar que sean aborda-dos todos los problemas pertinentes.

Los ex estudiantes de Intercambio de Jóvenespueden, además, tomar parte en las actividadesde otros programas de Rotary. Aliéntelos a afi-liarse a un club Interact existente o a fundar unclub Interact en su escuela secundaria. Invítelosa participar en un campamento de RYLA o aintervenir como voluntarios en un proyecto delclub. Cuando tengan más edad se podrá consi-derar la posibilidad de que participen en pro-gramas tales como Rotaract o Becas de BuenaVoluntad. Mantenerlos en contacto activo conRotary es un aspecto sumamente valioso. Algu-nos de los ex estudiantes de intercambio llegan,en su momento, a afiliarse a Rotary y a colabo-rar con el programa de Intercambio de Jóvenes. Otras modalidades de lograr que los ex estu-diantes de intercambio sigan participando en elprograma consiste en solicitarles que interven-gan en el proceso de entrevista y selección delpróximo grupo de estudiantes que saldrán degira al exterior. Tendrán un gran concepto delos requisitos para desempeñarse con éxitocomo estudiantes de intercambio y podránaportarle sus conocimientos y experiencia sobrelos estudiantes y sus posibilidades de desempe-ñarse con éxito en el programa.Los estudiantes retornados pueden tambiéncolaborar en la capacitación de los estudiantesque saldrán al exterior una vez que hayan sidoseleccionados. Se sugiere considerar la posibili-dad de invitar a todos los estudiantes de Inter-

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La experiencia del estudiantede Intercambio de Jóvenes notermina al regresar a su país.El crecimiento personal y lamayor conciencia internacio-nal adquirida que experimen-tan la mayor parte de losestudiantes pasa a formarparte de su acervo cultural y amenudo contribuye a definirel rumbo que tomen a lo largode toda su vida. Se deberádedicar especial atención a lareadaptación de dichos estu-diantes y su posible rol en cali-dad de asesores.

Participación de los ex estudiantes de intercambioTranscurrido cierto tiempo, los ex participantesen el intercambio se readaptan a la vida en supropio entorno cultural. No obstante, la nuevaperspectiva y el crecimiento personal adquiri-dos se incorporan definitivamente a su persona-lidad. Su entusiasmo por el programa tambiéncontinúa y constituye un factor que los con-vierte en lo mejores promotores del programa.Los ex participantes generalmente tienenmuchos deseos de hacer uso de la palabra ennombre del programa y a menudo saben “ven-der” su mensaje. Encomiende a un ex estu-diante de intercambio la tarea de hablar en unareunión de un club o en la conferencia de dis-trito, a efectos de promover el programa dentrode Rotary. Es posible también pedirles a los exparticipantes que colaboren en el reclutamientode estudiantes para hacer uso de la palabraante diversos grupos de posibles participantesy familias anfitrionas. Su entusiasmo por laexperiencia suele ser contagioso y puede servirde estímulo para la promoción del Intercambiode Jóvenes. La mayoría de los ex estudiantes deintercambio desean expresarle su agradeci-miento por la oportunidad que Rotary les haproporcionado. Se trata de una excelentemanera de dedicar sus esfuerzos a retribuir a laentidad por los beneficios que la participaciónen el programa les ha reportado, tanto a elloscomo a la comunidad entera.

Capítulo 10 Ex participantes en elIntercambio de Jóvenes

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cambio de Jóvenes a asistir a la sesión de orien-tación de los estudiantes de intercambio queviajan al exterior el año siguiente. Pídales quedifundan relatos y anécdotas de su pasada giraa efectos de que los nuevos estudiantes se infor-men sobre el país que visitarán. Invite también aun grupo de panelistas a las diversas sesiones.Algunos distritos animan a los estudiantes queregresan a ejercer funciones de consejeros adjun-tos de los estudiantes provenientes del exterior.Se deberá asignar consejeros a estudiantes delmismo sexo y, si fuera posible, del país en el cualel consejero haya realizado su gira de intercam-bio. Por ejemplo, si en su distrito se cuenta conun estudiante que regrese de una gira en Japón,asígnele funciones de consejero de un estudianteproveniente de Japón. De tal manera, el conse-jero podrá ponerse en el lugar del estudiante ysaber los problemas que experimenta. En casode ocurrir un problema serio, el experimentadoex estudiante de intercambio sabrá tambiéncuándo se deben tratar tales problemas con unconsejero o con el presidente del Comité Distritalde Intercambio de Jóvenes.Los ex participantes más experimentados pue-den intervenir también en lo siguiente: • Difundir sus experiencias entre los estudian-

tes que salen al exterior, los socios del club yla comunidad.

• Colaborar con los estudiantes recientementeretornados y facilitar su readaptación al paísde origen.

• Dar la bienvenida y ayudar a los estudiantesque efectúan su gira en el distrito;

• Colaborar en la organización y planificaciónde las actividades de los estudiantes de inter-cambio que vienen del exterior y desempeñarfunciones de acompañantes.

• Continuar promoviendo la paz y la compren-sión mundial entre personas de todas lasnacionalidades.

Agrupaciones ROTEXNumerosos ex participantes participan activa-mente en agrupaciones de ex participantes o deROTEX. Las agrupaciones ROTEX están inte-gradas por ex participantes de programas quedesean mantenerse en contacto entre sí. Sirvencomo grupo social y de apoyo para los estu-diantes que participan en el programa de Inter-cambio de Jóvenes. Aunque ROTEX no es unprograma oficial de RI, Rotary Internationalalienta la formación de estas agrupaciones deex participantes. Para más información sobreROTEX consulte a la Secretaría.ROTEX anima a los estudiantes a no perder suamplia concepción de mundo adquirida a tra-vés de su experiencia de intercambio y a inte-grar su bagaje de comprensión internacional ensu propia vida cotidiana. Los miembros deROTEX pueden compartir sus experiencias yseguir ampliando sus conocimientos. ROTEXofrece además un foro para que los estudiantesdifundan sus impresiones sobre las dificultadesque experimenten al readaptarse a la vida en supaís de origen. Numerosas agrupaciones deROTEX siguen creciendo a medida que másestudiantes regresan de su experiencia de inter-cambio y se incorporan a la agrupación. Algu-nos estudiantes se afilian a agrupaciones deROTEX al mudarse a otra localidad. Las activi-dad de las agrupaciones puede ser tan intensacomo la de un club rotario o quizá solo se limi-ten a reunirse unas pocas veces al año, al cele-brarse eventos de orientación y re-orientación.Numerosas agrupaciones de ROTEX han esta-blecido sitios en la World Wide Web. Aliente alos estudiantes a investigar la web o a contactarcon la Secretaría de RI a efectos de averiguarcuáles son los sitios que mantiene ROTEX.Cómo formar una agrupación de ROTEX❑ Designar a un rotario para colaborar en la organiza-

ción de un grupo de ex participantes en el intercam-bio. Este rotario asesorará a la agrupación ysupervisará sus actividades.

❑ A través del presidente del Comité Distrital de Inter-cambio de Jóvenes o de la correspondiente oficinadistrital, obtener una lista de los ex estudiantes deintercambio del distrito.

❑ Contactar con los ex estudiantes de intercambio ydisponer la organización de una reunión para todoslos interesados en formar una agrupación de ROTEX.

❑ Analizar el propósito de ROTEX y establecer lasmetas de la agrupación.

❑ Establecer las normas administrativas y procedi-mientos de operación.

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Sugerencias para organizar con éxito un pro-grama de ROTEX• Organizar una actividad de fin de semana para los

estudiantes de intercambio que regresan del exterior.Este evento contribuirá a incrementar el número deintegrantes en la agrupación de ROTEX existente o, sino existe ninguna, formar una agrupación nueva.

• Exhortar a los clubes a mantenerse al corriente sobresus estudiantes de intercambio. Algunos distritosmantienen un banco de datos o directorio de estu-diantes de intercambio que regresan del exterior.

• Invitar a los estudiantes de intercambio que regresandel extranjero a participar en actividades del pro-grama de Intercambio de Jóvenes.

• En las reuniones, mantener un equilibrio entre lasactividades sociales y las sesiones de trabajo durantelas reuniones.

• Brindar apoyo y orientación, pero dejar que los propios integrantes de la agrupación dirijan su propiareunión.

Reflexiones finalesLos caminos del programa de Intercambio deJóvenes están claramente trazados. Año a añomiles de jóvenes transitan dichos caminos enbusca de experiencias que contribuyen a enri-quecerles la vida. A los rotarios que contribu-yen a que tales experiencias se hagan posiblesles aguardan grandes recompensas. Son testi-gos del avance de numerosos jóvenes que hansabido abrir la mente y ampliar sus horizontes,testigos de la no menos espectacular evoluciónde familias cuya vida se ha enriquecido en vir-tud de la presencia de un visitante del exterior,testigos de la satisfacción de los funcionariosescolares que elogian el efecto estimulante de lainteracción de los estudiantes de intercambioen las aulas, y testigos de la grata sorpresa queviven otros rotarios al comprobar que el Inter-cambio de Jóvenes puede constituir una pode-rosa fuerza en el marco de la gestión destinada

a que reine la concordia entretodos los pueblos del mundo.El programa de Intercambiode Jóvenes forma parte delServicio Internacional y, ade-más de ser uno de sus aspectosmás significativos, forma partede un poderoso movimientoen pro de la comprensióninternacional. Se invita a losclubes y distritos de todo elmundo a aportar su esfuerzopara hacer del mundo unlugar mejor donde vivir a tra-vés del programa de Intercam-bio de Jóvenes.

A-1

Normas del Intercambio de Jóvenes

Normas para el programa de Intercambio de JóvenesLa Junta Directiva de RI ha establecido las siguientes normas que se recomiendan para ayudar a los clubes y distritosa implementar sus actividades de Intercambio de Jóvenes. Se exhorta decididamente a que la totalidad de los progra-mas organizados por clubes y distritos sean implementados de conformidad con tales normas.

La directiva exhorta además a los clubes y distritos a asesorarse legalmente antes de iniciar un intercambio, especialmente en lo que se refiere a obligaciones y responsabilidades, incluyendo seguros de responsabilidad civil.

La directiva, con el propósito de promover el programa de Intercambio de Jóvenes debido al rol que el mismo desem-peña en cuanto al fomento de la comprensión internacional, exhorta a los gobernadores de distrito a nombrar un fun-cionario, o un comité, para encargarse de este programa dentro de sus respectivos distritos, debiendo transmitir alsecretario general el nombre y dirección del funcionario o presidente del comité a principios de año. El secretario gene-ral publicará anualmente una lista de todos los funcionarios o presidentes de comités a cargo del programa de Inter-cambio de Jóvenes en el ámbito distrital, multidistrital o todos los distritos comprendidos en un mismo país. Esta listaserá corregida anualmente y distribuida a los gobernadores de distrito y funcionarios mencionados en la misma.

Los funcionarios o Comités Distritales de Intercambio de Jóvenes están bajo la supervisión de sus respectivos gober-nadores, a quienes deberán informar sobre sus actividades.

La directiva alienta la participación de personas con discapacidades en los programas de intercambio y otras activida-des juveniles, cuando las circunstancias así lo permitan y siempre que los clubes o distritos patrocinadores y los clu-bes y distritos anfitriones estén de acuerdo. Los gobernadores de distrito designan en tales casos a un integrante delcorrespondiente Comité Distrital de Intercambio de Jóvenes, quien debe asumir la responsabilidad de fomentar yfacilitar la participación de estudiantes con discapacidades físicas en intercambios a largo y corto plazo.

Las diferencias en la legislación laboral entre distintos países hacen difícil la participación de Rotary en programasinternacionales de Intercambio de Jóvenes en cuyo marco se paguen sueldos o jornales a los participantes. En talescircunstancias, el único apoyo posible es el que los propios rotarios a título individual prestan a organizaciones conlos recursos necesarios para hacerse cargo de este tipo de intercambios.

Se transcriben a continuación, para información y guía de los clubes y distritos que emprenden actividades de Inter-cambio de Jóvenes, las normas del programa sobre el Intercambio de Jóvenes. Se exhorta a los clubes y distritos aadoptar y observar dichas normas en la organización e implementación de sus programas.

1. Se reconoce que muchos intercambios son realizados con éxito en un período menor de un año académico com-pleto, y que, en interés de la comprensión y la buena voluntad internacionales, no todos los programas necesitanser recíprocos. Cualquiera de las responsabilidades que se mencionan en esta declaración puede ser atribuida,previo consentimiento de las partes interesadas, a otras personas fuera de las aquí señaladas.

2. El programa de Intercambio de Jóvenes de Rotary International no es un privilegio del cual pueden gozar sola-mente los hijos e hijas de rotarios. Cualquier joven que satisfaga los requisitos del programa y que haya sido reco-mendado y esté patrocinado por un rotario, un club rotario o un distrito rotario, puede participar en el mismo.

3. Se deberá otorgar suma importancia a la debida selección de todas las personas que participan en los programasde Intercambio de Jóvenes. Dicha selección deberá efectuarse con la mayor consideración y esmero. a. Los candidatos de edad aceptable, tanto para el distrito que envía como para el que recibe, deberán remitir

sus solicitudes por escrito y someterse a un proceso de selección que incluye entrevistas personales con el solicitante y los padres de éste, tanto a nivel de club como a nivel de distrito.

b. El club o distrito anfitrión deberá seleccionar cuidadosamente las familias anfitrionas en base a una solicitudpor escrito y una entrevista personal. Para intercambios de largo plazo, es preferible que el estudiantes se hospede, sucesivamente, con tres o cuatro familias.

c. El club rotario anfitrión deberá seleccionar a un consejero rotario para cada estudiante de intercambio, a efec-tos de cumplir funciones de enlace entre el estudiante y el club rotario, su familia anfitriona y la comunidad engeneral. El consejero del club no deberá ser integrante de la familia anfitriona y se le deberá haber impartidocapacitación para responder preguntas ante los problemas y las preocupaciones que pudieran plantearsedurante el intercambio.

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4. El club o el distrito rotario patrocinador deberá tomar las medidas necesarias para que el joven y sus padres reci-ban la orientación e información necesarias sobre el Club Rotario local y sus actividades, y para que el joven seaaceptado por un club o distrito rotario anfitrión. El club o distrito rotario receptor deberá también ofrecer un pro-grama de orientación para los estudiantes que provienen del exterior. Dado que las leyes, costumbres y usos sociales varían de un país a otro, la orientación deberá incluir información sobre las leyes ycostumbres locales que tuviesen relación con la gente joven.

5. Los padres de los participantes deberán obtener seguros de salud, de accidentes y contra responsabilidad civil en favor de éstos, debiendo el monto de la cobertura contar con la aprobación del club o distrito rotario anfitrión.El seguro debe cubrir el período completo del intercambio, desde el momento de la partida del hogar hasta elmomento del regreso al mismo. El club o distrito rotario anfitrión debe recibir una constancia de que el joven haobtenido el seguro requerido, en una compañía aseguradora que cuente con la aprobación de aquél, antes de quese dé comienzo al intercambio. La cobertura debe ser por un mínimo de 500.000 dólares (o su equivalente) paragastos médicos y de 10.000 dólares (o su equivalente) por muerte accidental o pérdida de las extremidades y de50.000 dólares (o equivalente) para transporte en casos de urgencia o evacuación. (Para más información consulte elcapítulo 6.)

6. Los padres del joven deben proporcionar la ropa apropiada para el viaje y pagar los pasajes de ida y vuelta.

7. Los participantes en un programa de intercambio no deberán viajar fuera del área inmediata de la comunidad en la que está ubicado el Club Rotario anfitrión sin el consentimiento de sus padres y de los clubes o distritosrotarios que toman parte en el intercambio.

8. BAJO NINGUNA CIRCUNSTANCIA se permitirá a los jóvenes conducir vehículos motorizados, de CUALQUIER clase, o ejecutar con ellos ningún tipo de maniobra, durante el período del intercambio, ni poseerun vehículo motorizado en el país anfitrión.

9. Los jóvenes participantes y las familias anfitrionas deberán comunicarse antes de que aquéllos salgan de sus hogares.

10. La familia anfitriona deberá proporcionar al joven participante alojamiento y comida, supervisarlo y asumir lasresponsabilidades que les corresponderían a los padres de éste y que sean apropiadas, a efectos de garantizar elbienestar del estudiante.

11. Todos los participantes en el intercambio, incluidos los jóvenes participantes y sus padres deberán expresar porescrito su conformidad con todos los aspectos del programa y los requisitos establecidos tanto por el club o dis-trito rotario patrocinador o el club o distrito rotario anfitrión. El comportamiento de todos los participantesdeberá reflejar, en todo momento, una imagen irreprochable de ellos mismos, de sus países y de Rotary. El estu-diante deberá adoptar todas las medidas necesarias para adaptarse al modo de vida del país anfitrión y los inte-grantes de la familia deberán facilitar dicha transición a los estudiantes de intercambio. Los estudiantes deintercambio deberán, asimismo, aceptar la supervisión y autoridad de la familia con la cual residen y del clubrotario o distrito anfitrión durante el período del intercambio, y regresarán a sus hogares en la fecha y por la rutafijada de antemano por sus padres y el club o distrito rotario anfitrión.

12. A todo participante que no cumpliera con las exigencias del programa se le apartará de la participación en el pro-grama. En el caso de un estudiante de intercambio deberá ser enviado de regreso a su hogar por el club o distritorotario anfitrión, tan pronto como sea posible, y por la ruta acordada por los padres o el club rotario patrocinadory el club o distrito rotario anfitrión. Antes de que dicho estudiante sea enviado anticipadamente de regreso a supaís, se deberá informar al respecto a todos las personas y entidades involucradas en el intercambio, incluidoslos clubes y distritos rotarios patrocinadores y anfitriones, las familias anfitrionas y los padres del estudiante.

13. Los rotarios y clubes que participan en actividades de intercambio deben asegurarse de que las transaccionespreliminares reflejen lo que ellos esperan del grupo con el cual se ha convenido el intercambio, especialmente enlo que se refiere a la selección y orientación de los integrantes.

14. Los clubes o distritos patrocinadores y anfitriones, deberán proporcionar a los estudiantes de intercambio unalista en la cual figuren todas las personas que deben contactarse en caso de suscitarse problemas o requerirse unaintervención de urgencia. Dicha lista deberá incluir el nombre y la información para comunicarse con el conse-jero rotario del estudiante, el presidente del club rotario anfitrión, el presidente del comité distrital del club anfi-trión, el gobernador del distrito anfitrión, el presidente del comité distrital del distrito patrocinador, elgobernador del distrito patrocinador y el presidente del club rotario patrocinador.

15. Se exhorta a los clubes y distritos a utilizar para sus solicitudes de Intercambio de Jóvenes los formularios quedistribuye la Secretaría.

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16. Los participantes deberán tener entre 15 y 19 años de edad al comenzar el año del intercambio, salvo que los clu-bes o distritos rotarios participantes hubieran convenido otra cosa. En materia académica, deberán tener un pro-medio general superior a la mayoría, debiendo preferirse a los estudiantes que se encuentra dentro del terciosuperior de la clase. El período de un intercambio de largo plazo deberá ser igual al de un año lectivo, peropodrá ser extendido para incluir parte o todos los días de vacaciones que de inmediato anteceden y que de inme-diato siguen al año lectivo.

17. Para los participantes en intercambios de largo plazo, el club anfitrión deberá encargarse de todos los gastos deenseñanza, preparar un programa de estudios adecuado y proporcionar la oportunidad de mantener contactoscon los estudiantes, a fin de familiarizar a los mismos con la comunidad anfitriona.

18 En todo intercambio de largo plazo, el club o distrito rotario anfitrión deberá proporcionar a cada joven unapequeña suma mensual cuyo monto será determinado, de común acuerdo, por los interesados. Si las comidas enel centro de estudios no fueran pagadas de otro modo, esta suma mensual debería ser suficiente para cubrir losgastos pertinentes.

19. Al regresar a su país de origen, se invitará a los jóvenes y a sus padres a asistir a una reunión dirigida por elComité Distrital de Intercambio de Jóvenes, para discutir las experiencias vividas por aquéllos y ayudarlos en lareadaptación al hogar, los estudios y la comunidad.

20. Los clubes o distritos rotarios involucrados podrán adoptar toda otra disposición que no contradiga lo antedichoy que se considere necesaria o conveniente para la realización de un programa de Intercambio de Jóvenes.

Programas multidistritales de Intercambio de JóvenesLos gobernadores de distrito son responsables de la supervisión y control del programa de Intercambio de Jóvenesdentro de sus respectivos distritos. Se acepta que en determinados casos clubes de dos o más distritos puedenemprender, en forma conjunta, determinada actividad o proyecto, aclarando, sin embargo, que ninguna actividad oproyecto puede llevarse a cabo como actividad conjunta sin contar, previamente, con la aprobación de las dos terceraspartes de los clubes de cada uno de tales distritos y a menos que los gobernadores de los respectivos distritos hayanasegurado de antemano la autorización expresa de la Junta Directiva de Rotary International para emprender tal acti-vidad o proyecto y participar en el mismo. Cada una de dichas propuestas será evaluada de acuerdo a su méritos.

Se exhorta a cada gobernador de distrito a fomentar las actividades de Intercambio de Jóvenes en sus distritos, adop-tando sin embargo las medidas necesarias para conservar el ejercicio de su autoridad en lo que se refiere al programa.Cada gobernador deberá también adoptar las medidas pertinentes para garantizar que tales programas no sean utili-zados para obtener beneficios económicos o personales y que se pongan en práctica las disposiciones pertinentes enmateria de gestión de riesgos.

Las actividades multidistritales serán organizadas por un comité integrado por los actuales presidentes y funciona-rios (nombrados por los gobernadores de distrito) a cargo del programa de Intercambio de Jóvenes en los respectivosdistritos.

El comité multidistrital deberá informar a cada uno de los gobernadores de los distritos participantes, por escrito y almenos una vez al año, sobre la gestión que realiza y el estado de las finanzas.

Criterios sobre viajes internacionales de participantes en el Intercambio deJóvenes de RotaryNingún Club Rotario deberá cooperar en el envío de jóvenes al exterior en calidad de participantes de una actividadde índole internacional a menos que, con la debida antelación y prudencia, se hayan formulado planes que cubrancada uno de los aspectos del viaje propuesto. Ningún club rotario deberá proporcionar tarjeta de identificación, cartade presentación, solicitud de ayuda u otras credenciales o documentos con la intención de identificar o presentar a unjoven ante un club rotario o clubes rotarios situados en otro país, a menos que con anterioridad se hubiese llegado aun acuerdo mutuo con respecto a la ayuda u hospitalidad que el club rotario anfitrión deberá proporcionar.

Ningún club rotario está obligado a brindar hospitalidad o ayuda a jóvenes procedentes de otros países, aun cuandose aduzca o se demuestre que éstos cuentan con el patrocinio de un club rotario, salvo que el propio club rotario queles recibe haya aceptado explícitamente y por anticipado, proporcionar dicha hospitalidad o ayuda. todo club rotariotiene la opción de decidir si prestará o no ayuda a los jóvenes visitantes y, en el primer caso, qué tipo de ayuda estádispuesto a brindar.

Publicaciones y materiales de Intercambio de JóvenesA continuación se incluye una lista de publicaciones y materiales que Rotary pone a su disposición para facilitar laorganización y la promoción del Intercambio de Jóvenes en su comunidad. Estos materiales pueden solicitarse a laoficina de la Secretaría de RI que presta servicio en el área, utilizando para tal fin el reverso de esta hoja.

Manual del Intercambio de Jóvenes (746-SP)Amplia información para los rotarios que participan en la organización de un programa de Intercambio de Jóvenes.Incluye normas, formularios de solicitud, listas de verificación y mucho más.Este manual se ofrece en español, inglés, francés, japonés, coreano y portugués.

Una guía para un estudiante de intercambio (752-SP)Sugerencias para los estudiantes de intercambio y sus padres. Disponible en español, inglés, francés, japonés, core-ano, portugués y sueco.

Información para familias anfitrionas (749-SP)Describe las satisfacciones y responrsabilidades de las familias que alojan en sus hogares a estudiantes de otros paí-ses. Disponible en español, alemán, inglés, francés, italiano, japonés, coreano, portugués y sueco.

Programa de Intercambio de Jóvenes a largo plazo, solicitud (761-SP)Para estudiantes interesados en participar en el Intercambio de Jóvenes. Disponible en español, inglés, francés, japo-nés, coreano y portugués. (Se ofrece solamente en lotes de 10.)

Programa de Intercambio de Jóvenes a corto plazo, solicitud para un intercambio corto (763-SP)Para estudiantes interesados en participar en una gira de Intercambio de Jóvenes de corto plazo. Disponible en espa-ñol, inglés, francés, japonés, coreano y portugués. (Se ofrece solamente en lotes de 10.)

Intercambio de Jóvenes: Para forjar un mundo mejor (755-SP)Folleto promocional para describir el programa de Intercambio de Jóvenes a los posibles jóvenes participantes y a lasfamilias anfitrionas. Disponible en español, alemán, inglés, francés, italiano, japonés, coreano, portugués y sueco.

Cartel sobre el Intercambio de Jóvenes (751-SP)Cartel multilingüe que los funcionarios del programa de Intercambio de Jóvenes pueden exhibir en escuelas y centroscomunitarios, a efectos de motivar a los jóvenes y a las posibles familias anfitrionas. Se deja un espacio en blanco paraimprimir el nombre del club y de la persona con quien debe contactarse.

Youth Exchange: The Adventure of a Lifetime! (740-SP)Breve videocinta promocional destinada a los estudiantes de intercambio y sus padres en Canadá y EE.UU. Se ofrecesolamente en inglés. Duración aproximada: cinco minutos.

Youth Exchange: The Adventure of a Lifetime! (739-SP)Breve videocinta promocional destinada a los estudiantes de intercambio y sus padres en Europa. Se ofrece solamenteen francés e inglés. Duración aproximada: ocho minutos.

Lista de presidentes de Comités Distritales y funcionarios multidistritales de Intercambio de JóvenesEsta lista se distribuye tres veces por año a los presidentes de Comités Distritales de Intercambio de Jóvenes, inte-grantes de organizaciones multidistritales de Intercambio de Jóvenes y funcionarios multidistritales de Intercambiode Jóvenes. Pueden obtenerse ejemplares adicionales poniéndose en contacto con la Sede Mundial de RI, + 847 866 3421 (tel.) y +847 328 8554 (fax).

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Apéndice B

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PLEASE DROP in “Rotary International — Order Form” 337-SP

PLEASE DROP in “Rotary International — Order Form” 337-SP

Normas del programa y condiciones del intercambioEn calidad de estudiante de Intercambio de Jóvenes patrocinado por un club y/o distrito rotario, deberás aceptar lassiguientes normas y condiciones para la realización del intercambio. Ten en cuenta que los distritos podrán modificareste documento o añadir normas adicionales en el reverso de esta hoja si lo consideran necesario debido a las circuns-tancias locales.

Normas y condiciones del intercambio más estrictas - Toda infracción tendrá como consecuencia el regreso inme-diato del estudiante a su país.

1. Respetar las leyes del país anfitrión. En caso de ser declarado culpable de haber infringido cualquier tipo de ley,no podrá contar con la ayuda de sus patrocinadores ni de su país de origen. Tan pronto como las autoridadesdecidan dejarlo en libertad, el estudiante regresará a su país de origen.

2. Abstenerse de poseer o consumir drogas ilegales. Solamente se autorizará el consumo de medicamentos prescri-tos por un médico.

3. El estudiante no estará autorizado a conducir vehículos automotores de ningún tipo para los cuales se requieracontar con una licencia de conducir nacional, federal o provincial, o participar en programas de instrucción paraconductores.

4. Se prohibe específicamente el consumo ilegal de bebidas alcohólicas por parte de estudiantes menores de edad.Los estudiantes mayores de edad deberán abstenerse de beber alcohol. Si la familia anfitriona le ofrece ese tipode bebidas, el estudiante podrá aceptar por cortesía, siempre que el consumo se efectúe en el hogar de la familiaanfitriona y bajo supervisión de la familia anfitriona.

5. Se prohibe el robo. Sin excepciones.

6. No se permitirán viajes sin autorización. El estudiante deberá seguir las reglas sobre viaje establecidas por el dis-trito anfitrión.

7. El estudiante deberá contar con una póliza de seguro cuya cobertura esté de conformidad con los requisitos queexija el distrito anfitrión.

8. Asistir a clases regularmente y con toda honradez hacer el máximo esfuerzo para tener éxito en los estudios.

9. Atenerse a las normas y condiciones del intercambio del distrito anfitrión, las cuales le son proporcionadas por elComité Distrital de Intercambio de Jóvenes.

Normas de sentido común y condiciones del intercambio - Su incumplimiento motivará una investigación distri-tal y la imposición de restricciones - El incumplimiento grave y/o repetido de estas normas tendrá como conse-cuencia el regreso inmediato del estudiante.

1. Se recomienda no fumar. Si el estudiante ha declarado que no fuma en la solicitud, deberá abstenerse de fumardurante todo el año del intercambio. Su aceptación y su ubicación con una familia anfitriona se basa en su decla-ración firmada. En ninguna circunstancia se admitirá qué el estudiante fume en los dormitorios de la familiaanfitriona.

2. El estudiante deberá entrar a formar parte integral de la familia anfitriona, encargarse de las tareas y responsabi-lidades normales de un estudiante de su edad y en relación con los demás jóvenes de la familia y respetar lasdecisiones de sus anfitriones.

3. Aprender el idioma del país anfitrión. Se lo agradecerán sus profesores, sus padres anfitriones, los socios de losclubes rotarios y otros residentes de la comunidad. El conocimiento de la lengua nacional le permitirá ser acep-tado en la comunidad y forjar amistades duraderas.

4. Asistir a eventos patrocinados por Rotary y participar en eventos familiares. El estudiante deberá demostrar inte-rés en las actividades rotarias y familiares en las cuales se le invite a tomar parte. Deberá asimismo tomar la ini-ciativa y ofrecerse para participar, sin esperar a que se lo pidan. La falta de interés por parte del estudiante puedeejercer consecuencias negativas en futuros intercambios.

5. Participar en las actividades del centro de enseñanza y de la comunidad. Al respecto el estudiante deberá des-arrollar sus actividades recreativas y de tiempo libre principalmente en compañía de compañeros de estudio yamigos con quienes se haya relacionado en la localidad, debiendo abstenerse de pasar todo su tiempo con otrosestudiantes de intercambio.

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Apéndice C

6. Seleccionar con prudencia a sus amigos. Al respecto el estudiante deberá solicitar consejo a la familia anfitriona,a los consejeros y a los funcionarios escolares.

7. El estudiante deberá abstenerse de pedir dinero prestado y pagar puntualmente las deudas contraídas. Solicitar ala familia anfitriona permiso para utilizar el teléfono, debiendo llevar un control de sus llamados de larga distan-cia y reembolsar a la familia mensualmente los gastos pertinentes.

8. Se permite que el estudiante participe en viajes con sus padres anfitriones o en el cumplimiento de funcionesaprobadas del club o del distrito rotario, siempre acompañado por adultos autorizados. Para otros tipos de viajedeberá solicitarse la aprobación por escrito de la persona de enlace del distrito anfitrión, el club anfitrión, la fami-lia anfitriona y los propios padres/tutores. En la autorización deberá constar que se exime a Rotary de toda res-ponsabilidad al respecto. Los estudiantes no podrán viajar solos ni acompañados solamente por otrosestudiantes.

9. Si se le ofrece al estudiante la oportunidad de salir de viaje o participar en un evento dado, deberá aceptar deantemano los gastos que tendrá que pagar y las responsabilidades que asumirá.

10. Poseer constancia de haber sido vacunado.

11. El estudiante deberá contar con medios económicos suficientes para asegurar su bienestar durante el año delintercambio. El distrito anfitrión podrá requerir que cuente con un fondo de reserva para casos de urgencia.Cuando sea desembolsado, los padres/tutores deberán reponerlo. Al final del intercambio se entregará al estu-diante la porción del fondo no utilizado. Apenas llegue a la localidad anfitriona, el estudiante deberá entregar elcitado fondo al club rotario anfitrión y tener en cuenta que su finalidad no consiste en sufragar gastos diarios.

12. Todo gasto relacionado con el regreso anticipado del estudiante a su país u otros egresos inusitados (clases parti-culares de idiomas, excursiones, etc.) recaerá bajo responsabilidad de los propios padres/tutores del estudiante.

13. El estudiante deberá regresar al país de origen directamente y a través de una ruta aceptable tanto para el distritoanfitrión como sus padres/tutores legales.

14. El estudiante estará sujeto a la autoridad del distrito anfitrión durante todo el año que dure el intercambio. Lospadres/tutores deberán abstenerse de autorizarlo por su cuenta a tomar parte en actividades adicionales, paralas cuales se requiere la autorización de los funcionarios del club anfitrión y del Comité Distrital de intercambiode Jóvenes. Si el estudiante tiene familiares en el país anfitrión o en la región anfitriona, dichos familiares no ten-drán autoridad sobre el estudiante mientras éste participe en el programa.

15. Se recomienda a los padres/tutores, hermanos y/o amigos, que se abstengan de efectuar visitas al estudiante enel curso del año del intercambio. Tales visitas sólo podrán efectuarse con la autorización del club y del distritoanfitriones y únicamente durante el último trimestre del intercambio o durante vacaciones o días festivos escola-res. No se permiten visitas durante las fiestas de fin de año, aunque éstas tengan lugar durante vacaciones esco-lares.

16. El estudiante deberá abstenerse de entablar relaciones amorosas y de toda actividad y promiscuidad sexual.

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Criterios para situaciones de urgencia relacionadoscon el programa de Intercambio de JóvenesAunque rara vez, en el curso de las actividades de Intercambio de Jóvenes pueden suscitarse desafortunadas situacio-nes que requieren urgente respuesta. La preparación para este tipo de infortunadas situaciones constituye una partefundamental de toda gira de Intercambio de Jóvenes. Es menester tener en cuenta que la percepción que la familia delestudiante de intercambio y los medios de comunicación tengan de las medidas adoptadas para hacer frente a talesproblemas influirá de manera directa en el programa. Las siguientes directrices indican cómo prepararse para posi-bles situaciones de urgencia, qué personas deben contactarse en dichos casos y qué medidas deben adoptarse.

Todo club rotario que reciba a un estudiante de intercambio deberá formar un pequeño comité encargado de lastareas necesarias en caso de ocurrrir una tragedia. Se sugiere que los integrantes del comité sean los padres anfitrio-nes, el presidente del Comité de Intercambio de Jóvenes del club, el consejero rotario y el presidente del club.

Medidas que deben adoptarse en casos de urgencia

• El consejero rotario deberá mantener en su poder el pasaporte y el pasaje aéreo del estudiante, preparados para serutilizados inmediatamente en cualquier momento. Ambos documentos deberán guardarse en un sitio seguro ydonde pueda disponerse de ellos durante las 24 horas del día.

• El presidente del comité distrital deberá tener copias del pasaje aéreo y el pasaporte cuando el estudiante esté via-jando o en caso de que el consejero rotario no pueda proporcionar tales documentos.

• El funcionario distrital de Intercambio de Jóvenes deberá obtener la autorización de los padres o tutores legales a efectos de gestionar la emisión de un nuevo pasaporte en caso de pérdida, robo o inaccesibilidad en el momentode la partida.

• El presidente del Comité Distrital de Intercambio de Jóvenes deberá intercambiar información sobre el itinerario del estudiante con el funcionario de Intercambio de Jóvenes del distrito patrocinador y saber de antemano quiénrecibirá al estudiante cuando éste llegue al aeropuerto.

• El club patrocinador deberá establecer quién (el club, el distrito, los padres del estudiante o alguna modalidad conjunta) sufragará los gastos que implique el regreso del estudiante al país anfitrión, tras haber sido evacuadodebido a disturbios políticos o civiles.

• El consejero rotario y la familia anfitriona actual deberán conocer todos los detalles respecto a los planes de viaje del estu-diante y deberán cerciorarse de que dichos planes hayan sido aprobados por los padres consanguíneos o tutores legales del estu-diante de intercambio, especialmente si el estudiante tiene planes de desplazarse a otra ciudad u otro país en el cursode la gira de intercambio.

• Los padres del estudiante deberán remitir una carta de autorización (o un poder judicial) designando al consejerorotario o anfitrión u otro rotario del club anfitrión (preferiblemente el presidente del club anfitrión) para actuar ennombre de los padres en caso de lesión o muerte. Este punto es sumamente importante, dado que la mayor parte delas dependencias gubernamentales y autoridades locales (justificadamente) así lo requieren. Algunos distritosrequieren que los padres o tutores legales firmen varios formularios de autorización, además de la solicitud, a finde garantizar que el consejero rotario y cada familia anfitriona cuente con una copia de la autorización.

La mencionada carta deberá también autorizar estos desembolsos:

• Gastos de funeral. Costo de recuperación del cadáver, ataúd, embalsamamiento, pago de tasas gubernamentales ytraslado del ataúd/cadáver, costo de la cremación, etc., a reembolsar a través de la póliza de seguro.

• Gastos de personas autorizadas (el consejero rotario y/o el padre/madre anfitrión) que deban actuar en nombre delpadre (gastos de hotel y transporte, derivados del viaje al lugar del accidente, etc.), a reembolsar a través de lapóliza de seguro.

Considerando que no todos los clubes anfitriones pueden permitirse ciertos desembolsos, la política de gastos resultamuy importante. La capacidad del club o distrito para hacer frente a los costos inmediatos puede evitar que unasituación trágica empeore aún más, con el consiguiente aumento de la agonía y angustia de los padres del estudiantefallecido. El anfitrión rotario se compromete a tratar al estudiante como a su propio hijo, cumpliendo con las mismasobligaciones que un padre consanguíneo. Sin embargo, si un anfitrión rotario tiene que gastar una cantidad sustancialde dinero para necesidades inmediatas, es posible que otros rotarios se desanimen y pierdan interés en desempeñarseen el futuro como consejeros o padres anfitriones.

Apéndice D

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Se recomienda, por tanto, que el club rotario anfitrión o el distrito rotario anfitrión establezcan un fondo para emer-gencias, destinado a cubrir gastos inmediatos que pudiesen surgir en caso de producirse una tragedia. Este fondopodrá compensarse a través del dinero que reembolse el seguro. Numerosos distritos anfitriones requieren que losestudiantes cuenten con un fondo para emergencias destinado a cubrir los gastos que pudieran suscitarse en caso deinfortunio.

Si se produce una desgracia es preciso responder con rapidez. Se deberán asignar las tareas pertinentes a losdiversos integrantes del comité del club o distrito encargado de situaciones de urgencia. Se deberá notificar deinmediato a las siguientes personas:

• Los padres (en caso de muerte, obtenga instrucciones claras con respecto al entierro, cremación o repatriación delcadáver y oraciones fúnebres; deberá tenerse en cuenta la religión del estudiante fallecido).

• La familia anfitriona, el consejero anfitrión y los presidentes de ambos Comités Distritales de Intercambio de Jóvenes.

• El gobernador del distrito anfitrión, para que éste pueda informar a Rotary International y al gobernador del dis-trito patrocinador.

• El club rotario anfitrión (para pedirle ayuda y orientación).*

• La compañía de seguros (no olvide efectuar los trámites pertinentes).

• Un funcionario de la embajada o consulado, a fin de aconseje sobre las medidas que deben tomarse.

Si se produce la muerte de un estudiante, deberán seguirse estos procedimientos:

• Verificar que el fallecido sea efectivamente el estudiante.

• Notificar a todas las personas anteriormente mencionadas.

• Averiguar la normativa vigente a través de la policía y obtener una copia del informe policial. Reclamar las posesiones del fallecido, especialmente el pasaporte.

• Efectuar las gestiones pertinentes con el hospital y la morgue, para la reclamación del cadáver y una posible autopsia. Obtener el certificado de defunción.

• Contactar al enterrador y embalsamador de la localidad. Asegurar que el embalsamador posea una licencia profe-sional internacionalmente reconocida, asegurando así que el cadáver embalsamado pueda atravesar fronteras. (A efectos de evitar la propagación de enfermedades.) Gestionar el certificado del embalsamador. Conseguir unataúd adecuado y gestionar su traslado al país de origen del estudiante, o disponer el entierro o la cremación, deconformidad con los deseos de los padres del estudiante.

• Para que el ataúd pueda cruzar fronteras internacionales, el interior deberá ser metálicamente revestido y sellado.El sellado deberá ser presenciado oficialmente, a fin de evitar el contrabando. Obtenga el certificado de sellado. Afin de que un ataúd cerrado y sellado pueda salir del país se requiere un permiso de exportación. Asimismo, paraque el ataúd sellado pueda entrar en el país de origen del estudiante, hace falta un permiso de importación. Paratratar estos asuntos debe recurrise a una empresa funeraria autorizada. La embajada puede ayudarle a obtenerambos permisos.

• Para trasladar en avión el ataúd al país de origen del estudiante, deberá recurrirse a una aerolínea fiable. De talmanera se asegura que todas las conexiones de vuelo se efectúen correctamente sin riesgo de que el ataúd sea des-embarcado en un aeropuerto en el cual el avión haga escala. La información sobre el vuelo de llegada deberá sertransmitida correctamente a los padres del joven fallecido, de manera que puedan efectuar las gestiones para recibirel ataúd. La empresa encargada de transportar el ataúd deberá recibir copias del certificado de defunción, certifi-cado de embalsamamiento, sellado del ataúd, permisos de exportación e importación y pasaporte. Estas copias dedocumentos deberán ir junto al ataúd en el avión.

• Celebrar una oración fúnebre en memoria del estudiante.

Redacte un informe detallado y remítalo a Rotary International. Envíe copias al gobernador de distrito y al clubrotario de la ciudad de origen del estudiante.

*Si se produce un accidente fuera del área anfitriona, se recomienda comunicarse con el club rotario de dicha localidad y pedirleayuda y orientación.

La integración de jóvenes con discapacidades en el Intercambio de JóvenesEn las “Normas para el programa de Intercambio de Jóvenes” podrá hallar los siguientes párrafos:

La directiva se ha pronunciado en favor de la participación de jóvenes impedidos en los programas de intercambio y otras activida-des juveniles, cuando las circunstancias así lo permitan y siempre que los clubes o distritos patrocinadores y los clubes o distritosanfitriones estén de acuerdo.

La directiva recomienda que los gobernadores de distrito encarguen a uno de los miembros del Comité Distrital de Intercambio de Jóvenes la tarea de facilitar y alentar la participación de jóvenes que sufren discapacidades físicas en intercambios de corto ylargo plazo.

Numerosos Clubes Rotarios y distritos han efectuado con éxito intercambios con participación de estudiantes minus-válidos. A menudo, estos intercambios brindan a sus participantes satisfacciones muy especiales. Los clubes y distri-tos que participan en intercambios en los que participan estudiantes con discapacidades necesitan solamente seguirunos pocos criterios especiales a fin de que su intercambio tenga éxito.

Si su club o distrito tiene interés en que en su programa de Intercambio de Jóvenes participe un joven con algún tipode discapacidad, hace falta reclutar concretamente un estudiante de tales características, debiendo para ello efectuarlas siguientes gestiones:

• Enviar materiales de promoción a organizaciones que brindan servicios a personas con discapacidades.

• Promover el programa a través de medios de comunicación destinados a jóvenes discapacitados (revistas, boletines,grupos de discusión en Internet, o listas de correo electrónico).

• Invitar a una persona discapacitada a participar en el comité de selección. Esta persona seguramente poseerá cono-cimientos y contactos sumamente útiles.

• Resulta también conveniente imprimir los materiales de solicitud en letra grande o en casetes magnetofónicas parafacilitar la participación de jóvenes que padecen problemas visuales.

• Incluir fotografías de personas con discapacidades en los materiales de promoción, o publicar reportajes en laprensa local a través de los cuales se aliente a dichas personas a tomar parte en el programa.

Selección

Al escoger a un candidato para cursar estudios en el exterior el proceso de selección suele ser competitivo y complejo.Es posible que una persona con discapacidad tenga menos experiencia en entrevistas y menos dotes de oratoria quelos demás jóvenes candidatos. Debido a tales factores es posible que durante el proceso de las entrevistas no se des-empeñen con la debida solvencia ni reúnan todos los criterios establecidos. Tenga tales factores en cuenta durante laentrevista y, si fuera posible, dé participación en el equipo gestor de la entrevista a una persona que padezca algunadiscapacidad o que haya trabajado con personas discapacitadas. Si no conoce a personas que reúnan tales requisitossolicite ayuda a una organización local de asistencia a personas con discapacidades.

Una vez que haya usted encontrado a un candidato impedido que reúna las cualificaciones necesarias deberá deter-minar con exactitud las necesidades del estudiante.

Necesidades físicas:

• ¿Necesitará el estudiante contar con una vivienda accesible en silla de ruedas?

• ¿Puede utilizar el transporte colectivo? ¿Se ofrece en la localidad transporte público accesible a sillas de ruedas?

• ¿Necesitará el estudiante ayuda para tareas cotidianas como vestirse?

• ¿Necesitaría el estudiante que un voluntario le proporcione orientación sobre su nuevo ambiente en caso de pade-cer problemas visuales?

• ¿Debe seguir el estudiante un régimen alimenticio especial?

• ¿Toma medicinas de algún tipo? ¿Debe mantenerse bajo control médico durante el período del intercambio? Si esasí, ¿qué tipo de procedimiento se deberá utilizar para comunicarse con un médico que pueda brindarle atención?

E-1

Apéndice E

E-2

Necesidades de comunicación:

• ¿Se comunica el estudiante por señas, oralmente, o mediante una combinación de ambos?

• ¿Es necesario que la familia anfitriona sepa comunicarse por señas? Si es así, ¿qué tipo de lenguaje de señas?

A menudo ocurre que las necesidades del estudiante puedan ser atendidas en su propia comunidad y/o en la comu-nidad anfitriona.

Selección de distrito anfitrión/familias anfitrionas

Una vez determinadas las necesidades del estudiante, tendrá usted que hallar un distrito dispuesto a recibir a unestudiante minusválido. A continuación indicamos varias sugerencias para hallar un distrito tal.

• Procure contactar a distritos dispuestos a patrocinar ellos mismos a estudiantes con discapacidades; es frecuente larealización de intercambios en condiciones de reciprocidad (de uno en uno).

• Indique concretamente las necesidades del estudiante al proponer el intercambio a otro distrito. A menudo, lassuposiciones sobre las necesidades de un estudiante, no se ajustan a la realidad del estudiante.

Si tiene usted intenciones de recibir a un estudiante con discapacidad, tendrá usted que reclutar a familias anfitrionasadecuadas. A continuación se indican sugerencias para el reclutamiento de tales familias anfitrionas:

• A efectos de contactar familias anfitrionas resulta conveniente recurrir a organizaciones que brindan servicios a personas con discapacidad.

• Las familias de estudiantes que participan en el programa suelen estar dispuestas a recibir a estudiantes de otros países.

¿Le hace falta más ayuda?

• Contacte con estudiantes discapacitados de su comunidad, a efectos de averiguar las complicaciones que pudieransuscitarse cuando viajan al extranjero.

• Investigar sobre las leyes locales, regionales y nacionales respecto a personas con discapacidades.

• Investigar sobre las organizaciones pertinentes en la biblioteca pública local o pida al personal de Rotary Internatio-nal información sobre otras entidades que pudiesen colaborar en su gestión.

• Contacte con RI a efectos de averiguar cuáles distritos han organizado giras de intercambio con estudiantes afecta-dos por discapacidades.

F-1

Apéndice F

Solicitud preliminar para estudiante que viaja al exteriorSolicitud para un programa de largo plazo de Intercambio de Jóvenes del Distrito __________________

Sí, tengo interés en representar a mi país en calidad de estudiante de intercambio

Nombre completo

Dirección Localidad

Pcia./estado/depto. País donde reside Código postal

Teléfono Correo electrónico

Fecha de nacimiento Año que cursa en la escuela

Intereses, actividades, pasatiempos: _______________________________________________________________________

________________________________________________________________________________________________________

________________________________________________________________________________________________________

Actividades extracurriculares en la escuela: _________________________________________________________________

________________________________________________________________________________________________________

Idiomas que hayas estudiado (indicando número de años): ___________________________________________________

________________________________________________________________________________________________________

Experiencias de viaje: ____________________________________________________________________________________

________________________________________________________________________________________________________

Motivos para participar en calidad de estudiante de intercambio: ______________________________________________

________________________________________________________________________________________________________

¿Qué esperas lograr durante el intercambio y después del mismo? _____________________________________________

________________________________________________________________________________________________________

¿Apoyan tus padres tu iniciativa de participar en calidad de estudiante de intercambio? ❑ Sí ❑ No sé ❑ No

Firmas de los padres y/o tutores legales: _________________________________ __________________________________

Applicant’s Signature: ______________________________________________________________________________________

Remita la solicitud a: ____________________________________________________________________________________

_______________________________________________________Plazo de presentación de la solicitud: ____________________

G-1

Apéndice G

Modelo de preguntas para formular en entrevistasPara el estudiante:

1. ¿En qué actividades participas fuera de la escuela?2. ¿Qué idiomas hablas? (Además de tu lengua materna.)3. ¿Qué oportunidades tienes de hablar en público?4. ¿Cuál es tu asignatura favorita en la escuela? ¿Por qué?5. ¿Qué tipo de libros lees? ¿Cuántos libros lees por mes?6. ¿Por qué has solicitado participar en calidad de estudiante de Intercambio de Jóvenes?7. ¿Qué aspecto te parece más importante respecto a la misión de representar a tu comunidad y a

tu país en el exterior?8. Describe tres de los problemas que enfrenta hoy tu país9. ¿Qué acontecimientos mundiales te interesan?

10. ¿Has pasado temporadas fuera de tu hogar? Si es así indica dónde y por cuánto tiempo.11. ¿A quién consideras un ejemplo que deba seguirse?12. Menciona tu mayor realización.13. Si alguien te pidiese que hicieras algo que creyeses incorrecto, ¿cómo te enfrentarías a la situación?14. Indica uno de tus defectos personales. ¿En qué medida crees que afectaría tu desempeño en el intercambio?15. ¿Tienes responsabilidades en tu casa? Si es así indica cuáles.16. ¿Crees que vas a extrañar? Si es así, ¿cómo piensas enfrentarte?17. ¿Asistirás a la iglesia con tu familia anfitriona aunque profeses otra religión? ¿Qué opinas al respecto?18. ¿De qué manera piensas hacer amigos en un país nuevo?19. ¿Qué roles de liderazgo has ejercido en la escuela o en actividades extracurriculares?20. ¿De qué manera piensas referirles tus experiencias a tu familia y amigos tras tu regreso al país?21. ¿Cuál ha sido la decisión más difícil que has tenido que tomar?22. ¿Cuál ha sido la situación más difícil o comprometida que has enfrentado en el curso de tu vida?23. ¿Cuál fue el día más feliz de tu vida?24. ¿Te habituarás a las costumbres y a la alimentación distintas a las de tu propio país?

Para los padres del estudiante1. ¿Qué les parece que su hijo/a viaje al exterior durante un año/varias semanas?2. Su hijo/a ha expresado interés en viajar a otros países. ¿Tienen preocupaciones inmediatas sobre los países selec-

cionados? Están dispuestos a autorizar su viaje a cualquier país donde Rotary funciona?3. ¿Cree que su hijo/a extrañará? Si es así, ¿qué piensan hacer al respecto y de qué manera creen que su hijo/a

sobrellevará la nostalgia?4. ¿Comprenden en su totalidad las normas del programa? ¿Creen que su hijo/a va a respetarlas?5. ¿Quién tuvo la idea de solicitar la participación en el programa? ¿Apoyan sin reservas a su hijo/a en lo que se

refiere a tomar parte en el intercambio?6. ¿Ha viajado al exterior uno de ustedes?7. ¿Estarían en desacuerdo de que su hijo/a se hospedase con una familia de distinta religión?8. ¿Le gusta a su hijo/a a experimentar cosas nuevas?9. ¿Está dispuesto su hijo/a a degustar diversos platos?

10. ¿Tiene su hijo problemas de salud sobre los cuales debiéramos estar enterados?11. ¿Tienen planes de modificar sustancialmente su estilo de vida durante la estadía de su hijo/a en el extranjero?

(Por ejemplo: divorcio, matrimonio, mudanza, etc.)12. ¿Está gravemente enfermo algún miembro de la familia? Si es así, ¿esperan que el/la estudiante regrese al país

para asistir al sepelio?13. ¿Estarían dispuestos a recibir en su hogar a un/una estudiante de otro país? ¿Creen que se adaptaría a convivir

en su hogar? ¿De qué manera procuraría que el/la estudiante se sintiese como en su casa?14. ¿Qué consejo le daría a su hijo/a en el momento de subir al avión?15. ¿Hay algo que les preocupa en el momento o algo sobre lo cual tengan reservas?

H-1

Apéndice H

Sugerencias para el estudiante de intercambioAntes de la partida• Escribe a diversas empresas y a las dependencias gubernamentales locales, regionales y nacionales, solicitándoles

insignias de solapa, banderas, mapas y otros objetos de recuerdo propios de tu país de origen.• Consigue banderines del club rotario patrocinador.• Asiste a una reunión del club rotario patrocinador.• Reúne diapositivas de tu hogar, tu escuela, tu familia y amigos a fin de mostrarlas durante tu gira de intercambio.• Adquiere la mayor cantidad de información posible sobre el país anfitrión. (Costumbres, moneda, clima, tipo de

corriente eléctrica, geografía, gobierno, historia, idioma, etc.)• Antes de partir escríbele a tu familia anfitriona, al consejero rotario y al club anfitrión.• Envía artículos sobre tu próximo viaje al periódico escolar y a la prensa local.• Infórmate sobre la situación política, las industrias y la población de su país y comunidad de origen antes de partir.

(Por ejemplo: visitar una planta industrial, empresa, periódico, emisora de radio, dependencia policial, etc.)• Haz una lista de metas o cosas que deseas lograr durante tu experiencia de intercambio.• Lleva contigo tarjetas de agradecimiento con la bandera del país o imágenes de un paisaje típico o monumento

nacional. Las tarjetas serán sumamente apreciadas por los rotarios que te llevarán a visitar lugares de interés yconstituirán un bonito recuerdo de ti y de tu país.

• Lleva regalos típicos para tus familias anfitrionas. Procura que sean irrompibles y puedan empacarse fácilmente(insignias, posavasos, almanaques, etc.)

• Lleva una libreta de direcciones. Manda imprimir tarjetas con tu fotografía, a efectos de darlas a tus nuevas amistades.• Ponte en contacto con los ex estudiantes de Intercambio de Jóvenes o residentes de la comunidad que hayan vivido

en el país anfitrión. Pídeles información sobre los cosas que sea necesario llevar y otros asuntos relevantes.• Saca dos fotocopias de tu pasaporte firmado y de tus pasajes de avión. Lleva contigo una copia (manténla separada

de los originales) y deja la otra en casa, al cuidado de tus padres. Si alguno de estos documentos es objeto de robo oextravío, la fotocopia te facilitará los trámites para obtenerlos.

• Haz una lista de todo lo que has puesto en tu maleta y guárdala en tu bolso de mano. Dicha lista te ayudará en casode robo o extravío del equipaje.

• Toma una fotografía del equipaje y llévala contigo. • Haz marcas de identificación en equipaje que no sean comunes. Ten en cuenta que la casi todas las maletas se parecen.• Si usas lentes lleva un par extra. Si usas lentes de contacto, lleva la receta y lentes de repuesto.• Lleva una cámara y suficientes rollos de película. No olvides poner una etiqueta (que no se despegue) con tu nom-

bre en la cámara y en el estuche.

¿Estás preparado para salir?• ¿Tienes el pasaporte y el visado?• ¿Has efectuado los arreglos de viaje?• ¿Has mantenido correspondencia con el club anfitrión y la familia anfitriona?• ¿Has estudiado el idioma del país anfitrión? ¿Cuentas con un diccionario bilingüe y casetes con ejercicios? ¿Sabes

presentarte en el nuevo idioma?• ¿Has preparado tus diapositivas y/o fotografías para efectuar una presentación?. Lleva 20 o 30 buenas fotografías

en las que aparezcas tú, tu familia, tu escuela, paisajes locales, etc. ¿Has ensayado tu presentación?• ¿A través de qué medio te enviarán dinero tus padres? ¿Estás enterado del tipo de cambio?• ¿De qué manera sobrellevarás la nostalgia y la soledad?• ¿Qué regalos les llevarás a las familias anfitrionas y a la gente que para ti tiene un significado especial?• ¿Tienen tarjetas de presentación y notas de agradecimiento?• ¿Qué preguntas le vas a plantear a tu familia anfitriona tras tu llegada? ¿Tienes las “Preguntas que se sugieren para

formular a su familia anfitriona” (Apéndice I)?• ¿Tienes banderines del club rotario patrocinador?• ¿Has adquirido información general sobre el país anfitrión (historia, geografía, política, países limítrofes, etc.?• ¿Has efectuado los trámites de seguros pertinentes? ¿Han firmado tus padres los formularios de autorización requeridos?

Durante el vuelo• Lleva tu cepillo dental y otros artículos de tocador en tu bolso de mano.• Lleva tu chaqueta (blazer) en el avión y póntela al llegar al aeropuerto, de manera que a tu familia anfitriona le

resulte más fácil identificarte.• No permitas que personas desconocidas carguen tu equipaje. Lleva contigo el equipaje de mano en todo momento.• Lleva un libro para leer y diversos entretenimientos (crucigramas, naipes, etc.).• Bebe líquidos con frecuencia (agua o jugos de fruta en vez de bebidas gaseosas con cafeína) para no deshidratarte.• Levántate del asiento con frecuencia para favorecer la circulación sanguínea, pero sin molestar a los demás pasajeros.• Lleva contigo una suma modesta de dinero de manera que puedas cambiar moneda en el aeropuerto donde efec-

túas alguna conexión. Es posible que necesites consumir comidas y bebidas en el aeropuerto. Una vez que llegues alpaís anfitrión es posible que necesites dinero para transporte. Sería buena idea, asimismo, llevar cheques de viajeroy tarjetas de crédito.

Durante el intercambio• Una vez que llegues, entrégale el pasaporte y el pasaje aéreo a tu consejero o a la familia anfitriona a fin de mante-

nerlos en un lugar seguro. Cerciórate de que puedas tener acceso a dichos documentos durante las 24 horas del díapor si en algún momento los necesitas con urgencia.

• Guarda contigo una copia de la póliza de seguro, para casos imprevistos de urgencia médica.• No escatimes esfuerzo alguno para aprender el idioma del país anfitrión. De tal manera se facilitará tu adaptación e

impresionarás gratamente a tus anfitriones. Si tus anfitriones desean aprender tu lengua materna dedica ciertolapso de tiempo a enseñársela pero, en la medida de lo posible, procura comunicarte en el idioma del país anfitrióny no en el propio.

• Haz un gran esfuerzo para mantener un elevado rendimiento en tus estudios.• Participa en las actividades locales y escolares. Sigue participando en las actividades en las que tomabas parte en tu

país y anímate a participar en otras.• Sé cortés y siempre da las gracias.• Sonríe.• Intenta hacer cosas nuevas. Ésta es tu oportunidad de conocer directamente la cultura de otro país.• Aprende a escuchar y observar. Procura adaptarte a convivir con tu familia anfitriona.• Colabora en las tareas del hogar que hagan falta.• Si no estás seguro sobre algo, pregunta… y escucha la respuesta.• Lleva un diario de viaje y guarda recuerdos que puedas mostrarles a tus familiares y amigos al regresar a tu país.• Participa en las actividades del club rotario anfitrión. Piensa en diversas maneras de conocer a todos los rotarios del club.• Participa en los proyectos del club rotario. • Escríbele a tu club rotario patrocinador. Los rotarios te brindaron esta oportunidad y quisieran comprobar que estás

disfrutando tu experiencia. • Prueba todas las comidas que te ofrezcan.• Procura adaptarte a tu nuevo entorno.

Después del intercambio• Manténte en contacto con los amigos que hayas conocido en el exterior.• Ten paciencia y recuerda que la readaptación al propio país lleva cierto tiempo.• Comparte tus experiencias con tu familia y amigos.• Si es posible, relaciónate con personas de tu comunidad que hayan nacido o vivido en el país anfitrión. De tal

manera podrás practicar el idioma y reflexionar sobre tu aventura.• Ofrece una presentación ante el club rotario que patrocinó tu gira y refiérete a los principales aspectos de tu intercambio.• Sigue participando en las actividades relacionadas con el programa de Intercambio de Jóvenes en tu distrito. Cola-

bora en el proceso de entrevistas, selección y reclutamiento de estudiantes.• Si existe tal posibilidad, afíliate a una asociación de ex participantes en el programa o una agrupación de ROTEX.• Afíliate a un club Interact o a un club Rotaract, o participa en un campamento de RYLA.• Continúa promoviendo la buena voluntad y la comprensión internacional.• Escríbeles a las familias anfitrionas, al consejero y al club rotario anfitrión para agradecerles el apoyo que te han

brindado en el curso del año de tu intercambio.• Manténte en contacto con tu club rotario patrocinador. Aunque transcurran varios años desde el final de tu gira de

intercambio, seguirán interesados en tener noticias de ti.

H-2

I-1

Apéndice I

Preguntas que se sugieren para formular a su familia anfitrionaEn general, plantéales las preguntas que consideras más importantes durante la primera noche en el hogar anfitrión ylas restantes durante los días subsiguientes. Recuerda que ante la duda siempre es mejor preguntar. Sé sincero con tufamilia anfitriona y tu consejero rotario. La buena comunicación es fundamental para un buen intercambio.

1. ¿Cómo debo llamarles?

2. ¿Qué tareas del hogar desean que cumpla además de tender mi cama todos los días, mantener siempre ordenadami habitación y limpiar el baño cada vez que lo utilice?

3. ¿Cuál es el procedimiento para el lavado de ropa?

4. ¿Dónde debo guardar la ropa sucia mientras tanto?

5. ¿Debo lavar mi propia ropa y ropa interior?

6. ¿Debo plancharme la ropa?

7. ¿Puedo usar la plancha, la lavadora, la máquina de coser, etc. en cualquier momento?

8. ¿A qué hora les resulta conveniente que utilice la ducha/el baño?

9. ¿Dónde puedo guardar mis artículos de tocador?

10. ¿Puedo usar los productos de tocador de la familia (pasta de dientes, jabón, etc.)?

11. ¿A qué horas se sirven las comidas?

12. ¿En qué tareas puedo ayudar a la hora de comer? (Poner la mesa, despejar la mesa, ayudar a lavar los platos,guardar los platos, tirar la basura, etc.)

13. ¿Puedo servirme yo mismo comida y bebida o debo esperar a que me ofrezcan?

14. ¿Qué sectores de la casa son estrictamente privados? (Dormitorio de los padres, estudio/oficina.)

15. ¿Puedo colocar fotos/carteles en mi habitación?

16. ¿Puedo arreglar la habitación a mi gusto?

17. ¿Qué reglas debo seguir en cuanto al consumo de tabaco y bebidas alcohólicas?

18. ¿Dónde puedo guardar las maletas?

19. ¿A qué hora debo levantarme los días de semana? ¿Y los fines de semana?

20. ¿A qué hora debo acostarme? (Durante la semana y los fines de semana.)

21. ¿Qué reglas debo seguir en cuanto a salir por la noche y a qué hora debo regresar a casa?

22. ¿Puedo invitar a amigos a pasar la noche conmigo? ¿Y a visitarme en horas del día?

23. ¿Qué normas debo seguir en cuanto al uso del teléfono?

24. ¿Pueden llamarme mis amigos?

25. ¿Puedo llamar a mis amigos?

26. ¿Puedo hacer llamadas de larga distancia?

27. ¿De qué manera podría llevar cuenta del importe de mis llamados telefónicos?

28. ¿Cuál es el procedimiento para remitir cartas? ¿Qué dirección debo utilizar para recibir correspondencia?

29. ¿Hay cosas que puedan molestar a mi padre anfitrión o madre anfitriona, tales como mascar chicle, sentarse a lamesa con sombrero (o bigudíes para el cabello), escuchar música rock con alto volumen o fumar?

I-2

30. ¿Hay algo en especial que pueda molestar a mis hermanos anfitriones?

31. ¿Qué cumpleaños celebra mi familia anfitriona?

32. ¿Qué medio de transporte debo utilizar? (Automóvil, autobús, bicicleta, caminar, etc.)

33. ¿Puedo utilizar el equipo de sonido o el televisor en cualquier momento? ¿Existen limitaciones al uso de la computadora y el acceso a Internet?

34. ¿Qué reglas debo cumplir en cuanto a la asistencia a la iglesia?

35. ¿Es necesario que llame a casa si voy a tardar más de media hora con respecto a la hora prevista?

36. ¿Cuando salga con toda la familia, debo pagar mis propias entradas, comidas, etc.?

37. ¿Qué disposiciones debo adoptar en cuanto al almuerzo en la institución educativa?

38. ¿Sufraga el club rotario mis gastos de transporte escolar?

39.¿Debo asistir a reuniones de Rotary?

40. ¿Qué otras tareas puedo hacer en la casa? ¿Cortar el césped, ayudar a limpiar, cuidar niños?

41. Sírvanse indicarme cómo debo comportarme con el personal de servicio de la casa (cuando corresponda).

42. ¿Hay algún otro asunto que quisieran comunicarme?

J-1

Apéndice J

Intercambio de Jóvenes del distrito de RI Informe trimestralProporciona la siguiente información cada trimestre de tu intercambio. Responde con sinceridad e infórmanos sobre todo lo quecreas de importancia para nosotros. Para poder ayudarte tenemos que estar informados sobre los problemas o dificultades quepudieras experimentar. Escribe con letra de imprenta y prolija. Gracias.

Trimestre: __________________________________________________ Remitir no más tarde del: ____________________

Nombre del estudiante:________________________________________ Fecha:______________________________________

Patrocinado por el Club Rotario de__________________________________________________________________________

Club rotario anfitrión : ____________________________________________________________________________________

Nombre del consejero:________________________________________ Teléfono particular: _________________________

Fax: ________________________________________________________ Correo electrónico: __________________________

Dirección del consejero: ___________________________________________________________________________________

____________________________________________________________ Código postal: ______________________________

Nombre de la familia anfitriona actual:__________________________ Teléfono particular:__________________________

Dirección de la familia anfitriona actual:_________________________ Teléfono (oficina): ___________________________

____________________________________________________________ Fax _______________________________________

____________________________________________________________ Correo electrónico: __________________________

Nombres y edades de los hermanos y hermanas anfitriones: ___________________________________________________

________________________________________________________________________________________________________

Fecha aproximada de transferencia a la próxima familia anfitriona: _____________________________________________

Nombre de la próxima familia anfitriona: _______________________ Teléfono particular: _________________________

Dirección de la familia anfitriona actual: __________________ Teléfono (oficina): __________________

____________________________________________________________ Fax: ______________________________________

____________________________________________________________ Correo electrónico: __________________________

¿Recibes asiduamente tu estipendio mensual? ❑ Sí ❑ No

Cuantía de la mensualidad recibida:________________________________________________________________________

¿Has pronunciado charlas y alocuciones durante el trimestre? (reuniones de Rotary, iglesias, escuelas, etc.): ❑ Sí ❑ No

En caso afirmativo, dinos algo sobre el evento y proporciona ejemplos de las preguntas planteadas por el público:

________________________________________________________________________________________________________

¿Asistes a reuniones de Rotary? ❑ Sí ❑ No (¿Con cuánta frecuencia? Semanal / mensual / bimestral)

¿A qué otros eventos/funciones de Rotary has asistido durante el semestre? ____________________________________

________________________________________________________________________________________________________

Sin incluir las familias anfitrionas, ¿has sido invitado de otros rotarios? ❑ Sí ❑ No Si es así, ¿has

ido a cenar o su hogar o salido de viaje con ellos? ____________________________________________________________

Indica brevemente los contactos efectuados con tu consejero desde tu último informe (con cuánta frecuencia se

reúnen, etc.): ____________________________________________________________________________________________

________________________________________________________________________________________________________

________________________________________________________________________________________________________

¿Quién inicia las reuniones con el consejero? ¿Crees que te escucha? ____________________________________________

Indica tu opinión sobre tu relación con cada una de las siguientes personas o instituciones:

Excelente Buena Aceptable Deficiente

Club anfitrión

Consejero rotario

Familia anfitriona actual

Amigos de la escuela

Padres consanguíneos

Si es el caso, explica a continuación cómo podrían mejorar las relaciones insatisfactorias: _________________________

________________________________________________________________________________________________________

________________________________________________________________________________________________________

Preguntas adicionales:¿Has experimentado problemas durante el semestre? ________________________________________________________

________________________________________________________________________________________________________

________________________________________________________________________________________________________

Entrevistas con la prensa, la radio y la televisión (adjuntar recortes, cuando corresponda):_________________________

________________________________________________________________________________________________________

________________________________________________________________________________________________________

Indica la mejor manera de ponernos en contacto contigo: ❑ correo ❑ teléfono ❑ fax ❑ correo electrónico

Información para contactar contigo: ________________________________________________________________________

________________________________________________________________________________________________________

¿Deseas plantearnos preguntas o problemas que pudiésemos ayudarte a resolver?

________________________________________________________________________________________________________

________________________________________________________________________________________________________

Firma: __________________________________________________________________________________________________

Envía este formulario a ___________________________________________________________________________________

________________________________________________________________________________________________________

________________________________________________________________________________________________________

No olvides incluir una carta personal al funcionario de Intercambio de Jóvenes que te corresponde. ¡Desea sabercómo te está yendo! ¿Quieres brindarnos tus impresiones sobre lo que significa ser estudiante de intercambio en unacultura distinta de la propia? ¿Qué desafíos te ha tocado enfrentar? Háblanos sobre tus éxitos.

J-2

Apéndice K

K-1

Solicitud para familia anfitriona

(Escriba a máquina o con tinta en letra de imprenta)

Nombre completo del esposo:

Nombre completo de la esposa:

Domicilio particular:

Estado/pcia./depto.: País: Teléfono particular: Fax:

Correo electrónico:

Ocupación del esposo: Teléfono (oficina): Fax:

Ocupación de la esposa: Teléfono (oficina): Fax:

Edad: Esposo: ❑ Mayor de 25 ❑ Mayor de 35 ❑ Mayor de 45 ❑ Mayor de 55Edad: Esposa: ❑ Mayor de 25 ❑ Mayor de 35 ❑ Mayor de 45 ❑ Mayor de 55

País de origen del esposo:

País de origen de la esposa:

Religión:

Hijos (todos):Nombre Sexo Edad ¿Vive en casa?

❑ Sí ❑ No

❑ Sí ❑ No

❑ Sí ❑ No

❑ Sí ❑ No

Indique todas las demás personas que viven en la casa: Relación:

Si corresponde, indique los conocimientos de idiomas extranjeros de los integrantes de la familia:

Nombre y dirección del centro de enseñanza al cual asistirá el estudiante (si corresponde):

¿Tienen ustedes vecinos o amigos cuyos hijos cursen estudios secundarios?

Pasatiempos y actividades de interés de los padres anfitriones

Pasatiempos y actividades de interés de los hijos

Organizaciones y clubes a los cuales pertenecen los integrantes de la familia

¿Han viajado al exterior los integrantes de la familia? ¿Quiénes, dónde y cuándo?

Indique si en su casa hay animales domésticos: ❑ gatos ❑ perros ❑ Otro(s)

Indique si solicita usted ser anfitrión de un estudiante para intercambio:❑ de corto plazo (2-6 semanas) ❑ año lectivo (3-4 meses)

Indique lo siguiente: Mi familia puede recibir a: ❑ un chico ❑ una chica ❑ uno u otra

Preferriría acoger al estudiante en: ❑ Otoño ❑ Invierno ❑ Primavera ❑ Verano

Indique su disposición a aceptar o no aceptar a un estudiante que fume:❑ Lo aceptaría ❑ Preferiría que no fumase pero lo aceptaría ❑ Sin disposición a aceptarlo

¿Deberá el estudiante compartir su habitación? ❑ Sí ❑ No ❑ ¿Con quién?

Brevemente, indique las principales razones que le motivan a solicitar su participación en este tipo de programa:

Describa su experiencia previa como anfitrión:

K-2

Incluya a continuación tres referencias personales (incluyendo dirección y número telefónico):

1. Nombre Relación

Dirección

Ciudad, estado/pcia/depto Código postal

Tel. particular Tel. oficina

2. Nombre Relación

Dirección



3. Nombre Relación

Dirección



¿Quién le informó sobre el Intercambio de Jóvenes de Rotary?

Si disea añadir comentarios, sirvase utilizar el espacio incluido a continuación de esta linea:

¿Sabe de otras familias que deseen recibir estudiantes? En caso afirmativo indique a continuación la información para

ponerse en contacto con ellas.

En caso de que seleccionen a su familia en calidad de anfitriona, ¿está usted de acuerdo en tratar al estudiante comosi fuese su propio(a) hijo(a) y ejercer la necesaria supervisión paterna/materna? ❑ Sí ❑ No

Firme a continuación:

*Firma del esposo Fecha

*Firma de la esposa Fecha

K-3

L-1

Apéndice L

Evaluación posterior al intercambioFamilia anfitriona

Gracias por su colaboración en calidad de anfitriones de nuestro estudiante de Intercambio de Jóvenes. A efectos deque el comité distrital y el comité del club evalúen nuestro programa y logren que los futuros intercambios sean másagradables y eficaces, lo/la exhortamos a evaluar su experiencia. Quisiéramos también que nos informara sobre elasesoramiento y la preparación que se le brindó a su familia, a fin de tener en cuenta tales datos al preparar a otrasfamilias anfitrionas para esta experiencia.

Nombre del estudiante: Fecha de comienzo de su hospedaje:

¿Les brindó el club rotario información adecuada sobre el programa de intercambio y las responsabilidades de lafamilia antes de la llegada del estudiante? ❑ Sí ❑ No

Explique:

¿Recibieron la solicitud del estudiante y demás información sobre el estudiante antes de su llegada? ❑ Sí ❑ NoEn caso afirmativo, ¿creen que se debe incluir algo más con dichos materiales?

¿Con qué frecuencia se mantuvieron en contacto con el club rotario anfitrión durante el período en el que el estudiante se hospedó en su hogar?❑ A menudo ❑ Ocasionalmente ❑ Raramente ❑ Nunca

¿Tuvieron algún contacto con los padres del estudiante de intercambio? ❑ Sí ❑ No

¿Cómo calificarían su relación con el estudiante❑ Excelente ❑ Buena ❑ Adecuada ❑ Motivo de preocupación

Explique:

Si se presentaron problemas, ¿respondió el estudiante de manera positiva cuando se le brindó ayuda o se tomaronmedidas disciplinarias? ❑ Sí ❑ No

Explique:

¿Participó el estudiante en actividades familiares y en tareas domésticas? ❑ Sí ❑ No

¿Mantuvo el estudiante el debido respeto por la familia, informándoles sobre dónde iba, con quién y su hora deregreso al hogar? ❑ Sí ❑ No

¿Creen que el estudiante los mantuvo informados sobre sus experiencias y sus opiniones respecto a ustedes (escuela,amigos, eventos sociales, normas, etc.)? ❑ Sí ❑ No

¿Contó el estudiante con suficiente dinero como para solventar sus gastos? ❑ Sí ❑ No

La duración de la estadía fue: ❑ adecuada ❑ demasiado breve ❑ demasiado larga

¿Respondió esta experiencia a sus expectativas? ❑ Sí ❑ NoExplique:

¿Volverían a recibir a un estudiante de intercambio? ❑ Sí ❑ Quizá ❑ No

¿Cómo se sentían cuando partió el estudiante? ❑ Conformes con lo logrado ❑ Tristes ❑ Aliviados ❑ Otro

¿Quisiera formular comentarios destinados a mejorar el programa en general?

¿Otros comentarios?

Gracias por su colaboración y por compartir sus experiencias con nosotros. Remita este cuestionario a:

L-2

Evaluación posterior al intercambio

Estudiantes

Ahora que has regresado de tu gira de intercambio, quisierámos que respondieses las siguientes preguntas. Nuestropropósito consiste en recurrir a tus impresiones a efectos de mejorar el programa para los futuros participantes.

Tu nombre:

País(es) visitado(s):

¿De qué manera te enteraste del programa? ❑ Escuela ❑ Ex participante/amigo ❑ Club rotario ❑ Anuncio en la prensa ❑ Otro

Mi experiencia en general fue: ❑ excelente ❑ buena ❑ aceptable ❑ deficiente ❑ otro

Mis arreglos de viaje fueron: ❑ excelentes ❑ buenos ❑ aceptables ❑ deficientes ❑ otro

Mi familia anfitriona fue: ❑ excelente ❑ buena ❑ aceptable ❑ deficiente ❑ otro

La orientación que se impartió antes de mi partida fue: ❑ excelente ❑ buena ❑ aceptable ❑ deficiente ❑ otro

La orientación que se me impartió al llegar al país anfitrión fue: ❑ excelente ❑ buena ❑ aceptable ❑ deficiente ❑ otro

La mejor parte del intercambio fue:

La peor parte del intercambio fue:

Yo ❑ recomendaría ❑ no recomendaría el programa de Intercambio de Jóvenes de Rotary a un amigo/pariente.Observaciones adicionales:

Remite esta evaluación a:

M-1

Apéndice M

Evaluación posterior a una gira de Intercambio de Jóvenes de largo plazo

Estudiantes

A fin de que podamos seguir mejorando nuestro programa, responde a estas preguntas con sinceridad y de la maneramás detallada posible. Si es necesario añade más hojas.

Nombre País anfitrión

Club rotario patrocinador Distrito rotario patrocinador

Club rotario anfitrión Distrito rotario anfitrión

Orientación

¿Qué calificación merece la orientación/capacitación que te fue impartida antes de tu gira de intercambio?❑ Excelente ❑ Buena ❑ Adecuada ❑ Deficiente

¿Qué sugerirías para mejorar la orientación previa a la partida?

¿Qué aspecto de la orientación te agradó más o te resultó más útil?

¿Se te preparó bien para enfrentar los problemas que se suscitan al vivir un año en el exterior? ❑ Sí ❑ No Si respondiste “no”, explica:

¿Comprendías lo que significa Rotary y el propósito del intercambio antes de partir? ❑ Sí ❑ NoSi respondiste “no”, explica:

¿Se te brindó orientación al llegar al país anfitrión? ❑ Sí ❑ No

En caso afirmativo, ¿qué calificación merece la orientación/capacitación impartida en el país anfitrión? ❑ Excelente ❑ Buena ❑ Adecuada ❑ Deficiente

El año en el exterior

¿Con cuánta frecuencia se te invitó a asistir a reuniones de Rotary?❑ Semanal ❑ Bimensual ❑ Mensual ❑ Nunca ❑ Otro

¿Con qué frecuencia te mantuviste en contacto con los socios del club rotario (sin incluir la comunicación con padres anfitriones que fuesen rotarios)? ❑ A menudo ❑ Ocasionalmente ❑ Raramente ❑ Nunca

¿Respondió a tus expectativas el club rotario anfitrión? ¿Por qué o por qué no?

Apéndice N

N-1

¿Tuviste un consejero rotario? ❑ Sí ❑ No Indica en qué parte del año:

En caso afirmativo, indica con cuánta frecuencia te reunías con el consejero:❑ Semanal ❑ Bimensual ❑ Mensual ❑ Nunca ❑ Otro

¿Estaba a tu disposición cuando deseabas plantearle dudas o problemas? ❑ Sí ❑ NoEn caso negativo, ¿a quién recurrías?

¿Has recibido tu estipendio cada mes? ❑ Sí ❑ NoEn caso negativo, explica:

¿A cuánto ascendía tu estipendio?(Indica el monto en la moneda de tu país y la del país anfitrión)

¿Era suficiente? ¿En qué empleabas el dinero?

¿Con cuántas familias anfitrionas te has hospedado durante el intercambio?

¿Cómo fue tu relación con las familias anfitrionas?Primera familia anfitriona ❑ Excelente ❑ Buena ❑ Adecuada ❑ Motivo de preocupación

Segunda familia anfitriona ❑ Excelente ❑ Buena ❑ Adecuada ❑ Motivo de preocupación

Tercera familia anfitriona ❑ Excelente ❑ Buena ❑ Adecuada ❑ Motivo de preocupación

Considerando el nivel de telecomunicaciones en el país anfitrión, ¿cuál es el mejor medio para comunicarse?❑ Fax ❑ Correo ❑ Teléfono ❑ Correo electrónico ❑ Otro

¿ Qué calificación merecen los arreglos de viaje?❑ Excelentes ❑ Buenos ❑ Adecuados ❑ Deficientes

¿Qué calificación le otorgarías a la compañía de seguros?❑ Excelente ❑ Buena ❑ Adecuada ❑ Deficiente

¿Mantuvieron comunicaciones adecuadas contigo el club/distrito rotario patrocinador y el presidente del Comité deIntercambio de Jóvenes del club/distrito patrocinador durante tu estadía en el extranjero? ❑ Sí ❑ No

En caso negativo, ¿de qué manera podría mejorarse?

¿Cuál fue la enseñanza más importante que has adquirido a través de tu participación en la gira de intercambio?

N-2

¿Cualés fueron las experiencias más significativas que has vivido durante el año de tu gira de intercambio?

Tras tu regresso al país de origen

¿Quisieras seguir vinculado con Rotary? ❑ Sí ❑ No

¿Te interesaría seguir en contacto con otros estudiantes de intercambio de Jóvenes? ❑ Sí ❑ No

En general, ¿cómo te sientes ahora que regresas/has regresado a tu país?❑ Estusiasmado(a) ❑ Contento(a) ❑ Inseguro(a) ❑ Triste Otro

¿Experimentas problemas o contratiempos en este momento? ❑ Sí ❑ No

En casa afirmativo, explica:

¿La experiencia en general era lo que esperabas? ❑ Sí ❑ No

Explica:

Formula tus comentarios sobre cómo podemos mejorar el programa de intercambio en general:

Comentarios adicionales:

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N-3

O-1

Apéndice O

Evaluación posterior a una gira de Intercambio deJóvenes de largo plazo

Padre o madre/tutor legal

Formule sus comentarios sobre la orientación para estudiantes que viajan al exterior, el año de intercambio en el exte-rior y la readaptación de su hijo(a) tras su regreso al hogar. Responda las preguntas con sinceridad a efectos de facili-tar al club rotario y al distrito la organización de futuros intercambios. Si es necesario añada más hojas.

¿Cree que la orientación previa a la partida preparó debidamente a su hijo(a) para vivir en el exterior durante un año?❑ Sí ❑ No

Explique:

¿Cree que fue suficiente la orientación para los padres? ❑ Sí ❑ No En caso negativo indique qué haría paramejorarla:

¿ Qué calificación merecen los arreglos de viaje? ❑ Excelentes ❑ Buenos ❑ Adecuados ❑ Deficientes

¿Qué calificación le otorgaría a la compañía de seguros? ❑ Excelente ❑ Buena ❑ Adecuada ❑ Deficiente

En general, ¿cómo calificaría la respuesta brindada por el club/distrito rotario anfitrión a las preguntas o dudas queusted les ha planteado? ❑ Excelente ❑ Buena ❑ Adecuada ❑ Deficiente

Indique cuál fue para usted la experiencia más difícil durante la estadía de su hijo(a) en el exterior:

¿Tuvo dificultades para enviar a su hijo(a) dinero o paquetes? ❑ Sí ❑ No

¿Tuvo gastos inesperados? ❑ Sí ❑ NoEn caso afirmativo explique:

Describa los cambios que observa en su hijo(a).

¿Enviaría a otro(a) hijo(a) a una gira de intercambio o le recomendaría este programa a otras personas? ❑ Sí ❑ Quizá ❑ No¿Por qué o por qué no?

¿Respondió a sus expectativas la experiencia de intercambio vivida por su hijo(a)? ❑ Sí ❑ NoExplique:

Gracias por completar esta evaluación. Remítala a:

P-1

Descripción del emblema de Intercambio de JóvenesEl emblema del Intercambio de Jóvenes consiste en un globo terráqueo simplificado sin masas conti-nentales y en el cual se han trazado tres meridianos, dos paralelos y la línea del ecuador. Una bandaancha circunvala el globo y sus extremos terminan (sin tocarse) en punta de flecha en la parte frontaldel diseño. La punta de flecha que mira hacia el este está sobre el ecuador, aproximadamente en elcentro del globo. La punta de flecha que mira hacia el oeste está más alta y ligeramente hacia oestede la punta que da hacia el este, de manera que el borde superior de una de las puntas de flecha esaproximadamente paralelo al borde inferior de la otra.

Superimpuestas sobre la flecha mirando a oriente vemos dos figuras masculinas estilizadas y en laque mira a occidente vemos dos figuras femeninas. Los dos pares de figuras se encuentran en ade-mán de desplazarse el uno hacia el otro.

El emblema de Rotary International, de aproximadamente 1/3 del diámetro del globo, se superponeal diseño exactamente por debajo de la punta de la flecha que apunta hacia el oeste, colocado demanera que su eje queda en dirección vertical y seis de sus dientes sobresalen del borde del globo,un poco hacia la derecha del centro del diseño (desde el punto de vista del espectador que la mire defrente). Se pueden ver los meridianos y paralelos, que aparecen donde sean apropiados entre losrayos y la abertura central del emblema rotario.

Las palabras YOUTH EXCHANGE se encuentran impresas debajo del borde sur del globo, en inglés.La X de la palabra EXCHANGE ocupa el espacio entre la R y la segunda I de la palabra INTERNA-TIONAL. La palabra ROTARY aparece encima del globo, centrada con respecto al mismo eje que laspalabras YOUTH EXCHANGE.

Los colores del emblema son azul cobalto y dorado metalico. Para lograr estos colores pueden utili-zarse el azul PANTONE® 286 y el dorado PANTONE® 129. Todas las líneas y bordes, figuras huma-nas y espacios rebajados del emblema rotario donde aparecen las palabras ROTARY INTERNA-TIONAL son azules. La banda que circunda al globo y el resto del emblema rotario, incluyendo lasletras, son de color dorado.

Las proporciones correctas son las siguientes:

Díametro del globo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17,5 unidadesAltura de figura femenina más alta (tomada desde el pie derecho) . . . . . . . . . . 7,5 unidadesAltura de figura femenina más baja . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7 unidadesAncho de la banda circundante . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5 unidadesAncho de las puntas de flecha de extremo a extremo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8,5 unidadesAltura de figura masculina más alta . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8 unidadesAltura de figura masculina más baja . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7 unidadesDiámetro de la rueda rotaria . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5,5 unidadesAltura de las letras de las palabras Youth Exchange . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1,2 unidadesAltura de las letras de la palabra Rotary . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1,2 unidades

El logotipo del programa de Intercambio de Jóvenes puedo obtenerse adquiriendo los logotipos deRotary en disquete (234-MU) o la hoja con los Emblemas de RI y de La Fundación Rotaria (240-MU).

Apéndice P

Descripción del emblema del programa de Intercam-bio de Jóvenes de Rotary y uso del nombre de Rotary

P-2

Pautas para el uso del nombre de RotaryLas siguientes pautas para el uso del nombre “Rotary” y el emblema de Rotary constituyen parte dela normativa de RI.

Deben seguirse al ponerle nombre a su programa y en cualquier tipo de materiales que prepare parasu programa de Intercambio de Jóvenes.

Nombre de Rotary• La Directiva de RI ha establecido que el uso del nombre “Rotary” sin el nombre de un club o dis-

trito rotario ni ningún otro calificativo o complemento, se refiere a la asociación internacional,Rotary International.

• Los nombres de nuevos proyectos o programas que no estén bajo el control exclusivo de RI y norespondan a estas pautas deberán ser modificados para proporcionar este tipo de información adi-cional para identificarlos (por ejemplo, al utilizar el nombre “Rotary” se deberán incluir los nom-bres de los clubes o distritos rotarios participantes).

• Toda denominación de un proyecto que no cumpla estas directrices deberá contar con la aproba-ción específica de la Directiva de RI.

Emblema de Rotary• El emblema de Rotary, al igual que el nombre de Rotary, representa a la asociación internacional:

Rotary International.• Siempre que el emblema de Rotary se utilice para un proyecto, programa o actividad que no esté

bajo el control exclusivo de RI, se deberá utilizar, además del emblema, el nombre de los clubes odistritos participantes, de manera directamente adyacente al emblema y de una medida y promi-nencia iguales a la del emblema.

• El Reglamento de RI desaconseja el uso conjunto del emblema de RI con el logotipo de otra organi-zación. (“RI no reconoce el uso de dicho nombre, emblema, distintivo u otras insignias en combi-nación con ningún otro nombre o emblema”. Artículo XVIII, 18.020., del Reglamento de RI.

Para más información sobre estas pautas consulte al personal de la oficina de Servicios a los Sociosde Rotary International, One Rotary Center, 1560 Sherman Avenue, Evanston, Illinois 60201, EE.UU.Teléfono: + 847 866 3000, fax: + 847 328 8554.

Rotary InternationalDepartamento de ProgramasOne Rotary Center1560 Sherman AvenueEvanston, Illinois 60201, EE. UU. 746-SP—(499)

Documents

Manual de Intercambio de Jóvenes - Rotaryesquina's … · manual le será de utilidad para organizar con ... en cada distrito para promover los programas de Rotary a través del