MANUAL DE MICROSOFT OUTLOOKeducagratis.cl/moodle/pluginfile.php/77261/mod_label/intro/Unidad_1/...CENTRO DE CÓMPUTO – ADRA PERÚ 0 MANUAL DE MICROSOFT OUTLOOK Revisado y Modificado

CENTRO DE CÓMPUTO – ADRA PERÚ 0

MANUAL DE MICROSOFT OUTLOOK

Revisado y Modificado por:

DEPARTAMENTO DE CÓMPUTO E INFORMÁTICA

Creado por:


Índice ¿Qué es Microsoft Outlook?..………………………………………………………………………………………….4 Características principales de MS Outlook …………………………………………………………………........... 4 Descripción de la pantalla de Outlook ……………………………………………………………………………….4 Barra de menús …………………………………………………………………………………………………......... 5 Barra de herramientas ………………………………………………………………………………………….......... 5

Barra de Outlook …...………………………………………………………………………………………………...6 Cuerpo de la Ventana ……………………………………………………………………………………………….. 6 Barra de estado ……………………………………………………………………………………………………….. 6 Outlook para hoy ……………………………………………………………………………………………………… 7 Calendario ……………………………………………………………………………………………………………... 7 Bandeja de entrada …………………………………………………………………………………………………… 7 Tareas……………………………………………………………………………………………………………………7 Cerrar …………………………………………………………………………………………………………………... 8 Salir de MS Outlook ……………………………………………………………………………………………………8 La bandeja de entrada………………………………………………………………………………………………… 8 Crear un mensaje……………………………………………………………………………………………………… 9 Archivos adjuntos…………………………………………………………………………………………………….. 11 Opciones de entrega………………………………………………………………………………………………….12 Configuración del mensaje………………………………………………………………………………………….. 12 Opciones de votación y seguimiento…………………………………………………………………………….....12 Herramientas de Corrección………………………………………………………………………………………… 14 Autocorrección…………………………………………………………………………………………………………14 Ortografía……………………………………………………………………………………………………………… 15 Leer los mensajes recibidos………………………………………………………………………………………… 15


Eliminar un elemento…………………..…………………………………………………………………………….16 Cambiar la vista de la carpeta……..………………………………………………………………………………...17 Lista de carpetas……………………………………………………………………………………………………....17 Carpeta de elementos enviados………………………………………………………………………………….....17 Manipulación de carpetas…………………………………………………………………………………………....18 Eliminar una carpeta…………………………………………………………………………………………………..19 Mover elementos entre carpetas…………………………………………………………………………………….19 Bandeja de salida…………………………………………………………………………………………………......20 Categorías……………………………………………………………………………………………………………. .20 Ordenar………………………………………………………………………………………………………………....21 Organizar……………………………………………………………………………………………………………….22 Organizar mediante carpetas………………………………………………………………………………………...22 Organizar mediante colores………………………………………………………………………………………….22 Organización mediante vistas……………………………………………………………………………………… .25 Mensajes en una lista………………………………………………………………………………………………....26 Mensajes con una lista previa automática………………………………………………………………………….26 Por marca de seguimiento……………………………………………………………………………………………26 Últimos siete días……………………………………………………………………………………………………...26 Marcador para los próximos siete días……………………………………………………………………………..26 Por tema de conversación……………………………………………………………………………………………26 Mensajes sin leer……………………………………………………………………………………………………...26 Enviados a……………………………………………………………………………………………………………...26 Escala de tiempo de mensaje………………………………………………….…………………………………….26 Buscar…………………………………………………………………………….…………………………………….27 Organización del correo no deseado………………………………………….…………………………………….27


Protección contra virus…………………………………………………………………………………….………….28 Virus en secuencias de comandos y controles Activex de mensajes HTM……………..……………………...28 Cuentas de Internet y de Exchange………………………………………………………………………………...28 ¿Como configuro una cuenta desde MS Outlook XP?...................................................................................28 CALENDARIO………………………………………………………………………………………………………….30 Principales actividades del calendario……………………………………………………………………………...32 Vistas……………………………………………………………………………………………………………………33 Citas…………………………………………………………………………………………………………………….34 Crear una cita………………………………………………………………………………………………………… 34 Asignar colores a las citas…………………………………………………………………………………………...36 Marcas de tiempo……………………………………………………………………………………………………..36 Eventos…………………………………………………………………………………………………………………36 Carpeta de contactos…………………………………………………………………………………………………38 Crear un contacto………………………………………………………………………………………………….....38 Eliminar un contacto………………………………………………………………………………………………….40 Iniciar la carpeta de Tareas………………………………………………………………………………………….40 Eliminar una tarea…………………………………………………………………………………………………….41 Descripción de notas…………………………………………………………………………………………………42 Iniciar la carpeta de notas……………………………………………………………………...…………………….42 Registrar una nota nueva…………………………………………………………………………………………….43 Eliminar una nota……………………………………………………………………………………………………..43


Manual de Microsoft Outlook XP ¿Qué es Microsoft Outlook?

Es un programa de administración de información personal que permite organizar mensajes, citas, contactos y tareas. Te permite dar seguimiento a las actividades ver documentos y compartir datos.

Características principales de MS Outlook MS Outlook es una aplicación de administración de información de escritorio que ayuda al usuario a organizar y compartir la información de su escritorio, además de comunicarse con otros usuarios. Es útil trabajar con el MS Outlook para realizar las siguientes tareas:

� Administrar Información personal y profesional, como mensajes de correo electrónico, citas, contactos, tareas, y archivos, así como a darle seguimiento a todas las actividades.

� Compartir información con otras aplicaciones de Office, explorar y buscar archivos de Office desde el Outlook.

Descripción de la pantalla de Outlook Al iniciar el Outlook se muestra la pantalla principal que es similar a la siguiente:


Barra de menús

En esta área aparecerán los menús que tienes disponibles. Cada menú tiene acciones específicas que están agrupadas según el nombre del menú de la siguiente manera:

Archivo Este menú permitirá abrir, cerrar, guardar, imprimir, importar y exportar etc. Archivos.

Edición Mediante este menú se puede realizar ediciones de objetos y texto. Es decir

Editar, copiar, pegar cortar, seleccionar, buscar, mover y copiar carpetas marcar mensajes, etc. Estando el documento en pantalla.

Ver Contiene las opciones para ver en pantalla las diferentes vistas de un

documento. Además en el se localizan los comandos de ordenar, filtrar, agrupar y las herramientas, Barra de estado y Barra del MS Outlook.

Favoritos Contiene las opciones para agregar a favoritos y Organizar Favoritos Herramientas Con este menú se realizan tareas asociadas al modulo seleccionado. Este

menú cambia cada vez. Acciones Todos los comandos relacionados a la correspondencia, como crear enviar

y responder mensajes. ? Ayuda en línea que proporciona MS Outlook para el usuario La mayoría de los menús que aparecen en MS Outlook se encuentran en la mayoría de las aplicaciones de Windows por lo que si en alguna ocasión a trabajado con las aplicaciones de Windows ya estarás familiarizado con los menús de MS Outlook y viceversa.

Barra de Herramientas La Barra de herramientas está compuesta por botones que realizan acciones o tareas previamente definidos con el simple hecho de presionarlos. Los iconos o dibujos que los representan describen de manera visual la acción que realiza. MS Outlook XP te proporciona tres barras de herramientas, las cuales son la barra Estándar, la barra Remota, la barra de configuración Avanzada, esta última cambia de forma constante de acuerdo al módulo en donde se encuentra, en la figura siguiente se muestra la barra de herramientas de MS Outlook para hoy.


Barra de Outlook

La Barra de MS Outlook contiene métodos abreviados para carpetas que se utilizan con frecuencia. Y como se muestra en la figura siguiente cuenta con más de un apartado.

Cuerpo de la Ventana El Cuerpo de la ventana varía de acuerdo al elemento seleccionado de MS Outlook. La ventana de la bandeja de entrada se muestra a continuación.

Barra de estado Es la barra que se encuentra en la parte inferior de la ventana y muestra información de la ventana activa. Por ejemplo el número de elementos.


Outlook para hoy

Una vez que Inicias Outlook del lado derecho de la pantalla aparece una serie de iconos que contienen las tareas para el día. Las opciones que aparecen en estos apartados son:

Calendario Muestra la agenda del día junto con las tareas programadas Bandeja de Entrada Al dar un clic a este apartado de inmediato accedemos a las funciones

de correo Tareas Este apartado nos muestra la lista de tareas

Cada una de las opciones se revisará más a detalle en las secciones correspondientes. Además, se cuenta con la opción de Personalizar Outlook para hoy que nos permite programar cómo se verá el Outlook para hoy. Al dar un clic sobre éste, la vista cambiará de forma para aparecer como se muestra a continuación.


Para que siempre se inicie el Outlook en el apartado de Outlook para hoy, selecciona la opción Al iniciar, ir directamente a Outlook para hoy. En Calendario, podemos seleccionar el número de días que se desea que muestre. Para las tareas se puede seleccionar la que muestre Todas las tareas, o sólo muestre las Tareas de hoy. Estilos podemos escoger como queremos que se vea nuestro Outlook para hoy. Una vez hechas las modificaciones seleccionamos Guardar cambios.

Cerrar

Para cerrar el elemento actual se selecciona cerrar del menú Archivo. También se puede usar <Ctrl+F4>, o dar Doble clic sobre el menú de control de la ventana del documento,

también podemos dar un clic cobre este icono Si no se ha guardado el documento o se realizaron modificaciones desde la última vez que se guardó preguntará si se quiere guardar el archivo.

Salir de MS Outlook

Se puede utilizar del menú Archivo la opción salir que cierra la aplicación tras solicitar guardar los archivos que no se hayan guardado, También se puede utilizar la combinación de

teclas <Ctrl+F4>, o con el botón .

La Bandeja de Entrada

En la bandeja de entrada Podemos realizar la manipulación de mensajes electrónicos. Para

iniciarla, localice el icono . Al dar doble clic sobre éste, aparecerá la siguiente caja de diálogo:


Los mensajes se podrán almacenar en las carpetas. Siempre que lleguen mensajes nuevos se alojarán en la Bandeja de Entrada (Inbox) y cuando existan mensajes pendientes de enviar se alojarán en la Bandeja de salida (Outbox). Además, se pueden crear carpetas para almacenar o mover mensajes deseados según su categoría.

Crear un mensaje

Para redactar un nuevo mensaje se realizan una de las siguientes acciones:

� Menú Seleccione del menú la opción de Acciones el comando Nuevo Mensaje.

� Opción del teclado Presiona simultáneamente <Ctrl+U>, o <Ctrl+Shift+M> esta última te permite solicitar un mensaje nuevo desde cualquier apartado del MS Outlook XP,

� Mouse Damos un clic sobre este icono

Cualquiera de las opciones anteriores muestra la siguiente ventana:


Se escribe el Asunto y se redacta el mensaje en la parte inferior de la ventana. Utilizando la barra de herramientas y con el menú Formato se puede cambiar del aspecto del mensaje como se realiza en cualquier procesador de palabras que utiliza este tipo de herramientas.

Para definir a quien irá dirigido el mensaje, utilizamos cualquiera de las siguientes opciones:

� Menú Seleccione del menú Herramientas el comando Libreta de Direcciones

� Opción del teclado Presiona Simultáneamente <Ctrl+Mayús+B>.

� Mouse

Se da un clic sobre este icono

Se da un clic sobre el botón



Cualquiera de estas opciones mostrará la siguiente caja de diálogo:

Aquí se especifica Para-> quién es el mensaje y si se está enviando copia (Cc) para otro usuario o grupo. Pueden existir distintas categorías de direcciones según la forma de entrega, para seleccionar otra categoría utilice la lista Mostrar los nombres que figuran en.

Si se utiliza dar de alta Nuevo usuario se mostrará la siguiente caja de diálogo:


Se Selecciona el tipo de entrada y dónde se va a colocar esta entrada, si es sólo para este mensaje o para la Libreta de direcciones.

No es necesario utilizar este método para seleccionar a quien enviar el mensaje, también se puede escribir los nombres en los cuadros correspondientes Para y Cc,, Pero deberán verificar los nombres pues si no se encuentran bien escritos, el mensaje no se podrá enviar satisfactoriamente.

Para verificar los nombres realice alguna de las siguientes acciones:

� Menú Selecciona del menú herramientas el comando Comprobar Nombres.

� Mouse Damos un clic sobre este icono .

En caso de no encontrarse bien escrito el nombre MS Outlook sugerirá el nombre más parecido o permitirá crear al nuevo destinatario. En caso contrario, únicamente subrayará el destinatario.

Archivos Adjuntos

A un Mensaje se le puede incluir un archivo, para esto realice alguna de las siguientes acciones:

� Menú Selecciona del menú Insertar el comando Archivo.

� Mouse

Dar un clic en este icono

Aparece una caja de diálogo similar a cualquier otra para abrir o guardar un archivo. Seleccione los archivos deseados y presione Aceptar.


Opciones de entrega

En MS Outlook XP existen diversas opciones para la entrega de un mensaje, ésta se puede

configurar dando un clic en el icono de la ventana de la barra de herramientas.

Las opciones para la entrega de un mensaje están divididas en tres grupos:

Configuración del mensaje

Importancia Presenta un símbolo en el mensaje del Destinatario. Puede ser

Alta Normal o Baja .

Carácter Presiona una etiqueta Indicando como debe tratarse el mensaje por el destinatario. Puede ser Personal, Confidencial. Privado o Normal

Opciones de votación y seguimiento

Usar botones de voto Presenta botones de voto en la copia de los destinatarios para que ellos puedan responder al mensaje mediante la selección de opciones, que son: Aprobar, Rechazar; Sí, No, Quizás.

Informar cuando se haya entregado el mensaje:

El administrador del Sistema envía al remitente un aviso de mensaje entregado satisfactoriamente , o mensaje sin entregar

Informar cuando se haya leído el mensaje:

Desde el lugar del destinatario se envía un aviso al remitente en el momento que se abrió el mensaje, el aviso aparecerá con el icono

No entregar antes del No se entregará el correo antes de la fecha estipulada

Caduca después del: El correo caduca después de la fecha estipulada.


A los mensajes le podemos asignar Categorías. Esta opción la revisaremos posteriormente.

Una vez listo el mensaje realice alguna de las siguientes acciones para enviarlo:

� Menú Seleccione del menú Archivo el comando Enviar.

� Opción del teclado Presiona Simultáneamente <Alt+N>.

� Mouse

Damos in clic sobre este icono .

De igual manera es posible mandar un e-mail personalizado sin necesidad de que la personalización sea fija para todos los demás. Para realizar dicha acción Utiliza el menú Acciones la opción Nuevo mensaje de correo con en el apartado Más diseños de fondo como se ilustra a continuación.


Realizada esta acción se mostrará el siguiente apartado, en donde podemos elegir el diseño de fondo que se desee para el correo que deseamos crear.

Una ves que se ha elegido el fondo a nuestro correo, podemos definir las opciones antes descritas para la creación de un nuevo mensaje.

Herramientas de Corrección

El Outlook XP incluye herramientas de corrección independientes del resto del Office XP Esto quiere decir que aún cuando no se utilice como editor de correo Word XP. Outlook XP realiza la Auto corrección.

Auto corrección

Para habilitar y controlar la forma en la que se hace la Auto corrección es necesario acceder al menú herramientas, elije Opciones y el separador Ortografía.


Las opciones disponibles son muy similares a las de herramientas de Auto Corrección de Office XP.

Ortografía

Se puede revisar la ortografía del mensaje mediante el uso del icono de revisión de ortografía o se puede habilitar la revisión antes de enviar el mensaje.

Leer los mensajes recibidos

Los mensajes recibidos aparecerán siempre en la Bandeja de Entrada. En la misma ventana aparecerán mensajes que ya han sido leídos y mensajes por leer como se muestra a continuación:

Mensaje sin leer

Mensaje Leído

Para leer un mensaje nuevo damos doble clic sobre éste, al hacerlo aparecerá una ventana similar a la siguiente:

Las herramientas de une mensaje leído se muestra en la siguiente tabla:

Menú Comando Icono Tecla de método abreviado Archivo Mover

Eliminar Ctrl. + Mayúsculas + V

Ctrl. + D

Anterior Siguiente

Acciones Responde Responder a todos Reenviar

Ctrl. + R Ctrl. + Mayúsculas + R Ctrl. + F


Eliminar un elemento

Un elemento de MS Outlook puede eliminarse desde cualquier carpeta, y al hacerlo se almacena en la carpeta de Elementos eliminados, Esperando ser recuperado o reenviado, o que la papelera sea vaciada definitivamente.

El método común de eliminar elementos desde cualquier Carpeta es utilizando una de las tres opciones siguientes:

� Menú Seleccione del menú Archivo el comando Eliminar.

� Opción del teclado Presiona Simultáneamente <Ctrl+D>.

� Mouse Damos un clic sobre este icono .

Inicie la Carpeta de Elementos Eliminados

El icono selecciona la carpeta de Elementos eliminados de la banda de elementos de MS Outlook XP. Un ejemplo de la ventana abierta de Elementos eliminados se muestra a continuación.

La vista de la carpeta Elementos eliminados es muy similar a la vista de la Bandeja de entrada. Tanto los manús de cómo las herramientas no varían ene esta vista.

La carpeta de Elementos eliminados se le puede activar o desactivar el vaciado automático de los elementos, utilizando la ficha Otros del comando Opciones de menú Herramientas y activando la casilla de verificación Vaciar carpeta de Elementos eliminados al salir.

Para vaciar la papelera de forma manual se da un clic en el comando Vaciar carpeta de Elementos eliminados del menú Herramientas.


Cambiar la vista de la Carpeta

Los elementos en las Carpetas se pueden presentar en diferentes vistas. Para los cambios de vista se selecciona el menú Ver el comando Vista actual y se elige la vista deseada.

Lista de carpetas

Para desplegar o esconder la Lista de todas las carpetas de MS Outlook XP. Se utiliza del menú Ver la opción Lista de carpetas, este comando cambiará la vista como se indica a continuación:

Lista de carpetas desplegada Lista de carpetas oculta

Carpeta de elementos enviados

La carpeta de Elementos Enviados sirve para llevar registro de los mensajes que se han

enviado y se selecciona dando un clic sobre este icono en la banda de elementos del correo.

La vista de la carpeta de Elementos enviados es muy similar a la Bandeja de Entrada por lo que se debe tener cuidado de que vista se ha seleccionado. Esta ventana se ilustra a continuación:


Manipulación de carpetas

Cuando el volumen de mensajes, tareas, etc., es muy grande se vuelve complicada su administración y seguimiento MS Outlook XP provee al usuario con la posibilidad de crear sus propias carpetas personales de acuerdo con sus necesidades particulares de archivo.

Para crear una carpeta se realiza una de las tres opciones siguientes:

� Menú Seleccione del menú Archivo el comando Nuevo y se elige Carpeta.

� Opción del teclado Presiona Simultáneamente <Ctrl + Mayúsculas + E>.

Esta acción abre la ventana para definir las características de la Nueva Carpeta.

En el cuadro superior se escribe el Nombre que desea darle a la carpeta. A continuación aparece una lista para decidir de qué tipo será el Contenido de la carpeta. Bajo el título Seleccionar ubicación de la carpeta: se despliega la lista de carpetas y subcarpetas existentes en la configuración de MS Outlook XP para el usuario. Se debe elegir la posición deseada para la nueva carpeta.

Cuando se definieron todas las características de la nueva carpeta se da un clic en el botón de Aceptar.


Eliminar una carpeta

Para borrar una carpeta se despliega la lista de carpetas en la pantalla utilizado la opción descrita anteriormente que presenta la lista como se muestra a continuación:

Una vez desplegada la lista se da un clic a la carpeta que se va a eliminar y se teclea <Supr>.

Después de borrar la carpeta, para quitar la imagen de la carpeta de la barra de Outlook se da un clic con el botón secundario del mouse y se elige el comando Quitar de la barra de Outlook.

Mover elementos entre carpetas

Mover un elemento de una carpeta a otra carpeta es una práctica común para mantener en orden la información que se recibe y envía dentro de MS Outlook XP, Como en el caso de limpiar la Bandeja de entrada, archivando los mensajes recibidos en las carpetas personales del usuario.

Los mensajes pueden moverse realizando una de las siguientes opciones después de seleccionar el elemento deseado:

� Menú Seleccione del menú Archivo o Edición el comando Mover a una Carpeta con ello se abre una ventana con la lista de las carpetas disponibles para elegir la carpeta deseada.

� Opción del teclado Presiona Simultáneamente <Ctrl + Mayúsculas + V>.

� Mouse Se arrastra el elemento utilizando el botón izquierdo del ratón y se suelta al colocarlo sobre la carpeta deseada.


Bandeja de salida

La carpeta de Bandeja de salida, muestra temporalmente los mensajes enviados, solo durante el lapso entre el momento en que se da la orden de envío y el momento en que sale de la máquina. Este tiempo es normalmente de unos cuantos segundos por lo que normalmente cuando se abre esta carpeta aparece el mensaje “No hay elementos disponibles en esta vista”. Sin embargo cuando se da la orden de enviar los mensajes sólo por la noche o cuando haya poco tráfico en la red, este tiempo puede ser más largo de manera que la vista de la Bandeja de Salida es como se muestra a continuación:

En este caso se debe de tener cuidado de no abrir los mensajes que están en espera, ya que los mensajes abiertos en esta carpeta ya no son enviados por MS Outlook XP.

Categorías

Las categorías son palabras clave o frases que facilitan el seguimiento de elementos para que se pueda localizar, ordenar, filtrar o agrupar con facilidad. Se utiliza para realizar el seguimiento de diferentes tipos de elementos relacionados pero que estén guardados en distintas carpetas.

La ventana de Categorías se abre dando un clic sobre el botón que aparece al crear correo nuevo, o seleccionando la opción Categorías del menú Edición.


Al dar un clic sobre el botón Lista principal de categorías. Se abre la ventana donde se dan de alta nuevas categorías o se eliminan categorías ya no deseadas con los botones de Agregar, y Eliminar respectivamente.

Las categorías permiten relacionar la información de reuniones, contactos, y mensajes creando una categoría específica para un proyecto determinado. Las categorías también permiten realizar el seguimiento de elementos sin necesidad situarlos en carpetas independientes. Por ejemplo puede mantener las tareas personales y de trabajo en la misma lista de tareas y utilizar las categorías Trabajo y Personal para verla de forma independiente.

MS Outlook XP Proporciona una lista de categorías a las que puede asignar elementos, denominada Lista principal de categorías, que puede utilizar sin cambios y agregarle categorías propias.

Los elementos pueden asignar a varias categorías. Por ejemplo una tarea se puede asignar a las categorías Tarea, Cliente principal y Estrategias. Los elementos asignados por categoría, excepto los mensajes de correo electrónico, pueden verse rápidamente. En el cuadro vista actual, haga clic en Por categoría.

Ordenar.

Ordenar permite cambiar la presentación de los elementos en la pantalla de acuerdo ala preferencia de las carpetas de MS Outlook XP.

Para ordenar los elementos deselecciona el encabezado de los mismos.

Fecha por remitente Ordenar por Fecha Ordenar por asunto Ordenar por tamaño


Para cambiar de ascendente a descendente se vuelve a dar clic sobre el encabezado.

Organizar

Los mensajes se pueden organizar mediante el botón Organizar. Al utilizar este botón aparecerá la siguiente ventana:

La organización se puede definir mediante carpetas, colores, vistas y se puede filtrar el correo no deseado.

Organización mediante carpetas

Se puede seleccionar cada mensaje y moverlo a determinada carpeta utilizando el botón Mover. Si los mensajes se van a mover constantemente se puede crear una regla. Mediante esta regla se puede definir que todo el correo de un remitente sea enviado a una carpeta de particular. En esta misma ventana es posible crear una nueva carpeta.

Organizar mediante colores

La organización mediante colores cambia la ventana para que aparezca como se muestra a continuación:


En ella se puede definir que los mensajes de un remitente sean modificados a un color específico. Además, se pueden filtrar los mensajes con copia a través de Mostrar los mensajes enviados sólo a mí. Ambas reglas se deben Activar o Aplicar.

La opción de Formato automático que se encuentra en la parte superior derecha de la ventana. Muestra la siguiente caja de diálogo.

Esta caja cuenta con una serie de reglas preestablecidas en la que según la condición del mensaje tendrá una fuente determinada.


Para agregar una regla se da un clic sobre Agregar. Se escribe su Nombre y se da un clic en condición para determinar sus condiciones. La ventana que aparece es similar a la siguiente:

La ventana de filtro cambia de acuerdo a la Carpeta de MS Outlook XP en la que se esté filtrando, el primer separador de esta ventana es modificado según los elementos a filtrar, mensajes, contactos, etc. En el recuadro Buscar las palabras: Se indica alguna palabra clave que se supone contienen los mensajes que se desea ver con el filtro. Dentro del recuadro En: se indica el campo que contiene las palabras buscadas.

La sección central de la ventana es para indicar con los botones De… quién es el mensaje y a quién ha sido Enviado… Al dar un clic sobre estos botones se abre la libreta de direcciones para seleccionar un usuario de la lista. La casilla Mi Ubicación: Tiene tres opciones. La única persona en la línea para con otras personas o en la línea CC con copia a otras personas.

En la sección inferior si se conoce la hora en la que se recibió el mensaje se indica en el recuadro Hora:

El segundo separador es para Opciones adicionales de búsqueda para el filtro. Estas opciones sin las Categorías, y características específicas de los elementos filtrados como mensajes sin leer, importancia, datos adjuntos, o tamaño del mensaje.


En el separador Avanzado se puede agregar criterios de búsqueda adicionales.

Para quitar un filtro aplicado se da un clic sobre el botón Borra todo en la esquina inferior derecha de la ventana.

Organización mediante vistas

La organización mediante vistas muestra la siguiente ventana:


Estas vistas permiten definir como se verán los mensajes, equivalen a seleccionar del menú Ver la Opción Vista Actual y acceder la vista que se desea. Las opciones son:

� Mensajes En una lista. � Mensajes con una vista previa automática

En una lista con las tres primeras líneas del texto del mensaje mostradas.

� Por marca de Seguimiento En una lista agrupados por marcas. También muestra la fecha de vencimiento para la acción de la marca de seguimiento.

� Últimos siete días Los mensajes que llegaron en los últimos siete días

� Marcador para los próximos siete días En una lista que muestra un indicador para las acciones de seguimiento que vence en los próximos siete días.

� Por tema de conversación En Una lista agrupada por temas.

� Por remitente En Una lista agrupada por remitente. � Mensajes sin leer

Que están marcados como no leídos, en una lista

� Enviados a En una lista que muestra los nombres de los nombres de los destinatarios del mensaje (en lugar del remitente).

� Escala de tiempo de mensaje


Representado por iconos ordenados cronológicamente por fechas de envío, en una escala de tiempo

Buscar

Para buscar un correo, contacto o cualquier otro elemento dentro de Outlook XP se utiliza la barra de búsqueda.

La barra de búsqueda se ha incorporado a la barra de inicio de MS Outlook XP y permite hacer búsquedas donde se puede especificar que carpeta desea buscar en el equipo o en la red. Esta barra es parte de la pantalla principal y se muestra a continuación:

Para buscar una palabra se escribe en el área de , para definir dónde se

llevará a cabo la búsqueda se selecciona y para iniciar la búsqueda se

utiliza .

Organización del correo no deseado

Se ha vuelto común recibir correos “spam”. Estos mensajes pretenden en muchas ocasiones vender algún producto mediante este medio electrónico. El MS Outlook XP Tiene una herramienta para filtrar estos mensajes y se encuentra agrupado con el resto de las herramientas para organizar los mensajes.

Al habilitar aparecerá la siguiente ventana:


Esta ventana permite definir que los mensajes sean mostrados o movidos. Si se desea mostrar se deberá definir el color y al moverlos, se deberá definir a que carpeta. Esta misma Operación se puede realizar con los mensajes con Contenido para adultos. La información acerca de que parámetros debe de tomar en cuenta para filtrar estos mensajes se encuentra en un archivo llamado“FILTERS.TXT”.

Protección contra virus

Después de los virus “I love you”, “Melisa”, etc. de fama mundial, el MS Outlook XP incluye mejoras para la protección de contra virus en datos adjuntos.

De forma predeterminada, Outlook XP bloquea ahora los datos adjuntos (Como, .bat, .exe, .vbs y .js) que pueden contener virus. Si alguna persona envío algunos de estos datos adjuntos en un mensaje, no podrá ver ni tener acceso a estos datos. La Bandeja de entrada muestra el icono del clip en la columna Datos adjuntos para que sepa que el mensaje tiene un dato adjunto y muestra una lista con los archivos adjuntos bloqueados en la barra de información, en la parte superior del mensaje.

Virus en secuencias de comandos y controles ActiveX de Mensajes HTML

A fin de proteger contra virus que puedan contener los mensajes HTML que reciba, las secuencias de comandos y los controladores Active X se desactivaran independientemente de la configuración de la zona de seguridad. De forma predeterminada, la zona de seguridad de Outlook está establecida como sitio restringido.

Cuentas de Internet y de Exchange

¿Cómo configuro una cuenta desde MS Outlook XP?

Es posible configurar una cuenta en MS Outlook XP, utilizando el Asistente para cuentas de correo electrónico. O al iniciar el Outlook XP se sigue los siguientes pasos indicados por el asistente de MS Outlook.

Como hemos visto a través de este manual MS Outlook XP nos permite el organizar de una forma mas eficiente nuestros correos es por ello que otro aspecto interesante de estas herramientas es que podemos tener configurado más de una cuenta de correo electrónico en nuestro Outlook, lo que nos permite tener un mejor control de nuestras cuentas de correo y al mismo tiempo una mayor organización de nuestro correo, pero veamos cuales son los pasos para configurar nuestras cuentas de correo.


La primera pantalla nos permite determinar que tarea se va a realizar.

Al seleccionar ver o cambiar cuentas de correos electrónicos existentes aparecerá la siguiente pantalla.

En esta ventana es posible ver las cuentas ya creadas, agregar una cuenta nueva esto con el

botón ya que no permite definir el tipo de cuenta que utilizamos, como se muestra en la siguiente pantalla.

Una vez definido el tipo de servidor, es posible definir los datos necesarios para la configuración de la cuenta, como se muestra en la siguiente pantalla:


Una vez configurada la cuenta de correo electrónico se agrega a la pantalla de cuentas de correo electrónico donde además de agregar cuentas de correo es posible cambiarlas o quitarlas.

Es por ello que cuando se tienen múltiples cuentas configuradas, aparece un botón junto a

que permite definir de que cuenta deseamos que se envié el mensaje.

Entre las cuentas de correo que MS Outlook XP permite configurar están las cuentas de HTML como es el caso de Hotmail entre otros.


CALENDARIO

El icono de selecciona el Calendario de la bandeja de elementos de MS Outlook XP También es posible utilizar este icono desde la ventana de Outlook para hoy. La ventana que se muestra del calendario es la siguiente:

En esta ventana muestra la agenda para el día de hoy, indicando la hora en la que tenemos las tareas o citas. Para ver otro día o mes, podemos seleccionarlo del área que nos muestra el calendario mensual. En Cuadro de tareas aparecerán las tareas que tenemos que realizar el día de hoy.

Algunas de las opciones que nos permite modificar el calendario es la vista del calendario, como el color de fondo, días laborales, entre otros.

Para ello seleccione el menú Herramientas en el apartado de Opciones desplegará la siguiente pantalla:


Presionando el botón Se despliega la siguiente pantalla:

En esta ventana es donde podremos realizar las modificaciones antes descritas para la vista del calendario, una vez que hemos realizado los cambios a la vista del calendario presionemos Aceptar para aplicarlos.

Principales actividades del Calendario

Las principales actividades que se marcan en un calendario son: eventos, citas, reuniones, tareas.


Vistas

Una de las herramientas de el calendario es que podemos tener diferentes tipo de vistas en el como son, por día, semana y mes de acuerdo al botón seleccionado para cambiar la vista como se muestra en la siguiente tabla.

Día

Semana


Semana laboral

Mes

Citas

Se pueden especificar citas en horarios específicos, como una visita al médico, una comida o una reunión, si se trata de una cita periódica basta con programarla una sola vez, de igual manera se pueden ver por día, semana o mes.

Crear una cita

Para registrar una cita en el calendario se debe verificar que se tiene desplegada la fecha y hora deseada. Se da doble clic en el renglón en el que va a marcar la cita y se captura la información en la caja de diálogo.

Esta se puede desplegar de las siguientes maneras:

� Menú Seleccione del menú Archivo el comando Nuevo en la opción de cita

� Opción del teclado Presiona Simultáneamente <Ctrl + N>. Estando en el calendario

La ventana de para crear una nueva cita es la siguiente:


La información solicitada por MS Outlook XP para marcar una cita es: Asunto donde se escribe una breve descripción de el asunto a tratar en la cita y ubicación, Aquí se marca en que lugar se llevará acabo la cita, fecha y hora de Comienzo, fecha y hora de Finalización, y la casilla de Todo el día indica la duración de la cita o evento. Se puede solicitar un Aviso

y tiempo previo a la cita. Con el botón se selecciona un sonido, para que se envíe un recordatorio al usuario antes de su cita.

En Mostrar la hora como: se puede seleccionar como, ocupado, provisional, libre o Fuera de la oficina. También se puede marcar la cita como privado para que otros usuarios se puedan ver la cita.

En la ventana de la cita de la barra de herramientas se muestra el botón con el cual puede crear citas periódicas que tenga, con solamente crear la primera y marcar en la ventana de periodicidad que días será su cita y el tiempo de duración, como se muestra en la siguiente pantalla:


En ella se puede marcar tanto el horario de la cita como la frecuencia de esta, ya sea esta diaria, semanal, mensual o anual, también se puede elegir que días de la semana será y los intervalos de repetición, una vez hecho esto, aceptemos los cambios y las citas periódicas con las opciones que marcamos se reflejarán en el calendario.

Otra forma sencilla de registrar una cita es escribir directamente en renglón correspondiente a la hora de la cita y dar <Intro>, para terminar. El renglón seleccionado tendrá un margen de color azul mientras se escribe y después de dar <Intro> el tiempo que marcamos como ocupará tendrá una marca en el margen como se muestra a continuación.

Durante la captura Indicador de tiempo ocupado

Asignar colores a las citas

Ahora es posible además de asignar categorías a las citas, como a cualquier otro objeto de Outlook. También es posible asignar colores a las citas, estos colores están relacionados con etiquetas ya definidas, por lo que puede organizar las citas de acuerdo a las etiquetas. Para poder asignar a una cita una de estas etiquetas en la barra de herramientas aparecerá el icono para asignar etiquetas en el calendario, como se muestra a continuación:


Este menú muestra las etiquetas disponibles y las opciones para editarlas o asignarlas automáticamente.

Marcas de tiempo

Una vez que se genera la cita, es señalado en el calendario mediante colores.

Ocupado Aparece en azul y aparece como no disponible para todos los usuarios.

Libre Se muestra con fondo claro y aparece como disponible para todos los usuarios.

Provisional Son de color aguamarina y están disponibles para otros usuarios

Fuera de Oficina Aparece con color púrpura y se ven como no disponible para todos los usuarios.

Eventos

Los eventos son actividades que durarán 24 horas o más. Actividades como seminarios, vacaciones, se programan como eventos y aparece en un título en la parte superior del calendario, como se muestra a continuación.

Para marcar un evento se marca el recuadro que está debajo de la fecha de día y se captura la información.

Si se da doble clic sobre la casilla de Evento se muestra la pantalla siguiente:


La información que es solicitada en la ventana de evento es la misma que se analizó en la creación de una cita, de forma detallada. Los eventos no ocupan un tiempo señalado en el calendario, si no que aparece como título, estos eventos muestran el tiempo como libre.

Avisos

Si se solicita un aviso o más de un aviso a un evento o a una cita o a más de un evento, en vez de abrir múltiples ventas, muestra una sola caja de diálogo que muestra todos los avisos.

Una vez que aparecen los avisos es posible realizar las siguientes acciones: Descartar todo los avisos, Abrir un elemento, Descartar el aviso que se encuentra seleccionado o Posponer el aviso unos minutos.


Carpeta de contactos

Iniciar la carpeta de contactos El icono selecciona la carpeta de Contactos de la bandeja de elementos de MS Outlook XP, un ejemplo de la ventana de Contactos abierta se muestra a continuación:

Crear un contacto

Un contacto es aquella persona o empresa con la que se mantiene correspondencia. La información que normalmente se guarda de un contacto es su nombre, puesto, teléfono, dirección, dirección de correo electrónico.

Para crear un nuevo contacto utiliza cualquiera de las siguientes opciones:

� Menú Seleccione del menú Archivo el comando Nuevo y se elige Contacto.

� Opción del teclado Presiona Simultáneamente <Ctrl + U>.

� Mouse

Demos un clic sobre la flecha de este icono y escogemos Contacto.


Cualquiera de estas opciones muestra la siguiente ventana:

La información solicitada para el nuevo contacto en el apartado de General es:

El Nombre completo, si desea utilizar dos nombres se utiliza “y” o el símbolo “&” Por ejemplo Marco & Antonio, el Puesto, La Organización a la que pertenece y como se desea Archivar.

En el segundo recuadro en el símbolo Dirección se abre la ventana de diálogo se me muestra a continuación:

Una vez que se han llenado lo datos de la dirección se da clic en el botón aceptar, y de nuevo en la ventana de nuevo contacto se selecciona si es de trabajo, personal, etc. También se puede agregar los datos de Teléfono, Fax, Móvil, Correo electrónico, y si tiene alguna página Web relacionada.


Cuando se termina de capturar los datos se da un clic en Guardar y cerrar o en el

botón .

Eliminar un contacto

Para eliminar un contacto se selecciona dando un clic a la banda de su nombre y se da un clic

sobre el icono o se presiona la tecla de <Supr>.

Iniciar la carpeta de Tareas

El icono selecciona la carpeta de tareas de la banda de elementos de MS Outlook XP. Esta ventana se puede iniciar con el icono tareas de Outlook para hoy. Un ejemplo de la ventana de Tareas abierta se muestra a continuación:

Las Tareas son responsabilidades de las cuales se debe llevar un control de avance para dar seguimiento a su realización.

Para crear una nueva tarea utilice cualquiera de las siguientes opciones:

� Menú Seleccione del menú Archivo el comando Nuevo y se elige Tarea.


� Mouse

Damos un clic sobre este icono .

La ventana abierta es la siguiente:


La información para la creación de una nueva tarea es: Asunto: donde se indica brevemente de que se trata la tarea, el Vencimiento, en caso de no tener vencimiento se deja seleccionada la opción Ninguno, si hubiera fecha de vencimiento para esta tarea, se indica en vencimiento, así como la fecha de inicio.

También se puede elegir la prioridad con la que está calificada, y el porcentaje de avance de la misma (% Completado).

Si desea obtener un aviso seleccione la casilla aviso y se especifica la hora, sonido, para el aviso. En el apartado de Propietario se indica quien ha creado la Tarea.

Eliminar una tarea

Para eliminar una tarea se selecciona dando un clic a la banda de su nombre y se realiza una de las siguientes opciones:

� Menú Seleccione del menú Edición el comando Eliminar.

� Opción del teclado Presiona Simultáneamente <Ctrl + D>.

� Mouse



Descripción de Notas

Las Notas de MS Outlook XP permiten escribir recordatorios, mensajes breves, preguntas o avisos.

Las notas son el equivalente electrónico a las notas adhesivas de papel. Utilice las notas para incluir preguntas, ideas, avisos y cualquier otra cosa que escribirá en papel. Además las notas son de utilidad para guardar elementos de información que pueden ser de utilidad y que pueden ser utilizadas mas tarde.

Es posible mantener las notas abiertas mientras se trabaja, al modificar una nota, los cambios de guardan de forma automáticamente.

Iniciar la carpeta de Notas

El icono selecciona la Carpeta de Notas de la bandeja de elementos de MS Outlook XP. Un ejemplo de la ventana de Notas abierta se muestra a continuación


Registrar una Nota nueva Para iniciar una nueva nota utilice cualquiera de las siguientes opciones:

� Menú Seleccione del menú Archivo el comando Nuevo y se elige Nota de Diario


� Mouse


La ventana abierta es la siguiente:

En una nota la información que se escribe es libre. MS Outlook XP agrega la fecha y hora en la parte superior de la nota.

Eliminar Una Nota

� Menú Seleccione del menú Edición el comando Eliminar.

� Opción del teclado Presiona Simultáneamente <Ctrl + D>.

� Mouse


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