MANUAL ONBASE NDICEMANUAL ONBASE...........................................................................................1 NDICE............................................................................................................1 Recuperacin de documentos...............................................................3 Grupo de tipos de documentos.............................................................4 Tipos de documentos............................................................................4 Campos de bsqueda (PALABRAS CLAVES)..........................................5 Consultas personalizadas...................................................................10 Nuevo Formulario...............................................................................11 FORMULARIO INTERNO.......................................................................11 RECEPCIN MEMO / OFICIO.................................................................13 RECEPCIN FACTURA..........................................................................15 FORMULARIO DE ASIGNACIN............................................................17 DESCRIPCIN DE LOS BOTONES EN EL WORKFLOW..............................19 Bandeja de Entrada............................................................................19 Bandeja de Salida...............................................................................19 Ordenamiento Bandejas.....................................................................20 Enlutar Documento.............................................................................21 Se escoge la bandeja y presiona Transicin.................................................22 .....................................................................................................................22 CMO GENERAR UN MEMO U OFICIO?........................................................23 .....................................................................................................................26

ONBASE PANTALLA INICIAL (Bsqueda de todo tipo de documento)

Cerrar Sesin: Se debe utilizar siempre este botn para salir del sistema OnBase, con el fin de no bloquear una licencia.

Las opciones ms utilizadas hasta el momento son (Documento y Workflow)

Bsqueda de documentos Flujo de documentos. Esta opcin permite enviar y recibir memos, oficios y asignaciones.

DOCUMENTOS

Significado de los botones y pantallas ms utilizadas. Las opciones ms utilizadas hasta el momento son (Recuperacin de documentos y consultas personalizadas)

Permite buscar por tipo de documentos (solo memos, oficios, anexos y ms). Es una bsqueda ms especfica. Permite buscar por nmero de trmite (todo lo relacionado al nmero de trmite), por asignaciones (todas las asignaciones emitidas a un usuario), y ms. Es una bsqueda ms general. Permite crear un nuevo memo u oficio.

Recuperacin de documentosEn la Pantalla inicial de ONBASE, seleccione la opcin Recuperacin de documentos

Se utiliza para consultar o recuperar cualquier tipo de documento de acuerdo a los parmetros seleccionados.

Grupo de Documentos a Buscar Tipo de Documentos a Buscar

Grupo de tipos de documentos Se puede especificar el GRUPO DE TIPOS DE DOCUMENTOS, seleccionando el grupo que se requiera por ejemplo OSI o especificando ALL, si no se desea realizar algn filtro aqu.

Tipos de documentos De acuerdo a lo seleccionado en Grupo de Tipos de Documentos, aparecern los datos del siguiente filtro TIPOS DE DOCUMENTOS, de los cuales tambin se puede escoger los que se deseen, para definir los siguientes datos para continuar con la bsqueda. Si se desea seleccionar ms de un tipo de documento se debe presionar la tecla control mientras se presionan los tipos de documentos.

Campos de bsqueda (PALABRAS CLAVES) Dependiendo del tipo de documento seleccionado se pueden apreciar distintos campos de bsqueda (palabras claves). A medida que se ingrese informacin en los campo (palabras claves), se restringe la bsqueda, por lo que se recomienda utilizar mximo tres campos para encontrar el documento con facilidad. El carcter * sirve de comodn dentro del campo de bsqueda cuando no se escribe el texto completo. Ejemplo:

Esta forma de ingresar en el campo busca todos los trmites o documentos, dependiendo del tipo de documento escogido, que en el asunto incluya las palabras ESTIMATIVO Y 101.

Palabras claves o distintas formas de

Inicio de

Descripcin de Campos: Rango de fecha de elaboracin del o los documentos

No. De Memo u Oficio Enviado (De acuerdo a lo escogido en tipo de documentos)

No. De Memo u Oficio Recibido (De acuerdo a lo escogido en tipo de documentos)

Fecha especfica de elaboracin del Documento

Remitente: Usuario que hizo el documento. Aparece en todos los tipos de documentos.

Procedencia: (Todos)

Destinatario: Usuario/os al que se enva el documento. Aparece en todos los tipos de documentos.

Unidad de Procedencia. Aparece en todos los tipos de documentos.

Unidad Relacionada. Aparece en todos los tipos de documentos.

Documento Relacionado: Documento relacionado con el trmite. Aparece en todos los tipos de documentos.

Asunto: Descripcin del Asunto al que se refiere el Documento o Trmite.(Todos)

Ubicacin Fsica: Lugar fsico donde se archivan los documentos. Pueden ser nombres de carpetas.(Todos)

Nmero Ingreso: Nmero que se genera al hacer el formulario y con el cual se va identificar el trmite.(Todos)

Nmero Ingreso Relacionado: Nmero que se relaciona al trmite puede debe ser el mismo nmero de Ingreso generado. (Todos)

Las siguientes palabras claves se encuentran dentro de Hacer click para que se despliegue los campos informativos.

Nombre Destinatario Co.: Nombre del destinatario al que se desea enviar una copia. Puede ser ms de uno.

Apellidos Destinatario Co.: Apellidos del destinatario al que se desea enviar una copia. Puede ser ms de uno.

Cargo Destinatario Copia: Cargo del destinatario al que se desea enviar una copia. Puede ser ms de uno.

Recomendacin Bsqueda Para la bsqueda rpida de todos los documentos de un trmite se recomienda que se busque su formulario interno en WFL TRAMITE DOCUMENTARIO.

En Tipos de Documentos seleccionamos: WFL FORMULARIO INTERNO.

Las palabras claves ms importantes del WFL FORMULARIO INTERNO al momento de buscar un trmite son las siguientes: Nombre de Remitente

Apellidos de Remitente

Asunto

Cargo Remitente

Nmero Ingreso

Luego de ingresar los campos de bsqueda o palabras claves para realizar la bsqueda se visualizar todos los documentos relacionados a los campos especificados en la bsqueda, por lo que una vez identificado el trmite se da doble click sobre el mismo, para verlo.

Una vez encontrado el Formulario Interno, presionamos el botn Buscar Docs. Para ver todos los documentos o formularios relacionados con ese trmite

Documentos o formularios relacionados con el trmite buscado.

Documentos relacionados al trmite

Consultas personalizadasEn la Pantalla inicial de ONBASE, seleccione la opcin Consultas Personalizadas Este mtodo de bsqueda sirve siempre y cuando se tenga el nmero de trmite.

Nmero de ingreso * Significa todo, por lo tanto estaramos buscando todo a la izquierda que contenga despus el 303 luego todo en el centro que le siga OPR y luego todo a la derecha.

Es decir el * es un comodn que ayuda en las bsquedas cuando no se conoce la palabra o frase completa y puede ser utilizado antes y/o despus de una o varias palabras

Nuevo FormularioNos permite generar nuevos trmites, estos pueden ser la recepcin de trmites externos como la creacin de trmites internos. FORMULARIO INTERNO Este formulario nos permite generar un nuevo trmite interno (memorando con sus respectivos anexos). Se debe tener en cuenta que cuando es una contestacin a otro trmite, se debe poner la REFERENCIA (Nmero de Trmite Recibido), esto ayuda a relacionar todos los documentos que sean parte del mismo asunto.

Se lo utiliza siempre que se vaya a generar un nuevo memo u oficio.

CAMPOS DEL FORMULARIO INTERNO

rea de la Gerencia de Oleoducto: Este campo nos permite hacer una bsqueda de un funcionario de acuerdo al rea al que pertenece. Sirve para el PARA y la COPIA y est relacionado con el botn de bsqueda . Campo del destinatario Si se requiere agregar Ms Destinatarios o Copias Campo del destinatario Automticamente se ingresa y depende de la persona que est haciendo el trmite. Este campo es necesario llenar cuando hace referencia a otros trmites. Caso contrario hay que dejarlo en blanco, por ejemplo, cuando se inicia un trmite. Deben colocarse nica y exclusivamente los nmeros El tipo de documento, es de acuerdo al rea que est generando el documento por ejemplo OSI-Memos enviados u OSI-Oficios enviados, para que la firma pueda ser insertada en el documento.

Graba y devuelve un nuevo nmero de trmite. Despus de grabar el formulario interno va hacia el WORKFLOW en la carpeta usuarios.

Despus de grabar el documento el sistema entrega un nmero de trmite y enva el trmite a la BANDEJA DE SALIDA

RECEPCIN MEMO / OFICIO Este formulario nos permite ingresar al sistema todos los documentos externos recibidos por la Gerencia de Oleoducto (Mesa de Entrada).

Se lo utiliza siempre que se recibe en la Mesa de Entrada un nuevo Memo u Oficio.

CAMPOS DEL RECEPCIN MEMO / OFICIO

RECEPCIN FACTURA Este formulario nos permite ingresar al sistema todas las facturas recibidas por la Gerencia de Oleoducto (Mesa de Entrada).

Se lo utiliza siempre que se recibe en la Mesa de Entrada una Factura.

CAMPOS DEL RECEPCIN FACTURA

FORMULARIO DE ASIGNACIN Este formulario reemplaza la anterior sumilla o nota escrita en un memo u oficio, nos permite asignar o delegar un trabajo a una o varias personas.Por lo general se coloca lo mismo que en formulario interno y es importante colocarlo para la bsqueda (No es automtico)

Describe el trabajo GENERAL de la asignacin. Este campo determina el rea a la cual pertenece el receptor respectivo. Solo permite buscar al usuario.

Permite buscar la persona a la que se le est asignando el trabajo. El listado de personas aparecer de acuerdo al AREA escogida. Fecha de plazo para la finalizacin del trabajo especfico. Das de atraso (El sistema coloca automticamente) Estado de la asignacin (El sistema coloca automticamente) Trabajo especfico que debe realizar el receptor respectivo.

Graba y enva la asignacin directamente a la carpeta de usuarios de todos los receptores. De existir algn error en la asignacin se puede corregir y grabar de nuevo para que acepte los cambios realizados. Se puede utilizar cualquiera de los

WORKFLOW

Espacio donde se visualiza el contenido de cada

Espacio donde se almacenan los trmites.

Espacio donde se visualizan los trmites y documentos.

Aqu SE RECIBE todos los documentos tanto internos como externos y asignaciones dirigidas al usuario con el que se ingres al onbase. Aqu SE TIENE todos los trmites elaborados por el usuario conectado al Onbase y que estn por despachar

DESCRIPCIN DE LOS BOTONES EN EL WORKFLOWBandeja de Entrada

Aqu SE RECIBE todos los memorandos, oficios o cualquier tipo de documento interno y externo, as como tambin las asignaciones dirigidas al usuario que est conectado al Onbase.

Este botn se lo ocupa siempre que el trmite recibido tenga fsicos que no se pueden digitalizar, como por ejemplo, libros, manuales, cds, equipos, etc. Con este botn se acepta la recepcin del fsico.

Este botn permite contestar un documento recibido tanto interno como externo, y asignaciones con otro memo u oficio de ser el caso. Este botn permite asignar un trabajo a un usuario. Muchas veces para contestar un memo u oficio recibido se asigna el trabajo a otra persona, anteriormente se lo haca mediante un nota inserta (sumilla).

Este botn archiva el documento despus de que el usuario haya conocido del trmite, y adems en el caso de ser una asignacin la responde automticamente. Se recomienda dar click en este botn siempre y cuando haya terminado por completo la asignacin ya que nos sirve de recordatorio del trabajo y tambin cuando un trmite haya sido atendido totalmente y se quiera archivar para que ya no se encuentre dentro de la BANDEJA DE ENTRADA.

Este botn se lo ocupa para devolver un trmite al usuario Remitente, en el caso de haberlo recibido por equivocacin.Bandeja de Salida

Aqu SE TIENE todos los trmites elaborados por el usuario conectado al Onbase y que estn por despachar

Este botn nos permite anexar memos u oficios a un trmite documentario. Por ejemplo: OPR - Memos enviados o OPR - Oficios enviados Este botn nos permite anexar documentos que pueden ser de distintos tipos de archivos, por ejemplo y los ms utilizados, .jpg, .bmp, .tif, .pdf, .xls, .doc, etc, a un trmite documentario. WFL Anexos/Sustentos Este botn firma el Formulario Interno y el anexo que lleve el tipo de documento que tiene dicho formulario, por ejemplo, si el campo tipo de documento del formulario interno lleva como tipo de documento OPR - Memos enviados al momento de cargar un memo tiene que ser necesariamente de este mismo tipo para que la firma sea anexada. Este botn se lo ocupa siempre que se requiere que un documento sea revisado por otra persona o que dicho trmite sea para la firma de otro usuario. Prcticamente se ocupa en trmites borradores. Al momento de redireccionar, la persona que recibe el trmite es dueo total del trmite. Este botn permite enviar el trmite interno (memo enviado) a los usuarios pertinentes. Enva un correo a todos los PARA y COPIAS de formulario interno. Este botn anula el trmite documentario quitndolo del flujo, sin borrarlo por completo.Ordenamiento Bandejas

Tanto la BANDEJA DE SALIDA como la BANDEJA DE ENTRADA permiten ordenar los trmites por las diferentes columnas haciendo click en la respectiva cabecera.

Enlutar Documento

Si se requiere que un trmite pase de una bandeja a otra, en el mismo usuario: seleccione el trmite, click derecho y del men contextual seleccionar Enrutar Documento

Se escoge la bandeja y presiona Transicin.

CMO GENERAR UN MEMO U OFICIO?Ingresamos al OnBase, escogemos NUEVO FORMULARIO y damos un click sobre FORMULARIO INTERNO

Empezamos a llenar los campos, recuerde que todos los campos deben ser escritos en maysculas y con tildes.

Este botn permite buscar al funcionario dependiendo del rea escogida.

Recuerde, siempre debe ir el tipo de documento de acuerdo a la Unidad, por ejemplo: OSI-Memos enviados u OSI-Oficios enviados.

Despus de grabar, el sistema entrega un nmero nuevo de trmite que se almacena en la BANDEJA DE SALIDA del workflow.

Damos click en aceptar.

Si deseamos seguir generando ms tramites damos click en SI, caso contrario en NO. Luego, nos dirigimos al WORKFLOW, a la BANDEJA DE SALIDA y all se observa el formulario que se genero.

En la parte inferior del formulario interno, escogemos GENERAR MEMO/OFICIO EN WORD, es muy importante hacerlo de esta manera porque el botn mencionado presenta una plantilla con la cual internamente el sistema coloca la firma digital y posteriormente genera la imagen

Escogemos el formato a utilizar (MEMO / OFICIO)

Esperamos un momento debido a que se abre Word con los datos ingresados en el Formulario Interno.

Guardamos el archivo localmente, en un lugar donde podamos encontrarlo con facilidad, al momento de cargarlo.

Borramos esto y empezamos a escribir el texto SOLO EN EL AREA INDICADA. Terminado el texto, guardamos en el disco duro local, Escritorio puede ser, para luego cargarlo al sistema.

Este ejemplo es guardado en el escritorio para localizarlo con facilidad.

Despus de guardar el documento cerramos Word y regresamos al WORKFLOW - BANDEJA DE SALIDA. En donde escogemos el botn Cargar Memo/Oficio.

Damos click para adjuntar el memo guardado en disco local.

Buscamos el archivo.

Examinado el documento, escogemos el tipo de documento, EL CUAL DEBE SER EL MISMO QUE SE ESCOGI EN EL FORMULARIO

Tipos de documentos, DEBE SER EXACTAMENTE IGUAL AL QUE SE ESCOGI EN EL FORMULARIO

De acuerdo al ejemplo se debe escoger OSI-MEMOS ENVIADOS, que fue el mismo tipo que se utiliz al hacer el formulario. Esto genera en el lado derecho un listado de campos y palabras claves que deben ser llenadas con maysculas y con tilde, de la misma forma que se lo hace al ingresar el formulario. Nota: Hay que tener en cuenta que el Tipo de archivo sea el indicado, para nuestro caso por ser un documento en Word el que anexamos es MS Word Document (.doc). Adems se puede observar que al lado derecho aparece la lista de campos o palabras claves, algunas de las cuales se llenan automticamente.

Ubicacin Fsica donde se archiva el documento por ejemplo: OSIMEMOS ENVIADOS 2008

Se genera automticamente, tiene relacin con el nmero de trmite al que esta adjuntado. Usuario y Unidad de la persona que realiza el memo u oficio, respectivamente. Se genera automticamente

Persona a la que va dirigido el memo u oficio. Se genera automticamente Unidad relacionada a la que pertenece el destinatario, por ejemplo, OPRSUPERINTENDENCIA DE Se genera automticamente, es la fecha que es anexado el documento. Asunto del documento. Generacin automtica Generacin automtica, si no tiene ningn documento relacionado se lo deja en blanco Nmero del documento que se gener con el formulario. Generacin automtica

Aclaraciones y recomendaciones al llenar los campos: Tenga en cuenta que el teclado se encuentre en maysculas. En cada uno de los campos es preferible utilizar los valores ya ingresados al sistema, por ejemplo, es muy distinto poner: VSALVADOR, V_SALVADOR, V SALVADOR. De no existir lo ingresado en el campo el sistema crea uno adicional dificultando la bsqueda del documento posteriormente. A continuacin se indica como escoger los valores ya ingresados.

En el campo de Ubicacin Fsica va lleno siempre y cuando se lleve an el documento fsico y se debe poner exactamente el nombre de la carpeta donde estn almacenando fsicamente el documento Llenado todos los campos de indexacin, procedemos a cargar el documento.

Este botn nos permite anexar el documento al trmite.

Este botn nos permite regresar a la visualizacin de todos los trmites sin anexar el documento.

Despus de cargar el documento, fjese bien que el documento se encuentre cargado. Escoja el memo adjunto y verifique que el documento adjunto sea el indicado antes de firmarlo.

Si se requiere adjuntar documentos a este trmite, seleccione primero el trmite y luego de click en el botn Adjuntar Sustentos.

Este botn permite adjuntar anexos.

Se ocupa el mismo procedimiento de cmo se adjunt el memo, con la diferencia que en el tipo de documento es WFL Anexos/Sustentos. Por lo general los documentos adjuntos el tipo de archivo es .pdf y .tif

Archivo adjunto tipo TIF

Archivo adjunto tipo PDF

Las palabras claves se aaden automticamente. Recuerde el tipo de archivo: .tif Image File Format (.???) .pdf PDF (.pdf) Cargamos el documento al trmite con el botn cargar Luego verificamos que los documentos hayan sido anexados al trmite.

Anexo 2 Anexo 1 Memorando Formulario Interno (Base del

Botn Firmar

Verificado que todos los documentos hayan sido anexados, procedemos a firmar el trmite. Damos click en el botn de firmar.

Ingrese la contrasea con la que abre la sesin en el computador.

Aparece esta forma de autentificar que el usuario va a firmar el documento. Despus de dar click en ACEPTAR, tenemos que escoger que tipo de firma queremos incluir.

Para este caso escogemos las dos firmas. Observemos que en el formulario y documento aparece una imagen con la palabra FIRMADO conjuntamente con el Cdigo de Barras que contiene el Nombre de la persona que firm, el nmero de documento y la fecha y hora de la ltima modificacin.

Firma anexada en el Formulario Interno y en el documento Verificado que los documentos estn firmados, procedemos a enviarlos con el botn FINALIZAR .

nicamente cuando presionamos el botn FINALIZAR el documento se convierte en una imagen que contendr la FIRMA del FUNCIONARIO. Este botn enva el documento a la BANDEJA DE ENTRADA de todos los USUARIOS que estn ingresados en el PARA y sus COPIAS. Adems, enva un mensaje al correo electrnico.

CMO CONTESTAR UN MEMO/OFICIO/ASIGNACIN RECIBIDA CON UNA ASIGNACIN?Ingresamos al OnBase, escogemos WORKFLOW

Escogemos la Bandeja de Entrada

Memo recibido

Damos click en el botn Asignar Atencin

De estar seguros damos click en YES

Se genera un nuevo formulario de asignacin

Llenamos la asignacin dependiendo del trabajo y los receptores.

Por lo general se coloca lo mismo que en formulario interno (No es Describe el trabajo GENERAL de la asignacin.

Este campo determina el rea a la cual pertenece el receptor respectivo. Solo permite buscar al usuario.

Seleccionamos el rea de un usuario cada vez que se necesite escoger un receptor. Seleccionado el rea a la que pertenece el usuario, damos un click buscar el usuario receptor del trabajo. para

Para este ejemplo aparece la lista de funcionarios que pertenecen al rea Superintendencia de Operaciones. Presionando las teclas control + f, podemos obtener una ventana que nos permite buscar a la persona con mayor facilidad.

Luego escribimos en el campo buscar a la persona que deseamos encontrar.

Y presionamos el botn Buscar siguiente

Automticamente se va escogiendo a las personas que tengan esa palabra clave. Presionamos en la tecla cancelar de la ventana Buscar y sobre el nombre del usuario receptor damos un click para que sea seleccionado.

En el Receptor 1 podemos notar que la persona seleccionada ha sido ingresada. Luego escogemos una fecha como terminacin del trabajo. Damos un clickk sobre el botn para que se despliegue el calendario.

Escogemos la fecha apropiada, anotamos en el campo de trabajo especfico lo que tiene que hacer el receptor respectivo.

De ser necesario asignar ms trabajos a otras personas, realizamos el proceso anterior en la fila del siguiente receptor. Luego procedemos a grabar el formulario de asignacin, dando un click en . Esto permite que todas las personas asignadas (receptoras) se enteren del trabajo que les corresponde. Seleccionado el MEMO/OFICIO/ASIGNACIN recibida; si no se requiere responder de otra forma el trmite y si ya no se desea dar seguimiento a la asignacin realizada procedemos a dar click en el botn Conocimiento y Archivo .

CMO CONTESTAR UNA ASIGNACIN?Ingresamos al OnBase, escogemos WORKFLOW

Escogemos la Bandeja de Entrada, en donde se almacenan siempre todas las asignaciones (Formulario de Asignacin).

Asignacin Recibida

Damos un click sobre el formulario de asignacin y revisamos el trabajo especfico asignado.

Trabajo especfico asignado

Revisado el trabajo y si necesitamos ver toda la documentacin relacionada a este trabajo, nos dirigimos a la parte en color morado y escogemos Referencia Cruzada

Aparecen todos los documentos, formularios y la secuencia total del trmite.

Tenga en cuenta que la organizacin por fechas de la documentacin est en sentido Ascendente (De abajo hacia arriba).

Por lo tanto observamos de uno en uno todos los documentos para tener conocimiento y dar seguimiento al trmite. Por ejemplo, deseamos ver el memo con el que se origin este trmite, damos doble click sobre

Y se abre el documento. Una vez revisado toda la documentacin y realizado el trabajo que le fue asignado, insertamos una nota el formulario de asignacin para dejar constancia del trabajo realizado y luego escogemos la asignacin y damos click en el botn conocimiento y archivo .

Dar click en este botn siempre y cuando el trabajo haya sido concluido, debido a que desaparece de la

Al momento que se da click sobre el botn de Conocimiento y Archivo, se enva un correo al asignante, emitindole que el trabajo ya fue realizado.

CMO CONTESTAR MEMO/OFICIO/ASIGNACIN RECIBIDA OTRO DOCUMENTO?Ingresamos al OnBase, escogemos WORKFLOW

UN CON

Escogemos la Bandeja de Entrada

Memo Recibido

Damos click en el botn Generar un formulario de respuesta

Damos un click en YES y se genera automticamente un nuevo formulario interno que debe ser GUARDADO para que el sistema nos entregue un nuevo nmero de trmite.

Luego nos dirigimos a la Bandeja de Salida para ingresar todos los datos del destinatario, recuerde que en el campo de referencia tiene el nmero del trmite que est respondiendo, esto permite enlazar los documentos y darle un completo seguimiento.

Campo de referencia

Llenamos los campos respectivos

Seleccionamos el tipo de documento con el que se va a responder.

Cada vez que se haga un cambio en el formulario interno es necesario grabar para que los cambios tengan efecto.

Nmero de trmite

Dar click

Damos click sobre el botn Generar Memo/Oficio en Word.

Existen dos tipos de formatos MEMORANDOS y

Escogemos el formato que vamos a utilizar (memo), damos click en ACEPTAR y esperamos un momento mientras se abre un documento en Word listo para ingresar el texto (contenido del memo).

Se genera automticamente dependiendo de los campos llenados en el formulario interno.

Es necesario llenar el texto en esta rea porque cuando se crea la imagen (.TIF) se puede perder el texto.

Llenamos el contenido del memorando y le damos forma al documento. Guardamos este documento en el disco duro local, puede almacenarlo en un archivo personal (duplicar el documento), como puede guardarlo en un lugar donde lo podamos encontrar con facilidad y posteriormente borrarlo ya que este documento despus de cargarlo al sistema OnBase queda almacenado en una base de datos.Guard ar

Luego regresamos al workflow (Tramite documentario).

Procedemos a cargar el memo.

Damos click en el botn Cargar Memo/Oficio Nos aparece la siguiente seccin:

Damos click en Examinar para buscar el documento (memo) que grabamos.

Para este caso el documento que vamos a anexar es MEMO.doc que fue guardado en el escritorio para luego borrarlo.

Luego escogemos el Tipo de Documento, por ejemplo se escoge OPRMemos Enviados

En la parte derecha aparecen las palabras claves que ayudan a indexar el memorando que se est adjuntado.

Tenga muy en cuenta que su teclado est el maysculas, ya que todos los campos de indexacin deben ser ingresados con maysculas como una forma de estandarizacin, esto ayuda mucho en una bsqueda futura. Se llena el campo Ubicacin Fisica, siempre y cuando se este llevando an el fsico. El valor que se tiene que poner es el de la carpeta donde se almacenan fsicamente los documentos. Adems es importante llenar el campo Unidad Relacionada, en donde se escribe la Unidad a la cual va dirigido el documento. Tenga en cuenta que ya existe un listado de personas, por lo que, recomiendo se escriba primero las primeras iniciales y luego se d un click en para escoger a la persona. De no existir la persona en el listado proceda a ingresar al listado

Llenados los campos procedemos a cargar el documento con el botn

.

Cargado el documento verificamos que este ingresado.

De ser necesario, si desea cargar anexos al trmite, seguimos los siguientes pasos Damos click en el botn y se presenta la siguiente pantalla.

Damos click en Examinar para buscar el sustento del trmite.

Escogemos el archivo que se va adjuntar y damos click en Abrir

Examinado el documento, cogemos el tipo de documento, para lo cual siempre tiene que ser elegido WFL Anexos/Sustentos

Luego de haber escogido el Tipo de Documento, en la parte derecha aparecen las palabras claves que ayudan a indexar el memorando que se est adjuntado. En la parte derecha aparecen las palabras claves que ayudan a indexar el memorando que se est adjuntado.

Tenga muy en cuenta que su teclado est el maysculas, ya que todos los campos de indexacin deben ser ingresados con maysculas como una forma de estandarizacin, esto ayuda mucho en una bsqueda futura. Se llena el campo Ubicacin Fisica, siempre y cuando se este llevando an el fsico. El valor que se tiene que poner es el de la carpeta donde se almacenan fsicamente los documentos. Adems es importante llenar el campo Unidad Relacionada, en donde se escribe la Unidad a la cual va dirigido el documento. Tenga en cuenta que ya existe un listado de personas, por lo que, recomiendo se escriba primero las primeras iniciales y luego se d un click en para escoger a la persona. De no existir la persona en el listado proceda a ingresar al listado

Llenados los campos procedemos a cargar el documento con el botn

.

Cargado el documento verificamos el documento adjunto se haya ingresado

Una vez cargado todos los documentos procedemos a firmar el trmite dando un click en el botn .

Luego aparece la siguiente ventana en donde procedemos a colocar el password con el que se ingresa al computador.

Contrasea con la se ingresa al computador

Luego escogemos el tipo de firma que queremos que se anexe al trmite, puede ser ambos tipo como solo uno de los dos.

Damos click en Aceptar Verificamos que las firmas se hayan anexado tanto en el Formulario como en el documento. Recuerde que para que la firma se haya anexado en el memorando el Tipo de Documento (OPR Memos Enviados) tiene que coincidir con el Tipo de Documento del formulario interno.

Firma Anexada

Despus de haber verificado que todas las firmas estn correctas, procedemos a enviar al documento con el botn Finalizar