MANUAL DE OPERACION BASICA 

PORTAL OFFISOLUTIONS 

 

 

   

1. INGRESO AL SISTEMA 

 

El sistema de Office Solutions se desarrolla en un ambiente web, por lo que su acceso es a 

través del internet utilizando navegadores como Internet Explorer (recomendado), Mozilla 

Firefox, Google Chrome entre otros.  

 

Para obtener una navegación y uso adecuado se hacen las siguientes recomendaciones: 

Resolución de pantalla mínima: 1280 x 800 

Versión actualizada de Navegador de Internet (en caso de usar Internet Explorer 

utilizar desde la versión 7 en adelante) 

Disponibilidad del mouse: por tratarse de un sistema web que usa un navegador, 

el uso y acceso a las diferentes opciones es a través del mouse. 

 

 

Accediendo al sistema: 

 

‐ Abra su navegador de internet e ingrese la dirección: www.offisolutionsbeta.com 

 

Aparecerá una pantalla similar a la siguiente: 

  

‐ Ingrese su Usuario y Contraseña asignados y haga clic sobre el botón Ingresar. 

 

El usuario se compone de dos datos de acuerdo a la siguiente descripción: 

Los 4 primeros dígitos corresponden al código de la empresa 

Los caracteres posteriores corresponden al código de usuario asignado 

 

‐ Al dar clic en Ingresar debe abrirse una segunda pantalla en forma de ventana 

emergente o popup como la siguiente: 

 

  

El objetivo de abrir una segunda pantalla es desactivar todas las barras de botones que 

normalmente los navegadores incluyen y los cuales restan visibilidad a la pantalla de 

trabajo.  

 

Acceso por primera vez: 

Si  es  la primera  vez que  accede  al portal  y  al hacer  clic  sobre  el botón  Ingresar no 

aparece  la ventana  con el área de  trabajo  se debe a que el  sistema utiliza ventanas 

emergentes  o  popups  lo  cual  normalmente  en  los  navegadores  de  internet  está 

bloqueado; el desbloqueo se realiza únicamente la primera vez de la siguiente forma: 

Si  tiene  instaladas  barras  de  botones  como  Yahoo  o Google  se  activará  un 

botón como el que se presenta a continuación 

 

 

    Haga clic sobre el botón indicado, se mostrará la siguiente pantalla: 

Aparecerá en rojo y 

amarillo un símbolo 

indicando que se 

bloquearon las ventanas 

emergentes o popups 

     

Haga clic en el botón Reintentar,  se abrirá  la ventana con el área de  trabajo 

normalmente 

 

Si no  tiene  instaladas barras de botones  como Yahoo o Google  se mostrará 

una barra amarilla en la parte superior de la ventana de ingreso al sistema 

 

 

Haga  clic  sobre  la  barra  amarilla  y  seleccione  la  segunda  opción  que  dice 

Permitir  siempre  ventanas  emergentes  en  este  sitio  (Allow  popups  on  this 

site). Al realizar esta acción se mostrará la siguiente pantalla: 

     

Haga clic en el botón Reintentar,  se abrirá  la ventana con el área de  trabajo 

normalmente 

 

 

 

2. INGRESO DE PROFORMAS 

Las  proformas    permiten  realizar  órdenes  tipo  borrador  que  se  pueden  convertir  en 

Órdenes de Compra. Una característica de las proformas es que no se valida el monto del 

pedido con el cupo asignado al departamento ni resta el cupo disponible. 

Para ingresar una proforma acceda al menú principal que se encuentra a la izquierda de su 

pantalla en el grupo Operaciones ‐ Proformas 

 

Aparecerá la pantalla de creación de la proforma: 

 

Seleccione  el  Departamento  para  el  cual  se  creará  la  proforma.  Al  realizar  esta  acción 

aparecerá información del Cupo asignado y utilizado por el departamento. 

Para  ingresar  las  líneas que conforman  la proforma haga clic sobre el botón Nueva Línea, 

seleccione el producto requerido e ingrese la cantidad a solicitar. 

En la parte inferior derecha se resume el total de la proforma desglosando impuestos. 

 

Transformar una Proforma en orden de compra: 

Clic en el botón Nuevo 

Abra la proforma desde el listado de Proformas existentes en el menú Operaciones – 

Proformas. 

 

Para transformar la proforma en orden debe hacer clic en el botón Convertir en Orden de 

Compra 

 

Un mensaje de confirmación se mostrará, acéptelo y la orden será creada. 

Al ejecutar la conversión, el sistema validará si el monto de la proforma no excede el cupo 

asignado al departamento; si  lo hace se mostrará el mensaje  indicando que no se puede 

convertir la proforma en orden de compra debido a que el cupo se excederá. 

 

3. INGRESO DE ORDENES DE COMPRA 

Para  ingresar  una  orden  de  compra  acceda  al  menú  principal  que  se  encuentra  a  la 

izquierda de su pantalla en el grupo Operaciones – Órdenes de compra 

   

Aparecerá la pantalla de creación de la orden de compra: 

 

Seleccione  el  Departamento  para  el  cual  se  creará  la  orden.  Al  realizar  esta  acción 

aparecerá  información  del  cupo  asignado  y  utilizado  por  el  departamento,  así  como  el 

cupo que se va consumiendo con la orden actual. 

Para  ingresar  las  líneas que conforman  la proforma haga clic sobre el botón Nueva Línea, 

seleccione el producto  requerido e  ingrese  la cantidad a solicitar y haga clic en el botón 

Guardar. 

Si  se  conoce  el  código  del  producto  o  se  desea  una  búsqueda  específica  se  ingresa  el 

código  o  nombre  del  producto  y  se  da  clic  en  buscar,  se  desplegara  la  información 

requerida o los productos que contengan la palabra ingresada. 

A continuación se creara un listado con los productos que se vayan guardando, asi como el 

valor total de el o los productos ingresados, en la parte inferior derecha se resume el total 

de la orden desglosando impuestos. 

Clic en el botón Nuevo 

Para  confirmar el pedido y para  su aprobación  se da  clic en el botón Aprobar orden de 

Compra  del menú  superior  derecho,  con  esta  acción  se  envía  un mail  al  correo  de  la 

persona que aprueba el pedido y a la persona que lo solicito. 

 

 

Después de aprobado el pedido se enviar otro correo confirmando su aprobación. 

Estados de la Orden de Compra: 

La orden de compra pasa por los siguientes estados: 

‐ Abierto: Una orden se encuentra en estado abierto cuando el pedido no se ha 

ingresado todavía o esta en proceso de ingresarse. 

 

Clic en el botón Aprobar 

Orden de Compra 

‐ Por Aprobar:  La orden cambia a estado POR  APROBAR después de dar clic en el botón 

SOLICITAR  APROBACION. 

 

‐ Aprobado: La orden cambia a estado APROBADO, cuando se ha confirmado por medio 

de un mail su aprobación. 

 

 

 

‐ Despachado y Recibido: Estos estados indican que la orden se ha enviado o ha sido 

recibida con su respectiva confirmación. 

 

 

 

4. CONSULTA DE ORDENES DE COMPRA 

Para consultar el estado de las ordenes de compra se va al menú se da clic en operaciones, se 

escoge la opción ordenes de compra, a continuación se abrirá una pantalla donde se puede 

escoger la empresa, el departamento y el estado de la orden, se da clic en consultar y se 

desplegara una lista con las opciones encontradas. 

 

En el listado se pueden escoger algunas opciones: 

Si es que se desea editar un pedido abierto, se da click en el botón izquierdo del ítem, donde 

se abrirá la pantalla de la orden, donde puede ser editada y nuevamente enviada para su 

aprobación. 

 

Los ítems solo pueden ser editados si se encuentran en estado ABIERTO. 

BOTON HISTORIAL DE UNA ORDEN 

 

Con este botón se puede ver los diferentes estados por los que ha pasado un pedido, hora de 

ingreso, persona que lo solicito, así como la persona responsable de su aprobación, hora y 

fecha. 

 

 

COLUMNA BACKORDER: 

En  la columna backorder, se puede ver  los pedidos que ya han sido aprobados, si es que en 

algún  ítem  de  esta  columna  se  encuentra  un  SI,  significa  que  existe  algún  o  algunos  ítems 

pendientes para su entrega. 

 

Al dar clic sobre el SI, se abrirá una pantalla donde se puede ver  los  ítems pendientes, y  los 

ítems ya despachados, así como el numero de la orden, y la persona que lo solicito. 

 

 

 

5. SOLICITUD DE NUEVOS ITEMS 

Esta opción es para ingresar un nuevo producto, que no se encuentre en su catalogo, se va al 

menú  principal,  se  escoge  la  opción  SOLICITAR NUEVO  ITEM,  se  da  clic,  a  continuación  se 

escoge el departamento que solicita el producto,  y se da clic en el botón nuevo ítem del menú 

derecho, se desplegara un pantalla para el ingreso del ítem solicitado. 

 

 

 

Clic en el botón 

Nuevo Registro 

 

Se escoge primero el departamento al que el solicitante pertenece, se abrirá una línea para el 

ingreso  del  ítem,  el  nombre,  la marca,  y  la  unidad,  se  debe  guardar  y  pedir  su  aprobación 

dando  clic en  los botones  correspondientes,  se pueden  solicitar  los  ítems que  se necesiten, 

dando clic en el botón nuevo registro de la misma pantalla.