Manual de P3

8/4/2019 Manual de P3

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Primavera Project Planner

Primavera

ProjectPlanner

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1. SOBRE LA ADMINISTRACION DE PROYECTOS

La administracin de proyectos consiste en planificar, programar y controlar la ejecucinde un proyecto, a objeto de cumplir adecuadamente dentro del plazo y presupuestoprevisto.

En la etapa de planificacin (planning), el administrador debe identificar las actividades otareas bsicas del proyecto, estimar su duracin temporal y establecer las relaciones deprecedencia entre las tareas.

De igual forma, es preciso identificar los recursos (mano de obra, maquinaria,materiales) necesarios para cumplir con las diferentes tareas, definiendo sudisponibilidad temporal y los costos asociados a su utilizacin.

En la etapa de programacin (scheduling), el administrador establece un ordencronolgico para la ejecucin de las actividades, optimizando el empleo de todos losrecursos asociados (proceso de asignacin de recursos conocido como leveling).

Desde este punto de vista, el recurso tiempo puede ser medido y controlado (llevandoregistro de su utilizacin), de modo tal que el proyecto se efecte en el menor tiempoposible y al menor costo.

La etapa de control (tracking) consiste en efectuar un seguimiento de las actividades yrecursos, realizando las correcciones necesarias (re-programaciones) para mantener elproyecto dentro de los plazos y costos programados.

En el mercado de los programas computacionales existen diversas herramientas para laadministracin automatizada de proyectos. En general, todos estos programas facilitan eltrabajo del administrador de un proyecto proveyendo con informacin amplia y precisarespecto de las principales variables que se controlan en un proyecto. El programa

Primavera Project Planner es un buen ejemplo de ello.

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2. ADMINISTRACION DE PROYECTOS

2.1. ADMINISTRACIN DE PROYECTOS

Un proyecto es un conjunto de trabajos con un inicio y trmino definido y un presupuestodeterminado. Generalmente los proyectos son realizados por personas de diversasespecialidades sin experiencia como equipo de trabajo. Esta restriccin a menudodificulta y complica la administracin de proyectos.

A nivel de planificacin -en trminos conceptuales-, administrar un proyecto es elproceso de pensar y definir detalladamente qu es lo que se quiere realizar, definiendolos pasos a seguir y determinando los recursos necesarios para efectuar tales pasos. Enla prctica, la administracin de un proyecto consiste es resolver problemas, retrasos,cambios y obstculos -y a veces oportunidades- que surgen durante el desarrollo delproyecto.

Al planificar un proyecto se determina quin realiza cada trabajo, cuando, donde y conquien. Una vez creada la planificacin, las acciones posteriores son las que transformanun proyecto en un trabajo exitoso.

La administracin de un proyecto requiere vigilancia y dedicacin constante: hallar ques lo que realmente ocurri, y cunto es lo realmente realizado, qu falta por hacer, yquin es capaz de realizarlo. Es preciso contar con un plan de contingencia que permitamanejar los inevitables percances que ocurren con la marcha de proyecto.

Existen algunas herramientas y prcticas que ayudan a preparar el trabajo de unproyecto. El utilizar un programa de administracin de proyectos ayuda a organizar lasideas e identificar problemas potenciales. El seguir los procedimientos establecidospermite mantener informado al equipo de trabajo acerca de opciones, alternativas y

detalles del trabajo en forma eficiente y oportuna. Una adecuada presentacin delproyecto hacia posiciones superiores de la empresa facilita la obtencin del respaldorequerido para continuar adecuadamente.

La etapa de planificacin consiste en pensar acerca de los trabajos a ejecutar y ladocumentacin requerida, definir y coordinar las actividades y los grupos de trabajo,preparar los programas de trabajo, asignar recursos a las diversas actividades yestablecer un presupuesto.

La etapa de control consiste en medir el rendimiento, sugerir las acciones correctivasque sean necesarias, evaluar opciones y redistribuir trabajos. El administrador informa alequipo de trabajo acerca de los progresos obtenidos y entrega pautas para mejorar el

rendimiento donde existen debilidades.

La administracin significa comunicarse en la forma ms precisa posible con el equipo detrabajo, con el cliente y con la administracin superior, informando acerca de qu haocurrido, qu puede ocurrir y qu se har al respecto. Se debe motivar al equipo detrabajo para lograr mejores resultados. El administrador apoya al equipo de trabajopresentando informacin precisa y oportuna a la gente apropiada.

Para desarrollar un plan de trabajo y determinar el nivel de detalle y la cantidad derevisiones que sern necesarias es preciso responder las siguientes interrogantes: cul

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es la duracin total del proyecto?, cul es el nivel de detalle apropiado?, con qufrecuencia se deber actualizar el plan?, quin requiere recibir informacin acerca de losavances?, qu clase de informe se entregar?, qu grficos facilitarn la comunicacinde resultados?, cunto tiempo debe asignarse para la administracin del proyecto?

Las siguientes acciones ayudan a responder las interrogantes descritas:

a) Lista detallada de actividades

Estimar el tiempo necesario para realizar cada actividad, y cmo se relacionan lasactividades entre ellas. Asignar una persona responsable de cada actividad, la quedeber entregar informacin precisa cuando sea necesario actualizar el plan detrabajo.

b) Diagrama de actividades

Preparar una malla de actividades para mostrar las relaciones entre las actividades.La creacin de esta malla es un proceso interactivo que debe efectuarse con losintegrantes del equipo de trabajo. Nadie mejor que ellos conoce qu hacer y porqu, y en qu secuencia. A menudo ser preciso modificar la malla de actividadeshasta obtener una secuencia lgica y fluda de las actividades.

c) Ruta crtica

Identificar las actividades cuya secuencia requiere mayor tiempo de trabajo (rutacrtica). Evaluar las formas de simplificar el proyecto. Analizar la posibilidad deacortar el proyecto realizando actividades en paralelo. Considerar si se cuenta consuficientes recursos para realizar varias tareas en forma simultnea.

d) Asignacin de recursos

Una vez definida la programacin bsica, asignar los recursos necesarios paracompletar el plan, asegurando que estarn disponibles cuando sean requeridos. Losrecursos (personas, equipos materiales y capital) son los que hacen posibledesarrollar el trabajo.

e) Redistribucin de recursos

Redistribuir recursos o modificar la programacin de actividades para resolverconflictos entre actividades que comparten recursos. Verificar que la programacindel trabajo no exija recursos ms all del lmite de disponibilidad normal. Examinar

los grficos de uso de recursos para nivelar su utilizacin e identificar los perodosde alta y baja utilizacin.

f) Tiempo y dinero

Evaluar el compromiso tiempo-dinero del plan de trabajo. Si se dispone de msdinero o ms recursos, es posible concluir antes el proyecto? Comparar costos,listas de necesidades y revisar las suposiciones hechas con el equipo de trabajopara refinar el plan. Obtener el acuerdo y el compromiso del equipo de trabajo ycomenzar el proyecto.

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g) Informacin del proyecto

Organizar la informacin del proyecto clasificando las actividades por etapas,responsabilidad, departamento organizacional y ubicacin. Establecer prioridades.Resumir los detalles innecesarios. Estructurar la presentacin de la informacinpara centrarse en los elementos clave.

h) Registro de avancesRegistrar los avances de cada actividad. Realizar un seguimiento de quin hizo cadacosa y cunto fue su costo. Esto le permitir mejorar estimaciones futuras. Informarel progreso en forma regular, cada una o dos semanas. Registrar cunto tarda enefectuarse cada actividad, cunto trabajo se ha realizado y cunto tiempo se estimaser necesario para concluir la actividad. Debe tenerse cuidado en contar con datosprecisos y confiables.

i) Comparacin con el proyecto original

La mejor forma de seguir el desarrollo de un proyecto es comparar los avancesinformados con el plan original. Si el equipo de trabajo est atrasado, identificar el

impacto que tendr sobre la programacin y desarrollar un curso de accin paraavanzar ms rpido. Si no es posible recuperar tiempo, asegurarse que todas laspersonas conozcan acerca del retraso para que puedan ajustar su propiaprogramacin. Considerar si si algunos retrasos de actividades iniciales permitirnahorrar tiempo ms adelante.

j) Comunicaciones

Comunicar lo que se requiere hacer y cundo se necesita hacer a todos losmiembros del equipo. Emplear informes de programacin, cartas grficas ypresentaciones temporales de fcil entendimiento. Mostrar el progreso y destacarlas reas con problemas. El nivel de detalle de cada informe deber ser al apropiado

para cada audiencia.k) Prevencin

Qu cosas imprevistas pueden ocurrir?, qu sucedera si un recurso es ocupadoen otro trabajo?, qu ocurrira si el presupuesto es recortado en un 10%?, lostrabajadores sern capaces de actuar con eficiencia con nuevos diseos omaquinarias? Siempre es necesario anticiparse a los cambios, manteniendo un plande contingencia para enfrentar la ocurrencia de cualquier desastre.

La administracin exitosa de un proyecto no finaliza con la planificacin delproyecto. Para cumplir con los objetivos propuestos, es necesario efectuar unseguimiento de los eventos diarios y actualizar la programacin con informacin

precisa y oportuna. Controlar un proyecto significa registrar e informar los avances,comunicar los cambios apenas ocurran, comparar la programacin actual delproyecto con la original y medir el rendimiento.

Es importante actualizar la programacin del proyecto una vez que ste est endesarrollo. Una de las razones principales es que las duraciones reales de lasactividades generalmente difieren de lo estimado originalmente. Adems, lasecuencia de las actividades puede cambiar una vez que se inicia el trabajo, opuede ser necesario agregar nuevas actividades y eliminar otras.

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Una buena programacin del proyecto puede servir como herramienta clave para latoma de decisiones y para predecir si el proyecto ser finalizado dentro del tiempo ypresupuesto previstos.

Al actualizar regularmente un proyecto es posible registar sus avances e idetnficarlos problemas potenciales. Debe sealarse si las actividades han sido completadas oan estn en desarrollo. Para estas ltimas, debe registrarse la fecha real decomienzo de cada actividad, su duracin restante y/o el porcentaje completado dela actividad. Para una actividad finalizada, debe registrarse su fecha real detrmino.

Previo a actualizar un proyecto por primera vez es recomendable contar con unproyecto meta u objetivo, el cual consiste en un copia del proyecto original. Amedida que el proyecto avanza, el proyecto meta servir como base decomparacin para la informacin relevante actualizada del proyecto. Esto permitirmedir el estado de avance del proyecto y el rendimiento de los diferentes recursos.

Tambin ser posible estimar o predecir los requerimientos futuros hasta la totalrealizacin del proyecto.

2.2. SEGUIMIENTO DEL PROYECTO

Una vez que se ha establecido la programacin de actividades, la base de comparacin yel proyecto est en desarrollo, es necesario controlar qu est sucediendo con lostrabajos y recursos. El administrador deber guiar el desarrollo del proyecto, reconocerproblemas, tomar decisiones, motivar al equipo de trabajo y comunicar la informacinnecesaria acerca del estado actual del proyecto y las acciones requeridas. Pocosproyectos se desarrollan exactamente de la forma planeada. Cambian los alcances delproyecto, algunas actividades se retrasan o se realizan fuera de la secuencia estableciday los requerimientos de recursos pueden modificarse. Durante la vida del proyecto esnecesario evaluar constamente las fechas programadas, los recursos utilizados y los

costos. Una comunicacin efectiva es esencial para el xito de un proyecto. Esaconsejable emplear informes y grficos de fcil lectura para comunicar los avances delproyecto al equipo de trabajo y a la administracin superior. Debe darse nfasis en lasactividades crticas, en recursos o costos sobrepasados o retrasados e identificar elavance real y futuro.

2.3. PLANIFICACIN DEL PROYECTO

La planificacin de un proyecto se inicia listando todos los elementos requeridos paraobtener un producto final o alcanzar los resultados deseados. Se comienza por loscomponentes principales y luego se identifica cada subcomponente. Es posible crear untercer nivel para identificar las partes de los subcomponentes. Esta desagregacin

contnua hasta que se haya definido unidades discretas de trabajo llamadas paquetesde trabajo.

Un paquete de trabajo representa una o ms actividades con una duracin -cantidad detrabajo requerido para su completa realizacin- y presupuesto definido. Este proceso dedesagregacin en componentes jerarquizados se conoce como estructura jerarquizadade trabajo (WBS).

Adems, es posible definir a las personas de la organizacin que sern responsables decada componente. De esta forma se obtiene una estructura organizacional jerarquizada

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(OBS) similar al concepto de WBS.

La interseccin de las estructuras WBS (Work Breakdown Structure) y OBS(Organizational Breakdown Structure) corresponde a una cuenta de costos. Los costosson planificados, contabilizados y controlados a nivel de la cuenta de costos. Cada cuentade costos representa una unidad discreta de trabajo y estn a cargo de una persona dela organizacin. Los nombres asociados a las cuentas de costos debieran identificar loscomponentes WBS y OBS asociados a cada actividad.

El paso siguiente es colocar las actividades en una estructura que identifique lasecuencia en que sern realizadas, definiendo las relaciones lgicas entre actividadespara indicar si una actividad puede comenzar en cualquier instante o solo despus queotras actividades hayan sido completadas. Esta malla de relaciones entre actividadespredecesoras y sucesoras permite identificar la ruta crtica del proyecto.

Establecida la ruta crtica se puede calcular el tiempo total requerido para completar elproyecto. El proyecto no finalizar hasta que cada actividad crtica sea finalizada. Lasactividades no crticas tambin son importantes, pero su duracin original y susrelaciones lgicas no afectan la fecha de trmino esperada del proyecto. Estasactividades pueden tornarse crticas en la medida que el trabajo avanza.

La programacin de las actividades basada en las relaciones lgicas determina el planoriginal del proyecto. Tambin es preciso considerar los requerimientos y ladisponibilidad de los recursos a lo largo del proyecto. Algunas actividades programadasdeben ser modificadas debido a las posibles limitaciones en la disponibilidad de recursos.

Los costos del proyecto estn asociados a la asignacin de recursos. Con laprogramacin de actividades definida es posible predecir los gastos futuros del proyecto.Esto permite ajustar la programacin de actividades de modo tal que se pueda cumplircon la programacin de costos (flujo de caja).

Una vez que se ha alcanzado un acuerdo general respecto de la programacin deactividades, el presupuesto y la participacin de recursos se puede decir que existe unplan objetivo. A medida que el proyecto transcurre, es importante comparar los costosreales y el avance de la programacin con el plan objetivo, de forma tal que es posibleefectuar un seguimiento de los costos y la programacin.

Comenzado el proyecto, es posible medir el rendimiento en trminos de la programaciny los costos. Existe una medida del rendimiento de la programacin denominada valordel trabajo realizado, que establece una comparacin entre el trabajo realizado y eltrabajo programado. Para medir el rendimiento de los gastos y su ajuste a lopresupuestado se utiliza una comparacin entre el presupuesto original y los costos

actuales y estimados para completar el trabajo. Esta medida se denomina esfuerzoplanificado. El seguimiento del rendimiento de la programacin y de los costos es unafuncin separada del control de rendimiento.

2.4. ANLISIS DEL RENDIMIENTO DEL PROYECTO.

Una vez que ha comenzado el proyecto y se han registrado datos reales es posiblecomparar el rendimiento del proyecto con la planificacin original.

Los conceptos de medicin del rendimiento de la programacin y costos de un proyecto

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(BAC, EAC, BCWS, BCWP y ACWP) corresponden a evaluaciones que es posibleobtener por medio del proyecto objetivo (programacin original y costos presupuestados)y de los datos reales de avance y progreso de actividades y de costos incurridos delproyecto en curso.

a) BAC (Budgeted At Completion)

Corresponde al presupuesto total original de la actividad.

b) EAC (Estimated At Completion)

Corresponde al costo estimado necesario para finalizar una actividad en desarrollo.

c) BCWS (Budgeted Cost for Work Schedule)

Representa el costo presupuestado del trabajo programado. Se obtienemultiplicando el presupuesto original por el porcentaje de trabajo que debierahaberse efectuado a la fecha (trabajo programado). Tambin se le conoce comoEsfuerzo Planeado (Planned Effort).

d) BCWP (Budgeted Cost for Work Performed)Representa el costo presupuestado del trabajo efectivamente realizado. Se obtienemultiplicando el presupuesto original por el porcentaje de trabajo efectuado a lafecha. Tambin se conoce como Valor de Trabajo Realizado (Earned Value).

e) ACWP (Actual Cost of Work Performed)

Representa el costo real del trabajo realizado. Estos datos deben ser ingresados unavez que el proyecto est en curso.

Existen 3 tipos de variaciones que se usan para analizar el rendimiento:

a) Costo al completar v/s costo presupuestadoEs posible comparar el costo presupuestado para la finalizacin del proyecto (BAC)con el costo estimado (EAC), el cual se obtiene a partir de los datos reales y unaprediccin de los costos futuros. Esta diferencia se conoce como variacin, y secalcula segn:

Variacin = BAC - EAC

Si EAC es menor que BAC, entonces se espera que el proyecto ocasione menosgastos que los planificados. Si EAC es mayor que BAC, el proyecto gastar ms de lopresupuestado.

b) Costo real v/s trabajo realizado

La diferencia entre el costo real (ACWP) y el valor del trabajo realizado (BCWP) sedenomina variacin de costo. La variacin de costo se calcula segn:

Variacin de Costo = BCWP - ACWP

Por ejemplo, si se ha gastado $100.- y se ha realizado un trabajo equivalente a$70.- (basado en el presupuesto original), entonces el proyecto gastar ms de lopresupuestado (si se mantiene la proporcin de gastos y avances).

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c) Fechas reales v/s fechas programadas

Es posible comparar la cantidad de trabajo programado (BCWS) con la cantidad detrabajo realmente efectuado a la fecha de comparacin (BCWP). La diferenciaobtenida se denomina variacin de programacin. La variacin de programacinse calcula segn:

Variacin de Programacin = BCWP - BCWS

Si se ha efectuado una cantidad de trabajo inferior a lo programado (variacinnegativa), entonces probablemente la actividad -que est retrasada- finalizar fuerade lo programado.

2.5. REGISTRO DE DATOS

Es fundamental en un proyecto el tener certeza y seguridad respecto de los datosingresados (duraciones originales y restantes de actividades, porcentaje completado deactividades, unidades de recursos por actividad). En este sentido, todo proyecto requierede estimaciones (programacin y presupuesto original) y posee datos reales relativos a

actividades (tiempos y porcentajes), recursos (cantidades, precios y limitaciones) ycostos.

a) Estimacin de Tiempo

La duracin original de una actividad programada corresponde a la cantidad detiempo que se estima necesario para completar una actividad. Esta estimacindeber ser propuesta por el responsable de la actividad -de acuerdo a suexperiencia y a los recursos disponibles- y acordada con el administrador delproyecto.

b) Estimacin de Recursos

Los recursos necesarios para completar una actividad programada (en trminos detipo y cantidad de recursos) son propuestos por el responsable de la actividad. Eladministrador deber tener presente que existe un compromiso entre el tiempodefinido como duracin de una actividad y la cantidad de recursos asignados a lamisma. El precio del recurso est determinado por el mercado (se refiere al costodirecto). Deber tenerse presente los lmites de disponibilidad (en tiempo yunidades) de cada recurso.

c) Estimacin de Costos

Una vez definida la duracin de una actividad y los recursos asociados a ella, laestimacin de costos proviene de la aplicacin directa delprecio -o costo directo- de

cada recurso, la cantidad de recurso requerido y la cantidad de tiempo en que serutilizado. Los costos no operacionales (costo de oportunidad, depreciacin, costosfijos, etc.) pueden ser includos, aunque resulta aconsejable considerarlos en loscostos generales del proyecto.

d) Tiempos reales

Iniciado el proyecto, el control peridico del mismo requiere el ingreso de datosreales relativos a las actividades (fechas de comienzo y trmino real, porcentajecompletado) y estimaciones (duracin restante).

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Para el clculo delporcentaje completado se emplea dos bases de clculo: cantidadde horas-hombre y ponderacin de factores.

Cantidad de horas-hombre. Consiste en establecer la proporcin de horas-hombre utilizadas hasta la fecha en la actividad respecto del total de horas-hombreprogramadas para la actividad (de acuerdo a la duracin original). Es decir,

Porcentaje Completado = Horas-hombre reales / Horas-hombreprogramadas

Ponderacin de factores. Consiste en definir dos o ms factores que tienenincidencia en la realizacin de una actividad. Estos factores pueden ser suministros(disponibilidad fsica de los elementos o materia prima requeridos para unaactividad), fabricacin (construccin de productos intermedios a partir de la materiaprima), montaje (armado de elementos a partir de productos intermedios) y puestaen marcha (prueba de funcionamiento y finalizacin de la actividad). El responsablede la actividad deber sealar el cumplimiento de cada uno de los factoressealados. De esta forma, el porcentaje completado ser calculado segn

Porcentaje Completado = 1 + 2 + 3 + 4

donde F1, F2, F3, F4 son los factores de la actividad, y

, , , son los coeficientes de ponderacin de cadafactor ( + + + = 1 ) .

Los coeficientes de ponderacin se establecen de acuerdo a la importancia de cadafactor respecto de la actividad en cuestin, por acuerdo entre el responsable de laactividad y el administrador del proyecto. La cantidad de horas-hombre de laactividad puede considerarse en el coeficiente de ponderacin de cada etapa ofactor (suministros, fabricacin, montaje, puesta en marcha).

e) Recursos y Costos reales

La cantidad de recursos utilizada en cada actividad es controlada por el responsablede cada actividad. Los costos reales se obtienen de la gestin administrativa ycontable del proyecto.

f) Estimacin de nuevos tiempos

La duracin restante se estima en forma similar a la duracin original, teniendopresente el trabajo ya realizado y el compromiso existente entre el tiempo definidoy los recursos asignados.

g) Estimacin de recursosLos recursos necesarios para completar una actividad ya iniciada (en trminos detipo y cantidad de recursos) son propuestos por el responsable de la actividad deacuerdo al avance obtenido y los requerimientos reales. Deber tenerse presentelos lmites de disponibilidad (en tiempo y unidades) de cada recurso.

h) Estimacin de precios

Este factor depende del mercado, aunque es posible de manejar de acuerdo alcontrol de inventarios (materias primas, maquinarias, etc.) programados para el

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proyecto.

Para el ingreso de los datos estimativos iniciales (duracin original, cantidad, precioy lmites de disponibilidad de recursos), de los datos reales (porcentaje completado,recursos y costos) y de los datos estimados para las actividades en curso (duracinrestante, cantidad de recursos) es conveniente utilizar formularios de ingreso dedatos que sean llenados conjuntamente por el responsable de cada actividad y eladministrador del proyecto.

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3. PRESENTACION

Primavera Project Planner for Windows, conocido en forma abreviada como P3, esun completo programa computacional para la administracin de proyectos basadofundamentalmente en la tcnica de programacin de actividades conocida como Mtodode la Ruta Crtica o CPM (Critical Path Metod).

Sus diferentes prestaciones lo convierten en una de las ms poderosas herramientas deapoyo para la administracin de proyectos de todo tipo. Est concebido para ayudar a laplanificacin, programacin y control de las actividades que componen un proyecto, ypara facilitar la asignacin y el control de los recursos y costos involucrados en unproyecto.

El presente manual es una traduccin adaptada del manual de referencia del programaPrimavera Project Planner for Windows. Est desarrollado en tres grandessecciones: Introduccin, Creacin de Proyectos y Administracin de Proyectos.

La Introduccin describe cmo trabajar con la grfica de barras (Bar chart) y suvisualizacin en pantalla, crear y personalizar diagramas (layouts), crear grficasimpresas y utilizar la aplicacin grfica Primavera Draw. Se detallan las herramientasque provee el programa para personalizar y presentar cada proyecto en un ambientegrfico, aprovechando la potencialidad de Windows.

La seccin Creacin de Proyectos est compuesta por 7 captulos en los cuales seentrega informacin relacionada con la definicin y creacin de proyectos, incluyendo elestablecimiento de una estructura de trabajo jerrquica, la definicin de cdigos deactividad y calendarios, la definicin de un fondo de recursos y un plan de costos, lacreacin de tems de datos personalizados y el trabajo en un entorno de proyectosmltiples.

La seccin Administracin de Proyectos se compone de 6 captulos, y proporcionainformacin acerca de las herramientas de P3 que facilitan la administracin deproyectos, incluyendo la creacin y mantencin de proyectos objetivo, el clculo yactualizacin de la programacin de actividades, la nivelacin del uso de recursos,modificaciones masivas de datos, la creacin y ejecucin de grficos e informes, laadministracin de archivos de proyectos y los procesos de exportacin e importacin dedatos.

El lector notar que a travs de este trabajo se utiliza reiteradamente las palabras otrminos en idioma ingls, o bien conceptos traducidos pero sealado entre parntesis suequivalente en ingls. Se ha utilizado este esquema dada la errnea tendencia detraducir algunos trminos con diferentes palabras en castellano, hecho que creaconfusin conceptual al utilizar como sinnimos trminos que -para la administracin deproyectos- poseen un significado preciso.

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4. PRIMAVERA PROJECT PLANNER

4.1. INTRODUCCIN

4.1.1. Elementos Bsicos

Aqu se presentan los conceptos bsicos, la terminologa y las convenciones que utilizaPrimavera Project Planner (P3). En general, toda la documentacin del programa asumeque el lector est familiarizado con el trabajo en ambiente Windows. P3 puede sermanejado tanto desde el teclado como a travs de un mouse de 2 botones.

Dada su caracterstica esencialmente grfica, P3 hace uso extensivo de grficos,diagramas, ventanas, cuadros de dilogo y menus desplegables. Por razones deincapacidad grfica para representar las prestaciones de P3, a lo largo de este manualsolamente se har referencia a ellas con una descripcin de texto. Para un conocimientodetallado el interesado deber recurrir al manual de referencia del programa.

4.1.2. Pantallas y grficas de barras

La pantalla grfica presenta la programacin del proyecto utilizando un esquema tabulary una carta grfica. Es posible trabajar con la informacin tabular para modificar datos defilas o columnas o con la carta grfica (empleando el mouse) para cambiar fechas,duraciones y relaciones de actividades.

El men de edicin permite agregar, eliminar, editar, copiar y pegar actividades,establecer relaciones lgicas y encadenar y desencadenar actividades.

4.1.3. Diagramas

Un diagrama (layout) es una pantalla que combina elementos visuales como la tabla deactividades (filas y columnas), carta grfica, organizacin de las actividades y coloresque conforman una perspectiva o vista del proyecto.

Es posible crear un nmero ilimitado de diagramas para cada proyecto. Cada diagramadespliega un conjunto de actividades, las cuales son definidas por un criterio de seleccinestablecido por un filtro. El diagrama utiliza el ltimo filtro activo, y registra este hechopara la prxima utilizacin del diagrama. Por defecto P3 emplea el denominado ClassicSchedule Layout. Este diagrama utiliza una ventana de tiempo que se inicia 5 unidadesde tiempo antes de la fecha de comienzo del proyecto y finaliza 5 unidades de tiempodespus de la fecha de trmino del proyecto.

4.1.4. Filtros

Los filtros permiten seleccionar las actividades que se visualizarn en un diagrama. Losfiltros se emplean para enfocar el anlisis en reas especficas del proyecto.

4.1.5. Tablas y grficos de recursos y costos

P3 proporciona grficos de recursos y costos que pueden ser includos en los diagramaspara el seguimiento del uso y asignacin de recursos y presupuestos. Es posible utilizarcurvas de uso individual (profile curve) o acumulado (cumulative curve) para visualizar el

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uso de recursos o costos por unidad de tiempo o en forma acumulada. Las tablasmuestran los datos de cantidad de recursos y costos por unidad de tiempo.

4.1.6. Programa Primavera Draw

Esta aplicacin es un programa de dibujo para la creacin de imgenes que pueden serincorparadas a cualquier diagrama de P3. Entrega una amplia variedad de herramientasde dibujo para crear todo tipo de imgenes usando lneas, formas geomtricas y texto.Las imgenes pueden ser modificadas en tamao, forma y color.

Primavera proporciona una biblioteca de imgenes predefinidas (clip-art images) quepueden ser incorporadas a cada proyecto. Estas imgenes pueden ser editadas con lasherramientas del programa de dibujo. Es posible importar imgenes desde Windows(metafile images) o utilizar el portapapeles (Windows Clipboard) para pegar archivos deimgenes (archivos metafile o bitmap). Una aplicacin interesante es la creacin eincorporacin del logo o isotipo de la empresa en los informes y grficos impresos.

4.1.7. Impresin de pantallas

Para imprimir el despliegue de una carta grfica, P3 proporciona opciones depersonalizacin de la salida impresa. Es posible imprimir elementos individuales tal cualaparecen en la grfica de pantalla, o bien tales elementos pueden ser modificados paradefinir una pantalla impresa con una combinacin diferente de la tabla de actividades,carta grfica, curvas y tablas de recursos y costos.

4.2. CREACIN DE PROYECTOS

4.2.1. Actividades y Relaciones

Las actividades o tareas representan el trabajo a realizar dentro de un lapso de tiempodeterminado. El proceso mediante el cual se crean las actividades depende del tipo ytamao del proyecto. De esta forma, es posible crear las actividades en forma individualo bien copiarlas en forma masiva desde un conjunto predefinido o fragmento (fragnet).

4.2.2. Cdigos de Actividad

Las actividades o tareas de un proyecto pueden ser jerarquizadas o agrupadas mediantela definicin de un conjunto de cdigos estructurados en un diccionario de cdigos deactividad. De esta forma es posible organizar, agrupar, seleccionar y resumir actividades;y producir informes impresos y grficos basados en esta definicin.

4.2.3. Cdigos de Estructura Laboral Jerrquica (WBS)

Corresponde a la jerarqua o subdivisin laboral (Work Breakdown Structure) necesariapara llevar a cabo el proyecto. El cdigo WBS representa una estructura en niveles dedetalle del trabajo a realizar, comenzando con el producto final, y ste a su vez divididoen elementos de trabajo identificables.

4.2.4. Calendarios

Los calendarios definen los perodos laborales del proyecto, as como la longitud de lasemana laboral (total de das hbiles), los feriados y las excepciones. Una vez definidos

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los calendarios del proyecto, stos se asignan a las actividades para controlar laprogramacin de fechas y modelar situaciones especficas.

4.2.5. Recursos y Costos

El control efectivo de un proyecto integra informacin acerca de la programacin,recursos y costos. Antes de iniciar el seguimiento del uso de recursos y de los costosincurridos es necesario establecer un plan de recursos y costos, para luego asignarlosadecuadamente a cada actividad o tarea definida.

4.2.6. Items de Datos Personalizados

Los tems de datos personalizados permiten crear campos y valores propios del usuariopara clasificar actividades, recursos y contabilizar costos en una base de datos propia decada proyecto.

4.2.7. Proyectos Maestros y Subproyectos

Primavera permite controlar un proyecto complejo que ha sido subdividido en

subproyectos o bien controlar varios proyectos en forma simultnea.

4.3. ADMINISTRACIN DE PROYECTOS

4.3.1. Metas y Progreso

Una vez que el proyecto est en desarrollo es posible analizar su comportamientocomparando el progreso real con la programacin original. El crear una proyecto objetivo(target project) ayuda a decidir cundo es necesario efectuar acciones correctivas y aidentificar las reas con variaciones significativas. Permite adems efectuar un anlisisdel tipo qu ocurre si ...? para planificar el trabajo restante. Al utilizar el presupuestoobjetivo (target budget) es posible calcular el valor del trabajo efectuado (earned value)y determinar los recursos adicionales que sern requeridos para completar el proyecto.

El progreso se registra actualizando la programacin de actividades e ingresando loscostos reales a intervalos regulares. Estos datos pueden ser ingresados directamente enP3 o por medio de la importacin de datos desde una base de datos o una planillaelectrnica.

4.3.2. Programacin y restricciones

Es posible calcular la programacin de actividades cada vez que se agregan o eliminanactividades en un proyecto, se revisan sus fechas, duraciones u otros datos. Una vez quese calcula la programacin, puede ser necesario ajustar ciertas fechas especficas debidoa retrasos por problemas climticos o necesidades de financiamiento. Puede agregarsecondiciones o restricciones que reflejen de manera ms precisa los requerimientos delproyecto.

4.3.3. Cambio global

El comando de cambio global (global change) permite realizar cambios generales a latotalidad de las actividades de un proyecto o a un grupo de ellas en forma rpida. P3entrega flexibilidad para especificar el tipo de cambio general a realizar (bsqueda y

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reemplazo, asignacin de recursos, uso de datos aritmticos o modificacin de datosalfanumricos).

4.3.4. Informes Tabulares y Grficos

P3 proporciona informes y grficos que facilitan la comunicacin de informacinresumida o detallada acerca del proyecto. El usuario determina el contenido, formato,orden y seleccin de las actividades, entre otras opciones. Es posible imprimir informes ygrficos individuales o en serie. Todo informe o grfico puede ser visualizado en pantalla.

Muchas de las opciones de informes y grficos estn disponibles para la pantalla de lacarta grfica, por lo que este captulo presenta nicamente las opciones especficas paraimpresin. Todos los cuadros de dilogo de informes y grficos proporcionan informacinde ayuda contextual.

4.3.5. Comandos utilitarios

Primavera dispone de comandos utilitarios (File, Project) que permiten copiar y borrarproyectos, respaldar y recuperar proyectos en diferentes unidades o directorios, mezclarvarios proyectos para crear un solo gran proyecto y resumir un grupo de proyectos.

4.3.6. Exportacin e Importacin

Primavera puede exportar datos de un proyecto hacia planillas electrnicas, bases dedatos y otras aplicaciones grficas. Tambin es posible importar datos para actualizarproyectos. Al exportar hacia planillas electrnicas es posible realizar clculos adicionales,personalizar la diagramacin de informes, efectuar cambios globales y crear grficosadicionales. Importando datos desde otras aplicaciones es posible construir proyectos,revisar estructuras de cdigos, actualizar datos de recursos y costos o mezclar datos deproyectos.

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5. ELEMENTOS BSICOS

Aqu se presentan los conceptos bsicos, la terminologa y las convenciones que utilizaPrimavera Project Planner (P3). En general, toda la documentacin del programa asumeque el lector est familiarizado con el trabajo en ambiente Windows.

Dada su caracterstica esencialmente grfica, P3 hace uso extensivo de grficos,diagramas, ventanas, cuadros de dilogo y menus desplegables. Por razones deincapacidad grfica para representar las prestaciones de P3, a lo largo de este manualsolamente se har referencia a ellas con una descripcin de texto. Para un conocimientodetallado, el interesado deber recurrir al manual de referencia del programa.

5.1. ESPACIO DE TRABAJO

La pantalla de P3 est dividida en dos secciones: una Tabla de Actividades (Activitytable) ubicada a la izquierda de la pantalla- la cual contiene informacin tabularmostrada en filas (actividades) y columnas (datos de actividades), y una Carta Grfica(Bar chart) -ubicada a la derecha de la pantalla- la cual despliega informacin grfica delas actividades (grfica de barras temporales conocida como Carta Gantt) utilizandobarras y una escala de tiempo graduada.

Ambas zonas de la pantalla pueden ser personalizadas segn las preferencias delusuario, pudiendo modificar ttulos, tipografa y anchos de columnas, colores de fondo yde texto, formas de las barras y notas explicativas asociadas a ellas.

Adems, esta pantalla posee barras de ttulo, de men y de herramientas. Contiene losbotones clsicos de Windows para control de ventanas (mover, cerrar, maximizar,minimizar, etc.). Todos los comandos pueden ser controlados por el mouse o porcombinaciones de teclas o funciones del teclado.

La barra de men contiene los comandos para definir un proyecto, agregar, editar yprogramar actividades, nivelar recursos, generar informes y otras funciones.

La barra de herramientas puede ser personalizada para incluir los conos representativosde los comandos y funciones ms utilizados.

5.2. CUADROS DE DILOGO

La mayora de los comandos del programa despliegan cuadros de dilogo que desplieganinformacin o solicitan el ingreso de datos para ejecutar alguna accin. Estos cuadrosposeen ventanas, botones de opciones selectivas y cuadros para listas tabulares (filas y

columnas).

5.3. VENTANAS MLTIPLES

P3 permite abrir hasta 4 proyectos en forma simultnea, cada uno de los cuales utilizauna ventana propia, las cuales pueden ser arregladas en forma de cascada. Paraaprovechar esta opcin el programa debe ejecutarse en un equipo con al menos 16 MBde memoria principal.

5.4. PANTALLAS Y GRFICAS DE BARRASPgina 17 de 174


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La pantalla grfica presenta la programacin del proyecto utilizando un esquema tabulary una carta grfica. Es posible trabajar con la informacin tabular para modificar datos defilas o columnas o con la carta grfica (empleando el mouse) para cambiar fechas,duraciones y relaciones de actividades.

El men de edicin permite agregar, eliminar, editar, copiar y pegar actividades,establecer relaciones lgicas y encadenar y desencadenar actividades.

5.4.1. Elementos bsicos

La pantalla que aparece cuando se abre un proyecto se conoce como el diagrama pordefecto (default layout), el cual se denomina Classic Schedule Layout. Este diagramadespliega informacin bsica de la programacin del proyecto (fechas programadas,duraciones, porcentaje de trabajo completado, holguras y otros datos de laprogramacin). Un diagrama es la combinacin de elementos visuales, incluyendo lasactividades, su organizacin, tamao de barras, colores, diseos, tipografa y otrosatributos. Todos estos elementos pueden ser modificados para personalizar el diagramade presentacin de informacin. Para desplazarse a travs de un diagrama se emplea elmouse (con las funciones clsicas de desplazamiento en ventanas del ambienteWindows) o el teclado (teclas independientes y combinaciones con teclas de control o defunciones).

5.4.2. Tabla de Actividades

La tabla de actividades despliega una actividad por fila con sus correspondientes datosen las columnas de la tabla. Si se incluye demasiados datos por actividad, esta tabla sehar demasiado ancha, en desmedro de visualizacin de la carta grfica. Esta tablapuede ser formateada mediante el comando Format, Columns que permite al usuariodefinir los datos desplegados, el ttulo, ancho, alineacin y tipografa de la columa. P3despliega cuadros de dilogo que facilitan el formato y personalizacin de la tabla de

actividades. Es posible dar formato a las fechas y valores numricos desplegados.5.4.3. Barras de actividades

La carta grfica -que despliega las barras de las actividades y sus relaciones- puede sermodificada para incluir diferentes tipos de barras grficas (representativas de diferentesfechas de programacin para una misma actividad) y texto ilustrativo de actividades,recursos, anotaciones y otros. Para ello se emplea el comando Format, Bars. P3despliega cuadros de dilogo que facilitan el formato y personalizacin de la cartagrfica. Es posible modificar la unidad de tiempo y la densidad de la escala de tiempograduada. Es posible limitar la ventana de visualizacin del tiempo estableciendo unafecha de inicio y trmino (no es aconsejable establecer lmites que corten el despliegue

total del proyecto). La grilla (lneas de fondo horizontales y verticales) puede ser editada.

5.4.4. Uso del mouse.

La carta grfica facilita efectuar cambios en la programacin del proyecto sin necesidadde utilizar el teclado. Mediante el puntero del mouse y con operaciones de arrastre (drag)y soltura (drop) es posible actualizar actividades y aplicar restricciones sin necesidad dedigitar informacin.

5.4.5. Organizacin de actividades

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Es posible ordenar las actividades para sean desplegadas en el orden deseado en undiagrama de P3. Las actividades pueden ser ordenadas por diferentes criterios oparmetros. Si se emplea un parmetro selectivo, se obtiene un tipo de organizacindenominado actividades agrupadas (grouping). La agrupacin de actividades permiteenfocar la atencin en reas especficas del proyecto. El diagrama presenta lasactividades agrupadas separadas por filas que pueden ser rotuladas con un ttulorepresentativo. Para efectos de impresin, es posible incorporar saltos de pgina entrelas diferentes agrupaciones definidas. En particular, puede ser interesante agrupar lasactividades utilizando los cdigos de la estructura de trabajo jerrquica.

5.4.6. Presentaciones resumidas

Las actividades agrupadas pueden presentarse en forma resumida, presentando unavisin general del proyecto sin detalles de cada actividad. Para resumir actividades seemplea el comando Display, Summarize All. P3 puede resumir los datos datos de la tablade actividades y las barras de actividades de la carta grfica. Estas barras pueden sermodificadas en su presentacin empleando el comando Format, Summary Bars.

5.4.7. Elementos OLE

P3 permite incorporar objetos ligados e incrustados (OLE) para integrar informacinproveniente de diferentes aplicaciones. Por ejemplo, es posible crear dibujos, grficos,texto otros objetos por medio de una aplicacin OLE e integrar tales objetos en eldiagrama del proyecto. Para mayores detalles refirase al manual de referencia delprograma.

5.5. DIAGRAMAS

Un diagrama (layout) es una pantalla que combina elementos visuales como la tabla deactividades (filas y columnas), carta grfica, organizacin de las actividades y colores

que conforman una perspectiva o vista del proyecto.

Es posible crear un nmero ilimitado de diagramas para cada proyecto. Cada diagramadespliega un conjunto de actividades, las cuales son definidas por un criterio de seleccinestablecido por un filtro. El diagrama utiliza el ltimo filtro activo, y registra este hechopara la prxima utilizacin del diagrama. Por defecto P3 emplea el denominado ClassicSchedule Layout. Este diagrama utiliza una ventana de tiempo que se inicia 5 unidadesde tiempo antes de la fecha de comienzo del proyecto y finaliza 5 unidades de tiempodespus de la fecha de trmino del proyecto.

5.5.1. Creacin de diagramas

Para crear un nuevo diagrama se emplea el comando File, Layout, New. Es posiblemodificar los atributos de colores de pantalla, tipografa y filtros asociados a cadadiagrama. Para grabar un diagrama se emplea el comando File, Layout, Save. Losdiagramas son identificados con cdigo LT seguido de 2 dgitos y -adicionalmente- unnombre propio.

5.5.2. Aplicacin de diagramas

P3 puede abrir un diagrama por vez para cada proyecto, aunque pueden ser compartidoscon otros usuarios. Para aplicar un diagrama especfico se emplea el comando File,

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Layout, Open. Un diagrama puede desplegar hasta 16.000 filas. P3 registra el ltimodiagrama activado para los ltimos 25 proyectos abiertos.

Los diagramas pueden ser intercambiados entre diferentes proyectos mediante laaplicacin del comando File, Layout, Transfer. Los objetos OLE no se transfieren cuandose intercambian diagramas. El diagrama puede ser borrado con el comando File, Layout,Delete.

Para actualizar un diagrama aplicando un nuevo filtro se utiliza el comando Format, RunFilterNow. Esta accin incorpora toda actividad que haya sido agregada o modificada yconcuerde con los criterios de seleccin del filtro. El comando Format, Reorganize Nowpermite ordenar el despliegue de actividades segn la agrupacin activa y los criterios deordenamiento establecidos en el cuadro de dilogo de organizacin de actividades.

5.5.3. Tipografa y colores

P3 provee un cuadro de dilogo de definicin de tipografa (comando Define, Fonts) quepermite modificar el tipo, estilo y tamao del texto del diagrama. El comando Format,Screen Colors permite personalizar los colores de la tabla de actividades, ttulos decolumnas, escala de tiempo, texto y fondo de la carta grfica, destacar colores deactividades, recursos, grficos y lneas de fechas. El diagrama inicial Classic ScheduleLayout posee un esquema de combinacin de colores predefinido que no puede sermodificado. Los esquemas de combinacin de colores definidos pueden ser grabados yutilizados por el usuario en diferentes proyectos.

5.6. FILTROS

Los filtros permiten seleccionar las actividades que se visualizarn en un diagrama. Losfiltros se emplean para enfocar el anlisis en reas especficas del proyecto.

5.6.1. Definicin de filtrosCada diagrama tiene asociado un filtro, el cual es identificado en la barra de estado(ltima lnea de la pantalla). Cada filtro emplea un conjunto de instrucciones -llamadocriterio de seleccin- que determina cuales actividades aparecern en la pantalla. Paravisualizar un filtro (P3 trae predefinidos alrededor de 20 filtros) se emplea el comandoFormat, Filter, y luego se aplica seleccionando el botn OK del cuadro de dilogo defiltros. Cuando se abre un diagrama, P3 aplica el filtro definido en el cuadro de dilogoopciones de diagramas (se emplea el comando File, Layout, Options). Es posible crear unnmero ilimitado de filtros para cada proyecto. Al crear un nuevo filtro o modificar unoexistente se puede especificar hasta 4 niveles de criterios de seleccin, donde cada nivelpuede contener 7 criterios. Los criterios de un mismo nivel y los diferentes niveles

pueden enlazarse con el operador lgico AND (All) o el operador OR (Any). Lasactividades son filtradas por los diferentes niveles en orden sucesivo (del 1 al 4).

Los operadores lgicos permitidos como criterio de seleccin se muestran en la tablasiguiente:

Columna Descripcin

Select if Identifica el dato empleado para la seleccin

Is Permite restringir el nmero de actividades seleccionadas segn algunode los siguientes criterios

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EQ Equal toNE Not equal toGT Greater thanLT Lower thanWR Within rangeNR Not within rangeCN Text string contains

SN Text string does not containsLow Value

High Value

Identifica el dato de la actividad para establecer la seleccin. El valorsuperior (high value) se utiliza solo con los criterios que determinan rango(WR y NR)

Para borrar o transferir filtros se emplea los botones Delete y Transfer-respectivamente-del cuadro de dilogo de filtros.

5.6.2. Relacin con diagramas

Cuando se graba un diagrama, P3 registra la identificacin del filtro y los criterios deseleccin del filtro activo en el archivo de diagramas. Las especificaciones de un filtroson almacenadas por proyecto y son compartidas por los diferentes diagramas. Todos los

usuarios con acceso al proyecto pueden agregar, modificar, borrar o transferirdiagramas.

Si al abrir un diagrama el filtro almacenado en el diagrama no concuerda con el filtroalmacenado en el proyecto, P3 despliega un mensaje (Filter has changed. Update fromcurrent?) ofreciendo la opcin de actualizar el diagrama con el filtro activo -almacenadoen el proyecto- (opcin Yes) o con el filtro correspondiente el ltimo filtro usado por eldiagrama -almacenado en el diagrama- (opcin No). Si el filtro propio del diagrama noexiste en el proyecto, P3 despliega un mensaje (Filter does not currently exists. Create?)ofreciendo la opcin de crear el filtro (opcin Yes) en el proyecto o solamente ejecutarlo(opcin No). Los filtros pueden ser aplicados empleando diferentes opciones. Para ello seemplea el comando File, Layout, Options. El cuadro de dilogo de opciones de diagrama

permite aplicar el filtro reemplazando el conjunto de actividades activas (Replace currentset activities) con las actividades filtradas, agregando las actividades filtradas al conjuntoactivo (Append to current set of activities), no aplicar el filtro (Do not run the filter) oconsultar por la aplicacin de un filtro (Ask how filter is to be applied).

Si se escoge la opcin de consulta de aplicacin, cada vez que se activa un diagrama P3presenta un cuadro de dilogo de aplicacin de filtro que consulta sobre la aplicacin delfiltro (Run the filter) y la forma como ste afecta al conjunto de actividades activas(reemplazando o agregando).

Mediante el botn Options del cuadro de dilogo de apertura de proyectos es posibledeterminar el filtro a aplicar antes de abrir un proyecto.

Los filtros y los diagramas son almacenados junto con el proyecto, luego diferentesusuarios que compartan un mismo proyecto tendrn acceso a los mismos diagramas yfiltros.

5.7. TABLAS Y GRFICOS DE RECURSOS Y COSTOS

P3 proporciona grficos de recursos y costos que pueden ser includos en los diagramaspara el seguimiento del uso y asignacin de recursos y presupuestos. Es posible utilizar

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curvas de uso individual (profile curve) o acumulado (cumulative curve) para visualizar eluso de recursos o costos por unidad de tiempo o en forma acumulada. Las tablasmuestran los datos de cantidad de recursos y costos por unidad de tiempo.

5.7.1. Creacin de tablas y grficos

Las tablas y grficos de uso de recursos y costos pueden desplegarse direactamente enla carta grfica. P3 despliega la tabla o el grfico correspondiente sobreponiendo unaventana en el tercio inferior de la pantalla, bajo las reas de la tabla de actividades ycarta grfica.

Estas tablas o grficos pueden ser grabados como parte del diagrama o ser impresosdirectamente con el comando File, Print. Las tablas o grficos reflejan el uso de recursoso costos basado en las fechas ms prximas programadas.

P3 despliega un cuadro de dilogo de tablas y grficos que contiene opciones paraseleccionar recursos y personalizar las curvas y grficos. Este cuadro puede serdesplazado utilizando el mes. En el eje de las ordenadas (eje Y) aparecen dos escalasgraduadas. La escala de la izquierda se utiliza para los histogramas; la escala de laderecha mide los valores acumulados. P3 proporciona suficiente espacio en el eje Y paramostrar valores de hasta 2 dgitos. La zona superior de la escala muestra las unidades yel factor de escala. Ntese que la escala de tiempo (eje X) de los grficos muestra elmismo nmero de unidades de tiempo que la escala temporal de la carta grfica. Ambasescalas poseen una grilla o lneas de fondo que facilitan la visualizacin de datos (puedenser modificadas con el comando Format, Sight Lines).

Para crear una tabla o un grfico basado en cuentas de costos o una combinacin derecursos y cuentas de costos se utiliza el botn Selectdel cuadro de dilogo de tablas ygrficos. Aparecer un nuevo cuadro de dilogo de seleccin de curvas (o tablas) derecursos. El ancho y la altura de la ventana puede ser modificado con el puntero del

mouse. El ancho de esta ventana siempre coincide con el ancho de la carta grfica.5.7.2. Personalizacin de tablas y grficos

Es posible modificar la presentacin de tablas y grficos mediante la opcin Displaydelcuadro de dilogo de tablas y grficos. El nuevo cuadro de dilogo que aparece permiteseleccionar entre recursos y costos, formato de las curvas, cantidad de decimales yvisualizacin de recursos sobreasignados.

El cuadro de dilogo opciones de despliegue de curvas presenta 3 ventanas. La ventanade despliegue (Display) permite seleccionar entre unidades de recursos (Units) o costos(Costs). Esta ltima opcin permite el seguimiento del flujo de caja del proyecto.

La ventana de presentacin (Presentation) permite seleccionar entre histogramas(Histogram) de rea (Area) o de barra (Bar), destacar las sobreasignaciones con otrocolor (Emphasize overload with color) y dibujar los lmites de disponibilidad del recurso(Draw limits). Otra alternativa es desplegar curvas acumuladas (Cumulative curve).

Es posible definir la unidad de tiempo (Time interval) a usar en el grfico y la forma declculo de los valores (cuando la unidad de tiempo escogida para el grfico no concuerdacon la unidad de planificacin del proyecto). Las opciones son totalizar (Total), valormximo (Peak) o valor promedio (Average).

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La totalizacin corresponde a la suma de los valores en el intervalo de tiempo. El valormximo corresponde a los valores ms altos por unidad de planificacin en cadaintervalo. El valor promedio corresponde a la suma de valores del intervalo dividida porel nmero de unidades de planificacin del intervalo.

Tngase presente que al desplegar curvas de costos, sta representa costos reales(actual costs) hasta la fecha de control (data date), los valores siguientes correspondena una estimacin de costos (costs to complete).

El cuadro de dilogo opciones de despliegue de tablas presenta 2 ventanas. La ventanade despliegue (Display) permite seleccionar entre unidades de recursos (Units) o costos(Costs). Existe un campo para definir la cantidad de decimales (mximo 2 decimales).

La ventana de tiempo (Time interval) posee las mismas opciones de los grficos,agregando un campo para seleccionar el tipo y tamao de la letra.

5.7.3. Seleccin de recursos y cuentas de costos

Es posible crear curvas o tablas empleando cuentas de costos o una combinacin derecursos y cuentas de costos (ambos deben estar definidos en el respectivo diccionariodel proyecto). Esto se realiza mediante la opcin Selectdel cuadro de dilogo de tablas ygrficos. El cuadro de dilogo de seleccin de tablas (o grficos) permite combinarrecursos y costos en una misma curva. La siguiente tabla describe las opciones de cadacuadro de dilogo:

Columna Descripcin

Group #

(Profile)

Define la forma como aparacern los recursos/costos. Grupos connmero diferentes aparecen apilados (stacked) como una barrasobre otra. Grupos con el mismo nmero se muestran combinadosen el histograma. Puede definirse hasta 24 grupos

Row #(Table)

Define una fila de la tabla. P3 combina los datos con igual nmerode fila. Puede definirse hasta 24 filas

Group Name Identifica cada seleccin. El nombre del grupo aparece en laleyenda del grfico y a la izquierda de la tabla

Group Color

(Profile)

Identifica cada seleccin. Es posible escoger un color desde lapaleta de colores del programa. Al apilar es conveniente escogercolores diferentes. Los grupos con igual nmero deben usar elmismo color (ya que son combinados entre s)

Low Value/HighValue

Resource/CostAccount

Identifica el recurso/cuenta de costos seleccionado desde la listade recursos y cuentas de costos de los diccionarios. El valorsuperior (high value) se ingresa solamente cuando se definen

rangos (criterios WR y NR)

Cuando se despliegan histogramas es posible identificar cada grupo (si estn apilados) yel valor correspondiente (uso de recursos o costos) a cada perodo de tiempo de lagrfica pulsando el puntero del mouse sobre el grfico. P3 desplegar una cuadro devalores de curvas, sealando el nombre del grupo (Group Name), el color (Color), el valor(Value) -si se trata de costos- y la unidad (Units) -si se trata de recursos.

La tabla siguiente muestra las combinaciones vlidas para recursos y cuentas de costos:

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Seleccin EQ NE GT LT WR NR

Resource Y Y Y Y Y Y

Cost Account Y Y Y Y Y Y

Cost Account Wildcard Y N N N * N

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Seleccin EQ NE GT LT WR NR

Resource/Cost Account Y N N N N N

Resource/Cost Account Wildcard N N N N N N

Hierarchical Resource Y Y N N N N

EQ= igual a NE= no igual a GT= mayor que

LT = menor que WR = dentro de rango NR = fuera de rango

Y = seleccn vlida N = seleccin no vlida

(*) Cuando se emplean comodines (wildcard) dentro de un rango (WR) el signo deinterrogacin (?) debe ocupar la misma posicin en las columnas de valor inferior (lowvalue) y superior (high value).

5.8. PROGRAMA PRIMAVERA DRAW?

Esta aplicacin es un programa de dibujo para la creacin de imgenes que pueden serincorparadas a cualquier diagrama de P3. Entrega una amplia variedad de herramientasde dibujo para crear todo tipo de imgenes usando lneas, formas geomtricas y texto.Las imgenes pueden ser modificadas en tamao, forma y color.

Primavera proporciona una biblioteca de imgenes predefinidas (clip-art images) quepueden ser incorporadas a cada proyecto. Estas imgenes pueden ser editadas con lasherramientas del programa de dibujo. Es posible importar imgenes desde Windows(metafile images) o utilizar el portapapeles (Windows Clipboard) para pegar archivos deimgenes (archivos metafile o bitmap). Una aplicacin interesante es la creacin eincorporacin del logo o isotipo de la empresa en los informes y grficos impresos.

5.9. IMPRESIN DE PANTALLAS

Para imprimir el despliegue de una carta grfica, P3 proporciona opciones depersonalizacin de la salida impresa. Es posible imprimir elementos individuales tal cualaparecen en la grfica de pantalla, o bien tales elementos pueden ser modificados paradefinir una pantalla impresa con una combinacin diferente de la tabla de actividades,carta grfica, curvas y tablas de recursos y costos.

5.9.1. Impresin de la carta grfica

Cuando se imprime la carta grfica, P3 basa la salida impresa en el despliegue de lapantalla activa. De esta forma, las fechas de comienzo y trmino de la escala de tiempo,la tabla de actividades y carta grfica, as como las grficas y tablas de recursos

corresponden al formato del diagrama (layout) activo al momento de la impresin. Lasalida impresa est basada en la organizacin de actividades dada por criterios deagrupacin, por la estructura de trabajo jerrquica o por resmenes de actividades. Esposible obtener pantallas impresas con actividades agrupadas y rotuladas (organizebands), con datos resumidos (summarized data), con curvas de uso de recursos(resource profile), o con organizacin jerrquica (WBS outline).

Otras opciones tales como ttulos y mrgenes se obtienen del cuadro de dilogo deopciones de impresin. Cuando se imprime una pantalla, P3 ignora las divisioneshorizontales (horizontal split bar). Este cuadro de dilogo presenta 3 ventanas para

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definir el formato de despliegue de datos (Display), la definicin de pginas (Pagesettings) y los encabezados de ttulos (Title block).

La ventana de despliegue de datos permite seleccionar la fecha de comienzo (Start date)y de trmino (End date) de la salida impresa. Es recomendable definir una ventana detiempo que permita cubrir una porcin del proyecto completo cuando se desee enfocarel anlisis en una parte del proyecto total. Cuando se imprima datos de costos, serecomienda cubrir todo el proyecto (de lo contrario, las predicciones de costos no sernexactas). Estas fechas pueden ser definidas como absolutas o relativas. Para actividadesque no quedan dentro de la ventana de tiempo definida P3 no imprime las barrasgrficas pero s imprime los datos de la tabla de actividades.

Para imprimir la tabla de actividades se selecciona la opcin Activity table. Si se deseaobtener una salida impresa que contenga solamente las columnas visibles en pantalla deesta tabla se debe seleccionar la opcin Show visible columns only. La opcin Barspermite imprimir las barras de actividades. Para imprimir recursos y costos se activa laseleccin Resource/Cost display.

La ventana de definicin de pginas permite escoger la ubicacin de la escala de tiempo(Timescale placement) arriba (top) y/o abajo (bottom) de cada pgina impresa. El campode pginas horizontales (Maximun number of horizontal pages) permite establecer elnmero de pginas impresas en sentido horizontal (por problemas de espacio, la escalade tiempo puede no aparecer). Si este valor se deja en 0, P3 ajusta la impresin en formaautomtica.

Es posible definir los mrgenes de impresin superior (Top), inferior (Bottom), izquierdo(Left) y derecho (Right), as como definir la unidad de medida (Margin units). Esta unidadpuede ser pulgadas (inches), centmetros (centimeters) o puntos de impresin (points). Elrea de impresin vara de acuerdo a la impresora (printer) o graficador (plotter)empleado y al programa controlador (driver) instalado. Para impresin contnua se debe

ingresar 0 en los mrgenes correspondientes. Las pginas impresas se identifican comofilas (nmeros) y columnas (letras). As, la pgina 2B corresponde a la segunda fila (2) ysegunda columna (B).

Es posible imprimir ttulos y escalas de tiempo en todas las pginas (Showtimescale/titles on all pages). Al utilizar una impresin continua, es recomendabledesactivar esta opcin para obtener encabezamientos y ttulos solo en la primera pgina.De igual modo, para impresin contnua es recomendable no imprimir los bordesinteriores de cada pgina (Mask interior page borders).

La ventana de encabezados de ttulos permite definir hasta 3 lneas de ttulos (Centertitle) y 1 ttulo de revisin (Revisin title), los cuales sirven de encabezado para las

pginas impresas. El encabezado de ttulo puede ser impreso (Placement) al final(bottom) de la primera o ltima pgina, o en todas las pginas ( all pages). Si no deseaimprimirlo debe escoger la opcin None. El tipo y tamao de letra se define en el campoFont.

Existe la alternativa de imprimir o eliminar el cuadro de revisin (Supress revision box),imprimir el logo de la empresa (Display logo) e imprimir los archivos fuentes del proyecto(Display project and file names). El logo a imprimir debe ser un archivo grfico creadocon la extensin .PMT en el programa de dibujo proporcionado por Primavera. Paraproyectos con mltiples revisiones y gran cantidad de informes es aconsejable

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seleccionar la impresin de nombres de proyectos y archivos.

Al ejecutar una impresin de pantalla P3 otorga la opcin de mostrar en pantalla(preview) la salida impresa. Para impresiones con un alto nmero de pginas esconveniente efectuar una revisin previa. P3 proporciona una lupa o zoom (magnifyingglass) para acercar los detalles de la salida impresa. Adems, el cuadro de dilogocontiene los siguientes botones:

OK Cierra el cuadro de dilogo e imprime la pantalla

Cancel Cierra el cuadro de dilogo sin imprimir la pantalla

Logo ... Permite incorporar un logotipo (archivo .PMT)

Grayscale...

Muestra la salida impresa en tonalidades grises

La opcin Grayscale transforma la pantalla a colores en una pantalla monocromtica contonalidad de grises. Para usuarios con impresoras monocromticas, esta opcin ayuda avisualizar la salida impresa a obtener.

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5.9.2. Seleccin de impresora o graficador

El comando File, Print Setup permite escoger la impresora o el graficador para laimpresin de informes, grficos y carta grfica. P3 soporta una amplia variedad deimpresoras y graficadores. El cuadro de dilogo de impresin es similar a las ventanasempleadas en Windows para el control de impresoras. Por defecto P3 utiliza la impresora

instalada en el panel de control de Windows.

P3 soporta la mayora de los graficadores e impresoras laser del mercado. Losgraficadores utilizan un lenguaje grfico como elemento de control. P3 soporta GraphicsMachine Language (GML) para Zeta Graphics, Hewlett-Packard Graphics Language (HP-GL y HP-GL/2) para Hewlett-Packard, CCP para Calcomp y DM/PL para HoustonInstruments. Otros modelos compatible con lenguaje HP-GL son AST Turbo Laser (seconfigura como HP7550), Graphtec MP2000 (configurado como HP7475) y JDL-850EWS/GL (configurado como HP7550). Los graficadores Ioline LP3700 y LP3000 secontrolan con lenguaje DM/PL.

5.9.3. Opciones de impresin

Al imprimir una pantalla puede ser necesario insertar saltos de pginas (page breaks),convertir un diagrama en colores para un impresora monocromtica o imprimirsolamente un rango de las pginas de la salida impresa.

P3 divide la pantalla en las pginas requeridas al visualizar un vista previa o al ejecutarla impresin. Para visualizar la subdivisin en pginas se utiliza el comando Format,Show Page Breaks. Los saltos de pgina insertados por P3 (soft page breaks) semuestran como lneas grises slidas. El usuario puede insertar saltos de pgina utilizandoel comando Format, Add Page Break. Estos saltos de pgina (hard page breaks) semuestran con doble lnea achurada.

Al imprimir en una impresora monocromtica, P3 proporciona un mapa para transformarcolores en escalas de grises (se utiliza el botn Grayscale ... del cuadro de dilogo deopciones de impresin).

Al abrir el cuadro de dilogo de definicin de impresin (con el comando File, Print Setup)el botn Options ... permite imprimir todo el proyecto o solo una porcin de la cartagrfica. Las opciones disponibles dependern de la impresora seleccionada.

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6. CREACIN DE PROYECTOS

6.1. ACTIVIDADES Y RELACIONES

Las actividades o tareas representan el trabajo a realizar dentro de un lapso de

tiempo determinado. El proceso mediante el cual se crean las actividades dependedel tipo y tamao del proyecto. De esta forma, es posible crear las actividades en formaindividual o bien copiarlas en forma masiva desde un conjunto predefinido o fragmento(fragnet).

6.1.1. Creacin de un proyecto

Para crear un nuevo proyecto se debe escoger:

File, New

En el cuadro de dilogo que aparece se deber ingresar un nombre para el proyecto

(hasta 4 caracteres); es opcional el ingreso de un nmero o versin (Number/Version),del ttulo del proyecto (Project title) y del nombre de la compaa (Company name);todos los dems datos corresponden a valores por defecto.

La unidad de planificacin (Planning unit) determina la unidad de tiempo que elprograma utiliza para programar (y controlar) el proyecto. Esta unidad de tiempo puedeser horas (h), das (d), semanas (w) o meses (m). Cuando recin se crea un proyecto, P3establece como unidad de planificacin el da, con una semana laboral (workweek) de 5das (de lunes a viernes). Esta semana laboral est basada en el calendario 1(corresponde a una copia del calendario global y se crea con cada proyecto). Para otrasunidades de tiempo (horas, semanas o meses) el calendario 1 define una semana laboralcontinua de 7 das.

Para modificar el nmero de das hbiles de la semana laboral y el da de inicio de lasemana se debe utilizar los campos das laborales/semana (Workdays/week) e inicio dela semana (Week starts on), respectivamente.

El proyecto puede definirse con fecha de comienzo (Project start) o con fecha de trmino(Project must finish by). La fecha de comienzo (valor por defecto) corresponde a la fechadel sistema.

Si el nuevo proyecto corresponde a un subproyecto, en la ventana inferior del cuadro dedilogo deber especificarse este hecho seleccionando el botn Treat this new project asa subproject. Deber identificarse el proyecto maestro (Master project) con un nombre de

hasta 4 caracteres y el subproyecto (Subproject ID) con un nombre de hasta 2 caracteres(al menos 1 debe ser alfabtico).

Todo nuevo proyecto se inicia con el diagrama (layout) por defecto, el cual contiene latabla de actividades (Activity table) y la grfica de barras (Bar chart), junto con elformulario de actividades (Activity form). De esta forma, el programa est preparadopara ingresar la definicin de actividades.

6.1.2. Creacin de actividades

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Cuando se ingresa una actividad, P3 siempre despliega el formulario de actividades(Activity form), siendo necesario especificar la identificacin (ID), un nombre o ttulo y laduracin de la actividad. Inicialmente P3 establece la duracin original (original duration)de la actividad en 1 unidad de tiempo.

Ntese que para identificar plenamente una actividad el programa solamente requiere desu cdigo de identificacin (ID), aunque es altamente recomendable utilizar un nombre ottulo para identificar de manera ms explcita a cada actividad.

Al crear una actividad, P3 asigna la fecha actual del proyecto (project data date) como lafecha ms temprana de comienzo FTC (early start date) de la actividad, y calcula la fechams prxima de trmino FPT (early finish date) como la fecha actual ms la duracin dela tarea (considera solamente los perodos de tiempo laborales, segn el calendarioasignado). Estas fechas son usadas para todos los clculos de programacin de P3.

6.1.2.1. Estimacin de la duracin

Es preciso ingresar una estimacin de la duracin original de la actividad (tiemporequerido para completar la actividad) expresada en unidades de planificacin. P3considera este dato como un valor determinstico. El tiempo faltante para completar laactividad o duracin restante (remaining duration) es igual -en un comienzo- a laduracin original.

En el caso que se definan recursos que controlan la duracin de una actividad de acuerdoa su disponibilidad (driving resource), P3 puede calcular la duracin de la actividad(driven durations) como el cuociente entre la cantidad de recurso presupuestada(budgeted amount) y la tasa de ocupacin del recurso (rate of use).

6.1.2.2. Definicin del tipo de actividad

P3 permite clasificar las actividades en diferentes tipos, segn su duracin temporal o sudefinicin. Estos tipos son

Tipo deActividad

Descripcin

Startmilestone

Actividad con cero duracin que sirve para sealar el inicio de unasecuencia de actividades. Corresponde a un punto de control o hito

Finishmilestone

Actividad con cero duracin que sirve para sealar el trmino deuna secuencia de actividades. Corresponde a un punto de control ohito

Start flag Seala el inicio de un grupo de actividades. Corresponde a la fechams prxima de comienzo (FPC) de l o los predecesores

Finish flag Seala el trmino de un grupo de actividades. Corresponde a lafecha ms tarda de trmino (FTT) de l o los predecesores

Hammock Resume las fechas FPC y FTT de un conjunto de actividades. Es deutilidad cuando se desea informar acerca de la duracin global deun grupo de actividades importantes

El cuadro de dilogo del formulario de actividades presenta los siguientes camposeditables

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Campo Descripcin

ID Identificacin de la actividad. Su ingreso es obligatorio

Nombre, ttulo o descripcin de la actividad. Acepta hasta 48caracteres

OD Duracin original. Debe ingresarse de acuerdo a la unidad de

planificacin seleccionadaRD Duracin restante. Inicialmente es igual a la duracin original

Pct Porcentaje completado. Corresponde al porcentaje de avance odesarrollo de la actividad. Este valor modifica la duracin restante

Cal Establece el calendario asociado a la actividad. Por defecto se utilizael calendario 1

Type Tipo de actividad. Por defecto se utiliza el tipo actividad o tareanormal (act)

ES/EF Fechas ms prximas de comienzo y trmino, respectivamente.Calculadas por P3

LS/LF Fechas ms tardas de comienzo y trmino, respectivamente.Calculadas por P3

TF/FF Holguras libre y total. Calculadas por P3

Existen otros campos (includos por defecto) que corresponden a la codificacin y/oestructuracin de actividades.

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6.1.2.3. Agrupacin de actividades

Las actividades pueden ser organizadas dentro de grupos basados en el cdigo deidentificacin (ID code), el cdigo de actividad (activity code), el cdigo de estructura

jerrquica (Work Breakdown Structure) y su calendario (calendar ID).

6.1.3. Creacin y modificacin de relaciones

Una vez que se han creado todas las actividades, stas deben ser encadenadas entre scon relaciones lgicas de secuencia que definen una red lgica de actividades (diagramade red) por medio del cual P3 determina la programacin o ubicacin temporal de cadaactividad.

Para encadenar actividades (relacin lgica de secuencia) empleando el mouse se debeescoger el comando

Display, Relationships

Alternativamente se puede utilizar los formularios de predecesor y/o sucesor(Predecessor & Successor forms) para definir las relaciones lgicas entre las actividades.Estos formularios aparecen abreviados como Pred y Succ en el formulario de actividades.Es posible definir cuatro tipos de relaciones lgicas, descritas a continuacin

Tipo derelacin

Descripcin

Finish-to-start(FS)

La actividad sucesora (dependiente) puede comenzar una vezfinalizada la actividad predecesora (independiente)

Start-to-start (SS) El inicio de la actividad sucesora (dependiente) depende del iniciode la actividad predecesora (independiente)

Finish-to-finish(FF) El trmino de la actividad sucesora (dependiente) depende deltrmino de la actividad predecesora (independiente)

Start-to-finish(SF)

La actividad sucesora (dependiente) nopuede finalizar hasta quecomience la actividad predecesora (independiente)

Si una actividad sucesora no comienza inmediatamente de finalizada su predecesora, esposible definir un atraso (lag) o adelanto (lead) expresado en unidades de planificacin.Este valor puede ser positivo (atraso) o negativo (adelanto). En general, los adelantos (oatrasos negativos) no corresponden a una situacin normal.

6.1.3.1. Encadenamiento mltiple

Para encadenar simultneamente un grupo de actividades en una secuencia lgica esposible utilizar los comandos Edit, Select All para seleccionar las actividades (en pantallaaparecen resaltadas) seguido de Edit, Link. P3 agrega relaciones del tipo FS entre lasactividades, unindolas secuencialmente desde la primera actividad seleccionada hastala ltima.

6.1.3.2. Modificacin de relaciones

Para modificar el tipo de relacin o especificar un nuevo valor para el atraso se debeapuntar con el mouse a la lnea que une las actividades a modificar (previamente debe

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desplegarse las relaciones lgicas mediante el comando Display, Relationships). Lasmodificaciones se introducen en el cuador de dilogo Edit Relationship. Si la actividadapuntada tiene ms de una relacin, P3 despliega el cuadro de dilogo ConfirmRelationship mediante el cual se puede seleccionar la relacin lgica correspondiente alas actividades a modificar.

6.1.4. Formulario de Actividades

Este formulario contiene informacin detallada acerca de cada actividad (desplegandoaqulla seleccionada en la tabla de actividades). Para seleccionarlo se debe escoger

Display, Activity form

El formulario despliega informacin acerca de la identificacin de la actividad,descripcin, fechas prximas y tardas, holguras, duracin original y restante, porcentajecompletado, identificacin del calendario y tipo de actividad. En la ltima fila semuestran los valores de los distintos cdigos asociados.

6.1.4.1. Edicin de datos

Para cambiar cualquier dato basta con sobre-escribir en el campo correspondiente. En loscampos con datos estructurados, P3 despliega un cono de lista mediante el cual sepuede escoger el nuevo valor (campos Cal, Type, WBS o cdigo de actividad).

6.1.4.2. Formulario detallado

Desde la barra de men es posible desplegar un formulario especfico usando elcomando Display, Activity Detail. De esta forma se puede desplegar cualquiera de lossiguientes formularios: presupuesto (Budget), cdigos (Codes), restricciones temporales(Constraints), costos (Cost), datos personalizados (Custom Data), fechas relevantes(Dates), anotaciones y comentarios (Log), actividades predecesoras (Predecessors),recursos asignados (Resources), actividades sucesoras (Successors), cdigo deestructura laboral jerrquica (WBS).

A continuacin se describe cada uno de los formularios citados.

a) Formulario de Presupuesto (Budget Summary form)

El cuadro de dilogo de este formulario en la ventana superior entrega informacinde los recursos asignados a la actividad (nombre del recurso, cuenta contable ycategora de costo, control -driving- de la actividad y curva de distribucin), ydiferentes datos respecto de unidades y costos relativos al recurso seleccionado y altotal de recursos asociados a la actividad en la ventana inferior.

El detalle de los campos de la ventana inferior se entrega en la tabla siguiente:

Columna Descripcin

Units per {day} Seala la cantidad (unidades) por unidad de tiempoasignadas para el recurso seleccionado

Res Lag/Duration Seala el atraso y la duracin asignada del recurso

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%Complete/Expended

Seala el porcentaje completado (cantidad del recurso) ygastado (costo del recurso) para el recurso seleccionado yel total

Budgeted amount Seala la cantidad presupuestada en unidades y costos

Scheduled budget Seala el presupuesto original programado

Earned value Seala la cantidad y gasto correspondiente al porcentaje

completado multiplicado por las cantidades y gastospresupuestados

Actual to date Seala las cantidades y gastos reales a la fecha

To complete Seala las cantidades y gastos estimados (predichos)necesarios para completar la actividad

At completion Seala las cantidades y gastos totales predichos para lafinalizacin de la actividad

Variante Seala la diferencia entre lo presupuestado (budgetedamount) y lo predicho (At completion)

b) Formulario de Cdigos de Actividad (Activity Codes form)

El cuadro de dilogo de este formulario despliega los siguientes datos:

Columna Descripcin

Code Cdigo identificador (hasta 4 caracteres alfanumricos)

Value Valor o identificador asociado al cdigo (permite el ingreso de255 registros)

Description Nombre o descripcin del valor

c) Formulario de Restricciones Temporales (Constraints form)

Por defecto, toda actividad es programada lo antes posible (tipo ASAP, As Soon AsPossible). P3 permite cambiar esta caracterstica temporal por medio de diferentesrestricciones. El cuadro de dilogo de este formulario despliega los siguientes datos:

Dato Descripcin

Earlyconstraint

Restriccin del tipo antes de (no comenzar antes de, no finalizarantes de)

Late constraint Restriccin del tipo despus de (no comenzar despus de, nofinalizar despus de)

Start on Restriccin del tipo comenzar el

Mandatory Restriccin del tipo debe (debe comenzar el, debe finalizar el)

Expectedfinish

Fecha de trmino esperada

Floatconstraint

Restriccin de holgura cero (libre o total). Una actividad conholgura libre igual a cero es del tipo lo ms tarde posible(ALAP,As Late As Possible)

d) Formulario de Costos (Cost form)

Este formulario se utiliza para actualizar los datos de recursos y costos. El cuadro dedilogo de este formulario despliega los siguientes datos:

Columna Descripcin

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Resource Nombre del recurso seleccionado

CostAcct/Category

Seala la cuenta contable y categora de costo del recurso

Driving Seala si el recurso seleccionado controla la duracin de laactividad

Curve Identifica el cdigo de la curva de distribucin asociada (si

existe)Budgeted cost Seala el costo presupuestado para el recurso

Actual this period Seala el costo real del perodo (desde la ltima fecha deactualizacin)

Actual to date Seala el costo real a la fecha de actualizacin

Percentexpended

Seala el porcentaje de recurso (en trminos de costo)utilizado

Percent complete Seala el porcentaje de recurso (en trminos de unidades)utilizado

Earned value Seala el costo correspondiente al porcentaje completadomultiplicado por el costo presupuestado

Cost to complete Seala el costo estimado (predicho) necesario para completarla actividad

At completion Seala el costo total predicho para la finalizacin de laactividad

Variance Seala la diferencia de costo entre lo presupuestado(Budgeted Cost) y lo predicho (At completion)

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e) Formulario de Items de Datos Personalizados (Custom Data Items form)

Este formulario despliega los valores vigentes para cada tem de dato (nombre delcampo y valor) asociado a la actividad seleccionada. Es posible intercambiar lavisualizacin de los datos de actividades (Activity data) y recursos (Resource data).

f) Formulario de Fechas (Dates form)

Este formulario muestra las fechas de comienzo (start) y trmino (finish) prximas(early) y tardas (late) actuales (current) y programadas (target). Las fechas sedespliegan en formato estndar (calendario) y como nmero del perodo laboral(workperiod numbers) o das hbiles. Es posible registrar el avance (progreso) deuna actividad actualizando las fechas correspondientes. El campo Suspend se utilizapara una actividad ya iniciada pero interrumpida (la fecha de inicio debe seranterior a la fecha de interrupcin). La reanudacin de la tarea se ingresa en elcampo Resume (la fecha de reinicio debe ser posterior a la fecha de interrupcin).

g) Formulario de Anotaciones y Comentarios (Log form)

Este formulario acta como una agenda electrnica que permite registrar eventosy/o comentarios relevantes de una actividad, hasta un total de 99 lneas de texto.Es posible seleccionar lneas para desplegar en la grfica de barras ( bar chart) o eninformes impresos. Para comentarios reservados es posible esconder (mask)selectivamente el contenido de cada lnea.

h) Formulario de Predecesores (Predecessors form)

Este formulario entrega informacin acerca de las actividades que preceden (en larelacin lgica) a la actividad seleccionada, sealando las fechas de comienzo(start) y trmino (finish) prximas (early) y tardas (late) (abreviadas como ES, EF,

LS, LF), el porcentaje (PCT) de avance de la actividad, la duracin original (OD) y laholgura total (TF). Es posible visualizar la totalidad de actividades relacionadasempleando el boton de despliegue vertical (scroll bar).

i) Formulario de Recursos (Resources form)

Este formulario se utiliza para asignar recursos y costos a la actividad seleccionada.El cuadro de dilogo de este formulario despliega los siguientes datos:

Columna Descripcin

Resource Nombre del recurso seleccionado

Cost

Acct/Category

Seala la cuenta contable y categora de costo del recurso

Driving Seala si el recurso seleccionado controla la duracin de laactividad

Curve Identifica el cdigo de la curva de distribucin asociada (siexiste)

Units per {day} Seala la cantidad (unidades) por unidad de tiempoasignadas del recurso

Budgeted quantity Seala la cantidad presupuestada en unidades

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Res Lag/Duration Seala el atraso y la duracin asignada del recurso

Percent complete Seala el porcentaje de recurso (en trminos de unidades)utilizado

Actual this period Seala la cantidad real del perodo (desde la ltima fecha deactualizacin)

To complete Seala la cantidad estimada (predicha) necesaria para

completar la actividadAt completion Seala la cantidad total predicha para la finalizacin de la

actividad

Variance (units) Seala la diferencia de cantidad (en unidades) lopresupuestado (Budgeted quantity) y lo predicho (Atcompletion)

j) Formulario de Sucesores (Successors form)

Este formulario entrega informacin acerca de las actividades que suceden (en larelacin lgica) a la actividad seleccionada, sealando las fechas de comienzo(start) y trmino (finish) prximas (early) y tardas (late) (abreviadas como ES, EF,

LS, LF), el porcentaje (PCT) de avance de la actividad, la duracin original (OD) y laholgura total (TF). Es posible visualizar la totalidad de actividades relacionadasempleando el botn de desplieg

Documents

Manual de P3