MANUAL DE POLÍTICAS CORPORATIVAS - … · social y ambiental, y de la adopción, monitoreo y reporte ... Representantes del sector ambiental Comunidades donde operamos ... MANUAL

MANUAL DE POLÍTICAS

CORPORATIVASMANUAL DE POLÍTICAS CORPORATIVAS

Sandra Stella FonsecaPresidente

El Grupo Energía de Bogotá reconoce su rol de ciudadano corporativo y

lo ejerce consciente de su aporte al desarrollo económico, ambiental y

social de los territorios donde opera. Para ello, promueve la construcción

de relaciones positivas con las autoridades gubernamentales locales,

regionales, nacionales y mundiales, sobre la base de la con�anza, la

cooperación, el bienestar común y el respeto por el Estado de Derecho.

El compromiso del Grupo con el ejercicio de la ciudadanía corporativa se

fundamenta en el comportamiento ético de las empresas con su entorno,

asumiendo sus responsabilidades y deberes con el propósito de aportar

al desarrollo sostenible de los países en los que tiene presencia.

Social

Política Ambiental Corporativa

Abastecimiento

Control Interno

Protección

Financiera

Colaboradores

Comunicación

Contratación

Ciudadanía Corporativa

Gobierno Corporativo

Gestión de Riesgo

Responsabilidad Global

Clientes y Usuarios

Antifraude y Anticorrupción

POLÍTICA DE RESPONSABILIDAD GLOBAL

Actualización: 1 - Fecha de última actualización: 22 de abril de 2013 - Página 1 de 3

Introducción

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MANUAL DE POLÍTICAS CORPORATIVAS

La Política de Responsabilidad Global define los lineamientos en el marco de la gestión sostenible para las empresas del Grupo Energía de Bogotá. Adicionalmente rige las demás políticas corporativas y de manera conjunta establecen las bases para el adecuado desempeño y la toma de decisiones.

Declaración de compromisoLas empresas del Grupo Energía de Bogotá están comprometidas con sus grupos de interés y con los asuntos a nivel global en materia de sostenibilidad, por lo que adoptan el concepto de “responsabilidad global”, a través de iniciativas que generan valor económico, social y ambiental, y de la adopción, monitoreo y reporte de buenas prácticas en el marco de la gestión sostenible.

Las empresas del Grupo Energía de Bogotá: Se comprometen de manera voluntaria a ir más allá del cumplimiento legal que les aplique y hacer la debida diligencia, para así contribuir con el desarrollo sostenible. Comprenden que es un proceso continuo y dinámico que requiere involucrar las partes interesadas, para así poder identificar y priorizar las expectativas y necesidades de las mismas, generando relaciones constructivas y de confianza. Por lo anterior, asumen la responsabilidad con las partes involucradas de comunicar y rendir cuentas sobre su desempeño, estando disponibles a su verificación.

Se adhieren al Pacto Global de las Naciones Unidas y garantizan el desarrollo de sus actividades y operaciones bajo los diez principios, universalmente aceptados en cuatro áreas temáticas: I) Derechos Humanos, II) Estándares Laborales, III) Medio Ambiente y IV) Anticorrupción. Principios del Pacto Global:

Principio 1: Las empresas deben apoyar y respetar la protección de los derechos humanos fundamentales, reconocidos internacionalmente, dentro de su ámbito de influencia.Principio 2: Las organizaciones deben asegurarse de que sus empresas no son cómplices en la vulneración de los derechos humanos.Principio 3: Las empresas deben respetar la libertad de asociación y el reconocimiento efectivo del derecho a la negociación colectiva.Principio 4: Las empresas deben apoyar la eliminación de toda forma de trabajo forzoso o realizado bajo coacción.Principio 5: Las empresas deben apoyar la erradicación del trabajo infantil.

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Principio 6: Las empresas deben apoyar la abolición de las prácticas de discriminación en el empleo y la ocupación.Principio 7: Las empresas deberán mantener un enfoque preventivo que favorezca el medio ambiente.Principio 8: Las empresas deben fomentar las iniciativas que promuevan una mayor responsabilidad ambiental.Principio 9: Las empresas deben favorecer el desarrollo y la difusión de las tecnologías respetuosas con el medioambiente.Principio 10: Las empresas deben trabajar contra la corrupción en todas sus formas, incluidas extorsión y soborno

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Nuestros principales grupos de interésAccionistasColaboradoresRepresentantes del sector ambientalComunidades donde operamosAutoridadesProveedores y contratistasClientesMedios de Comunicación

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Compromisos asumidosDerivado del entendimiento de la responsabilidad global y los intereses de las partes involucradas, las empresas del Grupo asumen seis compromisos:

Crear valor para los accionistas: garantizar la generación de valor mediante la participación en el sector energético y aumentar en forma sostenible la rentabilidad del Grupo. Prestar un servicio con estándares de clase mundial: garantiza la prestación de los servicios de forma eficiente, confiable, oportuna, y con calidad y seguridad, para generar valor agregado y prestar el servicio a precios competitivos. Respeto y cuidado ambiental: planear, operar y mantener la infraestructura en armonía con el medio ambiente y de esta manera prevenir, mitigar y remediar los impactos ambientales.Ser un excelente lugar de trabajo: atraer, retener y desarrollar el talento humano, ofreciendo oportunidades de crecimiento, condiciones laborales óptimas y beneficios que resulten en una mejor calidad de vida de los colaboradores.Mejorar la calidad de vida en las comunidades donde operamos y respetar su diversidad social y cultural: prevenir, mitigar y remediar los impactos generados. Asimismo fortalecer las relaciones de vecindad y la cooperación con el desarrollo humano y territorial sostenible, para la creación de valor social, económico y ambiental.

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Contar con una cadena de valor sostenible: prevenir y mitigar impactos ambientales, sociales y laborales derivados del relacionamiento con terceros en la cadena de abastecimiento y materializar oportunidades de desarrollo con los socios y aliados.

Valores CorporativosLas empresas del Grupo declaran los siguientes valores corporativos fundamentales para la conducta y la gestión:

Involucramiento: incentivar el relacionamiento con los grupos de interés, para que a través de una participación activa y positiva, se alcance el cumplimiento de intereses colectivos y se validen con los mismos los asuntos materiales y relevantes, derivados de los riesgos e impactos, para la organización en el marco de las tendencias internacionales de sostenibilidad.Medición y monitoreo: establecer objetivos, metas e indicadores y contar con instrumentos que permitan medir la gestión sostenible, con el fin de cerrar las brechas y lograr los niveles óptimos con respecto a la adopción de las mejores prácticas de generación de valor económico, ambiental y social. Reporte: Elaborar Informes de Gestión Sostenible, bajo criterios y estándares internacionales, que rindan cuentas sobre la gestión y resultados en el marco de los compromisos con los grupos de interés, así como los retos y oportunidades de mejora.

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Marco de Actuación de la Política de Responsabilidad Global

Cuentan con el compromiso de los líderes de la organización, así como de los colaboradores de las empresas.Ponen en acción iniciativas a favor del progreso y el bienestar común de la sociedad y de las generaciones futuras.Desarrollan las capacidades organizacionales y humanas necesarias para poder asumir el reto de la responsabilidad global.Promueven la incorporación de la responsabilidad global en los aliados y socios estratégicos para así convertirla en una práctica común.Asumen un rol de liderazgo en el sector energético.Comunican su gestión a través de las mejores prácticas de apertura de información con sus grupos de interés. Establecen espacios y metodologías de involucramiento con sus grupos de interés.Conocen, informan y cumplen con el marco legal vigente del país donde operan y las normas y acuerdos nacionales e internacionales.Mantienen una permanente actitud de servicio con los grupos de interés, a través de un trato amable, oportuno, diligente y eficiente, buscando dar respuesta y exceder las expectativas de los mismos.Obtienen resultados haciendo un uso racional y adecuado de los recursos disponibles.

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Las empresas del Grupo Energía de Bogotá:

Premisas de la Responsabilidad GlobalMejoramiento continuo:

Valor compartido, entendido como “las políticas y las prácticas operacionales que mejoran la competitividad de una empresa a la vez que ayuda a mejorar las condiciones económicas y sociales en las comunidades donde opera. La Creación de valor compartido se enfoca en identificar y compartir las conexiones entre los progresos económico y social”.

Promoviendo iniciativas de:

Economía verde, entendida como “una economía que lleva a mejoras en el bienestar humano y la equidad social, y al mismo tiempo reduce significativamente los riesgos ambientales y mejora la eficiencia en el uso de los recursos, teniendo presente los limites ecológicos.” UNEPCogestión y corresponsabilidad, promoviendo compromisos de doble vía y la mutua responsabili-dad para el logro de objetivos comunes, sobre la base del reconocimiento a la capacidad de todos para aportar en la construcción colectiva del bienestar común.

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ResponsablesEl grupo directivo, los colaboradores, socios y aliados de todas las empresas que conforman el Grupo Energía de Bogotá son responsables de adopción y socialización de la presente Polìtica. Sin embargo, la administración de la Política estará a cargo de la Dirección de Relaciones Externas de Empresa de Energía de Bogotá - EEB S.A. ESP.

Porter y Kramer, Harvard Business Review, Enero – Febrero 2011.común.




Conceptos aplicablesPolítica: lineamiento que proporciona orientación para hacer operativa la estrategia, direccionar la actuación y la toma de decisiones y estructurar planes y acciones.El Pacto Global de las Naciones Unidas: iniciativa de la Secretaria General de las Naciones Unidas, lanzada en Julio de 2000, como una plataforma global, abierta y permanente de diálogo, acción e interacción del sector privado con los gobiernos y la sociedad civil para la definición y desarrollo de una agenda global, nacional y local de desarrollo sostenible, en la cual se visibilizan e intercambian experiencias y se divulgan “buenas prácticas empresariales”, que hayan generado impacto social bajo los principios de la Responsabilidad Corporativa. Las organizaciones adheridas se comprometen a alinear sus estrategias y operaciones en diez principios universalmente aceptados en cuatro áreas temáticas: derechos humanos, estándares laborales, medio ambiente y anticorrupción. Constituye, así mismo, un marco de acción encaminado a la construcción de la legitimación social de los negocios y los mercados.Asuntos materiales: temas relevantes para la organización partiendo de la estrategia corporativa, las tendencias de la industria en el marco de la gestión sostenible y el involucramiento de los grupos de interés.La debida diligencia: proceso consciente para la identificación de impactos sociales, ambientales y económicos, reales y potenciales, causado por las decisiones o actividades de la empresa, que se realiza con el propósito de desarrollar estrategias de gestión.Desarrollo sostenible: desarrollo que satisface las necesidades de las generaciones presentes sin comprometer las posibilidades de las del futuro para atender sus propias necesidades.Grupos de interés / partes interesadas: grupo o individuo que se ve afectado o afecta las decisiones y/o actividades de la empresa y por lo tanto tiene un interés en la misma.Rendición de cuentas: condición de responder por decisiones y actividades ante los grupos de interés.Socios y aliados: grupo o individuo que tiene una relación formal con la empresa. Colaborador: en Grupo Energía de Bogotá, se entienden como empleados, estudiantes en práctica y aprendices SENA.

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Referencias

Global Reporting Initiative GRI, “Guía para la elaboración de Memorias de Sostenibilidad”. AccountAbility, “AA1000 Stakeholder Engagement Standard (AA1000SES), 2011.International Standard Organization ISO, “Norma internacional ISO 26000: Traducción oficial. Primera edición 2010Blueprint – Global Compact LeadDow Jones Sustainability IndexTransparencia Internacional

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Los conceptos de la presente política han sido referenciados con las siguientes normas y estándares internacionalmente en el marco de la gestión sostenible:

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Impacto: cambio positivo o negativo, total o parcial, que se genera como consecuencia de las decisiones y actividades de una organización en los aspectos económicos, sociales y ambientales. Desarrollo Humano Sostenible: ampliación de las opciones y capacidades de los individuos a través de la formación del capital humano y social para suplir de la forma más equitativa posible las necesidades de las generaciones presentes sin comprometer las necesidades de las generaciones futuras.

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POLÍTICA AMBIENTAL CORPORATIVA

Actualización: 2 - Fecha de última actualización: 8 de octubre de 2013 - Página 1 de 2

Introducción

Declaración de Compromiso

Marco de Actuación

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4. La Política Ambiental Corporativa del Grupo Energía de Bogotá establece los lineamientos con los que se compromete a orientar su gestión hacia un desarrollo ambientalmente sostenible, incorporando objetivos de ecoeficiencia en su desempeño energético, gestión de residuos y consumo de agua, así como la protección de la biodiversidad y gestión del cambio climático.El Grupo Energía de Bogotá entiende que la operación de sus negocios genera riesgos e impactos ambientales, para lo que establece herramientas de gestión alineadas al desarrollo sostenible en los países donde opera.La presente Política obedece a los lineamientos establecidos en la Política Macro de Responsabilidad Global del Grupo Energía de Bogotá.Aplica a todos los procesos estratégicos, operativos y de soporte, de las filiales del portafolio con control que lo conforman.

El Grupo Energía de Bogotá declara su compromiso ambiental para lo cual planea, diseña, construye, mantiene y desmantela su infraestructura administrativa y operativa en armonía con el medio ambiente, cumpliendo con la normatividad aplicable, los acuerdos voluntarios adoptados y el desarrollo de estrategias de comunicación, innovación y relacionamiento con sus grupos de interés.

Reconociendo que el cambio climático es una realidad global que implica una visión y gestión integral del entorno, y con el propósito de cumplir el compromiso establecido en esta Política, las filiales del portafolio con control del Grupo Energía de Bogotá:

Establecen dentro de sus sistemas de gestión (ambiental y energético) mecanismos que contribuyen a la permanente identificación y evaluación de los impactos ambientales, derivados de los procesos de construcción, operación y desmantelamiento de su infraestructura; para lo cual desarrollan estrategias de prevención, mitigación, control y compensación de los mismos.Adoptan esta Política a través de una declaración de compromiso, acorde a su naturaleza, magnitud e impactos ambientales de su operación.Realizan un análisis periódico de su huella ecológica (desempeño energético, consumo de agua, generación de residuos, inventario de gases efectoinvernadero – GEI) y generan acciones con miras a la ecoeficiencia.

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Planifican sus sistemas de gestión bajo el enfoque de mejora continua, para lograr los objetivos de ecoeficiencia en su: i. desempeño energético, ii. gestión de residuos, iii. consumo de agua, iv. protección de la biodiversidad, y v. cambio climático.Aseguran que en la estrategia de negocio y en las decisiones de inversión se evalúen y tomen en consideración variables ambientales como: desempeño energético, gestión de residuos, consumo de agua, protección de la biodiversidad y cambio climático.Desarrollan sus operaciones en el marco del respeto a la diversidad territorial, social, normativa y biológica y al patrimonio arqueológico, histórico y cultural de los países en los que tienen presencia.Promueven en su cadena de valor y en sus grupos de interés la alineación a la presente Política a través del desarrollo de acciones de comunicación,información y formación.Generan planes de acción para la identificación, análisis, seguimiento, reducción, mitigación, compensación y adaptación frente a los cambios en el entorno que puedan generarse por actividades de nuestra operación o variabilidad climática.Garantizan la disponibilidad de recursos para la implementación de esta política.

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Con la adopción de esta Política y aplicación de los valores empresariales lograremos generar la confianza de nuestros grupos de interés, garantizando la aplicación de las mejoras prácticas empresariales con responsabilidad global.Responsables de la Política

La gestión para la formulación, adopción, implementación y cumplimiento de los lineamientos de la Política en las filiales del portafolio con control del Grupo Energía de Bogotá, se describe en el Manual de Políticas Corporativas – responsables pág. 1La Vicepresidencia Administrativa, a través de la Gerencia Sistema de Gestión Integrado, es respon-sable de hacer operativa la Política Ambiental Corporativa y de realizar la revisión periódica a la adopción, implementación y cumplimiento de la misma en las filiales del portafolio con control del Grupo Energía de Bogotá.La Dirección de Relaciones Externas, a través del Asesor de Responsabilidad Global, monitorea la adopción e implementación de esta Política.

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POLÍTICA AMBIENTAL CORPORATIVA


ANEXO A: Conceptos Aplicables a la Política Ambiental CorporativaSostenibilidad: se concibe en el Grupo Energía de Bogotá como un proceso continuo y dinámico para la creación de valor social, económico y ambiental.Ecoeficiencia: crear bienes y/o servicios utilizando menos recursos y generando menos residuos. En este concepto se recogen recursos como: energía, agua y materiales necesarios para operar el negocio.Cambio climático: cambio en el clima, atribuible directa o indirectamente a la actividad humana, que altera la com-posición de la atmósfera mundial y que se suma a la variabilidad climática natural observada durante periodos de tiempo comparables. Incluye fluctuaciones de largo plazo de la temperatura, las precipitaciones, los vientos y todos los demás componentes del clima de la tierra. (Convención Marco de las Naciones Unidas sobre Cambio Climático – CMCC)Impacto Ambiental: cualquier alteración en el sistema ambiental biótico, abiótico y socioeconómico que sea adversa o beneficioso, total o parcial, que pueda ser atribuido al desarrollo de un proyecto, obra o actividad.Huella Ecológica: indicador ambiental que permite medir y evaluar el impacto sobre el planeta de una determinada forma de vida en relación a la capacidad de la naturaleza para renovar los recursos al servicio de la humanidad.Diversidad biológica o biodiversidad: es la variedad de formas de vida y de adaptaciones de los organismos al ambiente, que se encuentran en la biosfera. El concepto abarca a la diversidad de especies de plantas y animales que viven en un sitio, a su variabilidad genética, a los ecosistemas de los cuales forman parte estas especies y a los paisajes o regiones en donde se ubican los ecosistemas. También incluye los procesos ecológicos y evolutivos que se dan a nivel de genes, especies, ecosistemas y paisajes.Medidas de corrección: acciones dirigidas a recuperar, restaurar o reparar las condiciones del medio ambiente afectado por el proyecto, obra o actividad.Medidas de mitigación: acciones dirigidas a minimizar los impactos y efectos negativos de un proyecto, obra o actividad sobre el medio ambiente.Medidas de prevención: acciones encaminadas a evitar los impactos y efectos negativos que pueda generar un proyecto, obra o actividad sobre el medio ambiente.Prevención de la contaminación: utilización de procesos, prácticas, técnicas, materiales, productos, servicios o energía para evitar, reducir o controlar la generación, emisión o descarga de cualquier tipo de contaminante o residuo, con el fin de reducir impactos ambientales adversos.

Riesgo ambiental: situación potencial caracterizada por la materialización de una amenaza sobre el ambiente, como resultado de un evento generado en un proyecto, obra o actividad, y que exige la planificación de una respuesta.Energía: electricidad, combustibles, vapor, calor, aire comprimido y otros similares. La energía se refiere a varias formas de energía, incluyendo la renovable, la que puede ser comprada, almacenada, tratada, utilizada en equipos o en un proceso o recuperada. La energía puede definirse como la capacidad de un sistema de producir una actividad externa o de realizar trabajo.Desempeño Energético: resultados medibles relacionados con la eficiencia energética, el uso y consumo de la energía.Consumo de energía: cantidad de energía utilizada.Efecto Invernadero: la acumulación y el atrapamiento del calor en las atmósfera (tropósfera) cerca de la superficie de la Tierra. Parte del calor que regresa desde la superficie de la Tierra hacia el espacio es absorbido por los gases de efecto invernadero en la atmósfera y después es irradiado de nuevo hacia la superficie de la Tierra. Si las concentraciones de estos gases de efecto invernadero aumentan en la atmósfera, la temperatura promedio de la atmósfera baja aumentará gradualmente.Gases de Efecto Invernadero (GEI): Se denominan gases de efecto invernadero (GEI) o gases de invernadero, a los gases cuya presencia en la atmósfera contribuye al efecto invernadero.


SOCIAL

IntroducciónLa Política Social del Grupo Energía de Bogotá establece los lineamientos con los que sus empresas se comprometen a orientar su gestión, en el contexto del desarrollo humano sostenible aplicado a su relación con

Para esto, se parte del reconocimiento de la diversidad territorial, social, cultural y normativa de los países en los que operan; de su patrimonio, de su situación socioeconómica, ambiental y política, de sus formas organizativas, y de los distintos niveles para su actuación.

La presente Política obedece a los lineamientos establecidos en la Política de ResponsabilidadGlobal del Grupo Energía de Bogotá y aplica a todas las inversiones accionarias y a todos los procesos

lo conforman.

Declaración de CompromisoEl Grupo Energía de Bogotá declara su compromiso, como miembro de la comunidad de sus áreas de

fortalecimiento de las relaciones de vecindad y el apoyo al desarrollo de las mismas. Asimismo se compromete con el desarrollo de planes de acción efectivos tendientes

compensación de los impactos sociales generados por su infraestructura y operación.

Marco de ActuaciónCon el propósito de lograr el cumplimiento del compromiso establecido por la Política Social, las Empresas del Grupo Energía de Bogotá:

1. Desarrollan sus operaciones en el marco del respeto a la diversidad social, cultural, política, religiosa y étnica, de los países en los que tiene presencia, lo que implica actuar de forma tolerante, transparente, ética e imparcial con todos sus grupos de interés, para el mejoramiento de las relaciones con el entorno.

2. Actuando de acuerdo con los valores corporativos, establecen relaciones con su entorno encaminadas a integrarse para ser percibidas como empresas cercanas a la comunidad y que contribuyen al desarrollo social y económico del país.

3. Implementan acciones y mecanismos que

los impactos sociales generados por sus actividades operativas.

4. Diseñan y ponen en marcha estrategias de comunicación e información hacia la comunidad y autoridades, que les permite generar desarrollo de

5. Facilitan y consolidan la relación con las comunidades y sus autoridades mediante el diálogo y la participación activa y positiva que contribuye

Actualización: 1 - Fecha de última actualización: 30 de mayo de 2011 - Página 1 de 2

a su empoderamiento, al fortalecimiento de las instituciones, y al desarrollo de capacidades de control de la gestión local.

6. Acompañan la ejecución de programas y proyectos de desarrollo social sostenible, en el área de

conocimiento de las características más relevantes del entorno donde operan; adicionalmente de la consulta y evaluación de las necesidades y propuestas de las comunidades del área de

7. Desarrollan estrategias de compensación que responden de manera proporcional a la naturaleza de los impactos generados por los proyectos que se están acometiendo, y tienen en cuenta las necesidades y características de las comunidades.

8. Garantizan la gestión de sus servidumbres, asumiendo principios de justicia y equidad.

9. Promueven la corresponsabilidad social y ambiental para el fortalecimiento de la gobernabilidad local, la integración regional y el mejoramiento de la calidad

10. Garantizan que para el cumplimiento de los compromisos adquiridos, disponen de los recursos que permiten el desarrollo de una gestión social responsable, de acuerdo con las particularidades de cada empresa y del país correspondiente.

11. Comprometen en la gestión y adopción de los

sus contratistas y a quienes las representan ante las comunidades.

13. Previa autorización de sus Juntas Directivas, Directorios y Consejos de Administración, pueden realizar donaciones a organizaciones comunitarias, entidades públicas o privadas sin ánimo de lucro, siempre que no estén constituidas como partidos o movimientos políticos con o sin personería jurídica.

14. Aseguran el desarrollo de sistemas de gestión, procesos, procedimientos, protocolos y demás herramientas que garanticen la implementación de la presente política, de acuerdo con sus particularidades.

Área Responsable de la PolíticaLa gestión para la aplicación en las empresas del Grupo, así como la administración, seguimiento y monitoreo de la presente política estará a cargo de la Dirección de Relaciones Externas de EEB.

ANEXo A

Conceptos Aplicables a la Política SocialDesarrollo Humano Sostenible: es la ampliación de las opciones y capacidades de los individuos a través de la formación de capital humano y social, para suplir

Aseguran que en las decisiones de inversión se evalúa y toma enconsideración la gestión social, con el propósito que el portafolio accionario se encuentre alineado con el compromiso social del Grupo Empresarial.

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de la forma más equitativa posible las necesidades de las generaciones presentes sin comprometer las necesidades de las generaciones futuras.

Desarrollo Comunitario: proceso encaminado a aumentar opciones de las personas, a desarrollar capacidades y libertades en lo político, económico y social en un marco de respeto de la dignidad personal y de los derechos humanos.

Desarrollo de base: es la capacidad de los grupos y organizaciones de las poblaciones para autoconvocarse, definir sus necesidades, identificar las alternativas de acción y ejecutar y evaluar programas y proyectos.

Desarrollo Sostenible: modelo de desarrollo que permite satisfacer las necesidades del presente, sin comprometer la capacidad de las futuras generaciones de solventar sus propias necesidades.

Diversidad social: se define, pero no se limita, a la diversidad en términos étnicos, culturales, arqueológicos, históricos, artísticos y socioeconómicos.

Evaluación del impacto social: Análisis sistemático del impacto de un proyecto u operación empresarial sobre la situación social y cultural de las comunidades afectadas.

Instituciones: Son mecanismos de orden social y cooperación que procuran normalizar el comportamiento de un grupo de individuos (puede ser reducido o coincidir con una sociedad entera). Organismo o grupo social que con unos determinados medios persigue la realización

de unos fines o propósitos.

Patrimonio: se define como el conjunto de bienes, tanto materiales como inmateriales, acumulados a lo largo del tiempo. Hace referencia, pero no se limita, a aquellos bienes de carácter cultural y natural.

El patrimonio cultural está formado por los bienes culturales que la historia ha legado a una nación e incluye entre otros, objetos arqueológicos, históricos, artísticos, etnográficos, tecnológicos, religiosos, así como los sitios, edificaciones, y monumentos de interés o valor relevante desde el punto de vista arquitectónico, arqueológico, histórico, artístico o científico. Por su parte el patrimonio natural está constituido por la variedad de paisajes que conforman la flora y fauna de un territorio.

Relaciones de vecindad: Participación en la vida de la sociedad del área de influencia de las empresas.

Respeto a los Derechos humanos: reconocimiento de que la dignidad intrínseca, la igualdad y la inalienabilidad de los derechos de todos los miembros de la familia humana constituyen el fundamento de la libertad, la justicia y la paz del mundo. Estos derechos se definen en la Declaración Universal de los Derechos Humanos de 1948.

Servidumbres: derecho real que afecta el dominio de un bien inmueble, limitando algunos de los derechos inherentes a la propiedad y obligando al titular del bien a permitir a uno o más terceros, en virtud de la misma, realizar determinadas actividades.


SOCIAL

Actualización: 1 - Fecha de última actualización: 30 de mayo de 2011 - Página 2 de 2

ABASTECIMIENTO

Actualización: 1 - Fecha de última actualización: 18 de julio de 2011 - Página 1 de 2

IntroducciónEl Grupo Energía de Bogotá entiende que la compra y contratación de bienes y servicios requeridos para su operación y funcionamiento se realiza con terceros, con quienes constituye su cadena de abastecimiento.

Esta política de abastecimiento de bienes y servicios establece el marco bajo el cual las empresas del Grupo Energía de Bogotá fomentan las mejores prácticas en la gestión de la competitividad, la calidad, de la seguridadindustrial, de la salud ocupacional, ambiental y social con su cadena de abastecimiento, con el propósito de garantizar un suministro responsable, sostenible y efectivo en función del costo del riesgo, del impacto y de la oportunidad.

La presente Política obedece a los lineamientos establecidos en la Política de Responsabilidad Global del Grupo Energía de Bogotá y aplica a todas las inversiones accionarias y a todos los procesos y procedimientos relacionados con el abastecimiento de

Declaración de CompromisoCon el propósito de asegurar el “mejor negocio”, las empresas del Grupo Energía de Bogotá asumen el compromiso de fortalecer las relaciones con su red de abastecimiento a través de prácticas de clase mundial entendiendo que el buen desempeño de sus proveedores y contratistas es importante para el logro de los objetivosestratégicos.

Se pretende contribuir a la competitividad del Grupo mediante la adopción de estándares internacionales, la

de procesos y habilidades para la adquisición efectiva de bienes y servicios en función del tiempo, del precio y de la calidad, con reglas claras y justas.

Marco de ActuaciónCon el objetivo de lograr el cumplimiento del compromiso establecido en la Política de Abastecimiento de Bienes y Servicios, las Empresas del Grupo Energía de Bogotá:

1. Garantizan la efectividad de los procesos de abastecimiento en función del costo, del riesgo, del impacto y de las oportunidades del mercado.

periódica del abastecimiento de bienes y servicios.3. Establecen estrategias de suministro que permiten

lograr los objetivos y metas del Plan de Compras y Contrataciones y del Plan Estratégico Corporativo.

4. Implementan estándares de clase mundial en el abastecimiento por medio de referenciaciones competitivas, que permitan agregar valor a la función de compras.

5. Garantizan la transparencia en la contratación y el abastecimiento, expresada en el uso de un registro de proveedores de bienes y servicios, en

la aplicación de una política y en un estatuto de

los procesos contractuales en los que actúan como comprador o contratante.

6. Propician la creación de espacios de involucramiento con sus proveedores y contratistas para promover las condiciones que permitan lograr el “mejor negocio”.

7. Promueven la gestión de la calidad, de la salud ocupacional y de la seguridad industrial y de la gestión ambiental en la cadena de abastecimiento.

8. Implementan programas de desarrollo de proveedores, contratistas y redes de abastecimiento para fortalecer su competitividad y las relaciones de

9. Hacen extensivo el uso de prácticas de Responsabilidad Corporativa, los Valores Corporativos y las Políticas Corporativas pertinentes, hacia las redes de abastecimiento.

10. Mejoran el entendimiento de las necesidades de

mediante el fortalecimiento de las habilidades técnicas y profesionales de los colaboradores que participan en la función de compras y contrataciones.

11. Desarrollan acciones para la democratización del abastecimiento.

12. Promueven el uso y desarrollo de los recursos

13. Aseguran el desarrollo de sistemas de gestión, procesos, procedimientos, protocolos y demás herramientas que garanticen la implementación de la presente política, de acuerdo con sus particularidades

Área Responsable de la PolíticaLas áreas involucradas en la función de compras de cada una de las empresas que conforman el Grupo Energía de Bogotá son responsables de la implementación y cumplimiento de la presente política. La administración, seguimiento y monitoreo del cumplimiento de la política estará a cargo de Dirección de Compras del Grupo Energía de Bogotá.

ANEXo A

Conceptos aplicables a la Política de Abastecimiento

Contratista: Persona natural, persona jurídica, consorcio, unión temporal u otro tipo de forma asociativa, con quien se celebra un contrato u orden.

Mejor negocio: Resultante del análisis de los factores técnicos, comerciales, de valor agregado y de relación con el entorno, priorizando aquellos que se consideren críticos en cada contratación de bienes o servicios, de manera que se obtengan las condiciones justas, a travésde reglas claras, tanto para las empresas del Grupo como para sus proveedores y contratistas.


Mejores prácticas: Toda experiencia que ha arrojado resultados positivos, demostrando su eficacia y utilidad en un contexto concreto.

Modelo de Posición de Suministro: Herramienta para priorizar el abastecimiento de bienes y servicios, teniendo en cuenta el impacto en la operación, medido éste en términos del riesgo, la oportunidad, y el nivel de gasto anual.

Plan Anual de Compras y Contratación –PACC-: Proceso de planeación periódica de las necesidades inmediata y futuras - demanda interna - para la adquisición de bienes y servicios en las empresas del Grupo.

Establece el marco de referencia para cuantificar los recursos requeridos en el área de abastecimiento para el desarrollo de los procesos de compras y contratación. Igualmente, permite categorizar las oportunidades de reducción de costos - ahorros - derivados de estas mismas actividades. Incluye justificación, criticidad, requerimientos de especificaciones y diseño, posibilidades de estandarización y de agregación de la demanda riesgos, etc.Proveedor: Aquel que suministra o proporciona bienes.

Redes de Abastecimiento: Personas jurídicas y naturales que proveen los bienes y servicios que una

empresa requiere para su operación, que respaldan el negocio de las empresas del Grupo con el suministro de bienes y servicios. Incluyen proveedores y contratistas directos y sus subcontratistas y subproveedores.

Referenciaciones Competitivas: Corresponde a la identificación de “la mejor práctica” en relación tanto de productos, como de los procesos por medio de los cuales éstos son creados y entregados. Esta búsqueda de la mejor práctica se puede realizar bien sea dentro de las empresas del Grupo Energía de Bogotá, de la mismaindustria, como en otras. El propósito de la ReferenciaciónCompetitiva es entender y evaluar la situación actual de la Empresa en relación con la mejor práctica e identificar áreas y medios para mejorar el desempeño.

ANEXo B

listado de documentos que sirven de modelo a las filiales del Grupo Energía de Bogotá para la implementación de la Política de Abastecimiento

Como modelos que orientan y ofrecen un referente a las empresas del Grupo para la puesta en operación de la presente política, se cuenta con los siguientes documentos:

• Plan estratégico de abastecimiento.• Todos los documentos que hagan parte del Proceso

de Gestión de Abastecimiento de EEB

ABASTECIMIENTO

Actualización: 1 - Fecha de última actualización: 18 de julio de 2011 - Página 2 de 2



Introducción


En el marco del Código de Buen Gobierno, la Política de Responsabilidad Global, el Código de Ética y Conducta Corporativo y las políticas corporativas relacionadas, se establece la Política Antifraude y Anticorrupción para las Empresas del Grupo Energía de Bogotá (en adelante el Grupo), a través de la cual se constituyen los elementos estructurales, operativos y de mantenimiento para prevenir, detectar, investigar y corregir eventos de fraude o corrupción. Así mismo se asignan los roles y responsabilidades en el proceso de identificación de riesgos; diseño, implementación y evaluación de controles y en la gestión de investigaciones relacionadas con eventos de fraude o corrupción.

La Política Antifraude y Anticorrupción pretende impulsar el desarrollo de acciones coordinadas contra el fraude o la corrupción, promover la transparencia en la gestión de la administración, disuadir las conductas indebidas e incentivar el compromiso de las Empresas del Grupo, sus administradores y sus colaboradores contra el fraude o la corrupción, para lo cual toma como base la normatividad vigente aplicable en cada uno de los países en los cuales tiene presencia el Grupo.

La Política Antifraude y Anticorrupción se suma a las demás políticas corporativas del Grupo Energía de Bogotá en su interés por alinear las estrategias y operaciones con los principios universalmente aceptados del Pacto Global de las Naciones Unidas, en especial el principio de lucha contra la corrupción que pretende promover y fortalecer las medidas para prevenir y combatir la corrupción.

Transparencia por Colombia es una organización creada para liderar desde la sociedad civil la lucha integral contra la corrupción y por la transparencia, en lo público y en lo privado. La Empresa de Energía de Bogotá S.A. ESP, casa matriz del Grupo, da respuesta, a través de la presente Política Antifraude y Anticorrupción, a las recomendaciones que esta organización incluye en su informe anual de resultados, especialmente en el componente de transparencia empresarial, el cual evalúa las prácticas de autorregulación ética y gobierno corporativo.

La Política Antifraude y Anticorrupción, aplica a los accionistas, a la Junta Directiva, a los administradores y a todos los colaboradores de las Empresas que hacen parte del Grupo Energía de Bogotá. En ciertas circunstancias aplica a proveedores, clientes y contratistas, cuando así se haya pactado o acordado.

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Empresa: Cualquier persona jurídica que forma parte del Grupo Energía de Bogotá.Colaborador: Se entienden como los trabajadores, estudiantes en práctica y aprendices del SENA de la Empresa.Canal Ético: Herramienta diseñada para prevenir y detectar eventos de fraude o corrupción, además de monitorear oportunamente las irregularidades que involucren a colaboradores, proveedores, clientes y terceros. A través del Canal Ético también se pueden recibir consultas y dilemas éticos.Riesgo: Cualquier evento, amenaza, acto u omisión que en algún momento pueda comprometer el logro de los objetivos de la Empresa. No está limitado a acontecimientos negativos o eventos inesperados; incluye también la ausencia o desaprovechamiento de oportunidades (Ver Política de Gestión de Riesgos).

Promover una cultura ética al interior de las Empresas del Grupo Energía de Bogotá encaminada a prevenir eventos de fraude o corrupción.Establecer mecanismos para detectar, investigar y remediar efectiva y oportunamente los eventos de fraude o corrupción en el Grupo.Administrar y mitigar los riesgos de fraude o corrupción a través de un efectivo y oportuno proceso de identificación, valoración e implementación de controles antifraude.Establecer un marco de entendimiento de los factores, esquemas y riesgos de fraude o corrupción y el tratamiento de los mismos.Establecer los roles y responsabilidades frente a la Política Antifraude y Anticorrupción.

ANTIFRAUDE Y ANTICORRUPCIÓN

La Empresa de Energía de Bogotá S.A. ESP, en su condición de casa matriz, brindará apoyo a sus filiales en el proceso de capacitación del programa antifraude y anticorrupción, sin excluir la responsabilidad que le compete a cada una de ellas en la adopción y cumplimiento de la presente política.

ObjetivoEl objetivo de la Política Antifraude y Anticorrupción es prevenir, detectar, investigar y remediar el fraude o la corrupción en y contra las Empresas que conforman el Grupo Energía de Bogotá. El cumplimiento y seguimiento de la Política Antifraude y Anticorrupción direcciona y promueve los valores promulgados en el Código de Ética y Conducta Corporativo y en las políticas corporativas relacionadas.

Objetivos específicos

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Objetivos específicos

3.

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e.

d.



• Gestionar, de acuerdo con los valores establecidos y de una manera estructurada y estratégica, los riesgos de fraude o corrupción asociados al negocio y su relacionamiento con terceros.Promover continuamente una cultura ética como elemento indispensable para la prevención, detección, investigación y remediación del fraude o la corrupción.Prevenir los daños a la imagen y reputación de las Empresas del Grupo Energía de Bogotá a través de la adopción y cumplimiento de disposiciones que prohíben la comisión de acciones constitutivas de fraude o corrupción.

Elementos Estructurales: Son acciones preventivas utilizadas para desarrollar e implementar la Política Antifraude y Anticorrupción, que buscan minimizar al máximo los posibles eventos de fraude o corrupción.Elementos Operativos: Son acciones encaminadas a poner en práctica la Política Antifraude y Anticorrupción.Elementos de Mantenimiento: Son acciones encaminadas a asegurar la implementación de la Política Antifraude y Anticorrupción en el largo plazo a través de un proceso continuo de mejora, monitoreo y ajuste.


El marco conceptual desarrollado en la presente Política Antifraude y Anticorrupción está basado en los lineami-entos internacionales. La Política consta principalmente de tres (3) elementos:

La Alta Dirección de cada una de las Empresas del Grupo está comprometida con la gestión del riesgo de fraude o corrupción y asume la responsabilidad de ejercer supervisión al cumplimiento de la presente política. La Alta Dirección es además responsable de asegurar que los riesgos de fraude o corrupción sean gestionados y los incidentes presentados sean reportados e investigados adecuadamente, y de corresponder, sancionarlos.

Cada colaborador es responsable por aplicar los criterios definidos en esta política y por ajustar sus actuaciones de acuerdo con los valores corporativos y lineamientos establecidos en el Código de Ética y Conducta Corporativo. De igual forma es responsable por prevenir, detectar y denunciar el fraude o la corrupción cuando pueda llegar a presentarse, no solo para el beneficio de la Empresa sino para su propio bien.

cultura de lucha contra el mismo y que mantenga el másalto nivel de normas profesionales y éticas en su forma de hacer negocios. Para tal efecto las Empresas del Grupo Energía de Bogotá se comprometen a:

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Fraude: Actividad deshonesta u omisión intencional o negligente diseñada para engañar a otros y generar sobre la víctima una pérdida y/o sobre el autor lograr un beneficio. El fraude puede contextualizarse, dependiendo de las fuentes que lo originan, como fraude interno, externo o mixto:

Fraude interno: Fraude realizado al interior de la Empresa por parte de sus administradores y colaboradores.Fraude externo: Fraude realizado por personas externas a las Empresas del Grupo, como proveedores, contratistas, clientes y terceros en general.Fraude mixto: Fraude cometido con la participación de actores internos y externos.

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Cuando se haga referencia a “fraude” se entenderán comprendidas todas las modalidades antes descritas.

El Grupo Energía de Bogotá, por medio de las Empresas que lo conforman, está comprometido con una política de cero tolerancia frente al fraude o la corrupción en cualquiera de sus modalidades, que promueva una

Algunos de los principales tipos de fraude son:Malversación de activos: Hurto o utilización indebida de los activos de propiedad o bajo custodia o responsabilidad de la Empresa, en forma temporal o permanente, en beneficio propio o de terceros, por parte de sus administradores, colaboradores y/o terceros.Fraude Contable: Alteración, distorsión o presentación falsa de las cuentas y registros de la Empresa de tal manera que no reflejan el valor razonable frente a las operaciones y transacciones realizadas.Corrupción: Actividad deshonesta en la cual un administrador, colaborador o contratista de la Empresa, actúa en contra de los intereses de ésta y abusa de su posición para obtener un beneficio personal o una ventaja para él o un tercero.Soborno: Es el acto de ofrecer, prometer, o dar cualquier valor en dinero o en especie (atenciones, regalos, productos y servicios) con el fin de obtener o lograr un beneficio o ventaja inapropiada a favor propio o de un tercero.Lavado de Dinero: Acción que pretende legitimar los ingresos provenientes de acciones ilegales disfrazando así su verdadero origen.Infracción a la Propiedad Intelectual: Copia y distribución ilegal de mercancías o información falsa, presentándose violación de marcas, patentes o derechos reservados. Incluye la adquisición ilegal de secretos comerciales o información de otras compañías.

a.

c.

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Marco de actuación

Declaración de compromiso

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1.

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• Ofrecer inducción sobre el Código de Ética y Conducta Corporativo a cada uno de los administradores y colaboradores que se vinculen con cualquiera de las Empresas del Grupo y hacer periódicamente (por lo menos una vez al año y durante el tiempo de vinculación del colaborador) una actualización de los valores y conceptos incluidos en el Código. Para tal efecto los administradores y colaboradores firmaran el Acuerdo de Ética y Conducta.Ofrecer capacitaciones periódicas y diferenciadas a los administradores y colaboradores, de acuerdo con su nivel de responsabilidad, sobre los riesgos de fraude o corrupción a los que está expuesta la Empresa y las consecuencias que éstos podrían tener.Establecer el Canal Ético como una herramienta clave para detectar y prevenir eventos de fraude o corrupción.Asegurar que los administradores y colaboradores conozcan e interioricen el funcionamiento y objetivo del Canal Ético.


Vicepresidencia de Portafolio Accionario y Planeación Corporativa de la Casa Matriz.

El proceso de identificación, análisis, evaluación, tratamiento y monitoreo de los riesgos de fraude o corrupción se realiza de acuerdo con los lineamientos establecidos en la Política de Gestión de Riesgos y en los procedimientos y normatividad aplicable que hagan parte del proceso de gestión de riesgos del Corporativo.

Conciencia de los administradores y colaboradoresUna de las formas más comunes de detectar el fraude o la corrupción es a través de la observación, investigación y reporte de los administradores y colaboradores más cercanos del perpetrador.

El Código de Ética y Conducta Corporativo, en la parte correspondiente a “Consideraciones ante el fraude”, resalta la importancia de reportar oportunamente cualquier acto de fraude o corrupción y exhorta a cada administrador y colaborador que tenga conocimiento de un evento de este tipo a reportarlo inmediatamente a través de los diferentes canales, así como consultas relacionadas y dilemas éticos. Más adelante se describen las principales acciones que podrían constituir fraude o corrupción en o contra de las Empresas del Grupo (listado no limitante).

A continuación se describen algunas de las actividades que cada una de las Empresas del Grupo han adoptado para concientizar a sus administradores y colaboradores de prevenir el riesgo de fraude o corrupción:

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Elementos estructurales

Cultura ética Una de las estrategias claves para prevenir el riesgo de fraude o corrupción es el desarrollo y mantenimiento de una cultura ética al interior de cada una de las Empresas del Grupo y en sus relaciones con terceros.

El Código de Ética y Conducta Corporativo traza las pautas generales de comportamiento que deben mantener sus administradores y colaboradores, de manera que sus actuaciones se ajusten a los valores corporativos, a las obligaciones asumidas en virtud de la relación laboral para asegurar la transparencia en las relaciones internas, con terceros y con la sociedad.

La Política de Abastecimiento, la Política de Contratación, el Estatuto de Contratación y el Manual de Interventoría establecen las pautas y principios generales de contratación y compras para todas las Empresas del Grupo, de forma tal que los procesos se realicen de acuerdo con procedimientos claros, imparciales y objetivos, que garanticen la igualdad de condiciones y oportunidades de los proveedores.

Las Empresas del Grupo entienden el comportamiento ético como la única manera de actuar en busca de los objetivos corporativos. Por ello, la actuación de sus administradores y colaboradores en las relaciones con sus grupos de interés y en el cumplimiento de las responsabilidades que se les asignen, se enmarcan bajo los principios de honestidad, tratamiento equitativo, transparencia, responsabilidad, actitud de servicio, colaboración mutua, respeto a los derechos humanos, laborales y del medio ambiente.

Compromiso de la alta direcciónEl compromiso de la Alta Dirección es un elemento estructural clave en la promoción de una cultura de lucha contra el fraude y la corrupción. En la “Declaración de Compromiso” de la presente política se detalla el compromiso de la Alta Dirección de cada una de las Empresas del Grupo para con la presente política.

Evaluaciones periódicasLas evaluaciones de riesgo tienen como objetivo identificar, documentar, gestionar y mitigar los riesgos de fraude o corrupción a través de los controles diseñados por las Empresas del Grupo para los diferentes procesos y proyectos. Cada Empresa del Grupo cuenta con un área responsable para la administración y seguimiento de la Política de Gestión de Riesgos y para realizar evaluaciones de riesgo periódicas, según los lineamientos establecidos para tal fin por la

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Alterar o manipular indebidamente las cuentas de ingresos y/o gastos para reflejar un desempeño que no corresponda con la realidad.Realizar registros contables en periodos inapropiados con el propósito de reflejar una situación financiera que no corresponda con la realidad.Valorar inapropiadamente los activos de la Empresa para reflejar una situación financiera que no corresponda con la realidad.Revelar inapropiadamente información en los estados financieros que pueda inducir decisiones equivocadas por parte de potenciales inversionistas, prestamistas o cualquier otro usuario de los estados financieros.Realizar u omitir ajustes en los registros contables para el beneficio personal o de terceros. Ocultar intencionalmente errores contables.

Fraude contable

Activos digitales de información: información que reside o se transmite mediante elementos de TI (Tecnologías de la información).Activos de información en otros medios físicos y/o electrónicos: información que reside en otros medios diferentes al digital.Elementos de TI: estaciones de trabajo, sistemas operativos, dispositivos móviles, impresoras, software, sistemas de información, medios de almacenamiento, servidores, redes, correo electrónico, entre otros.

Tomar dinero o activos de la Empresa de forma indebida o sin autorización.Desviar fondos de una cuenta de la Empresa para el beneficio personal o de un tercero.Obtener dinero de la Empresa por el engaño o poca honra, mediante una declaración de gasto ficticia.Utilizar inadecuadamente los fondos de la caja menor.Obtener un beneficio, ayuda o contribución mediante engaño o callando total o parcialmente la verdad.Falsificar o alterar algún tipo de documento o registro, con el fin de obtener un beneficio personal o para un tercero.Comprar, con recursos de la Empresa, bienes o servicios para el uso personal o de un tercero.Sustraer o utilizar abusivamente los activos de la Empresa para beneficio personal o de un tercero, como bienes, equipos, muebles, inventarios, inversiones, entre otros.Realizar pagos dobles, no autorizados o incurrir en gastos que no estén soportados con documentos formales.Manipulación indebida de excedentes de tesorería para el beneficio propio o de un tercero.Manejo o uso inadecuado de los activos de información de la Empresa para el beneficio personal o de un tercero. Se incluyen, pero no se limitan a la existencia entre otros de los siguientes:


Acciones que pueden constituir fraudeA continuación se relacionan algunas de las acciones que pueden constituir fraude en las Empresas del Grupo Energía de Bogotá, clasificadas acuerdo con los principales tipos de fraude mundialmente conocidos.

El siguiente listado no es limitante a las acciones que pueden constituir fraude o a cualquier acto deshonesto o ilegal que vaya en contravía de la presente política, el Código de Ética y Conducta y en general de los intereses del Grupo. Algunas de éstas acciones se contemplan en la normatividad penal de cada país donde el Grupo tenga sus Empresas y se aplicarán las disposiciones legales y judiciales de cada jurisdicción.

Malversación de activos:•

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Prometer, ofrecer o conceder, en forma directa o indirecta, a un tercero un beneficio indebido que redunde en su propio provecho, en el de otra persona o en el de la Empresa.Solicitar o aceptar, en forma directa o indirecta, de un tercero un beneficio indebido que redunde en su propio provecho, en el de otra persona o en el de la Empresa.Pagar un soborno a un tercero (privado o público) para obtener una ventaja ilegítima frente a la competencia.Realizar contribuciones, en dinero o en especie, a una causa política con el propósito de obtener una ventaja comercial o personal.Desviar dineros que tengan un objeto social o de patrocinio para el beneficio personal o con el propósito de cometer un acto de corrupción.Alterar ilícitamente un procedimiento contractual en un proceso de solicitud pública, privada o especial.Favorecer, en el ejercicio de sus funciones, los intereses propios o de un tercero por encima de los intereses de la Empresa (de acuerdo con lo establecido en el capítulo “Conflicto de Intereses” del Código de Ética y Conducta Corporativo).

Corrupción

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Prometer, ofrecer o conceder, en forma directa o indirecta, a un tercero un beneficio indebido que redunde en su propio provecho, en el de otra persona o en el de la Empresa.Solicitar o aceptar, en forma directa o indirecta, de un tercero un beneficio indebido que redunde en su propio provecho, en el de otra persona o en el de la Empresa.

Corrupción



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Pagar un soborno a un tercero (privado o público) para obtener una ventaja ilegítima frente a la competencia.Realizar contribuciones, en dinero o en especie, a una causa política con el propósito de obtener una ventaja comercial o personal.Desviar dineros que tengan un objeto social o de patrocinio para el beneficio personal o con el propósito de cometer un acto de corrupción.Alterar ilícitamente un procedimiento contractual en un proceso de solicitud pública, privada o especial.Favorecer, en el ejercicio de sus funciones, los intereses propios o de un tercero por encima de los intereses de la Empresa (de acuerdo con lo establecido en el capítulo “Conflicto de Intereses” del Código de Ética y Conducta Corporativo).


IdentificaciónLos administradores y colaboradores de las Empresas del Grupo Energía de Bogotá tienen una importante responsabilidad en la identificación de riesgos y eventos de fraude o corrupción. Cada Empresa proveerá las herramientas necesarias para facilitar la identificación de los riesgos de fraude o corrupción en las diferentes áreas, de acuerdo con los lineamientos impartidos por la casa matriz.

Existen numerosas formas de identificar un evento de fraude o corrupción cuando ocurre o incluso antes de que ocurra, entre las cuales se destaca:

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Movimientos sospechosos o registros inadecuados en las cuentas contables.Actividades inexplicables por fuera de las operaciones normales de la Empresa.Desaparición de activos.Gastos sospechosos o inexplicables.Comportamientos anormales de los administradores y/o colaboradores.Cambios drásticos en el nivel de vida de los administradores y/o colaboradores.Negociaciones o contrataciones indebidas.

Legitimar ingresos provenientes de acciones ilegales a través de transacciones ficticias.Favorecer a un tercero en su intención de legitimar ingresos provenientes de acciones ilegales.Adquirir, aceptar o administrar dentro de la Empresa bienes o dinero sabiendo, o que por razón de su cargo, esté obligado a saber, que los mismos son producto, proceden o se originan de la comisión de un delito.Transacciones inusuales de acuerdo con lo establecido en el Sistema Integral para la Prevención de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo.

Lavado de dinero•

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Obtener, por el medio que fuere, un secreto comer-cial sin la autorización de la Empresa o su usuario autorizado.Vender, ofrecer, divulgar o utilizar impropiamente los secretos comerciales y de negocio de la Empresa, incluyendo información propia, confidencial u otra propiedad intelectual.Alterar, borrar o inutilizar programas de computador. Copiar, reproducir o distribuir sin autorización programas de computador.Destruir, borrar, inutilizar o utilizar inadecuadamente los registros informáticos de la Empresa.

Infracción a la propiedad intelectual•

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Elementos estructurales

Adicionalmente, a través del proceso de gestión de riesgos del Grupo se establecen los lineamientos y responsables por la gestión de actividades de identificación, análisis, valoración, tratamiento y monitoreo del riesgo.

Reporte de incidentes de fraude, consultas y de dilemas éticosEs muy importante que los incidentes de fraude o corrupción identificados sean reportados. Escondiendo o manipulando dichos eventos, las Empresas del Grupo no tendrán la posibilidad de aprender y entender por qué dichos eventos ocurren y por lo tanto no podrán tomar las acciones pertinentes. Un evento de fraude o corrupción no reportado puede representar un costo incluso mayor al del evento por sí mismo.

El medio válido y oficial para recibir denuncias y reportes relacionados con eventos de fraude, conductas indebidas o ilegales, consultas y dilemas éticos es el canal ético.

Reportes, denuncias o consultas recibidas o informadas por medios diferentes al indicado, no serán sujetos de revisión y seguimiento, según corresponda.

El Grupo Energía de Bogotá es consciente que no todos los administradores y colaboradores se sienten a gusto denunciando un evento de fraude o corrupción en el que está involucrado un superior o compañero de trabajo. Para motivar a los administradores y colaboradores a denunciar o reportar un evento de fraude o corrupción, cada Empresa del Grupo implementará un Canal Ético con base en las directrices y definiciones de EEB como casa matriz del Grupo, a través del cual se pueden reportar eventos de fraude o corrupción de forma confi-dencial, sin miedo a represalias.

Adicionalmente, la Política de Gestión de Riesgos establece que las Empresas del Grupo aseguran la disponibilidad, oportunidad y confiabilidad de la

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información a través de herramientas y sistemas para la gestión de riesgos, que permiten administrar todos los riesgos del negocio, incluidos los de fraude o corrupción.

Investigación y seguimientoLos mecanismos de investigación están destinados a adelantar las acciones necesarias para aclarar los posibles eventos de fraude o corrupción. Las Empresas del Grupo están comprometidas con investigar de forma objetiva y exhaustiva todos los eventos de fraude o corrupción reportados a través del Canal Ético.

El proceso de investigación es responsabilidad de la administración de cada una de las Empresas del Grupo y podrá realizarse en conjunto con un tercero experto independiente o por quien sea designado internamente, cuando así se decida de acuerdo con la criticidad, circunstancias, personal involucrado, entre otros aspectos. Esta decisión la tomará el Comité de Ética y Conducta basado en los reportes y clasificación del evento generado por el tercero experto independiente y/o las circunstancias particulares de cada caso.

Si alguno de los miembros del Comité de Ética y Conducta resulta involucrado en una denuncia, el caso deberá ser escalado inmediatamente al Comité de Auditoría para que sea este Comité quien se encarga de gestionar las acciones correctivas, preventivas o disciplinarias.

El Comité de Ética y Conducta será responsable de direccionar los casos reportados a las instancias competentes de acuerdo con la clasificación del evento y teniendo en cuenta la normatividad vigente en cada país.

Las investigaciones que se inicien por decisión del Comité de Ética y Conducta para determinado evento serán confidenciales hasta que como resultado de las mismas se determine su divulgación, reporte y tratamiento a las instancias internas y/o externas pertinentes. Los administradores y colaboradores que participen en el proceso de investigación tienen la obligación de mantener la información en total confidencialidad. El proceso de investigación puede requerir entre otras, las siguientes actividades, siempre y cuando no vayan en contravención de las disposiciones legales de cada país.

Con el propósito de realizar seguimiento al proceso de identificación y reporte de riesgos, el administrador del sistema de gestión de riesgos elabora en forma periódica un informe de seguimiento, el cual es presentado al Directivo de su área. El informe incluye para cada uno de los riesgos identificados, un diagnóstico sobre su nivel de severidad, el diseño del control implementado para su mitigación, la solidez y efectividad del control, las brechas o deficiencias identificadas y el tratamiento o control compensatorio a implementar para su remediación. Posterior a este análisis se procederá a valorar el riesgo de acuerdo con la metodología establecida, diseñar o ajustar el control existente y cargar la información en el sistema de administración de riesgos. Será responsabilidad del dueño del proceso implementar el control y garantizar su efectividad.

En caso de presentarse cambios organizacionales importantes o cambios en el entorno en el cual opera la Empresa, se deberán hacer las valoraciones de riesgo acorde a la ocurrencia de dichos eventos.

Procedimientos disciplinarios y sancionatoriosEl Comité de Ética y Conducta de cada Empresa del Grupo determinará las sanciones disciplinarias aplicables al colaborador o colaboradores que cometan fraude o actúen en contravía a lo dispuesto en la presente Política y sus políticas relacionadas. Las sanciones serán determinadas de acuerdo con los resultados de la investigación. La aplicación de sanciones se hará de acuerdo con los procedimientos establecidos en el Reglamento Interno de Trabajo y/o normatividad vigente en cada una de las Empresas.

Las Empresas, cuando sea procedente, pondrán en conocimiento de las autoridades competentes cualquier evento de fraude o corrupción y emprenderá y acompañará las acciones judiciales que sean pertinentes.

Entrevistas con administradores y/o colaboradores o personas externas. Recolección de documentación o evidencia.Análisis de documentación o evidencia.Aplicación de técnicas de auditoría forense.

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• • •

Elementos de mantenimientoRevisión y monitoreo continuoEl mantenimiento de la Política Antifraude y Anticorrupción implica una continua revisión de sus objetivos, criterios de evaluación y riesgos asociados a los procesos.

La Dirección de Auditoría Interna de cada una de las Empresas del Grupo (o quien haga sus veces) hará periódicamente (por lo menos una vez al año) una valoración de la Política Antifraude y Anticorrupción basada en la efectividad de los controles existentes y en los eventos de fraude o corrupción reportados.




A partir de dicha valoración se presentará un informe a la Dirección de Auditoría Interna de la Empresa de Energía de Bogotá S.A ESP, quien consolidará la información y presentará un informe de cumplimiento al Comité de Auditoría de la Empresa de Energía de Bogotá que contenga los aspectos más relevantes sobre la efectividad de la Política Antifraude y Anticorrupción, además de los ajustes o actualizaciones que deben implementarse en el documento.

Cualquier cambio a la misma deberá quedar registrado en el Sistema de Gestión Integral y será expuesto en la revisión por la dirección que cada Empresa da a sus sistemas de gestión.

Comunicación y capacitacionesConscientes que una comunicación efectiva es un elemento fundamental para la implementación e interiorización de la Política Antifraude y Anticorrupción, se establecerá un plan de capacitaciones y comunicaciones que busque promover y afianzar la cultura antifraude al interior de las Empresas del Grupo, informando los aspectos claves de la Política, además de lecciones aprendidas que puedan ayudar a concientizar a los colaboradores de la importancia de prevenir, denunciar y detectar el fraude o la corrupción.

La Junta Directiva de la Empresa de Energía de Bogotá S.A. ESP como casa matriz del Grupo, es responsable de la aprobación de la Política Antifraude y Anticorrupción y la Alta Dirección de la Empresa de Energía de Bogotá S.A ESP es responsable de promover una cultura antifraude y un comportamiento ético al interior de todas las filiales y unidades de negocio del Grupo, comunicar la importancia y la responsabilidad que tienen todos los administradores y colaboradores en el proceso de prevención y detección de eventos de fraude o corrupción, y garantizar los recursos necesarios para asegurar el cumplimiento de los objetivos de la Política Antifraude y Anticorrupción.

El Comité de Auditoría de la Empresa de Energía de Bogotá S.A ESP y de cada una de las Empresas del Grupo son responsables de supervisar el cumplimiento de la Política Antifraude y Anticorrupción, hacer seguimiento al resultado de la evaluación de los controles antifraude, apoyar al Comité de Ética y Conducta de cada Empresa del Grupo en el proceso de investigación de denuncias de fraude o corrupción cuando sea aplicable y proponer a la Junta Directiva de la Casa Matriz, los ajustes y actualizaciones de la presente Política Corporativa.

El Comité de Ética y Conducta de la Empresa de Energía de Bogotá S.A ESP y de cada una de las Empresas del Grupo, en conjunto con tercero independiente externo designado, son responsables por investigar las denuncias reportadas a través del Canal Ético, garantizar la confidencialidad y seguridad de la información y determinar las acciones correctivas, preventivas o disciplinarias que deberán ser implementadas. Así mismo informaran al Comité de Auditoría los reportes recibidos que tengan incidencia o impacto en la información financiera y al Comité de Convivencia los temas relacionados con asuntos laborales de acuerdo con la normatividad legal correspondiente, excepto aquellos relacionados con el consumo de alcohol o sustancias prohibidas, el trabajo infantil y el trabajo forzoso o realizado bajo coacción.

La Dirección de Auditoría Interna de la Empresa de Energía de Bogotá S.A ESP es responsable por evaluar la efectividad y cumplimiento de la Política Antifraude y Anticorrupción a través de los mecanismos de revisión y monitoreo, además de gestionar y apoyar a las filiales en la implementación de las actualizaciones a que haya lugar. Anualmente o cada vez que la Junta Directiva de la Empresa de Energía de Bogotá S.A. ESP lo requiera, el Comité de Auditoría presentará un informe con los aspectos más relevantes de dicha evaluación.

La Vicepresidencia de Portafolio Accionario y Planeación Corporativa de la Empresa de Energía de Bogotá S.A ESP es responsable de participar activamente en el proceso de identificación y valoración de riesgos de fraude o corrupción; y de establecer y actualizar los lineamientos corporativos y las metodologías que sirvan al Grupo para la identificación, valoración y mitigación de los riesgos de fraude o corrupción en el marco del Sistema de Gestión Integral de Riesgos.

El Oficial de Cumplimiento de la Empresa de Energía de Bogotá S.A ESP es responsable de presentar un informe semestral a la Junta Directiva de la Empresa en el que se incluya, entre otras cosas, el resultado de la gestión desarrollada para la prevención y administración de los riesgos relacionados con el lavado de activos y la financiación del terrorismo en cada una de las Empresas del Grupo.

Los administradores y colaboradores del Grupo son responsables por conocer y entender la Política Antifraude y Anticorrupción, conocer y entender las acciones que pueden constituir fraude o corrupción, ejecutar los controles antifraude a su cargo, reportar los incidentes sospechosos y cooperar con las investigaciones que de allí se puedan derivar.

Responsables de la política




Listado de documentos que sirven de modelo a las filiales del Grupo Energía de Bogotá para la implementación de la Política Antifraude y Anticorrupción.

Referencia a Políticas y Procedimientos Internos:Código de Ética y Conducta CorporativoCódigo de Buen GobiernoPolítica de Responsabilidad GlobalSistema de Gestión Integral de RiesgosMetodología y Valoración de RiesgosManual del Canal ÉticoPolítica de Gestión de RiesgosInforme de Gestión SostenibleGestión para la Prevención del Lavado de Activos y Financiación del TerrorismoEstatuto de ContrataciónManual de InterventoríaReferencia a Procedimientos ExternosAustralian Standard 8001-2003: Fraud & Corruption Control

Anexo A

COLABORADORES


IntroducciónAlineada con la Política de Responsabilidad Global, la Política de Colaboradores para el Grupo Energía de Bogotá ofrece un marco de referencia con principios que orientan el cumplimiento de nuestro compromiso con el desarrollo humano y organizacional para ser reconocidos por nuestros colaboradores como un excelente lugar para trabajar.

Declaración de CompromisoEs nuestro deber actuar de acuerdo con nuestros valores corporativos donde quiera que el Grupo Energía de Bogotá tenga presencia o impacto.

Con esta motivación, el Grupo Energía de Bogotá declara su compromiso para estimular la satisfacción de sus colaboradores mediante un entorno de trabajo sano,

y el liderazgo faciliten la construcción de escenarios participativos.

Marco de ActuaciónLa directriz para las Empresas del Grupo Energía de Bogotá, comprende los siguientes compromisos:

l egal, cumplir con las disposiciones constitucionales y legales que en materia laboral, individual y colectiva, apliquen en cada país donde operemos y tengamos

universales que en materia de desarrollo humano para el trabajo establecen la Organización Internacional del Trabajo y el Pacto Global de las Naciones Unidas.

Humano, estimular a nuestros colaboradores para lograr el máximo potencial en sus talentos, pues el éxito de cada trabajador depende de sus habilidades y su contribución, al tiempo que genera balance en su desarrollo personal, familiar y profesional. De igual forma garantizar la protección de su vida e integridad personal a través de pólizas que cubren los riesgos principales de su actividad.

o rganizacional, fomentar la diversidad e igualdad de oportunidades, donde todas las decisiones sobre talento están fundamentadas en nuestro modelo de liderazgo corporativo, así como el desempeño y potencial demostrado por la persona en el trabajo.

Para lograr lo anterior, las empresas del Grupo Energía de Bogotá:• Tratan a cada uno de los colaboradores y en todo

momento conforme a nuestros valores corporativos, entre los cuales contemplamos los resultados individuales y colectivos, el cambio y la innovación, el desarrollo humano, el respeto, la justicia, la integridad, la transparencia y la excelencia.

• Protegen la vida, la integridad y la salud de nuestros colaboradores, desarrollando acciones orientadas a garantizar la seguridad industrial y salud ocupacional,

en torno a una cultura de autocuidado y estándares de trabajo seguro, que contribuyen a la prevención de lesiones y enfermedades ocupacionales.

• Cumplen con los estándares normativos y de calidad, mediante un Sistema de Gestión Integrado

preservar la seguridad industrial y salud ocupacional de nuestros colaboradores.

• Propician la generación de espacios que estimulen el diálogo entre sus colaboradores, facilitando el desarrollo de una cultura inclusiva y participativa,

diversidad y el cambio.• Gestionan procesos integrales y alineados con

las mejores prácticas, que estimulan el desarrollo integral de nuestros colaboradores ofreciéndoles herramientas para que asuman liderazgo de su propia carrera.

y organizacional, y desarrollan el proceso de gestión de desempeño donde cada colaborador es consciente de su contribución al éxito del negocio.

• Ofrecen incentivos que destacan nuestro interés por reconocer el desarrollo integral de nuestros colaboradores, en procura de balancear vida y

en el horario de trabajo, compensación variable por mérito en el desempeño, y créditos de vivienda con condiciones que sobresalen ante el mercado.

• Fomentan la cultura del descanso remunerado y garantizan que los periodos de vacaciones se disfrutan de forma continua.

• Facilitan los acuerdos de movilidad de talento asegurando que todos nuestros colaboradores conozcan las condiciones de los traslados.

Área Responsable de la Política

Todos tenemos la responsabilidad de comportarnos con los demás de manera íntegra, honesta, cortés considerada, respetuosa y digna.

La aplicación de la Política de Colaboradores para el Grupo Energía de Bogotá es facilitada por todos sus colaboradores, y su gestión estará a cargo de las áreas que lideran los asuntos relacionados con la Gestión Humana.

ANEXo A

Conceptos Aplicables a la Política de Colaboradores

Colaborador: En el Grupo Energía de Bogotá, se entienden como trabajadores, estudiantes en práctica y aprendices.

o rganización Internacional del t rabajo: es la institución mundial responsable de la elaboración y supervisión de las Normas Internacionales del Trabajo.


COLABORADORES


Es la única agencia de las Naciones Unidas de carácter “tripartito” ya que representantes de gobiernos, empleadores y trabajadores participan en conjunto en la elaboración de sus políticas y programas así como la promoción del trabajo decente para todos. www.ilo.org

Pacto Global de las Naciones Unidas: es una plataforma global, abierta y permanente de diálogo, acción e interacción del sector privado con los

gobiernos y la sociedad civil para la definición y desarrollo de una agenda de desarrollo sostenible, en la cual se intercambian y divulgan “buenas prácticas empresariales”, que hayan generado impacto social bajo los principios de la Responsabilidad Corporativa. Las organizaciones adheridas se comprometen a alinear sus estrategias y operaciones en diez principios universalmente aceptados en cuatro áreas temáticas: derechos humanos, estándares laborales, medio ambiente y anticorrupción. www.unglobalcompact.org.



Introducción


Para la presente política el concepto de ciudadanía corporativa es la relación participativa y positiva de las empresas del Grupo Energía de Bogotá con el entorno y la sociedad, así como con el diseño de las políticas públicas de los gobiernos del nivel local, regional, nacional y mundial, en donde el Grupo empresarial tenga presencia, en torno a temas comunes del sector energético.

La Política de Ciudadanía Corporativa establece los lineamientos con los que las Empresas del Grupo Energía de Bogotá la ejercen, como una manera de aportar al crecimiento ordenado y planificado de los territorios de influencia y de los países donde operan.

La presente Política obedece a los lineamientos establecidos en la Política de Responsabilidad Global del Grupo Energía de Bogotá y aplica a todas las Empresas que lo conforman.

Acompañan, en aquellos territorios donde las empresas tengan presencia, a los actores relevantes entre ellos a las autoridades locales, en la construcción de los asuntos públicos de energía eléctrica y gas, en la definición de la normatividad correspondiente y en la ejecución de los programas del sector, bajo un esquema de cogestión y corresponsabilidad. Conocen y aplican la normatividad del sector energético y de los servicios públicos domiciliarios

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en materia social, ambiental y económica, en especial, de planeación territorial y de seguridad de las redes de transporte y distribución de energía eléctrica y gas.Trabajan para que la infraestructura energética construida y atendida por ellas, satisfaga a cabalidad los requerimientos de calidad, confiabilidad, disponibilidad y seguridad establecidos en la normatividad vigente, así como los compromisos adquiridos con los gobiernos en cada país donde operan. Establecen y mantienen los espacios, mecanismos y herramientas de gestión, coordinación y cooperación interinstitucional, para una fluida y permanente relación con los actores públicos y privados involucrados en la gestión del territorio.Diseñan y ponen en marcha estrategias de acercamiento, comunicación e información dirigidas a establecer y mantener lazos de cooperación y apoyo con las organizaciones públicas y privadas, con los gobiernos locales, regionales y nacionales y con las comunidades de sus zonas de influencia. Articulan su visión empresarial con las estrategias de ordenamiento territorial, productividad, competitividad, espacio público y con los planes de expansión energética definidos por los entes gubernamentales de los países en los que operan. Promueven la participación de los actores del desarrollo en las instancias nacionales y regionales de coordinación y planificación del sector energético, como mecanismo para fomentar el uso eficiente y seguro de los servicios de energía y gas en pro del desarrollo sostenible. Apoyan las iniciativas en torno a la innovación, investigación, identificación y desarrollo de tecnologías que permitan la consolidación de un sector energético moderno eficiente y eficaz, que responda a las necesidades de las actuales y futuras generaciones, y que faciliten a la sociedad hacer frente a los retos que se presentan como resultado del aumento en la demanda de energía, los cambios poblacionales y climáticos y las restricciones en la disponibilidad de combustibles.

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Área responsableCada una de las empresas y unidades de negocio que conforman el Grupo Energía de Bogotá son responsables de la implementación, socialización y cumplimiento de la presente política. La administración de la política estará a cargo de la Vicepresidencia de Servicios Públicos y Participación Ciudadana de Empresa de Energía de Bogotá - EEB S.A. ESP.

CIUDADANIA CORPORATIVA

Declaración de CompromisoEl Grupo Energía de Bogotá reconoce su rol de ciudadano corporativo y lo ejerce consciente de su aporte al desarrollo económico, ambiental y social de los territorios donde opera. Para ello, promueve la construcción de relaciones positivas con todos los actores del desarrollo, entre ellos, las autoridades gubernamentales locales, regionales, nacionales y mundiales, sobre la base de la confianza, la cooperación, el bienestar común y el respeto por el Estado Social de Derecho.

El compromiso del Grupo con el ejercicio de la ciudadanía corporativa se fundamenta en el comportamiento ético de las empresas con su entorno, asumiendo sus responsabilidades y deberes con el propósito de aportar al desarrollo sostenible de las zonas donde opera.

Marco de actuaciónCon el propósito de lograr el cumplimiento de la presente Política, las Empresas del Grupo Energía de Bogotá:

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Conceptos aplicables


Ciudadanía corporativa: Es el ejercicio de la actividad empresarial que impone obligaciones sociales y ambientales con el entorno.Servicios energéticos: son una gama de servicios técnicos y comerciales que buscan atender la demanda y promover el uso eficiente de toda forma de energía por parte de los usuarios finales. Políticas Públicas: Conjunto de actividades, decisiones o medidas coherentes, tomadas principalmente por los actores del sistema político-administrativo de un país con la finalidad de atender una necesidad colectiva. Los cursos de acción definidos son desarrollados por el sector público, frecuentemente con la participación de la comunidad y el sector privado.

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Asuntos públicos: son los esfuerzos de la organización para monitorear y administrar su entorno de negocios. Combina las relaciones con el gobierno, comunicaciones y estrategias de ciudadanía corporativa para influenciar en las políticas públicas.

Cogestión y corresponsabilidad: promover compromisos de doble vía y la mutua responsabilidad por el logro de objetivos comunes, sobre la base del reconocimiento a la capacidad de todos para aportar en la construcción colectiva del bienestar común.

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CIUDADANIA CORPORATIVA

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GOBIERNO CORPORATIVO



IntroducciónLa Política de Gobierno Corporativo del Grupo Energía de Bogotá proporciona los lineamientos de actuación de las empresas del grupo en materia de buen gobierno corporativo, asegurando las mejores prácticas que contribuyan al logro de los objetivos de participación, estabilidad, seguridad, transparencia y confianza, frente a sus Grupos de Interés.

La Política de Gobierno Corporativo de las empresas del Grupo Energía de Bogotá es una declaratoria de principios que emana de la voluntad de las Juntas Directivas u órganos que hagan sus veces y de su visión del negocio en un contexto de economía integral globalizada e internacional.

Las actuaciones de los accionistas, Directores, coordinadores, asesores o profesionales internos y externos y, en general de los colaboradores de LA EMPRESA y sus filiales, de sus inversionistas, proveedores y demás grupos de interés, se rigen por las disposiciones del Código de Buen Gobierno de cada empresa del grupo, con el fin que el buen gobierno corporativo de LA EMPRESA pueda desarrollarse dentro de los valores éticos y de transparencia y compromisos individuales y colectivos específicos, medibles, verificables y equitativos.

Grupo EmpresarialLA EMPRESA en su calidad de casa matriz y controlante y sus filiales, en cumplimiento de la unidad de propósito y dirección que lleva implícito el Grupo Empresarial, ha definido que las empresas que conforman el mismo deben adoptar las medidas que garanticen las mejores prácticas de gobierno corporativo, en especial, la adopción de valores éticos corporativos , así como las reglas básicas que posibiliten que la administración de sus negocios y la divulgación de la información relativa al mismo, garanticen la confianza de los Grupos de Interés y del mercado en general.

Declaración de CompromisoEl Grupo Energía de Bogotá declara su compromiso de gestión dentro del marco del Buen Gobierno Corporativo, con el fin de dar cumplimiento al conjunto de principios y normas que regulan la integración y funcionamiento de los órganos de gobierno, para sus intereses, y los de sus Grupos de Interés, propender por la creación de valor, el uso eficiente de los recursos y la transparencia en el uso de la información.

Marco de ActuaciónEl Grupo Energía de Bogotá, consciente de la

importancia de la transparencia, adopta el gobierno corporativo de las empresas del Grupo, asegurando las mejores prácticas en materia de protección de las inversiones y de los accionistas minoritarios como garantía de gestión administrativa y financiera responsable, de manera tal que considera y cree: Que cada Empresa del Grupo Energía de Bogotá debe adoptar los lineamientos establecidos por el Código de Gobierno Corporativo, ajustado a su naturaleza jurídica.

Que la gestión empresarial de las empresas del Grupo Energía de Bogotá se guía por un marco de planeación, dirección y actuación de Gestión Integral Estratégica, la cual permite deliberar, focalizar y priorizar adecuadamente, el accionar de las empresas del Grupo Energía de Bogotá.

Que como garantía de transparencia en la administración de las empresas del Grupo Energía de Bogotá, cada una de ellas cuenta con órganos de administración colegiados e independientes.

Que como garantía de la adopción de las mejores prácticas de gestión, cada una de las empresas del Grupo Energía de Bogotá adopta el Código de Ética, el Reglamento Interno de Trabajo y demás instrumentos y políticas que garantizan la transparencia y responsabilidad en la toma de decisiones.

Que las empresas del Grupo Energía de Bogotá debe tener controles externos de revisoría fiscal, o su equivalente que vigile el cumplimiento de la normatividad aplicable en sus operaciones sociales, entre las cuales se encuentran las disposiciones del estatuto social, las decisiones de la Asamblea de Accionistas y de la Junta Directiva u órganos societarios que hagan sus veces, así como los mandatos legales y regulatorios.

Que las empresas del Grupo Energía de Bogotá cuentan con los mecanismos que garantizan el ejercicio igualitario de los derechos de los accionistas y aseguran un trato equitativo para los accionistas minoritarios.

Que con el fin de garantizar los derechos de los accionistas, las empresas del Grupo Energía de Bogotá cuentan con mecanismos que permite a los accionistas tener acceso a la información de la EMPRESA en tiempo oportuno y de forma integral.Que todos los contratos que celebren las empresas del Grupo Energía de Bogotá en desarrollo de su objeto social y en calidad de contratante se rigen por las normas de su Estatuto de Contratación. Los estatutos de contratación de las empresas del Grupo Energía de

Bogotá están orientados por los principios establecidos en la Política de Contratación del Grupo.Que las Empresas del Grupo Energía de Bogotá propenden que sus colaboradores actúen de manera comprometida y transparente, con el fin de evitar y prevenir cualquier conducta que se considere como conflicto de interés.

Que las Empresas del Grupo Energía de Bogotá cuentan con mecanismos para la resolución pronta y efectiva de controversias, con el fin de facilitar la convivencia entre los accionistas, los grupos de interés y la administración.

Área Responsable de la Política y actualizaciónCada una de las empresas y unidades de negocio que conforman el Grupo Energía de Bogotá son responsables de la implementación y cumplimiento de la presente política. La administración y actualización de la política estará a cargo de la Secretaría General de LA EMPRESA y el seguimiento de la política estará a cargo de la Dirección de Auditoría Interna de LA EMPRESA.

ANEXO A N/A

CÓDIGO DE BUEN GOBIERNO: documento que estructura, precisa y compila los principios y valores éticos y de transparencia, políticas, normas y directrices empresariales que orientan todas las actuaciones que en materia de buen gobierno corporativo deben regir a LA EMPRESA y con base en las cuales LA EMPRESA administra sus negocios contribuyendo al logro de sus objetivos de estabilidad, seguridad y confianza frente a sus Grupos de Interés.

GOBIERNO CORPORATIVO: conjunto de prácticas, procesos y sistemas para dirigir y controlar una empresa. Regula las relaciones de la empresa con los grupos de interés tanto internos como externos y fortalece la disposición ética de la EMPRESA.

DIRECTORES: se refiere a los miembros de la Junta Directiva, Presidente y sus suplentes, Vicepresidentes, el Secretario General, Directores de Compras, Director de Relaciones Externas, Director de Auditoría y Gerentes.

POLITICA DE CONTRATACIÓN: documento que establece los principios generales que las Empresas del Grupo Energía de Bogotá deben cumplir en sus procesos contractuales con el fin de garantizar la contratación de bienes y servicios requeridos para el

funcionamiento y desarrollo oportuno de las funciones propias de cada una de ellas.

ANEXO B

Documentos que sirven de modelo para la implementación de la Política de Gobierno Corporativo del Grupo Energía de Bogotá

1. Código de Buen Gobierno Corporativo.

La Política de Gobierno Corporativo del Grupo Energía de Bogotá proporciona los lineamientos de actuación de las empresas del grupo en materia de buen gobierno corporativo, asegurando las mejores prácticas que contribuyan al logro de los objetivos de participación, estabilidad, seguridad, transparencia y confianza, frente a sus Grupos de Interés.

La Política de Gobierno Corporativo de las empresas del Grupo Energía de Bogotá es una declaratoria de principios que emana de la voluntad de las Juntas Directivas u órganos que hagan sus veces y de su visión del negocio en un contexto de economía integral globalizada e internacional.

Las actuaciones de los accionistas, Directores, coordinadores, asesores o profesionales internos y externos y, en general de los colaboradores de LA EMPRESA y sus filiales, de sus inversionistas, proveedores y demás grupos de interés, se rigen por las disposiciones del Código de Buen Gobierno de cada empresa del grupo, con el fin que el buen gobierno corporativo de LA EMPRESA pueda desarrollarse dentro de los valores éticos y de transparencia y compromisos individuales y colectivos específicos, medibles, verificables y equitativos.

Grupo EmpresarialLA EMPRESA en su calidad de casa matriz y controlante y sus filiales, en cumplimiento de la unidad de propósito y dirección que lleva implícito el Grupo Empresarial, ha definido que las empresas que conforman el mismo deben adoptar las medidas que garanticen las mejores prácticas de gobierno corporativo, en especial, la adopción de valores éticos corporativos , así como las reglas básicas que posibiliten que la administración de sus negocios y la divulgación de la información relativa al mismo, garanticen la confianza de los Grupos de Interés y del mercado en general.

Declaración de CompromisoEl Grupo Energía de Bogotá declara su compromiso de gestión dentro del marco del Buen Gobierno Corporativo, con el fin de dar cumplimiento al conjunto de principios y normas que regulan la integración y funcionamiento de los órganos de gobierno, para sus intereses, y los de sus Grupos de Interés, propender por la creación de valor, el uso eficiente de los recursos y la transparencia en el uso de la información.

Marco de ActuaciónEl Grupo Energía de Bogotá, consciente de la

importancia de la transparencia, adopta el gobierno corporativo de las empresas del Grupo, asegurando las mejores prácticas en materia de protección de las inversiones y de los accionistas minoritarios como garantía de gestión administrativa y financiera responsable, de manera tal que considera y cree: Que cada Empresa del Grupo Energía de Bogotá debe adoptar los lineamientos establecidos por el Código de Gobierno Corporativo, ajustado a su naturaleza jurídica.

Que la gestión empresarial de las empresas del Grupo Energía de Bogotá se guía por un marco de planeación, dirección y actuación de Gestión Integral Estratégica, la cual permite deliberar, focalizar y priorizar adecuadamente, el accionar de las empresas del Grupo Energía de Bogotá.

Que como garantía de transparencia en la administración de las empresas del Grupo Energía de Bogotá, cada una de ellas cuenta con órganos de administración colegiados e independientes.

Que como garantía de la adopción de las mejores prácticas de gestión, cada una de las empresas del Grupo Energía de Bogotá adopta el Código de Ética, el Reglamento Interno de Trabajo y demás instrumentos y políticas que garantizan la transparencia y responsabilidad en la toma de decisiones.

Que las empresas del Grupo Energía de Bogotá debe tener controles externos de revisoría fiscal, o su equivalente que vigile el cumplimiento de la normatividad aplicable en sus operaciones sociales, entre las cuales se encuentran las disposiciones del estatuto social, las decisiones de la Asamblea de Accionistas y de la Junta Directiva u órganos societarios que hagan sus veces, así como los mandatos legales y regulatorios.

Que las empresas del Grupo Energía de Bogotá cuentan con los mecanismos que garantizan el ejercicio igualitario de los derechos de los accionistas y aseguran un trato equitativo para los accionistas minoritarios.

Que con el fin de garantizar los derechos de los accionistas, las empresas del Grupo Energía de Bogotá cuentan con mecanismos que permite a los accionistas tener acceso a la información de la EMPRESA en tiempo oportuno y de forma integral.Que todos los contratos que celebren las empresas del Grupo Energía de Bogotá en desarrollo de su objeto social y en calidad de contratante se rigen por las normas de su Estatuto de Contratación. Los estatutos de contratación de las empresas del Grupo Energía de

GOBIERNO CORPORATIVOMANUAL DE POLÍTICAS CORPORATIVAS

Bogotá están orientados por los principios establecidos en la Política de Contratación del Grupo.Que las Empresas del Grupo Energía de Bogotá propenden que sus colaboradores actúen de manera comprometida y transparente, con el fin de evitar y prevenir cualquier conducta que se considere como conflicto de interés.

Que las Empresas del Grupo Energía de Bogotá cuentan con mecanismos para la resolución pronta y efectiva de controversias, con el fin de facilitar la convivencia entre los accionistas, los grupos de interés y la administración.

Área Responsable de la Política y actualizaciónCada una de las empresas y unidades de negocio que conforman el Grupo Energía de Bogotá son responsables de la implementación y cumplimiento de la presente política. La administración y actualización de la política estará a cargo de la Secretaría General de LA EMPRESA y el seguimiento de la política estará a cargo de la Dirección de Auditoría Interna de LA EMPRESA.

ANEXO A N/A

CÓDIGO DE BUEN GOBIERNO: documento que estructura, precisa y compila los principios y valores éticos y de transparencia, políticas, normas y directrices empresariales que orientan todas las actuaciones que en materia de buen gobierno corporativo deben regir a LA EMPRESA y con base en las cuales LA EMPRESA administra sus negocios contribuyendo al logro de sus objetivos de estabilidad, seguridad y confianza frente a sus Grupos de Interés.

GOBIERNO CORPORATIVO: conjunto de prácticas, procesos y sistemas para dirigir y controlar una empresa. Regula las relaciones de la empresa con los grupos de interés tanto internos como externos y fortalece la disposición ética de la EMPRESA.

DIRECTORES: se refiere a los miembros de la Junta Directiva, Presidente y sus suplentes, Vicepresidentes, el Secretario General, Directores de Compras, Director de Relaciones Externas, Director de Auditoría y Gerentes.

POLITICA DE CONTRATACIÓN: documento que establece los principios generales que las Empresas del Grupo Energía de Bogotá deben cumplir en sus procesos contractuales con el fin de garantizar la contratación de bienes y servicios requeridos para el

funcionamiento y desarrollo oportuno de las funciones propias de cada una de ellas.

ANEXO B

Documentos que sirven de modelo para la implementación de la Política de Gobierno Corporativo del Grupo Energía de Bogotá

1. Código de Buen Gobierno Corporativo.


COMUNICACIÓN


IntroducciónLa Política de Comunicación del Grupo Energía de Bogotá establece lineamientos para que sus Empresas formulen, implementen y ejecuten la comunicación

difusión y promoción de información de carácter institucional y comercial a los grupos de interés.

El Grupo Energía de Bogotá fundamenta su acción en la adopción de un modelo de excelencia y la aplicación de las mejores prácticas en el ámbito de la información y la comunicación; por lo tanto, sus empresas se comprometen y garantizan la implementación y ejecución de estrategias orientadas hacia la aplicación de la presente política corporativa.

La presente Política obedece a los lineamientos establecidos en la Política de Responsabilidad Global del Grupo Energía de Bogotá y aplica a todas las inversiones accionarias con control y a todos los procesos y procedimientos relacionados con la comunicación.

Declaración de CompromisoEl Grupo Energía de Bogotá fundamenta la comunicación en los principios de transparencia, coherencia, efectividad, oportunidad e inmediatez, como parte esencial de su misión y visión.

Marco de ActuaciónCon el propósito de lograr el cumplimiento del compromiso establecido por la Política de Comunicación, las Empresas del Grupo Energía de Bogotá:

1. Aseguran el desarrollo de una estrategia de comunicación y de sistemas de gestión, procesos, procedimientos, protocolos y demás herramientas que garanticen la implementación de la presente política, de acuerdo con sus particularidades.

2. Interactúan con sus grupos de interés de una forma responsable, en concordancia con el direccionamiento estratégico de comunicación y

de cada uno de ellos.3. Establecen en toda estrategia y planes de

comunicación mensajes alineados con los objetivos estratégicos, que se hacen extensivos a los diferentes grupos de interés.

4. Estimulan el diálogo y la participación activa y positiva que sea pertinente con las comunidades, las autoridades estatales, las Organizaciones no Gubernamentales, Accionistas, gremios y demás grupos de interés.

5. Hacen uso responsable de la información institucional respetando las medidas de protección de la información establecidas por el Grupo Energía de Bogotá.

6. Aseguran que la comunicación sea descendente, ascendente, horizontal, participativa, dialogante,

permanente y coordinada.7. Fomentan una actitud transparente y amable como

elemento fundamental de cultura comunicativa, teniendo como referente la dignidad de las personas.

8. En ningún caso o escenario asumen una postura política o ideológica.

9. Respetan la libertad de prensa y de opinión de acuerdo con los principios constitucionales establecidos en cada nación en donde se está presente.

10. Adoptan un Manual para la administración de las situaciones de crisis con base en los principios de la organización y teniendo en cuenta los lineamientos establecidos en materia de prevención, preparación y atención de este tipo de situaciones.

11. Adoptan y promueven el uso de nuevas tecnologías de la información y comunicación, buscando la generación de sinergias entre las empresas del Grupo.

12.del Grupo Energía de Bogotá como responsable de formular y hacer cumplir la Política de Comunicación y todos los procesos, procedimientos y protocolos que de ella se derivan.

13. Aportan al posicionamiento y reputación del Grupo Energía de Bogotá de acuerdo con los objetivos estratégicos corporativos.

Área Responsable de la PolíticaLa implementación y cumplimiento de la presente

del Grupo Energía de Bogotá, a través de sus áreas de comunicación o su equivalente en los casos donde ésta dependencia no exista. La administración, seguimiento y monitoreo del cumplimiento de la política está a cargo de la Dirección de Relaciones Externas del Grupo Energía de Bogotá.

ANEXo A

Conceptos Aplicables a la Política de ComunicaciónComunicación: Es el proceso de transmitir ideas o

más personas que intervienen en una interacción.

Comunicación ascendente: Aquella que se realiza

conocer el panorama general que se vive al interior de la organización, especialmente lo que acontece en los sitios de trabajo. Esta información debe ser detallada,

Comunicación descendente: Es la comunicación emitida desde la alta dirección nacional), las Organizaciones No Gubernamentales, accionistas y demás grupos de interés para consensuar acuerdos orientados a la sostenibilidad.


COMUNICACIÓN


Comunicación corporativa: Es el conjunto de acciones de comunicación que la organización transmite a sus diferentes grupos de interés. La Comunicación Corporativa debe fundamentarse en una estrategia de comunicación y se caracteriza por ser dinámica, planificada, concreta y sujeta a una retroalimentación constante.

Comunicación dialogante: Corresponde a la comunicación de doble vía, que reconoce al interlocutor y permite la retroalimentación de las ideas que se comparten.

Comunicación evolutiva y flexible: Instrumento de gestión que permite la adaptación a las necesidades de sus públicos de interés así como la permanente actualización en los procesos del grupo.

Comunicación externa: Es la comunicación dirigida a los grupos de interés externos, cuyo propósito es promover la reputación y el relacionamiento, a partir de las características, actividades, productos, resultados y servicios del Grupo y de cada empresa.

Comunicación inmediata: Transmisión de la información al público de interés de manera rápida y concreta logrando una transferencia efectiva de la información.

Comunicación interna: Es la comunicación que se genera al interior de cada organización y tiene como propósito la difusión del direccionamiento estratégico, cultura corporativa y el mantenimiento de las buenas relaciones entre sus colaboradores.

Comunicación horizontal: Se desarrolla entre personas del mismo nivel jerárquico al interior de la Organización. Su razón de ser es la integración de actividades y la coordinación del personal.

Comunicación permanente: Hace referencia a la alta frecuencia en el flujo de información interna y externa.

Coordinación institucional: Establecimiento y mantenimiento de espacios y mecanismos de comunicación entre las diferentes empresas del grupo, como principio fundamental para una permanente y apropiada relación con los diversos públicos involucrados con su gestión.

Crisis: Es un evento específico que rompe la estabilidad de una organización, pone en riesgo su reputación, y que es necesario enfrentar de manera oportuna con el propósito de minimizar los efectos y recuperar la normalidad

Difusión: Alcance al que llega la transmisión de un mensaje.

Divulgación: Ejercicio de poner al alcance de

determinadas audiencias un determinado mensaje.

Estrategia de comunicación: Es un curso de acción establecido de forma anticipada con la finalidad de lograr una percepción acorde con los objetivos estratégicos.

Manual de Crisis: Es la serie de responsabilidades, instancias de organización y acciones a realizar por cada uno de los distintos componentes de una organización con el fin de enfrentar una situación de crisis.

Manual de Imagen Corporativa: Documento en el que se consignan los parámetros de imagen gráfica de una organización. Igualmente, en este documento se definen las normas que se deben seguir el manejo visual de la marca y el logotipo en los diferentes soportes internos y externos de la organización.

Medios de comunicación: Son una de las herramientas por medio de la cual se ejecuta el proceso comunicativo entre diferentes instancias. Representan un canal eficaz para informar a todos los públicos los mensajes de la estrategia de comunicación. Mensaje: Es la idea central que se requiere enviar a las distintas audiencias. De su adecuada y eficiente divulgación depende, en gran parte, el éxito de una estrategia de comunicaciones.

Posicionamiento: Conjunto de actividades de comunicación que contribuyen a la construcción de la identidad de marca, de tal manera que se establezcan características diferenciadoras frente a sus competidores y sus grupos de interés.

Reputación corporativa: Percepción positiva en los grupos de interés que es resultado de la gestión desarrollada a lo largo del tiempo por una organización.

ANEXo B

listado de documentos que sirven de modelo a las filiales del Grupo Energía de Bogotá para la implementación de la Política de Comunicación Como guía que orienta y ofrece un referente a las empresas del Grupo para la puesta en operación de la presente política, se cuenta con los siguientes documentos de apoyo:

• Proceso de Comunicación Corporativa de EEB – Procedimientos de comunicación interna y externa

• Direccionamiento estratégico en materia de comunicación.

• Protocolos de comunicación.• Estrategia de comunicación externa.• Manual de crisis.• Manual de imagen corporativa.• Lineamientos de comunicación interna.


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Introducción


El Grupo Energía de Bogotá, consciente de la importancia de satisfacer las necesidades de sus clientes y usuarios, define a continuación los lineamientos que permiten promover la excelencia y óptima calidad en el servicio.

La Política de Clientes y Usuarios del Grupo Energía de Bogotá establece el marco bajo el cual los colaboradores adoptan buenas prácticas de gestión sostenible para la prestación de sus servicios, bajo un modelo de excelencia en la gestión, a través de la efectividad en los planes de acción e identificación permanentemente de oportunidades que le permitan al Grupo estar a la vanguardia en la atención a sus clientes y usuarios, declarando el compromiso de mejoramiento continuo e innovación para la generación de valor y la superación de las expectativas de sus clientes. Las empresas del Grupo Energía de Bogotá conocen, aplican y respetan el marco constitucional, legal y regulatorio en materia de calidad y servicio de los países donde operan, así como los convenios y tratados internacionales.

La presente Política obedece a los lineamientos establecidos en la Política de Responsabilidad Global del Grupo Energía de Bogotá y aplica a todos los procesos y procedimientos relacionados con el grupo de interés “Clientes y Usuarios” de las filiales que conforman el Grupo Empresarial.

Establecen relaciones directas con los clientes actuales y potenciales con el fin de conocer sus necesidades y expectativas. Desarrollan estrategias que fortalecen las relaciones con los Clientes y Usuarios, con enfoques innovadores que responden a problemáticas y necesidades identificadas.Consolidan la relación comercial, garantizando la permanencia en el negocio por medio de la atención y solución de solicitudes y requerimientos, de acuerdo con las obligaciones y compromisos contractuales y normativos establecidos.Propician la creación de espacios de involucramiento y diálogo con sus clientes y usuarios, con el objetivo de validar permanentemente los asuntos materiales y relevantes que las empresas del Grupo deberán gestionar, monitorear y reportar con los grupos de interés. Promueven la gestión de la calidad, de la salud ocupacional, de la seguridad industrial y de la protección al medio ambiente en las relaciones comerciales. Hacen extensivo el uso de buenas prácticas de gestión sostenible en el marco del Modelo de Responsabilidad Global, así como de los Valores y Políticas Corporativas. Fortalecen las habilidades técnicas y profesionales de los colaboradores que participan en las relaciones comerciales. Implementan planes de acción y programas de mejoramiento continuo que se apoyan en la tecnología, el conocimiento y la identificación de buenas prácticas, para fortalecer la cultura de calidad del servicio y el fortalecimiento en las relaciones de mutuo beneficio.

Marco de ActuaciónCon el objetivo de garantizar el cumplimiento de la presente Política, las Empresas del Grupo Energía de Bogotá:

CLIENTES Y USUARIOS

Declaración de CompromisoCon el propósito de asegurar el mejor servicio, las empresas del Grupo Energía de Bogotá asumen el compromiso de fortalecer las relaciones con sus clientes y usuarios para el desarrollo de buenas prácticas en el marco de un modelo de excelencia en la gestión, entendiendo que la satisfacción de sus clientes y la institucionalización de la cultura de la calidad en el servicio es fundamental en desarrollo de su objeto social y el logro de los objetivos estratégicos corporativos. Mediante la construcción de relaciones de confianza en el marco de los valores corporativos (transparencia, respeto, equidad e integridad), la satisfacción de los Clientes y Usuarios pretende contribuir a la competitividad del Grupo empresarial, así como con la prestación de servicios acorde con las mejores prácticas y al desarrollo de una propuesta de valor (disponibilidad, confiabilidad, calidad, seguridad, oportunidad, valor agregado, precios competitivos) a través de planes de acción basados en la mejora continua e innovación, y de habilidades para el manejo de las relaciones con los clientes y usuarios.

1.

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4.

5.

6.

7.

8.

Área responsableLas áreas comerciales y de servicio al cliente de cada una de las empresas que conforman el Grupo Energía de Bogotá son responsables de la implementación, socialización y cumplimiento de la presente Política. Así mismo les corresponde a todos los colaboradores del Grupo que forman parte de la cadena de servicio y contribuyen a la satisfacción de nuestros Clientes y Usuarios internos y externos.

Los colaboradores del Grupo Energía de Bogotá se comprometen a fortalecer las relaciones con los grupos de interés bajo una actitud de servicio permanente, donde prime el reconocimiento de la labor de cada uno,

Actualización: 1 - Fecha de última actualización:

Actualización: 0 - Fecha de última actualización: 22 de abril de 2013


el trabajo en equipo, la disposición, la amabilidad, la oportunidad y la cortesía.

Buenas prácticas: Prácticas institucionales innovadoras en una determinada área o proceso que se caracterizan por contribuir a un mejor desempeño en la organización.

Propuesta de valor: Disponibilidad, confiabilidad, calidad, seguridad, oportunidad, precios competitivos y productos/servicios que provienen de una gestión integral, en el marco de la gestión sostenible.

Asuntos materiales: temas relevantes y prioritarios para la organización, partiendo de la estrategia corporativa, las tendencias de la industria en el marco de la gestión sostenible y el involucramiento de los grupos de interés.

CLIENTES Y USUARIOS

Conceptos Aplicables1.

2.

3.

4.

5.

6.

Cliente (Interno y Externo): Organización o persona que recibe un producto o servicio. El cliente interno por su parte es aquel colaborador, que en la cadena de servicio, agrega valor al bien o servicio que produce la empresa.

Usuario: Organización o persona que utiliza un producto o servicio.

Mejor Servicio: Resultante del análisis de las variables de relación costo – beneficio, lealtad, calidad del servicio, valor agregado y de la relación con el entorno, priorizando aquellas que se consideren críticas en cada relación comercial, logrando el mejoramiento continuo, tanto para las empresas del Grupo como para sus Clientes y Usuarios.

- Página 2 de 2Actualización: 0 - Fecha de última actualización: 22 de abril de 2013


CONTRATACIÓN

Actualización: 1 - Fecha de última actualización: 12 de diciembre de 2011 - Página 1 de 3

IntroducciónLa Política de Contratación establece los principios generales que las Empresas del Grupo Energía de Bogotá deben cumplir en sus procesos contractuales

servicios requeridos para el funcionamiento y desarrollo oportuno de las funciones propias de cada una de ellas, garantizando en todo caso que dichos bienes y servicios

La presente Política obedece a los lineamientos establecidos en la Política de Responsabilidad Global del Grupo Energía de Bogotá y aplica a los procesos de gestión de abastecimiento de todas las empresas donde la Empresa de Energía de Bogotá S.A. ESP sea sociedad controlante.

Declaración de CompromisoEl Grupo Energía de Bogotá declara su compromiso con la gestión contractual integral y oportuna que dé cabal cumplimiento a las normas legales generales de cada país en los que operan sus empresas, así como a aquellas normas aplicables por la naturaleza de la actividad que desarrolla cada una de ellas.

Marco de ActuaciónCon el propósito de lograr el cumplimiento del compromiso establecido en la Política de Contratación, las Empresas del Grupo Energía de Bogotá aplicarán los siguientes principios, los cuales deben incorporarse de manera expresa en los Estatutos de Contratación y/o documentos contractuales respectivos:

BUENA FÉ: En la celebración y ejecución de los contratos las Empresas del Grupo Energía de Bogotá actúan de manera transparente, honesta, leal y acorde con el comportamiento que pueda esperarse, bajo los

deben gobernar las relaciones contractuales.

CAl IDAD: Los colaboradores que intervienen en la contratación controlan y aseguran la calidad de los

mejores estándares y desarrollando acciones para satisfacer las necesidades de la Empresa. Así mismo controlan tanto al proveedor como a los bienes y servicios adquiridos.

CEl ERIDAD: En virtud de este principio se impulsan los procesos de contratación, de tal manera que los contratos se planeen, celebren y ejecuten a la mayor brevedad, evitando trámites innecesarios.

Co NFIDENCIAl IDAD: Los colaboradores de las Empresas del Grupo Energía de Bogotá que participen en los procesos contractuales manejan la información relacionada con los mismos de manera transparente,

COORDINACIÓN: Las Empresas del Grupo Energía de Bogotá coordinan el desarrollo de sus procesos

proyectos. Así se llevan a cabo procesos conjuntos y se celebran contratos intercompañias que permitan el desarrollo y/o aprovechamiento de sinergias, agregación de la demanda, economías de escala, o la obtención de mejores condiciones comerciales.

DEMOCRATIZACIÓN DE OPORTUNIDADES ECONÓMICAS: Las Empresas del Grupo Energía de Bogotá podrán adoptar procedimientos especiales que permitan la participación en los procesos contractuales de las pequeñas y medianas Empresas y la inserción al sector productivo de bienes y servicios ofrecidos por poblaciones especialmente vulnerables.

ECONOMíA: Se realizan todas las acciones y se toman todas las medidas tendientes a que las empresas del Grupo Energía de Bogotá puedan seleccionar la propuesta más favorable a sus intereses, haciendo la mejor inversión en recursos técnicos, económicos y humanos. Los recursos destinados para la contratación deben ser administrados con austeridad en medios, tiempo y gasto.

En los procesos de selección de contratistas, se establecen y cumplen los procedimientos y etapas estrictamente necesarios para la selección de la propuesta más favorable.

EFICACIA: En aplicación de este principio se tiene en cuenta que los procedimientos que se adelanten para la selección de un contratista y para la ejecución de los

obstáculos formales siempre que no pongan en peligro la seguridad jurídica del proceso o los derechos de los participantes en los procesos.

IGUALDAD: Los procedimientos de contratación de las Empresas del Grupo Energía de Bogotá tienen como propósito que los proponentes participen en igualdad de condiciones, con las mismas posibilidades, derechos, obligaciones, oportunidades y facultades, sin que exista discriminación o favorecimiento en contra o a favor de alguno de ellos.

IMPARCIALIDAD: En desarrollo de este principio los colaboradores que intervienen en los procedimientos de contratación aseguran y garantizan los derechos de los oferentes sin discriminación, teniendo en cuenta únicamente las condiciones establecidas por la empresa en el documento de solicitud de ofertas, las ofertas presentadas, así como las características objetivas de los proponentes.

MORALIDAD: En virtud de este principio los colaboradores de las Empresas del Grupo Energía de Bogotá S.A. ESP actúan con sujeción no sólo a la


CONTRATACIÓN


normas constitucionales y legales sino también a los principios éticos y morales que rigen la sociedad.

PlANEACIÓN: Previamente a la apertura del procedimiento de contratación y a la firma del contrato, según el caso, las Empresas del Grupo Energía de Bogotá verifican la existencia de recursos presupuestales y disponen de la justificación necesaria para definir los elementos básicos del contrato. Toda contratación debe responder a una planificación encaminada al cumplimiento de los proyectos, objetivos, metas y prioridades de cada Empresa del Grupo.

PlURAlIDAD: En desarrollo de este principio la suscripción de los contratos, por regla general, debe estar precedida por la solicitud de varias ofertas y solo excepcionalmente por solicitud de única oferta.

PUBlICIDAD: En virtud de este principio, las Empresas del Grupo Energía de Bogotá atendiendo la cuantía del bien o servicio a contratar, dentro de las modalidades de selección, establecen la solicitud pública de ofertas. La convocatoria es publicada en la página web de la respectiva Empresa y se publica al menos un aviso en un periódico de amplia circulación.

Igualmente, se ponen a disposición de los potenciales oferentes todas las condiciones del proceso, preguntas, respuesta y/o aclaraciones, excepto aquellos aspectos que sean amparados por reserva legal, o las que por su contenido requieran restricción de acceso.

RESPoNSABIlIDAD: Los colaboradores de las Empresas del Grupo Energía de Bogotá buscan el cumplimiento de los fines de la contratación, vigilan la correcta ejecución del objeto contratado y protegen los derechos de la Empresa, del contratista y de terceros que puedan verse afectados por la ejecución del contrato, evalúan el desempeño de los contratistas de acuerdo con los criterios establecidos en cada Empresa. Así, los colaboradores que intervengan en cualquier etapa del proceso de contratación responden por sus actuaciones y omisiones e indemnizan por los daños que causen a la Empresa, los contratistas y terceros, sin perjuicio de las sanciones que de su actuación u omisión se deriven.

Este principio se aplica a los contratistas y terceros que intervengan en el proceso.

tRANSPARENCIA: Las Empresas del Grupo dan cumplimiento a requisitos y procedimientos que garanticen la selección de la mejor propuesta para satisfacer el objeto del contrato a suscribir, con base en reglas claras y objetivas.

En desarrollo de lo anterior:

Ningún proceso contractual adelantado por las Empresas de Grupo de Energía se puede apartar de las reglas y

condiciones establecidas en los documentos de solicitud de ofertas o su equivalente, los cuales constituyen la ley del proceso.

Los términos y condiciones de las Solicitudes de Oferta o documento equivalente, solo se podrán modificar mediante adendas o documento similar, siempre que con la misma no se coloque a un posible oferente en posición de privilegio o inferioridad dentro del proceso. En ningún caso las Empresas podrán modificar los términos o condiciones del proceso después de recibidas las ofertas.

Durante el desarrollo de los procesos contractuales los colaboradores de las Empresas de Grupo, deben abstenerse de tener contacto directo o personal por algún medio, con los oferentes o interesados en participar en los mismos, salvo en los casos en que el Comité de Contratación o Presidencia de las empresas, autoricen en alguna instancia del proceso, un acercamiento mediante sondeo de mercado o negociación de mejores condiciones, que siga un procedimiento previamente establecido por la empresa y que permita el acompañamiento de un representante del área de auditoría interna, Secretaría General y un grupo multidisciplinario de colaboradores que garantice la transparencia en el proceso.

VAloRACIÓN DE CoStoS AMBIENtAlES: Para el Grupo Energía de Bogotá es importante la protección del medio ambiente. Para el efecto, se minimizan los riesgos en las actividades que tengan impacto sobre el medio ambiente y se realiza una valoración en términos cuantitativos del costo-beneficio del manejo en general de los recursos naturales y la degradación del medio ambiente.

Cumplimiento de los principios del pacto GlobalLas Empresas del Grupo Energía de Bogotá en el desarrollo de los procesos contractuales, cumplirán con los Diez Principios Universales del Pacto Global de las Naciones Unidas suscrito por la casa matriz y sus filiales, que están reunidos en las áreas de: derechos humanos, derechos laborales, respeto al medio ambiente y principios anti corrupción, de acuerdo con la legislación vigente y/o con lo establecido por el Sistema de Gestión Integrado.

Igualmente, las Empresas del Grupo Energía de Bogotá velarán porque sus CONTRATISTAS y SUBCONTRATISTAS no contraten menores de edad en cumplimiento de los pactos, convenios y convenciones internacionales, y den cumplimiento a las normas y controles antifraude, lavado de activos y financiación del terrorismo.

Área Responsable de la Política y actualizaciónCada una de las empresas y unidades de negocio que conforman el Grupo Energía de Bogotá es responsable

CONTRATACIÓN


de la implementación y cumplimiento de la presente política. La administración y seguimiento de la política estará a cargo de la Secretaría General de Empresa de Energía de Bogotá S.A. ESP.

La presente política se actualizará de acuerdo con los nuevos retos que establece la contratación a nivel nacional e internacional.

ANEXo A

Conceptos Aplicables a la Política de Contratación:N/A

ANEXo B

listado de documentos que sirven de modelo para la implementación de la Política de Contratación en las filiales del Grupo Energía de Bogotá

1. Estatuto de Contratación2. Manual de Interventoría3. Procedimiento de Contratación4. Documentos de solicitud de ofertas


GESTIÓN DE RIESGOS


IntroducciónEl Grupo Energía de Bogotá desarrolla sus negocios dentro del sector energético en gas y electricidad, en esta labor se presentan riesgos de diferente impacto, por esta razón resulta muy importante tener una política de riesgo que establezca el marco general de actuación para manejar y gestionar los riesgos minimizando su impacto.

La política de gestión de riesgos establece los

control y seguimiento de los riesgos de las empresas del Grupo acorde con la normatividad aplicable a cada país en el que se tiene presencia.

El sistema de gestión de riesgos tiene el propósito

interés con los que se relaciona el grupo, de garantizar la continuidad de los negocios, de reducir incertidumbres y operar de manera transparente.

La presente política obedece a los lineamientos establecidos en la Política de Responsabilidad Global del Grupo Energía de Bogotá y aplica a todas sus inversiones accionarias con control.

Declaración de compromisoCon el propósito de gestionar adecuadamente los riesgos de las actividades propias del Grupo, las empresas del Grupo Energía de Bogotá se comprometen a:

• Desarrollar e implementar las metodologías y herramientas más apropiadas que contribuyan a la

• Promover y desarrollar la cultura de gestión de riesgos.

El Grupo reconoce que los riesgos son dinámicos y que su gestión debe considerar los constantes cambios del entorno y del contexto interno del Grupo.

Marco de actuación Con el objetivo de cumplir con el compromiso establecido en la Política de gestión de riesgos, las Empresas del Grupo Energía:

1. Garantizan que el proceso de gestión de riesgos está alineado con los objetivos estratégicos, procesos y proyectos del Grupo y tienen en cuenta en sus análisis los riesgos de gobernabilidad , ambientales y sociales.

2. Aseguran que en la toma de decisiones de proyectos de inversión se tienen en cuenta los riesgos correspondientes, su evaluación y mitigación.

3.presenten en el desarrollo y aplicación del sistema

de Ética del Grupo.

4. Utilizan y adaptan las mejores prácticas que determine el Grupo para la gestión de riesgos.

5. Aseguran la disponibilidad, oportunidad y

de riesgos. 6. Dan a conocer de manera continua el sistema de

gestión de riesgos a todas las partes involucradas.7. Analizan el nivel de cada riesgo según su posibilidad

de ocurrencia y consecuencia para el Grupo. 8.

riesgos estableciendo su categoría, solidez y efectividad y calculan su nivel de riesgo residual.

9. Establecen planes de acción enfocados en la mitigación de los riesgos incluyendo su prioridad, periodicidad, metas y documentación respectiva.

10. Actualizan cuando se requiera o se solicite los riesgos y sus componentes.

11. Elaboran oportunamente los informes que se requieran.

12. Aseguran el desarrollo de sistemas de gestión, procesos, procedimientos, protocolos y demás herramientas que garanticen la implementación de la presente política, de acuerdo con sus particularidades.

13. Promueven y desarrollar la cultura de gestión de riesgos al interior de las diferentes áreas y de adecuan el sistema acorde con los lineamientos del grupo

Responsables de la políticaLa administración y seguimiento de la política está a cargo de la Vicepresidencia de Portafolio Accionario y Planeación Corporativa, quien garantizará el

la fundación del Grupo.

ANEXo 1

Conceptos aplicables a la política de riesgos

Colombiana NCT 137

Política para la gestión del riesgo: Declaración de la dirección y las intenciones generales de una organización con respecto a la gestión del riesgo.

Riesgo: Es el efecto de la incertidumbre sobre los objetivos. Cualquier, evento, amenaza acto u omisión que en algún momento pueda impedir el logro de los objetivos de la organización. No está limitado a acontecimientos negativos o eventos inesperados, incluye también la ausencia desaprovechamiento de oportunidades.

Gestión del riesgo: Actividades coordinadas para dirigir y controlar una organización con respecto al riesgo


GESTIÓN DE RIESGOS


Proceso para la gestión del riesgo: aplicación sistemática de las políticas, los procedimientos y las prácticas de gestión a las actividades de comunicación, consulta, establecimiento de contextos, y de identificación, análisis, evaluación, tratamiento, monitoreo y revisión del riesgo.

Contexto interno: ambiente interno en el cual la organización busca alcanzar sus objetivos, este puede incluir gobierno, estructura organizacional, funciones y responsabilidades, políticas, objetivos y estrategias implementadas para lograrlos.

Contexto externo: ambiente externos en el cual la organización busca alcanzar sus objetivos, este puede incluir: el ambiente cultural, social político, legal, reglamentario, financiero y otros factores y tendencias que pueden afectar (influir) los objetivos de la organización

Criterios del riesgo: términos de referencia frente a los cuales se evalúa un riesgo, en cuanto a posibilidad y su consecuencia.

Control: medida que modifica el riesgo.

Consecuencia: resultado de un evento que afecta los objetivos.

Posibilidad: es la oportunidad que algo suceda. Esta puede estar definida de manera cualitativa o cuantitativa, de manera cuantitativa puede estar en términos de probabilidad o frecuencia.

Riesgo residual: riesgo remante después de tratamiento del riesgo o controles.

ANEXo 2

listado de documentos que sirven de modelo a las filiales y a la fundación del Grupo Energía de Bogotá para la implementación de la política de gestión de riesgos • Todos los procedimientos y normatividad aplicable

que hagan parte del proceso de gestión de riesgos del Corporativo que se encuentra en el Sistema integrado de gestión.


CONTROL INTERNO

Actualización: 1 - Fecha de última actualización: 8 de noviembre de 2011 - Página 1 de 2

IntroducciónLas Empresas del Grupo Energía de Bogotá fomentan las mejores prácticas en la gestión de mecanismos de direccionamiento y control que facilitan la búsqueda de unidad de propósito y dirección. Es por ello que el control interno se reconoce como inherente a los procesos de la organización y es considerado un elemento estratégico para asegurar la consecución de sus objetivos.

La presente política obedece a los lineamientos establecidos en la Política de Responsabilidad Global del Grupo Energía de Bogotá y aplica a todos los procesos estratégicos, operativos y de soporte

Declaración de CompromisoLas empresas del Grupo Energía de Bogotá asumen el compromiso de establecer y mantener actualizado un

Cada colaborador de las empresas del Grupo Energía

para construir, mantener y ejercer controles efectivos y

Marco de ActuaciónCon el propósito de lograr el cumplimiento del compromiso establecido por la Política de Control Interno, las Empresas del Grupo Energía de Bogotá:

• Acatan, respetan y aplican el ordenamiento jurídico en materia de control interno y la normatividad aplicable a cada una de ellas.

• Aplican como marco conceptual del sistema de control interno el modelo COSO (Committee Of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission).

• Acogen como criterios principales de su Sistema de Control Interno el autocontrol, la autorregulación, la

• Para el adecuado cumplimiento de la labor que le corresponde a sus Juntas Directivas, cuentan con un Comité de Auditoría, encargado de evaluar el control interno en las compañías, así como su mejoramiento continuo.

• Adoptan un Sistema de Control Interno, y un conjunto de principios, normas, procedimientos

establecidos por la Junta Directiva de la Casa Matriz (Empresa de Energía de Bogotá S.A. E.S.P.), la alta dirección y demás funcionarios responsables del tema en el Grupo Energía de Bogotá, para proporcionar un grado de seguridad razonable en cuanto a la consecución de los siguientes objetivos:

de las empresas del grupo. Para el efecto, se

las metas y/o resultados propuestos; y por

resultados con el mínimo de recursos, energía y tiempo.

• Prevenir y mitigar la ocurrencia de fraudes, y actividades deshonestas, originados tanto al interior como al exterior de las empresas.

• Proteger los activos.• Realizar una gestión adecuada de los riesgos.• dad, oportunidad, e integridad en la Información

generada por las empresas.• Cumplir adecuadamente la normatividad y

regulaciones aplicables a las empresas del Grupo.• Establecer mecanismos o metodologías formales

para la evaluación autónoma e independiente del control interno por parte de quienes ejercen el monitoreo y toman decisiones de alto nivel.

• Establecen un programa de auditorías anual, cuyos procedimientos son desarrollados como una actividad independiente y objetiva de evaluación y consulta, concebidas para agregar valor, mejorar las operaciones de la organización, ayudar al cumplimiento de sus objetivos desde un enfoque sistemático y disciplinado que mejore la efectividad

control interno y gobierno corporativo. La Auditoría Interna que se desarrolla en cada empresa del Grupo tiene la responsabilidad de:• Evaluar los procesos de gestión de riesgo y

control en las operaciones de la organización

mismos.• Informar a la Presidencia o Gerencia y al Comité

de Auditoría de la Junta Directiva acerca de los resultados de las evaluaciones.

• Aportar ideas, asesoramiento y recomen-daciones para mejorar continuamente los procesos de control en las operaciones de la organización.

• Establecen las pautas y prácticas que garantizan la operación de mecanismos contra el lavado de

las políticas y normas de cada país.

Área Responsable de la PolíticaEn cada una de las empresas del Grupo Energía de Bogotá, la alta dirección en todos sus niveles, tiene a su cargo la responsabilidad establecer una red de procesos tendientes a controlar las operaciones. La Junta Directiva, el Presidente o Gerente de cada empresa son responsables del diseño, implementación y administración del control interno.

La Junta Directiva de la Casa Matriz, a través de su Comité de Auditoría, es el máximo órgano de control del Grupo Energía de Bogotá, encargado de la vigilancia de

direcciona y aprueba el marco general de control interno del Grupo Energía de Bogotá.


CONTROL INTERNO

Actualización: 1 - Fecha de última actualización: 8 de noviembre de 2011 - Página 2 de 2

El área responsable de la actividad de Auditoría Interna de cada empresa del Grupo Energía de Bogotá, realiza las evaluaciones al control interno basadas en el análisis de riesgos y los elementos de COSO y propone recomendaciones para su mejora continua.

ANEXo A

Conceptos Aplicables a la Política de Control Interno:Autocontrol: Es la capacidad de todos y cada uno de los colaboradores de la organización, independientemente de su nivel jerárquico, para evaluar y controlar su trabajo, identificar desviaciones y aplicar correctivos en el ejercicio y cumplimiento de sus funciones, así como para mejorar sus tareas y responsabilidades.

En consecuencia, sin perjuicio de la responsabilidad atribuible a los administradores en la definición de políticas y en la ordenación del diseño de la estructura del Sistema de Control Interno, es pertinente resaltar el deber que les corresponde a todos y cada uno de los colaboradores dentro de la organización, quienes en desarrollo de sus funciones y con la aplicación de procesos operativos apropiados deberán procurar el cumplimiento de los objetivos trazados por la dirección, siempre sujetos a los límites por ella establecidos.

Autorregulación: Se refiere a la capacidad de la organización para desarrollar y aplicar métodos, normas y procedimientos que permitan el desarrollo, implementación y mejoramiento continuo del Sistema de Control Interno, dentro del marco de las disposiciones legales aplicables.

Autogestión: Apunta a la capacidad de la organización para interpretar, coordinar, ejecutar y evaluar de manera efectiva, eficiente y eficaz su funcionamiento.

Basado en los principios mencionados, el Sistema de Control Interno establece las acciones, las políticas, los métodos, procedimientos y mecanismos de prevención, control, evaluación y de mejoramiento continuo de la entidad que le permitan tener una seguridad razonable acerca de la consecución de sus objetivos, cumpliendo las normas que la regulan.

COSO (Committee Of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission).

Marco conceptual en el que se basa el sistema de control interno de la empresa y que considera los siguientes elementos:1. Ambiente de Control.2. Evaluación de Riesgos.3. Actividades de Control.4. Información y Comunicación.5. Supervisión.

EfectividadGrado de realización de las actividades planificadas y de

obtención de los resultados.Eficiencia.

Uso racional y óptimo de los recursos.

ANEXo B

listado de documentos que sirven de modelo para la implementación de la Política de Control Interno en las filiales del Grupo Energía de Bogotá

1. Proceso de Administración del Sistema de Control Interno.

2. Sistema Integral para la prevención del lavado de activos y financiación del terrorismo.


PROTECCIÓN PARA LAS PERSONAS, ACTIVOS Y OPERACIONES TECNOLÓGICAS



Introducción Alineada con la Política de Responsabilidad Global, la Política de protección para las personas, activos y operaciones tecnológicas del Grupo Energía de Bogotá ofrece un marco de referencia con principios que orientan el desarrollo de programas y planes de protección en las empresas del Grupo Energía de Bogotá.

Declaracion de compromisoEs nuestro deber actuar de acuerdo con nuestros valores corporativos donde el Grupo de Energía de Bogotá tenga presencia o impacto.

Con esta motivación, el Grupo de Energía de Bogotá declara su compromiso para promover la protección física de los Colaboradores, de las instalaciones e infraestructura, la seguridad de la información, el uso adecuado de las tecnologías de información, la protección de la propiedad intelectual y la seguridad de sus bienes e intereses para las empresas del Grupo Energía de Bogotá y en tal sentido se compromete a:

• Implementar Programas de protección y prevención, • Analizar los riesgos, estableciendo los controles y

medidas, para prevenir, corregir, minimizar, transferir o asumir los riesgos dentro de los programas establecidos.

• Realizar seguimiento a los programas y actualizarlos cuando sea necesario.

Marco de actuación Con el objetivo de cumplir con el compromiso establecido en la Política, las Empresas del Grupo Energía de Bogotá:

• Promueven y establecen una cultura de protección, fundamentada en la promoción del autocuidado en los Colaboradores, en su entorno físico y psicológico, que facilite el mejoramiento de la calidad de vida.

ser tenidos en cuenta para la seguridad de los Colaboradores y de la Infraestructura.

• Desarrollan e implementan un Programa de Seguridad Industrial y Salud Ocupacional acorde con las disposiciones legales de cada País y en caso de

;ovitaroproc led secirtcerid sal noc edroca ritsixe onnecesario para proteger, prevenir, mitigar y evitar accidentes y enfermedades profesionales de

y evaluación de riesgos en seguridad industrial y salud ocupacional.

• Promueven e incentivan en los Colaboradores el deber de cumplir con las normas y políticas de salud ocupacional.

• Adoptan medidas para garantizar que los riesgos a contratistas in-house se cumplan dentro de las normas vigentes de protección.

• Promueven y establecen mecanismos y sistemas

de seguridad de los recursos físicos, previniendo los riesgos que vulneren la infraestructura disponible, bienes y/o servicios.

• Mantienen actualizado el esquema de comunicación

teléfonos de emergencia para los casos de urgencia, así mismo se mantienen al tanto de hechos que afecten la alteración del orden público y pongan en riesgo a las personas, infraestructura o bienes.

• Establecen los protocolos relacionados con la protección de personas, bienes e infraestructura de transmisión de energía y red de gasoductos.

• Implementan procesos de protección de la información como un activo fundamental para el desarrollo de sus actividades, razón por la cual garantizan la calidad e idoneidad de la tecnología disponible, la periodicidad en la conservación, la custodia del archivo, la memoria institucional de todas las compañías y el manejo de información y

disponibilidad requeridas.• Adoptan medidas para contar con tecnología e

efectiva para apoyar la gestión oportuna y el crecimiento de la organización, tomando acciones apropiadas para asegurar que la información y los sistemas de información estén protegidos de amenazas y riesgos, tales como: fraude, sabotaje, espionaje industrial, extorsión, violación de la privacidad, intrusos, “Hackers”, interrupción de servicio, accidentes y desastres naturales, así mismo promueven y desarrollan la cultura de protección y uso adecuado de la tecnología de la Información y la propiedad intelectual con todos sus Colaboradores.

• Formulan un Plan Estratégico de Tecnología de Información (PETI), alineado con el Plan Estratégico Corporativo (PEC) y los Procesos de la Organización, que sirva de guía para atender las necesidades actuales y futuras, mediante el uso de Tecnología de punta.

• Evalúan riesgos y establecen controles que permitan acceso únicamente a las personas autorizadas, en instalaciones, sistemas de información, telefonía e información.

• Desarrollan planes de continuidad de tecnología de información, para que puedan reanudar sus operaciones básicas, ante un desastre.

información, para que exista un mismo lenguaje de comunicación entre las empresas del Grupo Energía de Bogotá.

• Protegen legalmente la propiedad intelectual y la información estratégica de cada una de las Empresas del Grupo, cumpliendo con lo consagrado en la Constitución Política, la normatividad y acuerdos regionales e internacionales aplicables.

• Establecen programas de seguros que garanticen que todos sus activos, operaciones, personas e



PRotECCIÓN PARA lAS PERSoNAS, ACTIVOS Y OPERACIONES TECNOLÓGICAS

intereses están protegidos de manera oportuna y adecuada en consonancia con los lineamientos definidos por la EEB como Casa Matriz.

• Realizan una gestión de seguimiento y monitoreo a los programas y las acciones establecidas a fin de que se cumplan; así mismo se comprometen a mantenerlos actualizado de conformidad con las necesidades que surjan dentro de su entorno o ámbito de país.

Responsables de la PolíticaLa administración y seguimiento de la política está a cargo de la Vicepresidencia Administrativa, quien velará por el cumplimiento de la misma en el Centro Corporativo, filiales y en la Fundación del Grupo a quienes corresponde implementar y cumplir la presente política.

Mejores prácticasLas Empresas del Grupo, conforme con las mejores prácticas aplica normas estándares, para desarrollar técnicas y lograr la continuidad del negocio, para responder a eventos severos de interrupción y evitar impactos significativos; contando con respuestas a emergencias, gestión de crisis, comunicación en crisis, recuperación de áreas de Negocio y Apoyo (BCP) y recuperación ante desastres (DRP). Tener una visión integral de la continuidad del negocio, se deben incluir áreas de apoyo.

Así mismo y dentro de esas mejores prácticas desarrolla un plan estratégico en continuidad del negocio, incluyendo indicadores de cumplimiento cuyos objetivos sean negociados por el Gestor de Continuidad y realizar un diagnóstico de la Gestión de Continuidad de Negocio en EEB, tomando como referencia las mejores prácticas internacionales (DRII, BCI y BS 25999)

ANEXo 1

Conceptos aplicables a la política de protección para las personas, activos y operaciones

A continuación se enuncian las definiciones aplicables:

Calidad de vida: compromiso con la calidad de vida de sus Colaboradores a través del código de conducta, en el cual se expresan valores como el respeto profesional y personal, la colaboración y ayuda mutua, la igualdad de oportunidades para el desarrollo profesional y el compromiso y dedicación en las labores que propenden por el logro de los objetivos del Corporativo y de la Seguridad Industrial que se basa en la prevención.

Confidencialidad: Seguridad de que la información es accesible solamente a personal autorizado para ello; haciendo un manejo prudente y una utilización estricta relacionada únicamente con las responsabilidades del cargo.

Control: Medida que modifica el riesgo.

Gestión del Riesgo: Involucra los siguientes procesos: i) identificar y analizar el riesgo, ii) examinar la factibilidad de alternativas o técnicas para su mitigación iii) seleccionar las mejores técnicas disponibles y factibles, iv) implementar las técnicas escogidas y v) dar el seguimiento al programa o acciones implementadas.

Información: Recurso y activo intangible de una empresa que permite a la Alta Gerencia la toma de decisiones correctas. Así como el conocimiento de la Empresa que cada colaborador adquiera en virtud de sus funciones.

licencias o Autorizaciones de Uso: Autorización o permiso que concede el propietario patrimonial de una aplicación (software), una obra literaria, musical, etc., para que las compañías puedan desarrollar determinadas actividades.

Política de protección para las personas, activos, operaciones y tecnología de la información: Propósitos y dirección generales de la organización relacionados con el manejo de seguridad, manejando el riesgo que pueda ocasionarse en cualquier ámbito.

Prevención: preparar con anticipación lo necesario para un fin, anticiparse a una dificultad, prever un daño. La prevención, por la tanto, es la disposición que se hace de forma anticipada para minimizar un riesgo. El objetivo de prevenir es lograr que un perjuicio eventual no se concrete

Programa: Un conjunto de instrucciones u órdenes para resolver un problema o una función específica. Es la relación ordenada de actividades, con una secuencia de instrucciones o indicaciones destinadas a ser utilizadas, directa o indirectamente, en un sistema para realizar una función o una tarea o para obtener un resultado determinado, cualquiera que fuere su forma de expresión y fijación

Protección ambiental: Toma de acciones preventivas, reactivas y correctivas sobre los impactos en el entorno en el cual el Grupo de Energía opera, incluidos el aire, el agua, el suelo, los recursos naturales, la flora, la fauna, los seres humanos y sus interrelaciones.

Protección de la vida: Toma de acciones preventivas, reactivas y correctivas sobre las condiciones y factores que afectan, o podrían afectar a la salud y la seguridad de las personas en el lugar de trabajo.

Riesgo: Es el efecto de la incertidumbre sobre los objetivos. Cualquier, evento, amenaza, acto u omisión que en algún momento pueda impedir el logro de los objetivos de la organización. No está limitado a

acontecimientos negativos o eventos inesperados, incluye también la ausencia desaprovechamiento de oportunidades.

Riesgo Informático: Evento potencial generado por uso inadecuado de tecnología de información.

Seguridad de la información: Preservación de la

PRotECCIÓN PARA lAS PERSoNAS, ACTIVOS Y OPERACIONES TECNOLÓGICAS



confidencialidad, la integridad y la disponibilidad de la información.

tecnología de Información: Adelantos científicos que permiten la optimización en el manejo de grandes volúmenes de información, así como su adecuada organización, su disponibilidad y protección.

FINANCIERA


IntroducciónLa Política Financiera brinda los lineamientos generales y los parámetros de control que deben establecerse en todos los procesos y procedimientos aprobados por cada una las empresas del Grupo Energía de Bogotá

relacionadas con clientes, proveedores, accionistas,

regulación de los países donde estas operan. Los lineamientos de la presente política involucran directamente a todos los colaboradores del Grupo

sobre los cuales recae directamente la responsabilidad

control, seguimiento, evaluación y mejora continua de la

Hacen parte de la presente política los lineamientos

contable, de gestión tributaria y de relación con inversionistas. Futuros lineamientos relacionados con

en el presente documento como parte de la política corporativa.

La presente política se ajusta a los lineamientos establecidos en la Política de Responsabilidad Global del Grupo Energía de Bogotá y aplica a todas sus inversiones con control, así como a los

Declaración de CompromisoEl Grupo Energía de Bogotá declara su compromiso con la aplicación de los principios de honestidad, transparencia, idoneidad, equidad e interés general en

En su actuación los colaboradores vinculados a la

lealtad, prudencia, diligencia, responsabilidad, mejora continua y sentido común.

Declaración de CompromisoEl Grupo Energía de Bogotá declara su compromiso con la aplicación de los principios de honestidad, transparencia, idoneidad, equidad e interés general en

En su actuación los colaboradores vinculados a la

lealtad, prudencia, diligencia, responsabilidad, mejora continua y sentido común.

Marco de actuación

Marco generalCon el propósito de lograr el cumplimiento del compromiso establecido en la Política Financiera, las Empresas del Grupo Energía de Bogotá:

• Cumplen los principios y preceptos del Grupo, fundamentando su actuación en el respeto a la vida y los derechos humanos, la libertad de las personas, y el interés general, en consonancia con el direccionamiento estratégico corporativo.

• Aplican el principio de honestidad como fundamento

Con esto no solo buscan que se favorezcan los intereses económicos del Grupo, sino también que se observe el cumplimiento de la normatividad vigente. Mediante la aplicación del principio de honestidad, se anticipan, evitan y denuncian las acciones que de alguna manera manipulen o tergiversen el normal desarrollo de los procesos.

• Promueven activamente la transparencia en todos

para lo cual difunden a los diferentes grupos de interés las propias políticas, criterios y condiciones de los productos y servicios. Garantizan la transparencia en las distintas etapas de análisis, evaluación, decisión y seguimiento de las inversiones y establecen y socializan reglas e indicadores claros para el cumplimiento de las obligaciones adquiridas.

• Toman sus decisiones y desarrollan sus acciones de forma sincera y sin intereses ocultos que causen engaños o que desmejoren su condición, la del Grupo o de los terceros. La buena fe no es interpretada como ignorancia, incompetencia o ingenuidad.

la mejor información disponible, en la experiencia,

la decisión que se toma favorece los intereses del Grupo Energía de Bogotá y de sus grupos de interés.

• Sujetan la totalidad de la operatividad de los

normatividad vigente y aplicable en cada uno de los países en los que operan.

evaluación sistemática de las amenazas, y el control y administración de los riesgos. Todas las inversiones son monitoreadas y controladas para que los niveles de exposición al riesgo se encuentren dentro de los

del Grupo.


FINANCIERA


la aplicación de los lineamientos establecidos por la Casa Matriz para la prevención de la corrupción y el fraude. Implementan procesos, procedimientos y actividades encaminadas a la prevención del lavado de activos y la financiación del terrorismo.

• Segregan, tanto funcionalmente como en los sistemas de información, las actividades que puedan generar conflicto de interés o que propicien acciones que puedan afectar la veracidad y transparencia en la ejecución de los procesos, de tal manera que las transacciones financieras, contables y operativas, las actividades de control, gestión de riesgos, registro de operaciones, el monitoreo de controles y el acceso a los recursos financieros, son realizados por colaboradores diferentes para que se reduzcan al mínimo los riesgos de: i) no detectar errores, ii) apropiación no autorizada de recursos y iii) encubrir acciones de favorecimiento personal (.

• Cuentan con los niveles de preparación, autorización y control para la ejecución de los procesos financieros. Aquellas personas con atribuciones de preparación y autorización pueden delegar dichas atribuciones a otro colaborador que dependa directamente de él, siempre y cuando no genere incompatibilidades o deficiencia en la segregación de funciones con el objetivo de minimizar la probabilidad de error o fraude.

• Aseguran que todos los colaboradores del área financiera conocen sus roles y responsabilidades de acuerdo con las funciones aprobadas, para lo cual establecen mecanismos de capacitación y actualización para el personal involucrado en la ejecución de funciones financieras.

• Revisan periódicamente, a través de su área de tecnología, los perfiles de acceso a los aplicativos de gestión financiera, establecen perfiles de usuario de respaldo en caso de que el colaborador designado presente inasistencia por algún motivo y aseguran que ningún colaborador tenga acceso exclusivo para ejecutar y/o controlar todos los aspectos de una transacción o evento.

• Acogen las instancias de revisión y aprobación definidas por el Grupo Energía de Bogotá para la toma de decisiones de inversión.

• Aplican como regla general a la selección de las alternativas de inversión de portafolio los criterios de seguridad, liquidez y rentabilidad.

• Establecen mecanismos e indicadores que permiten monitorear, analizar y controlar de forma oportuna, eficaz y periódica, el cumplimiento de las políticas definidas en el presente documento.

• Realizan seguimiento periódico a la gestión y resultados financieros e informan a la casa matriz según la metodología establecida para tal fin.

• Aseguran en la implementación de los sistemas de gestión integrados, procesos, procedimientos, protocolos y demás herramientas que garanticen el cumplimiento de la presente política, de acuerdo con las particularidades de cada negocio. Las

herramientas tales como manuales, metodologías, procedimientos, funciones y responsabilidades en materia de gestión financiera, están documentados, aprobados, en mejora continua, actualizados y publicados en los medios internos establecidos por cada una de las empresas del Grupo.

• Hacen las recomendaciones pertinentes y comunican a la Casa Matriz del Grupo la necesidad de revisión de uno o varios de los lineamientos incluidos en el presente documento.

Marco EspecíficoA continuación se presentan los lineamientos corporativos específicos, aplicables a todas las filiales en cada uno de los aspectos de la gestión financiera.

Para la planeación financiera

En lo relacionado con el tema de gestión presupuestal y proyecciones financieras, las empresas del Grupo Energía de Bogotá:

• Diseñan e implementan el proceso de gestión presupuestal y proyecciones financieras y lo aplican a todos los conceptos de ingresos, costos y gastos que determinan la utilidad, así como a los proyectos de inversión.

• Utilizan un horizonte de presupuestación de un año, comprendido entre el 1° de enero y el 31 de diciembre y un horizonte de proyecciones, de acuerdo con las necesidades de proyectos y requerimientos específicos, con especial énfasis en horizontes de 5, 10 y 20 años, que son actualizadas cada 6 meses e informadas a la Casa Matriz con la misma frecuencia, para su incorporación en las proyecciones consolidadas del Grupo.

• Adoptan como criterio fundamental en su proceso de gestión presupuestal y proyecciones financieras, que la estimación de los ingresos se hace de manera conservadora en tanto que los costos y gastos se proyectan de manera prudente y razonable, según las actividades, operaciones y proyectos.

• Formulan el escenario macroeconómico inicial para las variables que afectan su operación y lo someten a validación de la Vicepresidencia Financiera de la Casa Matriz. Las empresas del Grupo ubicadas en Colombia adoptan el escenario macroeconómico formulado por la Empresa de Enrgía de Bogotá, como Casa Matriz.

• Elaboran a través de cada área o centro de costo, el presupuesto de costos y gastos gestionables de acuerdo con la programación de sus actividades y en concordancia con los proyectos del Plan Estratégico Corporativo, así como con los contratos en ejecución cuyo plazo se extiende a la siguiente vigencia.

• Delegan en su área financiera la elaboración de su presupuesto de costos y gastos no gestionables como depreciaciones, amortizaciones, impuestos,


FINANCIERA


parafiscales, gastos financieros, servicio de la deuda, etc.

• Someten el presupuesto y/o las modificaciones que afecten la utilidad, a la aprobación de su Junta Directiva, Directorio o instancia que haga sus veces, previa validación y visto bueno de la Vicepresidencia Financiera de la Empresa Energía de Bogotá, como Casa Matriz.

• Someten las proyecciones financieras, a la aprobación de su Junta Directiva, Directorio o instancia que haga sus veces, previa validación y visto bueno de la Vicepresidencia Financiera de la Empresa Energía de Bogotá.

• Realizan mensualmente el seguimiento a la ejecución del presupuesto, analizando también el comportamiento de las principales variables macroeconómicas con el fin de identificar las diferencias más relevantes, investigando sus causas para informarlas a la Junta Directiva, Directorio o la instancia que haga sus veces. Este informe de ejecución presupuestal debe ser enviado mensualmente a la Vicepresidencia Financiera de EEB, así como los ajustes que se prevea efectuar al presupuesto inicial con la correspondiente justificación.

• Reconocen que el presupuesto es una herramienta dinámica que permite la realización de traslados y modificaciones, de acuerdo con las necesidades del negocio y según lo establecido en los procedimientos específicos.

En lo relacionado con el tema de financiación, las empresas del Grupo Energía de Bogotá:

• Realizan el análisis financiero mediante la generación de proyecciones en diferentes escenarios, que permitan determinar si cuentan con la capacidad de cumplir con sus obligaciones contractuales y con lo establecido por la normatividad vigente de acuerdo con la naturaleza de cada empresa.

• Evalúan las alternativas de financiamiento, incluyendo la disponibilidad de recursos generados internamente, mediante el análisis de los factores de riesgo en materia de tasas de interés, tasas de cambio, y demás factores que afectan el servicio de la deuda.

• Someten a consideración de la Vicepresidencia Financiera de la Empresa de Energía de Bogotá, como Casa Matriz, todas las operaciones de endeudamiento y de manejo de deuda que proyectan celebrar, acompañadas de sus respectivos análisis de riesgo y conveniencia financiera. Para efectos de endeudamiento tienen en cuenta la existencia de restricciones, condiciones y compromisos financieros establecidos en los documentos de deuda del Grupo como consolidado.

• Propenden porque haya una diversificación entre las formas de financiamiento, ya sea de tipo interno

y externo, acreedor, clase, plazo, moneda entre otros.

• Buscan mantener condiciones financieras flexibles que permitan alcanzar una estructura de capital consolidada alineada con la estrategia financiera general.

Para la administración de recursos financieros

Para el desarrollo de las operaciones de administración de recursos financieros, las empresas del Grupo Energía de Bogotá:

• Adoptan un perfil de riesgo conservador, es decir, inversiones seguras y un horizonte de inversión con plazos diversificados acorde con el flujo de caja. Las actividades desarrolladas en materia de inversiones tienen como objetivo la adecuada administración de la liquidez, conformando un portafolio estructurado sin vocación especulativa.

• Seleccionan las alternativas de inversión de portafolio atendiendo los principios de seguridad, liquidez y rentabilidad respectivamente. Las inversiones son monitoreadas y controladas mensualmente para que los niveles de exposición al riesgo se encuentren dentro de los límites definidos por la Vicepresidencia Financiera de la Empresa de Energía de Bogotá en lo relativo a cupos de inversión, concentración por emisor, calidad crediticia y Valor en Riesgo (VaR).

• Constituyen sus inversiones con el ánimo de permanencia, es decir hasta los vencimientos finales de los papeles adquiridos, de forma tal que no se tomen posiciones especulativas, preservando el capital con un ingreso razonable, y en caso de ser necesaria su venta, se haga a los mejores precios posibles y con una justificación plena dada por las necesidades de caja del momento.

• Realizan en su procedimiento de cuentas por pagar, actividades que permitan monitorear y controlar la creación, modificación y actualización periódica de la información de proveedores en el sistema, el procesamiento de sus facturas y la aprobación y control de desembolsos, de acuerdo con las instancias establecidas en el procedimiento respectivo.

• Realizan en su procedimiento de cuentas por cobrar actividades que permitan monitorear y controlar la gestión de sus clientes actuales, la vinculación de nuevos clientes, la facturación de ingresos operacionales y otros conceptos, el recaudo, la gestión de cobro y el eventual castigo de cartera, con las justificaciones correspondientes y en las instancias establecidas en el procedimiento.

• Presentan reportes periódicos sobre el flujo de caja y el estado de las inversiones, en los plazos establecidos y bajo la metodología definida por la Vicepresidencia Financiera de EEB para tal fin.


Para la gestión contable

Para la gestión contable se establecen principios, bases, convenciones, reglas y prácticas específicas adoptados para los efectos de la preparación y presentación de sus estados financieros. Al respecto las empresas del Grupo Energía de Bogotá:

• Garantizan la uniformidad en la preparación y presentación de los estados financieros de un ejercicio a otro para permitir la comparabilidad de los mismos; cualquier variación al respecto se hace constar en las notas a los estados financieros.

• Aseguran que los estados financieros contienen la descripción de sus transacciones, atendiendo a la importancia de las mismas con fundamento en la definición de lineamientos contables, y se agrupan atendiendo a su naturaleza y cuantía.

• No presentan compensación entre las partidas de activo y pasivo, excepción hecha de un derecho legal de compensación.

• Generan la información financiera bajo prácticas contables homogéneas definidas por la Vicepresidencia Financiera de EEB, orientada a la presentación de la posición financiera, los resultados y cambios. La información generada debe ser útil para apoyar a la Administración en la planeación, organización y dirección, para soportar la toma de decisiones en materia de inversiones y crédito, evaluar la gestión de la Administración, ejercer control sobre las operaciones, determinar las utilidades y rendimientos a disposición de los accionistas, soportar la información ante los entes de control y las autoridades tributarias, ayudar a la conformación de la información estadística nacional y contribuir a la evaluación del beneficio e impacto social para la comunidad en general.

• Elaboran, a través de sus áreas financieras, los estados financieros que deben ser presentados mensualmente a la Junta Directiva, Directorio u órgano societario equivalente. Aseguran que esta información es conocida previamente por la Vicepresidencia Financiera de EEB, como Casa Matriz, a donde son remitidos los estados financieros con el análisis de las variaciones que se hayan presentado durante el mes.

• Preparan y presentan la información financiera sobre un conjunto de conceptos básicos y de reglas que deben ser observados al registrar e informar hechos financieros, económicos y sociales. Apoyándose en ellos, la contabilidad identifica, mide, clasifica, registra, interpreta, analiza, evalúa e informa las operaciones de la empresa en forma clara, completa y fidedigna. Las principales reglas a observar son las siguientes:

Devengo / Causación: Los efectos de las transacciones y demás sucesos llevados a cabo se reconocen cuando ocurren, igualmente, se registran

y se informa sobre ellos en los estados financieros en los ejercicios con los cuales se relacionan.

Empresa en funcionamiento / Negocio en marcha: Los estados financieros se presentan sobre la base de que están en funcionamiento y continuarán sus actividades dentro del futuro previsible. Se asume que la empresa no tiene intención ni necesidad de liquidar o reducir significativamente sus actividades. Si tal intención o necesidad existiera, los estados financieros se prepararían sobre una base diferente y, si así fuera, se revela información sobre la base utilizada.

Clasificación: Los activos y pasivos se clasifican según su liquidez y grado de realización o exigibilidad, se entienden como activos y pasivos corrientes aquellos que serán realizados o exigidos en un plazo máximo de un año; los que superen dicho plazo serán reconocidos como no corrientes (largo plazo).

Registro: Los hechos económicos se registran en libros en idioma castellano, por el sistema de partida doble. Las operaciones se registran cronológicamente y cualquier error u omisión se debe corregir en la fecha en la cual se detecta.

Revelación: Los estados financieros contienen la discriminación básica y adicional que sea necesaria para una adecuada interpretación cuantitativa de los hechos económicos y permiten a los usuarios construir indicadores de seguimiento y evaluación de acuerdo con sus necesidades, e informar sobre el grado de avance de planes y proyectos.

Asociación o correlación entre los ingresos y los costos y gastos: Se asocian con los ingresos devengados en cada período los costos y gastos incurridos para producir tales ingresos, registrando unos y otros simultáneamente en las cuentas de resultados. Cuando una partida no se pueda asociar con un ingreso, costo o gasto, correlativo y se concluya que no generará beneficios o sacrificios económicos en otros períodos, se registran en las cuentas de resultados en el período corriente y se relevan en notas a los estados financieros.

Hechos posteriores al cierre: Las informaciones conocidas con posterioridad a la fecha de cierre y antes de la emisión de los estados contables, que por su importancia suministren evidencia adicional sobre condiciones existentes antes de dicha fecha, se registran en el mismo período.

Período contable: Los estados financieros de propósito general individuales y consolidados se preparan y difunden por lo menos una vez al año, con corte a diciembre 31. Sin embargo, se presentarán

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estados financieros intermedios mensualmente, con destino a la Junta Directiva, Directorio o quien haga sus veces. Cuando la Junta Directiva y la Asamblea General de Accionistas o los órganos equivalentes lo decidan se realizarán cortes intermedios a los estados financieros con fines especiales.

En el desarrollo de la actividad contable y financiera, aplican de manera uniforme fundamentos básicos generales que permiten unificar la información suministrada en los estados financieros; dichos fundamentos son aquellos atributos que le otorgan la identidad y especificidad a la información financiera, lo cual la hace útil para los usuarios. En estos términos, la información financiera cuenta con las siguientes características:

Comprensibilidad: La información suministrada en los estados financieros es de fácil entendimiento para los usuarios. La información acerca de temas complejos no es excluida solo por la única razón de que puede ser difícil de comprender para ciertos usuarios.

Relevancia: La información es relevante cuando ejerce influencia sobre las decisiones económicas de los usuarios que la utilizan, ayudándoles a evaluar sucesos pasados, presentes o futuros, o bien para confirmar o corregir evaluaciones realizadas anteriormente. Para evaluar la relevancia de una partida se tiene en cuenta el concepto de importancia relativa o materialidad; una partida es importante o material cuando su omisión o presentación errónea puede influir en las decisiones económicas de los usuarios tomadas a partir de los estados financieros.

Fiabilidad: La información es fiable cuando está libre de error material y de sesgo o prejuicio, y los usuarios pueden confiar en que es la imagen fiel de lo que pretende representar, o de lo que puede esperarse razonablemente que represente. Para ser fiable la información 1) representa fielmente las transacciones y demás sucesos que pretende representar, 2) presenta la esencia económica de los hechos, asegurando que ésta prime sobre el requisito de forma instrumental, 3) está libre de sesgo o prejuicio, 4) es incluida con cierto grado de precaución, al realizar los juicios necesarios para realizar las estimaciones requeridas bajo condiciones de incertidumbre, de tal manera que los activos y los ingresos no se sobrevaloren, y que las obligaciones o gastos no se subvaloren, 5) es completa dentro de los límites de la importancia relativa y el costo y 6) muestra información correspondiente a los ejercicios precedentes para que los usuarios puedan comparar la información a lo largo del tiempo e identificar las tendencias de la situación financiera y del rendimiento.

Para la gestión tributaria

En cuanto a lo relacionado con la gestión tributaria, las empresas del Grupo Energía de Bogotá:

• Velan por el cumplimiento de la normatividad y los requerimientos fiscales vigentes aplicables en cada uno de los entornos específicos y países en los que desarrollan su objeto.

• Coordinan el enfoque y tratamiento fiscal de diferentes transacciones, lo cual permite manejar prácticas fiscales homogéneas entre las empresas que se rigen o aplican la misma normatividad.

• Presentan y liquidan oportuna y adecuadamente todas las declaraciones tributarias de las que cada una ellas tiene obligación y es responsable.

• Efectúan periódicamente procesos de planeación que permiten desarrollar estrategias que buscan optimizar la carga tributaria dentro de los requerimientos y parámetros establecidos en la normatividad fiscal aplicable del orden nacional, regional y municipal.

• Anticipan los posibles efectos fiscales que puede tener una transacción determinada, con el fin de evaluar su viabilidad y analizar su impacto en busca de estrategias que permitan optimizar la carga impositiva.

• Realizan la evaluación tributaria en los nuevos proyectos de inversión, infraestructura u operaciones que se vayan a realizar, con el fin de establecer cuál puede ser el mejor manejo en búsqueda de obtener beneficios fiscales.

• Programan con la debida anticipación el cumplimiento adecuado de las obligaciones tributarias, reduciendo riesgos y evitando así, que se puedan generar déficit y/o sobrecostos por intereses y sanciones.

• Aplican, en caso de ser necesario, los requerimientos establecidos por la normatividad de precios de transferencia, relacionados con las transacciones con empresas vinculadas del exterior y toman en cuenta los acuerdos de doble tributación, normas y/o similares que puedan existir entre los países.

• Evalúan y estudian los impactos que se pueden generar en los proyectos de ley de reforma tributaria, con el ánimo de anticipar los posibles efectos que tendrían sobre la empresa en materia fiscal.

Para la gestión de relaciones con los inversionistas

Las empresas del Grupo Energía de Bogotá en su relación con los inversionistas:

• Consolidan la reputación y la confianza de los mercados financieros en el Grupo.

• Mejoran, por parte de la comunidad financiera y otros grupos de interés, el entendimiento de los resultados financieros, comerciales y operativos, así

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como del plan estratégico del Grupo.• Promocionan el Grupo ante potenciales

inversionistas.• Mejoran el entendimiento por parte de la comunidad

financiera de los eventos, positivos y negativos, que impactan al Grupo.

• Apoyan el cumplimiento de las obligaciones de información derivadas de las normas de los mercados en los que están inscritos los instrumentos financieros del Grupo y de los contratos suscritos con ocasión de la emisión de instrumentos financieros.

Las empresas del Grupo Energía de Bogotá, a través de la Oficina de Relación con el Inversionista de la Casa Matriz, garantizan que la información suministrada a los inversionistas cumple con los siguientes criterios:

• Oportunidad y veracidad: La información divulgada a los diferentes grupos de interés sea útil para la toma de decisiones.

• No discriminación: Acceso en igualdad de condiciones a toda la información divulgada por la Oficina de Relación con Inversionistas.

• Profundidad y sencillez: Análisis exhaustivos y profundos de las diferentes variables que afectan los negocios de las empresas del Grupo y la evolución de su plan estratégico.

Para la gestión de las relaciones con los inversionistas:

• La Oficina de Relación con el Inversionista de la Casa Matriz asegura el uso de herramientas de comunicación efectivas y adecuadas que incluyen: (i) el informe trimestral para inversionistas, (ii) el vínculo de relación con inversionistas de la página WEB corporativa (idioma inglés y español), (iii) las conferencias telefónicas periódicas, (iv) los comunicados para inversionistas y (v) los “Non deal road shows”.

• Se establecen procedimientos y se adoptan las herramientas para el suministro de la información por parte de las diferentes áreas y empresas del Grupo, según los lineamientos establecidos por la Oficina de Relación con el Inversionista de la Casa Matriz.

• Se garantiza la definición de un interlocutor en las diferentes áreas de la Casa Matriz y de sus filiales para la entrega oportuna y adecuada de la información solicitada por parte de la Oficina de Relación con el Inversionista.

• Se desarrollan acciones de coordinación entre las

áreas con responsabilidad de divulgar información, de forma que se asegure la consistencia de los datos. Esta coordinación se adelanta de forma permanente con la Secretaría General de la Empresa de Energía de Bogotá - responsable de divulgar la información relevante – y con el área de comunicaciones de la Dirección de Relaciones Externas, de EEB – responsable de las comunicaciones generales del Grupo.

• Tratándose de la emisión de bonos locales, la responsabilidad de informar al mercado local corresponde a la filial emisora, la cual actuará bajo la supervisión de la Oficina de Relación con el Inversionista de la Empresa de Energía de Bogotá, como Casa Matriz.

Responsable de la Política

La gestión para la aplicación en las empresas del Grupo, así como la administración, seguimiento, monitoreo, control y mejora continua de la presente política estará a cargo de la Vicepresidencia Financiera de la Empresa de Energía de Bogotá como Casa Matriz. El alcance de su gestión incluye la evaluación periódica de la presente política con el fin de establecer su pertinencia y funcionalidad, realizando los ajustes necesarios en caso de requerirse, considerando para ello los cambios normativos que pudieran presentarse en el futuro.

Las áreas involucradas en la gestión financiera de cada una de las empresas que conforman el Grupo Energía de Bogotá son responsables de la implementación y cumplimiento de la presente política.

En caso de no cumplir con los parámetros que se establezcan en esta política, se tomarán las medidas contempladas en la normatividad vigente, los procedimientos internos de cada una de las empresas del Grupo y las decisiones gerenciales y/o de Presidencia vigentes.

Los colaboradores son responsables por el cumplimiento de los deberes y obligaciones que contempla esta política.

Vigencia de la Política

Los lineamientos incluidos en la presente política entran en vigencia en la fecha de su aprobación por el Comité de Presidencia de la Empresa de Energía de Bogotá y reemplazarán cualquier otra versión anterior publicada.

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