MANUAL DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS DE LA COORDINACIÓN DE ... · Carrera, así como el Manual Administrativo de Aplicación General en materia de Recursos Humanos y Organización

MANUAL DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS DE LA COORDINACIÓN DE ASUNTOS JURÍDICOS

Integrado por: Subgerencia de Administración De Capital Humano Organización y Procedimientos

FECHA DE AUTORIZACIÓN COMERI: 22.12.15

DIRECCIÓN GENERAL: 22.12.15

Última actualización COMERI: 18.12.18

GERENCIA GENERAL: 10.01.19

Fecha de liberación: 06.07.04

Área responsable: Coordinación de Asuntos Jurídicos

Fecha de revisión: 10.01.19

Código de documento: FCE-CAJ.01

Revisión: 02

Páginas: 2

Tipo de documento: Manual de Procedimientos

Nivel:

“Este es un documento electrónicamente controlado y publicado. Cualquier impresión o copia dura debe ser verificada o comparada con la versión electrónica antes de su uso. La copia o impresión de este documento

controlado lo hace un documento no controlado”

Índice

I. INTRODUCCIÓN ....................................................................................................................... 5

II. OBJETIVOS .............................................................................................................................. 5

De la Coordinación de Asuntos Jurídicos .............................................................................5

Del Manual ...........................................................................................................................5

III. BASE LEGAL. .......................................................................................................................... 6

IV. POLÍTICAS .............................................................................................................................. 4

Generales .............................................................................................................................4

V. PROCEDIMIENTOS ................................................................................................................. 5

Procedimiento de elaboración de contratos y convenios ......................................................... 6

1. Objetivo ............................................................................................................................7

2. Alcance .............................................................................................................................7

3. Políticas ............................................................................................................................7

4. Definiciones ......................................................................................................................9

5. Desarrollo .......................................................................................................................11

5.1 Diagrama de flujo .........................................................................................................11

5.2 Descripción de actividades ...........................................................................................12

6. Referencias o documentos relacionados .......................................................................14

7. Anexos y registros usados .............................................................................................14

8. Listas maestras relacionadas al procedimiento ..............................................................14

9. Lista de distribución ........................................................................................................14

10. Control de cambios .......................................................................................................14

ANEXO 7.1 .........................................................................................................................16

Procedimiento de contratación de derechos de autor ........................................................... 20

1. Objetivo ..........................................................................................................................21

2. Alcance ...........................................................................................................................21

3. Políticas ..........................................................................................................................21

4. Definiciones, Siglas y Conceptos orientadores ..............................................................25

5. Desarrollo .......................................................................................................................29






Revisión: 02

Páginas: 3


Nivel:









Procedimiento para la dictaminación de propuestas de acuerdo que se presenten a consideración de la Junta Directiva del Fondo de Cultura Económica .................................. 38

1. Objetivo ..........................................................................................................................39

2. Alcance ...........................................................................................................................39

3. Políticas ..........................................................................................................................39

4. Definiciones ....................................................................................................................39

5. Desarrollo .......................................................................................................................40








Procedimiento para el registro de firmas y rúbricas de los servidores públicos del Fondo de Cultura Económica ................................................................................................ 43

1. Objetivo ..........................................................................................................................44

2. Alcance ...........................................................................................................................44

3. Políticas ..........................................................................................................................44

4. Definiciones ....................................................................................................................44

5. Desarrollo .......................................................................................................................45










Revisión: 02

Páginas: 4


Nivel:





ANEXO 7.1 .........................................................................................................................49

Procedimiento de dictaminación de actas administrativas .................................................... 52

1. Objetivo ..........................................................................................................................53

2. Alcance ...........................................................................................................................53

3. Políticas ..........................................................................................................................53

4. Definiciones ....................................................................................................................53

5. Desarrollo .......................................................................................................................54








Procedimiento de consultas en materia jurídica .................................................................... 57

1. Objetivo ..........................................................................................................................58

2. Alcance ...........................................................................................................................58

3. Políticas ..........................................................................................................................58

4. Definiciones ....................................................................................................................58

5. Desarrollo .......................................................................................................................59


5.2 Descripción de Actividades ..........................................................................................60






ANEXO 7.1 .........................................................................................................................62





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Páginas: 5


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I. Introducción

La Coordinación de Asuntos Jurídicos es la unidad administrativa del Fondo de Cultura Económica (FCE) encargada de su defensa jurídica, así como de verificar que los actos de la entidad sometidos a su valoración, sean emitidos en congruencia con el orden jurídico nacional. Su manual de procedimientos es un documento indispensable para el puntual cumplimiento de las obligaciones y facultades que tiene encomendadas y, por lo tanto, resulta fundamental para organizar sus actividades de manera sistemática por medio de procedimientos que coadyuven en la consecución de los objetivos institucionales.

II. Objetivos De la Coordinación de Asuntos Jurídicos Contribuir al cumplimiento del objeto del Fondo de Cultura Económica por medio de la asesoría en materia jurídica para la adecuada fundamentación y motivación de los actos que emite y en los que participa; así como representar a la paraestatal en la defensa de sus intereses. Del Manual

– Estructurar de manera ordenada y sistemática los principales procedimientos que de conformidad con el Estatuto Orgánico del FCE, su Manual de Organización General y los Acuerdos de su Junta Directiva, son facultades y obligaciones de la Coordinación de Asuntos Jurídicos.

– Servir como herramienta de apoyo a las áreas que conforman la Coordinación de Asuntos Jurídicos a fin de que desarrollen sus procesos de trabajo y actividades, en forma coordinada y sistemática.

– Constituir una guía de inducción y orientación para el personal de nuevo ingreso.





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III. Base legal.

1. Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos.

2. Código Civil Federal.

3. Código de Comercio.

4. Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público.

5. Ley Federal de las Entidades Paraestatales.

6. Ley Federal del Trabajo.

7. Ley Federal del Derecho de Autor. (los procedimientos de la subgerencia de propiedad intelectual no se incluirán al manual).

8. Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental.

9. Ley General de Transparencia y Acceso a la Información Pública.

10. Ley General de Protección de Datos Personales en Posesión de Sujetos Obligados.

11. Disposiciones en las materias de Recursos Humanos y del Servicio Profesional de

Carrera, así como el Manual Administrativo de Aplicación General en materia de Recursos Humanos y Organización y el Manual del Servicio Profesional de Carrera.

12. Lineamientos que establecen los procedimientos internos de atención a solicitudes de

acceso a la información pública.

13. Programa Institucional del Fondo de Cultura Económica.

14. Decreto de Creación del Fondo de Cultura Económica.

15. Estatuto Orgánico del Fondo de Cultura Económica.

16. Manual de Organización General del Fondo de Cultura Económica.




Código de documento: FCE-CAJ.PR.01

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Páginas: 4

Tipo de documento: Procedimiento

Nivel: 2



Políticas Generales

IV. Políticas Generales

1. El personal de mando medio y superior deberá supervisar la ejecución de las operaciones de tal manera que se asegure un control interno eficiente y eficaz que abarque actividades de registro, autorización, verificación, revisión y resguardo de archivo, asimismo evaluar los mecanismos implementados para mejorar su funcionamiento y en su momento difundir el documento actualizado.1

2. En su actuación, la Coordinación de Asuntos Jurídicos observará los principios de legalidad, eficiencia, transparencia e imparcialidad, de tal manera que su colaboración con las unidades administrativas del FCE, resulte en el mayor beneficio para la institución.

3. En relación con otros procesos del FCE, la Coordinación de Asuntos Jurídicos:

a) Por medio de la Subgerencia de Asuntos Jurídico Administrativos efectuará el cobro de los documentos cuya fecha de vencimiento haya excedido los 90 días y siempre que se encuentren agotados los procedimientos extrajudiciales para su recuperación por parte del área competente; asimismo, proporcionará periódicamente a la Subgerencia de Finanzas de la Coordinación de Planeación y Finanzas, a la Gerencia Comercial y a la Gerencia General, un análisis de la situación que guardan las cuentas enviadas para cobro legal.

b) Orientará y asistirá jurídicamente a las áreas del FCE que sean usuarias de bienes siniestrados; realizará los trámites legales que procedan en caso de siniestro o de ilícito, desde su inicio y hasta su resolución final; formulará las denuncias o querellas que resulten necesarias para la defensa de los intereses del FCE; y ejercerá la coadyuvancia necesaria con el Ministerio Público cuando esto sea necesario y procedente.

4. La Coordinación de Asuntos Jurídicos validará los pedidos/contratos que le envíe la Subgerencia de Recursos Materiales por medio del sistema ERP cuando ello sea procedente, previo análisis del fundamento jurídico aplicable. 5. Asimismo, desempeñará las responsabilidades y obligaciones que señala la normatividad en las materias de Transparencia y Archivos, con base en la designación efectuada en el acuerdo 10.2 adoptado en la Cuarta Sesión Ordinaria del 2002 por la Junta Directiva del FCE, como Titular de la Unidad de Enlace del FCE; apoyándose con el Departamento de lo Contencioso, Penal y Transparencia dando atención a las solicitudes de información, recabándola con las Unidades Administrativas, así como proporcionando la información referente a temas de transparencia y acceso a la información del FCE, para su publicación en el portal WEB

1 En atención al oficio GAF/317/2014 del 23 de mayo de 2014, derivado de la recomendación de la Auditoría Superior de la Federación respecto del estudio general de la situación que guarda el sistema de control interno en el Sector Público Federal para "implementar una política general que establezca la obligación para los Mandos Medios y Superiores para la evaluación, actualización y fortalecimiento del control interno en sus ámbitos de competencia".





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Políticas Generales

Institucional y mantenerlo actualizado conforme a la norma, y apoyando a la Unidad de Transparencia en las acciones de protección de datos personales. 6. Participará la Coordinación de Asuntos Jurídicos de forma activa y asesorará jurídicamente a los Órganos Colegiados del Fondo de Cultura Económica, conforme lo establece el Estatuto Orgánico en su Artículo 27 fracción VI. 7. La Coordinación de Asuntos Jurídicos supervisará el registro de los títulos de propiedad de inmuebles, contratos, convenios y acuerdos en que el FCE sea parte, así como custodiarlos, incluyendo a sus subsidiarias y representaciones en conjunto con la Subgerencia de Asuntos Jurídicos Administrativos, la Coordinación de Administración y el Departamento Consultivo y Administrativo.





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V. PROCEDIMIENTOS





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Procedimiento de elaboración de contratos y convenios








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El lenguaje empleado en el presente documento no busca generar ninguna clase de discriminación, ni marcar diferencias entre hombres y mujeres, por lo que las referencias o alusiones hechas al género masculino representan siempre a todos/as, hombres y mujeres, abarcando claramente ambos sexos. 1. Objetivo Establecer el procedimiento a seguir para la elaboración o validación de los contratos o convenios solicitados por las áreas del FCE. 2. Alcance El presente procedimiento es de observancia obligatoria para la Coordinación de Asuntos Jurídicos y para las áreas que soliciten la elaboración de contratos o convenios. 3. Políticas

1. Áreas facultadas para solicitar contratos o convenios. La Dirección General en cualquier materia, y todas las gerencias, coordinaciones, subgerencias y jefaturas de departamento en la materia de sus funciones; podrán solicitar la elaboración, o validación de contratos o convenios, así como de proyectos de los mismos.

2. Solicitud de contrato o convenio. La solicitud se enviará por medio del registro FCE-

CAJ-RE.01 (Solicitud de Contrato) requisitado con los datos y documentos necesarios para la elaboración, o validación del instrumento respectivo. Los proyectos serán entregados conforme a la información y documentos proporcionados por el área solicitante.

3. Documentos requeridos para convenios y contratos en general. Para todos los

convenios y contratos será necesario que el área solicitante envíe los siguientes documentos:

a. Solicitud de contrato FCE-CAJ-RE.01, vía correo electrónico con las condiciones negociadas con la contraparte. b. Comprobante de domicilio con antigüedad no mayor a tres meses (agua, luz, predial o telefonía fija). c. Copia del alta en el Registro Federal de Contribuyentes.

d. Copia de identificación oficial con fotografía de la persona que suscribirá el instrumento solicitado.





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e. Para personas morales privadas o entes gubernamentales, copia del documento con el que se acredite la personalidad del representante; ya sea Poder General para Actos de Administración, nombramiento, constancia de mayoría u otro que resulte idóneo. f. Si es persona moral privada, copia de la Escritura Pública que acredite su existencia, inscrita en el Registro Público de la entidad federativa correspondiente y, en caso de cambio de razón o denominación social, copia de la protocolización del acta de asamblea que así lo acredite, inscrita en los mismos términos.

Si la documentación presentada no es correcta, se interrumpe el término de 5 días hábiles para la entrega del instrumento solicitado. No será aplicable a los contratos, convenios o cualquier otro acto que celebre el FCE en materia de Derechos de Autor o Propiedad Intelectual, respecto de los cuales se estará a lo previsto en el “Procedimiento de Contratación de Derechos de Autor”.

4. Documentos requeridos para contratos de consignación. Además de los

documentos mencionados en la política 3 que le sean aplicables, se deberán adjuntar los que a continuación se relacionan:

a. Sugerencia de línea de crédito emitida por la Coordinación de Planeación y

Finanzas a través del Departamento de Tesorería e Ingresos.

b. Estado de cuenta de remisiones de consignación emitido por la Gerencia Comercial, a través del Departamento de Control Administrativo, en caso de renovaciones.

c. Procederá la exención de pagaré cuando se señale de manera expresa en la solicitud y siempre que se trate de:

Entes públicos de cualquier naturaleza en los tres poderes de la unión y

en los tres niveles de gobierno, así como órganos con autonomía. Asociaciones Civiles. Grandes clientes, en cuyo caso se deberá adjuntar la justificación

comercial suscrita por el Sugerente de Ventas validada por el Gerente Comercial.

5. La Coordinación de Asuntos Jurídicos imprimirá 3 ejemplares del contrato de

consignación, los cuales una vez firmados, serán distribuidos de la siguiente manera:

1 ejemplar para la Subgerencia de Ventas. 1 ejemplar para la Coordinación de Asuntos Jurídicos.





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1 ejemplar para la contraparte. 6. Contratos de adquisición o arrendamiento de bienes, o servicios. Se deberá

adjuntar la documentación complementaria correspondiente de acuerdo al tipo de procedimiento de contratación que se haya adoptado y al objeto del contrato (por ejemplo, autorización por parte de la Dirección General y Comité Interno de Adquisiciones, Arrendamientos, Servicios y Obra Pública del FCE para el caso de los conceptos 3700 y 3800; fallo de licitación, etc.). La Coordinación de Asuntos Jurídicos imprimirá 3 ejemplares del contrato, los cuales una vez firmados, serán distribuidos de la siguiente manera:

1 ejemplar para el expediente del área. 1 ejemplar para la Coordinación de Asuntos Jurídicos. 1 ejemplar para la contraparte.

Los pedidos/contratos en materia de adquisiciones, arrendamientos y servicios, serán elaborados por la Subgerencia de Recursos Materiales y deberán ser remitidos a la Coordinación de Asuntos Jurídicos para su validación jurídica, previamente a su formalización. 7. Contratos individuales de trabajo y honorarios asimilados a salarios. 1. La Coordinación de Asuntos Jurídicos consultará la documentación del trabajador a través del sistema de información FORTIA. 2. En el caso de contratos de honorarios asimilados a salarios, además de los documentos especificados en la política 3 que le sean aplicables, se deberá adjuntar el formato de justificación técnica y funcional firmado por el área solicitante con el visto bueno presupuestal.

3. La Coordinación de Asuntos Jurídicos imprimirá 3 ejemplares del contrato, los cuales una vez firmados, serán distribuidos de la siguiente manera: 1 ejemplar para la Coordinación de Asuntos Jurídicos. 1 ejemplar para el expediente de la Subgerencia de Administración de Capital

Humano o del Departamento de Atracción y Desarrollo de Talento, en el caso de ser por contratos de honorarios asimilados o individuales de trabajo, respectivamente.

1 ejemplar para la contraparte.

4. Definiciones Contrato. Es el acuerdo de voluntades que crea o transfiere derechos y obligaciones, en términos del artículo 1793 del código Civil Federal.





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Contrato individual de trabajo: Cualquiera que sea su forma o denominación, es aquel por virtud del cual una persona se obliga a prestar a otra un trabajo personal subordinado, mediante el pago de un salario. Contrato de consignación mercantil La consignación mercantil es el contrato por virtud del cual, una persona denominada consignante transmite la disponibilidad y no la propiedad de uno o varios bienes muebles, a otra persona denominada consignatario, para que le pague un precio por ello en caso de venderlos en el término establecido, o se los restituya en caso de no hacerlo. Contrato de Consignación: Instrumento jurídico contrato por virtud medio del cual el Fondo de Cultura Económica transmite la disponibilidad, no así la propiedad, de ejemplares de sus publicaciones de catálogo y novedades, a otra persona, física o moral, denominada consignatario con el fin de que, en caso de venderlos, entregue al Fondo de Cultura Económica, el precio pactado de los ejemplares, o se los devuelva restituya, en caso de no venderlos. Contratación para la prestación de servicios profesionales bajo el régimen de honorarios: En virtud de que los contratos de prestación de servicios profesionales por honorarios se encuentran sujetos a la legislación civil, deberán consignar únicamente la realización o prestación de servicios no subordinados, por lo que no deberán contener cláusulas que hagan presumir la existencia de una relación de carácter laboral entre la Institución contratante y el prestador de los servicios. Contrato o pedido/contrato: Instrumento jurídico a través del cual se formalizan las adquisiciones, arrendamientos y/o servicios, cuyo fin es producir o transferir derechos y obligaciones entre las partes que lo firman. Se considerará parte del mismo lo establecido en la convocatoria o en la notificación de adjudicación según el tipo de procedimiento de contratación realizado. Convenio. Acuerdo de voluntades que crea, transfiere, modifica o extingue obligaciones, en términos del artículo 1792 del código Civil Federal.





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.

5. Desarrollo 5.1 Diagrama de flujo

Inicio

Recibir de la UA solicitante, correo electrónico y formato de FCE-CAJ-RE.01 como archivo adjunto, solicitando de elaboración. Y lo turna a la DCA.

CAJ-SAJA 1

Revisar que el contenido de la solicitud y los documentos adjuntos sean los correctos.

DCA 2

¿Son correctos los documentos?

Recibir la información o los documentos faltante.

DCA 4

Asignar al documento un número de contrato o convenio y lo registra en la libreta de control que lleva para tal efecto.

DCA 5

Valida, elabora o revisa el instrumento solicitado, según sea el caso y lo envía al Subgerente (SAJA)

DCA 6

Correo ElectrónicoFCE-CAJ-RE.01

Solicita vía correo electrónico la información o documentos faltantes a la UA solicitante.

DCA 3

Verificar que el instrumento jurídico reúna los requisitos legales aplicables y que se encuentre debidamente integrado.

CAJ-SAJA 7

Contrato Convenio

Rubrica tres ejemplares del instrumento jurídico y lo remite a la UA solicitante.

CAJ-SAJA-DCA 8

Oficio

Acuse de recibido los ejemplares, recibos. Recaba las firmas de la contraparte y los remite firmados por la contraparte a la CAJ y SAJ.

UA 9

Recaba la firma en los contratos o convenios y remite a la UA los ejemplares correspondientes.

CAJ-SAJA-DCA 10

Oficio

Contrato Convenio firmado

Fin

No

Si

1

1

Responsables de la actividad

CAJ.- Coordinador de Asuntos Jurídicos del FCEDCA.- Jefe del departamento Consultivo y AdministrativoSAJA.- Subgerente de Asuntos Jurídico AministrativosUA.- Unidad solicitante del FCE





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5.2 Descripción de actividades

Paso Responsable Actividad Documento 1. Coordinador de

Asuntos Jurídicos/Subgerente de Asuntos Jurídico Administrativos

Recibe de la unidad administrativa solicitante, correo electrónico y formato de solicitud de elaboración del instrumento requerido, como archivo adjunto y lo turna a la Jefatura de Departamento Consultivo y Administrativo.

Correo electrónico y Formato de solicitud de

contrato FCE-CAJ-RE.01

2. Jefe del Departamento Consultivo y Administrativo

Revisa que el contenido de la solicitud y los documentos adjuntos a la misma sean los correctos. ¿Son correctos los documentos? Sí, pasa a la actividad 5 No, pasa a la actividad 3


Solicita vía correo electrónico la información o documentos faltantes a la unidad administrativa solicitante. En caso de que la información o documentos no se remitan dentro de los 10 (diez) días hábiles siguientes, o lo remitido no sea adecuado, la solicitud se tendrá tácitamente cancelada.

Correo electrónico


Recibe la información o los documentos faltantes y continúa el procedimiento.


Asigna al documento un número de contrato o convenio y lo registra en una libreta de control. Se reanuda el término de 5 días hábiles para la entrega del instrumento solicitado.


Valida, elabora o revisa el instrumento solicitado, según sea el caso y lo envía al Subgerente de Asuntos Jurídico Administrativos.

Contrato, convenio o proyecto

ERP

7. Coordinador de Asuntos

Verifica que el instrumento jurídico reúna los requisitos legales aplicables y que el mismo





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Paso Responsable Actividad Documento Jurídicos/Subgerente de Asuntos Jurídico Administrativos

se encuentre debidamente integrado.

8. Coordinador de Asuntos Jurídicos/Subgerente de Asuntos Jurídico Administrativos/Jefe de Departamento Consultivo y Administrativo

Rubrica 3 (tres) ejemplares del instrumento jurídico y remite a la unidad administrativa solicitante.

Oficio

9. Unidad Administrativa solicitante

Recibe los ejemplares y acusa de recibido. Recaba las firmas de la contraparte y remite a la Coordinación de Asuntos Jurídico/Subgerencia de Asuntos Jurídicos los contratos debidamente firmados por la contraparte, con la finalidad de recabar la firma del representante con facultades para suscribir el contrato o convenio.

Oficio

10. Coordinador de Asuntos Jurídicos/Subgerente de Asuntos Jurídico Administrativos/Jefe del Departamento Consultivo y Administrativo

Recaba la firma de los contratos o convenios y remite a la unidad administrativa los ejemplares correspondientes y conserva 1 para su resguardo. Termina el procedimiento.





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6. Referencias o documentos relacionados

Anexo No. Documento Título 6.1 Contrato o convenio

6.2 Contrato Individual de Trabajo

6.3 Contrato de consignación

6.4 Pedido / Contrato

6.5 Formato de justificación técnica y funcional

7. Anexos y registros usados Anexo No. Documento Título

7.1 FCE-CAJ-RE.01 Solicitud de contratos

8. Listas maestras relacionadas al procedimiento

Id. No. Documento Título

8.1 FCE-CAJ-LM.01 Lista maestra de documentos internos 8.2 FCE-CAJ-LM.02 Lista maestra de documentos externos

8.3 FCE-CAJ-LM.03 Lista maestra de registros

9. Lista de distribución

Copias Distribución Área

N. A. Medio electrónico (solo lectura) Coordinación de Tecnología (Intranet)

10. Control de cambios

Fecha Versión Páginas

afectadas Originador del

cambios Naturaleza del cambio

19.12.2018 08 Todas Coordinación de

Asuntos Jurídicos

Precisión de la política 3, 6 y 7, así como del apartado 6 “Referencias o documentos relacionados”.





Revisión: 07

Páginas: 15


Nivel: 2




Integración de conceptos en definiciones.

14.08.2018 07 Todas

Órgano Interno de Control / Nueva

restructuración del FCE

Se cambió el nombre del procedimiento, se actualizaron los responsables, se integró la actividad 7 y una nota aclaratoria en la política 3 en atención a la recomendación de la auditoría número 05, observación 01.05.18 del Órgano Interno de Control.

22.12.2015 06 Todas Coordinación General de

Asuntos Jurídicos

Se actualizó el procedimiento conforme a la operación vigente y se automatizaron gestiones a través del sistema de información FORTIA y por correo electrónico.


Asuntos Jurídicos

Se modificó el objetivo, alcance, la política 6, una definición y los días de revisión o elaboración de contratos y del pedido contrato, se sustituyó el término revisión por versión, se elimina la copia, así como, la modificación de la leyenda del documento.


Asuntos Jurídicos

Mejorar el sistema documental y llevar un control específico de los procesos jurídicos.



Anexos del Procedimiento de elaboración de contratos y convenios.

ANEXO 7.1

FCE-CAJ-RE.01

Solicitud de contrato




Número de Contrato: __________ (Área exclusiva para llenado de la Coordinación de Asuntos Jurídicos)

Tipo de Contrato Objeto del contrato

Nombre de la persona física o moral con la que se elabora el contrato

Nombre del Representante Legal en caso de ser persona moral

Descuento (en caso de ser contrato de consignación)

Descripción técnica del servicio (si aplica) Monto del contrato Vigencia y plazo de ejecución del servicio

Productos que entregará el prestador del servicio (en caso de que aplique)

Responsable de recibir los productos

Forma de pago Condiciones de pago Autorizaciones (en caso de que apliquen)

Documentos anexos (copias) Comprobante de domicilio no mayor a tres meses, (agua, luz o teléfono)

R.F.C. Copia de identificación oficial de la persona física o moral (IFE,

Pasaporte, Cartilla Militar, Cédula Profesional) Acta Constitutiva en caso de persona moral con sello del

Registro Público de la Propiedad y del Comercio correspondiente.

Descripción técnica del servicio Autorizaciones (en caso que aplique) El Testimonio Notarial o en su caso Nombramiento de donde se

deriven las facultades del Representante legal

Observaciones

Nombre y firma del responsable Visto bueno Gerente

Fecha de revisión 15.03.11

Código de documento: FCE-CAJ-RE.01

Referencia: FCE- CAJ -PR.01

Revisión: 1

Solicitud de contrato

2

4

1

5

6

3

7

8

9

10

11

12

13

15

16

14

17




Instructivo de llenado

1. Título: Solicitud de contrato 2. Objetivo del registro:

Contar con una clara descripción de los requerimientos del área para llevar a cabo la elaboración o revisión del documento respectivo.

3. Responsable de su llenado:

Área solicitante 4. Forma de llenado:

Electrónico 5. Descripción de llenado de elementos:

Id. Elemento Descripción 1. Tipo de Contrato Denominación del documento. 2. Objeto del contrato Finalidad del documento.

3. Persona física o moral con quien se celebrará instrumento.

Razón social o denominación de la persona moral o nombre de la persona física con quien se celebrará instrumento.

4. Representante Nombre de quien funge como representante, quien

deberá contar con poder suficiente.

5. Descuento (en caso de ser contrato de consignación)

Porcentaje de descuento que se otorgará. Algunos porcentajes requieren la autorización del Gerente General o del Director General.

6. Descripción técnica del servicio (si aplica)

Referencia del servicio a prestarse, si es muy extensa se anexa a la presente y se marca el recuadro correspondiente.

7. Monto del contrato Cantidad acordada en el instrumento. Deberá asentarse

en número y letra.

8. Vigencia y plazo de ejecución del servicio

Período en el que estará vigente el instrumento, así como el plazo durante el cual deberá prestarse el servicio o entregarse el bien respectivo.

9. Productos que se entregarán o servicios que se prestarán

Descripción de los bienes que se entregarán o del servicio que se prestará.

10. Responsable de recibir los productos o de supervisar los servicios.

Servidor público designado para verificar que el servicio o producto cuente con las especificaciones requeridas al momento de ser entregado o prestado.

11. Forma de pago. Efectivo, cheque, transferencia bancaria.

12. Condiciones de pago. Mensual, quincenal, una sola exhibición a la entrega de

productos.

13. Autorización. En caso de que aplique, se debe anexar el documento

mediante el cual se emite la autorización.

14. Documentos anexos (copias) Se deben remitir las copias COMPLETAS con los

requisitos mencionados en éste punto.




15. Observaciones Puntos importantes a resaltar dentro del instrumento

solicitado.

16. Nombre y firma del responsable Gerente, Coordinador o Subgerente que solicita el

instrumento 17. Visto Bueno Firma del superior jerárquico.

Nota: Para el caso de los contratos de honorarios y contratos individuales de trabajo, no es necesario llenar los campos 16 y 17, ya que la gestión se realiza por correo electrónico.





Revisión: 10

Páginas: 20


Nivel: 2



Procedimiento de contratación de derechos de autor






Revisión: 10

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Nivel: 2




El lenguaje empleado en el presente documento no busca generar ninguna clase de discriminación, ni marcar diferencias entre hombres y mujeres, por lo que las referencias o alusiones hechas al género masculino representan siempre a todos/as, hombres y mujeres, abarcando claramente ambos sexos. 1. Objetivo Este documento establece el procedimiento a seguir para asegurar la correcta aplicación de la legislación en materia autoral en los actos que celebre el Fondo de Cultura Económica (FCE) en el ámbito de los derechos de autor, con el objeto de salvaguardar y proteger sus intereses y derechos. 2. Alcance El presente procedimiento es aplicable a todas las solicitudes de contrato que reciba la Subgerencia de Propiedad Intelectual por medio del Sistema de Planificación de Recursos Empresariales (en adelante ERP) o por aquél que lo suceda, con el propósito de elaborar los contratos en materia de derechos de autor para las áreas del FCE que los requieran. Asimismo, aplica para el registro de los contratos de edición, obra por encargo, coedición, licencias exclusivas o no, acuerdos de coedición y convenios relacionados con derechos de autor. Inicia con la solicitud de contrato por parte de las áreas del FCE facultadas para ello, incluye el análisis y revisión de los términos legales, la entrega del contrato a las áreas solicitantes y, una vez que el contrato firmado ha sido entregado a la Subgerencia de Propiedad Intelectual, termina con el registro ante el Instituto Nacional del Derecho de Autor, de acuerdo con la prioridad establecida y el presupuesto disponible. 3. Políticas 1. Las Áreas Editoriales podrán solicitar un contrato siempre que la obra materia del mismo haya sido aprobada por el Comité Interno de Selección de Obras, con excepción de las publicaciones periódicas (La Gaceta, El Trimestre Económico respecto del cual únicamente se requiere la aprobación del Comité Dictaminador , Reformas y Políticas Educativas, y aquellas que en lo sucesivo se publiquen). 2. En los casos en que el FCE elabore tanto el contrato de edición como el de coedición, el primero deberá estar firmado antes de elaborarse el segundo. Este supuesto no aplica cuando el FCE no haya elaborado el contrato de edición o no sea titular de los derechos. 3. La Subgerencia de Propiedad Intelectual será la responsable de autorizar o rechazar una solicitud de contrato, así como de generar y enviar el contrato correspondiente, cuando proceda, al área solicitante, de acuerdo con las responsabilidades asignadas en el módulo de contratos del ERP. Una vez que el contrato es firmado por las partes, la Subgerencia de Propiedad Intelectual registra la firma del mismo en el módulo de contratos.





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4. Los contratos de edición extranjera deberán estar firmados antes que los contratos para la traducción de la obra.

5. La traducción de una obra en lengua extranjera se formalizará por medio de un contrato de obra por encargo.

6. Un contrato de obra por encargo podrá celebrarse sin que exista un contrato de edición previo, siempre que la obra se encuentre en el catálogo del FCE, sea del dominio público o se realice una nueva edición de dicha obra.

7. Es responsabilidad de la Subgerencia de Propiedad Intelectual, mantener una revisión de la normatividad aplicable a efecto de asegurar que los requisitos normativos en materia de propiedad intelectual se cumplen de acuerdo al marco legal vigente.

8. La Subgerencia de Propiedad Intelectual realizará el trámite para la integración de los siguientes contratos:

Edición Obra por encargo Coedición Licencia Modificatorio Adenda Autorización Convenio de colaboración en materia de derechos de autor Convenio general de coedición en materia de derechos de autor

9. Licencias El FCE celebra dos clases de contratos de licencia de acuerdo con el objeto de la misma:

a. Licencia requerida al FCE: Aquella en la que, por ser titular de los derechos patrimoniales de una obra, el FCE autoriza a un tercero la publicación o reproducción, total o parcial, de una obra.

Las solicitudes de licencia serán atendidas por la Gerencia Editorial o por la

Coordinación de Obras para Niños y Jóvenes y Formación Lectora, según el caso. El contrato respectivo será elaborado por la Subgerencia de Propiedad Intelectual, previa solicitud de dicha área a través del sistema ERP.

b. Licencia requerida por el FCE: Tiene por objeto obtener la autorización para

incorporar, en una obra que será publicada por el FCE, partes o fragmentos de otra obra (fotografías, imágenes, texto poesías, cuentos, notas, etc. ). En condiciones ordinarias, el titular de los derechos remitirá el documento que otorga la licencia y las condiciones





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acordadas, para ser ratificado por el FCE. En caso de que no suceda así, deberá solicitarse su realización a través de una autorización por medio del sistema ERP en el módulo de contratos. 10. Protección, acceso, resguardo y consulta de expedientes La Subgerencia de Propiedad Intelectual sólo podrá entregar fotocopia o digitalización de los documentos que obren en los expedientes que integra, cuando le sea requerido por la autoridad competente con fundamento en la legislación de Transparencia y Acceso a la Información Pública aplicable, por requerimiento del Órgano Interno de Control en el FCE o por instrucción del superior jerárquico.

a) Protección. Con la finalidad de evitar la sustracción de expedientes, estos se

encontrarán protegidos bajo llave en los anaqueles de la Subgerencia de Propiedad Intelectual.

b) Resguardo. Los contratos derivados de la tramitación de derechos estarán bajo la

custodia del personal que integra la Subgerencia de Propiedad Intelectual, quienes se encargarán de mantenerlos actualizados de acuerdo con el tipo de contrato de que se trate. Los documentos deberán estar clasificados, ordenados y con el debido control documental que se requiera.

c) Consulta y préstamo de expedientes. En virtud de que los expedientes

contienen información confidencial, la consulta y préstamo de los mismos se efectuará previa petición del área en la que se exprese el objeto de la consulta o del préstamo. La Subgerencia de Propiedad Intelectual determinará la pertinencia de la petición y, de ser procedente, entregará al solicitante la ficha denominada Tarjeta de Préstamo de Expedientes, en la que el usuario deberá asentar su nombre, firma, fecha de préstamo y de devolución.

11. Registro de contratos ante el Instituto Nacional del Derecho de Autor

a) La Subgerencia de Propiedad Intelectual, a través del Departamento de Asuntos de Derechos de Autor, gestionará el registro de los contratos celebrados por el FCE en materia de derechos de autor, en proporción directa con los recursos asignados para tal efecto a la Coordinación de Asuntos Jurídicos.

b) La prioridad para el registro de los contratos, según su tipo, es la siguiente: ■ Edición ■ Coedición ■ Obra por encargo ■ Licencia ■ Acuerdo de coedición





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■ Convenio marco de Coedición ■ Convenio relacionados con derechos de autor ■ Todos aquellos que, a juicio de la Subgerencia de Propiedad Intelectual, se

considere que deban estar inscritos. c) La Subgerencia de Propiedad Intelectual registrará dichos contratos en un plazo no

mayor a seis meses contados a partir de que reciba el contrato firmado, siempre que cuente con los recursos económicos para hacer el pago de derechos correspondiente.

d) Cuando un contrato no haya sido registrado en el plazo referido por falta de

asignación oportuna de recursos, el contrato pasará a una lista de pendientes y se podrá registrar con posterioridad. También podrá registrarse fuera del plazo un contrato cuya obra se encuentre en los siguientes supuestos:

■ La obra se encuentre vigente en el catálogo del FCE ■ La obra se reimprima ■ El autor de una obra sea objeto de homenaje ■ La obra haya obtenido cualquier premio ■ La obra haya ganado algún concurso o convocatoria ■ La obra sea propuesta para ventas institucionales o ventas especiales ■ Por instrucciones del Coordinador de Asuntos Jurídicos

e) Una vez registrado el contrato, el certificado de registro se cargará en el sistema

ERP, a través del módulo de contratos.

12. Depósito legal de materiales bibliográficos y documentales que edita el Fondo de Cultura Económica. La Subgerencia de Propiedad Intelectual dará cumplimiento a los decretos publicados en el Diario Oficial de la Federación el 8 de julio de 1991 y el 13 de noviembre de 1995, en los que se dispone la obligación de los editores y productores de materiales bibliográficos, documentales, magnéticos y digitales, de entregar ejemplares de sus obras a las bibliotecas Nacional, del Congreso de la Unión, y de la Asamblea de Representantes. Dichas entregas se realizarán conforme a la siguiente distribución: 1 ejemplar a Asamblea de Representantes 2 ejemplares a la Biblioteca del H. Congreso de la Unión 2 ejemplares a la Biblioteca Nacional de la Universidad Nacional Autónoma de México





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Los ejemplares para el depósito legal serán enviados por el Almacén Central del FCE a la Subgerencia de Propiedad Intelectual. Ésta última, conservará los acuses de recepción correspondientes. 4. Definiciones, Siglas y Conceptos orientadores Áreas editoriales del FCE: Gerencia Editorial, Coordinación de Obras para Niños y Jóvenes y Formación Lectora, y para efectos de este procedimiento, aquellas que requieran la elaboración de contratos en materia de derechos de autor. Autor: Persona física que ha creado una obra literaria y artística. Autores conjuntos: Creadores de una obra susceptible de protección por el derecho de autor, que fusionan sus aportaciones individuales para crearla. Si existe una coautoría, de ello se desprende que habrá también una propiedad conjunta de los derechos de autor sobre la obra creada. Certificado de registro de contrato: Documento emitido por el Registro Público del Derecho de Autor en el que consta que se ha registrado un contrato. CISO: Comité Interno de Selección de Obras Contrato de edición de obra literaria. Acto jurídico en el que el autor o el titular de los derechos patrimoniales, se obliga a entregar una obra a un editor y éste, a su vez, se obliga a reproducirla, distribuirla y venderla, cubriendo al titular del derecho patrimonial las prestaciones convenidas. Las partes pueden pactar que la distribución y venta sean realizadas por terceros, así como convenir sobre el contenido del contrato, salvo los derechos irrenunciables establecidos por la Ley. Deberá contener, como mínimo: el número de ediciones o, en su caso, reimpresiones, que comprende; la cantidad de ejemplares de que conste la edición; si la entrega del material es o no en exclusiva, y la remuneración que deba percibir el autor o el titular de los derechos patrimoniales. Derecho de autor: Es el reconocimiento que hace el Estado en favor de todo creador de obras literarias y artísticas en virtud del cual otorga su protección para que el autor goce de prerrogativas y privilegios exclusivos de carácter personal y patrimonial. Los primeros integran el llamado derecho moral y los segundos, el patrimonial. Derecho moral: Conjunto de derechos de los autores de una obra literaria, artística o científica por el hecho de haberla creado. Entre otros, se encuentran el derecho al reconocimiento de la autoría, a la integridad y al respeto al contenido de la obra. El autor también tiene derecho a revelar su obra, así como a retirarla si considera que ha quedado desfasada o ya no refleja sus puntos de vista. Derechos Patrimoniales: Conjunto de derechos que constituyen el elemento pecuniario de los derechos de autor. Implican, en general, que, dentro de los límites fijados por la ley, el titular de estos derechos puede supeditar toda utilización pública de la obra al pago de una remuneración. Los derechos patrimoniales incluyen la facultad de realizar o autorizar





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que se realice uno o varios de los siguientes actos: publicar la obra o reproducirla para su puesta en circulación; comunicarla al público por representación o ejecución, por radiodifusión o por hilo; hacer traducciones o toda adaptación de la obra y utilizarlas en público, entre otras. Dominio público: Es la situación jurídica de la obra de un autor desde cuya muerte, ha transcurrido el plazo de protección que la Ley señala y, en consecuencia, que la obra del autor puede ser explotada por cualquier persona, sin requerir autorización. En el caso de México y para obra literaria, el plazo de explotación expira cien años después de la muerte del autor. Editor de libros: Es la persona física o moral que selecciona o concibe una edición y la realiza por sí o a través de terceros. ERP: Sistema de Planificación de Recursos Empresariales. Fijación: Es la incorporación de letras, números, signos, sonidos, imágenes y demás elementos en que se haya expresado una obra, o de las representaciones digitales de aquellos que, en cualquier forma o soporte material, incluyendo los electrónicos, permita su percepción, reproducción u otra forma de comunicación. Fonograma: (1) Objeto material que contiene o registra sonidos susceptibles de ser protegidos por derechos de autor y que puede ser una cinta de audio, un disco compacto, un microcircuito de computadora que almacene sonido y otros similares. (2) Toda fijación, exclusivamente sonora de los sonidos de una interpretación, ejecución o de otros sonidos, o de representaciones digitales de los mismos. Indautor: Instituto Nacional del Derecho de Autor. ISBN: International Standard Book Number (Número Internacional Normalizado del Libro). El conjunto de estos dígitos debe ir precedido por las siglas ISBN. ISSN: International Standard Serial Number (Número Internacional Normalizado para publicaciones periódicas). El conjunto de estos dígitos debe ir precedido por las siglas ISSN.

Ley: Ley Federal de Derechos de Autor.

Libro: Es toda publicación unitaria, no periódica, de carácter literario, artístico, científico, técnico, educativo, informativo o recreativo, impresa en cualquier soporte, cuya edición se haga en su totalidad de una sola vez en un volumen o a intervalos en varios volúmenes o fascículos. Comprende también los materiales complementarios en cualquier tipo de soporte, incluido el electrónico, que conformen conjuntamente con el libro, un todo unitario que no pueda comercializarse separadamente.





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Licencia: Permiso otorgado para usar un derecho de propiedad intelectual dentro de un ámbito definido de tiempo, contexto, línea de mercado o territorio. Las licencias pueden ser exclusivas o no exclusivas, según puedan o no usarse dentro de un alcance definido. Obras derivadas: son los arreglos, compendios, ampliaciones, traducciones, adaptaciones, paráfrasis, compilaciones, colecciones y transformaciones de obras literarias o artísticas. Este tipo de obras sólo pueden ser explotadas cuando exista autorización del titular del derecho patrimonial de la obra primigenia. Cuando las obras derivadas sean del dominio público, serán protegidas en lo que tengan de originales, pero tal protección no comprenderá el derecho al uso exclusivo de la obra primigenia, ni dará derecho a impedir que se hagan otras versiones de la misma. Obra por encargo: La persona física o moral que comisione la producción de una obra o que la produzca con la colaboración remunerada de otras, gozará de la titularidad de los derechos patrimoniales sobre la misma y le corresponderán las facultades relativas a la divulgación, integridad de la obra y de colección sobre este tipo de creaciones. La persona que participe en la realización de la obra, en forma remunerada, tendrá el derecho a que se le mencione expresamente su calidad de autor, artista, intérprete o ejecutante sobre la parte o partes en cuya creación haya participado. Página legal del editor. Los editores deben hacer constar en forma y lugar visibles de las obras que publiquen, los siguientes datos:

■ Nombre, denominación o razón social y domicilio del editor ■ Año de la edición o reimpresión ■ Número ordinal que corresponda a la edición o reimpresión, cuando esto sea posible ■ Número Internacional Normalizado del Libro (ISBN) o Número Internacional Normalizado para Publicaciones Periódicas (ISSN), según el caso.

Página legal del impresor: Los impresores deben hacer constar en forma y lugar visible de las obras que impriman:

■ Nombre, denominación o razón social ■ Domicilio ■ Fecha en que se terminó de imprimir

Publicación de Obras protegidas. Las obras protegidas por la Ley Federal del Derecho de Autor que se publiquen, deberán ostentar la expresión “Derechos Reservados”, o su abreviatura “D.R.”, seguida del símbolo ; el nombre completo y dirección del titular del derecho de autor y el año de la primera publicación. Estas menciones deberán aparecer en sitio visible. La omisión de estos requisitos no implica la pérdida de los derechos de autor, pero sujeta al licenciatario o editor responsable a las sanciones establecidas en la Ley.





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Regalías: Es la remuneración económica generada por el uso o explotación de las obras, interpretaciones o ejecuciones, fonogramas, videogramas, libros o emisiones en cualquier forma o medio. Toda transmisión de derechos patrimoniales debe prever en favor del autor o del titular del derecho patrimonial, una participación proporcional en los ingresos de la explotación de que se trate, o una remuneración fija y determinada. Este derecho es irrenunciable. Solicitante: Áreas responsables de la solicitud de contratos o adendas.





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Recibe una solicitud de contrato o de adenda a través del ERP, que contiene la información cargada conforme a los documentos recabados por las áreas editoriales del FCE

SPI‐DADA 1

Envía contrato o adenda firmados por el representante del FCE ; o rubricado por el Jefe del DADA cuando el representante del FCE firme con posterioridad .

SPI‐DADA 4

Inicio

Revisa que la solicitud en el ERP contenga la información necesaria para su trámite .

SPI‐DADA 2

Genera o elabora el Contrato o la adenda .

SPI‐DADA 3

Módulo Contratos

ERP

Módulo Contratos

ERP

Módulo Contratos

ERP

Procesos del ERP

Recibe contrato o adenda correspondiente y da seguimiento para recabar firmas

AS 5

Entrega al menos tres contratos con firmas autógrafas a la SPI

AS 6

Oficio

Procesos del ERP

Separa dos contratos originales recibidos y asienta la fecha de firma del contrato en el módulo de contratos del ERP

SPI‐DADA 7

Verifica que la propuesta cumpla con las disposiciones legales vigentes .

SPI‐DADA 8

Módulo Contratos

ERP

Envía al AS los ejemplares firmados por el representante del FCE o bien rubricados por el Jefe del DADA cuando el representante del FCE firme con posterioridad .AS 9

En caso de que la propuesta no cumpla con los requisitos legales , rechaza la solicitud y señala al solicitante las modificaciones requeridas para la celebración del contrato o la adenda .

SPI‐DADA 10

Contratos en el ERP

Solicita CPyF la expedición de los cheques para el pago de derechos , de conformidad con las tarifas vigentes

SPI‐DADA 11

Oficio

Entrega los cheques para el pago de derechos a la SPI

CPyF 12Cheques

Efectúa el pago de derechos correspondiente

SPI‐DADA 13Comprobante

de pago

1/2

Comprobante de pago

Módulo Contratos

ERP

1¿Hay propuesta de contrato cargada en el ERP? 2c)

Si la información es correcta , autoriza y continúa con el procedimiento . En caso contrario rechaza la solicitud .

SPI‐DADA 2 a) y b)

NO

SI

2

2

¿El contrato será registrado ante INDAUTOR?

NO

Fin

3

SI

1

¿Propuesta adecuada?

SI

NO

AS.‐ Área editorial solicitante del FCECNyJ.‐ Coordinación de Niños y Jóvenes del FCECPyF.‐ Coordinación de Planeación y Finanzas del FCEERP.‐ Sistema de planificación de recursos empresarialesGE.‐ Gerencia Editorial del FCE INDAUTOR.‐ Instituto Nacional del Derecho de AutorSPI.‐ Subgerencia de Propiedad Intelectual del FCEDADA.‐ Departamento de Asuntos de Derechos de Autor

3





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1/2

Requisita las solicitudes de registro de contratos con anexos y documentos requeridos y presenta ante el INDAUTOR

SPI‐DADA 14

Solicitud de registro de contratos

Recibe el certificado correspondiente . En caso de existir algún requerimiento previo , lo desahoga , se obtiene la respuesta y el certificado en su caso .

SPI‐DADA 15

Una vez que se cuente con el certificado de registro, se escanea y se carga en el ERP acompañado del contrato firmado .

SPI‐DADA 16

Archiva el contrato y el certificado de registro en el expediente que le corresponda

SPI‐DADA 17

Certificado de registro INDAUTOR

Contratos en el ERP

Expediente

FinAS.‐ Área editorial solicitante del FCECNyJ.‐ Coordinación de Niños y Jóvenes del FCECPyF.‐ Coordinación de Planeación y Finanzas del FCEERP.‐ Sistema de planificación de recursos empresarialesGE.‐ Gerencia Editorial del FCE INDAUTOR.‐ Instituto Nacional del Derecho de AutorSPI.‐ Subgerencia de Propiedad Intelectual del FCEDADA.‐ Departamento de Asuntos de Derechos de Autor





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5.2 Descripción de actividades Paso Responsable Actividad Documento

1. Subgerencia de Propiedad Intelectual

Recibe una solicitud de contrato o de adenda a través del sistema ERP, que contiene la información cargada conforme a los documentos recabados por el editor de la Gerencia Editorial o de la Coordinación de Obras para Niños y Jóvenes y Formación Lectora, según el caso, en la Solicitud de alta o modificación de clientes y proveedores, en términos del paso 6, numeral 5.2 (Descripción de actividades) del Procedimiento para la contratación de la obra, integración del manuscrito y seguimiento hasta su publicación, del Manual de Procedimientos de la Gerencia Editorial; o del paso 2 del Procedimiento para la contratación de obras nacionales y extranjeras del Manual de Políticas y Procedimientos de la Coordinación General de Obras para Niños y Jóvenes; respectivamente.

Módulo de contratos del ERP

2.

Subgerencia de Propiedad Intelectual o Departamento de Asuntos de Derechos de Autor

Revisa que la solicitud en el ERP contenga la información necesaria para su trámite.

a) Si la información es correcta, autoriza y continúa con el procedimiento.

b) Si la información es incorrecta o

insuficiente, rechaza la solicitud y señala las razones de ello en el apartado de observaciones del ERP, o por correo electrónico.

c) Si el solicitante carga en el ERP una

propuesta de contrato para su revisión legal, ir al paso 8.

Módulo de contratos del ERP y/o correo electrónico

3.


Genera (elabora) el contrato o la adenda. Módulo de contratos del ERP

4. Subgerencia de Propiedad Intelectual o

Envía al área solicitante el contrato o la adenda firmados por el representante del FCE o rubricado por el Jefe del Departamento de

Proceso del ERP





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Paso Responsable Actividad Documento Departamento de Asuntos de Derechos de Autor

Asuntos de Derechos de Autor, cuando el representante del FCE firme con posterioridad.

5. Solicitante Recibe el contrato o la adenda correspondiente y da seguimiento para recabar las firmas.

6. Solicitante Entrega, al menos, tres contratos con firmas autógrafas a la Subgerencia de Propiedad Intelectual.

Oficio o proceso del ERP

7.


Separa dos ejemplares de los contratos originales recibidos para su posterior registro y asienta la fecha de firma del contrato en el módulo de contratos del ERP. ¿El contrato será registrado ante el INDAUTOR? Sí, continúa en el paso 11 No, termina el procedimiento.


8.


En caso de que el solicitante cargue en el ERP una propuesta de contrato para revisión jurídica, verifica que la propuesta cumpla con las disposiciones legales vigentes. ¿Propuesta adecuada? Sí, continúa en el paso 9 No, continua en el paso 10


9.


Si la propuesta es adecuada, envía al área solicitante los ejemplares firmados por el representante del FCE o rubricados por el Jefe del Departamento de Asuntos de Derechos de Autor, cuando el representante del FCE firme con posterioridad. Continúa en el paso 5.

Proceso del ERP

10. Subgerencia de Propiedad Intelectual o

En caso de que la propuesta no cumpla con los requisitos legales, rechaza la solicitud y señala al solicitante las modificaciones

Apartado de observaciones del módulo de contratos





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Paso Responsable Actividad Documento Departamento de Asuntos de Derechos de Autor

requeridas para la celebración del contrato o la adenda.

del ERP o correo electrónico

11.


Conforme a la política 11 del presente procedimiento, solicita mediante oficio a la Subgerencia de Finanzas de la Coordinación de Planeación y Finanzas la expedición de los cheques por parte del Departamento de Tesorería e Ingresos para el pago de derechos, de conformidad con las tarifas vigentes.

Oficio

12.

Coordinación de Planeación y Finanzas / Subgerencia de Finanzas / Departamento de Tesorería e Ingresos

Entrega los cheques para el pago de derechos a la Subgerencia de Propiedad Intelectual, continúa en el procedimiento.

Cheques

13.


Efectúa el pago de derechos correspondiente. Comprobante de

pago

14.


Requisita las solicitudes de registro de contratos con los anexos y documentos requeridos y los presenta ante el Indautor.

Solicitud de registro de contratos

15.


Transcurrido el término de respuesta a la solicitud de registro, se recibe el certificado correspondiente o, en caso de existir algún requerimiento de la autoridad, se desahoga y se obtiene la respuesta en el plazo legal.

Certificado de registro INDAUTOR

o requerimiento

16.


Una vez que se cuente con el certificado de registro, se escanea y se carga en el ERP acompañado del contrato firmado.

ERP





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Paso Responsable Actividad Documento

17.


Archiva el contrato y el certificado de registro en el expediente que le corresponda. Termina el procedimiento.

Expediente





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6. Referencias o documentos relacionados Anexo No. documento Título

6.1 N.A. Ley Federal del Derecho de Autor

6.2 N.A. Reglamento de la Ley Federal del Derecho de Autor.

6.3 N.A. Guía de usuario para el módulo de contratos del SIGUE

7. Anexos y registros usados

ANEXO NO. DOCUMENTO TÍTULO

7.1 FCE-UPI-RE.06 Tarjeta de préstamo de expedientes

7.2 FCE-UPI-FV.01 Ficha de verificación de las características para la contratación de derechos y Propiedad Intelectual


ANEXO NO. DOCUMENTO TÍTULO

8.1 FCE-RD-LM.32 Lista maestra de documento externos

8.2 FCE-RD-LM.01 Lista maestra de documentos internos

8.3 FCE-RD-LM.02 Lista maestra de registro


COPIAS DISTRIBUCIÓN ÁREA V.E Versión electrónica- solo lectura

Coordinación de Tecnología (Intranet)





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FECHA REVISIÓN PÁGINAS

AFECTADAS ORIGINADOR DEL

CAMBIO NATURALEZA DEL CAMBIO

14.08.2018 10 Todas

Órgano Interno de Control / Nueva reestructuración del FCE

Se integró este nuevo procedimiento al manual en el que se desarrolla el proceso real, asimismo cambió el contenido conforme las necesidades operativas del área y en atención a la recomendación de la auditoría número 05, observación 01.05.18 del Órgano Interno de Control.

25.11.16 09 Todas Subgerencia de Propiedad Intelectual

-Se incluyeron las políticas para el depósito legal de materiales bibliográficos y documentales que edita el Fondo de Cultura Económica, -Se menciona el decreto por el que se dispone la obligación de los editores y productores, de entregar ejemplares de sus obras a la Biblioteca Nacional y a la Biblioteca del Congreso de la Unión, -Se especifica en que sistema electrónico se da seguimiento a las etapas del proceso. -Se incluye el registro de los contratos ante el Instituto Nacional del Derecho de Autor


Se integran las políticas para el registro de contratos ante la autoridad correspondiente.





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FECHA REVISIÓN PÁGINAS

AFECTADAS ORIGINADOR DEL

CAMBIO NATURALEZA DEL CAMBIO


Se actualiza el procedimiento a la operación actual, se hace referencia al Módulo de Contratos del Sistema de Gestión Editorial. Se eliminan los registros FCE-UPI-RE.01 Solicitud de contrato de edición, FCE-UPI-RE.02 Solicitud de contrato de obra por encargo y FCE-UPI-RE.03 Solicitud de contrato de Coedición. Se incluye la referencia a la Guía de usuario del Módulo de Contratos del SIGUE.





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Procedimiento para la dictaminación de propuestas de acuerdo que se presenten a consideración de la Junta Directiva del Fondo de Cultura Económica

Procedimiento para la dictaminación de propuestas de acuerdo que se presenten a consideración de la Junta Directiva del Fondo

de Cultura Económica

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El lenguaje empleado en el presente documento no busca generar ninguna clase de discriminación, ni marcar diferencias entre hombres y mujeres, por lo que las referencias o alusiones hechas al género masculino representan siempre a todos/as, hombres y mujeres, abarcando claramente ambos sexos. 1. Objetivo Establecer el procedimiento a seguir para que las propuestas de acuerdo de la Junta Directiva del FCE, cuenten con el dictamen jurídico para asegurar que lo solicitado cumple con las disposiciones aplicables y es competencia de esta. 2. Alcance El presente procedimiento es de observancia obligatoria para la Coordinación de Asuntos Jurídicos y para las Unidades Administrativas que le remitan solicitudes de dictamen de acuerdos para ser sometidos a la Junta Directiva del Fondo de Cultura Económica.2 3. Políticas

La Jefa del Departamento Consultivo y Administrativo, deberá contar con la propuesta de acuerdo con 5 días hábiles previos a la reunión de la Junta Directiva.

4. Definiciones Junta Directiva: Órgano que, además de las previstas en el artículo 58 de la Ley Federal de las Entidades Paraestatales, cuenta con las siguientes atribuciones:

Expedir el Estatuto Orgánico del Fondo de Cultura Económica; Aprobar el programa general de actividades que presente el Director General; Otorgar poderes generales o especiales y revocar dichos poderes;

2 Dando cumplimiento a lo dispuesto por el Órgano de Gobierno del Fondo de Cultura Económica en su Tercera Sesión Ordinaria del 2005, mediante el acuerdo SO/III-05/04,R.





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Remite la propuesta de Acuerdo de la Junta Directiva, los documentos que la sustentan y la solicitud de dictamen.

UA 1

Revisa que los documentos estén completos.

DCA 2

¿Están completos?

Analiza y evalúa la propuesta.

DCA 4

Envía sugerencias y cambios a la Unidad Administrativa solicitante, para su atención DCA 5

Realiza modificaciones y remite a la Coordinación CAJ

UA 6

Solicita a la UA los documentos faltantes.

DAJ 3

Remite la propuesta de Acuerdo dictaminada a la Gerencia General, solicitando su integración al orden del día

CAJ 7

Oficio y correo electrónico

Fin

¿Requiere adecuaciones?

Inicio

No

Si

OficioCorreo electrónico

Si

No

Correo electrónico

Correo electrónico


CAJ.- Coordinador de Asuntos Jurídicos del FCEDCA.- jefe del departamento Consultivo y AdministrativoSAJA.- Subgerente de Asuntos Jurídico AdministrativosUA.- Unidad solicitante del FCE





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Paso Responsable Actividad Documento 1.

Unidad Administrativa Remite la propuesta de acuerdo de la Junta Directiva, los documentos que la sustentan y la solicitud de dictamen.



Revisa los documentos. ¿Están completos? Sí, pasa a la actividad 4. No, pasa a la actividad 3.

3. Jefe del Departamento de Asuntos Jurídico-Administrativos

Solicita a la unidad administrativa los documentos faltantes y continúa el procedimiento


Analiza y evalúa la propuesta ¿Requiere adecuaciones? Sí, pasa a la actividad 5. No, pasa a la actividad 7.


Envía sugerencias y cambios a la Unidad Administrativa solicitante, para su atención.

Correo electrónico

6. Unidad Administrativa Realiza modificaciones y remite a la Coordinación de Asuntos Jurídicos.

Correo electrónico

7. Coordinador de Asuntos Jurídicos

Remite la propuesta de acuerdo dictaminada a la Gerencia General, solicitando su integración al orden del día. Fin del procedimiento.






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Anexo No. Documento Título N/A N/A N/A


7.1 N.A N.A












19.12.2018 02 Todas Coordinación de Asuntos Jurídicos

Integración de política general y definiciones.

14.08.2018 01 Todas Nueva

reestructuración del FCE

Cambio de nomenclatura de las áreas conforme Manual de Organización General publicado en el DOF el 14.06.2018.


Asuntos Jurídicos

Describir el procedimiento a seguir para llevar a cabo la dictaminación de propuestas de órgano de gobierno.





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Procedimiento para el registro de firmas y rúbricas de los servidores públicos del Fondo de Cultura Económica








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Nivel: 2




El lenguaje empleado en el presente documento no busca generar ninguna clase de discriminación, ni marcar diferencias entre hombres y mujeres, por lo que las referencias o alusiones hechas al género masculino representan siempre a todos/as, hombres y mujeres, abarcando claramente ambos sexos. 1. Objetivo Establecer el procedimiento a seguir para el registro de firmas y rúbricas de los servidores públicos del FCE, con la finalidad de contar con un catálogo institucional. 2. Alcance El presente procedimiento es de observancia obligatoria para la Coordinación de Asuntos Jurídicos y para la Coordinación de Administración. 3. Políticas Con independencia de que la Coordinación de Asuntos Jurídicos solicite mensualmente a la Coordinación de Administración la relación de servidores públicos que se incorporen al FCE, la Coordinación de Administración podrá informar a esta en cualquier momento sobre la incorporación, con el objeto de mantener actualizada la base de datos. 4. Definiciones N.A





Revisión: 01

Páginas: 45


Nivel: 2





Oficio

Cédula de registroFCE-CAJ-RE.03Base de datos

Fin

Oficio

Oficio

Cédula de registroFCE-CAJ-RE.03Base de datos

Solicita mensualmente al Coordinador de Administración (CA) la relación de los servidores públicos que se hayan incorporado al FCE en ese periodo.

CAJ 1

Remite relación de servidores públicos con los datos correspondientes a la fecha de ingreso, cargo, área de adscripción y superior jerárquico .

CA 2

Turna Oficio al jefe del departamento Consultivo y Administrativo (DCA) para su atención.

CAJ 3

Captura datos en la cédula de registro y en la base de datos.

DCA 4

Recaba y digitaliza firmas y rúbricas.

DCA 5

Inicio


CA.- Coordinación de Administración del FCECAJ.- Coordinador de Asuntos Jurídicos del FCEDCA.- jefe del departamento Consultivo y Administrativo





Revisión: 01

Páginas: 46


Nivel: 2





Paso Responsable Actividad Documento 1. Coordinador de

Asuntos Jurídicos Solicita mensualmente a la Coordinación de Administración la relación de servidores públicos que se hayan incorporado en ese periodo al FCE.

Oficio

2. Coordinación de Administración

Remite relación de servidores públicos con los datos correspondientes a la fecha de ingreso, cargo, área de adscripción y superior jerárquico.

Oficio


Turna al Jefe de Departamento Consultivo y Administrativo para su atención.

Oficio


Captura datos en la cédula y en la base de datos.

Cédula de registro

FCE-CAJ-RE.03

Base de datos 5. Jefe del

Departamento Consultivo

Recaba y digitaliza firmas y rúbricas. Termina el procedimiento.

Cédula de registro

FCE-CAJ-RE.03





Revisión: 01

Páginas: 47


Nivel: 2






7. Anexos y registros usados Anexo No. Documento Título 7.1 FCE-CJA-RE.03 Cédula de registro de firma













Asuntos Jurídicos

Precisión en las actividades 4 y 5 respecto al código de los

registros.

Integración de registro en el apartado 7.

14.08.2018 01 Todas Nueva




Asuntos Jurídicos

Se emitió el procedimiento para describir la operación vigente para llevar un control





Revisión: 01

Páginas: 48


Nivel: 2




y registro de firmas y rúbricas de los servidores públicos.



Anexos del Procedimiento para el registro de firmas y rúbricas de los servidores públicos del Fondo de Cultura Económica

ANEXO 7.1

FCE-CAJ-RE.03

Cédula de registro de firma




Código: FCE-CAJ-RE.03 Versión: 00

CÉDULA DE REGISTRO DE FIRMA

Número en Catálogo de Firmas: 0.0

Nombre: nombre Puesto: puesto Área de adscripción: adscripción Cargo superior jerárquico: jefe

FIRMA RÚBRICA

Observaciones:

1

2

3

4

5 6

7




Instructivo de llenado

1. Título: Cédula de registro de firma.

2. Objetivo del registro: Contar con el registro de firmas y rúbricas de los servidores públicos del FCE para integrar un catálogo institucional.

3. Responsable de su llenado: Coordinación de Asuntos Jurídicos/ servidor público. 4. Forma de llenado: Manual/Electrónico. 5. Descripción de llenado de elementos:

Id. Elemento Descripción 1. Nombre Nombre del servidor público 2. Puesto Indicar el nombre del puesto a su cargo 3. Área de adscripción Indicar el nombre del área de adscripción 4. Cargo superior jerárquico Indicar el cargo del superior jerárquico

5. Firma En este campo el servidor público deberá

asentar su firma

6. Rubrica En este campo el servidor público deberá

asentar su rúbrica. 7. Observaciones Indicar alguna especificación adicional





Revisión: 01

Páginas: 52


Nivel: 2



Procedimiento de dictaminación de actas administrativas








Revisión: 01

Páginas: 53


Nivel: 2




El lenguaje empleado en el presente documento no busca generar ninguna clase de discriminación, ni marcar diferencias entre hombres y mujeres, por lo que las referencias o alusiones hechas al género masculino representan siempre a todos/as, hombres y mujeres, abarcando claramente ambos sexos. 1. Objetivo Establecer el procedimiento a seguir para la dictaminación de actas administrativas que se instrumenten al personal de la entidad, por la presunta violación a las disposiciones laborales aplicables. 2. Alcance El presente procedimiento es de observancia obligatoria para la Coordinación de Asuntos Jurídicos, la Subgerencia de Administración de Capital Humano, las Unidades Administrativas a las que estén adscritos los trabajadores que les sea instrumentada un acta administrativa y los trabajadores que estén relacionados con los hechos por los cuales se instrumenten dichas actas. 3. Políticas

1. Los titulares de las Unidades Administrativas a las que estén adscritos los trabajadores a los que les sea instrumentada un acta administrativa, así como los trabajadores adscritos a éstas y los trabajadores que estén relacionados con los hechos por los cuales se instrumenten dichas actas, coadyuvarán con la Coordinación de Asuntos Jurídicos exhibiendo los documentos y prestando los testimonios que les sean requeridos, para la pronta dictaminación de la misma.

4. Definiciones N.A





Revisión: 01

Páginas: 54


Nivel: 2





Inicio

Recibe de la Subgerencia de Administración de Capital Humano (SACH) la solicitud de dictamen de acta administrativa.

CAJ 1

Turna oficio de solicitud de dictamen a la Subgerencia de Asuntos Jurídicos y Administrativos (CAJ).

CAJ 2

Oficio

Revisa que los documentos estén completos. En su caso , solicitar a la SACH o a la UA correspondencia mediante oficio.

SAJ 3

Oficio

Reciba ña información o documentos requeridos por el DCA y se los remite

SACH 4

Oficio

Recibir los documentos o información solicitados , para la elaboración del dictamen y asignar número consecutivo .

DCA 5

Dictamen

Remite a la Subgerencia de Administración de Capital Humano (SACH).

CAJ 6

Oficio

Fin

Oficio Copia del acta

admtva. y anexos Copia de expediente


CA.- Coordinación de Administración del FCECAJ.- Coordinador de Asuntos Jurídicos del FCEDCA.- jefe del departamento Consultivo y AdministrativoUA.- Unidad Administrativa del FCESACH.- Subgerencia de Administración de Capital Humano





Revisión: 01

Páginas: 55


Nivel: 2





Paso Responsable Actividad Documento

1. Coordinador Asuntos Jurídicos

Recibe de la Subgerencia de Administración de Capital Humano la solicitud de dictamen de acta administrativa, con los siguientes documentos: -Copia simple del acta administrativa y de sus anexos. -Copia simple del expediente del trabajador.

SolicitudOficio


Turna oficio de solicitud de dictamen a la Subgerencia de Asuntos Jurídicos y Administrativos.

Oficio

3. Subgerencia de Asuntos Jurídicos y Administrativos

Revisa que los documentos estén completos. Si hacen falta documentos o información, hace el requerimiento correspondiente mediante oficio a la Subgerencia de Administración de Capital Humano o a la Unidad Administrativa que posea la información o los documentos.

Oficio

4. Subgerencia de Administración de Capital Humano Unidad Administrativa

Recaba la información o los documentos requeridos y los remite al Jefe del Departamento Consultivo y Administrativo.

Oficio


Recibe los documentos o información solicitados, analiza el caso, elabora el dictamen y asigna número consecutivo.

Dictamen

6. Coordinador General Asuntos Jurídicos

Remite a la Subgerencia de Administración de Capital Humano para que determine lo precedente. Termina el procedimiento.

Oficio





Revisión: 01

Páginas: 56


Nivel: 2







7.1 N.A N.A













Asuntos Jurídicos

Cambio de nomenclatura de las áreas en las actividades 2 y 3 y precisión de la actividad

6. 14.08.2018 01 Todas Nueva




Asuntos Jurídicos

Se emitió el procedimiento para describir la operación vigente.





Revisión: 06

Páginas: 57


Nivel: 2



Procedimiento de consultas en materia jurídica








Revisión: 06

Páginas: 58


Nivel: 2




El lenguaje empleado en el presente documento no busca generar ninguna clase de discriminación, ni marcar diferencias entre hombres y mujeres, por lo que las referencias o alusiones hechas al género masculino representan siempre a todos/as, hombres y mujeres, abarcando claramente ambos sexos. 1. Objetivo Establecer el procedimiento a seguir en el desahogo de las consultas que en materia jurídica soliciten las Unidades Administrativas del FCE, en relación con sus funciones. 2. Alcance El presente procedimiento es de observancia obligatoria para la Coordinación de Asuntos Jurídicos y para las Unidades Administrativas que formulen consultas en materia jurídica. 3. Políticas

1. Estarán facultadas para formular consultas en materia jurídica la Dirección General, gerencias, coordinaciones, subgerencias y departamentos del FCE.

2. Las consultas a la Coordinación de Asuntos Jurídicos únicamente versarán sobre

la interpretación de disposiciones jurídicas, en relación con las actividades y funciones de la Unidades Administrativas que formula la consulta.

3. La Coordinación de Asuntos Jurídicos recibirá las consultas por medio de correo

electrónico y hará llegar la respuesta a la Unidad Administrativa que formuló la consulta por la misma vía o por oficio.

4. La Coordinación de Asuntos Jurídicos procurará desahogar las consultas dentro

de los plazos legales que les estén corriendo a las Unidades Administrativas. 5. Las Unidades Administrativas que formulen consultas, lo harán preferentemente

con al menos 7 (siete) días hábiles de anticipación a la fecha en que tuvieren que aplicar el criterio derivado de la consulta.

4. Definiciones N.A





Revisión: 06

Páginas: 59


Nivel: 2





¿La consulta esprocedente ?

Inicio

Fin

Determina si la información o los documentos recibidos son los suficientes.

CAJ 4

Analiza si es procedente

CAJ 2

Comunica los motivos de ello por correo electrónico a la UA solicitante.

CAJ 3

Envía la consulta por medio de correo electrónico, con los documentos adjuntos necesarios para el desahogo de la misma.

UA 1

No

Correo electrónico Formatos de

consulta FCE-CAJ-RE.04

Correo electrónico

Si

Correo electrónico

Fin 1

¿La información es suficiente?

Requiere la documentación o la información faltante a la UA solicitante.

CAJ 5

Acusa de recibo y comunica a la UA que formula la consulta, el tiempo aproximado de respuesta.

CAJ 6

Asigna folio, elabora la respuesta y ña remite a la UA que la formuló.

CAJ 7

No

1

Si

Correo electrónico

Correo electrónico


CAJ.- Coordinador de Asuntos Jurídicos del FCEUA.- Unidad Administrativa del FCE.





Revisión: 06

Páginas: 60


Nivel: 2




5.2 Descripción de Actividades

Paso Responsable Actividad Documento 1. Unidad

Administrativa que formula consulta

Envía la consulta por medio de correo electrónico, con los documentos adjuntos necesarios para el desahogo de la misma.

Correo electrónico Formato de consulta en

materia jurídica FCE-CAJ-RE.04


Analiza su procedencia. Si es procedente, pasa a la actividad 3. Si no es procedente, comunica por correo electrónico los motivos a la Unidad Administrativa que formula la consulta.

Correo electrónico

3 Coordinador de Asuntos Jurídicos

Comunica por correo electrónico los motivos a la Unidad Administrativa que formula la consulta Fin del procedimiento.


Determina si la información o los documentos recibidos son suficientes para dar respuesta a la consulta. ¿La información es suficiente? No, pasa a la actividad 5 Sí, pasa a la actividad 6

Correo electrónico


Requiere los mismos a la Unidad Administrativa que formula consulta o a aquella en la que deba obrar en sus archivos.


Acusa de recibo y comunica a la Unidad Administrativa que formula la consulta, el tiempo aproximado de respuesta.

Correo electrónico


Asigna folio, elabora la respuesta y la remite a la Unidad Administrativa que la formuló. Fin del procedimiento.

Correo electrónico





Revisión: 06

Páginas: 61


Nivel: 2






7. Anexos y registros usados Anexo No. Documento Título 7.1 FCE-CAJ-RE.04 Formato de consulta en materia jurídica













Asuntos Jurídicos

Integración de la actividad 3 y precisión en la actividad 1 y 6

respecto al documento utilizado.

14.08.2018 01 Todas Nueva reestructuración

del FCE



Asuntos Jurídicos

Se emitió el procedimiento para describir la operación vigente.



Anexos del Procedimiento de Consultas en Materia Jurídica

ANEXO 7.1

FCE-CAJ-RE.04

Formato de consulta en materia jurídica

“Este verific

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es un documencada o compara

que formula mbre del serv

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Form

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Código: RE.04

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