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Ingeniería Industrial
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FECHAGERENCIA DE SERVICIOS LOGÍSTICÓS DIVISIÓN
PUNTA DE MATAPROCESO: PLANIFICACION, PRESUPUESTO Y
CONTROL DE GESTIÓN
CÓDIGO
30/10/2012 SSLL-PPCG-ADPL-PR-002
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MANUAL DE PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO DEL DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACIÓN DE PERSONAL Y LOGISTICA BAJO LA NORMA ISO 9001:2008,
PUNTA DE MATA, EDO, MONAGAS.
Elaborado por PDVSA: Revisado por PDVSA: Aprobado por PDVSA:Nombre y Apellido: Arnoldo González
Nombre y Apellido: Jean Rodriguez
Nombre y Apellido: Yermilis Carrilllo
Cargo: Pasante Cargo: Supervisor ADPL Cargo:
Firma: Firma: Firma:
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CONTENIDO
Pag.
1. Objetivo 03
2. Alcance 03
3. Definiciones y Abreviaturas. 03
4. Responsabilidades y Autoridades 04
5. Aspectos de Seguridad y Ambiente 07
6. Actividades de Administración de Personal 07
6.1 Ingreso del Personal Contrato Temporal 07
6.2 Formación 12
6.3 Administración 14
6.4 Exámenes Físicos anuales 19
6.5 Programación de Guardias 19
6.6 Gestión de Pasantes y Tesistas 20
7. Registros 20
8. Documentos de Referencia. 20
9. Anexos 21
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1. Objetivo
Establecer los procedimientos a seguir para la Administración de Personal en los subsistemas de
contratación, evaluación, formación y desvinculación, ejecutando las acciones pertinentes,
aplicando la Normativa Corporativa Vigente y Lineamientos Internos, a fin de dar cumplimiento a
las necesidades de la Organización de Servicios Logísticos División Punta de Mata.
2. Alcance
Este procedimiento abarca (todas) las actividades mencionadas (a realizar) que van desde la
contratación de personal, permanencia y desincorporación del personal, en la Gerencia de
Servicios Logísticos División Punta de Mata.
3. Definiciones y Abreviaturas
Servicios Generales de Viajes y Traslados (SGVT): Es la organización de Viajes y Traslados
encargada de atender las solicitudes y asignarlas a los proveedores de los Servicios de
Transporte Terrestre y Aéreo, Alojamiento, Mudanzas y Almacenaje de Enseres Personales y
Tramitación de Documentos al personal, para los Viajes de Negocios, Formación,
Transferencias, Asignaciones y Asistencia Médica.
Sistema de Reservaciones de los Servicios de Viajes y Traslados (RESET): Es un programa
de información automatizado de la Corporación, diseñado para apoyar a los trabajadores en las
actividades de programación y ejecución de las solicitudes y reservación de los servicios de
Traslados (pasajes aéreos, taxis, alojamientos y alquiler de vehículos) requeridos para la
realización de las actividades de la Empresa, referentes a Viajes de Negocios, Formación,
Transferencias, Asignaciones y Asistencia Médica.
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Sistema Integral de Guardias (SIGUARD): es un sistema que permite administrar, controlar
y proveer el plan de guardia operacional al personal de PDVSA ORIENTE y generar el informe
de eventos y novedades semanal.
Sistema para la administración de Gastos, Deudas del Trabajador (GADET): con la
finalidad de asegurar su operatividad en PDVSA, el cual abarca adelantos, relaciones de gastos
de trabajadores, el manejo y control de fondos fijos, cajas chicas y reembolso de planes de
salud.
Sistema Integrado de Reporte de Tiempo (SIRET): abarca el proceso de programación,
reporte de tiempo para los tres tipos de nóminas más comunes: Diaria, Menor y Mayor, en el
caso de la nómina mayor se podrán reportar todas las excepciones de tiempo, pero solo pasará
para el pago en el Sistema Integral de Nómina de Pago (SINP) el bono nocturno.
Examen Continuo Orientado a Riesgo (ECOR): es un examen que se realiza anualmente a un
grupo de trabajadores que tienen aprobada sus vacaciones. El departamento de Admón. Personal
y Logísticas se encarga de informar a cada uno de los supervisores con la fecha para la cual se
realizara el ECOR de sus trabajadores.
4. Responsabilidades y Autoridades:
Líder Planificación, Presupuesto y Control de Gestión: Es responsable de responder ante las
necesidades del talento humano, considerando para ello todos los trámites administrativos
requeridos para la administración de personal. Dichos tramites a continuación:
Supervisar y hacer seguimiento al programa de vacaciones del personal de toda la
organización de Servicios Logísticos, con la finalidad de apoyar el cumplimiento de las
programaciones anuales.
Planificar y evaluar en la definición de los objetivos, metas, plan estratégicos y plan de
negocio de la función.
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Diseñar e implantar indicadores para medir el impacto de la gestión de Servicios
Logísticos.
Coordinar, dirigir y controlar las asignaciones, revisiones y sensibilidades presupuestarias
promoviendo una distribución optima de los recursos financieros, con el fin de maximizar
el apoyo a la producción y minimizar los impactos en la calidad de vida del personal,
seguridad y protección de las instalaciones.
Coordinar con los gerentes y lideres los programas de desarrollo con la finalidad de
programar, supervisar, controlar y evaluar las acciones de formacion del personal de la
Gerencia de Servicios Logísticos División Punta de Mata.
Supervisar el proceso de logística, generada por la formación y viajes de negocios, a través
del seguimiento de actividades basadas en la contabilidad que garanticen lo establecido por
el manual de administración de personal y logísticas de la corporación.
Planificar, supervisar, coordinar, asesorar e impulsar la implementación, certificación y
mantenimiento del Sistema de Gestión de la Calidad en la Gerencia de Servicios Logísticos
División Punta De Mata.
Supervisor de Administración de Personal y Logísticas: Es responsable de apoyar en la
elaboración y ejecución de planes de desarrollo para el personal, es el encargado de los tramites
relacionados a: Vacaciones, cambios de nóminas, rata sustitutiva, reconocimiento de servicios
previos, ECOR, transferencias y asignaciones del personal basados en la normativa y lineamientos
de la corporación con el fin de facilitar el mejor funcionamiento de las operaciones dadas en la
organización. También se encarga de:
Contribución al proceso de formación de la organización mediante la consolidación de las
necesidades, programación, ejecución y seguimiento de la formación requerida a fin de
avanzar hacia el desarrollo de las competencias.
Asesoramiento a la organización en la aplicación de la normativa corporativa vigente en
administración de personal, mediante la ejecución u orientación en la preparación de los
programas de selección y reclutamiento personal, soportes requeridos y su tramitación para
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su aprobación conjuntamente con la uniformidad y transparencia de los procesos
administrativos.
Analista de Administración de Personal y Logísticas. Es el responsable de:
Apoyar a la organización con servicios de administración personal, mediante las acciones de
gestión requeridas para el desarrollo de los programas de formación y desarrollo del talento
humano, colocación de personal, examen médico anual y vacaciones, cumpliendo con las
normas, políticas y procedimientos requeridos por la organización.
Contribuir con la actualización de los registros de personal, a través de la consolidación de la
información sobre el desarrollo de los programas y otros eventos, a fin de contribuir con la base
de datos que permite y apoya la toma de decisiones y complementar la presentación de
resultados operacionales. .
Apoyar en la programación de desarrollo personal, mediante la asesoría en el proceso de
formación y desarrollo por parte del talento humano en el país y / o en el exterior, orientando en
la aplicación de la normativa, lineamientos respectivos, a fin de brindar su apoyo para la
optimización en el desarrollo de las competencias.
Representar a la organización como punto focal de ¿recursos humanos?, en las actividades
asociadas con la administración de personal.
Asistente Administración de Personal y Logísticas: Es responsable de:
Procesar los requerimientos en apoyo a la administración de personal mediante la solicitud,
seguimiento de taxis, alojamiento, organización de documentos dotación de equipos, útiles
de oficina y papelería.
--Llevar el control de Asistencias y ausencias.
Cargar las guardias operacionales en el SIGUARD.
Procesar solicitudes de microcomputadoras y sistemas de telecomunicaciones
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Preparar base de datos para el control de asignaciones.
Registro de la documentación de citas y reposos médicos de los trabajadores.
Control y registro de las vacaciones de todos los trabajadores.
5. Aspectos de Seguridad y Ambiente
Lo establecido en LOPCYMAT
6. Actividades
6.1 Ingreso del Personal Contrato temporal.
6.1.1 Solicitud de personal.
Responsables Actividades
Líder PPCG Envía solicitud de candidatos a RRHH, a través del Formato de Perfil Técnico, el cual es previamente aprobado por el Supervisor solicitante.
Participa en el panel de entrevista, el cual es preparado por la Gerencia de RRHH.Una vez seleccionado el candidato se elabora expediente de la persona contratada, con los documentos correspondientes.
Incluye al contratado en las estadísticas del personal contratado.
6.1.2. Documentos y Requisitos para Ingreso Permanente.
Responsables Actividades LIDER PPCG /
Supervisores ADPLDe justificarse la permanencia en el cargo del trabajador contratado, solicita vía e-mail, a través del Lotus Notes, a la Administración de Personal y Logísticas.
Supervisor / Analista de Admón. Personal y
Logística.
Recibe por escrito la notificación para el ingreso del candidato
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De no ser justificado el ingreso a permanente del trabajador, se procede a enviar comunicación formal (Memo) a RRHH para su desincorporación, aprobado por el Gerente de la Organización
Recursos Humanos Revisa y analiza la Solicitud de Ingreso del candidato.
Verifica el puesto en la estructura de la Unidad Requeriente.
Si el puesto no existe solicita a Control Fuerza Laboral RRHH del área el número de puesto.
Caso contrario utiliza el número de puesto existente en la estructura de la Unidad Requeriente. Automáticamente pasa a las aprobaciones correspondientes
Supervisor / Analista de Admón. Personal y
Logística.
Recibe y revisa el Requerimiento y aprueba. Automáticamente. Pasa a la Unidad requeriente.
LIDER PPCG / Supervisores
Recibe y revisa el requerimiento y aprueba. Automáticamente pasa al Gerente General o Nivel de Autoridad respectiva.
Recursos Humanos Control Fuerza Laboral RRHH recibe el requerimiento, verifica y confirma datos del puesto. Automáticamente pasa a Administración de Personal.
Recursos Humanos Solicita los siguientes documentos obligatoriamente a los trabajadores en un plazo mínimo de una semana y su incumplimiento será motivo de cancelación unilateral del contrato dentro del periodo de prueba: Fotocopia de la cédula de identidad. Dos (02) fotografías tipo carnet fondo gris. Solicitud de empleo Curriculum vitae completo. Copias de los certificados de cursos o estudios realizados. Todo profesional deberá presentar fotocopia autenticada
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del título profesional, o en su defecto una constancia de que se encuentra en trámite, acompañada del acta de grado debidamente autenticada.
Llenar formularios para afiliación al Instituto Venezolano del Seguro Social.
Llenar el formulario para afiliación al seguro de HCM.
Recursos Humanos Captación y Empleo genera la verificación de fases:- Cálculo oferta salarial- Chequeo médico- Chequeo Prevención y Control de Pérdidas- Consulta oferta salarial- Aceptación oferta salarial- Aprobación Gerente General
Supervisor / Analista de Admón. Personal y
Logística.
Verifica las fases chequeo médico y PCP.
Si estas fases tienen el visto bueno (positivo), automáticamente la oferta salarial pasa a la Gerencia Contratante para su aprobación.
Nota: Si alguna de estas fases es negativa, se suspende el proceso.
LIDER PPCG / Supervisores ADPL.
Recibe y verifica conjuntamente con Administración de Personal y Logísticas la oferta salarial.Si está de acuerdo, aprueba la oferta.
Nota: Si no está de acuerdo, solicita una revisión a la sección de Captación y Empleo.
Recursos Humanos En la sección de Captación y Empleo recibe automáticamente la oferta salarial aprobada.Contacta al candidato para leer oferta.
Si el candidato acepta la oferta, pasa automáticamente al Gerente de Servicios Logísticos o al nivel de autoridad respectivo para la aprobación del empleo.
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Nota: Si el candidato no acepta la oferta salarial se suspende el proceso.
Captación y Empleo RRHH
Contacta al candidato y efectúa las gestiones correspondientes para formalizar su ingreso.
Supervisor /Analista de Admón. Personal y
Logística.
Notifica a la Unidad requeriente la fecha de ingreso del nuevo empleado y suministra Datos Básicos del trabajador.
Actualiza estadísticas del Personal Permanente de la Organización.
6.1.3. Elaboración del Expediente del PersonalResponsables Actividades
Supervisor / Analista Admón. Personal y Logística.
Una vez aprobado el ingreso del trabajador como permanente, se procede a elaborar el Expediente del Personal, el cual consta de la siguiente información:
Ingreso:En esta separación se deben archivar todos los registros indicados en el punto 6.1.2. Curriculum Vitae, Certificados de Cursos realizados, Fotocopia de la Cédula, fotocopia del Título Profesional o Constancia de Trámite, Solicitud de Empleo y Orden de Contratación. Los avisos de cambio: de sueldo, cargo y departamento, así como las notificaciones de aumento de sueldo u honorarios profesionales.
Prestaciones de Antigüedad:Se archiva los adelantos e intereses de prestación de antigüedad que reciba el trabajador.
Utilidades:Se archivan las constancias de pago que el trabajador recibe por este concepto.
Vacaciones:Se archivan las constancias de pago que el trabajador recibe
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por este concepto.
Seguros:Se registra la planilla de ingreso al seguro social y/o seguro de HCM, reposos que le sean otorgados al trabajador y cuando egrese de la empresa, y las planillas de egresos al ser retirado del SSO.
Evaluación del Desempeño:Se registra la evaluación del trabajador y el análisis de los resultados de la evaluación.
Inducción:Se archiva los registros generados en la Inducción hecha al personal.
Carnet de Identificación:Se archivan los registros de entrega y devolución de carnets de identificación.
Salarios:Se registran documentos varios tales como: justificación de ausencias, asignación de equipos de seguridad industrial, y al egresar de la empresa su Liquidación
Formación:Se archiva el “récord de formación” donde se registran los cursos de capacitación por parte talento humano.
Estos expedientes son conservados en los archivos de las Oficinas de Administración de Personal y Logísticas
6.1.4 Inducción
Responsables Actividades
Supervisor / Analista de
Admón. Personal y
Le informa al trabajador acerca de:
Beneficios contractuales de la empresa: vacaciones, seguro social, solicitud de seguros, préstamos, utilidades,
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Logística. evaluación del desempeño, formación, expediente de personal, forma de contratación, etc.
Se le documenta sobre procedimientos y formatos de: relación de gasto, anticipo de gasto, hoja de tiempo, etc.
Se le dará información sobre la empresa, fundación, estructura organizativa, descripción de sus funciones, y cualquier otra referencia que se considere importante.
Nota: una vez que el trabajador es ingresado y se le asigna a un supervisor es responsabilidad de este informarle al trabajador cual es el tipo de actividad que va a realizar así como los riesgos inherentes y las medidas preventivas que se deben de tener presente.
6.2. Formación
6.2.1 Detección de Necesidades
Responsables Actividades
Supervisor / Analista de Admón. Personal y
Logística.
Las necesidades de formación del personal se realizan de acuerdo a los lineamientos emitidos por la Gerencia Corporativa de RRHH cada año. Para ello se apoya en los procesos de evaluación de actuación del empleado de años anteriores y en su descripción de puesto (en los cuales se identifican requerimientos específicos de competencias para el cargo y formación requerida), y en la constante interacción entre el Supervisor y el Trabajador.
6.2.2 Gestión de CursosResponsables Actividades
Supervisor / Analista de Admón. Personal y
Logística.
Consolida el plan de formación del personal a su cargo para el año correspondiente en el formato SSLL-PPCG-ADPL-FO-013, utilizando como referencia lo establecido en el DNF y en concordancia con el presupuesto.
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Una vez completado el plan de formación, se envía para revisión y aprobación al nivel Gerencial inmediato superior.Nota: La formación de los niveles ejecutivos es procesada por la Gerencia de Desarrollo Ejecutivo respectiva.
6.2.3 Ejecución de la Formación.
Responsables ActividadesSupervisor / Analista
de Admón. Personal y Logística.
Verifica la existencia y disponibilidad de cursos ante instituciones correspondientes y, en caso afirmativo, inscribe al personal nominado; de lo contrario se le informa al Gerente / Superintendente/ Supervisores o Líderes para su reemplazo y/o acciones pertinentes.
Tramita las nominaciones ante las instituciones correspondientes.
Recibe la información proveniente de los diferentes institutos de adiestramiento y elabora las notificaciones, vía correo electrónico o fax al supervisor y/o participante.
Trabajador Realiza los preparativos administrativos y personales para asistir al curso, llena el Formato de Adelanto de Gastos, para solicitar los viáticos correspondientes.
Asiste al curso y al final solicita el certificado de asistencia y/o aprobación
Entrega copia de certificado a su supervisor para archivo personal y/o al supervisor de Administración de / Analista de Personal.
Llena formato de Relación de Gastos, para justificar los gastos ocasionados, de acuerdo al adelanto.
6.2.4 Control de Formación
Responsables ActividadesSupervisor / Analista de Recibe el certificado de asistencia, a fin de registrar el curso
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Admón. Personal y Logística.
para controlar el avance del plan de adiestramiento.
Elabora periódicamente (mensual, trimestral u otros) la presentación de resultados de adiestramiento reflejando el plan vs. Lo ejecutado por participante, horas-hombre, cursos y costos para la presentación de resultados a la gerencia. Se utiliza el Formato SSLL- PPCG-ADPL-FO-009 para el registro estadístico
6.3. Administración
6.3.1 Cambio de Grupo, cambio de nómina y reclasificaciones.Responsables Actividades
LIDER PPCG / Supervisores ADPL
Realiza la Evaluación de Desempeño al supervisado y se lo entrega al Supervisor de Administración de Personal.
Supervisor / Analista de Admón. Personal y Lo-
gística.
Recibe y solicita a Recursos Humanos a través del Formato de solicitud de cambio de Nomina, que realice el trámite de acuerdo a la Normativa Interna, el cambio de grupo, cambio de nómina o reclasificación del trabajador.
6.3.2 Transferencias
6.3.2.1 Personal Permanente Transferido a otra División
Este ingreso se efectúa a través del formato “Requisición de Personal”.
Responsables ActividadesLIDER PPCG / Supervisores
ADPLSolicita por escrito a Administración de Personal, el inicio de la transferencia.
Supervisor de Administración Personal y Logística.
Recibe los datos del candidato a transferir.Solicita por escrito a Captación y Empleo del área las gestiones para transferir al candidato si aplica.
Verifica el puesto en la estructura de la Unidad requeriente.
Nota: Si el puesto no existe, solicita a Control Fuerza Laboral RRHH del área, el número de puesto. Caso contrario utiliza el número existente en la estructura de
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la Unidad requeriente.Elabora requisición de personal y envía a las correspondientes aprobaciones.
Gerente de SSLL,LIDER PPCG, Supervisores
ADPLRevisa y aprueba la Requisición de Personal.
Entrega a la Sección de Captación y EmpleoRRHH la Requisición de Personal aprobada.
Captación y Empleo RRHH Contacta al candidato y confirma fecha de transferencia.Contacta al candidato para la lectura de la oferta y definen fecha de transferencia.
Recibe Requisición de Personal y elabora carta oferta al candidato.Notifica a la Gerencia Requeriente el ingreso del empleado transferido y se efectúa la actualización de la transferencia en el Sistema Operativo SAP, donde se requiere el número de posición.Actualiza estadísticas del Personal Permanente de la Organización
6.3.2.2 Personal Permanente Transferido a otras Gerencias
Este ingreso se efectúa por el Sistema automatizado de transferencia “Aviso de
Cambio”
Responsables ActividadesLIDER PPCG /
Supervisores ADPLSolicita por escrito a Supervisor de Administración de Personal y Logísticas la Transferencia.
Supervisor de Admón. Personal y Logística. Recibe de la solicitud
Analista de Admón. Personal y Logística
Analiza y solicita a la Gerencia Requiriente de donde proviene el empleado, sus datos básicos.Verifica el puesto en la estructura de la Gerencia Requeriente.
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NOTA: En caso de no existir el puesto solicita a Control Fuerza Laboral RRHH del área, el número del puesto. Caso contrario utiliza el número existente en la estructura de la Gerencia Requiriente.
Suministra a la Gerencia de donde proviene el transferido, número del puesto y fecha efectiva de transferencia, a fin de que elaboren el aviso de cambio correspondiente.
Efectúa seguimiento a las aprobaciones correspondientes.
Una vez aprobado el aviso de cambio por los niveles correspondientes, notifica fecha de transferencia a la Gerencia Requeriente, suministrando Datos Básicos del trabajador e Incluye en las Estadísticas del Personal Permanente
6.3.2.3 Desincorporación
Responsables Actividades
LIDER PPCG / Supervisores de
Unidad Requiriente.
Cuando lo considere necesario, desincorpora al contratado a través de una comunicación enviada a la Gcia de RRHH, en la cual notifica la desincorporación y posteriormente envía copia de la comunicación a la Superintendencia de Planificación y Gestión.
Supervisor / Analista de Admón. Personal y
Logistica
Archiva la copia de la comunicación en el expedientes del contratado.
Desincorpora al contratado de las estadísticas del personal contratado.
6.3.2.4 Vacaciones
Responsables Actividades
Supervisor / Analista de Ad-món. de Personal y Logistica
Envía por correo al inicio de cada año, “Planificación de Vacaciones ”SSLL-PPCG-ADPL-FO-014, en el cual se reflejan los datos de cada trabajador y fecha de ingreso.
LIDER PPCG / Supervisores Solicitan a sus supervisados que llenen el Formato de
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ADPL Planificación de Vacaciones.
Supervisor Admón. Personal y Logistica
Recibe de las Superintendente/ Supervisores/ la Planificación de Vacaciones de su supervisados.
Se consolida en una base de dato el programa general de vacaciones de todo el personal.
Luego de su aprobación con un mes de anticipación es pasado a la gerencia de RRHH las vacaciones correspondiente a cada mes en el Formato de Solicitud de Vacaciones
Notificará al trabajador por escrito el vencimiento de sus vacaciones con un mes de anticipación, previa notificación al responsable de cada área, quién deberá tomar las previsiones necesarias para evitar que la ausencia del trabajador pueda afectar el retraso de una alguna actividad.
En caso de que un Supervisor suspenda la salida de vacaciones de un trabajador, debe hacerlo en común acuerdo con el trabajador y debidamente justificado formalmente al dpto. de administración de personal y logísticas.
Finanzas/Nómina Calcula el monto estimado de las vacaciones del trabajador según lo establecido en la Ley Orgánica del trabajo (para el caso de personal contratado por tiempo indeterminado).
6.3.2.5 Permisos y Reposo Médicos
Responsables Actividades
Personal Contratado / Permanente
Debe notificar su ausencia durante la jornada laboral, a través de un correo a su supervisor Inmediato con copia al Dpto. de administración de personal y logísticas.
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Nota: Todo permiso debe ser solicitado por el trabajador, por lo menos con cuatro (4) horas de anticipación, salvo casos imprevistos donde será solicitado con treinta (30) minutos de antelación.
LIDER PPCG / Supervisores ADPL.
Supervisor/ Analista de Admón. Personal y
Logistica
Otorga el permiso si lo considera conveniente y envía a Administrador.
Procesa de acuerdo al tipo de permiso otorgado; lleva un registro (Reposo/ historial médico y algún justificativo) el cual será archivado en el expediente del trabajador, y se registran los permisos en el Formato de Control de Ausencias (SSLL-PPCG-ADPL-FO-010)
Otro tipo de permiso no especificado en este procedimiento, será revisado de acuerdo a lo establecido en la Normativa interna y la Ley Orgánica del Trabajo.
6.3.2.6 Viáticos y Gastos de Viajes
Responsables Actividades
Supervisor/ Analista de Admón. Personal y
Logistica
Se encarga de tramitar el monto de anticipo de viáticos por concepto de alimentación, la cual será calculada de acuerdo a las Tarifas de Viáticos-Fijos Operacionales y el resto de los gastos en los que se incurra, y se harán previa autorización de la Gerencia a la que pertenece y se cancelarán contra facturas.
Nota: Cualquier empleado que deba realizar alguna actividad laboral o de entrenamiento fuera de su sitio o sector habitual de trabajo. Debe llenar el formato de Anticipo de Gastos, el cuál debe ser firmado por su supervisor inmediato y tramitarlo a través de Administración de Personal y Logísticas.
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Supervisor / Analista de Admón. Personal y
Logistica
Realiza arreglos personales que cubren lo correspondiente a: alojamiento, comidas, y transporte local en el sitio de su residencia de acuerdo al Manual de la organización Viajes y Traslados, cuando el empleado elija esta opción, la compañía le reconocerá separadamente los siguientes gastos según los montos indicados, y previa presentación de los soportes originales que correspondan:
6.4 Exámenes Físicos anuales
Responsables Actividades
Supervisor/ Analista de Admón. Personal y
Logistica
Una vez aprobada las vacaciones del personal por Recursos Humanos se envía el listado de trabajadores con las fechas de vacaciones a ser efectivas a la coordinadora de los ECOR en la clínica industrial, a través del formato SSLL-PPCG-ADPL-FO-011
Coordinador. Clínica Industrial
1. Esta le asigna fechas para exámenes considerando para ello la fecha efectiva de vacaciones correspondiente y remite nota de notificación al Departamento de Admón. de Personal y Logísticas
Supervisor / Analista de Admón. Personal y
Logistica
2. El rsonal de Admón. de personal y logísticas envía nota de notificación a cada uno de los supervisores para que estos informen a su personal y estén al tanto del día en que debe asistir a la realización de los exámenes, esto se realiza con un mes de anticipación a la salida efectiva de las vacaciones.
6.5 Programación de Guardias
Responsables ActividadesSupervisor / Analista de
Admón. Personal y Logistica.
Prepara el plan de de Guardias anual en el formato de personal de Guardia ( SSLL-PPCG-ADPL-FO-012)
Carga semanalmente en el SIGUARD el personal que estará de Guardia durante la semana.Programa autorizaciones para vehículos que van a cubrir el
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FECHAGERENCIA DE SERVICIOS LOGÍSTICÓS DIVISIÓN
PUNTA DE MATAPROCESO: PLANIFICACION, PRESUPUESTO Y
CONTROL DE GESTIÓN
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periodo de guardias las cuales deben estar aprobadas por el Gerente de SSLL.
Prepara una carpeta con toda la documentación de la guardia y se lo entrega al responable correspondiente los días viernes antes de las 3 de la tarde, debido a que hay Reunión de Guardia con todo el Personal involucrado.
6.6 Gestión de Pasantes y Tesistas
Responsables ActividadesSupervisor / Analista de
Admón. Personal y Logistica.
Elabora el programa de pasantes y tesistas que cada organización contempla para un periodo determinado.
Solicita la aprobación del programa de pasantes y tesistas a los Gerentes de la Organización o al NAAF correspondientes.Llena la solicitud de pasantes y tesistas y envia a RRHH
7. REGISTROS
7.1 Plan de Vaciones (SSLL-PPCG-ADPL-FO-002)
7.2 Control de Ausencias. (SSLL-PPCG-ADPL-FO-010)
7.3 Control de Fechas ECOR (SSLL-PPCG-ADPL-FO-003)
7.4 Personal de Guardia (SSLL-PPCG-ADPL-FO-012)
7.5 Plan de Formación (SSLL-PPCG-ADPL-FO-013).
7.6 Reposo Medico (SSLL-PPCG-ADPL-001)
8. DOCUMENTOS DE REFERENCIAS
1. Normas de Captación y Empleo de PDVSA.
2. Normativa Interna de Recursos Humanos
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CONTROL DE GESTIÓN
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3. INTRANET PDVSA (Programa de Adiestramiento del CAMO vía electrónica)
4. Programa de cursos de empresas especializadas
5. Sistema de gerencia de los aportes (PROA)
6. Descripciones de puestos
7. Norma de Transporte PDVSA
8. Manual de la organización Viajes y Traslados
9. Manual de Usuario SIGUARD
10. Guía de Aplicación de las condiciones y tarifas de los servicios de traslado de Personal y
encomienda (TAXIS).
11. Ley de Protección y Medio Ambiente de Trabajo (LOPCYMAT).
12. Norma ISO 9001:2008
9. ANEXOS
Anexo 12 Formación Ejecutado (SSLL-PPCG-ADPL-FO-009)
Anexo 13 Control de Ausencias. (SSLL-PPCG-ADPL-FO-010)
Anexo 14 Control de Fechas ECOR (SSLL-PPCG-ADPL-FO-011)
Anexo 15 Personal de Guardia (SSLL-PPCG-ADPL-FO-012)
Anexo 16 Plan de Formación (SSLL-PPCG-ADPL-FO-013).
I
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CONTROL DE GESTIÓN
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FLUJOGRAMA DE INGRESO DE PERSONAL
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CONTROL DE GESTIÓN
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GERTE SS-LLLIDER/
SUPERVISORESSUPERVISOR / ANALIS
/INGRESO DE PERSONAL Y LOG
RR-HH SUPERV /ANALISTA ADMON
PERSONALRR-HH
CAPTACION DE EMPLEO
RR-HH/SUPER/ANALIS ADMON PERSONAL
FLUJOGRAMA DE FORMACION
SGCSSLLDN/008
INICIO
Solicita vía E-mail el requerimiento de personal.
Recibe la no-justificación de
ingreso y notifica al supervisor
Recibe por escrito la notificación del ingreso del trabajador
Verifica la estructura laboral de no existir el puesto lo solicita a control de fuerza
Justificación de ingreso
Sí
NO
Recibe, Revisa Aprueba
Recibe y Revisa el requerimiento y aprueba pasa al gerente general o autoridad respectiva Control de fuerza
laboral RR-HH recibe el requerimiento, verifica y confirma datos del puesto
Solicitud de documentos para ingreso
Seguimiento a las Fases del sistema
(SICEP)Recibe y Verifica la oferta salarial
conformidad en oferta salarial
Envía a Captación y empleo
Recibe información de no conformidad y archiva el expediente
Contacta al candidato y efectúa las gestiones correspondientes para su ingreso
FIN
Recibe y revisa el requerimiento y pasa a la unidad requeriente
Sí
NO
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CONTROL DE GESTIÓN
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ANALISTA DE PERSONALY LOG.
SUPERVISOR LIDER GERENTE SS.LL
RR-HH ENTE FORMACION TRABAJADOR
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INICIO
Consolida plan deAdiestramiento
de acuerdo al DNF
Recibe e información, Revisa y envía al NAFF
Recibe y Aprueba
Verifica disponibilidad ante
el ente correspondiente
Disponibilidad
SíNominación decandidato
Recibe Notificación de Adiestramiento
Recibe y Aprueba
NO
Revisa y sugiere propuesta
Recibe confirmación formal Confirma
Adiestramiento
Notificación vía Lotus al Sup y Trabajador
Gestiona Logística de Viajes Reset y Gadet
Recibe soportes copias de Certificado y facturas
Recibe notificación
Recibe notificación
Aprueba en Reset y Gadet
Verifica adelantos de
gastos
Verifica adelantos de
gastos
Registra información en expediente físico y en electrónico
Elabora Estadísticas Mensuales Vs Ejecutado
FIN
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CONTROL DE GESTIÓN
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FLUJOGRAMA DE TRANFERENCIA DE PERSONAL
LIDER / SuPERVISOR ADMON PERSONAL Y LOGISTICA
GERENTE SS-LL RR-HH CAPT DE EMPLEO
}
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INICIO
Solicitud de transferencia via E- Mail
Recibe los datos del candidato a transferir
Recibe la solicitud de transferencia
Verifica el puesto en la estructura
Revisa y aprueba
Suministra a la gerencia de donde proviene el transferido él numero de puesto y fecha efectiva de la transferencia
Informa a la gerencia requeriente el ingreso del empleado requerido
Actualización en SAP
FIN
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PUNTA DE MATAPROCESO: PLANIFICACION, PRESUPUESTO Y
CONTROL DE GESTIÓN
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FLUJOGRAMA DE DESINCORPORACION DE PERSONAL
LIDER / SUPERVISOR SUPERVISOR / ANALISTA DE PERSONAL Y LOGISTICA
RR- HH PLANIFICACION Y GESTION
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INCIO
Envía notificación de desincorporaron del trabajador
Recibe notificación de desincorporacion del
trabajador
Recibe copia de notificación de desincorporacion del trabajador
Recibe copia de notificación de desincorporacion del trabajador
Archiva copia en expediente del
trabajador
FIN
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PUNTA DE MATAPROCESO: PLANIFICACION, PRESUPUESTO Y
CONTROL DE GESTIÓN
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FLUJOGRAMA DE VACACIONES
SUPERVISOR / ANALISTA DE PERSONAL
LIDER / SUPERVISOR TRABAJADOR RR- HH
SGCSSLLDN/008
INICIO
Envía planificación anual FO-014
Llena la solicitud con todos sus datos
Recibe la solicitud de información
Consolida la información en una base de datos
Recibe información con un mes de anticipación para que estas sean procesadas y cargadas en SAP
Informa al trabajador en vencimiento de sus vacaciones
FIN
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FLUJOGRAMA DE VIATICOS Y GASTOS DE VIAJES
SUPERVISOR / ANALISTA DE PERSONAL
GERENCIA SS.LL TRABAJADOR
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INICIO
Se tramita monto de adelanto y datos
del trabajadorr
Llena la solicitud con
todos sus datos
Recibe la solicitud de información
Consolida la información en una base de datos
Recibe información para autorización de pagos por adelante de formación.
Informa al trabajador del pago por viáticos y gastos de viajes.
FIN
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PUNTA DE MATAPROCESO: PLANIFICACION, PRESUPUESTO Y
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FLUJOGRAMA DE PERMISOS Y REPOSOS MEDICOS
LIDER / SPERVISOR SUPERVISOR / ANALISTA DE PERSONAL Y LOGISTICA
TRABAJADOR P/C
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INICIO
Autoriza permiso y eniva al administrador
Notifica ausencia por
jornada laboral
Recibe nota por correo de ausencia
del trabajador
Procesa el Permiso, se archiva el expediente y se registran en el FO-010
Informa al trabajador de su permiso
FIN
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FLUJOGRAMA DE EXAMENES FISICO ANUALES
SUPERVISOR / ANALISTA DE PERSONAL Y LOGISTICA
CLINICA INDUSTRIAL LIDER / SUPERVISOR TRABAJADOR
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INICIO
Envía listado de trabajadores a
RR.HH con FO-003
Asigna fecha para examenes y envia a Admon Persona y
Logistca
Recibe la información del
listado por ECOR
Consolida la información y envia nota a supervisores del personal.
Recibe información y notifica a cada uno de los trabajadores.
Notificado con su fecha de ECOR
FIN
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FLUJOGRAMA DE GUARDIAS
SUPERVISOR / ANALISTA DE PERSONAL Y LOGISTICA
GERENTE SS.LL TRABAJADOR
SGCSSLLDN/008
INICIO
Prepara plan de guardia
anual FO-012
Autorización para vehículos en las guardias
Recibe la solicitud y Aprueba.
Carga semanalmente en el SIGUARD al personal que estará de guardia
Carpeta con toda la documentación de la guardia es entregada antes de las 3 P.M
Reunión de guardia con todo el personal involucrado
FIN
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FECHAGERENCIA DE SERVICIOS LOGÍSTICÓS DIVISIÓN
PUNTA DE MATAPROCESO: PLANIFICACION, PRESUPUESTO Y
CONTROL DE GESTIÓN
CÓDIGO
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