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DSA-MP
Fecha de Elaboración: 02/07/2015
Fecha de Actualización: 25/08/2017 Versión: 4
UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DEL ESTADO DE HIDALGO DIVISÓN ACADÉMICA
DIRECCIÓN DE SERVICIOS ACADÉMICOS
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA
DIRECCIÓN DE SERVICIOS ACADÉMICOS
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UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DEL ESTADO DE HIDALGO DIVISÓN ACADÉMICA
DIRECCIÓN DE SERVICIOS ACADÉMICOS
Índice
1. Introducción: ................................................................................................................ 3
2. Objetivo del Manual: .................................................................................................... 4
3. Procedimientos: ........................................................................................................... 5
4. Desarrollo de los procedimientos: ............................................................................... 6
5. Anexos:...................................................................................................................... 11
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UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DEL ESTADO DE HIDALGO DIVISÓN ACADÉMICA
DIRECCIÓN DE SERVICIOS ACADÉMICOS
1. Introducción:
Este manual tiene como propósito explicar e informar cómo se llevan a cabo las actividades en los departamentos y áreas que conforman la Dirección de Servicios Académicos. Se describe el objetivo del manual en donde específica para qué y para quienes se ha elaborado; se incluye un listado de procedimientos documentados que abarca las actividades de acuerdo a la naturaleza de esta dirección. La parte substancial comprende el desarrollo de procedimientos, mediante una descripción gráfica y narrativa en forma explícita, secuencial y detallada los pasos para la realización de las actividades, considerando los puestos, las áreas y dependencias que participan y la delimitación de responsabilidades. El apartado de anexos contiene los formatos con su correspondiente instructivo de llenado, para agilizar los trámites administrativos de la Dirección. El presente manual de procedimientos está sujeto a actualización a través de versiones en la medida que se presenten cambios o mejoras la realización de las actividades, en la estructura orgánica de la dirección o algún otro factor derivado de la normatividad institucional. Se publicará en la página principal del micrositio en la sección de “Documentos Administrativos” de ésta dirección, además se contará con una impresión para su consulta.
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DIRECCIÓN DE SERVICIOS ACADÉMICOS
Objetivo del Manual:
Orientar al personal que labora en esta Dirección sobre las diferentes actividades y responsabilidades que se realizan en las áreas de planeación, calidad y recepción garantizando la gestión administrativa eficaz y pertinente.
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DIRECCIÓN DE SERVICIOS ACADÉMICOS
3. Procedimientos:
1. Gestión
2. Cursos de Inducción
3. Satisfacción de usuarios
4. Informe Rectoral
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DIRECCIÓN DE SERVICIOS ACADÉMICOS
4. Desarrollo de los procedimientos:
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PROCEDIMIENTO: Gestión
OBJETIVO: Dar seguimiento a las solicitudes de gestión y tramites
ALCANCE: Direcciones de Servicios Académicos
Fecha de elaboración: 23/02/2015 Fecha de Actualización: 25/08/2017 Versión: 4
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO:
Direcciones de Servicios Académicos 1. El encargado determina e identifica si es un documento el trámite que se está
solicitando; 2. Si se identifica que el tramite si es un documento, este se envía a la DSA; 3. Si se trata de documento, este se registra para archivar información de autorización; 4. Si el tramite no es un documento se determina como audiencia que es solicitada vía
telefónica, mediante oficio o de forma personal, dicha audiencia es para tratar asuntos con la Dirección de Servicios Académicos;
5. DSA agenda la audiencia y avisa a la dirección que la solicito el día y hora en que se llevara a cabo;
6. Realiza la audiencia, entrevista o reunión de vinculación semanal donde da a conocer avisos, disposiciones, encomiendas institucionales. Al finalizar reunión los directores pueden solicitar audiencia personalizada para tratar asuntos específicos. Si se trata de realizarla otro día el director solicita audiencia a la secretaria o directamente al director ;
7. Firman documento que contiene el trámite a gestionar donde se establecen los mismos y fechas compromiso tanto el director como los directores que participan;
8. DSA notifica documento firmado a las Direcciones de Servicios Académicos 9. Envían documento a la dependencia correspondiente para gestionar el tramite; Dependencias de la UAEH 10. Recibe el trámite y realiza la gestión de lo mencionado en el mismo; 11. Envía respuesta del trámite a la dirección de servicios académicos correspondiente; Direcciones de Servicios Académicos 12. Recibe la respuesta y notifica a Dirección el seguimiento y conclusión del trámite. (En
la siguiente reunión se da seguimiento a los acuerdos de la minuta anterior.)
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DIRECCIÓN DE SERVICIOS ACADÉMICOS
PROCEDIMIENTO: Cursos de Inducción
OBJETIVO: Dar seguimiento a las solicitudes de cursos de inducción a los alumnos de nuevo ingreso.
ALCANCE: Escuelas e Institutos de la UAEH.
Fecha de elaboración: 23/02/2015 Fecha de Actualización: 25/08/2017 Versión: 4
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO:
Escuelas e Institutos de la UAEH 1. Director de escuela o instituto solicita curso de inducción previo al inicio del ciclo escolar; Dirección de Servicios Académicos (DSA) 2. DSA recibe la solicitud del Director de la escuela o instituto para el curso de inducción; 3. Verifica si hay disponibilidad en fecha y horario; Escuelas e Institutos de la UAEH 4. Si no hay disponibilidad DSA comunica vía telefónica para reprogramar curso de
inducción; Dirección de Servicios Académicos (DSA) 5. Agenda curso de inducción; 6. DSA envía el “Programa de cursos de inducción” a sus direcciones; Direcciones de la DSA 7. Recibe programa y se difunden actividades del “Programa de cursos de inducción”; Escuelas e Institutos de la UAEH 8. Personal designado asiste en fecha y hora programada para la impartición del curso.
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UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DEL ESTADO DE HIDALGO DIVISÓN ACADÉMICA
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PROCEDIMIENTO: Satisfacción de Usuarios
OBJETIVO: Establecer la logística de aplicación de encuestas en las áreas de servicios académicos de la institución
ALCANCE: Áreas de servicios académicos de las escuelas e institutos de la institución.
Fecha de elaboración: 23/02/2015 Fecha de Actualización: 25/08/2017 Versión: 4
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO:
Dirección de Servicios Académicos (DSA) 1. En los meses de Marzo y Septiembre se reúne el comité de satisfacción de usuarios,
para programar el periodo de aplicación de encuestas; 2. Notifica vía correo electrónico a las escuelas e institutos el periodo de aplicación de
encuestas; Direcciones de Servicios Académicos 3. Comité de Responsables de Satisfacción notifica a los responsables de servicios
académicos el periodo de aplicación de encuestas, vía mail y/o telefónica; Escuelas e Institutos de la DSA 4. Director y responsables de servicios académicos reciben la notificación de período de
encuesta; 5. El Director instruye al personal de servicios académicos sobre la aplicación de
encuestas para medir el nivel de satisfacción por parte de los usuarios; 6. Aplicación de las encuestas en las áreas de servicios académicos de las escuelas e
institutos por parte de los responsables a los usuarios; Direcciones de Servicios Académicos 7. Los miembros del comité de satisfacción monitorean la aplicación de encuestas; 8. Se procesan las encuestas a través de la metodología Likert; y envía reporte impreso y
digital a la DSA, terminando el periodo de encuestas; Dirección de Servicios Académicos (DSA) Responsable de calidad de la DSA revisa reportes; 9. Responsable de calidad de la DSA obtiene resultados es, por medio de tablas y
gráficos; 10. DSA envía resultados comparativos a las escuelas e institutos; 11. Escuelas e Institutos de la DSA 12. Escuelas e institutos analizan resultados e implementan correcciones, acciones
correctivas y de mejora.
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DIRECCIÓN DE SERVICIOS ACADÉMICOS
PROCEDIMIENTO: Informe Rectoral
OBJETIVO: Integrar información referente al informe rectoral
ALCANCE: Direcciones dependientes de la DSA
Fecha de elaboración: 23/02/2015 Fecha de Actualización: 25/08/2017 Versión: 4
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO:
Secretaria 1. La Secretaría convoca a reunión e inicia la preparación del informe rectoral con la
publicación en línea en blackboard, del inicio del proceso con los manuales y requisitos de elaboración;
Dirección de Servicios Académicos (DSA) 2. DSA reúne a directores para observar las políticas de formulación del informe rectoral y
entrega del mismo; Direcciones de la DSA 3. Directores de Área con apoyo de los responsables de Planeación recopilan información
de las actividades realizadas por la dirección, las áreas de servicio y administrativas en el período enero-noviembre del año en curso;
4. Responsables de planeación analizan la información obtenida; y elaboran el documento con las acciones relevantes que se informarán por parte de la administración rectoral;
Dirección de Servicios Académicos (DSA) 5. DSA recibe el informe de cada dirección, se integra en un solo documento (en extenso y
ejecutivo) y se sube a la plataforma; destinatario: Unidad del Informe de la Administración Universitaria;
Secretaria 6. Revisa la información que DSA subió; 7. Mediante la revisión, decide si necesita corrección mediante observaciones; 8. Si se encontraron observaciones, las envía a la DSA; Dirección de Servicios Académicos (DSA) 9. Atiende las observaciones recibidas por la Secretaria , una vez corregido, actualiza la
información la plataforma y continua con el proceso;
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5. Anexos:
1. Gestión 1.1 Minuta de Acuerdos 1.2 Bitácora de Correspondencia
2. Cursos de Inducción 2.1 Programa de Cursos de Inducción
3. Satisfacción de Usuarios 3.1 Informe Caritas Comparativo Encuestas
4. Informe Rectoral 4.1 Plataforma Blackboard
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1. Gestión de Tramites 1.1 Minuta de Acuerdos 1.2 UNIVERSIDAD AUTONOMA DEL ESTADO DE HIDALGO
DIVISIÓN ACADÉMICA DIRECCIÓN DE SERVICIOS ACADÉMICOS
MINUTA DE ACUERDOS
1. Puntos a tratar: 2. Ref:
3. Fecha:
4. Horario:
5. Lugar:
6. Grupo:
Asistentes:
7. NOMBRE 8. DEPENDENCIA/AREA 9. FIRMA
Acuerdos y comunicados derivados de la reunión
10. ACTIVIDAD 11. FECHA COMPROMISO 12. RESPONSABLE
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1.1.1 INSTRUCTIVO DE LLENADO
1. PUNTOS A TRATAR: Orden del día que se tratará durante la reunión.
2. REF: Nombre de la dirección en siglas y número consecutivo de minuta.
Ejemplo: DSA018
3. FECHA: Día en que se llevará a cabo la reunión iniciando por día, mes y año.
Ejemplo: 11/05/2015
4. HORARIO: Duración de la reunión desde que inicia hasta que finaliza con formato
de 24 horas.
Ejemplo: 11:00 – 13:00
5. LUGAR: Edificio o sala donde se llevará a cabo la reunión.
6. GRUPO: Denominación del equipo de personas que asistirán a la reunión.
Ejemplo: DIRECTIVO
7. NOMBRE: Nombre completo de cada uno de los participantes que asistirán a la
reunión.
8. DEPENDENCIA: Dirección, Instituto, Escuela que representa el participante.
9. FIRMA: Se efectúa únicamente por el participante en su espacio correspondiente
de forma obligatoria.
10. ACTIVIDAD: Descripción breve del acuerdo a realizar.
11. FECHA COMPROMISO: Fecha límite de la terminación de la actividad.
12. RESPONSABLE: Cargo del responsable que realizará o coordinará la actividad.
NOTA: Se deberá enviar copia electrónica a los correos de los asistentes inmediatamente al finalizar la reunión.
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1. Gestión de Tramites
1.3 Bitácora de Correspondencia
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DIVISIÓN ACADÉMICA DIRECCIÓN DE SERVICIOS ACADÉMICOS
BITÁCORA DE CORRESPONDENCIA
1. FECHA RECIBIDO
2. NO. OFICIO 3. ORIGEN 4. DESTINO 5. ASUNTO 6. FECHA
OFICIO 7. ENVIADO 8. RECIBIDO
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1.2.1 INSTRUCTIVO DE LLENADO
1. FECHA RECIBIDO: Fecha en la que se recibió el documento iniciando por día,
mes y año.
Ejemplo: 03/12/2014 2. NO. OFICIO: Número de oficio que se encuentra en la parte superior del
documento.
Ejemplo: DAF-DRM-615/2015 3. ORIGEN: Dirección, Dependencia, Escuela o Instituto de dónde proviene el
documento.
4. DESTINO: Dirección, Dependencia, Escuela o Instituto al que va dirigido el
documento.
5. ASUNTO: Descripción breve del documento y la razón del mismo, se indica la
fecha del motivo.
6. FECHA OFICIO: Fecha en la que se remitió el documento.
7. ENVIADO: Se marca con una “x” si el documento proviene de la misma
Dirección, Dependencia, Escuela o Instituto.
8. RECIBIDO: Se marca con una “x” si el documento se ha enviado desde otra
Dirección, Dependencia, Escuela o Instituto.
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2. Cursos de Inducción 2.1 Programa de Cursos de Inducción
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DIVISIÓN ACADÉMICA
DIRECCIÓN DE SERVICIOS ACADÉMICOS
PROGRAMA CURSOS DE INDUCCIÓN DE LOS SERVICIOS ACADÉMICOS A LOS ALUMNOS DE NUEVO
INGRESO DE LAS ESCUELAS E INSTITUTOS
1.
2. FECHA 3. DIA 4. HORA 5. ESCUELA O
INSTITUTO 6. ÁREA ACADÉMICA
7. LUGAR 8. CONTACTO 9. EXT. 10. PERSONAL
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DIRECCIÓN DE SERVICIOS ACADÉMICOS
3.1.1 INSTRUCTIVO DE LLENADO
1. PERIODO: Semestre que inician los alumnos quienes recibirán el curso de inducción. Ejemplo: Julio-Diciembre 2015.
2. FECHA: Se indica cuándo se llevará a cabo el curso iniciando por día, mes y año.
Ejemplo: 11/05/2015
3. DIA: Especifica el día de la semana que corresponde a la fecha en que se impartirá
el curso.
4. HORA: Indica la duración del curso desde que inicia hasta que finaliza con formato
de 24 horas.
Ejemplo: 11:00 – 13:00
5. DEPENDENCIA: Dirección, Instituto, Escuela dónde se impartirá el curso de inducción.
6. ÁREA ACADÉMICA: Indica a qué Programas Educativos corresponden los
alumnos a los que se le impartirá el curso.
Ejemplo: Licenciatura en Gestión Tecnológica En el caso que vaya dirigido a todos los pertenecientes que ofrece la escuela o instituto: Ejemplo: Todas las Licenciaturas En caso de ser Escuela Preparatoria: Ejemplo: Todos los grupos
7. LUGAR: Espacio físico dónde se impartirá el curso como puede ser: Edificio,
auditorio, sala o aula donde se impartirá el curso.
8. CONTACTO: Persona encargada de coordinar la logística del curso de inducción
para la escuela o el instituto.
9. EXT.: Extensión telefónica universitaria del contacto.
10. PERSONAL: Personas de la DSA o Direcciones dependientes comisionadas a
impartir el curso de inducción.
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5. Aplicación de Encuestas de Satisfacción de Usuarios 5.1 Informe Caritas Comparativo Encuestas
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DIVISIÓN ACADÉMICA
DIRECCIÒN DE SERVICIOS ACADÉMICOS
1.DIRECCIÓN O CENTRO
2.AREA DE SERVICIO ACADÉMICO
INFORME CARITAS COMPARATIVO
3.RESULTADOS DE ENCUESTAS DEL PERIODO:
4.TOTAL DE ENCUESTAS APLICADAS:
No. 5. PREGUNTA
6. RESULTADO ANTERIOR
7. RESULTADO ACTUAL
1 6.1 6.2 7.1 7.1
2
3
4
5
6
7
n
6. MEDIA DE SATISFACCIÓN
7. VARIACIÓN
Excelente
100%
Bueno
80%-99% Regular
55%-79%
Pésimo
1%-54%
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DIRECCIÓN DE SERVICIOS ACADÉMICOS
5.1.1 INSTRUCTIVO DE LLENADO
1. DIRECCIÓN O CENTRO: Se refiere a la dirección del Servicio Académico.
2. ÁREA DE SERVICIO ACADÉMICO: Servicio Académico de la Escuela o Instituto Ejemplo: CENTRO DE AUTOAPRENDIZAJE DE IDIOMAS DE LA ESCUELA SUPERIOR DE TIZAYUCA
3. RESULTADOS DE ENCUESTAS DEL PERIODO: Indica el semestre que se está midiendo.
Ejemplo: Julio-Diciembre 2015.
4. TOTAL DE ENCUESTAS APLICADAS: Número de encuestas aplicadas del servicio académico de la Escuela o Instituto.
5. PREGUNTA: Las preguntas del cuestionario en línea.
4. RESULTADO ANTERIOR: 4.1 Se escriben los valores del semestre inmediato anterior con
un decimal. 4.2 Se coloca la carita correspondiente a los parámetros
indicados en la parte inferior del formato.
5. RESULTADO ACTUAL: 5.1 Se escriben resultados actuales con un decimal de acuerdo a
la metodología Likert. 5.2 Se colocan la carita correspondiente a los parámetros
indicados en la parte inferior del formato.
Ejemplo:
6. MEDIA DE SATISFACCIÓN: Valor promedio de cada una de las columnas de RESULTADO ANTERIOR y
RESULTADO ACTUAL.
7. VARIACIÓN: Es la diferencia del resultado actual menos el anterior en puntos porcentuales.
Ejemplo: 82.1 - 79.0 = 11.1%
Ejemplo:
No. 1. PREGUNTA
2. RESULTADO ANTERIOR
5.RESULTADO ACTUAL
1 ¿….? 79.8%
90%
6. MEDIA DE SATISFACCIÓN 79.0% 82.1%
7. VARIACIÓN 3.1%