MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN · S E C R E TAR IA DIR E C TO R A Me m o ra n d u m G o b ie rn o d e l E s ta d o d e Ta b a s c o S e c re ta ria d e Ad

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

DIRECCIÓN DE

ADMINISTRACIÓN

ó ó

ó

ó ó ó ó

Contenido

Introducción……………………………………………………………………….……. 1

Marco Jurídico……………………………………………..…………………………… 2

Objetivo del Manual……………………………………………………….…….….. … 5

Misión y Visión…………………………………………………………………….…….6

Organigrama ………………………………………………………………….…….. .…7

Dirección de Administración

Recepción y análisis de la correspondencia……………………………………..……….8

Integración del Fondo Revolvente……………………………………………..……… 11

Elaboración de Cheques..……………………………………………………..……. …16

Adquisición de boletos vía Terrestre y Aérea……………………………………….. ...19

Reservación de Hoteles………………………………………………………...…….....24

Departamento Administrativo

Elaboración de Contratos……………………………………………………..………...28

Dotación de combustible……………………………………………………..…………33

Control del cobro del estacionamiento público de Ruiz Cortines………………………36

Departamento de Transportes

Mantenimiento preventivo a unidades vehiculares…………………………..……........40

Mantenimiento correctivo a unidades vehiculares…..………………………..………...43

Comisiones foráneas y locales………………………………………………..……........47

Adquisición de refacciones……………………………………………………..……….50

Departamento de Recursos Humanos

Alta de Personal……………………………………………………………………........53

Baja de Personal……………………………………………………………….………..60

Crédito FONACOT………………………………………………………………….....65

Licencias Médicas…….…………………………………………………………….......70

Recepción de nóminas…………………………………………………………………..76

Control de asistencia…………………………………………………………………….81

Control de días económicos………………………………………………………..........87

Departamento de Recursos Materiales

Suministro de bienes de consumo……..…………………………………………….….92

Recepción de bienes adquiridos………………………………………………………...95

Recepción de bienes de activo fijo………………………………………….…………..99

Inventario físico del almacén…………………………………………………….........102

Adquisición de compras centralizadas……………………………………….………..105

Adquisiciones a través del Subcomité de Compras de la SAF………...……………...109

Adquisición de compras menores (Directas)……………………………..……………113

Departamento de Inventarios

Altas al Inventario……………………………………………………………………..117

Elaboración de Resguardo…………………………………………………..………....121

Baja del Inventario del usuario…………………………………………….…………..124

Cambio del usuario……………………………………………………………..…...…127

Trámite de bajas definitivas………………………………………………..…………..130

Inventario de bienes muebles……………………………………………..……...……135

Departamento de Servicios Generales

Reparaciones menores de mobiliario…………………………………………….…….138

Reparaciones mayores de mobiliario……………………………………….………….142

Ejecución de Obra Pública………………………………………………………..…...147

Adquisición de garrafones de agua……………………………………………...….…152

Departamento de Recursos Financieros y Control Presupuestal

Revisión de facturas del fondo fijo revolvente de las diferentes Unidades de la

SAF…………………………………………………………………………………….155

Trámite del formato de Viático………………………………………………...……..158

Adecuación de Recursos Presupuestales………………………………………………164

Comprobación de Recursos del Fondo Fijo Revolvente………………………………169

Trámite de Facturas para la elaboración de Ordenes de Pago………….…………...…175

Conciliación Mensual……………………………………………………………...…..181

Programa de Autoevaluación de Recursos Comprobados (SISAGAP)……..…….….184

Anexos………………………………………………………………………………....187

INTRODUCCIÓN

Actualmente las empresas son cada vez más complejas y sofisticadas en cuanto a sus

sistemas y procesos de trabajo internos, debido en gran medida al avance de la ciencia y

la tecnología, lo cual hace cada vez más difícil, administrarlas y controlarlas en toda su

operación.

Para afrontar éstos problemas se necesitan métodos y técnicas, que permitan establecer

los procedimientos más adecuados de acuerdo a sus estructuras, para evaluar los

controles con mayor precisión.

El contar con un Manual de Procedimientos en la organización, evita la utilización de

procedimientos innecesarios para el desarrollo de la función o tarea, disminuyendo

esfuerzos inútiles y el tiempo en la realización del trabajo de oficina, finalidad

primordial de la elaboración de este Manual de Procedimientos.

Una de las mayores ventajas que existen para implementar la eficiencia en el trabajo,

radica principalmente en llegar a uniformar los procedimientos, para facilitar la

actuación de los empleados en el cumplimiento de sus responsabilidades, ya que el

factor humano es la herramienta principal para un buen desarrollo de las tareas,

poniendo a su disposición una guía de trabajo que le permita mejorar día a día la calidad

en los trabajos desarrollados.

El Manual de Procedimientos es importante, ya que establece detalladamente las

actividades inherentes a los procesos de trabajo que se llevan en cada una de las áreas,

presentándolo tanto de forma textual como gráfica.

Este Manual esta presentado de tal manera, que los diagramas de flujo, permitan

proporcionar una idea clara de las actividades que integran un procedimiento parcial o

completo, así como establecer una secuencia de dichos procedimientos, que a su vez

conforman un sistema de trabajo.

Marco Jurídico

Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos; Diario Oficial de la

Federación del 5 de Febrero de 1917. Reforma publicada en el Periódico Oficial

del Estado el 5 de Agosto de 1998.

Constitución Política del Estado Libre y Soberano de Tabasco; Periódico Oficial

del Estado del día 5 de Abril de 1919.

Leyes

Ley Orgánica del Poder Ejecutivo del Estado de Tabasco, reforma publicada en el

Periódico Oficial del Estado, el día 16 de Diciembre de 2006.

Ley Orgánica del Poder Ejecutivo del Estado de Tabasco, reforma publicada en el

Periódico Oficial del Estado el día 22 de Marzo del 2002.

Ley Estatal de Presupuesto, Contabilidad y Gasto Público del Estado de Tabasco,

publicada en el Periódico Oficial el día 28 de Diciembre del 2000.

Ley de Responsabilidades de los Servidores Públicos, publicada en el Periódico

Oficial del Estado, el día 13 de Julio de 1983.

Ley Federal del Trabajo.

Ley de los Trabajadores al Servicio del Estado, publicada en el Periódico Oficial el

día 31 de Marzo de 1990.

Ley del Instituto de Seguridad Social del Estado de Tabasco, publicada en el

Periódico Oficial del Estado el día 19 de Julio de 1984.

Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Prestación de Servicios del Estado de

Tabasco, publicada en el Periódico Oficial del Estado el día 27 de Abril del 2005.

Ley de Obras Públicas y Servicios relacionados con las mismas del Estado de

Tabasco, publicada en el Periódico Oficial del Estado el día 7 de abril del 2004.

Ley de Archivos Públicos del Estado de Tabasco, publicada en el Periódico Oficial

del Estado, el día 27 de Diciembre de 2008.

Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público, publicada en

el Diario Oficial de la Federación el día 7 de julio del 2005.

Ley de Obras Públicas y Servicios Relacionados con las mismas, publicada en el

Diario Oficial de la Federación el día 7 de Julio del 2005.

Ley de Fiscalización Superior del Estado de Tabasco, publicada en el Periódico

Oficial del Estado, el día 17 de Mayo del 2003.

Ley de Hacienda del Estado de Tabasco, reforma publicada en el Periódico Oficial

del Estado el día 01 de Mayo de 2010.

Reglamentos

Reglamento Interior de la Secretaria de Finanzas. Reforma publicada en el Periódico

Oficial el día 18 de Septiembre del 2002.

Reglamento de Comité de Compras del Poder Ejecutivo del Estado de Tabasco,

publicado en el Periódico Oficial del Estado, el día 10 de Diciembre de 2005.

Reglamento de la Ley de Obras Públicas y Servicios relacionados con las mismas del

Estado de Tabasco, publicada en el Periódico Oficial del Estado el día 3 de Julio del

2004.

Reglamento de Seguridad e Higiene en el Trabajo del Poder Ejecutivo del Estado de

Tabasco. Publicado el 4 de Noviembre del 2000.

Reglamento de la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Prestación de Servicios del

Estado de Tabasco, publicada en el Periódico Oficial del Estado, el día 7 de

Septiembre del 2005.

Reglamento de la Ley Estatal de Presupuesto, Contabilidad y Gasto Público del Estado

de Tabasco, publicada en el Periódico Oficial del Estado el día 31 de Enero del 2001.

Reglamento Interior de la Secretaría de Administración y Finanzas, publicado en el

Periódico Oficial del Estado el día 05 de marzo de 2008.

Manuales

Manual de Normas Presupuestarias para la Administración Pública del Gobierno del

Estado de Tabasco 2006.

Manual de Programación 2005 – 2006.

Manual de Contabilidad Gubernamental 2006.

Manual de Organización de la Dirección de Administración 2010

Lineamientos

Lineamientos relativos a la Disposición final, enajenación y baja de bienes muebles,

publicado en el Periódico Oficial del Estado el día 13 de Mayo de 2006.

Acuerdo que establece las medidas de Racionalidad, Austeridad, Ahorro y Disciplina

del Gasto del Poder Ejecutivo del Estado de Tabasco, publicado en el Periódico

Oficial del Estado el día 21 de Agosto del 2007.

Lineamientos relativos a la baja de bienes muebles de la Administración Pública

Estatal, con motivo de la emergencia declarada en el Estado por las lluvias e

inundaciones atípicas registradas en el Estado de Tabasco durante los últimos días

del mes de Octubre y hasta los primeros días del mes de Noviembre del año 2007,

publicado en el Periódico Oficial del Estado el día 7 de Noviembre de 2007.

Otras disposiciones

Fideicomiso para la Infraestructura de los estados (FIES)

Lineamientos para la Solicitud y Transferencia de los Recursos Correspondientes al

2004 y complemento de los mismos.

OBJETIVO GENERAL DEL MANUAL DE PROCEDIMEINTOS DE LA

DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN

Dar a conocer el detalle de los procedimientos que se ejecutan en cada una de las áreas

que integran la Dirección, con el fin de que las funciones que realiza el personal, se

apeguen a lo establecido para lograr una mayor eficiencia en el desempeño de las tareas.

OBJETIVOS ESPECIFICOS

Presentar una visión integral de cómo opera la Dirección.

Presentar la secuencia lógica de los pasos de que se compone cada una de las

funciones que se desarrollan en la Subdirección y los Departamentos.

Describir gráficamente los flujos de las operaciones.

Servir como medio de integración para el personal de nuevo ingreso facilitando la

incorporación a la estructura orgánica.

Propiciar el mejor aprovechamiento del capital humano.

La necesidad de garantizar una rígida uniformidad de tratamiento de las actividades

periódicas.

Facilitar el mantenimiento de un buen nivel organizacional.

Misión

Ser una unidad administrativa que sustente su fuerza en el trabajo de equipo, con el fin

de desarrollar con eficiencia, sistemas y procedimientos de administración, en materia de

recursos financieros, humanos y materiales, acordes con la modernización de la

administración pública, a efecto de lograr y mantener una constante innovación y calidad

en los servicios que se otorgan.

Visión

Impulsar la superación del personal adscrito a la Dirección de Administración, a efecto

de elevar su productividad en el trabajo, concientizando al personal de la importancia de

su capacidad innovadora y creativa en los nuevos esquemas de desarrollo

organizacional.

Organigrama

SECRETARÍA DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS


Departamento de Recursos

Financieros y Control

Presupuestal


Departamento

de Servicios Generales


Departamento de Inventario



Proceso:

Recepción y análisis de correspondencia

Objetivo:

Controlar y dar seguimiento de manera eficiente a

la documentación oficial.

Políticas de operación,

Normas o Lineamientos:

El horario de recepción de la documentación es

de lunes a viernes de 8:00 a.m. a 15:00 hrs.

Los documentos oficiales requieren contar con

los nombres y cargos correctamente, para

recibirlos.

Fecha de Elaboración

Mayo de 2011

Unidad Administrativa:

Dirección de Administración Área Responsable:


Nombre del Procedimiento: Recepción y análisis de la Correspondencia

Responsable Act.

Núm.

Descripción de Actividades Forma o

documento

Secretaria 1 Recibe y revisa la documentación Oficio y/o Memorandum

¿Cumple con los requisitos?

No: Ir al paso No. 2

Si: Ir al paso No. 3

Secretaria 2 Devuelve el documento al interesado

3 Sella el documento y colócalo en la bandeja

de correspondencia de la Dirección

Directora 4 Revisa el documento, registra la indicación

conducente en el mismo

Directora De ser necesario, espera ser informada sobre

la situación por parte del responsable del área

Secretaria 5 Envía el documento al área correspondiente

Secretaria 6 Archiva fotocopia del documento en el

expediente que le compete

FIN DEL PROCEDIMIENTO

SECRETARIA DIRECTORA

Memoran

dum

Gobierno del Estado de TabascoSecretaria de Administración y Finanzas

Unidad Administrativa: Dirección de Administración

Área Administrativa: Dirección de Administración

Procedimiento: Recepción y análisis de la correspondencia

Clave:

Feha de elaboración

Mayo de 2011

F-DC-12 Rev.00

2

Revisa el documento y

registra la indicación

conducente

4

Recibe y revisa la

documentación

1

3

Devuelve el

documento al

interesado

5

FIN

6

Inicio

¿ Cumple ?

No

Si

Sella el documento

Envía el

documento al área

correspondiente

Memorandum

sellado

Memoran

dum

Proceso:

Integración del Fondo Revolvente

Objetivo:

Administrar eficientemente y con transparencia los

recursos con que se cuentan, para el pago de

servicios y adquisiciones a proveedores y

prestadores de servicios, así como de viáticos,

fondos revolventes y gastos menores derivados de

la operatividad de la Dependencia.



La facturación deberá cumplir con los requisitos

fiscales establecidos en el Manual de Normas

Presupuestarias.

Realizar mensualmente la conciliación bancaria,

arqueo de caja integración financiera, con el

objeto de llevar un control permanente de los

recursos financieros.


Mayo de 2011




Nombre del Procedimiento: Integración del fondo Revolvente

Responsable Act.

Núm.


documento

Directora 1 Entrega el paquete de las facturas pagadas a: Facturas

Secretaria 2 Ordena las facturas por fecha y las entrega al:

Departamento de

Recursos

Financieros de la

Dirección

3 Realiza la sumatoria de las facturas y

devuélvelas a:

Directora 4 Rubrica las facturas y entrega a:

Secretaria 5 Coloca en las facturas el sello de pagado y el

facsimil de la Directora en su rubrica.

Secretaria 6 Fotocopia las facturas

Secretaria 7 Envía las facturas al Departamento de Recursos

Financieros de la Dirección, para la elaboración

de la Orden de Pago.

Departamento de

Recursos

Financieros de la

Dirección

8 Elabora la Orden de Pago y entrega a:

Directora 9 Solicita la elaboración del cheque

correspondiente a:

Cheque

Secretaria 10 Elabora el cheque y recaba firma de la

Directora Administrativa y del Subsecretario de

Egresos

Secretaria Una vez firmado el cheque

Secretaria 11 Entrega el cheque a la Directora, para que

registre su firma como endoso en el cheque.

Secretaria 12 Envía a cambiar el cheque al banco y entrega a

la Directora.

Jefe del área

contable

13 Se recibe tarjeta de Deposito del Departamento

de Recursos Financieros y Control Presupuestal

y se captura en libro en Bancos.

Jefe del área

contable

14 Concilia en Bancos con la conexión Bancaria

vía sistema, actualizando saldo en Chequera

con la finalidad de llevar un control permanente

del Flujo de Efectivo.

Programa excel

Jefe del área

contable

15 Recibe el informe mensual del estatus de las

Ordenes de Pago elaboradas por el

Departamento de Recursos Financieros y

Control Presupuestal.

Jefe del área

contable

16 El primer día hábil posterior al mes que

corresponde, se elabora el arqueo de caja,

efectuando un conteo físico del efectivo

existente y de la documentación comprobatoria

pagada, así como los vales comprobatorios,

verificándose el saldo al día último de cada mes

en la cuenta bancaria.

Jefe del área

contable

17 Elabora la Integración del fondo fijo revolvente.

Jefe del área

contable

18 Elabora el reporte de los movimientos en

bancos.

Jefe del área

contable

19 Elabora la conciliación de la cuenta Bancaria.

Jefe del área

contable

21 Entrega los reportes de la Integración del Fondo

Fijo Revolvente a la Directora de la

Administración

Directora de

Administración

22 Analiza los reportes de la integración del fondo

revolvente y archiva en expediente

correspondiente.


DIRECTORA DE ADMINISTRACIÓNDEPARTAMENTO DE RECURSOS

FINANCIEROS Y CONTROL PPTAL.SECRETARIA


Unidad Administrativa: Dirección de Administración.


Procedimiento: Integración del fondo revolvente

Clave:

Fecha de elaboración

Mayo de 2011

Hoja: 1 de 2F-DC-12

Rev.00

INICIO

Entrega el paquete de las

facturas pagadas a:

Facturas

12

3

4

Ordena las facturas por

fecha y entrega a:

Realiza la sumatoria de las

facturas y devuélvelas a:

Rubrica las facturas y

entrégalas a:

Coloca el sello de pagado

en las facturas y el facsimil

en la rubrica de la Directora

Fotocopia las facturas

Envía la factura al


Financieros, para la

elaboración de la O.P.

Elabora la O.P., y entrégala

a:

Solicita la elaboración del

cheque correspondiente a:

5

6

78

9













10

11

12

A

JEFE DEL ÁREA CONTABLE DIRECTORA DE ADMINISTRACIÓN

F-DC-12 Rev.00


Hoja: 1 de 2



Procedimiento: Integración del fondo revolvente

Clave:

21

Recepciona la factura,

debidamente revisada

anteriormente por el Depto. de

Recursos Financieros

18

Analiza los reportes de la

integración del fondo y archiva en el

expediente

13

Recibe tarjeta de deposito del

Depto de Recursos Financieros

Tarjeta

Recibe el informe mensual del

status de las Ordenes de Pago,

elaborada por el Departamento de

Recursos Financieros.

Elabora el arqueo de caja,

efectuando un conteo físico del

efectivo y la documentación

comprobatoria

El 1er. Posterior

de cada mes

Elabora la integración del fondo fijo

revolvente

14

15

16

Concilia en bancos vía sistema

17

B

Elabora la conciliación de la cuenta

bancaria

19

Entrega los reportes de la

integración del fondo a:

20

FIN

Reportes


Mayo de 2011

Proceso:

Elaboración de Cheques

Objetivo:

Pago por concepto de servicios y adquisiciones a

proveedores y prestadores de servicios, así como

de viáticos, fondos revolventes y gastos menores

derivados de la operatividad de la Dependencia.



Existir saldo disponible en la cuenta bancaria y

en la partida presupuestal a la que irá cargado el

gasto

Emisión del cheque de acuerdo a la

documentación soporte comprobatoria.

Numeral 44 fracción IV del Manual de Normas

Presupuestarias


Mayo de 2011




Nombre del Procedimiento: Elaboración de cheques

Responsable Act.

Núm.


documento

Directora 1 Recibe la tarjeta con los datos requeridos para

la elaboración del cheque

Tarjeta

informativa

Directora 2 Solicita la elaboración del cheque Cheque y

Póliza

Secretaria 3 Registra en la libreta de control, el número

consecutivo del cheque y el destino del mismo

Libreta de

control interno

Secretaria 4 Elabora el cheque, recabando firma de la

Directora Administrativa y del Subsecretario de

Egresos

Secretaria Una vez firmado el cheque por ambas partes

Secretaria 5 Fotocopia el cheque para la integración del

expediente correspondiente

Secretaria 6 Realiza llamada telefónica al beneficiario, para

su pago

Beneficiario 7 Recibe el cheque y firma de conformidad en la

póliza de cheque original y sus dos copias

Secretaria 8 Turna el original de la Póliza y la factura, así

como el soporte correspondiente al

Departamento de Recursos Financieros de la

Dirección

Secretaria 9 Archiva fotocopia de los documentos en el

expediente respectivo


DIRECTORA SECRETRIA BENEFICIARIO

Factura y

soportes




Procedimiento: Elaboración de cheques

Clave:

F-DC-12 Rev.00

Hoja: 1 de 1

INICIO

Recibe la tarjeta con los

datos requeridos para la

elaboración del cheque

1

Solicita la elaboración del

cheque

2

Registra en la libreta de

control, el numero de

cheque y el destino del

mismo.

5

Elabora y recaba las firmas

de la Directora y del

Subsecretario de Egresos

3

Fotocopia el cheque para la

integración del expediente

4

7

Realiza llamada telefónica al

beneficiario, para su pago

6

Recibe el cheque y firma de

conformidad en la póliza

original y sus copias

Turna el original de la

factura, la póliza y soportes,

al Depto. de Recursos

Financieros

Documentos

Fin

8

9


Mayo de 2011

Proceso:

Adquisición de boletos vía Terrestre y Aérea

Objetivo:

Atender las solicitudes de boletos, en base a las

necesidades requeridas por las unidades

administrativas.



Verificar la suficiencia presupuestal de la

partida.

El horario de atención por parte de la Dirección,

es de 08:30 a 15:00 hrs.


Mayo de 2011




Nombre del Procedimiento: Adquisición de boletos vía terrestre

Responsable Act.

Núm.


documento

Secretaria 1 Recibe la solicitud por parte del interesado vía

telefónica.

Secretaria 2 Consulta vía telefónica el costo del boleto.

Secretaria 3 Informa a la Directora el costo del boleto para

que se determine su adquisición.

Secretaria 4 Recibe el recurso para la adquisición del boleto.

Secretaria 5 Solicita al beneficiario el memorandum de

solicitud del boleto.

Secretaria 6 Adquiere el boleto correspondiente.

Secretaria 7 Fotocopia el boleto.

Secretaria 8 Elabora un vale por el monto total del boleto. Vale de Caja

Secretaria 9 Espera la comprobación por parte del viajante. Boleto

Secretaria Una vez concluido el viaje

Secretaria 10 Recibe la comprobación y devuelve el vale de

caja firmado inicialmente.

Secretaria 11 Entrega los boletos de comprobación a la

Directora, adjuntando la documentación soporte

para la integración del fondo revolvente.


SECRETARIA


Hoja: 1 de 1



Procedimiento: Adquisición de boletos vía terrestre

Clave:

F-DC-12 Rev.00

Recibe la solicitud vía

telefónica

1

2

3

Inicio

Consulta vía telefónica

el costo del boleto

Informa a la Directora

el costo del boleto,

para determinar su

adquisición

Recibe el recurso para

la adquisición de

boleto

Espera la

comprobación del

viajante

Recibe la

comprobación y

devuelve el vale de

caja firmado

Una vez concluido

el viaje

Entrega los boletos de

comprobación a la

Directora, para su

integración en el fondo.

Fin

4

5

6

7

A

B

8

9

10

Elabora un vale por el

monto total del boleto

Fotocopia el boleto

Adquiere el boleto

Solicita el

memorandum de

solicitud al beneficiario

11


Mayo de 2011


Mayo de 2011




Nombre del Procedimiento: Adquisición de boletos vía aérea

Responsable Act.

Núm.


documento

Secretaria 1 Recibe la solicitud del boleto por parte del

interesado.

Memorandum

Secretaria 2 Realiza la reservación del boleto vía telefónica,

a la agencia correspondiente.

Secretaria 3 Recibe el boleto y la factura correspondiente,

debiendo esta última estar revisada por el

Departamento de Recursos Financieros.

Secretaria 4 Fotocopia el boleto.

Secretaria 5 Envía el boleto al beneficiario, recabando firma

en la copia del boleto y en la factura original.

Secretaria 6 Envía los documentos originales (factura y la

solicitud del boleto) al Departamento de

Recursos Financieros, para su trámite de pago.


SECRETARIA


Hoja: 1 de 1



Procedimiento: Adquisición de boletos aéreos

Clave:

F-DC-12 Rev.00

Recibe la solicitud del

boleto

1

2

3

Inicio

Realiza la reservación

del boleto, vía

telefónica.

Recibe el boleto y la

factura

correspondiente

Envía el boleto al

beneficiario,

recabando firma en la

copia del boleto y la

factura original

Fin

4

5

6

Envía los documentos

originales al Depto. de

Rec. Financieros

Notifica al interesadoFotocopia el boleto


Mayo de 2011

Proceso:

Reservación de Hoteles

Objetivo:

Proporcionar a las Unidades Administrativas, las

mejores tarifas y garantías de servicio, ante

cualquier evento.



Contratación con Hoteles que ofrezcan crédito,

buenas tarifas y calidad en el servicio a la

Dependencia


Mayo de 2011




Nombre del Procedimiento: Reservación de Hoteles

Responsable Act.

Núm.


documento

Secretaria 1 Recibe el oficio de solicitud y entrega a:

Directora 2 Analiza, determina lo conducente y devuelve a:

Secretaria 3 Realiza la reservación vía telefónica en el lugar

correspondiente

Secretaria 4 Elabora ý envía el oficio de solicitud de

reservación al hotel

Secretaria 5 Notifica al usuario el hotel reservado

Secretaria Espera la factura emitida por el hotel, hasta

finalizarse el servicio.

Secretaria 6 Recepciona la factura debidamente revisada

anteriormente por el Departamento de Recursos

Financieros de la Dirección y la turna a:

Directora 7 Determina la forma de pago, ya sea por Orden

de Pago o en efectivo.

Secretaria Por Orden de Pago:

Secretaria 8 Envía la documentación al Departamento de

Recursos Financieros, para la elaboración de la

O.P.

Secretaria Pago en efectivo:

Secretaria 9 Realiza llamada telefónica al beneficiario, para

que reciba el pago correspondiente.

Secretaria 10 Recaba firma del beneficiario en la factura

original

Secretaria 11 Entrega la documentación al Departamento de

Recursos Financieros.


SECRETARIA DIRECTORA

Factura

F-DC-12 Rev.00


Hoja: 1 de 2



Procedimiento: Reservación de hoteles

Clave:

2

Recepciona la factura,

debidamente revisada

anteriormente por el Depto. de

Recursos Financieros

8

Determina la forma de pago

Analiza y determina lo

conducente

1

Recibe el oficio de solicitud

y entrega a.

Memorandum

INICIO

Elabora y envía el oficio de

solicitud al hotel

Notifica al usuario el nombre del

hotel reservado

Espera la factura,

hasta finalizar el

servicio

Forma de pago

Envía la documentación al Depto.

de Recursos Financieros, para la


A

3

4

5

7

9

Realiza la reservación, vía

telefónica

6


Mayo de 2011

SECRETARIA



Procedimiento: Reservación de Hotel

Clave:

F-DC-12 Rev.00

Hoja: 2 de 2


12

11

Realiza llamada

telefónica al benefiaicrio

10

B

Recaba firma del

beneficiario en la factura

original

Entrega la

documentación al Depto.

de Recursos Financieros

para….

Fin


Mayo de 2011

Proceso:

Elaboración de Contratos

Objetivo:

Elaborar los contratos por concepto de prestación

de servicios y/o arrendamientos que requieran las

diversas unidades administrativas de la Secretaría.



El prestador de servicios deberá estar

inscrito en el Padrón de Proveedores del

Gobierno del Estado.

El prestador de servicios deberá presentar

completa la documentación requerida.

Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y

Prestación de Servicios del Estado de

Tabasco.

Reglamento de la Ley de Adquisiciones,

Arrendamientos y Prestación de Servicios

del Estado de Tabasco.

Manual de Normas Presupuestarias 2006.


Mayo de 2011




Nombre del Procedimiento:

Elaboración de Contratos

Responsable Act.

Núm.


documento

Secretaria del

Departamento

Administrativo

1 Recepciona la documentación del prestador de

servicio.

Documentación

Jefe del

Departamento

Administrativo

2 Verifica la suficiencia presupuestal

¿EXISTE SUFICIENCIA?

No ir a la Actividad No. 3

Si ir a la Actividad No. 5

Jefe del

Departamento

Administrativo

3 Elabora tarjeta, solicitando la Adecuación de

Recursos al Depto. de Recursos Financieros.

Tarjeta

Jefe del

Departamento

Administrativo

4 Recibe autorización de la adecuación de

recursos solicitada.

Memorandum

Jefe del

Departamento

Administrativo

5 Elabora el contrato correspondiente.

Secretaria del

Departamento

Administrativo

6 Elabora oficio a la Unidad Jurídica de la

Subsecretaría de Administración para su

revisión y validación, adjuntado contrato y

documentación del prestador de servicios y lo

turna para firma a:

Oficio

Directora de

Administración

7 Firma y devuelve el oficio al Departamento

Administrativo.

Oficio y

Contrato

Secretaria del

Departamento

Administrativo

8 Envía el oficio y el contrato a la Unidad

Jurídica de la Subsecretaría de Administración.

Oficio y

contrato

Secretaria del

Departamento

Administrativo

9 Recibe oficio de contestación de la Unidad

Jurídica de la Subsecretaría

Jefe del

Departamento

Administrativo

10 Realiza las modificaciones, en caso de que las

hubiese.

Jefe del 11 Imprime tres tantos del contrato y recaba las

Departamento

Administrativo

firmas del prestador de servicio y los testigos.

Una vez recabadas las firmas:

Secretaria del

Departamento

Administrativo

12 Elabora oficio solicitando firma del

Subsecretario de Administración, adjuntando la

documentación soporte.

Oficio y

Contrato

Dirección de

Administración

13 Recibe el oficio de envío de los contratos

debidamente firmados (dos tantos).

Oficio y

Contrato

Secretaria del

Departamento

Administrativo

14 Recibe los dos tantos del contrato.

Secretaria del

Departamento

Administrativo

15 Entrega un contrato original al prestador de

servicios y otro al Departamento de Recursos

Financieros y Control Presupuestal para su

registro ante la Dirección de Política

Presupuestaria.

Secretaria del

Departamento

Administrativo

16 Archiva la copia del contrato.


SECRETARIA DEL DEPTO. ADMINISTRATIVO DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DIRECTORA DE ADMINISTRACIÓN

Tarjeta

Documentación



Área Administrativa: Departamento Administrrativo

Procedimiento: Elaboración de Cotratos

Clave:

F-DC-12 Rev.00

Hoja: 1 de 2

INICIO

Recepciona la

documentación del

Prestador de Servicios.

1

Firma y devuelve el oficio a:

Verifica la suficiencia

presupuestal

2

Elabora tarjeta, solicitando la

adecuación del recursos al

Depto. de Recursos Financieros

3

Recibe la autorización de la

adecuación del recursos

solicitado.

4

Elabora oficio a la Unidad

Juridica de la Subsecretaría de

Admón., para su revisión y

validación.

5

Elabora el contrato

correspondiente.

¿Existe

suficiencia?

No

Si

Oficio

Envía el oficio a la Unidad


Oficio

Oficio

Contrato

Contrato

Recibe oficio de contestación

de la Unidad Jurídica de la

Subsecretaría

Realiza las modificaciones, en

caso de que las hubiesen

Imprime 3 tantos del contrato y

recaba las firmas del prestador

de servicio y los testigos.

Elabora oficio, solicitando la

firma del Subsecretario de

Admón.

Una vez recabadas las

firmas

Oficio

Contrato

A

67

8

9

10

1112


Mayo de 2011

SECRETARIA DEL DEPTO. ADMINISTRATIVO DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN


Hoja: 2 de 2


Área Administrativa: Departamento Administrativo

Procedimiento: Elaboración de Contrato

Clave:

F-DC-12 Rev.00

Recibe oficio de envío de los

contratos debidamente

firmado (2 tantos)

13

Oficio

FIN

15

Entrega un contrato original al

prestador de servicios y otro al

Depto. de Recursos

Financieros para su registro

ante la Dirección de Política

Presupuestaría.

Recepciona los 2 tantos del

contrato.

14

A

Contrato

Contrato

16


Mayo de 2011

Proceso:

Dotación de combustible

Objetivo:

Dotar a los funcionarios públicos del combustible

requerido para el desempeño de las actividades

propias de la unidad administrativa a su cargo.



El combustible se entrega mensualmente en

los primeros diez días de cada mes.

El combustible es para uso exclusivo de las

unidades que integran el Padrón Vehicular

de la Secretaría de Administración y

Finanzas.

El suministro se realiza con base en el

Padrón General de dotación de combustible

vigente.


Mayo de 2011





Dotación de Combustible

Responsable Act.

Núm.

Descripción de Actividades Forma o documento

Depto. de Recursos

Financieros y

Control Presupuestal

1 Entrega factura y dotación del

combustible al Departamento

Administrativo mensualmente.

Factura y Vales de

Combustible

Departamento

Administrativo

2 Distribuye los vales de combustible

que le corresponden a cada

Funcionario Público, de acuerdo a la

dotación asignada.

Departamento

Administrativo

3 Elabora un recibo especificando los

números de folio de la dotación

asignada a cada Funcionario Público.

Recibo

Departamento

Administrativo

4

Firma los recibos y entrega los vales

a los funcionarios, solicitando la

firma de recibido.

Departamento

Administrativo

5 Integra todos los recibos firmados

por los funcionarios Públicos para

hacer el corte mensual.

Departamento

Administrativo

6 Archiva los recibos.


DEPTO. DE RECURSOS FINANCIEROS Y CONTROL PRESUPUESTAL DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO

Factura

Hoja: 1 de 1


F-DC-12 Rev.00



Procedimiento: Dotación de Combustible

Clave:

INICIO

Envía la factura y la dotación

del combustible

mensualmente a:

1Distribuye el combustible, de

acuerdo a la dotación

asignada a cada funcionario.

2

3

Elabora el recibo, para la

entrega oficial de los vales.

FIN

4

5

Firma los recibos y entrega

los vales a los fucionarios.

Integra los recibos firmados,

para hacer el corte mensual.

6

Vales de

Combustible

Recibo

Recibos


Mayo de 2011

Proceso:

Control del cobro del estacionamiento público del edificio de Ruiz Cortines

Objetivo:

Cuantificar y realizar el cobro correspondiente por

el tiempo de servicio que se le brinde al

contribuyente.



El horario de acceso al estacionamiento es de

lunes a viernes de 8:00 a 15:00 hrs.

Los contribuyentes deberán pagar la tarifa

correspondiente al tiempo de servicio que se

les brinde.


Mayo de 2011





Control del cobro del estacionamiento público del Edificio de Ruiz Cortines

Responsable Act.

Núm.


documento

Operador 1 Imprime el ticket al contribuyente Boleto

Operador 2 Cuantifica el tiempo del servicio al

contribuyente

Operador 3 Realiza el cobro correspondiente por las horas

del servicio

Operador AL FINALIZAR EL DÍA:

Encargado del

Edificio

4 Cuantifica los tickets cobrados durante el día Boleto

Encargado del

Edificio

5 Cuantifica el efectivo

Encargado del

Edificio

6 Guarda el efectivo para su depósito al fin de la

semana

Encargado del

Edificio

AL FINALIZAR LA SEMANA:

Encargado del

Edificio

7 Elabora el memorándum de envío del efectivo

cobrado a la Receptoría de Rentas del Centro

Memorándum

Encargado del

Edificio

8 Deposita el efectivo Recibo oficial

Encargado del

Edificio

9 Entrega fotocopia de la ficha de deposito al


Ficha de

depósito

Secretaria del

Depto.

Administrativo

10 Recibe la fotocopia del la ficha de depósito y

entrega a:

Memorandum

Jefa del Depto.

Administrativo

11 Analiza el importe y registra en el control de

cobros del estacionamiento del edificio de

Adolfo Ruiz Cortines y tuna a;

Excel/control

de cobros del

estacionamiento

Secretaria del

Depto.

Administrativo

12 Archiva el documento en el expediente

correspondiente.


ENCARGADO DEL EDIFICIOOPERADOR DE LA CASETA DE VIGILANCIA

F-DC-12 Rev.00


Hoja: 1 de 2



Procedimiento: Control del Cobro del Estacionamiento Público del

Edificio de Ruiz Cortines

2

3

Realiza el cobro correspondiente por las

horas del servicio.

Cuantifica el tiempo del servicio al

contribuyente.

1

Imprime el ticket al contribuyenteBoleto

INICIO

Al final del día

4

Al final de la semana

6

Guarda el efectivo para su depósito al

final de la semana.

Cuantifica el efectivo

5

Cuantifica los tickets cobrados durante

el díaBoleto

Elabora el memorandum de envío del

efectivo cobrado a la Receptoría del

Centro

Deposita el efectivo

Memoran

dum

Recibo

Oficial

7

8

A

Entrega fotocopia de la ficha de deposito

a:Recibo

Oficial

9


Mayo de 2011

SECRETARIA DEL DEPTO. ADMINISTRATIVO JEFA DEL DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO


Hoja: 2 de 2



Procedimiento: Control del Cobro del Estacionamiento Público del

Edificio de Ruiz Cortines

Clave: F-DC-12

Rev.00

Recibe la fotocopia del recibo

de depósito.

10

FIN

Analiza el importe y registra n

el control de cobro del

estacionamiento de Ruiz

Cotines.

11

B

Recibo

Oficial

Recibo

Oficial

12


Mayo de 2011

Proceso:

Mantenimiento preventivo a unidades vehiculares

Objetivo:

Mantener en condiciones óptimas de operación las

unidades que integran el parque vehicular de la

Secretaría.



El servicio se brinda sólo a las unidades

que integran el Padrón Vehicular de la

Secretaría de Administración y Finanzas.






Tabasco.





Mayo de 2011





Mantenimiento preventivo de las unidades vehiculares

Responsable Act.

Núm.


documento

Chofer 1 Notifica verbalmente la falla de la unidad al

Jefe del Departamento.

Jefe del Depto. de

Transportes

2 Envía al mecánico a revisar la unidad

Jefe del Depto. de

Transportes

3 Decide si la unidad puede ser reparada en el

taller propio o con un prestador de servicios.

¿Puede ser reparada la unidad en el taller

propio?

No: Ir al paso 4

Si: Ir al paso 5

Jefe del Depto. de

Transportes

4 Envía al taller designado el vehículo.

Mecánico y/o

prestador de

servicios

Mecánico y/o

prestador de

servicios

Mecánico y/o

prestador de

servicios

5

6

7

Arregla la falla de la unidad

Notifica al Jefe del Departamento el estado

final de la unidad.

Entrega la unidad al chofer.


MECANICO Y/O PRESTADOR DE

SERVCIO JEFE DE DEPARTAMENTO CHOFER


Área Administrativa: Departamento de Transportes

Procedimiento: Mantenimiento preventivo a las unidades

vehiculares

Clave:

INICIO

Notifica verbalmente la falla de la unidad al Jefe del Departamento.

Envía al mecánico a revisar la unidad

Decide si la unidad puede ser

reparada en el taller propio o con

un prestador de servcios.

Envía la uunidad a

reparación.

FIN

Gobierno del Estado de TabascoSecretaría de Administración y Finanzas

Entrega la unidad al chofer

1 2

3

4

5

6

¿Puede ser

reparada en el

taller?

No: Ir al paso 4

Si: ir al paso 5

Repara la falla de la unidad.

NO

SI

Notifica al el estado final de la

unidad

7

Hoja: 1 de 1


Mayo de 2011

Proceso:

Mantenimiento correctivo a unidades vehiculares

Objetivo:

Mantener en condiciones óptimas de operación las


Secretaría.











Tabasco.





Mayo de 2011





Mantenimiento correctivo a unidades vehiculares

Responsable Act.

Núm.


documento

Secretaria 1 Recibe copia de conocimiento sellando el acuse

del memorando de solicitud de servicio

correctivo a la unidad y túrnalo al Jefe del

Departamento.

Memorandum

Jefe del Depto. de

Transportes

2 Instruye al mecánico la revisión de la unidad.

Mecánico 3 Revisa la unidad y notifica al Jefe del Depto. si

es correcto el servicio solicitado.

Jefe del Depto. de

Transportes

4 Instruye a la secretaria la elaboración de la

orden de trabajo.

Secretaria 5 Elabora la orden de trabajo de acuerdo a lo

establecido en el memorandum.

Orden de

Trabajo

Secretaria 6 Recaba las firmas correspondientes.

Secretaria 7 Notifica vía telefónica al solicitante para que el

chofer se dirija al Depto. de Transportes a

recoger la orden de trabajo.

Chofer 8 Recibe la orden de trabajo y lleva la unidad al

taller asignado, dejando la unidad el tiempo

necesario según la gravedad del problema y la

determinación del prestador de servicio.

Chofer 9 Recibe la unidad reparada y notifica los

arreglos o el trabajo realizado al Jefe del Depto.

de Transportes.

Jefe del Depto. de

Transportes

10 Instruye al mecánico la revisión de la unidad.

Mecánico 11 Revisa la unidad, corroborando el buen estado

de la misma de acuerdo al trabajo realizado e

informa al Jefe del Departamento.

Jefe del Depto. de

Transportes

12 Recibe el informe de la reparación de la unidad.

Jefe del Depto. de

Transportes

13 Notifica al solicitante la reparación de la

unidad.


MECANICO CHOFERJEFE DE DEPARTAMENTO SECRETARIA



Procedimiento: Mantenimiento correctivo a unidades vehiculares

Clave:

INICIO

Recibe copia de conocimiento y sella el acuse del memorando de solicitud de servicio correctivo a la unidad y turna

a:

Instruye al mecánico la revisión de la unidad

Instruye a la secretaria la elaboración de la orden de trabajo.

Revisa la unidad y verifica si es correcto el servicio solicitado.


Elabora la orden de trabajo de acuerdo a lo establecido en el memorando.

Recaba las firmas correspondientes

Notifica vía telefónica al solicitante para que el chofer se dirija al Depto. de Transportes a recoger la orden de trabajo.

Recibe la orden de trabajo y lleva la unidad al taller asignado.

Recibe la unidad reparada y notifica a:

Instruye al mecánico la revisión de la unidad

Revisa la unidad, corroborando el buen estado de la misma de acuerdo al trabajo realizado.

Recibe el informe de la unidad

1

Memorandum

2 3

45

6

78

910

11

12

A

Orden de

Trabajo

Hoja: 1 de 1


Mayo de 2011

JEFE DE DEPARTAMENTO

Notifica al solicitante la reparación de la unidad

13

FIN

A



Procedimiento: Mantenimiento correctivo a unidades vehiculares

Clave:


Hoja: 1 de 1


Mayo de 2011

Proceso:

Comisiones foráneas y locales

Objetivo:

Brindar el servicio de transporte local y foráneo al

personal de las diversas unidades administrativas

de la Secretaría, en base a sus requerimientos



El servicio se brinda sólo para comisiones

oficiales, previa autorización del

Departamento de Transportes.

El horario de atención para las comisiones

es de 8:00 a 15:00, salvo excepciones

previamente autorizadas.

Manual de Normas Presupuestarias para la

Administración Pública vigente.





Comisiones Foráneas y locales

Responsable Act.

Núm.


documento

Jefe de Depto. de

Transportes

1 Recibe y autoriza la requisición del servicio de

transporte para salidas locales y foráneas,

emitida y firmada por el interesado.

¿Qué tipo de servicio es?

Foráneo: Ir al paso 2

Local: Ir al paso 5

Requisición del

servicio de

transporte

Jefe de Depto. de

Transportes

2 Envía a firma de autorización del Departamento

Administrativo, la requisición si la comisión es

foránea.

Jefa del Depto.

Administrativo

3 Firma la requisición y remite nuevamente al

Departamento de Transportes.

Auxiliar 4 Recibe la requisición firmada e integra en el

expediente de solicitudes del día.

Auxiliar 5 Elabora el rol de salidas y los destinos de las

unidades con los respectivos nombres de los

choferes, de acuerdo a las solicitudes del día.

Auxiliar 6 Requisita manualmente la bitácora de

suministro de combustible por vehículo.

Auxiliar 7 Notifica al chofer el destino que tendrá.

Auxiliar 8 Entrega la dotación de combustible

correspondiente al chofer, firmando la bitácora.

Bitácora



Mayo de 2011

JEFE DEL DEPARTAMENTO SUBDIRECTORA ADMINISTRATIVA AUXILIAR DEL DEPARTAMENTO

Mmemorandum




Procedimiento: Comisiones Foráneas y Locales

Clave:

F-DC-12 Rev.00

Hoja: 1 de 1

INICIO

Recibe y firma la solicitud del

servicio de transporte para

una comisión foránea

1

Firma y devuelve el oficio a:

Firma el documento y envía a:

2

Envía a firma de autorización de

la Subdirectora Administrativa

3

Recibe la solicitud firmada e

intégrala en el expediente de

solicitudes del día

5

Elabora oficio a la Unidad

Juridica de la Subsecretaría de

Admón., para su revisión y

validación.

6

Elabora el contrato

correspondiente.

Envía el oficio a la Unidad


7

4

8

Requerimiento

FIN


Mayo de 2011

Proceso:

Adquisición de refacciones

Objetivo:

Contar con las refacciones necesarias para

mantener en condiciones óptimas de operación las


Secretaría.











Tabasco.





Mayo de 2011





Adquisición de Refacciones

Responsable Act.

Núm.


documento

Jefe de Depto. de

Transportes

1 Cotiza la refacción con los proveedores

correspondientes.

Mecánico 3 Verifica el buen estado de la refacción

Jefe de Depto. de

Transportes

5 Recibe la factura por la compra efectuada. Factura

Jefe de Depto. de

Transportes

7 Envía la factura al Departamento de Recursos

Financieros y Control Presupuestal, para su

trámite de pago.


JEFE DEL DEPARTAMENTO MECÁNICO




Procedimiento: Adquisición de Refacciones

Clave:

Hoja: 1 de 1F-DC-12

Rev.00

FIN

factura

3

2

Verifica el buen estado de

la refacción

1

Cotiza las refacciones con

los proveedores

correspondientes.

INICIO

Recibe la factura de la compra

efectuada.

Envía la factura al Departamento de

Recursos Financieros y Control

Presupuestal, para su trámite de

pago.

4


Mayo de 2011

Proceso:

Alta de Personal

Objetivo:

Concentrar y revisar la documentación requerida

para efectuar de manera eficiente y oportuna los

trámites de altas del personal ante la Dirección

General de Recursos Humanos y Desarrollo de

Personal.



En el oficio de solicitud de alta, se deberá

anexar el acuerdo del alta en original y firmado

por el C. Secretario de Administración y

Finanzas.

En el caso del personal por contratos de

Honorarios, en el oficio de solicitud de alta se

deberá anexar contrato original por duplicado

firmado por el Director de Área, Jefe del

Departamento de Recursos Humanos y del

prestador de servicios.


los sellos y firmas correspondientes para darle

entrada y seguimiento.


Mayo de 2011





Alta de Personal

Responsable Act.

Núm.


documento

Secretaria 1 Recibe y revisa el oficio original de la solicitud

de alta con los documentos personales del

solicitante.

Oficio

Secretaria ¿DOCUMENTACIÓN CORRECTA Y

COMPLETA?

SI = Ir al paso 3

NO = Ir al paso 2, volver al paso 1

Secretaria 2 Informa al solicitante que documentos no están

correctos, indicando lo que le hacen falta.


Secretaria 3 Recibe la documentación y rubrica el formato

de los requisitos.

Espera la indicación de la Directora de

Administración para el trámite del alta.

Secretaria 4 Recibe el oficio con el Vo. Bo. de la Directora

de Administración y turna los documentos

originales al:

Oficio

Jefe del

Departamento

5 Recibe el oficio de solicitud de alta y la

documentación anexa; verifica que venga el

acuerdo del alta emitido por el Secretario de

Administración y Finanzas y turna los

documentos al:

Oficio

Auxiliar 6 Revisa y fotocopia la documentación anexa del

solicitante, y turna las fotocopias al auxiliar del

Archivo para que elabore el expediente interno

del empleado.

Auxiliar 7 Solicita requisitar el formato DRH de Alta a:

Secretaria 8 Requisita el formato DRH de Alta y lo turna

para su revisión al:

Formato DRH

de Alta

Auxiliar 9 Revisa el formato DRH de Alta y verifica que

estén los datos correctos.

Auxiliar ¿FORMATO DRH DE ALTA CORRECTO?

SI = Ir al paso 11

NO = Ir al paso 10

Auxiliar

10

Solicita a la secretaria que lo elabore

nuevamente con los datos correctos.

Auxiliar 11 Elabora el oficio de comunicado de alta dirigido

a la Dirección General de Recursos Humanos y

Desarrollo de Personal, anexa el formato DRH

de Alta y los turna para el Vo.Bo. del:

Oficio y

Formato DRH

de Alta

Jefe del

Departamento

12 Revisa el oficio y el formato DRH de Alta,

rubrica oficio y los turna para firma a la

Directora de Administración.

Una vez firmado los documentos

Oficio y

Formato DRH

de Alta

Auxiliar 13 Recibe el oficio y el formato DRH de Alta

firmados, así como fotocopia la documentación.

Oficio y

Formato DRH

de Alta

Auxiliar 14 Elabora la relación de los movimientos que se

van a entregar para su respectiva alta y la turna

para firma del:

Relación

Jefe del

Departamento

15 Revisa y firma la relación, devolviéndola al:

Auxiliar 16 Recibe la relación de los movimientos firmada,

ordena el paquete de documentos a entregar

para el trámite de alta.

Las fotocopias deberán ser las siguientes:

Oficio de comunicado de Alta (7), Acuerdo del

Alta (2), Formato DRH de Alta (9), oficio de

solicitud de Alta (2) y documentos personales

del solicitante.

Auxiliar 17 Entrega el paquete de los movimientos de alta

en la Dirección General de Recursos Humanos

y Desarrollo de Personal, para que se realicen

los trámites correspondientes.

Relación,

Oficio, Formato

DRH de Alta,

Acuerdo de

Alta y

documentos

personales

Auxiliar 18 Recibe sello de acuse en el oficio de alta de los

movimientos entregados y entrega las copias de

conocimiento correspondientes.

Acuse

Auxiliar 19 Entrega los acuses sellados a la: Acuse

Secretaria 20 Recibe y entrega el acuse correspondiente a la

Dirección de Administración, fotocopia el

acuse sellado y lo turna al Auxiliar de Archivo

para la integración en el expediente del

empleado.

Acuse

Secretaria 21 Archiva el acuse correspondiente en el

expediente del Departamento de Recursos

Humanos.

Acuse


AUXILIARJEFE DEL DEPARTAMENTO DE

RECURSOS HUMANOSSECRETARIA


Hoja: 1 de 3


Área Administrativa: Departamento de Recursos Humanos

Procedimiento: Alta de Personal

Clave:

F-DC-12 Rev.00

Recibe y revisa el oficio original de la

solicitud de alta con los documentos

personales del solicitante

INICIO

Informa al solicitante que documentos

no están correctos o le hacen falta

Oficio

Recibe el oficio de solicitud de alta y la

documentación anexa; verifica que

venga el acuerdo del alta emitido por el

Secretario de Administración y Finanzas

y turna los documentos al

Requisita el formato DRH de Alta y lo

turna para su revisión al

Documentación

correcta y completaSI

NO

A

Recibe la documentación y rubrica el

formato de requisitos

Espera indicación de la Directora de

Administración para el trámite de alta

Recibe el oficio con el Vo. Bo. de la

Directora de Administración y turna los

documentos originales al

OficioOficio

Revisa y fotocopia la documentación

anexa del solicitante, y turna las

fotocopias al auxiliar del Archivo para

que elabore el expediente interno del

empleado

Solicita requisitar el formato DRH de Alta

a:

Formato DRH

de Alta

A

A

Revisa el formato DRH de Alta y verifica

que estén los datos correctos

Formato DRH

de Alta

FIN

1

2

3

78

654

9


Mayo de 2011



Hoja: 2 de 3F-DC-12

Rev.00




Clave:

Gobierno del Estado de TabascoSecretaría de Administración y finanzas

Elabora el oficio de comunicado de

alta dirigido a la Dirección General de

Recursos Humanos y Desarrollo de

Personal, anexa el formato DRH de

Alta y los turna para el Vo. Bo. del

Revisa el oficio y el formato DRH de

Alta, rubrica oficio y los turna para

firma a la Directora de Administración

Oficio y formato

DRH de Alta


Recibe el oficio y el formato DRH de

Alta firmados, fotocopia la

documentación

Oficio y formato

DRH de Alta

Elabora la relación de los

movimientos que se van a entregar

para su respectiva alta y la turna para

firma delRelación

Revisa y firma la relación,

devolviéndola al

Relación

Recibe la relación de los movimientos

firmada, ordena el paquete de

documentos a entregar para el

trámite de alta

Relación

Las fotocopias deberán ser las

siguientes:

Oficio de comunicado de Alta (7),

Acuerdo del Alta (2), Formato DRH

de Alta (9), oficio de solicitud de Alta

(2) y documentos personales del

solicitante

Oficio y formato

DRH de Alta


nuevamente con los datos correctos

B

NO

B

BFormato DRH de

Alta correcto

SI

C

16

1514

12 11

10

13


Mayo de 2011



Hoja: 3 de 3F-DC-12

Rev.00





Clave:

Entrega los acuses sellados a la

Recibe sello de acuse en el oficio de alta

de los movimientos entregados y

entrega las copias de conocimiento

correspondientes

Archiva el acuse correspondiente en el

expediente del Departamento de

Recursos Humanos

Recibe y entrega el acuse

correspondiente a la Dirección de

Administración, fotocopia el acuse

sellado y lo turna al Auxiliar de Archivo


empleado

FIN

Acuse

Acuse

Acuse

Acuse

D

Entrega el paquete de los movimientos

de alta en la Dir. Gral. De Rec. Humanos

y Desarrollo de Personal, para que se

realicen los trámites correspondientes

Relación, Oficio,

Formato DRH de

Alta, Acuerdo de

Alta y

documentos

personales

17

20

19

18

21


Mayo de 2011

Proceso:

Baja de Personal

Objetivo:



trámites de bajas del personal ante la Dirección


Personal.



En el oficio de solicitud de baja, se deberá

anexar renuncia en original y firmada por el

trabajador.

La renuncia deberá venir sellada de recibida por

el área respectiva, con la misma fecha en que se

elabora.

En el caso del personal por contratos de

Honorarios, en el oficio de solicitud de baja se

deberá anexar carta original de cancelación del

contrato dirigida al C. Subsecretario de

Administración y Finanzas y firmada por el

prestador de servicios.


los sellos y firmas correspondientes para darle

entrada y seguimiento.


Mayo de 2011





Baja de Personal

Responsable Act.

Núm.


documento

Secretaria 1 Recibe y sella copia del oficio de solicitud de

baja de personal con la renuncia anexa del

empleado.

Oficio

Secretaria 2 Recibe el cambio del oficio de solicitud de baja

y renuncia anexa en originales con el Vo. Bo.

de la Directora de Administración y lo turna al:

Jefe del

Departamento

3 Recibe y revisa el original del oficio de la

solicitud de baja y renuncia anexa, turnándolos

al:

Oficio

Auxiliar 4 Revisa y fotocopia la documentación, entrega

copias al Auxiliar del Archivo para la

integración en el expediente interno del

empleado.

Oficio

Auxiliar 5 Solicita requisitar el formato DRH de Baja a:

Secretaria 6 Requisita el formato DRH de Baja y turna para

su revisión al:

Formato DRH de

Baja

Auxiliar 7 Revisa el formato DRH de Baja y verifica que

estén los datos correctos.

Formato DRH de

Baja

Auxiliar ¿FORMATO DRH DE BAJA CORRECTO?

NO = Ir al paso 8

SI = Ir al paso 9

Auxiliar 8 Solicita a la Secretaria que elabore nuevamente

el DRH con los datos correctos.

DRH

Auxiliar 9 Elabora el oficio de comunicado de baja

dirigido a la Dirección General de Recursos

Humanos y Desarrollo de Personal, anexa el

formato DRH de Baja y turna para el Vo.Bo.

del:

Oficio y Formato

DRH de Baja

Jefe del

Departamento

10 Revisa el oficio y el formato DRH de Baja,

rubrica oficio y los envía para firma de la



Oficio y Formato

DRH de Alta

Auxiliar 11 Recibe el oficio y el formato DRH de Baja

firmados, fotocopia la documentación.

Oficio y Formato

DRH de Baja

Auxiliar 12 Elabora la relación de los movimientos que se

van a entregar para su respectiva baja y la turna

para firma del:

Relación

Jefe del

Departamento

13 Revisa y firma la relación, devolviéndola al:

Auxiliar 14 Recibe la relación de los movimientos firmada,

ordena el paquete de documentos a entregar

para el trámite de baja.

Las fotocopias deberán ser las siguientes:

Oficio de comunicado de Baja (7), Formato

DRH de Baja (9), oficio de solicitud de baja (2)

y renuncia del empleado (2).

Auxiliar 15 Entrega el paquete de los movimientos de baja


y Desarrollo de Personal, para que se realicen

los trámites correspondientes.

Relación,

Oficio, Formato

DRH de Baja y

la renuncia

Auxiliar 16 Recibe sello de acuse en el oficio de baja de los

movimientos entregados y entrega las copias de

conocimiento correspondientes.

Acuse

Auxiliar 17 Entrega los acuses sellados a la: Acuse

Secretaria 18 Recibe y entrega el acuse correspondiente a la

Dirección de Administración, fotocopia el

acuse sellado y lo turna al Auxiliar de Archivo


empleado.

Acuse

Secretaria 19 Archiva el acuse correspondiente en el

expediente del Departamento de Recursos

Humanos.

Acuse





Hoja: 1 de 2



Procedimiento: Baja de Personal

Clave:

F-DC-12 Rev.00

Recibe y sella copia del oficio de

solicitud de baja de personal con

renuncia anexa del empleado

INICIO

Recibe el cambio del oficio de solicitud

de baja y renuncia anexa en originales

con el Vo. Bo. De la Directora de

Administración y lo turna al:

Oficio

Recibe y revisa el original del oficio de la

solicitud de baja y renuncia anexa,

turnándolos al:

Requisita el formato DRH de Baja y lo

turna para su revisión al:

Oficio

Revisa y fotocopia la documentación, y

entrega copias al auxiliar de archivo

para la integración en el expediente

interno del empleado

Oficio

Solicita requisitar el formato DRH de

Baja a:

A

Oficio

Formato DRH

de Baja

Revisa el formato DRH de Baja y verifica

que estén los datos correctos

Formato DRH

de Baja

Formato DRH de

Baja correcto

SI

NO

A


nuevamente con los datos correctos

A

Elabora el oficio de comunicado de baja

dirigido a la Dirección General de Rec.

Humanos y Desarrollo de Personal,

anexa formato DRH de Baja y los turna

para el Vo. Bo. del: Oficio y formato

DRH de Baja

Revisa el oficio y el formato DRH de

Baja, rubrica oficio y los turna para firma

a la Directora de Administración


FIN

7

65

43

2

1

9

8

10


Mayo de 2011



Hoja: 2 de 2F-DC-12 Rev.00




Procedimiento: Baja de Personal

Clave:

Archiva el acuse correspondiente en el

expediente del Departamento de

Recursos Humanos

Recibe y entrega el acuse


Administración, fotocopia el acuse

sellado y lo turna al Auxiliar de Archivo


personal

Acuse

Acuse

Entrega los acuses sellados a la

Las fotocopias deberán ser las

siguientes:

Of. de comunicado de Baja (7), Formato

DRH de Baja (9), Of. de solicitud de Baja

(2) y renuncia del empleado (2)

Acuse

Entrega el paquete de los movimientos

de baja en la Dir. Gral. De Rec.

Humanos y Desarrollo de Personal, para

que se realicen los trámites

correspondientes

Recibe sello de acuse en el oficio de

baja de los movimientos entregados y

turna copia de conocimiento a quienes

correspondan

Revisa y firma la relación, devolviéndola

al:

Recibe la relación de movimientos de

baja firmada, ordena el paquete de

documentos a entregar para el trámite

de baja

Relación

Relación

Recibe el oficio y el formato DRH de

Baja firmados, fotocopia la

documentación

Elabora la relación de los movimientos

que se van a entregar para su respectiva

baja y la turna para firma del

FIN

A

Oficio y Formato

DRH de Baja

Relación

11

17

16

15

14

1312

Relación, Oficio,

Formato DRH de

Baja y la

renuncia

Acuse

19

18


Mayo de 2011

Proceso:

Crédito FONACOT

Objetivo:



trámites de crédito del empleado solicitante ante

FONACOT.



Se otorgará el crédito FONACOT al personal de

base y confianza, que su capacidad de pago no

supere en los descuentos a terceros, el límite del

30% de su salario.

El empleado deberá solicitar en el Área de

Incidencias los requisitos para realizar su

crédito FONACOT.

Las solicitudes requieren contar con las firmas

correspondientes del empleado solicitante y de

la Directora de Administración para darle

trámite y seguimiento ante FONACOT.


Mayo de 2011




Nombre del Procedimiento: Crédito FONACOT

Responsable Act.

Núm.


documento

Empleado

solicitante

1 Solicita trámite de FONACOT en:

Área de

Incidencias

2 Entrega al empleado fotocopia de solicitud de

crédito FONACOT, le explica el llenado del

mismo y los documentos requeridos para el

trámite.

Solicitud de

crédito

FONACOT

Empleado

solicitante

3 Recibe y requisita fotocopia de solicitud de

crédito FONACOT, anexando los documentos

señalados y lo turna para su trámite al:

Área de

incidencias

4 Recibe y revisa que la fotocopia de la solicitud

de crédito FONACOT esté debidamente

requisitada y coteja que los documentos anexos

estén completos.

Área de

incidencias

5 Verifica que el empleado tenga capacidad de

pago, revisando que en los descuentos a

terceros, no supere el límite del 30% de su

salario.

Área de

incidencias

¿Capacidad de pago dentro del límite?

No = Ir al paso 6, volver al paso 1

Si = Ir al paso 7

Área de

incidencias

6 Devuelve al empleado fotocopia de su solicitud,

explicando que no procede su crédito porque

rebasa el límite indicado.

Área de

incidencias

7 Requisita el formato original de solicitud de

crédito FONACOT, en base a la fotocopia

presentada por el empleado.

Solicitud de

crédito

FONACOT

Área de

incidencias

8 Elabora el oficio dirigido al Delegado de

FONACOT, anexando las solicitudes, así como

la relación de los créditos que se van a tramitar

y los turna para Vo. Bo. del:

Oficio,

Solicitud de

crédito

FONACOT y

Relación de

créditos

Jefe del

Departamento

9 Recibe y rubrica el oficio y los formatos de

solicitud de crédito FONACOT, firma la

relación de los mismos y devuelve la

documentación al:

Oficio,

Solicitud de

crédito

FONACOT y

Relación de

créditos

Área de

Incidencias

10 Recibe y turna el oficio y los formatos de

solicitud de crédito FONACOT para firma de la


Oficio y

Solicitud de

crédito

FONACOT

Área de

incidencias

11

Una vez firmados los documentos

Fotocopia el oficio para los acuses

correspondientes, anexa solicitudes de crédito

FONACOT y relación de los mismos y entrega

a:

Oficio,

Solicitud de

crédito

FONACOT y

Relación de

créditos

Auxiliar 12 Recibe y entrega el oficio, las solicitudes de

crédito FONACOT y la relación de los mismos

en la oficina de FONACOT para el trámite

respectivo.

Oficio

Solicitud de

crédito

FONACOT

Relación de

créditos

Auxiliar 13 Recibe y entrega los acuses al Área de

Incidencias, informando el día en que

notificarán por parte de FONACOT, la

aprobación de los créditos solicitados.

Acuses

Auxiliar

14

Transcurrida la fecha indicada

Asiste a las oficinas de FONACOT para

recoger los originales de las solicitudes de

crédito aprobadas y las turna al:

Solicitud de

crédito

FONACOT

Área de

Incidencias

15 Recibe originales de las solicitudes de crédito

FONACOT, las fotocopia y comunica al

empleado la aprobación de su crédito.

Solicitud de

crédito

FONACOT

Empleado

solicitante

16 Recibe original de solicitud de crédito

FONACOT y firma de recibido en las

fotocopias de la misma.

Solicitud de

crédito

FONACOT

Área de

Incidencias

17 Archiva fotocopia de la solicitud de crédito en

su respectivo expediente y la otra en el

expediente del empleado solicitante.


AREA DE INCIDENCIASEMPLEADO SOLICITANTE


Hoja: 1 de 2



Procedimiento: Crédito FONACOT

Clave:

F-DC-12 Rev.00

Solicita trámite de FONACOT en:

INICIO

Entrega al empleado fotocopia de

solicitud de crédito FONACOT, le explica

el llenado del mismo y los documentos

requeridos para el trámite

Capacidad de

pago dentro del

límite

Devuelve al empleado fotocopia de su

solicitud, explicando que no procede su

crédito porque rebasa el límite indicado

Recibe y requisita fotocopia de solicitud

de crédito FONACOT, anexando los

documentos señalados y lo turna para

su trámite al

SI

NO

A

Recibe y revisa que la fotocopia de la

solicitud del crédito FONACOT esté

debidamente requisitada y coteja que los

doctos. anexos estén completos

Verifica que el empleado tenga

capacidad de pago, revisando que en

los descuentos a terceros, no supere el

límite del 30% de su salario

Requisita el formato original de solicitud

de crédito FONACOT, en base a la

fotocopia del formato presentada por el

empleado

A

A

Solicitud de

crédito

FONACOT

Solicitud de

crédito

FONACOT

1

7

6

5

4

3

2


Mayo de 2011


RECURSOS HUMANOSAREA DE INCIDENCIASEMPLEADO SOLICITANTE

Hoja: 2 de 2F-DC-12 Rev.00



Procedimiento: Crédito FONACOT

Clave:

Gobierno del Estado de TabascoSecretaría d Administración y Finanzas



correspondientes, anexa solicitudes

de crédito FONACOT y relación de

los mismos y los entrega al:

Recibe y entrega el oficio, las

solicitudes de crédito FONACOT y la

relación de los mismos en la oficina

de FONACOT para el trámite

respectivo

Recibe y entrega los acuses al Área

de Incidencias, informando el día en

que notificarán por parte de

FONACOT, la aprobación de los

créditos solicitados

Transcurrida la fecha indicada

Asiste a las oficinas de FONACOT

para recoger los originales de las

solicitudes de crédito aprobadas y

las turna al:

Recibe originales de las solicitudes

de crédito FONACOT, las fotocopia y

comunica al empleado la aprobación

de su créditoSolicitud de

crédito

FONACOT

Archiva fotocopia de la solicitud de

crédito en su respectivo expediente y

la otra en el expediente del

empleado solicitante

Acuses

Elabora el oficio dirigido al Delegado

de FONACOT, anexando las

solicitudes, así como la relación de

créditos que se van a tramitar y los

turna para Vo. Bo. del

Recibe y turna el oficio y los formatos

de solicitud de crédito FONACOT

para firma de la Directora de

Adminuistración

B

Recibe y rubrica oficio y los formatos

de solicitud de crédito FONACOT,

firma la relación de los mismos y

devuelve la documentación al

FIN

Recibe original de solicitud de

crédito FONACOT y firma de

recibido en las fotocopias de la

misma

8 9

Oficio, solicitud

de crédito

FONACOT y

relación de

créditos

10

11

Oficio, solicitud

de crédito

FONACOT y

relación de

créditos

Oficio y

solicitud de

crédito

FONACOT

Oficio, solicitud

de crédito

FONACOT y

relación de

créditos

Oficio, solicitud

de crédito

FONACOT y

relación de

créditos

17

1615 14

13

12

Solicitud de

crédito

FONACOT

Solicitud de

crédito

FONACOT


Mayo de 2011

Proceso:

Licencias Médicas

Objetivo:

Concentrar, revisar y clasificar las licencias

médicas del personal en base a los días otorgados,

para efectuar de manera eficiente y oportuna el

trámite de las mismas ante la Dirección General de

Recursos Humanos y Desarrollo de Personal.



Sólo se aceptarán las Licencias Médicas

expedidas por el Instituto de Seguridad Social

del Estado de Tabasco (ISSET).

Las Licencias Médicas deberán venir con fecha

en que se otorga y sello de la Jefatura de

Consulta Externa, así como nombre y firma del

médico que la emite.

La Dirección de Adscripción del trabajador

deberá sellar de recibido original de la licencia

médica y turnarla mediante oficio o

memorándum para su trámite a la Dirección de

Administración dentro del término de 3 días

después de la quincena.

Las Licencias Médicas deberán enviarse

mediante oficio para su trámite a la Dirección


Personal.

Cuando son Licencias Médicas por 30 días, se

anexa al oficio el original de la misma.

En cuanto a Licencias Médicas de 60 o más días

se anexa al oficio, el original de la misma y

Formato D.R.H. debidamente requisitado y

firmado por la Directora de Administración.


Mayo de 2011





Licencias Médicas

Responsable Act.

Núm.


documento

Secretaria 1 Recibe copia de licencia médica, verifica que

esté sellada de recibido por el jefe inmediato y

con sello de la jefatura de consulta externa

ISSET

Licencia

médica

Secretaria

2

Espera cambio de los documentos originales

con la Dirección de Administración.

Recibe originales de las licencias médicas, sella

acuse de recibido y turna documentos al:

Licencia

médica

Jefe del

Departamento

3 Recibe y revisa original de licencia médica y

turna para su seguimiento al:

Licencia

médica

Área de

Incidencias

4 Recibe licencias médicas y determina el tipo de

licencia a tramitar.

Licencia

médica

Área de

Incidencias

¿Licencias médicas menor de 30 días?

Si = Ir al paso 5

No = Ir al paso 6, volver al paso 1

Área de

Incidencias

5 Hace la anotación en la tarjeta de asistencia del

empleado y en el control de asistencia, de los

días de licencia médica autorizados.

Tarjeta y

Control de

asistencia

Área de

Incidencias

6 Verifica si la licencia médica es de 30 días.

Área de

Incidencias

¿Licencias médicas de 30 días?

Si = Ir al paso 7

No = Ir al paso 13

Área de

Incidencias




Tarjeta y

Control de

asistencia

Área de

Incidencias

8 Elabora el oficio a la Dirección General de

Recursos Humanos de la Subsecretaría de

Administración, y turna para rubrica del Jefe

del Departamento de Recursos Humanos y de la

Directora de Administración, respectivamente.

Oficio

Área de

Incidencias

9

Una vez firmado el documento

Fotocopia el oficio para los acuses, anexa la

licencia médica y turna para su trámite al:

Oficio y

Licencia

médica

Auxiliar 10 Recibe documentación, entrega original del

oficio y licencia médica en la Dirección

General de Recursos Humanos, así como los

acuses en las áreas correspondientes, y entrega

acuses sellados a la:

Oficio y

Licencia

médica

Secretaria 11 Recibe y archiva su acuse en el expediente y

entrega los acuses respectivos al:

Acuse

Área de

Incidencias

12 Recibe y archiva su acuse en el expediente de

Licencias Médicas y en el expediente del

empleado.

Acuse

Área de

Incidencias

13 Verifica si la licencia médica es mayor de 30

días.

Área de

Incidencias

¿Licencia Médica es mayor de 30 días?

Si = Ir al paso 14

No = volver al paso 1

Área de

Incidencias




Tarjeta y

Control de

asistencia

Área de

Incidencias

15 Elabora oficio y Formato DRH, turnándolos

para Vo. Bo. al:

Oficio y

Formato DRH

Jefe del

Departamento

16 Recibe, revisa oficio y Formato DRH, y rubrica

oficio entregándolos al:

Oficio y

Formato DRH

Área de

Incidencias

17 Recibe oficio rubricado y Formato DRH y los

envía para firma de la Directora de

Administración.

Oficio y

Formato DRH

Área de

Incidencias

18



correspondientes, anexa Formato DRH y

Licencia médica, y los turna para su trámite al:

Oficio,

Formato DRH y

Licencia

médica

Auxiliar 19 Recibe la documentación, entrega original del

oficio, Formato DRH y Licencia médica en la

Dirección General de Recursos Humanos, y los

acuses en las áreas correspondientes, turnando

los acuses sellados a la:

Oficio,

Formato DRH y

Licencia

médica

Secretaria 20 Recibe y archiva su acuse en el expediente y

turna los acuses respectivos al:

Acuse

Área de

Incidencias

21 Recibe y archiva sus acuses en el expediente de

Licencias Médicas y en el expediente del

empleado.

Acuse


AREA DE INCIDENCIAS AUXILIARJEFE DEL DEPARTAMENTO DE



Hoja: 1 de 3



Procedimiento: Licencias Médicas

Clave:

F-DC-12 Rev.00

Recibe copia de licencia médica, verifica

que esté sellada de recibido por el jefe

inmediato y con sello de la jefatura de

consulta externa ISSET

INICIO

Licencia médica

Recibe originales de las licencias

médicas, sella acuse de recibido y turna

documentos al

Recibe y revisa original de licencia

médica y turna para su seguimiento al

Hace la anotación en la tarjeta de

asistencia del empleado y en el control

de asistencia, de los días de licencia

médica autorizados

Espera cambio de los documentos

originales con la Dir. de Administración

Recibe licencias médicas y determina el

tipo de licencia a tramitar

LICENCIAS

MEDICAS MENOR

DE 30 DIASA

NO

SI

A

LICENCIAS

MEDICAS DE

30 DIAS

BNO

SI




médica autorizados

Licencia médicaLicencia médica

Tarjeta y Control

de asistencia

Tarjeta y Control

de asistencia

1

Licencia médica

1111

5

432

Verifica si la licencia médica es de 30

días

7

6

A


Mayo de 2011

AUXILIARAREA DE INCIDENCIASJEFE DEL DEPARTAMENTO DE





Clave:

F-DC-12 Rev.00

Hoja: 2 de 3


Fotocopia el oficio para los acuses,

anexa la licencia médica y turna para

su trámite alOficio y

Licencia médica

Recibe la documentación, entrega

original del oficio y licencia médica en

la Dir. Gral. de Rec. Humanos, así

como los acuses en las áreas

correspondientes, y entrega los acuses

sellados a la

Recibe y archiva su acuse en el

expediente y entrega los acuses

respectivos al


expediente de Licencias médicas y en

el expediente del empleado

B

LICENCIAS

MEDICAS

MAYOR DE 30

DIAS




médica autorizados

SI

NO

FIN

Oficio y

Licencia médica

Acuse

Tarjeta y Control

de asistencia

Elabora el oficio a la Dir. Gral. de Rec.

Humanos de la Subsecretaría de

Admón., turna para rubrica del Jefe del

Depto. de Rec. Humanos y de la

Directora de Administración,

respectivamente

8

B

Oficio

12

11

109

Acuse

Verifica si la licencia médica es mayor

de 30 días


14

13

C


Mayo de 2011

AUXILIARAREA DE INCIDENCIASJEFE DEL DEPARTAMENTO DE


Hoja: 3 de 3




Clave:

F-DC-12 Rev.00



correspondientes, anexa Formato

DRH y Licencia Médica, y los turna

para su trámite al

Recibe la documentación,

entrega original del oficio,

Formato DRH y Licencia Médica

en la Dir. Gral. de Rec. Humanos,

y los acuses en las áreas

correspondientes, turnando los

acuses sellados a laOficio,

Formato DRH

y Licencia

médica

FIN

15

C

Elabora oficio y Formato DRH,

turnándolos para Vo. Bo. al

Oficio y Formato

DRH

Recibe, revisa oficio y Formato

DRH, y rubrica oficio entregándolos

al

Oficio y Formato

DRH

Recibe oficio rubricado y Formato

DRH y los envía para firma de la

Directora de Administración

Oficio y Formato

DRH

1918

17

16



expediente y turna los acuses

respectivos al

Oficio,

Formato DRH

y Licencia

médica

Acuse

Recibe y archiva sus acuses en el

expediente de Licencias Médicas y

en el expediente del empleado

Acuse

20

21


Mayo de 2011

Proceso:

Recepción de nóminas

Objetivo:

Concentrar y revisar las nóminas Ejecutiva y de

Honorarios, verificando que los importes de los

sueldos del personal estén correctos y que se hayan

aplicado las deducciones correspondientes.



El reporte de las nóminas Ejecutiva y de

Honorarios se deberá entregar a la Dirección de

Tesorería de esta Secretaría, en las fechas

indicadas en el Calendario para la Emisión de

Nóminas, emitido por la Dirección General de

Recursos Humanos y Desarrollo de Personal,

para que realice oportunamente el pago al

personal.


Mayo de 2011





Recepción de nóminas

Responsable Act.

Núm.


documento

Auxiliar 1 Recibe el original de las Nóminas Ejecutiva, de

Honorarios y de Pensión Alimenticia con sus

respectivos sobres de pago.

Oficio

Auxiliar 2 Verifica en el kardex del personal los

movimientos de baja que se hayan presentado

en la quincena y revisa que no aparezcan en las

nóminas.

Auxiliar

3

En caso de que aparezca en nómina alguna baja

Separa el sobre de pago que se va a reintegrar e

informa al Jefe del Departamento para que

realice el reintegro.

Jefe del

Departamento

4 Introduce los datos del personal dado de baja en

el sistema de bancos y procede a eliminarlo del

abono a cuenta para realizar el reintegro en

efectivo.

Jefe del

Departamento

5 Elabora el Formato de Reintegro por Baja del

Personal, con los datos contenidos en el sobre

de pago.

Formato de

Reintegro

Jefe del

Departamento

6 Verifica que el importe y el total de empleados

tanto en abono a cuenta como en efectivo,

coincida con el importe y el total de empleados

de las Nóminas Ejecutiva y de Honorarios.

Jefe del

Departamento

7 Elabora y rubrica los oficios de reporte de las

Nóminas Ejecutiva y de Honorarios, dirigidos a

la Dirección de Tesorería, así como los

Formatos de Reintegro.

Oficio y

Formato de

Reintegro

Jefe del

Departamento

8 Turna los oficios y los Formatos de Reintegro,

para firma de la Directora de Administración.

Oficio y

Formato de

Reintegro

Jefe del

Departamento

9


Elabora los sobres de pago de la Nómina de

Honorarios, en base al importe señalado en la

misma.

Jefe del

Departamento

10 Turna los oficios y los formatos de reintegro

firmados, así como los sobres de pago de

Honorarios, anexando los diskettes de reporte

Oficio y

Formato de

Reintegro

de las Nóminas Ejecutiva y de Honorarios al:

Auxiliar 11 Recibe los oficios y los Formatos firmados, los

sobres de pago de Honorarios y los diskettes,

fotocopia los oficios para entregar las copias

correspondientes.

Oficio y

Formato de

Reintegro

Auxiliar 12 Entrega en la Dirección de Tesorería los oficios

con los formatos y diskettes, anexando original

de las Nóminas Ejecutiva, de Honorarios y de

Pensión Alimenticia con sus respectivos sobres

de pago.

Oficio y

Formato de

Reintegro

Auxiliar 13 Recibe los acuses sellados de los oficios,

entrega las copias de conocimiento a quienes

correspondan y turna acuses sellados a la:

Acuse

Secretaria 14 Recibe y turna el acuse correspondiente a la

Dirección de Administración.

Acuse

Secretaria 15 Archiva acuse en la carpeta de Nóminas

Ejecutiva y en la de Honorarios.


SECRETARIAJEFE DEL DEPARTAMENTO DE

RECURSOS HUMANOSAUXILIAR

Gobierno del Estado de TabascoSecetaría de Administración y Finanzas

Hoja: 1 de 2



Procedimiento: Recepción de nóminas

Clave:

F-DC-12 Rev.00

Recibe el original de las Nóminas

Ejecutiva, de Honorarios y de Pensión

Alimenticia con sus respectivos sobres

de pago

INICIO

Verifica en el kardex del personal los

movimientos de baja que se hayan

presentado en la quincena y revisa que

no aparezcan en las nóminas

Separa el sobre de pago que se va a

reintegrar e informa al Jefe del

Departamento para que realice el

reintegro

Introduce los datos del personal dado de

baja en el sistema de bancos y procede

a eliminarlo del abono a cuenta para

realizar el reintegro en efectivo

Elabora el formato de Reintegro por Baja

del Personal, con los datos contenidos

en el sobre de pago

Formato de

Reintegro

A

Verifica que el importe y el total de

empleados tanto en abono a cuenta

como en efectivo, coincida con el

importe y el total de empleados de las

Nóminas Ejecutiva y de Honorarios

Elabora y rubrica los oficios de reporte

de las Nóminas Ejecutiva y de

Honorarios, dirigidos a la Dirección de

Tesorería, así como los formatos de

Reintegro

En caso de que aparezca en nómina

alguna baja

Turna los oficios y los formatos de

Reintegro, para firma de la Directora de

Administración

Oficio y Formato

de Reintegro

Oficio y Formato

de Reintegro


1

8

7

6

5

43

2


Mayo de 2011

SECRETARIAJEFE DEL DEPARTAMENTO DE

RECURSOS HUMANOSAUXILIAR

F-DC-12 Rev.00

Hoja: 2 de 2




Procedimiento: Recepción de nóminas

Clave:

Recibe y turna el acuse


Administración

Archiva acuse en la carpeta de

Nóminas Ejecutiva y en la de

Honorarios

FIN

Entrega en la Dir. de Tesorería los

oficios con los formatos y diskettes,

anexando original de las Nóminas

Ejecutiva, de Honorarios y de Pensión

Alimenticia con sus respectivos sobres

de pago

Recibe los acuses sellados de los

oficios, entrega las copias de

conocimiento a quienes correspondan

y turna acuses sellados a la

Acuse

Acuse

Oficio y Formato

de Reintegro

Recibe los oficios y los formatos

firmados, los sobres de pago de

Honorarios y los diskettes, fotocopia

los oficios para entregar las copias

correspondientes(8)

Oficio y Formato

de ReintegroOficio y Formato

de Reintegro

Elabora los sobres de pago de la

nómina de Honorarios, en base al

importe señalado en la misma

Turna los oficios y los formatos de

Reintegro firmados, así como sobres

de pago de Honorarios, anexando los

diskettes de reporte de las nóminas

Ejecutiva y Honorarios al

B

9

1011

12

13

Acuse

15

14


Mayo de 2011

Proceso:

Control de asistencia

Objetivo:

Supervisar y verificar quincenalmente que el

personal realice oportunamente el registro de

entrada y salida en sus tarjetas de asistencia,

tomando en consideración la documentación que

justifique alguna inasistencia.



El registro y control de asistencia del personal

se sujeta a las reglas establecidas en el Art. 51

de las Condiciones Generales de Trabajo.

Se considerarán como faltas injustificadas de

asistencia las señaladas en el Art. 52 de las

Condiciones Generales de Trabajo.

Cuando el trabajador esté imposibilitado para

concurrir a sus labores por enfermedad o

accidente, deberá dar aviso a su jefe inmediato

directamente o a través de su representante

sindical, dentro de los 3 días hábiles siguientes

al inicio de su horario de trabajo, tal y como se

indica en el Art. 55 de las Condiciones

Generales de Trabajo.

Los oficios y memorándums para justificar

alguna inasistencia del personal, se deberán

enviar a la Dirección de Administración a más

tardar 3 días después de haber ocurrido la falta

y/o 3 días después de la quincena

correspondiente.


Mayo de 2011




Nombre del Procedimiento: Control de asistencia

Responsable Act.

Núm.


documento

Área de

Incidencias

1 Revisa las tarjetas de asistencia del personal,

relaciones de asistencia de las receptorías

foráneas y cajas recaudadoras.

Tarjetas y

relaciones de

asistencia

Área de

Incidencias

2 Revisa los justificantes del personal y verifica

si proceden o no

Justificante

Área de

Incidencias

¿Procede la justificación del personal?

No = Ir al paso 3

Si = Ir al paso 7

Área de

Incidencias

3 Elabora el memorándum dirigido al Director(a)

del Área que lo envió, explicando el motivo por

el cual no procede la justificación y lo turna

para firma del:

Memorándum

Jefe del

Departamento

4 Revisa el memorándum, firma y turna a: Memorándum

Área de

Incidencias

5 Recibe y envía el memorándum al Director(a)

del Área correspondiente.

Memorándum

Área de

Incidencias

6 Archiva acuses sellados, uno en el expediente

del trabajador y otro para su archivo.

Área de

Incidencias

7 Registra la anotación del justificante en la

tarjeta y el control de asistencia del trabajador.

Área de

Incidencias

8 Elabora el vaciado de las mismas en el

concentrado de asistencia y contabiliza las

faltas y retardos del personal.

5 retardos equivalen a una falta; 1 minuto

después de la tolerancia equivale a ½ falta,

checar entrada y no checar salida y viceversa,

equivale a una falta.

Concentrado de

asistencia

Área de

Incidencias

9 Verifica que el empleado no presente 4 faltas en

su tarjeta de asistencia, sin permiso o

justificación alguna.

Área de

Incidencias

¿Presentan 4 faltas sin justificación?

Si = Ir al paso 10

No = Ir al paso 14

Área de

Incidencias

10

Elabora el memorándum dirigido al Procurador

Fiscal, notificando la inasistencia del empleado

y turna a:

Memorándum

Jefe del

Departamento

11 Revisa el memorándum, da Vo. Bo., firma y

turna a:

Memorándum

Área de

Incidencias

12 Recibe el memorándum firmado, anexa

fotocopia de la tarjeta de asistencia del

trabajador y envía a la Procuraduría Fiscal.

Memorándum

Área de

Incidencias

13 Archiva acuses sellados, uno en el expediente

del trabajador y otro para su archivo.

Área de

Incidencias

14 Elabora quincenalmente la relación total de las

faltas del personal, la imprime y guarda copia

en diskette.

Relación de

faltas

Área de

Incidencias

15 Elabora el oficio de faltas dirigido a la

Dirección General de Recursos Humanos de la

Subsecretaría de Administración, anexa la

relación de faltas y turna para su Vo. Bo. al:

Oficio y

Relación de

faltas

Jefe del

Departamento

16 Revisa el oficio y relación anexa, rúbrica y

turna a:

Oficio y

Relación de

faltas

Área de

incidencias

17 Recibe el oficio y la relación anexa rubricados,

envíalos a firma a la Directora de

Administración.


Oficio y

Relación de

faltas

Área de

Incidencias

18 Entrega el oficio con la relación de faltas y el

diskette al:

Oficio y

Relación de

faltas

Auxiliar 19 Recibe y entrega la documentación y diskette


de la Subsecretaría de Administración y las

copias en las áreas indicadas.

Oficio

Relación de

faltas

Auxiliar 20 Turna los acuses sellados a la: Acuse

Secretaria 21 Recibe y archiva acuses sellados del oficio y la

relación en su expediente, y entrega copia del

mismo al:

Acuse

Área de

Incidencias

22 Recibe y archiva copia del acuse en el

expediente.


JEFE DEL DEPARTAMENTO DE

RECURSOS HUMANOSAREA DE INCIDENCIAS


Hoja: 1 de 3



Procedimiento: Control de asistencia

Clave:

F-DC-12 Rev.00

Revisa las tarjetas de asistencia del

personal, relaciones de asistencia de las

receptorías foráneas y cajas

recaudadoras

INICIO

Revisa los justificantes del personal y

verifica si proceden o no

Procede la

justificación

Tarjetas y

relaciones de

asistencia

Justificante

Elabora el memorándum dirigido al

Director(a) del Area que lo envío,

explicando el motivo por el cual no

procede la justificación y lo turna para

firma del

Memorándum

Revisa el memorándum, da Vo. Bo.,

firma y turna al

Memorándum

Recibe y entrega el memorándum al

Director(a) del Area correspondiente

Archiva acuses sellados, uno en el

expediente del empleado y otro para su

archivo

Memorándum

NO

SIA

1

6

5

43

2

A


Mayo de 2011

SECRETARIAAUXILIARJEFE DEL DEPARTAMENTO DE






Clave:

F-DC-12 Rev.00

Hoja: 2 de 3

Registra la anotación del justificante en

la tarjeta de asistencia del empleado y

en su respectivo control de asistencia

Elabora el vaciado de las mismas en el

concentrado de asistencia y contabiliza

las faltas y retardos del personal

5 retardos equivalen a una falta; 1 minuto

después de la tolerancia equivale a½ falta,

checar entrada y no checar salida y

viceversa, equivale a una falta.

Verifica que el empleado no presente 4

faltas en su tarjeta de asistencia sin

permiso o justificación alguna.

Presentan 4 faltas sin

justificación

NO

SI

Elabora el memorándum dirigido al

Procurador Fiscal, notificando la

inasistencia del empleado y lo turna al:

Memorándum

Revisa el memorándum, da Vo. Bo.,

firma y turna al:

Memorándum

Recibe el memorándum firmado, anexa

fotocopia de la tarjeta de asistencia del

empleado y lo turna a la Procuraduría

Fiscal

Memorándum

Archiva acuses sellados, uno en el

expediente del empleado y otro para su

archivo

B

Concentrado de

asistencia

B

9

1110

8

7

13

12

C


Mayo de 2011

SECRETARIAAUXILIARJEFE DEL DEPARTAMENTO DE


Hoja: 3 de 3

Gobierno del Estado de TabascoSecretaría de administración y Finanzas




Clave:

F-DC-12 Rev.00

D

Elabora quincenalmente la relación total

de las faltas del personal, la imprime y

guarda copia en diskette

Relación de

faltas

Elabora el oficio de faltas dirigido a la

Dirección General de Recursos


Administración, anexa la relación de

faltas y turna para su Vo. Bo. al

Revisa el oficio y relación anexa,

rúbrica y lo turna al

Oficio y relación

de faltas

Oficio y relación

de faltas

Recibe el oficio y la relación anexa

rubricados, los envía para firma a la

Directora de Administración

Oficio y relación

de faltas

Recibe y entrega la documentación y

diskette en la Dir. Gral. De Rec.


Administración y las copias en las áreas

indicadas

Oficio y relación

de faltas

Turna los acuses sellados a la:

Acuse

Recibe y archiva acuses sellados

del oficio y relación en su

expediente y turna copia del

mismo al:

Acuse

Recibe y archiva copia del acuse en el

expediente

FIN


Entrega el oficio con relación de faltas y

diskette al

Oficio y relación

de faltas

14

22

2120

1918

17

1615


Mayo de 2011

Proceso:

Control de días económicos

Objetivo:

Mantener actualizado el registro de días

económicos otorgados al personal en base a las

solicitudes recepcionadas, generando a fin de año

el conteo de días económicos no disfrutados para

realizar oportunamente el trámite de pago de los

mismos ante la Dirección General de Recursos

Humanos y Desarrollo de Personal.



El Personal sindicalizado tiene derecho a gozar

de 13 días económicos al año como máximo, en

base a lo estipulado en el Art. 95 de las

Condiciones Generales del Trabajo.

El personal sindicalizado deberá solicitar a su

jefe inmediato con un día de anticipación la

autorización para su día económico, el cual no

deberá exceder de 2 días consecutivos.

Las solicitudes de días económicos, se deberán

enviar oportunamente mediante memorándum a

la Dirección de Administración para su

aprobación.

En ningún caso se concederán días económicos

en períodos inmediatos a vacaciones, como lo

establece el Art. 95 de las Condiciones

Generales del Trabajo.

Los días económicos no disfrutados, se pagarán

en la segunda quincena del mes de febrero del

año siguiente.


Mayo de 2011




Nombre del Procedimiento: Control de días económicos

Responsable Act.

Núm.


documento

Secretaria 1 Recibe y sella acuses de memorándums de

solicitud de días económicos, vacaciones y/o

justificaciones.

Memorándum

Secretaria

2

Espera cambio de documentos originales con la


Turna los memorándums originales de solicitud

de días económicos, vacaciones y/o

justificaciones para conocimiento del:

Memorándum

Jefe del

Departamento

3 Recibe y rúbrica memorándums originales, los

clasifica si son de justificaciones los turna al

Área de Incidencias, y los de días económicos

y/o vacaciones los turna al:

Memorándum

Auxiliar de

Archivo

4 Recibe memorándums originales de solicitud de

días económicos y/o vacaciones.

Memorándum

Auxiliar de

Archivo

5 Revisa y verifica su control de días económicos

y/o de vacaciones, para determinar si procede o

no la solicitud.

Auxiliar de

Archivo

¿Procede solicitud?

Si = Ir al paso 6

No = Ir al paso 10

Auxiliar de

Archivo

6 Registra en el expediente del empleado

solicitante los días económicos y/o vacaciones

autorizados y envía el memorándum original de

solicitud al:

Memorándum

Área de

incidencias

7 Recibe y revisa el memorándum original de

solicitud, registrando en la tarjeta de asistencia

del empleado los días económicos y/o

vacaciones autorizadas.

Tarjeta de

asistencia

Área de

incidencias

8 Fotocopia memorándum de solicitud, archiva el

original en el expediente de control de

asistencia y turna copia del mismo al:

Auxiliar de

Archivo

9 Recibe y archiva copia del memorándum en el

expediente del personal.

Auxiliar de 10 Informa verbalmente el motivo por el cual no

Archivo procede la solicitud correspondiente al:

Jefe del

Departamento

11 Solicita al Área de Incidencias elaborar

memorándum al Director del Área del

empleado solicitante para informar porque no

procede la solicitud correspondiente.

Área de

incidencias

12 Elabora el memorándum, y lo turna para firma

del:

Memorándum

Jefe del

Departamento

13 Revisa, firma y devuelve el memorándum al:

Área de

Incidencias

14 Recibe y fotocopia el memorándum, turnando

original al Director del Área solicitante y copias

de conocimiento a las áreas correspondientes.

Memorándum

Área de

Incidencias

15 Archiva acuse y turna copia del mismo a: Memorándum

Auxiliar de

Archivo

16 Recibe y archiva copia del memorándum en el

expediente del personal.

Memorándum


AREA DE INCIDENCIASAUXILIAR DE ARCHIVOJEFE DEL DEPARTAMENTO DE



Hoja: 1 de 2



Procedimiento: Control de días económicos

Clave:

F-DC-12 Rev.00

Recibe y sella acuses de memorándums

de solicitud de días económicos,

vacaciones y/o justificaciones

INICIO

Turna los memorándums originales de

solicitud de días económicos,

vacaciones y/o justificaciones para

conocimiento del

Procede solicitud

Memorándum

Memorándum

Registra en el expediente del empleado

solicitante los días económicos y/o

vacaciones autorizados y envía el

memorándum original de solicitud al

Recibe y rúbrica memorándums

originales, los clasifica si son de

justificaciones los turna al Área de

Incidencias, y los de días económicos y/

o vacaciones los turna al

Memorándum

Recibe y revisa el memorándum original

de solicitud, registrando en la tarjeta de

asistencia del empleado los días

económicos y/o vacaciones autorizadas

Tarjeta de

asistencia

NO

SI

Espera cambio de documentos

originales con la Dirección de

Administración

Recibe memorándums originales de

solicitud de días económicos y/o

vacaciones

Memorándum

Revisa y verifica su control de días

económicos y/o de vacaciones, para

determinar si procede o no la solicitud

Fotocopia memorándum de solicitud,

archiva el original en el expediente de

control de asistencia y turna copia del

mismo al

Memorándum

Memorándum

A

Recibe y archiva copia del memorándum

en el expediente del personal

Memorándum

1

2

9 8

76

5

43


Mayo de 2011

AREA DE INCIDENCIASAUXILIAR DE ARCHIVOJEFE DEL DEPARTAMENTO DE

RECURSOS HUMANOS

F-DC-12 Rev.00



Procedimiento: Control de días económicos

Clave:

Hoja: 2 de 2

Gobierno del Estado de TabascoSecretaría de Administraión y Finanzas

A

Informa verbalmente el motivo por el

cual no procede la solicitud

correspondiente al

Solicita al Área de Incidencias elaborar

el memorándum al Director del Área

del empleado solicitante para informar

porque no procede la solicitud

correspondiente

Revisa, firma y devuelve el

memorándum al

Memorándum

FIN

Elabora el memorándum y lo turna

para firma del

Memorándum

Memorándum

Recibe y fotocopia el memorándum,

turnando el original al Director del Área

solicitante y copias de conocimiento a

las áreas correspondientes

Memorándum

Archiva acuse y turna copia del mismo

a

Memorándum

Recibe y archiva copia del

memorándum en el expediente del

personal

Memorándum

10

15

14

13

12

11

16


Mayo de 2011

Proceso:

Suministro de bienes y artículos de consumo

Objetivo:

Atender el suministro oportuno de los bienes de

consumo solicitados por las áreas usuarias, con la

finalidad de apoyar la operatividad administrativa

de cada una.



Las áreas deberán solicitar sus

requerimientos, a través del sistema

SIGAD.

Suministrar el material, de acuerdo a las

existencias del almacén.



Tabasco.




Manual de Normas Presupuestarias Para la

Administración Pública del Gobierno del

Estado de Tabasco.

Ley Orgánica del Poder Ejecutivo del

Estado.


Mayo de 2011





Suministro de bienes y artículos de consumo

Responsable Act.

Núm.


documento

Auxiliar 1 Recibe solicitud por el sistema y entrega a: Sistema de

Gestión

Administrativa

SIGAD

Jefe del área

almacén

2 Verifica en el registro del control, la existencia

del material solicitado.

Jefe del área

almacén

EXISTENCIA DEL MATERIAL

No: ir al paso 3

Si: ir al paso 4

Jefe del área

almacén

3 Notifica al usuario.

Jefe del área

almacén

4 Autoriza el material requerido, considerando las

existencias y el historial de los suministros.

Jefe del área

almacén

5 Imprime la hoja de pedidos con las cantidades

autorizadas.

Auxiliar 6 Entrega el material, de acuerdo a lo descrito en

la hoja del pedido.

Auxiliar 7 Notifica telefónicamente al usuario que su

solicitud esta lista para su entrega.

Auxiliar 8 Entrega el material, verificando que la cantidad

sea de acuerdo al pedido, requisitando la firma

de recibido de conformidad de quien recepciona

y sello de despacho.


AUXILIARJEFE DEL AREA DE ALMACEN


Hoja: 1


Área Administrativa: Recursos Materiales

Procedimiento: Suministro de bienes y artículos de consumo.

Clave:

F-DC-12 Rev.00

Verifica en el registro del control, la existencia del material solicitado.

INICIO

Recibe solicitud por el sistema y entrega a:

Autoriza el material requerido, considerando las existencias y el historial de los suministros.

Sistema de Gestión

Administrativa SIGAD

Notifica al usuario.

Entrega el material, verificando que la cantidad sea de acuerdo al pedido.

Entrega el material, de acuerdo a lo descrito en la hoja del pedido.

Notifica telefónicamente al usuario que su solicitud esta lista para su entrega.

FIN

¿Procede

solicitud?

Imprime la hoja de pedidos con las cantidades autorizadas.

1

2

3 4

5

6

7

8

EXISTENCIA DEL MATERIALNo: ir al paso 3 Si: ir al paso 4

SI

Hoja de pedido

SI NO

-Requiere la firma de recibido de conformidad a la persona que lo recepciona.-Coloca el sello de despachado en la hoja del pedido.

NO


Mayo de 2011

Proceso:

Recepción de bienes adquiridos

Objetivo:

Entregar en tiempo y forma los requerimientos de

las áreas de la Dependencia.



Se recibe la factura con el pedido original.

El bien debe ser inventariado.



Tabasco.






Estado de Tabasco.


Estado.


Mayo de 2011





Recepción de bienes Adquiridos

Responsable Act.

Núm.


documento

Jefe de área de

almacén

1

Revisa la factura, verificando los datos fiscales

comparándola con lo descrito en el pedido.

Factura y

pedido original

Jefe de área de

almacén

¿Factura correcta?

No: ir al paso 2 Si: ir al paso 3

Jefe de área de

almacén

2 Devuelve al proveedor, indicando las

observaciones para su refacturación.

Auxiliar 3 Contabiliza y verifica el material entregado,

según lo establece la factura. Y entrega a:

Jefe de área de

almacén

4 Sella y firma la factura de recibido, entrega

acuse de la misma al proveedor.

Jefe de área de

almacén

5 Fotocopia la factura y el pedido, de acuerdo a la

Forma de concurso:

Jefe de área de

almacén

SI EL PEDIDO FUE CONCURSADO POR EL

SUBCOMITÉ DE COMPRAS: ir al paso 6.

Jefe de área de

almacén

SI EL PEDIDO CORRESPONDE A UNA

COMPRA DIRECTA. Ir al paso 8.

Jefe de área de

almacén

6 Envía la factura y el pedido originales,

debidamente sellados por el Área de Almacén,

al Departamento de Recursos Financieros y


Factura original

y pedido

original

Jefe de área de

almacén

7 Entrega al Departamento de Recursos

Materiales fotocopia de la factura y del pedido

ambos sellados.

Copia de

factura y pedido

Jefe de área de

almacén

8 Envía la factura y pedido ambos en originales,

debidamente sellados por el Área de Almacén

al Departamento de Recursos Materiales.

Factura original

y pedido

original.

Jefe de área de

almacén

9 Entrega fotocopia de la factura y del pedido, al

encargado del control de entradas en el

almacén.

Copia de

factura y pedido

Encargado del

control de entradas

10 Captura en el sistema de control interno del

almacén los bienes que amparan la factura.

Sistema

Encargado del

control de entradas

11 Archiva la copia de la factura en el expediente

del proveedor.

Copia de

factura




Hoja: 1



Procedimiento: Recepción de bienes Adquiridos.

Clave: F-DC-12 Rev.00

Revisa la factura, verificando los datos fiscales comparándola con lo descrito en el pedido.

INICIO

Factura y pedido original

Devuelve al proveedor, indicando las observaciones para su refacturación.

Contabiliza y verifica el material entregado, según lo establece la factura. Y entrega a:

ENCARGADO DEL CONTROL DE

ENTRADAS

FIN

¿Procede

solicitud?

Sella y firma la factura de recibido, entrega acuse de la misma al proveedor.

1

2

3

4

5

6

7

8

¿Factura correcta?

No: ir al paso 2

Si: ir al paso 3

SI

SI NO

NO

SI EL PEDIDO FUE CONCURSADO POR EL SUBCOMITÉ DE COMPRAS: ir al paso 6.

Fotocopia la factura y el pedido, de acuerdo a la Forma

de concurso:

SI EL PEDIDO CORRESPONDE A UNA COMPRA DIRECTA. Ir al paso 8.

Envía la factura y el pedido originales, debidamente sellados por el Área de Almacén, al Departamento de Recursos Financieros y Control Presupuestal.

Entrega al Departamento de Recursos Materiales fotocopia de la factura y del pedido ambos sellados.

Envía la factura y pedido ambos en originales, debidamente sellados por el Área de Almacén al Departamento de Recursos Materiales.

Entrega fotocopia de la factura y del pedido, al encargado del control de entradas en el almacén.

9

Captura en el sistema de control interno del almacén los bienes que amparan la factura.

Archiva la copia de la factura en el expediente del proveedor.

Factura y pedido original

Fotocopia de Factura y

pedido original

Fotocopia de Factura y

pedido original


Mayo de 2011

Proceso:

Recepción de bienes de activo fijo

Objetivo:

Recibir conforme a lo establecido en los

lineamientos, los bienes muebles que

solicitan las áreas usuarias y para tramitar

los documentos para su incorporación al

activo fijo de la dependencia.





Tabasco.






Estado de Tabasco.


Estado.


Estado.


Mayo de 2011





Recepción de bienes

Responsable Act.

Núm.


documento

Jefe del área

almacén

1 Recibe copia del pedido adjudicado. Pedido

Jefe del área

almacén

2 Verifican que las características del bien,

coincidan con lo que especifica la factura y/o el

pedido.

Jefe del área

almacén

¿El bien solicitado es correcto?:

No: ir al paso 3, volver al paso 2.

Si: ir al paso 4

Jefe del área

almacén

3 Notifica verbalmente a la parte usuaria para

revisión de los bienes.

Auxiliar 4 Turna la factura original a la parte usuaria para

firma de Vo. Bo. del titular.

Auxiliar 5 Recibe la factura debidamente firmada y

entregada:

Jefe del área

almacén

6 Firma y sella la factura de recibido, entrega

acuse al proveedor.

Jefe del área

almacén

7 Envía fotocopia de la factura y del Pedido al

Departamento de Inventarios.

Jefe del área

almacén

8 Registra los números de inventario de los

bienes, en la factura original.

Auxiliar 9 Entrega la factura y pedido original sellados por

el Área de Almacén, al Departamento de

Recursos Materiales.

Auxiliar 10 Turna una fotocopia de la factura y del pedido

al encargado del control de entradas del

almacén.

Encargado del

control del

Almacén

11 Captura la entrada de los bienes en el sistema

de control del almacén.

Encargado del

control del

Almacén

12 Archiva la fotocopia de la factura en el

expediente del proveedor.



Gobierno del Estado de TabascoSeretaría de Administación y Finanzas

Hoja: 1



Procedimiento: Recepcion de bienes.

Clave:

F-DC-12 Rev.00

Recibe copia del pedido adjudicado.

INICIO

Verifican que las características del bien, coincidan con lo que especifica la factura y/o el pedido.

Turna la factura original a la parte usuaria para firma de Vo. Bo. del titular.

Notifica al usuario.

Recibe la factura debidamente firmada y entregada:

FIN

¿Procede

solicitud?

Firma y sella la factura de recibido, entrega acuse al proveedor.

1

2

3

4

5

6

7

8

BIEN SOLOCITADO:No: ir al paso 3Si: ir al paso 4

SI

SI NO

NO

ENCARGADO DEL CONTROL DEL ALMACEN

Envía fotocopia de la factura y del Pedido al Departamento de Inventarios.

Registra los números de inventario de los bienes, en la factura original.

Entrega la factura y pedido original sellados por el Área de Almacén, al Departamento de

Recursos Materiales.

Turna una fotocopia de la factura y del pedido al encargado del control de entradas del

almacén.

Captura la entrada de los bienes en el sistema de control del almacén.

9

10

11

Archiva la fotocopia de la factura en el expediente del proveedor.

12


Mayo de 2011

Proceso:

Inventario físico del almacén

Objetivo:

Cuantificar periódicamente los bienes del

almacén general, con la finalidad de

verificar que las existencias coincidan con

el resultado de las entradas y salidas de los

bienes.





Tabasco.






Estado de Tabasco.


Estado.


Estado.


Mayo de 2011





Inventario físico del Almacén

Responsable Act.

Núm.


documento

Jefe del área

almacén

1 Imprime un reporte de existencias de cada

partida presupuestal y turna a:

Sistema

electrónico

Auxiliar 2 Entrega un reporte de existencias a cada

equipo de dos integrantes para realizar el conteo

físico de los artículos.

Auxiliar 3 Registra la cantidad de los artículo localizados,

entrega a:

Jefe del área

almacén

4 Compara la cantidad de cada artículo

contabilizado físicamente contra la cantidad que

indica el reporte de existencias, para destacar

las diferencias y determinar las existencias

reales.

Jefe del área

almacén

5 Elabora el resumen de sobrantes y faltantes con

sus respectivos costos, para determinar el

importe total de los mismos.

Jefe del área

almacén

6 Captura los resultados finales en un formato

Jefe del área

almacén

7 Levanta el acta de los trabajos del inventario

consignando los cargos y abonos para ajuste de

las diferencias.

Jefe del área

almacén

8 Recaba firmas del personal que intervino en la

realización del inventario físico.

Secretaria 9 Envía el Acta y las hojas del inventario en

originales al Depto. de Recursos Materiales,

para su revisión y firma.

Encargado del

control de las entra

das y salidas de los

bienes.

10 Se realizan los movimientos de entradas y

salidas en el sistema de control del almacén

para ajustar los sobrantes y faltantes.

Jefe del Depto. de

Recursos

Materiales

11 Elabora el memorandum de los resultados del

inventario.

Secretaria 12 Entrega los documentos a la Dirección de

Administración.


JEFE DEL DEPTO. DE

RECURSOS MATERIALESAUXILIARJEFE DEL AREA DE ALMACEN


Hoja: 1



Procedimiento: Inventario Físico del Almacén

Clave: F-DC-12

Rev.00

SECRETARIA

Imprime un reporte de existencias de cada partida presupuestal y turna a:

INICIO

¿Procede

solicitud?

FIN

ENCARGADO DEL CONTROL DE

LAS ENTRADAS Y SALIDAS DE

LOS BIENES

Sistema

electrónico

Entrega un reporte de existencias a cada equipo de dos integrantes para realizar el conteo físico de los artículos.

Registra la cantidad de los artículo localizados, entrega a:

Compara la cantidad de cada artículo contabilizado físicamente contra la cantidad que indica el reporte de existencias, para destacar las diferencias y determinar las existencias reales.

Captura los resultados finales en un formato

Elabora el resumen de sobrantes y faltantes con sus respectivos costos, para determinar el importe total de los mismos.

Levanta el acta de los trabajos del inventario consignando los cargos y abonos para ajuste de las diferencias.

Envía el Acta y las hojas del inventario en originales al Depto. de Recursos Materiales, para su revisión y firma.

Elabora el memorandum de los resultados del inventario.

Recaba firmas del personal que intervino en la realización del inventario físico.

Se realizan los movimientos de entradas y salidas en el sistema de control del almacén para ajustar los sobrantes y faltantes.

3

4

2

1

5

6

7

8

9 1011

12

SI NO

Entrega los documentos a la Dirección de Administración.


Mayo de 2011

Proceso:

Adquisición de compras centralizadas

Objetivo:

Cubrir los requerimientos de las diversas unidades

administrativas de esta dependencia a través del

procedimiento que marca la L.A.A.P.S.E.T. ante la

instancia correspondiente.



El horario de recepción del paquete

concurso en la Subsecretaría de

Administración y Finanzas es de 9:00 a.m.

a 13:00 p.m.

Los requerimientos deberán ser de bienes o

servicios centralizados, según lo marca la

Ley.

Para la verificación de las cantidades,

precios y condiciones facturados, se tiene

como referencia el pedido.



Tabasco.






Estado de Tabasco.

Circular no. CCPE/001/08 del Comité de

Compras.


Mayo de 2011




Nombre del Procedimiento: Adquisición de Compras Centralizadas

Responsable Act.

Núm.


documento

Directora de

Administración

1 Recibe el memoramdum de solicitud de

abastecimiento y turna a:

Solicitud de

abastecimiento

Jefe del

Departamento de

Recursos

Materiales

2 Evalúa la solicitud de abastecimiento, en

función de los saldos presupuestales y/o

compromisos.

Jefe del

Departamento de

Recursos

Materiales

3 Clasifica las adquisiciones de acuerdo al monto

del gasto.

Jefe del

Departamento de

Recursos

Materiales

4 Solicita autorización de los recursos al

Departamento de Recursos Financieros y turna

los documentos a:

Jefe del Área de

adquisiciones

5 Captura la requisición en el sistema integral de

adquisiciones.

Sistema Integral de

Adquisiciones (SIA)

Jefe del Área de

adquisiciones

6 Recaba firma del Jefe del Departamento de

Recursos Materiales, del Área usuaria y firma

de autorización de la Directora de

Administración.

Jefe del Área de

adquisiciones

7 Envía la requisición mediante el Sistema a la

Dirección General de Recursos Materiales de la

Subsecretaría de Administración.

Jefe del Área de

adquisiciones

8 Integra el paquete concurso.

Requisición,

oficio de solicitud,

carta compromiso,

requisición impresa,

especificaciones

técnicas,

fotocopia de

autorización de

recursos con cedulas

técnicas y

fotocopia del

ORACLE

Jefe del Área de

adquisiciones

9 Envía a la Dirección General de Recursos

Materiales y Servicios Generales de la

Subsecretaría de Administración de manera

física, el paquete concurso con la


Oficio

Jefe del Área de

adquisiciones

10

Espera la notificación por parte de la

Subsecretaría de Administración, para asistir al

proceso de adquisición correspondiente.

Jefe del

Departamento de

Recursos

Materiales y/o área

usuaria

11 Asiste a dictaminar las propuestas presentadas

para la adquisición del bien o servicio.

Dictamen

técnico

Subsecretaría de

Administración

12 Realiza el procedimiento de concurso y formula

el ó los pedidos, de acuerdo a las actas de

adjudicación.

Pedido

Subsecretaría de

Administración

13 Entrega el pedido al proveedor adjudicado.

Subsecretaría de

Administración

14 Envía fotocopia de los pedidos para

conocimiento a:

Jefe del

Departamento de

Recursos

Materiales

15 Recepciona copia del pedido, turnándola al

Área del Almacén.

Jefe del

Departamento de

Recursos

Materiales

16

Archiva fotocopia del pedido en el expediente.


SUBSECRETARIA DE

ADMINISTRACIONJEFE DEL DEPARTAMENTO DE RECURSOS

MATERIALES Y/O AREA USUARIA

DIRECTORA DE ADMINISTRACION


Hoja: 1 de 1



Procedimiento: Adquisición de compras centralizadas

Clave:

F-DC-12 Rev.00

JEFE DEL AREA DE ADQUISICIONES

Recibe el memoramdum de solicitud de abastecimiento y turna a:

INICIO

¿Procede

solicitud?

Evalúa la solicitud de abastecimiento, en función de los saldos presupuestales y/o compromisos.

Clasifica las adquisiciones de acuerdo al monto del gasto.

Solicita autorización de los recursos al Departamento de Recursos Financieros y turna los documentos a:

Captura la requisición en el sistema integral de adquisiciones.

Sistema Integral

de Adquisiciones

(SIA)

Recaba firma del Jefe del Departamento de Recursos Materiales, del Área usuaria y firma de autorización de la Directora de Administración.

Envía la requisición mediante el Sistema a la Dirección General de Recursos Materiales de la Subsecretaría de Administración.

paquete

concurso.

Integra el paquete concurso.

Envía a la Dirección General de Recursos Materiales y Servicios Generales de la Subsecretaría de Administración de manera física, el paquete concurso con la documentación soporte.

Oficio

Espera la notificación por parte de la Subsecretaría de Administración, para asistir al proceso de adquisición correspondiente.

Asiste a dictaminar las propuestas presentadas para la adquisición del bien o servicio.

Realiza el procedimiento de concurso y formula el ó los pedidos, de acuerdo a las actas de adjudicación.

Entrega el pedido al proveedor adjudicado.

Envía fotocopia de los pedidos para conocimiento a:

Recepciona copia del pedido, turnándola al Área de Almacén.

FIN

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14

15

SINO

Dictamen

técnico


16

Pedido


Mayo de 2011

Proceso:

Adquisición a través del Subcomité de Compras de la SAF

Objetivo:

Atender los requerimientos de las diversas

unidades administrativas de esta dependencia,

garantizando el cumplimiento de la entrega del

bien o servicio.





Tabasco.






Estado de Tabasco.

Circular No. CCPE/001, emitida por el

Comité de Compras, cada inicio de

Ejercicio Presupuestal.

Adquisición de bienes o servicios de

partidas descentralizadas.


Mayo de 2011




Nombre del Procedimiento: Adquisiciones a través del Subcomité de Compras de la SAF

Responsable Act.

Núm.


documento

Jefe del

Departamento de

Recursos

Materiales

1 Recepciona la solicitud de abastecimiento con

montos estimados.

Solicitud de

abastecimiento

(SIGAD)

Jefe del

Departamento de

Recursos

Materiales

2 Solicita el compromiso presupuestal en el


Control Presupuestal y turna la captura a:

Jefe del Área de

Concursos

3 Elabora la requisición. SIGAD

Jefe del Área de

Concursos

4 Turna la requisición al Jefe del Departamento

de Recursos Materiales para su Vo. Bo. y a la

Dirección para su Autorización

Jefe del Área de

Concursos

5 Clasifica el concurso (simplificado mayor o

simplificado menor).

Jefe del Área de

Concursos

6 Identifica los postores idóneos de acuerdo al

rubro, verifica su vigencia en el padrón de

proveedores del Gobierno del Estado de

Tabasco.

Ficha técnica

del

postor/Padrón

de Proveedores

Jefe del Área de

Concursos

7 Elabora y envía los oficios de invitación para

los proveedores según el concurso a realizar,

(para simplificado mayor un mínimo de 5

proveedores y para un simplificado menor un

mínimo de 3 proveedores).

Relación de

invitaciones.

Jefe del Área de

Concursos

8 Envía el paquete concurso al representante de la

Subsecretaría de Administración y Dirección

de Normatividad de la Secretaría de

Contraloría, así como a los integrantes del

Subcomité de Compras de esta Dependencia.

Oficios de

invitación

claves

programáticas

orden del día

relación de

proveedores

invitados

(copia de

acuse con

sellos y firma)

Jefe del Área de

Concursos

9 Recepciona los sobres de cotización de las

propuestas (técnicas y económicas), según los

términos en que fueron solicitados en la

invitación.

Jefe del Área de

Concursos

10

Realiza la apertura de los sobres que contienen

las propuestas técnicas.

Jefe del Área de

Concursos

11 Solicita el dictamen técnico al área usuaria. Dictamen

técnico

Jefe del Área de

Concursos

12 Elabora el acta técnica de los proveedores que

cumplieron.

Acta técnica

Jefe del Área de

Concursos

13 Realiza la apertura de los sobres que contienen

las propuestas económicas, de los proveedores

aprobados.

Jefe del Área de

Concursos

14 Elabora el cuadro comparativo y realiza la

adjudicación correspondiente.

Cuadro

comparativo

(Sistema SIA)

Jefe del Área de

Concursos

15 Elabora el acta económica. Acta

económica

Jefe del Área de

Concursos

16 Entrega los originales de las Actas técnicas y

económicas, al representante de la

Subsecretaría de Administración y la Secretaría

de Contraloría, así como fotocopia los demás

integrantes del Subcomité.

Jefe del Área de

Concursos

17 Integra el expediente de la reunión con la

documentación correspondiente.

Jefe del Área de

Concursos

18 Elabora el pedido conforme al acta de

adjudicación y envía a firma de autorización

correspondiente.

Pedido

Jefe del Área de

Concursos

19 Elabora el cuadro de notificación, mencionando

los proveedores adjudicados en la reunión.

Cuadro de

notificación

Jefe del Área de

Concursos

20 Entrega el pedido original al proveedor

adjudicado y copias para el área de almacén, el

Departamento de Recursos Financieros y el

Departamento de Recursos Materiales.

Jefe del Área de

Concursos

21



JEFE DE AREA DE COMPRASJEFE DE AREA DE COMPRASJEFE DEL DEPARTAMENTO DE RECURSOS

MATERIALES

Gobierno del Estado de Tabasco Secretaría e administración y finanzas

Hoja: 1



Procedimiento: Adquisición a través del Subcomité de Compras de la SAF


Recepciona la solicitud de abastecimiento con montos estimados.

INICIO

La requisición. Realiza la apertura de los sobres que contienen las propuestas económicas, de los proveedores aprobados.

Turna la requisición al Jefe del Departamento de Recursos Materiales para su Vo. Bo. y a la Dirección para su Autorización

Solicitud de

abastecimiento

(SIGAD)

Solicita el compromiso presupuestal en el Departamento de Recursos Financieros y Control Presupuestal y turna la captura a:

Requisición

Clasifica el concurso (simplificado mayor o simplificado menor).

Identifica los postores idóneos de acuerdo al rubro, verifica su vigencia en el padrón de proveedores del Gobierno del Estado de Tabasco.

Elabora y envía los oficios de invitación para los proveedores según el concurso a realizar, (para simplificado mayor un mínimo de 5 proveedores y para un simplificado menor un mínimo de 3 proveedores).

Envía el paquete concurso al representante de la Subsecretaría de Administración y Dirección de Normatividad de la Secretaría de Contraloría, así como a los integrantes del Subcomité de Compras de esta Dependencia.

Realiza la apertura de los sobres que contienen las propuestas técnicas.

Solicita el dictamen técnico al área usuaria.

Elabora el acta técnica de los proveedores que cumplieron.

FIN

Recepciona los sobres de cotización de las propuestas (técnicas y económicas), según los términos en que fueron solicitados en la invitación.

¿Procede

solicitud?

Ficha técnica del postor

Relación de invitaciones.

Oficios

Dictamen técnico

Acta técnica

Elabora el cuadro comparativo y realiza la adjudicación correspondiente.

Elabora el acta económica.

Entrega los originales de las Actas técnicas y económicas, al representante de la Subsecretaría de Administración y la Secretaría de Contraloría, asi como fotocopia los demás integrantes del Subcomité.

Cuadro comparativo

(Sistema SIA)

Acta económica

Integra el expediente de la reunión con la documentación correspondiente.

Elabora el pedido conforme al acta de adjudicación y envía a firma de autorización correspondiente.

Pedido

Elabora el cuadro de notificación, mencionando los proveedores adjudicados en la reunión.

Cuadro de

notificación

Entrega el pedido original al proveedor adjudicado y copias para el área de almacén, el Departamento de Recursos Financieros y el Departamento de Recursos Materiales.


1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

13

11

12

14

15

16

17

18

19

20

21

NO SI


Mayo de 2011

Proceso:

Adquisición de compras menores (Directas)

Objetivo:

Agilizar la adquisición de los bienes y/o servicios

para cubrir las necesidades de las unidades

administrativas de esta dependencia,

contribuyendo al desarrollo de las actividades, de

acuerdo a los montos permitidos dentro de los

lineamientos y las normas establecidas para las

mismas.





Tabasco.






Estado de Tabasco.

Circular no. CCPE/001, emitida por el

Comité de Compras, cada inicio de

Ejercicio Presupuestal.


Mayo de 2011




Nombre del Procedimiento: Adquisición de compras menores (directas)

Responsable Act.

Núm.


documento

Jefe del

Departamento de

Recursos

Materiales

1 Recepciona la solicitud de abastecimiento vía

sistema

Solicitud de

abastecimiento

(SIGAD)

2 Valida la suficiencia presupuestal con el


Control Presupuestal Y turna a:

Jefe del Área de

Compras

3 Elabora la requisición. SIGAD

Jefe del Área de

Compras

4 Identifica a los postores idóneos de acuerdo al

rubro, verifica su vigencia en el padrón de

Proveedores de Gobierno del Estado de

Tabasco.

Ficha técnica

del

postor/Padrón

de Proveedores

Jefe del Área de

Compras

5 Elabora las invitaciones correspondientes. Oficio de

invitación

Jefe del Área de

Compras

6 Recepciona las cotizaciones, de acuerdo a las

especificaciones de la invitación.

Cotizaciones

Jefe del Área de

Compras

7 Elabora el cuadro comparativo con las

cotizaciones recibidas.

Cuadro

comparativo

Jefe del Área de

Compras

8 Adjudica el bien o servicio a la mejor oferta

presentada.

Jefe del Área de

Compras

9 Tramita el compromiso del cuadro comparativo

con el Departamento de Recursos Financieros y


Jefe del Área de

Compras

10 Elabora la orden de compra y/o pedido,

turnándola a:

Orden de

compra / pedido

Jefe del

Departamento de

Recursos

Materiales

11 Firma de Vo. Bo. la orden de compra y/o

pedido y envía a firma del usuario y firma de

autorización de la Dirección de

Administración.

Jefe del

Departamento de

Recursos

Materiales

12 Entrega de pedido original al proveedor

adjudicado para su suministro.

Proveedor 13 Entrega los materiales en el almacén general de

la Secretaría, junto con la factura

correspondiente.

Orden de

compra y/o

pedido y factura


PROVEEDORJEFE DEL ÁREA DE COMPRAS JEFE DEL DEPARTAMENTO DE RECURSOS

MATERIALES

Gobierno del Estado de Tabasco

Secretaría de Administración y Finanzas

Hoja: 1



Procedimiento: Adquisición de compras menores (directas)

Clave:

F-DC-12 Rev.00

Recepciona la solicitud de abastecimiento vía sistema

INICIO

Elabora la requisición. Entrega los materiales en el almacén general de la Secretaría, junto con su factura correspondiente.

Identifica a los postores idóneos de acuerdo al rubro, verifica su vigencia en el padrón de Proveedores de Gobierno del Estado de Tabasco.

Solicitud de abastecimiento

(SIGAD)

Valida la suficiencia presupuestal con el Departamento de Recursos Financieros y Control Presupuestal Y turna a:

Requisición

Ficha técnica del

postor

Elabora las invitaciones correspondientes.

Oficio de

invitación

Recepciona las cotizaciones, de acuerdo a las especificaciones de la invitación.

Cotizaciones

Elabora el cuadro comparativo con las cotizaciones recibidas.

Cuadro

comparativo

Adjudica el bien o servicio a la mejor oferta presentada.

Elabora la orden de compra y/o pedido, turnándola a:

Orden de

compra / pedido

Firma de visto bueno la orden de compra y/o pedido y envía a firma del usuario y firma de autorización de la Directora de Administración.

Entrega de pedido original al proveedor adjudicado para su suministro.

Orden de compra

y/o pedido y

factura

FIN

Tramita el compromiso del cuadro comparativo con el Departamento de Recursos Financieros y Control Presupuestal.

¿Procede

solicitud?

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

NO SI


Mayo de 2011

Proceso:

Altas al Inventario

Objetivo:

Registrar los Bienes Muebles adquiridos por la

Secretaría, para su incorporación al Patrimonio, así

como su identificación, control documental y

físico.



En la factura, se debe colocar la asignación

del número de inventario correspondiente.

Recepcional la notificación de la

determinación del usuario y/o responsable

del bien.

Cumplir con las disposiciones que

establece el numeral 74 del Manual de

Normas Presupuestarias para la


Estado vigente.


Mayo de 2011



Departamento de inventarios


Altas al Inventario

Responsable Act.

Núm.


documento

Jefe del

Departamento

1 Recibe notificación verbal por parte del Jefe

del Área del Almacén General, la llegada de un

bien.

Copia de

factura

Secretaria

2

Asigna el número de inventario interno, registra

los datos de la factura en el control y turna a:

Libreta de

control de

asignación

de número

de

inventario

interno.

Jefe del

Departamento

3 Comisiona a un auxiliar para que coloque

físicamente el número de inventario en el bien.

Auxiliar

4 Coloca el número de inventario interno en el

bien.

Auxiliar

5 Captura la información del bien en el Sistema

de Inventario.

Sistema de

Inventario

Jefe del

Departamento

6 Espera fotocopia de la factura con el número de

inventario del bien, emitido por la Dirección de

Administración de Patrimonio del Estado, junto

con la hoja de Alta.

Copia de

factura

con sello

original,

Hoja de

Alta.

Secretaria 7 Recepciona la factura con el número de

inventario de Bienes Muebles y entrega a:

Copia de

factura.

Auxiliar 8 Coloca físicamente el número de inventario que

asignó la Dirección de Administración de

Patrimonio del Estado.

Auxiliar

9 Registra en el Sistema, el número de inventario

de bienes de la Dirección de Administración de

Patrimonio del Estado y entrega a:

Sistema de

Inventario

Jefe del

Departamento

10 Turna copia de la factura a la Secretaria, para

la elaboración del resguardo.


AUXILIARJEFE DE DEPARTAMENTO

Copia de Factura

con sello original.

Sistema de

Inventario.

SECRETARIA

Libreta de control

de números de

inventario

Copia de factura


Hoja: 1 de 1


Área Administrativa: Departamento de Inventarios

Procedimiento: Altas de Inventario.

Clave:

F-DC-12 Rev.00

INICIO

Recibe notificación verbal del

almacén.Asigna y registra el número de

inventario interno

1 2

Comisiona a un auxiliar la

actividad.

3

Coloca el número de

inventario interno en el

bien.

4

Captura la información del

bien.

5

Espera fotocopia de la factura

con el número de inventario

del bien, emitido por la Dir. de

Admón de Patrimonio

Hoja de Alta

Recepciona la factura con el

No. de inventario de Bienes

Muebles.

6

7

Coloca físicamente el No. de

inventario.

8

Turna copia de la factura a la

Secretaria, para la elaboración

del resguardo

9

FIN

Registra en el Sistema, el alta

del bien.

10

Copia de

factura

Sistema de

Inventario.


Mayo de 2011

Proceso:

Elaboración de Resguardo

Objetivo:

Controlar y registrar los movimientos de los bienes

que adquiere la Dependencia, con la finalidad de

conocer la ubicación y el responsable del mismo.



La factura, deberá tener registrado los

números de inventario de los bienes.


establece la fracción IV del Manual de


Administración Pública vigente,


Mayo de 2011





Elaboración de Resguardo

Responsable Act.

Núm.


documento

Secretaria 1 Recibe copia de la factura del bien registrada

ante la Dirección de Administración del

Patrimonio del Estado y del pedido de

almacén.

Copia de

factura.

Secretaria 2 Asigna número de resguardo por cada artículo,

de acuerdo a la hoja de pedido y a la copia de la

factura con los números de inventarios (interno-

externo), y turna al:

Libreta de

control de

asignación de

número de

resguardo.

Auxiliar 3 Elabora el resguardo de cada artículo,

requisitando los datos del formato, de acuerdo a

la factura con los números de inventarios

asignados.

Resguardo.

Auxiliar 4 Imprime el resguardo en original y copia, y

entrega al:

Jefe de

Departamento

5 Envía el Resguardo a firma de Vo.Bo. del Jefe

del Departamento de Recursos Materiales.

Secretaria 6 Recibe el resguardo firmado, para la

elaboración del memorándum de envío al

usuario.

Secretaria 7 Envía el resguardo a firma de la parte usuaria:

Memorandum y

Resguardo.

Jefe de

Departamento

8 Recepciona el resguardo debidamente firmado

y turna a:

Resguardo.

Auxiliar 9 Registra en el Sistema de Inventario y en el

Sistema de Resguardo el nombre del usuario y

la ubicación del bien.

Auxiliar 10 Archiva el resguardo en el casillero del Depto.

de Inventarios de acuerdo a la Dirección y/o

Departamento al que pertenece.


JEFE DE DEPARTAMENTOAUXILIARSECRETARIA


Hoja: 1 de 1


Área Administrativa: Departamento de Inventarios.

Procedimiento: Elaboración de Resguardo.

Clave:

F-DC-12 Rev.00

INICIO

Recibe copia de la factura con

el número de inventario de

Bienes.

1

Copia de la

factura

Asigna número de resguardo

por cada artículo.

2

Recibe el resguardo firmado

6

Envía el memorandum para

firma de resguardo por la parte

usuaria.

7

Memorándum y

Resguardo.

Libreta de

control

FIN

4

Imprime el Resguardo.

10

Elabora el resguardo de

cada artículo.

Archiva el resguardo en el

casillero, de acuerdo a la

Dirección y/o Departamento al

que pertenece.

9

3

Resguardo.

Registra en el Sistema el

nombre del usuario y la

ubicación del bien.

Envía el resguardo a firma

de Vo.Bo. del Jefe del


Materiales.

8

5

Resguardo

Recepciona el resguardo

debidamente firmado.


Mayo de 2011

Proceso:

Baja del Inventario del usuario

Objetivo:

Deslindar responsabilidades de uso del bien,

cuando estos ya no son de utilidad para el usuario,

registrando el status del mismo.



El usuario y/o responsable del bien, debe

solicitar la baja del mismo.

Dictámen emitido por el área

correspondiente, de acuerdo al bien en

cuestión.

Comunicar la notificación de la baja al

usuario, devolviéndose los resguardos

cancelados.


establece la fracción XI del Manual de


Administración Pública vigente.


Mayo de 2011





Baja del inventario del usuario

Responsable Act.

Núm.


documento

Jefe del

Departamento

1 Recibe copia del memorándum donde el

usuario solicita la baja del bien y turna a:

Memorándum.

Auxiliar

2 Verifica en el Sistema, los números de

inventario y el lugar donde esta asignado el

bien e informa a:

Jefe del

Departamento

3 Envía al auxiliar a verificar el bien.

¿Datos son correctos?

No: Ir al paso 4

Si: Ir al paso 5

Jefe del

Departamento

4 Espera el Dictámen del Departamento de

Servicios Generales o de la Unidad Informática

de Servicios Financieros.

Auxiliar 5 Captura la baja del usuario en el Sistema de

Inventario.

Auxiliar ¿Cómo es el status del Bien?

Baja definitiva. Ir al paso No. 6

Stock de reubicación. Ir al paso No. 7

Auxiliar 6 Registra en el Sistema de Inventario, en el stock

de baja del Departamento de Servicios

Generales o de la Unidad Informática de

Servicios Financieros.

Sistema de

Inventario.

Auxiliar 7 Registra en el Sistema de Inventario, en el stock

de reubicación del Departamento de Servicios

Generales o de la Unidad Informática de


Sistema de

Inventarios.


JEFE DE DEPARTAMENTO AUXILIAR

Memorándum

Hoja: 1 de 1


F-DC-12 Rev.00



Procedimiento: Baja del Inventario del Usuario.

Clave:

INICIO

Recibe copia del

memorándum donde el

usuario solicita la baja de

bien.

1

Envía al auxiliar a verificar el

bien.

3

Verifica en el Sistema de

Inventarios, los números

de inventario y el lugar

donde esta asignado el

bien e informa.

2

¿Datos

Correctos?

Espera el

Dictámen del

Departamento

de Servicios

Generales o de

la Unidad

Informática de

Servicios

Financieros.

4

5

Captura la baja del usuario en

el Sistema de Inventario.

FIN

SiNo

Registra en el Sistema de

Inventario, en el Stock de baja

o reubicación enl

Departamento de Servicios

Generales o de la Unidad

Informática de Servicios

Financieros.

6


Mayo de 2011

Proceso:

Cambio del usuario

Objetivo:

Mantener actualizado el registro de los usuarios de

los bienes en el sistema de inventarios, para el

control de la ubicación y la conservación del bien.



Recepción de la notificación del cambio de

usuario, emitida por el Departamento de

Servicios Generales o la Unidad de

Informática.


Mayo de 2011





Cambio de Usuario

Responsable Act.

Núm.


documento

Secretaria

1 Recibe copia del memorándum enviado por el

Departamento de Servicios Generales o de la

orden de servicio enviada por la Unidad de

Informática de Servicios Financieros,

estableciendo el cambio correspondiente y

entrega a:

Memorándum.

Jefe del

Departamento

2 Revisa el memorándum o la orden de servicio,

verificando que coincidan los datos con el

registro del Sistema de Inventario.

Jefe del

Departamento

¿Información correcta?

No. Ir al paso 3

Si. Ir al paso 4

Jefe del

Departamento

3 Notifica las discrepancias, al encargado del

control de bienes del Departamento de

Servicios Generales o de la Unidad Informática

de Servicios Financieros según corresponda,

para solventar las observaciones.

Memorandum

Jefe del

Departamento

4 Turna el memorándum o la orden de servicio al

auxiliar, para su captura en el Sistema de

Inventario.

Auxiliar 5 Cancela el resguardo del usuario anterior en el

Sistema y registra al nuevo usuario.

Libreta de

control de

resguardos.

Auxiliar 6 Elabora el resguardo con el nuevo nombre del

usuario. *

* Se consideran los mismos pasos al de la

elaboración del resguardo de origen.


SECRETARIA AUXILIAR JEFE DE DEPARTAENTO




Procedimiento: Cambio de Usuario.

Clave:


Mayo de 2011

Hoja: 1 de 1F-DC-12

Rev.00

Elabora el resguardo con el

nuevo nombre del usuario.

Cancela el resguardo del

usuario anterior en el

Sistema y registra al nuevo

usuario.

5

Fin

6

Libreta de

control

3

Sistema

de

Inventario.

4

2

Revisa el memorándum o

la orden de servicio,

verificando que coincidan

los datos.

1

Recibe del Departamento

de Servicios Generales o de

la Unidad de Informática de


Orden de

Servicio.

INICIO

Copia del

Memorándum

¿Información

Correcta?

Notifica las discrepancias, al

responsable del área

correspondiente.

Turna el memorándum o la

orden de servicio al auxiliar,

para su captura en el Sistema

de Inventario.

Proceso:

Trámite de bajas definitivas

Objetivo:

Llevar el registro de la baja de los activos fijos, a

fin de mantener actualizado el inventario de los

bienes asignados a las diversas áreas de esta

Dependencia, cuya vida útil haya concluido.



Lineamientos Relativos a la Disposición

Final, Enajenación y Baja de Bienes

Muebles.

Cumplir con las disposiciones del numeral

75 del Manual de Normas Presupuestarias

para la Administración Pública vigente.


Mayo de 2011





Trámite de Bajas Definitivas

Responsable Act.

Núm.


documento

Jefe del

Departamento

1

Imprime el formato de Dictámen de No

Utilidad de los bienes, capturados en el

apartado de bienes para baja definitiva.

Dictámen de No

Utilidad

Jefe del

Departamento

2 Envía el formato de Dictámen de No Utilidad

a la Unidad Informática de Servicios

Financieros, al Departamento de Servicios

Generales ó al Departamento de Transportes

según corresponda, para su Vo. Bo.

Jefe del

Departamento

3 Recepciona el formato del Dictámen de No

Utilidad con el Vo. Bo. del Área respectiva.

Jefe del

Departamento

4 Envía el Dictámen de No Utilidad de los

Bienes, a validación del Departamento de

Recursos Materiales y la Dirección de

Administración.

Jefe del

Departamento

5 Requisita el formato de la Propuesta de

Disposición Final.

Directora de

Administración

6 Solicita el Avalúo de los bienes para baja, ante

la Procuraduría General de Justicia del Estado,

a través de la Dirección General de Servicios

Periciales.

Oficio

Jefe del

Departamento

7 Envía los documentos para la baja a la

Dirección de Administración de Patrimonio del

Estado, para la verificación física de los Bienes

Muebles.

Oficio,

Dictámen de No

Utilidad,

Propuesta de

Disposición Final,

y Avalúo de

Bienes

Jefe del

Departamento

8 Levanta el Acta Circunstanciada en Presencia

de la Dirección de Administración de

Patrimonio del Estado y la Secretaría de

Contraloría.

Acta

Jefe del

Departamento

9 Recibe el Acta Circunstanciada y la Propuesta

de Disposición Final, por la Dirección de

Administración del Patrimonio del Estado.

Acta y

Propuesta de

Disposición

Final

Jefe del

Departamento

10 Solicita al Titular de la SAF, el Tipo de

Enajenación que se utilizará para el trámite de

baja.

Oficio

Titular de la

Dependencia

11 Emite el Acuerdo de Enajenación, dirigido a la


Acuerdo de

Enajenación

Titular de la

Dependencia

12 Emite el Acuerdo de Adjudicación establecido,

en base a los Lineamientos Relativos a la

Disposición Final a petición de la Dependencia.

Acuerdo de

Adjudicación

Directora de

Administración

13 Realiza la entrega-recepción física de los bienes

de baja, mediante Acta Administrativa.

Acta

Administrativa

Directora de

Administración

14 Solicita a la Dirección de Administración de

Patrimonio del Estado, la baja de los bienes en

el Padrón General, después de que se haya

formalizado y consumado la Disposición Final.

Oficio


DIRECTORA DE ADMINISTRACIÓNJEFE DE DEPARTAMENTO



Procedimiento: Trámite de Bajas Definitivas.

Clave:

F-DC-12 Rev.00

Hoja: 1 de 2


4

Envía el Dictámen de No Utilidad a

validación del Departamento de

Recursos Materiales y la Dirección de

Administración.

Requisita el formato de la Propuesta de

Disposición final.

Recepciona el Dictámen de No Utilidad

con el Vo. Bo. del Área respectiva.

3

5

Envía formato de Dictámen a la Unidad

de Informática de Servicios Financieros,

al Departamento de Servicios Generales

ó al Departamento de Transportes

según corresponda, para su Vo.Bo.

2

INICIO

Formato de

Dictámen de

No Utilidad.

Imprime el formato de Dictámen de No

Utilidad de los bienes

1

Envía los documentos a la Dirección de

Administración del Patrimonio del

Estado, para la verificación de la baja

de los Bienes.

6

Oficio.

Propuesta de

Disposición

Final.

Oficio

7

Solicita el Avalúo de los bienes para

baja, ante la Procuraduría General de

Justicia del Estado.

8 Avalúo de

Bienes.

Acta

Elabora el Acta Circunstanciada en

presencia de la Dirección de

Administración de Patrimonio del Estado

y la Secretaría de Contraloría.

Dictámen de

No Utilidad.

Sistema de

bajas

Formato de

disposición

final

A


Mayo de 2011

DIRECTORA DE ADMINISTRACIÓN

Acta

Administrativa.

TITULAR DE LA SECRETARÍA DE ADMINISTRACIÓN Y

FINANZAS

F-DC-12 Rev.00


Hoja: 2 de 2



Procedimiento: Trámite de Bajas Definitivas

Clave:

Fin

10

13

11

Oficio

Realiza la Entrega-Recepción física de

los Bienes de Baja.

Acuerdo de

Adjudicación.

Emite el Acuerdo de Adjudicación

establecido,

12

Oficio.

14

Emite el Acuerdo de Enajenación

dirigido a la Directora de Administración.

Solicita a la Dirección de Administración

de Patrimonio del Estado, la baja de los

bienes en el Padrón General.

Solicita al Titular de la SAF el Tipo de

Enajenación que se utilizara para el

trámite de baja.

A

9

Se recibe Acta Circuntanciada y la

Propuesta de Disposición Final, por la

Dirección de Administración del

Patrimonio del Estado.

Acta y

Propuesta de

Disposición Final

Acuerdo de

Enajenación.


Mayo de 2011

Proceso:

Inventario de bienes muebles

Objetivo:

Mantener actualizada la información del inventario

de los Bienes Muebles de la Dependencia,

mediante la verificación física del bien y la

asignación de su responsable.



Realizar periódicamente un inventario de la

existencia de los activos fijos y su valor de

acuerdo al numeral 26, fracción III, del


Administración vigente.

Cumplir con las disposiciones del numeral

73 fracción II del Manual de Normas

Presupuestarias para la Administración

Pública vigente.


Mayo de 2011





Inventario de Bienes Muebles

Responsable Act.

Núm.


documento

Jefe de

Departamento

1 Elabora la Programación del Inventario Físico

de los Bienes Muebles y la circular.

Programa de

Inventario.

Directora de

Administración

2 Emite la circular para hacer del conocimiento a

las diversas Áreas del inicio de la verificación

física de los Bienes Muebles y turna a:

Circular

Jefe de

Departamento

3 Envía la circular a las Áreas correspondientes.

Secretaria 4 Recibe el memorandum en respuesta de la

circular, para la coordinación del levantamiento

del inventario con las diversas Áreas de la

Secretaría y turna a:

Memorandum

Jefe del

Departamento

5 Programa la revisión del Inventario físico de los

bienes, con el enlace de cada área.

Auxiliar 6 Realiza el inventario físico de los bienes y turna

a:

Listado de

Bienes Muebles

Jefe de

Departamento

7 Revisa los cambios de los usuarios.


JEFE DE DEPARTAMENTO AUXILIAR SECRETARIA

Listado de Bienes

Muebles del

Sistema de

Inventario de la

SAF

DIRECTORA DE

ADMINISTRACIÓN

Memorándum

Programa de

Inventario. Circular.




Procedimiento: Inventario de Bienes Muebles.

Clave:

F-DC-12 Rev.00

Hoja: 1 de 1

INICIO

Elabora la Programación del

Inventario físico de los

Bienes Muebles y la circular.

1Emite la circular para hacer de

conocimiento a las diversas

Áreas del inicio de la

verificación física de Bienes

Muebles.

2

Envía la circular a las Áreas

correspondientes.

3Recibe el memorándum en

respuesta de la circular, para la

coordinación del levantamiento

del inventario con las diversas

Áreas de la Secretaría.

4

Programa la revisión del

inventario físico de los bienes,

con el enlace de cada Área.

5

Realiza el inventario físico de

los bienes, con el enlace de

cada Área.

6

7

FIN

Revisa los cambios de los

usuarios

Circular.


Mayo de 2011

Proceso:

Reparaciones menores de mobiliario

Objetivo:

Mantener el mobiliario y equipo de oficina en

condiciones de uso y su período de duración

alcance el tiempo previsto, brindando al usuario un

confort en el área de trabajo.



Los bienes muebles, serán entregados

físicamente por las áreas a éste

Departamento, para su dictámen

correspondiente.

Si las reparaciones son igual o mayores que

el costo del equipo, se cancela la reparación

y se procede a darle de baja al equipo.

El mobiliario que es dado de de baja se

almacena en la bodega de muebles para

baja.

Las reparaciones con un costo menor que el

de la adquisición un bien nuevo, son

procedentes.

Cumplir con los lineamientos que establece

el numeral 78 del Manual de Normas

Presupuestarias Vigente.


Mayo de 2011




Nombre del Procedimiento: Reparaciones menores de mobiliario

Responsable Act.

Núm.


documento

Secretaria

Jefe del

Departamento

Encargado del

Mobiliario

Técnico

Técnico

Técnico

Técnico

En cargado del

mobiliario y

equipo

En cargado del

mobiliario y

equipo

1

2

3

4

5

6

7

8

Recibe la solicitud de reparación y entrega a:

Registra el trabajo a realizar a:

Revisa y entrega el mobiliario o equipo al

técnico correspondiente.

Verifica el mobiliario o equipo.

Dictamina el estado del mobiliario o equipo y

notifica al encargado.

¿Tiene reparación el bien?

Si: Ir al paso 6

No: Ir al paso 8

Realiza la reparación del bien y entrega al

encargado del mobiliario.

Entrega el bien al usuario.

Notifica al Departamento de Recursos

Materiales y al usuario, que el bien causa baja

especificando el motivo.


Memorandum

Memorandum

Memorandum

JEFE DEL DEPARTAMENTO ENCARGADO DEL MOBILIARIO Y EQUIPOSECRETARIA

Hoja: 1 de 2


Área Administrativa: Departamento de Servicios Generales

Procedimiento: Reparaciones Menores de Mobiliario

Clave:

F-DC-12 Rev.00

Registra el trabajo a realizar

Revisa y entrega el mobiliario o equipo

al técnico correspondiente.

A

Recibe la solicitud de reparación y el

mobiliario o equipo.

INICIO

Memoràndum

1 2

3

Gobierno del Estado de TabascoSECRETARÍA DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS


Mayo de 2011

Hoja: 2 de 2


F-DC-12 Rev.00



Procedimiento: Reparaciones Menores de Mobiliario

Clave:

Gobierno del Estado de TabascoSECRETARÍA DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS

ENCARGADO DE MOBILIARIO Y EQUIPOTÈCNICO

7

Dictamina el estado del mobiliario o

equipo.

Entrega el bien al usuario.

Verifica el mobiliario o equipo.

FIN

4

5

Realiza la reparación y

entrega al encargado del

mobiliario y equipo.

6

Notifica al Departamento de

Recursos Materiales y al usuario, la

cauda de la baja del bien.

Memorandum

¿Tiene

reparación el

bien?

Si No

A

Proceso:

Reparaciones mayores de mobiliario

Objetivo:

Concentrar las reparaciones de los bienes que son

recuperables y factibles de uso para el desempeño

de las actividades de los trabajadores con la

finalidad de realizar las reparaciones de mobiliario

y/o equipo de oficina a través de algún proveedor

externo, cuando dichas reparaciones no pueden ser

ejecutadas por personal interno, siempre y cuando

se cuente con recursos.



El equipo y mobiliario enviado para

reparación, es relacionado y resguardado en

la bodega del Departamento.

Evaluar quincenalmente el costo de la

reparación de los equipos y mobiliarios

acumulados.

Consultar el presupuesto con el

Departamento de Recursos Financieros,

para posteriormente iniciar con los trámites

correspondientes para dichas reparaciones.

Manual de Normar Presupuestarias

Vigente.


Mayo de 2011




Nombre del Procedimiento: Reparaciones mayores de mobiliario

Responsable Act.

Núm.

Descripción de Actividades Forma o documento

Secretaria

Jefe del

Departamento

Jefe del

Departamento

Encargado del

Mobiliario

Secretaria

Secretaria

Jefe del

Departamento

Secretaria

Secretaria

Secretaria

Jefe del

Departamento

Encargado del

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

Recibe la solicitud del servicio y entrega a:

Solicita al Departamento de Recursos

Financieros y Control Presupuestal los

recursos para realizar el servicio.

Turna el memorándum al encargado del

mobiliario y equipo con las indicaciones

necesarias.

Realiza el levantamiento del servicio y

elabora el catálogo de conceptos.

Elabora las invitaciones a los prestadores

de servicio, para cotizar.

Recibe las cotizaciones y las turna a:

Evalúa las cotizaciones y da el Vo. Bo.

Entregándolas a:

Elabora el cuadro comparativo, la orden de

servicio y recaba firma del Jefe del

Departamento.

Envía la orden de servicio adjuntando el

cuadro comparativo a la Dirección de

Administración para la autorización

correspondiente.

Recibe la autorización de la Dirección de

Administración y la turna a:

Entrega las ordenes autorizadas al

encargado del mobiliario, para que

notifique al prestador de servicio que

resultó adjudicado.

Entrega la orden de servicio al proveedor y

Memorandum

mobiliario

Encargado del

mobiliario

Encargado del

mobiliario

Encargado del

mobiliario

13

14

15

archiva la copia en el expediente.

Recepciona los trabajos ejecutados por el

prestador de servicios y solicita la factura

correspondiente.

Recepciona la factura con la orden de

servicio original y túrnala a firma del jefe

del Departamento

Envía la factura con la orden de servicio al


Control. Presupuestal.


Hoja: 1 de 2




Procedimiento: Reparaciones mayores

Clave:

F-DC-12 Rev.00

ENCARGADO DEL MOBILIARIO Y EQUIPOJEFE DEL DEPARTAMENTOSECRETARIA

Recibe la solicitud del servicio

INICIO

Memoràndum

Realiza el levantamiento del servicio y

elabora el catalogo de conceptos.

Solicita al departamento de Recursos

Financieros y control Presupuestal los

recursos para realizar el servicio.

Turna al encargado de mobiliario y

equipo con las indicaciones necesarias.

Elabora las invitaciones a prestadores

de servicios para cotizar.

Recibe las cotizaciones

A

Evalùa las cotizaciones y da el Vo. Bo.

12

6

5

4

3

7

Invitaciones

Catálogo de

conceptos

Elabora el cuadro comparativo , orden

de servicio y recaba firma del Jefe del

Departamento.

8

Cuadro comparativo y

Orden de servicio

Memoràndum


Mayo de 2011

ENCARGADO DEL MOBILIARIO Y EQUIPOJEFE DEL DEPARTAMENTO DE

SERVICIOS GENERALES SECRETARIA

Hoja: 2 de 2F-DC-12

Rev.00

Recibe la autorizaciòn de la Direcciòn

Administrativa y la turna a:

Entrega las ordenes autorizadas al

encargado del mobiliario

Entrega la orden de servicio al

proveedor y archiva la copia en el

expediente.

Recepciona los trabajos ejecutados

por el prestador de servicios y solicita

la factura correspondiente.

Recepciona la factura con la orden de

servicio original y la turna a firma del

jefe del departamento.

Envìa la factura con la orden de

servicio original al departamento de


Presupuestal para su tràmite de

pago.

Envia orden de servicio, cuadro

comparativo a la Direcciòn

Administrativa para su autorizaciòn

correspondiente.

FIN

B

15

14

13

11

10

9

12

Orden de

Servicio



Procedimiento: Reparaciones mayores

Clave:


Orden de

servicio


Mayo de 2011

Proceso:

Ejecución de Obra Pública

Objetivo:

Concursar las obras que están autorizadas en el

presupuesto de egresos, de tal forma que se

ejecuten los proyectos de ampliación,

rehabilitación, reparación y mantenimiento en la

Dependencia.



Los proyectos de obra pública, deberán

estar con base al acuerdo No. 18206, de

fecha 11 de enero del 2003.

Cumplir con lo que dicta la Ley de Obras

Públicas y Servicios relacionados con las

mismas y su reglamento.


Mayo de 2011




Nombre del Procedimiento: Ejecución de la Obra Pública

Secretaria

Jefe de

Departamento

Encargado del Área

de Concurso

Encargado del Área

de Concurso

Encargado del Área

de Concurso

Jefe de

Departamento

Encargado del Área

de Concurso

1

2

3

4

5

6

7

Recibe oficio de solicitud de los trabajos,

espera el cambio del mismo con la

Dirección de Administración con las

indicaciones correspondientes y entrega

a:

Realiza la estimación del costo de la

obra y turna a:

Elabora el expediente técnico

programático.

Envía el expediente Técnico al


Control Presupuestal, para la solicitud de

los recursos.

Recibe la autorización de los recursos y

turna a:

Elabora y envía los oficios de

invitación a los contratista para

participar en el concurso de la obra, en el

cual se menciona la fecha y hora de la

Visita de Obra, Junta de Aclaraciones,

Entrega y Apertura de Propuestas, con

copia para los integrantes del Comité de

la Obra Pública y el Departamento de


Presupuestal.

El día de la reunión

Realiza la presentación y apertura de

propuestas ante el Comité de la Obra

Pública.

Memorandum

Oficio

Oficio

Encargado del Área

de Concurso

Encargado del Área

de Concurso

Encargado del Área

de Concurso

Encargado del Área

de Concurso

Encargado del Área

de Concurso

Encargado del Área

de Concurso

Encargado del Área

de Concurso

Encargado del Área

de Concurso

Encargado del Área

de Concurso

Encargado del Área

de Concurso

8

9

10

11

12

13

14

15

16

17

Elabora el cuadro comparativo de las


Notifica al contratista la asignación de la

obra.

Envía la documentación de la empresa

ganadora al Departamento de Recursos

Financieros y Control Presupuestal, para

que se elabore el Contrato respectivo.

Verifica el contrato y envía a firma de

las partes que intervienen.

Solicita la fianza de cumplimiento al

contratista ganador.

Envía la fianza de cumplimiento y

garantía al Departamento de Recursos

Financieros y Control Presupuestal.

Supervisa que la obra se ejecute, de

acuerdo al programa de trabajo.

Una vez ejecutado los trabajos

Recibe y revisa las estimaciones

correspondientes, entregándolas al Jefe

del Departamento para su firma.

Envía la estimación al Departamento de

Recurso Financieros y Control

Presupuestal, para su revisión y trámite

correspondiente de pago.

Elabora el acta de entrega recepción de

los trabajos.



Hoja: 1 de 2



Procedimiento: Ejecución de Obra Publica

Clave:

F-DC-12 Rev.00

Recibe oficio de solicitud de los trabajos,

INICIO

Oficio de

Solicitud

Envía el expediente Técnico al

Departamento de Recursos Financieros

y Control Presupuestal, para la solicitud

de los recursos.

Realiza la presentación y apertura de

propuestas ante el Comité de la Obra

Pública.

Realiza la estimación del costo de la

obra.

Elabora el expediente técnico

programático.

Recibe oficio de autorización de los

recursos.

Elabora y envía los oficios de invitación

a los contratista.

A

Elabora el cuadro comparativo de las


12

6

5 4

3

Notifica al contratista la asignación de la

obra.

8

9

Expediente

tècnico

Oficios de

invitaciòn

Cuadro

comparativo

JEFE DEL ÁREA DE CONCURSOJEFE DEL DEPARTAMENTO SECRETARIA

El día de la reunión

7


Mayo de 2011

JEFE DEL ÁREA DE CONCURSO

Gobierno del Estado de Tabasco Secretaría de Administración y Finanzas

Hoja: 2 de 2



Procedimiento: Ejecución de Obra Pública

Clave:

F-DC-12 Rev.00

Envía la documentación del contratista

al Departamento de Recursos

Financieros Y Control Presupuestal,

para que se elabore el contrato

Verifica el contrato y envíalo a firma de

las personas que en él intervienen

Programa

de trabajo

Solicita la fianza de cumplimiento al

contratista ganador

Una vez ejecutados los trabajos

Supervisa que la obra se ejecute

FIN

10

11

12

14

Envía la fianza de cumplimiento al

Departamento de Recursos Financieros

y Control Presupuestal.

Recibe y revisa las estimaciones

Envía las estimaciones al


Financieros y Control Presupuestal,

para su revisión y trámite




de pago.

13

15

16

17

Acta de

entrega

B


Mayo de 2011

Proceso:

Adquisición de garrafones de agua

Objetivo:

Mantener la cantidad de garrafones de agua

necesarios, para suministrar diariamente el vital

líquido a las unidades administrativas de esta

Dependencia, brindando a todo el personal, calidad

de vida en sus áreas de trabajo.



La adquisición de los garrafones de agua se

realiza, de acuerdo a las existencias y

necesidades de las áreas.

El suministro de los garrafones de agua se

realiza en un horario de 09:00 a 10:00 a.m.,

de lunes a viernes.

La facturación se recibe mensualmente.


Mayo de 2011




Nombre del Procedimiento: Adquisición de garrafones de Agua

Responsable Act.

Núm.


documento

Encargado del

Mobiliario

Encargado del

Mobiliario

Encargado del

Mobiliario

Secretaria

Secretaria

Secretaria

1

2

3

4

5

6

Cuantifica la cantidad de los garrafones

de agua que se encuentren vacíos, para

determinar la cantidad a adquirir.

Recibe el vale por el pedido realizado

firmándolo de conformidad.

Verifica el abastecimiento del agua y

archiva el vale recibido.

Al finalizar el mes

Recibe la factura correspondiente a la

adquisición mensual junto con los vales

respectivos.

Turna la factura al encargado del

mobiliario y equipo, para conciliar los

vales del prestador de servicio con los

recibidos por cada suministro en el mes.



Presupuestal para su revisión y trámite

de pago.


SECRETARIAENCARGADO DEL MOBILIARIO Y EQUIPO


Hoja: 1 de 1



Procedimiento: Adquisición de Agua Purificada

Clave:

F-DC-12 Rev.00

INICIO

Cuantifica la cantidad de garrafones de

agua que se encuentran vacíos, para

determinar la cantidad a adquirir.

Recibe el vale por el pedido realizado,

firmándolo de conformidad.

Vale

Verifica el abastecimiento del agua y

archiva el vale recibido.

Al finalizar el mes




de pago.

FIN

Recibe la factura correspondiente a la

adquisición mensual, junto con los vales

correspondientes.

Turna la factura al encargado del

mobiliario y equipo, conciliando los vales

con el prestador de servicio, de acuerdo

a los recibidos en cada suministro

1

2

34

5

6


Mayo de 2011

Proceso:

Revisión de facturas del fondo fijo revolvente de las diferentes Unidades de la

SAF

Objetivo:

Verificar que los gastos de comprobación de

recursos, efectuados por las diversas Unidades de

la Secretaría de Administración y Finanzas,

cumplan con los datos fiscales y el importe sea

correcto.



Las Facturas y/o recibos, deben cumplir los

requisitos fiscales a nombre del Gobierno

del Estado de Tabasco y/o Secretaria de

Administración y Finanzas.

La documentación comprobatoria como

son (facturas y/o recibos) deberán venir

acompañada de un memorándum y/o

Oficio dirigido al titular de la Dirección de

Administración, para el reembolso del

mismo especificando número de la factura,

proveedor e importe.

La factura(s) y/o recibo(s) deben contener

desglosados la descripción del producto y

sus precios unitarios. Asimismo, el

importe de la factura debe ser claro con

número y letra.

Los documentos comprobatorios deberán

venir rubricados por el Titular de la

Unidad que este afectando el gasto.


Mayo de 2011






Revisión de facturas del fondo fijo revolvente de las diferentes unidades de la SAF.

Responsable Act.

Núm.


documento

Secretaria

1 Recibe el memorándum de comprobación de

gastos, con las facturas correspondientes.

Memorándum y

Facturas y/o

comprobantes

Secretaria

2 Registra en el control de facturas recibidas y

turna a:

Excel Control de

Facturas

Auxiliar 1

3 Revisa los datos fiscales de las facturas,

compara con la relación debiendo coincidir los

datos.

Auxiliar 1

¿Los datos de la facturación son correctos?

NO: ir al paso 4

SI: ir al paso 5

Auxiliar 1

4 Devolver memorándum, facturas y/o

comprobantes al área solicitante para su

corrección.

Auxiliar 1

5 Realiza la clasificación del gasto en base al

Catálogo de Partidas Presupuestales.

Catalogo de

Partidas

Auxiliar 1

6 Asigna el número de la Partida Presupuestal a

cada factura.

Auxiliar 1

7 Realiza la suma correspondiente por partida en

cada factura(s) y/o recibo(s).

Memorándum y

Facturas y/o

comprobantes

Jefe de Área 8 Verifica la suficiencia presupuestal de la(s)

factura(s) y/o recibo(s).

Excel

presupuesto

Jefe de Área ¿Existe suficiencia Presupuestal?

NO: Ir al paso 9

SI: Ir al paso 10

Jefe de Área 9 Devuelve la documentación al área que solicitó

la revisión, especificando la insuficiencia.

Memorándum y

Facturas y/o

comprobantes

Jefe de Área 10 Registra la documentación comprobatoria en el

control interno del presupuesto autorizado.

Excel

Presupuesto

Jefe de Área 11 Rubrica de autorizado en la tira suma de la

documentación comprobatoria, turna a:

Secretaria 12 Devuelve el memorándum y la documentación

comprobatoria con tira suma anexa al área que

solicito la revisión.

Memorándum,

documentación y

tira suma


JEFE DE AREAAUXILIAR 1SECRETARIA



Área Administrativa: Departamento de Recursos Financieros y


Procedimiento: Revisión de facturaras del fondo fijo revolvente

de las diferentes unidades de la SAF.


Recibe la Documentación.

INICIORevisa los datos fiscales de las facturas.

Memorándum y

Facturas y/o

comprobantes

Realiza la clasificación del gasto en base al


3

Devuelve la documentación.

Asigna el número de la Partida

Presupuestal a cada factura.

1

5

4

Devuelve la documentación

especificando la insuficiencia.

Registra la documentación

comprobatoria.

Registra en el control de facturas

2

Memorándum y

Facturas y/o

comprobantes

¿DATOS DE FACTURACIÓN SON

CORRECTOS?

Facturas y/o

recibos

Realiza la suma correspondiente por partida

en cada factura(s) y/o recibo(s).

Verifica la suficiencia presupuestal de

la(s) factura(s) y/o recibo(s).

¿EXISTE SUFICIENCIA

PRESUPUESTAL?

Facturas y/o

recibos

6

Rubrica de autorizado en la tira suma de

la documentación comprobatoria.

8

9

10

11

Devuelve el memorándum y la

documentación comprobatoria con tira

suma anexa al área que solicito la

revisión.

FIN

12

Hoja: 1 de 1

Memorándum y

Facturas y/o

comprobantes

Facturas y/o

recibos

Facturas y/o

recibos

Memorándum y

Facturas y/o

comprobantes

TERMINA

SI

7

FIN

NO

SI

SI

NO


Mayo de 2011

Proceso:

Trámite del formato de Viático

Objetivo:

Revisar que cumplan con las especificaciones del

formato de Viáticos que ostente la comisión que

desempeñe el servidor público.



El formato de viáticos debe cumplir con los

lineamientos que marca el Manual de


Administración, vigente Capítulo IX,

numeral 63 y 64, formatos (F-10).

Las personas contratadas mediante

honorarios asimilables no se consideran

servidores públicos, por tal motivo no están

autorizadas para proporcionarles viáticos.

La fecha de emisión del formato de viático,

debe ser anterior o igual al período de

comisión.


Mayo de 2011






Trámite de Viáticos

Responsable Act.

Núm.


documento

Secretaria

1 Recibe los viáticos, enviado por el área

solicitante.

Formato

(F-10)

Secretaria

2 Registra los viáticos en el control de facturas y

viáticos recibidos y turna a:

Excel Control

de Facturas

Auxiliar 1

3 Revisa que el formato esté debidamente

requisitado.

Auxiliar 1 ¿Los datos del formato son correctos?

NO: Ir al paso 4

SI: Ir al paso 5

Auxiliar 1 4 Entrega el documento al área solicitante, para

su corrección.

Formato

(F-10)

Auxiliar 1 5 Clasifica los viáticos por área y proyecto.

Auxiliar 1 6 Realiza la suma de los viáticos por área y se

anexa la tira suma general y turna a:

Tira suma

Auxiliar 2

7 Asigna el número de Comprobación de

Recursos.

Excel

Ordenes

pago/(SIGG)

Auxiliar 2

8 Elabora la Comprobación de Recursos y la

relación soporte de los viáticos y turna a:

SIGG

Jefe de Área 9 Revisa la Comprobación de Recursos y los

soportes respectivos, de acuerdo a la relación de

viáticos

Jefe de Área 10 Aprueba la Comprobación de Recursos en el

sistema.

SIGG

Jefe de Área 11 Registra la Comprobación de Recursos en el

control interno del Presupuesto autorizado,

según la clasificación del gasto y turna a:

Excel

Presupuesto

Jefe de

Departamento

12 Rubrica la Comprobación de Recursos y firma

la Relación de la documentación Soporte y

turna a:

Secretaria 13 Envía al titular de la Dirección de

Administración la Comprobación de Recursos y

la relación soporte para su firma.

SIGG

Secretaria 14 Recibe Comprobación de Recursos y los

soportes con Póliza de cheque original.

Comprobación

de recursos,

Soportes y

cheque

original.

Secretaria

15

Relaciona y envía a firma la Comprobación de

Recursos con el titular de la SAF.

Secretaria 16 Recibe y revisa que esté debidamente firmada

la Comprobación de Recursos, debiendo

contener las copias de los facsímiles.

Comprobació

n de recursos

Secretaria 17 Fotocopia la Comprobación de Recursos (3

copias)

Secretaria 18 Envía a ventanilla de la Dirección de Política

Presupuestaría la Comprobación de Recursos,

con su respectiva relación soporte, entrega

acuses a:

Auxiliar 2 19 Relaciona y ordena numéricamente los acuses

de la Comprobación de Recursos para el área

de Contabilidad.

Excel Ordenes

de Pago

Auxiliar 2 20 Integra la documentación soporte original con

la relación y la copia de la Comprobación de

Recursos sellada por la Dirección de Política

Presupuestaría y turna a:

Auxiliar 1

21 Archiva el documento en el expediente

correspondiente.

Excel Archivo


AUXILIAR 2AUXILIAR 1SECRETARIA


Hoja: 1 de 3




Procedimiento: Trámite de viáticos

Clave: F-DC-12

Rev.00

Recibe los viáticos, enviado por el área

solicitante.

INICIO

Registra los viáticos en el control de

facturas y viáticos recibidos.

Viáticos Formato

(F-10)

Clasifica los viáticos por área y

proyecto.

Realiza la suma de los viáticos por área

Revisa que el formato esté debidamente

requisitado.

Entrega el documento al área solicitante,

para su corrección.

Asigna el número de Comprobación de

Recursos.

Elabora la Comprobación de Recursos

y la relación soporte de los viáticos.

A

1

2

3

7

6

5

4

8

¿DATOS DE FACTURACIÓN

SON CORRECTOS?

Comprobación

de recursos

Viáticos Formato

(F-10)

NO

SI


Mayo de 2011

SECRETARIAJEFE DEL DEPARTAMENTOJEFE DE ÁREA

Hoja: 2 de 3F-DC-12

Rev.00


Área Administrativa: Departamento de Recursos Financieros Y


Procedimiento: Trámite de viáticos

Clave:


Registra la Comprobación de

Recursos en el control interno del

Presupuesto.

Aprueba la Comprobación de

Recursos en el sistema.

Recibe la Comprobación de

Recursos y los soportes con Póliza

de cheque original.

Relaciona y envía a firma la

Comprobación de Recursos con el

titular de la SAF.

Rubrica la Comprobación de

Recursos y firma la Relación de

documentación Soporte.

Recibe y revisa que este debidamente firmada

la Comprobación de Recursos,

Revisa la Comprobación de Recursos

y los soportes.

B

C

15

9

10

11

12

Envía al titular de la Dirección de Administración la Comprobación de Recursos y la relación soporte para su firma.

13

14

Comprobación

de recursos.

Fotocopia la Comprobación de

Recursos (3 copias).

16

Envía a ventanilla de la Dirección de

Política Presupuestaría la

Comprobación de Recursos, con su

respectiva relación soporte.

18

Comprobación

de recursos

Comprobación de

recursos y Póliza de

cheques

17

Comprobación

de recursos y

relación soporte

Comprobación

de recursos.


Mayo de 2011

AUXILIAR 1AUXILIAR 2

Hoja: 3 de 3F-DC-12

Rev.00

Gobierno del Estado de TabascoSecetaría de Administración y fIinanzas




Procedimiento:Trámite de viáticos

Clave:

Archiva el documento en el expediente

correspondiente.

Integra la documentación soporte

original con la relación y la copia de la

Comprobación de Recursos sellada por

la Dirección de Política Presupuestaría.

FIN

D

Relaciona y ordena numéricamente los

acuses de la Comprobación de

Recursos para el área de Contabilidad.

19

21

20

Comprobación

de recursos

Comprobación

de recursos

Comprobación

de recursos


Mayo de 2011

Proceso:

Adecuación de Recursos Presupuestales

Objetivo:

Mejorar el cumplimiento de los objetivos y

programas aprobados en el presupuesto.



Cumplir con el Manual de Normas

Presupuestarias para la Administración

Pública del Gobierno del Estado.


Mayo de 2011






Adecuación de Recursos Presupuestales

Responsable Act.

Núm.


documento

Jefe de

Departamento

1 Recibe la solicitud de recursos enviada por la

Dirección de Administración y turna a:

Memorándum

Secretaria 2 Solicita número de oficio en la Dirección de

Administración y turna a:

Control de

oficios

Jefe de

Departamento

3 Elabora el oficio de solicitud de adecuación

presupuestal.

Word/Adecuac

iones

Presup.

Jefe de

Departamento

4 Elabora la justificación para el destino de los

recursos.

Sapnet

¿Es un proyecto nuevo?

NO: Ir al paso 5 y continúa el proceso

SI: Ir al paso 6

Jefe de

Departamento

5 Realiza al proyecto las adecuaciones

correspondientes en el Sapnet.

Cédula Básica

Jefe de

Departamento

6 Captura en el Sapnet los datos del proyecto y la

solicitud presupuestal.

Cédula Básica

y Expediente

Técnico.

Jefe de

Departamento

7 Imprime la cédula básica y el expediente

técnico.

Jefe de

Departamento

8 Captura la programación mensual de los

recursos solicitados.

Sapnet.

Jefe de

Departamento

9 Imprime la hoja de resumen y el detalle de

captura de movimientos presupuestales y turna

a:

Hoja de

Resumen

Secretaria 10 Envía el oficio y los anexos para firma del

titular de la Dirección de Administración

Oficio y

anexos

Secretaria 11 Recibe la documentación y verifica que este

debidamente firmada.

Secretaria 12 Envía el oficio al Despacho del C. Secretario,

con atención a la Dirección de Política del

Gasto Público.

Oficio

Secretaria 13 Archiva la copia de conocimiento en el

expediente y espera la contestación de la

solicitud.

Expediente

Secretaria 14 Recibe el oficio de contestación de la

adecuación de los recursos y entrega a:

Jefe de

Departamento

15 Notifica al solicitante la contestación de la

adecuación de recursos.

Memorándum


SECRETARIAJEFE DE DEPARTAMENTO

Gobierno del Estado de TabascoSecretaría de Administrración y Finanzas

Hoja: 1 de 2



control Presupuestal

Procedimiento: Elaboración de Adecuaciones de Recursos

Clave: F-DC-12

Rev.00

Recibe la solicitud de recursos.

INICIO

Se realizan las adecuaciones correspondientes

en la cédula básica.

Captura la programación mensual de los

recursos solicitados.

Elabora el oficio de solicitud de adecuación

presupuestal.

Elabora justificación de la adecuación

presupuestal.

solicitud de

adecuaciòn

presupuestal

1

3

8

5

4

Justificación de

recursos

Captura la cédula básica y el Expediente

Técnico, requisitando los datos que solicita

el sistema de Adecuaciones

presupuestarias.

Imprime la cédula básica y el expediente técnico.

6

7

Imprime la hoja de resumen formato y el

detalle de captura de movimientos

presupuestales y turna a:

9

Oficio

¿ES UN PROYECTO

NUEVO?

Cédua básica y

expediente técnico

SPE-1

Hoja de resumen

y detalle de

movimientos SPE-

05

Recibe la documentación.

11

Archiva la copia de conocimiento en el

expediente.

Solicita número de oficio en la Dirección de Administración.

Envía el oficio y los anexos para firma

del titular de la Dirección de

Administración

10

Envía el oficio al Despacho del C.

Secretario.

12

Oficios y

anexos

Oficios y

anexos

13

Recibe el oficio de autorización de la

adecuación de los recursos.

14

Oficio de

Autorización

NO

SI

2

Oficios y

anexos

Expediente

A


Mayo de 2011

JEFE DE DEPARTAMENTO

Notifica al solicitante la contestación de la adecuación de recursos.

15

Memorándum

FIN

B




Procedimiento: Elaboración de Adecuaciones de Recursos

Clave:


Hoja: 2 de 2


Mayo de 2011

Proceso:

Comprobación de Recursos del Fondo Fijo Revolvente

Objetivo:

Comprobar en parcialidades los gastos efectuados,

para tener una fluidez y efectividad de recursos,

atendiendo las necesidades de las diversas

Direcciones.



Cada factura y/o recibo debe estar

rubricado por el área responsable del gasto.

Cumplir con la realización de la

Comprobación de Recursos de acuerdo al

Manual de normas presupuestarias de la

Administración Pública vigente, según

Capítulo VI, numeral 47 al 51.


Mayo de 2011






Comprobación de Recursos del Fondo Fijo Revolvente

Responsable Act. Núm. Descripción de Actividades Forma o

documento

Secretaria

1 Recibe comprobantes y turna a: Facturas y/o

recibos

Jefe de Área

2 Realiza la clasificación del gasto con base al


Catálogo de

partidas

presupuestales

Jefe de Área 3 Asigna el número de la partida a cada

comprobante.

Jefe de Área 4 Revisa el cuadernillo del presupuesto de

Egresos autorizado, para asignar el gasto

comprobatorio al proyecto que corresponda,

validando la suficiencia presupuestal.

Excel

presupuesto

Jefe de Área 5 Realiza la sumatoria de los comprobantes en

la tira suma.

Jefe de Área 6 Coloca el número de la partida y el proyecto

(en la tira suma) y turna a:

Auxiliar 2 7 Asigna el número de la Comprobación de

Recursos

Control de

ordenes de pago

y SIGG

Auxiliar 2 8 Elabora la Comprobación de Recursos y

documentación soporte y turna a:

Jefe de Área 9 Revisa la Comprobación de Recursos Original

y los soportes respectivos, de acuerdo a los

comprobantes (facturas y/o recibos).

Jefe de Área 10 Aprueba la comprobación de recursos en el

sistema.

SIGG

Jefe de Área 11 Registra la Comprobación de Recursos en el


según su clasificación y turna a:

Excel

presupuesto

Jefe de

Departamento

12 Rubrica la Comprobación de Recursos y

firma la Relación de la documentación

Soporte y turna a:

Comprobación

de recursos y

documentación

soporte

Secretaria 13 Envía la Comprobación de Recursos y la

relación soporte para firma del titular de la


Secretaria 14 Recibe y revisa los documentos, que estén

debidamente firmados y que las copias tengan

el facsímile, junto con la póliza original.

Secretaria

15

Relaciona y envía a firma la Comprobación

de Recursos con el Secretario de la SAF.

Excel Ordenes

pago/SIGG



con su relación soporte.

Comprobación

de recursos y

soporte

Secretaria 17 Recibe y verifica que contenga el sello y turna

a:

Auxiliar 2 18 Ordena numéricamente los acuses de la

Comprobación de Recursos para el área de

Contabilidad.

Excel Ordenes

de Pago


la relación y la copia de la Comprobación de

Recursos sellada por la Dirección de Política

Presupuestaría y turna a:

Auxiliar 1

20 Clasifica el documento de acuerdo al tipo de

Gasto y archiva en el expediente

correspondiente.

Excel Archivo


AUXILIAR 2JEFE DE ÁREA SECRETARIA


Hoja: 1 de 3




Procedimiento: Comprobación de Recursos del Fondo Fijo

Revolvente.


Recibe comprobantes.

INICIORealiza la clasificación del gasto, en base al Catálogo

de Partidas Presupuestales.

Facturas y/o

recibos

Asigna el número de la Comprobación de Recursos.

Asigna el número de la partida a cada comprobante.

Revisa el cuadernillo del presupuesto de Egresos

autorizado, para asignar el gasto comprobatorio al

proyecto que corresponda validando la suficiencia

presupuestal.

Elabora la Comprobación de Recursos y


A

Revisa la Comprobación de Recursos Original y los

soportes.

1

2

3

8

7

4

Registra la Comprobación de Recursos en el control

interno del Presupuesto autorizado, según su

clasificación y turna a:

Aprueba la comprobación de recursos en el sistema

10

11

Comprobación

de recursos y

soporte

Comprobación

de recursos y

soporte

Realiza la sumatoria de los comprobantes (facturas y/o

recibos) en la tira suma.

5

Coloca el número de la partida y el proyecto (en la tira

suma), y turna a:

6

Facturas y/o

recibos

9

Facturas y/o

recibos

Facturas y/o

recibos

Facturas y/o

recibos


Mayo de 2011

AUXILIAR 2SECRETARIA JEFE DE DEPARTAMENTO

Hoja: 2 de 3F-DC-12

Rev.00





Revolvente.

Clave:


Ordena numéricamente los acuses

de la Comprobación de Recursos

para el área de Contabilidad.

Rubrica la Comprobación de

Recursos y firma la Relación de la

documentación Soporte.

Envía la Comprobación de Recursos

y la relación soporte para firma del

titular de la Dirección de

Administración.

B

C

12

18

13

Recibe y revisa los documentos.

Relaciona y envía a firma la

Comprobación de Recursos con el

Secretario de la SAF.

Envía a ventanilla de la Dirección de Política


con su relación soporte.

14

15

16

Comprobación de

recursos y soporte

Comprobación de

recursos y relaciòn

de soporte

Copia de

comprobación de

recursos

Comprobación de

recursos y soporte

Comprobación de

recursos y relaciòn

de soporte

Recibe y verifica que contenga el sello la

documentación.:

Acuses de

Comprobación de

recursos y relaciòn de

soporte

17


Mayo de 2011


Hoja: 3 de 3F-DC-12

Rev.00






Revolvente.

Clave:

FIN

D


original con la relación y la copia de la

Comprobación de Recursos sellada por

la Dirección de Política Presupuestaría.

19

Soporte original con la

relación y copia de

comprobación de

recursos

Clasifica el documento de acuerdo al

tipo de Gasto y archiva en el expediente

correspondiente.

20

Expediente


Mayo de 2011

Proceso:

Trámite de Facturas para la elaboración de Ordenes de Pago

Objetivo:

Tramitar los pagos a los proveedores, con cargo

al Presupuesto General de Egresos.



Verificar la existencia de la suficiencia

presupuestal.

Cumplir con los requerimientos del soporte

del gasto como son: solicitud de compra

y/o orden de servicio, pedido y requisición.

Cumplir con la realización de las Ordenes

de pago, de acuerdo al Manual de normas

presupuestarias para la Administración

Pública vigente, según capitulo VI,

numeral 47 al 51.


Mayo de 2011






Tramite de Facturas para elaboración de Órdenes de Pago.

Responsable Act.

Núm.


documento

Secretaria 1 Recibe la factura original y acuses, registra en

el control de facturas y turna a:

Excel/factur

a

Auxiliar 1 2 Revisa los datos fiscales de las facturas.

Auxiliar 1 3 Realiza la clasificación del gasto con base al

Catálogo de Partidas Presupuestales, asignando

el número de la partida correspondiente.

Auxiliar 1 4 Revisa el cuadernillo del presupuesto de

Egresos autorizado, para asignar el gasto

comprobatorio al proyecto que corresponda

Auxiliar 1 5 Realiza descripción de la partida y del proyecto

(en la tira suma)

Auxiliar 1 ¿La factura es correcta?

NO: Ir al paso 6, volver al paso 2

SI: Ir al paso 7

Secretaria 6 Notifica al solicitante que hubo error en la

factura para su devolución y cambio.

Auxiliar 1 7 Sella de recibido los acuses de la factura

revisada.

Auxiliar 2 8 Asigna el número de Orden de Pago Control de

ordenes de

pago y

SIGG

Auxiliar 2 9 Elabora la Orden de Pago y la relación soporte

y turna a:

SIGG

Jefe de Área 10 Revisa la Orden de Pago Original y los soportes

respectivos, de acuerdo a la factura.

Jefe de Área 11 Autoriza la Orden de Pago en el sistema. SIGG

Jefe de Área 12 Registra y rubrica la Orden de Pago en el


según la clasificación del gasto, turnándola a:

Excel

presupuesto

Jefe de

Departamento

13 Rubrica la Orden de Pago y firma la Relación

de la documentación Soporte.

Secretaria 14 Envía la Orden de Pago, el soporte original y la

relación soporte para firma del titular de la


Secretaria 15 Una vez firmados los documentos se relacionan

y envían a firma del C. Secretario.

Secretaria

16

Recibe y revisa la Orden de Pago, debiendo

contener las copias los facsímile

Secretaria 17 Se Fotocopian la Orden de Pago en (3 copias)


Presupuestaría la Orden de Pago, con su

respectiva relación soporte y turna a:

Auxiliar 2 19 Archiva copia de la Orden de Pago

alfabéticamente, para entregar al proveedor

respectivo.

Archivo

Proveedor.

Auxiliar 2 20 Relaciona y ordena numéricamente copia de la

Orden de Pago para el área de Contabilidad.

Excel

Ordenes de

Pago


la relación y la copia de Orden de Pago sellada

por la Dirección de Política Presupuestaría.

Auxiliar 1

22 Clasifica el documento de acuerdo al tipo de

Gasto y archiva en el expediente

correspondiente.

Archivo

Ordenes de

Pago


AUXILIAR 2AUXILIAR 1SECRETARIA


Hoja: 1 de 3




Procedimiento: Tramite de Facturas para la elaboración de

Ordenes de pago


Recibe la factura original y registra en el

control de facturas.

INICIO

Revisa los datos fiscales de las facturas

Factura

Realiza la descripción de la partida y del

proyecto.

2

Realiza la clasificación del gasto en base

al Catálogo de Partidas Presupuestales,

asignando el número de la partida

correspondiente.

Revisa el cuadernillo del presupuesto de

Egresos autorizado.

Notifica al solicitante que hubo error en

la factura para su cambio.

A

Sella de recibido los acuses de la factura

revisada

1

3

6

5

4

87

Asigna el número de Orden de Pago.

Elabora la Orden de Pago y la relación

soporte.

9

Factura

Factura

FacturaFactura

Orden de pago y

relación soporte

¿LA FACTURA ES CORRECTA?

SI: IR AL PASO 6

NO: IR AL PASO 7

NO

SI


Mayo de 2011

SECRETARIA JEFE DEL DEPARTAMENTO JEFE DE ÁREA

Hoja: 2 de 3F-DC-12

Rev.00




Procedimiento: Tramites de facturas para la elaboración de

ordenes de pago

Clave:


Envía la Orden de Pago, el soporte

original y la relación soporte para

firma del titular de la Dirección de

Administración

Autoriza la Orden de Pago en el

sistema.

Registra y rubrica la Orden de Pago

en el control interno del Presupuesto

autorizado.

Rubrica la Orden de Pago y firma la

Relación de la documentación

Soporte.

Relaciona y envía a firma la Orden de

Pago con el Secretario

Revisa la Orden de Pago Original y

los soportes respectivos.

B

C

1413

11

15

10

12

Recibe y revisa la Orden de Pago.

16

Fotocopia Orden de Pago

Envía a ventanilla de la Dirección de

Política Presupuestaría la Orden de

Pago, con su respectiva relación

soporte.

17

18

Orden de pago y

soportes

Orden de pago y

soporte original

Orden de pago,

Orden de

pago


Mayo de 2011


Hoja: 3 de 3F-DC-12

Rev.00





Procedimiento: Tramite de Facturas para la elaboración de

ordenes de pago

Clave:

Relaciona y ordena numéricamente

copia de la Orden de Pago para el área

de Contabilidad.


original con la relación y la copia de

Orden de Pago sellada por la Dirección

de Política Presupuestaría.

FIN

D

Archiva copia de Orden de Pago

alfabéticamente para entregar al

proveedor respectivo.

19

Clasifica el documento de acuerdo al tipo de Gasto y los archiva en el expediente correspondiente.

20

21 22

Orden de

pago

Soporte original con

la relación y copia de

orden de pago

Expediente

de

Proveedor

Expediente

de Ordenes

de Pago


Mayo de 2011

Proceso:

Conciliación Mensual

Objetivo:

Asegurar que no exista alguna diferencia en los

avances del ejercicio presupuestal del gasto

corriente e inversión y los registros contables para

llevar a cabo los cierres mensuales del

presupuesto.



Cumplir con la realización de la

Conciliación Presupuestal Financiera y

Contable de acuerdo al Manual de


Administración Pública vigente, según

Capítulo XV, numeral 93 al 96.


Mayo de 2011






Conciliación Mensual

Responsable Act.

Núm.


documento

Jefe de

Departamento

1 Recibe del Departamento de Conciliación de

Gestión Presupuestal, por medio magnético y

vía e-mail la Conciliación mensual de la

Secretaría.

Vía Internet

/E-mail.

Jefe de

Departamento

2 Procesa la información de la Conciliación

mensual del presupuesto y la distribuye a cada

una de las Áreas contables DGMIG,

Subsecretaría de Administración y Dirección de

Administración de la SAF.

Excel

Conciliacione

s/E-mail.

Jefe de

Departamento

3 Turna a la DGMIG, Subsecretaría de

Administración y Área contable de la Dirección

de Administración para su respectiva revisión y

conciliación.

Vía Internet

/E-mail.

Jefe de

Departamento

¿Existe alguna observación en la información?

NO: Ir al paso 4

SI: Ir al paso 5

Áreas Contables de

(DGMIG, S.A y

D.A)

4 Envían la conciliación sin observaciones, al

área correspondiente para su cierre mensual.

Áreas Contables de

(DGMIG, S.A y

D.A)

5

Envían la conciliación con reporte de

observaciones al área correspondiente, para su

corrección.

Jefe de

Departamento

6 Integra la conciliación mensual de las áreas

contables de la DGMIG, Subsecretaría de

Administración y Dirección de Administración

de la SAF. y Envía con oficio a la Dirección de

Política Presupuestaría, anexando reporte de

observaciones

Oficio


JEFE DE DEPARTAMENTO ÁREAS CONTABLES DE DGMIG, S.A. Y D.A.

Gobierno del Estado de TabascoSecretaría de Administraciónn y Finanzas

Hoja: 1 de 1




Procedimiento: Conciliación Mensual

Clave: F-DC-12

Rev.00

Recibe del Departamento de Conciliación de Gestión Presupuestal, la Conciliación mensual de la Secretaría.

INICIO

Procesa la información de la Conciliación

mensual del presupuesto y la distribuye a

cada una de las Áreas contables Dirección

de Modernización e

InnovaciónGubernamental, Subsecretaría

y Dirección de Administración de la SAF.

Conciliación

mensual

Envían la conciliación con reporte de observaciones al área correspondiente,

para su corrección.

Integra la conciliación mensual de las

áreas contables a la Dirección de Política

Presupuestaría, anexando reporte de

observaciones.

Turna a la Área contable

correspondiente para su respectiva

revisión y conciliación.

Devuelve la conciliación sin

observaciones, al departamento de

Recursos financieros de la SAF., para el

cierre mensual.

1

2

3

6

5

4

FIN

Conciliación

mensual

Conciliación

mensual

Conciliación

mensual

Oficio y reporte

de

observaciones

¿EXISTE ALGUNA

OBSERVACIÓN?

NO

SI

Conciliación

mensual


Mayo de 2011

Proceso:

Programa de Autoevaluación de Recursos Comprobados (SISAGAP)

Objetivo:

Recopilar trimestralmente la información de los

avances físicos de los proyectos autorizados, en el

presupuesto general de egresos, para su

evaluación y formulación del informe de

Gobierno.



Dar seguimiento conforme al Programa de

Autoevaluación, dispuesto en el Manual de


Administración vigente, según capitulo

XIV, numeral 90 al 92.


Mayo de 2011



Departamento de Recursos Financieros y control

presupuestal


Programa de Auto evaluación de Recursos Comprobados (SISAGAP)

Responsable Act.

Núm.


documento

Jefe de

Departamento

1 Iniciar a partir de la fecha de apertura el sistema

de autoevaluación en línea accesando a través

de Internet (SISAGAP).

Vía Internet/

Sistema de

información

financiera

(SISAGAP).

Jefe de

Departamento

2 Integra y revisa en línea los datos de cada

proyecto, concentrados en la cédula básica

como son: descripción del proyecto, metas,

unidad de medida, fecha de inicio y término,

sector, programa y subprograma, fuente de

financiamiento.

Jefe de

Departamento

3 Procesa y registra en línea el avance financiero

de cada uno de los proyectos como son las

acciones, metas programadas, conciliación y

registro de la información complementaria.

Jefe de

Departamento

4 Verifica que no existan diferencias entre los

registros de los recursos autorizados y ejercidos

al cierre, así como las posibles inconsistencias

que se presenten en los datos de la cédula de los

proyectos.

Informes y

Anexo

Programático

Jefe de

Departamento

5 Determina en línea los status de cada proyecto

como son: terminados, en proceso, no iniciados

y cancelados.

Sistema de

información

financiera

(SISAGAP).

Jefe de

Departamento

6 Congela todos los proyectos en el sistema

SISAGAP, para que se puedan emitir los

informes de salidas trimestrales y sean

evaluados.


JEFE DEL DEPARTAMENTO

Gobierno del Estado de TabascoSecretaría de Administración y Finazas

Hoja: 1 de 1




Procedimiento: Programa de auto evaluación de recursos

comprobados (SISAGAP)


Iniciar a partir de la fecha de apertura el

sistema de autoevaluación en línea.

INICIO

Integra y revisa en línea los datos de

cada proyecto, concentrados en la

cédula básica.

Procesa y registra en línea el avance

financiero de cada uno de los proyectos.

Verifica que no existan diferencias entre

los registros de recursos autorizados y

ejercidos al cierre.

1

2

3

4

FIN

Informes y anexo

programático

SISAGAP

SISAGAP

Determina en línea los estatus de cada

proyecto.

5

Congela todos los proyectos en el

SISAGP, para que puedan emitir los

informes de salidas trimestrales y sean

evaluados.

6


Mayo de 2011

Proceso:

Declaración del Impuesto Sobre Nómina (ISN)

Objetivo:

Integrar la información de las Unidades

Administrativas de la SAF, para realizar el pago

del 3% del Impuesto Sobre la Renta (ISR), por

concepto de erogaciones o remuneraciones del

trabajador.



Ley de Hacienda del Estado de Tabasco.

La información se proporcionará los tres

primeros días hábiles de cada mes

posteriores al cierre del mes anterior.


Mayo de 2011



Departamento de Recursos Financieros y control

presupuestal


Declaración del Impuesto Sobre la Renta (ISN)

Responsable Act.

Núm.


documento

Dirección de

Administración

1 Recibe la información de la Unidad de

Administración y de la Dirección General de

Recursos Humanos de la Subsecretaría de

Administración, de la Dirección General de

Modernización e Innovación Gubernamental y

de la Dirección de Tesorería de la SAF.

Oficios y/o

Memorandum

2 Turna los documentos a: Oficios y/o

Memorandum

Jefe del

Departamento de

Recursos

Humanos

3 Integra la información proporcionada en los

oficios

4 Elabora memorandum y envía el cálculo del

Impuesto Sobre Nómina a:

Memorandum

Jefe del Depto. de

Recursos

Financieros y

Control Pptal.

5 Recibe el cálculo del Impuesto Sobre Nómina

Jefe del Depto. de

Recursos

Financieros y

Control Pptal.

6 Solicita el recurso a la Dirección de Gasto

Público

Oficio

Espera la autorización del recursos

Una vez autorizado el recurso

Jefe del Depto. de

Recursos

Financieros y

Control Pptal.

7 Realiza la declaración para el pago del

Impuesto Sobre Nómina.

Sistema

SAPNET

Jefe del Depto. de

Recursos

Financieros y

Control Pptal.

8 Imprime el recibo del registro de la operación

correspondiente.

Jefe del Depto. de

Recursos

Financieros y

Control Pptal.

9 Realiza el proceso de elaboración de la Orden

de Pago correspondiente.



RECURSOS FINANCIEROS Y CONTROL

PRESUPUESTAL


RECURSOS HUMANOSDIRECCIÓN DE ADMINISTACIÓN

Hoja: 1 de 1F-DC-12

Rev.00




Procedimiento: Declaración del Impuesto Sobre Nómina

Clave:


Turna los documentos a:

Recibe el cálculo del Impuesto Sobre

Nómina

Solicita el recursos a la Dirección de

Gasto Público

Integra la información proporcionada

Realiza la declaración para el pago

del Impuesto Sobre Nómina

Oficio

Recibe la información de las

Unidades Administrativas

correspondientes,

6

1

Oficio y/o

memorandum

2

3

Elabora el memorandum y envía el

cálculo del Impuesto Sobre Nómina

a:

5

Oficio y/o

memorandum

Una vez autorizados los recursos

7

Imprime el recibo del registro de la

operación correspondiente

8

Realiza el proceso de elaboración de

la Orden de Pago

9

Sistema

SAPNET

Recibo

Orden de Pago

Mmorandum

Inicio

Oficio y/o

memorandum

Memorandum

4

Fin


Mayo de 2011

Proceso: Movimiento de Personal

MOVIMIENTO DE PERSONAL

FORMATO D.R.H.

Exp. Núm.

Dependencia que realiza el movimiento:

Condicion Laboral: Base de Confianza de obra determinada y/o tiempo determinadado

Tipo de movimiento:

Alta ( ) Baja ( ) Licencia ( ) Con goce de sueldo ( ) Otros ( )

Nota: ver al reverso Sin goce de sueldo ( )

Apellido Paterno Apellido Materno Nombre(s)

DOMICILIO

Calle Núm. Colonia Municipio Telefono

R.F.C Lugar de Nacimiento Edad Sexo Edo.Civil

Profesión u Oficio Grado de estudios Nacionalidad

CATEGORIA Y CLAVE

CLAVE PROGRAMATICA

EL CARÁCTER O TIPO DE NOMBRAMIENTO

JORNADA DE TRABAJO ASIGNADA

SUELDO PARTIDA N°

LUGAR DE ADSCRIPCION

HORARIO

LUGAR DE PAGO DE SUELDO

FECHA EN QUE CAUSA EFECTO EL MOVIMIENTO

CATEGORIA Y CLAVE ANTERIOR

LUGAR DE ADSCRIPCION ANTERIOR

CLAVE PROGRAMATICA ANTERIOR

OBSERVACIONES

VILLAHERMOSA, TABASCO A _____ DE _____________ DE ______

TITULAR DE LA DEPENDENCIA

Por causa de:

Nuevo ingreso Cambio de Adscripción Liquidación Para ocupar puesto de confianza

Reingreso Reanudación de labores Por conclución de obra o tiempo Beca autorizada

Promoción Permuta Cese por cualquier causa Gravidez

Interinato Renuncia Incapacidad física temporal Incapacidad médica

Reclasificación Abandono de empleo Incapacidad física permanente Para cargos de elección popular

Recategorizacion Defunción Prisión preventiva o arresto Residencia médica

Prórroga Jubilación o pensión Asuntos personales Comisiones sindicales

Suspension temporal

PODER EJECUTIVO DEL ESTADO DE TABASCO

SECRETARIA DE ADMINISTRACION Y FINANZAS

SUBSECRETARIA DE ADMINISTRACION

DATOS PERSONALES

DIRECCION GENERAL DE RECURSOS HUMANOS Y DESARROLLO DE PERSONAL

DATOS OFICIALES

PROTESTA

EL SERVIDOR PUBLICO

SECRETARIO DE ADMINISTRACION Y FINANZAS

( )

( )

( )

( )

( )

( )

( )

( )

( )

( )

( )

( )

( )

( )

( )

( )

( )

( )

( )

( )

( )

( )

( )

( )

( )

( )

( )

( )

( )

1

10

7

8

12

9

13

11

17

6

4

5

3

2

16

18

19

2021

22

23

14

15

2007 - 2012

GUÍA DE LLENADO

Formato: DRH

Formulación a cargo de: Dependencias y Organismos del Poder Ejecutivo del Estado.

Objetivo: Realizar los movimientos de cambios de adscripción de personal en base a la

nueva ley orgánica del poder ejecutivo del estado.

1. Se anotara el nombre de la Dependencia que realizara el movimiento.

2. Se marcara con una (x) el cuadro que corresponda a la condición laboral asignada al

trabajador.

3. Se marcara con una (x) el tipo de movimiento que se efectuara marcándole también en

la parte posterior la causa por la cual se realiza el movimiento.

4. Se anotara el nombre del trabajador, debiendo iniciar con el apellido paterno, materno

y nombre (s).

5. Se anotará el domicilio del trabajador especificando la calle, numero, colonia,

municipio y numero telefónico.

6. Se anotará el registro federal de contribuyentes del servidor público, su lugar de

nacimiento, edad, sexo y estado civil.

7. Se anotará la profesión u oficio, grado de estudios y nacionalidad del trabajador.

8. Se anotará la categoría y la clave asignada al trabajador.

9. Se colocará la clave programática correspondiente.

10. Se especificará la condición laboral asignada al trabajador.

11. Se especificará en horas el tiempo que durará la jornada laboral que cubrirá el

trabajador.

12. Se especificará el sueldo mensual que percibirá el trabajador, así como la partida

presupuestal que se afectara.

13. Se anotará la unidad a la cual quedara adscrito el servidor público.

14. Se especificará el horario que cubrirá el trabajador anotando también de que día a que

día laborara.

15. Se anotará la clave del pagador especificando el nombre del mismo.

16. Se especificara el día mes y año a partir del cual causa efecto el movimiento.

17. Se anotará en el lugar que corresponda la categoría y clave, lugar de adscripción y

clave programática que tenia anteriormente el trabajador.

18. En este apartado se anotaran las observaciones que consideren consecuentes de

acuerdo al tipo de movimiento que pretenda realizar, ya sea alta, baja o licencia.

19. Se anotará la fecha en la cual fue requisitado el formato D.R.H.

191

20. Se anotará el nombre del titular de la dependencia, el del servidor publico y el del

secretario de administración y finanzas, así como sus respectivas firmas.

21. Este recuadro servirá de apoyo para especificar la causa por la cual se efectuara el

movimiento de personal, señalándose con una “x”.

192

PROCESO DE ALTAS AL INVENTARIO

193

GUÍA DE LLENADO

SISTEMA DE INVENTARIOS

Base de datos en Access que permite el registro, control de los bienes y usuarios de los

mismos así como su actualización diaria.

1. No. de inventario interno.

2. No. de inventario asignado por la Subsecretaría de Administración.

3. Se anota una √ para señalar si el bien es Contabilizado.

4. Clave del Departamento o Dirección y nombre del mismo.

5. Artículo: No. de artículo y nombre del bien.

6. Grupo: No. del grupo al que pertenece, No. y nombre de la partida del bien.

7. Tipo de uso: automático. eléctrico, estándar, mecánico.

8. Estado del artículo: bueno, malo.

9. Fecha del movimiento

10. Proveedor: Razón social.

11. No. de factura.

12. Fecha de factura.

13. No. de marca y nombre de la marca.

14. Modelo.

15. Serie

16. Valor sin IVA.

17. Capacidad

194

PROCEDIMIENTO: ELABORACIÓN DE

RESGUARDO

195

GUÍA DE LLENADO

RESGUARDO.

El resguardo es emitido en original del inventario el cual se distingue por la franja gris y el

mismo nombre, copia del usuario. La guía de llenado es la misma.

1. No. de resguardo

2. Nombre completo del usuario.

3. Depto y/o área a la que pertenece el usuario.

4. Nombre y No. de factura o bien el No. de memorandum o documento que origino la

elaboración del resguardo.

5. Fecha de entrega del bien al usuario.

6. Fecha de factura o documento que origino la elaboración del resguardo.

7. Cantidad de bienes resguardados.

8. Descripción del bien.

9. No. de serie del bien si lo tiene.

10. Marca del bien.

11. Modelo

12. Valor sin IVA.

13. No. de inventario interno (de la Secretaría)


15. Nombre completo y firma del usuario.

16. Nombre completo, dirección y/o depto; y firma de quien autoriza la elaboración del

resguardo del usuario en su área respectiva.

17. Visto Bueno del Jefe del Departamento de Recursos Materiales de la elaboración del

resguardo.

196

PROCESO: BAJA DEL INVENTARIO DEL USUARIO

197

198

PROCESO: BAJA DEL INVENTARIO DEL USUARIO

GUÍA DE LLENADO



mismos, así como su actualización diaria. Para este procedimiento solo se actualizan los

siguientes puntos.

4. Cve. Unidad: Clave del Departamento o Dirección y nombre del mismo.

8. Estado del artículo: bueno, malo.

18. Nombre completo del usuario

20. Movimiento: baja, obsoleto, traspaso, robo, no localizado, otros.

21. Observaciones: se registra toda información que facilite la ubicación del bien y del

usuario o situación del mismo.

22. Estatus: se registran datos de la situación del bien.

199

PROCESO: CAMBIO DE USUARIO

200

GUÍA DE LLENADO



mismos, así como su actualización diaria. Para este procedimiento solo se actualizan los

siguientes puntos.

4. Cve. Unidad: Clave del Departamento o Dirección y nombre del mismo.

18. Nombre completo del usuario

19. Expediente: No. de alta del usuario.

20. Movimiento: baja, obsoleto, traspaso, robo, no localizado, otros.

21. Observaciones: se registra toda información que facilite la ubicación del bien y del

usuario o situación del mismo.

22. Estatus: se registran datos de la situación del bien.

201

PROCESO: TRÁMITE DE BAJAS DEFINITIVAS

202

203

204

205

GUÍA DE LLENADO, ESTABLECIDA POR LA DIRECCIÓN DE

ADMINISTRACIÓN DEL PATRIMONIO DEL ESTADO

PROPUESTA DE DISPOSICIÓN FINAL PARA

BIENES MUEBLES EN GENERAL

1. Nombre de la dependencia, órgano o entidad.

2. No. de oficio de la solicitud de disposición final.

3. Número de anexo que corresponda según solicitud de disposición final.

4. Día, mes y año del oficio de solicitud.

5. Relación de bienes propuestos.

6. Marca del artículo.

7. Modelo del artículo.

8. Número de serie.

9. Número de factura.

10. Número de inventario asignado.

11. Valor de adquisición o de factura.

12. Estado del bien (malo, regular, bueno).

13. Procedimiento de enajenación.

14. Valor mínimo del artículo según avalúo.

15. Observaciones.

206

PROPUESTA DE DISPOSICIÓN FINAL PARA

VEHÍCULOS


2. No. de oficio de la solicitud de disposición final.

3. Número de anexo que corresponda según solicitud de disposición final.

4. Dia, mes y año del oficio de solicitud.

5. Clase del bien (automóvil, camioneta, autobús, etc.)

6. Tipo del bien (sedán, pick-up, estacas, doble cabina, etc.).

7. Marca del bien.

8. Año de fabricación.

9. Número de motor.


11. Placa actual.

12. Año de registro de la placa.


14. Fecha de adquisición del bien.

15. Valor descrito en la factura.



18. Procedimiento de enajenación.

19. Valor mínimo del bien.

20. Observaciones.

207

DICTÁMEN DE NO UTILIDAD PARA VEHÍCULOS



3. Clase del bien (automóvil, camioneta, autobús, etc.).

4. Tipo del bien (sedán, pick-up, estacas, doble cabina, etc.).

5. Marca del bien.

6. Año de fabricación.

7. Número de motor.


9. Placa actual.

10. Año de registro de la placa.


12. Fecha de adquisición del bien.

13. Valor descrito en la factura.



16. Justificación de las causas de no utilidad en términos de la disposición segunda

fracción v de los lineamientos relativos a la disposición final, enajenación y baja de

bienes muebles.

17. Valor mínimo del bien.

18. Observaciones.

208

DICTÁMEN DE NO UTILIDAD PARA BIENES

MUEBLES EN GENERAL



3. Relación de bienes propuestos.

4. Marca del artículo.

5. Modelo del artículo.




9. Valor de adquisición o de factura.


11. Estado físico del artículo (malo, regular, bueno).

12. Justificación de las causas de no utilidad en términos de la disposición segunda

fracción v de los lineamientos relativos a la disposición final, enajenación y baja de

bienes muebles.

13. Valor mínimo del artículo según avalúo.

14. Observaciones.

209

PROCESO: INVENTARIO DE BIENES MUEBLES

210

PROCESO: INVENTARIO DE BIENES MUEBLES

GUÍA DE LLENADO



mismos, así como su actualización diaria.

1. No. de inventario interno.


3. Se anota una √ para señalar si el bien es Contabilizado.

4. Clave del Departamento o Dirección y nombre del mismo.

5. No. de artículo y nombre del bien.

6. No. del grupo al que pertenece, No. y nombre de la partida del bien.

7. Tipo de uso, automático. eléctrico, estándar, mecánico.

8. Bueno ó malo.

9. Fecha del movimiento.

10. Registrar la razón social.

11. No. de factura.


13. No. de marca y nombre de la marca.

14. Modelo.

15. Serie.

16. Valor sin IVA.

17. Capacidad.

18. Nombre completo del usuario.

19. No. de alta del usuario.

20. Baja, obsoleto, traspaso, robo, no localizado, otros.

21. Se registra toda información que facilite la ubicación del bien y del usuario o situación

del mismo.

22. Se registran datos de la situación del bien.

Documents

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN · S E C R E TAR IA DIR E C TO R A Me m o ra n d u m G o b ie rn o d e l E s ta d o d e Ta b a s c o S e c re ta ria d e Ad