MANUAL DE PROCEDIMIENTOS EMPEN E.S.P

Nit. 800153304-2 – Edificio Alcaldía Municipal - Teléfono: (6) 8 55 56 91 - www.empen.com.co - [email protected]

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS EMPEN E.S.P.

ORGANIGRAMA GESTIÓN ADMINISTRATIVA

Tramitar Quejas y Reclamos

Gestión Documental

Elaborar la Ejecución Mensual del Presupuesto

Elaborar Disponibilidades Presupuestales

Recaudar los Impuestos Municipales

Elaborar Pago de Obligaciones

Elaborar el Sistema Contable

Gestión Financiera

Elaborar

Inventarios

Administrar Bienes y

Elementos

Registrar Salida de Elementos

Rendir Cuentas

de Almacén

Adquirir Elementos

Gestión de Almacén

Archivo

GESTIÓN

ADMINISTRATIVA

Recibir, Radicar y Distribuir

Correspondencia


ORGANIGRAMA GESTIÓN DE CONTROL INTERNO

GESTION DE CONTROL

INTERNO

Evaluación del Sistema de

Control Interno contable

Gestión Institucional - Evaluación Independiente

Evaluación del Sistema de

Control Interno Contable

Auditoría Interna


ORGANIGRAMA GESTIÓN DEL PERSONAL

GESTION DE

PERSONAL

Evaluación del Desempeño –

Instrumentos para Evaluar

Programa de Bienestar Social e

Incentivos

Evaluación del Desempeño Laboral - Fijación de Metas

y Objetivos de los Empleados

Salud Ocupacional Realizar Capacitación

Inducción


ORGANIGRAMA ASESORÍA JURÍDICA

GESTION DE LA

SECRETARÍA JURÍDICA

Actos Administrativos

Acciones Constitucionales

Contratación


Empresas Públicas de Pensilvania

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

MACROPROCESO

Página 1 de 2

Fecha de Aprobación

GESTIÓN DE LA GERENCIA

Código

Versión

1. PROCESO: ACTO ADMINISTRATIVO

2. OBJETIVO: Concretar propuestas del las Empresas Públicas que estén de acuerdo con el Código Contencioso administrativo en el aspecto formal, plasmar una decisión o la voluntad de la Entidad en un documento.

3. ALCANCE: Dirigido a la prestación de asesoría de acuerdo a la Ley, Ley 489 de 1.998

4. BASE LEGAL: Constitución Política de 1.991 y Código Contencioso Administrativo.

5. DESCRIPCIÓN DE LOS PROCEDIMIENTO

N° ETAPA/ACTIVIDAD RESPONSABLE

CONTROLES REGISTRO

CARGO DEPENDENCIA

A Acto Administrativo

1 Elaborar acto administrativo como consecuencia de un derecho de petición o todo tipo de manifestación de voluntad por escrito expedida por las diferentes dependencias. Estas son recibidas por la Gerencia.

Gerente Gerencia Verificar que se elabore el Acto Administrativo

Acto Administrativo

2 Clasificar acto administrativo. Pueden ser de carácter particular general.

Gerente Asesor Jurídico

Gerencia Oficina Jurídica

Verificar que se clasifique el acto administrativo de acuerdo a su carácter

Acto Administrativo

4 Resolver o efectuar el recurso de reposición ante el mismo funcionario



Verificar que se efectúe la reposición o apelación según el caso

Reposición Apelación


5 Notificar acto administrativo en la forma y términos establecidos por el C.C.A



Verificar que la notificación se haga en los términos establecidos

Acto Administrativo

6. DEFINICIONES: Notificación por edicto: Fijar parte resolutivo del acto administrativo en un sitio de amplia resolución por término de 10 días. El acto administrativo General: Es elevado para beneficio de toda la comunidad, en este caso no precede vía gubernativa. El acto administrativo de Tramite: Es para asuntos dentro de las Empresas Municipales, en este caso no precede vía gubernativa. 7. DIAGRAMA DE FLUJO

INICIO

Elaborar acto administrativo como manifestación de voluntad por escrito expedida por las diferentes dependencias

Gerencia

Clasificar acto administrativo. Pueden ser de carácter particular general.

Asesor Jurídico

Resolver en los eventos de interposición de recursos

Asesor Jurídico

FIN




MACROPROCESO

Página 1 de 3


GESTIÓN DE LA GERENCIA

Código

Versión

1. PROCESO: ACCIONES CONSTITUCIONALES

2. OBJETIVO: Responder todas las acciones constitucionales que son notificadas al área jurídica.

3. ALCANCE: Dirigido hacia el cumplimiento de los derechos fundamentales e interese colectivos.

4. BASE LEGAL: Constitución Política de 1991.

5. DESCRIPCIÓN DE LOS PROCEDIMIENTOS


CONTROLES REGISTRO

CARGO DEPENDENCIA

A Acciones Constitucionales

1 Recibir la Notificación del Juzgado

Dirección Gerencia

Verificar cual es la decisión del juzgado

Acción Constitucional

2 Recibir del juzgado la acción constitucional

Dirección Verificar que la acción sea recibida

Acción Constitucional

3 Recibir la acción constitucional posterior a su revisión por parte del Gerente. Puede ser de tres tipos: Acción de Tutela: Enfocada a la violación de derechos fundamentales o los que estén involucrados con los mismos.

Dirección

Asesor Jurídico

Gerencia Verificar que el Asesor jurídico reciba la acción constitucional


Acción Popular: enfocadas a los derechos de interés colectivos. Acciones de Cumplimiento: Exigencia a una autoridad o ente público para el cumplimiento de algún reglamente

6. DEFINICIONES: Acción Constitucional: Ley fundamental de una organización del Estado Impugnación: Actividad encaminada a atacar la validez o eficacia de algo en el campo jurídico 7. DIAGRAMA DE FLUJO

Inicio

Recibir la Notificación del Juzgado

Dirección

El Juzgado envía la acción constitucional a las Empresas Públicas

Dirección

Gerencia

Enviar a la oficina jurídica la acción constitucional posterior a su revisión

por parte del Gerente.

Dirección Asesor Jurídico

FIN




MACROPROCESO

Pagina:01 de 05


ALMACEN

Código:

Versión:001

1. PROCESO: ADQUIRIR ELEMENTOS

2. OBJETIVO: Suministrar en forma oportuna los elementos devolutivos y de consumo necesarios a las diferentes dependencias, con el fin de lograr el normal funcionamiento de la entidad.

3. ALCANCE: alcance es a nivel de todas las dependencias de la entidad.

4. BASE LEGAL: Resolución 132 Diciembre 31 de 2.005 – Manejo de bienes y servicios Ley 716 de Diciembre 24 de 2001 Artículos Del 1 al 8, Manual de Inventarios Ley 80 de1.993



CONTROLES REGISTRO

CARGO DEPENDENCIA

A Adquirir Elementos

1 Solicita elementos Diferentes dependencias

Tesorería

Los cinco primeros días del mes. Formato de pedido en original y 2 copias, firmado con documento de identidad del solicitante.

2 Revisa en Kardex existencia de elementos solicitados

Tesorera

Tesorería

Verificar si los elementos solicitados existan en el almacén

3 Solicita cotizaciones Tesorera

Tesorería

Directorio de Proveedores

4 Analiza mejor cotización en cuanto a calidad y precios

Tesorera

Tesorería

Calidad y Precios

B Disponibilidad


Presupuestal

1 Solicita disponibilidad presupuestal

Tesorera

Tesorería

Disponibilidad Presupuestal

2 Solicita al proveedor seleccionado

Tesorera

Tesorería

A Elabora Orden de compra

Verificación de los elementos

1 Presupuesto envía la orden al Tesorero

Tesorera

Tesorería

Se confrontan las calidades, cantidades y demás características o especificaciones de los bienes adquiridos o servicios prestados a la institución con los solicitados

2 El Tesorero elabora orden de compra, justifica y firma

Tesorera

Tesorería

3 Envía al ordenador del gasto y luego pasa a tesorería para hacer efectivo el pago

Tesorera

Tesorería

Verificar el ingreso de los elementos al almacén

Original y 3 copias. Original par tramite de pago, copia para archivo de almacén, copia para rendición de cuenta y copia para contabilidad.

2 Firma Tesorero y ordenador del gasto

Tesorera

Tesorería

Firma e ingreso al almacén

Firma y radicación del recibido

3 Descarga en tarjetas de Kardex

Tesorera

Tesorería

Entrada al almacén Legaliza con el ingreso de elementos al almacén Kardex

4 Entrega elementos a las dependencias solicitantes.

Tesorera

Tesorería

Verificar la entrega de elementos a las dependencias

Firma de recibido de las dependencias

5 Guarda comprobante para rendición de cuenta al final del mes.

Tesorera

Tesorería

Comprobante de entrega a las dependencias


6. DOCUMENTOS DE REFERENCIA O FUENTES DE INFORMACIÓN Resolución 132 Diciembre 31 de 2.005 – Manejo de bienes y servicios Ley 716 de Diciembre 24 de 2001 Artículos Del 1 al 8, Manual de Inventarios Ley 80 de1.993 7. DEFINICIONES: Stock: Existencias 8. DIAGRAMA DE FLUJO 9. HISTORIAL DE CAMBIOS

FECHA VERSIÓN DESCRIPCIÓN

001 Implementación del Modelo Meci

Elaboró:

Revisó:

Aprobó:


Empresas Públicas de

Pensilvania

CARACTERIZACIÓN DEL

MACROPROCESO

ADQUIRIR ELEMENTOS

Página 04 de 05

Código

Versión


A. PLANEAR:

Nombre del Proceso: ADQUIRIR ELEMENTOS

Objetivo del Proceso: Suministrar en forma oportuna los elementos devolutivos y de consumo necesarios a las diferentes dependencias, con el fin de lograr el normal funcionamiento de la entidad.

Base Legal: Ley 80 de1.993, Ley 716 de Diciembre 24 de 2001 Artículos Del 1 al 8, Resolución 132 de Diciembre 31 de 2005- Manejo de Bienes y Servicios

Recursos: Talento Humano, computador, impresora, papelería, útiles de oficina, normativa, Internet

Responsable: Tesorero

Clase de Proceso:

Proveedor Entradas Salidas Cliente

Dependencias Solicitud de elementos Entrega de elementos Funcionarios

B. HACER

Etapa/Actividad Factor Clave de Éxito

Solicita elementos

Revisa en Kardex existencia de elementos solicitados

Solicita cotizaciones

Analiza mejor cotización en cuanto a calidad y precios

Solicita disponibilidad presupuestal

Solicita al proveedor seleccionado

Elabora Orden de compra

El Tesorero elabora orden de compra, justifica y firma

Envía al ordenador del gasto y luego pasa a tesorería para hacer efectivo el pago

Firma Tesorero y ordenador del gasto

Descarga en tarjetas de Kardex

Entrega elementos a las dependencias solicitantes.

Guarda comprobante para rendición de cuenta al final del mes.

Oportuna solicitud de las dependencias

Entrega oportuna y correcta de los elementos por parte del proveedor.

Disponibilidad de recursos

C. VERIFICAR


Seguimiento y Medición del Proceso

Nombre del Indicador

Indicador Metas Documento Registro

Adquirir Elementos Compra efectuada / Solicitud de elementos

100% Comprobante para rendición de cuenta al final del mes.

Firma de recibido de las dependencias

D. ACTUAR

Acciones Preventivas Acciones de Mejora Acciones Correctivas

Adquirir loe elementos antes de agotar existencias Registros y actas de entradas al almacén. Verificación de calidades, cantidades y demás características o especificaciones de los bienes adquiridos

Definir puntos de reposición de elementos Entrega de elementos en el menor tiempo posible

CONTROL DEL DOCUMENTO

Elaboró

Revisó

Aprobó




MACROPROCESO

Página 1 de 3


GESTIÓN DE ALMACÉN

Código

Versión

1. PROCESO: DAR DE BAJA A LOS ELEMENTOS DEVOLUTIVOS.

2. OBJETIVO: Custodiar los bienes de la Entidad y el manejo de los elementos de consumo, devolutivos e inmuebles, para desarrollar y realizar de manera eficiente y eficaz los procesos de la institución

3. ALCANCE: Dar de baja a los elementos devolutivos, inservibles u obsoletos de la entidad, con el fin de organizar sus inventarios y mantener actualizada su contabilidad.

4. BASE LEGAL: Ley 716 de Diciembre 24 de 2001 Artículos del 1 al 8, índice general de inventarios, Constitución Política de Colombia, Ley 598 de 2000, Decreto 2624 del 20 de Septiembre de 1995, Acuerdo 07/72, Resolución 402 Agosto 13 de 2002, Decreto 3512 de 2003.



CONTROLES REGISTRO

CARGO DEPENDENCIA

A Dar de Baja

1 Elaborar Oficio para la devolución de un elemento

Funcionario Responsable

Todas las Dependencias

Verificar el Oficio de devolución

Oficio de devolución

2 Recibir el oficio de devolución con el elemento respectivo


Almacén Verificar que se reciba el elemento respectivo

3 Ingresar al Sistema la devolución y ubicarlos en el sitio para su almacenamiento y custodia.


Almacén Verificar que se ingrese al sistema

Traspaso de activos

4 Elaborar Acta y Listado de los elementos devolutivos para dar de baja.


Almacén Verificar que se elabore el acta y listado de los elementos


5 Remitir Acta y Listado, Dirección para su revisión.


Almacén Verificar que se remita a Dirección

6 Aprobar el Acta de baja de los elementos devolutivos por parte de la Alta Dirección

Dirección Dirección Verificar que se elabore el acta de baja de elementos

Acta aprobada

7 Elaborar Resolución de baja de los elementos devolutivos y entregar Dirección

Dirección Dirección Verificar que se elabore la resolución de baja de elementos

Resolución de baja de bienes devolutivos

8 Revisar y firmar la Resolución de baja de los elementos devolutivos Nota: La Resolución establece los diferentes motivos en cumplimiento de la normatividad vigente. Por donación, hurto, destrucción

Dirección

Dirección

Verificar que se explique el motivo de la baja de elementos.

Resolución de baja de bienes devolutivos firmada

9 Ingresar al sistema los elementos dados de baja.


Almacén Verificar que se ingrese al sistema los elementos dados de baja

Inventario de bienes devolutivos actualizado

10 Ejecutar lo establecido en la Resolución: Donación (Se cumple en base al proceso de donación establecido por la norma) y destrucción.


Almacén Verificar que se ejecute lo establecido en la resolución

11 Archivar Resolución de baja de bienes


Gerencia

Verificar que se archive la resolución.

Resolución archivada

6. DEFINICIONES: Dar de Baja: Salir del Inventario mediante Acto Administrativo


7. FLUJOGRAMA DE FLUJO

Inicio Aprobar Acta de baja

Gerencia

Elaborar Oficio para la devolución de un elemento


Elaborar Resolución de baja de los elementos devolutivos

Recibir el oficio de devolución con el elemento respectivo

Dirección


Revisar y aprobar la Resolución

Dirección

Ingresar al Sistema la devolución y ubicarlos en el sitio para su almacenamiento y custodia. Ejecutar lo establecido en la

Resolución.


Dirección

Elaborar Acta de baja y listado de los elementos devolutivos para dar de baja Archivar

los

Dirección

FIN




MACROPROCESO

Página 1 de 2


GESTIÓN SECRETARIA DE RECAUDO

Código

Versión

1. PROCESO: ATENCIÓN AL PÚBLICO

2. OBJETIVO: Mantener un sistema de atención al público eficiente

3. ALCANCE: Atender al Público con eficiencia, eficacia y calidad

4. BASE LEGAL: Ley 115 de 1.994



CONTROLES REGISTRO

CARGO DEPENDENCIA

A ATENCIÓN AL PÚBLICO

1 Recepcionar la queja o solicitud

Secretaria Recaudadora

Recaudo Verificar que se Gestione la solicitud

Documento oficial

2 Dar Respuesta a la solicitud


Recaudo Verificar que se dé respuesta

Firma de entrega

3 Archivar el documento de respuesta


Recaudo Verificar que se el documento se archive en carpeta

Archivo de carpeta

6. DEFINICIONES:

Público: Perteneciente o relativo a todo el pueblo, común del pueblo o ciudad.


7. DIAGRAMA DE FLUJO

Secretaria Recaudo

Recepción de la Queja o solicitud

Dar Respuesta a la solicitud

Secretaria Recaudo

Secretaria Recaudo

FIN

Inicio

Archivar el documento de respuesta




MACROPROCESO

Pagina:01 de


ALMACEN

Código:

Versión:001

1.PROCESO: ADMINISTRAR BIENES Y ELEMENTOS

2. OBJETIVO: Administración y custodia de los bienes de la Entidad para desarrollar y realizar de manera eficiente y eficaz las actividades.

3. ALCANCE: El alcance es a nivel de todas las dependencias de la entidad.

4. BASE LEGAL: Ley 80 de1.993, Ley 716 de Diciembre 24 de 2001 Artículos Del 1 al 8, Resolución 132 de Diciembre 31 de 2005- Manejo de Bienes y Servicios.



CONTROLES REGISTRO

CARGO DEPENDENCIA

A Administrar Bienes Y Elementos

1 Registra con especificaciones respectivas el ingreso de los elementos y bienes de la entidad

Tesorera Tesorería Verificar que los bienes y elementos se entreguen en optimas condiciones

2 Revisa que los bienes devolutivos se encuentran en las dependencias en las cuales figuran en los inventarios.

Tesorera Tesorería Verificar el buen estado de los elementos que figuran en los inventarios periódicamente.

3 Revisa que las características de los artículos se ajusten a las de los bienes adquiridos

Tesorera Tesorería Revisar las características de los artículos, determinar especificaciones.

4 Registra los bienes Tesorera Tesorería Revisar que todos


inmuebles de propiedad de la entidad

los bienes de la entidad estén registrados en los inventarios y sean depreciados.

5 Maneja pólizas de seguro

Tesorera Tesorería Constatar que los bienes de la empresa estén asegurados.

6 Vela por el buen funcionamiento de los bienes muebles e inmuebles.

Tesorera Tesorería

7 Revisa que en las dependencias le estén dando uso eficiente a los bienes de la Entidad tanto de consumo como devolutivos.

Tesorera Tesorería

6. DOCUMENTOS DE REFERENCIA O FUENTES DE INFORMACIÓN 7. DEFINICIONES: 8. DIAGRAMA DE FLUJO 9. HISTORIAL DE CAMBIOS



Elaboró:

Revisó:

Aprobó:




MACROPROCESO PROCESO ADMINISTRAR BIENES Y ELEMENTOS

Página

Código

Versión


A. PLANEAR:

Nombre del Proceso: Administrar Bienes y Elementos

Objetivo del Proceso: Administración y custodia de los bienes de la Entidad para desarrollar y realizar de manera eficiente y eficaz las actividades.

Base Legal: Resolución 132 de Diciembre 31 de 2005- Manejo de Bienes y Servicios.


Responsable: Tesorera

Clase de Proceso:


Dependencias Solicitud sobre la Administración de bienes y elementos

Inventarios Valorizados Funcionarios

B. HACER


Registra con especificaciones respectivas el ingreso de los elementos y bienes de la entidad Revisa que los bienes devolutivos se encuentran en las dependencias en las cuales figuran en los inventarios. Revisa que las características de los artículos se ajusten a las de los bienes adquiridos Registra los bienes inmuebles de propiedad de la entidad Maneja pólizas de seguro Recibe facturas de servicios públicos y controla su pago. Vela por el buen funcionamiento de los bienes muebles e inmuebles. Revisa que en las dependencias le estén dando uso eficiente a los bienes de la Entidad tanto de consumo como devolutivos.

. Manejo correcto de todo el movimiento, tanto de ingresos como de egresos. . Seguimiento de los elementos en las diferentes dependencias

C. VERIFICAR





Administrar Bienes y Elementos

Bienes que se encuentran en uso/ Bienes en inventarios

100% Informe sobre la correcta administración y uso de los bienes y elementos, devolutivos y de consumo

Inventarios Valorizados

D. ACTUAR


Correcta Administración y custodia de los bienes y elementos de la entidad Vela por el buen funcionamiento de los bienes muebles e inmuebles.

Constatación del buen uso de los elementos Control Administrativo


Elaboró

Revisó

Aprobó


Empresas

Públicas de Pensilvania


MACROPROCESO

Pagina:01 de 04


ALMACEN

Código:

Versión:

1. PROCESO: ELABORAR INVENTARIOS

2. OBJETIVO: Cotejo entre lo físico, estableciendo las diferencias que muestran los inventarios, identificar y unificar la denominación de los bienes materiales inventaríales que posee las Empresas Públicas. Controlar y mantener la información al día relacionada con los bienes muebles e inmuebles, las entradas (Ingresos) y salidas (Egresos) de los elementos, los activos fijos y los diferentes activos de las EMPEN.

3. ALCANCE: Generar los informes relacionados con el estado actual de los elementos de custodia, consumo y los diferentes activos con que cuentan las Empresas Públicas.

4. BASE LEGAL: Ley 716 de Diciembre 24 de 2001 Artículos del 1 al 8, índice general de inventarios Constitución Política de Colombia.



CONTROLES REGISTRO

CARGO DEPENDENCIA

A Elaborar Inventario

1 Diligencia el formato de inventarios de almacén, estableciendo estado y ubicación del bien

Asesor de control interno

Tesorería

Control Interno Clasificación de los bienes del almacén, codificación de inventarios individuales

Base de datos

2 Verifica las características de cada bien, registradas en kardex


Tesorería

Control Interno Verificación de características de los bienes

3 Verifica contra tarjetas de kardex


Tesorería

Control Interno Confrontación de tarjetas de inventarios, contra las existencias, Verificación altas y bajas de almacén

Base de Datos

4 Diligencia el formato de inventarios de almacén,


Control Interno Verificación del estado y ubicación del bien


estableciendo estado y ubicación del bien

Tesorería

5 Firma del responsable


Tesorería

Control Interno Inventario General de Almacén

6. DOCUMENTOS DE REFERENCIA O FUENTES DE INFORMACIÓN Resolución 132 Diciembre 31 de 2.005 – Manejo de bienes y servicios Manual de Inventarios 7. DEFINICIONES: Cotejo: Comparar 8. DIAGRAMA DE FLUJO 9. HISTORIAL DE CAMBIOS



Elaboró:

Revisó:

Aprobó:

CARACTERÍZACIÓN DEL Página


Empresas Públicas de

Pensilvania

MACROPROCESO

ELABORAR INVENTARIOS

Código

Versión


A. PLANEAR:

Nombre del Proceso: Elaborar Inventarios

Objetivo del Proceso: Cotejo entre lo físico, estableciendo las diferencias que muestran los inventarios, identificar y unificar la denominación de los bienes materiales inventaríales que posee el Municipio.

Base Legal: Ley 716 de Diciembre 24 de 2001 Artículos del 1 al 8, índice general de inventarios


Responsable: Tesorero, Contador, Control Interno.

Clase de Proceso:


Dependencias Solicitud de inventario Inventario General del almacén

B. HACER


Diligencia el formato de inventarios de almacén, estableciendo estado y ubicación del bien Verifica las características de cada bien, registradas en kardex Verifica contra tarjetas de kardex Diligencia el formato de inventarios de almacén, estableciendo estado y ubicación del bien Firma Responsable.

Lo descargado en tarjetas de Kardex debe corresponder exactamente a los Ingresos y egresos realizados durante el período.

C. VERIFICAR




Elaborar Inventarios

Bienes asegurados / bienes totales.

Existencias reales/ Existencias en Kardex

100% Inventario Inventario General de Almacén


D. ACTUAR


Control Financiero de los Inventarios Codificación de Inventarios individuales. Revisión de soportes de Altas

y Bajas de almacén.

Elaborar el inventario oportunamente, con el fin de cumplir con los requerimientos de la contraloría


Elaboró

Revisó

Aprobó




MACROPROCESO

Página: 01 de 03


BODEGA

Código:

Versión:

1.PROCESO: SALIDA DE ELEMENTOS

2. OBJETIVO: Salida física y real del bien con el fin de dotar a las dependencias de los elementos necesarios de acuerdo con las solicitudes de suministros de cada funcionario.

3. ALCANCE: Funcionarios de la Empresas Públicas de Pensilvania EMPEN

4. BASE LEGAL:


N° EATAPA/ACTIVIDAD RESPONSABLE

CONTROLES REGISTRO

CARGO DEPENDENCIA

A Registrar Salida de Elementos

1 Elabora formato de pedido

Operario de acueducto o de alcantarillado

Dependencia

solicitante

2 Radica en la Bodega Operario de acueducto o de alcantarillado

bodega

3 Verifica existencias en Kardex.

Tesorera tesorería

4 Elabora comprobante de egreso.

Tesorera tesorería Se cargan a los inventarios individuales todos los elementos devolutivos salidos de la bodega

5 Descarga en tarjeta de Kardex.

Tesorera tesorería Se verifica en la tarjeta de kardex el registro de las salidas de elementos de la Bodega.


6 Hace entrega a la dependencia solicitante

Tesorera tesorería Constata el elemento solicitado con el elemento entregado

Original y dos copias, firmada con documento de identidad del solicitante

6. DOCUMENTOS DE REFERENCIA O FUENTES DE INFORMACIÓN 7. DEFINICIONES: Kardex: tarjeta guía para el registro de las entradas y salidas de la Bodega, permiten Tener un mejor sobre las mercancías y los inventarios. 8. DIAGRAMA DE FLUJO 9. HISTORIAL DE CAMBIOS



Elaboró:

Revisó:

Aprobó:




MACROPROCESO PROCESO

SALIDA DE ELEMENTOS

Página

Código

Versión


A. PLANEAR:

Nombre del Proceso: Registrar Salida de Elementos

Objetivo del Proceso: Salida física y real del bien con el fin de dotar a las dependencias de los elementos necesarios de acuerdo con las solicitudes de suministros de cada funcionario.

Base Legal:


Responsable: operario acueducto y/o alcantarillado

Clase de Proceso:


Dependencias Solicitud de suministros Elementos entregados Funcionarios

B. HACER


Recibe solicitud de las Dependencias Radica en la bodega Verifica existencias en Kardex. Elabora comprobante de egreso Descarga en tarjeta de Kardex. Hace entrega a la dependencia solicitante

. Confrontación del egreso contra la entrega física de los elementos. . Kardex actualizado . Confrontación de inventarios individuales

C. VERIFICAR





100% Kardex. Comprobante de egreso de Bodega

D. ACTUAR


Que el descargue en Kardex corresponda exactamente al

comprobante de egreso. Verificación de los elementos a entregar a las dependencias.

Entrega de elementos a las dependencias en el menor tiempo posible



Elaboró

Revisó

Aprobó



MACROPROCESO

Pagina:01 de 06


CONTABILIDAD

Código:

Versión:001

1. PROCESO: ELABORAR EL SISTEMA CONTABLE

2. OBJETIVO: Informar clara y oportunamente a las distintas entidades internas y externas el resultado financiero de las Empresas Públicas de Pensilvania EMPEN E.S.P

3. ALCANCE: A diciembre 31 de cada año el sistema contable estará integrado en su totalidad.

4. BASE LEGAL: Ley 298 de 1995 Art. 354 de la Constitución Política de 1991 y el Régimen de contabilidad Pública, Resolución 119 de 2005

RESPONSABLE /LIDER DEL PROCESO: Contador, Presupuesto, Tesorería.

DESCRIPCIÓN DE LOS PROCEDIMIENTOS


CONTROLES REGISTRO

CARGO DEPENDENCIA

A Elaborar Balance General

1 Conciliación de caja y bancos

Tesorero Contador

Tesorería Verificar que las conciliación estén correctas en forma debida

Saldos iniciales, movimiento del periodo

2 Conciliación de rentas por cobrar

Tesorero Contador


Saldos reales

3 Conciliación de Tesorero Tesorería Verificar que las Saldos


cuentas por cobrar Contador

conciliación estén correctas en forma debida

ajustados

4 Conciliación y ajuste de propiedad planta y equipo

Tesorero Contador

Tesorería Verificación de saldos contables elemento por elemento

Valor catastral de los bienes inmuebles de la entidad y valor histórico de los bienes muebles

5 Conciliación y ajuste de bienes de beneficio y uso público

Tesorero Contador

Tesorería Verificación de saldos reales

Ajustes a los bienes de beneficio y uso público y saldos finales ajustados

6 Conciliación y ajustes de cuentas por pagar de las Empresas Públicas

Tesorero Contador


Valor de las obligaciones adquiridas

B Elaboración de estados de Situación Financiera Económica y Social

1 Verificación saldos de cuentas de resultado

Tesorero Contador

Tesorería Verificación saldos reales Valor real de los saldos de ingreso, costos y gastos

C Elaboración del estado de Cambios en el Patrimonio

1 Elaborar el estado de cambios en el patrimonio

Contador

Contabilidad

Verificar que los saldos y los cambios presentados sean correctos

Saldo inicial patrimonio , movimientos mayores y menores y saldo final patrimonio

D Elaboración Notas a los estados Contables Generales y Específicos

1 Elaboración de notas de carácter general

Contador Contabilidad Verificar que la información plasmada sea la correcta

El caracterizado por el sistema de información CHIP

2 Elaboración de notas de carácter específico




E Diligenciamiento de Declaraciones de Rete fuente

1 Diligenciamiento de declaraciones de retención

Tesorería Tesorería Verificar registro presentación y pago de la declaración de lo debido

El caracterizado por la DIAN a través del muisca sistema electrónico

Informes a la CGN a través del CHIP

1 Informe F1 Saldos y movimientos

Contador Contabilidad Verificar que los saldos reportados sean iguales a los reportados en el de mayor y balance

Traslado de saldos y movimientos del mayor y balance al CHIP

2 Informe F2 Operaciones recíprocas

Contador Contabilidad Verificar que los saldos reportados sean iguales a los reportados en el sistema

Traslado de saldos recíprocos del sistema al CHIP

3 Informe notas carácter general


Digitar las características inherentes a cada partida De acuerdo a la explicación necesaria de carácter general

4 Informe notas de carácter específico


Diligenciar las características de cada cuenta o subcuenta que sea necesario alcanzar con mayor precisión

DOCUMENTOS DE REFERENCIA O FUENTES DE INFORMACIÓN DEFINICIONES: DIAGRAMA DE FLUJO


HISTORIAL DE CAMBIOS



Elaboró:

Revisó:

Aprobó:


CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO

ELABORAR EL SISTEMA CONTABLE

Página

Código

Versión


A. PLANEAR:

Nombre del Proceso: Elaborar el sistema contable

Objetivo del Proceso: Informar clara y oportunamente a las distintas entidades internas y externas el resultado financiero de la alcaldía

Base Legal: Ley 298 de 1995 Art. 354 de la Constitución Política de 1991 y el Régimen de contabilidad Pública, Resolución 119 de 2005

Recursos: Talento Humano, computador, impresora, papelería, útiles de oficina, normativa, Internet,

Responsable: Contador

Clase de Proceso: Apoyo


Auxiliar de caja. Auxiliar de presupuesto.

Sistema APOLO. Recibos de Caja. Facturas, Comprobantes. Reporte de Inventarios.

Estados de pérdidas y ganancias. Balance General. Libros auxiliares. Estado de la cartera.

Gerencia. Junta Directiva. Contraloría General. Órganos de Control.

B. HACER



Recopilación de la información requerida para realizar los asientos contables. Codificación contable de cada uno de los conceptos del ingreso y del gasto, abono a cada una de las cuentas por pagar y por cobrar. Registrar en el sistema contable cada uno de los soportes contables discriminándolos por cuentas y subcuentas. Generar la información requerida para realizar los informes y los estados financieros, determinar el estado de P Y G, Balance General, Libros auxiliares y el Estado de la Cartera.

Revisión constante para tener un control de la información recibida. Implementación de acuerdo al plan General de Contabilidad Pública. Dar respuesta a los requerimientos de las diferentes entidades. Conocer el estado financiero de la institución. Conocer por medio de indicadores el estado financiero de la entidad. Entregar información periódica a la dirección y a la Junta Directiva.

C. VERIFICAR




Contabilidad % de informes contables debidamente emitidos

100% Estado de P y G Balance General

D. ACTUAR


Codificación contable de cada uno de los conceptos del ingreso y del gasto

Informar con periodicidad el estado financiero de la entidad.


Elaboró

Revisó

Aprobó




MACROPROCESO

Página 1 de 2


GESTIÓN SECRETARIA DE RECAUDO

Código

Versión

1. PROCESO: ATENCIÓN AL PÚBLICO

2. OBJETIVO: Mantener un sistema de atención al público eficiente

3. ALCANCE: Atender al Público con eficiencia, eficacia y calidad

4. BASE LEGAL: Ley 115 de 1.994



CONTROLES REGISTRO

CARGO DEPENDENCIA

A ATENCIÓN AL PÚBLICO

1 Recepcionar la queja o solicitud


Recaudo Verificar que se Gestione la solicitud

Documento oficial

2 Dar Respuesta a la solicitud


Recaudo Verificar que se dé respuesta

Firma de entrega

3 Archivar el documento de respuesta


Recaudo Verificar que se el documento se archive en carpeta

Archivo de carpeta

6. DEFINICIONES:

Público: Perteneciente o relativo a todo el pueblo, común del pueblo o ciudad.



Secretaria Recaudo

Recepción de la Queja o solicitud

Dar Respuesta a la solicitud

Secretaria Recaudo

Secretaria Recaudo

FIN

Inicio

Archivar el documento de respuesta




MACROPROCESO

Página 1 de 3



Código

Versión







CONTROLES REGISTRO

CARGO DEPENDENCIA

A Dar de Baja












Traspaso de activos










Acta aprobada





Dirección

Dirección












Gerencia







Gerencia





Dirección



Dirección


Resolución.


Dirección


los

Dirección

FIN




MACROPROCESO

Página 1 de 3



Código

Versión







CONTROLES REGISTRO

CARGO DEPENDENCIA

A Dar de Baja












Traspaso de activos










Acta aprobada





Dirección

Dirección












Gerencia







Gerencia





Dirección



Dirección


Resolución.


Dirección


los

Dirección

FIN




MACROPROCESO

Página: 01 de 03


BODEGA

Código:

Versión:

1.PROCESO: SALIDA DE ELEMENTOS

2. OBJETIVO: Salida física y real del bien con el fin de dotar a las dependencias de los elementos necesarios de acuerdo con las solicitudes de suministros de cada funcionario.

3. ALCANCE: Funcionarios de la Empresas Públicas de Pensilvania EMPEN

4. BASE LEGAL:



CONTROLES REGISTRO

CARGO DEPENDENCIA

A Registrar Salida de Elementos

1 Elabora formato de pedido

Operario de acueducto o de alcantarillado

Dependencia

solicitante

2 Radica en la Bodega Operario de acueducto o de alcantarillado

bodega

3 Verifica existencias en Kardex.

Tesorera tesorería

4 Elabora comprobante de egreso.

Tesorera tesorería Se cargan a los inventarios individuales todos los elementos devolutivos salidos de la bodega

5 Descarga en tarjeta de Kardex.

Tesorera tesorería Se verifica en la tarjeta de kardex el registro de las salidas de elementos de la Bodega.


6 Hace entrega a la dependencia solicitante

Tesorera tesorería Constata el elemento solicitado con el elemento entregado

Original y dos copias, firmada con documento de identidad del solicitante

6. DOCUMENTOS DE REFERENCIA O FUENTES DE INFORMACIÓN 7. DEFINICIONES: Kardex: tarjeta guía para el registro de las entradas y salidas de la Bodega, permiten Tener un mejor sobre las mercancías y los inventarios. 8. DIAGRAMA DE FLUJO 9. HISTORIAL DE CAMBIOS



Elaboró:

Revisó:

Aprobó:




MACROPROCESO PROCESO

SALIDA DE ELEMENTOS

Página

Código

Versión


A. PLANEAR:

Nombre del Proceso: Registrar Salida de Elementos

Objetivo del Proceso: Salida física y real del bien con el fin de dotar a las dependencias de los elementos necesarios de acuerdo con las solicitudes de suministros de cada funcionario.

Base Legal:


Responsable: operario acueducto y/o alcantarillado

Clase de Proceso:


Dependencias Solicitud de suministros Elementos entregados Funcionarios

B. HACER


Recibe solicitud de las Dependencias Radica en la bodega Verifica existencias en Kardex. Elabora comprobante de egreso Descarga en tarjeta de Kardex. Hace entrega a la dependencia solicitante

. Confrontación del egreso contra la entrega física de los elementos. . Kardex actualizado . Confrontación de inventarios individuales

C. VERIFICAR





100% Kardex. Comprobante de egreso de Bodega

D. ACTUAR


Que el descargue en Kardex corresponda exactamente al

comprobante de egreso.

Entrega de elementos a las dependencias en el menor tiempo posible


Verificación de los elementos a entregar a las dependencias.


Elaboró

Revisó

Aprobó



MACROPROCESO

Pagina:01 de 06


CONTABILIDAD

Código:

Versión:001

1. PROCESO: ELABORAR EL SISTEMA CONTABLE

2. OBJETIVO: Informar clara y oportunamente a las distintas entidades internas y externas el resultado financiero de las Empresas Públicas de Pensilvania EMPEN E.S.P

3. ALCANCE: A diciembre 31 de cada año el sistema contable estará integrado en su totalidad.

4. BASE LEGAL: Ley 298 de 1995 Art. 354 de la Constitución Política de 1991 y el Régimen de contabilidad Pública, Resolución 119 de 2005

RESPONSABLE /LIDER DEL PROCESO: Contador, Presupuesto, Tesorería.

DESCRIPCIÓN DE LOS PROCEDIMIENTOS


CONTROLES REGISTRO

CARGO DEPENDENCIA

A Elaborar Balance General

1 Conciliación de caja y bancos

Tesorero Contador


Saldos iniciales, movimiento del periodo


2 Conciliación de rentas por cobrar

Tesorero Contador


Saldos reales

3 Conciliación de cuentas por cobrar

Tesorero Contador


Saldos ajustados

4 Conciliación y ajuste de propiedad planta y equipo

Tesorero Contador

Tesorería Verificación de saldos contables elemento por elemento

Valor catastral de los bienes inmuebles de la entidad y valor histórico de los bienes muebles

5 Conciliación y ajuste de bienes de beneficio y uso público

Tesorero Contador


Ajustes a los bienes de beneficio y uso público y saldos finales ajustados

6 Conciliación y ajustes de cuentas por pagar de las Empresas Públicas

Tesorero Contador


Valor de las obligaciones adquiridas

B Elaboración de estados de Situación Financiera Económica y Social

1 Verificación saldos de cuentas de resultado

Tesorero Contador

Tesorería Verificación saldos reales Valor real de los saldos de ingreso, costos y gastos

C Elaboración del estado de Cambios en el Patrimonio

1 Elaborar el estado de cambios en el patrimonio

Contador

Contabilidad

Verificar que los saldos y los cambios presentados sean correctos

Saldo inicial patrimonio , movimientos mayores y menores y saldo final patrimonio

D Elaboración Notas a los estados Contables Generales y Específicos

1 Elaboración de notas de carácter general



2 Elaboración de notas de carácter específico

Contador Contabilidad Verificar que la información plasmada

El caracterizado


sea la correcta por el sistema de información CHIP

E Diligenciamiento de Declaraciones de Rete fuente

1 Diligenciamiento de declaraciones de retención

Tesorería Tesorería Verificar registro presentación y pago de la declaración de lo debido

El caracterizado por la DIAN a través del muisca sistema electrónico

Informes a la CGN a través del CHIP

1 Informe F1 Saldos y movimientos

Contador Contabilidad Verificar que los saldos reportados sean iguales a los reportados en el de mayor y balance

Traslado de saldos y movimientos del mayor y balance al CHIP

2 Informe F2 Operaciones recíprocas

Contador Contabilidad Verificar que los saldos reportados sean iguales a los reportados en el sistema

Traslado de saldos recíprocos del sistema al CHIP

3 Informe notas carácter general


Digitar las características inherentes a cada partida De acuerdo a la explicación necesaria de carácter general

4 Informe notas de carácter específico


Diligenciar las características de cada cuenta o subcuenta que sea necesario alcanzar con mayor precisión

DOCUMENTOS DE REFERENCIA O FUENTES DE INFORMACIÓN DEFINICIONES: DIAGRAMA DE FLUJO


HISTORIAL DE CAMBIOS



Elaboró:

Revisó:

Aprobó:



ELABORAR EL SISTEMA CONTABLE

Página

Código

Versión


A. PLANEAR:

Nombre del Proceso: Elaborar el sistema contable

Objetivo del Proceso: Informar clara y oportunamente a las distintas entidades internas y externas el resultado financiero de la alcaldía

Base Legal: Ley 298 de 1995 Art. 354 de la Constitución Política de 1991 y el Régimen de contabilidad Pública, Resolución 119 de 2005


Responsable: Contador



Auxiliar de caja. Auxiliar de presupuesto.

Sistema APOLO. Recibos de Caja. Facturas, Comprobantes. Reporte de Inventarios.

Estados de pérdidas y ganancias. Balance General. Libros auxiliares. Estado de la cartera.

Gerencia. Junta Directiva. Contraloría General. Órganos de Control.

B. HACER



Recopilación de la información requerida para realizar los asientos contables. Codificación contable de cada uno de los conceptos del ingreso y del gasto, abono a cada una de las cuentas por pagar y por cobrar. Registrar en el sistema contable cada uno de los soportes contables discriminándolos por cuentas y subcuentas. Generar la información requerida para realizar los informes y los estados financieros, determinar el estado de P Y G, Balance General, Libros auxiliares y el Estado de la Cartera.

Revisión constante para tener un control de la información recibida. Implementación de acuerdo al plan General de Contabilidad Pública. Dar respuesta a los requerimientos de las diferentes entidades. Conocer el estado financiero de la institución. Conocer por medio de indicadores el estado financiero de la entidad. Entregar información periódica a la dirección y a la Junta Directiva.

C. VERIFICAR




Contabilidad % de informes contables debidamente emitidos

100% Estado de P y G Balance General

D. ACTUAR


Codificación contable de cada uno de los conceptos del ingreso y del gasto

Informar con periodicidad el estado financiero de la entidad.


Elaboró

Revisó

Aprobó




MACROPROCESO

Pagina:01 de


ELABORAR PAGO DE OBLIGACIONES

Código:

Versión:001

1. PROCESO: ELABORAR PAGO DE OBLIGACIONES

2. OBJETIVO: Cancelar oportunamente las órdenes de pago generadas en las Empresas Públicas de acuerdo a la realización de sus actividades.

3. ALCANCE: darle cumplimiento a todas las actividades programadas por las Empresas Públicas.

4. BASE LEGAL: Decreto 1333 de 1986



CONTROLES REGISTRO

CARGO DEPENDENCIA

A Solicitud del CDP

1 Solicitud del CDP por parte del ordenador del gasto

Tesorería Presupuesto

Tesorería Existencia de saldo disponible

Documento físico CDP Base de Datos

2 Elaboración Orden de suministro, orden de OPS, OT ó Contrato


Tesorería Verificación de existencia del CDP y de Ofertas

Documento físico, OPS, OT, ó Contrato escrito

3 Una vez elaborada la OPS, OT ó contrato, se procede al registro presupuestal


Tesorería Documento escrito, con el valor a registrar

Documento Registro Presupuestal RP

4 Una vez acordado el presupuesto, se procede a elaborar la orden de pago

Tesorería

Tesorería

Verificación del cumplimiento del objeto

Elaboración de la orden de pago


5 Envío de OP con soportes a tesorería

Tesorería

Tesorería Control de órdenes enviadas

Anotación de órdenes de pago en el libro de control

6 Registro en libro de control presupuestal

Existencia de la Orden de Pago con soportes

Anotación en el libro de registro

7 Una vez elaborado el comprobante de egresos el sistema efectúa los registros Tanto en el presupuesto como en tesorería y contabilidad

Tesorería

Tesorería

B Elaboración del comprobante de egresos

Tesorería

Tesorería

1 Elaboración del comprobante de egresos

Tesorería

Tesorería Verificación de los descuentos de ley

Emisión del Comprobante de egreso

2 Emisión del cheque o transferencia electrónica

Tesorería

Tesorería Elaborar cheque por neto del comprobante

Documento físico Cheque o reporte de transferencia

3 Entrega del cheque al beneficiario

Tesorería

Tesorería Verificar que quien reciba el cheque sea el beneficiario

Firma del comprobante de egreso

4 Expedición del pago a través de la transferencia electrónica

6. DOCUMENTOS DE REFERENCIA O FUENTES DE INFORMACIÓN Decreto 1333 de 1986 Archivos de tesorería 7. DEFINICIONES: CDP: Certificado de Disponibilidad Presupuestal CE: Comprobante de Egresos OP: Orden de Pago OT: Orden de Trabajo RP: Registro Presupuestal RUT: Registro Único Tributario 8. DIAGRAMA DE FLUJO 9. HISTORIAL DE CAMBIOS




Elaboró:

Revisó:

Aprobó:



ELABORAR PAGO DE OBLIGACIONES

Página

Código

Versión


A. PLANEAR: De Apoyo

Nombre del Proceso: Elaborar Pago de Obligaciones

Objetivo del Proceso: Cancelar oportunamente las órdenes de pago emitidas por el ordenador del gasto

Base Legal: Decreto 1333 de 1986

Recursos:

Responsable: Tesorero, Jurídico, Presupuesto.

Clase de Proceso:


La Ley Diferentes dependencias

Orden de pago Comprobante de egreso Chequeras

Pago de la Obligación Funcionarios Contratistas

B. HACER


Orden de pago debidamente soportada Flujo de recursos Ayudas técnicas y tecnológicas adecuadas Talento Humano idóneo

C. VERIFICAR




Elaborar Pago de Obligaciones

Cantidad de pagos realizados / OPS, OT o Contratos

100% Pago de la obligación

Anota en libro de ejecución presupuestal Anotación en libro de registro

D. ACTUAR



Verificar el pago oportuno de las obligaciones Envío oportuno de las órdenes de pago por parte del ordenador del gasto Registro presupuestal y contable adecuado

Que la oficina ordenadora del gasto depure debida y oportunamente las órdenes de pago antes de enviar a tesorería Pago Oportuno de la Obligación


Elaboró

Revisó

Aprobó



MACROPROCESO

Página: 01 de 07


EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO

Código:

Versión:001

1. PROCESO: FIJACIÓN DE METAS Y OBJETIVOS DE LOS EMPLEADOS

2. OBJETIVO: Comprende el establecimiento de compromisos, la medición de logros, la valoración de los resultados y las acciones de mejora y reconocimiento, en el marco de las prioridades estratégicas de la entidad y dentro de las circunstancias en que el empleado desempeña sus funciones

3. ALCANCE: reconocer a los empleados sobresalientes y darle oportunidad de mejoramiento a los demás, informando a cada empleado sobre aspectos fuertes y débiles de su comportamiento laboral permitiendo lograr los objetivos concertados.

4. BASE LEGAL: Ley 909 de 2.004 de Carrera Administrativa y su Decreto Reglamentario 1227 de 2005. Decretos reglamentarios. Normas de la función Pública, Decreto 2835 de 2005, Decretos 770 y 785 de 2005




CONTROLES REGISTRO

CARGO DEPENDENCIA

A Fijación de Metas

1 Identificación de la misión de la entidad u organismo, sus planes y metas institucionales y los planes y metas de la dependencia o área.

Tesorería Gerencia Control Interno

Tesorería

Dirección

Control Interno

Verificar que se identifique la misión, planes y metas de la institución y de cada dependencia o área

Visión Misión Valores Corporativos

2 Identificar Las funciones básicas que se desarrollan por parte de la entidad y de la dependencia o área.


Tesorería

Dirección

Control Interno

Verificar que se desarrollen los procesos de acuerdo al manual específico donde se pueda demostrar el alcance de los objetivos.

3 Identificar las acciones que se deben realizar para cumplir con los planes y metas institucionales a partir de las funciones básicas y planes del área o dependencia.


Tesorería

Dirección

Control Interno

Verificar que realicen las acciones para cumplir con los planes y metas institucionales

B Identificación de las actividades críticas del área o dependencia

1 Definición de los objetivos prioritarios

Tesorería Gerencia Control Interno Todas las dependencias

Tesorería

Dirección

Control Interno

Verificar la prioridad de las actividades para el área o dependencia que tengan una mayor importancia e impacto para el logro de las metas y planes institucionales

2 Las actividades que se desarrollan permanentemente se deben jerarquizar de acuerdo con su importancia


Tesorería

Dirección

Control Interno

Verificar que se jerarquicen las actividades de acuerdo a su importancia

3 Los objetivos y metas Tesorería Tesorería Verificar que se


prioritarios del área o dependencia respectiva, deben definirse con base en la información anteriormente determinada

Gerencia Control Interno

Dirección

Control Interno

definan los objetivos y metas prioritarias con base en la información

C Identificación del propósito de cada uno de los empleados del área y de los resultados esperados para cada uno de ellos

1 Determinar el vínculo existente entre los objetivos del área o dependencia, con el propósito del empleo fijado en el manual de funciones y competenciales laborales para cada uno de los integrantes de la misma.


Tesorería

Dirección

Control Interno

Comprobar cuál es el vinculo entre los objetivos del área o dependencia, con el propósito del empleo, de acuerdo al manual de funciones y competenciales

2 Registrar las contribuciones y resultados que se esperan de cada uno de los empleados de las Empresas Públicas para alcanzar los objetivos del área.


Tesorería

Dirección

Control Interno

Verificar que se registren los resultados

3 Definir entre tres y cinco metas u objetivos prioritarios sobre los resultados finales que se esperan de cada uno de los empleados en un plazo de un año y sobre los avances que debe cumplir en un término de seis (6) meses.


Tesorería

Dirección

Control Interno

Verificar que los objetivos o metas sean prioritarios Sobre los resultados finales

4 Distribuir los puntos entre las metas u objetivos definidos

Tesorería Gerencia

Tesorería

Dirección

Verificar la distribución de puntos entre los objetivos o metas


para cada empleado, de acuerdo con la importancia de cada una de ellas.

Control Interno

Control Interno

propuestas.

5 Establecer las observaciones los requerimientos que necesitan los empleados, para cumplir con los resultados que se esperan de ellos


Tesorería

Dirección

Control Interno

Verificar el establecimiento de observaciones y requisitos

6. DOCUMENTOS DE REFERENCIA O FUENTES DE INFORMACIÓN 7. DEFINICIONES: 8. DIAGRAMA DE FLUJO 9. HISTORIAL DE CAMBIOS



Elaboró:

Revisó:

Aprobó:



MACROPROCESO EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO LABORAL

Página

Código

Versión


A. PLANEAR:

Nombre del Proceso: Fijación de Metas y Objetivos de los Empleados

Objetivo del Proceso: Comprende el establecimiento de compromisos, la medición de logros, la valoración de los resultados y las acciones de mejora y reconocimiento, en el marco de las prioridades estratégicas de la entidad y dentro de las circunstancias en que el empleado desempeña sus funciones

Alcance: Conocer a los empleados sobresalientes y darle oportunidad de mejoramiento a los demás, informando a cada empleado sobre aspectos fuertes y débiles de su comportamiento laboral permitiendo lograr los objetivos concertados.

Base Legal: Ley 909 de 2.004 de Carrera Administrativa. y su Decreto Reglamentario 1227 de 2005. Decretos reglamentarios. Normas de la función Pública, Decreto 2835 de 2005, Decretos 770 y 785 de 2005


Recursos: Humanos, Tecnológicos, suministros, normatividad vigente

Responsable: Tesorería, Gerencia, Control Interno

Clase de Proceso:


Ley 909 de 2.004 Normas de la función Pública Funcionarios

Hojas de vida. P.I.C Otros talleres a nivel organizacional.

Dictamen de la evaluación.

Funcionarios de las Empresas Públicas.

B. HACER


Evaluación.

Realizar la evaluación en el tiempo previsto y certificando la legalidad de la evaluación.

C. VERIFICAR




Evaluación del desempeño

Calificación obtenida/ No de respuestas acertadas

100% Evaluación del desempeño

Certificación de la evaluación.

D. ACTUAR


Realizar las evaluaciones con el lleno de los requisitos a fin de que se tenga una calificación acertada de acuerdo al conocimiento del empleado en su lugar de trabajo.


Elaboró

Revisó

Aprobó




MACROPROCESO

Página 1 de 3


GESTIÓN DE PALNEACIÓN INSTITUCIONAL

Código

Versión:

1. PROCESO: PLAN DE ACCIÓN

2. OBJETIVO: Definir instrumentos gerenciales de programación y ejecución anual de las actividades y acciones que deben realizar las entidades, para cumplir con sus responsabilidades en la ejecución del plan de desarrollo.

3. ALCANCE: Determinar las herramientas para orientar las estrategias de desarrollo, fijar metas, concertar y especificar los proyectos para el logro efectivo del cumplimiento de los objetivos y hacer seguimiento y evaluación a la ejecución de los programas, proyectos o planes de desarrollo, encaminados al cumplimiento de la misión institucional.

4. BASE LEGAL: El artículo 26 de la ley 152 de 1994 establece que cada uno de los organismos públicos de todo orden deberán elaborar un plan de acción con base en l Plan de Desarrollo Nacional aprobado, Constitución Política de Colombia, Ley 152 de 1994, Plan Departamental



CONTROLES REGISTRO

CARGO DEPENDENCIA

A Recopilar Documentos

1 Solicitar mediante oficio los documentos correspondientes a los planes de acción de cada dependencia para la vigencia respectiva

Dirección Dirección Verificar que todas las dependencias elaboren su plan de acción

Oficio de solicitud debidamente registrado y archivado en la carpeta correspondiente, por la Secretaria encargada

2 Recepcionar los planes de acción de las dependencias

Dirección Dirección Verificar la entrega de los planes de por parte de las dependencias


B Elaborar el Plan de Acción

3 Consolidar la Información de acuerdo a la metodología a aplicar

Dirección Dirección Verificar la coherencia del plan con los objetivos de la empresa

-

4 Revisar y sugerir ajustes al Plan de Acción

Dirección Dirección Verificar los ajustes

5 Elaborar el Plan de Acción

Dirección Dirección Verificar que el plan se haya elaborado en su totalidad

Plan de Acción

C Aprobar el Plan

6 Presentar el Plan de Acción a la Dirección para su firma

Funcionarios de cada dependencia

Todas las dependencias

Verificar que el plan sea firmado por a la Dirección

7 Remitir el Plan de Acción.

Dirección Dirección Oficio remisorio y firma de recibido por la Dirección.

8 Aprobar el Plan de Acción

Dirección Dirección Firma de aprobación

9 Remitir a la Dirección el Plan de Acción Aprobado

Dirección Dirección Verificar la aprobación del plan antes de enviarlo a la dirección

Firma de recibido

D Ejecución Evaluación Seguimiento

10 Ejecutar el Plan de Acción

Cada dependencia encargada


Verificar la ejecución del Plan

Desarrollo de las diferentes actividades del Plan de Acción

11 Efectuar Evaluación y seguimiento al Plan de Acción

Dirección Control Interno

Asesor de Control interno

Verificar la ejecución, evaluación y seguimiento del plan de acción

Seguimiento a través de los Indicadores. Informes de evaluación


6. DEFINICIONES: Plan de Acción: El plan de acción contribuye al proceso de programación presupuestal puesto

que en este se reflejan las prioridades de los Objetivos de las Empresas Públicas y se podrá así

hacer una asignación racional de los recursos de inversión desde el punto de vista de las reales

responsabilidades y competencias por la Empresa, para la ejecución del plan.


Inicio

Aprobar el Plan de Acción

Solicitar los Planes de Acción de cada dependencia

Gerencia

Dirección

Ejecutar el Plan de Acción por dependencias

Verificar, procesar y consolidar la información

Dirección Dirección

Revisar y ajustar la información

Verificar y evaluar el Plan de Acción

Dirección

Dirección y Asesor de control Interno

Elaborar el Plan de Acción

Dirección

Elaborar Informe de indicadores de evaluación del Plan de Acción

Presentar el Plan de Acción a

Dirección

Alta Dirección

Todas las

dependencias

Fin




MACROPROCESO

Pagina:01 de 04


RECAUDO

Código:

Versión:

1. PROCESO: RECAUDO POR TARIFAS DE SERVICIOS PÚBLICOS DOMICILIARIOS.

2. OBJETIVO: Recaudar las tarifas de los servicios públicos domiciliarios con el fin de obtener recursos para prestar a satisfacción los servicios de la Empresa.

3. ALCANCE:

4. BASE LEGAL: Ley 142 de 1994, ley 286 de 1996 y las normas que lo reglamenten sustituyan o adicionen.



CONTROLES REGISTRO

CARGO DEPENDENCIA

Recaudo por concepto de tarifas

1 Recibo de la factura recaudadora Recaudo verificar el usuario y el consumo

2 verificación periodo de cobro

recaudadora Recaudo Verificar si el cobro corresponde al periodo facturado

3 sello de los desprendibles y entrega de la factura cancelada

recaudadora Recaudo colilla de pago y de información

4 recaudo por los servicios prestados

recaudadora Recaudo Ingresar el valor facturado correspondiente al sistema

Ingreso de la información al programa PIPP de las Empresas Publicas y posteriormente imprimir el consolidado diario y mensual.


6. DOCUMENTOS DE REFERENCIA O FUENTES DE INFORMACIÓN 7. DEFINICIONES: PIPP: Programa de facturación y Liquidación de las Empresas Públicas. 8. DIAGRAMA DE FLUJO 9. HISTORIAL DE CAMBIOS



Elaboró:

Revisó:

Aprobó:



RECAUDO

Página

Código

Versión


A. PLANEAR:

Nombre del Proceso: De Apoyo

Objetivo del Proceso: Recaudar las tarifas de los servicios públicos domiciliarios con el fin de obtener recursos para prestar a satisfacción los servicios de la Empresa.

Base Legal:


Responsable: Secretaria Recaudo

Clase de Proceso: Misional



suscriptores

Liquidación de las tarifas por concepto de servicios públicos domiciliarios

Facturas Usuarios

B. HACER


Recaudo de las tarifas por aseo y alcantarillado Recaudo por tarifas de degüello de ganado menor y mayor.

Adecuada manipulación de los programas Actualización permanente de los pagos, los cambios de modificaciones de la información Toma de las lecturas en los tiempos establecidos

C. VERIFICAR




Porcentaje de recaudo

Total recaudado/total presupuestado

100% Planillas y comprobante de egresos

Cobro de la tarifa

D. ACTUAR


Verificación de ejercicios manuales, con el fin de detectar si en realidad el sistema está liquidando

Realizar el recaudo de las tarifas, en el menor tiempo posible


Elaboró

Revisó

Aprobó




MACROPROCESO

Pagina:01 de 03


RECIBIR QUEJAS Y RECLAMOS POR LOS SERVICIOS.

Código:

Versión:

1. PROCESO: Recibir Quejas y Reclamos por la prestación de los servicios públicos.

2. OBJETIVO: Determinar la causa de la Queja o Reclamo con el fin de solucionar el problema presentado

3. ALCANCE: solución del problema que ocasiono la queja o el reclamo satisfaciendo la necesidad del cliente.

4. BASE LEGAL: Reglamentación del Derecho Pagina 45 Estatutos Empresas Públicas.



CONTROLES REGISTRO

CARGO DEPENDENCIA

A Queja

1 Recepción de la Queja

Secretaria recaudador

recaudo Datos del Quejoso Radicar y tramitar la queja, reclamo Se registra en un cuaderno los datos de los intervinientes

2 Citación de las partes Secretaria recaudador

recaudo Verificar que la citación sea recibida

Firma de recibido de la citación

3 Verificación en el lugar del problema


recaudo Verificación del sitio Acta de acuerdo entre las partes

4 Elaboración del acta Secretaria recaudador

recaudo Aprobación del acta de acuerdo o desacuerdo

Acta final Archivo del inconveniente que genero la queja o reclamo

5 Si las partes están de acuerdo, finaliza el proceso.


recaudo


Si las partes no están de acuerdo se van a otras instancias.

6. DOCUMENTOS DE REFERENCIA O FUENTES DE INFORMACIÓN Reglamentación del Derecho Pagina 45 Estatutos Empresas Públicas 7. DEFINICIONES: Queja: Nombre que ha dado la ley cuando se presenta un desacuerdo entre partes. Reclamo: Desacuerdo del suscriptor por la prestación del servicio. 8. DIAGRAMA DE FLUJO 9. HISTORIAL DE CAMBIOS



Elaboró:

Revisó:

Aprobó:




RECIBIR QUEJAS Y RECLAMOS.

Página

Código

Versión


A PLANEAR

Nombre del Proceso: Recibir Quejas y Reclamos.

Objetivo del Proceso: Determinar la causa de la Queja o Reclamo con el fin de solucionar el problema presentado

Base Legal: Reglamentación del Derecho Pagina 45 Estatutos Empresas Públicas

Recursos: Talento Humano, Normativa, Computador, Papelería y Útiles de Oficina

Responsable: Secretario Recaudo

Clase de Proceso: de Apoyo

Proveedor Entrada Salida Cliente

Suscriptor del

servicio

Quejas y Reclamos

Radicar y tramitar la

queja o reclamo

El Quejoso

B HACER


Recepción de la Queja Citación de las partes Verificación del lugar del problema Elaboración del acta, si las partes están de acuerdo, finaliza el proceso, si las partes no están de acuerdo se van a otra instancia.

. Recepción oportuna de la queja, reclamo. . Interlocución de las partes. . Información oportuna y correcta. . Talento Humano idóneo.

C. VERIFICAR




Recibir Quejas y Reclamos

Número de quejas recibidas / número de quejas atendidas

100%

Acta

Acta final Archivo de los casos

D. ACTUAR


Tratar de que las partes acuerden.

Lograr la conciliación de las partes


Elaboró

Revisó

Aprobó




MACROPROCESO

Pagina:01 de


EVALUACION INDEPENDIENTE

Código:

Versión:001

1. PROCESO: EVALUACION DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO

2. OBJETIVO: Determinar la eficiencia y eficacia del sistema de control interno de la entidad, a fin de procurar que este

proporcione una seguridad razonable del cumplimiento de los objetivos propuestos, cumplimiento de las normas y el buen manejo de los recursos de la entidad. 3. ALCANCE: Se inicia desde la recepción de la encuesta de evaluación del S.C.I. hasta lograr un informe ejecutivo

que revele el estado actual del sistema de control interno de la entidad..

4. BASE LEGAL: Ley 87 de 1993 y sus decretos reglamentarios, NTCGP1.000:2.004, MECI 1.000:2005



CONTROLES REGISTRO

CARGO DEPENDENCIA

A Aplicación de Encuestas

1 Seguir las directrices del D.A.F.P. para el diligenciamiento de la encuesta que se encuentran en la página web de esta entidad.

Control interno Verificar que se estén aplicando las directrices de diligenciamiento de la encuesta

Impresión del documento.

2 Diligenciar los formatos de información general de la entidad solicitados por el D.A.F.P., de conformidad por las directrices por ellos establecidas.

Control interno Verificar que los formatos estén diligenciados en su totalidad

Aprobación del sistema.

3 Elaborar el memorando a cada una de las personas habilitadas para diligenciar la encuesta, indicando las instrucciones necesarias para tal fin.

Control interno Verificar que las encuestas sean diligenciadas correctamente

Firma del memorando.

4 Entregar el memorando Control interno Firma del


a cada una de las personas responsables del diligenciamiento de la encuesta

recibido.

5 Diligenciar la encuesta a través del mecanismo establecido por el D.A.F.P.

Todas las dependencias.

Verificar que las encuestas se diligencien de acuerdo los mecanismos establecidos por el D.A.F.P

Aprobación del sistema.

B Tabulación y Análisis de Resultados

Revisar el diligenciamiento de la totalidad de las encuestas.

Control interno

Ingresar e imprimir el resultado final consolidado de la evaluación independiente y el de autoevaluación.

Control interno Verificar el consolidado total de la encuesta de evaluación independiente y de autoevaluación

Documento impreso.

Analizar la información y el resultado final de la evaluación.

Control interno

C Informe Ejecutivo

Elaborar el informe ejecutivo con base en la información suministrada el documento de resultados consolidados.

Control interno Verificar los resultados Firma del informe por parte del jefe de la oficina de control interno.

Elaborar el memorando remisorio del informe y entregar a la dirección

Control interno Verificar que el informe sea recibido por la dirección

Firma del memorando por parte del jefe de la Dependencia. Firma del recibido.

Revisar, aprobar, suscribir y enviar el informe ejecutivo al C.G.D.C

Gerencia Número de radicado asignado por el sistema.

D Plan de Mejoramiento

Enviar copia del informe ejecutivo a los jefes de las dependencias de la entidad

Gerencia Verificar que las dependencias reciban la copia del informe ejecutivo

Elaborar el plan de mejoramiento con base al informe ejecutivo

Gerencia Dependencias de la entidad

Plan de mejoramiento firmado y aprobado por la Gerencia General

Realizar la evaluación y seguimiento al plan de mejoramiento.

Control Interno Verificar que se realice seguimiento al plan de mejoramiento

Elaborar el informe de Control Interno Firma del


avance del plan de mejoramiento

informe.

Elaborar oficio remisorio y entrega el informe a la Gerencia General

Control Interno Firma del recibido.

Archivo del informe Control Interno Verificar que se archive el informe

Archivado en la carpeta correspondiente

6. DOCUMENTOS DE REFERENCIA O FUENTES DE INFORMACIÓN 7. DEFINICIONES: D.A.F.P: Departamento Administrativo de la Función Publica MECI: Modelo Estándar de Control Interno NTCGP: Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública 8. DIAGRAMA DE FLUJO

Oficina de Control Interno

Aplicar encuestas


Archivar copia del

Fin

Tabulación y análisis de resultados


Elaborar el informe ejecutivo con base en la información suministrada el documento de resultados consolidados.


Elaborar el oficio remisorio del informe y entregar a la Dirección

Inicio

Dirección General

Revisar, aprobar, suscribir y enviar el informe ejecutivo a la C.G.D.C


9. HISTORIAL DE CAMBIOS



Elaboró:

Revisó:

Aprobó:


CEARCTERIZACIÓN DEL

MACROPROCESO

EVALUACIÓN INDEPENDIENTE

Página

Código

Versión


A PLANEAR

Nombre del Proceso: EVALUACION DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO

Objetivo del Proceso:

Base Legal: Ley 87 de 1993 y sus decretos reglamentarios, MECI 1.000:2005




Todas las dependencias de la entidad. Departamento Administrativo de la Función Pública

Control Interno

Directrices del Departamento Administrativo de la Función Pública. Formato de encuesta establecido por el D.A.F.P- Encuestas diligenciadas Resultado final consolidado del sistema de control interno. Informe ejecutivo Plan de mejoramiento

Encuesta diligenciada consolidada. Resultado final consolidado del sistema de control interno Informe ejecutivo suscrito por el representante legal y Control Interno. Plan de Mejoramiento Informe de avance del plan de mejoramiento

Control Interno Dirección Dependencias de la entidad. Contraloría General de Caldas Dependencias involucradas

B HACER



Aplicación de encuestas

Tabulación y análisis de resultados

Informe Ejecutivo

Plan de Mejoramiento

Entrega oportuna de las encuestas Realizar la evaluación y seguimiento al

plan de mejoramiento oportunamente

Analizar cuidadosamente la información y el resultado final de la evaluación.

Talento Humano Idóneo

Recursos Técnicos y Tecnológicos en optimas condiciones

Colaboración por parte de los funcionarios

C. VERIFICAR




Evaluación del Sistema de Control Interno

Un informe ejecutivo de evaluación

100%

Plan de Mejoramiento

Informe Ejecutivo

D. ACTUAR


Verificar el consolidado total de la encuesta de evaluación independiente y de autoevaluación

Entrega oportuna del informe ejecutivo


Elaboró

Revisó

Aprobó

SISTEMA DE CONTROL INTERNO SUBSISTEMA DE CONTROL ESTRATEGICO COMPONENTE DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO ELEMENTO – MODELO DE OPERACIÓN POR PROCESOS




MACROPROCESO

Pagina:01 de


GESTIÓN DE CONTROL INTERNO

Código:

Versión:001

1. PROCESO: GESTION INSTITUCIONAL - EVALUACIÓN INDEPENDIENTE

2. OBJETIVO: Establecer acciones de mejoramiento que permitan generar decisiones en beneficio de la gestión institucional

3. ALCANCE: El alcance es a nivel de todas las dependencias de la entidad

4. BASE LEGAL: Ley 87 de 1993 y sus decretos reglamentarios, NTCGP1.000:2.004, MECI 1.000:2005



CONTROLES REGISTRO

CARGO DEPENDENCIA

A Recepción del Informe de Gestión

1 Elaborar el plan de trabajo

Asesor Control Interno

Control Interno Plan de trabajo

2 Solicitar la información de la gestión adelantada por cada una de las dependencias


Control Interno

3 Recibir la información de la gestión institucional


Control Interno Verificar que la información sea la correcta

B Análisis de la Información

1 Recopilar la información de la gestión institucional


Control Interno

2 Enviar comunicación al Jefe de Oficina de la dependencia, con el fin de informarle el proceso de


Control Interno


evaluación y seguimiento que conlleva a cabo la Oficina de control Interno

3 Establecer cronograma de trabajo con el responsable de la dependencia


Control Interno Cronograma de trabajo

4 Verificar lo informado con las evidencias que reposan en los archivos de la dependencia


Control Interno Firma del informe

C Borrador del Informe Preliminar

1 Elaborar informe preliminar que contiene los hallazgos encontrados, las acciones correctivas y las sugerencias y recomendaciones


Control Interno

2 Analizar conjuntamente el contenido del informe, con el jefe del la dependencia objeto del seguimiento


Control Interno

D Informe Final

1 Ajustar el informe de acuerdo al resultado de la reunión


Control Interno Verificar que el informe se ajuste de acuerdo de acuerdo al resultado de la reunión

2 Entregar el informe con las respectivas recomendaciones y observaciones al Jefe de la dependencia objeto de seguimiento


Control Interno Verificar que el informe se entregue a tiempo y con las respectivas recomendaciones y observaciones al jefe de la dependencia

Informe Escrito

6. DOCUMENTOS DE REFERENCIA O FUENTES DE INFORMACIÓN D.A.F.P 7. DEFINICIONES: D.A.F.P: Departamento Administrativo de la Función Publica MECI: Modelo Estándar de Control Interno


NTCGP: Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública 8. DIAGRAMA DE FLUJO




Elaboración del plan de trabajo

Control Interno

Elaboración del informe final

Recepción de informes de gestión institucional

Control Interno

Archivar copia del

Fin

Preparar el borrador del informe

Análisis de la información

Control Interno

Control Interno

Analizar el contenido del informe, con el jefe del la dependencia objeto de seguimiento

Control Interno

Control Interno

Realizar los ajustes necesarios de acuerdo al resultado de la reunión

Entregar el informe con las respectivas recomendaciones y observaciones al Jefe de la dependencia objeto de seguimiento

Control Interno

Inicio



Elaboró:

Revisó:

Aprobó:


CARACTERIZACIÓN DEL MACROPROCESO

GESTIÓN DE CONTROL INTERNO

Página

Código

Versión


A. PLANEAR

Nombre del Proceso: GESTION INSTITUCIONAL - EVALUACIÓN INDEPENDIENTE

Objetivo del Proceso: Establecer acciones de mejoramiento que permitan generar decisiones en beneficio de la gestión institucional

Base Legal: Ley 87 de 1993 y sus decretos reglamentarios, NTCGP1.000:2.004, MECI 1.000:2005




Dependencias de la Entidad Control Interno

Informes de gestión.

Informes adicionales.

Normatividad

Cronograma de Trabajo

Diagnostico de la situación actual relevante de la dependencia

Borrador del Informe

Plan de trabajo

Memorando solicitud de información

Diagnostico de la situación actual de la dependencia

Informe final con observaciones y recomendaciones

Control Interno Dependencia objeto de estudio Dependencias. Gerencia General. Entes externos de control

B HACER


Recepción Informes de gestión Análisis de la información borrador del informe Elaboración de informe final

Recepción oportuna de la información Talento Humano Idóneo Recursos Técnicos y Tecnológicos adecuados Cumplir con el cronograma de trabajo Entrega oportuna del informe final


C. VERIFICAR




Acciones de

cumplimiento al informe de gestión

No. de acciones

realizadas / No. de acciones

programadas

100%

informe con las respectivas recomendaciones y observaciones al Jefe de la dependencia objeto de seguimiento

Informe final Documento Escrito Archivo copia del Informe

D. ACTUAR


Verificar lo informado con las evidencias que reposan en los archivos de la dependencia

Entrega oportuna del informe que contiene los hallazgos encontrados con las respectivas recomendaciones y observaciones al Jefe de la dependencia objeto de seguimiento


Elaboró

Revisó

Aprobó

SISTEMA DE CONTROL INTERNO SUBSISTEMA DE CONTROL ESTRATEGICO COMPONENTE DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO ELEMENTO – MODELO DE OPERACIÓN POR PROCESOS




MACROPROCESO

Página 1 de 5

Fecha de Aprobación 17-12-08

GESTIÓN DE PLANEACIÓN INSTITUCIONAL

Código B – GPLI - 04

Versión 01

1. PROCESO: PLANES DE MEJORAMIENTO

2. OBJETIVO: Determinar las acciones correctivas y de mejora derivadas de las recomendaciones de auditoría por parte de los Órganos de Control y el Control Interno, como base del mejoramiento de la Empresas de servicios públicos y del buen uso de los recursos y una eficiente prestación de los servicios.

3. ALCANCE: De acuerdo al informe de auditoría de la Contraloría General de Caldas elaborar el Plan de Mejoramiento, con el fin de propender por la eficacia, la eficiencia y la efectividad de la gestión de la Entidad, encaminadas al logro de los objetivos constitucionales e institucionales.

4. BASE LEGAL: Constitución Política de Colombia. Resolución Orgánica No. 05228 de 2001 de la C.G.N.



CONTROLES REGISTRO

CARGO DEPENDENCIA

A Plan de Mejoramiento

1

Recibir el informe de auditoría de la Contraloría General de Caldas

Secretaria Recaudado

ra

Dirección Verificar que se reciba el informe de auditoría

Firma de recibido y entregado a la dirección

2

Revisar el informe de la contraloría General de Caladas , referente a los hallazgos encontrados en la visita de auditoría a la Entidad

Dirección

Dirección Verificar que se revise el informe de los hallazgos en la visita de auditoría

3

Enviar copia del informe a las diferentes dependencias de la Entidad donde se encontraron hallazgos

Secretaria Recaudado

ra

Dirección Verificar que se envíe copia del informe a las dependencias

Firma de Recibido


4

Realizar una reunión para analizar los hallazgos

Dirección

Dirección Verificar que se haga una reunión para analizar los hallazgos

5

Enviar los hallazgos y advertencias a las dependencias directamente involucradas

Dirección

Dirección Verificar que los hallazgos sean enviados a las dependencias involucradas

B Elaboración del Plan

6

Elaborar oficio contestando los hallazgos y advertencias que se consideren refutables, anexando la documentación soporte por dependencia

Dirección

Jefe de Oficina

Dirección

Asesor Jurídico

Control Interno

Verificar que se envíe respuestas sobre los hallazgos y las advertencias que se consideren refutables

Firma del Oficio por parte de la Dirección

7

Enviar oficio a la Contraloría General de Caldas

Secretaria Recaudo

Dirección

Verificar que se envíe oficio a la contraloría General de Caldas

Firma de recibido

8

Recibir respuesta al oficio de hallazgos definitivos para la elaboración del Plan de Mejoramiento

Dirección

Dirección

Verificar el recibo de respuesta al oficio de hallazgos

9

Elaborar las Actividades que entraran en el Plan de Mejoramiento de los hallazgos por parte de las dependencias involucradas

Dirección

Jefe de Oficina

Dirección

Asesor Jurídico

Control Interno

Verificar que se elaboren las actividades que quedarán en el plan de mejoramiento

10

Consolidar Hallazgos Jefe de oficina

Control Interno Verificar que se consoliden los hallazgos

Documento Plan de Mejoramiento Consolidado

11

Enviar a la Dirección para su firma

Jefe de oficina

Control Interno Verificar que se envíe a la dirección para su firma

Plan de Mejoramiento firmado

12

Remitir el Plan de mejoramiento a la Contraloría General

Dirección Dirección Verificar que el plan sea remitido a la contraloría General de Caldas

Oficio remisorio firma de recibido


de Caldas

13

Recibir el oficio de aprobación del Plan de Mejoramiento de la entidad por parte de la Contraloría General de Caldas

Secretaria recaudo

Dirección Verificar el recibido del oficio de la aprobación del plan

Firma de recibido y entrega a la Dirección

14

Informar a todas las dependencias de la entidad la aprobación del Plan

Dirección Dirección Verificar que se informe a todas las dependencias de la aprobación del plan

C Ejecución y Seguimiento del Plan

15

Ejecutar las actividades contempladas en el Plan de Mejoramiento por parte de las dependencias involucradas

FuncionarioResponsabl

es


Verificar que se ejecuten las actividades contempladas en el plan de mejoramiento

16

Efectuar seguimiento de las actividades del Plan por parte de cada dependencias

Funcionario Responsabl

es


Verificar que se le haga seguimiento a la actividades

Anotación de avances en el Plan

17

Efectuar seguimiento de avance a las actividades del Plan de Mejoramiento a cada dependencia por parte de Control Interno

Jefe de oficina

Control Interno Verificar que se haga seguimiento a cada dependencia

18

Presentar los informes de avance con los correspondientes soportes a la oficina de Control interno

Funcionariosresponsab

les


Verificar que se presenten los informes de avance con sus respectivos soportes

Informe de avances


D Informe Final

19

Consolidar la información de los avances respectivos en los períodos establecidos

Jefe de oficina

Control Interno Verificar que se consolide la información de los avances

20

Elaborar el informe de Avance del Plan de Mejoramiento de la Entidad y remitir a la Contraloría General de Caldas con los respectivos soportes

Jefe de oficina

Control Interno Verificar que se elabore el informe de avance del plan

21

Solicitar prórroga de plazo para el cumplimiento de una determinada meta, de acuerdo a la norma establecida para tal efecto.

Funcionario responsabl

es


Verificar que se acepte la prórroga para cumplir determinada meta

Oficio de solicitud a la Contraloría General de Caldas

22

Elaborar el Informe Final del cumplimiento del Plan de Mejoramiento, remitido a la Contraloría

Jefe de oficina

Control Interno

Verificar que se elabore el informe final

Informe firmado por la Dirección

23

Actualizar el Plan de Mejoramiento por parte de la Contraloría General de Caldas en la siguiente auditoria.

Auditor delegado

Contraloría General de

Caldas

6. DEFINICIONES:


Plan de Mejoramiento: Conjunto de acciones y actividades que se desarrollan encaminados al mejoramiento de la gestión, para cumplir con la misión institucional. 7. DIAGRAMA DE FLUJO

No

Si

Inicio

Recibir y revisar informe de hallazgos enviado por la Contraloría General de Caldas

Dirección

Firmar el Plan de Mejoramiento y remitir a la Contraloría General de Caldas para su aprobación

Dirección

Realizar reunión para análisis de hallazgos

Ajustar y remitir de nuevo

Aprobar Plan De

Mejoramient

Dirección

Elaborar las actividades del Plan de Mejoramiento por dependencias

Dependencias

Dependencias de la entidad

Realizar las actividades del Plan de Mejoramiento dentro de los tiempos programados y metas establecidas

Enviar los informes de las actividades al asesor de Control Interno para su consolidación

Elaborar los informes de avance y remitirlos a la Contraloría General de Caldas

Dependencias de la entidad

Elaborar el Plan de Mejoramiento

Control Interno

Asesor de Control Interno

Fin




MACROPROCESO

Página: 01 de 05



Código:

Versión:001

1. PROCESO: AUDITORIA INTERNA

2. OBJETIVO: Determinar la eficiencia y eficacia de la operación de los procesos que se adelantan en la entidad a fin

de buscar el mejoramiento continuo de los mismos. 3. ALCANCE: Elaboración del plan anual de auditoría – Seguimiento a las acciones de mejoramiento producto de la

auditoria.

4. BASE LEGAL: Ley 87 de 1993 y sus decretos reglamentarios y demás normas conexas



CONTROLES REGISTRO

CARGO DEPENDENCIA

A Plan de Auditoría 1 Elaborar el plan de

auditoría interna Control Interno Control interno Firma del

documento

2 Elaborar el oficio remisorio y entregar el plan de auditoría a la Dirección

Control interno Control interno

3 Recibe el plan de auditoria

Secretaria Gerencia Firma de recibido

4 Revisar y aprobar el plan de auditoria

Gerencia Gerencia Firma y visto bueno del plan de auditoría.

5 Entregar el plan de auditoría aprobado a la oficina de control interno.

Gerencia Gerencia

6 Recibir el plan de auditoría aprobado y entregar a control interno.

Secretaria Control interno Firma de recibido

B Ejecución del Plan de Auditoria

Enviar Oficio a la dependencia objeto de

Jefe de Control Interno

Oficina de control interno

Firma del memorando


auditoría, informando de la misma y solicitando documentación pertinente.

Recibir y revisar la documentación enviada por las dependencias.

Control Interno Control Interno

Diligenciar los formatos de auditoría establecidos para cada proceso.

Control Interno Control Interno Firma de los formatos de auditoría.

Elaborar el informe de resultados de la auditoria.

Control Interno Control Interno Firma del informe

Elaborar oficio remisorio y entregar el informe de auditoría a la Gerencia con copias a las dependencias involucradas.

Control Interno Control interno

Recibir el informe de auditoria

Secretaria Dirección y Dependencias involucradas

Firma de recibido

C Planes de Mejoramiento

Revisar el informe de auditoria

Dirección y Jefes de Oficina de las dependencias involucradas

Dirección y Dependencias involucradas.

Concertar las acciones de acuerdo a los resultados de la auditoria.

Funcionarios responsables del proceso

Dependencias involucradas

Reunión para concertar acciones de mejoramiento.

Elaborar el plan de mejoramiento

Jefe de la dependencia

Dependencias involucradas

El plan de mejoramiento

Aprobar el plan de mejoramiento

Gerente Dirección

Firma del plan de mejoramiento (Aprobado)

Seguimiento a las acciones de los planes de mejoramiento

Jefe de oficina Control interno Informe de seguimiento realizado.

6. DOCUMENTOS DE REFERENCIA O FUENTES DE INFORMACIÓN 7. DEFINICIONES:



Control Interno

Elaborar el plan de auditoría interna

Gerencia

Fin

Revisar y aprobar el plan de auditoría.

Control Interno


Recibir el informe de evaluación.


Concertar las acciones de mejoramiento de acuerdo a los resultados de la auditoría

Entregar informe de auditoría a Gerencia con copias a las dependencias involucradas

Inicio


Elaborar el plan de mejoramiento

Gerencia

Aprobar el plan de mejoramiento

Control Interno

Seguimiento a las acciones de los planes de mejoramiento

Control Interno

Elaborar el informe de resultados de la auditoria.

Control Interno

Diligenciar formatos de auditoría establecidos para cada proceso.




Implementación del Modelo Meci

Elaboró:

Revisó:

Aprobó:



MACROPROCESO


Página

Código

Versión


A PLANEAR

Nombre del Proceso: Auditoría Interna

Objetivo del Proceso: Determinar la eficiencia y eficacia de la operación de los procesos que se

adelantan en la entidad a fin de buscar el mejoramiento continuo de los mismos. Base Legal: Ley 87 de 1993 y sus decretos reglamentarios y demás normas conexas

Recursos: Funcionarios, Computadores, Formatos de auditoría, papelería y útiles de oficina.

Clase de Proceso: Estratégico


Control Interno Todas la dependencias de la entidad

Informe auditorias anteriores. Técnicas de auditoría generalmente aceptadas. Reportes de procesos. Documentos que se generan en cada proceso. Informes de las Dependencias Informes de auditoría

Plan anual de auditoría de procesos. Informe de auditoria Plan de mejoramiento por procesos

Todas las áreas de la entidad Alta Dirección Comité de Control Interno. Dependencias objeto de la auditoria. Gerencia. Comité de Control Interno. Dependencias objeto de la auditoria.

B HACER



Plan de Auditoria Planes de Mejoramiento Ejecución del Plan de Auditoría

Revisar oportunamente el plan de auditoria

Diligenciar correctamente los formatos de auditoría Talento Humano Idóneo Recursos Técnicos y Tecnológicos en optimas condiciones

C. VERIFICAR




Auditoría Interna

No. Auditorías realizadas / No. Auditorias planeadas.

100%

Plan anual de auditoría de procesos. Informe de auditoria Plan de mejoramiento por procesos

Informe de auditoria

D. ACTUAR


Seguimiento a las acciones de los planes de mejoramiento Concertar las acciones de mejoramiento de acuerdo a los resultados de la auditoria

Concertar las acciones de mejoramiento de acuerdo a los resultados de la auditoria

Realizar las auditorías internas en el menor tiempo posible


Elaboró

Revisó

Aprobó




MACROPROCESO

Página 1 de 2


GESTIÓN DE LA OFICINA DE PERSONAL

Código

Versión:

1.PROCESO: INDUCCIÓN

2. OBJETIVO: Lograr altos niveles de compromiso Institucional, de sentido de pertenencia con gran impacto en toda la Cultura Organizacional, para que garantice un servicio público de calidad, con igualdad, equidad, moralidad, eficiencia, eficacia, celeridad, economía, imparcialidad y publicidad, transparencia frente a todos los ciudadanos sin distinción alguna.

3. ALCANCE: Lograr que el funcionario desarrolle sus tareas y responsabilidades con sentido de pertenencia y amor por la entidad.

4. BASE LEGAL: Ley 87 de 1993



CONTROLES REGISTRO

CARGO DEPENDENCIA

A Inducción

1 Brindar conocimiento integral acerca de la entidad, mediante la presentación de la historia, objetivos, misión, valores, reformas en la organización y de orientación institucional

Funcionario asignado

Verificar que se brinden los conocimientos necesarios al nuevo funcionario.

2 Dar a conocer las funciones, responsabilidades, horario, reglamento interno del trabajo, bienestar social del trabajador y su familia y realizar programas de salud ocupacional


Verificar que se den conocer las funciones, responsabilidades, reglamento y horario

Reglamento


3 Presentar al nuevo funcionario, con el resto del personal, con el fin de brindar una adecuada bienvenida, para propiciar un espacio de integración y conocimiento con las personas que conforman el equipo de trabajo


Verificar que el nuevo funcionario sea presentado con el resto del personal

6. DEFINICIONES: DAF: Departamento Administrativo de la Función Pública 7. DIAGRAMA DE FLUJO

Brindar conocimiento integral acerca de la entidad, mediante la presentación de la historia, objetivos, misión, valores, reformas en la organización y de orientación institucional

Jefe inmediato

Jefe inmediato

Dar a conocer las funciones, responsabilidades, horario, reglamento interno del trabajo, bienestar social del trabajador y su familia y realizar programas de salud ocupacional

Jefe inmediato

FIN

Presentar al nuevo funcionario, con el resto del personal, con el fin de brindar una adecuada bienvenida, para propiciar un espacio de integración y conocimiento con las personas que conforman el equipo de trabajo

Jefe inmediato

Evaluar el rendimiento de la persona contratada a fin de comprobar sus capacidades para el cargo, durante el periodo de prueba

Inicio


Empresas

Públicas de Pensilvania


MACROPROCESO

Página 1 de 5


Código

Versión

1. PROCESO: CAPACITACIÓN

2. OBJETIVO: Mejoramiento institucional en el fortaleciendo de la capacidad de sus Funcionarios, con el fin de promover el desarrollo integral del talento humano y el afianzamiento de una ética del servicio público de tal manera que se facilite el desarrollo de los empleados, así como de posibilidad a ascensos en la carrera.

3. ALCANCE: Elevar el nivel de compromiso de los empleados con respecto a las políticas, los planes, proyectos y los objetivos del estado y sus respectivas entidades, de tal manera que se fortalezca la capacidad tanto individual como colectiva, para aportar conocimientos, habilidades y aptitudes para el mejor desempeño laboral y para el logro de los objetivos de la Empresa.

4. BASE LEGAL: Ley 909 de 2.004.



CONTROLES REGISTRO

CARGO DEPENDENCIA

A Capacitación

1 Utilizar elementos técnicos para determinar las deficiencias colectivas e individuales, en función del logro de los objetivos institucionales

Verificar que se determinen las deficiencias colectivas

2 Formular el plan institucional de capacitación con la participación de la comisión de personal, siguiendo los

Verificar que se formule el plan institucional de capacitación


lineamientos

3 Incluir en el presupuesto recursos suficientes para los planes y programas de capacitación, de acuerdo a las normas aplicables en materia presupuestal

Verificar que se incluya el presupuesto de recursos suficientes para los planes y programas de capacitación

4 Programar las actividades de capacitación y facilitar a los empleados la asistencia a las mismas

Verificar que se programen las actividades de capacitación

Asistencia

5 Ejecutar los planes y programas institucionales con el apoyo de la Oficina de Personal o de otras entidades de centros de capacitación o del sector administrativo al cual pertenece, de la Escuela Superior de Administración Pública o de establecimientos públicos y privados legalmente autorizados, o con personas naturales o jurídicas de reconocida idoneidad. La contratación se ceñirá a las normas vigentes sobre la materia

Verificar que se ejecuten los planes programas institucionales

Planes y Programas


6 Llevar un archivo de la venta de servicios de capacitación tanto de organismos públicos como de entes privados en el cual se indique la razón social, las áreas temáticas que cubren, las metodologías que emplean, así como formatos evaluativos acerca de la calidad del servicio prestado en la entidad

Verificar que se lleve un archivo de la oferta de servicios de capacitación de entidades públicas o privadas

Archivo de la venta de servicios de capacitación tanto de organismos públicos como de entes privados

7 Evaluar el impacto del plan de capacitación adoptando para ello instrumentos técnicos, involucrando a los empleados, se presenta los informes que solicite el Departamento Administrativo de la Función Pública y la Escuela Superior de Administración Pública

Verificar que se evalúe el impacto del plan de capacitación

6. DEFINICIONES: Capacitación : Conjunto de procesos organizados, relativos tanto a la educación formal como a la

informal, de acuerdo a lo establecido en la Ley general de educación, con el fin de aumentar la

capacidad individual y colectiva para contribuir al cumplimiento de la misión institucional, por medio

del eficaz desempeño del cargo y el desarrollo personal integral.



Inicio

Programar las actividades de capacitación y facilitar a los empleados la asistencia a las mismas

Utilizar elementos técnicos para determinar las deficiencias colectivas e individuales, en función del logro de los objetivos institucionales

Jefe de Personal

Jefe de Personal

Ejecutar los planes y programas institucionales con el apoyo de la Oficina de Personal o de otras entidades de centros de capacitación o del sector administrativo al cual pertenece, de la Escuela Superior de Administración Pública o de establecimientos públicos y privados legalmente autorizados, o con personas naturales o jurídicas de reconocida idoneidad. La contracción se ceñirá a las normas vigentes sobre la materia

Formular el plan institucional de capacitación con la participación de la comisión de personal, siguiendo los lineamientos generales impartidos por el gobierno nacional y guardando la debida coherencia con el proceso de planeación institucional.

Jefe de Personal

Jefe de Personal

Incluir en el presupuesto de recursos suficientes para los planes y programas de capacitación, de acuerdo a las normas aplicables en materia presupuestal

1

Jefe de Personal

Llevar un archivo de la venta de servicios de capacitación tanto de organismos públicos como de entes privados en el cual se indique la razón social, las áreas temáticas que cubren, las metodologías que emplean, así como formatos evaluativos acerca de la calidad del servicio prestado en la entidad

1

Evaluar el impacto del plan de capacitación adoptando para ello instrumentos técnicos, involucrando a los empleados, se presenta los informes que solicite el Departamento Administrativo de la Función Pública y la Escuela Superior de Administración Pública

Jefe de Personal

FIN




MACROPROCESO

Pagina:01 de


EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO LABORAL

Código:

Versión:001

1. PROCESO: INSTRUMENTOS PARA EVALUAR

2. OBJETIVO: La evaluación del desempeño laboral tiene como propósito emitir un juicio objetivo sobre la competencia laboral del empleado y sus aportes al cumplimiento de las metas institucionales, determinando, el rendimiento del mismo a través de la medición de unos criterios de valoración previamente definidos. Debe considerarse como la base para el mejoramiento y desarrollo continuo de los evaluados.

3. ALCANCE: Identificar los criterios de desempeño, es decir, las condiciones y características de calidad y competencias laborales comporta mentales que debe poseer y aplicar el empleado para un desempeño exitoso.

4. BASE LEGAL: Ley 909 de 2.004 de Carrera Administrativa y su Decreto Reglamentario 1227 de 2005. Decretos reglamentarios. Normas de la función Pública, Decreto 2835 de 2005, Decretos 770 y 785 de 2005



CONTROLES REGISTRO

CARGO DEPENDENCIA

A Definición de Los Criterios de Evaluación Fase I

1 Los criterios se deben realizar al comienzo del período a evaluar, en concertación con el empleado. Con base en el Manual Específico de Funciones y Competenciales laborales de la

Gerencia

Dirección


Control Interno

Verificar que la evaluación se realice de acuerdo al manual específico de funciones


entidad.

3 Identifique el propósito fundamental del empleo y transcríbalo al formulario

Gerencia Dirección Control Interno

Comprobar el propósito fundamental del empleo

4 Elija entre tres y cinco criterios de desempeño (contribuciones individuales), jerarquícelos en orden descendente de acuerdo con el grado de incidencia en los resultados, pondérelos y transcríbalos al formulario.

Gerencia Dirección

Control Interno

Formato tipo

6 Determine las competencias comporta mentales asociadas a los resultados, jerarquícelas de acuerdo con su incidencia en los resultados, pondérelas y transcríbalas al formato tipo

Gerencia Dirección

Control Interno

Verificar que se jerarquice las competencias comporta mentales, de acuerdo a su incidencia en los resultados

Formato tipo

7 Determine las metas asignadas al empleado con base los planes, programas y proyectos del área, jerarquícelas de acuerdo con su incidencia en los resultados, pondérelos y transcríbalas al formulario.

Gerencia Dirección

Control Interno

Verificar que las metas se establezcan, con base a los planes programas y proyectos correspondientes a cada área

8 Establezca las evidencias de resultados, de conocimientos y de comportamiento requeridas para el

Gerencia Dirección

Control Interno

Verificar que se establezcan las evidencias de los resultados y los criterios de desempeño, comportamiento y metas


período evaluado y defina qué criterio de desempeño, competencia comporta mental y/o meta soportan o permiten constatar.

9 Con base en el Informe de la Oficina de Control Interno o quien haga sus veces, transcriba al Formulario la calificación correspondiente, según la ponderación que le corresponda dentro del valor asignado a este parámetro

Verificar que la calificación correspondiente según la ponderación se haga fundamentada en la información de la oficina de control interno o quien haga sus veces

Informe de la oficina de control interno

10 Con base en la calificación obtenida por cada empleado miembro del grupo, calcule el promedio aritmético, y transcríbalo al Formulario, de acuerdo con el valor asignado dentro de la evaluación y calificación total

Gerencia Dirección

Control Interno

Verificar que se calcule el el promedio aritmético y se transcriba al formulario de acuerdo al valor asignado en la calificación

Formato tipo

B Portafolio de Evidencias Fase II

1 Se debe realizar durante el período sujeto a evaluación de acuerdo con el procedimiento establecido

Gerencia Dirección

Control Interno

Verificar que el portaf9olio de evidencias sea realizado durante el periodo de evaluación

2 El Portafolio de Evidencias es el conjunto de pruebas recolectadas a lo largo del período a evaluar y que se aportan durante la evaluación para demostrar la

Gerencia Dirección

Control Interno

El acopio de evidencias, mediante protocolos de: Observación en el trabajo Formulación de preguntas. Asignación de tareas específicas. Reconocimientos, quejas, reclamos

Valoración del producto elaborado o servicio prestado.


competencia laboral del empleado y sus aportes al cumplimiento de las metas institucionales.

La verificación de su autenticidad. La corroboración de su actualidad o vigencia. La determinación de su validez.

C Evaluación III

1 Definir las metas institucionales asignadas al empleado.

Gerencia Dirección

Control Interno

2 Definir las evidencias de resultado (producto), de conocimientos y de comportamiento requeridas para determinar, de manera objetiva, si el empleado realiza la función productiva que le corresponde.

Gerencia Dirección

Control Interno

Verificar que el empleado realice las funciones que le corresponden

Producto

3 Acopiar las evidencias indispensables (Portafolio de evidencias) para verificar el cumplimiento de cada Criterio de Desempeño sujeto a evaluación

Gerencia Dirección

Control Interno

Verificar la validez, pertinencia y vigencia de las evidencias recopiladas y asegurarse de que están todas las que se requieren.

4 Se comparan los logros obtenidos durante el período evaluado con los resultados esperados (Fase I) y se presentan las evidencias recolectadas durante el mismo período (Fase II) y, finalmente, se emite

Gerencia Dirección

Control Interno

Verificar la comparación de los logros durante el periodo evaluado Verificar el grado de cumplimiento de los funcionarios


un juicio acerca del grado en que el empleado cumple con las funciones y responsabilidades asignadas.

5 Entrevista con el empleado, durante la cual se presentan y confrontan las evidencias que permiten constatar la competencia del evaluado.

Gerencia Dirección

Control Interno

Verificar que: El evaluado alcanza el (los) resultado (s) esperado (s). El resultado esperado cumple con las especificaciones requeridas (criterios de desempeño). El evaluado cumplen con las metas establecidas. El evaluado posee y aplica los conocimientos y comportamientos que le permiten ser competente

7 Como existen grados de dominio o maestría de una competencia, es necesario establecer un sistema de graduación, con base en las evidencias, como el siguiente

Gerencia Dirección

Control Interno

Verificar que la graduación se aplique para cada uno de los factores a evaluar.

Alcanza el resultado esperado e innova Alcanza el resultado esperado Alcanza el resultado esperado con ayuda de otros No alcanza el resultado esperado

8 Realizada la comparación y constatación, se debe emitir un juicio objetivo sobre la conducta y competencia laborales del empleado y sus aportes al cumplimiento de las metas institucionales.

Gerencia Dirección

Control Interno

La evidencia permite constatar que el empleado alcanza los resultados esperados y que posee y aplica los conocimientos y comportamientos requeridos para el cumplimiento de las funciones y responsabilidades propias del empleo.

El juicio emitido por la comisión evaluadora


9 El resultado de la evaluación indica que el trabajador presenta deficiencias en relación con el (los) criterio (s) de desempeño evaluados

Gerencia Dirección

Control Interno


Analizar con el evaluado las razones o causas por las cuales el resultado no satisface los requerimientos del criterio de desempeño

10 Emitido el juicio se debe proceder a calificar, el grado de logro. Es decir, a asignarle un valor dentro de la escala definida para el efecto.

Gerencia Dirección

Control Interno

Verificar que se Concerté con el evaluado el plan de mejoramiento a cumplir en un tiempo determinado, los resultados a obtener y las fechas de control.

Formato Tipo

11 Cierre el proceso de evaluación

Gerencia Dirección

Control Interno

Firma conjunta del protocolo de evaluación.

6. DOCUMENTOS DE REFERENCIA O FUENTES DE INFORMACIÓN 7. DEFINICIONES: Evaluación del Desempeño: Sistema de Evaluación del Desempeño: conjunto de elementos normativos, teóricos y metodológicos, que permiten realizar una valoración objetiva del rendimiento de los empleados de carrera y en período de prueba en sus respectivos empleos, con base en sus contribuciones individuales y conocimientos básicos para el desempeño del empleo, el logro de resultados y realizaciones en el cumplimiento de metas institucionales y sus competencias laborales, debe estar fundamentada en principios de equidad, ser objetiva, imparcial, basada en parámetros previamente establecidos a partir de los planes anuales de gestión del área respectiva, de las metas institucionales y de la evaluación que sobre el área realicen las Oficinas de Control Interno o quienes hagan sus veces, referida a hechos concretos y a comportamientos demostrados por el empleado durante el período evaluado y circunstancias en que desempeña sus funciones. 8. DIAGRAMA DE FLUJO 9. HISTORIAL DE CAMBIOS




Elaboró:

Revisó:

Aprobó:

Empresas Públicas de Pensilvania.


MACROPROCESO

EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO LABORAL

Página

Código

Versión


A. PLANEAR:

Nombre del Proceso: Instrumentos Para Evaluar

Objetivo del Proceso: La evaluación del desempeño laboral tiene como propósito emitir un juicio objetivo sobre la competencia laboral del empleado y sus aportes al cumplimiento de las metas institucionales, determinando, el rendimiento del mismo a través de la medición de unos criterios de valoración previamente definidos. Debe considerarse como la base para el mejoramiento y desarrollo continuo de los evaluados.

Alcance: Identificar los criterios de desempeño, es decir, las condiciones y características de calidad y competencias laborales comporta mentales que debe poseer y aplicar el empleado para un desempeño exitoso.

Requisitos:

Recursos:

Responsable: Gerencia, Control Interno.

Clase de Proceso:


Manual Específico de Funciones y Competenciales laborales de la entidad. Le Ley 909 de 2.004 de Carrera Administrativa. DAFP Jefe Control Interno Funcionarios

Entrevistas Portafolio de evidencias Formulación de preguntas. Asignación de tareas específicas. Reconocimientos, quejas, reclamos La verificación de su autenticidad. La corroboración de su

Acopio de evidencias Metas y objetivos Reporte de Conocimientos y comportamientos Calificación Definitiva

Funcionarios


actualidad o vigencia. La determinación de su validez.

B. HACER


Definición de Los Criterios de Evaluación Fase I Portafolio de Evidencias Fase II Evaluación III

Concertar con el evaluado el plan de mejoramiento a cumplir en un tiempo determinado, los resultados a obtener y las fechas de control. Analizar con el evaluado las razones o causas por las cuales el resultado no satisface los requerimientos del criterio de desempeño Talento Humano Idóneo Correcto análisis de la información

C. VERIFICAR




Instrumentos para Evaluar el Desempeño Laboral

Número de evaluados / Resultados esperados

100% Calificación Alcanza el resultado esperado e innova Alcanza el resultado esperado Alcanza el resultado esperado con ayuda de otros No alcanza el resultado esperado Firma conjunta del protocolo de evaluación.

D. ACTUAR



Elaboró

Revisó

Aprobó




MACROPROCESO

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GESTIÓN DE PERSONAL

Código

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1. PROCESO: PROGRAMA DE BIENESTAR SOCIAL E INCENTIVOS

2. OBJETIVO: Garantizar que la gestión institucional y los procesos de administración del talento humano se manejen integralmente en función del bienestar social y del desempeño eficiente y eficaz de los funcionarios.

3. ALCANCE: Fomentar la aplicación de estrategias y procesos en el ámbito laboral, que contribuyan al desarrollo del potencial personal de los empleados, para generar actitudes favorables frente al servicio público y al del mejoramiento continuo de la organización para el ejercicio de su función social y Propiciar condiciones en el ambiente de trabajo que favorezcan el desarrollo de la creatividad, la identidad, la participación y seguridad laboral de los servidores públicos de la entidad así como la eficiencia, eficacia y efectividad de su desempeño

4. BASE LEGAL: Ley No.1567 del 5 de agosto de 1998 así lo dispone en su Capítulo II, PROGRAMAS DE BIENESTAR SOCIAL E INCENTIVOS, artículos No.18-19 y Capitulo III, PROGRAMA DE BIENESTAR SOCIAL, artículos No.20-25 y del decreto No.1227 de abril 21 de 2005 Capitulo II, SISTEMAS E INCENTIVOS, Artículos No.69-77.



CONTROLES REGISTRO

CARGO DEPENDENCIA

A Programa de Bienestar social e Incentivos

1 Estudiar las necesidades de los empleados y de sus familias, con el fin de establecer prioridades y seleccionar alternativas, de acuerdo con los lineamientos señalados en las estrategias de desarrollo institucional y en las políticas de gobierno nacional

Funcionario encargado


Verificar que se estudien las necesidades de los empleados


2 Atender las

necesidades detectadas, que tengan amplia cobertura institucional y que incluyan recursos internos e interinstitucionales disponibles.



Verificar que se atiendan las necesidades detectadas

3 Desarrollar en forma directa o mediante contracción de personas naturales o jurídicas, a través de los organismos encargados de la protección, la seguridad social y los servicios sociales, según sea la necesidad o problemática a resolver



Verificar la seguridad social y los servicios sociales

Seguridad social

4 Evaluar y controlar programas adelantados, para verificar la eficacia de los mismos y decir sobre su modificación o continuidad



Verificar la evaluación y control de programas

6. DEFINICIONES: Bienestar Social: Procesos permanentes orientados a crear mantener y mejorar las condiciones

que favorezcan el desarrollo integral del empleado, el mejoramiento de su nivel de vida y el de su

familia; así mismo permitir elevar los niveles de satisfacción , efectividad e identificación del

empleado con el servicio en la entidad para la cual laboral.

Desempeño de empleos de libre nombramiento y remoción o de periodo: Uno de los

incentivos que debe concederse a los empleados de carrera administrativa, los nominadores

deberán otorgarles la respectiva comisión ejercer cargos de libre nombramiento y remoción y de

periodo cuando hubieren sido nombrados para ejercerlos.



Inicio

Estudiar las necesidades de los empleados y de sus familias, con el fin de establecer prioridades y seleccionar alternativas, de acuerdo con los lineamientos señalados en las estrategias de desarrollo institucional y en las políticas de gobierno nacional


Atender las necesidades detectadas, que tengan amplia cobertura institucional y que incluyan recursos internos e interinstitucionales disponibles.


Desarrollar en forma directa o mediante contracción de personas naturales o jurídicas, a través de los organismos encargados de la protección, la seguridad social y los servicios sociales, según sea la necesidad o problemática a resolver


Evaluar y controlar programas adelantados, para verificar la eficacia de los mismos y decir sobre su modificación o continuidad Funcionario encargado

FIN




MACROPROCESO

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GESTIÓN DE LA OFICINA DE PERSONAL

Código

Versión

1. PROCESO: SALUD OCUPACIONAL

2. OBJETIVO: Elaborar el programa de salud ocupacional de acuerdo a las normas que exige la Ley

3. ALCANCE: Mejorar las condiciones laborales en los sitios de trabajo de los empleados del Municipio, a través de subprograma de trabajo, subprograma de educación en higiene y seguridad industrial, mediante diagnostico de las condiciones de trabajo.

4. BASE LEGAL: Ley 9a. De 1979, es la Ley marco de la Ocupacional en Colombia.,

Resolución 2400 de 1979, conocida como el "Estatuto General de Seguridad", Decreto 614 de 1984, que crea las bases para la organización y administración de la Salud Ocupacional, Resolución 2013 de 1986, que establece la creación y funcionamiento de los Comités de Medicina, Higiene y Seguridad Industrial en las empresas, Resolución 1016 de 1989, que establece el funcionamiento de los Programas de Salud Ocupacional en las empresas, Decreto 1295 de 1994, que establece la afiliación de los funcionarios a una entidad Aseguradora en Riesgos Profesionales (ARP), Decreto1346 de 1994, por el cual se reglamenta la integración, la financiación y el funcionamiento de las Juntas de Calificación de Invalidez, Decreto 1772 de 1994, por el cual se reglamenta la afiliación y las cotizaciones al Sistema General de Riesgos Profesionales, Decreto 1832 de 1994, por el cual se adopta la Tabla de Enfermedades Profesionales, Decreto 1834 de 1994, por el cual se reglamenta el funcionamiento del Consejo Nacional de Riesgos Profesionales.



CONTROLES REGISTRO

CARGO DEPENDENCIA

A Salud Ocupacional

1 Elegir y conformar el comité paritario de salud ocupacional según lo establecido en la norma


asignada Verificar que se conforme el comité paritario

Convocatoria

2 Diseñar y elaborar el diagnostico (panorama de factores de riesgo)

Funcionario asignado COPASO

asignada Verificar que se elabore el diagnóstico

Diagnostico

3 Elaborar el programa de salud ocupacional acorde a la Ley teniendo en cuenta las necesidades y factores de riesgo


asignada Verificar que se elabore el programa de salud ocupacional de acuerdo a la Ley


presentes en la administración Municipal

4 Incluir en el presupuesto los recursos suficientes para los planes y programas de salud ocupacional, de acuerdo a las normas aplicables en materia presupuestal.


asignada Verificar que se incluya el presupuesto los recursos suficientes

5 Programar actividades de medicina educativa ( Preventiva de trabajo y seguridad industrial)


asignada Verificar que se programen y realicen actividades de medicina educativa

6 Ejecutar los planes y programas institucionales con el apoyo de sus funcionarios o de otras entidades, de establecimientos públicos o privados legalmente autorizados o con personas naturales o jurídicas de reconocida idoneidad, la concentración se ceñirá a las normas vigentes sobre la materia


asignada Verificar que se ejecuten los planes institucionales, con apoyo de sus funcionarios

7 Llevar un archivo de oferta de servicios para la ejecución, para programas de salud ocupacional, tanto en organismos públicos y privados en el cual se indique la razón social, los servicios que cubren, las metodologías que emplean, así como las observaciones de evaluación acerca de la calidad del servicio prestado a la entidad.


Secretaria COPASO

asignada Verificar que se lleve el control de un archivo de oferta de servicios

Archivo

8 Evaluar el impacto del programa de salud ocupacional por parte del COPASO

Jefe de Personal COPASO

Oficina de Personal

Verificar que se evalúe el impacto del programa de salud ocupacional.

Evaluación del Impacto


adoptando y aplicando para ello instrumentos técnicos involucrando a los funcionarios.

6. DEFINICIONES: COPASO: Comité paritario de salud ocupacional 7. DIAGRAMA DE FLUJO

Inicio

Ejecutar los planes y programas institucionales con el apoyo de sus funcionarios o de otras entidades, de establecimientos públicos o privados legalmente autorizados o con personas naturales o jurídicas de reconocida idoneidad, la concentración se ceñirá a las normas vigentes sobre la materia

Elegir y conformar el comité paritario de salud ocupacional de salud ocupacional según lo establecido en la norma

Funcionario Asignado

Diseñar y elaborar el diagnostico (panorama de factores de riesgo) Funcionario asignado COPASO


Llevar un archivo de oferta de servicios para la ejecución, para programas de salud ocupacional, tanto en organismos públicos y privados en el cual se indique la razón social, los servicios que cubren, las metodologías que emplean, así como las observaciones de evaluación acerca de la calidad del servicio prestado a la entidad.

Elaborar el programa de salud ocupacional acorde a la Ley teniendo en cuenta las necesidades y factores de riesgo presentes en la administración Municipal



Incluir en el presupuesto los recursos suficientes para los planes y programas de salud ocupacional, de acuerdo a las normas aplicables en materia presupuestal.

Evaluar el impacto del programa de salud ocupacional por parte del COPASO adoptando y aplicando para ello instrumentos técnicos involucrando a los funcionarios.



Programar actividades de medicina educativa (Preventiva de trabajo y seguridad industrial)

FIN



Documents

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS EMPEN E.S.P