Manual de Procesos

NORMATIVA DE PROCESOS MACROPROCESO: TALENTO HUMANO

NORMATIVA DE PROCESOS

DESARROLLO Y FORMACIÓN

TOMO

I de III

[Si Aplica]

ACTA DE CONFORMIDAD Una vez levantado el proceso de Gestión de Desarrollo y Formación, los

Coordinadores, dejan constancia que revisada la información adjunta, la misma que

contiene:

Cadena de Valor, procedimientos, procesos, procedimientos y caracterizaciones, son

las correctas y a través del presente documento manifiestan su conformidad con la

información entregada.

Quito, 16 de julio de 2010 DR. ARTURO ROMERO V. DR. RUBÉN ALVAREZ COORDINADOR GENERAL DEL IEP COORDINADOR DE FORMACIÓN Y DESARROLLO EP PETROECUADOR INSTITUTO DE ESTUDIOS DEL PETRÓLEO (IEP)

FIRMA: ____________________ FIRMA: ____________________

ING. CAROLINA FIALLOS ING. LUIS PALACIOS COORDINACIÓN DE PROCESOS COORDINADOR GENERAL DE LA

CADENA DE VALOR

FIRMA: ____________________ FIRMA: _____________________

IEP

MACROPROCESO: TALENTO HUMANO Cód.: Fecha: 2010-07-16 Versión: 1

PROCESO: DESARROLLO Y FORMACIÓN Página 1 de 5

Subproceso: Elaborado por: Coordinación de Macroprocesos

Subproceso 1: Revisado por: Coordinador General del IEP

Subproceso 2: Aprobado por: Coordinador General del IEP

Elaborado por: Coordinador General del IEP y Analista de Comunicaciones – Fecha: 28/05/2010

Revisado por: Coordinadores del IEP Fecha: 28/05/2010

Aprobado por: Coordinador General del IEP Fecha: Fecha: 28/05/2010

1. PROPÓSITO Elaborar y administrar el “Plan de Desarrollo y Formación del personal de la Empresa (Plan)”, como medio para cubrir las brechas de perfiles de puestos y competencias de la EP PETROECUADOR y mejorar el desempeño de los servidores y obreros de la misma.

2. ALCANCE. DESDE: La recepción de las necesidades de cubrir brechas de puestos y competencias de

parte de la Coordinación de Diseño y Estrategias del Talento Humano. HASTA: La evaluación del Plan de Desarrollo y Formación.

3. DUEÑO DEL PROCESO

ANALISTA DE FORMACIÓN Y DESARROLLO

4. POLÍTICAS

4.1 El dueño del proceso hasta el 30 noviembre de cada año debe elaborar el Plan multi anual de Desarrollo y Formación del personal de EP PETROECUADOR, para cubrir las brechas priorizadas de puestos y competencias, y mantenerlo actualizado.

4.2 Los responsables de los programas de capacitación deben abrir un expediente individual y realizar todos los preparativos necesarios para que se asegure el éxito de todos y cada uno de los eventos que conforman el Plan de de Desarrollo y Formación.

4.3 Los responsables de los programas de capacitación deben ejecutar los eventos programados que están bajo su responsabilidad, con el debido cuidado y realizando la actualización de los expedientes, el respectivo seguimiento y oportuno control de los mismos, así como, de los contratos y pagos respectivos.

4.4 La Comisión de Evaluación Interna y Curricular debe evaluar el diseño, organización y ejecución del Plan de Desarrollo y Formación, así como también los eventos externos al IEP cuyos certificados soliciten que se acepten como válidos para cubrir brechas, aceptación que será conferida por el Secretario Legal del IEP. Los resultados de la evaluación deben servir para el mejoramiento del proceso y plan de desarrollo y formación.

5. DEFINICIONES Y/O ABREVIATURAS 5.1 DEFINICIONES

IEP









Analista de (Administración y) Desarrollo del Talento Humano. Perfil de Puesto que contribuye al Desarrollo y Formación del personal de la Gerencia a la que pertenece, para tal efecto actúa como contraparte de la misma ante la Coordinación de Formación y Desarrollo del IEP. Comisión de Evaluación Interna y Curricular (EIC) y Comisión de Vinculación con la Comunidad (VIC). Cuerpos colegiados independientes del IEP que evalúan la gestión del Instituto en su respectiva área de incumbencia para emitir observaciones y recomendaciones tendientes a la mejora continua del Instituto. Contratación Pública. “Se refiere a todo procedimiento concerniente a la adquisición o arrendamiento de bienes, ejecución de obras públicas o prestación de servicios incluidos los de consultoría. Se entenderá que cuando el contrato implique la fabricación, manufactura o producción de bienes muebles, el procedimiento será de adquisición de bienes. Se incluyen también dentro de la contratación de bienes a los de arrendamiento mercantil con opción de compra”. Fuente Art. 6. LOSNCP. Contratista. “Es la persona natural o jurídica, nacional o extranjera, o asociación de éstas, contratada por las Entidades Contratantes para proveer bienes, ejecutar obras y prestar servicios, incluidos los de consultoría”. Fuente Art. 6. LOSNCP. Convenio Marco. “Es la modalidad con la cual el Instituto Nacional de Contratación Pública selecciona los proveedores cuyos bienes y servicios serán ofertados en el catálogo electrónico a fin de ser adquiridos o contratados de manera directa por las Entidades Contratantes en la forma, plazo y demás condiciones establecidas en dicho Convenio”. Fuente Art. 6. LOSNCP. Cursos presenciales, semi-presenciales y virtuales. Cursos de enseñanza-aprendizaje impartidos bajo la modalidad presencial, semi-presencial y/o virtual. Cursos virtuales. Cursos de enseñanza-aprendizaje impartidos a través del Internet, bajo la modalidad a distancia: on-line, e-Learning o en línea; que tienen igual validez que los semi-presenciales y presenciales. Desarrollo Externo. Eventos de enseñanza – aprendizaje que se realizan en país con instructores y/o centros de educación externos a la Empresa. Desarrollo Internacional. Eventos de enseñanza – aprendizaje que se realizan en el exterior. Desarrollo y Formación del Personal. Funciones de enseñanza – aprendizaje informal y formal respectivamente, que desarrollan conocimientos, habilidades y destrezas, creando y actualizando información y conocimiento tendientes a coadyuvar al óptimo desempeño y cabal cumplimiento de los objetivos empresariales. Educación Virtual. Modalidad de educación a distancia que se accede a través del Internet y un portal.

IEP









Evento académico. Modalidad de enseñanza – aprendizaje del Plan de Desarrollo y Formación tales como curso presencial, semi-presencial o virtual; taller; inscripción, programa, certificación, postgrado, pasantía, coloquio, conferencia, congreso, encuentro, mesa redonda, panel, seminario, simposio, simulación, semestre o nivel de una carrera, y otras. Máxima Autoridad. “Quien ejerce administrativamente la representación legal de la Entidad. Normativa o Procedimiento: Reglas e instrucciones que cubren uno o más procesos y/o actividades para regular la manera de proceder y obrar a fin de conseguir el resultado esperado por la Empresa. Procesos: Conjunto de actividades de trabajo interrelacionadas que se caracterizan por procesar los insumos (inputs: productos o servicios obtenidos de otros proveedores) para convertirlos en insumos, obras, bienes y/o servicios conforme lo programado. Proceso: ¿Qué es lo que se hace? Para transformar las entradas en salidas.

5.2 ABREVIATURAS

ACD. Coordinación General Académica. CONESUP. Consejo Nacional de Educación Superior. EIC. Comisión de Evaluación Interna y Curricular. EP PETROECUADOR. Empresa Pública de Hidrocarburos del Ecuador. FOD. Coordinación de Formación y Desarrollo. IEP. Instituto de Estudios del Petróleo. INCOP. Instituto Nacional de Contratación Pública. LOES. Ley Orgánica de Educación Superior. LOSNCP. Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública. Plan. Plan de Desarrollo y Formación del personal de la Empresa aprobado por el Gerente General. TTE. Coordinación de Transferencia Tecnológica. WWW. World Wide Web (o La Web).

IEP









6 RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD

Puesto Responsable Autoridad Gerencias de Unidades de Negocio

Entregar información de necesidades Emitir criterios técnicos

Analista de Formación y Desarrollo

Dueño del Proceso

Analista de Formación y Desarrollo

Responsable de los programas de capacitación

Coordinador de Formación y Desarrollo

Administrar el Plan de Desarrollo y Formación

Gerente General Aprobar el Plan de Desarrollo y Formación

Expedir la aprobación del Plan de Desarrollo y Formación

7 CONTROL DE REGISTROS GENERADOS Identificación Plan Formato Plantilla utilizada consistentemente en el IEP Responsable de Recolección Coordinador de Formación y Desarrollo Archivo Expediente de cada Evento Acceso Personal de IEP Tipo de Archivo Físico y Digital Tiempo de Retención 5 Años Disposición Final No Aplica 9. DOCUMENTOS RELACIONADOS.

La ejecución de este procedimiento estará normada por las siguientes leyes, reglamentos, resoluciones, instructivos y otros documentos (Estos documentos deberán identificarse, mencionarse y encontrarse adjuntos de manera digital).

CÓDIGO NOMBRE DEL DOCUMENTO

Normativa de Gestión aprobada con Resolución No. 2010001 de 2010-04-07.

Ley Orgánica de Empresas Públicas y su Reglamento. Resoluciones del INCOP

Ley Orgánica de Educación Superior y su Reglamento. Decreto Ejecutivo No.315, creación de la EP PETROECUADOR.

IEP









Oficio Circular No. 012-CAV-PRC-2010 de 2010-04-07 y Memorando Circular 034-CAV-PRC-2010 de 2010-03-10.

Resolución No 197-CAD-2009-08-04, derogada. Organigrama de la EP PETROECUADOR y del IEP.

Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública y su Reglamento. Las Resoluciones emitidas por el Director del Instituto Nacional de Contratación Pública. Instructivo de Desconcentración Empresarial para la contratación de obras, bienes, servicios y consultoría.

Manuales (8) de la EP PETROECUADOR: de Cargos, Procesos, Competencias Corporativas, Imagen Corporativa, Gestión de Negocios, Gestión Financiera, Gestión Administrativa y Gestión Institucional. Los manuales incluyen a los respectivos procedimientos.

Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado, su Reglamento y documentos aplicables a la auditoría de gestión del IEP.

9. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES (Diagrama de flujo)

PROCEDIMIENTO: CUMPLIMIENTO DE BRECHAS MEDIANTE PLAN DE DESARROLLO Y FORMACIÓN

Código: (Código del Proceso más: -PR-XX ) Fecha: DD-MM-AAAA

Proceso relacionado: CAPACITACIÓN Versión: 01

Distribución: Tipo Página 1 de 35

Elaborado por: Secretario Legal y Analista de Comunicaciones

Fecha: 15 / 07 / 2010

Revisado por: Coordinador de Formación y Desarrollo

Fecha: 15 / 07 / 2010

Aprobado por: Coordinador General del IEP

Fecha: Fecha: 15 / 07 / 2010

1. PROPÓSITO Cubrir las brechas mediante el Plan de Desarrollo y Formación, con capacitación que permita mejorar el desempeño de los servidores y obreros en sus puestos de trabajo y al mismo tiempo equiparar el currículo vitae de cada uno de ellos con las competencias requeridas en los respectivos perfiles de los puestos asignados. 2. ALCANCE

El presente procedimiento abarca desde la recepción de las brechas priorizadas, hasta la ejecución de los cursos que las cierran, y aplicará para todas las gerencias de la Empresa. 3. ABREVIATURAS Y DEFINICIONES

3.1 ABREVIATURAS

ACD. Coordinación General Académica. CONESUP. Consejo Nacional de Educación Superior. EC. Ecuador. EIC. Comisión de Evaluación Interna y Curricular. EP PETROECUADOR. Empresa Pública de Hidrocarburos del Ecuador. EPR. Cuadro de mando integral denominado Empresa por Resultados. FOD. Coordinación de Formación y Desarrollo. GOV. Government (Gobierno). IEP. Instituto de Estudios del Petróleo. INCOP. Instituto Nacional de Contratación Pública. LOES. Ley Orgánica de Educación Superior. LOSNCP. Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública. Plan. Plan de Desarrollo y Formación del personal de la Empresa aprobado por el Gerente General. Programa. Programa de Investigación Científica, Desarrollo Tecnológico e Innovación aprobado por el Consejo de Transferencia Tecnológica.






Fecha: 15 / 07 / 2010


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Fecha: Fecha: 15 / 07 / 2010

RUP. Registro Único de Proveedores. TTE. Coordinación de Transferencia Tecnológica. VIC. Comisión de Vinculación con la Comunidad. WWW. World Wide Web (o La Web).

3.2 DEFINICIONES

3.2.1. MODALIDADES DE CAPACITACIÓN:

Coloquio: Reunión de profesionales o especialistas en la que se intercambian puntos de vista y experiencias sobre un mismo tema y se expone los trabajos realizados, dirigida por un moderador. Conferencia: Disertación de un especialista ante un público sobre un tema de interés general. Congreso: Reunión de varias personas que exponen y deliberan diversos temas relacionados con un tema principal. Los participantes eligen un director y las eventuales decisiones se toman por mayoría. Cursos semipresenciales: Es la modalidad de estudios en la que el proceso de enseñanza-aprendizaje se realiza fundamentalmente sin asistir al aula e independiente del contacto presencial con el profesor, durante el período académico salvo contadas ocasiones. Cada persona aprende a su propio ritmo e incorpora las experiencias de trabajo a la teoría de cada asignatura, que le permiten adquirir comportamientos y habilidades para mejorar su desempeño. Cursos virtuales: Cursos de enseñanza-aprendizaje impartidos a través del internet, bajo la modalidad a distancia: on-line, e-learning o en línea; que tienen igual validez que los semi-presenciales y presenciales. Educación virtual: Modalidad de educación a distancia que se accede a través del internet y un portal. Encuentro: Acción que reúne a especialistas de una determinada disciplina, en la que un moderador y los participantes desarrollan varias actividades en torno a ella. Mesa redonda: Reunión de especialistas de un mismo nivel con criterios divergentes sobre un tema específico, dirigida por un moderador, donde las reglas del desarrollo del evento son establecidas con anterioridad.






Fecha: 15 / 07 / 2010


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Fecha: Fecha: 15 / 07 / 2010

Panel: Reunión de expertos en un tema que lo enfocan desde diferentes puntos de vista, con el fin de orientar y aclarar una situación o un problema y proponen las mejores alternativas. Pasantía: Entrenamiento práctico de corta duración realizada por el funcionario o trabajador en otras áreas, instituciones o empresas, para mejorar sus conocimientos, habilidades, destrezas e intercambiar y adquirir nuevas experiencias relacionadas con su puesto de trabajo. Seminario: Evento sobre una o varias disciplinas, en el que los participantes realizan trabajos de investigación, bajo la conducción de uno o varios facilitadores. Al finalizar el evento se producirá un documento que contiene la memoria de lo actuado. Simposio: Reunión de expertos en la que se expone y desarrolla un tema en forma completa y detallada, enfocado desde diversos ángulos a través de intervenciones individuales breves, con un coordinador, el auditorio formula preguntas y los expertos aclaran. Simulación: Proceso de diseñar y aplicar un modelo a un sistema real y llevar a término experiencias con él, con la finalidad de comprender el comportamiento del sistema y/o evaluar estrategias dentro de los límites de funcionamiento impuestos al modelo. Taller: Evento en el cual el instructor presenta un tema, plantea interrogantes, propone soluciones de inmediata aplicación, las pone en práctica en forma experimental, las analiza conjuntamente con los participantes y emite recomendaciones contenidas en un documento final llamado entregable.

3.2.2. FORMAS DE PARTICIPACIÓN EN LOS EVENTOS:

Conferencista: Especialista que diserta en público sobre un tema determinado. Congresista: Persona que concurre y participa en una reunión en la que se expone y discute diferentes tópicos relacionados con un mismo tema. Facilitador: Persona que mediante su intervención propicia que los asistentes a un evento se beneficien de la experiencia de los otros, enfatizando la reciprocidad del intercambio de conocimientos en el proceso de enseñanza-aprendizaje. Instructor: Especialista en un tema que transmite su conocimiento a una concurrencia, pudiendo desarrollar su actividad bajo diferentes esquemas. Participante: Persona que concurre a cualquiera de los eventos y modalidades de capacitación. Ponente: Persona que prepara un documento sobre un tema especializado y sus problemas, en el que propone soluciones y las somete a discusión de un grupo de expertos en ese tema.






Fecha: 15 / 07 / 2010


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Tutor o facilitador virtual: Persona que instruye a los estudiantes bajo la modalidad presencial, semi-presencial y/o virtual. Virtualizador de cursos: Persona que prepara y elabora material didáctico de forma tal, que se asegura la instrucción del estudiante de un curso virtual.

3.2.3. CLASIFICACIÓN DE LA CAPACITACIÓN:

La capacitación interna: Comprende los eventos programados y ejecutados con instructores internos. La capacitación externa: Comprende los eventos que se realizaren en el país con capacitadores de fuera de la Empresa, sean estos: universidades, empresas petroleras o el ejecutado por personas naturales o jurídicas en el mercado nacional de capacitación. La capacitación internacional: Comprende los eventos que se realizan en el exterior.

3.2.4. LOS EVENTOS DE CAPACITACIÓN SE CLASIFICAN EN LOS SIGUIENTES

NIVELES:

I Administrativo Básico o Técnico Básico. II Administrativo Intermedio o Técnico Intermedio. III Administrativo Avanzado. IV Técnico Avanzado V Tecnológico

3.2.5. CLASES DE INSTRUCTORES

Instructores internos: Los que se encuentran calificados y registrados en la base de datos del IEP, y que han realizado el curso de capacitación pedagógica. Instructores externos: Las universidades, escuelas politécnicas otros centros de formación superior, organismos nacionales o internacionales, petroleras, fundaciones y demás personas naturales o jurídicas, nacionales o extranjeras, que se encuentran registradas y habilitadas en el registro único de proveedores (RUP), para participar en los diferentes procedimientos de contratación pública, previstos en la Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública y su Reglamento General, que se ejecuten en el país. Instructores internacionales: Los que prestan los servicios de capacitación, en eventos ejecutados en el exterior.






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3.2.6. BENEFICIOS Y CUPOS OTORGADOS POR EL INSTITUTO DE ACUERDO A CONVENIOS SUSCRITOS

Práctica pre-profesional: Actividad técnica que los estudiantes de educación superior deben desarrollar en las unidades operativas de EP PETROECUADOR. Desarrollo de tesis o proyecto de grado de titulación: Trabajo de investigación técnica de campo, efectuado por egresados de un centro de estudios superiores, en las unidades operativas de EP PETROECUADOR.

4. TAREAS 4.1 TAREAS DE ELABORACIÓN DEL PLAN DE DESARROLLO Y FORMACIÓN 4.1.01 Estructuración del Plan de Desarrollo y Formación por Brechas

No. Descripción de las tareas Responsable Política

1.

Invitar a las gerencias a la detección de necesidades de “Desarrollo y formación” así como, de edición de libros, trabajos de investigación y/o desarrollo de software elaborado por personal de la Empresa y requerido por las gerencias.

Coordinación de Desarrollo y Formación

5.1.01

2. Determinar sus necesidades por brechas en eventos de desarrollo y formación, requeridos para el personal de la Empresa.

Gerencias 5.1.01

3. Analizar y categorizar las necesidades Coordinación de Desarrollo y Formación

5.1.01

4. Estructurar el Plan para satisfacer las necesidades de brechas en los perfiles y competencias

Coordinación de Desarrollo y Formación

5.1.01

5. Obtener el compromiso del personal a elaborar libros, realizar investigaciones y/o desarrollar software.

Responsable de libros, Investigación y desarrollo de software

5.1.01

4.1.02 Capacitación derivada de contratos y de otros servicios


1. Incluir a la capacitación derivada de contratos y de otros servicios en el Plan de Desarrollo y Formación para efectuar el respectivo seguimiento y control.

Responsable de Programas y sus Eventos

5.1.02

4.1.03 Financiamiento

No. Descripción de las tareas Responsable Política 1. Elaborar el documento que respalde al presupuesto Coordinador de 5.1.03






Fecha: 15 / 07 / 2010


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referencial de cada evento del Plan de Desarrollo y Formación y consolidarlos en el presupuesto del Plan.

Formación y Desarrollo

4.1.04 Revisión, aprobación y difusión del Plan de Desarrollo y Formación

No. Descripción de las tareas Responsable Política 1. Revisar el Plan de Desarrollo y Formación, y aprobarlo Gerente General 5.1.04

2. Difundir el Plan a nivel de gerencias, áreas usuaria y personal de la Empresa.

Coordinación de desarrollo y formación 5.1.04

4.2 TAREAS DE PREPARACIÓN DEL PLAN DE DESARROLLO Y FORMACIÓN

4.2.01 Expedientes individuales de cada evento del Plan de Desarrollo y Formación


1. Abrir el expediente de cada evento del Plan de Desarrollo y Formación, y mantenerlo actualizado

Responsable de los programas y sus eventos

5.2.1

4.2.02 Invitar al personal de la Empresa a participar como instructores internos


1. Invitar al personal de la Empresa a participar como instructores internos de los eventos del Plan de Desarrollo y Formación

Coordinación de Formación y Desarrollo

5.2.02

4.2.03 Requisitos para calificar como instructor interno


1. Presentar la solicitud para ser instructor interno. Candidatos a instructores internos 5.2.03

4.2.04 Formación de instructores internos


1. Impartir el evento anual de formación de instructores internos

Coordinación General del IEP 5.2.04

2. Participar activamente en el evento y aprobarlo Candidatos a instructores internos 5.2.04

4.2.05 Registro de instructores


1. ¿EL IEP aceptó la solicitud de quienes aprobaron? Si: Pedir al respectivo Gerente que autorice la participación del solicitante

Coordinador General de IEP 5.2.05






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Fecha: 15 / 07 / 2010


Fecha: Fecha: 15 / 07 / 2010

2. ¿La Gerencia autorizó la participación? Si: Actualizar la lista de Instructores Internos


3. No: Comunicar al solicitante que el IEP no aceptó lo solicitado


4.2.06 Compromiso de los instructores internos a impartir los eventos del Plan


1. Obtener los compromisos a impartir los eventos del Plan de Desarrollo y Formación conforme lo programado, debidamente firmados

Coordinador de Formación y desarrollo.

5.2.06

4.2.07 Procesos pre-contractuales y contractuales de capacitación


1.

Utilizar el presupuesto referencial, las características y condiciones técnicas pre-establecidas para cada uno de los eventos que no cuentan con instructores internos, para realizar los correspondientes procesos pre-contractuales


5.2.07

2. Realizar los procesos pre-contractuales al amparo de la normativa vigente


5.2.07

3.

¿Se adjudicaron los contratos? Si: Elaborar, suscribir y registrar los contratos respectivos, incorporarlos dentro del expediente correspondiente, realizar la supervisión que asegure la cabal ejecución de los eventos contratados, el cumplimiento de derechos y obligaciones de las partes y el finiquito de los contratos


5.2.07

4.2.08 Designación de participantes de cada evento (no cuarto nivel)


1.

Elaborar lista de participantes del evento, informar sus obligaciones y archivar en el expediente del evento la constancia de que fueron informados y convocados al evento


5.2.08

4.2.09 Contrato de capacitación o beca para cada evento que se realice en el país y que

supere las 80 horas No. Descripción de las tareas Responsable Política

1.

Elaborar, suscribir y registrar los contratos respectivos, incorporarlos dentro del expediente correspondiente, realizar la supervisión que asegure la cabal ejecución de los eventos, el cumplimiento de los derechos y obligaciones de las partes y el finiquito de los contratos


5.2.09






Fecha: 15 / 07 / 2010


Fecha: 15 / 07 / 2010


Fecha: Fecha: 15 / 07 / 2010

4.2.10 Requisitos para que el servidor u obrero opte por un postgrado en el país


1. Seleccionar únicamente a los candidatos que cumplan todos los requisitos pre-establecidos para optar por postgrados en el país


5.2.10

4.2.11.- Contrato de beca de postgrado en el país y tiempo de permanencia en la

Empresa.


1.



5.2.11

4.2.12.- Requisitos para que un servidor u obrero opte por un postgrado en el exterior


1. Seleccionar únicamente a los candidatos que cumplan todos los requisitos pre-establecidos para optar por postgrados en el exterior

Coordinación de Formación y Desarrollo

5.2.12 5.2.13

4.2.13.- Contrato de beca en el exterior y tiempo de permanencia en la Empresa.


1.



5.2.14

4.2.14.- Requisitos para eventos de corta duración en el exterior, contrato de beca y

tiempo de permanencia en la Empresa


1. Seleccionar únicamente a los candidatos que cumplan todos los requisitos pre-establecidos para optar por eventos de corta duración en el exterior


5.2.15

2.



5.2.15






Fecha: 15 / 07 / 2010


Fecha: 15 / 07 / 2010


Fecha: Fecha: 15 / 07 / 2010

4.2.15.- Convenios con centros de educación superior y sus beneficios mutuos


1.

Elaborar, suscribir y registrar los convenios respectivos, incorporarlos dentro del expediente correspondiente de los eventos de tercer nivel; cuarto nivel; tesis y proyectos de grado; prácticas; y, otros eventos convenidos, realizar la supervisión que asegure la cabal ejecución de lo convenido, el cumplimiento de derechos y obligaciones de las partes, y el finiquito de los convenios

Responsable del convenio Responsable de los programas y sus eventos Responsable de tesis, proyectos y prácticas

5.2.16 a

5.2.19

2. Administrar los cupos de tercer nivel y cuarto nivel con los Responsables de los programas y sus eventos

Responsable del convenio

5.2.16 a

5.2.19

3.

Administrar los cupos de tesis y proyectos de grado con los delegados de las gerencias de unidades de negocios y de las áreas usuarias. Elaborar, suscribir y registrar los contratos respectivos, incorporarlos dentro del expediente correspondiente, realizar la supervisión que asegure la cabal ejecución de las tesis y proyectos de grado, el cumplimiento de los derechos y obligaciones de las partes y el finiquito de los contratos


5.2.16 a

5.2.19

4. Administrar los cupos de prácticas pre-profesionales con los delegados de las gerencias de unidades de negocios y de las áreas usuarias


5.2.16 a

5.2.19

5. Administrar los cupos de prácticas estudiantiles (secundaria) con los delegados de las gerencias de unidades de negocios y de las áreas usuarias


5.2.16 a

5.2.19 4.2.16.- Comisión Calificadora de Libros, Obras de Investigación y Desarrollo de

Software.


1. ¿Terminado el trabajo? Si: Obtener la nominación de los integrantes de la Comisión Calificadora y la respectiva y convocatoria

Responsable de libros, investigaciones y desarrollo de software

5.2.20






Fecha: 15 / 07 / 2010


Fecha: 15 / 07 / 2010


Fecha: Fecha: 15 / 07 / 2010

4.3 TAREAS DE EJECUCIÓN, SEGUIMIENTO Y CONTROL DEL PLAN DE DESARROLLO Y FORMACIÓN

4.3.01.- Obligaciones de la Empresa con los participantes e instituciones en las cuales se

realizan inscripciones, postgrados etc.


1. Cumplir las obligaciones de la Empresa establecidas en convenios y contratos debidamente suscritos, lo cual incluye la realización de los pagos respectivos


5.2.07 5.2.09 5.2.11 5.2.14 5.2.16 5.3.01 5.3.07 5.3.12 5.3.14 5.3.17

4.3.02.- Resoluciones de licencias con sueldo


1.

Obtener las licencias con sueldo de los instructores internos y de participantes en eventos dentro del país y en el exterior, que han cumplido todos los requisitos pre-establecidos para cada caso, lo cual incluye la realización de los pagos respectivos


5.3.03

4.3.03.- Obligaciones de los participantes

No. Descripción de las tareas Responsable Política 1. Asistir al evento y participar activamente en él Participantes 5.3.02

4.3.04.- Seguimiento y control de los eventos ejecutados por el IEP


1. ¿Evento no es técnico y el número de participantes es menor 15 y no dispone de la autorización para ejecutarlo? Si: Suspender el evento


5.3.01 A

5.3.07

2.

¿Evento no puede realizarse por causas imputables a terceros, por fuerza mayor o caso fortuito de EP PETROECUADOR o del instructor debidamente justificadas y aceptadas por el IEP? Si: Suspender el evento


5.3.01 A

5.3.07

3. Reanudar el evento una vez superada la situación o motivo de la suspensión


5.3.01 A

5.3.07






Fecha: 15 / 07 / 2010


Fecha: 15 / 07 / 2010


Fecha: Fecha: 15 / 07 / 2010

4. Realizar las evaluaciones a los instructores al 20% de la ejecución de los eventos e incorporarlas en el respectivo expediente


5.3.01 A

5.3.07

5.

¿Rendimiento mayor o igual al 80% obtenido en la evaluación del evento al 20% de su ejecución? Si: Completar el evento. No. Suspender el evento y una vez superada la situación o motivo de la suspensión, reanudar el evento


5.3.01 A

5.3.07

6. Realizar las evaluaciones a los instructores al finalizar los eventos, e incorporarlas en el respectivo expediente


5.3.01 A

5.3.07

7. Llenar el formulario del informe de cada evento ejecutado con los datos de los participantes y los resultados del mismo, e incorporarlo en el respectivo expediente


5.3.01 A

5.3.07

8.

Registrar en el módulo creado para el IEP en el Modelo Integrado de Gestión Estratégica del Talento Humano por Competencias, los datos resultantes de la ejecución de los eventos ejecutados para que las brechas estén oportuna y debidamente actualizadas


5.3.01 A

5.3.07

9. Calcular el valor a pagar, obtener la autorización correspondiente y realizar el pago a instructores internos y/o externos de acuerdo a la normativa vigente


5.3.01 A

5.3.07

10.

Elaborar y presentar oportunamente los reportes trimestrales a las gerencias sobre las brechas para las cuales se han impartido eventos, indicando la nómina respectiva.


5.3.01 A

5.3.07

11.

Informar al IEP sobre la capacitación recibida o los estudios realizados, el tiempo de permanencia obligatoria en le Empresa y su propuesta para transmitir los conocimientos adquiridos

Participante

5.3.01 A

5.3.07 5.3.10 5.3.13

12.

Llenar los respectivos diplomas de aprobación y certificados de asistencia, e incorporar una copia en el respectivo expediente. Realizar la entrega de los mismos a los respectivos participantes


5.3.01 A

5.3.07

13. Completar el expediente del evento y escanear su contenido. Entregarlo en secretaría en papel y medio magnético


5.3.01 A

5.3.07 4.3.05.- Participación y seguimiento de postgrados


1.

Recibir la asignación económica trimestral, participar activamente en el evento para obtener el certificado o título del mismo. Informar al IEP sobre el avance del postgrado.

Participante 5.3.07 5.3.08






Fecha: 15 / 07 / 2010


Fecha: 15 / 07 / 2010


Fecha: Fecha: 15 / 07 / 2010

4.3.06.- Informe y certificado de participación y/o aprobación de eventos de capacitación en el exterior


1. Participar activamente en el evento para obtener el certificado o título del mismo. Informar al IEP sobre el avance del evento.

Participante 5.3.09

4.3.07.- Participación de servidores u obreros de la Empresa como expositores o

ponentes.


1. Participar activamente como expositores o ponentes en el evento, y obtener el certificado de la institución organizadora

Participante 5.3.09

4.3.08.- Capacitación derivada de contratos y de otros servicios


1. Administrar la capacitación derivada de los contratos y de otros servicios.


5.1.02



5.1.02

3.



5.1.02

4.



5.1.02



5.1.02

4.3.09.- Eventos e inscripciones fuera de Plan de Desarrollo y Formación


1. Abrir el expediente del evento Responsable de los programas y sus eventos

5.3.12

2.

¿Inscripción y cumple con los requisitos? Si: Inscribir a los participantes No: Realizar documentadamente el evento requerido al amparo de las partes aplicables de este procedimiento y la normativa vigente. Mantener actualizado el expediente del evento


5.3.12






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5.3.12

4.

Registrar en el módulo creado para el IEP en el Modelo Integrado de Gestión Estratégica del Talento Humano por Competencias, los datos resultantes de la ejecución de los eventos realizados para que las brechas estén oportuna y debidamente actualizadas


5.3.12

5.



5.3.12



5.3.12

4.3.10.- Informe final que se presenta en la liquidación de viáticos


1. Obtener el certificado de notas y/o titulo Participante 5.3.10

a 5.3.13

2.

Informar al IEP sobre la participación como expositores o ponentes; la capacitación recibida; los estudios realizados; el tiempo de permanencia obligatoria en la Empresa; y, su propuesta para transmitir los conocimientos adquiridos

Participante 5.3.10

a 5.3.13



5.3.10 a

5.3.13

4.



5.3.10 a

5.3.13

5.



5.3.10 a

5.3.13



5.3.10 a

5.3.13 4.3.11.- Liquidación de viáticos


1. Presentar el informe de liquidación de viáticos con toda la documentación de soporte Participantes

5.3.10 a

5.3.13






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4.3.12.- Costo de oportunidad


1. ¿Incumplimiento del contrato de capacitación? Si: Determinar la fórmula a utilizar para el cálculo del débito


5.3.16

4.3.13.- Cálculo del debito por incumplimiento de beca


1. Aplicar la fórmula determinada para el cálculo del débito


5.3.17

2. Realizar el trámite necesario para cobrar el valor calculado


5.3.17



5.3.17

4.3.14.- Calificación de obras escritas o software desarrollado


1. Calificar el trabajo realizado: libro, investigación y/o software desarrollado Comisión Calificadora 5.3.18

4.3.15.- Estímulo por obras escritas o software desarrollado


1. Obtener la concesión del estímulo respectivo Responsable de libros, investigación y/o desarrollo del software

5.3.19

4.3.16.- Transferencia de los derechos de autor


1. Obtener el registro de la transferencia de derechos del autor a la EP PETROECUADOR en el IEPI

Responsable del libro, investigación y/o desarrollo del software

5.3.20

4.3.17.- Obligaciones de los estudiantes que realizan prácticas


1. Cumplir las prácticas estudiantiles conforme normativa vigente Participantes 5.3.21

2. Respetar confidencialidad Participantes 5.3.21






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4.3.18.- Facilidades para el desarrollo de tesis o proyectos de grado y cuidar la confidencialidad


1. Cumplir y hacer cumplir los derechos y obligaciones de las partes en el desarrollo de tesis o proyectos de grado y cuidar la confidencialidad


5.3.22

2. Respetar confidencialidad Participantes 5.3.22 4.3.19.- Suspensión de beca de prácticas


1. Suspender motivadamente la beca de prácticas y notificar tal hecho al coordinador de convenio de centro de educación superior

Responsable de los convenios 5.3.23

4.3.20.- Obligación del IEP en convenios


1. Elaborar las órdenes de pago correspondientes al amparo de la normativa vigente

Responsable de convenios 5.3.24

2. Actualizar el expediente del convenio respectivo Responsable de convenios 5.3.24

4.3.21.- Prácticas estudiantiles fuera de convenio


1. Obtener la solicitud de parte de los centros de Educación Media. Realizar una inducción. Asignar los servidores u obreros con quienes realizarán las prácticas

Responsable prácticas estudiantiles 5.3.25

4.3.22.- Informe mensual del movimiento económico


1. Elaborar y presentar el informe mensual del movimiento económico de los eventos ejecutados dentro y fuera del Plan de Desarrollo y Formación

Analista Financiero 5.3.26






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4.4 TAREAS DE EVALUACIÓN DEL PLAN DE DESARROLLO Y FORMACIÓN 4.4.01. Calificación y certificación de normas internacionales de capacitación:


1.

Propender a la calificación y certificación de normas internacionales de capacitación relacionada con la industria petrolera.

Personal del IEP 5.4.01

4.4.02. Asesoramiento previo en materia del Plan de Desarrollo y Formación, y

evaluación del mismo


1. Atender al personal de EP PETROECUADOR que solicite asesoramiento previo en materia de este procedimiento.

Comisión de Evaluación Interna y Curricular

5.4.02 5.4.03

2. Determinar el grado de cumplimiento de las políticas establecidas en este procedimiento y la normativa vigente.

Comisión de Evaluación Interna y Curricular

5.4.02 5.4.03

3. Presentar a las autoridades del IEP, sugerencias basadas en los resultados de la evaluación del Plan de Desarrollo y Formación.

Secretario Legal 5.4.02 5.4.03

4.4.03. Homologación, catalogación y/o certificación de cursos de capacitación:


1. Atender en forma oportuna y únicamente las solicitudes que han sido presentadas conforme a lo establecido en la Política 5.4.04.

Secretario Legal 5.4.04

2.

Informar por escrito al Coordinador General del IEP al amparo del Art. 41 de la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado sobre el incumplimiento de la Política 5.4.04 y/o la normativa vigente.


3. Evaluar la documentación que acompaña la solicitud. Secretario Legal 5.4.04

4.

¿Cumplió con los requisitos a., b. o c.? Si: Llenar el Acta y registrarla en la Secretaría General y Archivo de EP PETROECUADOR. Actualizar la lista de actas de aceptación y los expedientes de cada certificado aceptado. Enviar a la Coordinación de Administración y Desarrollo del Talento Humano los certificados con las actas de aceptación registradas.







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5. POLÍTICAS

5.1 POLÍTICAS DE ELABORACIÓN DEL PLAN DE DESARROLLO Y FORMACIÓN 5.1.01 Estructuración del Plan de Desarrollo y Formación por Brechas El personal del Instituto de Estudios del Petróleo (IEP) de las sedes de Quito,

Esmeraldas, La Libertad, Lago Agrio, Shushufindi y de aquellas que se crearen en el futuro; y, el personal que realice actividades de capacitación, pertenecerán orgánicamente al IEP. Las áreas desconcentradas están sujetas al cumplimiento de este procedimiento por lo que no podrán ejecutar eventos de capacitación sin autorización del IEP. Hasta noviembre de cada año, deben estructurar el Plan de Desarrollo y Formación para el año siguiente, sobre la base de necesidades identificadas, de acuerdo al sistema de cobertura de brechas por competencias; que deberán ser entregados por la Dirección de Gestión empresarial al Instituto de Estudios del Petróleo, para ser convertidos en capacitaciones, en el eje principal de la cadena de valor de la Empresa y en los ejes transversales complementarios.

5.1.02 Capacitación derivada de contratos y de otros servicios Las unidades de negocio deberán evitar condicionar la nominación de candidatos en los

contratos en forma diferente al indicado en esta normativa y se ajustarán de requerirlo a las necesidades que el perfil del puesto así lo requiera en las unidades del negocio. La capacitación establecida como obligación en los contratos de exploración y explotación de hidrocarburos y otros contratos que sean suscritos por EP PETROECUADOR, debe ser comunicada oportunamente al IEP y administrada en todos los casos por la Coordinación de Formación y Desarrollo, toda vez que el IEP es el único encargado de la gestión y administración de la capacitación en la Empresa.

5.1.03 Financiamiento El Plan de Desarrollo y Formación debe financiarse con: El presupuesto asignado por

EP PETROECUADOR; el fondo de capacitación petrolera (fondo dólares), que será administrado por el IEP; donaciones y legados de organismos nacionales y extranjeros; convenios de cooperación con universidades politécnicas, fundaciones, etc.; y, fondos que provengan del centro de transferencia de tecnología. El presupuesto del Plan de Desarrollo y Formación debe sustentarse en el costo de los eventos y estos a su vez en el respectivo presupuesto referencial de cada evento.

El presupuesto referencial de cursos impartidos por instructores internos debe calcularse considerando el siguiente estímulo económico que recibirán en base a la duración de la función que realice, el nivel y valor de la hora asignada al evento: Nivel 1. Docentes de cursos presenciales valor por hora dictada I Administrativo Básico o Técnico Básico US$ 10 II Administrativo Intermedio o Técnico Intermedio US$ 12 III Administrativo Avanzado US$ 14 IV Técnico Avanzado US$ 16






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V Docente del Tecnológico US$ 14 Nivel 2. Entrega-recepción de manuales actualizados de cursos presenciales a ser

virtualizados, cuya propiedad intelectual pasará a ser de EP PETROECUADOR y valor por hora programada

I Administrativo Básico o Técnico Básico US$ 10 II Administrativo Intermedio o Técnico Intermedio US$ 12 III Administrativo Avanzado US$ 14 IV Técnico Avanzado US$ 16 V Docente del Tecnológico US$ 14 Nivel 3. Entrega-recepción del curso virtualizado a partir del manual de cursos

presenciales, cuya propiedad intelectual pasará a ser de EP PETROECUADOR valor por hora programada I Administrativo Básico o Técnico Básico US$ 10 II Administrativo Intermedio o Técnico Intermedio US$ 12 III Administrativo Avanzado US$ 14 IV Técnico Avanzado US$ 16 V Docente del Tecnológico US$ 14 Nivel 4. Tutores de cursos virtuales valor por hora de tutoría I Administrativo Básico o Técnico Básico US$ 10 II Administrativo Intermedio o Técnico Intermedio US$ 12 III Administrativo Avanzado US$ 14 IV Técnico Avanzado US$ 16 V Docente del Tecnológico US$ 14

De conformidad con lo establecido en el Art. 6, Numeral 27 de la LOSNCP, en forma

previa a iniciar un procedimiento precontractual, se debe elaborar el documento que contenga el presupuesto referencial motivado por las consideraciones realizadas para el estímulo antes citado, que sean pertinentes a cada evento, así como, los costos en el mercado e históricos, que permitan obtener el presupuesto de cada evento. Dicho documento debe ser parte integrante del procedimiento precontractual y archivarse en el expediente respectivo.

5.1.04 Revisión, aprobación y difusión del Plan de Desarrollo y Formación El IEP, debe poner en consideración del Gerente General de EP PETROECUADOR el

Plan de Desarrollo y Formación, para su aprobación, el cual permitirá que el personal de la Empresa tenga las herramientas necesarias en el desenvolvimiento de sus actividades técnicas y administrativas diarias, a fin de coadyuvar al mejoramiento del desempeño del personal y desarrollo empresarial. Incorporar al Plan de Desarrollo y Formación en el Plan Anual de Contrataciones (PAC). Luego de la aprobación se debe difundir el Plan a nivel de gerencias, áreas usuaria y personal de la Empresa.






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5.2 POLÍTICAS DE PREPARACIÓN DEL PLAN DE DESARROLLO Y FORMACIÓN 5.2.01 Expedientes individuales de cada evento del Plan de Desarrollo y Formación Los responsables de cada programa y sus eventos deben crear y mantener actualizado

el expediente individual de cada evento, archivando en él todos los documentos que motivaron las acciones realizadas desde su inicio hasta que se liquida el evento.

5.2.02 Invitar al personal de la Empresa a participar como instructores internos El IEP debe Invitar al personal de la Empresa a participar como instructores internos si

tienen el perfil para impartir los eventos planificados, para el efecto deberán cumplir con los requisitos pre-establecidos.

5.2.03 Requisitos para calificar como instructor interno Los aspirantes para ser calificados como instructores internos deberán cumplir los

siguiente requisitos: Solicitud escrita dirigida al IEP, mediante la cual argumente poseer experiencia en la materia que va a impartir, acompañando los documentos que certifiquen su calidad profesional y experiencia; haber aprobado el curso de formación de instructores internos; y, mantener relación de dependencia directa con EP PETROECUADOR. El IEP debe contestar cada solicitud recibida negándola o aceptándola.

5.2.04 Formación de instructores internos El IEP debe organizar un evento anual de carácter voluntario para la formación de

instructores internos de la Empresa para desarrollar, formar, estandarizar metodologías y/o mejorar el proceso de enseñanza-aprendizaje, según los respectivos perfiles de puesto de los involucrados y capacitación pedagógica requerida.

5.2.05 Registro de instructores El IEP debe ingresar en su base de datos la nómina de instructores internos que

cumplan con los requisitos establecidos. 5.2.06 Compromiso de los instructores internos a impartir los eventos del Plan El IEP debe extraer del la base de datos la lista de instructores internos que tengan el

perfil requerido para invitarlos a impartir los eventos que constan en el Plan de Desarrollo y Formación y una vez que ellos acepten impartirlos, se debe obtener los compromisos respectivos para formalizar y asegurar la participación de los mismos. Los instructores internos que hubieren sido seleccionados por el IEP para ejecutar eventos, serán declarados en comisión de servicios por la autoridad competente, mientras dicten su cátedra, siempre que los cursos se realicen fuera del lugar habitual de trabajo, para lo cual se concederán pasajes, viáticos y/o subsistencias, que serán tramitados por la dependencia a la que pertenezca el instructor. Así mismo, se facilitarán los materiales y equipos requeridos para el desarrollo de eventos.






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5.2.07 Procesos pre- contractuales y contractuales de capacitación Cuando no exista disponibilidad de instructores internos para dictar un evento en el

país, el IEP debe invitar a las universidades, escuelas politécnicas, centros de formación superior del país o del exterior, empresas petroleras, fundaciones, organismos y demás personas naturales o jurídicas nacionales o extranjeras, que estén debidamente inscritas y habilitadas en el RUP y especializadas en la temática y necesidad de EP PETROECUADOR, privilegiando la participación nacional y local, de conformidad con lo determinado en la Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública, su Reglamento y demás resoluciones que dicta el INCOP.

5.2.08 Designación de participantes de cada evento (no cuarto nivel) El personal es designado como participante en eventos que consten en el Plan de

Desarrollo y Formación para cubrir brechas, o en el cumplimiento de necesidades especificas generadas por la respectiva gerencia, está obligado a asistir a los eventos y a aprobarlos cuando corresponda. Para los eventos que consten en el plan anual de formación y desarrollo que sean de cuarto nivel, podrán participar los servidores y obreros sin ninguna distinción o discriminación más que la nominación conforme a los requerimientos del perfil del puesto por los responsables de talento humano; para cursos superiores en 80 horas; y para los eventos de larga duración del mismo tipo, los candidatos en forma obligatoria, serán sometidos adicionalmente a exámenes de conocimientos que el IEP establezca cuando crea necesarios, y análisis de su hoja de vida. Una vez que hubiere sido nominado el participante, su asistencia es obligatoria, excepto en casos de fuerza mayor o caso fortuito debidamente comprobados y justificados; y en caso de incumplimiento; el IEP comunicará este particular a la autoridad respectiva.

5.2.09 Contrato de capacitación o beca para eventos en el país que superen las 80 horas Para eventos que superen las 80 horas en el país, el beneficiario debe suscribir un

contrato de capacitación o beca en el que se estipulará, entre otras obligaciones, el compromiso del servidor u obrero, de laborar en la Empresa el doble de tiempo de la duración del evento y obligatoriamente en el puesto del campo que desarrolle las actividades y experiencia adquirida. El servidor u obrero que suscriba un contrato de capacitación o beca, entregará en el IEP una letra de cambio a favor de EP PETROECUADOR, como aval de cumplimiento del rendimiento académico, obligatoriedad de transmitir los conocimientos adquiridos, conforme Política 5.3.15 y de la permanencia obligatoria en la Empresa. En caso de incumplimiento del contrato, se descontará el costo de oportunidad. En caso que la Empresa de por terminada la relación laboral en forma unilateral con el becario se suspenderá la ejecución de la garantía presentada y la responsabilidad adquirida. En caso de que el becario falleciere se suspenderá la ejecución de la garantía presentada y la responsabilidad adquirida.






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5.2.10 Requisitos para que opte un servidor u obrero por un postgrado en el país

A. Debe ser obrero o servidor de la Empresa por lo menos un (1) año y calificar su necesidad en la brecha del puesto afín a la postulación en EP PETROECUADOR.

B. Debe poseer el título profesional de tercer nivel certificado por le CONESUP, en la especialidad a fin al postgrado.

C. Debe firmar el contrato de capacitación y entregar la letra de cambio (garantía), previo al inicio del evento.

D. No haber participado en postgrados auspiciados por la Empresa según certificación emitida por le IEP.

E. Debe cumplir la política de la obligatoriedad de los participantes de transmitir los conocimientos adquiridos conforme Política 5.3.15.

F. No haber tenido sanción administrativa grave o más de dos leves en los últimos 12 meses de trabajo.

G. Aprobar los exámenes de conocimiento y análisis de hoja de vida y en casos de cuarto nivel pasar los exámenes médicos.

H. Contar con la admisión en el centro de educación superior que organiza el postgrado

I. En los casos que sea necesario postgrados en el país para el personal con contrato provisional, eventual u ocasional, el Gerente de unidad de negocio debe solicitarlos y el Gerente General debe autorizar dicha participación.

J. La Empresa auspiciará capacitación de tiempo completo en el país sólo en el caso previsto en el Literal g) del Art. 186 de la Normativa de Gestión de la EP PETROECUADOR.

5.2.11 Contrato de beca en el país y tiempo de permanencia obligatoria en la Empresa El servidor u obrero de EP PETROECUADOR, designados conforme a la política 5.2.10

para postgrados, dictados por universidades y escuelas politécnicas del país, cuyos programas estén sujetos a la Ley Orgánica de Educación Superior y al Reglamento de Postgrados del CONESUP, debe suscribir un contrato de beca que estipulará, entre otras obligaciones, el compromiso de laborar en la Empresa, el doble del tiempo de duración del evento y obligatoriamente en el puesto por el cual calificó a dicha especialización. Si el becario, sin causa justificada, se retirare del evento de capacitación antes de su finalización o no aprobare los créditos y/o materias del mismo se le descontará la totalidad de los costos de la inversión efectuada por la Empresa, pudiendo llegar a un acuerdo de pagos. En caso que si el servidor u obrero se retirare de la Empresa y no hubiere cumplido el tiempo de permanencia estipulado contractualmente, la Empresa ejecutará el débito del valor total de la beca o financiamiento asignado al becario considerando el costo de oportunidad negado a otro servidor. En caso que la Empresa de por terminada la relación laboral en forma unilateral con el becario se suspenderá la ejecución de la garantía presentada y la responsabilidad adquirida. En caso de que el becario falleciere se suspenderá la ejecución de la garantía presentada y la responsabilidad adquirida.






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5.2.12 Requisitos para que un servidor u obrero opte por un postgrado en el exterior

A. Debe ser servidor u obrero de la Empresa por lo menos un (1) año y calificar la necesidad empresarial en la brecha del puesto.

B. No haber sido sancionado administrativamente en los últimos 12 meses de trabajo.

C. Debe poseer el título profesional de tercer nivel certificado por el CONESUP. D. Debe tener el nivel suficiente del idioma oficial del evento requerido por la

organizadora o mínimo el 70%. E. Debe suscribir el contrato de beca y entregar la letra de cambio (garantía), previo

el inicio del evento. F. Debe cumplir la política de la obligatoriedad de los participantes de transmitir los

conocimientos adquiridos conforme Política 5.3.15. G. Debe aprobar los exámenes de conocimiento y análisis de hoja de vida, pasar

los análisis médicos. H. En los casos en que sea necesario postgrados en el exterior para el personal

con contrato provisional, eventual u ocasional, el gerente de la unidad de negocios debe solicitarlos y únicamente el Gerente General debe autorizar dicha participación.

5.2.13 Selección de participación de postgrados en el exterior El IEP debe analizar y evaluar los requisitos presentados para la selección por méritos

identificados y el cumplimiento de las pruebas establecidas para acceder a los postgrados, en caso de existir disponibilidad de cupos inferior al número de candidatos en igualdad de méritos, la selección será potestad del Gerente General.

5.2.14 Contrato de beca en el exterior y tiempo de permanencia en la Empresa El personal que participe en postgrados de diferentes niveles académicos: diplomado,

especialización o maestría, doctorado y post doctorado dictados por universidades y escuelas politécnicas del exterior, cuyos programas estén sujetos a un organismo equivalente al CONESUP ecuatoriano, debe suscribir un contrato de beca que estipulará, entre otras obligaciones, el compromiso de laborar en la Empresa, el triple del tiempo de duración del evento. El beneficiario para suscribir un contrato debe entregar al IEP una letra de cambio como garantía a favor de EP PETROECUADOR. El personal que participe en postgrados está obligado a cumplir las disposiciones internas de las instituciones organizadoras.

Si el servidor u obrero se retirare de la Empresa y no hubiere cumplido el tiempo de

permanencia estipulado contractualmente, la Empresa efectuará el débito del valor total de la beca o financiamiento asignado al becario considerando el costo de oportunidad negado a otro servidor. Si el becario, sin causa justificada, se retirare del evento de formación antes de su finalización o no aprobare los créditos y/o materias del mismo se le descontará la totalidad de los costos de la inversión efectuada por la Empresa, pudiendo llegar a un acuerdo de pagos. En caso de que el becario abandonare sus estudios por enfermedad o calamidad doméstica debidamente justificada o por circunstancia de fuerza mayor o caso fortuito, el IEP, avocará conocimiento del caso e informará la justificación de inasistencia previa certificación de las razones que






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motivaron el abandono, al Gerente General para la aceptación del abandono del curso sin responsabilidad pecuniaria.

Para los casos descritos deberá contarse con el informe legal previo. En caso que la Empresa de por terminada la relación laboral en forma unilateral con el

becario se suspenderá la ejecución de la garantía presentada y la responsabilidad adquirida.

En caso de que el becario falleciere se suspenderá la ejecución de la garantía

presentada y la responsabilidad adquirida. 5.2.15 Requisitos para eventos de corta duración en el exterior, contrato de beca y

tiempo de permanencia en el Empresa Se entiende por eventos de corta duración en el exterior, aquellos no mayores a treinta

(30) días calendario, para los cuales los participantes seleccionados deben cumplir los siguientes requisitos:

A. Debe trabajar en puestos cuyo perfil posea actividades afines a la postulación

del evento y saber el idioma oficial del evento. B. Debe suscribir el contrato de beca y entregar una letra de cambio como garantía. C. Debe cumplir la política de la obligatoriedad de los participantes de transmitir los

conocimientos adquiridos conforme Política 5.3.15. D. Debe poseer criterio favorable del gerente de la unidad de negocios y si es de

libre remoción, de contrato ocasional, eventual o provisional, la autorización la debe otorgar el Gerente General.

5.2.16 Convenios con centros de educación superior y sus beneficios mutuos Los convenios académicos con centros de educación superior deberán suscribirlos el

IEP previa delegación del Gerente General mediante resolución. Dichos convenios por su naturaleza deben ser de beneficio mutuo y estar sujetos a la normativa vigente, LOSNCP, LOES y sus reglamentos. El IEP debe administrar los convenios de cooperación interinstitucional que suscriba EP PETROECUADOR en las áreas de desarrollo y formación, así como de investigación científica, desarrollo tecnológico e innovación, con el propósito de fomentar la cooperación en dichas áreas de la industria petrolera en universidades y escuelas politécnicas que cuenten con facultades o escuelas vinculadas con el sector petrolero. Ofrecerá a través de convenios, cupos de tercer y cuarto nivel para los servidores u obreros de EP PETROECUADOR, así como cupos anuales a los estudiantes para la realización de prácticas pre-profesionales, de desarrollo de tesis o proyectos de grado, en temas de interés de EP PETROECUADOR, previa calificación y aceptación de las diferentes gerencias, coordinaciones o áreas pertinentes, para lo cual brindará ayuda técnica, económica, orientación y facilidades para que los estudiantes puedan reafirmar o ampliar sus conocimientos. Los estudiantes beneficiarios de tesis y proyectos deberán entregar un ejemplar digital de su tesis o proyecto de grado al IEP, con la debida autorización del centro de educación superior para que sea publicado en la biblioteca virtual de EP PETROECUADOR, obligación que deberá constar en los respectivos convenios.






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5.2.17 Beneficios y cupos otorgados por el Instituto de acuerdo a convenios suscritos

A. Las prácticas y tesis de grado deben enfocarse prioritariamente a los temas

afines a las actividades de la Empresa, de acuerdo a la disponibilidad de EP PETROECUADOR.

B. Los cupos anuales de tercer y cuarto nivel, de prácticas pre-profesionales, de tesis y proyectos de grado deben ser establecidos en cada uno de los convenios interinstitucionales.

C. Los cupos asignados en los convenios vigentes deben respetarse hasta la terminación de su vigencia.

D. La concesión de todos los beneficios contemplados en los convenios, no significan relación de dependencia ni laboral alguna con EP PETROECUADOR.

5.2.18 Prácticas pre-profesionales y tesis o proyecto de grado

A. En la concesión de prácticas pre-profesionales y de desarrollo de tesis o proyectos de grado, el coordinador del convenio del centro de educación superior, debe notificar al IEP la nómina de los estudiantes beneficiarios.

B. En el caso de tesis o proyectos de grado, el centro de educación superior, mediante solicitud acompañada del plan de tesis debidamente aprobado por el referido centro, debe solicitar al IEP la aceptación del tema. Una vez aceptado el tema de existir la infraestructura y las disponibilidades respectivas, otorgará alojamiento y alimentación al estudiante, debiendo el IEP informar el resultado de la petición al coordinador del convenio dentro de 30 días.

5.2.19 Contrato de beca para desarrollo de tesis o proyecto de grado Los estudiantes beneficiarios de desarrollo de tesis o proyecto de grado dentro de

convenios de cooperación interinstitucional, deben suscribir un contrato de beca con el IEP, previa entrega de una letra de cambio por el total de ayuda económica asignada, como garantía de su participación y cumplimiento.

5.2.20 Comisión Calificadora de Libros, Obras de Investigación y Desarrollo de Software Los libros, trabajos de investigación y desarrollo de software elaborados por servidores

de la Empresa, orientados al uso específico de las áreas técnicas y administrativas en la Empresa, deben ser calificados por una Comisión integrada por:

A. La máxima autoridad del IEP o su delegado, quien la presidirá B. La autoridad de EP PETROECUADOR bajo cuya responsabilidad está el tema

y/o especialidad que trate el libro, obra de investigación o software, o su delegado.

C. El coordinador del área donde se hubiere generado el trabajo o su delegado. D. El delegado de una universidad y/o escuela politécnica con las que se mantenga

convenios de cooperación, según el tema y especialidad del libro, obra de investigación o software.

E. El Secretario Legal del IEP que evaluará el aspecto legal. También será el Secretario de la Comisión.






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5.3 POLÍTICAS DE EJECUCIÓN, SEGUIMIENTO Y CONTROL DEL PLAN DE DESARROLLO Y FORMACIÓN

5.3.01 Ejecución, seguimiento y control El plan se debe ejecutar conforme al cronograma y presupuesto preestablecido, cuya

responsabilidad estará a cargo del IEP. El seguimiento y control debe establecer los resultados de los eventos realizados, identificar aquellos no ejecutados y recabar las recomendaciones para mejorar el proceso.

Los programas de inducción deben ser obligatorios para el personal que ingresa a la

Empresa, en coordinación con la Subgerencia de Gestión Estratégica del Talento Humano de EP PETROECUADOR.

El Plan de Desarrollo y Formación anual de capacitación, se debe ejecutar en su sede

principal ubicada en Quito o en las sedes de Guayaquil, La Libertad, Lago Agrio, Shushufindi, Esmeraldas; y eventualmente en otros lugares, designados por el IEP. Se debe propiciar en forma permanente un ambiente armónico en las aulas de todas las sedes del Instituto de Estudios del Petróleo y áreas de trabajo.

La Coordinación de Formación y Desarrollo deberá ejecutar los eventos contemplados

en el Plan de Desarrollo y Formación si hay un mínimo de 15 (quince) participantes. En caso que el evento fuere de carácter técnico, para cerrar brechas y/o conveniente a los intereses de EP PETROECUADOR, previo al informe favorable del Coordinador General del IEP, lo ejecutará con un número de participantes menor al mínimo requerido.

5.3.02 Obligaciones de los participantes cuando la duración del evento supera las 80

horas

A. Debe firmar un contrato de capacitación o beca antes de la iniciación del evento, cuando su duración supere las 80 horas.

B. Debe asistir y participar con puntualidad y normalidad al evento, salvo en caso de disposición de gerente de unidad de negocio o Gerente General, fuerza mayor, caso fortuito o causas imputables a terceros debidamente comprobado y justificado ante el IEP.

C. Debe cuidar la integridad de los bienes, equipos y materiales entregados para la realización del evento y responsabilizarse por el buen uso de los mismos

D. Debe aprobar el curso si es de aprobación. E. Debe cumplir obligatoriamente las disposiciones constantes en este

procedimiento. 5.3.03 Resolución de licencia con sueldo Los participantes en postgrados en el exterior, gozarán de licencia con sueldo mientras

duren los mismos.






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La máxima autoridad de la Empresa, expedirá la resolución para el cumplimiento de servicios institucionales al exterior a favor del participante, una vez cumplidos los requisitos que señala este procedimiento. La resolución al exterior contemplará los siguientes aspectos:

A. Certificación presupuestaria B. Asignación de viáticos considerando un día anterior al inicio del evento y un día

posterior a la finalización del mismo; C. Pasajes aéreos al país sede del evento; D. Costos académicos: matrículas, inscripciones, derechos de grado, cursos

complementarios y misceláneos. La asignación económica por países debe fijarse de acuerdo con las tablas y

coeficientes que consten en la normativa interna para pagos de viáticos al exterior, vigente a la fecha del evento.

La asignación económica debe ser cubierta trimestralmente y en forma anticipada por la

Empresa para el caso de eventos mayores a noventa (90) días y cuando los mismos fueran de menor duración, el becario recibirá anticipadamente la totalidad de la ayuda.

5.3.04 Seguimiento y control de eventos ejecutados por el IEP El Responsable de los programas y sus eventos debe realizar la evaluación al 20% y al

100% de la ejecución del evento, mediante los formularios diseñados por el IEP, que deben ser llenados por los participantes, los resultados serán presentados al Coordinador de Formación y Desarrollo y, por su intermedio, a la Comisión de Evaluación Interna y Curricular. Al finalizar cada evento debe obtenerse entre otros, una apreciación sobre los siguientes aspectos: La organización y desarrollo; logro de objetivos; competencia académica del instructor; el sistema de evaluación aplicado; y, las sugerencias de los participantes. Así mismo, estos resultados deben ser presentados a la Coordinación de Formación y Desarrollo y por su intermedio a la Comisión de Evaluación Interna y Curricular.

5.3.05 Suspensión y reanudación del evento El Coordinador General del IEP debe suspender el desarrollo de un evento por los

siguientes motivos: Por no contar con el mínimo de 15 participantes; cuando el instructor no alcanzare al menos el 80% del rendimiento requerido en la primera evaluación del evento; causas imputables a terceros, por fuerza mayor o caso fortuito de EP PETROECUADOR o del instructor debidamente justificadas y aceptadas por el IEP. Una vez superada la situación o motivo de la suspensión, se reanudará el evento.

5.3.06 Certificados y diplomas Al finalizar los eventos el IEP entregará a los participantes que hubieren cumplido el

mínimo de 80% de asistencia y el 20% de inasistencias justificadas: A. Un Diploma: Para eventos de 40 o más horas de duración y con el mínimo de

70% de rendimiento. En caso de que el beneficiario no aprobare el evento, el IEP le entregará únicamente el Certificado de Asistencia y notificará del






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particular a las autoridades de EP PETROECUADOR o gerente de la unidad de negocio a la que pertenece. En el caso de talleres para que se reciba el diploma, se deberá haber participado en uno de los grupos de trabajo que producirá el documento “entregable”, producto de su activa participación y que será un elemento necesario para dar por terminado el Taller a satisfacción; en la producción de este entregable se comprometerá al instructor, quien guiará su elaboración.

B. Certificado de Asistencia: Para eventos con menos de 40 horas de duración. 5.3.07 Obligaciones de la Empresa con el participante

A. Debe mantener asegurado al participante durante el tiempo que dure el evento

mediante un seguro médico personal de la Empresa y/o por contrato a terceros; B. Debe garantizar al participante la estabilidad en su puesto de trabajo durante el

tiempo de sus estudios; C. Debe declarar oportunamente al participante en licencia con sueldo en el caso

de postgrados en el exterior mientras duren los mismos. D. Debe pagar oportunamente al centro de estudios los valores por inscripción,

matrícula, costo de estudios y titulación; E. Debe pagar al participante trimestralmente los valores que le correspondieren

según su contrato de capacitación y de conformidad con lo establecido con este manual; y normativa vigente.

El IEP deberá velar por el cumplimiento de lo determinado en esta Política y debe

solicitar a las autoridades competentes, el acatamiento de las obligaciones contractuales.

5.3.08 Participación y seguimiento de postgrados El participante en un evento en el exterior con duración de más de tres (3) meses,

deberá presentar en la Coordinación de Formación y Desarrollo un certificado de aprobación de los respectivos módulos o períodos, avalados por el centro educativo, así como un informe semestral sobre su permanencia en el centro de estudios, anexando una certificación de asistencia y notas.

5.3.09 Informe y certificado de participación y/o aprobación de eventos de capacitación

en el exterior Todo participante en eventos de capacitación en el exterior, deberá presentar a su retorno en la coordinación de formación y desarrollo un informe de su participación, certificado de asistencia, aprobación o título obtenido. Para los eventos de corta duración el participante entregará dichos documentos en un plazo máximo de treinta (30) días laborables; para eventos de larga duración y postgrados el participante debe entregar dichos documentos, luego de haber concluido el evento. En estos casos, los documentos emitidos en el exterior, deberán cumplir las formalidades establecidas en los artículos. 23 y 24 de la Ley de Modernización del Estado o se autenticarán con la apostilla, en el caso de tratarse de países suscriptores del convenio de la HAYA. Una vez que el participante se reintegre a sus labores habituales, deberá entregar en la






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Coordinación de Formación y Desarrollo copia del pasaporte, pasajes aéreos y pases a bordo para verificar el cumplimiento y liquidar viáticos.

5.3.10 Informe final En un plazo máximo de diez (10) días laborables siguientes a la finalización del

postgrado en el país o en el exterior, el participante debe presentar en el IEP, con copia a su jefe inmediato, un informe escrito sobre los estudios realizados, las recomendaciones a ser aplicadas en la Empresa y una copia del título y/o aprobación del evento, emitido por la institución organizadora. Una copia del título obtenido certificado por el CONESUP será entregado en el IEP, en un plazo máximo de doce (12) meses luego de finalizado el evento. Excepto cuando la institución organizadora reglamente y/o requiera de un plazo mayor.

Además, una vez finalizado el postgrado en el país o en el exterior el participante

deberá presentar en el IEP la propuesta de un evento de capacitación o proyecto de mejoramiento en beneficio de la Empresa.

5.3.11 Participación de servidores u obreros de la Empresa como expositores o

ponentes

Para el caso de la participación de personal de la Empresa en calidad de expositores o ponentes en congresos, simposios, ferias y otros eventos relacionados con la industria petrolera, no superior a 15 días deberán observar lo siguiente: A. Deben presentar la invitación del organizador del evento. B. El Gerente General de EP PETROECUADOR podrá resolver favorable o

desfavorable, para el cumplimiento de servicios institucionales en el país o en el exterior.

C. EP PETROECUADOR reconocerá por este concepto viáticos subsistencias y transporte, de conformidad con normativa interna.

D. Deben presentar a su retorno una certificación emitida por la entidad organizadora, en la que se manifieste que el participante presentó su ponencia o actuó como expositor.

E. Debe entregar en el IEP un ejemplar del trabajo presentado para su difusión. 5.3.12 Eventos e inscripciones fuera de Plan de Desarrollo y Formación Imprevistos: El IEP podrá organizar y ejecutar eventos que no consten en el plan a

petición de la máxima autoridad de EP PETROECUADOR: Para atender necesidades de la Empresa, con el sustento técnico y económico de la respectiva Gerencia que lo requiera siempre que existan en el IEP los recursos económicos suficientes y sus contenidos se ajusten a las necesidades empresariales; o, por presentarse una oportunidad de convenio de alianza estratégica conforme los procedimientos de contratación establecidos en el presente instrumento y en la normativa legal y reglamentaria pertinente.

Inscripciones: Los servidores, y obreros de la Empresa podrán participar en eventos

de capacitación que no constan en el Plan de Desarrollo y Formación, organizados por






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otras instituciones, siempre que su contenido se ajuste a las necesidades de trabajo y que sirva para cubrir sus brechas, participación que se realizará por petición de la máxima autoridad de la Empresa, con el sustento técnico y económico del IEP, con un máximo de 15 participantes; se exceptúa de este límite cuando los eventos o cursos los realicen las instituciones del sector público.

Para la ejecución de este tipo de eventos, se asignará hasta el 10% del presupuesto. 5.3.13 Liquidación de viáticos Para el cálculo de viáticos, se debe tomar en cuenta la fecha de salida del país y de

retorno del exterior que debe constar en la resolución de la máxima autoridad de EP PETROECUADOR, conforme a la petición de salida que la elevará el Instituto de Estudios del Petróleo, la que contemplará un día antes del inicio y un día después de concluido el evento. El área de pasajes emitirá el boleto aéreo en la ruta determinada en las fechas citadas en la resolución y en el caso de imposibilidad en las fechas más cercanas a ellas. Para la liquidación de viáticos el becario deberá presentar los pases a bordo, boletos aéreos y copia del pasaporte, para los países en que éste sea necesario, en el que consten los registros y sellos de migración de salida y de retorno, así como el informe de actividades cumplidas dirigido al Instituto de Estudios del Petróleo. Para la liquidación de viáticos en el exterior, se observará el procedimiento establecido en la normativa interna para pagos de viáticos al exterior vigente en EP PETROECUADOR.

5.3.14 Autorizaciones de pago a participantes, instructores e instituciones en las que se

realizan inscripciones, se dictan postgrados u otros eventos Según el caso, los pagos se deben realizar de acuerdo a lo previsto en el contrato,

convenio, lo dispuesto en este procedimiento y la normativa vigente. 5.3.15 Obligatoriedad de los participantes de transmitir los conocimientos adquiridos Los participantes en eventos de capacitación en el país o en el exterior, están obligados

a colaborar obligatoriamente, dentro de las horas de trabajo y por una sola vez, en calidad de instructores en las materias motivo de sus estudios, en coordinación con el IEP y con el área a la que pertenece, de acuerdo con el siguiente cuadro:

Duración del evento obligación del participante 11 a 15 días Conferencia de 2 horas 16 días a un mes Conferencia de 4 horas Un mes un día a dos meses Evento de 12 horas Dos meses un día a seis meses Evento de 24 horas Seis meses un día a un año Evento de 32 horas Un año un día a un año y medio Evento de 40 horas o proyecto mejoramiento Un año y medio y un día a dos años Evento de 60 horas o proyecto mejoramiento Más de dos años Proyecto mejoramiento






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En caso de incumplimiento de ésta obligación el participante devengará los costos que se establecieron en el contrato de beca correspondiente.

5.3.16 Costo de oportunidad El servidor responsable de la liquidación por concepto de débito por incumplimiento del

contrato debe estandarizar la fórmula de cálculo del costo de oportunidad. En economía el costo de oportunidad o costo alternativo designa el costo de la inversión de los recursos disponibles, en una oportunidad económica, a costa de las inversiones alternativas disponibles, o también el valor de la Mejor opción no realizada. Fuente: wikipedia

5.3.17 Cálculo del débito por incumplimiento de beca Para el cálculo del mencionado débito, se debe tomar en cuenta; el valor individual del

curso y los ingresos recibidos durante el período de formación, obteniéndose así el valor que deberé ser cubierto por el becario o debitado por la Empresa:

- Si el becario, sin causa justificada, se retirare del evento de capacitación antes

de su finalización o no aprobare, se le descontará la totalidad de los costos de la inversión efectuada por la Empresa.

- Si el becario incumpliere una o más de sus obligaciones contractuales, exigencias académicas o disposiciones contenidas en este procedimiento, la Empresa le suspenderá la beca y ejecutará la garantía presentada por el costo total de la misma.

En caso de que el becario abandone sus estudios por enfermedad o calamidad

doméstica debidamente justificada o por circunstancia de fuerza mayor o caso fortuito, el IEP debe avocar conocimiento del caso e informar la justificación de inasistencia previa certificación de las razones que motivaron el abandono, al Gerente General para la aceptación del abandono del curso sin responsabilidad pecuniaria.

Para los casos descritos deberá contarse con el informe legal previo. En caso de que la Empresa de por terminada la relación laboral en forma unilateral con

el becario se suspenderá la ejecución de la garantía presentada y la responsabilidad adquirida.

En caso de que el becario falleciere se debe suspender la ejecución de la garantía

presentada y responsabilidad adquirida. 5.3.18 Calificación de obras escritas o software desarrollado

A. Debe ser un trabajo original, inédito y que cubra temas actuales acordes con las necesidades modernas de la industria petrolera y afines.

B. Debe servir para resolver un problema o satisfacer una necesidad técnica, operativa o administrativa de la Empresa.

C. Debe ser estructurado y redactado conforme a la metodología de trabajo científico.






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D. Debe estar registrado en el Instituto Ecuatoriano de Propiedad Intelectual E. El software debe ser evaluado considerando las siguiente características: Que

sea se uso y aplicación práctica probada en la Empresa; que resuelva una necesidad técnica, operativa o administrativa; y, que contenga algoritmos y procedimientos de área usuaria.

5.3.19 Estímulo por obras escritas o software desarrollado Una vez emitido un informe favorable de la Comisión Calificadora, el IEP debe publicar

las obras escritas y entregará al autor el 80% del tiraje de la primera edición de 1000 ejemplares, o a autorizar la aplicación del software desarrollado.

5.3.20 Transferencia de los derechos de autor Los derechos de autor deben haberse transferido a EP PETROECUADOR y registrado

en el Instituto Ecuatoriano de Propiedad Intelectual (IEPI), según corresponda a su naturaleza.

5.3.21 Obligaciones de los estudiantes que realizan prácticas Los estudiantes aceptados por el IEP para desarrollar su tesis o proyecto de grado o

para efectuar prácticas pre-profesionales o estudiantiles, deberán ser informados de las disposiciones disciplinarias internas y se comprometerán a cumplirlas, así como las normas básicas de confidencialidad, seguridad e higiene industrial.

5.3.22 Facilidades para el desarrollo de tesis o proyectos de grado y cuidar la

confidencialidad Una vez que los estudiantes han sido seleccionados para realizar tesis o proyectos de

grado, el coordinador del área usuaria brindará apoyo a la ejecución de los mismos. Las universidades, escuelas politécnicas, becarios del convenio de cooperación interinstitucional, respetarán las políticas de confidencialidad que el IEP y/o EP PETROECUADOR establezca.

5.3.23 Suspensión de beca de prácticas El IEP debe suspender la beca estudiantil, sin previo aviso y sin derecho a reclamo por

parte de las universidades y/o becario, por motivos de fuerza mayor, caso fortuito, por incumplimiento de las normas, reglamentos y procedimientos vigentes en la Empresa. Estas novedades deben notificarse al coordinador del convenio del centro de estudios superiores.

5.3.24 Obligación del IEP en convenios El IEP en su calidad de administrador de los convenios que suscriba la Empresa con las

universidades, escuelas politécnicas, tecnológicas, colegios, fundaciones, centros de capacitaciones, etc., tiene la obligación de hacer cumplir las cláusulas relacionadas con becas de estudio para el personal de EP PETROECUADOR, en todos los niveles pregrado, postgrado, cursos de oportunidad. El IEP de conformidad con los convenios






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interinstitucionales suscritos con centros de educación superior, debe entregar una ayuda económica a los estudiantes becarios en las siguientes modalidades:

A. Tesis o proyecto de grado con convenio un salario mínimo unificado por mes y

un máximo de 6 meses. B. Prácticas pre-profesionales con convenio un salario mínimo unificado del sector

privado por cada periodo de práctica. 5.3.25 Prácticas estudiantiles fuera de convenio El IEP, no debe aceptar a los estudiantes de instituciones de educación superior que no

mantengan convenios con EP PETROECUADOR. Las prácticas de estudiantes secundarios no deben tener una duración mayor de 30 días calendario por año y se deben realizar previa solicitud del Rector de la institución educativa, dirigida al IEP y serán coordinadas por el mismo, sin costo para la Empresa. Adicionalmente, las unidades de negocios o áreas de acuerdo con sus necesidades y bajo su responsabilidad, podrán aceptar las solicitudes de instituciones educativas secundarias para la realización de prácticas estudiantiles que tendrán una duración máxima de treinta (30) días calendario y sin costo para la Empresa. En ninguno de los casos ésta actividad establecerá relación laboral o dependencia alguna entre los practicantes y EP PETROECUADOR.

5.3.26 Informe mensual del movimiento económico Los responsables de centros de capacitación de Quito, Guayaquil, La Libertad,

Esmeraldas, Lago Agrio, Shushufindi, etc., deben informar mensualmente al IEP, sobre las actividades desarrolladas bajo su responsabilidad y el movimiento económico, para fines de control y registro contable y presupuestario. Los resultados serán presentados al IEP, el mismo que deberá notificar sobre dichos movimientos a la Subgerencia de Gestión Financiera.

5.4 POLÍTICAS DE EVALUACIÓN DEL PLAN DE DESARROLLO Y FORMACIÓN 5.4.01 Calificación y certificación de Normas internacionales de capacitación El IEP debe considerar en forma permanente la calificación y certificación de normas

internacionales de capacitación, relacionadas con la industria petrolera. 5.4.02 Asesoramiento previo en materia del Plan de Desarrollo y Formación, y

evaluación La Comisión de Evaluación Interna y Curricular en forma semestral realizará la

evaluación de la capacitación, que será puesta en consideración del IEP, quien adoptará medidas correctivas, encaminadas a la buena marcha del Instituto en los campos académico, administrativo, técnico y financiero.

Está misma Comisión, atenderá todos los pedidos de asesoramiento en materia de este

Procedimiento y del Plan de Desarrollo y Formación.






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5.4.03 Factores de evaluación del diseño y organización de la capacitación

A. Deben utilizarse métodos y técnicas para obtener las brechas de perfiles de puestos y competencias.

B. Deben establecerse y cumplirse los objetivos del curso, en relación con las necesidades.

C. Debe haber correspondencia entre el contenido del curso con los objetivos y técnicas de aprendizaje utilizados.

D. Debe aplicarse la capacitación recibida en el puesto de trabajo de las áreas usuarias.

E. Deben ser idóneos el instructor, material del curso y demás recursos utilizados. F. Debe existir un expediente por cada evento del Plan de Desarrollo y Formación,

así como de los eventos ejecutados fuera del Plan. G. El registro en el módulo creado para el IEP en el Modelo Integrado de Gestión

Estratégica del Talento Humano por Competencias, debe ser oportunamente actualizado, con los datos resultantes de la ejecución de los eventos ejecutados.

H. Los reportes trimestrales deben entregarse oportunamente a las gerencias sobre las brechas para las cuales se han impartido eventos, indicando la nómina respectiva.

5.4.04 Homologación, catalogación y/o certificación de cursos de capacitación:

a) Las universidades y escuelas politécnicas son las únicas que deben realizar la homologación, catalogación y/o certificación de estudios de tercer y cuarto nivel, realizados dentro y fuera del país, al amparo de la Ley Orgánica de Educación Superior y su Reglamento.

b) Los servidores públicos designados deben asegurar la imparcialidad en el

procesamiento de la información. c) El personal de EP PETROECUADOR que requiera este servicio, debe presentar

una solicitud en la Secretaría del IEP, acompañada de una copia notarizada del certificado y del programa de estudios del curso que pide homologar, catalogar y/o certificar cuyo contenido y duración deben ser similares, equivalentes o superiores al contenido programado y/o adoptado por el IEP. Sin estos documentos la solicitud no debe ser recibida.

d) En forma previa a la certificación debe realizar el siguiente análisis:

a. Si el nombre del curso realizado fuera del IEP, por personal de EP

PETROECUADOR, es el mismo o uno similar al nombre del curso requerido para cubrir brechas, se aceptan todos los certificados si son impartidos por:

i. Instituciones del sector público tales como la CGE, PGE, SRI,

INCOP, IESS, SECAP, etc.






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ii. Escuelas politécnicas, universidades e institutos superiores del país.

iii. Fabricantes, proveedores, distribuidores, tutores, representantes

etc., de las obras, bienes y/o servicios objeto de la capacitación.

iv. Instituciones debidamente autorizadas para impartir cursos de capacitación, certificación y/o de especialización. En éste caso el solicitante adicionalmente debe adjuntar una copia legalizada del objeto social de dicha Institución.

b. Si el contenido del curso realizado fuera del IEP, por personal de EP

PETROECUADOR, es igual, similar o superior al contenido del curso requerido para cubrir brechas, se debe aceptar el respectivo certificado.

c. Calificación y certificación de cursos con normas internacionales de capacitación, relacionadas con la industria petrolera.

e) Si la solicitud no está alineada en los literales a., b. o c. que anteceden, el IEP no

debe pronunciarse y debe limitarse a devolverla al solicitante. f) El Acta de Aceptación debe conferirse al reverso de la copia legalizada del

certificado presentado, en la que constan los siguientes datos: el número y fecha de la solicitud presentada por el interesado; los literales de los requisitos que cumplió; los nombres y firmas del servidor que realizó el análisis y/o del Secretario Legal del IEP; el sello del Instituto; la fecha que se elaboró el Acta; y, el número con el que la Secretaría General y Archivo registró dicha Acta.

g) El Secretario Legal del IEP debe mantener actualizada la lista de actas de

aceptación otorgadas por él, así como el expediente de cada certificado aceptado (anverso y reverso) con la documentación que motivó tal aceptación. Así como también, el expediente de los cursos certificados con normas internacionales de capacitación.






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6. DOCUMENTOS RELACIONADOS

La ejecución de este procedimiento estará normada por las siguientes leyes, reglamentos, resoluciones, instructivos y otros documentos.

CÓDIGO NOMBRE DEL DOCUMENTO

Normativa de Gestión aprobada con Resolución No. 2010001 de 2010-04-07.

Ley Orgánica de Empresas Públicas y su Reglamento. Resoluciones del INCOP

Ley Orgánica de Educación Superior y su Reglamento. Decreto Ejecutivo No.315, de creación de EP PETROECUADOR.

Oficio Circular No. 012-CAV-PRC-2010 de 2010-04-07 y Memorando Circular 034-CAV-PRC-2010 de 2010-03-10.

Resolución No 197-CAD-2009-08-04, derogada. Organigrama de EP PETROECUADOR y del IEP.

Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública y su Reglamento. Las Resoluciones emitidas por el Director del Instituto Nacional de Contratación Pública. Instructivo de Desconcentración Empresarial para la contratación de obras, bienes, servicios y consultoría.

Manuales (8) de EP PETROECUADOR: de Cargos, Procesos, Competencias Corporativas, Imagen Corporativa, Gestión de Negocios, Gestión Financiera, Gestión Administrativa y Gestión Institucional. Los manuales incluyen a los respectivos procedimientos.

Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado, su Reglamento y documentos aplicables a la auditoría de gestión del IEP.

Documents

Manual de Procesos