Manual de Procesos-Administradora de Fondos Genesis

MANUAL DE PROCESOS

MANUAL DE PROCESO2014

ADMINISTACIN DE EMPRESAS

MANUAL DE PROCESOS

"Una persona lista resuelve un problema,una persona sabia lo evita" A. Einstein

"Calidad significa hacer lo correcto cuando nadie est viendo" Henry Ford

OBEJTIVOS

OBJETIVO GENERAL

Brindar una informacin simple, clara, concisa de las actividades contenidas de cada proceso, para facilitar el desarrollo de las actividades que exige cada uno de las reas que se han tomado en cuenta para la elaboracin de este manual.

OBJETIVOS ESPECIFICOS

Obtener la informacin adecuad para la elaboracin del mismo. Delimitar las responsabilidades y las funciones de los empleados de la compaa.

INTRODUCCIN

GENESIS es una Administradora de Fondos de ProVida AFP de Chile, que a su vez pertenece a MetLife proveedor lder global de seguros, rentas y programas de beneficios para trabajadores con presencia en ms de 47 pases. Como pioneros y lderes en el desarrollo y administracin de Fondos para Retiro Laboral en el Ecuador, ofrecemos tambin Fondos a Corto Plazo y Mediano Plazo, desarrollados con el apoyo tecnolgico y dentro de los altos estndares de calidad del grupo al que pertenecemos.

GENESIS naci el 13 de Marzo de 1995, desde ese entonces han transcurrido 19 aos de exitosa trayectoria, convirtindose en la primera Administradora de Fondos de Inversin especializada en previsin. xitos que se resumen en un paulatino crecimiento de nmero de partcipes y patrimonio administrado.

HISTORIA

GENESIS naci el 13 de marzo de 1995, ante la posibilidad de una Reforma Previsional que dara paso a que entidades privadas entren en competencia con el sector pblico, en la administracin de los Fondos de Pensin de los trabajadores ecuatorianos. Es as como Filanbanco, el mayor Banco del Ecuador, luego de varias investigaciones de mercado en nuestro pas y en Chile, decide hacer realidad el proyecto de constituir una AFP, para lo cual se asocia con ProVida AFP, la Administradora de Fondos de Pensiones lder en el mercado Chileno.ProVida AFP entra en la sociedad con un 25% de participacin y adquiri el 75% restante en el ao 2001, cuando se efectu la venta de las acciones por parte de Filanbanco. ProVida AFP a su vez pertenece, desde el ao 2013, a MetLife, proveedor lder global de seguros, rentas y programas de beneficios para trabajadores, que sirve a 90 millones de clientes en ms de 47 pases, incluyendo a 91 de las empresas Top 100 del ranking FORTUNE 500. MetLife mantiene posiciones de liderazgo en los Estados Unidos, Japn, Amrica Latina, Asia, Europa y Oriente Medio.Han pasado 18 aos y GENESIS, gracias a su trayectoria y al respaldo internacional, se ha convertido en la primera Administradora de Fondos de Inversin especializada en previsin, cuyo objetivo es invertir y administrar los fondos de sus clientes para ofrecer una atractiva rentabilidad del mercado, dentro del marco de seguridad de inversin. De esta forma, los ecuatorianos pueden contar con un respaldo concreto y seguro para su retiro laboral y ante cualquier contingencia imprevista.

Nuestros Accionistas

GENESIS pertenece a ProVida AFP, empresa lder en el mercado de pensiones de Chile, que a su vez pertenece a MetLife, proveedor lder global de seguros, rentas y programas de beneficios para trabajadores, que sirve a 90 millones de clientes en ms de 47 pases alrededor del mundo.

ProVida AFP, es accionista de GENESIS desde 1995, ao en el cual junto con el Banco Filanbanco cristaliz en Ecuador la creacin de AFP GENESIS, logrando un importante giro en la economa ecuatoriana. La participacin accionaria inicial de ProVida AFP fue del 25%, la cual inclua el asesoramiento tcnico en la implantacin y manejo de este nuevo producto. En el ao 2001, se transform en el nico accionista al comprar la participacin de Filanbanco. En medio de este escenario GENESIS continu con su desarrollo, demostrndolo en el crecimiento del patrimonio de sus Fondos administrados fruto de los ahorros previsionales de sus afiliados y gracias tambin a la creacin adicional de sus Fondos de Inversin en el ao 2003. En todos estos aos, GENESIS ha experimentado un proceso evolutivo, gracias a la asesora de ProVida AFP, que ha abarcado aspectos tcnicos orientados a procesos y el producto.

MetLife proveedor lder global

MetLife es proveedor lder global de seguros, rentas y programas de beneficios para trabajadores con presencia en ms de 47 pases.MetLife, Inc. es lder global en seguros, productos de retiro y programas de beneficios para empleados, acreditando: Ms de 140 aos de tradicin. 90 millones de clientes. Presencia en ms de 47 pases alrededor del mundo. 816 mil millones en total de activos (al 30/06/2013). Sirve a 91 de las empresas Top 100 del ranking FORTUNE 500.MetLife se distingue como la mayor aseguradora de vida en los EEUU, manteniendo adems posiciones de liderazgo en los grandes mercados establecidos, como Japn, Europa, Australia y Corea, y una fuerte y creciente presencia en mercados de alto crecimiento en todo el mundo, como China, Amrica Latina, Asia Pacfico y Oriente Medio. El xito de MetLife se fundamenta en su larga historia de responsabilidad social, fuerte liderazgo, slida gestin de inversiones, y en el desarrollo de productos y servicios innovadores.

Cultura Corporativa

Nuestra cultura corporativa est definida por los valores y principios ticos de la familia de empresas a la que pertenecemos, una cultura que se vive cada da en nuestra orientacin hacia el cliente, el enfoque en la calidad, en el servicio, y la gestin profesional dirigida a los resultados. Basados en una triloga que resume la esencia de nuestra cultura: Unidad, Entusiasmo e Integridad; construimos progreso y desarrollo para nuestros clientes, crecimiento sustentable para nuestros accionistas y ratificamos la satisfaccin de vivir, lo que llamamos el "Compromiso GENESIS".

Compromiso Corporativo

Estamos conscientes de que el bien ms preciado con el que cuenta nuestra organizacin es la confianza de nuestros clientes, en ella se refleja el verdadero xito de nuestra gestin. Por eso en GENESIS trabajamos cada da para ofrecerle mejores beneficios y reforzar las ventajas que le brindan nuestros Fondos, enfocados en usted, en ayudarle a cumplir sus objetivos.

Compromiso

Nuestro compromiso es ofrecerle una gestin profesional, que priorice la seguridad y rentabilidad de su dinero, y le asegure un servicio eficiente y cordial. En resumen ser su mejor alternativa de inversin. Para ello nos reforzamos en una misin que nos permita obtener los resultados deseados.

Misin

Maximizar el valor del patrimonio de nuestros clientes, atendiendo su actitud ante el riesgo como inversionista. Logramos esto con el conocimiento y experiencia profesional en la ingeniera financiera de estructuracin de portafolios y el respaldo de uno de los grupos financieros ms importantes del mundo en la administracin de fondos y captacin de recursos.Nuestra habilidad distintiva se sustenta en nuestra focalizacin exclusiva y especializada en administracin de fondos previsionales y de inversin.

Visin

Ser la primera marca evocada por quien piensa en invertir.Ser la primera empresa evitada por quien piensa en competir. Ser la primera empresa aspirada por quien piensa en trabajar.

Reconocimiento empresarial

GENESIS es una reconocida como las ms grandes Administradoras en el Ecuador y reconocida en sexto puesto como Empresa de mejores inversiones, de acuerdo al ranking publicado por la Revista Gestin, cuya edicin sali en distribucin en el mes de Julio 2013.La publicacin reconoce ao a ao las principales empresas e instituciones financieras del pas, tomando como fuente de inversin a entidades reconocidas y reguladas, lo que permite mayor confiabilidad en los datos.El reconocimiento de nuestra labor, maximiza la confianza de seguir trabajando efectivamente para nuestros clientes.

PRODUCTOS Y SERVICIOSFONDOS DE INVERSIN

Fondo mximo

Necesita de un fondo que le ofrezca una atractiva rentabilidad, en relacin al tiempo de inversin que usted necesita? Un fondo que le permita reprogramacin total o parcial inmediatamente? Qu le brinde liberacin automtica de su dinero ahorrado? Usted necesita Fondo Superior, que le ofrece destacados beneficios para su inversin. Tiempo de permanencia: 180 das Monto mnimo de Inversin inicial: US$ 500 Renovacin: Usted podr programar en cualquier momento la renovacin, total o parcialmente, del saldo acumulado en su fondo de inversin, por un perodo igual de 180 das. El nuevo perodo inicia el da siguiente de la finalizacin del perodo anterior.Liberacin: Una vez cumplido el perodo vigente, si decide no renovar parcial o totalmente su inversin, el da hbil posterior a su vencimiento, se le emitir automticamente un cheque con el monto disponible para el cobro. Pago de retiro: Su retiro estar listo en 24 Horas, puede hacerse con un cheque o con un crdito a cuenta en cualquiera de los Bancos de nuestra amplia red de pagos.

Fondo master

Busca mejores niveles de rentabilidad? Piense en Fondo Master, que adems de la diversificacin en su inversin le brinda tasas ms atractivas, por el plazo de permanencia. Recuerde, a ms das de permanencia, mejor rentabilidad. Tiempo de permanencia: 90 das Monto mnimo de Inversin inicial: US$ 500 En qu tiempo puedo retirar: Una vez cumplido el plazo de permanencia usted puede hacer retiros totales o parciales, ilimitadamente, hasta agotar el Fondo. Recuerde que mientras su dinero permanezca en el Fondo, aunque haya cumplido el plazo de permanencia, sigue generando rentabilidad.Pago de retiro: Su retiro estar listo en 24 Horas, puede hacerse con un cheque o con un crdito a cuenta en cualquiera de los Bancos de nuestra amplia red de pagos.

Fondo estratgico

Est buscando una mejor alternativa para invertir a mayor plazo sin sentirse atado de manos? Hemos creado el fondo que cubre sus expectativas: Estratgico, el nico fondo a 180 das del mercado, que le ofrece ventajas incomparables: atractivas tasas de rentabilidad en relacin a los dems mecanismos de inversin, flexibilidad para realizar retiros anticipados en cualquier momento y la calidad de servicio que slo GENESIS le brinda, comprubelo.Tiempo de permanencia:180 das Monto mnimo de Inversin inicial: US$ 500 En qu tiempo puedo retirar: Puede efectuar retiros parciales de hasta el 100% del fondo, antes de cumplido el plazo de permanencia. Una vez cumplido el plazo de permanencia puede hacer retiros totales o parciales, hasta agotar el fondo. Recuerde que mientras su dinero permanezca en el fondo, aunque haya cumplido el plazo de permanencia, sigue generando rentabilidad.Pago de retiro: Su retiro estar listo en 24 Horas, puede hacerse con un cheque o con un crdito a cuenta en cualquiera de los Bancos de nuestra amplia red de pagos.

Fondo superior

Necesita de un fondo que le ofrezca una atractiva rentabilidad, en relacin al tiempo de inversin que usted necesita? Un fondo que le permita reprogramacin total o parcial inmediatamente? Qu le brinde liberacin automtica de su dinero ahorrado? Usted necesita Fondo Superior, que le ofrece destacados beneficios para su inversin. Tiempo de permanencia: 180 das Monto mnimo de Inversin inicial: US$ 500 Renovacin: Usted podr programar en cualquier momento la renovacin, total o parcialmente, del saldo acumulado en su fondo de inversin, por un perodo igual de 180 das. El nuevo perodo inicia el da siguiente de la finalizacin del perodo anterior.Liberacin: Una vez cumplido el perodo vigente, si decide no renovar parcial o totalmente su inversin, el da hbil posterior a su vencimiento, se le emitir automticamente un cheque con el monto disponible para el cobro. Pago de retiro: Su retiro estar listo en 24 Horas, puede hacerse con un cheque o con un crdito a cuenta en cualquiera de los Bancos de nuestra amplia red de pagos.

Fondo rentaplus

Est buscando un fondo que priorice la seguridad de su inversin, le ofrezca una atractiva rentabilidad y le brinde la comodidad de acceder mensualmente a sus rendimientos?, RentaPlus es la solucin de inversin ideal para usted, porque le ofrece todas esas ventajas aadidas a nuestro esmerado servicio y reconocida gestin profesional de administracin. Un fondo que le permitir adems programar renovaciones para seguir gozando de sus beneficios y contar con una adecuada planificacin de su inversin.Tiempo de permanencia: 370 das Monto mnimo de Inversin inicial: US$ 500 RentaPlus le ofrece grandes ventajas!: Renovacin Programada.- Podr programar la Renovacin de su fondo, con parte o el total de su fondo, por un perodo igual de 370 das. En caso de no solicitarla, se le emitir automticamente un cheque con el total de su saldo o puede solicitar un crdito a cuenta en cualquier institucin bancaria. Liberacin Automtica de Rendimiento.- Podr acceder desde el primer da laborable del mes a los rendimientos que su fondo le haya generado el mes inmediato anterior, y programar la acreditacin automtica de los mismos de manera mensual, trimestral o semestral a cualquier cuenta bancaria nacional, suya o de terceros. Posibilidad de realizar Incrementos.- Podr efectuar incrementos cuando lo desee, los mismos que debern cumplir el perodo mnimo de 370 das cada uno, y quedarn sujetos a los beneficios y regulaciones del Fondo. Posibilidad de realizar Retiros Anticipados.- En caso de que requiera liquidez, antes de cumplir el perodo de permanencia mnima, RentaPlus le permitir acceder al 30% de cada depsito a partir del da 185 de efectuado el mismo, sin comisiones de salida. Pago de retiros: Sus retiros estarn listos en 24 Horas, con un cheque o con un crdito a cuenta en cualquiera de los Bancos de nuestra amplia red de pagos.

FONDO DE CESANTA

Fondo para retiro laboral

Este fondo le ofrece el mejor sistema de ahorro a largo plazo, que le permitir aportar mensualmente una cantidad fija que usted determina, al plazo que ms le convenga, segn su edad y el tiempo en que planea dejar de trabajar, para que pueda disfrutar de un retiro digno y tranquilo.Como especialistas en administracin de Fondos de Inversin, fuimos los primeros en desarrollar Fondos para Retiro Laboral, categora en la que hemos mantenido el liderazgo desde nuestros inicios con ms del 80% del mercado.Somos los pioneros en la comercializacin de Fondos para Retiro Laboral en el Ecuador, ms de 220.000 clientes de ms de 9.600 empresas integradas al sistema, son nuestra mejor carta de presentacin.El objetivo de nuestro Fondo a Largo Plazo es ayudarle a construir desde hoy un mejor futuro, para usted y para su familia, con las grandes ventajas y beneficios que slo nosotros le podemos ofrecer.

BENEFICIOS

Respaldo Internacional.- GENESIS pertenece a ProVida AFP, lder en administracin de Fondos de Pensiones en Chile, que a su vez pertenece a MetLife, proveedor lder global de seguros, rentas y programas de beneficios para trabajadores, sirviendo a 90 millones de clientes en ms de 47 pases. Toda la experiencia de un grupo de empresas comprometidas con el xito y el mximo beneficio, a su servicio.

Solidez.- Gracias a la diversificacin, sus ahorros se invierten de manera profesional y tcnica, minimizando el riesgo en su inversin.

Rentabilidad.- Contamos con la experiencia para brindarle atractiva rentabilidad en su inversin que prioriza la seguridad de su dinero, gracias a la diversificacin y gestin especializada de nuestro equipo de profesionales.

Flexibilidad.- Le brindamos la posibilidad de realizar incrementos de su Fondo, en cualquier momento, que le permitir generar una mayor rentabilidad. Liquidez.- Una vez cumplido el tiempo de permanencia en el fondo, usted puede efectuar retiros de forma parcial o total. Transparencia.- Emisin de estados de cuenta con la informacin detallada sobre su Fondo. Servicio profesional y especializado.- En todas nuestras oficinas contamos con personal capacitado para atenderle como usted se merece. Cobertura Nacional.- Estamos presentes en 12 ciudades del territorio ecuatoriano.

Innovacin.- Como parte de un grupo internacional, estamos orientados a la innovacin y desarrollo de soluciones financieras y servicios, que exigen nuestros clientes y el mercado.

Informacin oportuna.- Usted cuenta con los siguientes canales de atencin: E-mail: [email protected] Pgina web: www.fondosgenesis.com Lnea de Atencin al Cliente: 1800 237 237

SERVICIOS

Usted podr contar con los siguientes canales de servicios:

Atencin personalizada en cualquiera de nuestras Oficinas

GUAYAQUIL - Matriz: Av. V. E. Estrada 511 y Las Monjas (esq.) QUITO: Av. Amazonas N33-299 e Inglaterra CUENCA: Av. Jos Peralta y Alfonso Cordero esquina, Edificio Luxor, local 2

Lneas de Atencin Telefnica:

GUAYAQUIL: (04) 2887690 Fax: (04) 2887666 ext. 179 PBX: (04) 2887666 ext.: 178 / 177 / 176 QUITO: (02) 2277996 Fax: (02) 2279229 ext. 143 PBX: (02) 2279229 ext.: 128 / 127 / 126 / 125 / 117 CUENCA: (07) 4103887 / (07) 4103886

E-mail:

[email protected]

Red de Recaudacin.- A travs de los bancos:

Banco Bolivariano Banco de Guayaquil Banco Pichincha Banco Produbanco

Nuestras Inversiones

Las inversiones de nuestros afiliados se colocan en diferentes instrumentos financieros, que nos permiten minimizar el riesgode la inversin, y procurar la ms atractiva rentabilidad del mercado dentro del marco de seguridad requerido.Conozca los sectores en los que hemos invertido:

Fondos de Inversin

Por Sector

Sector%Valor

SECTOR PBLICO7.09%$ 4,432,591.14

SECTOR FINANCIERO18.10%$ 30,557,086.97

SECTOR PRODUCTIVO COMERCIAL74.81%$ 27,546,105.83

TOTAL100.00%$ 62,535,783.94

Fondo Previsional

Por Sector

Sector%Valor

SECTOR PBLICO46.57%$ 30,170,993.26

SECTOR REAL49.06%$ 31,780,055.10

SECTOR FINANCIERO4.37%$ 2,829,454.79

TOTAL100.00%$ 64,780,503.15

MANUAL DE PROCESOS PARA EL AREA DE ASESORIA PREVISIONAL DE LA ADMINISTRADORA DE FONDOS GENESIS

MAPA DE PROCESOS

GOBERNANTESGestin de cumplimientos de leyes y reglamentos

Gestin de direccionamiento estratgico

Gestin de riesgo

CADENA DE VALORGestin de inversin

Gestin de comercializacin

APOYOGestin de marketing

Gestin de servicios integrados

Gestin administrativa financiera

Gestin de talento humano

Gestin de operaciones

Gestin de proyectos y desarrollo tecnolgico

Gestin de atencin al cliente

Gestin de auditora

SMBOLO

SIGNIFICADO

Inicio/Final Se utiliza para indicar el inicio y el final de un diagrama proceso; del Inicio slo puede salir una lnea de flujo y al Final slo debe llegar una lnea.

Decisin Indica la comparacin de informacin y dependiendo del resultado, se toma la decisin de seguir un camino del diagrama u otro.

Accin Proceso Indica una accin o instruccin que debe realizar en un proceso, sean estos cambios, acciones u operaciones

Salida Impresa Indica la presentacin de uno o varios resultados de manera impresa

Flecha Indica el movimiento de los empleados, documentos materiales y/o equipos

Conector Indica el enlace de dos partes de un diagrama proceso dentro de la misma pgina

Conector Indica el enlace de dos partes de un diagrama proceso en pginas diferentes.

GESTIN DE DIRECCIONAMIENTO ESTRATGICO

PROCEDIMIENTO 1

NOMBRE:Concurso de ventas.OBJETIVO:Incrementar las ventasALCANCE: Este proceso lo realizar el rea de Asesora Previsional, asesores, supervisores y Gerente de ComercializacinDEFINICIONES: PROCEDIMIENTO: 1. Lanzamiento del concurso de ventas2. Presentacin de los premios que ganaran los vendedores por incrementar sus ventas3. Ejecucin del concurso4. Cierre de concurso al finalizar el mes5. Premiacin de los ganadores del concurso

DIAGRAMA DE FLUJO: ACTIVIDADESOBSERVACIONES

1. Lanzamiento del concurso de ventasX

2. Presentacin de los premios los vendedores por incrementar sus ventasX

3. Ejecucin del concursox

4. Cierre de concurso al finalizar el mesx

5. Premiacin de los ganadores del concursoX

DOCUMENTOS:ANEXO:OBSERVACIONES: Los concursos de realizaran todos los meses para motivar a los asesores a cumplir e incrementar sus ventas.

FORMATO DE CARACTERIZACIN

NOMBRE:Concurso de ventas.OBJETIVO:Incrementar las ventasALCANCE: Este proceso lo realizar el rea de Asesora Previsional, asesores, supervisores y Gerente de ComercializacinPROCESO DE SALIDA:

Incremento de VentasDESCRIPCIN DEL PROCESO: Sirve para aumentar los ingresos de la empresa.PROCESO DE ENTRADA: Proceso de establecimiento de premios para los asesores de venta.

OBSERVACIONES:Los contratos deben ser ingresados 3 das antes de finalizar el mes para que puedan ser cuantificados.INDICADORES:1. 1. El concurso se lo realiza cada mes.2. 2. El ganador es el que mayor nmero de contratos ingrese.RECURSOS: 1. 1. Humanos2. 2. Tecnolgicos3. 3. Econmicos4. 4. Financieros

PROCEDIMIENTO 2

NOMBRE: Evaluaciones trimestrales OBJETIVO: Controlar el cumplimiento de las metas de cada asesor de la organizacin y saber cul es el motivo por el cual no han podido cumplir sus metas para poder encaminarlos conseguir que logren subir sus ventas para su beneficio personal y el de la empresa.ALCANCE: Este proceso lo realizara RRHH a todos los asesores previsionales de la empresaDEFINICIONES: PROCEDIMIENTO: 1. Fijar unameta que ser evaluada cada trimestre.2. Realizar un cronogramas de evaluaciones sin que afecte el tiempo de trabajo del asesor3. Evaluacin del cumplimiento al cierre de trimestre 4. Capacitar a los asesores que en su evaluacin no hayan tenido buenos resultados5. Firmar un compromiso con la Empresa6. Cumplir el compromiso

DIAGRAMA DE FLUJO:ACTIVIDADESOBSERVACIONES

1. Fijar una meta que ser evaluada cada trimestre.X

2. Realizar un cronogramas de evaluaciones sin que afecte el tiempo de trabajo del asesorX

3. Evaluacin del cumplimiento al cierre de trimestre X

4 Capacitar a los asesores que en su evaluacin no hayan tenido buenos resultadosX

5 Firmar un compromiso con la EmpresaX

6 Cumplir el compromisoX

DOCUMENTOS: Ficha de evaluacin con validez de tres meses ANEXO: OBSERVACIONES: El asesor debe tener por lo menos dos evaluaciones con cumplimiento del 75%.


NOMBRE: Evaluaciones trimestrales OBJETIVO: Controlar el cumplimiento de las metas de cada asesor de la organizacin y saber cul es el motivo por el cual no han podido cumplir sus metas para poder encaminarlos conseguir que logren subir sus ventas para su beneficio personal y el de la empresa.ALCANCE: Este proceso lo realizara RRHH a todos los asesores previsionales de la empresaPROCESO DE SALIDA:Informe de los asesores evaluados.DESCRIPCIN DEL PROCESO:Sirve para evaluar y mejorar los ingresos de la empresa.PROCESO DE ENTRADA: Proceso de determinar las ventas bajas al final de cada trimestre.

OBSERVACIONES:El asesor debe tener por lo menos dos evaluaciones con cumplimiento del 75%.INDICADORES:3. 1. Evaluacin trimestral.4. 2. Sacar porcentajes de rendimiento.

RECURSOS: 5. 1. Humanos6. 2. Tecnolgicos7. 3. Econmicos8. 4. Financieros

PROCEDIMIENTO 3

NOMBRE: Capacitaciones a los encargados de Roles de empresas CautivasOBJETIVO:Con el objetivo de contar con el compromiso y pago cumplido de los aportes de las empresas cautivas, se realizara capacitaciones anuales a los encargados de la nomina de cada empresaALCANCE: Este proceso lo realizara RRHH y servicios integrados y concluir con la entrega de un diploma de asistencia a la capacitacinDEFINICIONES: PROCEDIMIENTO: 1. Programar lugar, fecha y hora para la capacitacin2. Enviar las invitaciones a los participes de la capacitacin de cada empresa.3. Llamar a cada persona a confirmar la asistencia4. Elaborar la lista de asistentes al seminario5. Realizacin de la capacitacin practica6. Entrega de material didctico7. Desayuno ejecutivo con los asistentes8. Despedida


1. Programar lugar, fecha y hora para la capacitacinX

2. Enviar las invitaciones a los participes de la capacitacin de cada empresa.X

3. Llamar a cada persona a confirmar la asistenciaX

4. Elaborar la lista de asistentes al seminarioX

5. Realizacin de la capacitacin practicaX

6. Entrega de material didcticoX

7. Desayuno ejecutivo con los asistentesX

8. DespedidaX

DOCUMENTOS: ANEXO: OBSERVACIONES:N/A


NOMBRE: Capacitaciones a los encargados de Roles de empresas CautivasOBJETIVO:Con el objetivo de contar con el compromiso y pago cumplido de los aportes de las empresas cautivas, se realizara capacitaciones anuales a los encargados de la nmina de cada empresaALCANCE: Este proceso lo realizara RRHH y servicios integrados y concluir con la entrega de un diploma de asistencia a la capacitacinPROCESO DE SALIDA:Encargados de roles capacitados.DESCRIPCIN DEL PROCESO: Sirve para mantener la fidelidad de empresas cautivas.PROCESO DE ENTRADA: Proceso de programacin de capacitacin.

RECURSOS: 9. 1. Humanos2. Tecnolgicos3. Econmicos4. FinancierosINDICADORES:1. Capacitaciones anuales.2. Tiempo de capacitacin.OBSERVACIONES:nicamente pueden asistir a la capacitacin los encargados de roles de las empresas cautivas.

GESTIN DE COMERCIALIZACIN

PROCEDIMIENTO 1

NOMBRE:Programa de Reconocimientos MonetariosOBJETIVO:Incentivar a la Fuerza de ventas para el efectivo cumplimiento de las metas al cierre de cada mes comercialALCANCE:Este procedimiento aplica nicamente para los asesores previsionales de la EmpresaDEFINICIONES:PROCEDIMIENTO:1. Formulacin de la propuesta al Gerente General2. Recepcin de la propuesta3. Anlisis y definicin del presupuesto para el programa de reconocimiento4. Aprobacin5. Ejecucin6. Evaluacin de resultados


1. Formulacin de la propuesta al Gerente GeneralX

2. Recepcin de la propuestaX

3. Anlisis y definicin del presupuesto para el programa de reconocimientoX

4. AprobacinX

5. EjecucinX

6. Evaluacin de resultadosX

DOCUMENTOS:ANEXOS: ----------------------------------OBSERVACIONES: El incentivo monetario ser acreditado a la cuenta del asesor en la quincena posterior al cierre de mes.FORMATO DE CARACTERIZACIN

NOMBRE: Programa de Reconocimientos MonetariosOBJETIVO: Incentivar a la Fuerza de ventas para el efectivo cumplimiento de las metas al cierre de cada mes comercialALCANCE: Este procedimiento aplica nicamente para los asesores previsionales de la EmpresaPROCESO DE SALIDA: Incremento en ventasDESCRIPCIN DEL PROCESO: Sirve para el cumplimiento de metas en ventas.PROCESO DE ENTRADA:Proceso de definicin del presupuesto para el programa.

RECURSOS: 10. 1. Humanos2. Tecnolgicos3. Econmicos4. FinancierosINDICADORES:1. Porcentajes de comisin por un determinado nmero de contratos.OBSERVACIONES:El incentivo monetario ser acreditado a la cuenta del asesor en la quincena posterior al cierre de mes.

PROCEDIMIENTO 2

NOMBRE: Visitas IndividualesOBJETIVO: Captar clientes ALCANCE:Presentacindetalla del producto al cliente con el que se realizo la cita previa, este proceso lo realiza el asesor previsionalDEFINICIONES: PROCEDIMIENTO:1. Ingreso a la oficina a las 8:30 am2. Revisar la base de datos.3. Revisar la agenda y seleccionar referidos.4. Realizar llamadas de telemercadeo para coordinar las citas.5. Realizar una presentacin previa por telfono.6. Confirmar la visita7. Acudo a la cita.8. Presentar el producto al cliente.9. Cerrar la venta.10. Suscribir el contrato11. Solicitar referidos12. Regreso a oficina 17:00 13. Entrega de reporte de produccin y contratos


1. Ingreso a la oficina a las 8:30 amX

2. Revisar la base de datos.X

3. Revisar la agenda y seleccionar referidos.X

4. Realizar llamadas de tele mercadeo para coordinar las citas.X

5. Realizar una presentacin previa por telfono.X

6. Confirmar la visitaX

7. Acudo a la cita.X

8. Presentar el producto al cliente.X

9. Cerrar la venta.X

10. Suscribir el contratoX

11. Solicitar referidosX

12. Regreso a oficina 17:00 X

13. Entrega de reporte de produccin y contratosX

DOCUMENTOS:Contratos de suscripcinANEXOS: ----------------------------------OBSERVACIONES:El contrato que firma el cliente tiene una vigencia de tres aos contados a partir de la fecha en que se suscribi el mismo


NOMBRE: Visitas IndividualesOBJETIVO: Captar clientes ALCANCE: Presentacin detalla del producto al cliente con el que se realiz la cita previa, este proceso lo realiza el asesor previsionalPROCESO DE SALIDA: Cliente perteneciente a la empresa.DESCRIPCIN DEL PROCESO: Sirve para atraer a nuevos clientes.PROCESO DE ENTRADA: Proceso de confirmacin de visitas.

RECURSOS: 11. 1. Humanos2. Tecnolgicos3. Econmicos4. FinancierosINDICADORES:1. Nmero de clientes cautivos.2. Nmero de clientes ingresados.

OBSERVACIONES:El contrato tiene una vigencia de tres aos a partir de la fecha en que se suscribi el cliente.

PROCEDIMIENTO 3

NOMBRE: Visitas a EmpresasOBJETIVO: Captar clientes que puedan aportar al fondo mediante su rol de pagos y de esta manera lograr menos desertores del fondo en el corto plazo.ALCANCE: Presentacin detalla del producto a un grupo de personas con la finalidad de obtener mayor nmero de contratos en el da, este proceso lo realiza el asesor previsional junto con el Gerente Regional de Asesora PrevisionalDEFINICIONES: PROCEDIMIENTO:1. Se realizatelemercadeo el primer da del mes comercial para coordinar visitas a empresas2. Hacer una cita con la persona encargada de la empresa y la Gerente Regional de Asesora Previsional de Gnisis3. Acudir a la cita con una carta de presentacin4. Coordinar las charlas de presentacin para el personal de la empresa5. Realizar un cronograma de presentaciones6. Entregar material publicitario 7. Firmar ficha de autorizacin para descuento por rol de pagos


1. Se realizar telemercadeo el primer da del mes comercial para coordinar visitas a empresasX

2. Hacer una cita con la persona encargada de la empresa y la Gerente Regional de Asesora Previsional de GnisisX

3. Acudir a la cita con una carta de presentacinX

4. Coordinar las charlas de presentacin para el personal de la empresaX

5. Realizar un cronograma de presentacionesX

6. Entregar material publicitario X

7. Firmar ficha de autorizacin para descuento por rol de pagosX

DOCUMENTOS:ANEXOS: ----------------------------------OBSERVACIONES:N/AFORMATO DE CARACTERIZACIN

NOMBRE: Visitas a EmpresasOBJETIVO: Captar clientes que puedan aportar al fondo mediante su rol de pagos y de esta manera lograr menos desertores del fondo en el corto plazo.ALCANCE: Presentacin detalla del producto a un grupo de personas con la finalidad de obtener mayor nmero de contratos en el da, este proceso lo realiza el asesor previsional junto con el Gerente Regional de Asesora PrevisionalPROCESO DE SALIDA:Clientes de empresas ingresados a Gnesis.DESCRIPCIN DEL PROCESO: Sirve para disminuir la desercin de clientes.PROCESO DE ENTRADA: Realizar una cita con la persona encargada de la empresa a visitar.

OBSERVACIONES:El fondo ser descontado de sus respectivos roles de pago.INDICADORES:1. Nmero de empleados de la empresa a visitar.RECURSOS: 12. 1. Humanos2. Tecnolgicos3. Econmicos4. Financieros

PROCEDIMIENTO 4

NOMBRE:Servicio de Post ventaOBJETIVO: Hacer que los clientes que actualmente se encuentren aportando al fondo no deserten y que estn satisfechos con los servicios y beneficios que se les otorgaALCANCE: Visita a los clientes que se encuentran aportando normalmente al fondo y tambin a aquellos que por algn motivo no realizan sus aportaciones continuas reforzar la informacin que el cliente tiene acerca de su fondo, este proceso est a cargo del oficial de cuentas.DEFINICIONES: PROCEDIMIENTO:1. Revisin de base de datos de clientes cautivos2. Revisar el ciclo de aporte que tienen3. Contactarse con el cliente.4. Realizar llamada.5. Conversar con el cliente6. Solventar dudas e inquietudes.7. Si es necesario visitar al cliente8. Solicitar referidos9. Regreso a oficina 17:0010. Entrega de reporte y solicitud de servicios


1. Revisin de base de datos de clientes cautivosX

2. Revisar el ciclo de aporte que tienenX

3. Contactarse con el cliente.X

4. Realizar llamada.X

5. Conversar con el clienteX

6. Solventar dudas e inquietudes.X

7. Si es necesario visitar al clienteX

8. Solicitar referidosX

9. Regreso a oficina 17:00X

10. Entrega de reporte y solicitud de serviciosX

DOCUMENTOS:Reporte y solicitud de serviciosANEXOS: ----------------------------------OBSERVACIONES:El servicio de post venta se realizara una vez por ao o en el momento en que el cliente solicitare alguna informacin.


NOMBRE: Servicio de Post venta OBJETIVO: Hacer que los clientes que actualmente se encuentren aportando al fondo no deserten y que estn satisfechos con los servicios y beneficios que se les otorgaALCANCE: Visita a los clientes que se encuentran aportando normalmente al fondo y tambin a aquellos que por algn motivo no realizan sus aportaciones continas reforzar la informacin que el cliente tiene acerca de su fondo, este proceso est a cargo del oficial de cuentas.PROCESO DE SALIDA: Informe con sugerencias e inquietudes de los clientes.DESCRIPCIN DEL PROCESO: Sirve para mejorar la calidad de atencin al cliente, satisfecho.PROCESO DE ENTRADA:Realizar llamadas a clientes pertenecientes a la empresa.

RECURSOS: 13. 1. Humanos2. Tecnolgicos3. Econmicos4. FinancierosINDICADORES:1. Llamadas realizadas cada trimestre.2. Nmeros de clientes que se aportando.OBSERVACIONES:Este servicio se realizara una vez por ao o cuando el cliente solicitarealguna informacin.

PROCEDIMIENTO 5

NOMBRE: Entrega de material publicitario y obsequios.OBJETIVO: Fidelizar al cliente.ALCANCE:Envi de material publicitario a todos los clientes asignados a cada asesor previsional, proceso que realiza el oficial de cuentas y/o el asesor previsionalDEFINICIONES: empresas cautivas son aquellas que se encuentran aportando mediante roles de pagos los fondos que tienen los colaboradores con GnesisPROCEDIMIENTO: 1. Programar un da del mes para realizar est entrega2. Hacer un filtro de la base de datos con los clientes de empresas cautivas3. Llamar a la empresa para coordinar la visita4. Acudir a la empresa.5. Entregar el material publicitario 6. Solventar dudas e inquietudes que tuviere el cliente.7. Solicitar referidos.8. Regreso a oficina 17:009. Entrega de reporte y detalle de entrega de material publicitario


1. Programar un da del mes para realizar est entregaX

2. Hacer un filtro de la base de datos con los clientes de empresas cautivasX

3. Llamar a la empresa para coordinar la visitaX

4. Acudir a la empresa.X

5. Entregar el material publicitario X

6. Solventar dudas e inquietudes que tuviere el cliente.X

7. Solicitar referidos.X

8. Regreso a oficina 17:00X

9. Entrega de reporte y detalle de entrega de material publicitarioX

DOCUMENTOS:ANEXO:Solicitudes de servicios.OBSERVACIONES: N/A


NOMBRE: Entrega de material publicitario y obsequios.OBJETIVO: Fidelizar al cliente.ALCANCE:Envi de material publicitario a todos los clientes asignados a cada asesor previsional, proceso que realiza el oficial de cuentas y/o el asesor previsionalPROCESO DE SALIDA:Material publicitario entregado.DESCRIPCIN DEL PROCESO: Sirve para garantizar la fidelidad de los clientesPROCESO DE ENTRADA: Proceso de programar visita a clientes cautivos.

OBSERVACIONES:N/AINDICADORES:1. Filtro de clientes pertenecientes.2. Nmero de clientes cautivos.RECURSOS: 14. 1. Humanos2. Tecnolgicos3. Econmicos4. Financieros

PROCEDIMIENTO 6

NOMBRE: Reactivacin de cuentas.OBJETIVO: Conseguir que el cliente vuelva a aportar al fondoALCANCE: El proceso lo podrn el rea de Servicios Integrados y el rea de Asesora PrevisionalDEFINICIONES: PROCEDIMIENTO: 1. Solicitar al Supervisor una listado de clientes inactivos. 2. Buscar la informacin de esos clientes3. Llamar a cada uno de los clientes solicitando una cita4. Acudir a la cita.5. Conversar con el cliente 6. Pedir informacin del porque inactivo su fondo7. Informar nuevamente al cliente sobre el fondo8. Mostrar los beneficios que tiene al reactivar su fondo9. Solventar dudas e inquietudes10. Cerrar la venta11. Solicitar referidos.12. Regreso a la oficina a las 17:0013. Entrega de reporte de produccin y contratos


1. Solicitar al Supervisor una listado de clientes inactivos. X

2. Buscar la informacin de esos clientesX

3. Llamar a cada uno de los clientes solicitando una citaX

4. Acudir a la cita.X

5. Conversar con el cliente X

6. Pedir informacin del porque inactivo su fondoX

7. Informar nuevamente al cliente sobre el fondo

8. Mostrar los beneficios que tiene al reactivar su fondoX

9. Solventar dudas e inquietudesX

10. Cerrar la ventaX

11. Solicitar referidos.X

12. Regreso a la oficina a las 17:00X

13. Entrega de reporte de produccin y contratosX

DOCUMENTOS:ANEXO: .------------- los contratos, solicitudes de servicios, incrementos.OBSERVACIONES: Lasreactivaciones de fondos tienen una validez de tres aos a partir de la fecha de suscripcin.DESCRIPCIN DEL PROCESO: Sirve para motivar a clientes que han abandonado el fondo.PROCESO DE ENTRADA: Solicitar lista de clientes inactivosPROCESO DE SALIDA:Cliente reactivado en el fondo.


NOMBRE: Reactivacin de cuentas.OBJETIVO: Conseguir que el cliente vuelva a aportar al fondoALCANCE: El proceso lo podrn el rea de Servicios Integrados y el rea de Asesora PrevisionalPROCESO DE SALIDA:Cliente reactivado en el fondo.DESCRIPCIN DEL PROCESO: Sirve para motivar a clientes que han abandonado el fondo.PROCESO DE ENTRADA: Solicitar lista de clientes inactivos

OBSERVACIONES:Las reactivaciones tienen una validez de tres aos a partir de la fecha de suscripcin.INDICADORES:1. Nmero de clientes inactivos.2. Nmero de clientes reactivos.RECURSOS: 15. 1. Humanos2. Tecnolgicos3. Econmicos4. Financieros

GESTIN DE INVERSIN

PROCEDIMIENTO 1

NOMBRE: Clientes EstratgicosOBJETIVO: Conseguir clientes que cuenten con un capital mnimo de $500 usd para realizar una inversinALCANCE: El proceso est a cargo de los oficiales de negociosdel rea de InversionesDEFINICIONES: PROCEDIMIENTO: 1. Obtener base de datos de clientes2. Llamar a cada cliente3. Coordinar una cita4. 5.

DIAGRAMA DE FLUJO:

ACTIVIDADESOBSERVACIONES

1. Obtener base de datos de clientesX

2. Llamar a cada clienteX

3. Coordinar una citaX

4.

5.

DOCUMENTOS:ANEXO: .------------- los contratos, solicitudes de servicios, incrementos.OBSERVACIONES: Las reactivaciones de fondos tienen una validez de tres aos a partir de la fecha de suscripcin.


NOMBRE: Clientes EstratgicosOBJETIVO: Conseguir clientes que cuenten con un capital mnimo de $500 usd para realizar una inversinALCANCE: El proceso est a cargo de los oficiales de negociosdel rea de InversionesPROCESO DE SALIDA: DESCRIPCIN DEL PROCESO: PROCESO DE ENTRADA:

OBSERVACIONES:INDICADORES:RECURSOS: 16. 1. Humanos2. Tecnolgicos3. Econmicos4. Financieros

GESTIN DE TALENTO HUMANO

PROCEDIMIENTO 1

NOMBRE:Seleccin de Personal.OBJETIVOElegir al personal adecuado para la empresa ALCANCE: Este proceso est a cargo del Jefe de RRHH.DEFINICIONES: PROCEDIMIENTO: 1. Publicar un anuncio en la prensa o en sitios de internet2. Receptar las hojas de vida3. Seleccionar las hojas de vida acorde al puesto que se est buscando4. Llamar a los candidatos al puesto5. Coordinar una cita con cada uno de ellos6. Cuando las personas acudan a la cita realizar la entrevista a cada una7. Seleccionar a los candidatos ms adecuados.


1. Publicar un anuncio en la prensa o en sitios de internetX

2. Receptar las hojas de vidaX

3. Seleccionar las hojas de vida acorde al puesto que se est buscandoX

4. Llamar a los candidatos al puestoX

5. Coordinar una cita con cada uno de ellosX

6. Cuando las personas acudan a la cita realizar la entrevista a cada unaX

7. Seleccionar a los candidatos ms adecuados.X

DOCUMENTOS:Hojas de vidaANEXO:OBSERVACIONES:Todas las entrevistas se realizaran en un tiempo estimado de una semanaFORMATO DE CARACTERIZACIN

NOMBRE:Seleccin de Personal.OBJETIVO:Elegir al personal adecuado para la empresa ALCANCE: Este proceso est a cargo del Jefe de RRHH.PROCESO DE SALIDA:Personal aprobado.DESCRIPCIN DEL PROCESO:Sirve para mejorar la efectividad de personal de la empresa.PROCESO DE ENTRADA: Llamar personas que han entregado hojas de vida.

INDICADORES:1. Nmero de hojas de vida receptadas.2. Nmero de candidatos aprobados.OBSERVACIONES:Todas las entrevistas se realizaran en un tiempo estimado de una semana.RECURSOS: 1. Humanos2. Tecnolgicos3. Econmicos4. Financieros

PROCEDIMIENTO 2

NOMBRE: Evaluacinpsicosometricas de los aspirantes.OBJETIVO:Realizar una evaluacin a los aspirantes para conocer un poco mas sobre cada uno ALCANCE: Este proceso est a cargo del Jefe de RRHH.DEFINICIONES: PROCEDIMIENTO: 1. Llamar a los candidatos al puesto2. Coordinar una cita con cada uno de ellos3. Cuando las personas acudan a la cita hacer las evaluaciones psicosometricas a cada aspirante4. Revisar las evaluaciones5. Calificar las evaluaciones6. Seleccionar a los candidatos ms adecuados.


1. Llamar a los candidatos al puestoX


3. Cuando las personas acudan a la cita hacer las evaluaciones psicosometricas a cada aspiranteX

4. Revisar las evaluacionesX

5. Calificar las evaluacionesX

6. Seleccionar a los candidatos ms adecuadosX

DOCUMENTOS:ANEXO: Pruebas psicolgicasOBSERVACIONES:Luego de las evaluaciones se realizara una nueva seleccin de los aspirantes para el siguiente proceso


NOMBRE:Evaluacin psicosomtrica de los aspirantes.OBJETIVO:Realizar una evaluacin a los aspirantes para conocer un poco ms sobre cada uno. ALCANCE: Este proceso est a cargo del Jefe de RRHH.PROCESO DE SALIDA: Aspirantes evaluadosDESCRIPCIN DEL PROCESO: Sirve para un mejor conocimiento de los aspirantes al puesto.PROCESO DE ENTRADA: Llamar a los aspirantes aprobados

OBSERVACIONES:Luego se realizara una nueva seleccin de los aspirantes para el siguiente proceso.INDICADORES:1. Nmero de aspirantes aprobados.2. Aspirantes calificados.RECURSOS: 17. 1. Humanos2. Tecnolgicos3. Econmicos4. Financieros

PROCEDIMIENTO 3

NOMBRE:Contratacin.OBJETIVO:Elegir al personas que ha aprobado todos los procesos y contratarlo para completar el personal ALCANCE: Este proceso est a cargo del Jefe de RRHH.DEFINICIONES: PROCEDIMIENTO: 1. Llamar a los seleccionados2. Coordinar una cita con cada uno de ellos3. Reunirse con las personas 4. Entregar el listado de documentos requeridos para la contratacin5. Recepcin de los documentos6. Capacitacin del nuevo personal7. Asignacin de tareas a su cargo8. Bienvenida 9. Firma de contrato de trabajo


1. Llamar a los seleccionadosX


3. Reunirse con las personas X

4. Entregar el listado de documentos requeridos para la contratacinX

5. Recepcin de los documentosX

6. Capacitacin del nuevo personalX

7. Asignacin de tareas a su cargoX

8. Bienvenida X

9. Firma de contrato de trabajoX

DOCUMENTOS:ANEXO: Contrato de trabajoOBSERVACIONES:El contrato de trabajo tiene una vigencia de tres meses por periodo de prueba, tiempo despus de cual si cumple con las expectativas de la empresa se extender para un ao.


NOMBRE:Contratacin.OBJETIVO:Elegir al personas que ha aprobado todos los procesos y contratarlo para completar el personal ALCANCE: Este proceso est a cargo del Jefe de RRHH.PROCESO DE SALIDA: Personal contratadoDESCRIPCIN DEL PROCESO: Sirve para seleccionar personal adecuado para la empresa.PROCESO DE ENTRADA: Llamar a los candidatos con mayor calificacin en la evaluacin.

RECURSOS: 1. Humanos2. Tecnolgicos3. Econmicos4. FinancierosINDICADORES:1. Aspirantes evaluados en la pruebas psicosomtrica.OBSERVACIONES:Contrato con vigencia de 3 meses, periodo de prueba, si cumple con las expectativas de empresa seextender para un1ao.

PROCEDIMIENTO 4

NOMBRE:Administracin de Nomina.OBJETIVO:Realizar el pago oportuno de los sueldos y beneficios a cada uno de los trabajadores ALCANCE: Este proceso est a cargo del Jefe de RRHH y de el contador de la empresaDEFINICIONES: PROCEDIMIENTO: 1. Elaboracin del rol de pagos de cada trabajador2. Calculo de horas extras, comisiones, descuentos por faltas y atrasos.3. Calculo del IESS y fondos de reserva.4. Envi de cada rol de pagos al departamento de contabilidad para su aprobacin5. Aprobacin de los roles de pagos6. Cierre de nomina7. Acreditacin del sueldo en cada cuenta


1 Elaboracin del rol de pagos de cada trabajadorX

2 Calculo de horas extras, comisiones, descuentos por faltas y atrasos.X

3 Calculo del IESS y fondos de reserva.X

4 Envi de cada rol de pagos al departamento de contabilidad para su aprobacinX

5 Aprobacin de los roles de pagosX

6 Cierre de nominaX

7 Acreditacin del sueldo en cada cuentaX

DOCUMENTOS:ANEXO: Rol de pagosOBSERVACIONES:El sueldo de cada trabajador ser acreditado en 2 partes quincena y fin de mes


NOMBRE:Administracin de Nomina.OBJETIVO:Realizar el pago oportuno de los sueldos y beneficios a cada uno de los trabajadores ALCANCE: Este proceso est a cargo del Jefe de RRHH y del contador de la empresaPROCESO DE SALIDA:Empleado con sueldo acreditadoDESCRIPCIN DEL PROCESO: Brinda mejor atencin a nuestro cliente interno, el empleado.PROCESO DE ENTRADA: Realizacin de nmina del personal.

RECURSOS: 1. Humanos2. Tecnolgicos3. Econmicos4. FinancierosOBSERVACIONES:El sueldo de cada trabajador ser acreditado en 2 partes quincena y fin de mes.INDICADORES:1. Nmero de empleados en Gnesis.2. Calculo de horas extras y beneficios de ley, IESS, etc.

GESTIN DE MARKETING

PROCEDIMIENTO 1

NOMBRE: Conocimiento de la EmpresaOBJETIVO:Se desea difundir informacin de la empresa sus fondos de retiro laboral e inversin con los que cuentaALCANCE: Este proceso lo realizara el departamento de Marketing y asesora previsionalDEFINICIONES: PROCEDIMIENTO: 1. Elaborar publicidad atractiva para dar a conocer a todas las personas informacin sobre la empresa2. Enviar la propuestas para su aprobacin3. Elaboracin del presupuesto para la publicidad4. Aprobacin de la publicidad5. Realizacin de la publicidad en todos los medios6. Evaluacin de los objetivos


1. Elaborar publicidad atractiva para dar a conocer a todas las personas informacin sobre la empresaX

2. Enviar la propuestas para su aprobacinX

3. Elaboracin del presupuesto para la publicidadX

4. Aprobacin de la publicidadX

5. Realizacin de la publicidad en todos los mediosX

6 Evaluacin de los objetivosX

DOCUMENTOS:ANEXO: OBSERVACIONES:N/A


NOMBRE: Conocimiento de la EmpresaOBJETIVO:Se desea difundir informacin de la empresa sus fondos de retiro laboral e inversin con los que cuentaALCANCE: Este proceso lo realizara el departamento de Marketing y asesora previsionalPROCESO DE SALIDA:Publicidad elaborada, para conocimiento de los clientes.DESCRIPCIN DEL PROCESO:Sirve para hacer conocer los productos que la empresa ofrece.PROCESO DE ENTRADA: Elaborar publicidad para hacer conocer a la empresa.

OBSERVACIONES:N/AINDICADORES:1. Costos por publicidad.2. Presupuesto para publicidad.RECURSOS: 1. Humanos2. Tecnolgicos3. Econmicos4. Financieros

PROCEDIMIENTO 2

NOMBRE: Ofertas y PromocionesOBJETIVO:Retencin y captacin de clientes ALCANCE: Este proceso lo realizara el departamento de Marketing y servicios integradosDEFINICIONES: PROCEDIMIENTO: 1. Desarrollar ofertas y promociones para los clientes2. Enviar la propuesta para su aprobacin3. Aprobacin de la propuesta4. Comunicar a los clientes mediante correo electrnico las ofertas y promociones


1. Desarrollar ofertas y promociones para los clientesX

2. Enviar la propuesta para su aprobacinX

3. Aprobacin de la propuestaX

4. Comunicar a los clientes mediante correo electrnico las ofertas y promocionesX

DOCUMENTOS: ANEXO: OBSERVACIONES:N/AFORMATO DE CARACTERIZACIN

NOMBRE: Ofertas y PromocionesOBJETIVO:Retencin y captacin de clientes ALCANCE: Este proceso lo realizara el departamento de Marketing y servicios integradosPROCESO DE SALIDA:Clientes Satisfechos.DESCRIPCIN DEL PROCESO: Utiliza para retener a clientes de la empresa.PROCESO DE ENTRADA: Comunicacin de ofertas para clientes.

OBSERVACIONES:El proceso debe ser aprobado anticipadamente.INDICADORES:1. Mnimo 3 ofertas por cliente.2. Clientes con mayores aportaciones.RECURSOS: 1. Humanos2. Tecnolgicos3. Econmicos4. Financieros

PROCEDIMIENTO 3

NOMBRE: Programa de reconocimiento para los clientesOBJETIVO:Fidelizar a los clientes ALCANCE: Este proceso lo realizara el rea de MarketingDEFINICIONES: PROCEDIMIENTO: 1. Realizar convenios con establecimientos para ofrecer descuentos a los clientes2. Emitir cuponeras con desprendibles 3. Enviar las cuponeras a los clientes para que puedan usarlas4. Confirmar a los clientes si recibe la cuponera


Realizar convenios con establecimientos para ofrecer descuentos a los clientesX

Emitir cuponeras con desprendibles X

Enviar las cuponeras a los clientes para que puedan usarlasX

Confirmar a los clientes si recibe la cuponeraX

DOCUMENTOS: ANEXO: OBSERVACIONES:N/A


NOMBRE: Programa de reconocimiento para los clientesOBJETIVO:Fidelizar a los clientes ALCANCE: Este proceso lo realizara el rea de MarketingPROCESO DE SALIDA:Clientes Satisfechos por reconocimientoDESCRIPCIN DEL PROCESO: Mantiene a clientes emitiendo cuponeras con descuentos.PROCESO DE ENTRADA: Realizar convenios con establecimientos para ofrecer descuentos.

RECURSOS: 1. Humanos2. Tecnolgicos3. Econmicos4. FinancierosOBSERVACIONES:Este reconocimiento se lo realiza a clientes con aportaciones por ms de 6 meses.INDICADORES:1. Establecimientos con convenios.2. Clientes con aportacionessuperiores a 6 meses.

CONCLUSIONES Los manuales de procesos resultan indispensables para cualquier organizacin, gracias a ellos se logra la mayor eficiencia, de los recursos tanto humanos como financieros. El manual facilita la estandarizacin de los procesos y la prevencin del conocimiento adquirido por la misma organizacin. Sin una estructura organizacional adecuada, el personal difcilmente podr contribuir al logro de los objetivos de la empresa.

BIBLIOGRAFA Y NETGRAFA http://books.google.com.ec/ Martn G. lvarez Torres, Manual para elaborar manuales de polticas y procedimientos. Joaqun Rodrguez Valencia, Como elaborar y usar los manuales administrativos. Fermn Gmez et al, Cmo hacer el manual de calidad segn la nueva ISO 9001:2000. 5a edicin. http://rowtechenergy.com.ec/international.pdf http://www.fondosgenesis.com/GENESIS/index.php3

Documents

Manual de Procesos-Administradora de Fondos Genesis