MANUAL DE USO CORREO INSTITUCIONAL ... - supernotariado… · cuentas de correo configuradas, donde hay que seleccionar y dar doble click a la cuenta recien configurada, por defecto

MANUAL DE USO CORREO

INSTITUCIONAL

CDIGO PMO-MA-G0-01 VERSIN 4.0

FECHA Mayo de 2014 Pgina 1 de 78

MANUAL DE USO CORREO INSTITUCIONAL

CAPITULO 2.2

CONFIGURACION DE CUENTAS DE CORREO EN

OUTLOOK

Versin 4.0

Ma yo de 2014


INSTITUCIONAL



Por favor haga click encima de cada procedimiento segn cliente de

correo deseado

Outlook E xpress

Creacin o Restauracin Base de Datos de Correo

Configuracion de Cuenta

Sincronizacion Automatica de Envio y Recepcion d e Mensajes

Configuracion de Firmas

Importacin de Libretas de Direcciones / Contactos

Outlook 2000 Y 2003

Creacin o Restauraci n Base de Datos de Correo

Configuracion de Cuenta

Sincronizacion Automatica de Envio y Recepcion de Mensajes

Configura cion de Firmas

Importacion de Libretas de Direcciones / Contactos

Outlook 2007


Configura cion de Cuenta


Configuracion de las Firmas

Import acion de Libretas de Direcciones / Contactos

Outlook 2010 2013


Configuracion de la Cuenta


Configuracion de la Firma

Importacion de Libretas de Direcciones / Contactos


INSTITUCIONAL



CREACIN O RESTAURACIN BASE DE DATOS DE

CORREO

OUTLOOK EXPRESS

Cuando se configura una cuenta de correo por primera vez, es necesario crear

la carpeta de respaldo de mensajes que ms adelante permitir fcilmente

recuperar los mensajes guardados en el correo

CREACIN DE BASE DE DATOS POR PRIMERA VEZ

1. CORREO

2. Abrir el Cliente Outlook Express

3.

4. Mantenimiento


INSTITUCIONAL



5. Click Carpeta de Almacn

6.

7. y click en el


INSTITUCIONAL



8. Cerrar Outlook Express y abri r nuevamente.

RESTAURACIN DE BASE DE DATOS

Debe realizarse luego de un formateo, cambio de perfil Windows o cambio

de equipo de computo

1. Ir a Men Archivo Importar

2. Aparecer el Asistente de Importaci n en el cual hay que buscar

Microsoft Outlook 6 Siguiente


INSTITUCIONAL



3.

4. peta donde estn

guardados los archivos dbx correspondientes a la copia de respaldo

del correo.

2. Click en Examinar

1. B


INSTITUCIONAL



5.

6. El asistente finalizar y proceder con la migracin de los mensajes a las

carpetas.

7. Finalmente es necesario reubicar las bases de datos de correo a la

Creacin

Es normal que al final del proceso confirme si desea sobrescribir la base de

datos actual ya que la informacin est migrada, haga click en aceptar.


INSTITUCIONAL



CONFIGURACIN DE CUENTAS DE CORREO EN

OUTLOOK

OUTLOOK EXPRESS

Ir a Men Herramientas y seleccionar la opcin Cuentas

Hacer click en el botn agregar y

Aparecer el asistente de configuracin de cuentas de correo.


INSTITUCIONAL



En el primer paso, ingresar el nombre completo, despus click en siguiente

Ingresar la direccin de correo completa:


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FECHA Mayo de 2014 Pgina 10 de

78

A continuacion ingresar las direcciones de servidor de correo entrante y

saliente que pueden ser asi:

TIPO DE CORREO ENTRANTE: POP3

SERVIDOR DE CORREO ENTRANTE POP: pop.supernotariado.gov.co

SERVIDOR DE CORREO SALIENTE SMTP: smtp.supernotariado.gov.co

TIPO DE CORREO ENTRANTE IMAP:

SERVIDOR DE CORREO ENTRANTE IMAP: imap .supernotariado.gov.co


Despues ingresar la cuenta de correo completa y la contrasea:


INSTITUCIONAL



78

click en finalizar:

Al finalizar el asistente regresa nuevamente a la ventana donde esta la lista de

cuentas de correo configuradas, donde hay que seleccionar y dar doble click

a la cuenta recien configurada, por defecto denominada

pop.supernotariado.g ov.co . en caso contrario, hay que ir nuevamente a menu

erramientas y seleccionar pciones


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Seleccionar la pestaa servidores

Luego, h acer c lick en la pestaa opciones avanzadas y activar la opcion de

mantener una copia de los mensajes en el servidor como aparece a

continuacion


INSTITUCIONAL



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SINCRONIZACION AUTOMATICA DE ENVIO Y RECEPCION DE

MENSAJES

Ir a Men Herramientas y Selec cionar Opciones

En la pestaa general configurar como se muestra a continuacion


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CONFIGURACION DE FIRMAS

Es necesario conectarse a la carpeta de red \ \ 192.168.56.22 e ingresar

Usuario 123456

Abrir la carpeta firmas

Esta carpeta contiene subcarpetas con las firmas de cada rea de su ORIP.

Busque la firma segn el rea perteneciente del funcionario, tenga en cuenta

que en cada carpeta encontrara una o dos que se llamen signa tures o firmas


que en cada carpeta encontrara una o dos que se llamen signatures o firmas

Acceder a ella y copiar un archivo txt denominado por lo general SNR
file://192.168.56.22


INSTITUCIONAL



78

1. Ab rir la Carpeta Mis Documentos / CORREO NO BORRAR Y Pegar dicho

archivo

2. abrir el archivo txt SNR NO BORRAR, modificar los datos correspondientes

del usuario y guardar los cambios.

ir a OUTLOOK Express y click en Herramientas despus seleccionar Opciones


INSTITUCIONAL



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Buscar y seleccionar la pestaa firmas y luego un poco ms abajo Hacer click

en el botn nueva

Activar la casilla Agregar Firmas a Todos los mensajes salientes

Desactivar la casilla No incluir la firma en las respuestas ni en los reenvos.

ir ms abajo y Seleccionar el botn opciones avanzadas

dentro de

1


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opciones avanzadas activar la casilla de la cuenta de correo que aparece all,

luego aceptar

Una vez dentro de la ventana de firmas seleccionar la opcin archivo y click en

el botn examinar


INSTITUCIONAL



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Dentro de la ventana de examinar, buscar y seleccionar la firma SNR NO

BORRAR guardada previamente en Mis Documentos

IMPORTACION DE LIBRETA DE DIRECCIONES / CONTACTOS

Es necesario conectarse a la la ruta de red \ \ 192.168.56.22 e ingresar

con el usuario 123456

Abrir la carpeta CORREO SNR

Buscar y abrir la carpeta Contactos la cual tiene Dos Archivos Llamados

Contactos (Mes y Ao) Coma.Txt Y Contactos (Mes y Ao) Punto Y Coma.Txt
file://192.168.56.22


INSTITUCIONAL



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Se requiere copiar y pegar juntos archivos en el escritorio

Dentro De Outlook Proceder As:

Ir A Men Archivo

Seleccionar La Opcin Importa r y hacer click en Otra Libreta De Direcciones

Aparecer Otra Ventana , seleccionar La opcin Archivo De Texto (Valores

Separados Por Comas)


INSTITUCIONAL



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Es necesario b uscar los archivos que pegamos en el escritorio , pero Antes

debemos seleccionar Abajo la o pcin Archivo de t exto *.Txt

Seleccionar Contactos Julio 2010 Coma.Txt Coma Y Click En Aceptar


INSTITUCIONAL



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Debe Aparecer Asi

Y click en Finalizar.

NOTA IMPORTANTE

si al seleccionar el archivo Contactos Mes Ao Coma.Txt aparece asi

Es Necesario Hacer Click En Cancelar, Y Repetir El Proceso Pero

Seleccionar El Archivo Contactos Mes Ao Punto Y Coma.


INSTITUCIONAL



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CORREO

OUTLOOK 2003


la carpeta d e respaldo de mensajes que ms adelante permitir fcilmente


CREACIN DE BASE DE DATOS DE CORREO POR PRIMERA VEZ

Mis Documentos CORREO NO

Ir al Men y abrir

Correo

s


INSTITUCIONAL



78

Agregar

Aceptar

Aparecer la ventana donde solicita la ruta donde se guardar la base de

datos Correo no Borrar

Buzn (Nombre

del Usuario y ao 4 aceptar


INSTITUCIONAL



78

Aparecer otra ventana solicitando confirma r el nombre de la base de datos

Buzn (Nombre de usuario y ao

aceptar

Aparecer creada la base de datos nueva para el correo en

\ Correo No Borrar


INSTITUCIONAL



78

Finalmente regresa la ventana inicial de Cuentas de

Correo Electrnico

ms adelante.

RESTAURACIN DE BASE DE DATOS DE CORREO

Debe realizarse luego de un formateo, cambio de perfil Windows o

cambio de equipo de computo

1. Mis Documentos ya este copiada la carpeta

2. Ir al Men y abrir

3. Correo


INSTITUCIONAL



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4.

5. Agre gar

6. Aceptar


INSTITUCIONAL



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7. Aparecer la ventana donde solicita la ruta donde est ubicada la o las

base s de datos de correo respaldado.

B Correo no Borrar

base de datos y aceptar

8. Aparecer otra ventana solicitando confirmar el nombre de la base de

datos creada, si es necesario renombramos la base de datos de correo o

solamente hacer click en aceptar

9. Aparecer creada la base de datos restaurada para el correo en

Documentos \ Correo No Borrar


INSTITUCIONAL



78

10.

ms adelante.


INSTITUCIONAL



78


OUTLOOK

OUTLOOK 2003

Ir al menu herramientas y seleccionar la opcion configuracion de cuenta

Agregar una nueva cuenta de Correo Electrnico

click en siguiente


INSTITUCIONAL



78

Seleccionar y click en siguiente

Ingresar la conf iguracin de la cuenta como se muestra a continuacin:

TIPO DE CORREO ENTRANTE: POP3




INSTITUCIONAL



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Tambien esta disponible el protocolo imap:




nos abrir una nueva

v Servidores de Salida

Luego Ir a pestaa avanzadas y activar la opcin una Copia de los

como se muestra a con tinuacin ( solo para

configuracin POP)


INSTITUCIONAL



78

Regresar a la ventana principal de configuracin de correo donde se

probar que los parmetros hayan sido ingresados correctamente, para lo

Probar Conf

Se abrir una nueva ventana de cheq ueo de pruebas e indicar si ha sido

exitoso o encontr algn error para revisar, a continuacin un ejemplo de una

configuracin exitosa.

Si por algn motivo aparecen errores, p or favor verifique que los

parmetros hayan sido agregados correctamente, si aun asi el

problema persiste, por favor contacte al personal de Soporte Correo


INSTITUCIONAL



78

Para que todos los mensajes nuevos lleguen a l backup creado o restaurado , es

necesario ir al men Herramientas Cuentas de Correo

Electrnico

Ver o cambiar cuentas de correo electrnico siguiente


INSTITUCIONAL



78

En la parte inferior seleccionar la base de datos creada y click en


MENSAJES

Ir a men Herramientas y seleccionar


INSTITUCIONAL



78

Ir a pestaa Configuracin de Correo y hacer click en Botn Archivo de Datos

Configurar como se muestra a continuacin


INSTITUCIONAL



78



Usuario 123456



Esta carpeta contien e subcarpetas con las firmas de cada rea de su ORIP.



Abra cualquiera de las dos carpetas sea signat ures o firmas y abra el archivo

SNR.rtf
file://192.168.56.22


INSTITUCIONAL



78

Modificar los datos correspondientes del usuario, luego seleccione toda la

firma y cpiela.

En Outlook vaya a Herramientas y seleccione Opciones


INSTITUCIONAL



78

Ir a pestaa Formato de Cor reo y click en el Boton Firmas

Click en botn nuevo


INSTITUCIONAL



78

y luego siguiente

Click en boton avanzado

Saldra un aviso al cual es necesraio hacer click en si


INSTITUCIONAL



78

Se abre una ventana de Word, a la cual es necesari o pegar lo del contenido

de la firma editada anteriormente, luego guardar y cerrar

Volveremos a la ventana inicial de edicin de firma a la cual hacemos click en

aceptar

Predeterminar la firma creada como se muestra a continuacion:


INSTITUCIONAL



78

IMPORTACION DE LIBRETA DE DIRECCIONES / CONTACTOS

Es necesario conectarse a la direccin IP \ \ 192.168.56.22 e ingresar con el

Usuario 123456


Abrir la carpe ta Contactos la cual tiene un archivo con extensin .pst cuyo nombre

tendr el Mes y el Ao ms reciente de contactos disponibles

Se requiere copiar y pegar el archivo segn cliente en el escritorio.


1. Men archivo y seleccionar Importar y Exportar
file://192.168.56.22


INSTITUCIONAL



78

2. Seleccionar importar de otro programa o archivo y click en siguiente

3. Seleccionar Archivo de carpetas personales .pst

Click en examinar


INSTITUCIONAL



78

Buscar y seleccionar el archivo pegado en el escritorio , click en abrir ,

luego en siguiente

4. Otra vez siguiente y finalizar.

Una vez finalicemos la importacin debemos cerrar Outlook y borrar el

archivo del escritorio.


INSTITUCIONAL



78


CORREO

OUTLOOK 2007


la carpeta de respaldo de mensajes que ms adelante permitir fcilmente



Mis Documentos crear CORREO NO

Ir al Men y abrir

Correo


INSTITUCIONAL



78

Agregar

Aparecer la ventan a donde solicita la ruta donde se guardar la base de

Correo no Borrar

Buzn

(Nombre del Usuario y ao acep tar


INSTITUCIONAL



78

Aparecer otra ventana solicitando confirmar el nombre de la base de

Buzn (Nombre de usuario y ao

click en aceptar

Aparecer creada la base de datos nueva para el correo en os

\ Correo No Borrar

Para que todos los mensajes lleguen all luego de la configuracin, es necesario

hacer click en el botn


INSTITUCIONAL



78

Correo Electrnico

adelante.


Debe realizarse luego de un formateo, cambio de perfil Windows o cambio de

equipo de computo

Mis Documentos ya este copiada la carpeta denominada

Ir al Men y abrir

Correo


INSTITUCIONAL



78

Agregar

Aceptar


INSTITUCIONAL



78

Aparec er la ventana donde solicita la ruta donde est ubicada la o las bases

de datos de correo respaldado.

Correo no Borrar

de datos y aceptar

Aparecer otra ventana solicitando confirmar el nombr e de la base de datos

creada, si es necesario renombramos la base de datos de correo o solamente

hacer click en aceptar

Aparecer creada la base de datos restaurada para el correo en



INSTITUCIONAL



78

Para que todos los mensajes ll eguen all luego de la configuracin, es necesario


ms

adelante.


INSTITUCIONAL



78


OUTLOOK 2007

TIPO DE CORREO POP/IMAP

Ir al menu herramientas y seleccionar la opcion configuracion de cuenta

Click en el botn nuevo:


INSTITUCIONAL



78

A continuacin aparece el asistente de config uracin de correo,

Microsoft Exchange POP3,

luego click en siguiente

Seleccionar la opcin

tipos de servidores adicionales


INSTITUCIONAL



78

Seleccion Correo Electrnico de Internet

Ingresar la configuracin de la cuenta como se muestra a continuacin: TIPO

DE CORREO ENTRANTE: POP3




INSTITUCIONAL



78




SERVIDOR DE CORREO SALIENTE SMTP: smtp.supernotari ado.gov.co

nos abrir una nueva

Servidores de Salida

Luego Ir a pestaas avanzadas y a ctivar la opcin

( Aplica Solo para Configuracin POP) como se

muestra a continuacin


INSTITUCIONAL



78

Regresar a la ventana principal de configuracin de correo donde se

probar que los parmetros hay an sido ingresados correctamente, para lo

Abrir una nueva ventana de chequeo de pruebas e indicar si hay sido

exitoso o encontr algn error para revisar, a continuacin un e jemplo de una



INSTITUCIONAL



78

TIPO DE CORREO EXCHANGE

Similar a la configuracin IMAP, deja todos los mensajes en el servidor y permite

verlos desde el cliente Outlook y Webmail simultneamente.

VENTAJA: Sincronizacin del Calendario entre Outlook y OWA.

DESVENTAJAS: Al mantener todos los mensajes en el servidor el buzn puede

llenarse cuando no se descargan los mensajes localmente.

Si se elimina un mensaje desde Webmail, tambin se elimina del Cliente

Outlook.

Al abr ir el cliente Outlook iniciar el asistente de configuracin de correos

Microsoft Exchange POP3, IMAP O

luego click en siguiente

Llenamos los campos como se observa a continuacin click en siguiente


INSTITUCIONAL



78

La configuracin solicitar nuevamente ingresar la cuenta de correo y

contrasea como se muestra a continuacin, luego click en Aceptar

Finalmente aparecer una ventana confirmando que la cuenta ha sido

correctamente configurada.


INSTITUCIONAL



78


MENSAJES

Ir a men Herramientas y seleccionar

Ir a pestaa Configuracin de Correo y hacer click en Boton Enviar y Recibir


INSTITUCIONAL



78

Configurar como se muestra a continuacin


INSTITUCIONAL



78



Usuario 123456


Esta carpeta contiene subcarpetas con la s firmas de cada rea de su ORIP .



Abra cualquiera de las dos carpetas sea signatures o firmas y abra el archivo

SNR.rtf
file://192.168.56.22


INSTITUCIONAL



78


firma y cpiela.

En Outlook vaya a Herramientas y seleccione Opciones


INSTITUCIONAL



78

Click en pestaa Formato de Correo y seleccionar Firmas

Se abrir una nueva ventana, hacer click en el boton Nuevo e ingresar la

palabra


INSTITUCIONAL



78

En la parte inferior de la ventana se encuentra la parte de edicin de la firma

donde vamos a pegar el contenido de la firma editada anteriormente

Verifique que tanto para mensajes Nuevos como para Respuestas debe estar

la firma establecida


INSTITUCIONAL



78

IMPORTACION DE LIBRETAS DE DIRECCIONES / CONTACTOS


Usuario 123456


Abrir la carpeta Contactos la cual tiene un archivo con extensin .pst cuyo nombre

tendr el Mes y el Ao ms reciente de contactos dispo nibles



file://192.168.56.22


INSTITUCIONAL



78

2. Selecciona r importar de otro programa o archivo y click en siguiente

3. Selecciona r Archivo de carpetas personales .pst

Click en examinar


INSTITUCIONAL



78

Buscar y seleccionar el archivo pegado en el escritorio , click en abrir ,

luego en siguiente

Otra vez siguiente y finalizar.

Una vez fin alicemos la importacin debemos cerrar Outlook y borrar el

archivo del escritorio.


INSTITUCIONAL



78


CORREO

OUTLOOK 2010 - 2013


la carpeta de respald o de mensajes que ms adelante permitir fcilmente



Mis Documentos crear CORREO NO

Ir al Men y abr ir

Correo


INSTITUCIONAL



78

Agregar

Aparecer la ventana donde solicita la ruta donde se guardar la base de

Correo no Borrar

Buzn

(Nombre del Usuario y ao aceptar


INSTITUCIONAL



78

Aparecer otra ventana solicitando confirmar el nombre de la base de

datos crea Buzn (Nombre de usuario y ao

click en aceptar

Aparecer creada la base de datos nueva para el correo en

\ Correo No Borrar

Para que todos los mensajes lleguen all luego de la configuracin, es necesario



INSTITUCIONAL



78

adelante.


Debe realizarse luego de un formateo, cambio de perfil Windows o cambio de

equipo de computo

Mis Documentos ya este copiada la carpeta denominada

Ir al Men y abrir

Correo


INSTITUCIONAL



78

Agregar

Aceptar


INSTITUCIONAL



78

Aparecer la ventana donde solicita la ruta donde est ubicada la o las bases

de datos de correo respaldado.

Buscar la carpet Correo no Borrar

de datos y aceptar

Aparecer creada la base de datos restaurada para el correo en


Para que todos los mensajes lleguen all luego de la configuracin, es nec esario



INSTITUCIONAL



78

adelante.


OUTLOOK

OUTLOOK 2010 - 2013

TIPO DE CORREO POP/IMAP

Pestaa Archivo seleccionar agregar

cuenta



INSTITUCIONAL



78

Seleccionar la opcin

tipos de servidores adicionales

Correo Electrnico de Internet


INSTITUCIONAL



78

Ingresar la configuracin de la cuenta como se muestra a continuacin: TIPO

DE CORREO ENTRANTE: POP3








INSTITUCIONAL



78

nos abrir una nueva

Servidores de Salida

mi servidor de Salida r

Luego Ir a pestaas avanzadas y activar la opcin

como se

muestra a continuacin

Regresar a la ventana principal d e configuracin de correo donde se

probar que los parmetros hayan sido ingresados correctamente, para lo


INSTITUCIONAL



78

Abrir una nueva ventana de chequeo de pruebas e indicar si hay sido

exitoso o encontr algn error para revisar, a continuacin un ejemplo de una


TIPO DE CORREO EXCHANGE

Similar a la configuracin IMAP, deja todos los mensajes en el servidor y permite

verlos desde el cliente Outlook y Webmail simultneamente.

VENTAJA: Sincronizacin del Calendario entre Outlook y OWA.

DESVENTAJAS: Al mantener todos los mensajes en el servidor el buzn puede

llenarse cuando no se descargan los mensajes localmente.

Si se elimina un mensaje desde Webmail, tambi n se elimina del Cliente

Outlook.

Pestaa Archivo seleccionar agregar

cuenta


INSTITUCIONAL



78


Llenamos los campos como se observa a continuacin click en siguiente

La configuracin s olicitar nuevamente ingresar la cuenta de correo y

contrasea como se muestra a continuacin, luego click en Aceptar


INSTITUCIONAL



78

Finalmente aparecer una ventana confirmando que la cuenta ha sido

correctamente configurada.


INSTITUCIONAL



78


MENSAJES

Ir a Archivo y seleccionar Opciones

seleccionar Avanzado y hacer click en el Boton Enviar y Recibir


INSTITUCIONAL



78

Establecer como se muestra a continuacin


INSTITUCIONAL



78



Usuario 123456


Esta carpeta contiene subcarpetas con las firmas de cada rea de su ORIP.



Abra cualquiera de las dos carpetas sea signatures o firmas y abra el archivo

SNR.rtf
file://192.168.56.22


INSTITUCIONAL



78


firma y cpiela.

Ir a archivo y seleccionar opciones


INSTITUCIONAL



78

Seleccionar Correo y luego hacer click en el botn

Se ab rir una nueva ventana, hacer click en el boton Nuevo e ingresar la

palabra


INSTITUCIONAL



78

En la parte inferior de la ventana se encuentra la parte de edicin de la firma

donde vamos a pegar el contenido de la firma editada anteriorm ente

Verifique que tanto para mensajes Nuevos como para Respuestas debe estar

la firma establecida


INSTITUCIONAL



78

IMPORTACION DE LIBRETAS DE DIRECCIONES / CONTACTOS


Usuario 123456


Abrir la carpeta Contactos la cual tiene un archivo con extensin .pst cuyo nombre

tendr el Mes y el Ao ms reciente de contac tos disponibles



file://192.168.56.22

Documents

MANUAL DE USO CORREO INSTITUCIONAL ... - supernotariado… · cuentas de correo configuradas, donde hay que seleccionar y dar doble click a la cuenta recien configurada, por defecto