Pizarra Informativa:Manual de Uso

Contenidos

1. Ubicación en la empresa2. Secciones en la pizarra

2.1 Uso de “Somos lo que vemos” 2.2 Uso de “Nuestros logros”2.3 Uso de “Recordemos que...”

3. ¿Cómo promover que el personal la lea?4. Limpieza

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1. Ubicación en la empresa

Se debe procurar que la pizarra sea visible para todos los colaboradores y colaboradoras, por lo que es necesario colocarla en un sitio donde esté al alcance de todos.

Se recomienda ubicarla en el segundo piso de la empresa, cerca de la sala de reuniones, de este modo cuando cada colaborador llega a trabajar podrá verla fácilmente y no se perderá de las noticias e información relevante.

En caso de trasladarse a otro local o edificio, es esencial procurar que la pizarra esté cerca de la entrada o de un lugar donde transiten los y las colaboradoras con frecuencia.

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2. Secciones de la pizarra

La pizarra contará con tres secciones:

1. Somos lo que vemos: En esta se incluirán solamente fotografías concernientes a la empresa, por ejemplo capacitaciones que se realicen, exposiciones en ferias, celebraciones de cumpleaños en la empresa, participación en congresos, entre otro tipo de actividades corporativas.

2. Nuestros logros: Contendrá información de impacto ambiental positivo, trabajo con PYMES y apariciones en medios.

3. Recordemos que...: Incluirá circulares importantes, recordatorios y mensajes relevantes para las y los colaboradores.

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2.1 Uso de “Somos lo que vemos”

• Esta sección de la pizarra se ubicará en la zona de material acrílico. Dado que las fotografías pueden dañarse fácilmente, serán colocadas con imanes en esta parte.

• Las fotografías deben ser únicamente de actividades en que haya participado Enertiva, ya sean formales o lúdicas, pero sin perder el profesionalismo. No se permitirá colocar fotos de eventos personales de los colaboradores, ni imágenes que puedan comprometer la reputación de la empresa.

• Se permitirán fotografías de los y las colaboradoras siempre y cuando se haga explícita la aparición de la marca, ya sea en uniformes, material gráfico, instalaciones o transporte.

•Las fotografías deberán removerse y actualizarse cada primer día de mes por un o una responsable asignado/asignada previamente por la empresa, quien estará también encargado/encargada de recolectar las fotografías ya sea por medio de sus compañeros o producción propia.

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2.1 Uso de “Somos lo que vemos”

• No se podrá recargar la pizarra con fotografías colocando una sobre otra impidiendo su visualización.

• Queda prohibido que alguien que no sea el o la responsable de actualizarlas remueva o coloque una fotografía sin autorización de este, a menos que la imagen perjudique su reputación. En dicho caso, deberá notificar al responsable de la acción realizada.

• Si alguno de los o las colaboradoras se siente inconforme con su aparición en alguna fotografía, esta deberá ser removida para procurar el sano clima organizacional.

• Se debe procurar que entre todas las fotografías de la pizarra haya siempre al menos 7 miembros del personal. Un colaborador o colaboradora no podrá dejar de aparecer en las fotografías de la pizarra por más de dos meses consecutivos.

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2.2 Uso de “Nuestros logros”

• Esta sección se ubicará en la mitad del lado izquierdo de la zona con corcho de la pizarra.

• La información colocada deberá ser exclusivamente de trabajos positivos que haya hecho Enertiva con otras empresas, comunidades o proyectos de bien social. Podrá incluir notas institucionales o artículos de prensa en que se muestre el trabajo de la organización.

• La sección deberá actualizarse cada tres semanas, (dependiendo de la cantidad de trabajos realizados, este periodo podrá extenderse a un mes) y tendrá como responsable a alguien asignado (a) por la empresa, quien estará encargado/encargada de monitorear apariciones en medios y redactar las noticias institucionales en caso de que sea algo interno.

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2.3 Uso de “Recordemos que...”

• Esta sección se ubicará en la mitad derecha de la zona con corcho de la pizarra.

• Aquí se colocará exclusivamente información de relevancia para los y las colaboradoras, como circulares o recordatorios; así como mensajes que busquen generar ciertas actitudes positivas en el personal. Por ejemplo, los cumpleaños de cada mes o afiches que pretendan recordar contestar los correos de forma rápida, entre otras cosas.

• Estará prohibido colocar notas que falten el respeto de los colaboradores o dañen la integridad de la organización. La construcción de mensajes deberá hacerse de forma cordial para todos los miembros del personal y no deberá hacer alusión directa a ningún colaborador o colaboradora.

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2.3 Uso de “Recordemos que...”

• La actualización de esta sección estará a cargo de un o una responsable acordado por la empresa, quien estará a cargo de recolectar las circulares, recordatorios o mensajes específicos que se quieran transmitir, bajo indicaciones de las Gerencias o por solicitud especial de algún colaborador.

• “Recordemos que...” deberá actualizarse cada inicio de semana.

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3. ¿Cómo promover que el personal la lea?

Comentar las noticias en las

reuniones de inicio de semana durante

dos meses.

Propiciar las fotografías en

eventos y actividades de la

empresa. A la gente le gusta

verse.

Desde las gerencias,

comentar de forma intencional con sus

colaboradores sobre las noticias.

“¿Viste que...?”

Incluir un recordatorio

especial para el día de cumpleaños de cada colaborador

(a).

Empoderar a los colaboradores

a que sugieran mensajes para transmitir en la

pizarra.

Incluir una hoja que diga “Felicito a:”

en la sección de recordatorios para que los

colaboradores escriban sus propios reconocimientos a

otros colegas por acciones exitosas.

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4. Limpieza y control

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• Deberá existir un supervisor o supervisora de mantenimiento (se sugiere que sea quien esté encargado de Recursos Humanos) para que controle que las actualizaciones se den, así como que la pizarra esté en buen estado.

• Esta persona estará también encargada de aprobar el contenido de la pizarra antes de ser colocado.

• En caso de que la pizarra sufra algún daño, esta persona será la encargada de gestionar su arreglo, en un plazo de una semana, para mantener la buena imagen de esta herramienta ante los y las colaboradoras.