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Manual de usuario Clarity | HARTMANN España 1

Manual de usuario


PANTALLA DE ACCESO

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PANTALLA PRINCIPAL (SOLUCIONES

HARTMANN)

Selecciona tu solución HARTMANN contratada

PANTALLA PRINCIPAL (MENÚ)


STOCKS

Visualización stock artículos de contrato

1) Selecciona la opción STOCKS del cuadro de opciones.

2) Dentro de la opción STOCK tenéis tres formas de ver el stock de

artículos.

a. Visualizar Stock de los productos según Almacén de Quirófano.

b. Visualizar Stock de los productos según la referencia de producto.

c. Visualizar el Stock únicamente de los productos que tienen stock

por debajo del mínimo.


a. Visualizar Stock de los productos según Almacén de

Quirófano.

Para ello seleccionar la opción Stocks→Almacenes→ Almacén que

queráis analizar. Si tenéis muchos almacenes de quirófano, una

forma fácil de buscarlo es teclear en el buscador el nombre del

almacén.

Tras seleccionar uno de los almacenes, os aparecerán los

artículos de contrato que hay en ese almacén y el stock de cada

uno de ellos. Para cada artículo podéis visualizar el Stock mínimo;

Stock real y el ESTADO de un determinado artículo (OK/ BAJO)

según su nivel de stock.


Si necesitas tener estos datos en un archivo puedes exportarlos a

tabla Excel pulsando el botón que se encuentra en la

esquina inferior derecha.


b. Visualizar Stock de los productos según Referencia de

Producto.

Para ello seleccionar la opción Stocks→Producto→ Referencia que

queráis analizar.

Si tienes muchas referencias/artículos contratadas, una forma fácil

de buscarlo es teclear en el buscador la referencia o nombre del

producto a analizar.


Una vez encontrado el artículo que queremos analizar lo

seleccionamos y visualizaremos en la pantalla la siguiente

información:

* Almacenes de quirófano donde se encuentra ubicado este artículo.

* Stock real que hay de este artículo en cada almacén.





c. Visualizar referencias con stocks bajos.

Para ello seleccionar la opción Stocks→Stocks bajos→ Almacén

que queráis analizar. Si tenéis muchas referencias/artículos

contrato, una forma fácil de buscarlo es teclear en el buscador la

referencia o nombre del producto a analizar.

Si seleccionáis el almacén a analizar os aparecerán únicamente las

referencias con stock bajo o stock por debajo del mínimo permitido.






PREPARAR INTERVENCIONES

Selecciona la opción PREPARAR INTERVENCIONES del cuadro de

opciones.

En esta pantalla podremos visualizar las intervenciones cuyo

material queremos preparar puesto que previamente las hemos

planificado.


Si queremos modificar el número de intervenciones a preparar para

un determinado día, un determinado quirófano y un determinado

tipo de intervención, seleccionamos la opción que tenemos para

cada intervención dentro de planificación de intervenciones. Una

vez modificado este número pulsamos en el botón .


Si por el contrario, nos hemos confundido en la planificación de

intervenciones y lo que queremos es eliminar la intervención,

seleccionamos la opción que tenemos para cada intervención.

La búsqueda de estas intervenciones podemos hacerla bien por

quirófano (Bloque Quirúrgico) o también si introducimos el nombre

de la intervención en el buscador.


Si queremos imprimir las cirugías, cuyo material vamos a preparar,

tenemos que pulsar el botón .

Tras seleccionar la opción Imprimir Cirugías a Preparar, tenemos

que elegir qué cirugías elegimos:

- Según almacén de quirófano.

- Según fechas.


Una vez que seleccionáis el almacén de quirófano y las fechas,

pulsamos . Tras seleccionar esta opción se descargará un

archivo pdf con las intervenciones cuyo material se debe preparar.


PLANIFICAR INTERVENCIONES

Selecciona la opción PLANIFICAR INTERVENCIONES del cuadro de

opciones.

Tras seleccionar la opción “Planificar Intervenciones” nos aparecen

dos opciones:

*Ver planificación de intervenciones. Si seleccionamos esta

opción, nos aparecerá la pantalla y todas las opciones que

previamente hemos descrito en el punto anterior (Preparar

intervenciones).

*Introducir una nueva planificación. Si seleccionamos esta

opción, nos aparecerá una pantalla para que introduzcamos nuevas

intervenciones que queramos planificar.


En esta pantalla podemos introducir las intervenciones a planificar.

Para ello tenemos que seguir los siguientes pasos:

Descargar la plantilla de intervenciones. Para ello pulsar el

. Si ya tenemos la plantilla descargada de otras

ocasiones no tenemos que seleccionar esta opción.

Rellenar la plantilla con los datos que nos pide y en la forma

en la que se nos pide.

Pulsar .

Pulsar .

1

2

3


PANEL DE INDICADORES

Seleccionar la opción “Panel de Indicadores” del cuadro de

opciones.

En esta pantalla visualizaremos los siguientes indicadores.

*Intervenciones realizadas por meses.

Para este indicador podemos aumentar el detalle pulsando en cada

barra/punto/grafico o también podemos hacerlo seleccionando el

rango de datos que nos interese.

Pulsar en la barra que nos interese.


Si hacemos click en un mes en concreto podrás ver el detalle del

número de intervenciones realizadas de cada tipo dentro del mes.

Hay que dejar pulsado el botón izquierdo del ratón y ampliar

Seleccionar el periodo que nos interese.


Para volver a la situación original Pulsar el botón .

Cada uno de los gráficos que visualizaréis en el Panel de

indicadores dispone de varias opciones de descarga. Para ello

seleccionar la opción que tenéis en cada una de estas gráficas.

Para ver más en detalle los datos de cada una de las gráficas,

pulsar el botón .


El detalle que visualizáis tras seleccionar la opción también

podeis descargarla en un archivo Excel. Parra ello, pulsar el botón

.


*Productos sin stock mínimo (productos con stock por debajo del

mínimo). Para este indicador podemos aumentar el detalle pulsando

la opción . Si queremos descargar la imagen pulsar la

opción

Este detalle que visualizáis tras seleccionar la opción

también podéis descargarla en un archivo Excel. Parra ello, pulsar

el botón .


*Consumo mensual batas y cobertura quirúrgica (últimos 12

meses) (€ consumidos según meses). Para este indicador podemos

aumentar el detalle pulsando en cada punto del gráfico o también

podemos hacerlo seleccionando el rango de datos que nos interese.


pulsar la opción .



podéis descargarla en un archivo Excel. Para ello, pulsar la opción

.

Al igual que con los anteriores indicadores, podemos descargar la

imagen del gráfico pulsando .

La barra de color azul claro simboliza el consumo real y la azul

oscuro el consumo facturado. Esto estará disponible solo en el caso

de que haya desviaciones entre el consumo leído con las lectoras

versus consumo real.

También en este caso si haces click sobre un mes te da el gasto de

los diferentes protocolos dentro del mes correspondiente.


*Consumo de Pijamas (en unidades según meses). Para este

indicador podemos aumentar el detalle seleccionando cada barra

del gráfico o también podemos hacerlo seleccionando el rango de

datos que nos interese.

Seleccionar la barra que nos

interese.

Seleccionar el periodo que nos interese.



pulsar la opción .


podéis descargarla en un archivo Excel. Para ello, pulsar la opción

.

Al igual que con los anteriores indicadores, podemos descargar la

imagen de la gráfica pulsando .


*Estado de las conexiones . Muestra si alguna lectora no ha

emitido conexión en un periodo razonable de tiempo.

*Cumplimiento de protocolos . En el primer nivel muestra la

media de cumplimiento del mes de los diferentes protocolos dentro

del mismo mes.

La barra azul oscuro hace referencia al cumplimiento de los

productos dentro de protocolo y la azul claro al % de productos que

se usan fuera del protocolo pactado.


De nuevo si hacemos click en la barra del mes que queremos

analizar nos dará un gráfico del cumplimiento de cada protocolo

dentro del mes.


ÁREA DE DESCARGA

Seleccionar la opción “Área de Descarga” del cuadro de opciones.

En el “Área de descargas” tendremos acceso a la descarga de los

siguientes informes:

Informes de las intervenciones realizadas Informe de los consumos de pijamas quirúrgicos Informe de los consumos por centro de coste Informe PPI: diferencias consumo teórico vs. Consumo real Informe Stock almacenes de quirófano


*Informe de intervenciones realizadas. Visualizamos el

número y tipología de las intervenciones realizadas entre

diferentes fechas seleccionadas.


*Informe de consumos de pijamas quirúrgicos.

Visualizamos el número de pijamas por referencia, por

maquina, por usuario.

*Informe de consumos por centro de coste. Visualizamos el

número de intervenciones y consumo de pijamas por centro

de coste entre diferentes fechas seleccionadas.

*Informe PPI: diferencias consumo teórico vs. Consumo

real. Visualizamos las diferencias en número de unidades y

en importe consumo entre lo que el Hospital debería de haber

consumido teóricamente (según protocolos) y lo que

realmente ha consumido.


*Informe stock almacenes de quirófano. Visualizamos el

stock de todos los productos según almacén y según la

referencia del artículo.

Además, en el “Área de descarga” también podremos observar las

dos secciones relacionadas con la facturación del cliente: Factura

KE y Facturas Emitidas.

Factura KE

En esta sección el usuario tiene a su disposición la información

sobre el importe teórico a facturar. En el apartado “Facturas

emitidas” el usuario puede descargarse las facturas emitidas

hacia el cliente.

Dependiendo si al cliente se le factura por intervención o por

consumo, podrá visualizar el dato desglosado por producto o por

protocolo.


Los datos mostrados en la tabla son los siguientes:

Id ID interna de la factura

F.Desde Fecha inicio del periodo de la factura.

F.Hasta Fecha fin del periodo de la factura.

ID.Al.Q. Código del almacén quirófano al que se ha facturado.

Alm.Q. Nombre del almacén quirófano.

Imp.PPI Importe facturado al cliente de Precio Pactado por Intervención (PPI).

Si al cliente se le factura por el producto consumido, esta columna no

aparece.

Imp.KE Importe facturado al cliente si se factura por consumo.

Importe que se debería haber facturado al cliente de PPI si se

facturara por el material efectivamente consumido.

Acciones:

Ver detalle de la factura.

Exportar el documento: formato PDF, vía email o directamente.

Exportar el documento: formato Excel, vía email o directamente.

En esta pantalla podemos visualizar el detalle de la factura

seleccionando el botón de la factura a analizar y que estamos

viendo en la pantalla en ese momento. Tenemos esta misma opción

si pulsamos el botón



Si lo que queremos es exportar esta factura (descargarla en forma

de archivo) o enviar esta factura en forma de archivo a nuestra

dirección de mail tenemos que seleccionar la opción o .

Los datos generados en formato Excel son los siguientes:

1 Alm. Quirófano Código almacén quirófano

2 Artículo Código producto HARTMANN

3 Cod.Art.Cliente Código artículo del cliente (si está mantenido).

4 Descripción Nombre del producto

5 Cant. Teórica Indica la cantidad consumida teórica según

intervenciones realizadas

6 Cant. Real Indica la cantidad realmente consumida, teniendo

en cuenta las lecturas de las PDAs así como los

movimientos manuales marcados para facturar.

7 Cant. Entregada La cantidad entregada al hospital

8 Saldo Es el resultado de restar Cer Ud. Cons.(9) - Cant.

Real(6).

9 Precio Unit. Precio unitario del producto tal como está

mantenido en ILCQ. Esta columna será visible por

el usuario dependiendo de si tiene permisos para

ver datos económicos o no.

Si lo que queremos es visualizar el detalle de una factura que no

vemos en pantalla en ese momento, pulsamos la opción .


En esta pantalla seleccionamos el almacén de quirófano al cual

pertenece el detalle de factura, las fechas y la forma en que

queremos el detalle (“Documento”, si lo que queremos es descargar

el archivo; “correo electrónico” si lo que queremos es enviarlo a una

dirección de mail).

Si lo que queremos es descargarnos un archivo pdf con la

facturación agrupada de un determinado cliente, tenemos que

pulsar la opción y elegir las fechas para las que

quieres una facturación agrupada.


Facturas Emitidas:

En este apartado, el usuario puede descargarse en archivo pdf

las facturas que ya han sido emitidas al cliente.

Los datos mostrados son los siguientes:

Factura Nº de la factura que coincide con el nº de factura SAP

Fecha Fecha del documento

Descripción Texto libre asociado al documento

Id Factura Código interno de la factura

Nombre documento Nombre del fichero subido

Acciones:

Descargar documento. Nos permitirá descargar el

documento en nuestro ordenador para visualizarlo.


FICHA DEL HOSPITAL

Seleccionar la Ficha Hospital del cuadro de opciones.

En esta pantalla disponemos de diferentes pestañas que contienen

información relacionada con nuestro cliente y con los datos de la

persona de contacto de HARTMANN:

a) Datos básicos.


b) Datos contacto.

c) Listado de productos.


Si queréis buscar un producto por referencia o por nombre, podéis

utilizar el buscador escribiendo la referencia (no hace falta que sea

completa) o la descripción del producto.

d) Listado protocolos.


Si queréis buscar un Protocolo determinado podéis utilizar el

buscador escribiendo la referencia del protocolo (no hace falta que

sea completa) o la descripción del protocolo. Además, si queréis

confirmar qué artículos componen el protocolo, tenéis que pulsar el

botón que tenéis a la izquierda de cada uno de los protocolos.

e) Usuarios Dispensalia.


En esta pantalla podéis utilizar el buscador para encontrar un

determinado usuario. Podéis buscarlo por número de tarjeta,

Nombre, Departamento.

Además podéis ver qué usuarios están en Activo/Inactivo pulsando

en el filtro que tenemos debajo del buscador.


Si lo que queremos es crear un nuevo usuario pulsamos la opción

. Una vez lo hayamos pulsado, nos sale un recuadro donde

tendremos que introducir la información del nuevo usuario.


*Contraseña: Es el código de acceso con el que el usuario accederá

a Dispensalia.

*Nombre

*Departamento.

*Número Tarjeta: Es el DNI. Puede ser con letra o sin letra.

*Fecha periodo: Es la fecha a partir de la cual el usuario tiene

acceso a coger pijamas en Dispensalia.

*Fecha baja: Esta fecha se pone únicamente en el caso de que

sepamos que un determinado usuario va a causar baja en ese

servicio/Dispensalia a partir de una determinada fecha.

Normalmente se suele utilizar para usuarios que hacen

sustituciones, alumnos de medicina/enfermería, etc…

*Cantidad de producto: Es el número de pijamas que se le permitirá

sacar en un periodo determinado (Frecuencia).

*Frecuencia: Número de pijamas que se obtienen de Dispensalia

por unidad de tiempo. Por ejemplo: 7 pijamas/ 7 días.

*Consumo Período: Aquí normalmente hay que poner cero.

Una vez rellenados todos los campos, pulsamos la opción .

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