MANUAL DE USUARIO CONFIGURADOR APLICATIVO SIGSC … · 2021. 5. 7. · MANUAL DE USUARIO CONFIGURADOR APLICATIVO SIGSC MACROPROCESO TECNOLOGÍA Y SISTEMAS DE INFORMACIÓN PROCESO

MANUAL DE USUARIO “CONFIGURADOR APLICATIVO SIGSC” MACROPROCESO TECNOLOGÍA Y SISTEMAS DE INFORMACIÓN

PROCESO DE ADMINISTRACIÓN DE INFRAESTRUCTURA Y SOPORTE

CÓDIGO: MU01-TSI

VERSIÓN:

V1.0-2014

ELABORÓ REVISÓ APROBÓ

Nombre: Adriana Aponte Velásquez Juan Carlos Rojas Reyes / Juan Gabriel Barrera Cielo Acosta Pardo Cargo: Analista de Productividad Analista de Aseguramiento de Servicio /Analista Programador Directora de Mantenimiento de Software Fecha: Febrero de 2011 Marzo de 2011 Marzo de 2011

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MANUAL DE USUARIO CONFIGURADOR APLICATIVO SIGSC

VERSION: 3.5.2

Índice de contenidoINTRODUCCIÓN ................................................................................................................................................................................... 4 OBJETIVO ............................................................................................................................................................................................ 4 DIRIGIDO A ......................................................................................................................................................................................... 4 REQUISITOS DE FUNCIONAMIENTO ........................................................................................................................................................ 4 RECOMENDACIONES GENERALES ....................................................................................................................................................... 5 Administración del Configurador ............................................................................................................................................................. 5 Confidencialidad ................................................................................................................................................................................... 5 Pruebas en capacitación ........................................................................................................................................................................ 5 POLÍTICAS GENERALES PARA LA ADMINISTRACIÓN DEL CONFIGURADOR SIGSC ............................................................................. 6 Configuración de Sucursal ..................................................................................................................................................................... 6 Configuración de Sede .......................................................................................................................................................................... 6 Configuración de Grupo ......................................................................................................................................................................... 6 Configuración de Empleado .................................................................................................................................................................... 7 Configuración de Categoría .................................................................................................................................................................... 7 Configuración de Causas ....................................................................................................................................................................... 7 Configuración de la Clasificación ............................................................................................................................................................. 8 Configuraciones adicionales ................................................................................................................................................................... 8 Asociar empleados a una Sucursal .......................................................................................................................................................... 9 Creación y/o Modificación de Rutas ......................................................................................................................................................... 9 Inhabilitación de Rutas ........................................................................................................................................................................ 10



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I. INGRESO AL CONFIGURADOR ...................................................................................................................................................... 15 II. VENTANA PRINCIPAL DEL SISTEMA .................................................................................................................................................. 17 Menú Configuración ............................................................................................................................................................................ 18 Menú Acerca de .................................................................................................................................................................................. 18 BOTONES DEL CONFIGURADOR ............................................................................................................................................................ 19 III. OPERATIVIDAD DEL SISTEMA ......................................................................................................................................................... 20 DESCRIPCIÓN GENERAL .................................................................................................................................................................. 22 1. Pestaña “Configuración empleados” .................................................................................................................................................. 22 2. Pestaña “Configuración gral.” ........................................................................................................................................................... 23 3. Pestaña “Configuración Causas” ....................................................................................................................................................... 24 4. Pestaña “Jurídico” ........................................................................................................................................................................... 25 DESCRIPCIÓN DETALLADA .............................................................................................................................................................. 26 1. PESTAÑA CONFIGURACIÓN EMPLEADOS...................................................................................................................................... 26 1.1 Pestaña “Sucursal” ........................................................................................................................................................................ 26 1.2 Pestaña “Sede” ............................................................................................................................................................................. 27 1.3 Pestaña “Grupo” ........................................................................................................................................................................... 28 1.4 Pestaña “Empleados por Grupo” ...................................................................................................................................................... 29 1.5 Pestaña “Empleado” ...................................................................................................................................................................... 30 1.6.1 Navegación pestaña “Sucursal” .................................................................................................................................................... 32 1.6.2 Navegación pestaña “Sede” ......................................................................................................................................................... 32 1.6.3 Navegación pestaña “Grupo” ....................................................................................................................................................... 33 1.6.4 Navegación pestaña “Empleados Por Grupo” .................................................................................................................................. 35 1.6.5 Navegación pestaña “Empleados” ................................................................................................................................................. 35 2 PESTAÑA CONFIGURACIÓN GRAL. ................................................................................................................................................ 36 2.1 Pestaña “Sitios y medios de recepción” ............................................................................................................................................ 36 2.2 Pestaña “Confidencialidad” ............................................................................................................................................................. 37 2.3 Pestaña “Otras configuraciones”...................................................................................................................................................... 38 3 PESTAÑA CONFIGURACIÓN CAUSAS ............................................................................................................................................. 43 3.1 Pestaña “Categoría” ...................................................................................................................................................................... 43 3.2 Pestaña “Área” ............................................................................................................................................................................. 44 3.3 Pestaña “Causa” ........................................................................................................................................................................... 45 3.4 Pestaña “CausaDeAnexos” ............................................................................................................................................................. 47 3.5 Pestaña “Anexos” .......................................................................................................................................................................... 48 3.6 Pestaña “Clasificación” ................................................................................................................................................................... 49 3.7 Pestaña “RespuestaPorCausa” ........................................................................................................................................................ 50



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3.8 Pestaña “Respuestas” .................................................................................................................................................................... 51 4 PESTAÑA JURÍDICO ...................................................................................................................................................................... 52 5 PESTAÑA AUDITORÍA ................................................................................................................................................................... 55 5.1 Pestaña “Configuración auditoría” ................................................................................................................................................... 55 6 ERRORES FRECUENTES ................................................................................................................................................................. 58 6.1 Pestaña Sucursal .......................................................................................................................................................................... 58 6.2 Existe más de 1 responsable asociado a la causa de contacto ............................................................................................................. 59 6.3 Terminó el tiempo de espera .......................................................................................................................................................... 60



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INTRODUCCIÓN

El configurador del aplicativo SIGSC, permite que el responsable (actualmente Procesos y Calidad) realice la administración del aplicativo tanto

en parametrización de rutas, grupos, responsables entre otros como la reasignación de contactos para que las sucursales puedan realizar su

gestión de manera oportuna.

Dada la independencia de los responsables en la Administración de las diferentes categorías, permite realizar el seguimiento transaccional a los

usuarios que realizan cambios en la información publicada en el sitio.

A partir de la versión 3,5,0 se crea un grupont de manera que toda persona que pertenezca a éste pueda utilizar el configurador.

OBJETIVO

Orientar al responsable para el uso adecuado del configurador de manera que le permita la correcta parametrización de las rutas.

DIRIGIDO A

Todo funcionario responsable de una “categoría”, se le asigna usuario y clave respectiva para ingreso al parametrizador, así mismo SOLO puede

realizar: publicaciones, ajustes, cambios o borrar contenido en la CATEGORÍA asignada.

REQUISITOS DE FUNCIONAMIENTO

Conocimientos básicos de sistema operativo Windows XP.

Tener instalado el configurador del aplicativo SIGSC apuntando a la base de datos de “Producción”.



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RECOMENDACIONES GENERALES

Administración del Configurador

Recuerde que una administración inadecuada del configurador y una mala parametrización afecta la operación de la compañía,

especialmente en Puntos de Atención al Usuario (PAU), Call Center y en áreas como jurídicas donde se afectan los tiempos de respuesta de las

tutelas, entre otros.

Confidencialidad

A partir de la versión 3.4.9, se implementó la confidencialidad en las rutas con el objetivo de gestionar temas del área jurídica principalmente,

aunque se aclara que cualquier ruta puede parametrizarse como confidencial. Se debe tener especial cuidado con las rutas a parametrizar como

confidenciales para garantizar que los usuarios o grupos designados (por Jurídica) puedan ver los contactos y evitar el vencimiento de los

mismos.

Todos los días (preferiblemente en horas de la mañana) debe hacer seguimiento al reporte 705, para el cual debe solicitar acceso mediante un

ticket indicando la ubicación \\reportescrystal\Reportes\Planos\01Resultados\PAD\705\Dia_?? , recuerde que este reporte es para visualizar contactos

confidenciales únicamente y el objetivo del seguimiento es prevenir el vencimiento de contactos identificando que el contacto esté asignado a un

grupo con permisos de visualización.

../../../alexanderpr/AppData/Local/Microsoft/Windows/Temporary%20Internet%20Files/Content.Outlook/reportescrystal/Reportes/Planos/01Resultados/PAD/705/Dia_15



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Pruebas en capacitación

En caso de solicitud de creación de rutas SIGSC, especialmente para un proceso diseñado por un Ingeniero de Procesos y Calidad y/o el Dueño

de Proceso realizar la parametrización en el configurador de capacitación y realizar las pruebas respectivas en el aplicativo SIGSC de

“Capacitación”.

Advertencia de Asignación de rutas a grupos

Debido a que el configurador del aplicativo SIGSC no permite inhabilitar “grupos”, a continuación se listan los grupos que no debe utilizar, es

decir, a los cuales no se debe asignar ninguna ruta:



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POLÍTICAS GENERALES PARA LA ADMINISTRACIÓN DEL CONFIGURADOR SIGSC

Recuerde que toda ruta va asociada a un proceso documentado del Sistema de Gestión de Calidad y que toda solicitud de SIGSC se atiende por medio de un ticket en el cual el solicitante debe adjuntar formato F04-TSI.

Configuración de Sucursal

La sucursal se crea con visto bueno de apertura por parte de presidencia, debe configurarse en letra mayúscula y se crea por producto, es decir

una para contributivo y otra para subsidiado en los casos que haya lugar. Por ejemplo: “RIOHACHA” producto PS (sucursal de contributivo).

Configuración de Sede

La sede corresponde a la ubicación de funcionario en la sucursal, debe configurarse en letra mayúscula y en lo posible no utilizar nombre de

áreas, como por ejemplo “Servicio al Cliente”, se crean tantas sedes como número de ubicaciones se tengan dentro de la sucursal, por ejemplo:

SUCURSAL ADMINISTRATIVA.

Configuración de Grupo

El nombre del grupo debe ir ligado a la razón de ser del mismo, es importante tener en cuenta que debe estar unificado para todas las

sucursales, en lo posible manejar un solo nombre para todos los grupos de las sucursales y evitar casos como el que planteamos de ejemplo:

“GRUPO MÉDICO” y “MÉDICA”, también se configura en mayúscula y se deben evitar duplicidades en los mismos, también hay que crear tantos

grupos por sede que sean necesarios, no utilizar siglas.



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Configuración de Empleado

Para la creación de empleados debe verificar que no exista, en este caso lo único que se debe hacer es habilitarlo.

El nombre del empleado debe estar completo y no puede ser igual a la CuentaNT, los campos IdJefe, Documento son obligatorios, al igual que el

sitio de recepción el cual es utilizado cuando se crean contactos automáticos (no propios de la aplicación o contactos de actualización de datos).

Configuración de Categoría

Las categorías son fijas, en el caso que se requiera crear una categoría debe ser con visto bueno de presidencia y se solicita por medio un

requerimiento tecnológico debido a que el configurador no permite insertar nuevos registros a esta tabla.

Configuración de Áreas

Para el caso de las áreas, se crean dependiendo la clasificación que exista a este respecto, no se deben utilizan áreas genéricas

(organizacionales), por ejemplo: OPERACIONES, en lo posible debe tratar de ubicar todas las causas dentro de las áreas ya existentes, se deben

crear en mayúscula y por último es importante tener en cuenta que cada vez que se cree un área se cree para los dos regímenes.

Configuración de Causas

Las causas se deben crear en tipo oración y tiene que expresar la razón de ser del contacto, no debe utilizar prefijos como A o B, en lo posible se

debe crear visible para registro o visible para gestión, la idea es que no corresponda a los 2 árboles de radicación y de gestión, el árbol de

radicación tiene que ser lo más simplificado posible y, el árbol de rutas de gestión debe ser muy específico y puede ser un poco extenso, antes de

crear un causa verifique que no esté dentro del mismo árbol.

Los vencimientos de las causas deben venir con visto bueno del dueño del proceso previa autorización de Procesos y Calidad; para cambiar

vencimientos es necesario un estudio por parte de productividad donde se justifique el cambio.



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Configuración de Anexos

Para la creación de anexos primero verifique que no esté creado, utilice soportes genéricos para el caso de correspondencia y los casos de cierre

de contactos, en el campo descripción digite o copie el número de caso. En lo posible cuando relacione varios anexos a una causa, relacione cada

anexo por separado.

Configuración de la Clasificación

La rutas se deben clasificar y/o asignarles responsable preferiblemente a “Grupo”, es decir el responsable de responder un contacto debe ser

preferiblemente un grupo y no una persona (individual); los campos perfil y tipo tutela no los debe tocar sin autorización de tecnología, en el

campo observaciones debe colocar el número del caso (ticket) de la última modificación.

Configuraciones adicionales

La configuración adicional como tipo de espera o tamaño (peso) de los anexos que los funcionarios adjuntan a un contacto se cambian

únicamente con aval de la Gerencia de Tecnología.

Asociar empleados a una Sucursal

La secuencia que usted debe seguir para asociar empleados a una sucursal es:

Creación y/o Modificación de Rutas



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La secuencia que usted debe seguir para la creación, modificación y habilitación de una ruta en el configurador es:



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Inhabilitación de Rutas

La secuencia que usted debe seguir para la inhabilitación de una ruta es:

- Debe generar un reporte (en Reporteador ST o en Crystal Reports) con el fin de identificar la utilización de la ruta, es importante tener en

cuenta que en algunas ocasiones la NO utilización de la ruta indica que un proceso marcha bien (por ejemplo: la ruta Trámite/ Epidemiología/

Entrega Carta Oseltamivir, al tener un bajo número de contactos radicados indica que nuestros usuarios no presentan influenza AH1N1).

Reporte en Reporteador ST



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Una vez haga clic en el reporte Sigs_Rad_Causa, el aplicativo Reporteador ST le mostrará la siguiente ventana:



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a. Debe dar clic en la casilla de verificación “Establecer en valor NULO” para que se activen los campos de “Valor discreto”.

b. Digite la fecha inicial y final del período del cual desea obtener el reporte.

c. Por último, digite el número del IdCausa de la ruta de la cual desea conocer el volumen de contactos radicados.

d. Haga clic en el botón “Aceptar”, para generar el reporte.



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A continuación se muestran las pantallas del aplicativo SIGSC V.3.5.2 de radicación y de gestión señalando los campos donde se ve reflejada la

parametrización realizada:

Ventana de Radicación



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Ventana de Gestión (recuerde que en esta ventana se ven las rutas creadas visibles únicamente para gestión).



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I. INGRESO AL CONFIGURADOR

Para iniciar la aplicación, haga clic en el Menú Inicio \ Mi PC, luego haga doble clic en el disco duro C:/ y busque la carpeta “Archivos de

programa”, o ingrese desde la ubicación de donde le hayan dejado instalado el aplicativo (configurador).

Una vez ingrese a “Archivos de Programa” busque la carpeta “Configurador/Parametrizador SIGSC” y haga doble clic. El sistema le mostrará 2

carpetas “Producción” y “Capacitación”, ingrese dando doble clic sobre la carpeta según la actividad a realizar.



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Para ejecutar el programa debe dar doble clic sobre el archivo “ConfiguracionSIGS.exe”.



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II. VENTANA PRINCIPAL DEL SISTEMA

Al ingresar al sistema le aparecerá la ventana principal del configurador como se muestra a continuación:



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BARRA DE MENÚ

La barra de menú del configurador cuenta con 2 menús y son: Configuración y Acerca de.

Menú Configuración

Haga clic en la opción “Conectarse” para que el configurador se conecte con las bases de datos del aplicativo SIGSC. Una vez conectado el

configurador le mostrará la información de todas las Sucursales (Rutas, grupos, etc.).

Cuando usted de clic en las opciones: Empleados, Causas, General, Clasificación el aplicativo no cumplirá ninguna función.

Menú Acerca de

Al dar clic en el menú “Acerca de” el aplicativo no cumplirá ninguna función.



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BOTONES DEL CONFIGURADOR

Botón “No filtrar”: cuando usted oprima este botón podrá visualizar toda la información de la pestaña correspondiente.

Botón “Actualizar”: al oprimir este botón el configurador guardará los cambios de parametrización realizados.

Botón “+”: al hacer clic sobre este botón se desplegará(n) algún(os) submenú(s).

Botón “Minimizar”: si oprime este botón reduce el tamaño de la ventana del configurador.

Botón “Maximizar”: al dar clic en este botón aumentará el tamaño de la ventana del configurador.

Botón “Cerrar”: haciendo clic sobre este botón se cerrará el configurador.



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III. OPERATIVIDAD DEL SISTEMA

Para que el configurador le permita realizar cambios requiere:

1. Hacer clic en menú “Configuración”

2. Dar clic en la opción “Conectarse”.



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Una vez el configurador se ha conectado con la base de datos del aplicativo SIGSC localizada en el servidor, el configurador mostrará los datos

como se aprecia en la siguiente imagen:



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DESCRIPCIÓN GENERAL

1. Pestaña “Configuración empleados”

En esta opción usted visualizará cinco (5) pestañas: Sucursal, Sede, Grupo, Empleados por Grupo, Empleado.

que le permiten parametrizar toda la información relacionada con:

Creación de: sucursales, sedes, grupos y empleados.

Definición de horario (hábil o calendario) para las rutas de un grupo.

Cambios, inclusión y exclusión de Grupo para los empleados.

Asignación de “Grupo Principal” para los empleados.

Habilitación y Deshabilitación de empleados.



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2. Pestaña “Configuración gral.”

En esta opción usted visualizará tres (3) pestañas:

Sitios y medios de recepción

Confidencialidad

Otras configuraciones

Que le permiten parametrizar toda la información relacionada con:

Creación de: sitios y medios de recepción, tipos de documento de identificación, entre otros.

Asignación de permisos para visualización de rutas y anexos confidenciales.

Asignar el campo de NAIL para las rutas, en especial las de prestaciones económicas.

Designar el usuariont o empleado que tendrá el rol de “Administrador” en el aplicativo SIGSC, es decir, la persona responsable en

caso que se requiera reasignación (cambio de responsable) de contactos para su gestión y solución.



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3. Pestaña “Configuración Causas”

En esta opción usted visualizará ocho (8) pestañas:

Categoría

Área

Causa

Causa de Anexos

Anexos

Clasificación

Respuesta por Causa

Respuestas

que le permiten parametrizar toda la información relacionada con:

Creación de: áreas, causas, anexos (confidenciales), respuestas/plantillas/comentarios de analista.

Asignación de: responsable, anexo(s), respuesta/plantilla para una ruta (Categoría/área/causa).

Habilitar rutas creadas, es decir, habilitar áreas, causas y responsables.



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4. Pestaña “Jurídico”

En esta opción usted visualizará doce (12) títulos, bajo los cuales se parametriza toda la información relacionada con los temas que atiende el

área jurídica, como: corporaciones, jurisdicciones, recobros, entre otros.



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DESCRIPCIÓN DETALLADA

1. PESTAÑA CONFIGURACIÓN EMPLEADOS

1.1 Pestaña “Sucursal”

En esta pestaña usted puede crear sucursales, la tabla cuenta con cuatro (4) campos:

IdSucursal: número (sin duplicados) que identifica a una Sucursal.

Cod_ciudad: número (sin duplicados) que identifica la ciudad en la que está ubicada la sucursal.

Nombre: es el nombre con el que se crea la sucursal.

Producto: siglas que identifican el régimen, siendo PS-Contributivo y RS-Subsidiado.



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1.2 Pestaña “Sede”

En esta pestaña usted puede crear sedes según la sucursal, por ejemplo: sede administrativa, comercial, o las que se requieran; esta la tabla

cuenta con cuatro (4) campos:

IdSede: número (sin duplicados) que identifica a una Sede.


Descripción: es el nombre con el que se crea la sede de una sucursal.

IdSucursal: número (sin duplicados) que identifica a la Sucursal de una sede.



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1.3 Pestaña “Grupo”

En esta pestaña usted puede crear grupos ligados a una Sede y por ende a una Sucursal, esta la tabla cuenta con cuatro (4) campos:

IdGrupo: número (sin duplicados) que identifica a un Grupo.

Nombre: es el nombre con el que se crea el Grupo para la sede de una Sucursal.

IdSede: número (sin duplicados) que identifica a una Sede.

HorarioHabil: casilla de verificación para habilitar (marcar) el horario hábil o dejar en horario calendario las rutas asociadas a un grupo.



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1.4 Pestaña “Empleados por Grupo”

En esta pestaña usted puede asociar empleados a un grupo, aunque se recomienda “no utilizar” esta pestaña por el alto grado de error que

puede generarse al incluir un empleado o asignarle un grupo principal, la tabla consta de cuatro (4) campos:

IdGrupo: número (sin duplicados) que identifica a un Grupo.

IdEmpleado: número (sin duplicados) que identifica a un Empleado en SIGSC.

GrupoPrincipal: casilla de verificación que permite habilitar como “principal” un grupo al cual pertenece un empleado, siendo este grupo

el que figurará siempre cuando se haga uso del aplicativo SIGSC.

IdGrupoEmpleado: es un consecutivo (sin duplicados) automático del configurador.



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1.5 Pestaña “Empleado”

En esta pestaña únicamente Centro de datos (tecnología) realiza la creación de empleados, al igual que habilitación e inhabilitación y el

área de Productividad o el administrador únicamente puede inhabilitar o habilitar empleados; la tabla consta de catorce (14) campos:

IdEmpleado: número (sin duplicados) que identifica a un Empleado en SIGSC, no es autonumérico.

CuentaNT: usuariont (sin duplicados) asignado por tecnología para identificar un empleado en el sistema.

Nombre: es para digitar nombres y apellidos del empleado.

IdJefe: es un campo que por ahora no presta ninguna función.

Habilitado: casilla de verificación que permite habilitar a un empleado, para que haga uso del aplicativo SIGSC o inhabilitarlo en caso

que se desvincule laboralmente.

Documento: digite el número de identificación (cédula, tarjeta de identidad, etc.).

IdSede: es un campo que por ahora no presta ninguna función.



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EsJefe: casilla de verificación que permite habilitar (marcar) a un empleado como “Jefe”, para que pueda realizar asignación de contactos

a sus subalternos.

Otros campos que por ahora no cumplen ninguna función son: HorarioHabilInicial, HorarioHabilFibnal, HoraLibreValor.

IdSitioRecepcion: casilla de verificación que permite habilitar la visualización de anexos para un empleado.

VerTodosAnexos: casilla de verificación que permite habilitar la visualización de anexos para un empleado.

HorarioHabil: casilla de verificación que por ahora no cumple ninguna función.



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1.6 Navegación pestaña “Configuración empleados”

1.6.1 Navegación pestaña “Sucursal”

Puede navegar haciendo clic en el botón “+”, desplegándose un submenú “Sedes de Sucursal”:

1.6.2 Navegación pestaña “Sede”

Al dar clic en el submenú “Sedes de Sucursal” se abre la ventana en la cual se visualizan las sedes de la sucursal consultada.



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Si continúa navegando haciendo clic en el botón “+”, podrá consultar los grupos de dicha sede:

1.6.3 Navegación pestaña “Grupo”

Al dar clic en el submenú “Grupos de Sede” se abre la ventana en la cual usted puede visualizar el(los) grupo(s) de la sede consultada.



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Si sigue navegando haciendo clic en el botón “+”, podrá consultar los submenús:

Editar Clasificacion de Grupo: podrá ver todas las rutas asociadas al grupo consultado.

Empleados de Grupo: le permite ver los códigos/IdEmpleados pertenecientes al grupo consultado.

SIGS Grupo tbSiAnexo Grupo Empleado: por alto margen de error se recomienda el “no uso” de esta opción, la cual permite ver y

parametrizar los anexos confidenciales asociados al grupo consultado.

SIGS Grupo tbSiRuta Grupo Empleado: por alto margen de error se recomienda el “no uso” de esta opción, la cual permite ver y

parametrizar las rutas asociadas al grupo consultado.



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1.6.4 Navegación pestaña “Empleados Por Grupo”

Por alto margen de error se recomienda “no navegar” por esta pestaña, la cual permite ver y parametrizar (repetimos con alto margen de error)

empleados a un grupo.

1.6.5 Navegación pestaña “Empleados”

Puede navegar haciendo clic en el botón “+”, desplegándose los submenús:

Grupos de Empleado: le permite ver los códigos/IdGrupo del (los) grupo(s) al (los) que pertenece un empleado y, cuál es el grupo

marcado como principal. Recuerde que un empleado puede pertenecer a varios grupos, pero debe tener uno solo marcado como principal.

Editar Clasificación de Empleado: podrá ver todas las rutas asociadas al empleado (rutas individuales).

SIGS Grupo tbSiAnexo Grupo Empleado: por alto margen de error se recomienda el “no uso” de esta opción, la cual permite ver y

parametrizar los anexos confidenciales asociados al grupo consultado.



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SIGS Grupo tbSiRuta Grupo Empleado: por alto margen de error se recomienda el “no uso” de esta opción, la cual permite ver y

parametrizar las rutas asociadas al grupo consultado.

2 PESTAÑA CONFIGURACIÓN GRAL.

2.1 Pestaña “Sitios y medios de recepción”

En esta pestaña usted puede crear sitios y medios mediante los cuales Salud Total recibe las solicitudes de sus usuarios o población en general.

Sitio de recepción Medio recepción

IdSitioRecepcion: número (sin duplicados) que identifica el sitio de recepción.

Nombre: digite el nombre del sitio de recepción.

Prioridad: opción sin funcionalidad, pensada en su momento dar prioridad a contactos radicados por ciertas rutas.

IdMedioRecepcion: número (sin duplicados) que identifica a un medio de recepción.

Nombre: digite el nombre del medio de recepción, por ejemplo: Teléfono, Carta, etc.

Habilitado: casilla de verificación para habilitar un medio de recepción.



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Habilitado: casilla de verificación para habilitar un sitio de recepción.

2.2 Pestaña “Confidencialidad”

En esta pestaña “previa autorización del área Jurídica/Dueño del proceso” usted puede asignar permisos de visualización de rutas y

anexos confidenciales.

Rutas Anexos

IdRuta_Grupo_Empleado: número automático (sin duplicados) que identifica el permisos de visualización de una ruta confidencial.

IdGrupoCausa: digite el número del IdGrupoCausa (responsable) que podrá ver una ruta confidencial.

IdAnexoGrupoEmpleado: número automático(sin duplicados) que identifica el permisos de visualización de un anexo confidencial.

IdAnexo: digite el número del anexo confidencial, para el cual se van a asignar permisos de visualización.



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IdEmpleado: digite el código del empleado “IdEmpleado” que podrá visualizar una ruta confidencial.

IdGrupo: digite el código del grupo “IdGrupo” que podrá visualizar una ruta confidencial.

IdEmpleado: digite el código del empleado “IdEmpleado” que podrá visualizar un anexo confidencial.

IdGrupo: digite el código del grupo “IdGrupo” que podrá visualizar un anexo confidencial.

2.3 Pestaña “Otras configuraciones”

Esta pestaña consta de cuatro (4) tablas: Adicionales, Tipo de documento, Novedades y Prestaciones.



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Adicionales Tipo documento

Tabla que consta de cuatro (4) campos:

1. IdConfiguracion: digite el número (consecutivo) que identifica una

característica de configuración.

2. Nombre: digite el nombre/texto de la configuración.

3. Valor: digite pámetros de acuerdo al nombre o descripción de la

configuración.

4. Descripción: digite el texto que describa la configuración.

En esta tabla de “Adicionales” se encuentran creados varios parámetros que

afectan la operación del aplicativo SIGSC y son las que se explican a

continuación:

TamañoMaxTotalImagen: 1600 Kilobytes (Kb), tamaño máximo que

pueden tener todos los anexos de un contacto.

TamañoMaxPorImagen: 800 kilobytes (Kb), tamaño máximo que puede

tener un anexo de un contacto.

Enlace Estados: dirección http que enlaza los aplicativos Estados y

SIGSC.

Enlace Jurídico: dirección http que enlaza los aplicativos Jurídico y

SIGSC.


1. IdTipoDocumento: número automático (sin duplicados) que

identifica el tipo de documento de identificación.

2. Descripción: digite el nombre del documento de identificación.

3. IdSaludtotal: digite las siglas de abreviatura que identifican los

documentos de identificación.

4. IdSubsidiado: códigos de homologación de datos con las diferentes

bases de datos: Subsidiado



CÓDIGO: MU14-TSI

VERSIÓN:

V1.0-2014

Ruta Servidor Anexos: ruta del servidor para almacenamiento de

anexos.

Time out: tiempo máximo de espera cuando un usuario hace una petición

a la base de datos.

Ejecutar Novedad en Linea: las novedades de actualización de datos

hechas en SIGSC no se actualizan en línea quedan en cola de espera en

Saludtot y luego se reflejan en Estados, uno (1) la ejecuta en Linea, cero

(0) no lo hace.

Ventana cambio Estado Modal: digite el código del grupo “IdGrupo”

para desbloquear la ventana de cambio de estado.

Administrador: digite el código “IdEmpleado” del empleado que tendrá

el rol de administrador del aplicativo SIGSC.

Grupos de abogados para tutelas: digite el código “IdGrupo” de los

grupos a los que pertenecen los abogados, es decir “Abogados tutela”.

Relaciones de entrega de escritos para abogados: código de la

relación para asignarle a los abogados, se debe manejar una relación para

contributivo y una para subsidiado las cuales deben estar escritas en ese

orden.

Anexo genérico para confirmación de respuesta: anexo 106-Soporte

utilizado en estado pendiente por contactar y cerrado contacto.

Id Prioridad Tutela: digite el código 6, que identifica por defecto tutela

automática.



CÓDIGO: MU14-TSI

VERSIÓN:

V1.0-2014

Id medio recepción: digite el código del medio por defecto para

contactos automáticos o por internet.

Prefijos celular: digite los prefijos de compañías de telefonía celular

existentes en el mercado.

Auditoría: digite el(los) número(s) que identifica(n) el(los) estado(s)

al(los) cual(es) se le(s) quiere hacer auditoría, siendo:

IdEstado-Nombre

1-Radicado

2-Asignado a responsable

3-Solucion

4-Pendiente por contactar

5-Cerrado contacto

6-Responder

7-Trámite a otra area

8-Asignar a analista

9-Gestión Adicional

10-Re-Abierto

11-Solución No Procedente



CÓDIGO: MU14-TSI

VERSIÓN:

V1.0-2014

Novedades Prestaciones


1. IdMapeoNovedades: número automático (sin duplicados) que identifica

las novedades.

2. Nombre: digite el nombre de la novedad.

3. IdGrupoCausa: digite el número del IdGrupoCausa (responsable)

asociado a la novedad.

4. IdSitioRecepcion: digite el código del sitio de recepción con el que está

asociada la novedad.


1. IdPrestacion: número automático (sin duplicados) que identifica la

asignación del campo NAIL a una ruta, esta parametrización aplica

únicamente para las rutas VisibleRadicación.

2. IdGrupoCausa: digite el número del IdGrupoCausa asociado a una

ruta, para la cual debe aparecer el campo NAIL al radicar un

contacto.



CÓDIGO: MU14-TSI

VERSIÓN:

V1.0-2014

3 PESTAÑA CONFIGURACIÓN CAUSAS

3.1 Pestaña “Categoría”

En esta pestaña usted puede crear rutas (áreas, causas, responsables), la tabla cuenta con seis (6) campos:

IdArea: número (sin duplicados) que identifica a un área.

Descripción: nombre dado a un área al momento de su creación.


IdCategoria: código que identifica la categoría (Trámite/Queja/Sugerencia/Información) a la cual está asociada un área.


Habilitado: casilla de verificación para habilitar (marcar) un área y lo que esté asociada a ella (causas y responsables).



CÓDIGO: MU14-TSI

VERSIÓN:

V1.0-2014

3.2 Pestaña “Área”

En esta pestaña usted puede crear rutas (áreas, causas, responsables), la tabla cuenta con seis (6) campos:

IdArea: número (sin duplicados) que identifica a un área.

Descripción: campo para digitar el nombre de un área.


IdCategoria: código que identifica la categoría (Trámite/Queja/Sugerencia/Información) a la cual está asociada un área.


Habilitado: casilla de verificación para habilitar (marcar) un área y lo que esté asociada a ella (causas y responsables).



CÓDIGO: MU14-TSI

VERSIÓN:

V1.0-2014

3.3 Pestaña “Causa”

En esta pestaña usted puede crear rutas (áreas, causas, responsables), la tabla cuenta con trece (13) campos:

IdCausa: número (sin duplicados) que identifica a una Causa.

IdArea: número (sin duplicados) que identifica el área a la cual está asociada la causa.

Descripción: es el nombre con el que se crea la causa.

Termino unidad: siglas que identifican los términos de vencimiento del área para dar respuesta a un contacto radicado en el aplicativo SIGSC,

siendo minutos (n), horas (h), días (d), meses(m).

Termino valor: valor numérico arábigo (1,2,3...) asignado según el tiempo límite del área para dar respuesta a un contacto radicado en SIGSC.

Habilitado: casilla de verificación para habilitar (marcar) una causa y lo que esté asociada a ella (responsable).

IdOrigenPersonaQueja: campo sin funcionalidad, creado en su momento para relacionar el origen de la persona de la queja: médico,

administrativo o comercial.

VerClientesRelacionados: casilla de verificación que permite activar en la ventana de radicación el listado de IPS's.

VisibleRegistro: digite uno (1) si quiere que la ruta (causa) este visible en la ventana de radicación del aplicativo SIGSC y

Digite cero (0) si no quiere que la ruta (causa) este visible para radicar un contacto por esa causa.

VisibleGestion: digite siempre uno (1) para que la ruta (causa) este visible y disponible en la ventana de gestión del aplicativo SIGSC y



CÓDIGO: MU14-TSI

VERSIÓN:

V1.0-2014

Digite cero (0) si no quiere que la ruta (causa) este visible para realizar la gestión de un contacto.

Justificación: es una descripción que sirve de guía al momento de radicar un contacto, orienta principalmente a los Analista Integrales de

Servicio al Cliente que trabajan en Front.

TerminoValorRad: valor numérico arábigo (1,2,3...) asignado según el tiempo límite para dar respuesta a un contacto radicado en SIGSC.

TerminoUnidadRad: siglas que identifican los términos de vencimiento para dar respuesta a un contacto radicado en el aplicativo SIGSC, siendo

minutos (n), horas (h), días (d), meses(m).

NoSolucion: casilla de verificación para habilitar (marcar) una causa, de manera que los empleados no puedan solucionar contactos por las rutas

que así se parametricen.



CÓDIGO: MU14-TSI

VERSIÓN:

V1.0-2014

3.4 Pestaña “CausaDeAnexos”

En esta pestaña usted puede asociar los anexos a las rutas, la tabla cuenta con cuatro (4) campos:

IdCausaAnexos: número (sin duplicados) no automático que identifica la asociación de un anexo a una causa.

IdAnexo: número (sin duplicados) que identifica un anexo.

IdCausa: es el número (sin duplicados) del IdCausa al cual se asocia un anexo.

Opcional: casilla de verificación para marcar un anexo como opcional, de lo contrario queda obligatorio.



CÓDIGO: MU14-TSI

VERSIÓN:

V1.0-2014

3.5 Pestaña “Anexos”

En esta pestaña usted puede crear anexos para las rutas, la tabla cuenta con cuatro (4) campos:

IdAnexo: número (sin duplicados) que identifica un anexo.

Nombre: es el número (sin duplicados) del IdCausa al cual se asocia un anexo.

Descripción: digite o copie el número del ticket mediante el cual le solicitan la creación de un anexo.

Confidencial: casilla de verificación para marcar un anexo como confidencial, de lo contrario queda sin restricciones de visualización.



CÓDIGO: MU14-TSI

VERSIÓN:

V1.0-2014

3.6 Pestaña “Clasificación”

En esta pestaña usted puede crear los responsables (grupo o persona-individual-) de las rutas, la tabla cuenta con doce (12) campos:

IdGrupoCausa: número (sin duplicados) que identifica una asignación de responsable a una ruta.

IdMedioRecepcion: es el número que identifica el medio de recepción, generalmente al crear una ruta siempre se parametriza para el medio de

recepción identificado con el número uno (1) el cual es Teléfono.

IdGrupo: código que identifica el grupo bajo el cual se parametriza una ruta.

IdCausa: código que identifica la “causa” a la cual se asociará el responsable de la ruta.

EsGrupo: digite uno (1) para que la ruta quede asignada a “Grupo” o digite cero (0) para asignar “individual”.

Observación: digite o copie el número del ticket con el cual el Ingeniero de Procesos (Productividad) o el Dueño de Proceso solicita la creación o

cambio de responsable de una ruta.

IdEmpleado: digite el código del empleado “IdEmpleado” a quien se asignará la ruta, es decir, para que la ruta quede asignada “Individual”.

Habilitado: digite uno (1) para que el responsable de la ruta quede habilitado o digite cero (0) para habilitar luego o inhabilitar.

GrupoConfirmacion: opción sin funcionalidad, creada en su momento para parametrizar el grupo responsable de confirmar la respuesta de un

contacto.

Perfil: opción sin funcionalidad, en su momento fue creada para manejar roles (más alla de jefe y no jefe).

TipoTutela: digite uno (1) para habilitar ventana de radicación tutela o digite cero (0) para inhabilitarla.

Confidencial: casilla de verificación para marcar una ruta como confidencial, tenga cuidado en la parametrización recuerde las

recomendaciones dadas al principio de este manual.



CÓDIGO: MU14-TSI

VERSIÓN:

V1.0-2014

3.7 Pestaña “RespuestaPorCausa”

En esta pestaña usted puede asociar respuestas/plantillas/comentarios de analista a las causas, recuerde cuando vaya a insertar un salto de

línea (Enter) ingresar los caracters „\n‟, los cuales por código son convertidos a salto de línea. Por ejemplo: “DE:\nPara:\nTipo Documento:\n”; la

tabla cuenta con tres (3) campos:

IdCausaRespuesta: es el número automático (sin duplicados) que identifica la asociación de una respuesta a una causa.

IdCausa: digite el número del “IdCausa” a la cual se asociará una respuesta.

IdRespuesta: digite el número de la respuesta “IdRespuesta” que se asociará a una causa.

3.8 Pestaña “Respuestas”

En esta pestaña usted puede crear respuestas/plantillas, la tabla cuenta con dos (2) campos:

IdRespuesta: número (sin duplicados) que identifica una respuesta/plantilla o lo que se conoce como comentarios del analista en la

ventana de radicación del aplicativo SIGSC.

Texto: es la plantilla que solicita crear el Ingeniero de Procesos y Calidad o Dueño de Proceso para facilitar y agilizar el trabajo del

Analista Integral de Servicio al Cliente en la radicación de contactos.



CÓDIGO: MU14-TSI

VERSIÓN:

V1.0-2014

4 PESTAÑA JURÍDICO

En esta opción usted visualizará doce (12) títulos/tablas, bajo las cuales se parametriza toda la información relacionada con los temas que

atiende el área jurídica, como: corporaciones, jurisdicciones, recobros, entre otros.



CÓDIGO: MU14-TSI

VERSIÓN:

V1.0-2014

Recuerde que toda parametrización realizada en estas tablas una vez haga clic en el botón “Actualizar”, no tendrá opción de deshacerlas:

Motivos Motivos detallados Prestación de servicios



CÓDIGO: MU14-TSI

VERSIÓN:

V1.0-2014

IdMotivo: digite el número (consecutivo) del “IdMotivo” al cual posteriormente se asociará un Motivo detallado.

Nombre: digite el texto que describe el

motivo.

IdMotivoDetallado: revise el consecutivo que debe digitar revisando el último IdMotivo creado y su IdMotivoDetallado asociado. Luego, digite el número del “IdMotivoDetallado” que está asociado al “IdMotivo”.

Nombre: digite texto que describe el detalle del motivo.

IdPrestacionServicios: digite el número (consecutivo) del código que identificará un servicio.


nombre del servicio.

Entes Instrucción de entes Unidad de tiempo

IdEnte: digite el número (consecutivo) del código que identificará al Ente.


nombre del ente.

IdInstruccionEnte: digite el número (consecutivo) del código que identificará una instrucción del Ente.

Nombre: digite el texto que describe la instrucción del

ente.

IdUnidadTiempo: digite el número (consecutivo) del código que identificará una unidad de tiempo.

Nombre: digite el texto que describe la

unidad de tiempo.

Jurisdicciones Corporaciones Especialidades



CÓDIGO: MU14-TSI

VERSIÓN:

V1.0-2014

IdJurisdicción: digite el código establecido por el DANE para crear una jurisdicción.


nombre de la jurisdicción.

IdCorporacion: digite el número (consecutivo) del código que identificará a un juzgado, tribunal, corporación, consejo.


nombre del juzgado, tribunal, corporación.

IdEspecialidad: digite el número (consecutivo) del código que identificará la especialidad jurídica (penal, administrativa, disciplinaria).

Nombre: digite el texto que describe la

especialidad jurídica (penal, laboral, de familia).

Allanar Recobro Sentido

IdAllanar: digite el número (consecutivo) del código que identificará la opción de allanamiento.

Nombre: digite el texto que describe las

opciones para allanamiento.

IdRecobro: digite el número (consecutivo) del código que identificará la opción de recobro.


opciones para recobro.

IdSentido: digite el número (consecutivo) del código que identificará la opción del sentido de un fallo.


opciones para un fallo.



CÓDIGO: MU14-TSI

VERSIÓN:

V1.0-2014

5 PESTAÑA AUDITORÍA

5.1 Pestaña “Configuración auditoría”

Esta pestaña consta de seis (6) tablas:



CÓDIGO: MU14-TSI

VERSIÓN:

V1.0-2014

Auditoría Clara Normatividad Vigente

Tabla que consta de dos (2) campos:

1. IdAudClara: es el número automático (sin duplicados) que identifica un

motivo de auditoría clara.

2. Descripción: digite el texto que describe los motivos de la auditoría

clara.


1. IdAudNormatividadVigente: número automático (sin duplicados)

que identifica un motivo asociado a la normatividad vigente.

2. Descripción: digite el texto que describe los motivos asociados a la

normatividad vigente.

Auditoría Respetuosa Auditoría Concreta


1. IdAudRespetuosa: número automático (sin duplicados) que identifica un

motivo de auditoría respetuosa.


clara.


1. IdAudConcreta: número automático (sin duplicados) que identifica

un motivo de auditoría concreta.


concreta.

Auditoría Oportuna Auditoría Grupo


1. IdAudOportuna: número automático (sin duplicados) que identifica un

motivo de auditoría oportuna.


oportuna.


1. IdGrupoAuditoria: número automático (sin duplicados) que

identifica el código asignado al Grupo(s) Auditor(es).

2. IdGrupo: digite el número del IdGrupo que tendrá(n) la

responsablidad de auditar los contactos radicados.



CÓDIGO: MU14-TSI

VERSIÓN:

V1.0-2014

Todos los cambios realizados en la pestaña auditoría se ven reflejadas para las personas que pertenezcan al grupo responsable y parametrizado

para realizar auditoría, en la ventana del aplicativo SIGSC “Auditoría de calidad en la respuesta”:



CÓDIGO: MU14-TSI

VERSIÓN:

V1.0-2014

6 ERRORES FRECUENTES

6.1 Pestaña Sucursal

Al desplegar una sucursal, por ejemplo Medellín, en el campo “Sucursal” (ubicado en la parte superior) figura otra sucursal diferente, para nuestro ejemplo Armenia; puede estar tranquilo que pese a esto está consultando la sucursal deseada, en este caso Medellín.



CÓDIGO: MU14-TSI

VERSIÓN:

V1.0-2014

6.2 Existe más de 1 responsable asociado a la causa de contacto

Para solucionar este error revise la parametrización de la ruta. Para este ejemplo la ruta seleccionada es Sugerencia/Comercial/Visita Asesor comercial, únicamente debe estar habilitado un (1) IdGrupoCausa por IdGrupo, en este caso el IdGrupo 105, genera error por tener dos IdGrupoCausa habilitados.



CÓDIGO: MU14-TSI

VERSIÓN:

V1.0-2014

6.3 Terminó el tiempo de espera

Si luego de hacer clic en el botón actualizar le aparecen las ventanas con el mensaje: “Terminó el tiempo de espera” y luego “Aplicó los cambios efectuados”, no es verdad que el configurador haya registrado la parametrización, por lo tanto debe: 1. Cerrar el configurador,

2. Abrir el configurador y conectarse a la base de datos, 3. Realizar nuevamente la parametrización, debido a que por una falla de conexión con la base de datos (o caída del servidor) el configurador no toma ningún ajuste realizado.

Cualquier inquietud o inconsistencia registrada en el manejo del parametrizador, debe ser reportada radicando un Ticket en la dirección: http://gww-co.e-xtra.net.co:88/capitalsalud/ a soporte técnico.

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MANUAL DE USUARIO CONFIGURADOR APLICATIVO SIGSC … · 2021. 5. 7. · MANUAL DE USUARIO CONFIGURADOR APLICATIVO SIGSC MACROPROCESO TECNOLOGÍA Y SISTEMAS DE INFORMACIÓN PROCESO