MANUAL DE USUARIO

Este manual es copia de la ayuda del programa

Vehículos Pro

Indice

Bienvenido Pág. 3

Vehículos Pág. 4

Mantenimiento Pág. 5

Averías Pág. 6 y 7

Neumáticos Pág. 8

Combustibles Pág. 9

Rutas, Repuestos Pág. 10

Stock de Repuestos Pág. 11

Accidentes, Datos técnicos Pág. 12

Equipos, Controles Pág. 13

Revisiones periódicas Pág. 14

Intervalos de Mantenimiento, EPI Pág. 15

Configuración Pág. 16

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Vehículos Pro

Bienvenido

Bienvenido al programa de Vehículos Pro. Se encuentra Vd. ante una potente herramienta que permite controlar las tareas más usuales de mantenimiento de nuestro vehículo tanto a nivel particular como una estación de mantenimiento, empresa, etc. y que permitirá prolongar la vida de estos.

Es esta una versión Shareware con ciertas limitaciones para usuarios NO registrados, pero que permite hacer una evaluación bastante amplia del producto. Si una vez probado y evaluado es de su agrado existen tres versiones para usuarios REGISTRADOS:

1. Versión Doméstica: pensada para aquellos usuarios que posean hasta un máximo de cuatro (4) vehículos .

2. Versión Profesional: pensada para aquellos usuarios que posean hasta un máximo de quince (15) vehículos .

3. Versión Plus: sin límite de Vehículos.

Para comenzar a introducir datos y que todo funcione correctamente es conveniente seguir los siguientes pasos:

Definir las diferentes Marcas y Modelos de vehículos.

Definir las Tareas de Mantenimiento y los intervalos para cada una de ellas en función de la Marca y Modelo de Vehículo, para ello, accedemos a esta función a través del Menú principal, Mantenimiento, Intervalos de Mantenimiento.

Definir el combustible que usa el Vehículo, para ello, accedemos a través del menú principal, Vehículos, Datos Técnicos. Si el Vehículo sólo usa un combustible se define en el Combustible Principal, el alternativo se deja en blanco y definimos el Nº de neumáticos que monta el vehículo sin contar el de repuesto.

En el Menú principal, Herramientas, Configuración, definir todos los parámetros necesarios para activar las alarmas de las diferentes tareas y generar el efecto correspondiente según la versión que se esté usando.

Estamos abiertos a cualquier sugerencia, duda, nuevas ideas, etc., que permita mejorar el programa, para ello ponerse en contacto a través de Internet con la siguiente dirección de correo:

mailto:soporte@tinitasoft.com

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Vehículos Pro

Vehículos

Mediante esta opción se dan de alta nuevos vehículos.

Reseña de los campos más importantes que puedan dar lugar a confusión a la hora de cumplimentarlos.

Los campos obligatorios son la Matrícula, la Marca y el Modelo.

Empresa : (Solo disponible en la versión Plus. Este campo se utiliza en el caso de una empresa que disponga de varias sucursales y quiera controlar por separado los vehículos de cada una de ellas, también se puede aplicar a una empresa de servicios que se dedique a controlar el mantenimiento de otras empresas, etc. El usuario que no lo necesite puede omitir este campo e incluso deshabilitarlo en la opción del Menú Principal, Herramientas, Configuración, Ordenar / filtrar.

Código : Este campo va relacionado con el de Empresa, será la identificación que cada empresa da a sus vehículos, puede ser (U 001), etc.

Kilómetros y Horas : Indicaremos kilómetros u horas según sea el tipo de vehículos que vamos a controlar, sólo podremos rellenar uno de los campos, el programa no permite el control mixto y de ello dependerá su buen funcionamiento.

Combustible propio : (Solo disponible en la versión Plus). Con este campo indicamos al programa si disponemos de depósitos de combustible propios para repostar nuestros vehículos, independientemente de que se reposte de ellos o no, de esta forma podremos llevar un control de los mismos.

Los campos referentes a propietario, conductor, etc., son opcionales. El botón que aparece a la derecha de algunos campos, acciona la base de

datos auxiliar de los mismos, si deseamos añadir una nueva empresa (por ejemplo), no es necesario ir a Accesorios, Bases de datos Auxiliares, etc., se puede hacer desde este mismo dialogo.

En el recuadro de la derecha que aparece el logotipo de Tinitasoft, haciendo doble click con el ratón se puede insertar otra imagen, ya sea el logotipo de la empresa, la imagen del vehículo que estamos dando de alta, etc.

Los kilómetros u horas de trabajo se actualizan automáticamente al añadir tareas de mantenimiento, combustibles, averías, etc.

Figuras 1 y 2 del Anexo A

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Vehículos Pro

Mantenimiento

Esta opción nos permite llevar un control de las tareas de mantenimiento más habituales y que de alguna forma prolongan la vida del vehículo.

El panel izquierdo nos presenta las matrículas de los vehículos, pulsando con el botón derecho del ratón sobre este panel se despliega un menú con todas las opciones disponibles.

En el panel central se reflejan las fechas, kilómetros u horas, según sea el control, y el importe. Haciendo click con el botón derecho del ratón sobre este panel se despliega un menú con las opciones disponibles.

En el panel derecho se presenta las tareas realizadas en cada mantenimiento y en el panel inferior las observaciones reseñadas.

Para visualizar las fechas, kilómetros u horas para próximos mantenimientos, basta con pulsar el botón derecho del ratón sobre el panel centrar y elegir la opción "Ver próximo mantenimiento".

Para que las tareas de mantenimiento funcionen correctamente y den los avisos oportunos, hay que definir en la opción "Intervalos de mantenimiento", los intervalos específicos de cada tarea, en función de la marca y modelo de cada vehículo.

En la parte superior de este cuadro de dialogo, además del navegador y los botones propios de cada opción, aparecen dos campos de fecha para filtrar las tareas de mantenimiento.

Se pueden imprimir las tareas de mantenimiento del vehículo seleccionado y cuando hay que realizar el mantenimiento siguiente. El aspa roja situada a la derecha de estos elimina el filtro.

Figuras 3 y 4 del Anexo A

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Vehículos Pro

Averías

Esta opción nos permite controlar las averías sufridas por el vehículo, reparaciones efectuadas, materiales necesarios para la reparación, coste de la misma Taller donde se ha efectuado, Garantía de las piezas sustituidas y la reparación.

En la ventana de la izquierda se selecciona la matricula, en la ventana derecha aparecen todas las averías cuyo estado sea pendiente, es decir, que el vehículo esté en el taller.

Las averías tienen dos estados:

Pendiente descrito en el párrafo anterior.

Cerrada es la que ya se ha realizado la reparación.

Por defecto siempre aparecen las Pendientes, en el recuadro situado junto al navegador se puede filtrar la tabla según el estado que queramos ver.

El panel de Añadir, Editar nos presenta los siguientes campos:

Fecha de avería: Introducimos la fecha en la que el vehículo entra en taller, si hacemos click con el botón derecho del ratón sobre el botón que se encuentra a la derecha del campo, nos coge automáticamente la fecha del día, si hacemos click con el botón izquierdo del ratón se despliega un calendario para elegir la fecha.

Kilómetros: se refiere a los kilómetros que tiene el vehículo al entrar en el taller.

Horas: se refiere a las horas que tiene el vehículo al entrar en el taller (si el control se hace por horas).

Fecha de reparación: se refiere a la fecha en la que el vehículo sale del taller, tiene un proceso igual a la fecha de avería.

Importe: Introducimos el importe de la avería. Al hacer un listado de las averías del vehículo, aparecerá el importe total.

Albarán: Introducimos el nº de albarán.

Factura: Introducimos el nº de factura.

Taller: Se despliega un alista con los talleres de nuestra confianza, si no se encuentra en esa lista lo podemos añadir con el botón que se encuentra a la derecha de este campo.

Garantía de la reparación: Introducimos la fecha límite de garantía de esta.

Garantía de los materiales: Introducimos la fecha limite de garantía de estos.

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Vehículos Pro

Descripción de la avería: Aquí haremos una descripción de la avería del vehículo mas o menos detallada.

Descripción de la reparación: Aquí haremos una descripción de la reparación.

Materiales: Haremos una relación de los materiales empleados en la reparación.

Trabajos Externos: Al pulsar este botón se abre un dialogo para introducir los datos referentes a aquellos vehículos que necesiten reparaciones en otros talleres.

Figuras 5 y 6 del Anexo A

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Vehículos Pro

Neumáticos

Con esta opción tenemos una referencia de la fecha, Kilómetros, Horas de trabajo, de colocación del neumático. kilómetros de uso, Horas de uso, marca, modelo, medida e importe del neumático y un campo adicional para observaciones.

En este cuadro de dialogo se presentan sólo los neumáticos que están en uso, no se presentan los sustituidos para la visualización sea más perceptiva.

FILOSOFÍA DE ESTA FUNCIÓN

Esta función trabaja de la siguiente forma:

Hemos de crear un registro por cada neumático del vehículo hasta completar el número de ellos definido en la opción Datos Técnicos, de esta forma tendremos un historial de los neumáticos, un informe del gasto total, kilómetros de uso, etc.

Si un neumático sufre un reventón por cualquier causa, sólo habrá que sustituir ese, por lo tanto iremos a ese registro, pulsamos Sustituir, se crea un registro nuevo en el que introducimos los datos del neumático y el anterior pasa automáticamente al historial, de esta forma siempre tendremos visibles los neumáticos que están colocados en el vehículo.

De igual forma procederemos para todos los cambios, sea por la causa que sea.

Para tener una referencia de la colocación de cada neumático en el vehículo lo anotaremos en observaciones, (Ejemplo: Delantero derecho, trasero izquierdo, etc).

NOTA IMPORTANTE

Para un correcto funcionamiento es necesario definir en la Función Datos Técnicos el número de neumáticos que usa el vehículo.

Figuras 7 y 8 del Anexo A

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Vehículos Pro

Combustible

Esta opción nos permite controlar el consumo medio de combustible (en litros) por cada cien kilómetros recorridos si el control se hace por kilómetros o en litros por Hora si el control se hace por Horas.

En la imagen de la izquierda hay un recuadro de color verde en el que se aprecia en su parte derecha "(P) GASOLEO A", la "P" significa que está seleccionado el combustible principal.

Explicación de los campos correspondientes al dialogo de edición:

Combustible : indica el combustible que usa el vehículo, principal o alternativo

Combustible propio: indica si el combustible repostado procede de nuestro/s depósito/s o de un surtidor externo, es obligado marcar SI o NO. Marcando SI el programa descuenta automáticamente de nuestro depósito la cantidad repostada.

Depósito: Indica que depósito estamos repostando, puede ser del nuestro, o de otro externo, en este último caso el depósito sería ficticio, pero hay que crearlo para poder controlar los litros repostados y el importe total del mismo.Los depósitos propios deben tener el mismo nombre que el combustible que usa el vehículo. (Ejemplo: si el combustible que usa el Vehículos es GASOLEO A, tiene que haber un depósito llamado con el mismo nombre y así con cada uno de los depósitos propios), los depósitos ficticios pueden tener el nombre que decida el usuario.

Kilómetros Anteriores / actuales y Horas Anteriores / actuales: indica si el control del vehículo se hace por recorrido o por horas de trabajo. Este programa no contempla el caso de llevar un control mixto, sólo se hará por uno de los dos casos.

Forma de pago: indica como se ha pagado el combustible repostado en función de donde se haya efectuado la operación de repostar, si es de nuestro depósito tendrá una forma de pago, si es de un surtidor externo se puede hacer en efectivo, con tarjeta, etc.Con este control obtendremos un listado para controlar que cantidad de combustible se ha consumido en cada modalidad y poder cotejar con las facturas de los proveedores.

Se pueden crear Depósitos de combustible reales y ficticios, tantos como sean necesarios.

Se puede descontar combustible de un depósito aunque este no tenga existencias, al suministrar combustible a ese depósito se actualiza el Stock

El combustible del vehículo se define en la ficha de Datos Técnicos y sólo marcaremos como principal el que use, el comportamiento del programa será igual en ambos casos.

Figuras 9 y 10 del Anexo A

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Vehículos Pro

Rutas

Esta función permite controlar el movimiento de vehículos, recorridos efectuados, consumo de combustible, etc.

Permite tener una visión global sobre los conductores, pudiendo controlar el kilometraje realizado por cada uno de ellos, etc.

El campo importe se refiere al costo del combustible repostado (Importe total, no precio por litro).

La imagen de la derecha representa el cuadro de dialogo para añadir, editar o eliminar datos, en el centro de este cuadro de dialogo, hay un botón en el que se puede leer "Tarifa Ruta", accionando este botón podemos añadir, editar, eliminar, seleccionar las rutas necesarias con sus respectivos precios.

Es conveniente marcar el combustible que hemos repostado, principal o alternativo.

Figuras 11 y 12 del Anexo A

Repuestos

Esta función controla la petición de repuestos a los diferentes proveedores en función del vehículo averiado, no existe Stock. Se genera un pedido con los materiales necesarios para efectuar la reparación de un vehículo determinado. Existe un control de los materiales recibidos y los que están pendientes de recibir

Figuras 13, 14, 15 y 16 del Anexo A

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Vehículos Pro

Stock de Repuestos

Esta función sólo está disponible par la versión Plus de este programa.

Tiene por objeto controlar el stock de repuestos en almacén para aquellas empresas con taller propio.

Controla los pedidos de repuestos y la recepción de los mismos, siendo estos las entradas al almacén, las salidas se anotan a una matrícula de vehículo, el cual deberá tener una orden de reparación o avería abierta.

Consta de las siguientes ventanas de dialogo:

Stock de Repuestos: Existencia en el almacén

Pedidos efectuados a los diferentes proveedores, el pedido puede estar en dos estados: Pendiente de recibir o Recibido. Los pedidos recibidos están en un segundo plano, y se pueden consultar seleccionando la opción Recibidos. Los pedidos pendientes de recibir o parcialmente recibidos son los que permanecen visibles en todo momento. Una vez introducidos los datos que identifican el pedido se procede a añadir los repuestos que componen ese pedido.

Recepción de repuestos: mediante esta opción vamos dando entrada a los diferentes repuestos que componen un pedido, teniendo conocimiento en cada momento de la cantidad de material recibida y la que está pendiente de recibir, una vez completada la recepción del pedido, este automáticamente pasa el estado de Recibido, pasando al segundo plano.

Salida de Repuestos: mediante esta opción se va dando salida al material existente en el almacén y asignándolo a la matricula del vehículo que está en taller, esta salida se refleja además en la función de averías, materiales empleados y el costo de los mismos.

Ver Repuestos: nos presenta un dialogo con todos los repuestos recibidos, se pueden establecer filtros por fecha o por pedido, de esta forma podemos saber los materiales que corresponden a cada pedido y la fecha de recepción.

Informes de Stock, Entradas, Salidas, Pedidos de repuestos, etc.

Figuras 17, 18, 19 y 20 del Anexo A

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Vehículos Pro

Accidentes

Función que permite llevar un control sobre los accidentes sufridos por cada vehículo, con todos los datos necesarios para su identificación.

Al abrir este dialogo nos encontramos a la izquierda una ventana para seleccionar el vehículo y a la derecha la información sobre el vehículo propio y el contrario. Hay un espacio para cuatro imágenes ya sean fotos de los accidentes, planos, etc., estas imágenes haciendo doble click con el ratón sobre cualquiera de ellas se pueden ampliar para verlas con mayor detalle.

Figuras 21 y 22 del Anexo A

Datos Técnicos

Esta función permite al usuario definir todos aquellos datos técnicos que considere de interés, hay que especificar para cada vehículo el combustible principal que utiliza, necesario para en el caso de utilizar depósitos de combustible propios poder hacer el descuento de los mismos cuando se reposte el vehículo.

El combustible alternativo sólo se utilizará en aquellos casos en que el vehículo utilice otro combustible para su funcionamiento (Gas, Butano, etc.).

El nº de neumáticos también es necesario definirlo ya que se usa para la ficha de neumáticos, si no está definido, esta no permitirá añadir registros.

En el campo Datos Técnicos el usuario puede definir tanto el contenido de la ficha técnica de vehículos como otros que considere de interés, una vez rellenado este campo en uno cualquiera de los vehículos, no es necesario que se vuelva a escribir lo mismo en los demás, sólo con marcar todo el campo y copiarlo, se pega en el siguiente vehículo modificando los datos que no correspondan, y así sucesivamente.

NOTA.Usted se preguntará, ¿qué significa combustible Principal y Alternativo?, bien,

la idea surgió a raíz de la comercialización del programa en países sudamericanos, las empresas de taxis usan dos tipos de combustible, gas y gasolina, el combustible principal es el gas y el alternativo la gasolina, para poder controlar ambos se hizo esta diferenciación.

Figuras 23 y 24 del Anexo A

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Vehículos Pro

Equipos

La función Equipos se refiere a todos aquellos mecanismos que monten los vehículos como motores auxiliares, grúas, equipos de frío, bombas hidráulicas etc., etc.

Con ella podemos controlar todas las tareas de mantenimiento, revisiones, etc., de los mismos, así como las renovaciones de tarjetas e inspecciones que hubiese lugar, según cada caso.

Se pueden añadir cuantos Equipos se deseen, cada equipo irá relacionado con la matricula del vehículo que lo monte.

Cuando se da de alta un equipo aparece un campo de nombre Valor, este se refiere a un posible certificado o cualquier otra circunstancia a tener en cuenta para una futura renovación, puede ser un certificado de productos perecederos, etc.

Figuras 25, 26 y 27 del Anexo A

Controles

Esta opción engloba a las anteriores (I.T.V., Seguro de Accidentes, Tarjeta de Sanidad, Tarjeta de transporte.). Se ha hecho de forma dinámica, de tal manera que cada usuario puede añadir, modificar o eliminar los controles que estime necesarios para su gestión.

El programa convierte de forma automática los datos existentes de las opciones anteriores al nuevo formato.

El cuadro de dialogo presenta la última revisión efectuada de cada vehículo, cuando se renueva, esta pasa a un histórico, permaneciendo le nueva visible.

El Histórico también se puede visualizar, filtrar, imprimir, etc.

Una vez definido en la opción de configuración los días de antelación que queremos el aviso de caducidad, el programa avisa automáticamente.

Pulsando con el botón derecho del ratón sobre cualquiera de los tres cuadros de dialogo, aparece un menú contextual con las acciones correspondientes a cada uno de ellos.

Campos principales del dialogo Renovar:

Empresa: la entidad que realiza el servicio Renovación : la fecha en que se realiza el control Caducidad : la fecha que caduca el control

Figuras 28 y 29 del Anexo A

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Vehículos Pro

Revisiones Periódicas

Son todas aquellas revisiones que de una forma periódica en el tiempo o en recorrido es necesario efectuar, (Ejemplo: revisión de 20,000 Km, revisión de corrosión en la chapa cada año, etc.). No hay que confundir esta función con la de Tareas de Mantenimiento ya que son distintas y su comportamiento también lo es.

Cada vez que se pasa una revisión, la antigua pasa a un histórico de tal forma que siempre tengamos visibles sólo las revisiones actuales. Este histórico se puede consultar, imprimir, etc.

Estas revisiones se controlan por fechas, por Kilómetros o ambas a la vez, el aviso se producirá en función del parámetro que esté más cerca al vencimiento.

Figuras 30 y 31 del Anexo A

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Vehículos Pro

Intervalos de Mantenimiento

Esta opción nos permite definir la distancia que debe existir entre tareas de mantenimiento, bien sea en kilómetros, meses, días u horas dependiendo de cada marca y modelo de vehículo. No se podrán introducir intervalos de mantenimiento si no hay una Marca de vehículo y un Modelo asociado

Haciendo Click con el botón derecho del ratón sobre la tabla "Marca", de despliega un menú contextual para añadir, editar o eliminar marcas de vehículos, lo mismo ocurre con la tabla "Modelo".

Haciendo Click con el botón derecho del ratón sobre la tabla "Tareas" se despliega un menú contextual en el que se pueden ver las opciones de Editar, Eliminar, Tareas, Imprimir. Si pulsamos sobre Tareas podremos Añadir, Editar Eliminar, etc., tareas de mantenimiento.

Es imprescindible cumplimentar estos datos ya que son utilizados para hacer los cálculos de avisos para próximos mantenimientos.

Figuras 32 y 33 del Anexo A

Equipos de protección individual

Esta función tiene por finalidad controlar los Equipos de Protección Individual entregados a cada operario. Sólo está disponible para la Versión Plus.

Para un buen control de la misma es necesario definir con cuantos días de antelación se ha de producir el aviso para la renovación del equipo, esto se hace en el Menú Principal, Herramientas, Configuración, Avisos.

Otro parámetro importante es definir la fecha de caducidad del equipo cuando se hace la entrega al Operario.

Figuras 34 y 35 del Anexo A

Borrar datos de prueba

Esta opción sólo está activada durante el periodo de prueba, el usuario puede añadir, eliminar, modificar los datos que desee para la evaluación del programa. También puede introducir datos reales de sus vehículos y si en un futuro decide registrar el programa no tiene que volver a teclear toda la información.

Una vez registrado el programa esta opción de inhabilita para evitar borrar los datos introducidos.

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Vehículos Pro

Configuración

Son las opciones configurables por el usuario. Consta de cuatro pestañas, de las que se destacan los campos que pueden dar lugar a confusión.

Imágenes :

1. Buscar nombre de la imagen se refiere al logotipo que aparecerá en la presentación del programa.

2. Carpeta por defecto de su copia de seguridad es la carpeta donde guardaremos nuestras copias de seguridad.

3. Nombre de su copia de seguridad es el nombre que vamos a dar a la copia, es suficiente escribir sólo el nombre, ya que el programa le añade la fecha en que se hace dicha copia.

4. Tamaño de las imágenes, Anchura y Altura de las diferentes imágenes

Avisos : Son los Kilómetros, días, horas, etc., de antelación a la caducidad para que

se produzca el aviso correspondiente.

Copia de Seguridad:

Indicamos la carpeta donde se guardarán las copias de seguridad, el nombre que deseamos dar a nuestra copia y cada cuantos días deseamos hacer esa copia.

Clave de acceso / Sonido :

1. Clave de acceso se refiere a una clave personal para evitar intrusos, tiene dos estados: Activada, pedirá la contraseña definida por el usuario cada vez que se quiera acceder al programa. Al activar la clave de acceso personal, si no hay clave definida, aparece un campo de edicción para definir dicha clave, si la olvida no podrá acceder a la aplicación, por lo tanto debe anotarla y guardarla en lugar seguro.

2. Sonido se refiere mensaje sonoro que nos avisa de las tareas pendientes.

Ordenar / filtrar :

1. Tipo de ordenación por defecto para vehículos es la ordenación que deseamos permanentemente para la tabla de vehículos.

2. Activar o desactivar la opción empresa se activa sólo para la versión Plus y es de aplicación para empresas con varias sucursales o empresas de servicios que controlen tareas de mantenimiento a vehículos de otras empresas, el efecto de esta opción es mantener visibles los campos relacionados con la empresa.

3. Filtro por defecto para empresa es el filtro que desea mantener cada vez que se ejecute la aplicación.

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Vehículos Pro

4. Mantener siempre visible: Campo que permanece visible en la tabla de Matrículas.

Es muy importante definir estos parámetros, pues el sistema los utiliza para hacer sus cálculos y proporcionar el aviso correspondiente. Si no se definen, la aplicación no funcionará correctamente.

Figuras 36, 37, 38, 39 y 40 del Anexo A

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