MANUAL DE USUARIO DE LA PLATAFORMA INFORMÁTICA ACADÉMICA Departamento de Información Estratégica

ABRIL 2020

Versión 1.0

CONTENIDO

I. PRESENTACIÓN ...................................................................................................................................... 2

II. ASPECTOS GENERALES ........................................................................................................................... 2

III. REQUISITOS TÉCNICO PARA EL USO DE LA PLATAFORMA ACADÉMICA ................................................ 2

1. ACCESO LA PLATAFORMA INFORMÁTICA DE MATRICULA ONLINE ....................................................... 3

2. MÓDULO DE MATRICULACIÓN ONLINE ................................................................................................. 4

PASO 1 - REQUISITOS .....................................................................................................................4

Casos especiales de becas y descuentos. ..................................................................................4

Requisitos obligatorios de matriculación. .................................................................................4

PASO 2 – MATERIAS ......................................................................................................................7

PASO 3 – TRÁMITES .......................................................................................................................8

Trámites obligatorios .................................................................................................................9

Trámites adicionales opcionales .............................................................................................10

PASO 4 – PAGO ............................................................................................................................10

PROCESO DE REVISIÓN ................................................................................................................12

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I. PRESENTACIÓN

La Plataforma de Gestión Académica es un sistema informático que pretende, mediante la

generación de información de los procesos automatizados brindar apoyo a la gestión administrativa

y académica de Autoridades, Coordinadores, Jefes Departamentales, Profesores. Así mismo brinda

el acceso a estudiantes y graduados de la universidad, tomando como pilares fundamentales la

integridad, disponibilidad y confidencialidad de la información. Según los roles asignados a cada

usuario, podrá tener acceso a Mallas Curriculares, Matriculas, Cursos, Notas, Horarios, Planta

Docentes, Practica Pre profesionales, Evaluación Integral Docente, Planificación Institucional,

Vinculación con la Sociedad, Proyectos de Investigación, Calificaciones, Reportes, entre otros.

Por lo antes expuesto, el presente documento se constituye en un manual de usuario que servirá

de guía para el uso acertado de la Plataforma de Gestión Académica.

II. ASPECTOS GENERALES

- El Usuario es responsable de proteger su usuario y contraseña.

- El Usuario es responsable de usar la información para beneficios de la institución.

- El Usuario debe asumir con responsabilidad y confidencialidad la información expuesta en

el software y aplicar los principios éticos que corresponden.

- Los usuarios deben conocer los siguientes documentos institucionales entorno a los

sistemas informáticos:

Políticas de Seguridad y Gestión de la Información.

o Manual de Uso de la Plataforma de Gestión Informática.

III. REQUISITOS TÉCNICO PARA EL USO DE LA PLATAFORMA ACADÉMICA

- Navegador GOOGLE CHROME actualizado.

- Tener instalado Acrobat Reader.

- Configuración de la pantalla con resolución de 1024 x 768 pixeles o superior.

- Contar con acceso a Internet

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- Disponer de una cuenta de correo corporativo.

1. ACCESO LA PLATAFORMA INFORMÁTICA DE MATRICULA ONLINE

Para ingresar al Modulo Informático de Matriculación Online, realice los siguientes pasos:

1. Abrir un navegador web y digitar: www.sangregorio.edu.ec

2. En el Menú principal escoger la opción MATRICULAS ONLINE.

3. Posteriormente aparece la ventana de inicio de sesión, donde se debe ingresar el

usuario y contraseña.

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2. MÓDULO DE MATRICULACIÓN ONLINE

En la ventana principal del Módulo Informático puede visualizar 4 pasos a seguir para realizar la

matriculación online.

PASO 1 - REQUISITOS

Casos especiales de becas y descuentos.

Como paso inicial indique si usted es beneficiario de Beca de Política de Cuotas, es empleado de la

Universidad San Gregorio o si es hijo(a) de un docente o empleado de la Universidad San Gregorio.

Nota: Si habilita alguna de las opciones antes mencionadas, esto afectara los valores a pagar durante

este proceso de matriculación.

Requisitos obligatorios de matriculación.

Los requisitos que aún tenga pendientes aparecen con una , mientras los requisitos completados,

aparecen con un .

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En caso de tener requisitos pendientes, presione el botón para que el sistema redirija

a la página respectiva para realizarlo.

Entre los requisitos obligatorios se solicita tener actualizado el formulario de la Cuenta Bancaria

para el débito automático, el cual es obligatorio actualmente para todos los niveles de las carreras

y el Expediente Estudiantil.

Formulario de cuenta bancaria

Se deben llenar todos los campos del dueño de la cuenta de la cual se harán los débitos automáticos

de la colegiatura durante el transcurso del semestre académico.

Nota: Los débitos se realizan desde el cobro de la segunda cuota de la colegiatura.

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Expediente estudiantil

Se deben llenar todos los campos del expediente estudiantil, incluyendo subir una foto del

estudiante, esta foto debe ser de tipo carnet. Ademas de subir tambien la cédula escaneada del

estudiante.

Una vez que todos los requisitos estén completos, podrá continuar con el siguiente paso.

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PASO 2 – MATERIAS

En este paso debe seleccionar su carrera y posteriormente aparecerán los niveles y materias

ofertados este semestre en dicha carrera.

Busque las materias que desea cursar y una a una selecciónelas. Al hacer clic en una materia

aparecerá un panel en el cual debe seleccionar el paralelo en el que desea recibir la materia. En el

caso de materias comunes, podrá seleccionar incluso paralelos de otras carreras.

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Las materias seleccionadas aparecerán resaltadas de color verde.

Una vez que al menos una materia ha sido seleccionada, podrá continuar al siguiente paso,

marcando el casillero y presionando el botón siguiente.

PASO 3 – TRÁMITES El proceso de matriculación requiere que el estudiante realice ciertos tramites obligatorios. Debe

descargar el modelo de cada solicitud, presionando el botón , el

cual abrirá un panel en el que debe especificar ciertos detalles para la solicitud.

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Una vez especificados los detalles se genera la solicitud en formato PDF presionando el botón

, la cual debe imprimir, firmarla y subirla en el respectivo trámite.

Trámites obligatorios

Los trámites obligatorios que debe realizar el estudiante varían dependiendo del nivel que vaya a

cursar y si selecciono alguna de las opciones del PASO 1, en la cuales se especifica ser beneficiario

de beca de políticas de cuotas, se parte del personal de la Universidad o hijo/a de un docente o

empleado.

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Trámites adicionales opcionales

Los archivos para los tramites adicionales deben ser subidos únicamente si como estudiante desea

realizar una de ellas. Se utilizan de acuerdo a su necesidad y situación como estudiante.

Al guardar los archivos, marque el casillero y presione el botón SIGUIENTE, para pasar al siguiente

paso.

PASO 4 – PAGO En este paso se le muestra al estudiante cuanto debe pagar para finalizar este proceso de

matrícula. Los valores a pagar varían de acuerdo a si se esta matriculando en un nivel de carrera o

titulación. Dentro de los valores a pagar se muestran también los costos de los trámites

obligatorios y cualquier trámite adicional.

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Luego de conocer el valor a pagar, debe realizar un depósito o transferencia a alguna de las

cuentas bancarias de la Universidad y finalizar su matrícula presionando el botón .

Al presionar este botón se abrirá un panel en cual debe especificar la información del pago y subir

el comprobante de pago.

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PROCESO DE REVISIÓN Una vez finalizada la matrícula existe un proceso de revisión en el cual la Secretaría de su carrera

revisará que no existe problema con las materias seleccionadas y que todos los trámites estén

correctamente realizados. Luego de revisadas las materias, se procede a la revisión del pago y

finalmente se realiza la facturación de su matrícula.

El progreso de estas etapas lo podrá visualizar en el sistema y se le notificará de cada avance o

novedad al correo especificado en su expediente estudiantil.

Una vez que la matrícula se encuentre facturada podrá verificar la siguiente ventana con sus

materias.