Manual del Usuario

SAP

Sistema de Información

Report Painter

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Introducción El Report Painter es una herramienta con la que se pueden crear informes.

Se pueden satisfacer muchas necesidades relativas a la gestión de informes utilizando los informes estándar que ofrecen los diferentes componentes de la aplicación R/3. Sin embargo, si los informes estándar de SAP no cubren las necesidades relativas a la gestión de informes, se puede utilizar el Report Painter –para definir los propios informes de forma rápida y sencilla.

Las funcionalidades de Report Painter permite la construcción de reportes tanto de Gestión como de Presentación Legal, ya que permite el diseño de los mismos en cuanto a forma y contenido. Para el diseño de estos reportes se usan otras funcionalidades del sistema como Bibliotecas, Sets, Variables, Grupos de Informes; etc., que serán explicados en detalle más adelante. En conjunto todos permiten llevar a cabo diferentes combinaciones de estos criterios para completar de manera organizada el diseño y clasificación de los reportes diseñados. Report Painter es una herramienta muy útil, que poseen diversas funcionalidades, de las cuales se espera dar una explicación muy global, de manera que sea viable la elaboración de los reportes; sin embargo es muy extensa y se espera que el usuario en el desarrollo de los reportes descubra cada vez más funcionalidades de estas herramientas.

La funcionalidad permite crear modelos de informes, que permitirán que estos sean ejecutados con base a diferentes características de acuerdo a las necesidades de Correos Chile.

A continuación se muestran en detalle las funcionalidades del sistema para llevar a cabo los reportes.

INGRESO A REPORT PAINTER

Acceso mediante menú.

Inicie la transacción utilizando la ruta del menú o el código de transacción.

Menú Finanzas/ Gestión financiera/ Ledger especiales/ Herramientas/ Report painter Sistema de proyectos/ Sistema de información/ Herramientas/ Informes de clases de coste/ Definir/ Informe/ Report painter Controlling/ Contabilidad de clases de coste/ Sistema info/ Herramientas/ Report painter

Código de transacción GRR1

La ruta antes mencionada nos lleva a una pantalla en la que se muestran todos los menús de trabajo en herramienta Report Painter:

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En esta pantalla se visualizan todos los criterios que se deben tener en cuenta para la elaboración de los reportes, pero estos deben ser creados en un orden lógico, para permitir que los reportes queden bien documentados y el sistema permita grabarlos.

PARAMETROS Existen determinadas características que deben ser definidas antes de empezar a diseñar los reportes. A continuación se explican cada una de ellas.

Bibliotecas

Todos los informes están contenidos en bibliotecas del sistema. Una biblioteca es una colección de características, ratios y columnas predefinidas de todas las entradas disponibles en una tabla del Report Writer. Al crear una biblioteca, se decide cuáles son las características, ratios y columnas predefinidas que se incluirán en esa biblioteca. De esta manera una Biblioteca podrá utilizar una única tabla del sistema SAP R/3 en el diseño de los reportes que a esta Biblioteca estén asignados.

Para la creación de Biblioteca, una vez se encuentre en el Menú de Report Painter (que se mostró anteriormente) siga la siguiente ruta:

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Acceso mediante menú.

Inicie la transacción utilizando la ruta del menú o el código de transacción.

Menú Report painter/ Report writer/ Biblioteca/ Crear

Código de transacción GR21

La ruta mostrada nos lleva a la pantalla en la que se creará Biblioteca PAS (para efectos del ejemplo). Se ve además que para las creaciones nuevas se debe incluir el nombre de la tabla con la que esta Biblioteca va a funcionar:

La tabla GLT0 es la más frecuentemente usada en el diseño de Reportes de contabilidad Financiera, así mismo la estructura CCSS es la más utilizada en Contabilidad de Costos. Es decir cada tabla contiene la información necesaria en la elaboración de los diferentes reportes Financieros. En el Anexo No. 1 se muestran los campos de cada una de esas tablas nombradas. Cada campo maneja en el sistema un nombre técnico con el cual se identifica, a la vez se muestra la correspondiente descripción.

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Una vez haya terminado con estos datos iniciales, haga clic, para pasar a la siguiente pantalla que se muestra:

En esta pantalla es obligatorio ingresar una descripción de Biblioteca. Una vez haya hecho esto, debe hacer clic en todos los iconos que se ven en la parte superior de la pantalla (Características, Ratios, Columna Predefinida, Utilización).

Características

Una característica ("Campo") es un campo no numérico. Algunos ejemplos de características son: cuenta, centro de coste y división. Para asignar las características de la biblioteca, haga clic sobre Características, con lo cual llega a la siguiente pantalla:

Como se muestra, las características son aquellos campos a utilizar en la biblioteca. Se muestra además que algunos campos ya vienen predeterminados y no es posible modificarlos (Ledger, Clase de registro, Versión, Sociedad y Ejercicio). Aparte de estas, es posible escoger todas las características que se desee. Para esto debe activar el flag correspondiente a cada una de las características mencionadas que vayan a ser incluidas. Lo más recomendable es que se marquen todas, para tener una gama amplia sobre la que se pueda escoger. Esto se muestra en la siguiente pantalla:

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Se ven además los siguientes campos:

CAMPO DESCRIPCIONSet de propuesta para informe

Para cada característica de una biblioteca puede indicarse un set que se propondrá automáticamente como set (el concepto de Set será explicado en detalle más adelante) de selección al añadir un nuevo informe (no al copiar la referencia de un informe). Si es necesario, este set de selección puede modificarse o borrarse. Esto es una ventaja cuando en una biblioteca se utiliza siempre de nuevo el mismo set de selección.

Posición en la lista de selección del Report Painter

Mediante este campo puede Ud. determinar el orden de clasificación de las entradas de las correspondientes listas de selección del Report Painter. De esta forma, puede Ud. colocar, por ejemplo, las entradas más frecuentes en la primera posición. Entrando 0 o espacio en blanco, no aparecerá la entrada en el Report Painter.

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Una vez haya ingresado la información correspondiente, puede hacer clic sobre el icono de Cabecera, para volver a la página principal de Biblioteca, o hacer clic en otro icono para seguir definiendo la biblioteca.

1. Ratios

Un ratio es un campo de valor como, por ejemplo, importes o cantidades contabilizadas. La definición de ratio es la descripción técnica de campos de valor de una tabla de informes para el Report. Las definiciones de los ratios son suministradas normalmente por SAP y no deben ser modificadas. Los ratios pueden agruparse según unas condiciones de selección adicionales para formar una columna predefinida (entrada de set de datos). Cuando haya hecho clic en el icono de ratios, llegará a la siguiente pantalla:

En este punto también es recomendable la activación de todos los posibles ratios, para que al momento de la elaboración de los informes, existan más opciones para escoger. Nuevamente puede determinar el orden de la posición en la que le gustaría que se visualizará ese determinado ratio.

Ahora puede nuevamente volver a la cabecera de la biblioteca, ó puede ir a la configuración de las Columnas Predefinidas.

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1.1. Ratios Base

Un ratio base es una columna predefinida que consiste en un ratio y en una o varias características. Se pueden utilizar columnas predefinidas para definir las columnas estándar que se utilizan normalmente en los informes. Algunos ejemplos de columnas predefinidas son: costes reales del ejercicio en curso y costes plan del ejercicio cerrado. Haciendo clic sobre el icono de columna predefinida llega a la siguiente pantalla:

Nuevamente lo aconsejable es marcar todas las opciones para poder escoger al momento de la elaboración del reporte con base en todas las opciones que existen.

Una vez haya determinado todos lo parámetros de la creación, grabe la biblioteca haciendo clic en Grabar, para que queden todos los parámetros registrados.

Existe la posibilidad de modificar las bibliotecas, de visualizar los parámetros definidos ó incluso de borrarlos (para esto, ningún informe deberá estar utilizando esta biblioteca), siguiendo la misma ruta de la creación:

2. Sets El set es una estructura flexible para la formación de jerarquías y cantidades. Puede reunir en un set determinados valores o intervalos de valores y varios sets en una jerarquía. Al mismo tiempo los valores hacen referencia a una dimensión de una tabla de base de datos. La idea básica de la creación de Sets es la construcción de jerarquías que permitan estructurar la

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información de la manera que sea requerida para la presentación de los reportes, tanto legales como de Gestión.

Los nombres de set pueden contener letras, cifras y los caracteres especiales '_' (subrayado) y '-' (guión). Así mismo, se observará lo siguiente:

El nombre de set debe comenzar por una letra.

No se admiten los acentos ni las diéresis (p. ej., 'á' o bien 'ä').

El nombre de set no debe contener espacios en blanco.

Los nombres 'TRUE', 'T', 'FALSE', 'F', 'NOT', 'AND', 'NAND', 'OR' y 'NOR' no pueden utilizarse como nombres de set.

No se diferencia entre mayúsculas y minúsculas.

Los sets cuyos nombres comienzan por una cifra vienen predefinidos con el sistema estándar SAP o bien han sido generados por aplicaciones especiales. El usuario no puede crear dichos sets, sólo visualizarlos, modificarlos o borrarlos. Si la cifra inicial es un 0, el set sólo podrá visualizarse.

Siga la siguiente ruta para acceder el menú de Sets:

Acceso mediante menú.

Inicie la transacción utilizando la ruta del menú o el código de transacción.

Menú Report painter/ Report writer/ Set/ Crear

Código de transacción GS01

Esto lo lleva a la siguiente pantalla: Como se ve, existen unos conceptos relacionados con las clases de Sets que se pueden crear, que serán explicados a continuación.

2.1. Clases de Sets

Set Básico

En sets básicos debe introducir valores específicos o rangos de valores de una misma dimensión. También puede introducir todos los valores definidos para una dimensión específica. Son los sets en los que asignará siempre el último nivel de una jerarquía. Para el caso específico de la contabilidad financiera, una vez se hayan creado otras posibles jerarquías, a este nivel se asignarían las cuentas contables. Para el caso de la contabilidad de costos, se asignarían los Centros de costo. Será una de las clases de Sets que más se manejará para el diseño de los Reportes.

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2.2. Creación de Sets Básicos

Como se mostró anteriormente, se llega ala pantalla de creación de Sets en la cual debe marcarse que se trata de un set básico, asignarle un nombre característico (con base en las especificaciones anteriormente mencionadas) y lo más importante determinar la tabla que contiene el campo de valor sobre el cual se va a crear el set. Existe la posibilidad (una vez ya hayan sido creados algunos sets de referencia, de crear los sets con base en algunos ya existentes). Esto se muestra en la siguiente pantalla:

Una vez haya registrado la información mencionada haga clic sobre el icono , para continuar con la creación del set. La pantalla correspondiente se muestra a continuación:

Se ve en esta pantalla (y como se explicó anteriormente) que los sets debe ser de algún tipo de valor que debe estar contenido en la tabla mencionada, para eso, haga clic en el código de búsqueda, para poder determinar que campo de esa tabla va a ser tomado, como se muestra a continuación:

Para este ejemplo particular, se va a trabajar con el campo de No. de Cuenta, es decir que se van a formar sets de cuentas contables. Para esto escoja el campo correspondiente y haga clic

sobre el icono , quedando así seleccionado el campo de cuenta contable:

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Nuevamente haga clic en el icono , para pasar a la cabecera del set, en la cual se ingresará información sobre el nombre, descripción etc. Esto se muestra a continuación:

La información que se ve en la pantalla se registra a continuación:

CAMPO DESCRIPCIONDescripción El texto de set describe el contenido y significado del set y ayuda

en Varios sitios del sistema SAP a seleccionar sets. Ud. puede indicar o Modificar el texto en la pantalla de cabecera del set.

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Una vez haya realizado el ingreso de la información de la cabecera, haga clic en el icono para llegar a la pantalla en la cual debe ingresar los valores que van a ser ingresados en ese set. Es importante recordar que el set básico es aquel al que se le asigna el último nivel de la jerarquía que se esté trabajando. Esto lo llevará a la siguiente pantalla:

Ahora puede ingresar los valores de las cuentas correspondientes, de manera individual, o en forma de intervalos. Más adelante se explicarán los campos que se ven en la pantalla:

CAMPO DESCRIPCIONDesde Valor Indica el valor inferior de un intervalo que se vaya a ingresar. Si

es un valor unitario, se colocará ese valor correspondiente. Hasta Valor

Es el valor superior del rango que se esté incluyendo en esa línea del Set. Si es un valor individual no se deberá ingresar valor alguno.

Texto breve de la línea de Set

Para el caso de los set básicos este texto breve (en caso de quererlo ingresar) deberá ser digitado por el usuario. Como se verá más adelanta para los set unidimensionales, cuando se asignan otros sets, trae automáticamente la descripción del Set asignado.

Una vez haya diligenciado la información correspondiente a la asignación de cuentas al set (para este caso de cuentas), haga clic sobre grabar, a lo cual el sistema mostrará la siguiente pantalla:

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Ahora haga doble clic sobre la línea correspondiente

y llegará a ese set:

Así se podría seguir consecutivamente hasta que se llegue al set que se necesite modificar finalmente. Una vez haya realizado las modificaciones correspondientes debe grabar el set al que le haya realizado modificaciones.

2.5. Visualización de Sets

Nuevamente en la pantalla de Report Painter se va a la opción de visualización: Nuevamente pide el nombre del set que se quiere visualizar:

Acceso mediante menú.

Inicie la transacción utilizando la ruta del menú o el código de transacción.

Menú Report painter/ Report Writer/ Sets/ Visualizar/ Utilidades/ Representación grafica

Código de transacción GS03

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Nuevamente haga clic sobre el icono para visualizar el set. En la modalidad de visualizar el sistema no permite modificar ningún campo, únicamente verlos, por lo cual los verá en gris:

Nuevamente llega a las posiciones que conforman el set, puede pasar a visualizar la cabecera

con el icono Existe una funcionalidad para la visualización de los sets, que es de gran utilidad, especialmente cuando se está trabajando con sets grandes, para ver en que manera están conformados. Esta funcionalidad es la visualización gráfica, que se puede ejecutar siguiendo la ruta que se muestra a continuación:

2.6. Borrado de Sets

Existe la posibilidad de borrar un set. El sistema permitirá que un set sea borrado siempre y cuando este no se encuentre asignado a ningún otro set o a un informe. Es decir, si se quisiera borrar el set básico PRUEBA_BASICO, el sistema mostrará un aviso diciendo que ese set no puede ser borrado. Esto se muestra a continuación:

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Transacción GS04

Ahora se le asignará el nombre del set que se desea borrar:

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INFORMES EN REPORT PAINTER

Creación del Informe

Una vez se hayan creado todos los parámetros necesarios y anteriormente mencionados, se pueden construir los reportes financieros que se requiera. Para desarrollar los puntos necesarios en la creación del reporte, se realizará un Estado de Resultados. Ubíquese en la pantalla de Report Painter siguiendo la ruta señalada:

Acceso mediante menú.

Inicie la transacción utilizando la ruta del menú o el código de transacción.

Menú Finanzas/ Gestión financiera/ Ledger especiales/ Herramientas/ Report painter/ Informe/ Crear

Código de transacción GRR1

Esto lo lleva a la siguiente pantalla:

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Se ve entonces, como al momento de la creación del reporte se debe indicar de manera obligatoria cual será la biblioteca que usará dicho informe... Así mismo se debe indicar el nombre que de ahora en adelante identificará el reporte (Resultad) y una breve descripción del

mismo. Ahora haga clic en el icono ó también en el icono para pasar a la siguiente pantalla:

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Como se ve, ésta es la pantalla en la cual se va a llevar a cabo el diseño del reporte correspondiente: a manera general, el reporte está conformado por dos partes principales: una cabecera y un contenido. Este contenido a la ve está conformado por filas y columnas. En la cabecera se pueden asignar características generales como Sociedad, el ledger y otro tipo de conceptos que se verán en detalle más adelante. De la misma manera las columnas definen características especiales para la elaboración y posterior ejecución de los reportes.

Ahora haciendo doble clic en el campo llegará a la siguiente pantalla:

En esta pantalla, el sistema muestra una serie de características que serán permanentes para todo el reporte, por eso mismo se escogieron las que se muestran con el correspondiente flag activado, ellas son:

CAMPO DESCRIPCIONSociedad Será la misma para cualquier ejecución del reporte, es la que

identifica a la sociedad Ledger Ledger que se lleva en el sistema General Ledger. Clase de Registro Tipo de registro con el que se actualizan las operaciones en el

ledger general. Versión Dentro de los ledger especiales pueden utilizarse distintas

versiones. Al mismo tiempo los sistemas externos se contabilizan directamente con la versión 001. La transacción para el registro de documentos en los ledger especiales constituye la única excepción. Los números de versión son utilizados primordialmente por la planificación para poder gestionar distintas versiones plan.

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En esta pantalla se ve, que el sistema está pidiendo información con respecto a los campos que previamente hemos identificado como criterios relevantes para la ejecución de los reportes. En todos los campos se ve que existen tres espacios habilitados para el ingreso de información. Es decir para cada campo (tanto para Sociedad, Ledger, Clase de registro y Versión) se ven los siguientes espacios:

El primer campo se llena bajo dos circunstancias, cuando se trata de un valor permanente ó en caso de tratarse de un intervalo, caso en el cual en este campo irá lleno con el limite inferior del mismo; el segundo se llenaría únicamente como límite superior en caso de haber ingresado un rango; el tercero se llenará cuando se haya creado una variable para eses campo. A continuación se muestra un ejemplo para cada caso y más adelante se registrará la información correspondiente. Si se llenara el campo con u valor permanente se vería la pantalla con información únicamente en el primer campo. Si por el contrario se fuera a manejar información contenida en un rango, la pantalla contendría los respectivos límites inferior y superior. Esto indica que el reporte se ejecutará para todas las sociedades que se encuentren contenidas en este rango. La tercera opción explicada anteriormente indica la activación de variantes para el campo correspondiente, para esto debe posicionar el cursor en el tercer espacio y hacer clic en el

icono con lo cual le está diciendo al sistema que para ese campo se está activando una variable. Se ve como el campo se ha modificado, ya que ahora se ha habilitado el ingreso de ese campo con una variable. Así mismo este campo se puede diligenciar con un set, caso que se presentará más adelante. Lo importante de lo que se ha explicado anteriormente, es que las tres alternativas son mutuamente excluyentes, es decir que se puede ingresar una de las opciones solamente.

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La última opción mostrada (cuando se trabaja con variables y como se explicó anteriormente) es de bastante cuidado, debido a que la variable se puede activar para el primer campo (que es cuando se han creado la variable como valor, por lo cual va activada en el campo de valor) ó en el campo de grupo (que es cuando las variables se han creado con sets). Ahora se mostrará la manera en la que quedará esta pantalla finalmente diligenciada para la sociedad y para el reporte que estamos llevando a cabo:

Esta pantalla nos indica que para el campo de sociedad se activó una variable de valor llamada CAF_SOC, y que para el resto de información se asignaron valores permanentes, para el ledger va el 0, para la clase de registro se maneja la clase o (real) y para la versión la 1 (operaciones financieras).

Ahora haga clic sobre el icono para pasar continuar con la creación del reporte. Ahora estando nuevamente en la pantalla principal del reporte siga la ruta ENTORNO CABECERA DE LINEA,

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El campo de Grupo de autorizaciones es un campo que no se registra dado que no se están manejando las autorizaciones para la sociedad. Ahora el Layout queda asignado para el reporte y además queda activado un flag muy importante, el cual autoriza la modificación del layout en el momento de una ejecución del reporte. En caso de no activarse ese flag, la modificación de este layout se podrá llevar a cabo únicamente cuando se esté modificando el

reporte y no en su ejecución. Haga clic en el icono , para regresar a la pantalla principal del reporte. Como verá en la cabecera aparece asignado el layout correspondiente:

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Ahora puede seguir con la definición de las características del resto del reporte. Para esto se empieza por la definición de las columnas. Haga doble clic en el titulo de la

columna , lo cual lo llevará a la siguiente pantalla:

CAMPO CARACTERISTICARatio con características

Columna Predefinida

Ahora haga clic en el icono , para seguir a la siguiente pantalla:

Estos son los ratios con los cuales es posible que salga la información correspondiente a esa columna. Previamente, cuando se estaba creando la biblioteca y se estaban definiendo los ratios que iban a ser utilizados en la misma, se escogieron todas las opciones, que son las que se están mostrando en este momento. Esta pantalla permite la activación de una única opción, la cual es en este caso el saldo en moneda local. Todos los otros campos que se observan son otras clases de saldos que manejan las correspondientes cuentas contables, pero para el objetivo de los reportes que están siendo diseñados y teniendo en cuenta el fin de los mismos

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(presentación a entes de control), se manejará el saldo de las respectivas cuentas contables en

moneda local. Nuevamente haga clic en el icono para seguir a la siguiente pantalla:

Se ve ahora las características que el sistema está permitiendo habilitar para esa columna particular. En la definición de las características de la biblioteca (hecho previamente) se definió que todas las características estuvieran habilitadas, como se muestra en esta pantalla, pero ahora solo vamos a trabajar con las que se mostraron en la pantalla anterior; división, periodo y ejercicio. En esta pantalla (como también se explicó anteriormente) se debe definir el tipo de información que estos campos van a permitir. Con base en las necesidades identificadas, se pueden asignar valores directamente, se pueden ingresar rangos de valores ó en su defecto se pueden habilitar los campos por medio de las variables para determinar el ingreso de información únicamente en el momento de la ejecución. Con base en el desarrollo del ejemplo, la información quedaría registrada como se muestra en la siguiente pantalla:

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Como se muestra, para todos los campos fueron creadas variables de set (por eso el campo se encuentra activado en el tercer campo, porque son variables que se crearon como sets). Ahora

continúe con el diseño del reporte haciendo clic en el icono , con lo cual pasa a la siguiente pantalla:

Acá usted puede ingresar el titulo que desea visualizar en la columna en la cual se encuentra asignando las características, para el ejemplo los textos quedaran modificados de la siguiente manera:

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Existe el icono de con el cual únicamente ingresando el texto breve puede ser copiado en el espacio de los otros textos.

Nuevamente haga clic en el icono , para llegar a la pantalla principal del informe, en la cual se verá el titulo que fue asignado a la columna mostrada, así:

Este procedimiento debe ser repetido para todas las columnas en las cuales se vaya a llevar a cabo el ingreso de información. Ahora se debe continuar con la definición de las líneas del reporte, en las cuales se van a asignar los sets que hayan sido creados para propósitos del reporte. Para iniciar con la

asignación de las líneas haga doble clic en la línea correspondiente en este caso, con lo cual llega a la siguiente pantalla:

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Esto quiere decir que los campos que serán manejados en las líneas corresponden a las cuentas contables, y a los respectivos sets que de este tipo de campo hayan sido creados.

Haga clic en el icono para pasar a la siguiente pantalla:

Como se ve para este campo no se crearon variables, sino que se asigna directamente el set

en el que se encuentran todas las cuentas de ingresos. Haga clic en el icono para pasar a la siguiente pantalla:

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Asignando así el texto que se visualizará en la línea correspondiente. Finalmente al hacer clic

en el icono con lo cual llegará a la pantalla principal del reporte, en la cual se ve que la primera línea ya ha sido asignada:

Este proceso debe ser repetido para asignar los set correspondientes a las líneas que se vayan a asignar en la cuentas. Es importante definir que así como para este caso se ingresaron sets previamente creados, también se pueden asignar números de cuentas directamente a una línea. A continuación se mostrará en la siguiente pantalla, como quedarán las líneas, una vez se haya repetido este procedimiento para las posiciones de costos y gastos (valga la pena la aclaración, de que el reporte que se está presentando es con el fin de mostrar la funcionalidad del sistema y no porque el Estado de Resultado tenga dichas características, como se ve a continuación.

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Ahora, lo que se quiere insertar en la línea siguiente es una formula que calcule la utilidad neta (que en este caso seria sencillamente INGRESOS – COSTOS – GASTOS), para esto cuando haga clic en la línea siguiente, aparecerá la siguiente pantalla:

Con esto estamos determinando el tipo de elemento que va a ser asignado en esa línea, para el caso de costos y gastos, se marcó para que fueran líneas de características, pero para la línea siguiente se debe marcar formula (el sistema permite una única opción), como se muestra a continuación:

Haciendo clic en el icono llega a la pantalla en la cual debe editar la fórmula, con base en las líneas que ahora existen:

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En esta pantalla se ven líneas en blanco, en las cuales queda registrada la formula correspondiente, además encuentra los iconos de cada línea identificados con un denominador

(por ejemplo ingresos se ve como ). Además se encuentran unos iconos con números y con los respectivos operandos matemáticos básicos

( , , y ). Para empezar a ingresar la fórmula haga clic en el denominador que necesite. Es decir como necesita que el primer operando sea el de ingresos,

haga clic en el icono con lo cual este aparecerá en el espacio determinado para la fórmula, como se muestra a continuación:

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Así, luego debe incluir el operando correspondiente haciendo clic en el (para este caso el

menos ) con lo cual la fórmula se irá viendo de la siguiente manera:

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Si se continúa con la edición de la fórmula, esta finalmente se vera de la siguiente manera:

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Ahora, para hacer una verificación de la fórmula que acaba de ser ingresada, haga clic en el

icono para que el sistema verifique esta información, la cual en caso de estar incorrecta mostraría el siguiente mensaje:

Caso en el cual la fórmula deberá ser corregida. Para este ejemplo se encuentra bien desarrollada, con lo cual después de la verificación el sistema mostrará el mensaje definición de fórmula OK.

Ahora haga clic en el icono para seguir con la siguiente pantalla:

Acá puede ingresar el texto que desee para la línea que acaba de ser creada, en la cual puede ingresar cualquier nombre:

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Una vez haga clic en el icono podrá ver la pantalla del reporte de la siguiente manera:

Existen otro tipo de funcionalidades que pueden ser utilizadas para la adecuación del reporte, las cuales se verán a continuación. TEXTOS DEL REPORTE Para incluir textos de cabecera en el reporte, para cumplir con parámetros de presentación, siga la ruta señalada: DETALLES TEXTOS DEL INFORME Como se ve en la pantalla existen diferentes campos en los cuales se pueden diligenciar textos, para el ejemplo vamos a mostrar el texto que se incluiría en la cabecera. Habiendo escogido la opción de los textos de cabecera llegamos a la siguiente pantalla:

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Ahora puede ingresar el texto que desee, como a continuación se muestra. En caso de que las

líneas mostradas no sean suficientes, haga clic en el icono para incluir más líneas de texto. Finalmente se verá como se muestra a continuación:

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SECCIONES DEL REPORTE En Report Painter existe la opción de dividir el mismo reporte en diferentes secciones, esto permite por ejemplo manejar los valores corrientes y ajustados de un Balance General en el mismo reporte, o como lo vamos a mostrar a continuación, que el resultado aparezca como pérdida y no como ganancia. Para entrar a otra sección, siga la ruta que se muestra a continuación: TRATAR SECCIONES NUEVA SECCION Con esto llega a una nueva pantalla en la cual, empieza la asignación de otro reporte que es totalmente independiente del que se creó en la primera sección, la primera pantalla que se muestra es la siguiente:

La opción escogida (Parte con características y ratios) indica como se mencionó anteriormente que es una sección que maneja características y ratios independientes a los que se manejaron en la primera sección. Si por el contrario, se quisiera mantener alguna relación con los ratios que se manejaron en la sección anterior, se ha debido escoger la opción de Parte con ratios derivados.

Al hacer clic en el icono , llega a la pantalla principal de la creación de esta sección del reporte. Como verá a continuación, la cabecera tiene ahora un campo adicional en el cual aparece el número de la sección en la cual se encuentra en este momento el reporte, y con un signo de interrogación, lo cual indica que de manera obligatoria se le debe incluir un texto en este espacio:

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Una vez haya ingresado el titulo correspondiente a esta sección y haya asignado los mismos sets de la parte anterior (esto para este ejercicio en particular, porque la información que puede ingresarse en esta sección es totalmente independiente a la que se ingresó en la sección anterior. Ahora siguiendo la ruta que se muestra (PASAR A SECCION), existe la posibilidad de desplazarse a otras secciones del reporte. Se escoge la opción de sección anterior, con lo cual llegamos a la pantalla principal de la primer parte del reporte que se creó previamente, en la cual nuevamente aparece en la cabecera el nuevo campo en el que indica que se encuentra en la primera sección del reporte:

DESGLOCE DE SETS Como se ve en la pantalla principal de la creación del reporte, los sets están asignados de manera global, pero existe la posibilidad de que este set sea desglosado hasta el nivel que se

desee. Para esto ubíquese en el set que desea desglosar y haga clic en el icono desglosar, con lo cual llegará a la siguiente pantalla:

En esta la opción de Desglosar debe estar activada, ahora haga clic en el icono , para pasar a la siguiente pantalla:

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Como se muestra en la parte superior de la pantalla, este set quedó desglosado hasta el nivel de las cuentas contables asignadas a todos los sets que conforman el set de Ingresos. Como este nivel de desglose es demasiado extenso, lo que se debe es comprimir hasta en nivel que se requiera. Para esto ubíquese al final del set que ha desglosado.

Ahora haga clic en el icono , con lo cual le está diciendo al sistema que desea comprimir ese set, y ahora debe asignar el nivel hasta el cual desea comprimirlo:

Como se vio anteriormente, cada nivel se encuentra identificado con un número de asteriscos, dependiendo de lo que necesite, comprime hasta el nivel correspondiente. Haga clic en el

icono , para que muestre la pantalla con el nivel de presentación escogido.

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Si en cualquier momento desea nuevamente comprimir más puede volverlo a hacer hasta el

nivel que lo desee, y si en caso de necesitar desglosarlo más con el icono y nuevamente deberá asignar el nivel al cual quedará la presentación de los sets. REUBICACION DE LINEAS Existe la posibilidad de tener que cambiar el orden en el cual se encuentren los sets asignados en el reporte, para lo cual debe posicionar el cursor en el set que desea modificar y hacer clic

en el icono con lo cual quedará marcado. Para este ejemplo vamos a cambiar el orden y ubicaremos costos antes de gastos. Ahora marque el icono de costos como se muestra a continuación:

Ahora posicione el cursor en la línea que quedará por debajo del set que desea reubicar (en

este caso GASTOS) y haga clic en el icono con el cual le está diciendo al sistema que necesita reubicar esa línea marcada. Esto lo lleva a la siguiente pantalla en la cual se muestra la nueva ubicación:

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TEXTOS ADICIONALES DEL REPORTE Siguiendo la ruta que se mostrará en la siguiente pantalla, se verá como es posible ingresar textos de Presentación en diferentes lugares del reporte:

Como se ve, se pueden generar textos en diferentes lugares del reporte, pero para el ejemplo que se va a mostrar, se van a crear textos en la cabecera. Lo que puede hacer es ingresar el texto que sea necesario para la presentación del reporte en cuestión. OTRAS FUNCIONALIDADES Report Painter posee muchas opciones para la modificación de los respectivos reportes, a continuación se explican los iconos correspondientes a esas funcionalidades:

Este icono permite insertar líneas en cualquier parte del reporte, ya sea para dar espacio o para ingresar información pertinente al reporte. Es importante anotar que es permitido insertar líneas entre diferentes sets, pero no cuando se ha desglosado un mismo set y se desea insertar líneas al interior de ese set desglosado.

Este icono permite llevar a cabo una verificación de la sintaxis del reporte, es decir de la lógica con la cual se ha construido el reporte y que no contenga errores que impidan que el

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reporte pueda ser ejecutado. En caso de presentar errores el sistema no permitirá grabar el reporte.

Este icono permite definir las características de un nuevo elemento (una nueva línea) o permite redefinir las características de un elemento ya asignado.

Este icono permite borrar un elemento que ya no se necesite (una línea que se desea borrar).

Este icono permite modificar el texto de la línea que se visualiza, estando en la línea sobre la cual se desea modificar el texto, aparecerá la pantalla:

Este icono lo lleva a la sección anterior a la que se encuentra en ese momento.

Este icono lo lleva a la sección siguiente a la que se encuentra. Una vez haya determinado todas las características correspondientes al reporte, grábelo

haciendo clic en el icono , a lo cual el sistema mostrará un aviso de que el reporte ha sido grabado:

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Asignación del reporte al árbol estándar

Para asignar un reporte de Report Painter al árbol de reportes debe seguir el siguiente procedimiento:

Acceso mediante menú.

Inicie la transacción utilizando la ruta del menú o el código de transacción.

Menú Finanzas/ Gestión financiera/ Ledger especiales/ Herramientas/ Report painter/ Report writer / Grupo de informes

Código de transacción GR51

Siguiendo la transacción o la ruta llega a la siguiente pantalla:

Digite el módulo donde desea agregar el informe. Ejemplos FIGL, FIAA(Activos Fijos), FIAR (Cuentas por Cobrar).

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En esta pantalla nuevamente haga clic en el icono ,

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Ejecución del reporte Para asignar un reporte de Report Painter al árbol de reportes debe seguir el siguiente procedimiento:

Acceso mediante menú.

Inicie la transacción utilizando la ruta del menú o el código de transacción.

Menú Finanzas/ Gestión financiera/ Ledger especiales/ Herramientas/ Report painter/ Informe/ Visualizar

Código de transacción GRR3

Esta pantalla, como ya se explicó anteriormente es la que permite la ejecución del reporte que

se ha diseñado

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Clic en Si y asigne al grupo creado

Ahora haga doble clic en la línea del grupo de reportes para llegar nuevamente a la pantalla de ejecución:

Clic en para mostrar el Informe.