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Manual de Usuario

Gestión Integrada de Proyectos (GIP)

(Versión 1.0)

28 de Marzo de 2007

Proprietary and Confidential - SGS Internal Use Only

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Manual de Usuario

1.1 Perfiles de Usuario.

Los perfiles de acceso a la aplicación definen la funcionalidad a la que se puede acceder y son los siguientes:

Administrador General: Acceso total a la aplicación.

o Tendrá acceso a todos los mantenimientos: Áreas, Proyectos de todas las áreas, Capítulos y Carpetas, y Usuarios. En usuarios, distinguiremos entre usuarios de proyectos, y usuarios administradores locales. En el primer caso, todo usuario estará vinculado a un proyecto. En el segundo caso, se podrán asignar áreas a los administradores locales.

o Documentos: Todas las operaciones habilitadas en todos los documentos (Introducción, eliminación, consulta)

o Auditoría de acceso a documentos: Consulta de los movimientos de los documentos

o Permisos por capítulo: Podrá asignar permiso de lectura y escritura para cualquier perfil, en cualquier capítulo de un proyecto.

Administrador Local. Administrador de una o varias áreas.

o Mantenimientos: Proyectos (solo los de sus áreas), Capítulos y Carpetas (solo de sus proyectos) y Usuarios (solo de sus proyectos)

o Documentos: Todas las operaciones habilitadas en los documentos de sus proyectos.

o Auditoría de acceso a documentos: Consulta de los movimientos de los documentos. Solo se incluyen los proyectos de sus áreas.

o Permisos por capítulo: Podrá asignar permiso de lectura y escritura para cualquier perfil salvo ADM, en cualquier capítulo de uno de sus proyectos.

Cliente y Coordinador. Usuarios únicos por proyecto.

o Mantenimientos: Sin acceso.

o Documentos: Cumplirán con la política de publicación de documentos, que veremos más adelante. Tendrán acceso a los documentos de los capítulos a los que estén autorizados.

o Auditoría de acceso a documentos: Sin acceso.

o Permisos por capítulo: Sin acceso.

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Contratista. Varios por proyecto.

o Mantenimientos: Sin acceso.

o Documentos: Cumplirán con la política de publicación de documentos, que veremos más adelante. Generalmente a un contratista se le dará acceso a una carpeta habilitada específicamente para él, aunque esto no es una restricción (podría ver otros capítulos a los que se le autorice).

o Auditoría de acceso a documentos: Sin acceso.

o Permisos por capítulo: Sin acceso.

Para acceder a la aplicación se utiliza un usuario que debe haber sido dado de alta por el administrador de la aplicación:

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1.2 Mantenimientos.

Desde las opciones de mantenimientos se puede gestionar toda la información auxiliar. Todas los mantenimientos disponen de las opciones de borrado, modificación y alta de un nuevo elemento.

Áreas de proyectos

Todo proyecto pertenece a un área, de tal forma que un área engloba un número indeterminado de proyectos. Conceptualmente, un área puede verse como una división de negocio, departamental u organizacional, aunque estas categorías a día de hoy no se especifican en el programa. Uno de los motivos más importantes por el que surge la idea de áreas, es para restringir el acceso o la visibilidad de la información. Es decir, que todos los usuarios no vean todo, sinó solo lo que les corresponde.

Solamente los usuarios con perfil Administrador General tienen acceso a esta pantalla.

Para dar de alta un área ( ), simplemente se escribe un identificador alfanumérico (máximo 3 caracteres), y un nombre. Una vez creada el área podrá ser editada en todos sus campos (a excepción del código) mediante la opción de edición. Un área se podrá eliminar si no tiene proyectos asociados.

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Proyectos

Solamente los usuarios con perfil Administrador General o Administrador Local tienen acceso a esta pantalla.

Para dar de alta un proyecto ( ), simplemente se escribe el código, nombre, área a la que pertenece y, opcionalmente, podrá indicarse un fichero de imagen como logotipo del proyecto, que se almacenará en los recursos del servidor. Una vez creado el proyecto podrá ser editado en todos sus campos (a excepción del código) mediante la opción de edición. Esto incluye la modificación del logo. Dicho logo puede visualizarse, pulsando sobre el icono que aparece a la izquierda de cada registro de proyecto. El logotipo estará presente cuando trabajemos en la sección de documentos, para dar un aspecto más corporativo al entorno.

Adicionalmente, el proyecto podrá eliminarse siempre que no tenga asociados usuarios o documentos.

Un Administrador General puede crear proyectos y asignarlos libremente a cualquier área. Sin embargo, un Administrador Local solamente podrá elegir de entre las áreas que se le han asignado (se verá más adelante).

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Opcionalmente, se puede localizar un proyecto usando la función de filtrado ( ), la cual hace que aparezca la siguiente pantalla:

En esta pantalla especificamos los criterios por los que queremos filtrar la lista de proyectos. Tanto “Código” como “Nombre” hacen una búsqueda parcial, de tal forma que se puede escribir parte de lo que queremos buscar.

El filtro aplicado, quedará activo mientras no se cancele. Esto quiere decir que si vamos a otra pantalla, y luego volvemos a la de proyectos, el filtro seguirá activo. Para desactivarlo, entramos de nuevo en esta pantalla y pulsamos el botón “cancelar”.

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Capítulos y Carpetas


Un proyecto dispone de varios capítulos. De cada capítulo podrán colgarse varias carpetas. Dentro de cada carpeta podrán publicarse distintos documentos.

Este mantenimiento es ligeramente distinto a los anteriores. Lo primero que nos muestra es una lista desplegable que contiene los proyectos que el usuario logueado puede gestionar. Seleccionando uno de ellos, podremos usar una barra de herramientas que nos permita definir la estructura de capítulos y carpetas del proyecto (entre otras opciones).

Una vez seleccionado el proyecto, aparecerá la barra de iconos, y la estructura actualmente definida. Si el proyecto está recién creado, ya podremos ver un capítulo “C – Contratista”, que está específicamente destinado a los contratistas del proyecto. Cada contratista tendrá acceso a este capítulo de forma individual, es decir, en principio cada contratista solo va a poder ver sus propias carpetas y documentos.

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Pasamos a ver para qué sirve cada icono.

: permite eliminar un capítulo, siempre que éste no tenga carpetas

: permite crear un nuevo capítulo

: permite modificar el orden del capítulo así como el nombre

: permite eliminar una carpeta, siempre que ésta no tenga documentos

: permite crea una nueva carpeta bajo el capítulo seleccionado

: permite modificar el orden y el nombre de la carpeta

: permite definir los permisos de lectura y escritura en el capítulo seleccionado

: permite copiar la estructura de otro proyecto

: permite eliminar toda la estructura, si no hay documentos publicados

: confirma el alta o modificación de un capítulo o carpeta

El programa controla en todo momento que no nos dejemos ningún dato sin rellenar. Si la

estructura es grande, se pueden usar los botones de expandir o colapsar capítulo ( ).

Hay dos funcionalidades remarcables en esta pantalla: control de permisos y copia de proyecto.

Con el icono accederemos a una pantalla sobre la cual podemos indicar qué tipo de acceso queremos dar, por cada perfil:

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El permiso de lectura permite que los usuarios del proyecto con el perfil indicado pueden acceder a los documentos, pero no podrán realizar cambios de ningún tipo (publicar nuevos, eliminar o modificar existentes, etc).

Con el icono accederemos a una pantalla sobre la cual podemos indicar de qué proyecto queremos traernos la estructura. Esto nos facilita crear un proyectos con estructura similar a otros existente:

En la lista desplegable nos aparecerán los proyectos de los cuales podemos copiar su estructura. Con esto, traemos los capítulos, permisos de capítulos y carpetas de dicho proyecto al que nosotros estamos editando.

Hay que hacer mención del check “Borrar Capítulos y Carpetas anteriores”, el cual, cuando está chequeado, lo que hace es borrar previamente la estructura que tenemos, y reemplazarla enteramente por la que queremos copiar. En caso contrario, solamente traerá aquellos elementos que no existen ya en nuestra estructura de proyecto. Los que ya existen, se conservan.

Si nuestra estructura actual ya tiene documentos publicados, el check no estará habilitado.

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Usuarios


Ambos perfiles comparten una funcionalidad: pueden gestionar usuarios de proyectos.

Sin embargo, un Administrador General (o Super-Usuario) podrá, además, gestionar los usuarios Administradores Locales.

La pantalla, según la vería un usuario Administrador General:

Hay dos pestañas: “Usuarios del Proyecto” y “Administradores Locales”, correspondientes a las funcionalidades que se han indicado antes. A un Administrador Local no le aparecería la segunda pestaña.

Por defecto, está marcada la primera. Por tanto, como en otros casos, la aplicación nos pide que seleccionemos en el desplegable con qué proyecto queremos trabajar. Acto seguido, aparecerá la lista de usuarios de ese proyecto:

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Las opciones en este mantenimiento son:

: Filtro o búsqueda de usuarios

: Eliminar usuario, siempre que no haya publicado documentos

: Nuevo usuario. Los campos disponibles son: Login, Contraseña, Nombre, Perfil e Idioma.

: Modificar usuario. Los campos modificables son: Nombre e Idioma.

: Reseteo de contraseña. Permite cambiar la contraseña de un usuario.

: Incluir usuario existente en el proyecto. Esto no implica un alta.

: Excluir usuario del proyecto. Esto no implica una eliminación.

: Confirmar la operación en curso (alta o modificación de usuario)

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La pantalla de filtro es la siguiente:

Permite buscar por parte del nombre, o por perfil. El filtro aplicado, quedará activo mientras no se cancele. Esto quiere decir que si vamos a otra pantalla, y luego volvemos a la de usuarios, el filtro seguirá activo. Para desactivarlo, entramos de nuevo en esta pantalla y pulsamos el botón “cancelar”.

El cambio de contraseña nos lleva a esta pantalla:

Donde deberemos introducir y confirmar una nueva contraseña.

Los botones de inclusión y exclusión sirven para que otros usuarios existentes puedan participar (o dejar de hacerlo) en un proyecto. Cuando queremos incluir un usuario, la pantalla nos ofrece, en un desplegable, la lista de usuarios seleccionables:

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Una vez seleccionado, el usuario para a formar parte del proyecto.

En este momento, es necesario decir que en un proyecto solo puede participar un solo usuario cliente y un solo usuario coordinador. Del resto de perfiles, se contempla un número indeterminado de usuarios.

Administradores Locales

La segunda pestaña de la pantalla de usuarios nos lleva al mantenimiento de usuarios Administradores locales. Pese al nombre, en esta pantalla pueden darse de alta tanto Administradores Locales como Generales:

Mismas opciones de filtrado, alta, baja y modificación que para el caso anterior.

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La única diferencia es que, para el caso de los Locales, podemos asignar de entre las áreas existentes, aquellas que queramos que el usuario gestione. Con los iconos de las flechas, otorgamos o revocamos el dominio de una o varias áreas, a un usuario determinado.

Para la imagen anterior, al usuario todavía no se le ha concedido la gestión de ninguna área. Si pulsamos la flecha “derecha”, el área pasa a formar parte de las que sí tiene asignadas:

Si volvemos a pulsar la misma flecha, entonces el usuario podrá gestionar todas las áreas conocidas por la aplicación (la lista de la izquierda queda vacía):

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1.3 Documentos

Listado de Documentos

Cualquier usuario de la aplicación va a tener acceso a la sección de documentos. En el caso de usuarios Administradores (generales y locales), el acceso va a ser ilimitado, de tal forma que van a poder realizar cualquier operación con los documentos (altas, bajas y modificaciones), así como poder consultar qué movimientos han tenido (registro de auditoría).

El resto de usuarios tendrán acceso limitado. Por un lado, sabemos que a nivel de capítulo se establecen permisos de acceso, de lectura y/o de escritura. Por lógica, si un usuario tiene acceso de escritura a un capítulo, también lo tendrá de lectura. En caso de tener permiso de escritura, podría añadir, modificar o eliminar un documento. En el caso de lectura, solo podrá visualizar documentos.

Por otro lado, los usuarios cumplirán la política de publicación. Es importante conocer bien las reglas implementadas:

- El usuario que da de alta un documento, se llama usuario creador, o propietario del documento. Solo este usuario podrá modificarlo o eliminarlo (excepto administradores que siempre podrán hacerlo), bajo un precepto: si otro usuario lo ha leído (descargado), el propietario ya no podrá modificarlo ni eliminarlo.

- Si han pasado un número determinado de días tras la publicación, el documento ya no se podrá modificar o eliminar. Este número de días viene prefijado en el fichero de configuración de la aplicación, y no es modificable salvo por el responsable del sistema. Por defecto, tras la publicación de un documento, podrá ser modificado o eliminado en el mismo día, siempre que otro usuario no lo haya leído ya.

Cuando accedemos a la sección de documentos:

Lo primero que aparece es la lista desplegable de los proyectos que el usuario actualmente logueado puede ver. Hemos de seleccionar uno de ellos. En el caso de que solo tuviera acceso a un proyecto, la lista desplegable no aparecería. No haría falta seleccionar nada.

Ni que decir tiene que, en cualquier momento podríamos hacer otra selección de proyecto.

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De un modo u otro, tras seleccionar un proyecto, nos aparece la lista de documentos existentes para ese proyecto:

Como vemos en la captura, tenemos en la parte de la izquierda un submenú con los distintos capítulos que contiene el proyecto. El número entre paréntesis que está junto al nombre del capítulo indica cuántos documentos en total contiene ese capítulo. Además, como el usuario actual es Administrador, aparece la opción “Auditoría” que nos lleva a la pantalla de consulta de movimientos de documentos. Los usuarios no administradores no tienen esta opción. Seleccionando un capítulo (en este caso, el 2), carga en la parte central la lista de carpetas de ese capítulo y, si existiesen, los documentos dentro de cada carpeta. El número entre paréntesis que está junto al nombre de carpeta indica cuántos documentos contiene la carpeta.

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En la parte superior tenemos las siguientes opciones:

Nuevo Documento: Nos lleva a la pantalla de creación de documentos.

Filtro: Nos permite filtrar la lista de documentos generales según diferentes criterios para facilitar la localización de un documento en concreto.

Alta de documentos:

Al seleccionar la opción de nuevo documento ( ) aparecerá la pantalla con toda la información referente a la operación.

Nombre: Titulo del Nuevo Documento.

Fecha: Fecha de creación del documento, por defecto la actual.

Adjunto: Sería el documento propiamente dicho, para añadirlo basta con buscarlo mediante el botón “Examinar”.

Autor: Nombre del Autor del Documento, por defecto el usuario que lo añade.

Descripción: Permite añadir las aclaraciones o observaciones que se crean necesarias sobre el documento que se desea añadir.

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Como se puede observar en la imagen superior se dispone de dos botones en la parte inferior de la pantalla:

Aceptar: Comprueba que los valores de introducidos en los campos son correctos y en caso afirmativo guarda el documento añadido.

Cancelar: Anula los valores introducidos y vuelve a la pagina de listado de Documentos.

Como ejemplo, introducimos un documento, tras lo cual, la lista ya lo contempla:

Como se puede apreciar, el contador de capítulo y de carpeta se ha puesto a 1. Bajo la carpeta seleccionada, aparece el documento registrado. Ha sido leído 0 veces.

Así, podemos ir agregando tantos documentos como queramos.

Se espera que el número de carpetas, así como el de documentos crezca bastante, lo cual dificulta localizar rápidamente un documento. En este caso, tenemos dos opciones. La

primera pasa por usar el filtro de documentos ( ):

Se puede filtrar por nombre de documento, autor, o rango de fechas de publicación.

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Otra opción para reducir la información de la lista de documentos, es mediante los botones

( ) que sirven para expandir o colapsar todos los documentos de una carpeta.

Edición y visualización de documentos:

Haciendo clic sobre un documento, podremos modificar la información del mismo, o bien visualizarlo (descargarlo).

Si el documento se puede modificar, la pantalla será como esta:

Podremos cambiar el nombre del documento, la fecha de publicación, el autor, la descripción, e incluso el fichero adjunto (se eliminará el anterior y se guardará el nuevo).

Los botones permiten, respectivamente: guardar los cambios, cancelar la edición, borrar el documento, y visualizarlo.

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Si, por el motivo que sea, el usuario no puede modificar el documento, la pantalla anterior pasa a ser como esta:

Es decir, no hay opción ni de modificación, ni de borrado. Solo visualización.

Al pulsar el botón Visualizar, ocurren dos cosas:

1ª) se incrementa el contador de lecturas

2ª) fuerza la descarga del documento, apareciendo este diálogo:

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Este diálogo bien conocido por cualquier usuario que haya descargado alguna vez ficheros de Internet, nos pregunta si queremos simplemente abrirlo con la aplicación asociada en el sistema operativo, o bien descargarlo y almacenarlo en alguna carpeta de nuestro PC.

Nota: aunque cancelemos la descarga, el contador de lectura se incrementa.

Auditoría de documentos:

Solo para administradores, esta funcionalidad permite consultar qué movimientos de documentos ha habido.

Se accede haciendo clic en la opción de menú “Auditoría”:

Que nos llevará a la siguiente pantalla:

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Como primer paso para utilizar la pantalla, introducimos aquellos valores por los que queremos realizar la búsqueda. Hay que tener en cuenta que, como cualquier auditoría, el número de registros puede ser elevado, por lo que conviene acotar los resultados de una búsqueda.

El programa, por defecto, nos ofrece buscar registros del día actual, sobre el proyecto seleccionado.

Opcionalmente, podemos buscar por el nombre del usuario propietario (el que lo ha publicado), nombre del documento, nombre del fichero (incluido orden de capítulo y carpeta, ya que forman parte de la ruta donde el documento está alojado en el servidor) y por tipo de acceso, seleccionando de la lista:

Cabe hacer distinción entre “Editado” y “Editado, anexo”. El primero implica una modificación de los campos descriptivos del documento, y el segundo implica, a parte de lo primero, una modificación del anexo, es decir, “subir” un nuevo documento que reemplace al anterior.

Después de especificar los valores de la consulta, podemos hacer clic en el botón “Buscar”:

Como hemos especificado que solo queremos ver los registros de lecturas, ha aparecido uno, el que ha hecho el usuario “Javier”. Generalmente, encontraremos muchos más registros, que podremos acotar indicando condiciones de filtro más restrictivas.

De cualquier forma, y ya para finalizar, si pulsamos el botón “Exportar”, el programa genera un fichero de auditoría que se puede abrir con Excel.

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Nota: la opción de auditoría ya está disponible aunque no se haya seleccionado ningún proyecto. Es por esto que podemos omitir el filtrado por proyecto, con lo que veríamos registros de auditoría de todos los proyectos.

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