Manual de Usuario SIRA

7/21/2019 Manual de Usuario SIRA

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DRET – Dirección de Registros, Estadística y Desarrollo Tecnológico

SIRA Manual de Usuario JEE Pág. 1 de 11

Proyecto: SIRA

MANUAL DE USUARIO JEE

Version 1.2





Tabla de Contenidos

1. INTRODUCCION......................................................................................................................3

1.1. OBJETIVO........... .................................................. .................................................. ......................... 31.2. ALCANCE ............................................. .................................................. ......................................... 31.3. DEFINICIONES, ACRONIMOS Y ABREVIACIONES ............................................ ......................... 3

2.

PERFILES DE USUARIO.........................................................................................................3

3.

INGRESO AL SISTEMA ..........................................................................................................3

4.

MENU DEL SISTEMA.............................................................................................................. 4

5.

OPCIONES DEL SISTEMA......................................................................................................5





1. INTRODUCCION

1.1. OBJETIVO

El presente documento constituye el Manual de usuario del Sistema de Información de Registro de AcervoDocumentario SIRA, aplicativo de software que permite el registro del acervo documentario generado en losprocesos electorales.

1.2. ALCANCE

Está diseñado para ser leído por personal de los JEE que tienen acceso al sistema ya sea a nivel operativoo de administración.

Importante:• Los datos que se muestran en el presente manual son ESTRICTAMENTE DE PRUEBA.

• Es importante que antes del uso del aplicativo, se revise exhaustivamente el documento:“Procedimiento para la transferencia de los ejemplares de actas electorales y de acervodocumentario de los Jurados Electorales Especiales en el Proceso de EleccionesRegionales, Municipales y Referéndum Nacional para la aprobación o desaprobación delProyecto de la Ley de Devolución de dinero del FONAVI a los trabajadores que contribuyeronal mismo” del año 2010. Dicho documento ya se les fue remitido por correo electrónico.

• Antes del registro de todo el acervo es recomendable que tengan toda la documentaciónclasificada.

1.3. DEFINICIONES, ACRONIMOS Y ABREVIACIONES

- SIRA: Sistema de Información de Registro de Acervo Documentario- JNE: Jurado Nacional de Elecciones- JEE: Jurado Electoral Especial- OP: Organización Política- Credenciales de autenticación: Nombre de usuario y contraseña que el JNE otorga al personal para

poder acceder a diversos servicios como por ejemplo el correo electrónico.- ERM 2010: Elecciones Regionales y Municipales 2010.- SIPE-SG: Sistema de Información de Procesos Electorales de la Secretaria General.

2. PERFILES DE USUARIO

Perfil de Operador

Se encarga de la gestión del acervo documentario (creación, modificación y eliminación del acervo)relacionado al JEE al cual pertenece el usuario. El acceso al sistema se hace con las mismas credencialesde autenticación usados para el ingreso a los servicios de correo electrónico del JNE.

Importante: Si aún no tiene el usuario activo, por favor solicítelo a la oficina a la DRET-JNE.

3. INGRESO AL SISTEMA

SIRA es una aplicación Web, es decir que se necesita de un navegador Web compatible para poderejecutarlo. En este sistema se registrarán todos los documentos generados durante un determinado procesoelectoral y este registro será realizado por los JEE, de modo tal que el JNE pueda verificar posteriormenteque todo se encuentre correctamente registrado.





Para ingresar al SIRA es necesario que se cuente una computadora con conexión a Internet y con unnavegador Web compatible cómo pueden ser:

- Internet Explorer 5 ó superior.- Mozilla Firefox- Netscape Navigator

Una vez ubicados en el explorador Web es necesario que en la barra de direcciones ingresen la siguientedirección:

http://www.jne.gob.pe/sipe -> Módulo de Registro de Acervo.

Una vez que ingresen a la dirección en mención, observarán la siguiente página que es el formulario deacceso al aplicativo.

Figura Nº 1

Los campos que se muestran tienen las siguientes características:

Usuario:Usuario de su cuenta de correo dentro del dominio jne.gob.pe. Por ejemplo si el correo es [email protected], el usuario esta dado por jperez.

Contraseña:Contraseña del servicio de correo.

Importante: Si no conoce la contraseña de su servicio de correo, póngase en contacto con el árearespectiva en el JNE (DRET).

4. MENU DEL SISTEMA

Si usted ingreso el usuario y contraseñas asignados de forma correcta, se mostrara la pantalla mostrada enla Figura Nº 2, donde podrán encontrar las siguientes opciones.

Registro de AcervoPermite registrar un acervo documentario en la aplicación.





Lista de AcervoPermite realizar las consultas de toda la información registrada en la aplicación.

SalirPermite salir de la aplicación de una manera segura.

Figura Nº 2

5. OPCIONES DEL SISTEMA

5.1 Registro de Acervo

Esta opción permite realizar el registro del acervo documentario en función de diversos campos que seexplican a continuación:

Figura Nº 3

La figura Nº 3 muestra la pantalla inicial del registro de acervo. Esta pantalla irá tomando valores en funciónde la selección del contenido seleccionado:





o Proceso: Este campo permite seleccionar el proceso al cual pertenece el acervo a registrar.Por defecto el valor seleccionado hace referencia al proceso electoral actual: ELECCIONESREGIONALES, MUNICIPALES Y REFERÉNDUM NACIONAL FONAVI 2010.

- Área o JEE: Este campo permite seleccionar el JEE relacionado al usuario que se autenticó. Si el

usuario pertenece al JEE de Chachapoyas por ejemplo, este campo sólo mostrará el JEE deChachapoyas cómo único valor a ser seleccionado.

- Serie documental y Tipo de documento: Estos valores se encuentran consignados en el instructivoque les fue remitido y básicamente expresan cómo se encuentran clasificados y organizados todoslos documentos a ser remitidos. Una vez que se seleccione la serie documental, el sistema cargaralos tipos de documentos definidos para dicha serie y se irán mostrando determinados campos a serllenados. Es importante que seleccionen los valores correctos en la aplicación para evitarinconsistencias

o Entre los valores mostrados en la lista Serie documental, encontraremos la serieExpedientes. Esta serie contiene a su vez contiene 10 tipos de documentos que a su vezson los tipos de expedientes que maneja el SIPE-SG.

Figura Nº 4

Una vez que se hayan registrado todos los valores descritos anteriormente, la aplicación les mostrará loscampos a rellenar en función de la serie documental seleccionada. Se detallan a continuación.

Serie documental: ExpedientesPrecisiones importantes: Una vez que se seleccione este tipo de serie documental, el sistema mostraráen el campo Tipo de Documento todos los tipos de expedientes manejados en el SIPE-SG. Al momento deseleccionar el tipo de expediente, la aplicación mostrará todos los expedientes activos registrados en elSIPE, incluyendo una pequeña observación relativa al mismo.Deben de seleccionar la cantidad de expedientes que van a agrupar físicamente en el paquete.Campo ValorDetalle del registro Alguna otra información importante a mencionar.Ejemplo: Suponiendo que se van a registrar un paquete que contenga 3 expedientes de acreditación depersoneros, entonces seleccionamos la serie Expedientes y el Tipo de documento: Acreditación dePersoneros. Luego de ello el sistema mostrará en una grilla todos los expedientes registrados, de modoque se puedan seleccionar los requeridos (en este caso 3).





Figura N°5

Serie documental: - Fiscalización, Infracciones o Delitos Cometidos- Resultados Electorales- Fondos y Recursos- Actas de sesiones y resoluciones

- CorrespondenciaCampo ValorFolios Número de FoliosRango de Inicio – Rango de Fin Rango de folios contenidos en el paqueteFecha de Inicio - Fecha de Fin Rango de fechas dentro del acervo.Detalle del registro Alguna otra información importante a mencionar.Ejemplo: Suponiendo que se va a registrar un paquete de la Serie Actas de Sesiones y Resoluciones, enFolios se registrarían en total de folios contenidos en el acervo; en la Fecha Inicio y Fin, la fecha máxima ymínima de las mismas, así como los rangos de inicio y fin. No es necesario que se registren datos en losrangos y fechas a la vez, dependerá de la clasificación que hayan realizado.El campo más importante es el de Número de Folios por lo qué toda la demás información puede serincluida dentro del campo detalle, explicando todo lo contenido en ese acervo documentario.

Figura N°6

Finalmente en los campos de la sección Ubicación Topográfica se han de consignar en que caja y paquetevendrá el acervo registrado y adicionalmente el número de archivador (de ser el caso).





Figura Nº 7

Una vez registrado el acervo, el sistema automáticamente te mostrará toda la relación de documentos

registrados.

5.2 Lista de Acervo

Este formulario muestra la totalidad de acervos documentarios registrados en la aplicación. Cómo semuestra en la figura que viene a continuación, este formulario cuenta con varias opciones de filtro deinformación que permiten organizar los datos registrados en función de lo que se requiere ver.

Figura Nº 8

Las opciones que se muestran son las siguientes:

- Eliminar seleccionados: Esta opción permite eliminar los registros seleccionados de la listamostrada. Es importante tener muy presente que la eliminación implica no volver a visualizar elregistro por lo qué solo deberían de hacerlo en casos muy puntuales, por ello es importante que

verifiquen bien la información a ser registrada.

- Buscar: Esta opción permite ubicar una serie de registros en función de los campos mostrados en elformulario:

o Proceso: Proceso al que pertenecen los registros a ubicar.o Área o JEE: Por defecto sólo se muestra el JEE al que pertenece el usuario autenticado.o Serie documentalo Tipo de documento





o Estado del acervo

Opcionalmente el sistema permite realizar una búsqueda más exhaustiva pulsando sobre el enlaceBUSQUEDA AVANZADA, esto les mostrará un campo de texto donde podrán consignar algún datoque les permita buscar tanto en el detalle de cada registro como en sus observaciones.

Figura Nº 9

Para ocultar la búsqueda avanzada simplemente pulsen sobre el enlace Búsqueda Simple paradejar todo en su estado original.

- Exportar: Esta opción les va a permitir exportar la totalidad de los datos a un formato Excel para quepuedan tener un consolidado de todo lo ingresado a la aplicación. Cuando presionen sobre estaopción el sistema les va a permitir realizar la descarga del documento Excel que por defecto tieneeste nombre: ReporteDocumentos_fechactual.xls, donde fechaactual es la fecha en la que segenera el documento.

Figura Nº 10

El reporte generado tiene la estructura mostrada en la Figura Nº 11. Se recomienda que siemprerealicen esta acción para tener un consolidado permanente de la información registrada.





Figura Nº 11

Editar un registro

Otra de las opciones importantes con las que cuentan en este formulario es la edición de cada acervoregistrado. La edición les va a permitir poder cambiar los datos que se consideren necesarios siempre ycuando al momento del registro se haya consignado información errónea o se haya omitido registrar losdatos por diversas razones.

Esta opción se encuentra disponible para cada acervo documentario en la relación mostrada en pantalla, y

la puede ubicar al lado derecho de cada fila, tal y como se muestra a continuación.

Figura Nº 12

Una vez que se haya presionada sobre el enlace Editar, el sistema les mostrará todos los datos registradosautomáticamente, de modo tal que puedan tener todo listo para que puedan modificar o completar los datosrespectivos.





Figura Nº 11

Cómo podrán ver todos los datos se cargan automáticamente. Es importante mencionar que todos los

criterios descritos inicialmente para el registro del acervo documentario se cumple también para le edición.

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