Dirección de Diseño de Focalización

MANUAL DE USUARIO

APLICATIVO INFORMÁTICO

PARA EL REGISTRO ÚNICO

DE BENEFICIARIOS DEL

PROGRAMA DE

COMPLEMENTACIÓN

ALIMENTARIA - PCA

APLICATIVO INFORMÁTICO

PARA EL REGISTRO ÚNICO

DE BENEFICIARIOS DEL

PROGRAMA DE

COMPLEMENTACIÓN

ALIMENTARIA - PCA

Setiembre 2018

1

CONTENIDO

1. Presentación …………………………………………………………………………………………………………… 1 2. Objetivo del manual de usuario ………………………………………………………………………………….. 2

3. Aplicativo Informático RUBEN ………………………………………………………………………………….. 2

4. Requisitos ………………………………………………………………………………….. 2 4.1 Requisitos mínimos para instalar el aplicativo …………………………………………………………. 2

5. Descarga e instalación del Aplicativo Informático RUBEN ………………………………………………. 3 5.1 Descarga del aplicativo RUBEN …………………………………………………………………………………… 3 5.2 Instalación del aplicativo RUBEN ……………………………………………………………………… 6

6. Uso del aplicativo informático RUBEN ……………………………………………………………………… 8

6.1 Información general para el registro de beneficiarios - Proceso General …………. 8 6.2 Ingreso al aplicativo informático RUBEN ………………………………………………………….. 9 6.3 Menú principal del aplicativo informático RUBEN …………………………………………….. 11 6.4 Registro de la información de la Municipalidad ………………………………………………………….. 12 6.5 Registrar o seleccionar el Programa ……………………………………………………………………….. 14 6.6 Creación de los centros de atención ……………………………………………………………………….. 16

6.6.1 Búsqueda de centro de atención ………………………………………………………….. 19 6.6.2 Modificación del centro de atención ………………………………………………………….. 20 6.6.3 Eliminar un centro de atención ……………………………………………………………………….. 21

6.7 Creación de padrones de beneficiarios ……………………………………………………………………….. 23 6.7.1 Búsqueda de padrones ………………………………………………………………………………….. 28 6.7.2 Modificación de padrones ……………………………………………………………………….. 29 6.7.3 Eliminación de padrones ……………………………………………………………………….. 31

7. Tipo de beneficiarios ………………………………………………………………………………………………… 32

8. Registro de beneficiarios ………………………………………………………………………………………………… 32

8.1 Datos del beneficiario ………………………………………………………………………………………………… 34 8.2 Búsqueda del registro de beneficiarios ……………………………………………………………………….. 36 8.3 Modificación del registro de beneficiarios ………………………………………………………….. 37 8.4 Eliminación del registro de beneficiarios ………………………………………………………….. 38

9. Exportación de la base de datos en extensión DBF ………………………………………………………….. 39

9.1 Cierre de padrones ………………………………………………………………………………………………… 39 9.2 Exportar la base de datos de beneficiarios ………………………………………………………….. 41

10. Importando uno o más archivos con extensión DBF en el aplicativo RUBEN ……………………… 46

11. Envió de información al MIDIS ……………………………………………………………………… 49

12. Asistencia técnica sobre el registro de información ………………………………………………………….. 49

2

MANUAL DE USUARIO DEL APLICATIVO INFORMÁTICO PARA EL REGISTRO ÚNICO DE

BENEFICIARIOS DEL PROGRAMA DE COMPLEMENTACIÓN ALIMENTARIA - PCA

1. Presentación

El Ministerio de Desarrollo e Inclusión Social (MIDIS), ejerce la rectoría de las políticas de desarrollo e inclusión social a nivel intergubernamental, dentro del marco del proceso de descentralización y en el ámbito de su competencia. Así, en el marco de sus competencias, atribuidas mediante Ley N° 29792 y Decreto Supremo N° 011- 2012-MIDIS, establece los lineamientos y estrategias para la adecuada gestión del Programa de Complementación Alimentaria (PCA). En tal sentido, el MIDIS cuenta con el aplicativo informático denominado “Registro único de Beneficiarios(as)” – RUBEN, alojado en la página web de libre descarga y abierto para el público en general; el cual permite, a los representantes de los gobiernos locales, registrar los beneficiarios atendidos por el PCA de manera fácil y ágil.

2. Objetivo del manual de usuario

Brindar información detallada y secuencial sobre el uso y manejo adecuado de las funcionalidades del aplicativo informático Registro único de Beneficiarios(as)” - RUBEN.

3. Aplicativo Informático RUBEN

El aplicativo informático RUBEN es un herramienta Cliente – servidor, es decir, en una red interna varios usuarios pueden acceder a una misma base de datos, como también cada usuario puede manejar su propia base de datos. RUBEN ha sido desarrollado para trabajar con conexión a base de datos MS Access (recomendado para entidades pequeñas) así como con MS SQL Server u ORACLE (grandes cantidades de información).

4. Requisitos 1. Requisitos mínimos para la instalación del aplicativo

Los requisitos mínimos con los que debe contar su PC para el uso correcto del aplicativo informático RUBEN, son los siguientes:

4.1.1 Requerimiento de Hardware

Procesador Pentium III o superior Memoria de 512 Mb o superior Disco Duro 4 Gb libres

4.1.2 Requerimiento de Software Sistema Operativo: Windows 2000/ XP/ 7/ 8/ 10 Tamaño de archivo del instalador: 23.0 MB

3

5. Descarga e instalación del aplicativo informático RUBEN

5.1 Descarga del aplicativo RUBEN

Ingresar a la página web del MIDIS (www.midis.gob.pe), escribir la siguiente ruta en el explorador tal y como se muestra:

http://www.midis.gob.pe/index.php/es/pvlpca

Al ingresar a la página de Registro Nacional de Usuarios, hacer clic al icono “RUBEN – Registro Único de Beneficiarios del Programa de Complementación Alimentaria - PCA”, tal como se muestra:

Hacer clic para

ingresar

4

Luego, descargar el aplicativo informático RUBEN, haciendo clic en “Descargar” del ítem 2, tal como se muestra:

Se podrá visualizar el proceso de descarga en la barra inferior de la ventana, de la siguiente manera (Navegador Chrome).

Una vez finalizado el proceso de descarga, hacer clic en la flecha al lado derecho de la descarga, desglosar y elegir la opción “Mostrar en carpeta”.

Hacer clic en

Descargar

5

NOTA: Al hacer clic en “Mostrar en carpeta”, el aplicativo, por defecto, se guardará en la carpeta “DESCARGAS”.

En la carpeta de “Descargas”, deberá ubicar el archivo cuyo nombre es “aplicativo_ruben_1-4”, seleccionar y luego hacer clic derecho para elegir la opción “Extraer aquí”, automáticamente se mostrará un archivo nuevo del mismo nombre (Instalador).

6

5.2 Instalación del aplicativo RUBEN:

Seleccionar el archivo de nombre “instalador_ruben_1-4”, hacer clic derecho y luego seleccionar la opción “Abrir”.

Clic en "Siguiente”.

7

Clic en "Instalar”.

Luego, clic en "Finalizar” para terminar la instalación.

Una vez finalizada la instalación, se creará en el escritorio el icono de acceso directo al Aplicativo Informático RUBEN.

8

6. Uso del Aplicativo Informático RUBEN

6.1 Información general para el registro de Beneficiarios – Proceso general

Datos necesarios antes de empezar el registro Estos datos deberán ser ingresados en las diferentes opciones de registro que presenta el Aplicativo Informático.

Datos de la municipalidad

Datos del centro de atención

Datos del responsable del

centro de atención

Datos del apoderado o

tutor

Datos del beneficiario

Instancia Departamento Apellido paterno Apellido paterno Apellido paterno

Departamento Provincia Apellido materno Apellido materno Apellido materno

Provincia Distrito Nombres Nombres Nombres

Distrito Localidad D.N.I. D.N.I. D.N.I.

Entidad Tipo de centro de atención

Sexo

R.U.C. Código Fecha de nacimiento

Nombre Tipo de beneficiario

Dirección Lugar de residencia

Departamento

Provincia

Distrito

Centro poblado

Dirección

9

6.2 Ingreso al aplicativo informático RUBEN

Diríjase al escritorio de Windows y haga doble clic en el Aplicativo Informático RUBEN

Aparecerá la siguiente ventana, donde los datos del USUARIO y la CONTRASEÑA del aplicativo RUBEN están llenados por defecto, los cuales no deben ser modificados. Luego hacer clic en aceptar.

Usuario: ADMIN Contraseña: ADMIN

NOTA: Escribir los datos de usuario y contraseña en mayúscula y hacer un clic en el botón Aceptar.

La primera vez que instala el aplicativo RUBEN, saldrá la siguiente ventana a continuación, escoger la opción “SI”.

Usuario

Contraseña

10

Asimismo, aparecerá la siguiente ventana, hacer clic en “Cerrar”

Además, también aparecerá la siguiente ventana informativa, léala y luego clic en “Cerrar”

11

6.3 Menú principal del aplicativo informático RUBEN Una vez ingresado el usuario y contraseña, el aplicativo informático mostrará la siguiente pantalla. Conformada por una barra de herramientas (vertical) y otra barra de funcionalidades (horizontal).

Registro de Padrón de Beneficiarios: Se apertura el padrón de

BENEFICIARIOS, año y periodo, se selecciona el nombre de la

modalidad, nombre del centro de atención, se registra los datos

del responsable del centro de atención y coordinador del PCA.

Exportar: Consiste básicamente en guardar todos los datos en el

aplicativo en formato *.dbf

Importar: Incorpora los datos que corresponden a la estructura

de un archivo en formato *.dbf para agregarlo a la base de datos

RUBEN

Tablas: Se ingresa los datos de la entidad y datos de los centros de

atención donde se da el beneficio a los usuarios del PCA.

12

6.4 Registro de la información de la Municipalidad

En esta ventana registraran los datos de la Municipalidad:

En la opción “Instancia” desglosar las opciones y escoger el tipo de municipalidad, según corresponda: PROVINCIAL O DISTRITAL:

En las opciones “Departamento, Provincia y Distrito” seleccionar los datos de la ubicación según correspondan:

Se registra los datos

de la municipalidad

Seleccionar el Departamento,

provincia y distrito

Seleccionar “PROVINCIAL o

DISTRITAL”

13

Luego de ingresar la información de “instancia, departamento, provincia y distrito”, el cuadro “entidad” se llenará automáticamente con el nombre de la municipalidad.

Después de ello podrá ingresar el RUC de la municipalidad.

Una vez ingresados todos los datos de esta ventana, deberá seleccionar la herramienta “Guardar” y automáticamente se mostrará una ventana “Aviso…”, en la cual deberá elegir la opción “NO”.

Como resultado de esta primera etapa, los datos de la municipalidad han sido cargados al aplicativo y se podrán visualizar en la ventana principal como el registro número uno (1).

Aparecerá el nombre de la

municipalidad.

Ingresar el número de RUC de la

municipalidad.

Seleccionamos “Guardar”

14

6.5 Registrar o seleccionar el programa

Al hacer clic en la herramienta “Estándar” se abrirá una ventana con la lista de los diferentes programas sociales, en este caso deberá escoger lo siguiente: “1. Programa de Complementación Alimentaria – PCA”.

Seleccionar: “1. Programa de

Complementación Alimentaria - PCA”

Seleccionar

Estándar

15

Asimismo, la ventana principal muestra seis (06) pestañas, las cuales cuentan con la información básica cargada al aplicativo, en este caso visualizará la que corresponde al PCA.

En la pestaña “Programa Social”, se mostrara la descripción del PCA.

En la pestaña “Subprograma Social”, se mostrará las modalidades del PCA (podrá adicionar más modalidades de ser necesario).

En la pestaña “Tipo Centro de Atención”, se mostrará los tipos de centros de atención por cada modalidad.

La información de esta

pestaña se ingresará

manualmente

16

En la pestaña “Bien o Servicio” se mostrara el tipo de bien o servicio que se brinda al beneficiario (podrá adicionar algún otro bien o servicio de ser necesario).

6.6 Creación de los Centros de Atención

Para registrar los centros de atención de los beneficiarios del PCA, deberá escoger la pestaña “Centro de Atención”.

Luego, hacer clic en la herramienta “Nuevo”.

Hacer clic en nuevo

17

Aparecerá la siguiente ventana, donde deberá seleccionar el ámbito geográfico (departamento, provincia, distrito), ingresar la localidad y escoger el tipo de centro de atención de acuerdo a las alternativas.

Indicar el Tipo de Centro de

Atención

18

En el campo Código, deberá ingresar el código que la municipalidad ha asignado, un número correlativo o el que crea conveniente para cada centro de atención; No dejar en blanco dicho campo.

Luego, completar los campos de “Nombre” y “Dirección” del centro de atención y “Grabar”.

Registre el nombre del Centro de

Atención

Registre la dirección del

Centro de Atención

Ingresar el código que tiene el

centro de atención.

1

2

3

19

Una vez ingresados y grabados los datos del centro de atención, éste podrá verificarse como un registro nuevo, tal como se muestra en la imagen siguiente:

Nota: Para ingresar más centros de atención hacer clic en nuevo y repetir los pasos anteriores.

6.6.1 Búsqueda de Centro de Atención

Para ubicar un centro de atención almacenado o creado anteriormente, dirigirse a la región “Nombre” e ingrese el nombre completo o parte del nombre del centro de atención y luego hacer clic en “Buscar” y se mostrarán los resultados de la consulta.

Aparece el Centro de Atención creado

Ingresar el nombre del Centro de

Atención que desea ubicar

20

Centros de

atención

encontrados

6.6.2 Modificación del Centro de Atención

Para modificar la información ingresada, deberá seleccionar el registro del centro de atención que desea modificar, y hacer un clic en “Modificar”.

Seleccionar el Centro de

Atención

Hacer clic en

modificar

1

2

21

Se abrirá una ventana nueva, que mostrará los datos ingresados inicialmente y donde podrá realizar los cambios que sean necesarios, para luego guardarlos haciendo clic en “Grabar”.

6.6.3 Eliminar un Centro de Atención

Para eliminar un centro de atención creado, deberá seleccionar el registro y escoger la herramienta “Eliminar”.

Seleccionar el

Centro de

Atención

Modificar datos del

Centro de atención

Luego clic en grabar

1

2

Hacer

clic en

Eliminar

1

2

22

Luego aparecerá la siguiente ventana, darle clic en “Si” para eliminar el centro de atención.

Una vez eliminado el registro, éste ya no se visualizará en la lista de centros de atención, tal como se muestra en este ejemplo, el registro de “VIRGEN DEL CARMEN” ya no se visualiza.

23

6.7 Creación de Padrones de beneficiarios

Los beneficiarios del PCA deberán registrarse mediante la creación de padrones, para esto deberá dirigirse a la barra de funcionalidades y hacer clic en la opción “RegBen”.

Una vez abierta la ventana “Registro de Padrón de Beneficiarios”, deberá dirigirse a la herramienta “Nuevo” para crear un padrón.

El aplicativo mostrará la ventana en la cual se ingresarán los datos generales del nuevo padrón de beneficiarios.

Clic para crear un padrón

24

Para iniciar con la creación del padrón, deberá escoger el periodo que va a reportar (año y semestre).

Parte I: A continuación deberá desglosar los campos siguientes: Nombre de subprograma (Modalidades de atención), Nombre del Centro de Atención y Bien o servicio entregado y escoger las modalidades, centros de atención y bien o servicio brindado según corresponda.

25

En el campo “La identificación de los Beneficiarios”, por defecto es “No”.

Nota: Si se tratara de un PCA - PANTBC y el Establecimiento de Salud indica que la identificación de los beneficiarios es confidencial, entonces marcar “SI”.

Parte II: En esta región se ingresarán los datos del Responsable del Centro de Atención Ejemplos de Responsables por tipo de modalidad. MODALIDAD COMEDORES POPULARES: Presidenta del Comedor MODALIDAD HOGARES Y ALBERGUES: Responsable del Hogar o Albergue MODALIDAD ALIMENTOS POR TRABAJO: Responsable del Proyecto MODALIDAD PANTBC: Director o Encargado del Establecimiento de Salud MODALIDAD ADULTOS EN RIESGO: Presidenta del Comedor

En el campo Fecha de Registro, ésta debe estar comprendida dentro del semestre del cual se va a reportar.

NO es confidencial

26

En el campo Observaciones, se registrará lo que el responsable crea conveniente.

Parte III: En esta región se ingresarán los datos del coordinador o supervisor del programa social, ingresar los datos de la persona encargada del PCA designada por la Municipalidad.

Nota: se considera encargado(a) del PCA en la municipalidad al funcionario de más alto rango, de acuerdo a lo siguiente: Gerente, subgerente, coordinador, responsable, encargado, o cualquier otra denominación que tenga.

En el campo Fecha de Supervisión, ésta debe estar comprendida dentro del semestre reportado.

27

En el campo Observaciones, se debe registrar la observación que el coordinador / supervisión crea conveniente y luego clic en “Grabar”.

Una vez grabada la información, se mostrara un registro nuevo que corresponde al padrón creado, el mismo que se encuentra en estado “Aperturado”. De esta manera se crean los padrones por cada centro de atención de acuerdo a las modalidades.

Nuevo padrón

28

6.7.1 Búsqueda de Padrones

La búsqueda de padrones, previamente registrados, se realizará mediante el ingreso del número exacto o el rango de valores del campo Nid Padrón (número correlativo de padrones creados) asignado a cada padrón, luego clic en “Buscar”.

Ejemplo: Al realizar la búsqueda del padrón con Nid = 1, siguiendo los pasos señalados en el punto anterior, el resultado de la consulta será la siguiente:

NID PADRON

Ingresar el Nid Padrón

Se muestra el padrón

número uno

29

6.7.2 Modificación de padrones

Para modificar padrones ya creados, deberá dirigirse a la opción “Regben” y luego hacer clic en “Buscar”, el aplicativo le mostrará la lista de todos los padrones creados.

A continuación, seleccionar el padrón a modificar y luego hacer clic en la herramienta “Detalles”.

1

2

Lista de padrones

Hacer clic en

Detalles

Seleccionar el

padrón a modificar

1

2

30

Se mostrará una ventana nueva, en la cual se podrá realizar las modificaciones necesarias. Véase en la imagen que sólo las zonas resaltadas de color rojo podrán ser modificadas. Luego, darle clic en “Grabar”.

Después de grabar las modificaciones, se mostrará la ventana del registro de Padrón de beneficiarios con el registro actualizado.

Padrón modificado

31

6.7.3 Eliminación de Padrones

Para eliminar algún padrón, deberá dirigirse a la opción “RegBen” y luego hacer clic en “Buscar” para que el aplicativo muestre los padrones existentes.

Luego, seleccione el padrón que va a eliminar y haga clic en la herramienta “Eliminar”.

Confirmar la eliminación del padrón, hacer clic en “Si”.

Hacer clic en

Eliminar

1

2

Lista de padrones existentes

Seleccionar el padrón a eliminar 1

2

32

7. Tipos de Beneficiarios

El Programa de Complementación Alimentaria (PCA) a través de sus cinco modalidades atiende a los siguientes tipos de beneficiarios:

PCA – Modalidad de Comedores Populares Socio: Para aquellos que están inscritos como beneficiario del comedor popular. Público: Persona que accede al beneficio sin necesidad de ser socio.

PCA – Modalidad PANTBC Paciente: Personas con TBC, que cuenten con el certificado del Establecimiento de

Salud. Contacto: Persona encargada del cuidado del paciente con TBC acreditado por el

establecimiento de salud.

PCA – Modalidad Hogares y Albergues Esta modalidad no presenta tipos de beneficiarios, por lo que están dirigido a los

hogares donde se encuentran diversidad de casos.

PCA – Modalidad de Trabajo Comunal Esta modalidad no presenta tipos de beneficiarios.

PCA – Modalidad Personas en Riesgo: Esta modalidad no presenta tipos de beneficiarios.

8. Registro de Beneficiarios

A continuación, se describirán los pasos a seguir, para realizar el registro de beneficiarios de los programas sociales:

Para visualizar la lista de los padrones existentes, deberá usar la opción “RegBen” y hacer clic en la opción “Buscar”.

Seleccionar el padrón en el que se registrarán los beneficiarios y

Finalmente, hacer clic en el botón de color azul “BENEFICIARIO” para ingresar al padrón seleccionado; también podrá ingresar al padrón escogido, haciendo doble clic.

4

1

3

2

33

El aplicativo mostrará una nueva ventana dividida en dos (02) secciones: i) Datos del beneficiario y ii) Listado de beneficiarios.

Asimismo, la primera sección está formada por 4 items: 1. DATOS DEL BENEFICIARIO (DNI, apellidos paternos, apellidos maternos, nombres, sexo, fecha de nacimiento), 2. LUGAR DE RESIDENCIA (departamento, provincia, distrito, centro poblado y dirección), 3. DATOS DEL APODERADO O TUTOR (DNI, apellido paterno, apellido materno, nombres) 4. TIPO DE BENEFICIARIO que pertenece.

En esta sección se ingresa

todos los datos de los

beneficiarios

SECCIÓN 1

SECCIÓN 2

34

Ingresar los datos del

beneficiario NIÑO(A)

Nuevo registro

Ejemplo 1: Registro de un menor de edad que pertence a la modalidad de Comedores Populares

Se registrarán los datos de la primera sección, es decir todos lo campos de los datos generales, lugar de residencia, los datos del apoderado o tutor y el tipo de beneficiario.

8.1 Datos del beneficiario:

Caso 1: Beneficiario NIÑO(A)

Para un beneficiario de tipo NIÑO (A) se registrarán todos los ítems de la Sección 1: Datos generales, lugar de residencia y los datos del apoderado o tutor.

Luego de ejecutar la herramienta “Guardar”, el beneficiario quedará grabado y se creará un nuevo registro en la sección 2: Listado de beneficiarios.

35

Ingresar los datos del

beneficiario ADULTO

Nuevo registro

Caso 2: Beneficiario ADULTO sin restricción de identidad

Para un beneficiario de tipo ADULTO, se registrará la información de los items 1 y 2 de manera obligatoria y de manera opcional los items 3 y 4.

Luego de ejecutar la herramienta “Guardar”, el beneficiario quedará grabado y se creará un nuevo registro en la sección 2: Listado de beneficiarios.

Caso 3: Beneficiario con identidad confidencial

En casos excepcionales la identidad del beneficiario (a) es confidencial, por ello, no se activará el ítem de la primera sección “1 Datos generales”; sin embargo, los demás ítems deberán ser completados. Esto se verá en los casos de PANTBC.

36

Registro ubicado

8.2 Búsqueda de registro del beneficiario

La búsqueda de un beneficiario se realizará ingresando los apellidos en el cuadro “Buscar a un beneficiario”, ubicado en la sección 2, tal como se muestra en la imagen:

El aplicativo ubicará el registro que contiene dicha información y lo mostrará mediante una selección resaltada en color azul.

Ingresar los apellidos del

beneficiario

37

Seleccionar el registro del

beneficiario a modificar

8.3 Modificación del registro de beneficiarios

La modificación de los datos de un beneficiario registrado se realizará seleccionando el registro a modificar en la sección 2.

Una vez seleccionado el registro, se podrán hacer los cambios en la sección 1 “Datos del Beneficiario” y luego hacer clic en l “Guardar”.

Realizar las

modificaciones.

Y luego hacer un click

en el botón guardar

38

Registro modificado

Se visualizará el registro del beneficiario(a) modificado.

8.4 Eliminación del registro de beneficiarios

Para eliminar un beneficiario se requiere seleccionar el registro alojado en la sección 2 y luego hacer clic en la herramienta “Eliminar”.

Luego, podrá verificar visualmente que el registro ha sido eliminado.

Eliminar

Seleccionar el registro

39

9. Exportación del registro de beneficiarios en extensión DBF

Para realizar el proceso de “Exportación de Datos”, es imprescindible que todos los padrones creados se encuentren cerrados, de lo contrario no será posible realizar el proceso.

9.1 Cierre de padrones

Para cerrar los padrones existentes, primero se deberán listar los padrones haciendo clic en la opción “RegBen” y luego haciendo clic en la herramienta “Buscar”.

Una vez listados los padrones, seleccionar los registros y luego hacer clic en la herramienta “Cerrar padrón”.

Lista de padrones

Padrón a cerrar

Cerrar

Padrón

40

El estado de los

padrones es “Cerrado”

Luego, se abrirá la ventana “Cerrando padrones”, en la cual se muestran dos opciones: i) Cerrar sólo los padrones seleccionados, o ii) cerrar todos los padrones. Escoger “Todos los padrones” y luego “Aceptar”.

Finalmente, se podrá verificar que los padrones fueron cerrados de la siguiente manera: Al visualizar el “Estado” de los registros, se verifica que éstos han sido cambiados de “Aperturado” a “Cerrado”.

41

Clic en

Exportar

9.2 Backup de la Base de datos

En este módulo se puede generar el backup de la información registrada (Archivo con extensión dbf), una vez cerrados los padrones, el proceso de exportación de padrones consta de tres (03) pasos básicos que deberán seguirse ingresando a la ventana: “Exportar datos de los Padrones de Beneficiarios”.

Para ingresar a dicha ventana se deberá escoger la opción “Exportar”.

El aplicativo mostrará una ventana nueva con 3 partes, en la cual, como primer paso, se deberá seleccionar el periodo que se desea exportar.

Seleccionar el año Seleccionar el

semestre

42

Luego, como segundo paso, deberá ejecutar la opción “Procesando Datos”.

Y se mostrará el mensaje “Proceso Finalizado”, hacer clic en “Aceptar”.

Terminado el proceso, la ventana mostrará el resultado del procesamiento de datos, en este caso “4 Registros” y se listarán en la parte inferior de la ventana.

Clic en Procesando

Datos

43

Como último paso, se deberá exportar la información procesada en los pasos anteriores, haciendo clic en el botón “Exportando los Padrones de Beneficiarios procesados”.

El aplicativo direccionará a una ruta por defecto (esta podrá ser modificada) donde se alojará el archivo; asimismo, solicitará asignarle un nombre y el tipo de archivo. El tipo de archivo que deberá escogerse es el *.DBF sin excepción.

FIN DEL PROCESO DE REGISTRO DE LA INFORMACIÓN Y BACKUP EN EXTENSIÓN DBF, EL ARCHIVO EN DBF GRABAR EN UN CD Y ENVIAR AL MIDIS

Seleccionar la ruta

para guardar el

archivo

Asignar un

nombre al

archivo

Escoger el tipo

de archivo la

opción DBF

44

Ejemplo: Tendremos la siguiente ventana, este archivo se guardará en el ESCRITORIO y el nombre que fue asignado es MUN_PROV_DELSANTA.

En la opción tipo, se tiene tres opciones *.XLS, *.TXT Y *.DBF, siendo el formato *.DBF la que procesa el MIDIS.

Se deberá cambiar la extensión

del archivo.

45

El usuario tiene la opción de guardar el archivo en la ruta que desea.

Aparecerá mensaje “Archivo Exportado” darle clic en Aceptar

Ubicar el archivo generado en la ruta y carpeta asignada, y guardarlo en un CD para reportar la información del REGISTRO DEL BENEFICIARIOS DEL PCA.

Clic en guardar

Ubicar el archivo y copiarlo en un Cd para

luego ser enviado al MIDIS

46

10. Importando uno o más archivos con extensión DBF en el aplicativo RUBEN

Este proceso se va a realizar cuando se desee recuperar o integrar la información ya registrada al RUBEN en varias computadoras, importando un archivo (con extensión dbf) ya exportado por el RUBEN con el fin de recuperar o adicionar esta información a la información que ya tenemos en el aplicativo informático RUBEN.

Para acceder a este debe hacer clic en el botón IMPORTAR del área de barra de herramientas.

1. Elegir el tipo de archivo a cargar y hacer clic en la opción CARGAR.

47

2. Luego se desplegara la siguiente pantalla, donde seleccionara el TIPO de importación y ubicar el archivo a importar. El formato tiene que estar en DBF y hacer clic en el botón ABRIR.

3. Luego se agregará la información importada mostrándose la siguiente ventana

48

4. Luego hacer clic en IMPORTAR para confirmar que se migró correctamente. Caso contrario RUBEN indicará que los datos contenidos en el archivo no pasaron la consistencia correspondiente. Por lo tanto no podrá importar dichos datos ya que la data fue emitida en formato incorrecto. Es posible mejorar la información (editar), esto se puede lograr haciendo clic en mejora de información y editando la data correspondiente.

5. La información será mostrará, en historial de los procesos de importación.

Si en caso Ud. Desea integrar información de varias PC repetir los pasos mencionados, una vez terminado la importación de las PC, generar el backup de la integración de acuerdo al semestre correspondiente. Una vez realizado estas indicaciones seguir los pasos del ítem 9 sobre “Exportación del registro de beneficiarios en extensión DBF”.

FIN DEL PROCESO DE IMPORTACIÓN DE UNA O VARIOS ARCHIVOS DBF

49

11. Envío de la información al MIDIS

Luego de haber copiado el backup de extensión DBF en el CD, envié la información mediante un Oficio firmado por el alcalde de la municipalidad y dirigido a la Dirección General de Gestión de Usuarios (DGGU) del MIDIS (Sede Central – Paseo de la Republica 3101 – San Isidro - Lima), indicando el periodo, según los plazos establecidos.

Nota:

Se recomienda, registrar los datos solicitados en el aplicativo RUBEN en una sola PC.

Si en caso registra la información en más de una PC, realizar la importación de la información de las PC y consolidar la información en una sola PC y generar el backup. (Item 10 del manual)

Si en caso registra la información en más de una PC, y no sabe realizar la importación o integración de la información de las otras PC para obtener un solo archivo consolidado en una sola PC, deberá enviar todos los archivos backup generado (DBF) y mencionar en el oficio la cantidad de archivos y el número de pc utilizados.

12. Asistencia técnica sobre el registro de información en el aplicativo RUBEN

Las Municipalidades que requieran de asistencia técnica sobre el aplicativo informático RUBEN podrán contactarse al correo electrónico r n u @ m i d i s . g o b . p e o a los teléfonos 631 8000 anexos 1070 o al RPM #984063605.