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Manual de Zeus Gestion ERP 5, Manual de operacion y configuracion y parametrizacion del sistema, Incluye Anexo del sistema tintometrico.
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Tabla de contenido MENU PRINCIPAL ........................................................................................................................................12
1 PANTALLAS ABM ..................................................................................................................................12
1.1 SOLAPAS .......................................................................................................................................13
1.2 SINTESIS DE INFORMACION ...........................................................................................................13
1.3 BOTONES DE FUNCIONES ..............................................................................................................13
2 MODULOS – SUBMENUES ...................................................................................................................14
2.1 ARCHIVOS .....................................................................................................................................14
2.2 VENTAS .........................................................................................................................................14
2.3 COMPRAS ......................................................................................................................................14
2.4 STOCK ...........................................................................................................................................14
2.5 FONDOS ........................................................................................................................................14
2.6 CUENTAS CORRIENTES...................................................................................................................14
2.7 BANCOS ........................................................................................................................................15
2.8 HERRAMIENTAS.............................................................................................................................15
3 SUBMENU ARCHIVOS ...........................................................................................................................16
3.1 ABM CLIENTES ...............................................................................................................................16
3.1.1 ¿CÓMO DAR DE ALTA UN NUEVO CLIENTE? ............................................................................20
3.1.2 TABLAS DE CLIENTES: ..............................................................................................................25
3.1.2.1 CATEGORIAS ....................................................................................................................25
3.1.2.2 RAMOS ............................................................................................................................26
3.1.2.3 TIPO .................................................................................................................................26
3.1.2.4 ZONA .......................................................................................................................................26
3.1.2.5 VENDEDORES ..........................................................................................................................27
3.1.2.6 COBRADORES ...................................................................................................................27
3.1.2.7 CONDICIONES DE VENTA ..................................................................................................27
3.1.3 RECLAMOS DE CLIENTES .........................................................................................................30
3.2 ABM PROVEEDORES ......................................................................................................................34
3.2.1 ¿CÓMO DAR DE ALTA UN NUEVO PROVEEDOR? ....................................................................38
3.2.2 TABLAS DE PROVEEDORES ......................................................................................................42
3.2.2.1 CATEGORIAS ....................................................................................................................42
3.2.2.2 CONDICIONES DE COMPRA ..............................................................................................42
3.2.2.3 CONCEPTOS DE COMPRA .................................................................................................43
3.2.2.4 PLANTILLA DE CONCEPTOS DE COMPRA ...........................................................................43
3.2.3 RECLAMOS DE PROVEEDORES: ...............................................................................................44
3.3 ARTICULOS ....................................................................................................................................47
3.3.1 COMO DAR DE ALTA UN NUEVO ARTÍCULO? ...........................................................................52
3.3.2 TABLAS DE ARTICULOS: ...........................................................................................................59
3.3.2.1 DEPOSITOS DE MERCADERIAS ..........................................................................................59
3.3.2.2 FAMILIAS .........................................................................................................................59
3.3.2.3 GRUPOS ...........................................................................................................................59
3.3.2.4 MARCAS...........................................................................................................................60
3.3.2.5 FABRICAS .........................................................................................................................60
3.3.2.6 TIPOS DE ARTICULOS ........................................................................................................60
3.3.2.7 PRODUCCION ...................................................................................................................61
3.3.2.8 PAIS ORIGEN ....................................................................................................................63
3.3.2.9 VISUALIZA ARTICULO POR SCANNER ................................................................................63
3.3.2.10 TALLE .............................................................................................................................63
3.3.2.11 COLOR ...........................................................................................................................63
3.3.2.12 GENERA ARTICULOS CON TALLES Y COLORES .................................................................64
3.3.2.13 VISUALIZA CURVA DE ARTICULOS CON TALLES Y COLORES .............................................65
3.4 TABLAS VARIAS - TABLAS GENERALES ............................................................................................66
3.4.1 LOCALIDADES .........................................................................................................................66
3.4.2 PROVINCIAS ............................................................................................................................67
3.4.3 TRANSPORTE ..........................................................................................................................67
3.4.4 MONEDAS Y COTIZACIONES ....................................................................................................68
3.4.5 CAJAS .....................................................................................................................................68
3.4.6 CONCEPTOS ............................................................................................................................69
3.4.7 TALONARIOS ..........................................................................................................................71
3.4.8 ESTADOS ................................................................................................................................71
3.4.9 BANCOS ..................................................................................................................................72
3.4.10 TARJETAS DE CREDITO ..........................................................................................................73
3.4.11 CONCEPTOS LIQUIDACION TARJETA ......................................................................................74
3.5 TABLAS VARIAS..............................................................................................................................75
3.5.1 TABLAS IMPOSITIVAS .............................................................................................................75
3.5.1.1 CATEGORIAS DE IVA .........................................................................................................75
3.5.1.2 RETENCIONES..................................................................................................................76
4 VENTAS ................................................................................................................................................80
4.1 FACTURAS .....................................................................................................................................80
4.1.1 SELECCIÓN DEL PRODUCTO A FACTURAR: ...............................................................................83
4.1.2 OTRAS CARACTERISTICAS DE LA PANTALLA: ............................................................................84
4.1.3 MENSAJES DE ALERTA .............................................................................................................86
4.1.4 PANTALLA DE COBRANZA .......................................................................................................87
4.1.4.1 EFECTIVO: ........................................................................................................................87
4.1.4.2 TARJETA DE CREDITO: ......................................................................................................88
4.1.4.3 CHEQUES .........................................................................................................................89
4.1.4.4 SEÑAS ..............................................................................................................................90
4.1.5 IMPRESIÓN DE LA FACTURA ....................................................................................................91
4.2 REMITOS .......................................................................................................................................91
4.2.1 INGRESO DE REMITOS: ...........................................................................................................91
4.2.1.1 SELECCIÓN DEL PRODUCTO A REMITIR .............................................................................93
4.2.1.2 OTRAS CARACTERISTICAS DE LA PANTALLA DE REMITO: ...................................................94
4.2.1.3 MENSAJES DE ALERTA ......................................................................................................95
4.2.2 VISUALIZACION DE REMITOS: .................................................................................................96
4.2.3 BAJA DE REMITOS ...................................................................................................................97
4.3 REMITOS EN CONSIGNACION ........................................................................................................99
4.3.1 INGRESO DE REMITOS: ...........................................................................................................99
4.3.1.1 SELECCIÓN DEL PRODUCTO A REMITIR: ..........................................................................100
4.3.1.2 OTRAS CARACTERISTICAS DE LA PANTALLA DE REMITO: .................................................101
4.3.1.3 MENSAJES DE ALERTA: ...................................................................................................103
4.3.2 VISUALIZACION DE REMITOS: ...............................................................................................103
4.3.3 BAJA DE REMITOS: ................................................................................................................105
4.4 PEDIDOS ......................................................................................................................................106
4.4.1 INGRESO DE PEDIDOS ...........................................................................................................106
4.4.1.1 SELECCION DEL PRODUCTO A SOLICITAR: .......................................................................107
4.4.1.2 OTRAS CARACTERISTICAS DE LA PANTALLA DE PEDIDO ..................................................108
4.4.2 MODIFICACION DE PEDIDOS: ................................................................................................109
4.5 PRESUPUESTOS ...........................................................................................................................112
4.5.1 INGRESO DE PRESUPUESTOS ................................................................................................112
4.5.1.1 SELECCIÓN DEL PRODUCTO A PRESUPUESTAR: ..............................................................113
4.5.1.2 OTRAS CARACTERISTICAS DE LA PANTALLA DE PRESUPUESTO: .......................................114
4.5.2 MODIFICACION DE PRESUPUESTOS: .....................................................................................115
4.5.3 BAJA DE PRESUPUESTO.........................................................................................................116
4.6 PENDIENTES DE CLIENTES ............................................................................................................118
4.6.1 VISUALIZACION DE PENDIENTES DE VENTA ...........................................................................118
4.6.2 MANTENIMIENTO DE PENDIENTES X CONSULTA ...................................................................120
4.6.3 VISUALIZACION DEL HISTORICO DE PENDIENTES ...................................................................122
4.7 SEÑAS .........................................................................................................................................123
4.7.1 FUNCIONES DE LA TABLA DE SEÑAS ......................................................................................124
4.7.2 BOTONES DE LA TABLA DE SEÑAS .........................................................................................125
4.8 ANULACION DE COMPROBANTES DE VENTAS ..............................................................................127
4.8.1 ANULACION DE COMPROBANTES .........................................................................................127
4.8.2 NOTA DE CREDITO AUTOMATICA ..........................................................................................130
4.9 VISUALIZACIONES ........................................................................................................................131
4.9.1 VISUALIZACION DE COMPROBANTES ....................................................................................131
4.9.2 VISUALIZACION DE COMPROBANTES X ARTICULO Y CLIENTES ...............................................133
4.10 FACTURAS CON ACOPIO ............................................................................................................135
4.10.1 FACTURA CON ACOPIO POR ARTICULO ...............................................................................136
4.10.2 SELECCION DEL PRODUCTO A FACTURAR ............................................................................139
4.10.3 FACTURA CON ACOPIO POR IMPORTE ................................................................................140
4.10.4 OTRAS CARACTERISTICAS DE LA PANTALLA .........................................................................141
4.10.5 MENSAJES DE ALERTA .........................................................................................................144
4.10.6 PANTALLA DE COBRANZA ...................................................................................................145
4.10.7 TARJETA DE CREDITO ..........................................................................................................146
4.10.8 CHEQUES ............................................................................................................................147
4.10.9 SEÑAS .................................................................................................................................148
4.11 NC/ND POR CONCEPTOS ...........................................................................................................148
5 COMPRAS ..........................................................................................................................................151
5.1 MENU COMPRAS .........................................................................................................................151
5.2 FACTURAS DE COMPRAS .............................................................................................................151
5.3 FACTURAS DE COMPRA POR CONCEPTO......................................................................................157
5.4 REMITOS DE COMPRAS ...............................................................................................................161
5.4.1 INGRESO DE REMITOS: .........................................................................................................161
5.4.2 MODIFICACION DE REMITOS: ...............................................................................................164
5.4.3 BAJA DE REMITOS .................................................................................................................166
5.5 ORDENES DE COMPRA.................................................................................................................168
5.5.1 INGRESO DE ÓRDENES DE COMPRA ......................................................................................168
5.5.2 OTRAS CARACTERISTICAS......................................................................................................172
5.5.3 MODIFICACION DE ORDENES DE COMPRA ...........................................................................174
5.6 COTIZACIONES DE COMPRA ........................................................................................................177
5.6.1 INGRESO DE COTIZACIONES DE COMPRA ..............................................................................177
5.6.2 OTRAS CARACTERISTICAS......................................................................................................180
5.6.3 MODIFICACION DE COTIZACIONES DE COMPRA ....................................................................182
5.6.4 BAJA DE COTIZACIONES DE COMPRA ....................................................................................184
5.7 PENDIENTES DE PROVEEDORES ...................................................................................................185
5.7.1 VISUALIZACION DE PENDIENTES DE COMPRA .......................................................................186
5.7.2 VISUALIZACION DEL HISTOTICO DE PENDIENTES ...................................................................187
5.7.3 MANTENIMIENTO DE PENDIENTES POR CONSULTA ..............................................................189
5.8 ANULACION DE COMPROBANTES DE COMPRAS ..........................................................................191
5.8.1 ANULACION DE FACTURAS DE COMPRA................................................................................191
5.9 VISUALIZACION DE COMPROBANTES DE COMPRA .......................................................................193
5.9.1 VISUALIZACION DE COMPROBANTES DE COMPRA ................................................................193
5.10 CIERRE PERIODO FISCAL DE COMPRAS .......................................................................................195
6 STOCK ................................................................................................................................................197
6.1 FICHA DE STOCK ..........................................................................................................................197
6.2 MODIFICA STOCK ACTUAL X ARTICULO ........................................................................................202
6.3 AJUSTE DE STOCK X CONCEPTOS .................................................................................................206
6.4 TRANSFERENCIAS DE STOCK ENTRE DEPOSITOS ...........................................................................210
6.4.1 INGRESO DE TRANSFERENCIAS .............................................................................................210
6.4.2 MODIFICACION / BAJA DE TRANSFERENCIAS ........................................................................215
6.4.3 RECEPCION DE TRANSFERENCIAS .........................................................................................217
7. FONDOS ............................................................................................................................................219
7.1 INGRESO DE EFECTIVO ................................................................................................................219
7.2 EGRESO DE EFECTIVO ..................................................................................................................220
7.3 DEPOSITO EN EFECTIVO ...............................................................................................................222
7.4 ORDENES DE PAGO VARIAS .........................................................................................................224
7.4.1 INGRESA ORDENES DE PAGO VARIAS ....................................................................................224
7.4.2 VISUALIZA ORDENES DE PAGO VARIAS ..................................................................................227
7.4.3 ANULA ORDENES DE PAGO VARIAS .......................................................................................229
7.5 CHEQUES DE TERCEROS ...............................................................................................................231
7.6 BUSQUEDA DE CHEQUES EN CARTERA.........................................................................................243
7.7 BUSQUEDA DE CHEQUES EN HISTORICO ......................................................................................245
7.8 AUTORIZACION DE CHEQUES Y CUPONES ....................................................................................247
7.9 CUPONES DE TARJETAS ...............................................................................................................248
7.10 BUSQUEDA DE CUPONES EN CARTERA ......................................................................................260
7.11 BUSQUEDA DE CUPONES EN HISTORICO ....................................................................................262
7.12 APERTURA DE CAJA ...................................................................................................................263
7.13 CIERRE DE CAJA .........................................................................................................................265
7.14 REIMPRESION DE CIERRE DE CAJA .............................................................................................267
7.15 MOVIMIENTO DE DINERO ENTRE CAJAS ....................................................................................270
7.16 CAMBIO DE DIVISAS ..................................................................................................................272
8 CTAS CTES ..........................................................................................................................................275
8.1 CLIENTES .....................................................................................................................................275
8.1.1 RECIBOS ...............................................................................................................................275
8.1.1.1 ALTERNATIVAS DE APLICACIÓN DE LOS PAGOS DEL CLIENTE ..........................................276
8.1.1.2 INGRESO DEL MODO DE PAGO .......................................................................................283
8.1.2 VISUALIZA RESUMEN DE CUENTA .........................................................................................286
8.1.3 PASE MANUAL DE CTA CTE ...................................................................................................291
8.1.4 ANULACION DE MOVIMIENTOS ............................................................................................294
8.1.4.1 ANULACION DE RECIBOS ................................................................................................294
8.1.4.2 ANULACION DE PASES MANUALES .................................................................................296
8.1.4.3 ANULACION DE IMPUTACIONES A CTA CTE ....................................................................298
8.2 PROVEEDORES ............................................................................................................................299
8.2.1 ORDENES DE PAGO ...............................................................................................................299
8.2.1.1 ALTERNATIVAS DE APLICACIÓN DE LOS PAGOS A UN PROVEEDOR .................................301
8.2.1.2 INGRESO DEL MODO DE PAGO AL PROVEEDOR: .............................................................307
8.2.2 VISUALIZA RESUMEN DE CUENTA .........................................................................................311
8.2.3 PASE MANUAL A PROVEEDORES ...........................................................................................316
8.2.4 ANULACION DE MOVIMIENTOS ............................................................................................319
8.2.4.1 ANULACION DE ORDEN DE PAGO ...................................................................................319
8.2.4.2 ANULACION DE PASES MANUALES .................................................................................321
8.2.4.3 ANULACION DE IMPUTACIONES A CTA CTE ....................................................................322
9 BANCOS .............................................................................................................................................325
9.1 DEPOSITO EN EFECTIVO ...............................................................................................................325
9.2 EXTRACCION EN EFECTIVO ..........................................................................................................326
9.3 CHEQUES DE TERCEROS ...............................................................................................................328
9.4 CHEQUES EMITIDOS ....................................................................................................................339
9.5 DEPOSITOS DE CHEQUES PROPIOS ..............................................................................................340
9.6 DEBITOS BANCARIOS ...................................................................................................................341
9.7 CREDITOS BANCARIOS .................................................................................................................343
9.8 CUPONES DE TARJETAS ...............................................................................................................344
9.9 INTERDEPOSITOS .........................................................................................................................356
9.10 CONCILIACION BANCARIA ..........................................................................................................358
9.11 LIBRO BANCOS ..........................................................................................................................361
10 HERRAMIENTAS ...............................................................................................................................370
10.1 CONFIGURACION DEL SISTEMA .................................................................................................370
10.1.1 CONFIGURACION DE PARAMETROS ....................................................................................370
10.1.1.1 PARAMETROS DEL SISTEMA .........................................................................................370
10.1.1.2 CONFIGURACION INDIVIDUAL ......................................................................................382
10.1.2 CONFIGURACION DE FORMULARIOS ...................................................................................411
10.1.3 ABM SUCURSALES ..............................................................................................................411
10.1.4 ABM PUNTOS DE VENTA .....................................................................................................413
10.1.5 ABM TERMINALES...............................................................................................................414
10.1.6 CAMBIAR LA FECHA DEL SISTEMA .......................................................................................414
10.2 BASES DE DATOS .......................................................................................................................415
10.2.1 ADMINISTRADOR DE ARCHIVOS. .........................................................................................415
10.2.2 REGENERA ARCHIVOS TRANSITORIOS .................................................................................415
10.2.3 RESET DE STOCK A CERO .....................................................................................................416
10.2.4 SPOOL DE IMPRESIÓN .........................................................................................................416
10.2.5 LIBERAR CHEQUES / TARJETAS ............................................................................................416
10.2.6 LIBERAR RECIBOS Y OP ........................................................................................................417
10.2.7 LIBERAR PENDIENTES ..........................................................................................................417
10.2.8 LIBERAR SUGERENCIAS .......................................................................................................417
10.2.9 AUTORIZAR TODOS LOS CHEQUES Y CUPONES ....................................................................418
10.2.10 ABM RETENCIONES Y PERCEPCIONES. ...............................................................................418
11 REPORTES CRYSTAL ..........................................................................................................................421
11.1 USO DE REPORTES CRYSTAL .......................................................................................................423
12 MODULO CONTABLE ........................................................................................................................428
12.1 CONFIGURACION DE PLAN DE CUENTAS ....................................................................................428
12.2 APERTURA DE UN NUEVO EJERCICIO .........................................................................................429
12.3 FUNCIONAMIENTO Y CONFIGURACION DEL MODULO CONTABLE..............................................430
12.4 PROCESAMIENTO MENSUAL DE LA INFORMACION ....................................................................433
12.5 CONFIGURACION DE EXPORTACIONES .......................................................................................436
12.6 CONTABILIDAD EXTENDIDA .......................................................................................................437
13 ANEXOS............................................................................................................................................439
13.1 SISTEMA TINTOMÉTRICO ...........................................................................................................439
MENU PRINCIPAL El menú principal es la primer pantalla que se observa al abrir Zeus.En su parte superior, se pueden observar todos los MODULOS, presionando sobre los cuales, se desplegarán SUBMENUES:
1 PANTALLAS ABM Las pantallas de los ABM tienen el siguiente formato:
1.1 SOLAPAS Indica las SOLAPAS DE BUSQUEDA de un REGISTRO (en este ejemplo: un cliente).
Cada solapa contiene un CRITERIO para buscar el registro que se necesita, de ese modo contando con esa sola información, se puede hallar el dato requerido.
En este ejemplo, si se está buscando un CLIENTE, se lo puede hallar por 5 criterios posibles:
Por RAZON SOCIAL; Por CODIGO; Por NOMBRE DE FANTASIA; Por DOMICILIO; Por CUIT.
Cada uno de esos registros fue previamente ingresado al dar de alta al cliente y en base a lo que se busca en el criterio, se hallará al cliente buscado.
1.2 SINTESIS DE INFORMACION Sobre el margen derecho de la pantalla, se ofrece una síntesis de la INFORMACION que contiene el registro (en este caso un cliente) sobre el cual está ubicado el cursor en el listado de la izquierda (el campo resaltado).
La utilidad práctica de esta información, es contar en forma rápida y sencilla con los datos básicos del registro en cuestión (en el ejemplo, un cliente).
1.3 BOTONES DE FUNCIONES En la parte inferior de la pantalla, se ubican los BOTONES DE FUNCIONES que actúan sobre los registros:
CUENTA CORRIENTE: esta es una simple función informativa, que permite de manera rápida obtener información sobre el registro (en este caso, al ser un cliente, un estado de la cta cte);
VISUALIZAR: despliega las pantallas que contienen información detallada del registro resaltado; de este modo se accede a toda la información (recordar que sobre el lado derecho_punto “B”_ se obtiene una información limitada); sólo permite ver los datos ingresados;
COPIAR: esta función permite copiar todos los datos contenidos en un registro para dar de alta otro, debiendo considerar todas las variables que deben modificarse;
AGREGAR: la función de este botón es dar de alta un nuevo registro (en el ejemplo un cliente), por lo que al presionarlo, despliega una nueva pantalla con todos los campos que deben ser completados para dar de alta ese nuevo registro;
MODIFICAR: resaltado un registro, esta función permite acceder a los datos del mismo y modificarlos; la diferencia de esta función con la de VISUALIZAR, es que en este caso se pueden modificar los datos;
BORRAR: permite dar de baja un registro,con el único y excluyente requisito de no haber tenido movimientos(en ese caso no se podrá eliminar).
2 MODULOS – SUBMENUES Los submenúes se despliegan a partir de ubicarse sobre uno de ellos en la BARRA HORIZONTAL del MENU PRINCIPAL. En todos los casos, al desplegarse se muestran las diferentes funciones que se pueden ejecutar desde cada uno de ellos.
Cada uno de ellos corresponde a un MODULO del sistema.
Cada MODULO agrupa todas las funciones que corresponden a un área de gestión y permiten, por un lado, AGRUPAR FUNCIONES que pertenecen a un mismo proceso administrativo o de gestión, y por el otro, permitir un esquema de SEGURIDAD que asegure el funcionamiento del soft en su totalidad.
Los MODULOS desplegables son:
2.1 ARCHIVOS Contiene toda la información básica para el funcionamiento de Zeus:
Tablas de CLIENTES; Tablas de PROVEEDORES; Tablas de ARTICULOS; Tablas IMPOSITIVAS; Tablas de INFORMACION GENERAL.
Todas ellas, se manejan a través de un esquema de ABM (Alta, Baja, Modficación), es decir que a través de ellas, se podrán agregar, modificar, eliminar datos.
Toda esta información es propia de cada empresa, por lo que estos serán campos a ingresar.
2.2 VENTAS Contiene todas las funciones relacionadas con la gestión de ventas: FACTURAS, REMITOS, PEDIDOS, PRESUPUESTOS, SEÑAS y toda la administración de cada una de estas funciones.
2.3 COMPRAS Con todas las tareas relacionadas con la gestión de compras: FACTURAS, REMITOS, ORDENES DE COMPRA. COTIZACIONES y toda la administración de estas funciones.
2.4 STOCK Contiene las funciones relacionadas con la administración del stock: TRANSFERENCIAS ENTRE DEPOSITOS, AJUSTE DE STOCK y visualización de la FICHA DE STOCK.
2.5 FONDOS Contiene todo lo relacionado con la administración de valores: EFECTIVO, CHEQUES DE TERCEROS, CUPONES DE TARJETAS, así como la ADMINISTRACION DE LA/S CAJA/S.
2.6 CUENTAS CORRIENTES
Contiene la gestión de cuentas corrientes de CLIENTES y PROVEEDORES, con la emisión de comprobantes de cobro (“RECIBOS”) y pago (“ORDEN DE PAGO”), así como el seguimiento de los movimientos en cuenta corriente y los ajustes a las mismas.
2.7 BANCOS Toda la gestión de cuentas corrientes bancarias se hace desde este módulo: DEPOSITOS, EXTRACCIONES, DEBITOS Y CREDITOS BANCARIOS, así como la administración y seguimiento de los CUPONES DE TARJETAS DE CREDITO.
2.8 HERRAMIENTAS Este punto está reservado para el ADMINISTRADOR DEL SISTEMA y contiene todos los PARAMETROS de funcionamiento del ZEUS.
3 SUBMENU ARCHIVOS A través de los datos a ingresar en cada una de las mencionadas TABLAS, se CONFIGURA el sistema para su utilización.
Al desplegar ARCHIVOS, se observará el siguiente
MENU:
Como se observa en la imagen, se abren 4 grandes grupos de programas:
CLIENTES
PROVEEDORES
ARTICULOS
TABLAS VARIAS, que contienen TABLAS GENERALES y TABLAS IMPOSITIVAS
Cada uno de estos grupos de programas, permiten administrar la información relacionada con cada uno de ellos.
A continuación, se detalla el funcionamiento de cada uno de estos grupos.
3.1 ABM CLIENTES Dentro de este grupo, al desplegarse, se ofrecen 3 alternativas:
Clientes: con el ABM de Clientes propiamente dicho
Tablas de Clientes: con la definición de variables que afectan a los datos a ingresar con cada cliente;
Reclamos de clientes: con un esquema de seguimiento y actualización de reclamos efectuados por los clientes:
Al abrir esta opción del menú, se despliega una pantalla:
En esta pantalla, podemos observar todas las funciones que se pueden utilizar en relación a los registros de datos sobre CLIENTES.
Antes de describir el contenido, se sugiere conocer cómo es el diagrama de las pantallas de ABM.
En particular, las pantallas del ABM de CLIENTES, son las siguientes:
BOTON “CTA CTE”:
Esta función permite acceder al detalle de la cuenta corriente del cliente, tal como si se lo hiciera desde el menú de CUENTAS CORRIENTES – CLIENTES – VISUALIZA RESUMEN DE CUENTA, pero sin la necesidad de acceder a ese punto del programa.
Con el botón “CTAS CTES” se accede directamente a observar la cuenta corriente del cliente, existiendo la opción de IMPRIMIR ese estado de cuenta.
BOTON “VISUALIZAR”: Este botón habilita la pantalla que presenta los datos del cliente sobre el cual el cursor estaba ubicado (el cliente resaltado).
Presenta, como se observa, las 6 SOLAPAS que contienen diferente información sobre el CLIENTE:
Las solapas, cuyo contenido se detallará en la SOLAPA AGREGAR, son:
General
Más datos
Facturación
Notas
Ventas realizadas
Reglas de precios.
BOTON “AGREGAR”:
Este botón habilita la pantalla que permite dar de alta un nuevo cliente
Las solapas se dividen en 2 clases:
SOLAPAS DE INGRESO DE DATOS: en ellas se ingresan datos relacionados con el cliente; ellas son:
General: aquí se ingresan los datos básicos del cliente.
Más datos: contiene datos complementarios del cliente.
Facturación: aporta información específica sobre el crédito y la operatoria comercial del cliente.
Notas: son campos libres, donde se pueden agregar informaciones complementarias sobre el cliente.
Reglas de precios: una vez creado el cliente, desde esta solapa se pueden crear diferentes reglas de precios que se adecúen a la práctica comercial que se desee mantener con este cliente.
SOLAPAS DE INFORMACION DEL SISTEMA: a través de las diferentes operaciones de las que es objeto el cliente, el sistema aporta información que complementa a la ingresada; ellas es:
Ventas realizadas: a medida que se vayan realizando operaciones con el cliente, en esta solapa se reflejarán las operaciones de las ventas realizadas, con datos básicos como fecha, artículo, cantidad y precio.
BOTON “MODIFICAR”:
Este botón habilita la pantalla que presenta los datos del cliente sobre el cual el cursor estaba ubicado (el cliente resaltado), pero a diferencia de VISUALIZAR, permite MODIFICAR LOS DATOS.
Presenta, del mismo modo, las 6 SOLAPAS que contienen diferente información sobre el CLIENTE:
BOTON “COPIAR”:
Este botón habilita la pantalla que permite tomar todos los datos del cliente resaltado, con el objeto de crear uno nuevo con datos similares.
Naturalmente, al crear el nuevo cliente se le deberá asignar un NUEVO CODIGO( se observará que ese campo se encuentra habilitado para ingresar un nuevo código) y se deberá prestar especial atención a la CUIT, para evitar repeteciones o errores en dicha clave.
BOTON “BORRAR”:
Este botón permite BORRAR un registro de un cliente dado de alta.
Tiene una restricción: si el cliente ya fue utilizado en alguna operación, el sistema NO PERMITIRA DARLO DE BAJA (se trata de una medida que tiene como objeto resguardar la información y mantener los registros ya ingresados; imagínese si a un cliente al que ya se le realizó una venta, se la envió a cuenta corriente y se registró en el Subdiario de Ventas, entre otros datos que se generaron y luego se borrara ese cliente… la información sería incompleta, de ahí que se lo impida).
Al presionar BORRAR, surge una nueva pantalla:
Esta pantalla de CONFIRMACION impide que, por error, se elimine un cliente.
Si el registro NO HA SIDO UTILIZADO, podrá ser BORRADO; en este caso, lo eliminará tras la pantalla de CONFIRMACION.
En el caso de haber sido utilizado, aparecerá una pantalla de ERROR:
De este modo, ZEUS informa que la función solicitada, BORRAR, no puede ser cumplida y que el registro del cliente se encuentra activo.
3.1.1 ¿CÓMO DAR DE ALTA UN NUEVO CLIENTE? Se da a través del botón “AGREGAR” del Menú de CLIENTES:
SOLAPA “GENERAL”: contiene los datos básicos para dar de alta del cliente:
Código de Cliente: es un dato ESENCIAL, ya que permite identificar de manera inequívoca al cliente; el código NO PUEDE REPETIRSE, es decir NO PUEDE HABER 2 CLIENTES CON EL MISMO CODIGO, asegurando de este modo la correcta identificación del registro.
El Código puede ser ALFANUMERICO y puede tener hasta 20 POSICIONES.
En caso de optarse por un código NUMERICO, se sugiere completar, al inicio, la cantidad de ceros necesarios hasta la primer cifra significativa, a fin de poder tener un ordenamiento más práctico. Por ejemplo, si se tienen 10 caracteres, el cliente nro 1, será: “0000000001” y NO “1”.
El motivo es de ordenamiento: si se tuvieran 3 clientes: “1”, “5” y “10”, si se completarn los ceros hasta alcanzar el total de campos definidos, el ordenamiento sería:
“0000000001”
“0000000005”
“0000000010”.
En cambio, si no se completaran los ceros, el ordenamiento sería:
1
10
5
NOTA: Naturalmente no es necesario que todos los clientes ingresados tengan un código de la misma extensión, pero si se sugiere que se haga de ese modo, a fin de obtener el mejor ordenamiento lógico. Esta situación de los “ceros” es configurable.
Razón Social: aquí debe ingresarse la RAZON SOCIAL FORMAL del cliente, tal como figura en sus registros impositivos;
Nombre de fantasía: si se desea puede asignarse al cliente otro nombre a fin de identificarlo; suele utilizarse en caso de comercios que, más allá de su razón social formal, tienen otra denominación más amigable o conocida (ejemplo: “Distribuidora Arco Iris”) o bien en los casos en que, internamente, se lo desee denominar de manera más sencilla;
Domicilio: se trata del domicilio del cliente;
Localidad: es la localidad del domicilio del cliente; al costado del título, se encontrará un ícono, el cual indica que ese dato puede ser elegido de una TABLA, que contendrá, en este caso, todas las localidades (ver “Tablas Generales”).
“LOCALIDAD” es un DATO BASICO; si no se ingresa, el sistema informará de la imposibilidad de dar de alta el cliente:
Código Postal: código postal del domicilio del cliente; tiene capacidad para la antigua codificación (4 números) o la nueva (3 letras + 4 números);
Provincia: provincia en la cual se encuentra el domicilio del cliente; es un dato de TABLA y es un DATO BASICO; si no se ingresa, el sistema informará de la imposibilidad de dar de alta el cliente;
Fax: es un dato complementario;
Teléfono: dato complementario;
C.U.I.T.: código de la Clave Unica de Identificación Tributaria; es un DATO BASICO, por lo que si no se ingresa, el sistema informará de la imposibilidad de dar de alta el cliente;
Código de IVA: se trata de la CONDICION DE IVA del cliente, y es un dato de TABLA y es un DATO BASICO; si no se ingresa, el sistema informará de la imposibilidad de dar de alta el cliente;
NOTA 1: En función de los datos que contenga la TABLA IMPOSITIVA – CATEGORIAS DE IVA, será la alícuota de IVA que se aplicará, la letra del comprobante, y se calculen las eventuales retenciones que correspondan.
Nro IIBB: número de inscripción del cliente en el Impuesto a los Ingresos Brutos; junto a este dato a ingresar, se encuentra una OPCION DE TILDE, que permite ACTIVAR O NO el tratamiento del cliente como contribuyente de IIBB en la categoría de “Convenio Multilateral”;
Condición de Venta: permite configurar una condición de venta habitual para este cliente, considerando si es contado o cuenta corriente, y en este último caso, cantidad de cuotas e intervalo entre las mismas.
Lista: ingresa la lista de precios (el sistema puede tener múltiples listas) que se le asigna al cliente; es un dato de TABLA
Zona: es un dato NO BASICO, pero si un DATO CLASIFICATORIO de clientes, permitiendo un agrupamiento de los que cumplan con las mismas condiciones, por ejemplo para obtener un reporte(no será necesario emitir un reporte con todos los clientes y trabajarlo, sino que podrá obtenerse, por ejemplo, un reporte de clientes de la zona “Oeste”); es un dato de TABLA y es de libre creación (contiene 2 campos: “código” y “descripción), por lo que puede diseñarse a gusto;
Depósito: depósito del cual sale la mercadería con destino a ese cliente; se encuentra vinculado al concepto de SUCURSAL; es un dato de TABLA y es de libre creación (contiene 2 campos esenciales: “código” y “descripción, más los datos de domicilio, localidad y teléfono), por lo que puede diseñarse a gusto, con la necesaria vinculación con una sucursal;
Categoría: es un dato NO BASICO, pero si un DATO CLASIFICATORIO de clientes, permitiendo un agrupamiento de los que cumplan con las mismas condiciones, por ejemplo para obtener un reporte(no será necesario emitir un reporte con todos los clientes y trabajarlo, sino que podrá obtenerse, por ejemplo, un reporte de clientes de la categoría “Excelente”); es un dato de TABLA y es de libre creación (contiene 2 campos: “código” y “descripción), por lo que puede diseñarse a gusto;
Ramo: es un dato NO BASICO, pero si un DATO CLASIFICATORIO de clientes, permitiendo un agrupamiento de los que cumplan con las mismas condiciones, por ejemplo para obtener un reporte(no será necesario emitir un reporte con todos los clientes y trabajarlo, sino que podrá obtenerse, por ejemplo, un reporte de clientes del ramo “Distribuidores”); es un dato de TABLA y es de libre creación (contiene 2 campos: “código” y “descripción), por lo que puede diseñarse a gusto;
Cobrador: es un dato NO BASICO y un dato de TABLA y es de libre creación (contiene 2 campos: “código” y “descripción), por lo que puede diseñarse a gusto; permite identificar al cobrador que se le asigna al cliente, naturalmente para el caso que se utilice el esquema de contar con cobradores;
Tipo: es un dato NO BASICO, pero si un DATO CLASIFICATORIO de clientes, permitiendo un agrupamiento de los que cumplan con las mismas condiciones, por ejemplo para obtener un reporte(no será necesario emitir un reporte con todos los clientes y trabajarlo, sino que podrá obtenerse, por ejemplo, un reporte de clientes del tipo “Profesionales”); es un dato de TABLA y es de libre creación (contiene 2 campos: “código” y “descripción), por lo que puede diseñarse a gusto.
Vendedor (1), (2), (3): vendedor/es asignado/s (puede ser sólo uno, dos o tres) al cliente; es un dato que permite identificar al vendedor y asignar (automáticamente) si corresponden, las comisiones por factura, factura cobrada o cobranza); es un dato de TABLA y es de libre creación (contiene 2 campos: “código” y “descripción), por lo que puede diseñarse a gusto, más los datos de los porcentajes de comisión (si corresponden);
Transporte: medio de transporte que lleva la mercadería con destino a ese cliente; es un dato de TABLA y es de libre creación (contiene 2 campos esenciales: “código” y “descripción, más los datos de domicilio, localidad y teléfono), adicionándole el porcentaje de recargo por flete, si corresponde;
Definiciones comerciales: en esta solapa inicial, se pueden asignar 2 definiciones comerciales que configuren la práctica habitual con el cliente:
Descuento Habitual %: esto indicará que, sobre la lista de precios elegida, a este cliente se le hará un porcentaje de descuento, el cual se aplicará automáticamente, reflejándose en la factura en el renglón “descuento”;
Recargo habitual %: opera del mismo modo que el descuento, pero incrementando el precio del producto, reflejándolo en el rengón de “recargo”;
Botones de OPCION DE TILDE: estos botones permiten activar la opción que ofrece (si están tildados) o no (si se encuentran des tildados, tal como aparecen al abrir la pantalla):
Permite Modificar datos : Indica que, ante una operación (una venta, por ejemplo), se permiten modificar los datos de Razón Social, Domicilio y/o CUIT), sólo para esa operación (la configuración creada al momento de dar de alta el cliente se mantiene); la aplicación práctica de este punto es poder modificar en el momento de una operación concreta, sin necesidad de ir al ABM de Clientes;
Cliente no activo: En este caso lo que hace es INACTIVAR al cliente (si está tildado), impidiendo, temporalmente, que realice operaciones; en el caso de estar tildado, al momento de intentar operar con él, el sistema informará de la limitación:
Hasta tanto se deshabilite esta limitación, no se podrá operar con el cliente.
NOTA 2: al momento de ingresar el cliente, el sistema exigirá ciertos datos básicos, sin los cuales no se grabará el alta del cliente; otros datos, complementarios, pueden no ser ingresados o ingresados más tarde (a través de “MODIFICAR”)
NOTA 3: debe tenerse en cuenta que los datos formales ingresados (Razón social, CUIT, domicilio, etc,) son los que tomará el sistema a la hora de emitir alguna documentación relacionada con ese cliente, por ejemplo una factura, por lo que es fundamental verificar que estén bien ingresados.
SOLAPA “MAS DATOS”:
contiene datos adicionales del cliente:
Inicialmente, trae los datos básicos cargados en la solapa anterior: código y razón social; a ellos, les permite agregar:
Teléfono particular: es un dato complementario, un segundo teléfono (recordar que en la solapa General, el dato del teléfono comercial puede ser ingresado);
E-mail: dato complementario, a título de información adicional sobre el cliente;
Web site: dato complementario, a título de información adicional sobre el cliente;
Finaliza pendientes: dato relacionado con los pendientes de entrega; expresado en días; transcurrido ese tiempo, los pendientes se borran;
Fecha de nacimiento: dato complementario, a título de información adicional sobre el cliente;
Código de Agente: relacionado con datos del cliente, en caso de ser del exterior;
Dígito verificador: relacionado con datos del cliente, en caso de ser del exterior;
Imputación contable: el plan de cuentas a ingresar, naturalmente contará con una cuenta de “Deudores por Ventas”, la cual se asignará a través del ASIENTO AUTOMÁTICO DE VENTAS;
Si, en cambio, se desea que este cliente sea imputado a una cuenta contable diferente, se la ingresa en este punto; si no se ingresa nada, toma la cuenta del asiento automático;
Factor puntos: para planes de comercialización que asignen puntos por operaciones realizadas;
Foto: permite agregar una foto, seleccionándola de un archivo.
SOLAPA “FACTURACION”:
contiene datos adicionales del cliente, relacionados con cómo se le debe realizar la facturación
Inicialmente, trae los datos básicos cargados en la solapa anterior: código y razón social; a ellos, les permite agregar:
Límite de crédito: se ingresa el monto del crédito máximo que se le asigna al cliente para sus operaciones comerciales; es parametrizable si considera o no la deuda financiera;
Ofertas: contiene 2 campos de tilde:
No toma ofertas: establece si a ese cliente se le aplican o no OFERTAS que puedan configurarse para determinados productos;
No toma escala de precios: establece si a ese cliente se le aplican o no ESCALAS DE PRECIOS que se configuren;
Bloqueos por facturas vencidas: se refiere a la posibilidad de bloquear nuevas operaciones con ese cliente por tener facturas pasadas de su vencimiento sin cancelar; contiene 3 campos de tilde y un campo donde indicar los días de tolerancia:
Bloquear pedidos según facturas vencidas: establece si a ese cliente se le bloquean o no los PEDIDOS al contar con facturas vencidas impagas;
Bloquear remitos según facturas vencidas: establece si a ese cliente se le bloquean o no los REMITOS al contar con facturas vencidas impagas;
Bloquear facturas según facturas vencidas: establece si a ese cliente se le bloquean o no los FACTURAS al contar con facturas vencidas impagas;
Días de tolerancia: son los días que se SUMAN a la fecha de vencimiento, a fin de otorgar al cliente un plazo mayor, para evitar que la medida de “bloquear” no sea tan drástica;
Retenciones: en caso que la empresa sea AGENTE DE RETENCION (lo que debe indicarse al ingresar los datos de le empresa), se debe definir si a ese cliente, se le efectúan retenciones impositivas; presenta opciones de tilde para 2 impuestos:
Retiene IIBB: para el caso de retenciones de IIBB, el sistema ofrece: RETENER, NO RETENER o hacerlo a través del CONVENIO MULTILATERAL;
Retiene IVA: se debe indicar si se le retiene o no IVA
SOLAPA “NOTAS”: en esta solapa, se ofrecen 4 campos de libre escritura que complementan la información del cliente, en los cuales se pueden volcar diferentes comentarios que aporten a los datos disponibles.
SOLAPA “REGLAS DE PRECIOS”: en esta solapase pueden ingresar REGLAS DE PRECIOS aplicables específicamente a las operaciones comerciales con este cliente; al AGREGAR una nueva regla, se despliega una pantalla que permite ingresar nuevas condiciones:
Se trata de un esquema ABM, por lo que se podrá AGREGAR, CAMBIAR o ELIMINAR una regla de precios.
El esquema que propone es, vinculado con una/s lista/s de precios, definir con qué unidad de medida: ARTICULO, FAMILIA, GRUPO o MARCA (todos CLASIFICADORES DE ARTICULOS_ ver TABLAS DE ARTICULOS), se aplica una política de descuentos.
SOLAPA “VENTAS REALIZADAS”: es una SOLAPA DE INFORMACION DEL SISTEMA: a través de las diferentes operaciones de las que es objeto el cliente, el sistema aporta información que complementa a la ingresada, con datos básicos como fecha, artículo, cantidad y precio.
NO es una solapa de ingreso de datos, sino que el sistema va completando a partir que sucedan las ventas; se encuentra ubicada en el ABM, ya que se busca aportar información de fácil acceso al momento de visualizar o modificar los datos de un cliente.
3.1.2 TABLAS DE CLIENTES: En este punto, se ingresan las variables que permiten el alta de clientes:
Como se puede observar, se trata de datos de TABLA , tal como fueron mencionados en ¿CÓMO DAR DE ALTA UN NUEVO CLIENTE?
3.1.2.1 CATEGORIAS Es un dato NO BASICO, pero si un DATO CLASIFICATORIO de clientes, permitiendo un agrupamiento de los que cumplan con las mismas condiciones, por ejemplo para obtener un reporte; su diseño exige 2 datos:
Código;
Descripción.
Se trata de un esquema ABM, por lo que se podrá AGREGAR, MODIFICAR o BORRAR una Categoría.
Los datos ingresados permitirán acceder a ellos desde el AGREGAR CLIENTES, dando la oportunidad de seleccionar uno de ellos.
3.1.2.2 RAMOS Es un dato NO BASICO, pero si un DATO CLASIFICATORIO de clientes, permitiendo un agrupamiento de los que cumplan con las mismas condiciones, por ejemplo para obtener un reporte; su diseño exige 2 datos:
Código;
Descripción.
Se trata de un esquema ABM, por lo que se podrá AGREGAR, MODIFICAR o BORRAR una Categoría.
Los datos ingresados permitirán acceder a ellos desde el AGREGAR CLIENTES, dando la oportunidad de seleccionar uno de ellos.
3.1.2.3 TIPO Es un dato NO BASICO, pero si un DATO CLASIFICATORIO de clientes, permitiendo un agrupamiento de los que cumplan con las mismas condiciones; es de libre creación, contiene 2 campos:
Código;
Descripción.
Se trata de un esquema ABM, por lo que se podrá AGREGAR, MODIFICAR o BORRAR una Categoría.
Los datos ingresados permitirán acceder a ellos desde el AGREGAR CLIENTES, dando la oportunidad de seleccionar uno de ellos.
3.1.2.4 ZONA Es un dato NO BASICO, pero si un DATO CLASIFICATORIO de clientes, permitiendo un agrupamiento de los que cumplan con las mismas condiciones; es de libre creación, contiene 2 campos:
Código;
Descripción.
Se trata de un esquema ABM, por lo que se podrá AGREGAR, MODIFICAR o BORRAR una Categoría.
Los datos ingresados permitirán acceder a ellos desde el AGREGAR CLIENTES, dando la oportunidad de seleccionar uno de ellos.
3.1.2.5 VENDEDORES Es un dato NO BASICO, pero si un DATO CLASIFICATORIO de clientes, permitiendo un agrupamiento de los que cumplan con las mismas condiciones; es de libre creación, contiene 5 campos:
Código;
Nombre;
Comisión por factura;
Comisióc por factura cobrada
Comisión por cobranzas.
Los datos relacionados con comisiones deberán ser ingresados sólo cuando se maneje un esquema de pago de comisiones a los vendedores por su gestión.
Se trata de un esquema ABM, por lo que se podrá AGREGAR, MODIFICAR o BORRAR una Categoría.
Los datos ingresados permitirán acceder a ellos desde el AGREGAR CLIENTES, dando la oportunidad de seleccionar uno de ellos.
3.1.2.6 COBRADORES Es un dato NO BASICO, pero si un DATO CLASIFICATORIO de clientes, permitiendo un agrupamiento de los que cumplan con las mismas condiciones; es de libre creación, contiene 2 campos:
Código;
Descripción
Se trata de un esquema ABM, por lo que se podrá AGREGAR, MODIFICAR o BORRAR una Categoría.
Los datos ingresados permitirán acceder a ellos desde el AGREGAR CLIENTES, dando la oportunidad de seleccionar uno de ellos.
3.1.2.7 CONDICIONES DE VENTA Permite configurar una condición de venta habitual para este cliente, considerando si es contado o cuenta corriente, y en este último caso, cantidad de cuotas e intervalo entre las mismas:
Se trata de un esquema ABM, por lo que se podrá AGREGAR, MODIFICAR o BORRAR una Condición.
Los datos ingresados permitirán acceder a ellos desde el AGREGAR CLIENTES, dando la oportunidad de seleccionar uno de ellos; desplegando la pantalla de AGREGAR:
En esta solapa de ingresos, se deben completar los datos:
Código: código de la condición;
Nombre: denominación que se le asigna a la condición;
Contado directo: es un botón de OPCION DE TILDE, que permite definir si se trabaja o no con esta condición
Es cta cte?: es un botón de OPCION DE TILDE, que permite definir si se trabaja o no con esta condición
Naturalmente, ambos botones de OPCION DE TILDE son EXCLUYENTES.
Días de vencimiento: en caso de activarse la OPCION DE TILDE de CTA CTE , se abre esta opción en la cual se ingresará el plazo de vencimiento de la opoeración de venta;
Cuotas: si se desea, el monto total puede ser dividido en una cantidad de cuotas, a las cuales el sistema calculará en forma automática, proporcionando el monto total;
Intervalo entre cuotas: en caso de haber cuotas, se debe ingresar el intervalo de tiempo que habrá entre cada unas de ellas, las que el sistema calculará en forma automática;
Descuento en factura: porcentaje de descuento que se desea se asigne a la factura en esta condición de venta; el sistema la calculará automáticamente, la cual se reflejará en el renglón de “descuento” de la factura;
Recargo en factura: porcentaje de recargo que se desea se asigne a la factura en esta condición de venta; el sistema la calculará automáticamente, la cual se reflejará en el renglón de “recargo” de la factura;
No imprime remito en facturación: es un botón de OPCION DE TILDE, que permite definir si se habilita o no esta opción, que define si al momento de facturar se emite o no un remito
Conceptos para ND/NC: se trata de conceptos que, al momento de emitir una NOTA DE CREDITO o DEBITO a un cliente, puedan ser utilizados en forma automática; por ello, se los configura desde las TABLAS DE CLIENTES:
Contiene campos que definen el tratamiento que se dará a ese motivo:
Código: código del concepto;
Concepto: descripción principal del concepto;
Descripciones adicionales: descripciones adicionales a la descripción principal;
Tipo de IVA: dato de TABLA, desde el cual se elige:
Tipo de IVA: código del tipo de IVA a ingresar;
Descripción descripción de la condición;
Porcentaje: porcentaje de la alícuota de la condición;
Código de retención: dato de TABLA, desde el cual se elige un código de retenciones, si es que corresponde:
Esta Tabla se administra desde las TABLAS IMPOSITIVAS.
Imputación: es la imputación contable que se le asigna a este concepto; es un dato de TABLA , desde el cual se elige una cuenta contable
Plantilla de conceptos para NC/ND: se trata de un esquema que permite administrar los conceptos de NC y ND a clientes:
3.1.3 RECLAMOS DE CLIENTES Es un esquema que permite administrar los posibles reclamos de clientes; cuenta con 3 opciones de programa:
Reclamos de clientes: es un esquema de alta, seguimiento y solución de reclamos que hayan efectuado los clientes; contiene básicamente, dos pantallas: una inicial, donde se muestra el estado de los reclamos:
En base a esta información, puede ajustarse ese reclamo e ir informando de su evolución:
Sobre la derecha, en la parte inferior, se puede observar el ESTADO del reclamo, con campos que permiten determinar cómo está.
A partir de la información que se vaya modificando, se podrá hacer un seguimiento del reclamo, con un detalle de esa evolución.
ALTA DE UN RECLAMO: al recibir un reclamo, se ingresará:
Los campos a ingresar son:
Sucursal: se debe ingresar la sucursal que recibe el reclamo;
Cliente: el cliente que hace el reclamo; es un dato de TABLA , desde el cual se elige un cliente;
Reclamo presentado por: se ingresa el nombre de quien hace el reclamo en nombre del cliente; es un campo de escritura libre;
Atendido por: se ingresa el nombre de quien atendió el reclamo del cliente; es un campo de escritura libre;
Asunto: se propone colocar un TITULO de referencia rápida para saber de qué se trata el reclamo;
NOTA: se sugiere que se acuerden los títulos a utilizar, a fin de poder agrupar en pocos conceptos, los posibles reclamos de los clientes y de ese modo con una simple vista, determinar los motivos;
Reclamos: Es un campo libre de escritura, donde se puede explayar el motivo del reclamo, es decir que, aquello anunciado en el “Asunto”, sea amplía con detalles;
NOTA: se sugiere que se acuerde una modalidad para que todos los reclamos tengan la misma forma y contengan toda la información necesaria para conocer y solucionar los reclamos.
En este lugar se irán colocando datos que se relacionen con la solución del reclamo: inicialmente se ingresará el reclamo, luego el seguimiento y finalmente,la solución.
Por eso, se propone un formato común; una sugerencia, sería:
En este ejemplo, se propone un esquema:
Fecha – quien ejecuta la acción – Detalle de lo que se hizo
Estado: a través de un esquema de BOTONES DE TILDE, se establece la situación en que se encuentra el reclamo; según donde se encuentre el tilde, se sabrá si el mismo fue solucionado o no, y en este caso, en qué situación está: Sin Solucionar
Responsable: campo donde se ingresa el responsable asignado para solucionar este inconveniente
Solucionado por: en caso de marcarse como “Solucionado”, se habilita este campo, donde puede ingresarse el nombre de quien solucionó el reclamo;
Motivo retenido: en caso de marcarse como “Retenido”, se habilita este campo, donde puede ingresarse el motivo por el cual está retenido, así como el nombre de quien realizó esa tarea
Imprime Conforme Seleccionado : Este punto también permite imprimir un reporte que reflejará el estado de los reclamos vigentes, permitiendo visualizar de un modo diferente esta situación.
Esta impresión permite, asimismo, que el cliente que presentó el reclamo, pueda firmar su conformidad al momento de la solución; esto depende del circuito administrativo que se tenga.
Reclamos de Clientes Históricos: ingresando el dato del cliente, permite visualizar, en una sola pantalla, todos los reclamos que ha efectuado ese cliente y el estado en que se encuentran:
Como se observa en pantalla, posicionándose sobre el reclamo, en el mismo renglón se informa el estado (en el ejemplo: SOLUCIONADO) y en la parte inferior, la evolución que tuvo el mismo (es el campo “Reclamo” que se fue ingresando a medida que se iba modificando el estado del reclamo).
Desde esta misma pantalla pueden hacerse modificaciones o agregar un nuevo reclamo, sin necesidad de ir a la pantalla de “Reclamo de Clientes”.
Reclamos de Clientes sin solucionar: es un reporte impreso que emitirá un cupón por cada uno de los reclamos de clientes pendientes de solución.
El reporte tiene un formato:
3.2 ABM PROVEEDORES Dentro de este grupo, al desplegarse, se ofrecen 3 alternativas:
Proveedores: con el ABM de Proveedores propiamente dicho;
Tablas de Proveedores: con la definición de variables que afectan a los datos a ingresar con cada proveedor;
Reclamos de Proveedores: con un esquema de seguimiento y actualización de reclamos efectuados por los proveedores:
A continuación, en forma detallada, se describe el funcionamiento de cada una de ellas.
Al abrir esta opción del menú, se despliega una pantalla:
En esta pantalla, podemos observar todas las funciones que se pueden utilizar en relación a los registros de datos sobre PROVEEDORES.
Antes de describir el contenido, se sugiere conocer cómo es el diagrama de las pantallas de ABM. HIPERVINCULO (x ahora archivo x separado: “PANTALLAABM.doc”
BOTON “CTA CTE”:
Esta función permite acceder al detalle de la cuenta corriente del proveedor, tal como si se lo hiciera desde el menú de CUENTAS CORRIENTES – PROVEEDORES – VISUALIZA RESUMEN DE CUENTA, pero sin la necesidad de acceder a ese punto del programa.
Con el botón “CTAS CTES” se accede directamente a observar la cuenta corriente del proveedor, existiendo la opción de IMPRIMIR ese estado de cuenta.
BOTON “VISUALIZAR”:
Este botón habilita la pantalla que presenta los datos del proveedor sobre el cual el cursor estaba ubicado (el proveedor resaltado).
Presenta, como se observa, las 5 SOLAPAS que contienen diferente información sobre el PROVEEDOR:
Las solapas, cuyo contenido se detallará en la SOLAPA AGREGAR, son:
General
Más datos
Notas
Compras realizadas
CBUs.
BOTON “AGREGAR”:
Este botón habilita la pantalla que permite dar de alta un nuevo proveedor.
Las solapas se dividen en 2 clases:
SOLAPAS DE INGRESO DE DATOS: en ellas se ingresan datos relacionados con el proveedor; ellas son:
General: aquí se ingresan los datos básicos del proveedor;
Más datos: contiene datos complementarios del proveedor;
Notas: son campos libres, donde se pueden agregar informaciones complementarias sobre el proveedor;
CBUs: una vez creado el proveedor, desde esta solapa se pueden agregar los datos de CBUs que tenga el proveedor, a fin de poder operar con él a través de transferencias bancarias.
SOLAPAS DE INFORMACION DEL SISTEMA: a través de las diferentes operaciones que se mantengan con el proveedor, el sistema aporta información que complementa a la ingresada; ella es:
Compras realizadas: a medida que se vayan realizando operaciones de compra con el proveedor, se reflejarán en esta solapa, con datos básicos como fecha, comprobante, artículo, cantidad y precio.
BOTON “MODIFICAR”:
Este botón habilita la pantalla que presenta los datos del proveedor sobre el cual el cursor estaba ubicado (el proveedor resaltado), pero a diferencia de VISUALIZAR, permite MODIFICAR LOS DATOS.
Presenta, del mismo modo, las 5 SOLAPAS que contienen diferente información sobre el PROVEEDOR:
BOTON “COPIAR”:
Este botón habilita la pantalla que permite tomar todos los datos del proveedorresaltado, con el objeto de crear uno nuevo con datos similares.
Naturalmente, al crear el nuevo proveedor se le deberá asignar un NUEVO CODIGO( se observará que ese campo se encuentra habilitado para ingresar un nuevo código) y se deberá prestar especial atención a la CUIT, para evitar repeteciones o errores en dicha clave.
BOTON “BORRAR”:
Este botón permite BORRAR un registro de un proveedor dado de alta.
Tiene una restricción: si el proveedor ya fue utilizado en alguna operación, el sistema NO PERMITIRA DARLO DE BAJA (se trata de una medida que tiene como objeto resguardar la información y mantener los registros ya ingresados; imagínese si a un proveedor al que ya se le compró, se la envió a cuenta corriente o canceló y se registró en el Subdiario de Compras, entre otros datos que se generaron y luego se borrara ese proveedor… la información sería incompleta, de ahí que se lo impida).
Al presionar BORRAR, surge una nueva pantalla:
Esta pantalla de CONFIRMACION impide que, por error, se elimine un proveedor.
Si el registro NO HA SIDO UTILIZADO, podrá ser BORRADO; en este caso, lo eliminará tras la pantalla de CONFIRMACION.
En el caso de haber sido utilizado, aparecerá una pantalla de ERROR:
De este modo, ZEUS informa que la función solicitada, BORRAR, no puede ser cumplida y que el registro del proveedor se mantiene y se encuentra activo para operar con él.
3.2.1 ¿CÓMO DAR DE ALTA UN NUEVO PROVEEDOR? Se da a través del botón “AGREGAR” del Menú de PROVEEDORES:
SOLAPA “GENERAL”: contiene los datos básicos para dar de alta del proveedor:
Código de Proveedor: es un dato ESENCIAL, ya que permite identificar de manera unívoca al proveedor; el código NO PUEDE REPETIRSE EN ESTA TABLA, es decir NO PUEDE HABER 2 PROVEEDORES CON EL MISMO CODIGO, asegurando de este modo la correcta identificación del registro.
El Código puede ser ALFANUMERICO y puede tener hasta 20 POSICIONES.
En caso de optarse por un código NUMERICO, se sugiere completar, al inicio, la cantidad de ceros necesarios hasta la primer cifra significativa, a fin de poder tener un ordenamiento más práctico. Por ejemplo, si se tienen 10 caracteres, el proveedor nro 1, será: “0000000001” y NO “1”.
El motivo es de ordenamiento: si se tuvieran 3 proveedores: “1”, “5” y “10”, si se completarn los ceros hasta alcanzar el total de campos definidos, el ordenamiento sería:
“0000000001”
“0000000005”
“0000000010”.
En cambio, si no se completaran los ceros, el ordenamiento sería:
1
10
5
NOTA: Naturalmente no es necesario que todos los proveedores ingresados tengan un código de la misma extensión, pero si se sugiere que se haga de ese modo, a fin de obtener el mejor ordenamiento lógico. Esta opción es configurable por parámetros.
Razón Social: aquí debe ingresarse la RAZON SOCIAL FORMAL del proveedor, tal como figura en sus registros impositivos;
Nombre de fantasía: si se desea puede asignarse al proveedor otro nombre a fin de identificarlo; suele utilizarse en caso de comercios que, más allá de su razón social formal, tienen otra denominación más amigable o conocida (ejemplo: “Distribuidora Arco Iris”) o bien en los casos en que, internamente, se lo desee denominar de manera más sencilla;
Domicilio: se trata del domicilio del proveedor;
Provincia: provincia en la cual se encuentra el domicilio del proveedor; es un dato de TABLA y es un DATO BASICO; si no se ingresa, el sistema informará de la imposibilidad de dar de alta el proveedor;
Localidad: es la localidad del domicilio del proveedor; al costado del título, se encontrará un ícono, el cual indica que ese dato puede ser elegido de una TABLA, que contendrá, en este caso, todas las localidades (ver “Tablas Generales”).
“LOCALIDAD” es un DATO BASICO; si no se ingresa, el sistema informará de la imposibilidad de dar de alta el proveedor:
Código Postal: código postal del domicilio del proveedor; tiene capacidad para la antigua codificación (4 números) o la nueva (3 letras + 4 números);
Teléfono: dato complementario;
E-mail: dato complementario, a título de información adicional sobre el proveedor
Web site: dato complementario, a título de información adicional sobre el proveedor;
Código de IVA: se trata de la CONDICION DE IVA del proveedor, y es un dato de TABLA y es un DATO BASICO; si no se ingresa, el sistema informará de la imposibilidad de dar de alta el proveedor;
NOTA 1: en función de los datos que contenga la TABLA IMPOSITIVA – CATEGORIAS DE IVA, será la alícuota de IVA que se aplicará, la letra del comprobante, y se calculen las eventuales retenciones que correspondan.
C.U.I.T.: código de la Clave Unica de Identificación Tributaria; es un DATO BASICO, por lo que si no se ingresa, el sistema informará de la imposibilidad de dar de alta al proveedor;
OPCION DE TILDE, que permite ACTIVAR O NO el tratamiento del proveedor como contribuyente de IIBB en la categoría de “Convenio Multilateral”
Nro IIBB: número de inscripción del proveedor en el Impuesto a los Ingresos Brutos;
Condición de Compra: permite configurar una condición de compra habitual con que se opera con este proveedor, considerando si es contado o cuenta corriente, y en este último caso, cantidad de cuotas e intervalo entre las mismas; es un dato de TABLA ;
Código de Transporte: medio de transporte que habitualmente transporta la mercadería desde los depósitos del proveedor; es un dato de TABLA y es de libre creación (contiene 2 campos esenciales: “código” y “descripción, más los datos de domicilio, localidad y teléfono), adicionándole el porcentaje de recargo por flete, si corresponde;
Código de Depósito: depósito del cual sale la mercadería con destino a nuestra sucursal; es un dato de TABLA y es de libre creación (contiene 2 campos esenciales: “código” y “descripción, más los datos de domicilio, localidad y teléfono), por lo que puede diseñarse a gusto;
Descuento Suma: esto indicará que, sobre la lista de precios elegida, este proveedor nos hará un porcentaje de descuento, el cual se aplicará automáticamente, reflejándose en la factura en el renglón “descuento”;
Cód. Plantilla: dato de TABLA que vincula con los conceptos habilitados para configurar los comprobantes recibidos del proveedor, a fin que tengan una correcta imputación contable;
Categoría: es un dato NO BASICO, pero si un DATO CLASIFICATORIO de proveedores, permitiendo un agrupamiento de los que cumplan con las mismas condiciones, por ejemplo para obtener un reporte(no será necesario emitir un reporte con todos los proveedores y trabajarlo, sino que podrá obtenerse, por ejemplo, un reporte de proveedores de la categoría “Mayoristas”); es un dato de TABLA y es de libre creación (contiene 2 campos: “código” y “descripción), por lo que puede diseñarse a gusto;
Finaliza pendientes: dato relacionado con el plazo de entrega de los pendientes; una vez transcurrido, los pendientes son eliminados;
Botones de OPCION DE TILDE: estos botones permiten activar la opción que ofrece (si están tildados) o no (si se encuentran des tildados, tal como aparecen al abrir la pantalla):
En este caso lo que hace es INACTIVAR al proveedor (si está tildado), impidiendo, temporalmente, que realice operaciones; en el caso de estar tildado, al momento de intentar operar con él, el sistema informará de la limitación:
Hasta tanto se deshabilite esta limitación, no se podrá operar con el provedor.
NOTA 2: al momento de ingresar el proveedor, el sistema exigirá ciertos datos básicos, sin los cuales no se grabará el alta del proveedor; otros datos, complementarios, pueden no ser ingresados o ingresados más tarde (a través de “MODIFICAR”)
NOTA 3: debe tenerse en cuenta que los datos formales ingresados (Razón social, CUIT, domicilio, etc,) son los que tomará el sistema a la hora de ingresar alguna documentación relacionada con ese proveedor, efectuando los controles necesarios, por lo que es fundamental verificar que estén bien ingresados.
SOLAPA “MAS DATOS”:
Contiene datos adicionales del proveedor:
Inicialmente, trae los datos básicos cargados en la solapa anterior: código y razón social; a ellos, les permite agregar:
Contacto: es un dato complementario, el nombre de la persona con la que se trata habitualmente;
Tipo de proveedor: aquí permite aplicar diferentes imputaciones contables a los diferentes rubros de compra; a través del ASIENTO AUTOMATICO DE COMPRAS, el sistema tiene una cuenta asignada (“Mercaderías”, por ejemplo), pero si se desea asignar una cuenta para Compras, otra para Servicios y otra para Otros, este es el lugar para hacerlo:
En este caso, se selecciona ( al ser un dato de TABLA se abre el Plan de Cuentas y se elige la cuenta contable que se desee se impute) y se la aplica al tipo de proveedor que se trate; en caso de no seleccionarse nada, el sistema tomará la cuenta del ASIENTO AUTOMATICO DE COMPRAS;
Imputación proveedores: similar al caso anterior: el ASIENTO AUTOMATICO DE COMPRAS tiene asignada una cuenta que refleja al proveedor (“Proveedores” por ejemplo”), pero si se desea que éste proveedor en particular se refleje en otra cuenta (por ejemplo, por tratarse de un proveedor del exterior, utilizando “Proveedores Extranjeros”) debe indicarse en este lugar:
En este caso, se selecciona ( al ser un dato de TABLA se abre el Plan de Cuentas y se elige la cuenta contable que se desee se impute) y se la aplica a la cuenta de proveedor que se trate; en caso de no seleccionarse nada, el sistema tomará la cuenta del ASIENTO AUTOMATICO DE COMPRAS
Retenciones – Código de Retención: aquí deben ingresarse, en caso de corresponder, los datos relacionados con las retenciones que pueda efectuar el proveedor; sobre la izquierda se ubican las alternativas de retenciones:
IVA
IIBB
Ganancias
SUSS
Son todos BOTONES DE TILDE, por lo que al tildarlos, se activa el correspondiente botón de la derecha, donde debe informarse el código de la retención: se trata de un dato de TABLA , cuyo maestro se encuentra en TABLAS IMPOSITIVAS:
Código de Agente: para el caso que se trate de un proveedor del exterior con tratamiento fiscal especial;
Dígito verificador: para el caso que se trate de un proveedor del exterior con tratamiento fiscal especial;
SOLAPA “NOTAS”: en esta solapa, se ofrecen 4 campos de libre escritura que complementan la información del proveedor, en los cuales se pueden volcar diferentes comentarios que aporten a los datos disponibles.
SOLAPA “CBUs”: en esta solapa se pueden ingresar las claves bancarias de las cuentas del proveedor, a fin de poder operar con él, a través de transferencias bancarias; para AGREGAR una nueva CBU, se despliega una pantalla que solicita código y, si se desea, un comentario.
SOLAPA “COMPRAS REALIZADAS”: es una SOLAPA DE INFORMACION DEL SISTEMA: a través de las diferentes compras que se le realizan al proveedor, el sistema aporta información que complementa a la ingresada, con datos básicos como fecha, comprobante respaldatorio, artículo, cantidad y precio.
NO es una solapa de ingreso de datos, sino que el sistema va completando a partir que sucedan las compras; se encuentra ubicada en el ABM, ya que se busca aportar información de fácil acceso al momento de visualizar o modificar los datos de un proveedor.
3.2.2 TABLAS DE PROVEEDORES En este punto, se ingresan las variables que permiten el alta de proveedores:
Como se puede observar, se trata de datos de TABLA , tal como fueron mencionados en CÓMO DAR DE ALTA UN NUEVO PROVEEDOR?
3.2.2.1 CATEGORIAS Es un dato NO BASICO, pero si un DATO CLASIFICATORIO de proveedores, permitiendo un agrupamiento de los que cumplan con las mismas condiciones, por ejemplo para obtener un reporte; su diseño exige 2 datos:
Código;
Descripción:
Se trata de un esquema ABM, por lo que se podrá AGREGAR, MODIFICAR o BORRAR una Categoría.
Los datos ingresados permitirán acceder a ellos desde el AGREGAR PROVEEDORES, dando la oportunidad de seleccionar uno de ellos.
3.2.2.2 CONDICIONES DE COMPRA Permite configurar una condición de compra habitual con este proveedor, considerando si es contado o cuenta corriente, y en este último caso, cantidad de cuotas e intervalo entre las mismas:
Se trata de un esquema ABM, por lo que se podrá AGREGAR, MODIFICAR o BORRAR una Condición.
Los datos ingresados permitirán acceder a ellos desde el AGREGAR PROVEEDORES, dando la oportunidad de seleccionar uno de ellos; desplegando la pantalla de AGREGAR:
En esta solapa de ingresos, se deben completar los datos:
Código: código de la condición;
Nombre: denominación que se le asigna a la condición;
Es cta cte?: es un botón de OPCION DE TILDE, que permite definir si se trabaja o no con esta condición;
Días de vencimiento: en caso de activarse la OPCION DE TILDE de CTA CTE , se abre esta opción en la cual se ingresará el plazo de vencimiento de la operación de compra;
Cuotas: si se desea, el monto total puede ser dividido en una cantidad de cuotas, a las cuales el sistema calculará en forma automática, proporcionando el monto total;
Intervalo entre cuotas: en caso de haber cuotas, se debe ingresar el intervalo de tiempo que habrá entre cada unas de ellas, las que el sistema calculará en forma automática;
3.2.2.3 CONCEPTOS DE COMPRA Se trata de conceptos que, al momento de ingresar una FACTURA u otro comprobante de un proveedor, puedan ser utilizados en forma automática; por ello, se los configura desde las TABLAS DE PROVEEDORES:
Contiene campos que definen el tratamiento que se dará a ese motivo:
Código: código del concepto;
Concepto: descripción principal del concepto;
Imputación: se refiere a la imputación contable del concepto; es un dato de TABLA , que accede al Plan de Cuentas, desde el cual se elige la cuenta contable que se desea imputar;
Centro de Costo: si se desea que se asigne a un Centro de costos específico; se trata de un dato de TABLA , desde el cual se elige el CC;
Porcentaje: si el concepto a imputar no es por el 100%, debe indicarse qué proporción se asignará al mismo;
Tipo Total: al abrir esta pequeña solapa, ofrece las alternativas de total sobre el que se asignará el concepto;
Cod. RetPer: se trata de las posibles retenciones/percepciones que se puedan hacer sobre este concepto; se trata de un dato de TABLA , desde las TABLAS IMPOSITIVAS.
3.2.2.4 PLANTILLA DE CONCEPTOS DE COMPRA Se trata de un esquema que permite administrar los conceptos de compras a proveedores:
3.2.3 RECLAMOS DE PROVEEDORES: Es un esquema que permite administrar los posibles reclamos a proveedores; cuenta con 3 opciones de programa:
Reclamos de proveedores: es un esquema de alta, seguimiento y solución de reclamos que se hayan efectuado a los proveedores; contiene básicamente, dos pantallas: una inicial, donde se muestra el estado de los reclamos:
En base a esta información, puede ajustarse ese reclamo e ir informando de su evolución:
Sobre la derecha, en la parte inferior, se puede observar el ESTADO del reclamo, con campos que permiten determinar cómo está.
A partir de la información que se vaya modificando, se podrá hacer un seguimiento del reclamo, con un detalle de esa evolución.
ALTA DE UN RECLAMO: al realizar un reclamo, se ingresará:
Los campos a ingresar son:
Sucursal: se debe ingresar la sucursal que genera el reclamo;
Proveedor: el proveedor al que se le hace el reclamo; es un dato de TABLA , desde el cual se elige un proveedor;
Reclamo presentado por: se ingresa el nombre de quien hace el reclamo; es un campo de escritura libre;
Atendido por: se ingresa el nombre de quien atendió el reclamo en nombre del proveedor; es un campo de escritura libre;
Asunto: se propone colocar un TITULO de referencia rápida para saber de qué se trata el reclamo;
NOTA: se sugiere que se acuerden los títulos a utilizar, a fin de poder agrupar en pocos conceptos, los posibles reclamos a los proveedores y de ese modo con una simple vista, determinar los motivos.
Reclamos: Es un campo libre de escritura, donde se puede explayar el motivo del reclamo, es decir que, aquello anunciado en el “Asunto”, sea amplía con detalles.
NOTA: se sugiere que se acuerde una modalidad para que todos los reclamos tengan la misma forma y contengan toda la información necesaria para conocer y solucionar los reclamos.
En este lugar se irán colocando datos que se relacionen con la solución del reclamo: inicialmente se ingresará el reclamo, luego el seguimiento y finalmente,la solución.
Por eso, se propone un formato común; una sugerencia, sería:
En este ejemplo, se propone un esquema:
Fecha – quien ejecuta la acción – Detalle de lo que se hizo
Estado: a través de un esquema de BOTONES DE TILDE, se establece la situación en que se encuentra el reclamo; según donde se encuentre el tilde, se sabrá si el mismo fue solucionado o no, y en este caso, en qué situación está: Sin Solucionar
Responsable: campo donde se ingresa el responsable asignado para solucionar este inconveniente
Solucionado por: en caso de marcarse como “Solucionado”, se habilita este campo, donde puede ingresarse el nombre de quien solucionó el reclamo;
Motivo retenido: en caso de marcarse como “Retenido”, se habilita este campo, donde puede ingresarse el motivo por el cual está retenido, así como el nombre de quien realizó esa tarea;
Imprime Conforme Seleccionado : Este punto también permite imprimir un reporte que reflejará el estado de los reclamos vigentes, permitiendo visualizar de un modo diferente esta situación.
Esta impresión permite, asimismo, que pueda firmarse la conformidad al momento de la solución; esto depende del circuito administrativo que se tenga.
Reclamos de Proveedores Históricos:
ingresando el dato del proveedor, permite visualizar, en una sola pantalla, todos los reclamos que se han efectuado ese proveedor y el estado en que se encuentran:
Como se observa en pantalla, posicionándose sobre el reclamo, en el mismo renglón se informa el estado (en el ejemplo: SOLUCIONADO) y en la parte inferior, la evolución que tuvo el mismo (es el campo “Reclamo” que se fue ingresando a medida que se iba modificando el estado del reclamo).
Desde esta misma pantalla pueden hacerse modificaciones o agregar un nuevo reclamo, sin necesidad de ir a la pantalla de “Reclamo de Proveedores”.
Reclamos de Proveedores sin solucionar: es un reporte impreso que emitirá un cupón por cada uno de los reclamos a proveedores pendientes de solución.
El reporte tiene un formato:
3.3 ARTICULOS Dentro de este grupo, al desplegarse, se ofrecen 3 alternativas:
Artículos: con el ABM de Artículos propiamente dicho;
Tablas de Artículos: con la definición de variables que afectan a los datos a ingresar con cada artículo;
Modificación de precios: con un esquema de cómo modificar los precios y tablas relacionadas;
A continuación, en forma detallada, se describe el funcionamiento de cada una de ellas.
Al abrir esta opción del menú, se despliega una pantalla:
En esta pantalla, podemos observar todas las funciones que se pueden utilizar en relación a los registros de datos sobre ARTICULOS.
Antes de describir el contenido, se sugiere conocer cómo es el diagrama de las pantallas de ABM. HIPERVINCULO (x ahora archivo x separado: “PANTALLAABM.doc”
En particular, las pantallas del ABM de ARTICULOS, son las siguientes:
BOTON “VER STOCK”:
Esta función permite acceder al detalle del stock del arttículo, tal como si se lo hiciera desde el menú de STOCK – FICHA DE STOCK, pero sin la necesidad de acceder a ese punto del programa.
Con el botón “VER STOCK” se accede directamente a observar movimientos del artículo, existiendo la opción de IMPRIMIR esa ficha.
BOTON “STOCK POR DEPOSITO”:
Este botón, brinda una información similar al anterior, pero clasificada por depósito:
De este modo puede observarse el stock discriminado, en el caso de contarse con uno o más depósitos; en la misma pantalla, sobre la derecha, puede observarse una ampliación de la información, sobre el depósito resaltado.
BOTON “EQUIVALENCIAS”:
Seleccionando un artículo, se lo puede vincular con otro en una relación de equivalencia.
BOTON “VISUALIZAR”:
Este botón habilita la pantalla que presenta los datos del artículo sobre el cual el cursor estaba ubicado (el artículo resaltado).
Presenta, como se observa, las 9 SOLAPAS que contienen diferente información sobre el ARTÍCULO:
Las solapas, cuyo contenido se detallará en la SOLAPA AGREGAR, son:
General;
Más datos;
Precios;
Stock;
Costos y componentes;
Código de barras;
Importaciones;
Notas;
Ventas;
BOTON “AGREGAR”:
Este botón habilita la pantalla que permite dar de alta un nuevo artículo.
Las solapas se dividen en 2 clases:
SOLAPAS DE INGRESO DE DATOS: en ellas se ingresan datos relacionados con el proveedor; ellas son:
General: aquí se ingresan los datos básicos del artículo;
Más datos: contiene datos complementarios del artículo;
Precios: datos relacionados con listas de precios y escalas de precios;
Stock: permite ingresar datos que hacen a la administración de los stocks; Códigos de barra: permite ingresar el/los código/s de barras del artículo que se está creando/modificando;
Importaciones: permite agregar las posiciones arancelarias, en caso de tratarse de artículos importados;
Notas: son campos libres, donde se pueden agregar informaciones complementarias sobre el artículo;
SOLAPAS DE INFORMACION DEL SISTEMA: a través de las diferentes operaciones que se mantengan con el artículo, el sistema aporta información que complementa a la ingresada; ella son:
Costos y componentes: a medida que se vayan realizando operaciones de compra con diferentes proveedores, se reflejarán en esta solapa, los costos y las variaciones que se hayan operado;
Ventas: a medida que se realicen operaciones de venta del artículo, esta solapa reflejará las mismas, con datos básicos como fecha, cliente, comprobante, cantidad, precio, descuento;
BOTON “MODIFICAR”:
Este botón habilita la pantalla que presenta los datos del artículo sobre el cual el cursor estaba ubicado (el artículo resaltado), pero a diferencia de VISUALIZAR, permite MODIFICAR LOS DATOS.
Presenta, del mismo modo, las 9 SOLAPAS que contienen diferente información sobre el ARTÍCULO:
BOTON “COPIAR”:
Este botón habilita la pantalla que permite tomar todos los datos del artículo resaltado, con el objeto de crear uno nuevo con datos similares.
Naturalmente, al crear el nuevo proveedor se le deberá asignar un NUEVO CODIGO( se observará que ese campo se encuentra habilitado para ingresar un nuevo código) y prestar especial atención a ldatos críticos como el precio, los costos y el stock.
BOTON “BORRAR”:
Este botón permite BORRAR un registro de un artículo dado de alta.
Tiene una restricción: si el artículo ya fue utilizado en alguna operación, el sistema NO PERMITIRA DARLO DE BAJA (se trata de una medida que tiene como objeto resguardar la información y mantener los registros ya ingresados; imagínese si un artículo al que ya fue vendido, se modificó el stock o se compró a un nuevo proveedor y modificó el costo, entre otros datos que se generaron y luego se borrara ese artículo… la información sería incompleta, de ahí que se lo impida).
Al presionar BORRAR, surge una nueva pantalla:
Esta pantalla de CONFIRMACION impide que, por error, se elimine un artículo.
Si el registro NO HA SIDO UTILIZADO, podrá ser BORRADO; en este caso, lo eliminará tras la pantalla de CONFIRMACION.
En el caso de haber sido utilizado, aparecerá una pantalla de ERROR:
De este modo, ZEUS informa que la función solicitada, BORRAR, no puede ser cumplida y que el registro del artículo se mantiene y se encuentra activo para operar con él.
3.3.1 COMO DAR DE ALTA UN NUEVO ARTÍCULO? Se da a través del botón “AGREGAR” del Menú de ARTICULOS:
SOLAPA “GENERAL”
Contiene los datos básicos para dar de alta un artículo:
Código: es un dato ESENCIAL, ya que permite identificar de manera unívoca al artículo; el código NO PUEDE REPETIRSE EN ESTA TABLA, es decir NO PUEDE HABER 2 ARTICULOS CON EL MISMO CODIGO, asegurando de este modo la correcta identificación del registro.
El Código puede ser ALFANUMERICO y puede tener hasta 20 POSICIONES.
En caso de optarse por un código NUMERICO, se sugiere completar, al inicio, la cantidad de ceros necesarios hasta la primer cifra significativa, a fin de poder tener un ordenamiento más práctico. Por ejemplo, si se tienen 10 caracteres, el artículo nro 1, será: “0000000001” y NO “1”.
El motivo es de ordenamiento: si se tuvieran 3 artículos: “1”, “5” y “10”, si se completan los ceros hasta alcanzar el total de campos definidos, el ordenamiento sería:
“0000000001”
“0000000005”
“0000000010”.
En cambio, si no se completaran los ceros, el ordenamiento sería:
1
10
5
NOTA: Naturalmente no es necesario que todos los artículos ingresados tengan un código de la misma extensión, pero si se sugiere que se haga de ese modo, a fin de obtener el mejor ordenamiento lógico. Esta opción es configurable por parámetros.
Código de fábrica: es un dato complementario, ya que permite identificar al artículo por la denominación que le dio el fabricante, simplificando la identificación del mismo en caso de dudas;
Descripción: es la descripción que se le quiere dar al artículo; de este modo aparecerá en los comprobantes que se generen (por ejemplo, las facturas de venta);
Descripción adicional: a la “descripción”, se le puede agregar otra información, que si bien no aparecerá en los comprobantes, permitirá buscar el artículo por alguno de los datos de esta descripción adicional; sirve como ampliatoria de lo indicado en la descripción; en muchos casos, se ingresa información “interna” que no se desea se imprima en las facturas, pero sí sea una referencia propia;
Código de familia: es un dato NO BASICO, pero si un DATO CLASIFICATORIO de artículos, permitiendo un agrupamiento de los que cumplan con las mismas condiciones, por ejemplo para obtener un reporte(no será necesario emitir un reporte con todos los artículos y trabajarlo, sino que podrá obtenerse, por ejemplo, un reporte de artículos de la familia “Líquidos”); es un dato de TABLA y es de libre creación (contiene 2 campos: “código” y “descripción), por lo que puede diseñarse a gusto;
Equivalencia: permite establecer una equivalencia para este artículo con relación a otro artículo de stock;
Código de grupo: es un dato NO BASICO, pero si un DATO CLASIFICATORIO de artículos, permitiendo un agrupamiento de los que cumplan con las mismas condiciones, por ejemplo para obtener un reporte(no será
necesario emitir un reporte con todos los artículos y trabajarlo, sino que podrá obtenerse, por ejemplo, un reporte de artículos del grupo “Bases”); es un dato de TABLA y es de libre creación (contiene 2 campos: “código” y “descripción), por lo que puede diseñarse a gusto;
Fabricante: es un dato NO BASICO, pero si un DATO CLASIFICATORIO de artículos, permitiendo un agrupamiento de los que cumplan con las mismas condiciones, por ejemplo para obtener un reporte(no será necesario emitir un reporte con todos los artículos y trabajarlo, sino que podrá obtenerse, por ejemplo, un reporte de artículos del fabricante “Proveedor S.A.”); es un dato de TABLA y es de libre creación (contiene 2 campos: “código” y “descripción), por lo que puede diseñarse a gusto;
Código de marca: es un dato NO BASICO, pero si un DATO CLASIFICATORIO de artículos, permitiendo un agrupamiento de los que cumplan con las mismas condiciones, por ejemplo para obtener un reporte(no será necesario emitir un reporte con todos los artículos y trabajarlo, sino que podrá obtenerse, por ejemplo, un reporte de artículos de la marca “ZZ”); es un dato de TABLA y es de libre creación (contiene 2 campos: “código” y “descripción), por lo que puede diseñarse a gusto;
Tipo de art: es un dato NO BASICO, pero si un DATO CLASIFICATORIO de artículos; es un dato de TABLA y es de libre creación (contiene 4 campos: “código”, “descripción, “capacidad” y “tipo”), por lo que puede diseñarse a gusto;
Código de proveedor: remite al ABM de proveedores, permitiendo elegir de dicha tabla el proveedor de este producto, que puede o no coincidir con el “fabricante” (eventualmente se puede comprar ese artículo a un distribuidor);
Talle: está preparado para el caso de artículos que puedan tener esta característica (la cual es activada por un parámetro); es un dato NO BASICO, pero si un DATO CLASIFICATORIO de artículos, permitiendo un agrupamiento de los que cumplan con las mismas condiciones; es un dato de TABLA y es de libre creación (contiene 3 campos: “código”, “descripción” y “posición”), por lo que puede diseñarse a gusto;
Tipo de IVA: es la condición de IVA que se aplicará a este producto; se trata de un dato que contiene 3 campos: “código”, “descripción” y “porcentaje”, es decir la tasa con que se gravará a ese artículo;
Color: está preparado para el caso de artículos que puedan tener esta característica (la cual es activada por un parámetro); es un dato NO BASICO, pero si un DATO CLASIFICATORIO de artículos, permitiendo un agrupamiento de los que cumplan con las mismas condiciones; es un dato de TABLA y es de libre creación (contiene 2 campos: “código” y “descripción”), por lo que puede diseñarse a gusto;
Botones de OPCION DE TILDE:
Estos botones permiten activar la opción que ofrece (si están tildados) o no (si se encuentran des tildados, tal como aparecen al abrir la pantalla):
Artículo no Activo
En este caso lo que hace es INACTIVAR al artículo (si está tildado), impidiendo, temporalmente, que se realicen operaciones con ese artículo;
Permite modificar precio y descripción al facturar
En este caso lo que hace es PERMITIR MODIFICAR DATOS DEL ARTICULO AL MOMENTO DE FACTURAR: precio y/o descripción (si está tildado);
DATOS COMPLEMENTARIOS
Son datos que están relacionados con PRECIOS Y COSTOS que pueden ser ingresados en esta solapa o en la solapa específica de “Precios”:
Estos datos, tal lo indicado, pueden ingresarse en esta solapa, aunque se sugiere que se ingresen en la solapa “Precios”, a fin de mantener un orden en cuanto al manejo de datos y la seguridad.
SOLAPA “MAS DATOS”
Contiene datos complementarios para dar de alta un artículo.
Inicialmente, trae los datos básicos cargados en la solapa anterior: código, código de fábrica y descripción; a ellos, les permite agregar:
Unidad de venta: es la unidad de medida en la cual el artículo que se está dando de alta se comercializa; tal como lo explica el texto junto al cuadro a ingresar, “Divide el precio x la Un. De Vta.”, es decir que si tiene un precio por una unidad diferente (ejemplo: x kilo) y se comercializa en otra (ejemplo: gramos), el sistema hará los cálculos para que el valor sea el adecuado;
Cantidad por bulto: en el caso de tratarse de artículos que se compren por bulto, pero que pueden ser comercializados por unidad, se debe ingresar el total de unidades que tiene cada bulto;
Ubicación: es un dato complementario, que permite conocer la ubicación en el stock físico de este artículo;
País origen: es el país de origen del artículo, en caso de no ser nuestro país; es un dato complementario y de TABLA y es de libre creación (contiene 2 campos: “código” y “descripción”), por lo que puede diseñarse a gusto;
Nombre Un.Medida: es la denominación de la unidad de medida del artículo;
Factor Un.Medida: es el factor de conversión de la unidad de medida elegida;
junto al campo a ingresar, hay un campo Factor Un Medida en el cual se debe optar por la variable con la cual medir ese factor: kg, mt, lts, etc.;
Foto: se puede ingresar una foto que identifique al producto, seleccionándola de un archivo guardado, eligiendo de las opciones ofrecidas ;
Botones de OPCION DE TILDE:
Estos botones permiten activar la opción que ofrece (si están tildados) o no (si se encuentran des tildados, tal como aparecen al abrir la pantalla):
No graba stock: Permite que el artículo ingresado no lleve stock; de tildarse no podrá hacerse un seguimiento de la evolución del stock del mismo;
Es Materia prima: Indica si el producto es materia prima, por lo que podrá ser parte de un proceso de “producción”, es decir formar parte de un artículo de venta;
No Usa Decimales en Cantidad: indica si en las cantidades de movimientos del artículo, pueden o no utilizarse unidades con decimales;
Monto Impuesto Interno: indica, en caso de estar gravado el artículo, el monto del impuesto interno a agregar al momento de la venta;
Datos Contables:
El plan de cuentas a ingresar, naturalmente contará con una cuenta que registre el movimiento de los artículos al momento de las Ventas y las Compras, asignados a través de los ASIENTO AUTOMÁTICO DE VENTAS y COMPRAS, seguramente con la cuenta “Mercaderías”;
Si, en cambio, se desea que este artículo sea imputado a una cuenta contable diferente, se la ingresa en estos puntos; si no se ingresa nada, toma las cuentas del asiento automático;
Datos Informativos:
Stock mínimo: es un dato relacionado con el manejo de los stocks; se ingresa en la solapa de “Stocks”;
Stock máximo: es un dato relacionado con el manejo de los stocks; se ingresa en la solapa de “Stocks”;
Stock Un de Medida: es un dato que refleja el stock del artículo, medido en la unidad de medida elegida.
SOLAPA “PRECIOS”:
Contiene datos complementarios para dar de alta un artículo, relacionados con los precios y descuentos;
Inicialmente, trae los datos básicos cargados en la solapa anterior: código, código de fábrica y descripción; a ellos, les permite agregar:
Precio Lista: es el precio de costo, el valor al cual se adquirió al proveedor.
Puede ingresarse aquí, o bien se puede ir actualizando con las diferentes compras que se realicen de este artículo, de modo que el campo se actualiza automáticamente, así como el recálculo de precios; en caso de ingresarse un valor, el sistema pedirá, se defina si ese cambio afecta a los precios(es decir que el nuevo costo genera un nuevo precio) o a los porcentajes(en este caso, se mantiene el precio de venta y se absorbe la diferencia en el costo):
Descuento x suma: permite ingresar fórmulas de descuento sobre el precio de lista; es un dato de TABLA y es de libre creación: contiene 10 alternativas de descuentos porcentuales que se ponderan y afectan al valor de lista, por lo que puede diseñarse a gusto:
Esta sumatoria de porcentajes de descuentos, conforma un coeficiente que se aplica sobre el valor de lista, generando el “precio de costo”.
Datos Informativos: al ingresar el “precio de lista” y el “descuento x suma”, se recalculan las listas de precios vigentes:
Datos complementarios: permiten configurar datos esenciales para el cálculo de los precios:
Moneda: es un dato de TABLA que permite elegir la moneda en la cual están expresados los costos y precios; en caso de tratarse de una moneda extranjera, al momento de generar una venta, el sistema hará el cálculo para expresar el precio en moneda de curso legal (pesos);
Redondeo: ofrece opciones para la forma en que se expresen los precios, al momento de redondear su valor: sin redondeo, con decimales o sin decimales;
Centro de Costos: es un dato de TABLA que permite seleccionar alguno de los centros de costos creados;
Escalas de precios: permite crear un esquema de valores diferentes a aplicar a volúmenes diferentes de venta, seleccionando una lista de precios para cada rango:
Comisión por artículo: permite ingresar una comisión relacionada con este artículo;
SOLAPA “NOTAS”: en esta solapa, se ofrecen 2 campos de libre escritura que complementan la información del cliente, en los cuales se pueden volcar diferentes comentarios que aporten a los datos disponibles.
SOLAPA “STOCKS”: es una que cumple 2 funciones:
SOLAPA DE INFORMACION DEL SISTEMA: a través de los diferentes movimientos de los que es objeto el artículo, el sistema aporta información actualizada que complementa a la ingresada, con datos básicos como depósito, stock en ese depósito y stocks mínimo y máximo asignado a ese depósito;. SOLAPA DE INGRESO DE DATOS: ya que permite ingresar: Stock mínimo; Stock máximo; Punto de pedido; Stock minimo en días; Consumo mensual; Días a comprar; Días de entrega.
Todos estos datos permiten administrar el stock de una manera eficiente.
SOLAPA “CODIGOS DE BARRAS”: en esta solapa se ingresan el o los códigos de barra que identifiquen al producto.
SOLAPA “IMPORTACIONES”: en esta solapa se ingresan datos relacionados con las operaciones de importación relacionadas con el producto:
Despachos aduaneros: se ingresan los datos de los despachos de importaciones de este artículo.
Posición arancelaria: se ingresa la posición arancelaria asignada al artículo:
SOLAPA “COSTOS Y COMP”: es una SOLAPA DE INFORMACION DEL SISTEMA: a través de las diferentes compras del artículo que se realicen, el sistema actualiza la información sobre los costos,con datos básicos como fecha, proveedor, precio de lista, bonificación y centro de costos.
NO es una solapa de ingreso de datos, sino que el sistema va completando a partir que sucedan las compras; se encuentra ubicada en el ABM, ya que se busca aportar información de fácil acceso al momento de visualizar o modificar los datos de un artículo.
SOLAPA “VENTAS”: es una SOLAPA DE INFORMACION DEL SISTEMA: a través de las diferentes operaciones de venta, el sistema aporta información que complementa a la ingresada, con datos básicos como fecha, comprobante, cliente, cantidad y precio.
NOTA: NO es una solapa de ingreso de datos, sino que el sistema va completando a partir que sucedan las ventas; se encuentra ubicada en el ABM, ya que se busca aportar información de fácil acceso al momento de visualizar o modificar los datos de un artículo.
3.3.2 TABLAS DE ARTICULOS: En este punto, se ingresan las variables que permiten el alta de nuevos artículos:
Como se puede observar, se trata de datos de TABLA, tal como fueron mencionados en ¿CÓMO DAR DE ALTA UN NUEVO ARTICULO?
Listas de precios de acopio: en el caso de trabajar con el esquema de acopio, en este punto se ingresan las listas de precios que se utilizan para ese fin; se da de alta, considerando algunos datos:
Descripción: denominación que se le da a la lista;
Fecha de creación: la fecha en que se crea;
Fecha de vigencia: fecha a partir de la cual entra en vigencia.
La numeración en correlativa y la asigna el sistema.
3.3.2.1 DEPOSITOS DE MERCADERIAS Se pueden dar de alta tantos depósitos como se deseen, vinculándolos a la sucursal a la que pertenezcan( por lo que el dato “sucursal”, debe ser creado con anterioridad); contiene datos básicos para el alta:
Código: código asignado al nuevo depósito;
Descripción: la descripción que se le quiera dar;
Sucursal: es un dato de TABLA , por lo que se selecciona de las sucursales existentes; es un dato indispensable para el manejo de los stocks;
Domicilio / Localidad / Teléfono: datos complementarios para identificar el nuevo depósito.
3.3.2.2 FAMILIAS Es un dato NO BASICO, pero si un DATO CLASIFICATORIO de artículos, permitiendo un agrupamiento de los que cumplan con las mismas condiciones, por ejemplo para obtener un reporte(no será necesario emitir un reporte con todos los artículos y trabajarlo, sino que podrá obtenerse, por ejemplo, un reporte de artículos de la familia “Líquidos”); es un dato que genera una TABLA y es de libre creación: contiene 2 campos:
Código;
Descripción.
3.3.2.3 GRUPOS Es un dato NO BASICO, pero si un DATO CLASIFICATORIO de artículos, permitiendo un agrupamiento de los que cumplan con las mismas condiciones, por ejemplo para obtener un reporte(no será necesario emitir un reporte con todos los artículos y trabajarlo, sino que podrá obtenerse, por ejemplo, un reporte de artículos del grupo “Líquidos”); es un dato que genera una TABLA y es de libre creación: contiene 2 campos:
Código;
Descripción.
3.3.2.4 MARCAS Es un dato NO BASICO, pero si un DATO CLASIFICATORIO de artículos, permitiendo un agrupamiento de los que cumplan con las mismas condiciones, por ejemplo para obtener un reporte(no será necesario emitir un reporte con todos los artículos y trabajarlo, sino que podrá obtenerse, por ejemplo, un reporte de artículos de la marca “ZZZ”); es un dato que genera una TABLA y es de libre creación: contiene 2 campos:
Código;
Descripción.
Equivalencias: es un dato que permite establecer equivalencias entre los artículos; es un dato que genera una TABLA y es de libre creación: contiene 2 campos:
Código;
Descripción.
3.3.2.5 FABRICAS Es un dato NO BASICO, pero si un DATO CLASIFICATORIO de artículos, permitiendo un agrupamiento de los que cumplan con las mismas condiciones, por ejemplo para obtener un reporte(no será necesario emitir un reporte con todos los artículos y trabajarlo, sino que podrá obtenerse, por ejemplo, un reporte de artículos del fabricante “Proveedor S.A.”); es un dato generador de una TABLA y es de libre creación: contiene 2 solapas:
Solapa GENERAL: permite la creación del fabricante, con 2 datos:
Código;
Nombre.
Solapa PROVEEDORES ASOCIADOS: permite la asociación del fabricante con un proveedor ya creado.
3.3.2.6 TIPOS DE ARTICULOS Es un dato NO BASICO, pero si un DATO CLASIFICATORIO de artículos, permitiendo un agrupamiento de los que cumplan con las mismas condiciones, por ejemplo para obtener un reporte(no será necesario emitir un reporte con todos los artículos y trabajarlo, sino que podrá obtenerse, por ejemplo, un reporte de artículos del tipo “TIPO 01”); es un dato que genera una TABLA y es de libre creación: contiene 4 campos:
Código;
Descricpión;
Capacidad: relacionado con la capacidad del artículo; vinculado al punto siguiente:
Tipo: dato de TABLA, que permite elegir la unidad de medida de la capacidad.
NOTA: se sugiere prestar especial atención a esta clasificación, ya que uno de los esquemas de MODIFICACION DE PRECIOS se aplica específicamente a los TIPOS DE ARTICULOS, simplificando y agilizando de este modo, un cambio de precios.
3.3.2.7 PRODUCCION El sistema permite la creación de artículos de venta que contengan componentes, es decir un nuevo artículo que esté integrado por otros artículos (ya creados) en proporciones que se determinarán, lo que habitualmente se denomina KIT; para ello se debe dar de alta el artículo e indicar sus compronentes:
Datos a ingresar:
Artículo a producir: es decir el artículo que se desea producir en esta ocasión, el artículo “de venta” (NO los componentes);
Componentes: con el botón AGREGAR, se despliega una nueva pantalla:
Esta pantalla solicita datos del COMPONENTE del kit:
Código del componente: es un dato deTABLA , que ofrece todos los artículos existentes;
Cantidad: la cantidad de ese artículo componente que integrará INDIVIDUALMENTE el kit;
Costo: trae el costo que tiene ese componente al momento de este proceso de producción; es un dato que puede modificarse para la creación del kit, pero no afectará el costo que el artículo tiene en forma individual.
Depósito: el depósito en el cual se desea que se almacenen los kits a crear;
Kits a crear: la cantidad de kits que se deseen crear (el sistema calculará cómo afectar el stock del kit y de los componentes);
CREACION DE KITS: una vez ingresados los datos, se presiona el botón “PROCESAR STOCK” y se generarán los kits.
NOTA: en caso de kits que ya hayan sido creados, al generar una nueva producción, el sistema traerá los componentes y las proporciones de la fabricación anterior, los cuales pueden modificarse, eliminarse o ser reemplazados por otros.
3.3.2.8 PAIS ORIGEN Es el país de origen del artículo; es un dato complementario generador de una TABLA y es de libre creación; contiene 2 campos:
Código;
Descripción.
3.3.2.9 VISUALIZA ARTICULO POR SCANNER Es un esquema que permite, en caso de ser utilizado, verificar los datos que contiene el artículo al momento de ser leído por el scanner.
NO ES UN CAMPO DE INGRESO DE DATOS.
3.3.2.10 TALLE Nota: Para ver este modulo se debe tildar la opción “Utiliza talles y colores” de las opciones generales 1 dentro de la configuración de parámetros.
El sistema está preparado para el caso de artículos que puedan tener esta característica (la cual es activada por un parámetro); es un dato NO BASICO, pero si un DATO CLASIFICATORIO de artículos, permitiendo un agrupamiento de los que cumplan con las mismas condiciones; es un dato generador de una TABLA y es de libre creación: contiene 3 campos:
Talle;
Descripción;
Posición.
3.3.2.11 COLOR Nota: Para ver este modulo se debe tildar la opción “Utiliza talles y colores” de las opciones generales 1 dentro de la configuración de parámetros.
El sistema está preparado para el caso de artículos que puedan tener esta característica (la cual es activada por un parámetro); es un dato NO BASICO, pero si un DATO CLASIFICATORIO de artículos, permitiendo un agrupamiento de los que cumplan con las mismas condiciones; es un dato generador de una TABLA, y es de libre creación: contiene 2 campos:
Color;
Descripción.
3.3.2.12 GENERA ARTICULOS CON TALLES Y COLORES Nota: Para ver este modulo se debe tildar la opción “Utiliza talles y colores” de las opciones generales 1 dentro de la configuración de parámetros.
NO ES UNA PANTALLA DE ALTA, sino de GENERACION de nuevos artículos en base a los datos de talles y colores existentes, generando NUEVOS ARTICULOS, en base a las combinaciones elegidas:
La pantalla ofrece 2 solapas:
SOLAPA GENERAR:
Los datos a ingresar serán:
Tipo de artículo: se selecciona un registro de la TABLA y se lo ingresa;
Colores: el sistema ofrecerá los colores disponibles (dados de alta en el punto “COLOR”); tal como lo indica la instrucción sobre la derecha, para seleccionar un color se debe hacer doble click sobre ese campo;
Talles: el sistema ofrecerá los talles disponibles (dados de alta en el punto “TALLE”); tal como lo indica la instrucción sobre la derecha, para seleccionar un talle se debe hacer doble click sobre ese campo;
Finalizada la carga de datos, se generarán los artículos, dando la orden con el botón Generar Artículos
Una vez generados los nuevos artículos, el sistema ofrece los artículos creados:
Para finalizar la carga, se debe posicionar sobre cada artículo nuevo, y dirigirse a la SOLAPA DATOS GENERALES.
Esta solapa es una versión acotada del ABM DE ARTICULOS, utilizado al momento de dar de alta un artículo:
3.3.2.13 VISUALIZA CURVA DE ARTICULOS CON TALLES Y COLORES Nota: Para ver este modulo se debe tildar la opción “Utiliza talles y colores” de las opciones generales 1 dentro de la configuración de parámetros.
NO ES UNA PANTALLA DE ALTA, sino de información sobre la existencia de stocks, por depósito, de los artículos, clasificados por talle y color:
3.4 TABLAS VARIAS - TABLAS GENERALES En este punto se dan de alta datos generales que generan las TABLAS a utlizar al momento de dar de alta / modificar CLIENTES, PROVEEDORES y ARTICULOS:
3.4.1 LOCALIDADES Contiene la información de las localidades posibles para los domicilios de clientes y proveedores; es un dato que genera una TABLA y es de libre creación: contiene 2 campos:
Código: código a asignar a la nueva localidad;
Descripción: denominación de la localidad.
3.4.2 PROVINCIAS Contiene la información de las provincias posibles para los domicilios de clientes y proveedores; es un dato que genera una TABLA y es de libre creación: contiene 4 campos:
Código de provincia: código a asignar a la provincia;
Nombre: denominación de la provincia;
A LAS ALTAS HABITUALES DE TABLA, SE AGREGAN 2 DATOS IMPOSITIVOS, que permitirán luego dar el adecuado tratamiento a las operaciones con los clientes y proveedores ubicados en esas provincias:
Ingresos brutos: solicita se ingrese el PORCENTAJE DE LA TASA de IIBB que se aplica en la provincia;
Utiliza padrón de retenciones por sujeto: es un campo que permite, al momento de realizar operaciones con clientes o proveedores, configurar si se le deben efectuar retenciones y si estas están en base a un padrón que el ente recaudador publica.
Este punto se encuentra relacionado con en punto TABLAS VARIAS – TABLAS IMPOSITIVAS – PADRON DE IIBB.
3.4.3 TRANSPORTE Contiene la información de los transportes que operen con nuestra empresa; es un dato que genera una TABLA y es de libre creación; contiene varios campos:
Código de transporte: código a asignar al transporte;
Descripción: denominación del transporte;
Domicilio: domicilio de la empresa transportista;
Domicilio Redespacho: un eventual segundo domicilio en el caso de necesitarlo;
Localidad: localidad del domicilio del transportista;
Teléfono: teléfono del domicilio del transportista;
Web site: web site del transportista;
% Flete: en el caso de gravarse el transporte con un costo por el flete.
3.4.4 MONEDAS Y COTIZACIONES Contiene la información de las posibles monedas a utilizar y sus cotizaciones; la pantalla de alta contiene:
Código: código a asignar a la moneda;
Nombre: denominación de la moneda;
Signo: signo que precede a la cifra al presentar un dato expresado en esta moneda;
Valor: cotización de la moneda en relación con el PESO (moneda de curso legal);
Icono: en el caso que se desee tener un ícono identificatorio de la moneda; es un dato de TABLA ;
Cuenta Contable: cuenta contable que se asigna para la registración de la cuenta; es un dato de TABLA .
3.4.5 CAJAS Contiene la información de las cajas que puedan utilizarse, vinculadas a las sucursales donde se encuentren ubicadas; la pantalla de alta contiene:
Código: código de la caja;
Descripción: denominación de la caja;
Sucursal: sucursal en la cual está ubicada la caja; es un dato de TABLA ;
Proceso de apertura/cierre: es un botón de tilde que activa o desactiva el proceso de apertura y cierre de la caja; este proceso depende de los procedimientos administrativos de la empresa: Esta caja utiliza apertura / cierre.
3.4.6 CONCEPTOS Contiene la información de los conceptos que permitan administrar diferentes movimientos de activos de la empresa.
El esquema que propone es simplificar la registración de movimientos en 4 áreas:
Caja;
Pagos;
Bancos;
Stock.
Este esquema permite que se realicen estos movimientos de una manera simple, sin necesidad de tener que seleccionar entre cuentas contables, ya que las mismas están en el alta de cada concepto; la pantalla contiene:
Código: código del concepto;
Sucursal: sucursal a la cual se le autoriza el uso de este concepto; si se ingresa “0” (CERO) el concepto podrá ser utilizado desde todas las sucursales;
Grupo: se debe seleccionar uno de los 4 grupos posibles, en el marco del cual se podrá utilizar el concepto; se elige las opciones ofrecidas, al desplegar el símbolo GRUPO
Concepto: denominación del concepto;
Tipo: se selecciona, con CAMPOS DE TILDE, si el movimiento corresponde a:
TIPO= Ingreso;
Imputación: cuenta contable que se asigna para la registración de la cuenta; es un dato de TABLA;
Centro Costo: permite seleccionar el centro de costos al cual imputar;
Permite modificar descripción: es un botón de tilde que activa o desactiva la posibilidad de modificar el texto ingresado en “CONCEPTO”, al momento de utilizarlo Permite modificar descripción
Luego, el sistema permite ingresar COMPONENTES que automáticamente prorrateen el concepto, de modo que, al momento de utilizar el concepto,se registre contablemente de manera directa:
El esquema exige el ingreso de 2 datos:
Imputación: cuenta contable a aplicar;
Porcentaje: porcentaje del prorrateo automático a utilizar.
3.4.7 TALONARIOS Permite dar de alta TALONARIOS DE RECIBOS, que de este modo, se encuentran habilitados para su uso; este esquema se activa por parámetros y permite un control de documentación en uso, de modo de poder hacer un seguimiento:
El esquema exige el ingreso de los siguientes datos:
Sucursal: sucursal a la cual pertenece el talonario;
Punto de venta: número asignado al punto de venta;
Tipo de comprobante: naturalmente es un RB: “recibo”;
Letra: letra del comprobante;
Desde número / hasta número: números inicial y final del talonario;
CAI: datos del código de autoimpresión, en el caso en que se tenga;
Fecha Vto: fecha de vencimiento del talonario;
Fecha entrega: fecha en que se habilita el uso del talonario y se entrega a quien lo podrá utilizar;
Estado: estado del talonario: pendiente/entregado;
Fecha devolución: fecha en que se regresa el talonario;
Observaciones: campo libre de escritura.
3.4.8 ESTADOS Estados que se pueden asignar a movimientos de VENTAS o COMPRAS:
El esquema exige el ingreso de 3 datos:
Código: código de tres caracteres;
Descripción: descripción del estado
Tipo: tipo de estado, a seleccionar
3.4.9 BANCOS Datos de los bancos que se utilicen para cuentas propias y de terceros;
El esquema exige el ingreso de varios datos:
Código de banco: código asignado al banco por el Banco Central;
Nombre: nombre del banco;
Denominación: nombre complementario, por ejemplo “sucursal …”;
Domicilio: domicilio del banco;
Código postal: código postal de la dirección;
Provincia: provincia en la que se encuentra el banco; es un dato de TABLA ;
Localidad: localidad en la que se encuentra el banco;
Teléfono: teléfono del banco;
Fax:número de fax del banco;
Web site:página del banco;
Imputación: cuenta contable que registra los movimientos de la cuenta bancaria; es un dato de TABLA ;
Número de cuenta: número de la cuenta bancaria;
CUIT: clave única de identificación tributaria del banco;
Código de moneda: moneda de la cuenta; es un dato de TABLA ; como lo indica la instrucción junto al campo, si se ingresa “0”, la moneda de la cuenta será “pesos”;
CBU: clave bancaria de la cuenta;
Tipo de cuenta: clase de cuenta; ofrece las alternativas de “cuenta corriente”, “caja de ahorros” y “otros”;
Límite de crédito: límite de crédito asignado a la cuenta;
Banco propio?: es un campo de tilde que indica si es o no la cuenta propia de la empresa:
Saldo conciliado:dato que aporta el sistema, en el caso de ser un banco propio;
Imprime cheques propios?: es un campo de tilde que indica si se permite o no imprimir cheques de esa cuenta:
La pantalla tiene una solapa, BANCOS PROPIOS, que discrimina las cuentas bancarias de la empresa, a fin de poder tenerlas separadas:
NOTA: naturalmente, el alta de una cuenta de BANCO PROPIO exige la totalidad de los campos a ingresar; en cambio, los otros bancos pueden ser ingresados con los campos básicos.
3.4.10 TARJETAS DE CREDITO Datos de las tarjetas de crédito que se autorizan a ser utilizados como medio de cobranza a los clientes.
La carga presenta 3 solapas:
SOLAPA GENERAL:
El esquema exige el ingreso de varios datos:
Código de tarjeta: código asignado a la tarjeta;
Nombre: denominación de la tarjeta;
Comisión Vta: porcentaje de comisión que cobrará la tarjeta sobre el monto total;
Alícuota IVA: tasa de IVA que se aplica a las operaciones con esta tarjeta;
Retención IVA: alícuota de retención de IVA, en caso de corresponder;
Retención IIBB: alícuota de retención de IIBB, en caso de corresponder;
Retención Gan: alícuota de retención del Impuesto a las Ganancias, en caso de corresponder;
Imputación: cuenta contable que registra los movimientos de la tarjeta; es un dato de TABLA
CUIT: clave única de identificación tributaria del emisor de la tarjeta;
Nro agente retención: en caso de ser el emisor agente de retención, su código;
Tipo de recargo: modalidad de recargo,a ser seleccionado entre “porcentaje” y “coeficiente”, según se seleccione la opción de un campo de tilde:
SOLAPA CUOTAS TARJETA
El esquema exige el ingreso de varios datos:
Código de tarjeta: código asignado a la tarjeta;
Cuota nro: número de cuota de la que se trata;
Porcentaje: porcentaje de recargo a aplicar a esa cuota;
Coeficiente: en caso de no tratarse de un porcentaje, sino un coeficiente, aquí se ingresa el dato;
Días de Vencimiento: vencimiento, en días, de esa cuota.
SOLAPA PLANTILLA CONCEPTOS LIQUIDACION
El esquema exige el ingreso de 2 datos:
Código de tarjeta: código asignado a la tarjeta;
Código Concepto: se selecciona un concepto de liquidación de tarjeta; es un dato de TABLA, según las alternativas dadas de alta (punto siguiente: “CONCEPTOS DE LIQUIDACION DE TARJETA”).
3.4.11 CONCEPTOS LIQUIDACION TARJETA Contiene la información de los conceptos que permitan administrar las diferentes alternativas de liquidación de la tarjeta:
El esquema exige el ingreso de varios datos:
Código: código del concepto;
Concepto: descripción del concepto;
IVA por: motivo por el cual se grava IVA; como indica la explicación junto al campo, si se trata de una retención, se debe ingresar el código de la misma;
Cód Ret. Perc: remite a la tabla de retenciones (la cual se da de alta en TABLAS VARIAS – TABLAS IMPOSITIVAS – RETENCIONES); es un dato de TABLA;
Imputación: : cuenta contable que registra los movimientos del concepto; es un dato de TABLA ;
Imputación IVA: : cuenta contable que registra los movimientos del IVA que grava al concepto; es un dato de TABLA;
Permite modificar: es un botón de tilde que activa o desactiva la posibilidad de modificar el texto ingresado en “CONCEPTO”, al momento de utilizarlo
Tipo: se debe seleccionar entre las 2 alternativas de “ingreso” o “egreso”, de un campo desplegable
3.5 TABLAS VARIAS
3.5.1 TABLAS IMPOSITIVAS En este punto se dan de alta datos impositivos que generan las TABLAS a utilizar al momento de dar de alta / modificar CLIENTES, PROVEEDORES y ARTICULOS.
3.5.1.1 CATEGORIAS DE IVA Contiene la información de las posibles categorías de IVA:
Código de IVA: Código de la categoría;
Nombre: descripción de la categoría; Porcentaje IVA: tasa de IVA que grava a este concepto; Porcentaje IVA 2: sobretasa de IVA del concepto; Formulario: letra del formulario a emitir, según la categoría: A, B o C; Monto Ret. IIBB: monto a partir del cual se retienen IIBB a la categoría; Retencion IIBB: porcentaje de retención/percepción de IIBB; Monto Ret. Mon: monto a partir del cual se retienen Ganancias a la categoría; Retencion Mon: porcentaje de retención/percepción de Ganancias; Monto Ret. IVA: monto a partir del cual se retienen IVA a la categoría; Retencion IVA: porcentaje de retención/percepción de IVA; Campos de tilde:
Tributa IVA: determina si la categoría tributa o no IVA; Sujeto No Categorizado: se tilda en caso de tratarse de un sujeto no categorizado para el impuesto; Alícuota Normal: se activa si lleva la alícuota normal del impuesto; Responsable NI: se tilda si se trata de un “Responsable No Inscripto”; Discrimina IVA: tildar si la categoría discrimina o no IVA al generar un movimiento.
3.5.1.2 RETENCIONES Detalla las posibles retenciones y percepciones a realizar; tiene 2 solapas:
Solapa General
Código: código de la retención/percepción/percepción;
Mes-año: mes y año de inicio de la vigencia de la retención/percepción/percepción; Cálculo directo sobre neto gravado: campo de tilde que habilita o no esta opción Nombre: denominación de la retención/percepción; Mínimo imponible: monto mínimo imponible de la retención/percepción; Tasa (%): tasa que grava esta retención/percepción; Mínimo a retener: monto mínimo a retener;
Campos de tilde, que se activan o no, según cómo sea el tratamiento de la retención/percepción:
Resta Mínimo al Pago Acumulado
Verifica x cada pago
No exportar DDJJ
Número: número de la retención/percepción; Imputación: cuenta contable que registra los movimientos de la retención/percepción; es un dato de TABLA, que permite elegir desde el Plan de Cuentas. Origen: origen del motivo que genera la retención/percepción; es un campo desde el cual se puede elegir de 4 opciones: (V)entas (C)ompras (R)ecibos (P)agos
Provincia: provincia en cuya jurisdicción se efectúa la retención/percepción; Cod de régimen: régimen de retención/percepción; es un dato de TABLA. Tipo: tipo de retención/percepción que puede efectuarse; es un campo desde el cual se pueden elegir 7 opciones: RI: Retención de IVA; RB: Retención de IIBB; RG: Retención del impuesto a las ganancias; RS: Retención del SUSS; PI: Percepción de IVA; PB: Percepción de IIBB; PG: Percepción del impuesto a las ganancias.
Solapa Tabla de Retenciones
En caso de activarse la tabla, se habilitan las escalas, cada una de las cuales tendrá el porcentaje de retención/percepción que le corresponda.
NOTA: tal como lo indica la propia pantalla, al pie, esta tabla no se utilizará, en el caso puntual de IIBB, si la jurisdicción utiliza el padrón.
Padrón de IIBB: para aquellas jurisdicciones cuyo ente recaudador emite un PADRON, el cual contiene los datos del contribuyente y las tasas a aplicar en concepto de retención/percepción, se debe IMPORTAR dicho archivo:
El procedimiento es el siguiente:
1. Se baja el archivo, a través de Internet, de la página donde la jurisdicción la publique; se lo guarda en la propia PC;
2. Se lo baja al sistema, seleccionando dicho archivo, el cual se selecciona del lugar donde fue archivado 3. se selecciona la provincia 4. se genera la actualización
Dentro de esta pantalla, si se desea consultar un contribuyente, se puede hacer una búsqueda a través del CUIT.
Otra posibilidad es MODIFICAR los datos del padrón, situación que puede presentarse ante eventuales errores en el padrón o correcciones que se hayan hecho, con posterioridad a la publicación del mismo, las cuales deberán contar con el aval documentario correspondiente.
4 VENTAS El menú “VENTAS” contiene las funciones relacionadas con la gestión comercial.Como todos los módulos,al desplegar la pantalla, se ofrecen las diferentes funciones:
4.1 FACTURAS En este punto se produce la gestión de VENTA, es decir, la FACTURACION a clientes; la pantalla que ofrece, presenta varios puntos a considerar:
Cliente: se debe indicar el cliente al cual se le facturará; es un dato de TABLA creado en el ABM de CLIENTES; al desplegarse, se selecciona al cliente a través de alguna de las múltiples opciones de búsqueda:
NOTA: la pantalla de búsqueda de CLIENTES, es la pantalla del ABM DE CLIENTES, por lo que desde este punto pueden ejecutarse todas las funciones del ABM: crear nuevos clientes, modificarlos, visualizarlos, ver su cuenta corriente. Este punto está limitado a los usuarios autorizados por el esquema de SEGURIDAD.
El cliente también puede ser ingresado directamente, si se conoce su código:
Lista: al ingresar el dato del cliente, el sistema “trae” la información dada de alta en el ABM de ese cliente: en este caso, la lista de precios.
Estos datos, pueden modificarse al realizar la venta PARA ESTA OPERACIÓN, pero se mantienen en el maestro:
El dato de la lista es un dato de TABLA creado en el ABM de CLIENTES; al desplegarse, se selecciona la lista de las que la pantalla ofrece.
Condición de venta: al ingresar el dato del cliente, el sistema “trae” la información dada de alta en el ABM de ese cliente: en este caso, la condición de venta:
El dato de la condición de venta es un dato de TABLA creado en el ABM de CLIENTES; al desplegarse, se selecciona la condición de las que la pantalla ofrece.
Vendedor: al ingresar el dato del cliente, el sistema “trae” la información dada de alta en el ABM de ese cliente: en este caso, el vendedor:
El dato del vendedor es un dato de TABLA creado en el ABM de CLIENTES; al desplegarse, se selecciona el vendedor de los que la pantalla ofrece.
NOTA: el dato de “vendedor” tiene mucha importancia si se efectúa un cálculo de comisiones, por lo que asignarlo correctamente en el ABM y modificarlo, si corresponde, al momento de la venta es esencial.
Depósito: al ingresar el dato del cliente, el sistema “trae” la información dada de alta en el ABM de ese cliente: en este caso, el depósito del cual sale la mercadería que se le entregará al cliente:
El dato del depósito es un dato de TABLA creado en el ABM de CLIENTES; al desplegarse, se selecciona el depósito de los que la pantalla ofrece.
Transporte: al ingresar el dato del cliente, el sistema “trae” la información dada de alta en el ABM de ese cliente: en este caso, el transporte que llevará la mercadería al domicilio del cliente, en caso de ser esa la modalidad de entrega:
El dato del transporte es un dato de TABLA creado en el ABM de CLIENTES; al desplegarse, se selecciona el transporte de los que la pantalla ofrece.
4.1.1 SELECCIÓN DEL PRODUCTO A FACTURAR: Para seleccionar el producto a facturar, se pueden elegir 2 alternativas:
Si se conoce el código del producto, se lo ingresa;
Si no se recuerda, se despliega la pantalla de artículos: es un dato de TABLA creado en el ABM de ARTICULOS; al desplegarse, se selecciona el artículo a través de alguna de las múltiples opciones de búsqueda.
NOTA: la pantalla de búsqueda de ARTICULOS, es la pantalla del ABM DE ARTICULOSS, por lo que desde este punto pueden ejecutarse todas las funciones del ABM: crear nuevos , modificarlos, visualizarlos, ver su cuenta corriente.
Este punto está limitado a los usuarios autorizados por el esquema de SEGURIDAD.
Para seleccionar el producto, se presiona el botón Elegir o se hace DOBLE CLICK sobre el artículo. Una vez seleccionado el producto, se vuelve a la pantalla inicial:
El cursor se ubicará en el campo de CANTIDAD, donde se ingresarán las unidades a vender.
Como puede observarse, el PRECIO del producto (según la Lista seleccionada) ya está ingresado, por lo que el sistema hará el cálculo del total de esta línea (unidades x precio unitario).
NOTA: el pasaje entre campos, se hace a través de la tecla TAB
Junto al TOTAL, se puede observar un campo con OPCION DE TILDE, IVA INCLUIDO, el cual permite elegir entre expresar el precio con IVA incluído o no.
Si se desean agregar más productos, se procede del mismo modo. Para cerrar la factura, se presiona el botón CIERRA FACTURA (F5) Pasándose a otra pantalla donde se determinará la forma de pago.
4.1.2 OTRAS CARACTERISTICAS DE LA PANTALLA: PROCESOS VARIOS: este botón permite desplegar opciones de tareas relacionadas con la venta que fueron realizadas con anterioridad y que afectan a la factura que se está por emitir.
Aquí se aclara qué comprobante se está emitiendo, pudiendo ser:
FACTURA, NOTA DE CREDITO, Y NOTA DE DEBITO, la cual se seleccionará al momento de iniciar la operación.
presionando sobre este botón, se despliega una pantalla de “NOTAS”, que permiten agregar al comprobante comentarios u observaciones que puedan ser útiles en el futuro:
Estas notas podrán ser observadas en cualquier momento en que se consulte el comprobante (por ejemplo, desde la cuenta corriente del cliente)
presionando este botón, se accede a la CUENTA CORRIENTE del cliente con que se está operando:
De este modo, se puede conocer rápidamente el estado de deuda del cliente, dato que puede ser muy útil al momento de loa venta.
Escribiendo directamente en el campo grisado (“0.00”) o presionando alr-R, se ingresa un porcentaje de RECARGO que afectará al total de la factura, que se expresará el la factura:
El caso inverso, es decir el DESCUENTO puede manejarse de 2 maneras:
Si se escribe en el campo grisado, se ingresará el PORCENTAJE de descuento que afectará a toda la factura;
Si se presiona alt-D, se despliega una pantalla que permite optar por un descuento PORCENTUAL o EN PESOS:
En el caso de seleccionar IMPORTE, el sistema calculará el porcentaje que corresponde.
En cualquiera de las opciones elegidas, el descuento, se expresará en la factura:
Los 5 botones de a la factura:
MODIFICA LINEA (F3) : en el caso de querer modificar algún dato de una línea ya ingresada (“línea” es un renglón con los datos ingresados: artículo, descripción, cantidad, descuento, precio), se presiona este botón o la tecla F3 y se accederá a la posibilidad de modificar lo que se desee:
Se modifica lo que se desea y la línea, al finalizar el cambio, vuelve al cuerpo de la factura con sus datos modificados.
ELIMINA LINEA (F2): Si lo que se desea es eliminar directamente una línea, el sistema lo hará, previa advertencia:
Presionando el botón o la tecla F2, se elimina la línea en su totalidad.
BORRA FACTURA (F7): si lo que se desea es BORRAR TODA LA FACTURA (por ejemplo, porque el cliente se arrepiente de la compra), se presiona este botón o la tecla F7; el sistema lo hará, previa advertencia:
CIERRA FACTURA (F5): en caso de estar todos los datos correctos y desear cerrar la factura, se presiona este botón o la tecla F5 y se pasa a la PANTALLA DE COBRANZA
SALIR: si lo que se desea es salir de la pantalla de venta, se debe presionar este boton.
Se diferencia de BORRAR FACTURA, en que “borrar” sólo elimina esa factura permaneciendo en la pantalla de ventas para una nueva operación; en cambio “salir”, anula la factura y cierra la pantalla.
4.1.3 MENSAJES DE ALERTA El sistema emite, al momento de estar emitiendo una FACTURA, mensajes de alerta que permiten saber a quien la está confeccionando de situaciones anormales:
este mensaje indica que el stock del artículo a facturar es insuficiente.
NOTA: el sistema puede ser configurado para que sólo avise o directamente impida facturar con stock insuficiente.
este mensaje indica que el cliente al que se le está intentando facturar ha alcanzado su límite de crédito (el cual fue asignado en el ABM de CLIENTES), pudiendo ser ampliado o autorizada la operación con un password, que habilite al usuario.
4.1.4 PANTALLA DE COBRANZA Una vez “cerrada” la factura, el sistema pasa a una segunda pantalla, la cual se refiere a la condición de venta:
Condición CONTADO: si la factura realizada es de condición contado, es decir que exige el pago al momento de la venta, la pantalla será:
En esta condición, se podrá abonar utilizando 4 alternativas posibles o la COMBINACION de varias o todas ellas:
4.1.4.1 EFECTIVO: Por defecto el sistema ofrece esta alternativa (observar que en el campo grisado junto al ícono EFECTIVO, figura la cifra a abonar); de ser así, sólo se confirma el pago, presionando el botón IMPRIME , el cual cerrará la factura, pasando a su IMPRESIÓN.
Una alternativa que ofrece el sistema es el cálculo automático del vuelto a entregar, ingresando el dinero recibido en el campo grisado junto al botón
De este modo, el sistema calculará el vuelto a entregar al cliente:
En el caso de no abonarse en EFECTIVO, debe borrarse el campo grisado (que contiene la cifra a cancelar por defecto); esto puede hacerse posicionándose sobre ese campo y borrando el contenido, o presionando el botón CERRAR.
4.1.4.2 TARJETA DE CREDITO: En caso de utilizarse esta opción de pago, se debe presionar el botón TARJETAS, el cual desplegará otra pantalla donde ingresar los datos de la tarjeta:
En este caso, los datos a ingresar serán:
Importe: monto que se va a cancelar con la tarjeta (puede desdoblarse el monto en más de una tarjeta o bien compartirse varios medios de pago);
Tarjeta: desplegando las opciones que ofrece (dadas de alta en TABLAS VARIAS
TARJETAS DE CREDITO), se elige la tarjeta con la que se está cobrando;
Cuotas: si se utiliza un plan de cuotas, se despliegan las opciones y se elige la que corresponde (estos planes fueron ingresados al dar de alta las tarjetas);
Nro de Cupón: número del comprobante de venta (puede observarse en la parte superior izquierda de la pantalla
Comentario: campo libre para ingresar cualquier comentario; se sugiere sea utilizado para tomar DATOS DEL CLIENTE (número de documento, dirección, teléfono, etc.).
OBSERVACION: En la parte INFERIOR DERECHA de la pantalla de TARJETAS, puede observarse
En recuadro:, en el cual se indica el MONTO TOTAL de la factura, y cuánto se adeuda (“DIFERENCIA”).
4.1.4.3 CHEQUES En caso de utilizarse esta opción de pago, se debe presionar el botón CHEQUES, el cual desplegará otra pantalla donde ingresar los datos del cheque:
En este caso, los datos a ingresar serán:
Importe: monto que se va a cancelar con la cheque (puede desdoblarse el monto en más de un cheque o bien compartirse varios medios de pago);
Número: número del cheque;
Tipo: desplegando las alternativas, el sistema ofrece dos:
“C”: para el caso de tratarse de un CHEQUE;
“I”: para el caso de un INTERDEPOSITO (es decir un depósito en nuestra cuenta corriente, realizado por un cliente).
Cod-Bco: es un dato de TABLA que permite seleccionar el banco emisor del cheque:
con datos que fueron ingresados en el ABM de BANCOS (debe recordarse que la codificación de los bancos es emitida por el Banco Central de la República Argentina);
Fecha Vto: fecha de vencimiento del cheque;
Detalle: campo libre para el ingreso de datos;
CUIT: CUIT del firmante del cheque (que puede ser el cliente o un tercero)
OBSERVACION: En la parte INFERIOR DERECHA de la pantalla de CHEQUES, puede observarse un recuadro:, en el cual se indica el MONTO TOTAL de la factura, y cuánto se adeuda (“DIFERENCIA”).
4.1.4.4 SEÑAS Puede darse el caso en que el cliente haya entregado una seña (por ejemplo, al encargar productos); en ese caso, presionando sobre el botón SEÑAS, se despliegan todas las señas vigentes:
Ubicándose sobre la línea de la seña que corresponda, la misma se traslada al pago.
4.1.5 IMPRESIÓN DE LA FACTURA Una vez finalizado el pago, presionando el botón IMPRIME se emite la factura.
4.2 REMITOS
4.2.1 INGRESO DE REMITOS: En este punto se produce la emisión de REMITOS, es decir, el ENVIO DE ARTICULOS a clientes; la pantalla que ofrece, presenta varios puntos a considerar
Cliente: se debe indicar el cliente al cual se le remitirá; es un dato de TABLA creado en el ABM de CLIENTES; al desplegarse, se selecciona al cliente a través de alguna de las múltiples opciones de búsqueda:
NOTA: la pantalla de búsqueda de CLIENTES, es la pantalla del ABM DE CLIENTES, por lo que desde este punto pueden ejecutarse todas las funciones del ABM: crear nuevos clientes, modificarlos, visualizarlos, ver su cuenta corriente. Este punto está limitado a los usuarios autorizados por el esquema de SEGURIDAD.
El cliente también puede ser ingresado directamente, si se conoce su código:
Lista: al ingresar el dato del cliente, el sistema “trae” la información dada de alta en el ABM de ese cliente: en este caso, la lista de precios.
Estos datos, pueden modificarse al realizar el envío PARA ESTA OPERACIÓN, pero se mantienen en el maestro:
El dato de la lista es un dato de TABLA creado en el ABM de CLIENTES; al desplegarse, se selecciona la lista de las que la pantalla ofrece.
Condición de venta: al ingresar el dato del cliente, el sistema “trae” la información dada de alta en el ABM de ese cliente: en este caso, la condición de venta:
El dato de la condición de venta es un dato de TABLA creado en el ABM de CLIENTES; al desplegarse, se selecciona la condición de las que la pantalla ofrece.
Vendedor: al ingresar el dato del cliente, el sistema “trae” la información dada de alta en el ABM de ese cliente: en este caso, el vendedor:
El dato del vendedor es un dato de TABLA creado en el ABM de CLIENTES; al desplegarse, se selecciona el vendedor de los que la pantalla ofrece.
Depósito: al ingresar el dato del cliente, el sistema “trae” la información dada de alta en el ABM de ese cliente: en este caso, el depósito del cual sale la mercadería que se le remitirá al cliente:
El dato del depósito es un dato de TABLA creado en el ABM de CLIENTES; al desplegarse, se selecciona el depósito de los que la pantalla ofrece.
Transporte: al ingresar el dato del cliente, el sistema “trae” la información dada de alta en el ABM de ese cliente: en este caso, el transporte que llevará la mercadería al domicilio del cliente:
El dato del transporte es un dato de TABLA creado en el ABM de CLIENTES; al desplegarse, se selecciona el transporte de los que la pantalla ofrece.
4.2.1.1 SELECCIÓN DEL PRODUCTO A REMITIR Para seleccionar el producto a facturar, se pueden elegir 2 alternativas:
Si se conoce el código del producto, se lo ingresa; Si no se recuerda, se despliega la pantalla de artículos: es un dato de TABLA creado en el ABM de ARTICULOS; al desplegarse, se selecciona el artículo a través de alguna de las múltiples opciones de búsqueda:
NOTA: la pantalla de búsqueda de ARTICULOS, es la pantalla del ABM DE ARTICULOSS, por lo que desde este punto pueden ejecutarse todas las funciones del ABM: crear nuevos , modificarlos, visualizarlos, ver su cuenta corriente.
Este punto está limitado a los usuarios autorizados por el esquema de SEGURIDAD.
Para seleccionar el producto, se presiona el botón ELEGIR o se hace DOBLE CLICK sobre el artículo.
Una vez seleccionado el producto, se vuelve a la pantalla inicial:
El cursor se ubicará en el campo de CANTIDAD, donde se ingresarán las unidades a remitir.
Como puede observarse, el PRECIO del producto (según la Lista seleccionada) ya está ingresado, por lo que el sistema hará el cálculo del total de esta línea (unidades x precio unitario).
NOTA: el pasaje entre campos, se hace a través de la tecla TAB
Junto al TOTAL, se puede observar un campo con OPCION DE TILDE, IVA INCLUIDO , el cual permite elegir entre expresar el precio con IVA incluído o no.
Si se desean agregar más productos, se procede del mismo modo.
Para cerrar el remito, se presiona el botón CIERRA REMITO (F5)
Finalizado, el sistema pregunta si el remito se imprime o no:
4.2.1.2 OTRAS CARACTERISTICAS DE LA PANTALLA DE REMITO:
Presenta el botón : presionando sobre él, se despliega una pantalla de “NOTAS”, que permiten agregar al comprobante comentarios u observaciones que puedan ser útiles en el futuro:
Presenta el botón PROCESOS VARIOS :este botón permite desplegar opciones de tareas relacionadas con la remisión de mercaderías que fueron realizadas con
anterioridad y que afectan al remito que se está por emitir:
DESCUENTOS Y RECARGOS:
Presenta 2 alternativas de comercialización que afectan a la operación:
% RECARGO (ALT-R)
Escribiendo directamente en el campo grisado (“0.00”) o presionando alr-R, se ingresa un porcentaje de RECARGO que afectará al total de la factura, que se expresará en el remito:
%DESC.(ALT-D)
El caso inverso, es decir el DESCUENTO puede manejarse de 2 maneras:
Si se escribe en el campo grisado, se ingresará el PORCENTAJE de descuento que afectará a todo el remito;
Si se presiona alt-D, se despliega una pantalla que permite optar por un descuento PORCENTUAL o EN PESOS:
En el caso de seleccionar IMPORTE, el sistema calculará el porcentaje que corresponde.
En cualquiera de las opciones elegidas, el descuento, se expresará en el remito:
BOTONES
Presenta 5 botones que afectan al Remito:
MODIFICA LINEA: En el caso de querer modificar algún dato de una línea ya ingresada (“línea” es un renglón con los datos ingresados: artículo, descripción, cantidad, descuento, precio), se presiona este botón o la tecla F3 y se accederá a la posibilidad de modificar lo que se desee:
Se modifica lo que se desea y la línea, al finalizar el cambio, vuelve al cuerpo del remito con sus datos modificados.
ELIMINA LINEA: Si lo que se desea es eliminar directamente una línea, el sistema lo hará, previa advertencia:
Presionando el botón o la tecla F2, se elimina la línea en su totalidad.
BORRA REMITO: Si lo que se desea es BORRAR TODO EL REMITO (por ejemplo, porque el cliente se arrepiente de la compra), se presiona este botón o la tecla F7;
CIERRA REMITO: En caso de estar todos los datos correctos y desear cerrar el remito, se presiona este botón o la tecla F5, y el sistema preguntará por la impresión:
SALIR: Si lo que se desea es salir de la pantalla de REMITO, se debe presionar este botón.
Se diferencia de BORRA REMITO, en que “borrar” sólo elimina ese remito permaneciendo en la pantalla de remitos para una nueva operación; en cambio “salir”, anula el remito y cierra la pantalla.
4.2.1.3 MENSAJES DE ALERTA
El sistema emite, al momento de estar generando un REMITO, mensajes de alerta que permiten saber a quien la está confeccionando de situaciones anormales:
Este mensaje indica que el stock del artículo a facturar es insuficiente.
NOTA: el sistema puede ser configurado para que sólo avise o directamente impida facturar con stock insuficiente.
Este mensaje indica que el cliente al que se le está intentando enviar artículos ha alcanzado su límite de crédito (el cual fue asignado en el ABM de CLIENTES), pudiendo ser ampliado o autorizada la operación con un password, que habilite al usuario.
4.2.2 VISUALIZACION DE REMITOS: En este punto se pueden observar todos los remitos generados.
Inicialmente se presenta una pantalla con diferentes filtros que permiten ubicar el/los remito/s que se está buscando:
La pantalla que despliega es:
En esta pantalla se destacan:
SOLAPAS DE UBICACIÓN de los remitos emitidos, pudiendo ser:
Por número de remito; Por fecha de emisión; Por cliente
BOTONES:
Ver detalles: presionando este botón, se abre una pantalla que “trae” el remito seleccionado, mostrando la pantalla de INGRESO DE REMITOS:
Reimprime remito: presionando este botón, se ofrece la posibilidad de reimprimir el remito, sobre cuya línea se está posicionado;
Salir: se sale de la pantalla.
Columna Fac: indica si el remito ya fue facturado;
Columna Acop: si se trata de un remito relacionado con un acopio.
4.2.3 BAJA DE REMITOS En este punto se pueden dar de baja remitos ya emitidos.
Inicialmente se presenta una pantalla con diferentes filtros que permiten ubicar el/los remito/s que se está buscando:
La pantalla que despliega es:
En esta pantalla se destacan:
SOLAPAS DE UBICACIÓN de los remitos emitidos, pudiendo ser:
Por número de remito; Por fecha de emisión; Por cliente
BOTONES:
Ver detalles: presionando este botón, se abre una pantalla que “trae” el remito seleccionado, mostrando la pantalla de INGRESO DE REMITOS:
Anula remito: presionando este botón, se ofrece la posibilidad de anular el remito, sobre cuya línea se está posicionado; una vez presionado, el sistema verifica la anulación:
NOTA: el remito, para poder ser anulado, NO DEBE ESTAR FACTURADO; de ser así, el sistema lo advertirá y no anulará el comprobante
Salir: se sale de la pantalla.
4.3 REMITOS EN CONSIGNACION Este punto del programa está destinado a la administración de los remitos en consignación; el comprobante que emite es el RT CONS.
4.3.1 INGRESO DE REMITOS: En este punto se produce la emisión de REMITOS EN CONSIGNACION, es decir, el ENVIO DE ARTICULOS a depósitos de clientes; la pantalla que ofrece, presenta varios puntos a considerar:
Cliente: se debe indicar el cliente al cual se le remitirá; es un dato de TABLA creado en el ABM de CLIENTES; al desplegarse, se selecciona al cliente a través de alguna de las múltiples opciones de búsqueda; el cliente también puede ser ingresado directamente, si se conoce su código;
Lista: al ingresar el dato del cliente, el sistema “trae” la información dada de alta en el ABM de ese cliente: en este caso, la lista de precios.
Estos datos, pueden modificarse al realizar el envío PARA ESTA OPERACIÓN, pero se mantienen en el maestro:
El dato de la lista es un dato de TABLA creado en el ABM de CLIENTES; al desplegarse, se selecciona la lista de las que la pantalla ofrece.
Condición de venta: al ingresar el dato del cliente, el sistema “trae” la información dada de alta en el ABM de ese cliente: en este caso, la condición de venta:
El dato de la condición de venta es un dato de TABLA creado en el ABM de CLIENTES; al desplegarse, se selecciona la condición de las que la pantalla ofrece.
Vendedor: al ingresar el dato del cliente, el sistema “trae” la información dada de alta en el ABM de ese cliente: en este caso, el vendedor:
El dato del vendedor es un dato de TABLA creado en el ABM de CLIENTES; al desplegarse, se selecciona el vendedor de los que la pantalla ofrece.
Depósito de origen: se debe ingresar el depósito del cual sale la mercadería que se le remitirá al cliente:
Depósito de destino: se debe ingresar el depósito al cual se enviará la mercadería que se le remitirá al cliente;
4.3.1.1 SELECCIÓN DEL PRODUCTO A REMITIR: Para seleccionar el producto a facturar, se pueden elegir 2 alternativas:
Si se conoce el código del producto, se lo ingresa; Si no se recuerda, se despliega la pantalla de artículos: es un dato de TABLA creado en el ABM de ARTICULOS; al desplegarse, se selecciona el artículo a través de alguna de las múltiples opciones de búsqueda:
NOTA: la pantalla de búsqueda de ARTICULOS, es la pantalla del ABM DE ARTICULOS, por lo que desde este punto pueden ejecutarse todas las funciones del ABM: crear nuevos , modificarlos, visualizarlos, ver su cuenta corriente.
Este punto está limitado a los usuarios autorizados por el esquema de SEGURIDAD.
Para seleccionar el producto, se presiona el botón ELEGIR o se hace DOBLE CLICK sobre el artículo.
Una vez seleccionado el producto, se vuelve a la pantalla inicial:
El cursor se ubicará en el campo de CANTIDAD, donde se ingresarán las unidades a remitir.
Como puede observarse, el PRECIO del producto (según la Lista seleccionada) ya está ingresado, por lo que el sistema hará el cálculo del total de esta línea (unidades x precio unitario).
NOTA: el pasaje entre campos, se hace a través de la tecla TAB
Junto al TOTAL, se puede observar un campo con OPCION DE TILDE, IVA INCLUIDO, el cual permite elegir entre expresar el precio con IVA incluído o no.
Si se desean agregar más productos, se procede del mismo modo.
Para cerrar el remito, se presiona el botón CIERRA REMITO (F5)
Finalizado, el sistema pregunta si el remito se imprime o no:
4.3.1.2 OTRAS CARACTERISTICAS DE LA PANTALLA DE REMITO:
Presenta el botón : presionando sobre él, se despliega una pantalla de “NOTAS”, que permiten agregar al comprobante comentarios u observaciones que puedan ser útiles en el futuro:
Presenta el botón PROCESOS VARIOS: este botón permite desplegar opciones de tareas relacionadas con la remisión de mercaderías que fueron realizadas con anterioridad y que afectan al remito que se está por emitir:
DESCUENTOS Y RECARGOS:
Presenta 2 alternativas de comercialización que afectan a la operación:
% RECARGO (ALT-R) escribiendo directamente en el campo grisado (“0.00”) o presionando alr-R, se ingresa un porcentaje de RECARGO que afectará al total de la factura, que se expresará en el remito:
% DESCUENTO (ALT –D) el caso inverso, es decir el DESCUENTO puede manejarse de 2 maneras:
si se escribe en el campo grisado, se ingresará el PORCENTAJE de descuento que afectará a todo el remito;
si se presiona alt-D, se despliega una pantalla que permite optar por un descuento PORCENTUAL o EN PESOS:
En el caso de seleccionar IMPORTE, el sistema calculará el porcentaje que corresponde.
En cualquiera de las opciones elegidas, el descuento, se expresará en el remito:
BOTONES:
MODIFICA LINEA: En el caso de querer modificar algún dato de una línea ya ingresada (“línea” es un renglón con los datos ingresados: artículo, descripción, cantidad, descuento, precio), se presiona este botón o la tecla F3 y se accederá a la posibilidad de modificar lo que se desee:
Se modifica lo que se desea y la línea, al finalizar el cambio, vuelve al cuerpo del remito con sus datos modificados.
ELIMINA LINEA: Si lo que se desea es eliminar directamente una línea, el sistema lo hará, previa advertencia:
Presionando el botón o la tecla F2, se elimina la línea en su totalidad.
BORRAR REMITO: Si lo que se desea es BORRAR TODO EL REMITO (por ejemplo, porque el cliente se arrepiente de la compra), se presiona este botón o la tecla F7;
CIERRA REMITO: En caso de estar todos los datos correctos y desear cerrar el remito, se presiona este botón o la tecla F5, y el sistema preguntará por la impresión:
SALIR: Si lo que se desea es salir de la pantalla de REMITO, se debe presionar este botón.
Se diferencia de BORRA REMITO, en que “borrar” sólo elimina ese remito permaneciendo en la pantalla de remitos para una nueva operación; en cambio “salir”, anula el remito y cierra la pantalla.
4.3.1.3 MENSAJES DE ALERTA: El sistema emite, al momento de estar generando un REMITO, mensajes de alerta que permiten saber a quien la está confeccionando de situaciones anormales:
Este mensaje indica que el stock del artículo a facturar es insuficiente.
NOTA: el sistema puede ser configurado para que sólo avise o directamente impida facturar con stock insuficiente.
Este mensaje indica que el cliente al que se le está intentando enviar artículos ha alcanzado su límite de crédito (el cual fue asignado en el ABM de CLIENTES), pudiendo ser ampliado o autorizada la operación con un password, que habilite al usuario.
4.3.2 VISUALIZACION DE REMITOS: En este punto se pueden observar todos los remitos en consignación generados.
Inicialmente se presenta una pantalla con diferentes filtros que permiten ubicar el/los remito/s que se está buscando:
La pantalla que despliega es:
En esta pantalla se destacan:
SOLAPAS DE UBICACIÓN de los remitos emitidos, pudiendo ser:
Por número de remito;
Por fecha de emisión;
Por código de cliente.
Botones que actúan sobre la línea seleccionada:
Ver detalles: presionando este botón, se abre una pantalla que “trae” el remito seleccionado, mostrando la pantalla de INGRESO DE REMITOS:
Reimprime remito: presionando este botón, se ofrece la posibilidad de reimprimir el remito, sobre cuya línea se está posicionado;
Salir: se sale de la pantalla.
Columna Fac: indica si el remito ya fue facturado;
4.3.3 BAJA DE REMITOS: en este punto se pueden dar de baja remitos ya emitidos.
Inicialmente se presenta una pantalla con diferentes filtros que permiten ubicar el/los remito/s que se está buscando:
La pantalla que despliega es:
En esta pantalla se destacan:
SOLAPAS DE UBICACIÓN de los remitos emitidos, pudiendo ser:
Por número de remito;
Por fecha de emisión;
Por cliente
Botones que actúan sobre la línea seleccionada:
Ver detalles: presionando este botón, se abre una pantalla que “trae” el remito seleccionado, mostrando la pantalla de INGRESO DE REMITOS:
Anula remito: presionando este botón, se ofrece la posibilidad de anular el remito, sobre cuya línea se está posicionado; una vez presionado, el sistema verifica la anulación:
OBSERVACION: el remito, para poder ser anulado, NO DEBE ESTAR FACTURADO; de ser así, el sistema lo advertirá y no anulará el comprobante.
Salir: se sale de la pantalla.
4.4 PEDIDOS
4.4.1 INGRESO DE PEDIDOS En este punto se produce el ingreso de PEDIDOS, es decir, el cliente encarga artículos que posteriormente serán remitidos y facturados; la pantalla que ofrece, presenta varios puntos a considerar:
Cliente: se debe indicar el cliente al cual se le remitirá; es un dato de TABLA creado en el ABM de CLIENTES; al desplegarse, se selecciona al cliente a través de alguna de las múltiples opciones de búsqueda:
NOTA: la pantalla de búsqueda de CLIENTES, es la pantalla del ABM DE CLIENTES, por lo que desde este punto pueden ejecutarse todas las funciones del ABM: crear nuevos clientes, modificarlos, visualizarlos, ver su cuenta corriente.
Este punto está limitado a los usuarios autorizados por el esquema de SEGURIDAD.
El cliente también puede ser ingresado directamente, si se conoce su código:
Lista: al ingresar el dato del cliente, el sistema “trae” la información dada de alta en el ABM de ese cliente: en este caso, la lista de precios.
Estos datos, pueden modificarse al hacer el pedido PARA ESTA OPERACIÓN, pero se mantienen en el maestro:
El dato de la lista es un dato de TABLA creado en el ABM de CLIENTES; al desplegarse, se selecciona la lista de las que la pantalla ofrece.
Condición de venta: al ingresar el dato del cliente, el sistema “trae” la información dada de alta en el ABM de ese cliente: en este caso, la condición de venta:
El dato de la condición de venta es un dato de TABLA creado en el ABM de CLIENTES; al desplegarse, se selecciona la condición de las que la pantalla ofrece.
Vendedor: al ingresar el dato del cliente, el sistema “trae” la información dada de alta en el ABM de ese cliente: en este caso, el vendedor
El dato del vendedor es un dato de TABLA creado en el ABM de CLIENTES; al desplegarse, se selecciona el vendedor de los que la pantalla ofrece.
Transporte: al ingresar el dato del cliente, el sistema “trae” la información dada de alta en el ABM de ese cliente: en este caso, el transporte que llevará la mercadería al domicilio del cliente:
El dato del transporte es un dato de TABLA creado en el ABM de CLIENTES; al desplegarse, se selecciona el transporte de los que la pantalla ofrece.
Fecha de entrega: se ingresa la fecha estimada de entrega de la mercadería del presente pedido.
4.4.1.1 SELECCION DEL PRODUCTO A SOLICITAR: Para seleccionar el producto a facturar, se pueden elegir 2 alternativas:
Si se conoce el código del producto, se lo ingresa; Si no se recuerda, se despliega la pantalla de artículos: es un dato de TABLA creado en el ABM de ARTICULOS; al desplegarse, se selecciona el artículo a través de alguna de las múltiples opciones de búsqueda:
NOTA: la pantalla de búsqueda de ARTICULOS, es la pantalla del ABM DE ARTICULOSS, por lo que desde este punto pueden ejecutarse todas las funciones del ABM: crear nuevos , modificarlos, visualizarlos, ver su cuenta corriente.
Este punto está limitado a los usuarios autorizados por el esquema de SEGURIDAD.
Para seleccionar el producto, se presiona el botón ELEGIR o se hace DOBLE CLICK sobre el artículo.
Una vez seleccionado el producto, se vuelve a la pantalla inicial:
El cursor se ubicará en el campo de CANTIDAD, donde se ingresarán las unidades a encargar.
Como puede observarse, el PRECIO del producto (según la Lista seleccionada) ya está ingresado, por lo que el sistema hará el cálculo del total de esta línea (unidades x precio unitario).
NOTA: el pasaje entre campos, se hace a través de la tecla TAB
Junto al TOTAL, se puede observar un campo con OPCION DE TILDE, IVA INCLUIDO, el cual permite elegir entre expresar el precio con IVA incluído o no.
Si se desean agregar más productos, se procede del mismo modo.
Para cerrar el pedido, se presiona el botón CIERRA PEDIDO (F5)
4.4.1.2 OTRAS CARACTERISTICAS DE LA PANTALLA DE PEDIDO
Presenta el botón :presionando sobre él, se despliega una pantalla de “NOTAS”, que permiten agregar al comprobante comentarios u observaciones que puedan ser útiles en el futuro:
Presenta el botón PROCESOS VARIOS :este botón permite desplegar opciones de tareas relacionadas con los pedidos de mercaderías que fueron realizadas con
anterioridad y que afectan al pedido que se está por emitir:
DESCUENTOS Y RECARGOS:
% RECARGO (ALT-R) escribiendo directamente en el campo grisado (“0.00”) o presionando alr-R, se ingresa un porcentaje de RECARGO que afectará al total del pedido, que se expresará en el remito:
% DESC (ALT-D) el caso inverso, es decir el DESCUENTO puede manejarse de 2 maneras:
Si se escribe en el campo grisado, se ingresará el PORCENTAJE de descuento que afectará a todo el pedido;
Si se presiona alt-D, se despliega una pantalla que permite optar por un descuento PORCENTUAL o EN PESOS:
En el caso de seleccionar IMPORTE, el sistema calculará el porcentaje que corresponde.
En cualquiera de las opciones elegidas, el descuento, se expresará en el remito:
BOTONES:
MODIFICA LINEA: En el caso de querer modificar algún dato de una línea ya ingresada (“línea” es un renglón con los datos ingresados: artículo, descripción, cantidad, descuento, precio), se presiona este botón o la tecla F3 y se accederá a la posibilidad de modificar lo que se desee:
Se modifica lo que se desea y la línea, al finalizar el cambio, vuelve al cuerpo del pedido con sus datos modificados.
ELIMINA LINEA: Si lo que se desea es eliminar directamente una línea, el sistema lo hará, previa advertencia:
Presionando el botón o la tecla F2, se elimina la línea en su totalidad.
BORRA PEDIDO: Si lo que se desea es BORRAR TODO EL PEDIDO (por ejemplo, porque el cliente se arrepiente de la compra), se presiona este botón o la tecla F7;
CIERRA PEDIDO: En caso de estar todos los datos correctos y desear cerrar el pedido, se presiona este botón o la tecla F5;
SALIR: Si lo que se desea es salir de la pantalla de REMITO, se debe presionar este botón.
Se diferencia de BORRA PEDIDO, en que “borrar” sólo elimina ese pedido permaneciendo en la pantalla de pedidos para una nueva operación; en cambio “salir”, anula el pedido y cierra la pantalla.
4.4.2 MODIFICACION DE PEDIDOS: En este punto se pueden modificar todos los pedidos generados.
Inicialmente se presenta una pantalla con diferentes filtros que permiten ubicar el/los remito/s que se está buscando:
La pantalla que despliega es:
En esta pantalla se destacan:
SOLAPAS DE UBICACIÓN de los pedidos emitidos, pudiendo ser:
Por número de pedido;
Por fecha de emisión;
Por cliente.
Botones que actúan sobre la línea seleccionada:
VER DETALLES: presionando este botón, se abre una pantalla que “trae” el pedido seleccionado, mostrando la pantalla de INGRESO DE PEDIDOS:
MODIFICAR: trae el pedido solicitado, permitiendo modificar los datos que corresponda; Naturalmente, si el pedido se encuentra FACTURADO no es posible modificarlo; en este caso, el sistema lo advertirá:
REIMPRIME PEDIDO: presionando este botón, se ofrece la posibilidad de reimprimir el pedido, sobre cuya línea se está posicionado;
SALIR: se sale de la pantalla.
Columna Fac: indica si el remito ya fue facturado
BAJA DE PEDIDOS
En este punto se pueden dar de baja pedidos ya emitidos.
Inicialmente se presenta una pantalla con diferentes filtros que permiten ubicar el/los pedido/s que se está buscando:
La pantalla que despliega es:
En esta pantalla se destacan:
SOLAPAS DE UBICACIÓN de los pedidos emitidos, pudiendo ser:
Por número de pedido;
Por fecha de emisión;
Por cliente
BOTONES
VER DETALLES: presionando este botón, se abre una pantalla que “trae” el remito seleccionado, mostrando la pantalla de INGRESO DE REMITOS:
BORRA NOTA DE PEDIDO: presionando este botón, se ofrece la posibilidad de anular el pedido, sobre cuya línea se está posicionado; una vez presionado, el sistema verifica la anulación:
NOTA: el pedido, para poder ser anulado, NO DEBE ESTAR FACTURADO; de ser así, el sistema lo advertirá y no anulará el comprobante.
SALIR: se sale de la pantalla.
4.5 PRESUPUESTOS
4.5.1 INGRESO DE PRESUPUESTOS En este punto se produce el ingreso de PRESUPUESTOS, es decir, el cliente solicita una cotización, que posteriormente podrá ser o no facturados; la pantalla que ofrece, presenta varios puntos a considerar:
Cliente: se debe indicar el cliente al cual se le remitirá; es un dato de TABLA creado en el ABM de CLIENTES; al desplegarse, se selecciona al cliente a través de alguna de las múltiples opciones de búsqueda:
El cliente también puede ser ingresado directamente, si se conoce su código:
NOTA: la pantalla de búsqueda de CLIENTES, es la pantalla del ABM DE CLIENTES, por lo que desde este punto pueden ejecutarse todas las funciones del ABM: crear nuevos clientes, modificarlos, visualizarlos, ver su cuenta corriente.Este punto está limitado a los usuarios autorizados por el esquema de SEGURIDAD.
Lista: al ingresar el dato del cliente, el sistema “trae” la información dada de alta en el ABM de ese cliente: en este caso, la lista de precios.
Estos datos, pueden modificarse al hacer el pedido PARA ESTA OPERACIÓN, pero se mantienen en el maestro:
El dato de la lista es un dato de TABLA creado en el ABM de CLIENTES; al desplegarse, se selecciona la lista de las que la pantalla ofrece.
CONDICION DE VENTA: al ingresar el dato del cliente, el sistema “trae” la información dada de alta en el ABM de ese cliente: en este caso, la condición de venta:
El dato de la condición de venta es un dato de TABLA creado en el ABM de CLIENTES; al desplegarse, se selecciona la condición de las que la pantalla ofrece.
VENDEDOR: al ingresar el dato del cliente, el sistema “trae” la información dada de alta en el ABM de ese cliente: en este caso, el vendedor.
El dato del vendedor es un dato de TABLA creado en el ABM de CLIENTES; al desplegarse, se selecciona el vendedor de los que la pantalla ofrece.
4.5.1.1 SELECCIÓN DEL PRODUCTO A PRESUPUESTAR: Para seleccionar el producto a presupuestar, se pueden elegir 2 alternativas:
Si se conoce el código del producto, se lo ingresa; Si no se recuerda, se despliega la pantalla de artículos: es un dato de TABLA creado en el ABM de ARTICULOS; al desplegarse, se selecciona el artículo a través de alguna de las múltiples opciones de búsqueda:
NOTA: la pantalla de búsqueda de ARTICULOS, es la pantalla del ABM DE ARTICULOSS, por lo que desde este punto pueden ejecutarse todas las funciones del ABM: crear nuevos , modificarlos, visualizarlos, ver su cuenta corriente.
Este punto está limitado a los usuarios autorizados por el esquema de SEGURIDAD.
Para seleccionar el producto, se presiona el botón ELEGIR o se hace DOBLE CLICK sobre el artículo.
Una vez seleccionado el producto, se vuelve a la pantalla inicial:
El cursor se ubicará en el campo de CANTIDAD, donde se ingresarán las unidades a encargar.
Como puede observarse, el PRECIO del producto (según la Lista seleccionada) ya está ingresado, por lo que el sistema hará el cálculo del total de esta línea (unidades x precio unitario).
NOTA: el pasaje entre campos, se hace a través de la tecla TAB
Junto al TOTAL, se puede observar un campo con OPCION DE TILDE, IVA INCLUIDO, el cual permite elegir entre expresar el precio con IVA incluído o no.
Si se desean agregar más productos, se procede del mismo modo.
Para cerrar el pedido, se presiona el botón CIERRA COTIZACION (F5)
4.5.1.2 OTRAS CARACTERISTICAS DE LA PANTALLA DE PRESUPUESTO:
Presenta el botón : presionando sobre él, se despliega una pantalla de “NOTAS”, que permiten agregar al comprobante comentarios u observaciones que puedan ser útiles en el futuro:
Presenta el botón PROCESOS VARIOS: este botón permite desplegar opciones de tareas relacionadas con los pedidos de mercaderías que fueron realizadas con anterioridad y que afectan al pedido que se está por emitir:
DESCUENTOS Y RECARGOS:
% RECARGO (ALT-R): escribiendo directamente en el campo grisado (“0.00”) o presionando alr-R, se ingresa un porcentaje de RECARGO que afectará al total del presupuesto, que se expresará en el presupuesto:
% DESC (ALT-D): el caso inverso, es decir el DESCUENTO puede manejarse de 2 maneras:
Si se escribe en el campo grisado, se ingresará el PORCENTAJE de descuento que afectará a todo el presupuesto;
Si se presiona alt-D, se despliega una pantalla que permite optar por un descuento PORCENTUAL o EN PESOS:
En el caso de seleccionar IMPORTE, el sistema calculará el porcentaje que corresponde.
En cualquiera de las opciones elegidas, el descuento, se expresará en el presupuesto:
BOTONES:
MODIFICA LINEA: En el caso de querer modificar algún dato de una línea ya ingresada (“línea” es un renglón con los datos ingresados: artículo, descripción, cantidad, descuento, precio), se presiona este botón o la tecla F3 y se accederá a la posibilidad de modificar lo que se desee:
Se modifica lo que se desea y la línea, al finalizar el cambio, vuelve al cuerpo del presupuesto con sus datos modificados.
ELIMINA LINEA: Si lo que se desea es eliminar directamente una línea, el sistema lo hará, previa advertencia:
Presionando el botón o la tecla F2, se elimina la línea en su totalidad.
BORRA COTIZACION: Si lo que se desea es BORRAR TODO LA COTIZACION (por ejemplo, porque el cliente se arrepiente), se presiona este botón o la tecla F7;
CIERRA COTIZACION: En caso de estar todos los datos correctos y desear cerrar la cotización, se presiona este botón o la tecla F5;
SALIR: Si lo que se desea es salir de la pantalla de PRESUPUESTOS, se debe presionar este botón.
Se diferencia de BORRA COTIZACION, en que “borrar” sólo elimina ese presupuesto permaneciendo en la pantalla de presupuestos para una nueva operación; en cambio “salir”, anula el presupuesto y cierra la pantalla.
4.5.2 MODIFICACION DE PRESUPUESTOS: En este punto se pueden modificar todos los presupuestos generados.
Inicialmente se presenta una pantalla con diferentes filtros que permiten ubicar el/los presupuesto/s que se está buscando:
La pantalla que despliega es:
En esta pantalla se destacan:
SOLAPAS DE UBICACIÓN de los pedidos emitidos, pudiendo ser:
Por número de presupuesto;
Por fecha de emisión;
Por cliente.
BOTONES:
Ver detalle: presionando este botón, se abre una pantalla que “trae” el presupuesto seleccionado, mostrando la pantalla de INGRESO DE PRESUPUESTOS
Modificar: trae el presupuesto solicitado, permitiendo modificar los datos que corresponda;
Reimprime Cotización: presionando este botón, se ofrece la posibilidad de reimprimir la cotización, sobre cuya línea se está posicionado;
Exportación: permite exportar los datos del pedido, dando la oportunidad de configurar el formato y destino de esa exportación;
Salir: se sale de la pantalla.
4.5.3 BAJA DE PRESUPUESTO En este punto se pueden dar de baja presupuestos emitidos.
Inicialmente se presenta una pantalla con diferentes filtros que permiten ubicar el/los presupuesto/s que se está buscando:
La pantalla que despliega es:
En esta pantalla se destacan:
SOLAPAS DE UBICACIÓN de los pedidos emitidos, pudiendo ser:
Por número de presupuesto;
Por fecha de emisión;
Por cliente
BOTONES:
Ver detalles: presionando este botón, se abre una pantalla que “trae” el presupuesto seleccionado, mostrando la pantalla de INGRESO DE PRESUPUESTOS:
Borrar cotización: presionando este botón, se ofrece la posibilidad de anular el presupuesto, sobre cuya línea se está posicionado; una vez presionado, el sistema verifica la anulación:
OBSERVACION: el pedido, para poder ser anulado, NO DEBE ESTAR FACTURADO; de ser así, el sistema lo advertirá y no anulará el comprobante.
Salir: se sale de la pantalla.
4.6 PENDIENTES DE CLIENTES Este punto del sistema permite visualizar, de manera discriminada y detallada los pendientes de entrega por operaciones comerciales con clientes.
La pantalla:
Presenta 3 puntos de programa que ofrecen 3 enfoques diferentes:
Visualización de pendientes de venta;
Mantenimiento de pendientes x consulta;
Visualización del histórico de pendientes.
4.6.1 VISUALIZACION DE PENDIENTES DE VENTA Permite visualizar todos los comprobantes con pendientes de entrega a clientes.
Inicialmente, presenta una pantalla con los filtros que permiten ubicar el comprobante buscado:
Los filtros son:
Sucursal: la sucursal en la cual se emitió el comprobante;
Pto de venta: el punto de venta desde el que se emitió el comprobante (recordar que la reglamentación exige una numeración que indique el punto de venta: 4 dígitos);
Desde fecha / hasta fecha: rango de fechas entre las cuales se emitió el comprobante;
Código cliente: el código del cliente(si se lo conoce); es un dato de la TABLA de ABM de Clientes; si se deja en blanco, trae información de todos los clientes;
Tipo comp. permite seleccionar el comprobante que se está buscando:
CT: Cotización (Presupuesto) PD: Pedido; RT: Remito; RC: Remito en consignación; FC: Factura.
La presentación que se desea de la información se puede ver:
Ordenado por comprobante; Ordenado por artículo.
Seleccionados los filtros, se presiona el botón F10-PROCESA CONSULTA y se despliega una nueva pantalla:
Esta pantalla muestra la información solicitada (en este caso, los comprobantes PD).
La información está presentada ordenada por comprobante (porque así fue definido el filtro), pero puede cambiarse la visualización (a ordenada por artículos) si se cambia de solapa:
Cambiada la solapa, la misma información, pero vista desde otro enfoque:
Si se hace DOBLE CLICK sobre el comprobante, se despliega un detalle del mismo:
FILTROS: presionando este botón, se vuelve a la pantalla inicial de filtrado, permitiendo cambiar los criterios de búsqueda.
4.6.2 MANTENIMIENTO DE PENDIENTES X CONSULTA Permite hacer un mantenimiento todos los comprobantes con pendientes de entrega a clientes, es decir que pueden eliminarse esos pendientes (por eso su denominación de “mantenimiento”).
Inicialmente, presenta una pantalla con los filtros que permiten ubicar el comprobante buscado:
Los filtros son:
Sucursal: la sucursal en la cual se emitió el comprobante;
Pto de venta: el punto de venta desde el que se emitió el comprobante (recordar que la reglamentación exige una numeración que indique el punto de venta: 4 dígitos);
Desde fecha / hasta fecha: rango de fechas entre las cuales se emitió el comprobante;
Código cliente: el código del cliente (si se lo conoce); es un dato de la TABLA de ABM de Clientes; si se deja en blanco, trae información de todos los clientes.
Tipo comp. permite seleccionar el comprobante que se está buscando:
CT: Cotización (Presupuesto); PD: Pedido; RT: Remito; RC: Remito en consignación; FC: Factura.
Seleccionados los filtros, se presiona F10-PROCESA CONSULTA y se despliega una nueva pantalla:
La pantalla muestra todos los comprobantes con pendientes (en este ejemplo, los comprobantes PD).
Como se observa en pantalla, los datos que muestra son los básicos de cada comprobante: fecha, tipo de comprobante, número, código y descripción del artículo y finalmente muestra 3 columnas con cantidades:
Cant. Origen: la cantidad ingresada con el comprobante;
Cant. Pendiente: la cantidad que queda pendiente de entrega;
Cant. Utilizada: la cantidad ya entregada.
En la parte inferior de la pantalla, se observan varios BOTONES DE FUNCION:
MARCA/DESMARCA: Posicionándose sobre la línea del comprobante, presionando este botón o la tecla F3 lo marca o desmarca:
MARCA/DESMARCA TODO: Presionando este botón o la tecla F5, marca o desmarca TODAS las líneas que se observan en pantalla:
BORRA PENDIENTES MARCADOS: Presionando este botón o la tecla F12, BORRA el pendiente de esa línea;
REINGRESAR CONSULTA: Permite redefinir los filtros
SALIR: Se sale de la pantalla.
4.6.3 VISUALIZACION DEL HISTORICO DE PENDIENTES Permite hacer un seguimiento de cómo evolucionaron los pendientes, es decir en qué estado están a este momento.
Inicialmente, presenta una pantalla con los filtros que permiten ubicar el comprobante buscado:
Los filtros son:
Sucursal: la sucursal en la cual se emitió el comprobante;
Pto de venta: el punto de venta desde el que se emitió el comprobante (recordar que la reglamentación exige una numeración que indique el punto de venta: 4 dígitos);
Desde fecha / hasta fecha: rango de fechas entre las cuales se emitió el comprobante;
Código cliente: el código del cliente(si se lo conoce); es un dato de la TABLA de ABM de Clientes; si se deja en blanco, trae información de todos los clientes;
Código artículo: código del artículo buscado; es un dato de la TABLA de ABM de Artículos;
Descripción artículo: descripción del artículo;
Tipo comp. permite seleccionar el comprobante que se está buscando:
CT: Cotización (Presupuesto); PD: Pedido; RT: Remito; RC: Remito en consignación; FC: Factura. Seleccionados los filtros, se F10-PROCESA CONSULTA y se despliega una nueva pantalla:
Esta pantalla muestra la evolución que tuvo un comprobante de un cliente; en este ejemplo, se trata del PD del 12/03/2010, el cual fue satisfecho, por un lado por el RT B 0001-00000032 y por otro por la FC B 0001-00039899.
4.7 SEÑAS En este punto se administran los anticipos de dinero que se reciben de un cliente, en concepto de adelanto por una compra por realizar o una reserva de un producto.
Se trata de clientes que comprarán con la CONDICION CONTADO, por lo que no deben confundirse con clientes que posean cuenta corriente y que hagan un Pago Anticipado, que luego será aplicado a deudas que se produzcan.
La pantalla inicial:
Ingresando en el punto “Manejo de señas”:
4.7.1 FUNCIONES DE LA TABLA DE SEÑAS
Inicialmente, las señas vigentes (las ya recibidas), pueden ordenarse por 3 criterios, cada uno de ellos con su correspondiente solapa:
Fecha
Cliente
Número de seña
En todos los casos, la información que la pantalla ofrece, será:
Sucursal: sucursal en la cual se recibió la seña del cliente;
Fecha: fecha en la que se recibió la seña (muy importante porque se reflejará en la caja);
Número: número del comprobante “seña”;
Cliente: código y descripción del cliente (conforme al ABM de Clientes);
Importe: monto de la seña;
Saldo: saldo de la seña recibida (como se verá más adelante, la seña se va a “consumir” al momento de efectuarse la facturación, pero ese consumo puede ser total o parcial);
Comentario: al ingresar la seña, existe un campo libre para escribir, donde pueden aportarse datos para la posterior identificación.
NOTA: al ingresar la seña, si se trata de un cliente dado de alta en el ABM de Clientes, se lo identificará sencillamente; si se trata de un “CONSUMIDOR FINAL” (habitualmente utilizado en las operaciones de venta por mostrador), esa es la descripción que tiene en el ABM, lo que dificulta ubicar la seña en el listado de pantalla; para solucionarlo, se sugieren 2 alternativas
Alternativa 1
Alternativa 2
4.7.2 BOTONES DE LA TABLA DE SEÑAS La tabla de señas, presenta 5 botones, cada uno de ellos con una función a ejecutar:
Presionando, INGRESAR SEÑA se despliega la pantalla:
SOLAPA “GENERAL”: contiene los datos básicos a ingresar para dar de alta una seña:
Cliente: datos del cliente; ; es un dato de TABLA creado en el ABM de CLIENTES; al desplegarse, se selecciona al cliente a través de alguna de las múltiples opciones de búsqueda:
NOTA: la pantalla de búsqueda de CLIENTES, es la pantalla del ABM DE CLIENTES, por lo que desde este punto pueden ejecutarse todas las funciones del ABM: crear nuevos clientes, modificarlos, visualizarlos, ver su cuenta corriente.
Este punto está limitado a los usuarios autorizados por el esquema de SEGURIDAD.
Importe: monto de la seña;
comentario: campo de libre escritura; se sugiere considerar las observaciones indicadas en “NOTA”;
Campo de tilde IMPRIME SEÑA que habilita o no la impresión de la seña; es un talón que se imprime con 2 copias:
SOLAPA “ASIENTO X DEFECTO”: contiene los datos para la registración contable de las señas:
Diario: establece el diario en el que se registrará; es un dato de TABLA
Debe: se selecciona la cuenta contable que irá en el debe del asiento; es un dato de TABLA , dado de alta en el Plan de Cuentas;
Haber: se selecciona la cuenta contable que irá en el haber del asiento; es un dato de TABLA , dado de alta en el Plan de Cuentas;
Leyenda: la leyenda que se reflejará en el asiento.
Primero, debe seleccionarse una seña ya recibida, posicionándose sobre ella: Presionando el botón “SUMAR A SEÑA ANTERIOR”, se despliega:
En esta pantalla se puede agregar, a una seña ya existente, un nuevo importe el cual se sumará al anterior:
DEVOLUCION DE SEÑA esta función permite reintegrar al cliente la seña:
Posicionándose sobre la seña a devolver, se presiona el botón “DEVOLUCION DE SEÑA”; el sistema advertirá para que se confirme el reintegro.
En caso de confirmarse, la seña se elimina:
IMPRIMIR SELECCIONADA: Esta función permite imprimir el cupón de la seña al momento de recibirla (si no se tildó la opción de “imprimir”) o en un momento posterior.
SALIR: Se sale de la pantalla de “SEÑAS”.
4.8 ANULACION DE COMPROBANTES DE VENTAS Este punto del sistema permite anular comprobantes ya emitidos, bajo ciertas condiciones.
Presenta 2 puntos de programa con alternativas de anulaciones con alcances diferentes:
Anulación de comprobantes; Nota de crédito automática.
4.8.1 ANULACION DE COMPROBANTES En este punto, el sistema permite ANULAR COMPROBANTES DE VENTAS: inicialmente ofrece una pantalla de búsqueda de los comprobantes:
Los filtros que la pantalla ofrece son:
Sucursal: la sucursal en la cual se emitió el comprobante;
Pto de venta: el punto de venta desde el que se emitió el comprobante (recordar que la reglamentación exige una numeración que indique el punto de venta: 4 dígitos);
Desde fecha / hasta fecha: rango de fechas entre las cuales se emitió el comprobante;
Código cliente: el código del cliente (si se lo conoce); es un dato de la TABLA de ABM de Clientes; si se deja en blanco, trae información de todos los clientes;
Seleccionados los filtros, se presiona F-10 PROCESA CONSULTA y se despliega una nueva pantalla:
Esta pantalla muestra la información solicitada (en este caso, los comprobantes de ventas: FC, NC y ND).
La información está presentada ordenada por fecha (es la pantalla inicial de esta función), pero puede cambiarse la visualización (a ordenada por número de comprobante) si se cambia de solapa:
Cambiada la solapa, se observa la misma información, pero con un orden diferente:
En el caso de esta vista, se ofrece la alternativa de bucar concretamente un comprobante, ingresando los datos del mismo.
En cualquiera de las dos solapas, posicionándose sobre la línea del comprobante seleccionado, se lo puede anular, presionando: ANULAR:
Al hacerlo, el sistema advertirá lo que se está por hacer:
Este mensaje contiene 2 advertencias:
Se dio la orden de anular un comprobante; Informa todos los datos del comprobante seleccionado, para confirmar que fue correctamente elegido.
Para dar la orden de anular (si está todo correcto), se presiona CONFIRMA ANULACIÓN:
Como lo indica la leyenda, el sistema ANULO EL COMPROBANTE, lo que implica que el mismo fue anulado en todas las áreas en que se grabó originalmente:
A partir de allí, se refleja de un modo diferente, que lo señala como “ANULADO”.
4.8.2 NOTA DE CREDITO AUTOMATICA En este punto, el sistema permite EMITIR NOTAS DE CREDITO que afecten a una factura en concreto, de la cual se debe contar con TODOS LOS DATOS.
La idea de esta emisión de NC es revertir el movimiento generado por una FC, pero contando con la misma a la vista; esta previsto como para ser utilizado en un mostrador de venta o por personal que atiende al público; es por ese motivo que no ofrece una pantalla de búsqueda.
La pantalla:
Como se observa en la parte superior, se solicitan TODOS los datos de la factura:
Fecha; Sucursal; Tipo de comprobante, con la posibilidad de desplegar opciones Letra del comprobante, con la posibilidad de desplegar opciones Número del comprobante
Ingresados todos los datos, la pantalla mostraá el comprobante con todos sus detalles:
Como lo indica el propio texto en pantalla, la NC puede ser total o parcial, pudiendo afectar a una cantidad de artículos, a todos o a una cantidad determinada de alguno de ellos:
Hecho lo indicado, seleccionados los artículos (uno, varios o todos), se presiona el botón EMITE NC (F5).
El sistema emitirá la NC, ofreciendo la alternativa de imprimirla.
4.9 VISUALIZACIONES Este punto del sistema permite visualizar comprobantes ya emitidos, pudiendo desplegar el comprobante con toda la información detallada que contiene.
La pantalla inicial, presenta 2 programas:
Visualización de comprobantes; Visualización de comprobantes x artículo y clientes.
4.9.1 VISUALIZACION DE COMPROBANTES En este punto, el sistema permite VISUALIZAR COMPROBANTES DE VENTAS; inicialmente ofrece una pantalla de búsqueda de los comprobantes
La pantalla inicial es un filtro, que solicita:
Los filtros que la pantalla ofrece son:
Sucursal: la sucursal en la cual se emitió el comprobante;
Pto de venta: el punto de venta desde el que se emitió el comprobante (recordar que la reglamentación exige una numeración que indique el punto de venta: 4 dígitos);
Desde fecha / hasta fecha: rango de fechas entre las cuales se emitió el comprobante;
Código cliente: el código del cliente(si se lo conoce); es un dato de la TABLA de ABM de Clientes; si se deja en blanco, trae información de todos los clientes;
Código vendedor: el código del vendedor(si se lo conoce); es un dato de la TABLA de Vendedores.
Seleccionados los filtros, se presiona F10 PROCESA CONSULTA y se despliega una nueva pantalla:
Esta pantalla muestra la información solicitada (en este caso, los comprobantes de ventas).
La información está presentada ordenada por fecha (es la pantalla inicial de esta función), pero puede cambiarse la visualización a cualquiera de las otras dos solapas:
En cada solapa se puede ingresar en el campo grisado el dato que se busca: fecha, código de cliente o número de comprobante, respectivamente.
En cualquiera de las tres solapas, posicionándose sobre la línea del comprobante
seleccionado, se lo puede visualizar, presionando: VISUALIZAR COMPROBANTE ; al hacerlo, se desplegará el comprobante con la misma pantalla en la cual se generó:
En esta pantalla, se pueden consultar 2 informaciones relacionadas con el comprobante:
Presionando eL botón VER ASIENTO CONTABLE , se despliega la registración contable que generó el comprobante:
Presionando eL botón FORMA DE PAGO, se puede ver cómo fue cancelado:
El sistema también permite IMRPIMIR COMPROBANTE ; presionando este botón, se puede imprimir el comprobante.
4.9.2 VISUALIZACION DE COMPROBANTES X ARTICULO Y CLIENTES En este punto, el sistema permite VISUALIZAR COMPROBANTES DE VENTAS; pero a diferencia del punto anterior, esta búsqueda se orienta por cliente y artículos.
La pantalla inicial es un filtro, que solicita:
Los filtros que la pantalla ofrece son:
Sucursal: la sucursal en la cual se emitió el comprobante;
Pto de venta: el punto de venta desde el que se emitió el comprobante (recordar que la reglamentación exige una numeración que indique el punto de venta: 4 dígitos);
Desde fecha / hasta fecha: rango de fechas entre las cuales se emitió el comprobante;
Código cliente: el código del cliente (si se lo conoce); es un dato de la TABLA de ABM de Clientes; si se deja en blanco, trae información de todos los clientes;
Código artículo: el código del artículo (si se lo conoce); es un dato de la TABLA de ABM de Artículos.
Alguno de estos últimos datos (cliente o artículo), debe ser ingresado; de no hacerlo, el sistema lo advertirá:
Seleccionados los filtros, se presiona F10- PROCESA CONSULTA y se despliega una nueva pantalla:
Esta pantalla muestra la información solicitada (en este caso, los comprobantes de ventas)
Posicionándose sobre la línea del comprobante seleccionado, se lo puede visualizar, presionando: VER COMPROBANTE; al hacerlo, se desplegará el comprobante con la misma pantalla en la cual se generó:
En esta pantalla, se pueden consultar 2 informaciones relacionadas con el comprobante:
Presionando el botón VER ASIENTO CONTABLE, se despliega la registración contable que generó el comprobante:
Presionando el botón FORMA DE PAGO, se puede ver cómo fue cancelado:
El sistema también permite IMPRIMIR COMPROBANTE; presionando este botón, se puede imprimir el comprobante.
4.10 FACTURAS CON ACOPIO PARA ACCEDER A ESTE MODULO ES NECESARIO ACTIVARLO DESDE PARAMETROS DEL SISTEMA – Verificar que este tildada la opción “ Utiliza sistema de Acopio?”.
Este punto del sistema permite emitir facturas con el concepto de ACOPIO, es decir que existe un acuerdo con el cliente para facturarle de este modo.
Al abrir la pantalla, el sistema interrogará sobre el modo de acopio:
El acopio puede ser:
Por artículo: el cliente seleccionó una serie de artículos y sobre ellos se hará el acopio;
Por importe: el cliente seleccionó acopiar una suma de dinero, para luego ir seleccionando los artículos que adquirirá.
4.10.1 FACTURA CON ACOPIO POR ARTICULO Seleccionada esta alternativa, se ingresan los datos de la factura:
Cliente: se debe indicar el cliente al cual se le facturará; es un dato de TABLA creado en el ABM de CLIENTES; al desplegarse, se selecciona al cliente a través de alguna de las múltiples opciones de búsqueda:
NOTA: la pantalla de búsqueda de CLIENTES, es la pantalla del ABM DE CLIENTES, por lo que desde este punto pueden ejecutarse todas las funciones del ABM: crear nuevos clientes, modificarlos, visualizarlos, ver su cuenta corriente.
Este punto está limitado a los usuarios autorizados por el esquema de SEGURIDAD.
El cliente también puede ser ingresado directamente, si se conoce su código:
Lista: al ingresar el dato del cliente, el sistema “trae” la información dada de alta en el ABM de ese cliente: en este caso, la lista de precios.
Estos datos, pueden modificarse al realizar la venta PARA ESTA OPERACIÓN, pero se mantienen en el maestro:
El dato de la lista es un dato de TABLA creado en el ABM de CLIENTES; al desplegarse, se selecciona la lista de las que la pantalla ofrece.
Condición de venta: al ingresar el dato del cliente, el sistema “trae” la información dada de alta en el ABM de ese cliente: en este caso, la condición de venta:
El dato de la condición de venta es un dato de TABLA creado en el ABM de CLIENTES; al desplegarse, se selecciona la condición de las que la pantalla ofrece.
Vendedor: al ingresar el dato del cliente, el sistema “trae” la información dada de alta en el ABM de ese cliente: en este caso, el vendedor:
El dato del vendedor es un dato de TABLA creado en el ABM de CLIENTES; al desplegarse, se selecciona el vendedor de los que la pantalla ofrece.
NOTA: el dato de “vendedor” tiene mucha importancia si se efectúa un cálculo de comisiones, por lo que asignarlo correctamente en el ABM y modificarlo, si corresponde, al momento de la venta es esencial.
Depósito: al ingresar el dato del cliente, el sistema “trae” la información dada de alta en el ABM de ese cliente: en este caso, el depósito del cual sale la mercadería que se le entregará al cliente:
El dato del depósito es un dato de TABLA creado en el ABM de CLIENTES; al desplegarse, se selecciona el depósito de los que la pantalla ofrece.
Transporte: al ingresar el dato del cliente, el sistema “trae” la información dada de alta en el ABM de ese cliente: en este caso, el transporte que llevará la mercadería al domicilio del cliente, en caso de ser esa la modalidad de entrega:
El dato del transporte es un dato de TABLA creado en el ABM de CLIENTES; al desplegarse, se selecciona el transporte de los que la pantalla ofrece.
4.10.2 SELECCION DEL PRODUCTO A FACTURAR Para seleccionar el producto a facturar, se pueden elegir 2 alternativas:
Si se conoce el código del producto, se lo ingresa; Si no se recuerda, se despliega la pantalla de artículos: es un dato de TABLA creado en el ABM de ARTICULOS; al desplegarse, se selecciona el artículo a través de alguna de las múltiples opciones de búsqueda:
NOTA: la pantalla de búsqueda de ARTICULOS, es la pantalla del ABM DE ARTICULOSS, por lo que desde este punto pueden ejecutarse todas las funciones del ABM: crear nuevos, modificarlos, visualizarlos, ver su cuenta corriente.
Este punto está limitado a los usuarios autorizados por el esquema de SEGURIDAD.
Para seleccionar el producto, se presiona el botón ELEGIR o se hace DOBLE CLICK sobre el artículo.Una vez seleccionado el producto, se vuelve a la pantalla inicial:
El cursor se ubicará en el campo de CANTIDAD, donde se ingresarán las unidades a vender.
Como puede observarse, el PRECIO del producto (según la Lista seleccionada) ya está ingresado, por lo que el sistema hará el cálculo del total de esta línea (unidades x precio unitario).
NOTA: el pasaje entre campos, se hace a través de la tecla TAB
Junto al TOTAL, se puede observar un campo con OPCION DE TILDE, IVA INCLUIDO, el cual permite elegir entre expresar el precio con IVA incluído o no.
Si se desean agregar más productos, se procede del mismo modo.Para cerrar la factura, se presiona el botón CIERRA FACTURA
Pasándose a otra pantalla donde se determinará la forma de pago.
4.10.3 FACTURA CON ACOPIO POR IMPORTE Seleccionada esta alternativa, se ingresan los datos de la factura:
El ingreso de todos los datos es idéntico al caso de haber optado por el ACOPIO X ARTICULOS.
Sólo existe una diferencia: al momento de ingresar EL ARTICULO DE VENTA, éste deberá ser un artículo que haya sido dado de alta con la característica de NO LLEVAR STOCK:
De este modo, al seleccionar este artículo, permite “acopiar” un monto de dinero:
SUGERENCIA PARA EL ACOPIO POR IMPORTE:
Se sugiere que el artículo que se ingrese (“acopio” en el ejemplo), se ingrese con una cantidad = 1 y que el monto que se ingrese sea neto de IVA, tildando el botón IVA INCLUIDO
4.10.4 OTRAS CARACTERISTICAS DE LA PANTALLA PROCESOS VARIOS: este botón permite desplegar opciones de tareas relacionadas con la venta que fueron realizadas con anterioridad y que afectan a la factura que se está por emitir.
Presionando sobre este botón, se despliega una pantalla de “NOTAS”, que permiten agregar al comprobante comentarios u observaciones que puedan ser útiles en el futuro:
Estas notas podrán ser observadas en cualquier momento en que se consulte el comprobante (por ejemplo, desde la cuenta corriente del cliente)
Presionando este botón, se accede a la CUENTA CORRIENTE del cliente con que se está operando:
De este modo, se puede conocer rápidamente el estado de deuda del cliente, dato que puede ser muy útil al momento de la venta.
Presenta 2 alternativas de comercialización que afectan a la venta:
% RECARGO (ALT -R) escribiendo directamente en el campo grisado (“0.00”) o presionando alr-R, se ingresa un porcentaje de RECARGO que afectará al total de la factura, que se expresará el la factura
% DESC (ALT-D) el caso inverso, es decir el DESCUENTO puede manejarse de 2 maneras:
Si se escribe en el campo grisado, se ingresará el PORCENTAJE de descuento que afectará a toda la factura;
Si se presiona alt-D, se despliega una pantalla que permite optar por un descuento PORCENTUAL o EN PESOS:
En el caso de seleccionar IMPORTE, el sistema calculará el porcentaje que corresponde.
En cualquiera de las opciones elegidas, el descuento, se expresará en la factura:
Presenta 5 botones que afectan a la factura:
MODIFICA LINEA (F3) En el caso de querer modificar algún dato de una línea ya ingresada (“línea” es un renglón con los datos ingresados: artículo, descripción, cantidad, descuento, precio), se presiona este botón o la tecla F3 y se accederá a la posibilidad de modificar lo que se desee:
Se modifica lo que se desea y la línea, al finalizar el cambio, vuelve al cuerpo de la factura con sus datos modificados.
ELIMINA LINEA (F2) Si lo que se desea es eliminar directamente una línea, el sistema lo hará, previa advertencia:
Presionando el botón o la tecla F2, se elimina la línea en su totalidad.
BARRA FACTURA (F7 )Si lo que se desea es BORRAR TODA LA FACTURA (por ejemplo, porque el cliente se arrepiente de la compra), se presiona este botón o la tecla F7; el sistema lo hará, previa advertencia:
CIERRA FACTURA (F5) En caso de estar todos los datos correctos y desear cerrar la factura, se presiona este botón o la tecla F5 y se pasa a la PANTALLA DE COBRANZA;
SALIR : Si lo que se desea es salir de la pantalla de venta, se debe presionar este boton.
Se diferencia de BORRAR FACTURA, en que “borrar” sólo elimina esa factura permaneciendo en la pantalla de ventas para una nueva operación; en cambio “salir”, anula la factura y cierra la pantalla.
4.10.5 MENSAJES DE ALERTA El sistema emite, al momento de estar emitiendo una FACTURA, mensajes de alerta que permiten saber a quien la está confeccionando de situaciones anormales:
este mensaje indica que el stock del artículo a facturar es insuficiente.
NOTA: el sistema puede ser configurado para que sólo avise o directamente impida facturar con stock insuficiente.
Este mensaje indica que el cliente al que se le está intentando facturar ha alcanzado su límite de crédito (el cual fue asignado en el ABM de CLIENTES), pudiendo ser ampliado o autorizada la operación con un password, que habilite al usuario.
4.10.6 PANTALLA DE COBRANZA Una vez “cerrada” la factura CIERRA FACTURA (F5), el sistema pasa a una segunda pantalla, la cual se refiere a la condición de venta:
Condición CONTADO: si la factura realizada es de condición contado, es decir que exige el pago al momento de la venta, la pantalla será:
En esta condición, se podrá abonar utilizando 4 alternativas posibles o la COMBINACION de varias o todas ellas:
EFECTIVO: por defecto el sistema ofrece esta alternativa (observar que en el campo grisado junto al ícono EFECTIVO, figura la cifra a abonar); de ser así, sólo se confirma el pago, presionando el botón IMPRIME, el cual cerrará la factura, pasando a su IMPRESIÓN.
Una alternativa que ofrece el sistema es el cálculo automático del vuelto a entregar, ingresando el dinero recibido en el campo grisado junto al botón
De este modo, el sistema calculará el vuelto a entregar al cliente:
En el caso de no abonarse en EFECTIVO, debe borrarse el campo grisado (que contiene la cifra a cancelar por defecto); esto puede hacerse posicionándose sobre ese campo y borrando el contenido, o presionando el botón
.
4.10.7 TARJETA DE CREDITO En caso de utilizarse esta opción de pago, se debe presionar el botón TARJETAS, el cual desplegará otra pantalla donde ingresar los datos de la tarjeta:
En este caso, los datos a ingresar serán:
Importe: monto que se va a cancelar con la tarjeta (puede desdoblarse el monto en más de una tarjeta o bien compartirse varios medios de pago);
Tarjeta: desplegando las opciones que ofrece (dadas de alta en TABLAS VARIAS – TARJETAS DE CREDITO), se elige la tarjeta con la que se está cobrando;
Cuotas: si se utiliza un plan de cuotas, se despliegan las opciones y se elige la que corresponde (estos planes fueron ingresados al dar de alta las tarjetas);
Nro de Cupón: número del comprobante de venta (puede observarse en la parte superior izquierda de la pantalla
Comentario: campo libre para ingresar cualquier comentario; se sugiere sea utilizado para tomar DATOS DEL CLIENTE (número de documento, dirección, teléfono, etc.).
OBSERVACION: en la parte INFERIOR DERECHA de la pantalla de TARJETAS, puede observarse un recuadro:, en el cual se indica el MONTO TOTAL de la factura, y cuánto se adeuda (“DIFERENCIA”).
De este modo, en caso de cancelarse con más de una tarjeta o más de una forma de pago se sabe cuál es el saldo que aún se adeuda.
4.10.8 CHEQUES En caso de utilizarse esta opción de pago, se debe presionar el botón CHEQUES, el cual desplegará otra pantalla donde ingresar los datos del cheque:
En este caso, los datos a ingresar serán:
Importe: monto que se va a cancelar con la cheque (puede desdoblarse el monto en más de un cheque o bien compartirse varios medios de pago);
Número: número del cheque;
Tipo: desplegando las alternativas, el sistema ofrece dos:
“C”: para el caso de tratarse de un CHEQUE;
“I”: para el caso de un INTERDEPOSITO (es decir un depósito en nuestra cuenta corriente, realizado por un cliente).
Cod-Bco: es un dato de TABLA que permite seleccionar el banco emisor del cheque:
Con datos que fueron ingresados en el ABM de BANCOS (debe recordarse que la codificación de los bancos es emitida por el Banco Central de la República Argentina);
Fecha Vto: fecha de vencimiento del cheque;
Detalle: campo libre para el ingreso de datos;
CUIT: CUIT del firmante del cheque (que puede ser el cliente o un tercero)
OBSERVACION: en la parte INFERIOR DERECHA de la pantalla de CHEQUES, puede observarse un recuadro:, en el cual se indica el MONTO TOTAL de la factura, y cuánto se adeuda (“DIFERENCIA”).
De este modo, en caso de cancelarse con más de un cheque o más de una forma de pago se sabe cuál es el saldo que aún se adeuda.
4.10.9 SEÑAS Puede darse el caso en que el cliente haya entregado una seña (por ejemplo, al encargar productos); en ese caso, presionando sobre el botón SEÑA, se despliegan todas las señas vigentes:
Ubicándose sobre la línea de la seña que corresponda, la misma se traslada al pago.
IMPRESIÓN DE LA FACTURA
Una vez finalizado el pago, presionando el botón IMPRIME se emite la factura.
4.11 NC/ND POR CONCEPTOS Este punto del sistema permite generer NOTAS DE CREDITO y DEBITO a clientes, a través del esquema de CONCEPTOS Y PLANTILLAS.
Tanto los conceptos como las plantillas fueron dados de alta en las TABLAS DE CLIENTES.
La pantalla inicial:
Datos a ingresar:
Cliente: se debe indicar el cliente al cual se le emitirá la NC/ND; es un dato de TABLA creado en el ABM de CLIENTES. Ingresado el cliente, el sistema “trae” los datos asociados en el ABM: domicilio, condición de venta, vendedor.
en este campo, se selecciona qué comprobante se quiere emitir:
NOTA DE CREDITO
NOTA DE DEBITO
Plantilla: la plantilla de la cual seleccionar el motivo que genera la NC/ND:
Una vez seleccionados todos los datos, se ingresa el importe; como lo señala la descripción de la propia pantalla:
Una vez finalizado el ingreso del importe, se presiona CIERRA FACTURA (F5) y se imprime.
5 COMPRAS
5.1 MENU COMPRAS El menú “COMPRAS” contiene las funciones relacionadas con la gestión de compras.Como todos los módulos,al desplegar la pantalla, se ofrecen las diferentes funciones:
Los puntos de programa que presenta son:
Facturas;
Facturas x concepto;
Remitos de compra; Ordenes de compra; Cotización de compra; Pendientes de proveedores; Anulación de comprobantes; Visualización de comprobantes; Cierre Período fiscal.
5.2 FACTURAS DE COMPRAS En este punto se produce la gestión de COMPRA, es decir, la FACTURACION de parte de nuestros proveedores; la pantalla que ofrece, presenta varios puntos a considerar:
Proveedor: indica quién es el proveedor que nos está facturando; es un dato de TABLA creado en el ABM de PROVEEDORES; al desplegarse, se selecciona al proveedor a través de alguna de las múltiples opciones de búsqueda:
NOTA: la pantalla de búsqueda de PROVEDORES, es la pantalla del ABM DE PROVEEDORES, por lo que desde este punto pueden ejecutarse todas las funciones del ABM: crear nuevos proveedores, modificarlos, visualizarlos, ver su cuenta corriente.
Este punto está limitado a los usuarios autorizados por el esquema de SEGURIDAD.
El proveedor también puede ser ingresado directamente, si se conoce su código:
Al ingresar el dato del proveedor, el sistema “trae” la información dada de alta en el ABM de ese proveedor: domicilio, teléfono, descuento habitual, CUIT:, condición de compra y depósito:
Fecha fiscal: si se desea, se puede ingresar una fecha diferente de la del comprobante, con la cual será asentada en el subdiario de compras y en los diferentes registros;
Fecha Comp: fecha del comprobante físico; en base a ella, se establecerá el vencimiento, según la condición de compra;
Fecha Vencimiento: en base a la condición de compra y la fecha del comprobante, el sistema propone una fecha de vencimiento, que puede ser modificada;
Cond.Compra: condición de compra que tiene el proveedor ingresado en su ABM; puede seleccionarse esa o modificarse en este momento; El dato de la condición de venta es un dato de TABLA creado en el ABM de PROVEEDORES; al desplegarse, se selecciona la condición de las que la pantalla ofrece:
Depósito: al ingresar el dato del proveedor, el sistema “trae” la información dada de alta en el ABM de ese proveedor: en este caso, el depósito en el cual se ingresa la mercadería que se recibirá:
Datos del comprobante: se debe ingresar qué tipo de comprobante es (se despliegan las alternativas)
Letra y número del mismo:
Tipo de imputación contable: en el ABM de PROVEEDORES se ingresaron las diferentes alternativas; en este punto, el sistema trae por defecto la seleccionada, la cual puede ser modificada, de entre las tres alternativas:
Compras;
Servicios;
Otros
Opción de impresión: tildando IMPRIME COMP, al finalizar la carga, el sistema imprime un comprobante interno con todos los datos de la factura del proveedor;
Botón PROCESOS VARIOS: Desplegando esta pantalla, se ofrecen varias opciones de funciones realizadas con anterioridad al ingreso de la factura:
Trae el primer campo de notas ingresado en el ABM de PROVEEDORES y permite ingresar notas al comprobante, las cuales podrán luego ser leídas al momento de consultar el comprobante;
Ingreso de valores:
Inicialmente, hay 2 solapas:
Totales del comprobante; Detalle de artículos comprados.
Solapa TOTALES POR COMPROBANTE:
Esta solapa permite el ingreso de las cifras que contiene la factura del proveedor, con las afectaciones impositivas que correspondan; sobre la derecha contiene una serie de detalles de montos a ingresar, con campos grisados donde ingresar montos o porcentajes:
En estos campos se debe “copiar” el contenido de la factura del proveedor (debe recordarse que es un comprobante fiscal, por lo que no puede ser registrado de un modo diferente); si hay eventuales diferencias (de precio, descuento, impositivas) deben ser solucionadas por otras vías (una NC, por ejemplo).
Hay otros campos, éstos relacionados con impuestos:
TABLA DE IVA
En estos campos, tal como lo indica el texto bajo las solapas, se ingresan posibles tasas adicionales de IVA (en el caso que éste comprobante así sea), más allá de la condición impositiva del proveedor y la de nuestra empresa: “Si el comprobante tiene más de una tasa de IVA los importes deben cargarse por Detalle de comprobante”, utilizando el botón de agregar: el cual despliega la pantalla:
Ingresando neto y los porcentajes de IVA, el sistema calcula:
Confirmados los datos, la pantalla los refleja:
TABLA DE PERCEPCIONES Y RETENCIONES
En estos campos, utilizando el botón de agregar: se agregan las percepciones y retenciones que se reciban junto con la factura; presionado, despliega la pantalla:
Allí se ingresan: la retención/percepción que corresponda y el importe.
Confirmados los datos, la pantalla los refleja:
Solapa DETALLE DE ARTICULOS COMPRADOS:
Esta solapa reflejará el detalle de los artículos que fueron comprados al proveedor y que refleja la factura que tenemos que ingresar.
Esta situación se da cuando se “levanta” el dato del Remito de compra, a través del botón de PROCESOS VARIOS
Del mismo modo que en el ingreso habitual de artículos, puede
MODIFICAR LINEA (F3) o directamente ELIMINAR LINEA (F2).
Ingresados todos los datos de la factura, se presiona el botón F5-GRABAR COMPROBANTE o F5 y se finaliza el ingreso de la factura del proveedor.
Botón BORRAR COMPROBANTE (F7) Si por algún motivo se desea interrumpir el ingreso, se presiona este botón o F7; la pantalla queda disponible para un nuevo ingreso;
Botón SALIR si se desea salir del programa, se debe presionar este botón.
5.3 FACTURAS DE COMPRA POR CONCEPTO En este punto se produce la gestión de COMPRA POR CONCEPTOS, es decir, la FACTURACION de parte de nuestros proveedores, pero con conceptos que ya fueron configurados en las TABLAS DE PROVEEDORES; la pantalla que ofrece, presenta varios puntos a considerar:
Proveedor: indica quién es el proveedor que nos está facturando; es un dato de TABLA creado en el ABM de PROVEEDORES; al desplegarse, se selecciona al proveedor a través de alguna de las múltiples opciones de búsqueda:
NOTA: la pantalla de búsqueda de PROVEDORES, es la pantalla del ABM DE PROVEEDORES, por lo que desde este punto pueden ejecutarse todas las funciones del ABM: crear nuevos proveedores, modificarlos, visualizarlos, ver su cuenta corriente.
Este punto está limitado a los usuarios autorizados por el esquema de SEGURIDAD.
El proveedor también puede ser ingresado directamente, si se conoce su código:
Al ingresar el dato del proveedor, el sistema “trae” la información dada de alta en el ABM de ese proveedor: domicilio, teléfono, descuento habitual, CUIT:, condición de compra y depósito:
Fecha fiscal: si se desea, se puede ingresar una fecha diferente de la del comprobante, con la cual será asentada en el subdiario de compras y en los diferentes registros;
Fecha Comp: fecha del comprobante físico; en base a ella, se establecerá el vencimiento, según la condición de compra;
Fecha Vencimiento: en base a la condición de compra y la fecha del comprobante, el sistema propone una fecha de vencimiento, que puede ser modificada;
Cond.Compra: condición de compra que tiene el proveedor ingresado en su ABM; puede seleccionarse esa o modificarse en este momento; El dato de la condición de venta es un dato de TABLA creado en el ABM de PROVEEDORES; al desplegarse, se selecciona la condición de las que la pantalla ofrece:
Depósito: al ingresar el dato del proveedor, el sistema “trae” la información dada de alta en el ABM de ese proveedor: en este caso, el depósito en el cual se ingresa la mercadería que se recibirá:
Datos del comprobante: se debe ingresar qué tipo de comprobante es (se despliegan las alternativas)
Letra y número del mismo:
Tipo de imputación contable: en el ABM de PROVEEDORES se ingresaron las diferentes alternativas; en este punto, el sistema trae por defecto la seleccionada, la cual puede ser modificada, de entre las tres alternativas:
Compras;
Servicios;
Otros
Opción de impresión: tildando IMPRIME COMP, al finalizar la carga, el sistema imprime un comprobante interno con todos los datos de la factura del proveedor;
PROCESOS VARIOS desplegando esta pantalla, se ofrecen varias opciones de funciones realizadas con anterioridad al ingreso de la factura:
Trae el primer campo de notas ingresado en el ABM de PROVEEDORES y permite ingresar notas al comprobante, las cuales podrán luego ser leídas al momento de consultar el comprobante;
Cod. Plantilla: en las TABLAS de PROVEEDORES se ingresaron las diferentes plantillas; en este punto, se selecciona la que se desea imputar, y el sistema “trae” la imputación a realizar:
Para ingresar el monto del concepto seleccionado, en los renglones del componente del concepto, se debe hacer doble click sobre el “monto” y se ingresa; la pantalla muestra
Ingreso de valores:
Solapa DETALLE DE ARTICULOS COMPRADOS:
Esta solapa reflejará el detalle de los artículos que fueron comprados al proveedor y que refleja la factura que tenemos que ingresar.
Esta situación se da cuando se “levanta” el dato del Remito de compra, a través del botón de PROCESOS VARIOS
Del mismo modo que en el ingreso habitual de artículos, puede
MODIFICAR LINEA (F3) o directamente ELIMINAR LINEA (F2).
Solapa ASIENTO:
Esta solapa reflejará la registración contable que se produce a partir del ingreso del concepto y los montos del mismo; presionando el botón MUESTRA ASIENTO, se muestra el asiento contable:
Ingresados todos los datos de la factura, se presiona el botón F5- GRABAR COMPROBANTE o F5 y se finaliza el ingreso de la factura del proveedor.
Botón F7- BORRAR COMPROBANTE si por algún motivo se desea interrumpir el ingreso, se presiona este botón o F7; la pantalla queda disponible para un nuevo ingreso;
Botón SALIR si se desea salir del programa, se debe presionar este botón.
5.4 REMITOS DE COMPRAS
5.4.1 INGRESO DE REMITOS: En este punto se produce el ingreso de REMITOS de PROVEEDORES, es decir, el INGRESO DE ARTICULOS de parte de los proveedores; la pantalla que ofrece, presenta varios puntos a considerar:
Proveedor: indica quién es el proveedor que nos está facturando; es un dato de TABLA creado en el ABM de PROVEEDORES; al desplegarse, se selecciona al proveedor a través de alguna de las múltiples opciones de búsqueda:
NOTA: la pantalla de búsqueda de PROVEDORES, es la pantalla del ABM DE PROVEEDORES, por lo que desde este punto pueden ejecutarse todas las funciones del ABM: crear nuevos proveedores, modificarlos, visualizarlos, ver su cuenta corriente.
Este punto está limitado a los usuarios autorizados por el esquema de SEGURIDAD.
El proveedor también puede ser ingresado directamente, si se conoce su código:
Al ingresar el dato del proveedor, el sistema “trae” la información dada de alta en el ABM de ese proveedor: transporte, condición de compra y depósito en el que se ingresarán los artículos. Estos datos, pueden modificarse para esta operación.
Los datos a ingresar para completar la pantalla son:
Fecha: fecha del remito;
Remito Nro: número del comprobante;
Una vez ingresados estos datos más “formales”, se pasan a ingresar los artículos recibidos.
SELECCIÓN DE LOS ARTÍCULOS RECIBIDOS
Para seleccionar el producto a ingresar, se pueden elegir 2 alternativas:
Si se conoce el código del artículo, se lo ingresa; Si no se recuerda, se despliega la pantalla de artículos: es un dato de TABLA creado en el ABM de ARTICULOS; al desplegarse, se selecciona el artículo a través de alguna de las múltiples opciones de búsqueda:
NOTA: la pantalla de búsqueda de ARTICULOS, es la pantalla del ABM DE ARTICULOS, por lo que desde este punto pueden ejecutarse todas las funciones del ABM: crear nuevos , modificarlos, visualizarlos, ver su cuenta corriente.
Este punto está limitado a los usuarios autorizados por el esquema de SEGURIDAD.
Para seleccionar el producto, se presiona el botón ELEGIR o se hace DOBLE CLICK sobre el artículo.
Una vez seleccionado el producto, se vuelve a la pantalla inicial:
El cursor se ubicará en el campo de CANTIDAD, donde se ingresarán las unidades a ingresar.
El PRECIO del producto (según la Lista seleccionada) ya está ingresado, por lo que el sistema hará el cálculo del total de esta línea (unidades x precio unitario).
NOTA: el pasaje entre campos, se hace a través de la tecla TAB
Si se desean agregar más productos, se procede del mismo modo.
Para cerrar el remito, se presiona el botón CIERRA REMITO (F5)
Finalizado, el sistema pregunta si el remito se imprime o no:
OTRAS CARACTERISTICAS DE LA PANTALLA DE REMITO
Presenta el botón :presionando sobre él, se despliega una pantalla de “NOTAS”, que permiten agregar al comprobante comentarios u observaciones que puedan ser útiles en el futuro:
Presenta el botón PROCESOS VARIOS :este botón permite desplegar opciones de tareas relacionadas con el ingreso de mercaderías que fueron realizadas con anterioridad y que afectan al remito que se está por ingresar:
Presenta el botón NUMEROS DE SERIE: este botón permite ingresar los números de serie de los artículos recibidos, si es que esta condición se utiliza.
Presenta la información del Número de Remito Interno, es decir el número que el sistema le asigna al comprobante que se ingresa (el comprobante recibido tiene su propio número).
Este dato es fundamental para búsquedas posteriores.
Presenta 2 alternativas de comercialización que afectan a la operación:
% RECARGO (ALT-R) escribiendo directamente en el campo grisado (“0.00”) o presionando alr-R, se ingresa un porcentaje de RECARGO que afectará al total del remito, que se expresará en el remito:
% DESC (ALT-D) el caso inverso, es decir el DESCUENTO puede manejarse de 2 maneras:
Si se escribe en el campo grisado, se ingresará el PORCENTAJE de descuento que afectará a todo el remito;
Si se presiona alt-D, se despliega una pantalla que permite optar por un descuento PORCENTUAL o EN PESOS:
En el caso de seleccionar IMPORTE, el sistema calculará el porcentaje que corresponde.
En cualquiera de las opciones elegidas, el descuento, se expresará en el remito:
BOTONES:
MODIFICA LINEA (F3) En el caso de querer modificar algún dato de una línea ya ingresada (“línea” es un renglón con los datos ingresados: artículo, descripción, cantidad, descuento, precio), se presiona este botón o la tecla F3 y se accederá a la posibilidad de modificar lo que se desee:
Se modifica lo que se desea y la línea, al finalizar el cambio, vuelve al cuerpo del remito con sus datos modificados.
ELIMINA LINEA (F2) Si lo que se desea es eliminar directamente una línea, el sistema lo hará, previa advertencia:
Presionando el botón o la tecla F2, se elimina la línea en su totalidad.
BORRA REMITO (F7) Si lo que se desea es BORRAR TODO EL REMITO (por ejemplo, porque el cliente se arrepiente de la compra), se presiona este botón o la tecla F7;
CIERRA REMITO (F5) En caso de estar todos los datos correctos y desear cerrar el remito, se presiona este botón o la tecla F5, y el sistema preguntará por la impresión:
SALIR: si lo que se desea es salir de la pantalla de REMITO, se debe presionar este botón.
Se diferencia de BORRA REMITO, en que “borrar” sólo elimina ese remito permaneciendo en la pantalla de remitos para una nueva operación; en cambio “salir”, anula el remito y cierra la pantalla.
5.4.2 MODIFICACION DE REMITOS: En este punto se pueden modificar los remitos ingresados.
Inicialmente se presenta una pantalla con diferentes filtros que permiten ubicar el/los remito/s que se está buscando:
La pantalla que despliega es:
En esta pantalla se destacan:
SOLAPAS DE UBICACIÓN de los remitos emitidos, pudiendo ser:
Por número interno; Por código de proveedor. Solapa x Número Interno: permite ubicar el remito por este orden:
Solapa x Código de proveedor: permite ubicar el remito por este orden:
Botones que actúan sobre la línea seleccionada:
Ver detalles: presionando este botón, se abre una pantalla que “trae” el remito seleccionado, mostrando la pantalla utilizada en el INGRESO DE REMITOS:
Modificar: permite modificar datos del remito ingresado, en una pantalla idéntica a la del ingreso original del remito;
Notas: permitre ver las notas que fueron agregadas al ingresar el remito:
Reimprime remito: presionando este botón, se ofrece la posibilidad de reimprimir el remito, sobre cuya línea se está posicionado;
Salir: se sale de la pantalla.
Columna Fac: indica si el remito ya fue facturado; en este caso el REMITO NO PUEDE SER MODIFICADO:
5.4.3 BAJA DE REMITOS En este punto se pueden dar de baja remitos ya ingresados.
Inicialmente se presenta una pantalla con diferentes filtros que permiten ubicar el/los remito/s que se está buscando:
La pantalla que despliega es:
En esta pantalla se destacan:
SOLAPAS DE UBICACIÓN de los remitos emitidos, pudiendo ser:
Por número interno;
Por código de proveedor.
Botones que actúan sobre la línea seleccionada:
Ver detalles: presionando este botón, se abre una pantalla que “trae” el remito seleccionado, mostrando la pantalla de INGRESO DE REMITOS:
Anula remitos de compras: presionando este botón, se ofrece la posibilidad de anular el remito, sobre cuya línea se está posicionado; una vez presionado, el sistema verifica la anulación:
OBSERVACION: el remito, para poder ser anulado, NO DEBE ESTAR FACTURADO; de ser así, el sistema lo advertirá y no anulará el comprobante.
Baja remitos de compras: presionando este botón, se ofrece la posibilidad de dar de baja un remito ya ingresado; una vez presionado, el sistema advierte:
OBSERVACION: el remito, para poder ser anulado, NO DEBE ESTAR FACTURADO; de ser así, el sistema lo advertirá y no anulará el comprobante.
5.5 ORDENES DE COMPRA
5.5.1 INGRESO DE ÓRDENES DE COMPRA En este punto se dan de alta las órdenes de compra que se remitirán a los proveedores; la pantalla que ofrece, presenta varios puntos a considerar:
Proveedor: indica quién es el proveedor que nos está facturando; es un dato de TABLA creado en el ABM de PROVEEDORES; al desplegarse, se selecciona al proveedor a través de alguna de las múltiples opciones de búsqueda:
NOTA: la pantalla de búsqueda de PROVEDORES, es la pantalla del ABM DE PROVEEDORES, por lo que desde este punto pueden ejecutarse todas las funciones del ABM: crear nuevos proveedores, modificarlos, visualizarlos, ver su cuenta corriente. Este punto está limitado a los usuarios autorizados por el esquema de SEGURIDAD.
El proveedor también puede ser ingresado directamente, si se conoce su código:
Al ingresar el dato del proveedor, el sistema “trae” la información dada de alta en el ABM de ese proveedor: transporte, condición de compra y depósito en el que se ingresarán los artículos. Estos datos, pueden modificarse para esta operación.
Transporte: el sistema trae el transporte dado de alta en el ABM de PROVEEDORES, pero el dato puede ser modificado de la tabla:
Cond. Compra: condición de compra que tiene el proveedor ingresado en su ABM; puede seleccionarse esa o modificarse en este momento; El dato de la condición de venta es un dato de TABLA creado en el ABM de PROVEEDORES; al desplegarse, se selecciona la condición de las que la pantalla ofrece:
Depósito: al ingresar el dato del proveedor, el sistema “trae” la información dada de alta en el ABM de ese proveedor: en este caso, el depósito en el cual se ingresa la mercadería que se recibirá:
Datos a ingresar:
Fecha: el sistema trae la fecha del día, pero puede ser modificada;
Entrega: fecha prevista de entrega de la mercadería por parte del proveedor.
SELECCIÓN DE LOS ARTÍCULOS A ORDENAR
Para seleccionar el producto a ingresar, se pueden elegir 2 alternativas:
Si se conoce el código del artículo, se lo ingresa; Si no se recuerda, se despliega la pantalla de artículos: es un dato de TABLA creado en el ABM de ARTICULOS; al desplegarse, se selecciona el artículo a través de alguna de las múltiples opciones de búsqueda:
NOTA: la pantalla de búsqueda de ARTICULOS, es la pantalla del ABM DE ARTICULOS, por lo que desde este punto pueden ejecutarse todas las funciones del ABM: crear nuevos, modificarlos, visualizarlos, ver su cuenta corriente. Este punto está limitado a los usuarios autorizados por el esquema de SEGURIDAD.
Para seleccionar el producto, se presiona el botón Elegir o se hace DOBLE CLICK sobre el artículo.
Una vez seleccionado el producto, se vuelve a la pantalla inicial:
El cursor se ubicará en el campo de CANTIDAD, donde se ingresarán las unidades a ordenar.
Como puede observarse, el PRECIO del producto (según la Lista seleccionada) ya está ingresado, por lo que el sistema hará el cálculo del total de esta línea (unidades x precio unitario).
NOTA: el pasaje entre campos, se hace a través de la tecla TAB
Si se desean agregar más productos, se procede del mismo modo.Para cerrar la OC, se presiona el botón Cierra Pedidos (F5)
5.5.2 OTRAS CARACTERISTICAS
Presenta el botón : presionando sobre él, se despliega una pantalla de “NOTAS”, que permiten agregar al comprobante comentarios u observaciones que puedan ser útiles en el futuro:
Presenta el botón PROCESOS VARIOS: este botón permite desplegar opciones de tareas relacionadas con órdenes de compra que fueron realizadas con
Anterioridad y que afectan a la orden que se está por ingresar:
Presenta la información del Número de Pedido, es decir el número que el sistema le asigna al comprobante que se ingresa.
Presenta 2 alternativas de comercialización que afectan a la operación:
% RECARGO (Alt-R) escribiendo directamente en el campo grisado (“0.00”) o presionando alr-R, se ingresa un porcentaje de RECARGO que afectará al total de la orden de compra, que se expresará en el comprobante:
% DESC (Alt-D) el caso inverso, es decir el DESCUENTO puede manejarse de 2 maneras:
Si se escribe en el campo grisado, se ingresará el PORCENTAJE de descuento que afectará a toda la orden de compra;
Si se presiona alt-D, se despliega una pantalla que permite optar por un descuento PORCENTUAL o EN PESOS:
En el caso de seleccionar IMPORTE, el sistema calculará el porcentaje que corresponde.
En cualquiera de las opciones elegidas, el descuento, se expresará en orden de compra:
Presenta 5 botones que afectan a la OC:
Botón MODIFICA LÍNEA (F3): en el caso de querer modificar algún dato de una línea ya ingresada (“línea” es un renglón con los datos ingresados: artículo, descripción, cantidad, descuento, precio), se presiona este botón o la tecla F3 y se accederá a la posibilidad de modificar lo que se desee:
Se modifica lo que se desea y la línea, al finalizar el cambio, vuelve al cuerpo de la OC con sus datos modificados.
Botón ELIMINA LÍNEA (F2) Si lo que se desea es eliminar directamente una línea, el sistema lo hará, previa advertencia:
Presionando el botón o la tecla F2, se elimina la línea en su totalidad.
BORRA PEDIDO: Si lo que se desea es BORRAR TODA LA OC, se presiona este botón o la tecla F7.
CIERRA PEDIDO: En caso de estar todos los datos correctos y desear cerrar la OC, se presiona este botón o la tecla F5.
SALIR: si lo que se desea es salir de la pantalla de OC, se debe presionar este botón.
5.5.3 MODIFICACION DE ORDENES DE COMPRA En este punto se pueden modificar las OC ingresadas.
Inicialmente se presenta una pantalla con diferentes filtros que permiten ubicar la/las Orden/es decompra que se está buscando:
La pantalla que despliega es:
En esta pantalla se destacan:
SOLAPAS DE UBICACIÓN de las OC generadas, pudiendo ser:
Por número ;
Por código de proveedor.
Solapa x Número: permite ubicar la OC por este orden:
Solapa x Código de proveedor: permite ubicar la OC por este orden:
Botones que actúan sobre la línea seleccionada:
Ver detalles: presionando este botón, se abre una pantalla que “trae” la OC seleccionada, mostrando la pantalla utilizada en el INGRESO DE ORDENES DE COMPRA:
Modificar: permite modificar datos de la OC ingresada, en una pantalla idéntica a la del ingreso original de la misma;
Notas: permitre ver las notas que fueron agregadas al ingresar la OC:
Exportación: presionando este botón, se ofrece la posibilidad de exportar la OC, por ejemplo para ser enviada a un proveedor; este punto presenta 2 alternativas de programa:
Formato de exportación: despliega una pantalla que permite configurar el formato que se le dará a la OC para ser exportada; esta versión “exportable” puede tener todos o algunos de los datos de la OC ingresada en el sistema, donde deben tildarse los datos a exportar, indicarse el código del proveedor y elegir dónde será grabado ese archivo.
Exportar OC: definido el formato, con este punto se da la orden para exportar la OC:
Salir: se sale de la pantalla.
5.6 COTIZACIONES DE COMPRA
5.6.1 INGRESO DE COTIZACIONES DE COMPRA En este punto se dan de alta las cotizaciones de compra, es decir nuestros pedidos a proveedores para que nos coticen una serie de artículos; la pantalla que ofrece, presenta varios puntos a considerar:
Proveedor: indica quién es el proveedor a quien estamos solicitando nos cotice; es un dato de TABLA creado en el ABM de PROVEEDORES; al desplegarse, se selecciona al proveedor a través de alguna de las múltiples opciones de búsqueda:
NOTA: la pantalla de búsqueda de PROVEDORES, es la pantalla del ABM DE PROVEEDORES, por lo que desde este punto pueden ejecutarse todas las funciones del ABM: crear nuevos proveedores, modificarlos, visualizarlos, ver su cuenta corriente. Este punto está limitado a los usuarios autorizados por el esquema de SEGURIDAD.
El proveedor también puede ser ingresado directamente, si se conoce su código:
Al ingresar el dato del proveedor, el sistema “trae” la información dada de alta en el ABM de ese proveedor: transporte, condición de compra y depósito en el que se ingresarán los artículos. Estos datos, pueden modificarse para esta operación.
Transporte: el sistema trae el transporte dado de alta en el ABM de PROVEEDORES, pero el dato puede ser modificado de la tabla:
Cond. Compra: condición de compra que tiene el proveedor ingresado en su ABM; puede seleccionarse esa o modificarse en este momento; El dato de la condición de venta es un dato de TABLA creado en el ABM de PROVEEDORES; al desplegarse, se selecciona la condición de las que la pantalla ofrece:
Depósito: al ingresar el dato del proveedor, el sistema “trae” la información dada de alta en el ABM de ese proveedor: en este caso, el depósito en el cual se ingresa la mercadería que se recibirá:
Datos a ingresar:
Entrega: fecha prevista de entrega de la mercadería por parte del proveedor.
SELECCION DE LOS ARTÍCULOS A COTIZAR:
Para seleccionar el producto a ingresar, se pueden elegir 2 alternativas:
Si se conoce el código del artículo, se lo ingresa; Si no se recuerda, se despliega la pantalla de artículos: es un dato de TABLA creado en el ABM de ARTICULOS; al desplegarse, se selecciona el artículo a través de alguna de las múltiples opciones de búsqueda:
NOTA: la pantalla de búsqueda de ARTICULOS, es la pantalla del ABM DE ARTICULOS, por lo que desde este punto pueden ejecutarse todas las funciones del ABM: crear nuevos , modificarlos, visualizarlos, ver su cuenta corriente. Este punto está limitado a los usuarios autorizados por el esquema de SEGURIDAD.
Para seleccionar el producto, se presiona el botón o se hace DOBLE CLICK sobre el artículo.
Una vez seleccionado el producto, se vuelve a la pantalla inicial:
El cursor se ubicará en el campo de CANTIDAD, donde se ingresarán las unidades a cotizar.
Como puede observarse, el PRECIO del producto (según la Lista seleccionada) ya está ingresado, por lo que el sistema hará el cálculo del total de esta línea (unidades x precio unitario).
NOTA: el pasaje entre campos se hace a través de la tecla TAB.
Si se desean agregar más productos, se procede del mismo modo.
Para cerrar la cotización, se presiona el botón Cierra Cotización
5.6.2 OTRAS CARACTERISTICAS
Presionando el botón se despliega una pantalla de “NOTAS”, que permiten agregar al comprobante comentarios u observaciones que puedan ser útiles en el futuro:
Presenta la información del Número de Cotización, es decir el número que el sistema le asigna al comprobante que se ingresa, dato fundamental para el seguimiento de la solicitud de cotización.
Presenta 2 alternativas de comercialización que afectan a la operación:
%Recargo: escribiendo directamente en el campo grisado (“0.00”) o presionando alr-R, se ingresa un porcentaje de RECARGO que afectará al total de la cotización de compra, que se expresará en el comprobante:
%Descuento: el caso inverso, es decir el DESCUENTO puede manejarse de 2 maneras:
Si se escribe en el campo grisado, se ingresará el PORCENTAJE de descuento que afectará a toda la cotización de compra;
Si se presiona alt-D, se despliega una pantalla que permite optar por un descuento PORCENTUAL o EN PESOS:
En el caso de seleccionar IMPORTE, el sistema calculará el porcentaje que corresponde.
En cualquiera de las opciones elegidas, el descuento, se expresará en orden de compra:
Presenta 5 botones que afectan a la Cotización:
MODIFICA LINEA: en el caso de querer modificar algún dato de una línea ya ingresada (“línea” es un renglón con los datos ingresados: artículo, descripción, cantidad, descuento, precio), se presiona este botón o la tecla F3 y se accederá a la posibilidad de modificar lo que se desee:
Se modifica lo que se desea y la línea, al finalizar el cambio, vuelve al cuerpo de la Cotización con sus datos modificados.
ELIMINA LINEA: Si lo que se desea es eliminar directamente una línea, el sistema lo hará, previa advertencia:
Presionando el botón o la tecla F2, se elimina la línea en su totalidad.
BORRA COTIZACION: si lo que se desea es BORRAR TODA LA COTIZACION, se presiona este botón o la tecla F7;
CIERRA COTIZACION: en caso de estar todos los datos correctos y desear cerrar la COTIZACION, se presiona este botón o la tecla F5.
SALIR: si lo que se desea es salir de la pantalla de COTIZACION, se debe presionar este botón.
5.6.3 MODIFICACION DE COTIZACIONES DE COMPRA En este punto se pueden modificar las Cotizaciones ingresadas.
Inicialmente se presenta una pantalla con diferentes filtros que permiten ubicar la/las Cotización/es de compra que se está buscando:
La pantalla que despliega es:
En esta pantalla se destacan:
SOLAPAS DE UBICACIÓN de las cotizaciones ingresadas, pudiendo ser: Por número; Por código de proveedor.
Solapa x Número: permite ubicar la cotización por este orden. Solapa x Código de proveedor: permite ubicar la cotización por este orden. Ver detalles: presionando este botón, se abre una pantalla que “trae” la Cotización seleccionada, mostrando la pantalla utilizada en el INGRESO DE COTIZACIONES DE COMPRA: Modificar: permite modificar datos de la cotización ingresada, en una pantalla idéntica a la del ingreso original de la misma; Notas: permitre ver las notas que fueron agregadas al ingresar la OC: Exportación: presionando este botón, se ofrece la posibilidad de exportar la COTIZACION, por ejemplo para ser enviada a un proveedor; este punto presenta 2 alternativas de programa:
Configura exportación: despliega una pantalla que permite configurar el formato que se le dará a la Cotización para ser exportada; esta versión “exportable” puede tener todos o algunos de los datos de la OC ingresada en el sistema, donde deben tildarse los datos a exportar, indicarse el código del proveedor y elegir dónde será grabado ese archivo
Exportar Cotización de Compra: definido el formato, con este punto se da la orden para exportar la Cotización:
Salir: se sale de la pantalla.
5.6.4 BAJA DE COTIZACIONES DE COMPRA
En este punto se pueden eliminar las Cotizaciones ingresadas.
Inicialmente se presenta una pantalla con diferentes filtros que permiten ubicar la/las Cotización/es de compra que se está buscando para dar de baja.
En esta pantalla se destacan:
SOLAPAS DE UBICACIÓN de las cotizaciones ingresadas, pudiendo ser: Por número Por código de proveedor.
Solapa x Número: permite ubicar la OC por este orden: Solapa x Código de proveedor: permite ubicar la OC por este orden:
Para eliminar una cotización de compra se debe seleccionar y luego presionar el botón “Borrar cotización de Compra”
5.7 PENDIENTES DE PROVEEDORES Este punto del sistema permite visualizar, de manera discriminada y detallada los pendientes de entrega por parte de nuestros proveedores.
Presenta 3 puntos de programa que ofrecen 3 enfoques diferentes:
Visualización de pendientes de compra.
Visualización del histórico de pendientes. Mantenimiento de pendientes x consulta.
5.7.1 VISUALIZACION DE PENDIENTES DE COMPRA Permite visualizar todos los comprobantes con pendientes de entrega de proveedores.
Inicialmente, presenta una pantalla con los filtros que permiten ubicar el comprobante buscado:
Los filtros son:
Sucursal: la sucursal en la cual se emitió el comprobante que originó la transacción con el proveedor.
Pto de venta: el punto de venta desde el que se emitió el comprobante (recordar que la reglamentación exige una numeración que indique el punto de venta: 4 dígitos).
Desde fecha / hasta fecha: rango de fechas entre las cuales se emitió el comprobante.
Código: el código del proveedor(si se lo conoce); es un dato de la TABLA de ABM de Proveedores; si se deja en blanco, trae información de todos los proveedores. Tipo comp. permite seleccionar el comprobante que se está buscando: FT: Factura de compra; CC: Cotización de compra; PC: Pedido de compra; RC: Remito de compras;
Seleccionados los filtros, se selecciona el botón “Procesa consulta” y se despliega una nueva pantalla:
Esta pantalla muestra la información solicitada.
Si se hace DOBLE CLICK sobre el comprobante, se despliega un detalle del mismo:
Presionando el botón “Filtros”, se vuelve a la pantalla inicial de filtrado, permitiendo cambiar los criterios de búsqueda. Presionando el botón “Procesa pendientes fuera de termino”, se procesan eventuales pedidos fuera de término
5.7.2 VISUALIZACION DEL HISTOTICO DE PENDIENTES
Permite hacer un seguimiento de cómo evolucionaron los pendientes, es decir en qué estado están a este momento.
Inicialmente, presenta una pantalla con los filtros que permiten ubicar el comprobante buscado:
Los filtros son:
Sucursal: la sucursal en la cual se emitió el comprobante. Pto de venta: el punto de venta desde el que se emitió el comprobante (recordar que la reglamentación exige una numeración que indique el punto de venta: 4 dígitos). Desde fecha / hasta fecha: rango de fechas entre las cuales se emitió el comprobante. Código Prv: el código del proveedor(si se lo conoce); es un dato de la TABLA de ABM de Proveedores; si se deja en blanco, trae información de todos los proveedores; Código artículo: código del artículo buscado; es un dato de la TABLA de ABM de Artículos; Descripción artículo: descripción del artículo; Tipo comp. permite seleccionar el comprobante que se está buscando: FT: Factura de compra; CC: Cotización de compra; PC: Pedido de compra; RC: Remito de compras;
Seleccionados los filtros, se selecciona el botón “Procesa consulta” y se despliega una nueva pantalla:
Esta pantalla muestra la evolución que tuvo un comprobante de un cliente.
5.7.3 MANTENIMIENTO DE PENDIENTES POR CONSULTA Permite hacer un mantenimiento todos los comprobantes con pendientes de entrega de proveedores, es decir que pueden eliminarse esos pendientes ( por eso su denominación de “mantenimiento”).
Inicialmente, presenta una pantalla en la cual se deben ingresar los datos del comprobante buscado:
Los datos solicitados son:
Sucursal: es decir, la sucursal desde la cual se emitió el comprobante. Comprobante: sea CC, PC, RC o la alternativa “**”(todos). Letra: letra del comprobante emitido. Punto de venta; punto de venta que tiene el comprobante. Número: número del comprobante. Fecha comp: fecha del comprobante.
Ingresados los datos, se presiona el botón “Generar consulta”, generándose la consulta; de ser un comprobante con los datos correctos, el sistema traerá:
Si se trata de un comprobante inexistente, aparecerá la advertencia en pantalla:
Una vez que el sistema trae el comprobante a pantalla (es decir, existe y se encuentra pendiente), en la parte inferior de la pantalla, se observan varios
BOTONES DE FUNCION:
MARCA/DESMARCA: posicionándose sobre la línea del comprobante, presionando este botón o la tecla F3 lo marca o desmarca:
MARCA/DESMARCA TODO: Presionando este botón o la tecla F5, marca o desmarca TODAS las líneas que se observan en pantalla (en el caso de haber más de una):
BORRA PENDIENTES MARCADOS: presionando este botón o la tecla F12, BORRA el pendiente de esa línea;
REINGRESAR CONSULTA: permite redefinir los filtros; tiene una función igual al botón “Filtros”
SALIR: se sale de la pantalla.
5.8 ANULACION DE COMPROBANTES DE COMPRAS
Este punto del sistema permite anular comprobantes ya emitidos, bajo ciertas condiciones.
Presenta sólo un punto de programa:
5.8.1 ANULACION DE FACTURAS DE COMPRA En este punto, el sistema permite ANULAR COMPROBANTES DE COMPRAS: inicialmente ofrece una pantalla de búsqueda de los comprobantes:
Los filtros que la pantalla ofrece son:
Sucursal: la sucursal en la cual se emitió el comprobante. Pto de venta: el punto de venta desde el que se emitió el comprobante (recordar que la reglamentación exige una numeración que indique el punto de venta: 4 dígitos). Desde fecha / hasta fecha: rango de fechas entre las cuales se emitió el comprobante.
Código: el código del proveedor (si se lo conoce); es un dato de la TABLA de ABM de Proveedores; si se deja en blanco, trae información de todos los proveedores;
Seleccionados los filtros, se presiona “Procesa consulta” y se despliega una nueva pantalla que muestra la información solicitada.
La información está presentada ordenada por fecha (es la pantalla inicial de esta función), pero puede cambiarse la visualización (a ordenada por proveedor o por número de comprobante) si se cambia de solapa:
Cambiada la solapa a orden x proveedor, se observa la misma información, pero con un orden diferente:
Cambiando a la pantalla ordenada por Nro de Comprobante:
En cualquiera de las tres solapas, posicionándose sobre la línea del comprobante seleccionado, se lo puede anular, presionando el botón “ANULAR”: Al hacerlo, el sistema advertirá lo que se está por hacer:
Este mensaje contiene 2 advertencias:
Se dio la orden de anular un comprobante; Informa todos los datos del comprobante seleccionado, para confirmar que fue correctamente elegido. Para dar la orden de anular (si está todo correcto), se presiona el botón “Confirma Anulación”:
Como lo indica la leyenda, el sistema ANULO EL COMPROBANTE, lo que implica que el mismo fue anulado en todas las áreas en que se grabó originalmente:
5.9 VISUALIZACION DE COMPROBANTES DE COMPRA Este punto del sistema permite visualizar comprobantes ya emitidos, pudiendo desplegar el comprobante con toda la información detallada que contiene.
5.9.1 VISUALIZACION DE COMPROBANTES DE COMPRA En este punto, el sistema permite VISUALIZAR COMPROBANTES DE COMPRAS; inicialmente ofrece una pantalla de búsqueda de los comprobantes
La pantalla inicial es un filtro, que solicita:
Los filtros que la pantalla ofrece son:
Sucursal: la sucursal en la cual se emitió el comprobante. Pto de venta: el punto de venta desde el que se emitió el comprobante (recordar que la reglamentación exige una numeración que indique el punto de venta: 4 dígitos). Desde fecha / hasta fecha: rango de fechas entre las cuales se emitió el comprobante. Código cliente: el código del proveedor (si se lo conoce); es un dato de la TABLA de ABM de PROVEEDORES; si se deja en blanco, trae información de todos los proveedores.
Seleccionados los filtros, se presiona “Procesa consulta” y se despliega una nueva pantalla:
Esta pantalla muestra la información solicitada (en este caso, los comprobantes de ventas).
La información está presentada ordenada por fecha (es la pantalla inicial de esta función), pero puede cambiarse la visualización a cualquiera de las otras dos solapas:
Se puede ordenar por Proveedor o por Nro de Comprobante.
En cada solapa se puede ingresar en el campo grisado el dato que se busca: fecha, código de cliente o número de comprobante, respectivamente.
En cualquiera de las tres solapas, posicionándose sobre la línea del comprobante seleccionado, se lo puede visualizar, presionando el botón “Ver comprobante” ; al hacerlo, se desplegará el comprobante con la misma pantalla en la cual se generó:
En esta pantalla, se pueden consultar 2 informaciones relacionadas con el comprobante:
VER ASIENTO CONTABLE: presionando este botón, se despliega la registración contable que generó el comprobante:
FORMA DE PAGO: presionando este botón, se puede ver cómo fue cancelado:
El sistema también permite “Imprimir comprobante”; presionando este botón, se puede imprimir el comprobante.
Finalmente, presionando el botón “Cerrar” se sale de la pantalla.
5.10 CIERRE PERIODO FISCAL DE COMPRAS Este punto del sistema permite cerrar el período fiscal para las compras, es decir que IMPEDIRA EL INGRESO de comprobantes con fecha del período cerrado.
Función AGREGAR: para agregar un nuevo período a cerrar;
Función MODIFICAR: para modificar períodos ya ingresados;
Función BORRAR: para borrar un período ya cerrado (con lo que se reabre);
SALIR: sale de la pantalla.
6 STOCK
6.1 FICHA DE STOCK Este punto del sistema permite visualizar los movimientos de stock de los artículos.
Ingresando al punto de menú, se despliega:
Los datos a ingresar para generar la consulta son:
Artículo: puede ingresarse el código o, por tratarse de un dato de tabla, desplegar la opción de creado en el ABM de ARTICULOS; al desplegarse, se selecciona el artículo a través de alguna de las múltiples opciones de búsqueda:
NOTA: la pantalla de búsqueda de ARTICULOS, es la pantalla del ABM DE ARTICULOS, por lo que desde este punto pueden ejecutarse todas las funciones del ABM: crear nuevos, modificarlos, visualizarlos, ver su cuenta corriente.
Este punto está limitado a los usuarios autorizados por el esquema de SEGURIDAD.
Para seleccionar el producto, se presiona el botón “Elegir” o se hace DOBLE CLICK sobre el artículo.
Desde fecha: puede seleccionarse la búsqueda a partir de una fecha dada; si se deja en blanco, trae toda la historia del artículo; tiene la ayuda del buscador de fechas: Desde Fecha
Depósito: puede seleccionarse un depósito en especial o, si se deja en blanco, traerá todos los depósitos:
Filtro por: se puede filtrar por comprobante; presionando “Filtro Por”, se puede seleccionar un comprobante concreto; si se deja en blanco, trae todos los comprobantes.
Seleccionados los datos, la pantalla ofrece 3 solapas de información:
Solapa MOVIMIENTOS: muestra los movimientos detallados, ordenados x fecha:
Esta pantalla muestra varias columnas:
Fecha: fecha del movimiento;
Comprobante: comprobante que respalda el movimiento;
Suc: sucursal en la cual se dio el movimiento;
PV Numero: indica letra, punto de venta y número del comprobante;
Descripción: descripción del movimiento (en algunos casos);
Ingreso: movimiento de stock en el caso de ser un ingreso al depósito;
Egreso: movimiento de stock en el caso de ser un egreso del depósito;
Saldo: saldo de los movimientos;
Dep: depósito en el cual se dio el movimiento.
Si se desea ver el detalle del movimiento, se hace doble click sobre la línea, generando que se despliegue la pantalla:
Solapa POR DEPOSITO: muestra un resumen por depósito del stock del artículo seleccionado:
Esta pantalla muestra:
Depósito: depósito al que se hace referencia;
Stock: saldo actual del artículo en el depósito;
Stock mínimo: dato del stock mínimo indicado para ese artículo en ese depósito;
Stock máximo: dato del stock mínimo indicado para ese artículo en ese depósito;
Adicionalmente, en esta solapa, sobre el lado derecho, se presentan los datos básicos sobre el artículo y su STOCK TOTAL
Solapa Stock Acopiado: en el caso de trabajar con la metodología de ACOPIO, esta pantalla muestra los acopios realizados:
Esta pantalla muestra:
Fecha: fecha del movimiento de acopio;
Suc: sucursal en la que se realizó;
Factura: letra, punto de venta y número de la factura que avala el acopio;
Cliente: cliente al que se le envió el artículo;
Cantidad: cantidad acopiada del artículo;
Precio: precio del artículo para este acopio;
Descuento: descuento sobre el precio, si lo hay;
Total: total final: precio – descuento.
BOTONES DE FUNCIONES
En todas las solapas hay 3 botones de funciones:
NUEVA LISTA: permite modificar la consulta, es decir que borra el artículo seleccionado, permitiendo elegir uno nuevo, tal como si recién se abriera la pantalla;
IMPRIME FECHA: ofrece la opción de imprimir la ficha de stock completa, en la versión que ofrece la Solapa “Movimientos”;
SALIR: para salir de la pantalla.
DATOS EN PANTALLA
En la parte inferior izquierda de la pantalla, se ofrece información sobre el artículo que se está consultando:
EN TRANSITO: en el caso en que se den TRANSFERENCIAS ENTRE DEPOSITOS y eventualmente aún no han sido recibidas, se las considera “EN TRANSITO”, reflejándose en este punto;
TOTAL INGRESOS: sumatoria total de los ingresos del artículo;
TOTAL EGRESOS: sumatoria total de los egresos del artículo;
SALDO TOTAL: saldo total del artículo: SALDO INICIAL + INGRESOS – EGRESOS.
6.2 MODIFICA STOCK ACTUAL X ARTICULO Este punto del sistema permite modificar el stock actual de un artículo, generando un AJUSTE (negativo o positivo, según corresponda).
Presionando sobre el punto, se despliega la pantalla:
Los datos a considerar son:
Fecha: el sistema trae, por defecto, la fecha del día, pero puede ser modificada al momento de ingresar;
Depósito: depósito en el cual se va a producir el ajuste;
Código: es el código del artículo: puede ingresarse el código o, por tratarse de un dato de tabla, desplegar la opción de creado en el ABM de ARTICULOS; al desplegarse, se selecciona el artículo a través de alguna de las múltiples opciones de búsqueda:
NOTA: la pantalla de búsqueda de ARTICULOS, es la pantalla del ABM DE ARTICULOSS, por lo que desde este punto pueden ejecutarse todas las funciones del ABM: crear nuevos , modificarlos, visualizarlos, ver su cuenta corriente.
Este punto está limitado a los usuarios autorizados por el esquema de SEGURIDAD.
Para seleccionar el producto, se presiona el botón Elegir o se hace DOBLE CLICK sobre el artículo.
Ingresado estos datos, se despliega la pantalla:
El sistema trae el STOCK SISTEMA, es decir el stock actual del artículo en del depósito de referencia.
AJUSTE DEL STOCK: en el campo “Conteo Actual” se ingresa el STOCK que se desea tenga el artículo en el depósito.
NOTA: se debe ingresar el STOCK REAL del artículo en ese depósito, es decir el que surge de un conteo físico.
El AJUSTE lo calcula el sistema, reflejándolo en el campo “Ajuste (+/-)”
En la parte final, se ubica el campo “Observación”, en el cual se puede ingresar algún comentario relacionado con el ajuste propuesto.
BOTONES DE PANTALLA
La pantalla, en su parte inferior, muestra 5 botones de funciones:
Procesa (F5): tras introducir los datos, se presiona este botón o la tecla F5, procesándose el ajuste; al presionarlo, el sistema solicita confirmar:
Modifica Línea (F3): en el caso de querer realizar un ajuste, presionando este botón o la tecla F3, se edita la línea, permitiendo modificar el dato ingresado;
Elimina Línea (F2): si se desea eliminar una línea, posicionándose sobre ella, se presiona este botón o la tecla F2;
Imprimir: el ajuste producido puede imprimirse, como parte del procedimiento de control;
Salir (F7): se sale de la pantalla.
El ajuste realizado puede observarse en la FICHA DE STOCK:
Botón Carga x Lote
Esta función permite el ingreso del STOCK MASIVO DE ARTÍCULOS, por ejemplo, en el caso de un inventario.
Para ello, debe confeccionarse un archivo de texto, con el formato:
CODIGO DE ARTICULO, CANTIDAD
Ese archivo se debe guardar y al presionar el botón “Carga x Lote”, el mismo solicita se informe la ubicación:
.
Una vez seleccionado, se CONFIRMA y la pantalla mostrará los stocks propuestos con sus consecuentes ajustes:
Para finalizar, se procede como en un ajuste ingresado individualmente:
Procesa (F5): se presiona este botón o la tecla F5, procesándose el ajuste; al presionarlo, el sistema solicita confirmar:
6.3 AJUSTE DE STOCK X CONCEPTOS Este punto del sistema permite modificar el stock actual de un artículo, utilizando el esquema de conceptos.
Ingresando al menú:
Los datos a considerar son:
Fecha: el sistema trae, por defecto, la fecha del día, pero puede ser modificada al momento de ingresar;
Depósito: depósito en el cual se va a producir el ajuste;
Concepto: este ajuste se administra a través del esquema de conceptos; esto quiere decir que quien vaya a realizar el ajuste, podrá elegir de entre los conceptos habilitados:
Artículo: es el código del artículo, puede ingresarse el código o, por tratarse de un dato de tabla, desplegar la opción de creado en el ABM de ARTICULOS; al desplegarse, se selecciona el artículo a través de alguna de las múltiples opciones de búsqueda:
NOTA: la pantalla de búsqueda de ARTICULOS, es la pantalla del ABM DE ARTICULOSS, por lo que desde este punto pueden ejecutarse todas las funciones del ABM: crear nuevos, modificarlos, visualizarlos, ver su cuenta corriente.
Este punto está limitado a los usuarios autorizados por el esquema de SEGURIDAD.
Para seleccionar el producto, se presiona el botón “Elegir” o se hace DOBLE CLICK sobre el artículo.
Cantidad: es el AJUSTE que se desea realizar.
NOTA: se debe ingresar el AJUSTE A REALIZAR del artículo en ese depósito, es decir el que surge de un conteo físico.
El SALDO lo calcula automáticamente el sistema.
Ingresados los datos, se despliega la pantalla:
BOTONES DE PANTALLA
La pantalla, en su parte inferior, muestra cuatro botones de funciones:
PROCESA: tras introducir los datos, se presiona este botón o la tecla F5, procesándose el ajuste; al presionarlo, el sistema solicita confirmar:
MODIFICAR LÍNEA: en el caso de querer realizar un ajuste, presionando este botón o la tecla F3, se edita la línea, permitiendo modificar el dato ingresado;
ELIMINAR LÍNEA: si se desea eliminar una línea, posicionándose sobre ella, se presiona este botón o la tecla F2;
SALIR: se sale de la pantalla.
El ajuste realizado puede observarse en la FICHA DE STOCK:
BOTÓN CARGA LOTE:
Esta función permite el ingreso del STOCK MASIVO DE ARTÍCULOS, por ejemplo, en el caso de un inventario.
Para ello, debe confeccionarse un archivo de texto, con el formato:
CODIGO DE ARTICULO, CANTIDAD
Ese archivo se debe guardar y al presionar el botón “Carga x Lote”, el mismo solicita se informe la ubicación:
.
Una vez seleccionado, se CONFIRMA y la pantalla mostrará los stocks propuestos con sus consecuentes ajustes:
Para finalizar, se procede como en un ajuste ingresado individualmente:
Se “Procesa” es decir, se presiona este botón o la tecla F5, procesándose el ajuste; al presionarlo, el sistema solicita confirmar:
6.4 TRANSFERENCIAS DE STOCK ENTRE DEPOSITOS Este punto del sistema permite realizar movimientos de stock entre depósitos, es decir TRANSFERENCIAS.
Esta pantalla muestra que la función TRANSFERENCIA, contiene 3 puntos de menú:
Ingreso;
Modificación/baja;
Recepción.
6.4.1 INGRESO DE TRANSFERENCIAS El ingreso de transferencias equivale a un ALTA de transferencias, es decir a la CREACION de una transferencia, partiendo de un depósito con destino a otro.
Su pantalla:
Donde los datos a ingresar son:
Fecha: fecha de la transferencia; el sistema trae por defecto la del día, pero puede modificarse;
De depósito: depósito desde el cual se envía la mercadería (se asume que es el depósito propio); es un dato de tabla, creado en TABLAS DE ARTICULOS – DEPOSITOS:
A depósito: depósito al cual se envía la mercadería (sea en la propia “sucursal” o en otra); ); es un dato de tabla, creado en TABLAS DE ARTICULOS – DEPOSITOS:
Lista: se debe elegir una LISTA DE PRECIOS para valuar el envío (no se trata de una “venta”, pero si debe ser valorizada)
Estado: el sistema permite determinar el estado en que se encuentra la transferencia; en este caso, al iniciarla, será En tránsito, es decir que la mercadería está “viajando” entre los depósitos elegidos:
Código: se deben seleccionar los artículos a enviar en la transferencia; puede ingresarse el código o, por tratarse de un dato de tabla, desplegar la opción de creado en el ABM de ARTICULOS; al desplegarse, se selecciona el artículo a través de alguna de las múltiples opciones de búsqueda:
NOTA: la pantalla de búsqueda de ARTICULOS, es la pantalla del ABM DE ARTICULOSS, por lo que desde este punto pueden ejecutarse todas las funciones del ABM: crear nuevos, modificarlos, visualizarlos, ver su cuenta corriente. Este punto está limitado a los usuarios autorizados por el esquema de SEGURIDAD
Para seleccionar el producto, se presiona el botón “Elegir” o se hace DOBLE CLICK sobre el artículo.
Cantidad: cantidad de unidades (en la unidad de medida que tenga el artículo) que se enviarán de un depósito a otro;
Observación: campo libre para aclaraciones; se puede escribir una observación por cada línea del comprobante TRA;
Otros Campos:
Imprime Remito Automático: esta OPCION DE TILDE determina si al finalizar la carga se imprimirá o no un comprobante de remito que avale la transferencia;
Procesos Varios: Permite relacionar esta transferencia, con 2 procesos anteriores:
Carga Artículos por lote: es un proceso que permite la transferencia de un STOCK MASIVO DE ARTÍCULOS.
Para ello, debe confeccionarse un archivo de texto, con el formato:
CODIGO DE ARTICULO, CANTIDAD
Ese archivo se debe guardar y al presionar el botón “Carga x Lote”, el mismo solicita se informe la ubicación:
Una vez seleccionado, se CONFIRMA y la pantalla mostrará los stocks propuestos con sus consecuentes ajustes:
Carga Sugerencia de Compra: se trata de un proceso de sugerencia de compras, generado a partir de los stocks, las ventas y las definiciones relacionadas con el inventario.
BOTONES DE PANTALLA
La pantalla, en su parte inferior, muestra 5 botones de funciones:
Procesa (F5): tras introducir los datos, se presiona este botón o la tecla F5, procesándose el ajuste; al presionarlo, el sistema solicita informará:
Es decir que el stock que se ajustará será el del de depósito, ya que el depósito de destino deberá verificar lo recibido y confirmar así la modificación de su propio stock.
Una vez confirmado el procesamiento, el sistema generará un comprobante de TRANSFERENCIA que podrá imprimirse.
Si la transferencia es entre depósitos de diferentes sucursales, lo que genera un traslado por la calle, deberá generarse un comprobante que deberá cumplir con todos los requisitos de un REMITO.
Modifica Línea (F3): en el caso de querer realizar una modificación a los datos ingresados, presionando este botón o la tecla F3, se edita la línea, permitiendo realizar la modificación;
Elimina Línea (F2): si se desea eliminar una línea, posicionándose sobre ella, se presiona este botón o la tecla F2;
Reingresa: permite cerrar el comprobante, SIN GRABAR (es decir que la transferencia no se realiza), quedando la pantalla disponible para una nueva transferencia;
Salir (F7): se sale de la pantalla.
6.4.2 MODIFICACION / BAJA DE TRANSFERENCIAS L as transferencias INGRESADAS pueden ser MODIFICADAS o ANULADAS (“DADAS DE BAJA”).
La pantalla inicial de este punto, es una PANTALLA DE BUSQUEDA:
Donde debe n ingresarse los siguientes datos para poder ubicar la transferencia:
Sucursal: sucursal desde la cual se generó el movimiento;
Pto. Vta: punto de venta desde el que se generó el movimiento;
Depósito origen: depósito desde el cual se envió la transferencia;
Depósito destino: depósito al cual se envió la transferencia;
Desde fecha / hasta fecha: rango de fechas entre las cuales se realizó la transferencia;
Estado: el estado de la transferencia;
Solo comprobantes Anulados? : filtra sólo los comprobantes que fueron anulados.
Una vez ingresados los datos, se presiona (F-10) Procesa Consulta, y la pantalla informará de las transferencias que respondan a la búsqueda:
Posicionándose sobre la línea de la transferencia elegida, se podrán ejecutar las funciones que proponen los botones al pie de la pantalla:
Detalle: permite visualizar en pantalla el comprobante, tal como fue creado:
Modificar: esta función habilita a modificar los datos que tiene el comprobante;
En caso de una transferencia que ya fue RECIBIDA por el depósito destino, la modificación es imposible, por lo que el sistema advertirá:
Anular: esta función permite anular una transferencia generada; traerá el comprobante a pantalla, y procesando “Procesa (F5)”, se habilitará la consulta, por lo que el sistema solicitará confirmación:
En caso de una transferencia que ya fue RECIBIDA por el depósito destino, la anulación es imposible, por lo que el sistema advertirá:
Imprimir: permite imprimir el comprobante respaldatorio de la transferencia seleccionada;
Salir: sale de la pantalla.
6.4.3 RECEPCION DE TRANSFERENCIAS L as transferencias enviadas pueden ser RECIBIDAS.
La pantalla inicial de este punto, es una PANTALLA DE BUSQUEDA:
Donde debe n ingresarse los siguientes datos para poder ubicar la transferencia:
Sucursal: sucursal desde la cual se generó el movimiento;
Pto. Vta: punto de venta desde el que se generó el movimiento;
Depósito origen: depósito desde el cual se envió la transferencia;
Depósito destino: depósito al cual se envió la transferencia;
Desde fecha / hasta fecha: rango de fechas entre las cuales se realizó la transferencia;
Una vez ingresados los datos, se presiona (F-10) Procesa Consulta, y la pantalla informará de las transferencias que respondan a la búsqueda:
Posicionándose sobre la línea de la transferencia elegida, se podrán ejecutar las funciones que proponen los botones al pie de la pantalla:
Detalle: permite visualizar en pantalla el comprobante, tal como fue creado:
Marcar como recibidas: esta función habilita a recibir las transferencias destinadas al depósito destino; despliega en pantalla el detalle de la misma y ejecutando Marcar Todo para marcar los artículos recibidos y luego Procesa (F5), se recibe la transferencia.
Imprimir: permite imprimir el comprobante respaldatorio de la transferencia seleccionada;
Salir: sale de la pantalla.
7. FONDOS
7.1 INGRESO DE EFECTIVO Este punto del programa administra todos los ingresos de dinero en efectivo, en la moneda que se desee (pesos, dólares o cualquier otra que haya sido dada de alta en TABLAS VARIAS – TABLAS GENERALES – MONEDAS Y COTIZACIONES).
NOTA: este punto NO fue creado para los ingresos de efectivo por ventas, ya que dichos ingresos se realizan a través de la pantalla de cobranza del programa de Facturas de Venta.
Asimismo, los ingresos por pagos de clientes en cta cte y las extracciones de dinero en efectivo de los bancos, tienen programas propios.
Se maneja con el esquema de CONCEPTOS, es decir se busca simplificar la registración de movimientos, en este caso, en el área de Caja.
Este esquema permite que se realicen estos movimientos de una manera simple, sin necesidad de tener que seleccionar entre cuentas contables, ya que las mismas están en el alta de cada concepto.
La pantalla inicial es:
Donde deben definirse:
Caja: indica la caja en la cual se producirá el ingreso; es un dato de TABLA por lo que puede desplegarse y ofrecerá todas las cajas disponibles habilitadas;
Fecha: el sistema propone la fecha del día, pero puede modificarse;
Moneda: se debe seleccionar la moneda en que se realizará el ingreso
Cada moneda traerá su cotización para que sea considerada al momento de la operación;
Concepto: se debe seleccionar el concepto que corresponda; es un dato de TABLA, por lo que puede desplegarse y ofrecerá todos los conceptos disponibles habilitados (pertenecientes al Grupo “Caja”);
Importe: se debe ingresar el monto del ingreso;
Ingresados todos los datos solicitados, la pantalla genera el ingreso, ofreciendo la registración contable que realizará (cuya cuenta contable fue dada de alta con el concepto):
Los botones al pie de pantalla, definen las posibles funciones:
ACEPTAR: confirma el ingreso; al confirmar ofrece la alternativa de IMPRIMIR un comprobante respaldatorio, el cual se genera por duplicado:
REINGRESAR: borra los datos ingresados sin confirmarlos (es decir, NO SE PRODUCE el movimiento de ingreso), dejando la pantalla lista para un nuevo ingreso;
SALIR: sale de la pantalla.
7.2 EGRESO DE EFECTIVO Este punto del programa administra todos los egresos de dinero en efectivo, en la moneda que se desee (pesos, dólares o cualquier otra que haya sido dada de alta en TABLAS VARIAS – TABLAS GENERALES – MONEDAS Y COTIZACIONES).
NOTA: este punto NO fue creado para los egresos de efectivo por pagos x compras en efectivo a proveedores, ya que dichos egresos se realizan a través de la pantalla de pagos del programa de Facturas de Compra.
Asimismo, los egresos por pagos a proveedores en cta cte y los depósitos de dinero en efectivo en bancos, tienen programas propios.
Se maneja con el esquema de CONCEPTOS, es decir se busca simplificar la registración de movimientos, en este caso, en el área de Caja.
Este esquema permite que se realicen estos movimientos de una manera simple, sin necesidad de tener que seleccionar entre cuentas contables, ya que las mismas están en el alta de cada concepto.
La pantalla inicial es:
Donde deben definirse:
Caja: indica la caja en la cual se producirá el egreso; es un dato de TABLA, por lo que puede desplegarse y ofrecerá todas las cajas disponibles habilitadas;
Fecha: el sistema propone la fecha del día, pero puede modificarse;
Moneda: se debe seleccionar la moneda en que se realizará el egreso.
Cada moneda traerá su cotización para que sea considerada al momento de la operación;
Concepto: se debe seleccionar el concepto que corresponda; es un dato de TABLA, por lo que puede desplegarse y ofrecerá todos los conceptos disponibles habilitados (pertenecientes al Grupo “Caja”);
Importe: se debe ingresar el monto del egreso;
Ingresados todos los datos solicitados, la pantalla genera el egreso, ofreciendo la registración contable que realizará (cuya cuenta contable fue dada de alta con el concepto):
Los botones al pie de pantalla, definen las posibles funciones:
ACEPTAR: confirma el egreso; al confirmar ofrece la alternativa de IMPRIMIR un comprobante respaldatorio, el cual se genera por duplicado:
REINGRESAR: borra los datos ingresados sin confirmarlos (es decir, NO SE PRODUCE el movimiento de egreso), dejando la pantalla lista para un nuevo egreso;
SALIR: sale de la pantalla.
7.3 DEPOSITO EN EFECTIVO Este punto del programa administra los depósitos de dinero en efectivo en cuentas bancarias propias, en la moneda que se desee (pesos, dólares o cualquier otra que haya sido dada de alta en TABLAS VARIAS – TABLAS GENERALES – MONEDAS Y COTIZACIONES).
La pantalla inicial es:
Donde deben definirse:
Fecha: el sistema propone la fecha del día, pero puede modificarse;
Cuenta: se debe seleccionar la cuenta bancaria propia en la cual se desea realizar el depósito; es un dato de la TABLA ABM DE BANCOS, por lo que puede desplegarse y ofrecerá las cuentas disponibles;
Moneda: el sistema traerá la moneda en la que fue creada la cuenta bancaria;
Importe: se debe ingresar el monto del depósito;
Concepto: se trata de un campo de libre escritura.
Ingresados todos los datos solicitados, la pantalla genera el depósito, ofreciendo la registración contable que realizará (cuya cuenta contable fue dada de alta con el concepto):
Los botones al pie de pantalla, definen las posibles funciones:
ACEPTAR: confirma el depósito;
REINGRESAR: borra los datos ingresados sin confirmarlos (es decir, NO SE PRODUCE el movimiento de depósito), dejando la pantalla lista para un nuevo movimiento bancario;
SALIR: sale de la pantalla.
7.4 ORDENES DE PAGO VARIAS El sistema considera un conjunto de compras, que se realizan a proveedores registrados (es decir dados de alta en el ABM de PROVEEDORES), a los cuales se les cancela la compra en efectivo.
Es un esquema de compras similar al planteado en el Módulo COMPRAS, pero no permite que la condición sea otra que la de “contado”; por otra parte, tiene similitudes con el EGRESO DE EFECTIVO, pero es más completo en cuanto a la información que aporta.
La pantalla inicial presenta 3 puntos de programa:
Ingresa OPV
Visualiza OPV
Anula OPV
7.4.1 INGRESA ORDENES DE PAGO VARIAS En este primer punto se registra la OPV; la pantalla es:
Donde los datos a ingresar son:
Fecha: el sistema registra automáticamente la fecha en que se está generando la OPV;
Concepto: campo de libre escritura, destinado a comentar brevemente, el motivo de la OPV;
Proveedor: Se debe seleccionar un proveedor ingresando el código o desplegando ABM de PROVEEDORES a través de alguna de las múltiples opciones de búsqueda:
NOTA: la pantalla de búsqueda de PROVEDORES, es la pantalla del ABM DE PROVEEDORES, por lo que desde este punto pueden ejecutarse todas las funciones del ABM: crear nuevos proveedores, modificarlos, visualizarlos, ver su cuenta corriente.
El proveedor también puede ser ingresado directamente, si se conoce su código.
Fecha mov: fecha en que se desea registrar la OPV (independientemente de la fecha del día en que se registra);
Código: este esquema se maneja a través de CONCEPTOS, por lo que se selecciona un concepto del Grupo “Pagos” desplegando, ya que es un dato de TABLA creado en el ABM de CONCEPTOS;
Importe: monto de la OPV;
Nota: campo de libre escritura para aclarar, por línea, lo que se desee.
Es importante destacar que el comprobante OPV puede contener más de una línea y más de un concepto (por ejemplo, si en la misma OPV se le cancela al proveedor elementos de limpieza y mantenimiento, que podrán ser 2 conceptos diferentes, pero en este caso, en el mismo comprobante).
Ingresados los datos, la pantalla mostrará:
Solapas:
Solapa “Comprobantes”: esta solapa muestra los conceptos ingresados, con el importe:
Solapa “Descuentos / Recargos”: en esta solapa se ingresan los posibles descuentos o recargos que afecten a la OPV, pudiendo ser ingresados por IMPORTE o por PORCENTAJE:
Solapa Asientos x Conceptos: muestra la registración contable de la OPV, conforme a lo configurado en el ABM de CONCEPTOS:
Una vez que se presiona Procesar, pasa a la pantalla de PAGO (siempre se debe recordar que la CONDICION DE COMPRA es CONTADO), por lo que deberá cancelarse:
Debiendo seleccionarse el medio de pago:
Efectivo;
Cheques propios;
Cheques de terceros;
Cupones de tarjeta de crédito cedidos.
Confirmado el pago, se cierra la OPV.
BOTONES DE APLICACION
Procesar: procesa los datos ingresados y pasa a la pantalla de PAGOS;
Modificar línea: ingresada una línea de la OPV, presionando este botón, vuelve a ella permitiendo modificar datos;
Borrar Línea: ingresada una línea de la OPV, presionando este botón permite borrarla;
Pre-Impresión: antes de finalizar el proceso de carga de la OPV, presionando este botón se puede observar, por pantalla, una preimpresión del comprobante OPV que se imprimirá al finalizar el procedimiento;
Reingresar: en caso de no desear continuar con la carga, presionando este botón, se borran los datos ingresados, quedando la pantalla lista para un nuevo ingreso;
Cancelar: sale de la pantalla de Ingreso de OPV.
7.4.2 VISUALIZA ORDENES DE PAGO VARIAS Por medio de este programa, se pueden observar las OPV ya emitidas.
La pantalla inicial es de filtros:
Solicita:
Sucursal: sucursal en la cual se emitió la OPV;
Desde fecha / hasta fecha: rango de fechas entre las cuales fue emitida la OPV;
Código Prv: código del proveedor al cual fue realizada la OPV; es un dato de TABLA creado en el ABM de PROVEEDORES; al desplegarse, se selecciona al proveedor a través de alguna de las múltiples opciones de búsqueda.
Ingresados los datos, se presiona “F10 Procesa Consulta”, generándose una nueva pantalla:
En ella se pueden observar las OPV emitidas que responden a los filtros ingresados.
Las OPV pueden ordenarse de 2 maneras:
Orden x fecha: corresponden a la solapa con ese nombre, y se ordenan por fecha de emisión;
Orden x Nro de comprobante: corresponden a la solapa con ese nombre y se ordenan por número de OPV.
En ambos casos la información que aportan de las OPV es:
Sucursal de emisión;
Punto de venta;
Número de OPV;
Fecha de emisión;
Proveedor al cual se le emitió;
Importe de la OPV.
BOTONES DE APLICACION
Visualizar Detalles: presionándolo, despliega una pantalla con el detalle de la OPV sobre la cual está el cursor
Reimprimir: permite reimprimir la OPV
Cancelar: sale de la pantalla de Visualización de OPV
7.4.3 ANULA ORDENES DE PAGO VARIAS Por medio de este programa, se pueden ANULAR OPV ya emitidas.
La pantalla inicial es de filtros:
Solicita:
Sucursal: sucursal en la cual se emitió la OPV
Desde fecha / hasta fecha: rango de fechas entre las cuales fue emitida la OPV
Código Prv: código del proveedor al cual fue realizada la OPV; es un dato de TABLA creado en el ABM de PROVEEDORES; al desplegarse, se selecciona al proveedor a través de alguna de las múltiples opciones de búsqueda.
Ingresados los datos, se presiona “F10 Procesa Consulta”, generándose una nueva pantalla:
En ella se pueden observar las OPV emitidas que responden a los filtros ingresados.
Las OPV pueden ordenarse de 2 maneras:
Orden x fecha: corresponden a la solapa con ese nombre, y se ordenan por fecha de emisión;
Orden x Nro de comprobante: corresponden a la solapa con ese nombre y se ordenan por número de OPV.
En ambos casos la información que aportan de las OPV es:
Sucursal de emisión;
Punto de venta;
Número de OPV;
Fecha de emisión;
Proveedor al cual se le emitió;
Importe de la OPV.
BOTONES DE APLICACION
Anular: presionando este botón, se solicita la ANULACION de la OPV sobre la cual está el cursor; el sistema solicitará confirmar esta acción:
El paso siguiente tiene 2 alternativas:
Confirma Anulación: de confirmarse la ANULACION, el sistema procede a anular la OPV, informando con un cartel de advertencia:
Salir: se revoca la orden de ANULACION de la OPV.
Cerrar: sale de la pantalla de Visualización de OPV
7.5 CHEQUES DE TERCEROS Este punto del programa administra los cheques “de terceros”, es decir los recibidos de clientes en concepto de pago por compras o deudas en cuenta corriente.
La pantalla:
La pantalla muestra varias áreas a analizar:
SOLAPAS:
SOLAPA “EN CARTERA”: muestra los cheques recibidos que se encuentran en poder de la empresa, es decir disponibles para su uso:
SOLAPA “OTROS ESTADOS”: los valores recibidos pueden ya haber sido destinados (ya no se encuentran en poder de la empresa); estas alternativas tienen cada una de ellas su propia solapa:
Solapa Otros Estados – DEPOSITADOS: cheques recibidos y depositados en una cuenta bancaria propia:
Solapa Otros Estados – ENTREGADOS: cheques recibidos y entregados a otras personas (por ejemplo a un proveedor para cancelar una deuda):
Solapa Otros Estados – RECHAZADOS: cheques recibidos que fueron rechazados por alguna razón:
Solapa Otros Estados – BAJAS: cheques recibidos, dados de baja por alguna razón:
NRO. CUENTA: se debe seleccionar una cuenta de banco propia, sobre la cual la pantalla informará (en el caso de “depositados”, por ejemplo); es un dato de TABLA, creado en el ABM de BANCOS; al desplegarse, se selecciona la cuenta;
ORDEN DE LA VISTA: desplegando esta alternativa, se elige el orden en que se quiere ver la información;
CANTIDAD CHEQUES EN CARTERA: resume los totales, en unidades y pesos, de los cheques mostrados en pantalla;
IMPORTES SELECCIONADO: muestra el importe del/los cheque/s seleccionados;
BOTONES DE INFORMACION: en la parte superior, la pantalla presenta 3 botones:
SOLAPA EN CARTERA:
BUSQUEDA AVANZADA: presionando este botón, se despliega una pantalla que permite, en base a varios filtros, hace la búsqueda de un cheque:
Ingresados los filtros, se procesa la información; la pantalla mostrará los valores que respondan a los filtros:
Sobre la izquierda enumera los cheques que responden a la búsqueda y sobre la derecha amplía la información del valor sobre el cual se encuentra el cursor.
ANALISIS GRAFICO DE CHEQUES: presionándolo, muestra un gráfico de los valores en cartera:
RELEE CH. CARTERA: ejecuta nuevamente la selección, actualizándola.
BOTONES DE INFORMACION: en la parte superior, la pantalla presenta 3 botones:
SOLAPA OTROS ESTADOS:
BÚSQUEDA AVANZADA: presionando este botón, se despliega una pantalla que permite, en base a varios filtros, hace la búsqueda de un cheque:
Ingresados los filtros, se procesa la información; la pantalla mostrará los valores que respondan a los filtros:
Sobre la izquierda enumera los cheques que responden a la búsqueda y sobre la derecha amplía la información del valor sobre el cual se encuentra el cursor.
RELEE CH. HISTORICO: ejecuta nuevamente la selección, actualizándola;
VER TRAZABILIDAD: permite recrear la “ruta” seguida por el valor;
BOTONES OPERATIVOS: en la parte inferior, la pantalla presenta 11 botones:
SOLAPA EN CARTERA
INGRESAR CHEQUE: habilita el ingreso “directo” de un cheque (“directo” porque no se ingresa por haber sido recibido en pago, sino por otros motivos); la pantalla de ingreso solicita datos sobre el valor:
Los datos solicitados son:
Fecha: fecha de ingreso;
Cod. Bco: es un dato de TABLA que permite seleccionar el banco emisor del cheque:
Con datos que fueron ingresados en el ABM de BANCOS (debe recordarse que la codificación de los bancos es emitida por el Banco Central de la República Argentina);
Número: número del cheque;
Fecha Vto.: fecha de vencimiento del cheque;
Importe: monto del cheque;
Concepto: se debe seleccionar el concepto que corresponda; es un dato de TABLA, por lo que puede desplegarse y ofrecerá todos los conceptos disponibles habilitados (pertenecientes al Grupo “Bancos”);
Cod. Cliente: se debe seleccionar un cliente de quien se recibe el valor; es un dato de TABLA, creado en el ABM de CLIENTES; al desplegarse, se selecciona al cliente a través de alguna de las múltiples opciones de búsqueda; el cliente también puede ser ingresado directamente, si se conoce su código.
MODIFICAR: permite modificar datos de un cheque que se encuentre en cartera:
Una vez modificados, se procesa la información y se guarda actualizada;
BAJAS: permite dar de baja un cheque, para el caso de necesitar eliminarlo, por algún motivo:
VISUALIZAR: presionando este botón, se observa, en detalle, toda la información sobre el cheque:
PASAR A DEPOSITADO: posicionándose sobre un valor, presionando este botón se organiza el depósito:
Previamente debió indicarse la cuenta bancaria propia a la cual enviarlo, por lo que ACEPTANDO, el depósito se confirma;
PASAR A DEPOSITADO POR LOTES: es una variante de modo de depositar que permite hacerlo con más de un cheque, armando un “lote”; se marcan los valores y se presiona este botón.
El sistema calculará el total del depósito y lo informa por pantalla;
COBRO DE CHEQUE: otra alternativa es cobrar el cheque por ventanilla; se lo marca y presionando este botón se lo ingresa a la caja:
VER TRAZABILIDAD: permite recrear la “ruta” seguida por el valor:
MARCA/DESMARCA CHEQUE: presionando este botón o la tecla F2, marca o desmarca un cheque (por ejemplo para el depósito x lotes);
DESMARCA TODO: presionando este botón o la tecla F3, desmarca todos los cheques marcados;
CERRAR: para salir de la pantalla.
BOTONES OPERATIVOS: en la parte inferior, la pantalla presenta 5 botones:
SOLAPA Otros Estados - DEPOSITADOS
PASA A RECHAZADO: seleccionado un cheque, lo RECHAZA, es decir informa que, por algún motivo, el mismo no puede ser cobrado; como toda función de anulación, el sistema advierte.
Confirmado el rechazo, el sistema pide información:
Gastos: si se quieren ingresar los gastos en que se incurrirá por el rechazo;
Motivo: campo de libre escritura para aclarar el motivo del rechazo:
Finalmente, se debe ingresar el CONCEPTO que registre este rechazo:
VISUALIZAR: presionando este botón, se observa, en detalle, toda la información sobre el cheque:
MARCA/DESMARCA CHEQUE: presionando este botón o la tecla F2, marca o desmarca un cheque (por ejemplo para el depósito x lotes);
DESMARCA TODO: presionando este botón o la tecla F3, desmarca todos los cheques marcados;
CERRAR: para salir de la pantalla.
BOTONES OPERATIVOS: en la parte inferior, la pantalla presenta 6 botones:
SOLAPA Otros Estados - ENTREGADOS
PASA A RECHAZADO: seleccionado un cheque, lo RECHAZA, es decir informa que, por algún motivo, el mismo no puede ser cobrado; como toda función de anulación, el sistema advierte.
Confirmado el rechazo, el sistema pide información:
Gastos: si se quieren ingresar los gastos en que se incurrirá por el rechazo;
Motivo: campo de libre escritura para aclarar el motivo del rechazo:
Finalmente, se debe ingresar el CONCEPTO que registre este rechazo:
RETORNO A CARTERA: permite retornar el cheque a la cartera; por tratarse de un cambio de estado, el sistema advierte.
VISUALIZAR: presionando este botón, se observa, en detalle, toda la información sobre el cheque:
MARCA/DESMARCA CHEQUE: presionando este botón o la tecla F2, marca o desmarca un cheque;
DESMARCA TODO: presionando este botón o la tecla F3, desmarca todos los cheques marcados;
CERRAR: para salir de la pantalla.
BOTONES OPERATIVOS: en la parte inferior, la pantalla presenta 5 botones:
SOLAPA Otros Estados – RECHAZADOS
BAJA DE CHEQUES: marcado un cheque, se ordena su baja; por tratarse de un cambio de estado, el sistema advertirá.
Confirmada la baja, solicitará información:
Fecha: fecha en que se desea se registre la baja;
Motivo: campo de libre escritura para aclarar el motivo de la baja.
Finalmente, se debe ingresar el CONCEPTO que registre este rechazo:
VISUALIZAR: presionando este botón, se observa, en detalle, toda la información sobre el cheque:
MARCA/DESMARCA CHEQUE: presionando este botón o la tecla F2, marca o desmarca un cheque;
DESMARCA TODO: presionando este botón o la tecla F3, desmarca todos los cheques marcados;
CERRAR: para salir de la pantalla.
BOTONES OPERATIVOS: en la parte inferior, la pantalla presenta 5 botones:
SOLAPA Otros Estados – BAJAS
BORRAR CHEQUES: permite eliminar cheques del registro; como es un a función de borrado, el sistema solicita confirmación. Confirmada, se produce la baja.
VISUALIZAR: presionando este botón, se observa, en detalle, toda la información sobre el cheque:
MARCA/DESMARCA CHEQUE: presionando este botón o la tecla F2, marca o desmarca un cheque;
DESMARCA TODO: presionando este botón o la tecla F3, desmarca todos los cheques marcados;
CERRAR: para salir de la pantalla.
7.6 BUSQUEDA DE CHEQUES EN CARTERA Este punto del sistema permite buscar cheques de terceros que hayan sido recibidos y que se encuentren en cartera.
La pantalla inicial presenta varios filtros:
Donde deben definirse:
Desde / hasta fecha: rango de fechas en que se ingresó el cheque;
Número: número del cheque;
Desde / hasta importe: rango de importes del cheque buscado.
Ingresados todos los datos solicitados, se presiona Procesar Consulta:
La pantalla muestra todos los cheques que responden a la búsqueda realizada.
Sobre la izquierda se da una lista de los cheques:
Donde se detalla:
Fecha: la fecha de ingreso del valor;
Número: número del cheque;
Importe: importe del cheque;
Estado: en este caso, “en cartera”.
Sobre la derecha un detalle del cheque sobre el cual se está posicionado; en este detalle se mencionan los datos completos del valor:
7.7 BUSQUEDA DE CHEQUES EN HISTORICO Este punto del sistema permite buscar cheques de terceros que hayan sido recibidos y que se encuentren en cualquier estado: cartera, entregados, depositados, dados de baja o rechazados.
La pantalla inicial presenta varios filtros:
Donde deben definirse:
Desde / hasta fecha: rango de fechas en que se ingresó el cheque;
Número: número del cheque;
Desde / hasta importe: rango de importes del cheque buscado.
Estado: permite filtrar por estado en que se encuentre el valor; presionando el botón “Estado” permite seleccionar de la lista.
Ingresados todos los datos solicitados, se presiona Procesar Consulta:
La pantalla muestra todos los cheques que responden a la búsqueda realizada.
Sobre la izquierda se da una lista de los cheques:
Donde se detalla:
Fecha: la fecha de ingreso del valor;
Número: número del cheque;
Importe: importe del cheque;
Estado: en diferentes colores, establece el estado actual del cheque.
Sobre la derecha un detalle del cheque sobre el cual se está posicionado; en este detalle se mencionan los datos completos del valor:
7.8 AUTORIZACION DE CHEQUES Y CUPONES A diferencia del dinero en efectivo que debe ser transferido (con el programa “MOVIMIENTO DE DINERO ENTRE CAJAS”), los valores como CHEQUES y CUPONES DE TARJETA DE CREDITO, una vez recibidos quedan a disposición de la Caja Central.
Para disponer de ellos, debe realizar este proceso de AUTORIZACION, es decir que debe “aceptar” esos valores.
La secuencia es:
1- La sucursal recibe los valores, que quedan en su caja;
2- La sucursal remite a la casa central (con el reporte que se determine), el efectivo y los valores;
3- La Administración controla y recibe el envío: el efectivo lo confirma a través de la aceptación de la transferencia y los valores los acepta a través de la autorización;
4- A partir de este momento, dispone libremente de esos valores (hasta este momento podía verlos, pero no disponer de ellos).
PARAMETRIZACION: el esquema propuesto por el sistema se determina a través de la activación o no del parámetro “Activa control de cheques?”.
El mismo, se encuentra en el menú HERRAMIENTAS – CONFIGURACION DEL SISTEMA – PARAMETROS DEL SISTEMA – OPCIONES GENERALES.
PROCEDIMIENTO DE AUTORIZACION
A través de las operaciones de venta y cobranza, las cajas INGRESAN valores: cheques y cupones.
Tomando como ejemplo a las Tarjetas de Crédito, si se observa la caja de valores se puede ver que hay tarjetas acompañadas por un ícono verde y otras por un ícono rojo al inicio de la línea que la que está la tarjeta; las primeras ya fueron autorizadas y se encuentran disponibles para su uso, en tanto que las segundas tienen pendiente su autorización, por lo que se pueden “ver” pero no utilizar:
Para autorizarlo, se lo debe marcar (doble click o F2 sobre la línea del valor, y luego se presiona el botón “Procesa Autorizados” o la tecla F5, “marcando” ese valor como AUTORIZADO.
Si se observa AHORA la caja de valores se puede observar que la tarjeta se encuentra autorizada y disponible para su uso (ícono verde):
Como respaldatorio del proceso de recepción y envío del valor (el cupón), la sucursal, en su reporte de caja, tendrá el detalle de los valores recibidos, que servirá como control a la Caja Central:
7.9 CUPONES DE TARJETAS Este punto del programa administra los cupones de tarjetas, es decir los recibidos de clientes en concepto de pago por compras.
La pantalla:
La pantalla muestra varias áreas a analizar:
SOLAPAS
SOLAPA “EN CARTERA”: muestra los cupones recibidos que se encuentran en poder de la empresa, es decir disponibles para su uso:
SOLAPA “OTROS ESTADOS”: los cupones recibidos pueden ya haber sido destinados (ya no se encuentran en poder de la empresa); estas alternativas tienen cada una de ellas su propia solapa:
Solapa Otros Estados – DEPOSITADOS: cupones recibidos y depositados en una cuenta bancaria propia:
Solapa Otros Estados – ENTREGADOS: cupones recibidos y entregados a otras personas (por ejemplo a un proveedor para cancelar una deuda):
Solapa Otros Estados – RECHAZADOS: cupones recibidos que fueron rechazados por alguna razón:
Solapa Otros Estados – BAJAS: cupones recibidos, dados de baja por alguna razón:
NRO CUENTA: se debe seleccionar una cuenta de banco propia en la cual se depositan los cupones, sobre la cual la pantalla informará (en el caso de “depositados”, por ejemplo); es un dato de TABLA, creado en el ABM de BANCOS; al desplegarse, se selecciona la cuenta;
ORDEN DE LA VISTA: desplegando esta alternativa, se elige el orden en que se quiere ver la información.
CANTIDAD DE CUPONES EN CARTERA: resume los totales, en unidades y pesos, de los cupones mostrados en pantalla;
IMPORTE SELECCIONADO: muestra el importe del/los cupón/es seleccionados;
BOTONES DE INFORMACIÓN: en la parte superior, la pantalla presenta 3 botones:
SOLAPA EN CARTERA
BUSQUEDA AVANZADA: presionando este botón, se despliega una pantalla que permite, en base a varios filtros, hace la búsqueda de un cupón:
Ingresados los filtros, se procesa la información; la pantalla mostrará los valores que respondan a los filtros:
Sobre la izquierda enumera los cupones que responden a la búsqueda y sobre la derecha amplía la información del valor sobre el cual se encuentra el cursor.
ANALISIS GRAFICO DE TARJETAS: presionándolo, muestra un gráfico de los valores en cartera:
RELEE CUPONES CARTERA: ejecuta nuevamente la selección, actualizándola.
BOTONES DE INFORMACIÓN: en la parte superior, la pantalla presenta 3 botones:
SOLAPA OTROS ESTADOS:
BUSQUEDA AVANZADA: presionando este botón, se despliega una pantalla que permite, en base a varios filtros, hace la búsqueda de un cupón:
Ingresados los filtros, se procesa la información; la pantalla mostrará los valores que respondan a los filtros:
Sobre la izquierda enumera los cupones que responden a la búsqueda y sobre la derecha amplía la información del valor sobre el cual se encuentra el cursor.
RELEE CUPONES HISTORICO: ejecuta nuevamente la selección, actualizándola;
VER TRAZABILIDAD: permite recrear la “ruta” seguida por el valor:
BOTONES OPERATIVOS: en la parte inferior, la pantalla presenta 10 botones:
SOLAPA EN CARTERA
INGRESAR TARJETA: habilita el ingreso “directo” de un cupón de tarjeta de crédito (“directo” porque no se ingresa por haber sido recibido en pago, sino por otros motivos); la pantalla de ingreso solicita datos sobre el valor:
Los datos solicitados son:
Fecha: fecha de ingreso;
Cod. Tarjeta: es un dato de TABLA, que permite seleccionar la entidad emisora de la tarjeta con datos que fueron ingresados en el ABM de TARJETAS DE CREDITO;
Número: número del cupón;
Fecha Vto.: fecha de vencimiento del cupón;
Cuotas: cantidad de cuotas;
Importe: monto del cupón;
Comentario: se debe seleccionar el concepto que corresponda; es un dato de TABLA, por lo que puede desplegarse y ofrecerá todos los conceptos disponibles habilitados (pertenecientes al Grupo “Bancos”);
Cod. Cliente: se debe seleccionar un cliente de quien se recibe el valor; es un dato de TABLA, creado en el ABM de CLIENTES; al desplegarse, se selecciona al cliente a través de alguna de las múltiples opciones de búsqueda; el cliente también puede ser ingresado directamente, si se conoce su código.
MODIFICAR: permite modificar datos de un cupón que se encuentre en cartera:
Una vez modificados, se procesa la información y se guarda actualizada;
BAJAS: permite dar de baja un cupón, para el caso de necesitar eliminarlo, por algún motivo:
VISUALIZAR: presionando este botón, se observa, en detalle, toda la información sobre el cupón:
PASAR A DEPOSITADO: posicionándose sobre un valor, presionando este botón se organiza el depósito:
Previamente debió indicarse la cuenta bancaria propia a la cual enviarlo, por lo que ACEPTANDO, el depósito se confirma;
PASAR A DEPOSITADO X LOTES: es una variante de modo de depositar que permite hacerlo con más de un cupón, armando un “lote”; se marcan los valores y se presiona este botón, conformándose el depósito.
El sistema calculará el total del depósito y lo informa por pantalla;
VER TRAZABILIDAD: permite recrear la “ruta” seguida por el valor:
MARCA/DESMARCA CUPONES: presionando este botón o la tecla F2, marca o desmarca un cupón (por ejemplo para el depósito x lotes);
DESMARCA TODO: presionando este botón o la tecla F3, desmarca todos los cupones marcados;
CERRAR: para salir de la pantalla.
BOTONES OPERATIVOS: en la parte inferior, la pantalla presenta 6 botones:
SOLAPA Otros Estados - DEPOSITADOS
PASA A RECHAZADO: seleccionado un cupón, lo RECHAZA, es decir informa que, por algún motivo, el mismo no puede ser cobrado; como toda función de anulación, el sistema advierte.
Confirmado el rechazo, el sistema pide información:
Gastos: si se quieren ingresar los gastos en que se incurrirá por el rechazo;
Motivo: campo de libre escritura para aclarar el motivo del rechazo:
Finalmente, se debe ingresar el CONCEPTO que registre este rechazo:
RETORNO A CARTERA: permite que un valor ya depositado vuelva a la cartera; por tratarse de un cambio de estado, el sistema solicita la confirmación.
VISUALIZAR: presionando este botón, se observa, en detalle, toda la información sobre el cupón:
MARCA/DESMARCA CUPONES: presionando este botón o la tecla F2, marca o desmarca un cupón (por ejemplo para el depósito x lotes);
DESMARCA TODO: presionando este botón o la tecla F3, desmarca todos los cupones marcados;
SALIR: para salir de la pantalla.
BOTONES OPERATIVOS: en la parte inferior, la pantalla presenta 6 botones:
SOLAPA Otros Estados - ENTREGADOS
PASA A RECHAZADO: seleccionado un cupón, lo RECHAZA, es decir informa que, por algún motivo, el mismo no puede ser cobrado; como toda función de anulación, el sistema advierte.
Confirmado el rechazo, el sistema pide información:
Gastos: si se quieren ingresar los gastos en que se incurrirá por el rechazo;
Motivo: campo de libre escritura para aclarar el motivo del rechazo:
Finalmente, se debe ingresar el CONCEPTO que registre este rechazo:
RETORNO A CARTERA: permite que un valor ya depositado vuelva a la cartera; por tratarse de un cambio de estado, el sistema solicita la confirmación;
VISUALIZAR: presionando este botón, se observa, en detalle, toda la información sobre el cupón:
MARCA/DESMARCA CUPONES: presionando este botón o la tecla F2, marca o desmarca un cupón (por ejemplo para el depósito x lotes);
DESMARCA TODO: presionando este botón o la tecla F3, desmarca todos los cupones marcados;
CERRAR: para salir de la pantalla.
BOTONES OPERATIVOS: en la parte inferior, la pantalla presenta 5 botones:
SOLAPA Otros Estados – RECHAZADOS
BAJA DE CUPONES: marcado un cupón, se ordena su baja; por tratarse de un cambio de estado, el sistema advertirá.
Confirmada la baja, solicitará información:
Fecha: fecha en que se desea se registre la baja;
Motivo: campo de libre escritura para aclarar el motivo de la baja.
Finalmente, se debe ingresar el CONCEPTO que registre este rechazo:
VISUALIZAR: presionando este botón, se observa, en detalle, toda la información sobre el cupón:
MARCA/DESMARCA CUPONES: presionando este botón o la tecla F2, marca o desmarca un cupón (por ejemplo para el depósito x lotes);
DESMARCA TODO: presionando este botón o la tecla F3, desmarca todos los cupones marcados;
CERRAR: para salir de la pantalla.
BOTONES OPERATIVOS: en la parte inferior, la pantalla presenta 5 botones:
SOLAPA Otros Estados – BAJAS
BORRAR CUPONES: permite eliminar cupones del registro; como es un a función de borrado, el sistema solicita confirmación. Confirmada, se produce la baja.
VISUALIZAR: presionando este botón, se observa, en detalle, toda la información sobre el cupón:
MARCA/DESMARCA CUPONES: presionando este botón o la tecla F2, marca o desmarca un cupón (por ejemplo para el depósito x lotes);
DESMARCA TODO: presionando este botón o la tecla F3, desmarca todos los cupones marcados;
CERRAR: para salir de la pantalla.
7.10 BUSQUEDA DE CUPONES EN CARTERA Este punto del sistema permite buscar CUPONES DE TARJETAS DE CREDITO que hayan sido recibidos y que se encuentren en cartera.
La pantalla inicial presenta varios filtros:
Donde deben definirse:
Desde / hasta fecha: rango de fechas en que se ingresó el cupón;
número: número del cupón recibido;
desde / hasta importe: rango de importes del cupón buscado.
Ingresados todos los datos solicitados, se presiona “Procesar Consulta”
La pantalla muestra todos los cupones que responden a la búsqueda realizada.
Sobre la izquierda se da una lista de los cupones:
Donde se detalla:
Fecha: la fecha de ingreso del valor;
Número: número del cupón;
Importe: importe del cupón;
Estado: en este caso, “en cartera”.
Sobre la derecha un detalle del cupón sobre el cual se está posicionado; en este detalle se mencionan los datos completos del valor:
7.11 BUSQUEDA DE CUPONES EN HISTORICO Este punto del sistema permite buscar CUPONES DE TARJETA DE CREDITO que hayan sido recibidos y que se encuentren en cualquier estado: cartera, entregados, depositados, dados de baja o rechazados.
La pantalla inicial presenta varios filtros:
Donde deben definirse:
Desde / hasta fecha: rango de fechas en que se ingresó el cupón;
Número: número del cupón;
Desde / hasta importe: rango de importes del cupón buscado.
Estado: permite filtrar por estado en que se encuentre el valor; presionando el botón permite seleccionar de la lista.
Ingresados todos los datos solicitados, se procesa la consulta:
La pantalla muestra todos los cheques que responden a la búsqueda realizada.
Sobre la izquierda se da una lista de los cupones:
Donde se detalla:
Fecha: la fecha de ingreso del valor;
Número: número del cupón;
Importe: importe del cupón;
Estado: en diferentes colores, establece el estado actual del cupón.
Sobre la derecha un detalle del cupón sobre el cual se está posicionado; en este detalle se mencionan los datos completos del valor.
7.12 APERTURA DE CAJA Este punto del sistema permite ABRIR UNA CAJA, es decir que el procedimiento administrativo consiste en una apertura y un cierre de caja en forma periódica.
La pantalla es una pantalla operativa de carga de datos:
En esta pantalla deben ingresarse los valores que se encuentran en caja al momento de la apertura, es decir que debe hacerse un arqueo e ingresar, en la línea que corresponda, el monto de dinero en cada moneda.
Podrá, además, agregarse una NOTA, en el campo habilitado en la parte inferior.
Luego, se presiona el botón Guardar (F5) o la tecla F5 y los datos son guardados.
En la parte superior de la pantalla, pueden observarse los datos básicos de la apertura de la caja:
Estos datos, que se grabarán, indican fecha, hora y usuario que genera la apertura.
Tras confirmar el ingreso, el sistema emitirá un reporte en forma impresa que dejará constancia de la composición de la caja al momento de la apertura:
POSIBLE ERROR
En el caso de no haberse cerrado la caja anterior (CIERRE DE CAJA), la misma no podrá ser cerrada; el sistema lo advertirá:
7.13 CIERRE DE CAJA Este punto del sistema permite CERRAR UNA CAJA, es decir que el procedimiento administrativo consiste en una apertura y un cierre de caja en forma periódica.
La pantalla es una pantalla operativa de carga de datos:
En esta pantalla deben ingresarse los valores que se encuentran en caja al momento de la cierre, es decir que debe hacerse un arqueo e ingresar, en la línea que corresponda, el monto de dinero en cada moneda.
Como se puede observar, sobre la izquierda, hay una columna que indica la información ingresada al momento de la apertura de la caja.
Podrá, además, agregarse una NOTA, en el campo habilitado en la parte inferior.
Luego, se presiona el botón Guardar (F5) o la tecla F5 y los datos son guardados.
En la parte superior de la pantalla, pueden observarse los datos básicos de la apertura de la caja:
Estos datos, que se grabarán, indican fecha, hora y usuario que genera el cierre.
Finalizada la carga, el sistema genera un reporte escrito conteniendo los datos ingresados:
POSIBLE ERROR
En el caso de no haberse abierto la caja (APERTURA DE CAJA), la misma no podrá ser cerrada; el sistema lo advertirá:
7.14 REIMPRESION DE CIERRE DE CAJA El sistema, al cerrar una caja, emite un comprobante respaldatorio que puede ser impreso o no, según sea el procedimiento administrativo.
Si eventualmente se deseara reimprimir algún cierre, se utiliza este punto del programa: REIMPRESION DE CIERRE DE CAJA.
La pantalla que muestra es la pantalla de apertura/cierre en blanco, pero en la parte superior ofrece la alternativa de selección del cierre a reimprimir:
Presionando sobre “Seleccione el cierre a Reimprimir”, el sistema despliega una pantalla donde ofrece todos los cierres realizados:
Posicionándose sobre el que se desea reimprimir, se presiona el botón “Elegir” o se hace doble click y el sistema despliega la pantalla con los detalles de ese cierre:
Finalmente ofrece la opción de ejecutar la reimpresión con el botón
“Reimprimir”, generándose un reporte:
7.15 MOVIMIENTO DE DINERO ENTRE CAJAS Al existir la posibilidad de tener varias cajas (por ejemplo, una por sucursal), el sistema establece un procedimiento de transferencia de dinero entre ellas.
PROCEDIMIENTO: la propuesta del sistema se basa en la existencia de una CAJA CENTRAL, donde rendirán las cajas de las diferentes sucursales.
Este esquema supone que las cajas de sucursales deben remitir parte o todo el dinero recaudado a la Caja central, donde será controlado y validada la transferencia.
ESTE ESQUEMA ES SOLO PARA DINERO EN EFECTIVO.
(los cheques y cupones de tarjetas se administran por otros programas).
La pantalla:
Donde deben ingresarse:
Fecha: el sistema propone la fecha del día, pero puede modificarse;
Moneda: se debe seleccionar la moneda en que se realizará la transferencia, desplegando las opciones ofrecidas:
Cada moneda traerá su cotización para que sea considerada al momento de la operación;
Importe: se debe ingresar el monto de la transferencia;
Concepto: campo de libre escritura, donde se pueden indicar características de la transferencia;
De caja: caja desde la cual se genera la transferencia; se puede seleccionar de las opciones que se ofrecen, desplegando “ABM Caja”.
A caja: caja a la cual se destina la transferencia; también puede desplegarse de las opciones ofrecidas;
Ingresados los datos solicitados, la pantalla mostrará la propuesta de transferencia, con todos los datos y la correspondiente registración contable:
Botones operativos:
Aceptar: confirma la transferencia; al aprobarla, propone la impresión de un comprobante respaldatorio por duplicado, el cual, según el procedimiento administrativo de la empresa, se utilizará como aval de la operación realizada:
Regenerar: borra los datos ingresados (es decir NO REALIZA LA TRANSFERENCIA), dejando la pantalla disponible para ingresar nuevos datos;
Salir: sale de la pantalla.
OBSERVACIONES AL PROCEDIMIENTO
El esquema que propone el sistema es que la sucursal que transfiere, ingresa, por medio de este programa, su envío pero el mismo debe ser recibido por la caja destino (“A Caja”), por lo que ésta debe confirmar la correcta recepción del dinero que indica la transferencia.
Por este motivo, cada sucursal deberá contar con 2 cajas:
Caja Operativa: la cual es la caja de uso normal, desde la cual se transfiere;
Caja de Transferencias: caja a la cual se transfiere.
La Casa Central, una vez controlados los valores recibidos, transfiere desde la caja de transferencia de la sucursal a su propia caja.
PASOS OPERATIVOS:
Sucursal genera transferencia:
Casa Central, controla el dinero recibido y aprueba la transferencia:
7.16 CAMBIO DE DIVISAS Dada la existencia de varias monedas (cada una de ellas con su cotización), existe la posibilidad de producir cambios entre ellas, es decir comprar o vender ciertas monedas:
La pantalla:
Donde los datos a ingresar serán:
Caja: caja en la cual se realizará la operación;
Fecha: el sistema propone la fecha del día, pero puede ser modificada;
Operación: debe seleccionarse una de las 2 alternativas COMPRA o VENTA;
Moneda: : se debe seleccionar la moneda en que se realizará la operación, desplegando las opciones ofrecidas:
Cada moneda traerá su cotización para que sea considerada al momento de la operación;
Importe: se debe ingresar el monto de la operación;
Concepto: campo de libre escritura, donde se pueden indicar características de la compra/venta;
Ingresados todos los datos, la pantalla mostrará:
Botones operativos:
Aceptar: confirma la compra o venta; al aprobarla, propone la impresión de un comprobante respaldatorio por duplicado, el cual, según el procedimiento administrativo de la empresa, se utilizará como aval de la operación realizada:
Reingresar: borra los datos ingresados (es decir NO REALIZA LA OPERACION), dejando la pantalla disponible para ingresar nuevos datos;
Salir: sale de la pantalla.
8 CTAS CTES
8.1 CLIENTES
8.1.1 RECIBOS Dentro del menú “CLIENTES” existe la alternativa de cobrar a quienes tienen cuentas corrientes, tanto como pago de una deuda existente como anticipos; en todos los casos, al percibir dinero, se emite un RECIBO, comprobante que avala la entrega de dinero por parte de un cliente.
Al desplegarse la pantalla:
Muestra varios puntos a considerar:
Datos a ingresar:
Cliente: se debe indicar el cliente al cual se le facturará; es un dato de TABLA creado en el ABM de CLIENTES; al desplegarse, se selecciona al cliente a través de alguna de las múltiples opciones de búsqueda:
El cliente también puede ser ingresado directamente, si se conoce su código.
NOTA: la pantalla de búsqueda de CLIENTES, es la pantalla del ABM DE CLIENTES, por lo que desde este punto pueden ejecutarse todas las funciones del ABM: crear nuevos clientes, modificarlos, visualizarlos, ver su cuenta corriente.
Este punto está limitado a los usuarios autorizados por el esquema de SEGURIDAD.
Al ingresar el dato de cliente, el sistema “trae” los datos asociados a él, ingresados en el ABM:
Estos datos pueden modificarse:
Cobrador: persona que realiza la cobranza; es un dato de TABLA creado en la Tabla de COBRADORES; al desplegarse, se selecciona al cobrador a través de alguna de las múltiples opciones de búsqueda;
Fecha Rbo: fecha que se desea tome el recibo;
Fecha Cob: fecha efectiva de realización de la cobranza (puede o no coincidir con la fecha del recibo);
Vendedor(1): vendedor que realiza la operación; es un dato de TABLA creado en la tabla de VENDEDORES; al desplegarse, se selecciona al vendedor a través de alguna de las múltiples opciones de búsqueda;
Vendedor(2): vendedor que realiza la operación; es un dato de TABLA creado en la tabla de VENDEDORES; al desplegarse, se selecciona al vendedor a través de alguna de las múltiples opciones de búsqueda;
Mov. Sucursal: limita los movimientos a analizar a una sucursal o a todas (valor = 0);
Permite Cambiar Suc. Y PV : esta opción de tilde habilita o no el cambio de sucursal y punto de venta para el recibo. Este punto se PARAMETRIZA.
Una vez ingresados estos valores, la pantalla muestra el detalle de la deuda del cliente:
8.1.1.1 ALTERNATIVAS DE APLICACIÓN DE LOS PAGOS DEL CLIENTE Alternativa A: CANCELACION DE UNA O MÁS FACTURAS:
Es el caso en que el cliente cancela una o más facturas por el total de la sumatoria de las mismas; en ese caso se deben seleccionar las facturas: se las selecciona haciendo doble click SOBRE LA LINEA DE LAFACTURA (sobre cualquier punto del renglón):
Alternativa B: CANCELACION A CUENTA DE UNA FACTURA
Es el caso en que el cliente entrega una suma de dinero a cuenta de una factura concreta, aunque no es suficiente para cancelarla en su totalidad; en ese caso se debe seleccionar la factura: se la selecciona haciendo doble click SOBRE LA LINEA DE LA FACTURA (sobre cualquier punto del renglón), del mismo modo que la ALTERNATIVA “A” y se presiona el botón PASE A CUENTA, el cual produce la apertura de una pantalla donde se debe indicar el MONTO que el cliente abona:
La pantalla que se despliega es la siguiente:
El importe que se propone es el total adeudado de la factura; allí se ingresa la cantidad que se desee, la cual será aplicada a esa factura.
Alternativa C: ENTREGA DE UNA SUMA DE DINERO “ A APLICAR”:
Es el caso en que el cliente entrega una suma de dinero para aplicar al total de la deuda; en este caso el sistema elige aplicar en orden cronológico, es decir que comienza a cancelar las deudas más antiguas hasta las más nuevas.
En este caso se elige el botón IMPORTE DE CONTROL:
En ese campo se ingresa el monto que el cliente abona, se presiona el botón de la derecha y el sistema automáticamente propone la aplicación, la cual se exhibe “marcando” las facturas que se cancelarán:
En este ejemplo, se propuso un pago de $ 1.200 y el sistema lo aplica a la factura 1231 (por valor de $ 1.198,35, lo que la cancela en su totalidad) y a la 3312 (a la que le aplica a cuenta $ 1,65).
Alternativa D: ENTREGA DE UNA SUMA DE DINERO “ A CUENTA”(PAGO ANTICIPADO):
Es el caso en que el cliente entrega una suma de dinero a cuenta, es decir que no tiene una deuda, pero anticipa dinero, se debe seleccionar la opción PAGO ANTICIPADO y determinar la cifra que se ingresará:
Haciendo click sobre el recuadro junto a la pregunta “ Pago Anticipado ?”, se permite ingresar la cifra de dinero que se aplicará a cuenta, con un comprobante PA.
APLICACION DEL PAGO A CUENTA
La aplicación del pago a cuenta (en forma inmediata o posteriormente), consiste en asignar el dinero recibido “ a cuenta” e imputarlo a deudas del cliente (factura o nota de débito). Esto se hace seleccionando en la misma pantalla de RECIBOS, la opción Imputa solo movimientos ?
Esta opción permite tomar el dinero anticipado y seleccionar a qué se aplica.
En este ejemplo, este cliente tiene a favor $ 1.501:
Por lo tanto, el máximo que se podrá aplicar será de $ 1.501, es decir que se podrán cancelar facturas por ese monto, o bien cancelarlas por un monto menor quedando un saldo aún “ a cuenta”.
El procedimiento es:
1. Seleccionar las facturas a aplicar(en el ejemplo se seleccionan las dos primeras);
2. Observar el total (en este caso suman $ 1.458,10);
3. Se selecciona el pago a cuenta (Comprobante PA), marcándolo como cualquier otro comprobante;
4. Si se observa el TOTAL, ahora indica -42,90, es decir que del total de $ 1.501, se aplicarán 1.458,10, por lo que “sobrarán” (es decir quedarán a cuenta) los $ 42,90
5. Se presiona el botón Pase a Cuenta y se despliega una pantalla que pide qué cifra de ese comprobante se va a utilizar para aplicar a facturas (en este ejemplo, lo que se aplica son $ 1.458,10)
En el recuadro se ingresa la cifra que se va a aplicar ($ 1.458,10); al confirmar, se da la orden de PROCESAR, el sistema aplica y propone la impresión de un RECIBO.
Alternativa E: PAGO “EN EXCESO”
Es el caso en que el cliente entrega una suma de dinero superior a la deuda; tomando como ejemplo la situación de este cliente:
Si el cliente desea abonar la única factura que adeuda (por $ 716,48), pero va a abonar $ 800 , por lo que quedarán $ 83,52.
En este caso, se cancelará la factura (como en la ALTERNATIVA “A”) y se aplicará el saldo a CUENTA (como en la ALTERNATIVA “D “).
Operativamente, se marca la factura y el saldo ( $ 83,52 en el ejemplo) se aplican “ a cuenta”:
Se procesa ingresando el dinero como se explica a continuación.
8.1.1.2 INGRESO DEL MODO DE PAGO En cualquiera de las alternativas elegidas, una vez seleccionado qué se va a cancelar, se debe presionar el botón PROCESAR:
En esta condición, se podrá abonar utilizando 3 alternativas posibles o la COMBINACION de varias o todas ellas:
EFECTIVO: por defecto el sistema ofrece esta alternativa (observar que en el campo grisado junto al ícono EFECTIVO, figura la cifra a abonar); de ser así, sólo se confirma el pago, presionando el botón “Imprime” , el cual cerrará la factura, pasando a su IMPRESIÓN.
Una alternativa que ofrece el sistema es el cálculo automático del vuelto a entregar, ingresando el dinero recibido en el campo grisado junto al botón “Alt_Q – Monto Entregado”, de este modo, el sistema calculará el vuelto a entregar al cliente:
En el caso de no abonarse en EFECTIVO, debe borrarse el campo grisado (que contiene la cifra a cancelar por defecto); esto puede hacerse posicionándose sobre ese campo y borrando el contenido, o presionando el botón
.
TARJETA DE CREDITO: en caso de utilizarse esta opción de pago, se debe presionar el botón “tarjetas” , el cual desplegará otra pantalla donde ingresar los datos de la tarjeta:
En este caso, los datos a ingresar serán:
Importe: monto que se va a cancelar con la tarjeta (puede desdoblarse el monto en más de una tarjeta o bien compartirse varios medios de pago);
Tarjeta: desplegando las opciones que ofrece (dadas de alta en TABLAS VARIAS – TARJETAS DE CREDITO), se elige la tarjeta con la que se está cobrando;
Cuotas: si se utiliza un plan de cuotas, se despliegan las opciones y se elige la que corresponde (estos planes fueron ingresados al dar de alta las tarjetas);
Nro. de Cupón: número del comprobante de venta (puede observarse en la parte superior izquierda de la pantalla
Comentario: campo libre para ingresar cualquier comentario; se sugiere sea utilizado para tomar DATOS DEL CLIENTE (número de documento, dirección, teléfono, etc.).
OBSERVACION: en la parte INFERIOR DERECHA de la pantalla de TARJETAS, puede observarse un recuadro:
En el cual se indica el MONTO TOTAL de la factura, y cuánto se adeuda (“DIFERENCIA”).
De este modo, en caso de cancelarse con más de una tarjeta o más de una forma de pago se sabe cuál es el saldo que aún se adeuda.
CHEQUES: en caso de utilizarse esta opción de pago, se debe presionar el botón “Cheques”, el cual desplegará otra pantalla donde ingresar los datos del cheque:
En este caso, los datos a ingresar serán:
Importe: monto que se va a cancelar con la cheque (puede desdoblarse el monto en más de un cheque o bien compartirse varios medios de pago);
Número: número del cheque;
Tipo: desplegando las alternativas, el sistema ofrece dos:
“C”: para el caso de tratarse de un CHEQUE;
“I”: para el caso de un INTERDEPOSITO (es decir un depósito en nuestra cuenta corriente, realizado por un cliente).
Cod. Bco.: es un dato de TABLA que permite seleccionar el banco emisor del cheque:
Con datos que fueron ingresados en el ABM de BANCOS (debe recordarse que la codificación de los bancos es emitida por el Banco Central de la República Argentina);
Fecha Vto.: fecha de vencimiento del cheque;
Detalle: campo libre para el ingreso de datos;
CUIT: CUIT del firmante del cheque (que puede ser el cliente o un tercero)
OBSERVACION: en la parte INFERIOR DERECHA de la pantalla de CHEQUES, puede observarse un recuadro:
En el cual se indica el MONTO TOTAL de la factura, y cuánto se adeuda (“DIFERENCIA”).
De este modo, en caso de cancelarse con más de un cheque o más de una forma de pago se sabe cuál es el saldo que aún se adeuda.
EMISION DEL COMPROBANTE DE PAGO
Una vez finalizado el ingreso del medio de pago, se debe presionar IMPRIMIR, el cual procesa el pago y propone un comprobante, el cual se visualiza por pantalla, ofreciendo la alternativa de imprimirlo.
8.1.2 VISUALIZA RESUMEN DE CUENTA Dentro del menú “CLIENTES” existe la alternativa de ver la situación en que se encuentra una cuenta corriente; este punto ofrece un detalle de la composición de la deuda, con alternativas que permiten llegar al comprobante que inició la operación.
Al desplegarse la pantalla:
Datos a ingresar:
CLIENTE: se debe indicar el cliente al cual se le facturará; es un dato de TABLA, creado en el ABM de CLIENTES; al desplegarse, se selecciona al cliente a través de alguna de las múltiples opciones de búsqueda:
El cliente también puede ser ingresado directamente, si se conoce su código.
NOTA: la pantalla de búsqueda de CLIENTES, es la pantalla del ABM DE CLIENTES, por lo que desde este punto pueden ejecutarse todas las funciones del ABM: crear nuevos clientes, modificarlos, visualizarlos, ver su cuenta corriente. Este punto está limitado a los usuarios autorizados por el esquema de SEGURIDAD.
Una vez ingresado, la pantalla traerá la información de la cuenta corriente:
Esta información puede ser limitada, con el ingreso de otros 3 datos:
SOLO PENDIENTES: es un botón de tilde, que determina si se muestra sólo la deuda “pendiente”, es decir lo exigible lo que realmente nos deben o, destildándolo, todo el historial:
SUCURSAL: permite filtrar por sucursal, pudiendo ver la situación sólo de esa sucursal; si se deja en blanco (20”) toma todas las sucursales;
HASTA FECHA DE VTO.: permite limitar la situación de la Cta. Cte. a una fecha dada; resulta muy útil si se desea, por ejemplo, conocer la deuda al día de hoy, sabiendo que se han realizado operaciones que aún no han vencido (por lo tanto, al día de hoy “no nos deben”):
DESPLEGANDO LA INFORMACION
En este programa, como en otros, se puede llegar hasta el origen mismo de las operaciones, accediendo a visualizar el comprobante tal como fue ingresado.
Desplegada la pantalla, posicionándose sobre un comprobante, haciendo doble click, el mismo se muestra tal como fue dado de alta:
Este comprobante FC es el que fue ingresado al sistema al momento de registrar la factura; presenta 2 botones operativos, que permiten ampliar la información:
VER ASIENTO CONTABLE: presionándolo, se despliega la registración contable que originó este comprobante:
FORMA DE PAGO: permite ver cómo fue cancelada la factura, mostrando todas las formas de pago que pudieron utilizarse:
En el caso puntual de los comprobantes PA (PAGO ANTICIPADO) y RC (RECIBO) ofrece también la alternativa de otros botones operativos:
REIMPRIMIR COMPROBANTE: reimprime el comprobante, tal como fue ingresado.
BOTONES OPERATIVOS
La pantalla inicial de la VISUALIZACION DE RESUMEN DE CUENTA, presenta 4 botones operativos:
IMPRIMIR: permite imprimir la información de la pantalla; toma el formato de un resumen de Cta.:
ACTUALIZAR: actualiza la información al instante;
REINGRESAR: borra toda la información ingresada, sin ejecutar ninguna operación, dejando la pantalla disponible para ingresar una nueva OP;
CANCELAR: sale de la pantalla.
INFORMACION FINANCIERA
Finalmente, al pie de pantalla, sobre la derecha, se muestra, en cualquiera de los modos de visualización, 4 informaciones que afectan a la Cta. Cte.:
SALDO CHEQUES (+ ENTREGADOS): en la operatoria comercial, pueden recibirse cheques de pago diferido, es decir que si bien tenemos los valores en nuestro poder (que cancelaron la deuda comercial), esos valores aún no han sido realizados, por lo que constituyen una deuda financiera, porque están por vencer y por lo tanto no pueden ser ni cobrados, ni depositados, ni cancelaron deudas propias (aún cuando pueden haber sido entregados); esta deuda financiera afecta al límite de crédito del cliente;
SALDO CHEQUES RECHAZADOS: si de entre los cheques recibidos, alguno de ellos fue rechazado, se informa en este punto;
TOTAL SALDO + CHEQUES: aquí se calcula el saldo NETO de deuda comercial del cliente: la deuda comercial, menos los valores recibidos;
SALDO RESULTANTE: saldo final de deuda.
8.1.3 PASE MANUAL DE CTA CTE Dentro del menú “CLIENTES” existe la alternativa de ingresar en la cuenta corriente un PASE MANUAL, es decir un comprobante por fuera del procedimiento habitual de ventas; esto puede deberse al ingreso de un saldo inicial, a un ajuste, etc.
Estos ajustes NO se registrarán en el subdiario de Ventas. Pero sí lo harán en la cuenta corriente del cliente.
Al desplegarse la pantalla:
Datos a ingresar
Cliente: se debe indicar el cliente al cual se le facturará; es un dato de TABLA, creado en el ABM de CLIENTES; al desplegarse, se selecciona al cliente a través de alguna de las múltiples opciones de búsqueda:
NOTA: la pantalla de búsqueda de CLIENTES, es la pantalla del ABM DE CLIENTES, por lo que desde este punto pueden ejecutarse todas las funciones del ABM: crear nuevos clientes, modificarlos, visualizarlos, ver su cuenta corriente. Este punto está limitado a los usuarios autorizados por el esquema de SEGURIDAD
Fecha de trabajo: fecha en que se está realizando el pase;
Código moneda: moneda en la que se expresará la operación; corresponde a las ingresadas en la TABLA de MONEDAS;
Cotización: cotización de la moneda seleccionada; el sistema trae la ingresada en la Tabla, pero puede ser modificada.
Ingresados los datos, la pantalla está lista para el ingreso del pase:
Donde deben ingresarse:
CONCEPTO: campo de escritura libre donde ingresar un comentario breve que explique el movimiento;
COMPROBANTE: tipo de comprobante que se ingresará; puede ser un comprobante típico ( factura, nota de crédito/débito) o un comprobante específico como “documento”;
LETRA PTO VTA NÚMERO: datos del comprobante ingresado;
CUOTAS FECHA VTO.: cantidad de cuotas y vencimiento del comprobante ingresado;
NETO IMPORTE: montos del comprobante.
Una vez ingresados todos los datos, la pantalla mostrará:
Esta pantalla presenta 2 solapas:
Solapa MOVIMIENTOS: con los movimientos ingresados:
Solapa ASIENTO X DEFECTO, donde deben ingresarse las cuentas contables que registrarán el pase:
Donde debe ingresarse:
Diario: diario contable en el cual ingresar el pase;
Debe: cuenta contable que registrará al debe;
Haber: cuenta contable del haber;
Leyenda: campo de libre escritura para explicar la registración.
Finalizada la carga de los datos contables, se “PROCESA (F10)”, registrándose el ingreso del pase manual a la Cta. Cte. del cliente:
OTROS BOTONES OPERATIVOS:
MODIFICA ITEM: modifica una línea ya ingresada;
ELIMINA ITEM: elimina una línea ingresada;
REINGRESAR: borra los datos ingresados, dejando la pantalla en blanco para un nuevo ingreso;
CANCELAR: sale de la pantalla.
8.1.4 ANULACION DE MOVIMIENTOS
8.1.4.1 ANULACION DE RECIBOS Este esquema permite anular RECIBOS de cobranza ya ingresados; naturalmente, al eliminarlos desaparecen todas las registraciones relacionadas, por ejemplo, la Cta. Cte.
La pantalla inicial presenta los filtros para ubicar el recibo a anular:
Sucursal: sucursal en donde se emitió el recibo;
Desde fecha / hasta fecha: rango de fechas entre las cuales se registró el recibo;
Código cliente: cliente al cual se le emitió el recibo.
Ingresados los datos, se “PROCESA CONSULTA (F10)” y la pantalla mostrará todos los comprobantes que respondan a los filtros:
ANULACION:
Posicionándose sobre un comprobante, se presiona “ANULAR”. Por tratarse de una anulación, el sistema advertirá:
Si se confirma, el sistema ANULARA EL RECIBO, notificando:
Si se vuelve a observar la pantalla de recibos a anular, el comprobante eliminado ya no figura:
8.1.4.2 ANULACION DE PASES MANUALES Este esquema permite anular PASES MANUALES ya ingresados; naturalmente, al eliminarlos desaparecen todas las registraciones relacionadas, por ejemplo, la cta Cte.
La pantalla inicial presenta los filtros para ubicar el recibo a anular:
Sucursal: sucursal en donde se realizó el pase;
Desde fecha / hasta fecha: rango de fechas entre las cuales se registró el pase;
Código cliente: cliente al cual se realizó el pase.
Ingresados los datos, se “PROCESA CONSULTA (F10)” y la pantalla mostrará todos los comprobantes que respondan a los filtros:
ANULACION:
Posicionándose sobre un comprobante, se presiona “ANULAR”. Por tratarse de una anulación, el sistema advertirá:
Si se confirma, el sistema ANULARA EL PASE, notificando:
Si se vuelve a observar la pantalla de pases a anular, el comprobante eliminado ya no figura:
8.1.4.3 ANULACION DE IMPUTACIONES A CTA CTE Este esquema permite anular IMPUTACIONES realizadas en CTA CTE, es decir APLICACIONES ya ingresados; naturalmente, al eliminarlos desaparecen todas las registraciones relacionadas, por ejemplo, la Cta. Cte.
La pantalla inicial presenta los filtros para ubicar la imputación a anular:
Sucursal: sucursal en donde se realizó el pase;
Desde fecha / hasta fecha: rango de fechas entre las cuales se registró el pase;
Código cliente: cliente al cual se realizó el pase.
Ingresados los datos, se “PROCESO CONSULTA (F10)” y la pantalla mostrará todos los comprobantes que respondan a los filtros:
ANULACION:
Posicionándose sobre un comprobante, se presiona “ANULAR”. Por tratarse de una anulación, el sistema advertirá:
Si se confirma, el sistema ANULARA EL PASE, notificando:
Si se vuelve a observar la pantalla de pases a anular, el comprobante eliminado ya no figura:
8.2 PROVEEDORES
8.2.1 ORDENES DE PAGO Dentro del menú “PROVEEDORES” existe la alternativa de pagar a quienes tienen cuentas corrientes, tanto como pago de una deuda existente como anticipos; en todos los casos, al entregar dinero, se emite una ORDEN DE PAGO, comprobante que avala la entrega a un proveedor.
Al desplegarse la pantalla:
Se ingresa el dato del PROVEEDOR; indica quién es el proveedor que nos está facturando; es un dato de TABLA, creado en el ABM de PROVEEDORES; al desplegarse, se selecciona al proveedor a través de alguna de las múltiples opciones de búsqueda:
NOTA: la pantalla de búsqueda de PROVEDORES, es la pantalla del ABM DE PROVEEDORES, por lo que desde este punto pueden ejecutarse todas las funciones del ABM: crear nuevos proveedores, modificarlos, visualizarlos, ver su cuenta corriente. Este punto está limitado a los usuarios autorizados por el esquema de SEGURIDAD.
El proveedor también puede ser ingresado directamente, si se conoce su código.
Una vez ingresado, la pantalla traerá la información de la cuenta corriente:
A partir de esta información, se determina cómo se abonará al proveedor.
8.2.1.1 ALTERNATIVAS DE APLICACIÓN DE LOS PAGOS A UN PROVEEDOR Alternativa A: CANCELACION DE UNA O MAS FACTURAS:
Es el caso en que se cancela uno o más comprobantes que se adeudan al proveedor por el total de la sumatoria de los mismos; en ese caso se seleccionan los comprobantes, haciendo DOBLE CLICK SOBRE LA LINEA (sobre cualquier punto del renglón):
Alternativa B: CANCELACION A CUENTA DE UNA FACTURA
Es el caso en que se entrega al proveedor una suma de dinero a cuenta de una factura concreta, aunque no suficiente para cancelarla en su totalidad; en ese caso, se selecciona la factura (del mismo modo que en la
alternativa A), y se presiona el botón PASE A CUENTA, el cual genera la apertura de una pantalla en la que se ingresará la suma que se está abonando:
La pantalla que se despliega es la siguiente:
El importe que se propone es el total adeudado de la factura; allí se ingresa la cantidad que se desee, la cual será aplicada a la factura, disminuyendo la deuda: en este caso, por ejemplo, se abonan $ 1000:
Una vez procesado el pago, la pantalla muestra la deuda original del comprobante, reducida por el pago a cuenta realizado:
Alternativa C: ENTREGA DE UNA SUMA DE DINERO “ A APLICAR”;
Es el caso en que se le entrega una suma de dinero al proveedor para aplicar al total de la deuda; ante esta situación, el sistema utiliza el método de aplicar ese dinero a cancelar la deuda más antigua:
En este caso, no se seleccionan facturas, sino que se ingresa en el IMPORTE DE CONTROL
En ese campo se ingresa el monto de dinero que se entrega al proveedor; luego se presiona el botón de la derecha y el sistema automáticamente aplicará ese pago con el sistema mencionado.
La pantalla siguiente, muestra cómo se aplicará el pago, “marcando” las facturas a cancelar:
En este ejemplo, se propuso un pago de $2.000, por lo que el sistema lo aplica al total de la factura A 1-15 (por $ 1.179,76) y a cuenta de la A 1-158 , quedando en esta última un saldo por la diferencia.
Alternativa D: ENTREGA DE UNA SUMA DE DINERO “ ACUENTA” (PAGO ANTICIPADO):
Es el caso en que se entrega al proveedor una suma de dinero a cuenta, es decir no aplicable a una deuda; en este caso, se elige la opción PAGO ANTICIPADO y allí se ingresa la cifra que se abona:
Haciendo click sobre el cuadro junto a la pregunta “Pago anticipado ?”, se habilita la opción y se permite ingresar la cifra de dinero; el sistema lo ingresará como dinero a favor, con un comprobante PA.
La cuenta, luego del pago anticipado, mostrará la nueva composición de la deuda:
APLICACION DEL PAGO A CUENTA:
La aplicación del pago realizado a cuenta (ya sea en forma inmediata o posteriormente), consiste en asignar dinero entregado “ a cuenta” e imputarlo a deudas que tengamos con el proveedor. Esto se hace seleccionando la opción Solo imputa movimiento
Esta opción permite tomar el dinero entregado en forma anticipada y seleccionar a qué se aplica.
En el ejemplo que elaboramos anteriormente, tenemos a favor $ 100 (del PA 1-1536); por lo tanto, ése será el máximo de dinero que podrá aplicarse, por lo que se podrán cancelar facturas en su totalidad, o si es insuficiente, se cancelarán a cuenta, quedando un saldo adeudado en cuenta.
El procedimiento es:
1. Se selecciona la factura (o facturas si las hay) a aplicar por un monto igual o menor al del anticipo (en este ejemplo se selecciona la primera); en este caso, seleccionamos la factura A 1-15
2. El sistema conforma un total (en este caso $ 1179,76);
3. Se selecciona el comprobante a cuenta (PA), marcándolo como la factura;
Se presiona el recuadro “Pase a Cuenta”, donde se confirma la cifra a aplicar (en el ejemplo $ 100) , luego se da la orden de Procesar.
El sistema aplica y propone la emisión de un Recibo.
Alternativa E: PAGO “EN EXCESO”
Es el caso en que abonamos al proveedor una cifra mayor a la deuda que tenemos (total o de un comprobante en particular), por ejemplo en el caso de entregarle un cheque de terceros por un valor semejante a la deuda, pero superior. En el caso del ejemplo:
Asumamos que se desea abonar la primera factura adeudada ($ 1.179,76), pero se le abonan $ 1.200, por lo que quedará un saldo “sobrante” de $ 20,24.
En este caso, se cancelará factura (como en la ALTERNATIVA A) y se aplicará el saldo A CUENTA (como en la alternativa D).
Operativamente, se marca la factura y el saldo ($ 78) se aplica “a cuenta”:
Se procesa ingresando el dinero como en el resto de los casos.
8.2.1.2 INGRESO DEL MODO DE PAGO AL PROVEEDOR: En cualquiera de las alternativas de pago descriptas, una vez seleccionado qué se va a cancelar, se debe presionar el botón PROCESAR:
Esta acción, despliega una pantalla con los posibles medios de pago:
Estas alternativas pueden ser:
EFECTIVO: en ese caso se completa el recuadro junto a “Efectivo” (que es el que se propone inicialmente) por el monto entregado al proveedor;
CHEQUES PROPIOS: al presionar este botón, se despliega una pantalla en la que ingresar todos los datos del cheque emitido:
Donde los datos a ingresar serán:
Importe del cheque;
Número del cheque;
Banco de nuestra cuenta bancaria.
CHEQUES DE TERCEROS: despliega la cartera de cheques en nuestro poder, permitiendo elegir cuál o cuáles de ellos entregar:
Se trata de la misma pantalla de información que ofrece el programa CHEQUE DE TERCEROS.
CUPONES TARJETAS: para el caso de ceder cupones de tarjetas, ofrece la cartera en nuestro poder.
Se trata de la misma pantalla de información que ofrece el programa CUPONES DE TARJETAS.
IMPRESION DE LA ORDEN DE PAGO: al finalizar el procedimiento de pago, el sistema propondrá la impresión de un comprobante que explique el pago realizado:
SOLAPAS DE LA PANTALLA DE ORDENES DE PAGO
La pantalla muestra 3 solapas:
Solapa COMPROBANTES: es la solapa que se estuvo desarrollando anteriormente; contiene el detalle de los comprobantes (Factura, Pago anticipado, Nota de débito) que componen la cuenta corriente.
Sobre ellos se actúa cancelando, aplicando pagos a cuenta, pagos anticipados, etc.
Solapa RETENCIONES/PERCEPCIONES/DESCUENTOS/RECARGOS: el sistema traerá, según haya sido dado de alta el proveedor en el ABM de PROVEEDORES, todas las afectaciones que deban tener sus operaciones, por ejemplo una Retención de IVA:
Esta retención es calculada automáticamente por el sistema, pero tanto ella, como otras, así como DESCUENTOS o RECARGOS (en $ o %)pueden ser MODIFICADOS o INGRESADOS.
Solapa RET/PERC/CALC: esta solapa permite modificar o agregar RETENCIONES o PERCEPCIONES:
BOTONES OPERATIVOS: la pantalla presenta 6 botones operativos:
MARCA/DESM. TODOS en el momento de los pagos, permite marcar o desmarcar todos los comprobantes, simplificando la tarea de marcarlos (con un doble click) uno por uno;
PASE A CUENTA: es el botón utilizado en la opción de pago Alternativa B: CANCELACION A CUENTA DE UNA FACTURA
PROCESAR: en todos los casos, luego de seleccionar la alternativa de pago, se da orden de ejecutar el procedimiento, presionando este botón;
PRE-IMPRESIÓN: al finalizar el procedimiento del pago, el sistema propone la impresión de la ORDEN DE PAGO, pero presionando este botón, antes de finalizar, se puede ver cómo será la misma;
REINGRESAR: borra toda la información ingresada, sin ejecutar ninguna operación, dejando la pantalla disponible para ingresar una nueva OP;
CANCELAR: sale de la pantalla.
8.2.2 VISUALIZA RESUMEN DE CUENTA Dentro del menú “PROVEEDORES” existe la alternativa de ver la situación en que se encuentra una cuenta corriente; este punto ofrece un detalle de la composición de la deuda, con alternativas que permiten llegar al comprobante que inició la operación.
Al desplegarse la pantalla:
Datos a ingresar:
PROVEEDOR: indica quién es el proveedor que nos está facturando; es un dato de TABLA, creado en el ABM de PROVEEDORES; al desplegarse, se selecciona al proveedor a través de alguna de las múltiples opciones de búsqueda:
NOTA: la pantalla de búsqueda de PROVEDORES, es la pantalla del ABM DE PROVEEDORES, por lo que desde este punto pueden ejecutarse todas las funciones del ABM: crear nuevos proveedores, modificarlos, visualizarlos, ver su cuenta corriente. Este punto está limitado a los usuarios autorizados por el esquema de SEGURIDAD
El proveedor también puede ser ingresado directamente, si se conoce su código.
Una vez ingresado, la pantalla traerá la información de la cuenta corriente:
Esta información puede ser limitada, con el ingreso de otros 2 datos:
SOLO PENDIENTES? es un botón de tilde, que determina si se muestra sólo la deuda “pendiente”, es decir lo exigible lo que realmente se debe o, destildándolo, todo el historial:
HASTA FECHA DE VTO.: permite limitar la situación de la cta cte a una fecha dada; resulta muy útil si se desea, por ejemplo, conocer la deuda al día de hoy, sabiendo que se han realizado operaciones que aún no han vencido (por lo tanto, al día de hoy “no se deben”):
DESPLEGANDO LA INFORMACION
En este programa, como en otros, se puede llegar hasta el origen mismo de las operaciones, accediendo a visualizar el comprobante tal como fue ingresado.
Desplegada la pantalla, posicionándose sobre un comprobante, haciendo doble click, el mismo se muestra tal como fue dado de alta:
Este comprobante FC es el que fue ingresado al sistema al momento de registrar la factura; presenta 2 botones operativos, que permiten ampliar la información:
VER ASIENTO CONTABLE: presionándolo, se despliega la registración contable que originó este comprobante:
FORMA DE PAGO: permite ver cómo fue cancelada la factura, mostrando todas las formas de pago que pudieron utilizarse:
En el caso puntual de los comprobantes PA (PAGO ANTICIPADO) y RC (RECIBO) ofrece también la alternativa de otros 2 botones operativos:
REIMPRIME O.P.: reimprime la Orden de Pago, tal como fue generada al momento del pago;
REIMPRIME RETENCIONES: reimprime, si las hubo, los comprobantes de retenciones realizadas.
BOTONES OPERATIVOS
La pantalla inicial de la VISUALIZACION DEL RESUMEN DE CUENTA, presenta 4 botones operativos:
IMPRIMIR: permite imprimir la información de la pantalla; toma el formato de un resumen de cta:
ACTUALIZAR: actualiza la información al instante;
REINGRESAR: borra toda la información ingresada, sin ejecutar ninguna operación, dejando la pantalla disponible para ingresar una nueva OP;
CANCELAR: sale de la pantalla.
Finalmente, al pie de pantalla, sobre la derecha, se muestra, en cualquiera de los modos de visualización, el SALDO DE LA CUENTA
8.2.3 PASE MANUAL A PROVEEDORES Dentro del menú “PROVEEDORES” existe la alternativa de ingresar en la cuenta corriente un PASE MANUAL, es decir un comprobante por fuera del procedimiento habitual de compras; esto puede deberse al ingreso de un saldo inicial, a un ajuste, etc.
Estos ajustes NO se registrarán en el subdiario de Compras,. Pero sí lo harán en la cuenta corriente del cliente.
Al desplegarse la pantalla:
Datos a ingresar
Cod. Prov.: se debe indicar el cliente al cual se le facturará; es un dato de TABLA, creado en el ABM de CLIENTES; al desplegarse, se selecciona al cliente a través de alguna de las múltiples opciones de búsqueda: indica quién es el proveedor que nos está facturando; es un dato de TABLA, creado en el ABM de PROVEEDORES; al desplegarse, se selecciona al proveedor a través de alguna de las múltiples opciones de búsqueda:
NOTA: la pantalla de búsqueda de PROVEEDORES, es la pantalla del ABM DE PROVEEDORES, por lo que desde este punto pueden ejecutarse todas las funciones del ABM: crear nuevos proveedores, modificarlos, visualizarlos, ver su cuenta corriente. Este punto está limitado a los usuarios autorizados por el esquema de SEGURIDAD.
El proveedor también puede ser ingresado directamente, si se conoce su código
Fecha de trabajo: fecha en que se está realizando el pase;
Código moneda: moneda en la que se expresará la operación; corresponde a las ingresadas en la TABLA de MONEDAS;
Cotización: cotización de la moneda seleccionada; el sistema trae la ingresada en la Tabla, pero puede ser modificada. Ingresados los datos, la pantalla está lista para el ingreso del pase:
Donde deben ingresarse:
CONCEPTO: campo de escritura libre donde ingresar un comentario breve que explique el movimiento;
TIPO DE COMPROBANTE: tipo de comprobante que se ingresará;
LETRA PTO VTA NÚMERO: datos del comprobante ingresado;
CUOTAS FECHA VTO.: cantidad de cuotas y vencimiento del comprobante ingresado;
NETO GRABADO IMPORTE: montos del comprobante.
Una vez ingresados todos los datos, la pantalla mostrará:
Esta pantalla presenta 2 solapas:
Solapa MOVIMIENTOS: con los movimientos ingresados:
Solapa ASIENTO X DEFECTO: donde deben ingresarse las cuentas contables que registrarán el pase:
Donde debe ingresarse:
Diario: diario contable en el cual ingresar el pase;
Debe: cuenta contable que registrará al debe;
Haber: cuenta contable del haber;
Leyenda: campo de libre escritura para explicar la registración.
Finalizada la carga de los datos contables, se “PROCESA (F10)”, registrándose el ingreso del pase manual a la cta cte del cliente:
Otros botones operativos:
MODIFICAR ITEM: modifica una línea ya ingresada;
ELIMINA ITEM: elimina una línea ingresada;
REINGRESAR: borra los datos ingresados, dejando la pantalla en blanco para un nuevo ingreso;
CANCELAR: sale de la pantalla.
8.2.4 ANULACION DE MOVIMIENTOS
8.2.4.1 ANULACION DE ORDEN DE PAGO Este esquema permite anular ORDENES DE PAGO ya emitidas; naturalmente, al eliminarlas desaparecen todas las registraciones relacionadas, por ejemplo, la cta cte.
La pantalla inicial presenta los filtros para ubicar la OP a anular:
Sucursal: sucursal en donde se emitió la OP;
Desde fecha / hasta fecha: rango de fechas entre las cuales se registró la OP;
Código: proveedor al cual se le emitió la OP.
Ingresados los datos, se “PROCESA CONSULTA (F10)” y la pantalla mostrará todos los comprobantes que respondan a los filtros:
ANULACION:
Posicionándose sobre un comprobante, se presiona “ANULAR”. Por tratarse de una anulación, el sistema advertirá:
Si se confirma, el sistema ANULARA la OP, notificando:
Si se vuelve a observar la pantalla de OPs a anular, el comprobante eliminado ya no figura.
8.2.4.2 ANULACION DE PASES MANUALES Este esquema permite anular PASES MANUALES ya ingresados; naturalmente, al eliminarlos desaparecen todas las registraciones relacionadas, por ejemplo, la cta cte.
La pantalla inicial presenta los filtros para ubicar el recibo a anular:
Sucursal: sucursal en donde se realizó el pase;
Desde fecha / hasta fecha: rango de fechas entre las cuales se registró el pase;
Código: proveedor al cual se realizó el pase.
Ingresados los datos, se “PROCESA CONSULTA (F10)” y la pantalla mostrará todos los comprobantes que respondan a los filtros:
ANULACION:
Posicionándose sobre un comprobante, se presiona “ANULAR”. Por tratarse de una anulación, el sistema advertirá:
Si se confirma, el sistema ANULARA EL PASE, notificando.
Si se vuelve a observar la pantalla de pases a anular, el comprobante eliminado ya no figura.
8.2.4.3 ANULACION DE IMPUTACIONES A CTA CTE Este esquema permite anular IMPUTACIONES realizadas en CTA CTE, es decir APLICACIONES ya ingresados; naturalmente, al eliminarlos desaparecen todas las registraciones relacionadas, por ejemplo, la cta cte.
La pantalla inicial presenta los filtros para ubicar la imputación a anular:
Sucursal: sucursal en donde se realizó el pase;
Desde fecha / hasta fecha: rango de fechas entre las cuales se registró el pase;
Código: proveedor al cual se realizó el pase.
Ingresados los datos, se “PROCESA CONSULTA” y la pantalla mostrará todos los comprobantes que respondan a los filtros:
ANULACION:
Posicionándose sobre un comprobante, se presiona “ANULAR”. Por tratarse de una anulación, el sistema advertirá:
Si se confirma, el sistema ANULARA EL PASE, notificando:
Si se vuelve a observar la pantalla de pases a anular, el comprobante eliminado ya no figura.
9 BANCOS
9.1 DEPOSITO EN EFECTIVO Este punto del programa administra los depósitos de dinero en efectivo en cuentas bancarias propias, en la moneda que se desee (pesos, dólares o cualquier otra que haya sido dada de alta en TABLAS VARIAS – TABLAS GENERALES – MONEDAS Y COTIZACIONES).
La pantalla inicial es:
Donde deben definirse:
Fecha: el sistema propone la fecha del día, pero puede modificarse;
Cuenta: se debe seleccionar la cuenta bancaria propia en la cual se desea realizar el depósito; es un dato de la TABLA ABM DE BANCOS, por lo que puede desplegarse y ofrecerá las cuentas disponibles;
Moneda: el sistema traerá la moneda en la que fue creada la cuenta bancaria;
Importe: se debe ingresar el monto del depósito;
Concepto: se trata de un campo de libre escritura.
Ingresados todos los datos solicitados, la pantalla genera el depósito, ofreciendo la registración contable que realizará (cuya cuenta contable fue dada de alta con el concepto):
Los botones al pie de pantalla, definen las posibles funciones:
ACEPTAR: confirma el depósito;
REINGRESAR: borra los datos ingresados sin confirmarlos (es decir, NO SE PRODUCE el movimiento de depósito), dejando la pantalla lista para un nuevo movimiento bancario;
SALIR: sale de la pantalla.
9.2 EXTRACCION EN EFECTIVO Este punto del programa administra las extracciones de dinero en efectivo de cuentas bancarias propias, en la moneda que se desee (pesos, dólares o cualquier otra que haya sido dada de alta en TABLAS VARIAS – TABLAS GENERALES – MONEDAS Y COTIZACIONES).
La pantalla inicial es:
Donde deben definirse:
Fecha: el sistema propone la fecha del día, pero puede modificarse;
Cuenta: se debe seleccionar la cuenta bancaria propia de la cual se desea realizar la extracción; es un dato de la TABLA ABM DE BANCOS, por lo que puede desplegarse y ofrecerá las cuentas disponibles;
Moneda: el sistema traerá la moneda en la que fue creada la cuenta bancaria;
Importe: se debe ingresar el monto del depósito;
Concepto: se trata de un campo de libre escritura.
Ingresados todos los datos solicitados, la pantalla genera la extracción, ofreciendo la registración contable que realizará (cuya cuenta contable fue dada de alta con el concepto):
Los botones al pie de pantalla, definen las posibles funciones:
ACEPTAR: confirma la extracción;
REINGRESAR: borra los datos ingresados sin confirmarlos (es decir, NO SE PRODUCE el movimiento de extracción), dejando la pantalla lista para un nuevo movimiento bancario;
SALIR: sale de la pantalla.
9.3 CHEQUES DE TERCEROS Este punto del programa administra los cheques “de terceros”, es decir los recibidos de clientes en concepto de pago por compras o deudas en cuenta corriente.
La pantalla:
La pantalla muestra varias áreas a analizar:
SOLAPAS:
SOLAPA “EN CARTERA”: muestra los cheques recibidos que se encuentran en poder de la empresa, es decir disponibles para su uso:
SOLAPA “OTROS ESTADOS”: los valores recibidos pueden ya haber sido destinados (ya no se encuentran en poder de la empresa); estas alternativas tienen cada una de ellas su propia solapa:
Solapa Otros Estados – DEPOSITADOS: cheques recibidos y depositados en una cuenta bancaria propia:
Solapa Otros Estados – ENTREGADOS: cheques recibidos y entregados a otras personas (por ejemplo a un proveedor para cancelar una deuda):
Solapa Otros Estados – RECHAZADOS: cheques recibidos que fueron rechazados por alguna razón:
Solapa Otros Estados – BAJAS: cheques recibidos, dados de baja por alguna razón:
NRO CUENTA: se debe seleccionar una cuenta de banco propia, sobre la cual la pantalla informará (en el caso de “depositados”, por ejemplo); es un dato de TABLA, creado en el ABM de BANCOS; al desplegarse, se selecciona la cuenta;
ORDEN DE LA VISTA: desplegando esta alternativa, se elige el orden en que se quiere ver la información;
CANTIDAD DE CHEQUES EN CARTERA: resume los totales, en unidades y pesos, de los cheques mostrados en pantalla;
IMPORTE SELECCIONADO: muestra el importe del/los cheque/s seleccionados;
BOTONES DE INFORMACIÓN: en la parte superior, la pantalla presenta 3 botones:
SOLAPA EN CARTERA:
BÚSQUEDA AVANZADA: presionando este botón, se despliega una pantalla que permite, en base a varios filtros, hace la búsqueda de un cheque:
Ingresados los filtros, se procesa la información; la pantalla mostrará los valores que respondan a los filtros:
Sobre la izquierda enumera los cheques que responden a la búsqueda y sobre la derecha amplía la información del valor sobre el cual se encuentra el cursor.
ANALISIS GRAFICO DE CHEQUES: presionándolo, muestra un gráfico de los valores en cartera:
RELEE CH. CARTERA: ejecuta nuevamente la selección, actualizándola.
BOTONES DE INFORMACIÓN: en la parte superior, la pantalla presenta 3 botones:
SOLAPA OTROS ESTADOS:
BÚSQUEDA AVANZADA: presionando este botón, se despliega una pantalla que permite, en base a varios filtros, hace la búsqueda de un cheque:
Ingresados los filtros, se procesa la información; la pantalla mostrará los valores que respondan a los filtros:
Sobre la izquierda enumera los cheques que responden a la búsqueda y sobre la derecha amplía la información del valor sobre el cual se encuentra el cursor.
RELEE CH. HISTORICO: ejecuta nuevamente la selección, actualizándola;
VER TRAZABILIDAD: permite recrear la “ruta” seguida por el valor:
BOTONES OPERATIVOS: en la parte inferior, la pantalla presenta 11 botones:
SOLAPA EN CARTERA
INGRESAR CHEQUE: habilita el ingreso “directo” de un cheque (“directo” porque no se ingresa por haber sido recibido en pago, sino por otros motivos); la pantalla de ingreso solicita datos sobre el valor:
Los datos solicitados son:
Fecha: fecha de ingreso;
Cod. Bco.: es un dato de TABLA, que permite seleccionar el banco emisor del cheque:
Con datos que fueron ingresados en el ABM de BANCOS (debe recordarse que la codificación de los bancos es emitida por el Banco Central de la República Argentina);
Número: número del cheque;
Fecha Vto.: fecha de vencimiento del cheque;
Importe: monto del cheque;
Concepto: se debe seleccionar el concepto que corresponda; es un dato de TABLA, por lo que puede desplegarse y ofrecerá todos los conceptos disponibles habilitados (pertenecientes al Grupo “Bancos”);
Cod. Cliente: se debe seleccionar un cliente de quien se recibe el valor; es un dato de TABLA, creado en el ABM de CLIENTES; al desplegarse, se selecciona al cliente a través de alguna de las múltiples opciones de búsqueda; el cliente también puede ser ingresado directamente, si se conoce su código.
MODIFICAR: permite modificar datos de un cheque que se encuentre en cartera:
Una vez modificados, se procesa la información y se guarda actualizada;
BAJAS permite dar de baja un cheque, para el caso de necesitar eliminarlo, por algún motivo:
VISUALIZAR: presionando este botón, se observa, en detalle, toda la información sobre el cheque:
PASAR A DEPOSITADO: posicionándose sobre un valor, presionando este botón se organiza el depósito.
Previamente debió indicarse la cuenta bancaria propia a la cual enviarlo, por lo que ACEPTANDO, el depósito se confirma;
PASAR A DEPOSITADO X LOTES: es una variante de modo de depositar que permite hacerlo con más de un cheque, armando un “lote”; se marcan los valores y se presiona este botón, conformándose el depósito. El sistema calculará el total del depósito y lo informa por pantalla;
COBO DE CHEQUE: otra alternativa es cobrar el cheque por ventanilla; se lo marca y presionando este botón se lo ingresa a la caja:
VER TRAZABILIDAD: permite recrear la “ruta” seguida por el valor:
MARCA/DESMARCA CHEQUE: presionando este botón o la tecla F2, marca o desmarca un cheque (por ejemplo para el depósito x lotes);
DESMARCA TODO: presionando este botón o la tecla F3, desmarca todos los cheques marcados;
CERRAR: para salir de la pantalla.
BOTONES OPERATIVOS: en la parte inferior, la pantalla presenta 5 botones:
SOLAPA Otros Estados - DEPOSITADOS
PASA A RECHAZADO: seleccionado un cheque, lo RECHAZA, es decir informa que, por algún motivo, el mismo no puede ser cobrado; como toda función de anulación, el sistema advierte.
Confirmado el rechazo, el sistema pide información:
Gastos: si se quieren ingresar los gastos en que se incurrirá por el rechazo;
Motivo: campo de libre escritura para aclarar el motivo del rechazo:
Finalmente, se debe ingresar el CONCEPTO que registre este rechazo:
VISUALIZAR: presionando este botón, se observa, en detalle, toda la información sobre el cheque:
MARCA/DESMARCA CHEQUE: presionando este botón o la tecla F2, marca o desmarca un cheque (por ejemplo para el depósito x lotes);
DESMARCA TODO: presionando este botón o la tecla F3, desmarca todos los cheques marcados;
CERRAR: para salir de la pantalla.
BOTONES OPERATIVOS: en la parte inferior, la pantalla presenta 6 botones:
SOLAPA Otros Estados - ENTREGADOS
PASA A RECHAZADO: seleccionado un cheque, lo RECHAZA, es decir informa que, por algún motivo, el mismo no puede ser cobrado; como toda función de anulación, el sistema advierte.
Confirmado el rechazo, el sistema pide información:
Gastos: si se quieren ingresar los gastos en que se incurrirá por el rechazo;
Motivo: campo de libre escritura para aclarar el motivo del rechazo:
Finalmente, se debe ingresar el CONCEPTO que registre este rechazo:
RETORNO A CARTERA: permite retornar el cheque a la cartera; por tratarse de un cambio de estado, el sistema advierte;
VISUALIZAR: presionando este botón, se observa, en detalle, toda la información sobre el cheque:
MARCA/DESMARCA CHEQUE: presionando este botón o la tecla F2, marca o desmarca un cheque;
DESMARCA TODO: presionando este botón o la tecla F3, desmarca todos los cheques marcados;
CERRAR: para salir de la pantalla.
BOTONES OPERATIVOS: en la parte inferior, la pantalla presenta 5 botones:
SOLAPA Otros Estados – RECHAZADOS
BAJA DE CHEQUES: marcado un cheque, se ordena su baja; por tratarse de un cambio de estado, el sistema advertirá.
Confirmada la baja, solicitará información:
Fecha: fecha en que se desea se registre la baja;
Motivo: campo de libre escritura para aclarar el motivo de la baja.
Finalmente, se debe ingresar el CONCEPTO que registre este rechazo:
VISUALIZAR: presionando este botón, se observa, en detalle, toda la información sobre el cheque:
MARCA/DESMARCA CHEQUE: presionando este botón o la tecla F2, marca o desmarca un cheque;
DESMARCA TODO: presionando este botón o la tecla F3, desmarca todos los cheques marcados;
CERRAR: para salir de la pantalla.
BOTONES OPERATIVOS: en la parte inferior, la pantalla presenta 5 botones:
SOLAPA Otros Estados – BAJAS
BORRAR CHEQUES: permite eliminar cheques del registro; como es un a función de borrado, el sistema solicita confirmación. Confirmada, se produce la baja;
VISUALIZAR: presionando este botón, se observa, en detalle, toda la información sobre el cheque:
MARCA/DESMARCA CHEQUE: presionando este botón o la tecla F2, marca o desmarca un cheque;
DESMARCA TODO: presionando este botón o la tecla F3, desmarca todos los cheques marcados;
CERRAR: para salir de la pantalla.
9.4 CHEQUES EMITIDOS Este punto del programa administra las emisiones de cheques de cuentas bancarias propias, bajo el modelo de CONCEPTOS, que debieron ser creados previamente en TABLAS VARIAS – CONCEPTOS, para el Grupo “Bancos”.
La pantalla inicial es:
Donde deben definirse:
Fecha: el sistema propone la fecha del día, pero puede modificarse; Desde cuenta: se debe seleccionar la cuenta bancaria propia de la cual se emitirá el cheque; es un dato de la TABLA ABM DE BANCOS por lo que puede desplegarse y ofrecerá las cuentas disponibles; Cheque Nro.: número del cheque; Fecha Vto.: fecha de vencimiento del cheque emitido; Importe: se debe ingresar el monto del cheque; Concepto: se debe seleccionar el concepto que motive la emisión del cheque; es un dato de de la Tabla CONCEPTOS; Ingresados todos los datos solicitados, la pantalla registra el cheque, ofreciendo la registración contable que realizará (cuya cuenta contable fue dada de alta con el concepto):
Los botones al pie de pantalla, definen las posibles funciones:
ACEPTAR: confirma la emisión del cheque; REINGRESAR: borra los datos ingresados sin confirmarlos (es decir, NO SE PRODUCE la emisión), dejando la pantalla lista para un nuevo movimiento bancario; SALIR sale de la pantalla.
9.5 DEPOSITOS DE CHEQUES PROPIOS Este punto del programa administra los depósitos de cheques de una cuenta bancaria propia en otra cuenta bancaria propia.
La pantalla inicial es:
Donde deben definirse:
Fecha: el sistema propone la fecha del día, pero puede modificarse; Desde cuenta: se debe seleccionar la cuenta bancaria propia de la cual se emitirá el cheque; es un dato de la TABLA ABM DE BANCOS por lo que puede desplegarse y ofrecerá las cuentas disponibles; Cheque Nro: número del cheque; Cuenta a depositar: cuenta bancaria donde se depositará el cheque emitido; es un dato de la TABLA ABM DE BANCOS, por lo que puede desplegarse y ofrecerá las cuentas disponibles; Importe: se debe ingresar el monto del cheque; Concepto: campo de libre escritura en el cual explicar brevemente el motivo del depósito.
Ingresados todos los datos solicitados, la pantalla registra el depósito, ofreciendo la registración contable que realizará (cuya cuenta contable fue dada de alta con el concepto):
Los botones al pie de pantalla, definen las posibles funciones:
ACEPTAR: confirma la emisión del cheque; REINGRESAR: borra los datos ingresados sin confirmarlos (es decir, NO SE PRODUCE el depósito), dejando la pantalla lista para un nuevo movimiento bancario; SALIR: sale de la pantalla.
9.6 DEBITOS BANCARIOS Este punto del programa administra los débitos que, por cualquier motivo, se realicen en alguna de las cuentas bancarias propias; se maneja bajo el modelo de CONCEPTOS, que debieron ser creados previamente en TABLAS VARIAS – CONCEPTOS, para el Grupo “Bancos”.
La pantalla inicial es:
Donde deben definirse:
Fecha: el sistema propone la fecha del día, pero puede modificarse; Fecha fiscal: fecha de registración del débito para un período fiscal determinado; puede ser igual o diferente a la “fecha”; Cuenta: se debe seleccionar la cuenta bancaria propia en la cual se registrará el débito; es un dato de la TABLA ABM DE BANCOS, por lo que puede desplegarse y ofrecerá las cuentas disponibles; Nombre proveedor; si es diferente del banco, se ingresa en este campo; Número: numeración del débito; CUIT: corresponde al proveedor ingresado en el campo “nombre proveedor”; Importe neto débito: monto NETO del débito a registrar; Importe no gravado: si hay conceptos no alcanzados por el IVA; IVA Débito: monto del IVA que grava el débito; Porcentaje del IVA: porcentaje de IVA que grava el débito; Concepto: se debe seleccionar el concepto que motive el débito; es un dato de de la Tabla CONCEPTOS; Ingresados todos los datos solicitados, la pantalla registra el débito, ofreciendo la registración contable que realizará (cuya cuenta contable fue dada de alta con el concepto):
Los botones al pie de pantalla, definen las posibles funciones:
ACEPTAR: confirma la emisión del cheque; REINGRESAR: borra los datos ingresados sin confirmarlos (es decir, NO SE PRODUCE el débito), dejando la pantalla lista para un nuevo movimiento bancario; SALIR: sale de la pantalla.
9.7 CREDITOS BANCARIOS Este punto del programa administra los créditos que, por cualquier motivo, se realicen en alguna de las cuentas bancarias propias; se maneja bajo el modelo de CONCEPTOS, que debieron ser creados previamente en TABLAS VARIAS – CONCEPTOS, para el Grupo “Bancos”.
La pantalla inicial es:
Donde deben definirse:
Fecha: el sistema propone la fecha del día, pero puede modificarse; Cuenta: se debe seleccionar la cuenta bancaria propia en la cual se registrará el crédito; es un dato de la TABLA ABM DE BANCOS, por lo que puede desplegarse y ofrecerá las cuentas disponibles;
Importe: monto del crédito a registrar; Concepto: se debe seleccionar el concepto que motive el crédito; es un Dato de la Tabla CONCEPTOS;
Ingresados todos los datos solicitados, la pantalla registra el crédito, ofreciendo la registración contable que realizará (cuya cuenta contable fue dada de alta con el concepto):
Los botones al pie de pantalla, definen las posibles funciones:
ACEPTAR: confirma la emisión del cheque; REINGRESAR: borra los datos ingresados sin confirmarlos (es decir, NO SE PRODUCE el débito), dejando la pantalla lista para un nuevo movimiento bancario; SALIR: sale de la pantalla.
9.8 CUPONES DE TARJETAS Este punto del programa administra los cupones de tarjetas, es decir los recibidos de clientes en concepto de pago por compras.
La pantalla:
La pantalla muestra varias áreas a analizar:
SOLAPAS: SOLAPA “EN CARTERA”: muestra los cupones recibidos que se encuentran en poder de la empresa, es decir disponibles para su uso:
SOLAPA “OTROS ESTADOS”: los cupones recibidos pueden ya haber sido destinados (ya no se encuentran en poder de la empresa); estas alternativas tienen cada una de ellas su propia solapa: Solapa Otros Estados – DEPOSITADOS: cupones recibidos y depositados en una cuenta bancaria propia:
Solapa Otros Estados – ENTREGADOS: cupones recibidos y entregados a otras personas (por ejemplo a un proveedor para cancelar una deuda): Solapa Otros Estados – RECHAZADOS: cupones recibidos que fueron rechazados por alguna razón: Solapa Otros Estados – BAJAS: cupones recibidos, dados de baja por alguna razón: Nro Cuenta: se debe seleccionar una cuenta de banco propia en la cual se depositan los cupones, sobre la cual la pantalla informará (en el caso de “depositados”, por ejemplo); es un dato de TABLA creado en el ABM de BANCOS; al desplegarse, se selecciona la cuenta;
Orden de la vista: desplegando esta alternativa, se elige el orden en que se quiere ver la información;
Cantidad de cupones en cartera: resume los totales, en unidades y pesos, de los cupones mostrados en pantalla; Importe seleccionado muestra el importe del/los cupón/es seleccionados;
BOTONES DE INFORMACION: en la parte superior, la pantalla presenta 3 botones:
SOLAPA EN CARTERA:
Búsqueda Avanzada: presionando este botón, se despliega una pantalla que permite, en base a varios filtros, hace la búsqueda de un cupón:
Ingresados los filtros, se procesa la información; la pantalla mostrará los valores que respondan a los filtros:
Sobre la izquierda enumera los cupones que responden a la búsqueda y sobre la derecha amplía la información del valor sobre el cual se encuentra el cursor.
Análisis gráfico de tarjetas: presionándolo, muestra un gráfico de los valores en cartera: Relee cupones de tarjetas: ejecuta nuevamente la selección, actualizándola. BOTONES DE INFORMACION: en la parte superior, la pantalla presenta 3 botones:
SOLAPA OTROS ESTADOS:
Búsqueda avanzada: presionando este botón, se despliega una pantalla que permite, en base a varios filtros, hace la búsqueda de un cupón:
Ingresados los filtros, se procesa la información; la pantalla mostrará los valores que respondan a los filtros:
Sobre la izquierda enumera los cupones que responden a la búsqueda y sobre la derecha amplía la información del valor sobre el cual se encuentra el cursor.
Relee cupones Históricos: ejecuta nuevamente la selección, actualizándola; Ver Trazabilidad: permite recrear la “ruta” seguida por el valor: BOTONES OPERATIVOS: en la parte inferior, la pantalla presenta 10 botones:
SOLAPA EN CARTERA
Ingresar Tarjeta: habilita el ingreso “directo” de un cupón de tarjeta de crédito (“directo” porque no se ingresa por haber sido recibido en pago, sino por otros motivos); la pantalla de ingreso solicita datos sobre el valor:
:
Los datos solicitados son:
Fecha: fecha de ingreso; Cod. Tarjeta: es un dato de TABLA que permite seleccionar la entidad emisora de la tarjeta:
con datos que fueron ingresados en el ABM de TARJETAS DE CREDITO;
Número: número del cupón; Fecha Vto.: fecha de vencimiento del cupón; Cuotas: cantidad de cuotas; Importe: monto del cupón; Comentario: se debe seleccionar el concepto que corresponda; es un dato de TABLA , por lo que puede desplegarse y ofrecerá todas los conceptos disponibles habilitados (pertenecientes al Grupo “Bancos”); Cod. Cliente: se debe seleccionar un cliente de quien se recibe el valor; es un dato de TABLA creado en el ABM de CLIENTES; al desplegarse, se selecciona al cliente a través de alguna de las múltiples opciones de búsqueda; el cliente también puede ser ingresado directamente, si se conoce su código. Modificar: permite modificar datos de un cupón que se encuentre en cartera:
Una vez modificados, se procesa la información y se guarda actualizada;
Bajas: permite dar de baja un cupón, para el caso de necesitar eliminarlo, por algún motivo:
Visualizar: presionando este botón, se observa, en detalle, toda la información sobre el cupón:
Pasar a depositado: posicionándose sobre un valor, presionando este botón se organiza el depósito:
Previamente debió indicarse la cuenta bancaria propia a la cual enviarlo, por lo que ACEPTANDO, el depósito se confirma;
Pasar a depositado por lotes: es una variante de modo de depositar que permite hacerlo con más de un cupón, armando un “lote”; se marcan los valores y se presiona este botón, conformándose el depósito:
El sistema calculará el total del depósito y lo informa por pantalla;
Ver trazabilidad: permite recrear la “ruta” seguida por el valor;
Marcar / Desmarca cupones: presionando este botón o la tecla F2, marca o desmarca un cupón (por ejemplo para el depósito x lotes); Desmarca todo: presionando este botón o la tecla F3, desmarca todos los cupones marcados; Cerrar: para salir de la pantalla. BOTONES OPERATIVOS: en la parte inferior, la pantalla presenta 6 botones:
SOLAPA Otros Estados - DEPOSITADOS
Pasa a rechazado: seleccionado un cupón, lo RECHAZA, es decir informa que, por algún motivo, el mismo no puede ser cobrado; como toda función de anulación, el sistema advierte. Confirmado el rechazo, el sistema pide información: Gastos: si se quieren ingresar los gastos en que se incurrirá por el rechazo;
Motivo: campo de libre escritura para aclarar el motivo del rechazo:
Finalmente, se debe ingresar el CONCEPTO que registre este rechazo:
Retorno a cartera: permite que un valor ya depositado vuelva a la cartera; por tratarse de un cambio de estado, el sistema solicita la confirmación:
Visualizar: presionando este botón, se observa, en detalle, toda la información sobre
Marca/ Desmarca cupones: presionando este botón o la tecla F2, marca o desmarca un cupón (por ejemplo para el depósito x lotes);
Desmarca Todo: presionando este botón o la tecla F3, desmarca todos los cupones marcados;
Cerrar: para salir de la pantalla.
BOTONES OPERATIVOS: en la parte inferior, la pantalla presenta 6 botones:
SOLAPA Otros Estados - ENTREGADOS
Pasa a Rechazado: seleccionado un cupón, lo RECHAZA, es decir informa que, por algún motivo, el mismo no puede ser cobrado; como toda función de anulación, el sistema advierte. Confirmado el rechazo, el sistema pide información: Gastos: si se quieren ingresar los gastos en que se incurrirá por el rechazo; Motivo: campo de libre escritura para aclarar el motivo del rechazo:
Finalmente, se debe ingresar el CONCEPTO que registre este rechazo:
Retorno a cartera: permite que un valor ya depositado vuelva a la cartera; por tratarse de un cambio de estado, el sistema solicita la confirmación correspondiente. Visualizar: presionando este botón, se observa, en detalle, toda la información sobre el cupón
Marca / Desmarca cupones: presionando este botón o la tecla F2, marca o desmarca un cupón (por ejemplo para el depósito x lotes); Desmarca Todo: presionando este botón o la tecla F3, desmarca todos los cupones marcados; Cerrar: para salir de la pantalla.
BOTONES OPERATIVOS: en la parte inferior, la pantalla presenta 5 botones:
SOLAPA Otros Estados – RECHAZADOS
Baja de cupones: marcado un cupón, se ordena su baja; por tratarse de un cambio de estado, el sistema advertirá. Confirmada la baja, solicitará información:
Fecha: fecha en que se desea se registre la baja; Motivo: campo de libre escritura para aclarar el motivo de la baja.
Finalmente, se debe ingresar el CONCEPTO que registre este rechazo:
Visualizar: presionando este botón, se observa, en detalle, toda la información sobre
Marca / Desmarca Cupones: presionando este botón o la tecla F2, marca o desmarca un cupón (por ejemplo para el depósito x lotes); Desmarca Todo: presionando este botón o la tecla F3, desmarca todos los cupones marcados; Cerrar: para salir de la pantalla.
BOTONES OPERATIVOS: en la parte inferior, la pantalla presenta 5 botones:
SOLAPA Otros Estados – BAJAS
Borrar cupones: permite eliminar cupones del registro; como es un a función de borrado, el sistema solicita confirmación. Confirmada, se produce la baja.
Visualizar: presionando este botón, se observa, en detalle, toda la información sobre el
Marca / Desmarca cupones: presionando este botón o la tecla F2, marca o desmarca un cupón (por ejemplo para el depósito x lotes);
Desmarca todo: presionando este botón o la tecla F3, desmarca todos los cupones marcados;
Cerrar: para salir de la pantalla.
9.9 INTERDEPOSITOS Este punto del programa administra los depósitos que otras personas (clientes) realicen en alguna de las cuentas bancarias propias; o depósitos que hagamos desde nuestra cuentas a cuentas de otros (proveedores) se maneja bajo el modelo de CONCEPTOS, que debieron ser creados previamente en TABLAS VARIAS – CONCEPTOS, para el Grupo “Bancos”.
La pantalla inicial es:
Donde deben definirse:
Fecha: el sistema propone la fecha del día, pero puede modificarse; Movimiento: se debe seleccionar si se trata de un “INGRESO”(recibimos un depósito de un cliente) o un “EGRESO”(hacemos un depósito a un proveedor); Cuenta: se debe seleccionar la cuenta bancaria propia en la cual se registrará el interdepósito; es un dato de la TABLA ABM DE BANCOS, por lo que puede desplegarse y ofrecerá las cuentas disponibles; Cliente; nombre del cliente; es un dato de la Tabla CLIENTES, para el caso de INGRESO; Proveedor: nombre del proveedor; es un dato de la Tabla PROVEEDORES, para el caso de EGRESO; Número: número que identifica al interdepósito; Importe: importe del interdepósito; Concepto: se debe seleccionar el concepto que motive el interdepósito; es un dato de la Tabla CONCEPTOS; INGRESO Ingresados todos los datos solicitados, la pantalla registra el interdepósito del cliente, ofreciendo la registración contable que realizará (cuya cuenta contable fue dada de alta con el concepto):
EGRESO Ingresados todos los datos solicitados, la pantalla registra el interdepósito al proveedor, ofreciendo la registración contable que realizará (cuya cuenta contable fue dada de alta con el concepto):
Los botones al pie de pantalla, definen las posibles funciones:
Aceptar: confirma la registración del interdepósito; Reingresar: borra los datos ingresados sin confirmarlos (es decir, NO SE PRODUCE el interdepósito), dejando la pantalla lista para un nuevo movimiento bancario;
Salir: sale de la pantalla.
9.10 CONCILIACION BANCARIA Este punto del programa realiza la conciliación de una cuenta bancaria propia, basándose en los movimientos ingresados en esa cuenta a través de las operaciones administradas por el módulo BANCOS del sistema.
La pantalla:
La pantalla muestra varias áreas a analizar:
Cuenta: se debe seleccionar una cuenta de banco propia; es un dato de TABLA creado en el ABM de BANCOS; al desplegarse, se selecciona la cuenta;
Ordena: desplegando esta alternativa, se elige el orden en que se quiere ver la información;
Fecha: fecha que se toma como base de la conciliación;
Incluye Movimientos Postdatados?: determina si en la conciliación se incluyen o no movimientos con fecha posdatada; Saldo Conciliado: informa el saldo conciliado a ese momento, es decir antes de iniciar la nueva conciliación;
BOTONES DE INFORMACION: en la parte inferior, presenta 2 botones: Actualiza movimientos: presionando este botón, se actualiza la información bancaria de la cuenta seleccionada, para el caso en que pudieran estar realizándose movimientos simultáneos con el ingreso a este programa;
Recalcula saldo conciliado: similar con el punto anterior: reconcilia a partir de nuevos movimientos; INFORMACION SOBRE LA CUENTA: Total debe: sumatoria de los movimientos deudores de la cuenta; Total haber: sumatoria de los movimientos acreedores de la cuenta;
Saldo: saldo de la cuenta; BOTONES OPERATIVOS: en la parte inferior, la pantalla presenta 4botones: Imprime libro banco: presionando este botón, se imprime el libro “Bancos” de la cuenta seleccionada; inicialmente, solicita se definan los criterios de impresión:
Se deben definir:
Rango de fechas; Criterio de ordenamiento. Definidos los criterios, ofrece el reporte solicitado:
F2 – Tilda: presionando este botón, se tildan los movimientos que se deseen para que sean conciliados;
Procesa conciliación: marcados los movimientos que se conciliarán, se procesa la conciliación; al realizarla, ofrece una pantalla que contiene toda la información relacionada con la conciliación:
A partir de esta pantalla, se pueden realizar tres acciones:
Botón OK: se confirma la conciliación; para hacerlo, el sistema advierte y solicita confirmación. Una vez confirmada, se realiza la conciliación, quedando la cuenta con su nueva situación:
Cancelar: se cancela, es decir, NO se hace la conciliación, quedando todo como antes de procesar:
Imprimir: se imprime la pantalla Resumen:
Salir: se cierra el programa y se sale de la pantalla.
9.11 LIBRO BANCOS Este punto del programa muestra el “Libro Bancos”, es decir el registro que refleja todas las operaciones realizadas en una cuenta bancaria propia.
La pantalla:
La pantalla muestra varias áreas a analizar:
Cuenta: se debe seleccionar una cuenta de banco propia; es un dato de TABLA, creado en el ABM de BANCOS; al desplegarse, se selecciona la cuenta; Ordena: desplegando esta alternativa, se elige el orden en que se quiere ver la información; Incluye conciliados: determina si en pantalla se incluyen o no los movimientos ya conciliados; Incluye movimientos postdatados: determina si en el reporte se incluyen o no movimientos con fecha posdatada;
Saldo conciliado: informa el saldo conciliado a ese momento;
INFORMACION SOBRE LA CUENTA: Total debe: sumatoria de los movimientos deudores de la cuenta; Total Haber: sumatoria de los movimientos acreedores de la cuenta;
Saldo: saldo de la cuenta;
BOTONES DE INFORMACION: en la parte superior izquierda, presenta 2 botones: Ver movimiento presionando este botón, despliega la información de cómo se originó el movimiento de la registración sobre la cual está el cursor:
Ver origen del movimiento: presionando este botón, se muestra el movimiento origen de la registración; en este ejemplo, una factura, cuya forma de pago fue un CHEQUE que fue ingresado como cobranza:
BOTONES OPERATIVOS: en la parte inferior, la pantalla muestra 13 botones: Actualizar movimientos: presionando este botón, se actualiza la información bancaria de la cuenta seleccionada, para el caso en que pudieran estar realizándose movimientos simultáneos con el ingreso a este programa; Depósitos Efectivo: cumple la misma función que el programa “DEPOSITOS EN EFECTIVO”:
Extracción de efectivo: cumple la misma función que el programa “EXTRACCION EN EFECTIVO”:
Botón Débitos bancarios: cumple la misma función que el programa “DEBITOS BANCARIOS”:
Botón Créditos Bancarios: cumple la misma función que el programa “CREDITOS BANCARIOS”:
Botón Interdepósitos: cumple la misma función que el programa INTERDEPOSITOS”:
Botón Ingresos Cheques Emitidos: Cumple la misma función del programa “CHEQUES EMITIDOS”:
Botón Depósitos Ch. propios: cumple la misma función que el programa “DEPOSITO DE CHEQUES PROPIOS”:
Botón Ingreso de cheques: cumple la misma función que el programa “CHEQUES DE TERCEROS”:
Botón de Ingreso de cupones: cumple la misma función que el programa “CUPONES DE TARJETAS”:
Imprime libro banco: presionando este botón, se imprime el libro “Bancos” de la cuenta seleccionada; inicialmente, solicita se definan los criterios de impresión:
Se deben definir:
Rango de fechas; Criterio de ordenamiento.
Definidos los criterios, ofrece el reporte solicitado:
Borrar movimiento: borra el movimiento sobre el cual está ubicado el cursor; como todo movimiento de anulación o borrado, el sistema solicita confirmación:
Salir sale de la pantalla.
10 HERRAMIENTAS
10.1 CONFIGURACION DEL SISTEMA
10.1.1 CONFIGURACION DE PARAMETROS
10.1.1.1 PARAMETROS DEL SISTEMA Dentro del menú “HERRAMIENTAS” el punto “PARAMETROS GENERALES” ofrece las herramientas para administrar la configuración del sistema.
Ingresando en el programa, se observará otra pantalla que muestra, inicialmente 2 solapas:
La solapa “PARAMETROS DEL SISTEMA”, cuyo funcionamiento se explicará en este instructivo;
La solapa “CONFIGURACION INDIVIDUAL”, que es una etapa posterior de configuración.
Posicionado en la solapa PARAMETROS DEL SISTEMA, sobre la izquierda, se observan módulos específicos por temas, que agrupan las definiciones a tomar por cada gran rubro de temas:
Los módulos:
Datos de la empresa;
Datos impositivos y otros;
Opciones generales 1;
Opciones generales 2;
Contabilidad y asientos automáticos;
Valores de campos por omisión;
Máscaras y autorelleno;
Información del sistema.
DATOS DE LA EMPRESA
En este módulo se ingresan los datos de la propia empresa, datos esencialmente formales:
Los datos son:
Sucursal: sucursal que se está ingresando; es un dato de TABLA, perteneciente al ABM de SUCURSALES;
Nombre de la empresa: denominación comercial de la empresa;
Razón social: denominación formal de la empresa;
Domicilio: domicilio de la empresa;
Localidad: localidad del domicilio de la empresa;
Código postal: código postal del domicilio de la empresa;
Teléfono: teléfono de la empresa;
Fax: número del fax de la empresa;
E-mail: dirección de correo electrónico de la empresa;
Sitio Web: sitio de la empresa;
CUIT: número de CUIT de la empresa.
Al pie está el botón “ABM DE SUCURSALES” que permite acceder al ABM de SUCURSALES.
DATOS IMPOSITIVOS Y OTROS
En este módulo se ingresan los datos impositivos de la empresa, fundamentales para el funcionamiento del sistema, ya que definen cómo se debe comportar fiscalmente la empresa ante las diferentes operaciones que desarrollará con clientes, proveedores, bancos, etc.
Los datos son:
Porcentaje de IVA: se debe ingresar la alícuota del IVA que corresponde a la operatoria normal; se ingresa en porcentaje;
Porcentaje de IVA 2: porcentaje de la alícuota adicional (sobretasa) de IVA a aplicar en los casos que corresponda;
Ingresos brutos: número de inscripción de la empresa ante este impuesto;
Categoría de IVA: categoría de la empresa por su condición fiscal; es un dato de TABLA, perteneciente a la tabla de CATEGORIAS DE IVA;
Es agente de retención IVA?: es un campo de tilde, donde “tildado” indica SI y destildado NO, refiriendo a si la empresa es o no agente de retención de este impuesto;
Es agente de retención IIBB?: es un campo de tilde, donde “tildado” indica SI y destildado NO, refiriendo a si la empresa es o no agente de retención de este impuesto;
País: país donde se ubica la empresa; es un dato de la Tabla países;
Moneda principal: moneda en la cual se manejan los registros en forma habitual; es la moneda de curso legal; es un dato de TABLA, perteneciente a la tabla de MONEDAS;
Moneda secundaria: es otra moneda, además de la principal, en la cual expresar los registros; también es un dato de TABLA, perteneciente a la tabla de MONEDAS;
OPCIONES GENERALES 1
En este módulo se ingresan datos relacionados con puntos específicos del sistema, clasificados por grandes rubros:
Los datos a ingresar son:
Módulos Varios:
Utiliza sistema de acopia: botón de tilde que activa (tildado) o no (destildado) el procedimiento de acopio, en el circuito de ventas;
Utiliza ventana de expedición: botón de tilde que activa (tildado) o no (destildado) el procedimiento de ventana de expedición, en el circuito de ventas;
Utiliza sistema de producción: botón de tilde que activa (tildado) o no (destildado) el procedimiento de producción, en el armado de nuevos artículos (kits) compuestos por otros;
Utiliza sistema de números de serie: botón de tilde que activa (tildado) o no (destildado) el procedimiento de asignar números de serie a determinados o todos los artículos;
Utiliza talles y colores: botón de tilde que activa (tildado) o no (destildado) el uso de las características de “talle” y “color” en el articulado; útil para determinados rubros;
Utiliza stock comprometido: botón de tilde que activa (tildado) o no (destildado) el uso del concepto de “stock comprometido” en el circuito de compras (actúa como una “reserva” de stock ante un pedido);
Utiliza compatibilidad del sistema de colores: botón de tilde que activa (tildado) o no (destildado) el uso de las características del sistema de colores; útil para determinados rubros;
Utiliza NC/ND por motivos: botón de tilde que activa (tildado) o no (destildado) el uso de la comprobantes NC y ND, seleccionando motivos que ya fueron previamente configurados;
Unidades de medida y balanza:
Utiliza unidad de medida?: botón de tilde que activa (tildado) o no (destildado) el uso de unidades de medida para la administración de los artículos;
Nombre unidad de medida: nombre que se le asigna a la unidad de medida, en caso de utilizar esta metodología;
Utiliza pantalla de carga para la unidad de medida: en caso de utilizar la metodología de “unidad de medida”, permite que, al momento de utilizar un artículo, se despliegue una pantalla donde ingresar la cantidad medida en la unidad seleccionada; es un campo de tilde;
Utiliza códigos de barra por peso: botón de tilde que activa (tildado) o no (destildado) el uso de este punto específico, para el cual se debe conectar el sistema a la balanza;
OPCIONES GENERALES 2
En este módulo se ingresan más datos relacionados con puntos específicos del sistema, clasificados por grandes rubros:
Los datos a ingresar son:
Cheques y pagos:
Activa control de cheques: botón de tilde que activa (tildado) o no (destildado) el control de los cheques de terceros recibidos;
Utiliza control de pagos en factura: botón de tilde que activa (tildado) o no (destildado) el control de los pagos al momento de la cobranza;
Permitir transferencia de efectivo entre cajas de diferentes sucursales: botón de tilde que activa (tildado) o no (destildado) la transferencia de efectivo entre cajas de diferentes sucursales.
Límite de crédito Clientes:
Contempla cheques en cartera: botón de tilde que activa (tildado) o no (destildado) si se consideran los cheques recibidos del cliente que tenemos en cartera como parte del crédito asignado;
Contempla cheques rechazados: botón de tilde que activa (tildado) o no (destildado) si se consideran los cheques recibidos del cliente que hayan sido rechazados como parte del crédito asignado;
Contempla remitos sin facturar: botón de tilde que activa (tildado) o no (destildado) si se consideran los remitos de mercadería enviada, aún no facturados como parte del crédito asignado;
Controla límite de crédito al facturar: botón de tilde que activa (tildado) o no (destildado) el procedimiento de controlar el límite de crédito del cliente al momento de facturar.
Transferencias entre depósitos y control de carga:
Imprime remito automático en transferencia entre depósitos: botón de tilde que activa (tildado) o no (destildado) si, cuando se realiza una transferencia de mercadería entre depósitos, emite automáticamente el comprobante remito;
No utiliza transferencias entre depósitos en tránsito: botón de tilde que activa (tildado) o no (destildado) si, cuando se realiza una transferencia de mercadería entre depósitos, emite automáticamente el comprobante remito;
Utiliza control de carga en transferencias, pedidos y remitos: botón de tilde que activa (tildado) o no (destildado) si, el procedimiento de control de carga al momento de emitir una transferencia, remito o pedido.
Ubicación de formularios:
Utiliza los formularios desde el servidor: indica de dónde toma los diferentes formularios que utiliza el sistema.
OPCIONES GENERALES 3
Archivos relacionados:
Utiliza cliente relacionado: botón de tilde que activa (tildado) o no (destildado) el uso del concepto de “cliente relacionado”, es decir que vincula a 2 clientes, habilitando un campo específico en el ABM de CLIENTES;
Utiliza proveedor relacionado: botón de tilde que activa (tildado) o no (destildado) el uso del concepto de “proveedor relacionado”, es decir que vincula a 2 proveedores, habilitando un campo específico en el ABM de PROVEEDORES;
Utiliza artículo relacionado: botón de tilde que activa (tildado) o no (destildado) el uso del concepto de “artículo relacionado”, es decir que vincula a 2 artículos, habilitando un campo específico en el ABM de ARTÍCULOS;
Factores de redondeo
Factor de redondeo: para el caso que se desee redondear los valores, se debe ingresar un campo; tal como lo indica la leyenda bajo este campo: “ejemplo: ingrese .01 para redondear a dos decimales”.
ABMs Configurables
ABM de Artículos: permite ingresar al ABM configurable de artículos.
CONTABILIDAD Y ASIENTOS AUTOMATICOS
En este módulo se configura el esquema contable:
Los datos a ingresar son:
Datos contables:
Contabilidad activa: botón de tilde que activa (tildado) o no (destildado) la contabilidad, es decir si hace la registración contable los movimientos operativos;
Ejercicio activo: número de ejercicio contable activo; es un dato que se ingresa en el Módulo Contable del sistema;
Contabilidad extendida: botón de tilde que activa (tildado) o no (destildado) la contabilidad extendida, es decir hace la registración contable los movimientos operativos;
Empresa: empresa para la cual se está configurando la contabilidad;
Cuentas de monedas por sucursal: establece la moneda que se utilizará en cada sucursal con su correspondiente cuenta contable:
Unifica sucursales con Central: hace que la configuración de casa central se reproduzca en las sucursales:
Asientos automáticos:
Asientos automáticos por sucursal: posicionándose sobre la línea del asiento, despliega el mismo, perdiendo dar de alta o modificar las cuentas contables;
Botones operativos:
Copiar todos los asientos: copia los asientos configurados para casa central en la sucursal seleccionada:
Copiar asiento: copia el asiento específico de una sucursal a otra:
Modificar asiento: “trae” el asiento, permitiendo modificarlo:
VALOR DE CAMPOS POR OMISION
En este punto se definen los campos que por defecto traerá el sistema al momento de de una nueva alta en los ABM; la pantalla muestra 5 solapas correspondientes a:
Artículos:
Clientes 1:
Clientes 2:
Proveedores 1:
Proveedores 2:
MASCARAS Y AUTORRELLENO
En este punto se definen los formatos de la codificación; la pantalla muestra dos grandes grupos:
Máscaras: contiene las máscaras, es decir el formato que tomará la codificación de:
Artículos;
Clientes;
Proveedores.
Tal como lo indica el ejemplo en la propia pantalla, el formato se define en base a un esquema específico.
Autorrelleno con ceros: se aplica a la cantidad de ceros que antecederán a la primer cifra significativa en la codificación de:
Artículos;
Clientes;
Proveedores.
INFORMACION DEL SISTEMA
En este punto se actualizan los archivos del sistema.
10.1.1.2 CONFIGURACION INDIVIDUAL Posicionado en la solapa CONFIGURACION INDIVIDUAL, se observan 4 grandes áreas:
Sucursales;
Usuarios;
Puntos de venta;
Terminales.
10.1.1.2.1 SUCURSALES En este rubro se configuran los datos específicos por sucursal
Contiene, sobre la izquierda, el detalle de 7 módulos:
Archivos varios;
Facturación Ventas 1;
Facturación Ventas 2;
Facturación Compras;
Cuentas Corrientes;
Contabilidad;
Opciones generales.
ARCHIVOS VARIOS
En este módulo se configuran valores generales de la sucursal:
Los datos son:
Estilo de pantalla para la selección de: el sistema ofrece diferentes opciones de pantalla inicial para artículos, clientes y proveedores; desplegando las opciones, se selecciona la deseada;
Orden para listas de comprobantes: para los diferentes reportes del sistema, se debe elegir el orden, que puede ser;
Orden para los ABMs de: se debe definir el ordenamiento inicial que tiene cada uno de los 3 áreas: artículos, clientes y proveedores al momento de abrir el ABM; desplegando las opciones, ofrece las alternativas disponibles;
Búsqueda incremental: es un campo de tilde que activa (tildado) o no (destildado) la búsqueda a partir de los registros que se vayan ingresando;
Artículos: administra 3 definiciones relacionadas específicamente con los artículos:
No mostrar artículos inactivos en ABM: campo de tilde que permitirá o no que los artículos que se encuentren marcados como “inactivos” no se mostrarán al momento de desplegar el ABM;
No mostrar materias primas en ABM: campo de tilde que permitirá o no que los artículos que se encuentren marcados como “materias primas” no se mostrarán al momento de desplegar el ABM;
Lista de precios para precio ampliado: lista de precios que por default toma el sistema.
Rangos de carga de cliente: desde/hasta: define el rango de códigos de cliente que se le asigna a la sucursal, con la intención de no mezclarlos con otra.
FACTURACION – VENTAS 1
En este punto se definen aspectos relacionados con la facturación a clientes:
Los datos son:
Permite cambio de precios: campo de tilde que autoriza (tildado) o no (destildado) que al momento de las ventas se modifique el precio de un artículo (se debe recordar que el artículo trae, como dato, el precio asignado según la lista correspondiente);
Permite precio en cero: campo de tilde que permite (tildado) o no (destildado) que al momento de las ventas se facture con valor cero(se debe recordar que el artículo trae, como dato, el precio asignado según la lista correspondiente);
Permite cantidades negativas en facturas: campo de tilde que permite (tildado) o no (destildado) que se facture con valores negativos en la cantidad;
Cambia fecha del sistema en forma automática: campo de tilde que efectúa automáticamente (tildado) o no (destildado) el cambio de fecha;
Cambia fecha de comprobantes: campo de tilde que permite (tildado) o no (destildado) que al momento de las ventas se modifique la fecha de los comprobantes;
Avisa cuando los artículos están en stock mínimo: campo de tilde que genera un aviso (tildado) o no (destildado) al momento de las ventas que indica si el artículo se encuentra en su stock mínimo (dato del ABM de ARTICULOS);
Avisa cuando los artículos no tienen stock: campo de tilde que genera un aviso (tildado) o no (destildado) al momento de las ventas que indica si el artículo no tiene stock suficiente (dato del ABM de ARTICULOS);
Permite movimientos de artículos sin stock o con el mínimo: campo de tilde que permite (tildado) o no (destildado) al momento de las ventas realizar la operación aunque no haya suficiente stock;
Toma automáticamente las notas del cliente al facturar: campo de tilde que genera (tildado) o no (destildado) que al momento de emitir el comprobante de ventas, el sistema traiga las notas relacionadas con el cliente, ingresadas en el ABM de CLIENTES;
Muestra automáticamente las notas del cliente en circuito de ventas: campo de tilde que activa (tildado) o no (destildado) la muestra de las notas del cliente en circuito de ventas;
Toma automáticamente las notas del proveedor en OC: campo de tilde que genera (tildado) o no (destildado) que al momento de emitir la OC, el sistema traiga las notas relacionadas con el proveedor, ingresadas en el ABM de PROVEEDORES;
Cliente Consumidor final automático para scanner: código de cliente automático;
FACTURACION – VENTAS 2
En este punto se definen otros aspectos relacionados con la facturación a clientes:
Los datos son:
Prefacturas:
No utiliza prefactura: campo de tilde que define si se utiliza (tildado) o no (destildado) el esquema de emitir una prefactura al momento de la venta;
Imprime prefactura: definido el uso de este modelo, es un campo de tilde que define si se imprime (tildado) o no (destildado) la prefactura;
Pide número prefactura: definido el uso de este modelo, es un campo de tilde que define si se pide (tildado) o no (destildado) el número de la prefactura.
Descuentos máximos:
Máximo descuento por línea: indica, en porcentaje, el máximo de descuento que se autorizará en cada línea de la factura (recordar que la línea es un “renglón”);
Máximo descuento general: indica, en porcentaje, el máximo descuento que se autoriza para el total de la factura.
Percepciones en Notas de Crédito:
No calcular percepción de IVA en NC: campo de tilde que define si se calcula (tildado) o no (destildado) la percepción de IVA al momento de emitir la NC; No calcular percepción de IIBB en NC: campo de tilde que define si se calcula (tildado) o no (destildado) la percepción de IIBB al momento de emitir la NC;
FACTURACION – COMPRAS
En este punto define aspectos relacionados con el circuito de compras:
Los datos son:
Opciones Varias de compras:
Actualiza precio de costo en factura de compra: campo de tilde que define si se actualiza (tildado) o no (destildado) el costo de un artículo al momento de registrar la factura de compra (el costo puede haber variado);
No visualizar precios en remito de compra: campo de tilde que define si se permite (tildado) o no (destildado) que los remitos de compra muestren los precios.
Facturación por concepto:
Habilitar facturas de compra por conceptos: campo de tilde que habilita (tildado) o no (destildado) el uso del esquema de CONCEPTOS para ingresar facturas de compra.
CUENTAS CORRIENTES
En este punto define aspectos relacionados con las cuentas corrientes:
Los datos son:
Opciones Varias de Ctas Ctes:
Permite cambiar Pto de Vta y Nro de recibo: campo de tilde que autoriza (tildado) o no (destildado) que se modifique el punto de venta y el número de un recibo, al momento de su confección;
Genera NC/ND automática: campo de tilde que establece (tildado) o no (destildado) si se generan NC o ND automáticas ante diferencias de valores al momento de ingresar los comprobantes;
Punto de Vta para Recibos y OP “sólo imputa movimientos”: punto de venta a utilizar en RECIBOS (cobranza a clientes) y ORDENES DE PAGO(pago a proveedores) al momento de imputar movimientos.
CONTABILIDAD
En este punto define aspectos contables básicos de la sucursal:
Los datos son:
Muestra asientos varios antes de grabar: campo de tilde que establece que se visualice (tildado) o no (destildado) el asiento contable en el caso de operaciones varias;
Muestra asientos de ventas antes de grabar: campo de tilde que establece que se visualice (tildado) o no (destildado) el asiento contable en el caso de operaciones de venta;
Muestra asientos de compras antes de grabar: campo de tilde que establece que se visualice (tildado) o no (destildado) el asiento contable en el caso de operaciones de compra
OPCIONES GENERALES
En este punto se define si se permite cambiar o no la fecha del sistema:
Donde se ingresa:
Permitir cambiar la fecha del sistema: campo de tilde que permite (tildado) o no (destildado) modificar la fecha del sistema.
10.1.1.2.2 USUARIOS En este rubro se configuran los datos específicos por usuario:
Contiene, sobre la izquierda, el detalle de 6 módulos:
Archivos varios;
Facturación Ventas;
Facturación Compras;
Cuentas Corrientes;
Contabilidad;
Seguridad.
ARCHIVOS VARIOS
En este módulo se configuran valores generales de la sucursal:
Los datos son:
Estilo de pantalla para la selección de: el sistema ofrece diferentes opciones de pantalla inicial para artículos, clientes y proveedores; desplegando las opciones, se selecciona la deseada;
Orden para listas de comprobantes: para los diferentes reportes del sistema, se debe elegir el orden, que puede ser;
Orden para los ABMs de: se debe definir el ordenamiento inicial que tiene cada uno de los 3 áreas: artículos, clientes y proveedores al momento de abrir el ABM; desplegando las opciones, ofrece las alternativas disponibles;
Búsqueda incremental: es un campo de tilde que activa (tildado) o no (destildado) la búsqueda a partir de los registros que se vayan ingresando;
Artículos: administra 2 definiciones relacionadas específicamente con los artículos:
No mostrar artículos inactivos en ABM: campo de tilde que permitirá o no que los artículos que se encuentren marcados como “inactivos” no se mostrarán al momento de desplegar el ABM;
No mostrar materias primas en ABM: campo de tilde que permitirá o no que los artículos que se encuentren marcados como “materias primas” no se mostrarán al momento de desplegar el ABM.
FACTURACION - VENTAS
En este punto, se deben definir parámetros relacionados con las ventas:
Los datos son:
Facturación en general:
Permite cambio de precios: autoriza o no al usuario a realizar cambios de precios al momento de la facturación;
NOTA: la opción “NO DEFINIDO”, como se indica en pantalla, tomará datos equivalentes de la sucursal.
Permite precio en cero: autoriza o no al usuario a facturar con precios con valor cero;
Cambia fecha de comprobantes: autoriza o no al usuario a cambiar la fecha de los comprobantes;
Permite facturar artículos sin stock o con el mínimo: autoriza o no al usuario a facturar artículos sin stock o con stock mínimo;
Lista de precios para precio ampliado: lista de precios que por default toma el sistema.
Opciones de cajeros:
El usuario es cajero: campo de tilde que indica si el usuario es cajero (tildado) o no (destildado);
Máximo descuento por línea: indica, en porcentaje, el máximo de descuento que se autorizará al usuario, en cada línea de la factura (recordar que la línea es un “renglón”);
Máximo descuento general: indica, en porcentaje, el máximo descuento que se autoriza al usuario a hacer para el total de la factura.
FACTURACION - COMPRAS
En este punto, se deben definir parámetros relacionados con las compras:
Los datos son:
Opciones varias de compras:
Visualiza precios en remitos de compra: indica si al usuario se lo autoriza o no a poder ver los precios ingresados en el comprobante Remito.
CUENTAS CORRIENTES
En este punto se definen parámetros de manejo de las cuentas corrientes para los usuarios:
Los datos son:
Opciones varias de cuentas corrientes:
Permite cambiar punto de venta y número de recibo: indica si al usuario se lo autoriza o no a modificar punto de venta y numeración de los remitos.
CONTABILIDAD
En este punto se definen parámetros contables:
Los datos son:
Previsualización de asientos:
Muestra asientos varios antes de grabar: indica si al usuario se le permite visualizar las registraciones contables de movimientos varios, antes de cerrar la operación;
Muestra asientos de ventas antes de grabar: indica si al usuario se le permite visualizar las registraciones contables de los movimientos de ventas, antes de cerrar la operación;
Muestra asientos de compras antes de grabar: indica si al usuario se le permite visualizar las registraciones contables de movimientos de compras, antes de cerrar la operación.
SEGURIDAD
En este punto se indican los parámetros de seguridad relacionados con el usuario:
Los datos son:
Password especial habilitante: password de acceso del usuario.
10.1.1.2.3 PUNTOS DE VENTA En este rubro se configuran los datos específicos por PUNTO DE VENTA:
Contiene, sobre la izquierda, el detalle de 3 módulos:
Numeración y líneas;
Comp. Fiscales 1;
Comp. Fiscales 2.
NUMERACION Y LINEAS
En este módulo se configuran valores de la numeración y manejo general de los comprobantes:
Presenta 2 solapas
Comprobantes de ventas;
Otros comprobantes.
COMPROBANTES DE VENTAS
Administra 2 conceptos:
Numero inicial: número inicial del comprobante (debe considerarse que una empresa puede poner en funcionamiento el sistema con talonarios de comprobantes ya en uso);
Máximo de líneas: cantidad máxima de líneas por comprobante;
Estos dos conceptos responden al formato que la empresa tenga para sus comprobantes y se aplica a toda la nómina de comprobantes que muestra la pantalla de parámetros.
OTROS COMPROBANTES:
Con el mismo criterio que los comprobantes de VENTAS, se administran estos “otros comprobantes”.
Adicionalmente, al pie de pantalla, se presentan puntos a definir:
Los recibos tienen número propio (X, A, B): campo de tilde que determina si los recibos tienen (tildado) o no (destildado) numeración propia por letra;
Las notas de crédito o débito tienen número propio: campo de tilde que determina si las notas de crédito tienen (tildado) o no (destildado) numeración propia por letra;
Controlar talonarios en este punto de venta: campo de tilde que indica si se aplica (tildado) o no (destildado) el procedimiento de control de talonarios;
Punto de venta para facturación electrónica: campo de tilde que indica si este punto de venta es de facturación electrónica (tildado) o no (destildado).
COMP. FISCALES 1
En este módulo se configura el formato de los comprobantes fiscales:
La pantalla indica:
Campos cabecera, cuerpo y pie detallando el formato de cada línea;
Variables para cabecera y pie: indica cómo deben ser las variables a utilizar en cabecera y pie;
Variables para detalle: ídem para los detalles;
Cargar valores por omisión: presionando este botón, la configuración que toma es la de los valores por omisión.
COMP. FISCALES 2
En este punto se agregan datos al formato de comprobantes:
La pantalla indica:
Indica el título y atributo por línea;
Atributos: da las claves para los atributos;
Opciones avanzadas: indica, con campos de tilde, características adicionales a seleccionar;
Límite F.: establece los montos límite para los tipos de factura.
10.1.1.2.4 TERMINALES En este rubro se configuran los datos específicos por terminal:
Contiene, sobre la izquierda, el detalle de 8 módulos:
General;
Ventas 1;
Ventas 2;
Compras y Otros;
Cuentas Corrientes;
Impresoras y copias;
Previsualizaciones;
Barra de tareas.
GENERAL
En este módulo Se configuran valores generales de la terminal:
Los datos son:
Descripción de esta terminal: denominación que se le da a la terminal;
Opciones generales:
Punto de venta asignado a esta terminal: punto de venta que aplicará esta terminal a sus operaciones de venta; es un dato de TABLA, creado en la Tabla de PUNTOS DE VENTA;
Punto de venta para impresora fiscal: si la terminal tiene una impresora fiscal, el punto de venta de la misma; es un dato de TABLA, creado en la Tabla de PUNTOS DE VENTA;
Número de caja asignado a esta terminal: caja que se le asigna para el manejo de fondos; es un dato de TABLA, creado en la Tabla de CAJAS;
Depósito por terminal (sobrescribe al cliente): depósito del cual sale la mercadería para operaciones realizadas por esta terminal; es un dato de TABLA, creado en la Tabla de DEPOSITOS; indica que “sobrescribe al cliente” porque toma el depósito de la terminal y NO el determinado en el ABM de CLIENTES;
Movimientos de stock:
Visualiza importes en transferencias entre depósitos: opción de tilde que indica si se permite (tildado) o no (destildado) ver los importes de los artículos en las transferencias entre depósitos.
VENTAS 1
En este módulo se configuran valores relacionados con las ventas:
Los datos son:
Facturación de ventas
Imprime factura: opción de tilde que indica si se imprime (tildado) o no (destildado) la factura;
Imprime factura y remito automático: opción de tilde que indica si se imprime (tildado) o no (destildado) el remito y la factura (ambos comprobantes) en todas las ventas; Se relaciona con la CONDICION DE VENTA (Archivos – Tablas de Clientes);
Utiliza preparador en Comprobante de Ventas: opción de tilde que indica si se utiliza (tildado) o no (destildado) el preparador en los comprobantes de Ventas (en caso de optar por este circuito);
No solicitar confirmación al cambiar la condición de ventas en factura: opción de tilde que indica si se solicita confirmación (tildado) o no (destildado) cuando en la factura se cambie la condición de venta que “trae” el cliente al ingresarlo (dada de alta en el ABM de CLIENTES);
No solicitar confirmación al actualizar precios de cotizaciones en facturas: opción de tilde que indica si se solicita confirmación (tildado) o no (destildado) cuando se actualizan los precios de cotizaciones en facturas;
Cantidad 1 por defecto al elegir artículos en circuito de ventas: opción de tilde que indica si se utiliza cantidad igual a “1” (tildado) o no (destildado) tras ingresar el artículo en los comprobantes de ventas (puede modificarse).
Comprobantes fiscales:
Utiliza impresora fiscal: opción de tilde que indica si se utiliza (tildado) o no (destildado) impresora fiscal, vinculada a la terminal;
Utiliza spool fiscal para facturas: opción de tilde que indica si se utiliza (tildado) o no (destildado) un sistema de spool para la impresión de facturas por impresora fiscal;
Utiliza impresora fiscal Epson: opción de tilde que indica si se utiliza (tildado) o no (destildado) impresora fiscal marca Epson;
Utiliza spool fiscal para Notas de crédito: opción de tilde que indica si se utiliza (tildado) o no (destildado) un sistema de spool para la impresión de Notas de crédito por impresora fiscal;
Utiliza remito fiscal: opción de tilde que indica si se utiliza (tildado) o no (destildado) el comprobante remito en versión fiscal;
Utiliza spool fiscal para remitos: opción de tilde que indica si se utiliza (tildado) o no (destildado) un sistema de spool para la impresión de remitos por impresora fiscal;
Utiliza cotización fiscal: opción de tilde que indica si se utiliza (tildado) o no (destildado) el comprobante cotización en versión fiscal;
Utiliza spool fiscal para cotizaciones: opción de tilde que indica si se utiliza (tildado) o no (destildado) un sistema de spool para la impresión de cotizaciones por impresora fiscal;
Fiscal terminal server: se debe ingresar la ruta de acceso.
VENTAS 2
En este módulo se configuran valores relacionados con las ventas:
Pedidos de ventas y despachos:
Pide número de pedido de venta: opción de tilde que indica si al momento de despachar mercadería, solicita (tildado) o no (destildado) el número del pedido de venta, realizado con anterioridad;
Imprime por línea en despacho: opción de tilde que indica si al momento de despachar mercadería, en el comprobante, imprime (tildado) o no (destildado) el número del pedido de venta, por línea;
Imprime pedido de venta: opción de tilde que indica si imprime (tildado) o no (destildado) el comprobante Pedido de Venta, al finalizar su ingreso;
Monedas a visualizar en medio de pago: permite indicar las monedas que se visualizarán en medio de pago.
COMPRAS Y OTROS
En este módulo se configuran valores relacionados con operaciones de Compras y Fondos:
Los datos son:
Facturación y comprobantes de Compras:
Imprime factura de compra: opción de tilde que indica si, tras su ingreso, se imprime (tildado) o no (destildado) un comprobante interno de la factura de compra (la factura recibida es un comprobantes externo, emitido por el proveedor);
Imprime pedido de compra: opción de tilde que indica si, tras su ingreso, se imprime (tildado) o no (destildado) un comprobante respaldatorio del pedido de compras realizado al proveedor;
Pide número de pedido de compra: opción de tilde que indica si, en operaciones posteriores, solicita (tildado) o no (destildado) el número del pedido de compras, realizado con anterioridad;
Imprime cotización de compra: opción de tilde que indica si, tras su ingreso, se imprime (tildado) o no (destildado) un comprobante respaldatorio de la cotización de compras solicitada al proveedor;
Imprime remito de compra: opción de tilde que indica si, tras su ingreso, se imprime (tildado) o no (destildado) un comprobante interno del remito de compra (el remito ingresado es un comprobantes externo, emitido por el proveedor);
Apertura y cierre de Caja:
Imprime apertura de caja: opción de tilde que indica si, al hacer la apertura de caja, se imprime (tildado) o no (destildado) un comprobante con los datos de dicha apertura; relacionado con la activación o no de este circuito;
Imprime cierre de caja: opción de tilde que indica si, al hacer la apertura de caja, se imprime (tildado) o no (destildado) un comprobante con los datos de dicha cierre; relacionado con la activación o no de este circuito;
Copias: ingresar cantidad de copias de los comprobantes de APERTURA y CIERRE de CAJA.
Ajustes de fondos
Imprime Ingresos / Egresos de efectivo: opción de tilde que indica si, al hacer movimientos de fondos (ingresos o egresos), se imprime (tildado) o no (destildado) un comprobante respaldatorio de estas operaciones.
Despachos de Aduana
Utilizar despachos de aduana en factura y remito de compras: opción de tilde que indica si, al ingresar comprobantes de Remito o Factura de Compras, se solicita (tildado) o no (destildado) el dato del despacho de aduana;
En caso de activarse esta opción (tildada), se solicita otra definición:
Previsualizar despachos de aduana a ingresar: en caso de utilizar los despacho de aduana, solicita definir si se previsualizan (tildado) o no(destildado) los despacho de aduana ingresados.
CUENTAS CORRIENTES
En este módulo se configuran valores relacionados con las cuentas corrientes:
Los datos son:
Opciones de cuenta corriente:
Imprime Recibo: opción de tilde que indica si se imprime (tildado) o no (destildado) un recibo, tras ingresar una cobranza a un cliente;
Imprime pases manuales en ctas ctes de clientes: opción de tilde que indica si se imprime (tildado) o no (destildado) un comprobante, tras realizar un ingreso de un pase manual en ctas ctes de clientes;
Imprime Orden de Pago: opción de tilde que indica si se imprime (tildado) o no (destildado) una orden de pago, tras ingresar un pago a un proveedor;
Imprime pases manuales en ctas ctes de proveedores: opción de tilde que indica si se imprime (tildado) o no (destildado) un comprobante, tras realizar un ingreso de un pase manual en ctas ctes de proveedores;
Imprime Orden de Pagos Varios: opción de tilde que indica si se imprime (tildado) o no (destildado) una orden de pagos varios, tras ingresar una compra;
Imprime Retenciones: opción de tilde que indica si se imprimen (tildado) o no (destildado) las retenciones que se generen a partir de operaciones de compra o pago;
No usa transfer en Recibos: opción de tilde que habilita (tildado) o no (destildado) la alternativa de aplicar comprobantes de diferente signo en ctas ctes de clientes;
No usa transfer en OP: opción de tilde que habilita (tildado) o no (destildado) la alternativa de aplicar comprobantes de diferente signo en ctas ctes de proveedores;
Mostrar inicialmente todas las sucursales en recibos y visualización de ctas ctes: opción de tilde que indica si, al consular las ctas ctes o emitir un recibo, se muestran las operaciones realizadas en todas las sucursales (tildado) o no (destildado); este dato puede ser cambiado una vez ingresado a la pantalla.
IMPRESORAS Y COPIAS
En este módulo se configuran valores relacionados con las diferentes impresiones de comprobantes:
Este módulo presenta 4 solapas, relacionadas con 4 grandes áreas del sistema:
Solapa Ventas: solicita información para la impresión de comprobantes de ventas:
Comprobantes “A”;
Comprobantes “B”;
Comprobantes “C”;
Comprobantes “E”;
Prefactura;
Cotización;
Pedidos de ventas;
Remito;
Remito en consignación.
Respecto de ellos, solicita 2 datos:
Impresora: debe definirse la impresora desde la cual, se emitirán cada uno de los comprobantes; permite elegir de las impresoras vinculadas a la terminal;
Cantidad de copias que se imprimirán de cada uno de los comprobantes;
Finalmente, solicita una impresora para los:
Listados por defecto: debe definirse la impresora desde la cual, se emitirán los listados; permite elegir de las impresoras vinculadas a la terminal;
Solapa Compras: solicita información para la impresión de comprobantes de compras:
Cotización Compras;
Remito Compras;
Orden de compras;
Cheques propios.
Respecto de ellos, solicita 2 datos:
Impresora: debe definirse la impresora desde la cual, se emitirán cada uno de los comprobantes; permite elegir de las impresoras vinculadas a la terminal;
Cantidad de copias que se imprimirán de cada uno de los comprobantes;
Finalmente, solicita una impresora para los:
Listados por defecto: debe definirse la impresora desde la cual, se emitirán los listados; permite elegir de las impresoras vinculadas a la terminal;
Solapa Cuentas Corrientes: solicita información para la impresión de comprobantes de cuentas corrientes:
Recibo;
Orden de Pago;
Pase Manual de clientes;
Pase manual de proveedores.
Respecto de ellos, solicita 2 datos:
Impresora: debe definirse la impresora desde la cual, se emitirán cada uno de los comprobantes; permite elegir de las impresoras vinculadas a la terminal;
Cantidad de copias que se imprimirán de cada uno de los comprobantes;
Finalmente, solicita una impresora para los:
Listados por defecto: debe definirse la impresora desde la cual, se emitirán los listados; permite elegir de las impresoras vinculadas a la terminal;
Solapa Varios: solicita información para la impresión de comprobantes de despacho, stock y fondos:
Despacho;
Despacho línea;
Transferencias de stock;
Orden de Pagos Varios;
Retenciones;
Etiquetas.
Respecto de ellos, solicita 2 datos:
Impresora: debe definirse la impresora desde la cual, se emitirán cada uno de los comprobantes; permite elegir de las impresoras vinculadas a la terminal;
Cantidad de copias que se imprimirán de cada uno de los comprobantes;
Cantidad de copias para impresora fiscal: para los comprobantes:
Factura fiscal;
Cotización fiscal;
Remito fiscal.
Respecto de ellos, solicita 2 datos:
Impresora: debe definirse la impresora desde la cual, se emitirán cada uno de los comprobantes; permite elegir de las impresoras vinculadas a la terminal;
Cantidad de copias que se imprimirán de cada uno de los comprobantes;
Finalmente, solicita una impresora para los:
Listados por defecto: debe definirse la impresora desde la cual, se emitirán los listados; permite elegir de las impresoras vinculadas a la terminal;
PREVISUALIZACIONES
En este módulo se definen las previsualizaciones de diversos formularios:
Los datos son:
Previsualización de comprobantes:
Comprobantes de ventas: opción de tilde que indica si se previsualizan por pantalla (tildado) o no (destildado) los comprobantes, previo a su impresión;
Remitos de ventas: opción de tilde que indica si se previsualizan por pantalla (tildado) o no (destildado) los remitos, previo a su impresión;
Remitos de ventas en consignación: opción de tilde que indica si se previsualizan por pantalla (tildado) o no (destildado) los remitos en consignación, previo a su impresión;
Pedidos de ventas: opción de tilde que indica si se previsualizan por pantalla (tildado) o no (destildado) los pedidos, previo a su impresión;
Cotizaciones de ventas: opción de tilde que indica si se previsualizan por pantalla (tildado) o no (destildado) las cotizaciones, previo a su impresión;
Prefacturas: opción de tilde que indica si se previsualizan por pantalla (tildado) o no (destildado) las prefacturas, previo a su impresión;
Cotizaciones de compras: opción de tilde que indica si se previsualizan por pantalla (tildado) o no (destildado) las cotizaciones, previo a su impresión;
Remitos de compras: opción de tilde que indica si se previsualizan por pantalla (tildado) o no (destildado) los remitos, previo a su impresión;
Ordenes de compra: opción de tilde que indica si se previsualizan por pantalla (tildado) o no (destildado) las OC, previo a su impresión;
Recibos de Cta Cte: opción de tilde que indica si se previsualizan por pantalla (tildado) o no (destildado) los recibos de cobranza a clientes, previo a su impresión;
Ordenes de pago: opción de tilde que indica si se previsualizan por pantalla (tildado) o no (destildado) las OP a proveedores, previo a su impresión;
Pase manual de Cta Cte de Clientes: opción de tilde que indica si se previsualizan por pantalla (tildado) o no (destildado) los pases manuales de clientes, previo a su impresión;
Pase manual de Cta Cte de Proveedores: opción de tilde que indica si se previsualizan por pantalla (tildado) o no (destildado) los pases manuales de proveedores, previo a su impresión;
Ordenes de pagos varios: opción de tilde que indica si se previsualizan por pantalla (tildado) o no (destildado) las OP por compras varias, previo a su impresión;
Retenciones de proveedores: opción de tilde que indica si se previsualizan por pantalla (tildado) o no (destildado) las retenciones generadas en operaciones, previo a su impresión;
BARRA DE TAREAS
En este módulo se definen los accesos directos:
Este punto permite definir íconos por pantalla que se agreguen a los ya establecidos; solicita los campos específicos para su creación:
Texto;
Tool tip;
Ícono;
Programa a llamar.
10.1.2 CONFIGURACION DE FORMULARIOS Dentro del menú “HERRAMIENTAS” el punto “CONFIGURACION DE FORMULARIOS” ofrece las herramientas para editar ciertos formularios del sistema.
BOTONES OPERATIVOS:
MODIFICAR: Permite modificar el formulario seleccionado;
SALIR: Cierra la ventana.
10.1.3 ABM SUCURSALES Dentro del menú “HERRAMIENTAS” hay un punto que administra la información sobre las sucursales.
Desplegando el menú, se abre la pantalla:
BOTONES OPERATIVOS
IMPRIMIR: genera un reporte de las sucursales:
AGREGAR: agrega una nueva sucursal; despliega una pantalla donde ingresar los datos:
Los datos a ingresar son:
Sucursal: código de la sucursal;
Descripción: nombre que se le da a la sucursal;
Dirección: dirección de la sucursal;
Cod. Localidad: contiene la información de las localidades posibles para los domicilios de la sucursal; es un dato que genera una TABLA, y es de libre creación;
Cod. Provincia: contiene la información de las provincias posibles para los domicilios de la sucursal; es un dato que genera una TABL, y es de libre creación;
Cod. Origen: contiene la información de los orígenes posibles para los domicilios de la sucursal; es un dato que genera una TABLA, y es de libre creación;
Teléfono: número telefónico de la sucursal;
Fax: número de fax de la sucursal;
Email: dirección e mail de la sucursal.
MODIFICAR: modifica los datos de una sucursal existente; los datos son los mismos de AGREGAR:
BORRAR: borra la sucursal sobre la cual está el cursor;
SALIR: cierra la ventana.
10.1.4 ABM PUNTOS DE VENTA Dentro del menú “HERRAMIENTAS” hay un punto que administra la información sobre los puntos de venta:
Desplegando el menú, se abre la pantalla:
BOTONES OPERATIVOS
INGRESAR: da de alta un nuevo punto de venta, contiene 2 datos:
Sucursal: se selecciona una sucursal de las existentes; es un dato que genera la TABLA SUCURSALES;
Punto de venta: se ingresa el número asignado al punto de venta.
CONFIGURAR: configura los datos del punto de venta; cumple la misma función que los PARAMETROS INDIVIDUALES – POR PUNTO DE VENTA;
BORRAR: borra el registro sobre la cual está el cursor;
CERRAR: cierra la ventana.
10.1.5 ABM TERMINALES Dentro del menú “HERRAMIENTAS” hay un punto que administra la información sobre las terminales:
Desplegando el menú, se abre la pantalla:
BOTONES OPERATIVOS
AGREGAR: permite agregar una nueva terminal, determinando su pertenencia a una sucursal;
COPIAR: copia los datos de una terminal, para crear otra;
CAMBIAR: modifica los datos de una terminal ya ingresada;
BORRAR: borra el registro sobre la cual está el cursor;
CERRAR: cierra la ventana.
10.1.6 CAMBIAR LA FECHA DEL SISTEMA Permite modificar la fecha del sistema.
10.2 BASES DE DATOS Dentro del menú “HERRAMIENTAS” el punto “BASES DE DATOS” ofrece las herramientas necesarias para efectuar determinados ajustes y puestas a punto del sistema.
10.2.1 ADMINISTRADOR DE ARCHIVOS.
Permite administrar los archivos que componen el sistema.
Su utilización se sugiere sea consultada, previamente, con personal de INFOSIS.
10.2.2 REGENERA ARCHIVOS TRANSITORIOS
Esta función permite eliminar los archivos temporales que van quedando con el uso del sistema.
Presionando “OK” se borran esos archivos.
Su utilización se sugiere sea consultada, previamente, con personal de INFOSIS.
10.2.3 RESET DE STOCK A CERO
Esta función deja en cero el stock de un depósito seleccionado a una fecha determinada.
Presionando “PROCESAR” se confirma la instrucción y el stock se vuelve a cero.
Por sus implicancias en la información, se sugiere se consulte, previamente, con personal de INFOSIS.
10.2.4 SPOOL DE IMPRESIÓN
La pantalla mostrará los comprobantes en el spool de impresión, permitiendo:
ACTUALIZA: actualiza el spool;
RESETEA SPOOL: resetea el spool, dejándolo vacío;
SALIR: cierra la ventana.
10.2.5 LIBERAR CHEQUES / TARJETAS
Ante eventuales inconvenientes de disponibilidad y uso con los cheques y los cupones de tarjeta de crédito, este programa los “libera”, dejándolos disponibles.
Presionando “RESETEA” resetea la información, desbloqueando los cheques y cupones.
Por sus implicancias en la información, se sugiere se consulte, previamente, con personal de INFOSIS.
10.2.6 LIBERAR RECIBOS Y OP
Ante eventuales inconvenientes de disponibilidad y uso con los recibos de cobranza a clientes y ordenes de pago a proveedores, este programa los “libera”, dejándolos disponibles.
Presionando “RESETEA” resetea la información, desbloqueando los recibos y OPs.
Por sus implicancias en la información, se sugiere se consulte, previamente, con personal de INFOSIS.
10.2.7 LIBERAR PENDIENTES
Ante eventuales inconvenientes con los pendientes tanto de compras como de ventas, este programa los “libera”, dejándolos disponibles.
Presionando “RESETEA” resetea la información, desbloqueando dichos pendientes.
Por sus implicancias en la información, se sugiere se consulte, previamente, con personal de INFOSIS.
10.2.8 LIBERAR SUGERENCIAS
Ante eventuales inconvenientes con las sugerencias de compra, este programa los “libera”, dejándolos disponibles.
Presionando “RESETEA” resetea la información, desbloqueando las sugerencias.
Por sus implicancias en la información, se sugiere se consulte, previamente, con personal de INFOSIS.
10.2.9 AUTORIZAR TODOS LOS CHEQUES Y CUPONES
Este punto AUTORIZA todos los cheques y cupones de tarjetas de crédito pendientes de actualización; debe recordarse que se trata de un punto de programa específico, que “marca” y selecciona que cheques y/o cupones autoriza.
Este programa, presionando “RESETEA”, autoriza en forma masiva.
10.2.10 ABM RETENCIONES Y PERCEPCIONES.
Este punto muestra todas las retenciones y percepciones generadas automáticamente por el sistema (según la parametrización creada), permitiendo ajustes en forma manual, es decir que sobre la retención/percepción generada, se pueden producir modificaciones y eventualmente, eliminarlas.
Inicialmente, presenta 3 solapas de ordenamiento:
Orden por fecha, tipo de retención y agente;
Orden por tipo de retención y agente;
Orden por el origen del movimiento.
Tiene 5 botones operativos:
REIMPRIME RETENCIÓN PRV.: reimprime la retención/percepción sobre la que está posicionado el cursor;
AGREGAR: agrega manualmente una percepción/retención; solicitará todos los datos necesarios:
CAMBIAR: modifica los datos existentes; habilita una pantalla donde modificarlos:
BORRAR: elimina un registro; ante esta solicitud, el sistema advierte;
SALIR: cierra la ventana.
OBSERVACION: las retenciones/percepciones se generan a partir de cómo fueron configuradas las tablas correspondientes (tablas impositivas, ABM de clientes / proveedores, situación de la propia empresa, etc.), por lo que si se generaron fue en cumplimiento de normas fiscales vigentes.
No obstante, por alguna circunstancia puede ser necesario producir algún ajuste, que se sugiere sea consultado previamente con el profesional contable de la empresa.
11 REPORTES CRYSTAL El menú de REPORTES CRYSTAL permite obtener información de los diferentes módulos del programa con una gran riqueza y precisión.
La pantalla inicial es:
Presionando el botón se obtiene información detallada del reporte seleccionado como se muestra a continuación:
La pantalla muestra varias características destacables:
Sobre la izquierda muestra los rubros de reportes, que son coincidentes con los módulos del sistema operativo; desplegando cada uno de ellos, muestra los reportes disponibles con un esquema de árbol:
Sobre la derecha, se presentan las alternativas de salida del reporte:
Si presionamos el botón CONFIGURACION se obtiene el árbol completo de listados
11.1 USO DE REPORTES CRYSTAL Los REPORTES CRYSTAL pueden ser presentados de 3 maneras diferentes, las cuales se muestran sobre la derecha de la pantalla:
IMPRIMIR: la salida es impresa, al estilo de un listado; VISUALIZAR POR PANTALLA: el reporte sale por pantalla; EXPORTACIONES: el reporte se puede exportar como archivo con diferentes formatos.
SELECCION DE UN REPORTE:
La secuencia para seleccionar un reporte es la siguiente:
se selecciona el módulo de la información:
Desplegado el árbol del módulo seleccionado, se elige el reporte; dentro del árbol existen agrupamientos de reportes con información similar y, dentro de ellos, los reportes propiamente dichos:
Para ejecutar el reporte existen 2 alternativas:
Posicionado sobre el reporte, se presiona alguno de los 3 botones de la derecha, según se desee se emita el reporte: impreso, por pantalla o exportable; Posicionado sobre el reporte, se hace doble click:
En ambos casos, se desplegarán los filtros propios de cada reporte:
Dándose 2 tipos de filtros:
Selección de rangos de clasificadores (familia desde / hasta); Opciones de tilde, que activan o no la opción (Sólo artículos NO activos?) Seleccionados los filtros, se presiona PROCESAR y se despliega el menú por pantalla:
En esta pantalla, se destacan varios puntos operativos:
botones para adelantar / retroceder en el reporte;
actualiza la información (debe recordarse que el reporte muestra los datos operativos, por lo que si estos se actualizaron, el reporte debe poder reflejarlos a través de esta función);
asistente para configurar la búsqueda de un dato específico;
despliega un buscador:
establece el tamaño de la visualización;
ayuda del programa.
configura un archivo para que sea exportado: Selecciona el formato del archivo:
Selecciona el destino del archivo:
Configura el rango del reporte:
presionando este botón, se procesa la IMPRESIÓN del informe;
muestra u oculta el árbol de datos que se muestra sobre la izquierda de la pantalla.
CLOSE: se cierra la pantalla y se vuelve a la pantalla anterior.
12 MODULO CONTABLE
12.1 CONFIGURACION DE PLAN DE CUENTAS
Desde el menú Archivo-> Plan de Cuentas, podemos realizar la alta, baja o modificación de las cuentas que componen nuestro Plan de Cuentas.
Dentro de la pestaña Árbol de Cuentas Analíticas posicionándonos sobre una rama sumatoria presionamos Ingresar para cargar una cuenta nueva, si tildamos Esta Cuenta Posee Apertura de Cuenta posteriormente posicionándonos sobre dicha cuenta podremos Ingresar Apertura de Cuenta, solo debemos tener en cuenta que los códigos deben continuar los de la rama actual.
Dentro de la pestaña Árbol de Cuentas Sumatorias
podemos ingresar las cuentas sumatorias
12.2 APERTURA DE UN NUEVO EJERCICIO
Para realizar la apertura de un nuevo ejercicio contable debemos agregarlo desde el menú Archivo-> Ejercicios, posteriormente desde el menú Procesos realizamos los asientos de Cierre y Apertura correspondientes desde el menú Procesos >> Asiento de Apertura o Asiento de Cierre Ejercicio según corresponda.
ASIENTO DE APERTURA
ASIENTO DE CIERRE
Posteriormente marcar el ejercicio recién creado como activo, o ingresar posteriormente en Parámetros del Sistemas –> Contabilidad y asientos automáticos dentro del Zeus Gestión y cambiar al ejercicio activo deseado, para que las operaciones se graben en el nuevo ejercicio.
12.3 FUNCIONAMIENTO Y CONFIGURACION DEL MODULO CONTABLE
El modulo contable funciona independientemente del modulo de gestión obteniendo los datos a través de tres tipos de asientos.
Automáticos Por concepto Manuales
Automáticos: Se configuran en Parámetros del Sistema-> Contabilidad y Asientos Automáticos.
Cuando realizamos una operación de COMPRA, VENTA, COBRANZA, PAGO, y debitos en BANCOS el sistema realiza este asiento en el 0 respectivo.
Cuando deseamos que la imputación sea distinta podemos especificar en la carga de los ABM la imputación deseada.
En los ABM de clientes y proveedores vemos en la pestaña Más Datos->
En el ABM de artículos en cambio nos pide:
Debemos cargar en este caso la cuenta a imputar para ese artículo en el caso de venta y compra del mismo.
Luego dentro de las tablas del sistema tenemos que especificar las siguientes imputaciones:
Tablas Generales: Bancos, Tarjetas de Crédito, Conceptos de liquidación de Tarjetas de Crédito, Moneda, Conceptos.
Tablas Impositivas: Retenciones (imputación de los distintos regímenes de retención y percepción)
Cuando realicemos operaciones con bancos, con otras monedas, con tarjeta, o aquellas que incluyan retenciones el sistema tomará la cuenta contable del banco, moneda, tarjeta y otros conceptos implicados.
Ejemplo de asiento por concepto:
Otra forma de cargar asientos es ingresar o modificar asientos manualmente. Hay tres formas de ingresar asientos manuales:
Cuando realizamos operaciones con Fondos o Bancos el sistema nos muestra una ventana como la anterior con el
asiento que realizará cuando presionemos ACEPTAR, si hacemos clic en podemos modificar la cuenta seleccionada y darle la imputación que deseemos.
Cuando realizamos operaciones de compras, ventas, varios podemos configurar los parámetros por usuario para que el sistema nos muestre los asientos antes de grabar. Esto nos permite modificar, borrar o ingresar nuevas líneas en el asiento, e inclusive cambiar la imputación entre a los distintos subdiarios.
Desde el módulo contable podemos ingresar asientos manuales desde el menú Asientos de Subdiario-> Alta / Baja / Modificación de asientos de subdiario.
ALTA DE ASIENTOS MODELO
Otra forma de predeterminar las imputaciones contables es cargar asientos modelo para operaciones rutinarias, esto se hace desde asientos predefinidos en el modulo contable, teniendo habilitada la contabilidad extendida desde los parámetros generales del módulo de gestión.
Cuando los usuarios optan por ingresar un asiento manual pueden cargar el asiento modelo haciendo clic en:
“ASIENTO MODELO” o “ASIENTO BORRADOR”
El asiento borrador se carga provisoriamente, una vez aprobado el formato se utiliza en la carga y el mismo es eliminado de la lista de asientos borradores.
12.4 PROCESAMIENTO MENSUAL DE LA INFORMACION
Habiendo configurado todas las opciones de asientos y realizado las operaciones mensuales, estas se cargan en los subdiarios respectivos.
Desde el módulo contable podemos dar de alta, modificar o dar de baja dichos asientos.
Llegado el cierre de mes, volcamos los mismos al diario a través de los asientos resumen.
Si posteriormente realizamos modificaciones en los asientos de subdiarios incluidos en el resumen solamente debemos generar de nuevo el subdiario del mes correspondiente.
Para Bloquear la modificación de los asientos del mes cerrado debemos ingresar el Cierre de Mes Contable desde el menú Archivos.
EMISION DE INFORMES
Desde el menú Informes podemos emitir los Mayores de cuentas de Diario y Subdiario; balance de sumas y saldos y dos modelos de Balance General (con y sin subtotales).
El Control Prorrateado del ejercicio muestra un resumen de los movimientos de todas las cuentas del plan de cuentas mes por mes.
La Consulta de Cuentas nos permite seleccionar un grupo de cuentas y controlar su saldo periódicamente, grabando el formato de la consulta y llamando la misma por nombre.
Desde la pestaña Configuración ingresamos el nombre de la consulta y una a una las cuentas que la componen, grabamos la consulta y desde la pestaña Consulta, seleccionamos la consulta e ingresamos el rango de fechas.
La opción Consulta por Tipo de Comprobante de origen nos permite ver todos los movimientos que se generaron con la emisión de dicho comprobante.
Ingresamos los datos del comprobante y en cada una de las pestañas podemos ver las distintas imputaciones realizadas con motivo de la emisión del comprobante ingresado.
Presionando F3 o Ver Detalle podemos visualizamos el comprobante.
12.5 CONFIGURACION DE EXPORTACIONES
Desde el menú Exportaciones AFIP realizamos todas las exportaciones necesarias para los aplicativos de la AFIP y ARBA.
El formato de las mismas debe configurarse de acuerdo a los requerimientos del aplicativo desde la opción Configurador General de Exportaciones.
Desde esta opción podemos configurar tantas exportaciones como deseemos, ingresamos el nombre y presionamos +.
Realizamos doble clic sobre el nombre para configurar el formato de la exportación.
Luego seleccionándola y presionando Exporta se emite el txt correspondiente.
12.6 CONTABILIDAD EXTENDIDA
Ingresando en Parámetros del Sistema Contabilidad y Asientos Automáticos podemos tildar la opción Contabilidad Extendida. La misma nos permite discriminar los movimientos contables por centro de costos con mayor detalle (Por línea de asiento) y utilizar las opciones de carga de asientos modelo y borrador.
Al tener habilitada extendida podrá agregar y modificar en la previsualización de cualquier tipo de asientos.
CENTROS DE COSTOS
Al habilitar la contabilidad extendida se producen los siguientes cambios, como se muestra en la tabla anterior:
La ventana de creación de Conceptos de Compra desde el menú: Archivo\Tablas de Proveedores\Conceptos de Compra, la misma puede ser utilizada para la creación de plantillas, por Ej.: para liquidar los sueldos.-
La ventana de creación de Conceptos en general, de la siguiente ruta: Archivo\Tablas Varias\Tablas Generales\Conceptos, los mismos se imputan a una cuenta contable y son utilizados desde el menú Fondos, para los Ingresos y Egresos de Caja; y Órdenes de Pago Varias.
La ventana de previsualización de asientos cambia permitiendo seleccionar para cada línea del asiento el centro de costos al cual debe imputarse.
13 ANEXOS
13.1 SISTEMA TINTOMÉTRICO El sistema tintométrico para Zeus permitirá el ingreso y la administración de fórmulas de colores de pinturas para dos grandes grupos de usuarios: “Hogar y Obra” y “Automotores”. Luego mediante el uso de las fórmulas indicadas se automatizará el cálculo de precios para las ventas y el correspondiente manejo de stock, con sólo indicar una cantidad total a vender de la pintura ya mezclada.
La diferencia principal entre las pinturas de “Hogar y Obra” y “Automotores” es que las primeras se hacen tomando como partida una base, a la cual se le agregan cierta cantidad de tintas para obtener un color. En el segundo caso la pintura se obtiene directamente con la mezcla de una cantidad determinada de diferentes tintas.
Las bases para Hogar y Obra y las tintas para ambos sistemas serán artículos del sistema Zeus, los diferentes colores obtenidos con sus mezclas no serán artículos en sí. Por lo tanto, si se desea vender por ejemplo un litro de pintura (o bien una unidad de una lata de un litro) de un determinado color, el usuario elegirá en el momento de la venta el color (fórmula) y la cantidad, y el sistema agregará a la factura tanto la base (en caso del Hogar y Obra) y las tintas, que si son artículos, con las cantidades necesarias para que se logre un litro en este caso (haciendo el cálculo mediante fórmulas ingresadas previamente). El precio a usar en cada línea agregada, será el de la base o la tinta usada. El stock descontado, será entonces las cantidades calculadas de cada tinta y de la base en caso de usarse.
HABILITACIÓN Y CONFIGURACIÓN DE ESTA CARACTERÍSTICA
El sistema de venta de pinturas mediante el sistema tintométrico se habilita desde parámetros del sistema, solapa Opciones Generales 1, tal como se muestra en la siguiente imagen:
Con el check “Utiliza compatibilidad ..” tildado como se muestra, se habilitarán los ítems del menú Archivos para el ingreso y la administración de fórmulas, los cuales se muestran a continuación :
El check “Imprime Detalle en Factura” imprimirá el detalle de todas las bases y tintas usadas, por separado, mientras que si este tilde se deja sin marcar, en el comprobante se imprimirá una sola línea por cada fórmula ingresada. En pantalla y en la base siempre se mostrarán los ítems detallados, este tilde sólo afecta a la impresión de la factura (y del remito, si se usa remito automático).
ADMINISTRACIÓN DE FÓRMULAS
Las fórmulas de Hogar y Obra y las de Automotores se administrarán en forma separada. Se permitirá el ingreso y la modificación manual de las mismas, a través del menú Archivos que se muestra en la imagen anterior. A continuación un ejemplo de edición de una fórmula para Hogar y Obra:
Dos puntos a destacar: La base, a definir porque se trata de una fórmula de Hogar y Obra, es un artículo del sistema. El mismo tiene que estar definido como base para fórmulas de Hogar y Obra. Esto se hace desde el ABM de artículos, en una nueva solapa denominada “Tintas”, en el campo “Tipo”
Por otro lado, aquí se define la presentación del envase de la fórmula. Este valor indica, en litros, la cantidad de pintura que se obtendrá mezclando las cantidades de tintas que se definen a continuación, en la solapa Detalle de Fórmula:
Las cantidades en las tablas de detalle de las fórmulas estarán guardadas en una unidad de medida determinada para cada tinta/artículo, y estas cantidades serán las necesarias para obtener una cantidad (en litros) de pintura que se especifica en el campo Presentación Envase de la fórmula. Luego al incluir las tintas en la factura, siempre se convertirán estas cantidades a litros; se utilizará para ello una tabla nueva que guardará los factores de conversión entre cada unidad de medida a litros, llamada Unidades de Medida, cuya captura se incluyó en la imagen anterior y a cuyo ABM se accede desde el mismo menú Archivos.
Otros tipos de tintas que se pueden definir en el ABM de artículos, además de “Base”, son “Tinta” (tinta para uso en Hogar y Obra) y “Básico” (tinta para uso en Automotores). La administración de fórmulas para Automotores es muy similar a la mostrada para Hogar y Obra, con la diferencia de que no se especifica un artículo base, y las tintas a utilizar en el detalle deben ser definidas como “Básico” en el ABM de artículos.
INGRESO EN FACTURACIÓN
Una vez definidas las fórmulas, como se mencionó anteriormente, en el momento de la venta se indicará la cantidad a vender de un determinado color, y el sistema automatizará el resto. Mediante la combinación de teclas Alt+T en la factura de venta se abrirá la ventana de ingreso de fórmula (sólo si el usuario eligió trabajar con sistema tintométrico, que es un parámetro del sistema). En la ventana de ingreso se permitirá elegir una fórmula y una cantidad, con lo cual luego de ello se llenará la lista en la que se mostrarán las tintas componentes del color (fórmula) elegido, con las cantidades ya convertidas a litros, necesarias para formar la cantidad total de pintura que se indicó.
Existe un nuevo parámetro por terminal, que indica si se trabaja con el grupo de pinturas de Hogar y Obra, o de Automotores. Con este parámetro se inicializa el Rubro Tintométrico que figura arriba a la izquierda, pero puede cambiarse en la misma ventana. Dependiendo del rubro elegido, al hacer clic en el botón (…) se abrirán el ABM de fórmulas de Hogar y Obra o el de Automotores, permitiendo elegir la fórmula a utilizar. Si se trabaja con Hogar y Obra, se muestra además un combo a la derecha desde donde se pueden elegir otras bases para la misma fórmula.
En el caso de Hogar y Obra la cantidad a insertar estará en unidades (típicamente cantidad de latas de pintura base) y la cantidad de decimales permitidos será el que tenga definido el artículo base, mientras que para Automotores la cantidad estará directamente en litros y se permitirán dos decimales. Si se eligió Hogar y Obra se muestra además la cantidad elegida convertida a litros. Este cálculo se hace teniendo en cuenta la capacidad del artículo base.
Las cantidades mostradas en la lista de tintas ya están en litros. Para calcular esto, al margen del factor de conversión dado por la unidad de medida, el sistema tiene en cuenta en el caso de Hogar y Obra, que la capacidad del artículo base pueda diferir con respecto a la presentación del envase de la fórmula. En esos casos se calculan las cantidades en litros de cada tinta, como para obtener una cantidad de litros de pintura iguales a la capacidad de la base. A esto además se lo multiplica por la cantidad elegida en la ventana, en unidades. En el ejemplo mostrado en la imagen de la página anterior, la capacidad de la base y la presentación del envase coinciden (4 litros) por lo que el cálculo es directamente la cantidad indicada en la fórmula, multiplicado por el factor de conversión a litros, y multiplicado por la cantidad de unidades requerida. Como la capacidad de la base es de 4 litros, y se piden 2 unidades, resultará en 8 litros de pintura. La lista de tintas y sus cantidades puede modificarse; se pueden agregar nuevas tintas, modificar o eliminar, todo esto expresado en la unidad de medida original de la tinta, definida en la solapa “Tintas” del ABM de artículos.
Al aceptar la ventana, el artículo base (en caso de Hogar y Obra) y las tintas con sus respectivas cantidades, son volcadas a la lista de ítems a facturar, con los precios correspondientes a los artículos base o tintas:
Una vez insertados en la lista de ítems de la factura, se pueden agregar, modificar o eliminar como cualquier otro artículo, pero no como una fórmula entera. Presionando nuevamente Alt+T se abrirá la ventana para agregar más fórmulas, no para editar fórmulas ingresadas previamente.
Al procesar la factura, en las tablas del sistema (ventas, remitos, stock) se guardarán los ítems en forma normal. Como se mencionó al principio, si en parámetros del sistema no se tilda “Imprime Detalle en Factura”, la fórmula entera se mostrará en una sola línea al imprimir el comprobante, sumando en el total los totales de cada línea, poniendo en cantidad lo ingresado en la ventana de selección de fórmula (en el caso de Hogar y Obra), o la suma de todas las cantidades (en el caso de Automotores), calculando el precio unitario como el total dividido la cantidad, y mostrando en código y descripción, los correspondientes a la fórmula y no a las tintas que lo componen:
