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MANUAL DEL OPERADOR LOGÍSTICO

1. Material de examen

Cada estudiante recibirá, tanto en primera como en la segunda sesión, un cuadernillo, una hoja de respuestas y una hoja de operaciones, empacados en una bolsa plástica sellada.

2. Empaque del material de examen

El material de examen va empacado así:

• Los cuadernillos están organizados por salón. • El conjunto de paquetes por salón, que conforman el sitio de aplicación, van empacados en tulas de seguridad. • Las tulas de seguridad se encuentran debidamente selladas, con precintos de seguridad, cada precinto lo identifica un número único. •De la capacidad del sitio de aplicación, dependerá la cantidad de tulas de seguridad que se envíen. • Las tulas van empacadas en cajas de cartón, cada una identificada con un rótulo donde se encuentra los datos del sitio de aplicación, la sesión de examen y la cantidad de cajas que van por sitio de aplicación. • La primera caja, de cada sitio y para cada sesión, esta identificada con una cinta amarilla, en esta caja se incluyó la tula de seguridad para hojas de respuestas, la caja de cartón para empacar la tula de hojas de respuestas y los precintos de seguridad (sellos) para cerrar las tulas cuando finalice la sesión de examen. • La tula de seguridad para hojas de respuestas y la caja para empacar ésta tula, se encuentran identificada con los siguiente rótulos adhesivos:

1a. Sesión

2a. Sesión

Control:

1a. Sesión

2a. Sesión

Control:

2

3. Programas a aplicar

Los siguientes son los programas que el ICFES aplicará en dos sesiones

• AC2011-1 = Examen de Estado para Ingreso a la Educación Superior SABER 11 y PRE SABER

• VG2011-1 = Validación del Bachillerato Académico en un solo Examen General.

Tenga en cuenta que se envían cajas identificadas con el material para AC y VG.

En el cuadro de aplicación se específica si el sitio tiene material para AC o VG.

4. Recibos y materiales para el manejo del material de examen en cada sesión

El material de examen le será entregado en cada sesión, con una bolsa plástica que contiene lo siguiente:

• Recibos

- Entrega y recolección de material. - Recolección de cuadernillos de ausentes. - Control de la devolución de hojas de respuestas. - Control de horario de entrega y Recepción de material de examen. - Para la devolución de los kits de dactiloscopistas y los kits tiflológicos

•Materiales

- Cuatro (4) cartones, para el empaque de hojas de respuestas de ausentes y para hojas de respuestas de presentes. - Bandas de caucho. - Precintos de seguridad (sellos).

5. Hora de entrega y recolección del material de examen

La aplicación consta de dos sesiones de examen, cada una con una duración de 4 horas 30 minutos, los horarios a cumplir en cada sesión son los siguientes:

ACTIVIDADES I SESIÓN II SESIÓN

Entrega del material 6:00 a 6:30 a.m. 12:00 m. a 12:30 p.m.

Citación de los estudiantes 7:00 a.m. 1:30 p.m.

Hora aproximada de inicio de la prueba 7:30 a.m. 2:00 p.m.

Hora aproximada de finalización de la prueba 12:00 m. 6:30 p.m.

Hora aproximada de conteo de material de examen, empaque y entrega al Operador logístico

11:30 a.m. a 12:30 p.m. 6:00 a 7:00 p.m.

1a. Sesión

2a. Sesión

Control:

3

6. El día de la aplicación

Operador logístico

El día del examen:

• Tenga en cuenta su presentación personal, la cual debe ser acorde con el trabajo que va a realizar. • Preséntese en el sitio de aplicación a las 6:00 a.m. Recuerde que de su puntualidad depende que se cumpla el principio de simultaneidad en la aplicación de los exámenes. • Porte la credencial que lo identifica como Operador logístico.

7. Entrega del material de examen al Delegado ICFES

Operador logístico:

• Preséntese con el material de examen, en oficina disponible en stio de aplicación para el Delegado de ICFES. • Solicítele confirmar, en el rótulo de cada caja, el nombre del sitio de aplicación. • Esté atento a entregar el material de examen cuando el Delegado del ICFES se lo solicite. Este momento será cuando el sitio se encuentre listo para la aplicación: en primera sesión entre 6:30 a 6:45 a.m. y en segunda sesión entre 12:45 a 1:00 p.m. • Una vez el Delegado del ICFES le solicite el material de examen, entréguele el recibo de entrega y recolección de material, él revisará:

- Sesión de examen. - Ciudad. - Nombre del sitio de aplicación. - Cantidad de tulas recibidas. - Número de sello de cada tula

• Cuando el Delegado del ICFES lo solicite, proceda a romper los sellos de las tulas.

Delegado ICFES

Procederá a:

•Organizar los paquetes de cuadernillos para que los coordinadores los cuenten. •Diligenciar el recibo de entrega y recolección de material, sólo después de que los coordinadores de salones lo han contado, luego proceda a consignar la siguiente información:

- Cantidad de tulas recibidas. - Cantidad de cuadernillos recibidos. - Nombre del Delegado ICFES. - Firma del Delegado ICFES.

El Delegado del ICFES guardará una copia del recibo de entrega y recolección de material y devolverá al Operador logístico el original de éste recibo con las demás copias.

1a. Sesión

2a. Sesión

Control:

1a. Sesión

2a. Sesión

Control:

El material de examen es retirado por los coordinadores, sólo hasta cuando los estudiantes estén ubicados en los salones. Por lo anterior el Operador logístico debe permanecer en la oficina del Delegado custodiando el material.

1a. Sesión

2a. Sesión

Control:

4

8. Entrada de los examinandos al sitio de aplicación

La entrada de los examinandos al sitio de aplicación se realiza: En primera sesión 7:00 a.m. y segunda sesión 1:30 p.m.

Cuando los estudiantes están ingresando al sitio de aplicación, usted debe estar en la oficina del Delegado del ICFES, respondiendo por la seguridad del material de examen, en tanto el Delegado resuelve asuntos relacionados con la citación de examen o con documentos de identidad.

9. Cuadernillos de ausentes

Delegado del ICFES y Operador logístico

La seguridad de las pruebas es una prioridad durante el desarrollo de la aplicación. Por esta razón, los cuadernillos de ausentes no deben permanecer en los salones de examen, treinta (30) minutos después de iniciada cada sesión, el Delegado del ICFES le solicitará a los coordinadores de salones recoger este material, para lo cual el Operador logístico le facilitará las tulas vacías, las mismas donde venían empacados los cuadernillos de examén.

Luego, en presencia del Operador logístico, el Delegado del ICFES debe:

• Recibir los cuadernillos y contarlos. • Relacionar la cantidad por salón en el formato recolección de cuadernillos de ausentes. •Ordenar los paquetes de cuadernillos de ausentes, de acuerdo a la nomenclatura de los salones y consérvelos por salón. • Abrir cada cuadernillo y retirar la hoja de respuestas. • Contar las hojas de respuestas desempacadas y la cantidad de cuadernillos; si los totales no coinciden, revisará nuevamente los cuadernillos y localizará la hoja de respuestas faltante.

Operador logístico

Debe:

• Contar los cuadernillos de ausentes. • Contar las hojas de respuestas de ausentes. • Entregarle al Delegado del ICFES dos cartones para el empaque las hojas de respuestas. • Facilitar al Delegado del ICFES una tula vacía, en las que venían empacados los cuadernillos, para empacar los cuadernillos y hojas de respuestas de ausentes.

Delegado del ICFES

Debe

• Empacar las hojas de respuestas de ausentes, colocar los cartones encima y debajo del paquete de hojas de respuestas y procederá a guardarlas en una bolsa plástica, asegurándolas con bandas de caucho, sólo si el paquete es grande, de lo contrario asegurará el paquete con cinta pegante. •Guardar los cuadernillos y las hojas de respuestas de ausentes en la tula que le suministró el Operador Logístico. • Solicitar al Operador logístico colocar el precinto de seguridad a la tula y verificar que quede bien cerrada. • Relacionar el número del sello en el formato de recolección de cuadernillos de ausentes y solicitar al Operador logístico que le firme el recibo.

1a. Sesión

2a. Sesión

Control:

1a. Sesión

2a. Sesión

Control:

1a. Sesión

2a. Sesión

Control:

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A partir de este momento los cuadernillos de ausentes quedan bajo custodia del Representante del Operador Logístico.

10. Control de copia

Operador logístico

Este atento a apoyar al Delegado, en cualquier situación que se presente durante la aplicación del examen, recuerde que la seguridad de las pruebas es una prioridad durante el desarrollo de la aplicación.

11. Recibo del material de examen

Operador logístico

Tenga en cuenta lo siguiente:

• Entregue al Delegado del ICFES, la tula que contiene los cuadernillos y las hojas de respuestas de ausentes, solicítele confrontar el número del sello de la tula con el que aparece en el Formato Recolección de Cuadernillos de Ausentes y que le firme el recibido, conserve usted una copia y entréguele la otra al Delegado. •Organice las tulas de seguridad, para que en la medida que vaya recibiendo los paquetes de cuadernillos, después de su conteo, los pueda ir guardando en la tula correspondiente.

Delegado del ICFES y Operador logístico

En la medida que lleguen los coordinadores de salones o de sitio, con el material de examen de los salones que van finalizando la sesión:

• El Delegado del ICFES cuenta los cuadernillos, incluyendo los cuadernillos de ausentes en cada paquete, de inmediato entrega el paquete de cuadernillos completos al Operador logístico para que los cuente. La suma debe ser igual a la cantidad de cuadernillos entregados en cada salón. Esta información se verifica con el rótulo que acompaña cada paquete de cuadernillos, luego el Operador logístico procede a guardar los paquetes de cuadernillos en las tulas donde venían empacados. • El Delegado del ICFES cuenta el paquete de hojas de respuestas, de inmediato le entrega el paquete con el acta de sesión al Operador logístico, para que las cuente, la suma debe ser igual a la cantidad de presentes de cada salón, esta información se verifica en el Acta de Sesión que acompaña este material. • Logístico devuelve el paquete de hojas de respuestas al Delegado del ICFES, finalizada la entrega del material de examen, él las organizará y empacará en la tula identificada para las hojas de respuestas.

1a. Sesión

2a. Sesión

Control:

1a. Sesión

2a. Sesión

Control:

Precinto de seguridad

1a. Sesión

2a. Sesión

Control:1a. Sesión

2a. Sesión

Control:

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12. Organización de las hojas de respuestas

Delegado del ICFES

Las hojas de respuestas son la razón de ser del examen, de ellas depende el procesamiento de los resultados de cada uno de los usuarios. Por esto, todas deben ir empacadas en la tula identificada para hojas de respuestas, organizadas por el Delegado del ICFES de acuerdo con las siguientes instrucciones:

•Ordenar los paquetes de hojas de respuestas, según la nomenclatura de los salones. • Sacar las hojas de respuestas de cada paquete. •Organizar en un solo paquete las hojas de respuestas de presentes. •Organizar otro paquete con las Actas de Sesión. • Colocar las Actas de Sesión en una bolsa plástica, dejándola encima del paquete de hojas de respuestas.

Delegado del ICFES y Operador logístico

• El Delegado del ICFES le entrega las hojas de respuestas y las actas de sesión al Operador logístico, inmediatamente el Operador logístico guarda este material en la tula de seguridad y procede a sellarla con un precinto de seguridad. • El Delegado del ICFES le entrega las hojas de respuestas y las actas de sesión al Operador Logístico, quien, inmediatamente guarda este material en la tula de seguridad y procede a sellarla, con un precinto de seguridad. • En la última sesión el Delegado del ICFES incluye, además, los Listados de registro de asistencia e Identificación debidamente organizados en la tula de hojas de respuestas. • El Delegado del ICFES diligencia el formato para el control de hojas de respuestas, relacionando el total de presentes, ausentes y anulados, esta suma debe ser igual al total de citados en el sitio de aplicación. Luego el Delegado del ICFES y Operador logístico firman este recibo y cada uno conserva una copia.

Operador logístico

Tenga presente que:

• El ICFES no autoriza recibir ninguna hoja de respuestas que haya salido del salón. • El ICFES no autoriza empacar hojas de respuestas, en sesión de examen diferente a la que se está realizando. • Si esto llegará a suceder de inmediato debe avisarle al Coordinador logístico. • Coloque encima de las hojas de respuestas de presentes y ausentes, el paquete que contiene las hojas de respuestas correspondiente a casos especiales. • Coloque encima y debajo del paquete de hojas de respuestas de presentes, ausentes y casos especiales, los cartones entregados por la compañía contratada y asegure el paquete con bandas de caucho. • Proteja el paquete de hojas de respuestas con la bolsa plástica que el ICFES le entregó.

Operador logístico:

Tenga en cuenta que por ningún motivo debe quedar en el sitio o en las manos de un examinando material de examen; si esto llega a suceder, usted debe reportarlo de inmediato al Coordinador Logístico.

1a. Sesión

2a. Sesión

Control:

1a. Sesión

2a. Sesión

Control:

AUSENTES

I SESIÓN

AC-2011-1

CASOS

ESPECIALES

I SESIÓN

PRESENTES

I SESIÓN

AC-2011-1

AUSENTES

II SESIÓN

AC-2011-1

CASOS

ESPECIALES

II SESIÓN

AC-2011-1

PRESENTES

II SESIÓN

AC-2011-1

Utilice una tula para cada programa (AC o VG)Utilice una tula para cada programa (AC o VG).

Empaque en la última sesión los listados de Registro de asistencia e identificación

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13. Empaque de los cuadernillos de examen

Representante del Operador Logístico

Tenga presente:

• Empacar los cuadernillos en las tulas de seguridad, teniendo en cuenta la nomenclatura de los salones, recuerde que antes debe haberlos contado. • Sellar las tulas con los precintos de seguridad.

14. Entrega del material de examen por parte del Delegado del ICFES al Operador logístico

Delegado ICFES

Debe:

• Verificar que el Operador logístico haya empacado los cuadernillos en las tulas de seguridad. • Revisar que los sellos de seguridad puestos en cada tula, queden correctamente cerrados. • Supervisar que la tula que contiene las hojas de respuestas de presentes y ausentes y las actas de sesión, este debidamente sellada. En la última sesión, revisar que estén incluidos los listados “registro de asistencia e identificación. • Relacionar en el recibo de entrega y recolección de material la información correspondiente a la devolución de este material así:

- Cantidad de tulas devueltas (se incluye la tula de hojas de respuestas). - Cantidad de cuadernillos devueltos. - Cantidad de hojas de respuestas devueltas. - Número del sello de la tula de hojas de respuestas. - Número de los sellos de las tulas de los cuadernillos. - Nombre del Delegado que devuelve. - Firma del Delegado que devuelve. - Nombre de quien recibe por la compañía contratada. - Firma de quien recibe por la compañía contratada.

El Delegado del ICFES conserva una copia del Recibo de entrega y recolección de material y entrega la otra al Operador Logístico.

15. Diligenciamiento de la planilla de control y observaciones

Representante del Operador Logístico:

En esta planilla, usted debe registrar los horarios en los cuales se entrega el material de examen y a la hora que se recibe cuando finaliza cada sesión de examen. Finalizada la última sesión del examen y realizados los registros de horario, firman la planilla el Delegado y el Operador logístico, luego, le entrega una copia el Delegado del ICFES y la otra la conserva para entregarla al Coordinador logístico. Diligenciamiento del Recibo de Recepción del Material de dactiloscopistas y material tiflológico.

1a. Sesión

2a. Sesión

Control:

1a. Sesión

2a. Sesión

Control:

1a. Sesión

2a. Sesión

Control:

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16. Diligenciamiento del Recibo de Recepción del Material de dactiloscopistas y material tiflológico

Representante del Operador Logístico

EL ICFES entregó a los delegados que tienen asignados dactiloscopistas y/o discapacitados invidentes, el siguiente material:

• KIT para dactiloscopistas (Huellero, lupa y bayetilla) • KIT Tiflológicos (Materiales de apoyo para invidentes)

Estos equipos tienen un valor importante, por lo cual, el ICFES ha considerado que este material regrese el día de la aplicación. Finalizada la aplicación solicite al Delegado del ICFES la devolución de este material.En los sitios de aplicación, donde no se nombró dactiloscopistas, el ICFES entregó a los delegados un huellero y una bayetilla, material que igualmente debe solicitarle al Delegado.Una vez reciba éste material, firme el formato “Recolección kits Dactiloscopista y Tiflológico” y solicite al delegado del ICFES su firma, entréguele una copia del recibo y usted conserve la otra.Si el Delegado no devuelve el kit tiflológico o el de Dactiloscopista, haga la anotación en la casilla de observaciones de este mismo formato, firme y solicite al Delegado del ICFES su firma, entréguele una copia del recibo y usted conserve la otra.

17. Entrega de los documentos soportes de la aplicación al Operador logístico

Representante del Operador Logístico

Para los procesos posteriores, es fundamental que usted entregue junto con el material de examen los siguientes documentos:

• Recibos

- Entrega y Recolección de Material. - Recolección de Cuadernillos Ausentes. - Control de la devolución de hojas de respuestas - Control de horario de entrega y Recepción de - Material de Examen.

•Material para Dactiloscopia

- Copia del Recibido de los kit de dactiloscopistas - Copia del Recibo del recibido de los kit Tiflológicos

I SESIÓN II SESIÓN

1a. Sesión

2a. Sesión

Control:

El ICFES agradece su apoyo,

dedicación y compromiso en la aplicación de las pruebas