Manual Del Sistema Administrativo 9X

7/23/2019 Manual Del Sistema Administrativo 9X

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A continuación se presenta el manual del sistema AdministrativoBackOffice 9, lea cuidadosamente cada uno de los fáciles e intuitivosprocesos, funcionales para cualquier área de trabajo. No olvide luegode cualquier cambio o modificación presionar el botón de Grabar paraque todos los cambios realizados tengan efectos



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Los Sistemas Premium Soft, son una colección de aplicaciones

y soluciones administrativas orientadas a “cubrir” las necesidades del

mercado a todos los niveles, cada aplicación posee implícitamente un

cumulo de experiencia obtenida a lo largo de más de 12 años en el

desarrollo de aplicaciones, así como una amplia base de datos de

sugerencias y peticiones hechas por usuarios de distintas plataformas,en cada versión de Premium notará un mercado avance hacia la

tecnología, la automatización y la integración de nuestras aplicaciones

entre sí, con su empresa y los usuarios de nuestro software.

Nuestros sistemas nacen debido a la necesidad como gerente

de obtener una herramienta que permita verdaderamente la

automatización de procesos sin dejar nada por fuera o parte deltrabajo en forma manual, recuerdo que en mis inicios tuve la empresa

de servicios y asesorías en el área de informática y tenía un software

que había comprado para el control administrativo, lo adquirí pues la

casa de software que lo fabricaba era la más reconocida en mi país

(Venezuela) y como dicen aquí “lo compré a ojos cerrados”, en efecto

el programa era rápido y relativamente bueno, pero al poco tiempo me

di cuenta que los bancos no coincidían con los libros legales, que las

comisiones de mis técnicos las llevaba en una hoja de cálculo, que si

instalaba esta aplicación bajo Windows esta se “Colgaba” o se inhibía

la máquina, total que decidí hacer un módulo en un lenguaje de base

de datos para el control de comisiones y termine instalándolo a mis

clientes para “llenar” las expectativas del software que yo había



comprado y recomendaba, pues cual es mi sorpresa que un buen día

me di cuenta que solo utilizaba el software inicial para emitir facturas y

presupuestos pues todo lo demás lo había desarrollado con el tiempo

en otras plataforma y lenguaje y lo mejor de todos mis clientes pedían

los módulos programados por mi pues eran rápido y confiables.

Fue entonces cuando decidí en forma seria elaborar un diseñoprofesional de una aplicación administrativa a gran escala pero a

precios justos, ya tenía experiencia en aplicaciones Médicas y

Clínicas pero esto significaba un reto, utilice la experiencia comogerente, más las peticiones de mis clientes, complementando con

mucha investigación y observación de los software más vendidos, de

diversos precios y de distintas plataformas, no sé cuántos programas

me “baje” de internet, en todos los lenguajes, perdí la cuenta de

cuantas veces tuve que reformatear mi disco duro por los virus que a

veces traían los programas en el download, quería tener visión generaly por país de los requerimientos, así fui armando un concepto global

administrativo y los puntos clave que debía tener la solución

profesional a presentar.

Han sido años y años de trabajo duro, de pruebas y pruebas,

primero en el sistema operativo DOS usando el lenguaje Clipper en

todas sus versiones, ahora en Microsoft Visual FoxPro, de todo este

andar quedan los momentos buenos y malos, los triunfos y los

fracasos, pero sobre todo queda la experiencia y un manantial

incesante de ideas que con su ayuda estimado usuario llevaremos

adelante.

Hoy me acompañan un equipo de profesionales, amigos,

excelentes analistas – programadores, administradores y



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distribuidores de las aplicaciones, un equipo multi disciplinario que

hace de PREMIUM SOFT una empresa con todas las posibilidades de

triunfo, pronto serán mis hijos los que continúen mi labor, pero

mientras pueda programare, me siento como el gerente de un

restaurant que a pesar de estar en la “caja” nunca deja de cocinar un

buen plato no perder la esencia de brindar a sus clientes algo propio

de su artesanía culinaria,

Bienvenidos a usar nuestras aplicaciones, estamos abiertos a

sus sugerencias, a sus aportes bien intencionados, a recibir cualquierreporte de fallas o averías en las mismas para corregirlo en forma

inmediata, no solos perfectos ni libres de errores, somos Premium y

luchamos día a día por ser y brindar los mejor lo mejor de lo mejor.

“Para ser el NUMERO UNO no hay que ser el más grande,

simplemente hay que ser el mejor…”

Nodgard Miguel Seguías BorgesPresidente Grupo Premium-Soft. Venezuela



Tabla De Contenido

IntroducciónAdministraciónArchivosProcesosInformesMisceláneos

FacturaciónArchivos

ProcesosInformesMisceláneos

ComprasArchivosProcesosInformesMisceláneos

BancosArchivosProcesosInformes



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Archivos:

Al seleccionar el menú se despliega una lista la cual contiene unconjunto de opciones las cuales son:

• Empresas/Sucursales:

Esta opción le permite crear una empresa, la cual se utilizara en el

proceso de integración de la oficina principal con las sucursales. Se

clasifican y codifican las empresas y/o sucursales; indicando un

Código, Nombre, Persona, Contacto, Dirección, Teléfonos, RIF, NIT,

Web Site, Email. El resto de los campos es para especificar

información más detallada de la empresa.

•



Definir Monedas:

Permite definir una lista de monedas que usted podrá manejarsegún sea el tipo, por ejemplo Dólares, Bolívares, Pesos, Entre otros.

Para ingresarla al sistema de indicar el Código, Nombre y Símbolo que

representa la moneda.

• Definir Caja Chica:

Permite definir varias cajas chicas, para luego ser administradas

desde Procesos/Operaciones de Caja Chica. Para identificarlas se les

asigna un Código, Nombre, Responsable y se indica el tipo de moneda

con la que se va a trabajar la caja chica.



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• Concepto de Caja Chica:

Permite definir concepto ya sea de ingreso o egreso para lasdiferentes operaciones de caja chica.

• Tipos de Descuento:

Permite crear la tabla de Descuentos asignando el Código, Nombrey Porcentaje de descuento, con la opción de aplicarla para la

facturación normal, punto de venta, punto de venta Touch Screen.



• Depósitos/Almacenes:

Es donde se almacenan las existencias de los artículos deinventario, los campos solicitados en esta opción son Código,

Nombre, Ubicación, responsable y si están Activos o Inactivo es

importante pues las existencias que se coloquen en un deposito

Inactivo NO SERÁN consideradas para la evaluación de inventario a

nivel de costo ni existencias, es útil el colocarle que NO para aquellos

casos donde quiera asignar un depósito de mercancía averiada o en

devolución al proveedor.

Los depósitos activos es donde se colocara la mercancía disponible

para la venta. En los depósitos inactivos se colocara la mercancía del

inventario que no está disponible para la venta pero que es parte del

inventario pudiéndose marcar como RMA (Return Materia

Autorization).



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• Lista de Tallas:

Permite definir una lista de las diferentes tallas a aplicar a losproductos de inventario para la venta. Esta opción se debe activar en

la configuración inicial de la empresa.

• Lista de Colores:

Permite definir una lista de los diferentes colores a aplicar a los

productos de inventario para la venta. Esta opción se debe activar en

la configuración inicial de la empresa.



• Grupos de Inventario:

Permite adicionar grupos que luego serán aplicados a los diferentesartículos de inventario para llevar un control y un orden de los

diferentes productos, también se podrá asignar un Sub-grupo donde

podría definir por ejemplo la “marca” de dicho producto. Un ejemplo

seria asignar un grupo llamado “Charcutería” y los Sub-grupos serían

“QUESOS”,”JAMON”, entre otros.



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• Artículos de Inventarios:

Desde esta opción se incluyen y se definen todos los artículos deinventario y/o servicios que la empresa facture, los campos solicitados

son:

o Código:

Para la identificación del artículo.

o Grupo:

Para agrupar u ordenar el inventario según características similares

o a juicio del usuario.

o Origen del artículo:

Permite indicar si el artículo es Nacional o Importado en cada caso

el sistema desplegara una ventana para que el usuario especifique elcosto en la Moneda respectiva (en caso de ser importado solicitará el

factor de cambio entre la moneda extranjera y la nacional), así también

solicitara los márgenes de utilidad para configurar los precios finales

de venta y los porcentajes de comisión para los vendedores en cada

tipo de precio.

o Nombre o descripción del artículo:

Está referido a la descripción del artículo, recuerde que puede

utilizar el botón denominado DETALLES para especificar una

descripción bastante amplia del artículo.



o Foto del artículo:

Si pulsa CLICK del mouse sobre este cuadro el software le permitiráseleccionar una fotografía del artículo que está incluyendo, por

supuesto usted debe proporcionar dichas imágenes y tenerlas

almacenadas en el servidor de datos.

Como puede observar en la siguiente imagen



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o Usa existencia:

Es uno de los campos más importantes pues dependiendo de larespuesta indicada el sistema descargará o no existencia al momento

de facturar o “mover” inventario, al indicar SI el sistema desplegará

una ventana donde podrá especificar los topes mínimos y máximos de

existencia para el artículo en cuestión los cuales serán utilizados para

monitorear los puntos de re orden, en caso de indicar NO de

especificar si dicho artículo será incluido o no en compras.

o Es integrado:

Esta opción le permite especificar que el artículo en cuestión es un

repositorio que contiene en si otros artículos simultáneamente, es útil

definir un artículo como integrado pues cuando se facture cada unidad

de él descargará en línea la cantidad específica de sus componentes.

o Es agrupado:

Un artículo agrupado se utiliza cuando el mismo se puede vender en

dos unidades distintas por ejemplo: Lápiz y Cajas de Lápices, el

sistema al indicar que SI es agrupado despliega una ventana que

indica la estructura de la agrupación e inclusive los precios y

márgenes de utilidad cuando el artículo se vende agrupado, es

importante adelantarle que cuando se factura un artículo agrupado el

sistema presenta una ventana de selección a fin de permitirle

especificar como venderá el mismo si en unidades simples o

agrupadas en el caso de ser agrupadas descargará la cantidad

vendida multiplicada por la cantidad que compone la agrupación de

ventas, por ejemplo: Si tenemos un artículo que se vende en Lápices y



el grupo se especifica que son 12 lápices por grupo si usted factura 10

grupos el software descargará 120 lápices, pero si seleccionó por

lápices descargara 10 lápices

o Es fraccionable:

Esta opción permite definir aquellos artículos que serán vendidos en

distintas porciones o divisiones.



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o Usa seriales:

Le permite indicar si el artículo usa o no seriales estos serán

preguntados en las facturas, nota de entrega, entre otros. Según lo

haya especificado en el configurador del software.



Tipos de Cargo y Descargo:

Esta opción le permite definir una gran cantidad de conceptos paracargar o descargar artículos de inventario, Ejemplo: “COMPRAS” para

cargos o “DAÑADOS” para descargo.

• Zonas / Sectores:

Son zonas o sectores que va a permitir organizar a los clientes,

proveedores, vendedores y cobradores. Se debe indicar el Código y

Nombre de la Zona.



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• Tipos de proveedores:

Esta opción le permite crear una tabla con diversos tipos deproveedores para emplearlos en el registro de proveedores, Ejemplo:

de informática, de bebidas, de alimentos, entre otros y definir el

porcentaje máximo de retención permitido.

• Proveedores:

Los proveedores son los

entes(personas o empresas) con

los cuales se contraen

compromisos bien sea por

compras de artículos y/o

suministros o servicios, esta



opción dentro de los campos que ameritan explicación ofrece los

siguientes: “Días” está referido a la cantidad de días de crédito que

este ente les otorga para la cancelación de sus pagos, “Sectores” que

permite zonificar a los proveedores, es decir, agruparlos por sectores

ozonas, “Banco” que opcionalmente si lo prefiere puede indicar el

código de la cuenta bancaria que posea el proveedor y que la misma

coincida con una cuenta que posea su empresa, esto es usado para

planificar los pagos a proveedores por medio de los saldos disponibles

en sus cuentas bancarias, “e-mail y web site” se refiere a la direcciónde correo electrónico y dominio en internet.

• Vendedores:

Permite procesar una lista de

vendedores clasificados por zonas,esta lista puede ser ordenada por

nombre del vendedor o por código

asignado. Si es vendedor que cobra

por artículo o por volúmenes o en su

defecto un vendedor que cobra un

porcentaje por la cobranza, se debenincluir los rangos y porcentajes de

comisiones. También se pueden incluir las estimaciones de ventas y

posteriormente comparar lo estimado con lo realizado, gratificarlo e

imprimirlo.



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• Tipo de clientes:

Esta opción permite crear un tabla o lista de tipos clientes paraclasificar los mismos, muy útil a la hora de querer filtrar una lista, ya

que se pueden distribuir por su tipo ya sea publicidad, gobierno,

contado, crédito entre otros.

• Tipo de compradores / Autorizados:

Se clasifican los compradores autorizados, se le asigna un código y

el Nombre para describir el tipo.



• Definición de convenio:

Permite crear los tipos de convenios por Grupo y Sub. Grupopara clientes, se asigna un Código y Nombre del convenio.

• Definir clientes:

La opción clientes está dirigida a facilitarle una ventana de ingreso a

la información referente a las entidades con quienes se establece una

relación comercial de venta, bien sea de servicio o artículos, cada

campo se explica a sí mismo, sin embrago explicaremos algunosespeciales como por ejemplo “Precio:” este campo se refiere a indicar

que tipo de precio de inventario le será aplicado a este cliente, los

cuales están comprendidos entre 1 a 7 eso determinará el porcentaje

de comisiones de los vendedores y márgenes de utilidad para su

empresa, el campo “Estatus” Permitirá indicar si el cliente está activo

para la venta o suspendido, en cuyo caso solo podrá usted recibir



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pagos o abonos por parte de los mismos pero no podrá aplicar nuevas

transacciones de ventas hasta estar activo, el campo “Estatus Fiscal”

permite indicar desde el punto de vista tributario (impuestos) como se

afectaran las transacciones que se ejecuten con este cliente, posee

tres modalidades:

o Contribuyente: lo cual le indicara que las transacciones

serán afectadas por el impuesto y serán separados los montos

de Base e impuesto.

o No Contribuyente: indica que igualmente pagara impuestopero los montos de Base e Impuesto no son separados en las

facturas más si en el libro de impuestos sobre las ventas.

o Exento: Le indicara que al cliente los montos por

impuestos no podrán ser aplicados ni afectara las transacciones



de los mismos. Los Campos E-MAIL y WEB SITE: le permitirán

indicar la dirección de correo electrónico del cliente y si lo posee

la dirección de su espacio o dominio en Internet (WWW).

• Consulta de Clientes y Autorizados:

Es donde se consulta la lista de Autorizados y compradores

relacionados con la empresa.

• Entidades Bancarias:

Esta opción le permite indicar una serie de bancos sobre los cuales

usted permitirá recibir dinero en efectivo, cheque, tarjetas, entre otros.La opción le solicita especificar el Código y Nombre del banco, esta

lista NO ES la misma que se especifica en el Módulo de Bancos.



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• Tarjeta de Débito:

Esta opción le permite especificar una lista de tarjeta de débito que

su empresa aceptara a sus clientes para cancelar lo comprado en su

empresa, deberá indicar un Código, Nombre de la tarjeta y seleccionar

de una lista de bancos la entidad bancaria que respalda cada tarjeta.

• Tarjeta de Crédito:

Esta opción le permite especificar una lista de tarjeta de crédito que

su empresa aceptara a sus clientes para cancelar lo comprado en su



empresa, deberá indicar un Código, Nombre de la tarjeta y seleccionar

de una lista de bancos la entidad bancaria que respalda cada tarjeta.

• Tipo de Operaciones:

Esta opción le permite clasifica sus operaciones administrativas

relacionadas tanto con los clientes como con los proveedores, las

cuales se utilizan para filtrar la información en los reportes

transaccionales. Como por ejemplo: Notas, Ajustes, retenciones, entre

otros.



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• Tabla de Retenciones:

Permite crear la tabla de retenciones de impuesto, según normas ydatos del SENIAT. Se codifica el tipo de servicio con su debida base

imponible, el sustraendo, el porcentaje de retención y el tipo de

beneficiario, si es una persona natural o jurídica.

• Denominaciones Monetarias:

Permite clasificar las denominaciones monetarias indicando la

Moneda, Código, el Tipo (sea BILLETE o MONEDA), y su

denominación.



• Terceros:

Permite registrar una lista de Terceros indicando el ID Tercero yRazón Social.

• Códigos arancelarios:

Permite registrar los Códigos arancelarios Indicando al País al

cual aplica, Nombre, Cód. ISO, y todos los campos respectivos.



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• Vías de Transporte de carga:

Permite registrar las vías de transporte de carga, por ejemplo:AEREA, MARITIMA, entre otras. Indicando el Código y Nombre de

la vía.



Procesos:

Al seleccionar el menú se despliega una lista la cual contiene un

conjunto de opciones las cuales son:

• Cuentas por Cobrar:

Esta opción permite el registro de algunas operaciones de índole

administrativo sobre los clientes así como consulta de saldos,

reimpresiones, anulaciones y aplicación de documentos de saldodeudor y acreedor del cliente.

Se puede observar lo siguiente a través de esta ventana:

o Pagos o abonos

o Notas de crédito

o Notas de débito

o Factura

o Anulaciones

o Estado de Cuenta

o Reimprimir



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o Financiar

o Retenciones

o Pagos o abonos:

Se debe seleccionar el documento, introducir el monto a abonar o

se pulsa ENTER para cancelarlo. Se indica el proceso de

transacción y la forma de pago, bien sea en efectivo, cheque o

tarjetas. También se puede Distribuir el monto en varias facturas.

Se selecciona DISTRIBUIR UN MONTO y se especifica el monto a

distribuir. Al introducir un monto en cada factura se indicara el

saldo. Al procesar la transacción saldrá la pantalla de comisiones

por cobrar, en la misma se debe indicar el código del Cobrador y el

porcentaje o monto de la comisión, si se pulsa salir sin especificar

cobrador, no asigna comisión.

o Nota de crédito:

Seleccionar el tipo de transacción se es N/Crédito, Pago por

Adelantado o Pronto Pago. Posteriormente se debe indicar si afecta

o no el Libro de Impuesto, concepto, monto y tipo de operación. Es

de hacer notar que a pesar de que el sistema indica efectivo, no se

toma este monto para la caja. Seguido a esto, se debe entrar al

módulo Pagos o Abonos e indicar el documento al cual se le

aplicara la Nota de Crédito para que esta tenga efecto.



o Notas de débito:

La información solicitada es similar a las Notas de Crédito;concepto, monto se debe indicar si afecta o no el Libro del

Impuesto, tipo de operación y la fecha de vencimiento. Al procesar

la información automáticamente se le debita al cliente.

o Factura:

Esta opción permite introducir facturas al sistema que no afecten

el inventario, por ejemplo facturas de servicio; o bien sea facturas

viejas para actualizar la data del sistema. Se introduce el concepto,

fecha de emisión, días de crédito, monto impuesto, vendedor y el

tipo de operación. Se debe pulsar Procesar para grabar la

información.

o Anulaciones:

Permite anular documentos como:

• Recibo de caja.

• Avisos de cobro.

• Retenciones.

• Pedido.

o Estado de Cuenta:

Esta opción permite visualizar e imprimir el estado de cuenta. De

cliente Al seleccionar esta opción se pueden ver solo los documentos

pendientes, factura o todos sus movimientos (Estado de Cuenta).



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o Reimpresión:

A través de este módulo se pueden reimprimir cualquier tipo dedocumento tales como: Recibo de caja, Nota de débito y crédito,

Factura, entre otros, al seleccionar el tipo se debe indicar el código

del cliente y el número de documento, inmediatamente son

mostrados los saldos involucrados para verificar los mismos.

o Financiamiento:

Esta opción permite convertir la deuda del cliente en giros,

cambiar el cobrador de los giros, consultar la tenencia de giros, y

ver la efectividad en la cobranza de los giros. Se introduce el

Código del cliente, el número del documento, así como algunos

datos adicionales del fiador. Para hacer los giros hay que indicar el

número de giros, los días del intervalo, intereses, entre otros. Al

pulsar Generar los giros se procesa la información y visualiza losgiros. Con los botones de Imprimir y Giros se puede visualizar los

giros existentes e imprimirlos.

o Retenciones:

El sistema permite realizar retenciones de impuesto a las

Facturas, Nota de Débito y Nota de Crédito. Al indicar el

Documento Base, el sistema muestra el cliente, fecha y montos del

Documento. Se debe introducir el concepto, la retención a aplicar y

el tipo de operación.



• Planificación de Cobranza:

A través de este módulo se pueden planificar las cobranzas de laempresa. Se indica el cobrador y la zona. Después de indicar el

Vendedor. Se debe pulsar calcular y se visualizara todos los

documentos pendientes por cobrar, al posicionarse sobre un

documento y pulsar doble clip este es seleccionado. Por último

procesar la información para que salga el reporte. Si se selecciona

filtrar solo saldrá los documentos asignados a este representante.

• Cuentas por Pagar:

Esta opción permite el registro de algunas operaciones de índole

administrativo sobre los proveedores así como consultas de saldos,

reimpresiones, anulaciones y aplicación de documentos de saldo

deudor a saldo acreedor del cliente.



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Observándose las operaciones que se pueden realizar:

o Pagos o abonos.o Notas de crédito.

o Notas de débito.

o Gastos.

o Anulaciones.

o Estado de Cuenta.

o Reimprimir.

o Renumera.

o Retenciones.

o Pagos o abonos:

Se debe seleccionar el documento, introducir el monto a abonar o se

pulsa ENTER para cancelarlo. Se indica el Concepto de la transacción



y la forma de pago, bien sea en efectivo o cheque. El código del banco

y el tipo de Operación.

Si se trabaja con proveedores con moneda extranjera se debe

seleccionar Dólares para mostrar las facturas pendientes en esa

moneda e indicar el factor cambiario a utilizar. Si se cancela con

cheques debe existir una cuenta bancaria en dólares.

• Notas de crédito:

Indicar el Numero de Nota de Crédito del Proveedor, concepto,

monto, y tipo de operación; se debe indicar si afecta o no el Libro del

Impuesto.

• Notas de débito:

La información solicitada es similar a las Notas de Crédito;

concepto, monto, se debe indicar si afecta o no el Libro del Impuesto,tipo de operación y la fecha de emisión.

• Gastos:

Esta opción permite introducir facturas al sistema que no afecten el

inventario, por ejemplo empresas de servicio; o bien sea facturas

viejas para actualizar la data del sistema. Se introduce el número de

Factura, concepto, fecha de emisión, días de vencimiento, monto,

impuesto, y el tipo de operación. Se debe especificar si es un gasto o

no.



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• Anulaciones:

Permite anular documentos como:

• Comprobante.

• Nota de débito.

• Nota de crédito.

• Factura.

• Orden de Compra.

• Retenciones.

En forma operativa esta opción permite seleccionar el tipo de

documento a Anular, al seleccionar el número, son mostrados los

saldos involucrados para verificar los mismos, se debe indicar el

motivo de la anulación. Al procesar, inmediatamente el sistema genera

la impresión del comprobante para permitir por medios físicos externosla validación (sello de Anulado). Es de hacer notar que si el documento

esta cancelado, no permitirá anular los mismos.

• Estado de Cuenta:

Esta opción permite visualizar e imprimir el estado de cuenta del

proveedor. Al seleccionar esta opción se pueden ver solo los

documentos pendientes (Factura) o todos sus movimientos (Estado de

Cuenta).



• Renumera:

Por medio de esta opción se pueden renumerar los documentos decompras.

• Reimpresión:

A través de este módulo se pueden reimprimir cualquier tipo de

documento tales como: Comprobantes, Nota de Débito y Crédito,

Órdenes de Compra, Gastos, etc., al seleccionar el tipo, indicar el

código del proveedor y el número de documento, inmediatamente son

mostrados los saldos involucrados para verificar los mismos. Si se

pulsa el botón consultar muestra el detalle de la transacción.

• Retenciones:

El sistema permite realizar retenciones de impuesto sobre facturas y

notas de débito. Al indicar el Documento Base, el sistema muestra elproveedor, fecha y montos del Documento. Se debe introducir el

concepto, la retención a aplicar y el tipo de operación.



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• Entrada Y Salida De Inventario:

Esta opción permite cargar o descargar existencias de artículos deinventario separando los mismos

por depósito o almacén.

La información solicitada es la

siguiente:

RESPONSABLE, se trata de la

persona que autoriza la operación,

la fecha y el concepto de la

transacción.

Como segundo paso se

introducirán los códigos de los

artículos a registrar. Al indicar un código, automáticamente se muestra

el nombre, se solicita el depósito u almacén al cual se va a afectar, y la

cantidad de artículos, inmediatamente después se solicita que se

defina el tipo del proceso si es un Cargo o Descargo. Se debe

presionar Procesar para incluir próximo artículo. En la parte inferior se

mostrara el listado de artículos a procesar y su tipo de proceso. Con el

Botón de Revisar se podrá como la palabra lo dice revisar y modificar

el listado de artículos. Para modificar el artículo primero se debe

seleccionar y posteriormente modificarlo en la parte superior. Para

finalizar se debe Totalizar, al realizar este proceso se afectará la

existencia del artículo.

A través del botón de Imprimir se puede reimprimir algún

movimiento de Entrada y Salida de inventario anterior.



Caja Chica (Operaciones):

Acá se realizan las operaciones decaja chica, operaciones tanto de

entrada como de salida de dinero.

• Ajustes de Inventario:

Permite efectuar ajustes de inventario para cuadrar de los depósitos,por ejemplo, cuando se daña una mercancía, permitiendo llevar un

control de las pérdidas por ajuste.

Esta opción permitirá registrar la existencia de un lote o grupo de

artículos ya clasificados por un

depósito determinado,

previamente se debió efectuarun conteo físico de los

artículos para luego vaciar al

computador.

La información solicitada es

la siguiente: RESPONSABLE,

se trata de la persona que

autoriza la operación, la fecha y el concepto de la transacción. Como

segundo paso se introducirá el código del depósito a ajustar,

automáticamente se muestra el nombre. En la parte inferior se

mostrará el listado de artículos del depósito a ajustar, con su código,



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nombre, existencia teórica, que es la que tiene registrado el sistema, la

existencia física o real, que es la que usted contó, y por último la

diferencia resultante de la existencia teórica menos la existencia real.

Se pude buscar un artículo específico para ajustar su existencia de

una forma más rápida. Para modificar el artículo primero se debe

seleccionar y posteriormente modificar su existencia en la columna de

existencia física. Para finalizar se debe Totalizar, al realizar este

proceso se afectará la existencia del artículo. A través del botón de

Imprimir se puede reimprimir algún ajuste de Entrada y Salida de

inventario anterior.

• Comisiones:

Este proceso permite cancelar las comisiones a los vendedores y

cobradores. Se solicita el código y el status según el cliente, es decir,

si las facturas deben estar totalmente cancelas por el cliente o todaslas comisiones pendientes de la empresa para el vendedor.

En la parte inferior se mostrarán las comisiones pendientes. Se

pueden seleccionar relación por relación o todos los documentos con

el Botón Marcar Todos, así mismo, se pueden desmarcar con el Botón

Desmarcar. También se

pueden realizar ajuste en la

relación el cual nos permite

acreditar o debitar montos a

la misma. En la parte inferior

se muestra el Monto

Facturado, Total de las



Comisiones, el Total Abonado y el Saldo de las Comisiones por pagar.

Con el Botón Anular se puede anular una relación de pago de

comisiones previamente elaborada. Para finalizar se debe totalizar el

documento, en este momento solicita la fecha, el concepto y los

montos de retención.

• Cierre mensual de comisiones:

Este proceso se encargará de evaluar las facturas canceladas por

los clientes durante dicho mes, sin importar si las mismas fueron o no

emitidas para el mes en cuestión, luego el programa crea un registro

único en el archivo de comisiones el cual podrá ser accedido desde la

opción correspondiente, queda claro que el usuario puede reprocesar

el mes, en cuyo caso el sistema verificará que no se hayan efectuado

abonos parciales o totales sobre elregistro de comisión generado, de

no haber pagos borrará el anterior

y almacenará el resultado del

nuevo recalculo, luego de indicar

el mes pulse el botón de

PROCESAR para comenzar a

calcular o SALIR para abandonar

esta ventana.



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• Tasa de Cambio:

Permite modificar el valor

actual del Dólar, permitiendo

ajustar los precios de venta o

utilidad de todos los artículos

según las variaciones del

mismo.

• Cambio De Impuestos:

Esta opción le permitirá

efectuar cambios masivos de

una tasa de impuestos a otra,el proceso consiste en indicar

la tasa de impuesto anterior y

al lado la tasa hacia la cual se

pretende cambiar, esta

operación puede ser aplicada

tanto a los impuestos por venta como a los de compra.



• Arqueo de Caja:

Esta opción le permite grabar

los Arqueos de Caja. El sistema

no le permite realizar dicha

operación hasta que se

configuren las Denominaciones

Monetarias en el módulo de

archivos para así registrar las diferentes transacciones ya sean en

efectivo, Cheques, Tarjetas de Crédito, Débito, Cesta Ticket.

• Repreciar Artículos:

Esta opción permite aumentar o disminuir los precios o porcentajes

de utilidad de los artículos. Es importante señalar que estarepreciación la realiza sobre todos los artículos en general, por un

grupo en específico o por origen del artículo. Se debe marcar las

opciones deseadas, y

posteriormente indicar los

porcentajes de repreciación

por el tipo de precio. Para

realizar el proceso se debe

pulsar Procesar.



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Configurar Ofertas:

Esta opción permite

configurar una oferta ya se por

artículos o por grupos y/o

subgrupos, la oferta se

configura de acuerdo a un

rango de fecha, y en ese

mismo rango de fecha se

puede activar que días de lasemana esa oferta está activa;

de la misma forma se puede

asignar un mínimo y un

máximo de artículos a ofertar por compra, y se puede realizar

descuento por unidad simple o por artículos agrupados.

• Procesos

Adicionales:

Procesos adicionales

creados por el usuario.



• Consultas Para Gerentes:

Esta opción permite supervisar de una forma rápida y sencilla lo que

está ocurriendo en la compañía. Este módulo es de altísima utilidad

para los Gerentes de Empresas, a través de éste se puede consultar:

• Consulta de saldos: se pueden visualizar los montos facturados,

descuentos otorgados, devoluciones en ventas y los montos cobrados.

• Disponibilidad bancaria.

• Utilidad en facturas: muestra la utilidad aproximada de cada

factura.

•Utilidad en presupuestos: muestra la utilidad aproximada de cada

presupuesto.

• Cuadro de rentabilidad.

• Auditoria de usuarios.• Auditoria de clientes: consulta tolo lo referente a las ventas, cobros

y artículos referente a cada cliente.

• Auditoria de proveedores: consulta todo lo referente a las compras,

pagos, devoluciones y artículos referente a cada proveedor.

• Pareto de Artículos, Clientes, Vendedores y Proveedor.



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Informe:

En esta opción de menú se despliegan todos los reportes que pordefecto trae el sistema en el módulo Administración. Estos son:

• Informes De Ventas:

o Máster de Ventas.

o

Lista Transacciones.o Cortes de Caja

o Vencimientos por

o Resumen de Ventas.

o Ventas por grupo.

o Reimpresiones de

o Lista de notas de

o Cobranza diaria.

o Lista de operaciones

• Informes De Vendedores:

o Lista de Vendedores

o Presupuestos emitidos.

o Lista de comisiones,o Efectividad en venta

o Saldo de vendedores.



• Informes De Clientes:

o Listas de Clientes.

o Lista Compradores por

o Días calle en

o Saldo de clientes.

o Clientes documento cobros.

o Venta entrega en tránsito.

• Informe De Gastos:

o Máster de gastos.

o Vencimientos de pagos.

o Saldo de Proveedores

o Transacciones de pago

o Lista de proveedores.

• Reimpresiones:

Esta opción permite reimprimir, recibos de caja, notas de crédito,

notas de débito, avisos de cobro, factura, nota de entrega,

presupuesto, operación en tránsito, devolución, pedido, retenciones y

nota de crédito por devolución.



- 55 -

• Informes De Impuestos:

o Libro de Ventas

o Libro de Compras.

o Retenciones en TXT

o Reporte de inventario vInformes De Impuestos:

o Libro de Ventas

o Libro de Compras.

o Retenciones en TXT

o Reporte de inventario valorizado.

o Reporte de ARC.alorizado.

o Reporte de ARC.

• Informes Adicionales:

Informes adicionales creados por el usuario.



Misceláneos:

Este módulo permite modificar todas las operaciones relacionadas alsistema.

• Configurar:

Esta opción permite configurar el sistema, desde los datos de las

empresas hasta la configuración de los nombres de diferentes

entidades (Clientes, Proveedores, Impuestos, etc.), se inicializan losconsecutivos de los códigos a usar para Depósitos, Grupos, Artículos,

Clientes entre otros y se configura el sistema de acuerdo a las

necesidades de la empresa.



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• Integración Contable:

Esta opción permite configurar la integración con el sistema deContabilidad de Premium-Soft.



• Configurar Servidores FTP:

Esta opción permite configurar los servidores FTP.

• Definición De Usuarios:

Esta opción permite crear usuarios, y dar accesos y restriccionespara uso del sistema a los usuarios.



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• Cambiar Clave de Usuarios:

Esta opción permite realizar el cambio de claves a los usuarios del

Sistema.

• Calculadora:

Es la herramienta de ayuda para

las operaciones aritméticas.



• Agenda:

Es la herramienta de apoyo para registrar los recordatorios de

tareas pendientes o próximas.



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• Conversión / Actualización:

Permite trasladar los datos de una versión DBF a MySQL.

• Editor de Funciones:

Permite hacer edición de funciones para usuarios avanzados con

conocimiento en programación.



• Editor de Formatos:

Permite realizar cambios a los formatos preestablecidos de

Premium-Soft.

• Definir Informes Adicionales:

A través de esta ventana el usuario define sus propios formatos parael informe.



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• Definir Procesos Adicionales:

El Usuario define sus propios procesos.

• Actualizar la

estructura de datos:

Proceso que se realiza

una vez que se hace unaactualización del sistema

de una revisión a otra.



• Visor de Sucesos:

Permite consultar los informes de las averías ocurridas en el

sistema.

• Consola Fiscal:

Cuando se activa el uso de Equipos Fiscales.



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• Impresora fiscal:

Esta impresora permite registrar el tipo de impresora de acuerdo a la

transacción a realizar en el sistema.



• Información Del Sistema:

Esta ventana describe los datos relacionados del sistema como la

ruta de acceso, el modulo, y usuario relacionado a la empresa.

• Conf. Términos (Costo de Importación):

Permite la configuración de términos de los datos básicos y gastos

(exclusivo para el proceso de Costo de importación), en el cual se le

indica las etiquetas y descripción que serán reflejadas en la ventana

de Costo de Importación (Módulo de Compra).



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Archivos

Al seleccionar el menú se despliega una lista la cual contiene un conjunto de

Opciones las cuales son:

• Tipos De Clientes:

(Se explicó en el Modulo Administración)

• Clientes:(Se explicó en el Modulo Administración)

• Lista De Bancos:


• Tarjetas De Débitos:(Se explicó en el Modulo Administración)

• Tarjetas De Créditos:


• Tipo De Operación:

(Se explicó en el Modulo Administración



• Consola De Precios:

Esta opción le permite consultar las existencias físicas del

inventario, al introducir un código el sistema muestra toda la

información acerca del artículo, como el nombre, marca, modelo, entre

otros.



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Procesos:


• Emisión De Facturas:

Esta opción le permite generar facturas al Contado o Crédito, la

misma está orientada al registro de las operaciones de venta deartículos y servicios que preste su empresa, lo primero a indicar es el

código del cliente, recuerde que dispone del botón de BUSCAR para

consultar la lista de clientes y seleccionarlo, luego muestra con

posibilidad de modificar para este documento los siguientes datos:

Nombre del cliente, RIF, NIT y el nombre de un representante de la

empresa cliente, en forma automática el sistema muestra el código delvendedor asignado a este cliente, si desea seleccionar otro solo

deberá borrar este código usando la tecla de DELETE y pulsando

ENTER cuando el campo código este en blanco, será mostrada la

ventana de selección de vendedores.



También le permite incluir el código del depósito de donde serán

tomadas las existencias de los artículos a facturar, recuerde que usted

dispone de siete precios por cada producto, al momento de la

definición del cliente en el módulo administrativo usted debió indicar el

tipo precio que se considerará para el cliente, ese tipo de precio es

mostrado en el proceso de facturación por defecto, sin embargo usted

podrá cambiarlo si posee los privilegios de usuario necesarios.

• Pedidos en Venta:

Esta opción permite generar pedidos de clientes. El modulo es muysimilar al de Factura, solo que este no solicita información del pagopues es sólo un pedido. Desde la ventana de totalizar pedido elsistema da la opción de controlar por BACKORDER dicho pedido.

Se debe considerar lo siguiente:• Los pedidos en venta NO COMPROMENTEN EL INVENTARIO.

• Desde una factura o nota de entrega se importa el pedido.



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• Operaciones en Tránsito:

Permite efectuar una factura y mantener en espera la misma,agregando artículos a medida que se vaya necesitando. Ideal paraRestaurantes, Pizzerías, entre otros. También se puede aplicar aHoteles, Moteles. Con las etiquetas de Guardar y Cargar Operación sepueden tener varias transacciones abiertas al mismo tiempo. Con laetiqueta Ubicada en la esquina superior derecha de esta ventana, sepuede buscar una transacción en espera específica. El proceso deintroducción de datos y artículos es similar a la Factura.

• Nota de Entrega:

Una Nota de entrega es un documento que permite el despacho deuno o varios artículos a un cliente sin generar un saldo deudor del

cliente para con su empresa, es usual el "hacer entregas" parciales demercancía a los clientes durante un período y al final emitir una facturaque contenga los artículos despachados anteriormente, esto permite elcontrolar los egresos de inventario y proporcionar un soporte físico porescrito y controla dichas "salidas de inventario". El proceso deintroducción de datos y artículos es similar a la Factura.



Usted puede importar a una factura varias notas de entrega si lodesea, así como también puede a una nota de entrega importar otrosdocumentos, las notas de entrega no generan comisiones ni permitenpagos o abonos por parte del cliente, pero sobre una nota de entregasi puede efectuar procesos de devoluciones parciales o totales, asícomo también asociar seriales a artículos contenidos en las mismas,usted podrá reimprimirlas desde la opción de "Reimpresiones" en el

menú Reporte de los módulos administrativo y facturación.

• Presupuesto (cotización):

Los presupuestos ocotizaciones sondocumentos donde se

ofertan una serie deartículos parasometerlos aconsideración de uno ovarios clientes, sucomportamiento desdeel punto de vistaoperativo para el usuario es idéntico al de la factura.



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Un Presupuesto no tiene validez fiscal ni a nivel de cobranza, soloes una propuesta de precios para esperar, de ser posible la

aprobación de los mismos por parte del cliente, usted podrá convertirun presupuesto en factura si desde la emisión de la factura "importa" elpresupuesto, cabe destacar que puede importar varios presupuesto auna factura sin que necesariamente pertenezcan al mismo cliente aquien le es emitida la factura.

• Avisos de Cobro:

Los avisos de cobro son una nueva modalidad que ofreceexclusivamente nuestro sistema, su comportamiento desde el punto devista operativo para el usuario es idéntico al de la factura.

Un aviso de cobro es un documento que permite relacionar artículoso servicios que luego serán "cobrados" a un cliente, permitiendo eldescargo de inventario, pero evitando la generación de la factura hastala recepción del primer pago total o parcial del cliente en cuyomomento deberá ser convertido por medio del proceso de importación

en una factura definitiva, en ese momento, se generarán los procesosadministrativos que normalmente se ejecutan en la emisión de lafactura, como lo son por ejemplo: la generación de comisiones, larelación al libro de ventas, la notificación a cuentas por cobrar, elsistema implementa un consecutivo para cada aviso de cobro ypermite la impresión del mismo en un formato parecido al de una notade entrega o presupuesto, es de mucha utilidad para formalizar dealguna manera un compromiso de compra verbal entre un cliente y su

empresa mientras se espera la cancelación o aprobación del mismo.



• Generación De Documentos En Lotes:

Esta opción permite generar documentos en lotes como son, avisode cobro, factura, presupuesto y nota de entrega.

• Convertir Documentos en Lotes:

Permite convertir avisos de cobro en factura.



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•

Intereses De Mora: Esta opción permite calcular y procesar los intereses de mora deuno o varios clientes



• Cuentas por Cobrar:

Este proceso se explicó en el Modulo Administración.

• Anulaciones:

Por medio de esta opción usted podrá anular (dejar sin efecto) lostipos de transacción vistos en la siguiente pantalla:

En forma operativa esta opción le permite seleccionar un cliente y eldocumento a anular previa selección del tipo de documento, a fin de

permitir la verificación son mostrados los saldos involucrados en eldocumento, usted podrá indicar el motivo detallado de la anulación, sinembargo el sistema escribe un concepto predeterminado o sugerido elcual puede utilizar en forma opcional, posteriormente pulse el botón dePROCESAR para ejecutar la anulación.

El sistema genera la impresión del comprobante para permitir pormedios físicos externos la invalidación (Sello de anulado).



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Las Anulaciones y devoluciones fiscales:Se generan por 2 vías en Premium-Soft, teniendo en cuenta las

siguientes consideraciones:• Que el computador donde se registra la anulación o devolución

debe estar conectado a un impresor fiscal (al mismo en el cual se hizo

la factura) y configurado para ser operado desde Premium-Soft.• Que al hacer una anulación de una Factura o devolución, elprograma activa una casilla cerca del total de la anulación odevolución que dice"Generar DEVOLUCION en impresor fiscal?".• Las Devoluciones y las anulaciones de facturas son los únicosprocesos que generan una nota de crédito (que es como se llama) enlas impresoras fiscales.



• Registro de números de control anulados:

Esta ventana permite visualizar la cantidad de documentos anulados

• Borrar Presupuesto:

Por medio de esta acción usted podrá borrar del sistema uno ovarios presupuestos, para ello dispone de 3 modalidades descritasa continuación:

• Un presupuesto:Usted debe indicar el número de presupuesto a borrar, recuerde que

dispone del botón de BUSCAR para consultar la lista de presupuestosemitidos, luego deberá pulsar el botón de PROCESAR para eliminar elpresupuesto.



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•

Varios:Permite especificar un rango desde hasta para los números de

presupuesto, los que estén comprendidos en dicho rango seráneliminados al pulsar el botón de PROCESAR.

• Por vencimiento:Esta opción le permite especificar la cantidad de días de vencido

que debe tener un presupuesto para poder ser eliminado, al pulsar elbotón de PROCESAR el sistema evaluará todos los presupuestosemitidos y aquellos que cumplan con la condición de vencimientoserán borrados.



• Devoluciones:

La opción de devolución permite registrar el reingreso de artículos aun almacén o depósito que fueron entregados a clientes usandodocumentos tipo factura o notas de entrega. (En Impresora Fiscal, verAnulaciones, Modulo Facturación).

Lo primero que debe indicar es el código del cliente al cual se le

emitió el documento, luego indicará el depósito donde seráalmacenada la existencia de artículos que serán devueltos, ustedpuede indicar si el sistema generará una nota de crédito por ladevolución, esto último depende si el documento afectado es unafactura y si existen pagos previamente registrados sobre la misma,también puede indicar si las comisiones de los vendedoresinvolucrados serán afectadas por la devolución en cuyo caso serángeneradas en negativo.



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Luego indique el número de documento a afectar, usted decide si ladevolución será total o parcial, en caso de indicar que será total el

sistema afecta todo el documento, usted podrá notar los artículos quese afectan pues en el display son cambiados los fondos de blanco aceleste, cuando la devolución es parcial deberá pulsar ENTER sobrela cada línea de artículo a afectar, el sistema mostrará una ventanacon suficiente información del mismo, así como el máximo de artículosque usted podrá devolver, esto se indica pensando en evolucionesanteriores de un mismo artículo en un mismo documento afectado,para finalizar indique el concepto de la devolución y pulse el botón de

PROCESAR el programa dará la posibilidad de imprimir uncomprobante de la devolución y una nota de crédito dependiendo delas opciones respectivas antes explicadas.

• Consulta de Facturas:

Permite auditar las facturas emitidas bajo los siguientes aspectos:

Consulta básica: Muestrafactura por factura y el detalle dela misma; o Consulta por statusdel Despacho: permite ver lasfacturas de las cuales estápendiente por entregar lamercancía, para modificar elstatus de la factura se debeposicionar sobre la factura acambiar, posicionarse en lacolumna mercancía y pulsar labarra espaciadora.



• Consulta por campos Adicionales:

A través de esta opción se pueden consultar los documentos quetengan campos adicionales. Recordemos que estos campos se abrenen la configuración de la empresa y se solicitan al momento de realizaruna operación por ejemplo: Factura, Notas de Entrega, entre otros.

• Modificar documentos:

Esta opción permite realizar modificaciones a documentos tanto deventas, cobro y compras.



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• Cortes Zeta:

Permite el registro manual decortes zeta impreso por laimpresora fiscal y alimentar ellibro de venta, dichos registrospuede ser comparado con lafacturación.

• Guías de remisión:

Esta opción permite el registro que sustenta el traslado de lamercancía seleccionando un documento referencial, sea una factura onota de entrega, seguido a esto se procede a llenar la información

requerida, mostrada en la siguiente ventana.



• Ordenes de despacho:

Permite generar una nota de servicio, los campos a consignar: cliente,ruta, placa, color, año, entre otros.



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Informe:En esta opción de menú se despliegan todos los reportes que pordefecto trae el sistema en el módulo de Facturación y Ventas. Estos

• Máster de Ventas.

• Reimpresiones.

• Transacciones De Caja.

• Lista de BackOrder.

• BackOrder resumido

• Lista de Guías de Remisión

• Lista de Órdenes de servicio

• Reportes Adicionales.



Misceláneos:


• Calculadora:


• Agenda:




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Archivos:

En este módulo se maneja toda la información de la empresa referentea las compras y gastos de la misma.

• Grupo y Sub Grupos:(Se explicó en el Modulo Administración)

Artículos de Inventario:(Se explicó en el Modulo Administración)

Deposito o Almacenes:(Se explicó en el Modulo Administración)

Proveedores:(Se explicó en el Modulo Administración)

Consulta de Precios:(Se explicó en el Modulo Administración)

Asociaciones Proveedores a Artículos:Por medio de esta opción se asigna a cada artículo

su proveedor.



Se mostrarán las siguientes ventanas de acuerdo a los procesos quese encuentran en el módulo de compras

Procesos:

Planificación de cobranza:

Esta opción permite planificar elpago por proveedor de acuerdo a la

fecha del documento o los días devencimiento, e imprimir un reporteque se pasaría a Administraciónpara Procesar el pago.

• Facturas por Compra:

Esta opción permite el registro de facturas de proveedores queafectan el inventario. Esta opción está orientada al registro de lasoperaciones de compra deartículos, lo primero a indicar es elcódigo del proveedor.

Seguidamente podrá incluir la

fecha de emisión de la factura, elnúmero de orden de compra, elcódigo del depósito a donde seránintroducidas las existencias de losartículos a comprar Con el botónADICIONAR: Permite "Adicionar"artículos al documento de compra,para ello al pulsar este botón se desplegará una ventana con variasopciones para el proceso, entre ellas la posibilidad de indicar el código



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del artículo a compra, nombre, costo, descuento, recargos y unaopción para IMPORTAR artículos provenientes de otros documentos,

al finalizar la inclusión del artículo se habilita un botón denominadoPROCESAR el cual da entrada definitiva al artículo a la factura decompra. Para finalizar pulsar al botón de TOTALIZAR.

• Costo de Importación:

Para poder trabajar con este proceso necesitamos una factura porcompra cargada en el Módulo de Compras (Proceso explicado másadelante). Seguido a esto, se registran las facturas de los proveedoresque componen la Plantilla de Declaración, los artículos contenidos enlas facturas serán desglosados en la ventana. Para Grabar el Procesode importación se debe indicar los datos de la Declaración, transportey ubicación de carga, gastos y costos involucrados.



• Devoluciones En Compra:

La opción de devolución permite registrar el retiro de artículos a unalmacén o depósito que fueron comprados al proveedor a través de undocumento tipo factura o nota de entrega Lo primero que debe indicar

es el código del proveedor al cualemitió el documento. Usteddecide si la devolución será totalo parcial, en caso de indicar queserá total el sistema afecta todoel documento. Usted podrá notar

los artículos que se afectan puesen el display son cambiados losfondos de blanco a celeste,cuando la devolución es parcialdeberá pulsar ENTER sobrecada línea de artículo a afectar,pulse el botón de PROCESAR elprograma dará la posibilidad deimprimir un comprobante de la

devolución y una nota de crédito dependiendo de las opcionesrespectivas antes explicadas. Usted puede indicar si el sistema generauna nota de crédito por la devolución.

• Consultar Compras:•

La opción permite visualizar una compraespecífica. Primero se debe selecciona elProveedor a consultar, posteriormente se

selecciona el documento o factura aconsulta. Con el botón de Visualizar sepodrá ver la factura detallada a consultar.



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• Órdenes de Compra:

Esta opción está orientada al registro de las órdenes de compra deartículos, lo primero a indicar es el código del proveedor.Seguidamente podrá incluir la fecha de emisión de la orden, el númerode orden de compra se generaautomáticamente, el númerode la cotización, entre otros.

Con el botón ADICIONAR:Permite "cargar" artículos al

documento de compra, paraello al pulsar este botón sedesplegará una ventana convarias opciones para elproceso, entre ellas laposibilidad de indicar el códigodel artículo a comprar,nombre, costo, descuento y una opción para IMPORTAR artículosprovenientes de otros documentos, al finalizar la inclusión del artículose habilita un botón denominado PROCESAR el cual da entradadefinitiva al artículo a la Orden de compra. Para finalizar pulsar elbotón de Totalizar.



• Requisiciones:

Esta opción está orientada al registro de la solicitud de cotizacionespor parte de los proveedores. Al indicar el proveedor, se debe llenar lasolicitud a través del botón Adicionar. Este permite introducir artículopor artículo o importar los artículos de la factura, orden de compra orequisición previa. Para finalizar se debe totalizar el documento.



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• Consulta de seriales:

Este proceso es muy útil para las empresas que manejan seriales ynecesitan llevar un control de los mismos. Al buscar un serial elsistema muestra los movimientos del serial mostrando si es unacompra o venta, el número del documento, el titular y la fecha de laoperación.



• Hoja Anexa de seriales:

Este proceso permite imprimir una hoja anexa con los artículos. Sedebe seleccionar el número del documento del cual se quiere imprimireste reporte, esta información puede filtrarse seleccionando solo losartículos que usan seriales o todos los artículos.

• Entrada y salida de Inventario:Se explicó en el módulo de Administración.



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Traslado de Inventario:Carga o descarga inventarios en los diferentes depósitos. Esta

opción permite trasladar de un deposito a otro, según el criterio delusuario, la información solicitadaes la siguiente; Responsable: setrata de la persona que autorizala operación de manejo deexistencia, Concepto: es uncampo que le permitirá indicar elmotivo o justificación delmovimiento que está registrando,para ubicar el artículo puede

utilizar el boto de BUSCAR.Posteriormente se le debe

especificar al sistema el númerodel almacén del que saldrá el artículo y el número del almacén adónde va el mismo, por último se debe especificar la cantidad deartículos a trasladar. Pulsar el botón procesar para proceder a incluirun nuevo artículo. Para finalizar se debe pulsar el botón de Totalizar.

• Producción Básica:

Esta opción permite generar la solicitud de producción básica de unartículo integrado. Deben existir los códigos de los artículos integradospara que esta opción funcione. Selecciona el código del artículo quese va a producir, luego indique los depósitos que va afectar.



• Ajustes de Inventario:

Este proceso se explicó en elmódulo de Administración.

• • Recalculo de Existencias:

Esta opción permite recalcular laexistencia de los productos. Para ejecutareste proceso no debe haber ningunaestación trabajando en el sistema. Elprocesará artículo por artículo, pasando

por los diferentes procesos que involucranlos movimientos de los artículos.

• Repreciar Inventario:Este proceso e explicó en

el módulo de Administración.



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•

Importar Costos en DBF:Esta opción permite importar la lista de precios desde un archivo enDBF.



Opciones Adicionales de Inventario:

o Conversión de existenciaso Relación de Nota Transitoo Relación de Cargo y descargoso Actualización de precioso Asignación de Ubicacioneso Conteo físico de inventarioo Lista de diferenciaso Calculo de Rotación en Ventaso Lista de compras (Pedido Sugerido)o Artículos sin vender



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En esta opción de menú se despliegan todos los reportes que por defectotrae el sistema en el módulo de Compras y Gastos. Estos son:

Informes:

• Listas de Proveedores.• Máster de Gastos.• Vencimientos por Pagar.• Transacciones de pagos.•

Saldos por Pagar.• Informes de Inventario:

o Listas de precios.o Listas de Grupos y Subgrupos.o Existencias agrupadas.o Inventario Físico.o Grupos por tallas y colores.o Kardex de un Artículo.o Lista de reposición.o Reposición de Stock calculado.o Ventas de un Artículo.o Ventas por Grupo.o Análisis de ventas por grupo.o Artículos no Vendidos.o Compras por Grupo.

• Reimpresión de documentos de compra: De un documento porCompra o por• Orden de Compra.• Reimpresiones Varias: Gastos, Notas de Crédito y Débito,

Retenciones,• Devoluciones, entre otros.• Códigos de Barra.• Reportes Adicionales.• Procesos Adicionales.



Misceláneos:

En este módulo ofrece herramientas varias para uso del usuario

• Calculadora:(Se explicó en el Modulo Administración)

• Agenda:(Se explicó en el Modulo Administración)



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Archivos:

• Clasificación de Cuentas:

Es la clasificación que tiene laempresa de sus transacciones

bancarias. Se introduce un código, yla descripción de la cuenta. Se debeespecificar si el tipo es un Ingreso oEgreso.

• Cuentas Bancarias:La opción de cuentas bancarias le permite incluir todas las

entidades bancarias donde su empresa o usted posea algún tipo decuenta permitiendo especificar información como la siguiente:

o Datos del Banco:Código, Nombre del Banco, Nombre del titular de la cuenta es decir

a nombre de quien está registrada la cuenta bancaria, Dirección delbanco, persona contacto: se refiere al nombre de alguna personaconocida por usted en el banco, Teléfonos, Website y e-mail.



o Datos de la Cuenta:

Número de cuenta bancaria, fecha de apertura de la Cuenta, tipo decuenta, Correlativos y Diferimientos, la moneda en la cual estaexpresada la cuenta si es nacional o extranjera, y un campodenominado Impuesto que permite especificar un porcentaje que seaplique como impuesto aldébito bancario, en caso de norequerirlo o aplicarlo solo debecolocarlo en 0 (cero). A travésdel moviendo entre lasetiquetas se puede codificar

toda la información necesariapara la cuenta Bancaria.

o Proveedores / Beneficiarios:(Se explicó en el módulo administrativo).



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Procesos:

• Operaciones Bancarias:

Por medio de esta opción usted realizará las distintas operacionesbancarias sobre cada cuenta, tales como Cheques, depósitos, retiros,Notas de crédito y Notas de débito así como la modificación y ajustessobre los movimientos antes planteados, para tal fin usted deberáindicar el código delbanco con el cual va atrabajar así como elmes en cuestión, luegoseleccione la operacióna efectuar según lo

indica cada botón,dispone también delbotones de recalculareste permite actualizarlos ingresos como losegresos.

• Conciliaciones:

Este proceso permite realizar la conciliación de las diferentesentidades bancarias con que trabaja la empresa, esta conciliación serealizar por banco y por mes. Primero debe seleccionar el banco alque va a realizar la conciliación, posteriormente el mes y por ultimoindicar monto indicado el estado de cuenta bancario. Para visualizarlas transacciones del banco pulsar el Botón de Procesar y el traerátoda la información.

A través de los botones de Marcar o Desmarcar, usted podráseleccionar todas las transacciones o desmarcarlas todas. Se tendrán



que ir seleccionando las transacciones que están en el estado decuenta.

El botón de Guardar se utiliza cuando el proceso debe sersuspendido temporalmente, permitiendo entrar posteriormente sinperder el trabajo antes realizado. Al botón de Ajuste es para realizarajustes al momento de realizar la conciliación que no se hayanrealizado en el poseso de transacciones bancaria.

Al finalizar la conciliación sedebe pulsar el botón de

procesar, la que permitevisualizar una nueva pantalladonde se ve el resultado de laconciliación. Si esta conformese debe pulsar procesar, si nolo está pulsar salir lo quepermite volver a la páginaanterior y seguir con laconciliación.

• Consultar Conciliación:

Permite consultar lasconciliaciones anteriores, alseleccionar la indicada esta sepuede imprimir. Con los botonesde Flechas se puede irvisualizando todas lasconciliaciones. Con el botón X, sepuede eliminar una conciliaciónrealizada con anterioridad,posteriormente debe volver arealizarla.



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• Pago A Proveedores:Este proceso se explicó en el módulo administración.

• Pago De Comisiones:Este proceso se explicó en el

módulo administración.

• Análisis de disponibilidad:

Por medio de este proceso sereflejan los saldos bancariosdescribiendo el banco con susingresos, egresos y saldo tanto delas cuentas nacionales yextranjeras.



En esta opción de menú se despliegan todos los reportes que pordefecto trae el sistema en el Modulo de Bancos.

• Procesos Adicionales:

Este proceso se explicó en el módulo administración.

Informes:

• Movimiento Bancario.• Movimiento por Cta. Clasificadora.• Impresión de Cheques.• Saldos Resumidos.• Análisis de Disponibilidad.• Reportes Adicionales.• Procesos Adicionales.



Misceláneos:

Muchos servicios "misceláneos" (finan/as, transporte y varios decomunicaciones y entretenimiento) ofrecen un producto intangible. LA plantaciónagregada para estos servicios tiene que ver, sobre todo, con la planeación de losrequerimientos de recursos humanos y la administración de la demanda

•

Calculadora:(Se explicó en el Modulo Administración)

• Agenda:(Se explicó en el Modulo Administración)

Documents

Manual Del Sistema Administrativo 9X