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MANUAL DEL SISTEMA
INTEGRADO DE GESTION
MANUAL DEL SISTEMA
INTEGRADO DE GESTION
MAN-SIG-001
EDICION 1: 15/05/2015
Revisado:
Fabiola Fernández
Aprobado:
Giovanni Klein
EDICION 1: MAY 2015 1
MANUAL DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTION
EDICION 1: MAY 2015
INDICE DEL MANUAL
OBJETO Y ALCANCE
EXCLUSIONES A LA NORMA
MARCO LEGAL
ORGANIZACIÓN DE CLI GESTIONES ADUANERAS S.A.SERVICIOS BRINDADOS
TERMINOS Y DEFINICIONES
MAPA DE PROCESOS
POLITICA DEL SISTEMA DE GESTION
ESTRUCTURA DOCUMENTARIA
CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS
2
ANEXOS
MANUAL DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTION
OBJETO Y ALCANCE
OBJETO DEL MANUAL:
El presente manual tiene como objeto
definir el alcance del sistema integrado
de gestión implementado en CLI
GESTIONES ADUANERAS S.A., describir
los procesos de gestión, del negocio y de
soporte, así como la interacción de cada
uno de ellos. El Sistema Integrado de
Gestión se basa en los requisitos
establecidos en la norma ISO 9001:2008,
así como en los requisitos del Operador
Económico Autorizado OEA y del SGCS
BASC V/4-2012. Además el SIG busca el
cumplimiento de la Ley 29733 de
Protección de Datos Personales.
ALCANCE DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTION:
El Sistema Integrado de Gestión tiene el
siguiente alcance:
El Sistema de Calidad, comprende el
SERVICIO DE AGENCIAMIENTO
ADUANERO, que incluye actividades de:
- GESTIÓN DE SERVICIO LOGÍSTICO.
- GESTIÓN DE OPERACIONES.
- GESTIÓN LEGAL.
El Sistema de Control y Seguridad,
alcanza a todas las actividades,
funciones y procesos de la Organización.
EDICION 1: MAY 2015 3
MANUAL DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTION
EXCLUSIONES A LA NORMA
7.3 DISEÑO Y DESARROLLO:
CLI GESTIONES ADUANERAS no realiza actividades de diseño y desarrollo dado que
prestamos servicios dentro de un marco legal establecido.
7.5.2 VALIDACION DE LOS PROCESOS DE LA PRODUCCION Y DE LA PRESTACION DEL SERVICIO:
CLI GESTIONES ADUANERAS no requiere validar el proceso de producción y de prestación
del servicio, dado que los servicios de agenciamiento aduanero pueden verificarse
mediante actividades de seguimiento o medición, intermedia y finales, a la prestación de
los servicios.7.6 CONTROL DE LOS EQUIPOS DE SEGUIMIENTO Y DE MEDICION :
CLI GESTIONES ADUANERAS no necesita utilizar equipos de seguimiento y medición para
proporcionar evidencia de la conformidad de los servicios de agenciamiento aduanero
de acuerdo con los requisitos del clientes.
Las siguientes exclusiones están relacionadas a la norma ISO 9001:2008:
EDICION 1: MAY 2015 4
MANUAL DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTION
EXCLUSIONES A LA NORMA
6,8.3 ESTÁNDAR AGENTE ADUANAL: Lockers controlados y separados de áreas de almacenamiento y manejo de carga.
CLI GESTIONES ADUANERAS se excluye de este estándar, ya que no contamos con zonas
para el almacenamiento y manejo de la carga, puesto que la carga en ningún momento
ingresa a nuestras instalaciones .
La siguiente exclusión está relacionada a la norma BASC V/4-2008:
EDICION 1: MAY 2015 5
MANUAL DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTION
MARCO LEGAL
LEGISLACION RELACIONADA A LOS SERVICIOS:
Nuestro servicio de agenciamiento aduanero cumple con el siguiente marco legal:
■ Ley General de Aduanas (DL 1053) y su reglamento (DS 010).
■ Procedimientos de SUNAT – ADUANAS aprobados (www.sunat.gob.pe)
■Norma para la prevención del LAFT – Resolución SBS Nª 2249
■Reglamento del OEA (DS 186-2012-EF).
■Procedimiento del OEA (RSNAA 061-2013-SUNAT).
■Ley de Protección de Datos Personales (Ley 29733)
■ Los identificados en la Lista Maestra de Documentos Externos
EDICION 1: MAY 2015 6
MANUAL DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTION
TERMINOS Y DEFINICIONES
CLIENTE : Organización o persona que
recibe un producto.
PRODUCTO : Resultado de un proceso.
PROCESO : Conjunto de actividades
mutuamente relacionadas o que
interactúan, las cuales transforman
elementos de entrada en resultados.
PROCEDIMIENTO: Forma especificada
para llevar a cabo una actividad o un
proceso.
MANUAL INTEGRADO DE GESTIÓN:
Documento que especifica el sistema
integrado de gestión (de la calidad y
seguridad) de nuestra organización
REGISTRO : Documento que
presenta resultados obtenidos o
proporciona evidencia de actividades
desempeñadas.
PLAN Y SEGUIMIENTO DEL PROCESO
(PSP): Documento que especifica las
etapas de un proceso, las actividades y el
factor crítico a controlar; que recursos
deben aplicarse y quien, cuando y donde
deben aplicarlos.EDICION 1: MAY 2015 7
MANUAL DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTION
CLI Y LA CADENA LOGÍSTICA INTERNACIONAL
El Arte de la Logística, expresa una particular visión del negocio, pues para obtener un manejo óptimo en este campo, se requiere de destreza y creatividad, al igual que en la práctica del arte.
Cabe resaltar la importancia de la logística recordando que, por definición, representa el abastecimiento a los hombres que están en el frente de batalla.
En la actualidad, las empresas enfrentan mercados muy competitivos y buscan aprovechar toda oportunidad que les permita diferenciarse. El manejo de adecuados canales de distribución constituye una de las principales ventajas competitivas de toda empresa, ya que combina estratégicamente dos factores esenciales de la logística: tiempo y costos. Esto permite la oportuna ubicación de productos en los puntos de venta al menor precio.
CLI, el Arte de la Logística, pionero en la prestación del Servicio de Logística Integral en el Perú, se compromete diariamente con sus socios de negocios a contribuir, de la forma más amplia posible, a la optimización de los procesos logísticos que afectan sus actividades: les brindamos servicios de logística de entrada o salida para carga general, productos perecederos y proyectos, con el apoyo de nuestros asociados de negocios locales y en el exterior.
Por otra parte, CLI GESTIONES ADUANERAS S.A., CLI ADUANAS S.A. y CLI PROYECTOS S.A., trabajan de la mano convencidos de que juntos, cultivando el conocimiento y estimulando la creatividad, creceremos como empresa, personas y como nación.
EDICION 1: MAY 2015 8
MANUAL DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTION
CLI Gestiones Aduaneras está legalmente constituida según los datos de inscripción en el Registro de Personas Jurídicas: Partida Electrónica N°70347785 del Libro de Sociedades Mercantiles del Registro de Personas Jurídicas.
Para la adecuada realización de sus operaciones, CLI Gestiones Aduaneras ha cumplido con la obtención de las autorizaciones exigidas por la ley:
Licencia Municipal de Funcionamiento Nª 1270-2013 expedida por la Municipalidad Distrital del Callao.
Resolución de Intendencia Nacional N°2009-001072 para operar como Agencia de Aduana. Certificado de Seguridad en Defensa Civil Nª 2452-GRC-GRDNYDC expedida por la Gerencia
Regional de Defensa Nacional y Defensa Civil. El Representante de la Gerencia es el Gerente de Administración y Finanzas y es el encargado de asegurar que el SIG se implemente, mantenga, y mejore continuamente. Se ha nombrado como Jefe de Control y Seguridad al Coordinador de Calidad, quien es responsable de verificar que se cumpla y se actualice el SIG. Además se ha nombrado como Jefe de Seguridad al Jefe Legal, para que supervise la seguridad de las personas, equipos e instalaciones de la oficina. El Directorio ha designado y nombrado al Oficial de Cumplimiento de CLI Gestiones Aduaneras, para que atienda los temas relacionados con la UIF.
.
EDICION 1: MAY 2015
ORGANIZACIÓN DE CLI GESTIONES ADUANERAS
9
MANUAL DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTION
ORGANIZACIÓN DE CLI GESTIONES ADUANERAS
GERENCIA GENERAL
GERENCIA DE ADMINISTRACIÓN Y
FINANZAS
GERENCIA DE LOGISTICA
GESTIÓN COMERCIAL
SERVICIO LOGÍSTICO
GESTIÓN DE OPERACIONES
G. KLEIN
F. FERNANDEZK. HIDALGO
J. DEUDORM. CERNAJ. VARGAS
EDICION 1: MAY 2015
SISTEMA INTEGRADO DE
GESTION
M. KIKUCHI
G. KLEIN
GESTIÓN LEGAL
L. VARGAS
GESTIÓN DE RECURSOS
M.. LÓPEZC. MONZÒN
GESTIÓN DE COMPETENCIAS
R. DIAZ
10
MANUAL DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTION
Se han conformado las Brigadas de Evacuación y Rescate, Lucha contra Incendios y de Primeros Auxilios, las cuales se encuentran supervisadas por el Coordinador de Calidad quien ha sido nombrado como Jefe de Brigada. Contamos con documentos que apoyan a que el personal tenga un comportamiento acorde con los principios y valores de nuestra empresa, y del presente Manual del Sistema de Gestión en Control y Seguridad, tales como:
Código de Conducta DOC-SG-001 Manual de Prevención del LAFT MAN-SG-002. Reglamento de Salud y Seguridad en el Trabajo DOC-SG-002 Reglamento Interno de Trabajo DOC-SG-003 Procedimiento de Gestión IPER PRO-SG-007En el procedimiento Monitoreo y Medición del SGCS PRO-SG-009 se describen los criterios y los métodos para asegurar que tanto la operación, como el control de estos procesos sean eficaces. CLI Gestiones Aduaneras establece el procedimiento Gestión del Riesgo PRO-SG-008 a seguir para la identificación de amenazas y evaluación de los riesgos en la seguridad de la cadena logística y propone el tratamiento del mismo.En la Matriz de Riesgos DOC-SG-004 se han considerado las recomendaciones que figuran en los estándares de Seguridad Basc – Agente Aduanal. La Matriz de Riesgos DOC-SG-004 es re-evaluada cada año, considerando las nuevas amenazas o vulnerabilidades al SIG que se podrían considerar. .
EDICION 1: MAY 2015
SEGURIDAD EN LA ORGANIZACIÓN
11
MANUAL DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTION
Se han identificado como personal crítico para el SGCS Basc a los Gerentes, el Jefe de Sistemas, Jefe Legal, Representantes Legales, Coordinador Contable, Coordinador Administrativo, Coordinador de Calidad, Coordinador de Operaciones, Asistente Social, Asistente Comercial, Auxiliares de Despacho y Operador de Limpieza, estando sus responsabilidades y funciones definidas en el MOF.
Cada 2 años el área de Recursos Humanos, realiza una verificación de antecedentes policiales al personal que ocupe posiciones críticas.
Al personal crítico se le realiza al ingresar a laborar (y cada 2 años), una verificación de la información recibida, mediante una visita al domicilio coordinada con el área de Calidad, con el propósito de verificar la situación económica, riesgos del entorno y nuevas amistades.
Al personal crítico se le efectúa de manera obligatoria el análisis toxicológico y la prueba de alcoholemia al momento de su ingreso y cada 2 años.
RRHH coordina la realización de pruebas toxicológicas para detectar el consumo de drogas ilícitas a todo el personal nuevo, mientras que Calidad elige (aleatoriamente o por indicación de una jefatura) a las personas que continúan laborando en la empresa y que nuevamente pasarán la prueba.
Los Acuerdos de Seguridad de los asociados de negocios críticos ,deben actualizarse cada 2 años.
EDICION 1: MAY 2015
ADMINISTRACIÓN DEL PERSONAL Y ASOCIADOS DE NEGOCIOS CRITICOS
12
MANUAL DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTION
El sistema cuenta con procedimientos y manuales que aseguran que las actividades se realizan de forma segura, tales como: • Control de Precintos PRO-SG-011.• Uso del Logo y Cuidado de la Imagen Institucional INS-SG-004.• Contingencia y Emergencia PRO-SG-015.• Gestión del Riesgo PRO-SG-008.• Monitoreo y Medición del SGCS PRO-SG-009.• Manual de Procedimientos para Operaciones Seguras BASC OEA MAN-SG-004.• Reporte de Operaciones y Actividades Sospechosas PRO-SG-014.• Detección y Reporte de faltantes y sobrantes de carga PRO-OP-016.• Manual para la Prevención del LAFT MAN-SG-002 • Código de Conducta para la PLAFT DOC-SG-001 • Control y Archivo de Documentos Operativos PRO-OP-053• Identificación, Acceso y Evaluación de Requisitos Legales PRO-TL-031• Servicio de Operaciones Aduaneras PRO-OP-018.• Servicio de Exportación PRO-OP-019.
EDICION 1: MAY 2015
CONTROL OPERACIONAL
13
MANUAL DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTION
El Sistema Integrado de Gestión contempla el cumplimiento de los requisitos de seguridad definidos en la ley de Protección de Datos Personales y respeta los principios de Legalidad, Consentimiento, Finalidad, Proporcionalidad, Calidad y Nivel de Protección Adecuado.
Además se ha definido lo siguiente: • Titular de Banco de Datos Personales: CLI• Titular de Datos Personales: Persona natural a quien corresponde los datos • Encargado del Banco de Datos Personales: Empresa que realiza el tratamiento de los datos por
encargo de CLI, de ser el caso
• Responsable de Seguridad del Banco de Datos Personales: Gerente General• Administrador del Sistema de Datos Personales: Coordinador de Calidad
• Administrador de Banco de Datos Personales del Personal: Asistente Social• Administrador de Banco de Datos Personales Médicos: Asistente Social• Administrador de Banco de Datos Personales de Clientes: Asistente Comercial• Administrador de Banco de Datos de Proveedores: Coordinador de Administración• Administrador de Banco de Datos Personales de Cámaras de Seguridad: Jefe de Sistemas
EDICION 1: MAY 2015
PROTECCION DE DATOS PERSONALES
14
MANUAL DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTION
SERVICIOS BRINDADOS
Servicio de Agenciamiento Aduanero
Ofrecemos el Servicio de Agente de Aduanas para operaciones de Importación, Exportación, Depósito Aduanero y demás regímenes aduaneros.
Otorgamos asesoría legal en temas relacionados a todas las operaciones y regímenes aduaneros.
Todo ello se realiza a través de un interlocutor único que nuestra organización designa para el cliente: el Ejecutivo de Servicio al Cliente (ESC), quien supervisa las diversas acciones que llevan a cabo las divisiones de negocio de nuestra organización, y entrega reportes actualizados en tiempo real.
Son evidentes las ventajas que representa este contacto directo entre el ESC y nuestro cliente, quien sólo requerirá verificar nuestra información por vía electrónica.
EDICION 1: MAY 2015 15
MANUAL DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTION
SERVICIOS BRINDADOS
El Servicio de agenciamiento aduanero comprende:
■ La Gestión de Servicio Logístico
■ La Gestión de Operaciones
■ La Gestión Legal
La Gestión de Servicio Logístico, que tiene como fin la de coordinar con nuestros clientes, las operaciones que nos encargan y consta de 2 sub-procesos:
- La Gestión de Servicio al Cliente, que tiene por finalidad la de coordinar con nuestros clientes todas sus necesidades de operación, y controlar la ejecución de todas sus operaciones aduaneras que nos encargan. Brindándoles información inmediata sobre la situación de sus despachos.
- La Gestión de Revisión y Liquidación de DAMs, que nos permite preparar los documentos aduaneros que se presentarán a la autoridad aduanera. Asegurándonos que dichos documentos sean emitidos correctamente. EDICION 1: MAY 2015 16
MANUAL DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTION
SERVICIOS BRINDADOS
La Gestión de Operaciones, que involucra principalmente las actividades de campo necesarias para el levante de las mercancías y comprende a 3 sub-procesos:
- El Servicio de Armado, que se encarga de la impresión de los documentos aduaneros, su armado en los sobres que se presentarán a la Aduana y finalmente la entrega al Archivo de toda la documentación aduanera correspondiente al despacho.
- El Servicio de Visto Bueno, está destinado a obtener los visto buenos necesarios, de todos los conocimientos de embarque, que amparan las mercancías de nuestros clientes.
- El Servicio de Seguimiento, tiene como función la de coordinar todas las labores de campo ejecutadas por los Auxiliares de Despacho, así mismo realizan las coordinaciones con los encargados del Transporte. EDICION 1: MAY 2015 17
MANUAL DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTION
SERVICIOS BRINDADOS
La Gestión Legal, es la que nos brinda la asesoría legal aduanera, encargándose de revisar e informar respecto de las normas relacionadas con el quehacer aduanero.
- Se encarga del control, revisión y/o preparación de los expedientes de rectificación y similares, que se necesitan presentar a las autoridades aduaneras.
- Responde las notificaciones que son recibidas por la empresa, por temas relacionados con la operatividad aduanera.
- Presta la asesoría legal a los miembros de la organización, así como a nuestros clientes, aclarándoles cualquier duda que podrían tener en la realización de sus actividades de comercio exterior; aconsejándoles para que elijan la mejor opción para sus operaciones.
EDICION 1: MAY 2015 18
MANUAL DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTION
POLITICA DE CALIDADPOL-SG-009
EDICION 1: MAY 2015 19
MANUAL DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTION
POLITICA DE CONTROL Y SEGURIDADPOL-SG-001
EDICION 1: MAY 2015 20
MANUAL DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTION
POLITICA DE PROTECCION DE DATOS PERSONALESPOL-SG-011
EDICION 1: MAY 2015 21
MANUAL DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTION
ESTRUCTURA DOCUMENTARIA
MANUAL DEL SISTEMA
INTEGRADO DE GESTION
PROCEDIMIENTOS DEL
SISTEMA DE GESTION
POLITICA DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTION
PLANIFICACION
Y SEGUIMIENTO DEL PROCESO
DOCUMENTOS DE ORIGEN EXTERNOS
REGISTROS DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTION
EDICION 1: MAY 2015 22
MANUAL DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTION
MAPA DE PROCESOSDOC-SIG-011
EDICION 1: MAY 2015
NEC
ES
IDA
DES
D
EL C
LIE
NTE C
LIE
NTE
SATIS
FEC
HO
GESTIÓN DE LA DIRECCIÓN
GESTIÓN DE SERVICIO
LOGÍSTICO
GESTIÓN COMERCIAL
GESTIÓN DE OPERACIONES
GESTIÓN DE RECURSOS
GESTIÓN DE COMPETENCIAS
GESTIÓN LEGALGESTIÓN DE SEGURIDAD
GESTIÓN DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN
23
MANUAL DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTION
CLIE
NTE
SATIS
FEC
HO
MAPA DE PROCESOS
PROCESOS DE GESTION
PROCESOS DE SOPORTE
NEC
ES
IDA
DES
D
EL C
LIE
NTE
PROCESOS DEL NEGOCIO
EDICION 1: MAY 2015 24
MANUAL DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTION
GESTIÓN DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN
MAPA DE PROCESOS
GESTION DE LA DIRECCION
COMPROMISO DE LA DIRECCION
REVISIÓN POR LA DIRECCION
AUDITORIA INTERNA
CONTROL DE LAS GESTIONES DE MEJORA (GDM)
PROCESOS DE GESTIONPROCESOS DE GESTION
Procesos cuyo propósito es establecer las directrices, políticas y objetivos de CLI GESTIONES ADUANERAS S.A. aseguran el control y la mejora del sistema integrado de
gestión.
EDICION 1: MAY 2015 25
MANUAL DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTION
MAPA DE PROCESOS
GESTION DE SERVICIO
LOGISTICO
GESTION COMERCIAL
VENTAS DEL SERVICIO
MEDICION DE LA SATISFACCION DEL CLIENTE
SERVICIO AL CLIENTE
LIQUIDACION Y REVISION DE DAM
SERVICIO DE ARMADO
SERVICIO DE VISTO BUENO
SERVICIO DE SEGUIMIENTO
PROCESOS DEL NEGOCIO
Procesos cuyo propósito es determinar, ejecutar y entregar los servicios de agenciamiento aduanero requeridos por el
cliente.
EDICION 1: MAY 2015* ESTE PROCESO ES SUBCONTRATADO.
TRANSPORTE TERRESTRE DE CARGA *
GESTION DE OPERACIONES
26
MANUAL DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTION
MAPA DE PROCESOS
PROCESOS DE SOPORTEPROCESOS DE SOPORTE
DETERMINACION DE COMPETENCIAS
SELECCIÓN DE PERSONAL
MANTENIMIENTO DE RECURSOS
EVALUACION DEL DESEMPEÑO DEL PERSONAL
Procesos cuyo propósito es brindar apoyo a los procesos de gestión y del negocio. Aseguran la provisión de recursos a
través de una adecuada gestión de sus actividades.
EDICION 1: MAY 2015
PREPARACION DE EXPEDIENTES
RESPUESTA A NOTIFICACIONES
ASESORIA LEGAL Y ACTUALIZACION DE NORMAS
SEGURIDAD EN LAS INSTALACIONES, PROCESOS Y ACTIVIDADES
GESTION DE RECURSOS
GESTION DE COMPETENCIAS
GESTION LEGALGESTION DE SEGURIDAD
MANTENIMIENTO DE EQUIPOS
27
CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS
DOC-SIG-012
CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS
DOC-SIG-012
EDICION 1: MAY 2015 28
GESTION DE LA DIRECCIONGESTION DE LA DIRECCION
EDICION 1: MAY 2015 29
MANUAL DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTION
EDICION 1: MAY 2015
OBJETIVO Y ALCANCE:
Asegurar el compromiso de la Alta Dirección con el cliente, a fin de incrementar la satisfacción de este , a través de la implementación del sistema integrado de gestión. Asimismo, asegurar la conveniencia, adecuación y eficacia del SIG con la finalidad de mejorar de manera continua, a través de la revisión directiva del mismo.
RESPONSABLES:
Gerente General, Gerente de Logística, Gerente de Administración y Finanzas.
MECANISMO DE SEGUIMIENTO Y/O MEDICION:
Decisiones y Acciones de Mejora de la Revisión por la Dirección, Revisiión del cumplimiento de Objetivos
Actividades de CLI con casos de ilícitos = 0
DOCUMENTACION APLICABLE:
• Informe de la Satisfacción del Cliente, Informe de la Revisión por la Dirección
RECURSOS APLICABLE:
• Equipo de cómputo
GESTION DE LA DIRECCION
CARACTERIZACION DE PROCESOS
30
MANUAL DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTION
EDICION 1: MAY 2015
ENTRADA SALIDA
CLIENTES
PERCEPCIÓN DEL SERVICIO
QUEJAS DEL CLIENTE
PERCEPCIÓN DEL SERVICIO
QUEJAS DEL CLIENTE
INICIO
IDENTIFICA GESTIONES DE
MEJORA
PLANIFICA OBJETIVOS Y SISTEMA DE
GESTION
DEFINE RESPONSABILIDAD Y
AUTORIDAD
COMUNICA A PERSONAL EL COMPROMISO
CON EL SISTEMA
MEJORA Y CONTROL DEL
SISTEMA
POLÍTICA DE LA CALIDAD OBJETIVOS DE LA
CALIDAD MANUAL DEL SISTEMA
DEL GESTION
POLÍTICA DE LA CALIDAD OBJETIVOS DE LA
CALIDAD MANUAL DEL SISTEMA
DEL GESTION
GESTION DE COMPETENCIA
S
1
2
COMPROMISO DE LA DIRECCIÓN
GESTION DE LA DIRECCION
ESTABLECE COMPROMISOS EN LA
POLITICA DEL SISTEMA
VIENE DE LA REVISIÓN POR LA
DIRECCION
VA A LA REVISIÓNPOR LA DIRECCION
RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD DEL PUESTO
RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD DEL PUESTO
CARACTERIZACION DE PROCESOS
31
MANUAL DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTION
EDICION 1: MAY 2015
ENTRADA SALIDA
TODOS LOS PROCESOS
REVISA INFORMACIÓN DE ENTRADA
TOMA DECISIONES Y ACCIONES DE MEJORA
EJECUTA EL SEGUIMIENTO
PLANTEA NUEVOS OBJETIVOS
2
REVISION POR LA DIRECCIÓN
GESTION DE LA DIRECCION
ANALIZA LA INFORMACÍON
1VIENE DEL COMPROMISO DE LA DIRECCION
VA A COMPROMISO DE LA DIRECCION
EVALUACIÓN DE POLITICA Y OBJETIVOS Y METAS DEL SG
RESULTADO DE AUDITORIA
RETROALIMENTACIÓN DEL CLIENTE
DESEMPEÑO DE PROCESOS
CONFORMIDAD DEL SERVICIO
ESTADO Y SEGUIMIENTO DE LAS ACCIONES *
CAMBIOS EN EL SISTEMA
RECOMENDACIONES
EVALUACIÓN DE POLITICA Y OBJETIVOS Y METAS DEL SG
RESULTADO DE AUDITORIA
RETROALIMENTACIÓN DEL CLIENTE
DESEMPEÑO DE PROCESOS
CONFORMIDAD DEL SERVICIO
ESTADO Y SEGUIMIENTO DE LAS ACCIONES *
CAMBIOS EN EL SISTEMA
RECOMENDACIONES
* INCLUYE ACCIONES DE REVISIONES ANTERIORES, CORRECTIVAS Y PREVENTIVAS
TODOS LOS PROCESOS
MEJORAS EN EL SISTEMA
MEJORAS EN EL PRODUCTO
MEJORAS EN RECURSOS
MEJORAS EN EL SISTEMA
MEJORAS EN EL PRODUCTO
MEJORAS EN RECURSOS
CARACTERIZACION DE PROCESOS
32
GESTIÓN DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN
GESTIÓN DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN
EDICION 1: MAY 2015 33
MANUAL DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTION
EDICION 1: MAY 2015
OBJETIVO Y ALCANCE:
Asegurar el mantenimiento del Sistema de Gestión implementado con la finalidad de mejorar continuamente la eficacia del mismo a través de la evaluación del cumplimiento de los requisitos del producto, de las normas aplicables y la adecuada gestión de las gestiones de mejora. Asimismo, asegurar el mantenimiento de los documentos del Sistema de Gestión a través de los controles implementados.RESPONSABLES:
• Coordinador de Calidad, Analista de Calidad
MECANISMO DE SEGUIMIENTO Y/O MEDICION:
Control de Gestiones de Mejora, Planificación de Auditorias Internas, Inspecciones de Control
Actividades de CLI con casos de ilícitos = 0 DOCUMENTACION APLICABLE:
• Control de los Documentos PRO-SIG-002, Control de los Registros PRO-SIG-003, Auditorias Internas PRO-SIG-004, Control de las Gestiones de Mejora PRO-SIG-005, Manual de Procedimientos para Operaciones Seguras BASC -OEA MAN-SG-004, Manual PLAFT MAN-SG-002
RECURSOS APLICABLE:
• Equipo de cómputo
GESTIÓN DEL SIG
CARACTERIZACION DE PROCESOS
34
MANUAL DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTION
EDICION 1: MAY 2015
ENTRADA SALIDA
RESULTADOS DE LA AUDITORIA INTERNA
RESULTADOS DE LA AUDITORIA INTERNA
GESTiÓN DEL SIG
PLANIFICA AUDITORIAS COMUNICA EL PLANGESTION DE
LA DIRECCION
GESTIÓN DE COMPETENCIA
S
PERSONAL COMPETENTE
PERSONAL COMPETENTE
EJECUTA LA AUDITORIA INTERNA
REPORTA RESULTADOS DE AUDITORIA
VA A ACTIVIDADES DE LAS GESTIONES DE MEJORA
POLÍTICA DE LA CALIDAD OBJETIVOS DE LA
CALIDAD MANUAL DEL SISTEMA
DEL GESTION
POLÍTICA DE LA CALIDAD OBJETIVOS DE LA
CALIDAD MANUAL DEL SISTEMA
DEL GESTION
AUDITORIA INTERNA
INICIO
TODOS LOS PROCESOS
PLAN DE AUDITORIA INTERNA
PLAN DE AUDITORIA INTERNA
1
GESTION DE LA DIRECCION
CARACTERIZACION DE PROCESOS
35
MANUAL DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTION
EDICION 1: MAY 2015
ENTRADA SALIDA
TODOS LOS PROCESOS
IDENTIFICA GESTIONES DE
MEJORA
PLANIFICA Y EJECUTA ACCIONES
EJECUTA SEGUIMIENTO A LAS
ACCIONES
INFORMA RESULTADOS
GESTION DE LA DIRECCION
ESTADO Y SEGUIMIENTO DE ACCIONES
ESTADO Y SEGUIMIENTO DE ACCIONES
ACTIVIDADES DE LAS GESTIONES DE MEJORA
DETERMINA CAUSAS EN CASO APLIQUE
GESTIÓN DEL SIG
FIN
VERIFICA EFICACIA DE ACCCIONES
VIENE DE AUDITORIA INTERNA1
OTRAS GESTIONES DE MEJORA DETECTADAS / POTENCIALES: PRODUCTO NO
CONFORME RETROALIMENTACI
ON DEL CLIENTE HALLAZGOS EN LOS
PROCESOS ANALISIS DE
DATOS
OTRAS GESTIONES DE MEJORA DETECTADAS / POTENCIALES: PRODUCTO NO
CONFORME RETROALIMENTACI
ON DEL CLIENTE HALLAZGOS EN LOS
PROCESOS ANALISIS DE
DATOS
CARACTERIZACION DE PROCESOS
36
GESTION COMERCIALGESTION COMERCIAL
EDICION 1: MAY 2015 37
MANUAL DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTION
EDICION 1: MAY 2015
OBJETIVO Y ALCANCE:
Asegurar que se determinan y revisan las necesidades de los clientes con relación a los servicios logísticos definidos en el alcance del presente manual, incluyendo comunicarle cualquier modificación a los requisitos de su requerimiento, con la finalidad de mantener su satisfacción.
Asimismo, hacer seguimiento y medición a la percepción del cliente sobre el cumplimiento de los requisitos establecidos en sus requerimientos. RESPONSABLES:
• Gerente General, Gerente de Logística, Gerente de Administración y Finanzas.
MECANISMO DE SEGUIMIENTO Y/O MEDICION:
Indice de Satisfacción del Cliente, Indice de Ventas, Visitas de Seguridad, Evaluación de actividades clte.
Actividades de Clientes con casos de ilícitos = 0
DOCUMENTACION APLICABLE:
• Informe de Satisfacción del Cliente, Selección de Clientes PRO-CO-012, Ingreso de Clientes al Sistema INS-SG-010
RECURSOS APLICABLE:
• Equipo de cómputo
GESTION COMERCIAL
CARACTERIZACION DE PROCESOS
38
MANUAL DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTION
EDICION 1: MAY 2015
ENTRADA SALIDA
RECIBE Y REVISA SOLICITUD
INICIO
VENTAS DE SERVICIOS
PREPARA Y ENVIA COTIZACION
EFECTUA NEGOCIACIONES EN
CASO APLIQUE
COORDINA CON LOS
RESPONSABLES DEL SERVICIO
CLIENTE
SOLICITA SERVICIOS SOLICITA SERVICIOS
CLIENTE
COTIZACION COTIZACION
CLIENTE
COTIZACION ACEPTADA
COTIZACION ACEPTADA
GESTION COMERCIAL
EFECTUA SEGUIMIENTO
SERVICIO DE LOGISTICA INTEGRAL
COTIZACION ACEPTADA
COTIZACION ACEPTADA
CARACTERIZACION DE PROCESOS
FIN
39
MANUAL DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTION
EDICION 1: MAY 2015
ENTRADA SALIDA
IDENTIFICA CLIENTES A
ENTREVISTAR
MEDICION DE LA SATISFACCION DEL CLIENTE POR ENTREVISTA
SOLICITA ENTREVISTA
PROCESA LA DATA
CLIENTE
SOLICITUD DE ENTREVISTA
SOLICITUD DE ENTREVISTA
CLIENTE
CONFIRMA ENTREVISTA
CONFIRMA ENTREVISTA
GESTION COMERCIAL
OBTIENE LA RETROALIMENTACIO
N
INFORME DE SATISFACION DEL CLIENTE
INFORME DE SATISFACION DEL CLIENTE
FIN
GESTION DE LA DIRECCION
INICIA ACTIVIDADES DE GESTIONES
DE MEJORA
CARACTERIZACION DE PROCESOS
INICIO
40
MANUAL DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTION
EDICION 1: MAY 2015
ENTRADA SALIDA
GESTION COMERCIAL
CARACTERIZACION DE PROCESOS
IDENTIFICA ORDENES
DE CLIENTES
INICIO
ESTABLECE DATA A PROCESAR
ANALIZA DATA
ESTABLECE DECISIONES Y
ACCIONES
PROCESA DATA
FIN
VERIFICA EFICACIADE LAS ACCIONES
MEDICION DE LA SATISFACCION DEL CLIENTE POR ANALISIS DE DATA
INFORME DE SATISFACION DEL CLIENTE
INFORME DE SATISFACION DEL CLIENTE
GESTION DE LA DIRECCION
41
GESTIÓN DEL SERVICIO LOGÍSTICOGESTIÓN DEL SERVICIO LOGÍSTICO
EDICION 1: MAY 2015 42
MANUAL DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTION
EDICION 1: MAY 2015
OBJETIVO Y ALCANCE:
Asegurar que la atención a los despachos se realicen de acuerdo a lo planificado, y se cumpla lo acordado con el cliente. Asegurar que los documentos aduaneros (DAM) se preparen de acuerdo a lo señalado por las normas que lo rigen, y cumplan con las características de los productos materia del despacho. Aplica tanto a las operaciones de importación como de exportación, así como a las que son por vía aérea como marítima.RESPONSABLES:
• Gerente de Logística, Supervisor de Servicio al Cliente (SUP), Ejecutivo de Servicio al Cliente (ESC), Supervisor de Liquidaciones, Revisor (REV), Liquidador (LIQ)
MECANISMO DE SEGUIMIENTO Y/O MEDICION:
Reporte de Trazabilidad
Incidencias relevantes del despacho no registradas = 0
DOCUMENTACION APLICABLE:
• Servicio de Operaciones Aduaneras PRO-OP-018, Servicio de Operaciones de Exportación PRO-OP-045, Operaciones con DAMs Críticas o Especiales PRO-OP-20, Reporte de Operaciones y Actividades Sospechosas PRO-SG-014, Revisión y Liquidación de DAM PRO-SC-017,
RECURSOS APLICABLE:
• Equipo de cómputo
SERVICIO LOGÍSTICO
CARACTERIZACION DE PROCESOS
43
MANUAL DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTION
EDICION 1: MAY 2015
SERVICIO LOGISTICO
ENTRADA SALIDA
EL ESC SOLICITA DOCUMENTACIÓN
FALTANTE (*)CLIENTE
GESTION COMERCIAL
ORDEN DE COMPRA ORDEN DE COMPRA
INICIO
IMPORTACIONES AEREAS Y MARITIMAS
SOLICITUD DE DOCUMENTACIÓN FALTANTE
SOLICITUD DE DOCUMENTACIÓN FALTANTE
CLIENTE
ENVIA TRADUCCIÓN DE FACTURA Y DOCS FALTANTES
DOCUMENTOS ORIGINALES
ENVIA TRADUCCIÓN DE FACTURA Y DOCS FALTANTES
DOCUMENTOS ORIGINALES
EL ESC RECIBE DOCUMENTOS
REMITE A V°B° DOCUMENTOS DE
EMBARQUE
SERVICIO DE V°B°
TRAMITA LOS VISTO BUENOS DE LOS OCUMENTOS DE EMBARQUE
TRAMITA LOS VISTO BUENOS DE LOS OCUMENTOS DE EMBARQUE
1VA A LA
SIGUIENTE PAGINA
CARACTERIZACION DE PROCESOS
EL ESC RECIBE Y REVISA SOLICITUD
DEL CLIENTE
* CUANDO APLICA
44
MANUAL DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTION
EDICION 1: MAY 2015
SERVICIO LOGISTICO
ENTRADA SALIDAIMPORTACIONES AEREAS Y MARITIMAS
1VIENE DE LA
PAGINA ANTERIOR
EL ESC REMITE COPIAS DE LOS
DOCS A LIQUIDACIONES
AGENTE DE CARGA O CLIENTE
AVISO DE LLEGADA DE CARGA
VOLANTE
AVISO DE LLEGADA DE CARGA
VOLANTE
EL ESC CONFIRMA LLEGADA Y VOLANTE
CLIENTE
AVISO DE LLEGADA DE CARGA
AVISO DE LLEGADA DE CARGA
EL ESC REMITE FORMATO C DE
DAM (*)
2
VA A LA SIGUIENTE
PAGINA
CLIENTE
FORMATO C FORMATO C
CARACTERIZACION DE PROCESOS
* CUANDO APLICA
EL LIQ PREPARA EL BORRADOR DE LA
DAM
EL REV OTORGA V°B° A LA DAM Y
EL LIQ NUMERA LA DAM
DAM NUMERADAFORMATO C DE DAM
a
a
45
MANUAL DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTION
EDICION 1: MAY 2015
SERVICIO LOGISTICO
ENTRADA SALIDAIMPORTACIONES AEREAS Y MARITIMAS
SERVICIO DE SEGUIMIENTO
INSTRUCCIONES DE AFORO*
INSTRUCCIONES DE AFORO*
2VIENE DE LA
PAGINA ANTERIOR
EL ESC REMITE INSTRUCCIONES DE
RETIRO
SERVICIO DE SEGUIMIENTO
LEVANTE DE CARGA SOLICITUD DE
INSTRUCCIONES DE RETIRO
LEVANTE DE CARGA SOLICITUD DE
INSTRUCCIONES DE RETIRO
SEGUIMIENTO /
TRANSPORTISTA
INSTRUCCIONES DE RETIRO
INSTRUCCIONES DE RETIRO
EL ESC REMITE PROGRAMACION DE
ENTREGACLIENTE
PROGRAMACION DE ENTREGA
PROGRAMACION DE ENTREGA3
VA A LA SIGUIENTE
PAGINA
CARACTERIZACION DE PROCESOS
EL ESC REMITE DOCUMENTOS PARA OBTENER LEVANTE
* CUANDO APLICA
46
MANUAL DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTION
EDICION 1: MAY 2015
SERVICIO LOGISTICO
ENTRADA SALIDAIMPORTACIONES AEREAS Y MARITIMAS
CLIENTE
CONFIRMACION DE ENTREGA DE CARGA
CONFIRMACION DE ENTREGA DE CARGA
3VIENE DE LA
PAGINA ANTERIOR
REMITE CONFIRMACION DE
ENTREGA
SEGUIMIENTO / TRANSPORTE
CONFIRMACION DE ENTREGA DE CARGA
CONFIRMACION DE ENTREGA DE CARGA
FIN
CARACTERIZACION DE PROCESOS
47
MANUAL DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTION
EDICION 1: MAY 2015
SERVICIO LOGISTICO
ENTRADA SALIDA
SOLICITA CONFIRMAR
DISPONIBILIDAD DE CARGA
CLIENTE
GESTION COMERCIAL
COTIZACION ACEPTADA
COTIZACION ACEPTADA
INICIO
EXPORTACIONES AEREAS Y MARITIMAS
SOLICITUD DE DISPONIBILIDAD DE CARGA
SOLICITUD DE DISPONIBILIDAD DE CARGA
CLIENTE
CONFIRMA DISPONIBILIDAD DE CARGA
CONFIRMA DISPONIBILIDAD DE CARGA
REMITE INSTRUCCIONES DE
EMBARQUE
AGENTE DE CARGA
INSTRUCCIONES DE EMBARQUE
INSTRUCCIONES DE EMBARQUE
AGENTE DE CARGA
RESERVA DE ESPACIO RESERVA DE ESPACIO
REMITE INSTRUCCIONES DE
RECOJO
TRANSPORTISTA
INSTRUCCIONES DE RECOJO
INSTRUCCIONES DE RECOJO
1VA A LA
SIGUIENTE PAGINA
CARACTERIZACION DE PROCESOS
48
MANUAL DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTION
EDICION 1: MAY 2015
SERVICIO LOGISTICO
ENTRADA SALIDAEXPORTACIONES AEREAS Y MARITIMAS
AGENTE DE CARGA
SOLICITUD DE WAREHOUSE
SOLICITUD DE WAREHOUSE
1VIENE DE LA
PAGINA ANTERIOR
SOLICITA WAREHOUSE
AGENTE DE CARGA
WAREHOUSE DOCUMENTOS DE
EMBARQUE
WAREHOUSE DOCUMENTOS DE
EMBARQUE
REMITE DOCUMENTOS EMBARQUE Y WAREHOUSE
CLIENTE
2VA A LA
SIGUIENTE PAGINA
TRANSPORTISTA
CONFIRMACION DE INGRESO DE CARGA
CONFIRMACION DE INGRESO DE CARGA
WAREHOUSE DOCUMENTOS DE
EMBARQUE
WAREHOUSE DOCUMENTOS DE
EMBARQUE
CARACTERIZACION DE PROCESOS
NUMERACIÓN DE DAM
LIQ PREPARA DAM Y SUP LO REVISA
49
MANUAL DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTION
EDICION 1: MAY 2015
SERVICIO LOGISTICO
ENTRADA SALIDAEXPORTACIONES AEREAS Y MARITIMAS
AGENTE DE CARGA
DUA REFRENDADA DUA REFRENDADA
2VIENE DE LA
PAGINA ANTERIOR
CONFIRMA ENTREGA DE DAM
REFRENDADA
AGENTE DE CARGA
AVISO DE SALIDA DE CARGA
AVISO DE SALIDA DE CARGA
REMITE AVISO DE SALIDA
CLIENTE
2VA A LA
SIGUIENTE PAGINA
AVISO DE SALIDA AVISO DE SALIDA
CARACTERIZACION DE PROCESOS
50
MANUAL DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTION
EDICION 1: MAY 2015
SERVICIO LOGISTICO
ENTRADA SALIDAEXPORTACIONES AEREAS Y MARITIMAS
CLIENTE
CONFIRMACION DE LLEGADA Y ENTREGA DE CARGA
CONFIRMACION DE LLEGADA Y ENTREGA DE CARGA
3VIENE DE LA
PAGINA ANTERIOR
REMITE CONFIRMACION DE
LLEGADA Y ENTREGA
AGENTE DE CARGA
CONFIRMACION DE LLEGADA Y ENTREGA DE CARGA
CONFIRMACION DE LLEGADA Y ENTREGA DE CARGA
FIN
CARACTERIZACION DE PROCESOS
51
GESTIÓN DEL SERVICIO DE OPERACIONES
GESTIÓN DEL SERVICIO DE OPERACIONES
EDICION 1: MAY 2015 52
MANUAL DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTION
EDICION 1: MAY 2015
OBJETIVO Y ALCANCE:
Asegurar que los trámites aduaneros se realicen de acuerdo a lo señalado por las normas que lo rigen, y cumplan con los tiempos establecidos con los clientes. Aplica tanto para las operaciones de exportación e importación, sean por vía aérea como marítima.
RESPONSABLES:
• Gerente de Logística, Coordinador de Operaciones, Asistentes de V°B°, Asistentes de Armado, (ARM) Asistente de Seguimiento, (SEG) Auxiliares de Despacho (OPE).
MECANISMO DE SEGUIMIENTO Y/O MEDICION:
Reporte de Trazabilidad
Incidencias relevantes del despacho no registradas = 0
DOCUMENTACION APLICABLE:
•Servicio de Operaciones Aduaneras PRO-OP-018, Servicio de Operaciones de Exportación PRO-OP-045, Reporte de Operaciones y Actividades Sospechosas PRO-SG-014, Detecc. y Rep. de Faltantes y Sobr. de Carga PRO-OP-016, Control de Precintos PRO-SG-011
RECURSOS APLICABLE:
• Equipo de cómputo
• Equipos de Protección Personal (EPP)
SERVICIO DE OPERACIONES
CARACTERIZACION DE PROCESOS
53
MANUAL DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTION
EDICION 1: MAY 2015
ENTRADA SALIDA
EL ARM IMPRIME LOS DOCUMENTOS
ADUANEROS
EL ARM PREPARA EL SOBRE A
PRESENTAR A ADUANAS
ADUANAS
SERVICIO LOGÍSTICO
COTIZACION ACEPTADA
INSTRUCCIÓN DE RETIRO
COTIZACION ACEPTADA
INSTRUCCIÓN DE RETIRO
INICIO
EL OPE RECIBE LA DOCUMENTACIÓN A PRESENTAR A
ADUANAS
EL OPE SE PRESENTA AL
AFORO*
SE REALIZA EL AFORO SE REALIZA EL AFORO
1VA A LA
SIGUIENTE PAGINA
* CUANDOAPLICA
CARACTERIZACION DE PROCESOS
SERVICIO DE OPERACIONES
54
MANUAL DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTION
EDICION 1: MAY 2015
ENTRADA SALIDA
EL OPE CULMINA EL AFORO Y ESPERA EL LEVANTE*
COORDINA CON EL ESC Y ESTE CON EL
CLIENTE
ENTREGA LEVANTE DE DAM
ENTREGA LEVANTE DE DAM
ADUANAS
OTORGA EL LEVANTE OTORGA EL LEVANTE
1VIENE DE LA PAGINA ANTERIOR
EL OPE OBTIENE LEVANTE DE DAM
EL SEG COORDINA EL RETIRO DE LA
CARGA
EL SEG REALIZA SEGUIMIENTO DE SALIDA DE CARGA
ADUANAS TRANSPORTES
DOCUMENTOS DE RETIRO
DOCUMENTOS DE RETIRO
CLIENTE
ENTREGA DE LA CARGA
ENTREGA DE LA CARGA
CARACTERIZACION DE PROCESOS
* CUANDOAPLICA
FIN
SERVICIO DE OPERACIONES
CONFIRMA LLEGADA DE CARGA
A DESTINO
TRANSPORTES
55
GESTIÓN LEGALGESTIÓN LEGAL
EDICION 1: MAY 2015 56
MANUAL DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTION
EDICION 1: MAY 2015
GESTIÓN LEGAL
OBJETIVO Y ALCANCE:
Asegurar que la realización del servicio de agenciamiento aduanero que brindamos se realice dentro del marco legal vigente, y brindar el servicio de asesoramiento al cliente y al personal de la empresa. Aplica para todas las operaciones que nos encargan, de todos los regímenes aduaneros.
RESPONSABLES:
• Gerente de Logística, Jefe Legal, Coordinador Legal, Asistente Legal
MECANISMO DE SEGUIMIENTO Y/O MEDICION:
Cuadro de Contingencias, Cuadro de Errores, Cuadro de vencimientos Fianzas
Normas o actualizaciones no comunicadas = 0DOCUMENTACION APLICABLE:
• Identificación, Acceso y Eval. de Req. Legales PRO-TL-031, Recepción y Rpsta. de Notificaciones PRO-TL-032, Atención de Regularizaciones y Rectificaciones PRO-TL-034, Seguimiento de Garantías o Cartas Fianza PRO-TL-048
RECURSOS APLICABLE:
• Equipo de cómputo.
CARACTERIZACION DE PROCESOS
57
MANUAL DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTION
EDICION 1: MAY 2015
ENTRADA SALIDA
IDENTIFICA Y ACCEDE A LOS REQUISITOS
LEGALES
INICIO
REALIZA SEGUIMIENTO A
LOS EXPEDIENTES PRESENTADOS
REVISA Y EVALÚA LAS NORMAS ADUANERAS PUBLICADAS
COMUNICA AL PERSONAL Y A CLIENTES LAS
NORMAS
CLIENTE
COMUNICACIÓN DE NUEVAS NORMAS LEGALES PUBLICADAS
COMUNICACIÓN DE NUEVAS NORMAS LEGALES PUBLICADAS
GESTIÓN LEGAL
SERVICIO LOGÍSTICO /
OPERACIONES
EXPEDIENTES DE RECTIFICACIÓN
EXPEDIENTES DE RECTIFICACIÓN
PREPARA EXPEDIENTES DE RECTIFICACIÓN
RECIBE LAS NOTIFICACIONES DE LA ADUANA
RESPONDE LAS NOTIFICACIONES
CARACTERIZACION DE PROCESOS
ADUANAS
BRINDA ASESORÍA A LOS CLIENTES
CLIENTE
ADUANAS
NOTIFICACIONES NOTIFICACIONES
FIN
ADUANAS
58
GESTIÓN DE SEGURIDADGESTIÓN DE SEGURIDAD
EDICION 1: MAY 2015 59
MANUAL DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTION
EDICION 1: MAY 2015
GESTIÓN DE SEGURIDAD
OBJETIVO Y ALCANCE:
Asegurar que la realización del servicio de transporte terrestre se realice de acuerdo a lo planificado y el servicio prestado cumpla lo acordado con el cliente, entregando la mercadería encargada en las mismas condiciones en las que nos fue encomendada. Aplica para los transportes terrestre para cargas de exportación, importación y local.RESPONSABLES:
• Representante de la Dirección, Jefe de Seguridad, Jefe de Control y Seguridad, Administrador del Sistema de Datos Personales
MECANISMO DE SEGUIMIENTO Y/O MEDICION:
Reporte de Inspección de instalaciones, Inspecciones de Control a diversos procesos
Norma de la LPDP no cumplida = 0
Actividades de CLI con casos de ilícitos = 0
DOCUMENTACION APLICABLE:
• Manual Integrado de Seguridad MAN-SG-003, Manual de PLAFT MAN-SG-002, Manual de Procedimientos para Operaciones Seguras BASC OEA MAN-SG-004, Reglamento de SST DOC-SG-002, Monitoreo y Medición del SGCS PRO-SG-009
RECURSOS APLICABLE:
• Equipo de cómputo.
•Cámaras de vigilancia.
•Lámparas de emergencia.
•Extintores.
CARACTERIZACION DE PROCESOS
60
MANUAL DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTION
EDICION 1: MAY 2015
ENTRADA SALIDA
VERIFICA REQUISITOS
APLICABLES A LA EMPRESA
INICIO
INSPECCIONES A LAS
INSTALACIONES
PREPARA LOS PROCEDIMIENTOS Y
MANUALES REQUERIDOS
COMUNICA AL PERSONAL Y CLIENTES DE
NOTAS RELEVANTES
CLIENTE
NOTAS RELEVANTES SOBRE LA SEGURIDAD O CONTROL ADUANERO
NOTAS RELEVANTES SOBRE LA SEGURIDAD O CONTROL ADUANERO
GESTIÓN DE SEGURIDAD
GESTION COMERCIAL
COTIZACION ACEPTADA
COTIZACION ACEPTADA
INSPECCIONES DE CONTROL A
ACTIVIDADES
CARACTERIZACION DE PROCESOS
CAPACITACIONES AL PERSONAL SOBRE
TEMAS DE SEGURIDAD
SE IMPLEMENTAN MEDIDAS DE SEGURIDAD
FINGESTIÓN DE MEJORA EN SEGURIDAD
61
GESTION DE COMPETENCIASGESTION DE COMPETENCIAS
EDICION 1: MAY 2015 62
MANUAL DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTION
EDICION 1: MAY 2015
OBJETIVO Y ALCANCE:
Asegurar que a través de la responsabilidad y la autoridad definidas por la Alta Dirección, se determinen las competencias de los puestos que afectan la conformidad del producto, a fin de seleccionar el personal de acuerdo al perfil del puesto y posteriormente, evalúe el desempeño de éste y se tomen las acciones en caso sea necesario.
RESPONSABLES:
• Gerente de Administración y Finanzas / Asistente de RRHH
MECANISMO DE SEGUIMIENTO Y/O MEDICION:
Resultados de la Evaluación del Desempeño
Trabajadores involucrados en casos ilícitos = 0
DOCUMENTACION APLICABLE:
• Perfiles de Puestos, Evaluación del Desempeño, Contratación e Inducc. de Personal PRO-RH-022, Laboral PRO-RH-023, Préstamos al Personal PRO-RH-051
RECURSOS APLICABLE:
• Equipo de cómputo
GESTION DE COMPETENCIAS
CARACTERIZACION DE PROCESOS
63
MANUAL DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTION
EDICION 1: MAY 2015
ENTRADA SALIDA
DEFINE OBJETIVOS DEL PUESTOS
DEFINE FUNCIONES DEL PUESTO
GESTION DE LA DIRECCION
DEFINE COMPETENCIAS EN PERFIL DE PUESTOS
DETERMINACION DE COMPETENCIAS
INICIO
TODOS LOS PROCESOS
PERSONAL COMPETENTE
PERSONAL COMPETENTE
GESTION DE COMPETENCIAS
RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD DEL PUESTO
RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD DEL PUESTO
SELECCIONA PERSONAL SEGÚN PERFIL
COMUNICA A PERSONAL OBJETIVOS Y FUNCIONES
VA A EVALUACION DEL DESEMPEÑO1
VIENE DE SELECCIÓN DEL PERSONAL2
CARACTERIZACION DE PROCESOS
64
MANUAL DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTION
EDICION 1: MAY 2015
ENTRADA SALIDA
VERIFICA LA NECESIDAD DEL
PERSONAL
COMUNICA LADISPONIBILIDAD DE
PLAZA
ENTREVISTA AL POSTULANTE DE LA
PLAZA
SELECCIÓN DEL PERSONAL
INICIO
GESTION DE COMPETENCIAS
SOLICITA PERSONAL SOLICITA PERSONAL
COORDINA LA EVALUACION
PSICOLOGICA EN CASO APLIQUE
FIRMA CONTRATO DEL PERSONAL
SELECCIONADO
VA A DETERMINACION DE COMPETENCIAS2
TODOS LOS PROCESOS
CARACTERIZACION DE PROCESOS
65
MANUAL DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTION
EDICION 1: MAY 2015
ENTRADA SALIDA
PROGRAMA LA EVALUACION DEL
DESEMPEÑO
EJECUTA LA EVALUACION DEL DESEMPEÑO
EVALUA LA NECESIDAD DE TOMAR ACCIONES
EVALUACION DEL DESEMPEÑO DEL PERSONAL
GESTION DE COMPETENCIAS
DESARROLLA ACCIONES EN CASO REQUIERA
EVALUA LA EFICACIA DE LAS ACCIONES
VIENE DE DETERMINACION DE COMPETENCIAS1
FIN
TODOS LOS PROCESOS
PERSONAL EVALUADO Y COMPETENTE
PERSONAL EVALUADO Y COMPETENTE
CARACTERIZACION DE PROCESOS
66
GESTION DE RECURSOSGESTION DE RECURSOS
EDICION 1: MAY 2015 67
MANUAL DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTION
EDICION 1: MAY 2015
OBJETIVO Y ALCANCE:
Asegurar que los equipos, instalaciones, unidades móviles y ambientes, estén disponibles y en condiciones adecuadas para ser utilizados de manera confiable y oportuna.
RESPONSABLES:
• Gerente de Administración y Finanzas
• Jefe de Sistemas Informáticos
MECANISMO DE SEGUIMIENTO Y/O MEDICION:
Cumplimiento del Programa de Recursos
Actividades de Proveedores con casos de ilícitos = 0
Cuadro de resultados de cada mes > 0DOCUMENTACION APLICABLE:
• Programa de Mantenimiento, Selección y Eval. de Proveedores PRO-AD-025, Gestión Logística PRO-AD-035, Monitoreo y Revisión de los EEFF PRO-AD-010
RECURSOS APLICABLE:
• Equipo de cómputo
GESTION DE RECURSOS
CARACTERIZACION DE PROCESOS
68
MANUAL DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTION
EDICION 1: MAY 2015
ENTRADA SALIDA
IDENTIFICA NECESIDADES DE MANTENIMIENTO
PROGRAMA EL MANTENIMIENTO DE
RECURSOS
TODOS LOS PROCESOS
VERIFICA EL MANTENIMIENTO DE
RECURSOS
MANTENIMIENTO DE RECURSOS
INICIO
TODOS LOS PROCESOS
RECURSOS MANTENIDOS
RECURSOS MANTENIDOS
REGISTRA ACCIONES EN CASO APLIQUE
GESTION DE RECURSOS
EJECUTA EL MANTENIMIENTO DE
RECURSOS
INICIO
SERVIDOR COMPUTADORA TRANSPORTE LOCALES
SERVIDOR COMPUTADORA TRANSPORTE LOCALES
CARACTERIZACION DE PROCESOS
69
GESTION DE SUBCONTRATISTASGESTION DE SUBCONTRATISTAS
EDICION 1: MAY 2015 70
MANUAL DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTION
EDICION 1: MAY 2015
OBJETIVO Y ALCANCE:
Asegurar que la selección, evaluación y re – evaluación de subcontratistas garantice la prestación del servicio a fin de cumplir con los requerimientos y la satisfacción del cliente.
RESPONSABLES:
• Ejecutivo de SLI / Gerente de Servicio Logístico / Jefe de Carga Internacional / Jefe de Transporte
MECANISMO DE SEGUIMIENTO Y/O MEDICION:
Resultados de la Evaluación de Proveedores
Actividades de sub-contratistas con casos ilícitos = 0
DOCUMENTACION APLICABLE:
• Lista de Proveedores Calificados, Evaluación de Proveedores de Servicios
RECURSOS APLICABLE:
• Equipo de cómputo
GESTION DE SUBCONTRATISTAS
CARACTERIZACION DE PROCESOS
71
MANUAL DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTION
EDICION 1: MAY 2015
ENTRADA SALIDA
IDENTIFICA PROVEEDORES
INICIO
SELECCION DE NUEVOS PROVEEDORES
SOLICITA COTIZACION
EFECTUA NEGOCIACIONES EN
CASO APLIQUE
1VA A EVALUACION DE PROVEEDORES
COORDINA CON LOS
RESPONSABLES DEL SERVICIO
PROVEEDOR
SOLICITUD DE COTIZACION
SOLICITUD DE COTIZACION
PROVEEDOR
COTIZACION COTIZACION
GESTION DE SUBCONTRATISTAS
EFECTUA SEGUIMIENTO
GESTIÓN DE RECURSOS
PROVEEDOR CALIFICADO
PROVEEDOR CALIFICADO
REGISTRA EN LISTA DE PROVEEDORES
CALIFICADOS
CARACTERIZACION DE PROCESOS
72
MANUAL DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTION
EDICION 1: MAY 2015
ENTRADA SALIDA
VERIFICA CRITERIOS DE EVALUACION
EVALUACION DE PROVEEDORES
EFECTUA EVALUACION DE PROVEEDORES
ANALIZA DATOS Y TENDENCIAS EN
CASO APLIQUE
1VIENE DE SELECCIÓN DE PROVEEDORES
PROGRAMA RE-EVALUACION
GESTION DE SUBCONTRATISTAS
COMUNICA RESULTADOS A PROVEEDORES
GESTIÓN DE RECURSOS
PROVEEDOR CALIFICADO Y EVALUADO
PROVEEDOR CALIFICADO Y EVALUADO
ACTUALIZA LISTA DE PROVEEDORES
CALIFICADOS
PROVEEDOR
SOLICITUD DE COTIZACION
SOLICITUD DE COTIZACION
INICIO
CARACTERIZACION DE PROCESOS
73
MANUAL DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTION
ANEXOSANEXOS
EDICION 1: MAY 2015 74
MANUAL DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTION
EDICION 1: MAY 2015 75
Inicio
Solicitud de Servicio
Revisión Inicial de la Documentación
Emisión de la Proforma
Obtención del Volante
Cancelación de los Derechos de
Aduana
Aforo, Levante y Retiro
Facturación de Gastos del Despacho
Fin
Tarifas y Condiciones
Ok
No
Si
DAM Ok
No
Si
Numeración e Impresión de la
DAM
Preparación de la DAM
Flujo de Operaciones del Servicio de Importación
Ingreso de la Orden y
Seguimiento
Responsable de la actividad
IN HOUSE / CLIENTE
ESC
OPERACIONES
OPERACIONES
LQUIDADOR
FACTURACIÓN
ESC
Reconocimiento Previo
Requiere Previo
No
Si
IN HOUSE / ESC
Envío de información referente al
retiro
Obtención del VºBº
FLUJO DE OPERACIONES IMPO
MANUAL DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTION
EDICION 1: MAY 2015 76
CORRESPONDENCIA CON EL BASC DE LOS PROCESOS DE CLI
MANUAL DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTION
EDICION 1: MAY 2015 77
CORRESPONDENCIA CON EL ISO 9001 DE LOS PROCESOS DE CLI