MANUAL ERP PROTHEUS TOTVS FINANCIERO CON ASIENTOS CONTABLES (CHILE)

Órdenes de Pago: Moneda Nacional

MODULO: Financiero

PLATAFORMA AP11

Desarrollado por: Mauricio Lara G.

Empresa : xxxxxxxxxxxxxx

Fecha : Enero de 2013

Generación de Órdenes de Pago

En la práctica existen diversos casos al generar una orden de pago en el sistema Protheus.

En este documento instructivo veremos los siguientes casos:

A.-Pago Total de una Factura Generando Cheque.

B.-Pago Parcial de una Factura Generando Cheque.

C.-Generación de PA (sin pago de factura) Emitiendo Cheque.

D.-Compensación de una Factura con PA (100%) Generando Cheque por la Diferencia (PA<Factura).

E.-Compensación de una Factura con PA (PA>Factura).

F.-Compensación de una Factura con PA (PA=Factura).

G.-Compensación de una Factura con Nota de Crédito (Factura=Nota de Crédito)

H.-Compensación de una Factura con Nota de Crédito (Factura >Nota de crédito)

A) Pago Total de una Factura Generando Cheque: En este caso la factura del proveedor se paga en un 100%. Por ejemplo esto puede suceder cuando una factura posee una cuota.

Una vez generada la factura en el módulo de compras debe dirigirse al módulo financiero y en la ruta actualizaciones>cuentas por pagar>orden de pago, configurar los parámetros y aceptar.

Órdenes de Pago, Módulo Financiero-Protheus 11 Página 2

Valor de Pago = Valor de Factura

Luego se encontrará con una pantalla similar a la siguiente. Marque la factura que requiere pagar y haga click en pago automático. Observe que el color del status de la factura es verde, lo que indica que no posee ningún pago, es decir no se ha dado de baja ni parcial ni totalmente.

Posteriormente se encontrará con la siguiente pantalla. En la pestaña Ordenes no habrá modificaciones, pues se pagará el 100%, en el caso del ejemplo $11.900.000

En la pestaña Forma de pago deberá elegir la opción cheque suelto, ya que esta alternativa le permitirá imprimir el cheque respectivo, posteriormente a través de otra rutina de Protheus.

Además es necesario seleccionar el banco de pago. (Nota: Para seleccionar el proveedor)


F4

Posteriormente, luego de confirmar la operación, aparecerá el asiento contable online del pago.

Una vez aceptado el asiento contable se habrá generado la orden de pago respectiva con su numeración.


-----------------------------------------x-------------------------------------- Proveedores 11.900.000 Banco 11.900.000 Pago Factura 3040 La Concepción

Si se dirige a actualizaciones>cuentas por pagar>ctas por pagar puede advertir que la factura tiene status rojo, lo que indica que se ha dado de baja (se pagó) completamente.

Por consiguiente, se han producido un cierto número de eventos, que es relevante destacar, tras la operación de pago.

1.- Se generó el asiento contable por el pago total.

2.- Se dio de baja el título.

3.- No se ha transferido el valor del pago (salida) a Movimientos Bancarios o Extracto Bancario. Como se escogió Cheque Suelto en la forma de pago, no se ha producido el cargo respectivo en la cartola bancaria. Para que sea generado el movimiento bancario se deberá imprimir el cheque en actualizaciones>cuentas por pagar>imprime cheque.

Posteriormente en la pantalla Impresión de Cheques, ingrese el número de la orden de pago, el banco de pago, el número de cheque y marque el documento.

Como se aprecia en la siguiente pantalla, el documento se encuentra en status verde, lo que indica que aún no se ha impreso el cheque correctamente. También posee la alternativa de cambiar el beneficiario del cheque.


Por último, diríjase a acciones relacionadas>Imp. Op para imprimir el cheque en cuestión. Aparecerá la pantalla de impresión, donde deberá seleccionar el tipo de impresión directo en puerto, y en entorno, opciones, puertos, escoja las configuraciones respectivas de la impresora de acuerdo a la implementación de su empresa.


El Cheque que se generará será similar al siguiente:

Si el cheque se emitió correctamente, acepte la pregunta que aparecerá luego de la impresión.

Posteriormente cambiará el status del documento a rojo. Lo que significa que el cheque se imprimió correctamente.


Nota: Presionar confirmar en la pantalla de Impresión de Cheques, no imprime el cheque.

Para verificar que el movimiento bancario se realizó, vaya a impresiones>movim. Bancario>movi. bancario

O puede verificar a través del extracto bancario en impresiones>movim. Bancario>extracto bancario


B) Pago Parcial de una Factura generando Cheque:

Una vez generada la factura en el módulo de compras debe dirigirse al módulo financiero y en la ruta actualizaciones>cuentas por pagar>orden de pago, configurar los parámetros y aceptar.

Luego se encontrará con una pantalla similar a la siguiente. Marque la factura que requiere pagar y haga click en pago automático. Observe que el color de del status de la factura es verde, lo que indica que no posee ningún pago, es decir no se ha dado de baja ni parcial ni totalmente.

Luego, aparecerá la siguiente pantalla. Acá deberá ir a acciones relacionadas>Modificar e ingresar un valor inferior de pago que el valor de la factura.


Valor de Pago < Valor de Factura

En el ejemplo se pagarán $190.000 de $1.900.000. Deberá cambiar el valor en el campo valor a pagar y luego confirme la operación.

Como se aprecia en la siguiente pantalla, el valor a pagar cambió, ahora es $190.000, no $1.900.000 como era el valor original.


Posteriormente debe ir a la pestaña Forma de pago, elegir cheque suelto y el banco de pago.

Luego se mostrará el asiento online que arroja el sistema por el pago parcial de la factura.


Posteriormente se generará la OP con el número respectivo.

Por consecuencia,

1.- Se generó el asiento contable.

2.- Se dio de baja el título por el pago parcial.



-----------------------------------------x-------------------------------------- Proveedores 190.000 Banco 190.000 Pago Factura 5050 La Concepción

Se puede advertir que la factura tiene status azul, lo que indica que se ha dado de baja (se pagó) parcialmente.

Si marca la factura y hace click en visualizar verá que el documento se dio de baja en forma parcial. El título originalmente era por $1.190.000 y se pagó $190.000, por ende queda un saldo por pagar de $1.190.000-$190.000=$1.000.000.

Posteriormente en la pantalla Impresión de cheques (actualizaciones>cuentas por pagar>imprime cheque), ingrese el número de la orden de pago, el banco de pago, el número de cheque y marque el documento. Como se aprecia en la siguiente pantalla, el documento se encuentra en status verde, lo que indica que aún no se ha impreso el cheque correctamente. También posee la alternativa de cambiar el beneficiario del cheque.



No se generará el movimiento bancario hasta que se imprima el cheque respectivo.

El cheque que se exhibirá será similar al siguiente:


Luego cambiará el status del documento a rojo. Lo que significa que el cheque se imprimió correctamente.

Para verificar que el movimiento bancario se realizó, vaya a impresiones>movim. Bancario>movi. bancario



C) Generación de PA con impresión de Cheque:

Se puede dar el caso cuando se paga por anticipado para asegurar el suministro de un producto. Para generar el PA (Pago anticipado a proveedores) se debe ir a actualizaciones>cuentas por pagar>orden de pago, configurar los parámetros y aceptar.

Posteriormente se encontrará con la siguiente pantalla:


Generación de PA

En esta pantalla no debe seleccionar ningún título. Diríjase a acciones vinculadas>generar PA.

Deberá seleccionar el proveedor a quien se generará el PA, ingresar el valor del PA en el campo valor del pago y por último seleccionar cheque suelto y el banco de pago. Confirme la Operación.

El sistema arrojará el asiento contable online del PA.

Luego se generará la OP con el número respectivo.


-----------------------------------------x-------------------------------------- Anticipo a Proveedores 200.000 Banco 200.000 Anticipo a Proveedores La Concepción

Como consecuencia,

1.- Se generó el asiento contable de anticipo a proveedores.

2.- Se generó el PA.



Para verificar la creación del PA debe dirigirse a actualizaciones>cuentas por pagar>ctas por pagar.

Luego deberá imprimir el cheque en actualizaciones>cuentas por pagar>imprime cheque. Ingrese en la pantalla de Impresión de Cheques el número de la orden de pago, el banco de pago, el número de cheque y marque el documento. Como se aprecia en la siguiente pantalla, el documento se encuentra en status verde, lo que indica que aún no se ha impreso el cheque correctamente. También posee la alternativa de cambiar el beneficiario del cheque.



Luego, la impresión del cheque será similar a la siguiente pantalla:

Posteriormente cambiará el status del documento a rojo. Lo que significa que el cheque se imprimió correctamente.


Para verificar que el movimiento bancario se realizó, vaya a impresiones>movim. Bancario>movi. Bancario.

O puede verificar a través del extracto bancario en impresiones>movim. Bancario>extracto bancario.


D.-Compensación de una Factura con PA (100%) generando cheque por la diferencia

Debe seleccionar la factura y PA a compensar. Para ello diríjase a actualizaciones>cuentas por pagar>orden de pago y haga click en pago automático.

Luego aparecerá la siguiente pantalla. Como puede advertir, el PA se resta de la factura, lo que se traduce en un menor valor a pagar. En el ejemplo, la factura se compensa con el 100% de PA, por ende no hay que modificar valor alguno del PA.


Compensación Factura con PAValor Factura > Valor PA

En seguida cambie a la pestaña Forma de Pago, donde deberá seleccionar la opción Cheque suelto y el Banco de pago.

El sistema arrojará el siguiente asiento contable online por la compensación realizada.


Luego, el sistema mostrará la OP generada con su numeración.

Como consecuencia,

1.- Se generó el asiento contable de la compensación.

2.- Se dio de baja en un 100% la Factura y el PA. (La diferencia se pagó con cheque)


La factura se compensó por 200.000 y la diferencia 11.700.000 se pagó con cheque, con respecto al PA es usado en un 100%. Para verificar aquello se debe dirigir a actualizaciones>cuentas por pagar>ctas por pagar.


-----------------------------------------x-------------------------------------- Proveedores 11.900.000 Anticipo a Proveedores 200.000 Banco 11.700.000 Compensación Factura con PA La Concepción (Factura > PA)





Posteriormente se generará la OP con el número respectivo.



O puede verificar a través del extracto bancario en impresiones>movim. Bancario>extracto bancario.


Nota: Si compensa varias facturas con más de un PA (100%), marque las Facturas y PA’s que desea compensar y siga el mismo procedimiento anterior.

E.- Compensación de una Factura con PA (PA>Factura).

Diríjase a ruta actualizaciones>cuentas por pagar>orden de pago, configure los parámetros y acepte.

Luego se encontrará con una pantalla similar a la siguiente. Marque la factura y el PA a compensar y haga click en pago automático. Observe que el color del status de la factura y PA es verde, lo que indica que no han sido dados de baja ni parcial ni totalmente.

Luego se encontrará con una pantalla como la siguiente.


Compensación Factura con PAValor PA > Valor Factura

En esta pantalla deberá ir a acciones relacionadas>modificar, como en la figura.

Como el valor del PA es mayor que el de la factura, se deberá modificar el valor del PA para que quede con el mismo valor que el de la factura (en el ejemplo se modificó el PA de $1.700.000 a $1.190.000). Luego confirme el cambio.

Como se ve en la siguiente figura, ahora el valor a pagar es 0. Lo que indica que la factura quedó dada de baja en un 100%.


Luego de confirmar la operación aparecerá el asiento contable online de dicha operación.

Por último, se generará la OP con su numeración respectiva.


-----------------------------------------x-------------------------------------- Proveedores 1.190.000 Anticipo a Proveedores 1.190.000 Compensación Factura con PA La Concepción (PA > Factura)

Como consecuencia,


2.- Se dio de baja en un 100% la Factura.

3.- Quedó un saldo pendiente del PA.

Para ver los status y títulos diríjase a actualizaciones>cuentas por pagar>ctas por pagar

Si desea ver el saldo del PA, en la misma ruta anterior marque el título y haga click en visualizar.


F.- Compensación de una Factura con PA (PA=Factura) .


Luego se encontrará con una pantalla similar a la siguiente. Marque la factura y el PA a compensar y haga click en pago automático. Observe que el color del status de la factura y PA es verde, lo que indica que no han sido dados de baja ni parcial ni totalmente.

Luego se encontrará con la siguiente pantalla. Acá deberá aceptar la operación sin modificar ningún valor. Como el valor a pagar es 0 no debe elegir banco.


Compensación Factura con PAValor PA = Valor Factura

Posteriormente aparecerá el asiento contable online de la operación.

Luego el sistema le mostrará la generación de la OP con su numeración.


-----------------------------------------x-------------------------------------- Proveedores 1.190.000 Anticipo a Proveedores 1.190.000 Compensación Factura con PA (PA=FACTURA)

Como consecuencia,


2.- Se dio de baja la factura y PA en un 100%.

Para ver los status (rojo) y títulos diríjase a actualizaciones>cuentas por pagar>ctas por pagar


G.-Compensación de una Factura con Nota de Crédito (Factura=Nota de Crédito)


Luego se encontrará con una pantalla similar a la siguiente. Marque la factura y la Nota de Crédito a compensar y haga click en pago automático. Observe que el color del status de la factura y la nota de crédito es verde, lo que indica que no han sido dados de baja ni parcial ni totalmente.

Luego se encontrará con la siguiente pantalla.

Como se advierte en la pantalla el valor a pagar es 0, pues se compensa en un 100% la factura, que en este caso posee el mismo valor que la nota de crédito. Acá no deberá elegir banco ni forma de pago. Sólo confirme la operación.

Posteriormente el sistema arrojará el asiento contable online de la operación de compensación.


Compensación Factura con Nota de CréditoValor Factura = Valor Nota de Crédito

Observe en este caso que el sistema arrastra la cuenta Proveedores tanto para la factura como para la nota de crédito.

Como consecuencia,


2.- Se dio de baja la factura y nota de crédito en un 100%.

Para ver los status (rojo) y títulos diríjase a actualizaciones>cuentas por pagar>ctas por pagar


-----------------------------------------x-------------------------------------- Proveedores (Desde la NF) 2.380.000 Proveedores (Desde la NCP) 2.380.000 Compensación Factura con Nota de Crédito(NF=NCP)

H.-Compensación de una Factura con Nota de Crédito (Factura >Nota de crédito) Generando cheque por la diferencia.

Diríjase a actualizaciones>cuentas por pagar>orden de pago, configure los parámetros y acepte.

Luego se encontrará con una pantalla similar a la siguiente. Marque la factura y Nota de Crédito a compensar y haga click en pago automático. Observe que el color del status de la factura y la nota de crédito es verde, lo que indica que no han sido dados de baja ni parcial ni totalmente.

Como se advierte en la pantalla el valor a pagar ahora no es 0, ya que el valor de la NF es mayor que el valor de la NCP.

Luego deberá cambiar a la pestaña Forma de Pago, seleccionar cheque suelto y banco de pago.


Compensación Factura con Nota de CréditoValor Factura > Valor Nota de Crédito

Posteriormente se generará el asiento contable online de la operación de compensación.

Como en este caso los valores de la Factura y Nota de crédito son distintos, se debe generar un cheque por la diferencia para el pago de la factura.

Luego, el sistema mostrará la OP generada con su numeración.


-----------------------------------------x-------------------------------------- Proveedores (Desde la NF) 2.380.000 Proveedores (Desde la NCP) 416.500 Banco 1.963.500 Compensación Factura con Nota de Crédito(NF>NCP)

Como consecuencia,


2.- Se dio de baja en un 100% la Factura y la Nota de Crédito. (Status rojo. La diferencia se pagó con cheque)


La factura se compensó por 416.500 y la diferencia 1.963.500 se pagó con cheque. Con respecto a la nota de crédito, es usada en un 100%. Para verificar aquello se debe dirigir a actualizaciones>cuentas por pagar>ctas por pagar.






Luego cambiará el status del documento a rojo. Lo que significa que el cheque se imprimió correctamente.








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