MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES Y DE … · 12. Responder por la conservación, organización y manejo de los documentos y archivos que se generen en la dependencia. 13. Conservar

MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES Y DE

COMPETENCIAS LABORALES

Código: GT02-M01

Revisión: Versión 4

Número de Página 543

5. NIVEL ASISTENCIAL

5.1 SECRETARIO EJECUTIVO 4210 - 18

IDENTIFICACIÓN

Nivel Asistencial. Denominación del Empleo: Secretario Ejecutivo. Código: 4210 Grado: 18 No. de cargos: 7 Dependencia: Donde se ubique el cargo. Cargo del Jefe Inmediato: Quien ejerza la supervisión directa.

PROPÓSITO PRINCIPAL Desempeñar funciones secretariales y de asistencia administrativa encaminadas a facilitar el desarrollo y ejecución de las actividades a cargo del área de desempeño.

DESCRIPCION DE FUNCIONES 1. Elaborar documentos en procesadores de texto, cuadros en hojas de cálculo, software de presentaciones y

manejar aplicativos de oficina dando cumplimiento a las directrices institucionales sobre elaboración y manejo de documentos.

2. Proyectar respuestas a las comunicaciones y documentos que le sean asignados por el jefe inmediato. 3. Recibir, clasificar, distribuir, controlar y responder por los documentos que la dependencia produzca o reciba

de acuerdo con las instrucciones impartidas por el jefe inmediato. 4. Orientar a los usuarios, personal y telefónicamente de acuerdo con los procedimientos definidos. 5. Llevar el registro y control de los documentos y archivos de la dependencia de acuerdo con los

procedimientos establecidos. 6. Mantener actualizado el directorio telefónico de la dependencia. 7. Llevar la agenda y recordar los compromisos en desarrollo de las funciones propias del área. 8. Velar por el mantenimiento de los elementos de trabajo requeridos para el buen funcionamiento de la

dependencia. 9. Manejar con criterios de confidencialidad la información y correspondencia de la dependencia. 10. Preparar actas e informes de reuniones de acuerdo con las instrucciones impartidas por el jefe inmediato. 11. Solicitar y controlar el uso y suministro de la papelería y elementos de oficina requeridos por el área. 12. Responder por la conservación, organización y manejo de los documentos y archivos que se generen en la

dependencia. 13. Conservar los bienes y recursos asignados dando cumplimiento a las políticas y normas que regulan su

administración. 14. Las demás funciones asignadas por el jefe inmediato, de acuerdo con el nivel, la naturaleza y el área de

desempeño del cargo.



Código: GT02-M01



CONTRIBUCIONES INDIVIDUALES (CRITERIOS DE DESEMPEÑO)

1. Los documentos elaborados cumplen con las instrucciones institucionales en materia de elaboración y

manejo de documentos. 2. Las respuestas a las comunicaciones y documentos proyectados cumplen con las normas de redacción y

técnicas establecidas. 3. La correspondencia generada en la dependencia es tramitada oportunamente a los destinatarios siguiendo

las instrucciones correspondientes. 4. Los usuarios son orientados personal y telefónicamente de manera eficaz y oportuna, de acuerdo con los

procedimientos e instrucciones impartidas. 5. El registro y control de los documentos cumplen las normas de archivo y retención documental. 6. El directorio telefónico de la dependencia se mantiene actualizado facilitando las labores propias de la

misma. 7. Los compromisos son programados de manera organizada y oportuna de acuerdo con las exigencias de la

dependencia. 8. Los elementos de trabajo de la dependencia se encuentran disponibles y en buen funcionamiento para el

oportuno desempeño de las actividades. 9. La información, correspondencia y documentación de la dependencia se manejan con criterios de

confidencialidad asegurando la reserva de la información. 10. Las actas e informes de reuniones se elaboran de manera oportuna cumpliendo con las técnicas de

redacción, ortografía y presentación de documentos. 11. Los pedidos de útiles y papelería se tramitan de manera oportuna dando cumplimiento a los procedimientos

previstos. 12. La conservación, organización y manejo de los documentos y archivos responden a las normas y técnicas de

manejo documental. 13. Los bienes y recursos asignados se conservan de acuerdo con las instrucciones institucionales sobre

administración de bienes.

CONOCIMIENTOS BÁSICOS O ESENCIALES 1. Técnicas de manejo de Software de Oficina e internet 2. Técnicas de redacción y ortografía 3. Administración y gestión documental 4. Organización de eventos y protocolo 5. Atención al usuario

REQUISITOS DE ESTUDIO Y DE EXPERIENCIA

Diploma bachiller y quince (15) meses de experiencia laboral relacionada con las funciones del cargo.



Código: GT02-M01



5.2 SECRETARIO EJECUTIVO 4210 – 16

IDENTIFICACIÓN

Nivel Asistencial Denominación del Empleo: Secretario Ejecutivo Código: 4210 Grado: 16 No. de cargos: 3 Dependencia: Donde se ubique el cargo. Cargo del Jefe Inmediato: Quien ejerza la supervisión directa.

PROPÓSITO PRINCIPAL

Desempeñar funciones secretariales y de asistencia administrativa encaminadas a facilitar el desarrollo y ejecución de las actividades a cargo del área de desempeño.



2. Preparar actas e informes de reuniones de acuerdo con las instrucciones impartidas por el jefe inmediato. 3. Solicitar y controlar el uso y suministro de la papelería y elementos de oficina requeridos por el área. 4. Proyectar respuestas a las comunicaciones y documentos que le sean asignados por el jefe inmediato. 5. Recibir, clasificar, distribuir, controlar y responder por los documentos que la dependencia produzca o reciba

de acuerdo con las instrucciones impartidas por el jefe inmediato. 6. Orientar a los usuarios, personal y telefónicamente de acuerdo con los procedimientos definidos. 7. Llevar el registro y control de los documentos y archivos de la dependencia de acuerdo con los

procedimientos establecidos. 8. Mantener actualizado el directorio telefónico de la dependencia. 9. Llevar la agenda y recordar los compromisos en desarrollo de las funciones propias del área. 10. Velar por el mantenimiento de los elementos de trabajo requeridos para el buen funcionamiento de la

dependencia. 11. Manejar con criterios de confidencialidad la información y correspondencia de la dependencia. 12. Responder por la conservación, organización y manejo de los documentos y archivos que se generen en la

dependencia. 13. Las demás funciones asignadas por el jefe inmediato, de acuerdo con el nivel, la naturaleza y el área de



1. Los documentos elaborados cumplen con las instrucciones institucionales en materia de elaboración y manejo de documentos.

2. Las actas e informes de reuniones se elaboran de manera oportuna cumpliendo con las técnicas de redacción, ortografía y presentación de documentos.



Código: GT02-M01



3. Los pedidos de útiles y papelería se tramitan de manera oportuna dando cumplimiento a los procedimientos previstos.

4. Las respuestas a las comunicaciones y documentos proyectados cumplen con las normas de redacción y técnicas establecidas.

5. La correspondencia generada en la dependencia es tramitada oportunamente a los destinatarios siguiendo las instrucciones correspondientes.

6. Los usuarios son orientados personal y telefónicamente de manera eficaz y oportuna, de acuerdo con los procedimientos e instrucciones impartidas.

7. El registro y control de los documentos cumplen las normas de archivo y retención documental. 8. El directorio telefónico de la dependencia se mantiene actualizado facilitando las labores propias de la

misma. 9. Los compromisos son programados de manera organizada y oportuna de acuerdo con las exigencias de la

dependencia. 10. Los elementos de trabajo de la dependencia se encuentran disponibles y en buen funcionamiento para el


confidencialidad asegurando la reserva de la información. 12. La conservación, organización y manejo de los documentos y archivos responden a las normas y técnicas

de manejo documental.

CONOCIMIENTOS BÁSICOS O ESENCIALES 1. Técnicas de manejo de Software de Oficina e internet 2. Técnicas de redacción y ortografía 3. Administración y gestión documental 4. Organización de eventos y protocolo 5. Atención al usuario


Diploma bachiller y cinco (5) meses de experiencia laboral relacionada con las funciones del cargo.

5.3 SECRETARIO 4178- 13

IDENTIFICACIÓN Nivel Asistencial Denominación del Empleo: Secretario Código: 4178 Grado: 13 No. de cargos: 9 Dependencia: Donde se ubique el cargo. Cargo del Jefe Inmediato: Quien ejerza la supervisión directa.



Código: GT02-M01



PROPÓSITO PRINCIPAL Adelantar actividades secretariales y de gestión documental de acuerdo con las directrices y políticas institucionales.



2. Proyectar respuestas a las comunicaciones y documentos que le sean asignados por el jefe inmediato. 3. Orientar a los usuarios, personal y telefónicamente de acuerdo con los procedimientos definidos. 4. Mantener actualizado el directorio telefónico de la dependencia. 5. Velar por el mantenimiento de los elementos de trabajo requeridos para el buen funcionamiento de la

dependencia. 6. Manejar con criterios de confidencialidad la información y correspondencia de la dependencia. 7. Atender la logística para la organización y realización de reuniones, conferencias y eventos, de acuerdo con

las instrucciones dadas por el jefe inmediato. 8. Llevar el archivo de los documentos del área, para su control y consulta. 9. Atender las solicitudes de reproducción y consultas documentales de conformidad con las instrucciones

impartidas. 10. Transcribir informes u otros documentos de acuerdo con las instrucciones del jefe inmediato. 11. Responder por la conservación, organización y manejo de los documentos y archivos que se generen en la

dependencia. 12. Conservar los bienes y recursos asignados dando cumplimiento a las políticas y normas que regulan su

administración. 13. Las demás funciones asignadas por el jefe inmediato, de acuerdo con el nivel, la naturaleza y el área de


CONTRIBUCIONES INDIVIDUALES (CRITERIOS DE DESEMPEÑO) 1. Los documentos elaborados cumplen con las instrucciones institucionales en materia de elaboración y

manejo de documentos. 2. Las respuestas a las comunicaciones y documentos proyectados cumplen con las normas de redacción y

técnicas establecidas. 3. Los usuarios son orientados personal y telefónicamente de manera eficaz y oportuna, de acuerdo con los

procedimientos e instrucciones impartidas. 4. El directorio telefónico de la dependencia se mantiene actualizado facilitando las labores propias de la

misma. 5. Los elementos de trabajo de la dependencia se encuentran disponibles y en buen funcionamiento para el


confidencialidad asegurando la reserva de la información. 7. La logística para la organización y realización de reuniones, conferencias y eventos cumple con los términos

e instrucciones impartidas.



Código: GT02-M01



8. El archivo de los documentos del área son distribuidos de acuerdo con los procedimientos establecidos en el sistema de gestión documental.

9. Las solicitudes de reproducción y consulta documental atendidas están de acuerdo con las instrucciones impartidas y responden a las necesidades de los usuarios.

10. Los informes y documentos presentados son oportunos y cumplen con las técnicas de redacción, ortografía y presentación de documentos.

11. La conservación, organización y manejo de los documentos y archivos responden a las normas y técnicas de manejo documental.

12. Los bienes y recursos asignados se conservan de acuerdo con las instrucciones institucionales sobre administración de bienes.

CONOCIMIENTOS BÁSICOS O ESENCIALES

1. Técnicas de manejo de Software de Oficina e internet 2. Técnicas de redacción y ortografía 3. Administración y gestión documental 4. Organización de eventos y protocolo 5. Atención al usuario 6. Relaciones Públicas

REQUISITOS DE ESTUDIO Y DE EXPERIENCIA Aprobación de cinco (5) años de educación básica secundaria.

5.4 SECRETARIO 4178- 11

IDENTIFICACIÓN

Nivel Asistencial Denominación del Empleo: Secretario Código: 4178 Grado: 11 No. de cargos: 4 Dependencia: Donde se ubique el cargo. Cargo del Jefe Inmediato: Quien ejerza la supervisión directa.

PROPÓSITO PRINCIPAL Adelantar actividades secretariales y de gestión documental de acuerdo con las directrices y políticas institucionales.



Código: GT02-M01



DESCRIPCION DE FUNCIONES

1. Atender la logística para la organización y realización de reuniones, conferencias y eventos, de acuerdo con

las instrucciones dadas por el jefe inmediato. 2. Manejar con criterios de confidencialidad la información y correspondencia de la dependencia. 3. Velar por el mantenimiento de los elementos de trabajo requeridos para el buen funcionamiento de la

dependencia. 4. Mantener actualizado el directorio telefónico de la dependencia. 5. Orientar a los usuarios, personal y telefónicamente de acuerdo con los procedimientos definidos. 6. Proyectar respuestas a las comunicaciones y documentos que le sean asignados por el jefe inmediato. 7. Transcribir informes u otros documentos de acuerdo con las instrucciones del jefe inmediato. 8. Atender las solicitudes de reproducción y consultas documentales de conformidad con las instrucciones

impartidas. 9. Llevar el archivo de los documentos del área, para su control y consulta. 10. Elaborar documentos en procesadores de texto, cuadros en hojas de cálculo, software de presentaciones y


11. Conservar los bienes y recursos asignados dando cumplimiento a las políticas y normas que regulan su administración.

12. Responder por la conservación, organización y manejo de los documentos y archivos que se generen en la dependencia.

13. Las demás funciones asignadas por el jefe inmediato, de acuerdo con el nivel, la naturaleza y el área de desempeño del cargo.


1. La logística para la organización y realización de reuniones, conferencias y eventos cumple con los términos

e instrucciones impartidas. 2. La información, correspondencia y documentación de la dependencia se manejan con criterios de

confidencialidad asegurando la reserva de la información. 3. Los elementos de trabajo de la dependencia se encuentran disponibles y en buen funcionamiento para el

oportuno desempeño de las actividades. 4. El directorio telefónico de la dependencia se mantiene actualizado facilitando las labores propias de la

misma. 5. Los usuarios son orientados personal y telefónicamente de manera eficaz y oportuna, de acuerdo con los

procedimientos e instrucciones impartidas. 6. Las respuestas a las comunicaciones y documentos proyectados cumplen con las normas de redacción y

técnicas establecidas. 7. Los informes y documentos presentados son oportunos y cumplen con las técnicas de redacción, ortografía

y presentación de documentos. 8. Las solicitudes de reproducción y consulta documental atendidas están de acuerdo con las instrucciones

impartidas y responden a las necesidades de los usuarios. 9. El archivo de los documentos del área son distribuidos de acuerdo con los procedimientos establecidos en el

sistema de gestión documental.



Código: GT02-M01



10. Los documentos elaborados cumplen con las instrucciones institucionales en materia de elaboración y manejo de documentos.

11. Los bienes y recursos asignados se conservan de acuerdo con las instrucciones institucionales sobre administración de bienes.



1. Técnicas de manejo de Software de Oficina e internet 2. Técnicas de redacción y ortografía 3. Administración y gestión documental 4. Organización de eventos y protocolo


Aprobación de cuatro (4) años de educación básica secundaria.

5.5 SECRETARIO 4178 – 10

IDENTIFICACIÓN



Realizar labores secretariales de acuerdo con los requerimientos institucionales.


1. Elaborar documentos en procesadores de texto, cuadros en hojas de cálculo, software de presentaciones y manejar aplicativos de oficina dando cumplimiento a las directrices institucionales sobre elaboración y manejo de documentos.

2. Velar por el mantenimiento de los elementos de trabajo requeridos para el buen funcionamiento de la dependencia.

3. Manejar con criterios de confidencialidad la información y correspondencia de la dependencia. 4. Atender la logística para la organización y realización de reuniones, conferencias y eventos, de acuerdo con

las instrucciones dadas por el jefe inmediato.



Código: GT02-M01



5. Atender las solicitudes de reproducción y consultas documentales de conformidad con las instrucciones impartidas.

6. Transcribir informes u otros documentos de acuerdo con las instrucciones del jefe inmediato. 7. Recibir, clasificar, distribuir, controlar y responder por los documentos que la dependencia produzca o reciba

de acuerdo con las instrucciones impartidas por el jefe inmediato. 8. Llevar el registro y control de los documentos y archivos de la dependencia de acuerdo con los

procedimientos establecidos. 9. Solicitar y controlar el uso y suministro de la papelería y elementos de oficina requeridos por el área. 10. Recibir, clasificar y registrar la correspondencia y la documentación recibida. 11. Mantener al día el archivo y la correspondencia de la dependencia dando cumplimiento a los procedimientos

y normas establecidas. 12. Mantener actualizado los registros en los sistemas de información que le sean asignados por el jefe

inmediato respondiendo por la exactitud de los datos incorporados. 13. Conservar los bienes y recursos asignados dando cumplimiento a las políticas y normas que regulan su

administración. 14. Responder por la conservación, organización, uso y manejo de los documentos y archivos que se deriven del

ejercicio de sus funciones. 15. Las demás funciones asignadas por el jefe inmediato, de acuerdo con el nivel, la naturaleza y el área de


CONTRIBUCIONES INDIVIDUALES (CRITERIOS DE DESEMPEÑO) 1. Los documentos elaborados cumplen con las instrucciones institucionales en materia de elaboración y

manejo de documentos. 2. Los elementos de trabajo de la dependencia se encuentran disponibles y en buen funcionamiento para el


confidencialidad asegurando la reserva de la información. 4. La logística para la organización y realización de reuniones, conferencias y eventos cumple con los términos

e instrucciones impartidas. 5. Las solicitudes de reproducción y consulta documental atendidas están de acuerdo con las instrucciones

impartidas y responden a las necesidades de los usuarios. 6. Los informes y documentos presentados son oportunos y cumplen con las técnicas de redacción, ortografía

y presentación de documentos. 7. La correspondencia generada en la dependencia es tramitada oportunamente a los destinatarios siguiendo

las instrucciones correspondientes. 8. El registro y control de los documentos cumplen las normas de archivo y retención documental. 9. Los pedidos de útiles y papelería se tramitan de manera oportuna dando cumplimiento a los procedimientos

previstos. 10. Los documentos recibidos se clasifican, radican y archivan con base en el sistema de gestión documental. 11. El archivo y la correspondencia de los documentos cumplen las normas de correspondencia, archivo y

retención documental. 12. Los registros son actualizados en los sistemas de información con exactitud, oportunidad y veracidad. 13. Los bienes y recursos asignados se conservan de acuerdo con las políticas e instrucciones institucionales.



Código: GT02-M01




CONOCIMIENTOS BÁSICOS O ESENCIALES 1. Técnicas de manejo de Software de Oficina e internet 2. Técnicas de redacción y ortografía 3. Administración y gestión documental 4. Organización de eventos y protocolo 5. Atención al usuario 6. Relaciones Públicas


Aprobación de tres (3) años de educación básica secundaria y seis (6) meses de experiencia laboral.

5.6 SECRETARIO 4178 –08

IDENTIFICACIÓN



Realizar labores secretariales de acuerdo con los requerimientos institucionales.


1. Llevar el registro y control de los documentos y archivos de la dependencia de acuerdo con los procedimientos establecidos.

2. Recibir, clasificar, distribuir, controlar y responder por los documentos que la dependencia produzca o reciba de acuerdo con las instrucciones impartidas por el jefe inmediato.

3. Transcribir informes u otros documentos de acuerdo con las instrucciones del jefe inmediato. 4. Atender las solicitudes de reproducción y consultas documentales de conformidad con las instrucciones

impartidas. 5. Atender la logística para la organización y realización de reuniones, conferencias y eventos, de acuerdo con

las instrucciones dadas por el jefe inmediato. 6. Manejar con criterios de confidencialidad la información y correspondencia de la dependencia.



Código: GT02-M01



7. Velar por el mantenimiento de los elementos de trabajo requeridos para el buen funcionamiento de la dependencia.

8. Mantener actualizado los registros en los sistemas de información que le sean asignados por el jefe inmediato respondiendo por la exactitud de los datos incorporados.

9. Mantener al día el archivo y la correspondencia de la dependencia dando cumplimiento a los procedimientos y normas establecidas.

10. Recibir, clasificar y registrar la correspondencia y la documentación recibida. 11. Solicitar y controlar el uso y suministro de la papelería y elementos de oficina requeridos por el área. 12. Elaborar documentos en procesadores de texto, cuadros en hojas de cálculo, software de presentaciones y



14. Responder por la conservación, organización, uso y manejo de los documentos y archivos que se deriven del ejercicio de sus funciones.



1. El registro y control de los documentos cumplen las normas de archivo y retención documental. 2. La correspondencia generada en la dependencia es tramitada oportunamente a los destinatarios siguiendo

las instrucciones correspondientes. 3. Los informes y documentos presentados son oportunos y cumplen con las técnicas de redacción, ortografía

y presentación de documentos. 4. Las solicitudes de reproducción y consulta documental atendidas están de acuerdo con las instrucciones

impartidas y responden a las necesidades de los usuarios. 5. La logística para la organización y realización de reuniones, conferencias y eventos cumple con los términos

e instrucciones impartidas. 6. La información, correspondencia y documentación de la dependencia se manejan con criterios de

confidencialidad asegurando la reserva de la información. 7. Los elementos de trabajo de la dependencia se encuentran disponibles y en buen funcionamiento para el

oportuno desempeño de las actividades. 8. Los registros son actualizados en los sistemas de información con exactitud, oportunidad y veracidad. 9. El archivo y la correspondencia de los documentos cumplen las normas de correspondencia, archivo y

retención documental. 10. Los documentos recibidos se clasifican, radican y archivan con base en el sistema de gestión documental. 11. Los pedidos de útiles y papelería se tramitan de manera oportuna dando cumplimiento a los procedimientos

previstos. 12. Los documentos elaborados cumplen con las instrucciones institucionales en materia de elaboración y

manejo de documentos. 13. Los bienes y recursos asignados se conservan de acuerdo con las políticas e instrucciones institucionales. 14. La conservación, organización y manejo de los documentos y archivos responden a las normas y técnicas de

manejo documental.



Código: GT02-M01



CONOCIMIENTOS BÁSICOS O ESENCIALES 1. Técnicas de manejo de Software de Oficina e internet 2. Técnicas de redacción y ortografía 3. Administración y gestión documental 4. Atención al usuario


Aprobación de dos (2) años de educación básica secundaria y seis (6) meses de experiencia laboral con las funciones del cargo.

5.7 AUXILIAR ADMINISTRATIVO 4044 - 11

IDENTIFICACIÓN Nivel Asistencial. Denominación del Empleo: Auxiliar Administrativo Código: 4044 Grado: 11 No. de cargos: 14 Dependencia: Donde se ubique el cargo. Cargo del Jefe Inmediato: Quien ejerza la supervisión directa.

PROPÓSITO PRINCIPAL Prestar soporte y apoyo en el manejo documental y de información de la dependencia dando cumplimiento a las instrucciones impartidas por el jefe inmediato.


1. Tramitar la correspondencia que la dependencia produzca de acuerdo con las instrucciones impartidas. 2. Suministrar la información requerida por el público, de acuerdo con los procedimientos establecidos. 3. Atender las solicitudes de reproducción y consultas documentales de conformidad con las instrucciones

impartidas. 4. Mantener actualizados los registros en los sistemas de información que le sean asignados por el jefe

inmediato, respondiendo por la exactitud de los datos incorporados. 5. Verificar datos, cifras o cualquier otra información solicitada por el Jefe inmediato. 6. Manejar con criterios de confidencialidad la información y correspondencia de la dependencia de

conformidad con las instrucciones impartidas. 7. Suministrar y orientar a los usuarios, personal y telefónicamente de acuerdo con los procedimientos

definidos. 8. Apoyar la logística para la organización y realización de reuniones, conferencias y eventos, de acuerdo con

las instrucciones dadas por el jefe inmediato.



Código: GT02-M01



9. Recibir, revisar, clasificar, distribuir, controlar y responder por la correspondencia y documentación de conformidad con los procedimientos establecidos.



1. La correspondencia generada en la dependencia es tramitada oportunamente a los destinatarios

correspondientes siguiendo los procedimientos establecidos. 2. La información es suministrada al público en forma veraz y precisa de acuerdo con las pautas establecidas. 3. Las solicitudes de reproducción y consulta documental atendidas están de acuerdo con las instrucciones y

procedimientos establecidos. 4. Los registros son actualizados en los sistemas de información con exactitud, oportunidad y veracidad. 5. Los datos, cifras e información requerida por el jefe inmediato, son verificados con exactitud y oportunidad. 6. La información y correspondencia de la dependencia se manejan con criterios de confidencialidad de

acuerdo con las instrucciones impartidas por el jefe inmediato. 7. Los usuarios son orientados personal y telefónicamente de manera clara y precisa, siguiendo los

procedimientos establecidos. 8. La logística para la organización y realización de reuniones, conferencias y eventos se realiza de acuerdo

con la programación e instrucciones establecidas. 9. La correspondencia y documentación generada en la dependencia es tramitada oportunamente a los

destinatarios correspondientes siguiendo los procedimientos establecidos.

CONOCIMIENTOS BÁSICOS O ESENCIALES 1. Técnicas de software de oficina e internet 2. Administración y gestión documental 3. Atención al usuario 4. Técnicas de redacción


Aprobación de cuatro (4) años de educación básica secundaria.

5.8 AUXILIAR ADMINISTRATIVO 4044 - 09

IDENTIFICACIÓN

Nivel Asistencial. Denominación del Empleo: Auxiliar Administrativo. Código: 4044 Grado: 09 No. de cargos: 6 Dependencia: Donde se ubique el cargo. Cargo del Jefe Inmediato: Quien ejerza la supervisión directa.



Código: GT02-M01




Prestar soporte y apoyo en el manejo documental y de información de la dependencia dando cumplimiento a las instrucciones impartidas por el jefe inmediato.


1. Apoyar la logística para la organización y realización de reuniones, conferencias y eventos, de acuerdo con

las instrucciones dadas por el jefe inmediato. 2. Suministrar y orientar a los usuarios, personal y telefónicamente de acuerdo con los procedimientos

definidos. 3. Manejar con criterios de confidencialidad la información y correspondencia de la dependencia de

conformidad con las instrucciones impartidas. 4. Verificar datos, cifras o cualquier otra información solicitada por el Jefe inmediato. 5. Mantener actualizados los registros en los sistemas de información que le sean asignados por el jefe

inmediato, respondiendo por la exactitud de los datos incorporados. 6. Atender las solicitudes de reproducción y consultas documentales de conformidad con las instrucciones

impartidas. 7. Suministrar la información requerida por el público, de acuerdo con los procedimientos establecidos. 8. Recibir, revisar, clasificar, distribuir, controlar y responder por la correspondencia y documentación de

conformidad con los procedimientos establecidos. 9. Tramitar la correspondencia que la dependencia produzca de acuerdo con las instrucciones impartidas. 11. Las demás funciones asignadas por el jefe inmediato, de acuerdo con el nivel, la naturaleza y el área de


CONTRIBUCIONES INDIVIDUALES (CRITERIOS DE DESEMPEÑO) 1. La logística para la organización y realización de reuniones, conferencias y eventos se realiza de acuerdo

con la programación e instrucciones establecidas. 2. Los usuarios son orientados personal y telefónicamente de manera clara y precisa, siguiendo los

procedimientos establecidos. 3. La información y correspondencia de la dependencia se manejan con criterios de confidencialidad de

acuerdo con las instrucciones impartidas por el jefe inmediato. 4. Los datos, cifras e información requerida por el jefe inmediato, son verificados con exactitud y oportunidad. 5. Los registros son actualizados en los sistemas de información con exactitud, oportunidad y veracidad. 6. Las solicitudes de reproducción y consulta documental atendidas están de acuerdo con las instrucciones y

procedimientos establecidos. 7. La información es suministrada al público en forma veraz y precisa de acuerdo con las pautas establecidas. 8. La correspondencia y documentación generada en la dependencia es tramitada oportunamente a los

destinatarios correspondientes siguiendo los procedimientos establecidos. 9. La correspondencia generada en la dependencia es tramitada oportunamente a los destinatarios

correspondientes siguiendo los procedimientos establecidos.



Código: GT02-M01




1. Atención al usuario 2. Técnicas de redacción


Aprobación de tres (3) años de educación básica secundaria.

5.9 AUXILIAR ADMINISTRATIVO 4044 -08

IDENTIFICACIÓN



Desempeñar funciones de asistencia administrativa encaminadas a facilitar el desarrollo y ejecución de las actividades asignadas.

DESCRIPCION DE FUNCIONES 1. Suministrar la información requerida por el público, de acuerdo con los procedimientos establecidos. 2. Manejar con criterios de confidencialidad la información y correspondencia de la dependencia de

conformidad con las instrucciones impartidas. 3. Suministrar y orientar a los usuarios, personal y telefónicamente de acuerdo con los procedimientos

definidos. 4. Apoyar la logística para la organización y realización de reuniones, conferencias y eventos, de acuerdo con

las instrucciones dadas por el jefe inmediato. 5. Recibir, revisar, clasificar, distribuir, controlar y responder por la correspondencia y documentación de

conformidad con los procedimientos establecidos. 6. Efectuar diligencias externas de trámites de documentación e información de acuerdo con las instrucciones

impartidas por el jefe inmediato. 7. Clasificar los documentos recibidos por la dependencia para su organización, de acuerdo con los

procedimientos establecidos. 8. Reportar las inconsistencias o anomalías que se presenten en el manejo de documentos o bienes de la

entidad de acuerdo con las instrucciones impartidas.



Código: GT02-M01



9. Mantener al día el archivo y la correspondencia de la dependencia dando cumplimiento a los procedimientos y normas establecidas.


11. Responder por la conservación, organización, uso y manejo de los documentos y archivos que se deriven del ejercicio de sus funciones.



1. La información es suministrada al público en forma veraz y precisa de acuerdo con las pautas establecidas 2. La información y correspondencia de la dependencia se manejan con criterios de confidencialidad de

acuerdo con las instrucciones impartidas por el jefe inmediato 3. Los usuarios son orientados personal y telefónicamente de manera clara y precisa, siguiendo los

procedimientos establecidos 4. La logística para la organización y realización de reuniones, conferencias y eventos se realiza de acuerdo

con la programación e instrucciones establecidas 5. La correspondencia y documentación generada en la dependencia es tramitada oportunamente a los

destinatarios correspondientes siguiendo los procedimientos establecidos. 6. Las diligencias externas asignadas se realizan oportunamente siguiendo las instrucciones impartidas por el

jefe inmediato 7. Los documentos recibidos por la dependencia son clasificados para su organización, de acuerdo con los

procedimientos establecidos. 8. Las inconsistencias o anomalías presentadas en el manejo de documentos o bienes de la entidad son

reportadas en forma detallada y precisa al jefe inmediato. 9. El archivo y la correspondencia de los documentos de la dependencia se mantienen al día, cumpliendo con

las normas de correspondencia, archivo y retención documental. 10. La conservación, organización y manejo de los documentos y archivos responden a las normas y técnicas de

manejo documental. 11. Los bienes y recursos asignados se conservan de acuerdo con las políticas e instrucciones institucionales.


1. Técnicas de manejo de Software de Oficina e internet 2. Administración y gestión documental 3. Atención al usuario 4. Técnicas de redacción


Aprobación de dos (2) años de educación básica secundaria y seis (6) meses de experiencia laboral.



Código: GT02-M01



5.10 AUXILIAR ADMINISTRATIVO 4044 -07

IDENTIFICACIÓN


PROPÓSITO PRINCIPAL Desempeñar funciones de asistencia administrativa encaminadas a facilitar el desarrollo y ejecución de las actividades asignadas.

DESCRIPCION DE FUNCIONES 1. Clasificar los documentos recibidos por la dependencia para su organización, de acuerdo con los

procedimientos establecidos. 2. Efectuar diligencias externas de trámites de documentación e información de acuerdo con las instrucciones

impartidas por el jefe inmediato. 3. Recibir, revisar, clasificar, distribuir, controlar y responder por la correspondencia y documentación de

conformidad con los procedimientos establecidos. 4. Apoyar la logística para la organización y realización de reuniones, conferencias y eventos, de acuerdo con

las instrucciones dadas por el jefe inmediato. 5. Suministrar y orientar a los usuarios, personal y telefónicamente de acuerdo con los procedimientos

definidos. 6. Manejar con criterios de confidencialidad la información y correspondencia de la dependencia de

conformidad con las instrucciones impartidas. 7. Mantener al día el archivo y la correspondencia de la dependencia dando cumplimiento a los procedimientos

y normas establecidas. 8. Reportar las inconsistencias o anomalías que se presenten en el manejo de documentos o bienes de la

entidad de acuerdo con las instrucciones impartidas. 9. Suministrar la información requerida por el público, de acuerdo con los procedimientos establecidos. 10. Las demás funciones asignadas por el jefe inmediato, de acuerdo con el nivel, la naturaleza y el área de



1. Los documentos recibidos por la dependencia son clasificados para su organización, de acuerdo con los

procedimientos establecidos.



Código: GT02-M01



2. Las diligencias externas asignadas se realizan oportunamente siguiendo las instrucciones impartidas por el jefe inmediato

3. La correspondencia y documentación generada en la dependencia es tramitada oportunamente a los destinatarios correspondientes siguiendo los procedimientos establecidos.

4. La logística para la organización y realización de reuniones, conferencias y eventos se realiza de acuerdo con la programación e instrucciones establecidas

5. Los usuarios son orientados personal y telefónicamente de manera clara y precisa, siguiendo los procedimientos establecidos

6. La información y correspondencia de la dependencia se manejan con criterios de confidencialidad de acuerdo con las instrucciones impartidas por el jefe inmediato

7. El archivo y la correspondencia de los documentos de la dependencia se mantienen al día, cumpliendo con las normas de correspondencia, archivo y retención documental.

8. Las inconsistencias o anomalías presentadas en el manejo de documentos o bienes de la entidad son reportadas en forma detallada y precisa al jefe inmediato.

9. La información es suministrada al público en forma veraz y precisa de acuerdo con las pautas establecidas.


1. Atención al usuario 2. Técnicas de redacción


Aprobación de dos (2) años de educación básica secundaria.

5.11 AUXILIAR SERVICIOS GENERALES 4064- 03

IDENTIFICACIÓN

Nivel Asistencial Denominación del Empleo: Auxiliar servicios generales Código: 4064 Grado: 03 No. de cargos: 3 Dependencia: Donde se ubique el cargo. Cargo del Jefe Inmediato: Quien ejerza la supervisión directa.

Desempeñar funciones complementarias de oficina y/o cafetería encaminadas a facilitar el desarrollo y ejecución de las actividades asignadas.

1. Colaborar en labores de oficina que no exijan conocimientos especializados.



Código: GT02-M01



2. Entregar y recoger correspondencia, documentos y/o bienes dentro de la entidad. 3. Mantener las instalaciones y utensilios de la cafetería, en perfecto estado de limpieza. 4. Llevar registro de las existencias de insumos y materiales de servicios generales, para garantizar un

óptimo servicio. 5. Solicitar los insumos, utensilios y demás elementos necesarios para una adecuada ejecución de la labor

encomendada. 6. Conservar los equipos y utensilios asignados para la ejecución de las labores encomendadas, siguiendo

las instrucciones y normas para su manejo. 7. Cuidar los bienes y recursos asignados dando cumplimiento a las políticas y normas que regulan su

administración. 8. Apoyar la gestión ambiental de la Superintendencia de Industria y Comercio. 9. Las demás funciones asignadas por el jefe inmediato, de acuerdo con el nivel, la naturaleza y el área de



1. Las labores de oficina se realizan de acuerdo a las instrucciones impartidas por el superior inmediato. 2. Los documentos y correspondencia se tramitan, de acuerdo con los procedimientos establecidos. 3. Las instalaciones y utensilios de la cafetería se mantienen en perfecto estado de limpieza. 4. Los registros de las existencias de insumos y materiales de cafetería son elaborados teniendo en cuenta

las instrucciones del Jefe inmediato. 5. Los insumos, utensilios y demás elementos necesarios se solicitan oportunamente siguiendo los

trámites correspondientes. 6. Los equipos y utensilios asignados, se conservan en perfecto estado de aseo y funcionamiento de

acuerdo con las instrucciones y normas para su manejo. 7. Los bienes y recursos asignados se cuidan cumpliendo con las políticas y normas que regulan su

manejo. 8. La gestión ambiental de la Superintendencia de Industria y Comercio, se ejecuta cumpliendo la

normatividad vigente en la materia.

CONOCIMIENTOS BÁSICOS O ESENCIALES 1. Atención al usuario 2. Gestión Ambiental 3. Mesa y bar 4. Primeros auxilios


Aprobación de educación básica primaria, y ocho (8) meses de experiencia laboral.



Código: GT02-M01



5.12 CONDUCTOR MECÁNICO 4103 - 13

IDENTIFICACIÓN

Nivel Asistencial Denominación del Empleo: Conductor Mecánico Código: 4103 Grado: 13 No. de cargos: 2 Dependencia: Donde se ubique el cargo. Cargo del Jefe Inmediato: Quien ejerza la supervisión directa.


Conducir y mantener el vehículo automotor en óptimas condiciones de funcionamiento, para trasladar funcionarios y equipos de la entidad de acuerdo con los requerimientos institucionales.


1. Mantener en perfecto estado de funcionamiento el vehículo automotor, herramientas y equipo de carretera

asignados. 2. Transportar funcionarios y equipos de la entidad, previa autorización del jefe inmediato, cumpliendo con las

normas y reglamentos de tránsito y transporte. 3. Informar al jefe inmediato y a la Secretaría General, sobre eventualidades que se presenten, como colisiones

o accidentes para que se tomen las medidas pertinentes. 4. Efectuar diligencias externas de acuerdo con las instrucciones impartidas por el jefe inmediato. 5. Apoyar labores administrativas encaminadas a facilitar el desarrollo y ejecución de las actividades de

acuerdo con las instrucciones impartidas por el jefe inmediato. 6. Mantener actualizados los registros operativos relacionados con el vehículo asignado, respondiendo por la

exactitud de los datos incorporados. 7. Las demás funciones asignadas por el jefe inmediato, de acuerdo con el nivel, la naturaleza y el área de


CONTRIBUCIONES INDIVIDUALES (CRITERIOS DE DESEMPEÑO) 1. El vehiculo, herramientas y equipo de carretera asignados se conservan en perfecto estado de

funcionamiento siguiendo las instrucciones de mantenimiento y guías de manejo. 2. Los funcionarios y equipos son transportados adecuada y oportunamente, de acuerdo con las normas e

instrucciones impartidas. 3. Las eventualidades presentadas se reportan de acuerdo con las instrucciones del superior inmediato. 4. Las diligencias externas se realizan de manera oportuna cumpliendo con las instrucciones impartidas por el

jefe inmediato. 5. Las labores administrativas son realizadas adecuadamente de acuerdo con las instrucciones impartidas por

el superior inmediato.



Código: GT02-M01



6. Los registros son actualizados en los sistemas de información con exactitud, oportunidad y veracidad.


1. Conducción 2. Normas de tránsito 3. Mecánica y electricidad automotriz 4. Primeros auxilios

REQUISITOS DE ESTUDIO Y DE EXPERIENCIA Aprobación de cinco (5) años de educación básica secundaria y licencia de conducción acorde con el vehículo asignado.

5.13 CONDUCTOR MECÁNICO 4103 - 11

IDENTIFICACIÓN

Nivel Asistencial Denominación del Empleo: Conductor Mecánico Código: 4103 Grado: 11 No. de cargos: 2 Dependencia: Donde se ubique el cargo. Cargo del Jefe Inmediato: Quien ejerza la supervisión directa.

PROPÓSITO PRINCIPAL Conducir y mantener el vehículo automotor en óptimas condiciones de funcionamiento, para trasladar funcionarios y equipos de la Entidad de acuerdo con los requerimientos institucionales.

DESCRIPCION DE FUNCIONES 1. Mantener actualizados los registros operativos relacionados con el vehículo asignado, respondiendo por la

exactitud de los datos incorporados. 2. Apoyar labores administrativas encaminadas a facilitar el desarrollo y ejecución de las actividades de

acuerdo con las instrucciones impartidas por el jefe inmediato. 3. Efectuar diligencias externas de acuerdo con las instrucciones impartidas por el jefe inmediato. 4. Informar al jefe inmediato y a la Secretaría General, sobre eventualidades que se presenten, como colisiones

o accidentes para que se tomen las medidas pertinentes. 5. Transportar funcionarios y equipos de la entidad, previa autorización del jefe inmediato, cumpliendo con las

normas y reglamentos de tránsito y transporte. 6. Mantener en perfecto estado de funcionamiento el vehículo automotor, herramientas y equipo de carretera

asignados.



Código: GT02-M01





1. Los registros son actualizados en los sistemas de información con exactitud, oportunidad y veracidad. 2. Las labores administrativas son realizadas adecuadamente de acuerdo con las instrucciones impartidas por

el superior inmediato. 3. Las diligencias externas se realizan de manera oportuna cumpliendo con las instrucciones impartidas por el

jefe inmediato. 4. Las eventualidades presentadas se reportan de acuerdo con las instrucciones del superior inmediato. 5. Los funcionarios y equipos son transportados adecuada y oportunamente, de acuerdo con las normas e

instrucciones impartidas. 6. El vehiculo, herramientas y equipo de carretera asignados se conservan en perfecto estado de

funcionamiento siguiendo las instrucciones de mantenimiento y guías de manejo.


1. Conducción 2. Normas de tránsito 3. Mecánica y electricidad automotriz


Aprobación de cuatro (4) años de educación básica secundaria y licencia de conducción acorde con el vehículo asignado.

5.14 CONDUCTOR MECÁNICO 4103-09

IDENTIFICACION Nivel: Asistencial Denominación del Empleo: Conductor Mecánico Código: 4103 Grado: 09 No. De cargos: 2 Dependencia: Donde se ubique el cargo Cargo del Jefe Inmediato: Quien ejerza la supervisión


Conducir el vehículo automotor asignado cumpliendo con las normas y reglamentos de tránsito manteniendo el vehículo automotor en óptimas condiciones de funcionamiento.



Código: GT02-M01




1. Informar al jefe inmediato y a la Secretaría General, sobre eventualidades que se presenten, como colisiones

o accidentes para que se tomen las medidas pertinentes. 2. Efectuar diligencias externas de acuerdo con las instrucciones impartidas por el jefe inmediato. 3. Apoyar labores administrativas encaminadas a facilitar el desarrollo y ejecución de las actividades de

acuerdo con las instrucciones impartidas por el jefe inmediato. 4. Conducir el vehículo asignado cumpliendo con las normas de tránsito y transporte. 5. Responder por los documentos del vehiculo asignado, de acuerdo con las normas establecidas. 6. Conservar los bienes y recursos asignados dando cumplimiento a las políticas y normas que regulan su

administración. 7. Las demás funciones asignadas por el Jefe inmediato, de acuerdo con el nivel, la naturaleza y el área de



1. Las eventualidades presentadas se reportan de acuerdo con las instrucciones del jefe inmediato. 2. Las diligencias externas se realizan de manera oportuna cumpliendo con las instrucciones impartidas por el

jefe inmediato. 3. Las labores administrativas se realizan adecuadamente de acuerdo con las instrucciones impartidas por el

jefe inmediato. 4. El vehiculo asignado se conduce, acatando las normas de tránsito y transporte. 5. Los documentos asignados son protegidos de acuerdo con las normas establecidas. 6. Los bienes y recursos asignados se conservan cumpliendo con las políticas y normas que regulan su

manejo.


1. Conducción 2. Normas de tránsito 3. Mecánica y electricidad automotriz 4. Primeros auxilios 5. Manejo de extintores

REQUISITOS DE ESTUDIO Y DE EXPERIENCIA Aprobación de tres (3) años de educación básica secundaria y licencia de conducción acorde con el vehículo asignado.



Código: GT02-M01



5.15 OPERARIO CALIFICADO 4169 - 09

IDENTIFICACIÓN

Nivel Asistencial Denominación del Empleo: Operario Calificado Código: 4169 Grado: 09 No. de cargos: 2 Dependencia: Donde se ubique el cargo. Cargo del Jefe Inmediato: Quien ejerza la supervisión directa.


Realizar labores técnicas de mantenimiento que demande la institución.

DESCRIPCION DE FUNCIONES 1. Efectuar labores técnicas de mantenimiento a equipos de acuerdo con las necesidades propias de la entidad. 2. llevar los registros operativos asignados por el jefe inmediato, respondiendo por la exactitud de los datos

incorporados. 3. Reportar al jefe inmediato las anomalías y novedades de las instalaciones de la entidad, que afecten la

seguridad de los funcionarios y usuarios institucionales. 4. Efectuar las reparaciones a que haya lugar, de acuerdo con la programación e instrucciones dadas por el

jefe inmediato. 5. Solicitar los materiales y elementos necesarios para el correcto cumplimiento de sus funciones. 6. Mantener en perfecto estado los implementos de trabajo, cumpliendo las normas y reglamentos de higiene y

Seguridad Industrial. 7. Mantener actualizados los registros operativos que le sean asignados por el jefe inmediato, respondiendo por

la exactitud de los datos incorporados. 8. Rendir informes periódicos sobre las labores desarrolladas, de acuerdo con las instrucciones impartidas por

el jefe inmediato. 9. Conservar los bienes y recursos asignados dando cumplimiento a las políticas y normas que regulan su

administración. 10. Responder por la conservación, organización, uso y manejo de los documentos y archivos que se deriven del

ejercicio de sus funciones. 11. Las demás funciones asignadas por el jefe inmediato, de acuerdo con el nivel, la naturaleza y el área de




Código: GT02-M01




1. Las labores técnicas de mantenimiento a equipos se realizan con oportunidad, siguiendo las normas de

seguridad industrial y atendiendo los requerimientos de la entidad. 2. Los registros operativos son actualizados con exactitud, oportunidad y veracidad. 3. Las anomalías y novedades presentadas en las instalaciones de la entidad son reportadas detallada y

oportunamente al jefe inmediato. 4. Las reparaciones son efectuadas técnica y oportunamente, cumpliendo la programación e instrucciones

dadas por el jefe inmediato. 5. Los materiales y elementos necesarios para el correcto desempeño de las funciones, son solicitados

oportunamente siguiendo los procedimientos establecidos. 6. Los implementos de trabajo se mantienen en perfecto estado de funcionamiento, cumpliendo las normas y

reglamentos de higiene y seguridad Industrial. 7. Los registros son actualizados en los sistemas de información con exactitud, oportunidad y veracidad. 8. Los informes periódicos sobre las labores desarrolladas son elaborados teniendo en cuenta las instrucciones

impartidas por el jefe inmediato. 9. Los bienes y recursos asignados se conservan cumpliendo con las políticas y normas que regulan su

manejo. 10. Los documentos y archivos que se deriven del ejercicio de sus funciones, son manejados acatando las

normas de archivo y retención documental.

CONOCIMIENTOS BÁSICOS O ESENCIALES 1. Mecánica general 2. Instalaciones eléctricas 3. Redes telefónicas 4. Plomería 5. Construcción 6. Primeros auxilios

REQUISITOS DE ESTUDIO Y DE EXPERIENCIA Aprobación de tres (3) años de educación básica secundaria.



Código: GT02-M01



5 NIVEL ASISTENCIAL 543 5.1 SECRETARIO EJECUTIVO 4210 - 18 543 5.2 SECRETARIO EJECUTIVO 4210 - 16 545 5.3 SECRETARIO 4178- 13 546 5.4 SECRETARIO 4178 - 11 548 5.5 SECRETARIO 4178 – 10 550 5.6 SECRETARIO 4178 –08 552 5.7 AUXILIAR ADMINISTRATIVO 4044 - 11 554 5.8 AUXILIAR ADMINISTRATIVO 4044 - 09 555 5.9 AUXILIAR ADMINISTRATIVO 4044 -08 557 5.10 AUXILIAR ADMINISTRATIVO 4044 -07 559 5.11 AUXILIAR SERVICIOS GENERALES 4064- 03 560 5.12 CONDUCTOR MECÁNICO 4103 - 13 562 5.13 CONDUCTOR MECÁNICO 4103- 11 563 5.14 CONDUCTOR MECÁNICO 4103 – 09 564 5.15 OPERARIO CALIFICADO 4169 - 09 566

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