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Manual Interno De Procedimientos
Operativos Para La Prevención,
Control y Detección De Legitimación
De Ganancias Ilícitas,
Financiamiento Del Terrorismo Y/O
Delitos Precedentes CONSULTORES DE SEGUROS S.A.
El Presente Manual Interno comprende los Procedimientos Operativos Propios de la Empresa para la Prevención, Control y Detección de Legitimación de Ganancias Ilícitas, Financiamiento del Terrorismo y/o Delitos Precedentes, bajo los requisitos dados por la
Unidad de Investigación Financiera (UIF) a través de su Resolución Administrativa Nº 10/2011 “Instructivo Específico para Entidades de Seguros”
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TABLA DE CONTENIDO
I. INTRODUCCIÓN ........................................................................................ - 3 -
II. MARCO NORMATIVO ................................................................................ - 3 -
III. OBJETO ..................................................................................................... - 4 -
IV. DEFINICIONES ........................................................................................... - 4 -
V. ÁMBITO DE APLICACIÓN Y ALCANCE ......................................................... - 7 -
VI. SUJETO OBLIGADO Y FUNCIONARIO RESPONSABLE ................................... - 7 -
VII. CONOCIMIENTO DEL CLIENTE .................................................................. - 10 -
VIII. IDENTIFICACIÓN DEL BENEFICIARIO ECONÓMICO .................................... - 13 -
IX. IDENTIFICACIÓN DEL CLIENTE Y BENEFICIARIO CUANDO SE LIQUIDE UN
SINIESTRO .............................................................................................. - 14 -
X. PROCEDIMIENTOS DE LA DEBIDA DILIGENCIA .......................................... - 15 -
XI. POLÍTICA CONOZCA A SU EMPLEADO ...................................................... - 24 -
XII. PERFIL DEL CLIENTE ................................................................................. - 26 -
XIII. REGISTRO DE OPERACIONES DE SEGUROS ............................................... - 27 -
XIV. OBLIGACIÓN DE INFORMAR .................................................................... - 27 -
XV. PLAZO..................................................................................................... - 27 -
XVI. OBLIGACIÓN DE ACTUAR ........................................................................ - 28 -
XVII. PREVENCIÓN, DETECCIÓN Y REPORTE DE OPERACIONES SOSPECHOSAS .. - 29 -
XVIII. CODIFICACIÓN Y ABREVIATURA DEL CONTROL INTERNO ......................... - 36 -
XIX. INFORMES SEMESTRALES DE AUDITORÍA ................................................ - 36 -
XX. AUDITORÍA EXTERNA .............................................................................. - 36 -
XXI. CAPACITACIÓN ....................................................................................... - 36 -
XXII. DIFUSIÓN ............................................................................................... - 37 -
XXIII. RESPONSABILIDAD Y SANCIONES ............................................................ - 37 -
ANEXOS ..........................................................................................................................
ANEXO I – FORMULARIO DE IDENTIFICACIÓN DE CLIENTES –PERSONA NATURAL PRIMAS MAYORES A O
IGUALES A $US 5.000.- FIC-PN-001
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ANEXO II – FORMULARIO DE IDENTIFICACIÓN DE CLIENTES –PERSONA NATURAL PRIMAS MENORES A
$US 5.000.- FIC-PN-002
ANEXO III – FORMULARIO DE IDENTIFICACIÓN DE CLIENTES – PERSONA JURÍDICA FIC-PJ-001
ANEXO IV – FORMULARIO DE IDENTIFICACIÓN DEL BENEFICIARIO ECONÓMICO PERSONA NATURAL
FBE-PN-001
ANEXO V – FORMULARIO DE IDENTIFICACIÓN DEL BENEFICIARIO ECONÓMICO PERSONA JURÍDICA FBE-
PJ-001
ANEXO VI – FORMULARIO PAGO DE SINIESTROS PERSONA NATURAL FPS-PN-001
ANEXO VII – FORMULARIO PAGO DE SINIESTROS PERSONA JURÍDICA FPS-PJ-001
ANEXO VIII – FORMULARIO IDENTIFICACIÓN DEL CLIENTE – PERSONA EXPUESTA POLÍTICA O
PÚBLICAMENTE PAGO DE SINIESTROS PERSONA JURÍDICA FPS-PJ-001
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MANUAL INTERNO DE PROCEDIMIENTOS OPERATIVOS PARA LA PREVENCIÓN,
CONTROL Y DETECCIÓN DE LEGITIMACIÓN DE
GANANCIAS ILÍCITAS, FINANCIAMIENTO DEL TERRORISMO Y/O DELITOS PRECEDENTES
CONSULTORES DE SEGUROS S.A.
I. INTRODUCCIÓN
En cumplimiento a lo establecido en la Resolución Administrativa No. 010/2011, aprobada
por la Unidad de Investigaciones Financieras el 22 de Noviembre de 2011, se establece el
presente Manual Interno de Procedimientos Operativos para la Prevención, Control,
Detección y Reporte de Legitimación de Ganancias Ilícitas, Financiamiento del Terrorismo
y/o Delitos Precedentes que regirá para las operaciones de Consultores de Seguros S.A.
II. MARCO NORMATIVO
El presente Manual Interno de Procedimientos tiene como marco normativo las siguientes
disposiciones:
Ley Nº 1768 de Modificaciones al Código Penal, en su artículo 185.- ter, Art. 34 con
relación al Art. 185 bis de la Ley Nº 004 de 31 de marzo de 2010, que tipifica la
“Legitimación de Ganancias Ilícitas”.
Ley Nº 170, Modificaciones al Código Penal “Financiamiento al Terrorismo”, de 09
de Septiembre de 2011.
Ley Nº 1883 de Seguros de la Republica de Bolivia de 25 de Junio de 1998.
Ley Nº 4, de Lucha contra la Corrupción, Enriquecimiento Ilícito, e Investigación de
Fortunas “Marcelo Quiroga Santa Cruz”.
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Decreto Supremo Nº 24771, que aprueba el Reglamento de la Unidad de
Investigaciones Financieras - UIF.
Decreto Supremo Nº 25201 que Reglamenta a la Ley de Seguros, de 17 de Octubre
de 1998.
Decreto Supremo Nº 910 que aprueba el Reglamento del Régimen de Infracciones
y Procedimientos de Sanciones, de 15 de Junio de 2011.
Resolución Administrativa 006/2011 del 14 de Octubre de 2011, que aprueba el
Manual de Procedimientos Operativos para la Prevención, Detección, Control y
Reporte de Legitimación de Ganancias Ilícitas, Financiamiento del Terrorismo y/o
Delitos Precedentes para el Sistema Financiero y Servicios Auxiliares.
Resoluciones UIF/DIR/001/2008 de 23 de Junio de 2008 y UIF/001/2010 de 19 de
Agosto de 2010, de Personas Expuestas Políticamente y/o Públicamente.
Resolución Administrativa 010/2011 de 22 de Noviembre de 2011, que aprueba el
“Instructivo Especifico para Entidades de Seguros”.
III. OBJETO
El presente Manual Interno de Procedimientos, tiene por objeto establecer reglas
específicas para la prevención, detección, control y reporte de operaciones
presuntamente vinculadas con la Legitimación de Ganancias Ilícitas, Financiamiento del
Terrorismo y/o Delitos Precedentes, en las actividades relacionadas al corretaje y asesoría
de seguros, actividad principal de Consultores de Seguros S.A.
IV. DEFINICIONES
Para efectos de aplicación del presente Manual Interno de Procedimientos, se consideran
las siguientes definiciones:
Actividad Aseguradora: Comprende la otorgación de coberturas y la asunción de riesgos
de personas naturales o jurídicas, incluyendo las propias entidades aseguradoras y de
todo otro servicio que implique cubrir riesgos de personas y el prepago de servicios de
índole similar al seguro.
Beneficiario Económico: Persona natural o jurídica, de derecho público o privado,
nacional o extranjera, con o sin fines de lucro que en última instancia son las propietarias
o tienen el control de un cliente y/o de la persona en cuyo nombre se realiza una
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operación, también comprende a aquellas personas que ejercen el control efectivo sobre
una persona jurídica o un acuerdo legal.
Cliente: Persona natural o jurídica que contrata seguros con una Entidad Aseguradora a
través de Consultores de Seguros S.A.
Comité Gerencial UIF (Comité de Cumplimiento): Instancia Ejecutiva que tiene como
función supervisar las labores del Funcionario Responsable ante la UIF y resolver los
asuntos que sean puestos a su consideración, relacionados con el cumplimiento de la
normativa emitida por la UIF. Este Comité está conformado por la Presidencia, Gerencia
General, Gerencia Nacional Técnica, Gerencia Nacional de Operaciones, Sub Gerente de
Métodos y Procedimientos en calidad de Funcionario Responsable, Gerencia Nacional
Comercial, Gerencia Nacional de Administración y Finanzas y, cuando corresponda los
Gerentes Regionales y Jefes de Área. Este Comité podrá funcionar con mínimo tres de sus
miembros en forma indistinta, contando siempre con la presencia del Funcionario
Responsable.
Corredor de Seguros: Persona jurídica que realiza la actividad comercial de intermediar
seguros privados sin mantener vínculo contractual con ninguna entidad aseguradora.
Entidad Aseguradora: Sociedad Anónima autorizada por la Autoridad de Fiscalización y
Control de Pensiones y Seguros - APS, que realiza actividades de seguros y reaseguros.
Formulario de Identificación de Cliente (FIC-PN & FIC-PJ): Es el documento que registra
los datos necesarios y suficientes para la identificación de nuestros clientes
intermediados, pudiendo ser personas naturales o jurídicas.
Formulario de Pago de Siniestros (FPS-PN & FPS-PJ): Es el documento que registra las
modalidades de operaciones de seguros, establecidas en el presente Manual. (Liquidación
de Reclamos y Finiquitos de Siniestros)
Formulario ROS-01: (Reporte de Operaciones Sospechosas), Documento que registra
operaciones sospechosas, emergentes de la actividad o servicio que solicite el potencial
asegurado o cliente; vinculado a la Legitimación de Ganancias Ilícitas, Financiamiento del
Terrorismo y/o Delitos Precedentes.
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Formulario PCC-04: (Política Conozca a su Cliente - 04) Documento que permite
identificar el origen y/o destino de los fondos por pago de primas iguales o mayores a $us.
5.000.- (CINCO MIL 00/100 DOLARES AMERICANOS) o su equivalente en cualquier otra
moneda, así como a la persona que realiza la operación o para pago de siniestros iguales o
mayores a 10.000.- (DIEZ MIL 00/100 DOLARES AMERICANOS) o su equivalente en
cualquier otra moneda.
Funcionario Responsable: Persona designada por Consultores de Seguros S.A., encargado
del cumplimiento del presente Manual, así como de las disposiciones legales, normativas y
reglamentarias sobre la prevención, control, detección y reporte de Legitimación de
Ganancias Ilícitas, Financiamiento del Terrorismo y/o Delitos Precedentes.
Listas P.E.P: Listas de personas expuestas políticamente y/o públicamente, de naturaleza
estrictamente informativa, que Consultores de Seguros S.A. mantiene como consulta a
una Base de datos dentro de lo previsto en las normas emitidas por la Unidad de
Investigaciones Financieras.
Póliza de Seguro: Documento que instrumenta el contrato de seguro, en el que se
establecen las normas que de manera general y particular, regulan las relaciones
contractuales entre el asegurado y la Entidad Aseguradora, de acuerdo a lo determinado
en el Código de Comercio.
Seguro: Es el contrato por el cual la Entidad Aseguradora se obliga a indemnizar un daño o
a cumplir la prestación convenida, al producirse la eventualidad prevista, y el asegurado o
tomador a pagar la prima.
Siniestro: Se produce cuando sucede la eventualidad prevista y cubierta por el contrato de
seguros y que da lugar a la indemnización, obligando a la Entidad Aseguradora a satisfacer
total o parcialmente, al asegurado o a sus beneficiarios, el capital garantizado en el
contrato.
Sociedades Pantalla: Son formas de sociedades que pretenden ocultar la identificación de
quienes han obtenido ganancias ilícitas, las cuales pueden darse en forma enunciativa y no
limitativa, bajo las siguientes modalidades:
Sociedad Aparente: Entidades legalmente constituidas que participan, o afirman
participar en una actividad comercial, industrial o de prestación de servicios; sin
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embargo, realizan una parte importante de su giro de negocios en efectivo,
mismos que podrían provenir de la Legitimación de Ganancias Ilícitas,
Financiamiento del Terrorismo y/o Delitos Precedentes.
Sociedad Fantasma: Entidades o Sociedades que existen solo de nombre, sin
documento de registro y de establecimiento, aparecen con mayor intensidad en
las órdenes de transferencia de fondos, como consignatarios y sirven para
esconder el origen de los fondos provenientes de actividades ilícitas.
Sociedades de Domicilio: Son Sociedades que no se dedican a operaciones
comerciales o industriales en el país donde se encuentra ubicado su domicilio
principal, potencialmente podrían intervenir en el proceso de acumulación de
ganancias ilícitas. Éstas pueden tener vinculación de propiedad, control o
administración en otras empresas.
Sociedad en Estante: La finalidad de estas sociedades, es esconder la propiedad de
las acciones al portador que adquieren de sociedades constituidas; estas
sociedades presentan un capital constituido por acciones al portador y permiten a
personas naturales realizar operaciones financieras, escondiendo su verdadera
identidad.
Sujeto Obligado: Consultores de Seguros S.A. y todos sus funcionarios, están obligados al
cumplimiento de las normativas sobre la prevención, control, detección y reporte de
Legitimación de Ganancias Ilícitas, Financiamiento del Terrorismo y/o Delitos Precedentes.
V. ÁMBITO DE APLICACIÓN Y ALCANCE
Las disposiciones del presente Manual Interno de Procedimientos, tienen aplicación en la
Oficina Nacional y en todas las Oficinas Regionales de Consultores de Seguros S.A., a nivel
nacional, y alcanzan a todas sus operaciones, sujetas a las disposiciones legales vigentes
en esta materia.
VI. SUJETO OBLIGADO Y FUNCIONARIO RESPONSABLE
6.1 Sujeto Obligado
Consultores de Seguros S.A. y todos sus funcionarios, en su condición de Sujeto Obligado,
son responsables del cumplimiento de todas las disposiciones vinculadas a la Legitimación
de Ganancias Ilícitas, Financiamiento del Terrorismo y/o Delitos Precedentes, así como
todas las disposiciones que emita la Unidad de Investigaciones Financieras (UIF).
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6.1.1 Sanciones – Sujeto Obligado
Consultores de Seguros S.A. y todos sus funcionarios, en cumplimiento del presente
Manual Interno de Procedimientos, deben proporcionar toda la información que requiera
la UIF, bajo condiciones de estricta reserva y confidencialidad, dentro del plazo señalado
por la misma, de no cumplir con ello, serán pasible a sanciones establecidas en el Capítulo
VIII del Instructivo Especifico para Entidades de Seguros de la UIF (Resolución
Administrativa No 010-2011), que a su vez remite al Decreto Supremo No 910 de 15 de
junio de 2011, que detalla las sanciones, de acuerdo a lo siguiente:
a. Amonestación; por algún incumplimiento enmendable o subsanable de las normas
legales como resultado de alguna negligencia o imprudencia no imputable a los
representantes de la entidad y que no causen daño económico o perjuicio a
Consultores de Seguros S.A. o a los clientes.
b. Multas; La aplicación administrativa de multa, corresponderá a la comisión de una
infracción leve o grave, de acuerdo a los siguientes grados:
- Multa leve: correspondiente a una suma no menor a Bs 1.000 (Un Mil 00/100
Bolivianos), ni mayor a Bs 100.000 (Cien Mil 00/100 Bolivianos).
- Multa grave: correspondiente a una suma entre Bs 100.001 (Cien Mil Un
00/100 Bolivianos) y Bs 300.000 (Trescientos Mil 00/100 Bolivianos).
Se entenderá como infracción grave, el incumplimiento enmendable o subsanable
de las normas legales como resultado de culpa o dolo imputable a los
representantes legales de la entidad y que causen daño económico o perjuicio a
Consultores de Seguros S.A. o a los asegurados, tomadores del seguro,
beneficiarios u otros terceros.
c. Suspensión temporal de realizar determinadas actividades y operaciones; Se
aplicará por incumplimiento a lo previsto en el artículo 9 del Decreto Supremo
910– Infracciones Administrativas, en función de la gravedad de la infracción
cometida, misma que será determinada por la UIF.
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d. Revocatoria de la Autorización de Financiamiento; Se aplicará cuando la infracción
prevista en el Artículo 9 del Decreto Supremo 910– Infracciones Administrativas,
de acuerdo a la evaluación de la UIF, sea calificada como insubsanable.
Se entenderá como por infracción insubsanable, el incumplimiento, no
enmendable o subsanable de las normas legales de la entidad y que causen daño
económico o perjuicio a Consultores de Seguros S.A. o a los asegurados,
tomadores de seguros beneficiarios u otros terceros.
6.2 Funcionario Responsable
El Funcionario Responsable de Consultores de Seguros S.A. ante la UIF, es el Sub Gerente
de Métodos y Procedimientos, designado para cumplir con esa función por el Directorio
de Consultores de Seguros S.A.
En caso de cambio o reemplazo, del Funcionario Responsable, la Gerencia General
comunicará a la UIF dicha situación, en el plazo de dos días hábiles, adjuntando copia
legalizada del Acta de Directorio donde se designa al nuevo funcionario, el Currículo Vitae
y el Formulario de Registro Judicial de Antecedentes Penales (REJAP).
En caso de producirse la destitución del Funcionario Responsable, la Gerencia General
deberá explicar la causal de la misma.
6.2.1 Requisitos para la Designación del Funcionario Responsable
Para la designación del Funcionario Responsable se deberán considerar los siguientes
requisitos:
Profesional idóneo con conocimientos en el área.
Formulario de Registro Judicial de Antecedentes Penales (REJAP).
No debe ser funcionario que trabaje en la Unidad de Auditoría Interna de
Consultores de Seguros S.A.
6.2.2 Funciones a Desarrollar por el Funcionario Responsable
El Funcionario Responsable, designado por Consultores de Seguros S.A., tendrá como
funciones las siguientes:
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Revisar y aprobar los reportes de transacciones sospechosas realizados por los
empleados de Consultores de Seguros S.A., para remitirlos a la Unidad de
Investigaciones Financieras (UIF).
Velar por el cumplimiento de las instrucciones y recomendaciones emanadas de la
Unidad de Investigaciones Financieras (UIF).
VII. CONOCIMIENTO DEL CLIENTE
Consultores de Seguros S.A., a través de sus funcionarios, es responsable de adoptar las
medidas necesarias para registrar y verificar por medios fehacientes la información del
Cliente y Beneficiarios Económicos, teniendo la obligación de obtener la información
señalada en el presente Manual Interno de Procedimientos, que se basa en el Código de
Comercio, en su Art. 1007, que constituye la base para la suscripción del contrato de
seguro y otros requisitos establecidos y conforme al Instructivo Especifico para Entidades
de Seguros de la UIF (Resolución Administrativa No 010/2011) y los procedimientos de
debida diligencia contenidos en el Artículo VII del Manual de Procedimientos Operativos
para la Prevención, Detección, Control y Reporte de Legitimación de Ganancias Ilícitas,
Financiamiento del Terrorismo y/o Delitos Precedentes, para el Sistema Financiero y
Servicios Auxiliares.
7.1 Identificación del Cliente
El personal de Consultores de Seguros S.A. a tiempo de iniciar cualquier relación comercial
con el Cliente, deberá identificar al mismo, con la documentación de respaldo pertinente,
a objeto de conocer, registrar y verificar por medios fehacientes, los siguientes aspectos:
7.1.1 Asegurado – Persona Natural
a. Para Primas iguales o mayores a $us. 5.000.- (FIC-PN-001)
Nombres y Apellidos
Fecha de Nacimiento
Nacionalidad
Número y extensión del documento de identidad
Número de Identificación Tributaria (NIT) (Si corresponde)
Estado civil y en su caso nombre del cónyuge
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Domicilio particular y comercial
Teléfonos
Correo electrónico
Profesión
Actividad Económica u Ocupación Principal
Lugar de Trabajo
Cargo
Ingresos
Fecha de ingreso en el lugar de trabajo
Referencias personales y comerciales
b. Para Primas menores a $us. 5.000.- (FIC-PN-002)
Nombres y Apellidos
Fecha de Nacimiento
Nacionalidad
Número y extensión del documento de identidad
Estado Civil
Teléfonos
Correo electrónico
Domicilio Particular
Profesión
Actividad Económica u ocupación principal
Para establecer la identidad del cliente, el personal de Consultores de Seguros S.A. debe
requerir una fotocopia de la cédula de identidad y si corresponde del Certificado de
Inscripción al Padrón Nacional de Contribuyentes (NIT). Para personas extranjeras
adicionalmente de lo descrito, se le solicitará una fotocopia del pasaporte vigente o de la
cédula de identidad de extranjero o documento que lo identifique.
A las personas naturales que tienen un seguro vigente intermediado por Consultores de
Seguros S.A., que residen en el exterior, además de la información señalada en los puntos
anteriores, según sea el caso, se les debe solicitar lo siguiente:
País, ciudad de residencia
Dirección del domicilio
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Nombre de la empresa donde trabaja en el exterior
Cargo
Dirección de la Empresa (Calle, ciudad, país, teléfonos, correo electrónico, página
web)
Nombre completo, teléfono y correo electrónico de una persona de referencia
personal
Nombre y cargo de una persona de referencia laboral en la empresa donde trabaja
En el caso de pólizas de seguros contratadas por una Entidad Financiera, regulada por la
Autoridad de Supervisión del Sistema Financiero (ASFI), tendrá validez la identificación del
Asegurado realizada por la Entidad Financiera.
7.1.2 Personas Jurídicas
Para las personas jurídicas intermediadas por Consultores de Seguros S.A. se ha elaborado
el Formulario de Identificación Personas Jurídicas FIC-PJ-001 que contiene los siguientes
datos:
Razón Social
Actividad Principal
Número de Identificación Tributaria (NIT)
Domicilio de oficina principal
Documento constitutivo de la empresa (Testimonio)
Poder del Representante Legal
Teléfonos
Fotocopia de la matrícula de inscripción en FUNDEMPRESA o registro en los
Gobiernos Autónomos de los Departamentos y/o Municipios del Estado
Plurinacional de Bolivia u otra institución pública que acredite su existencia legal.
Número de Registro del Viceministerio de Inversión Pública y Financiamiento
Externo (VIPFE), si se tratase de una Organización sin fines de lucro
En el caso de personas jurídicas de procedencia extranjera, que no estén inscritas en el
Registro de Comercio FUNDEMPRESA u otra entidad pública nacional; el personal de
Consultores de Seguros S.A. deberá exigir que se presente la documentación que acredite
legalmente su existencia, origen de los fondos, autorización de funcionamiento; debiendo
los documentos estar debidamente legalizados por el Ministerio de Relaciones Exteriores
de Bolivia y transcritos en castellano cuando corresponda.
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7.2 Causales Especiales / Identificación del Cliente
El personal de Consultores de Seguros S.A., tiene la obligación de identificar al cliente,
especialmente cuando ocurran las siguientes situaciones:
a. Cuando la suma de las primas de seguros sea igual o mayor a $us. 5.000.- (Cinco Mil
00/100 Dólares Americanos) o su equivalente en moneda nacional u otra moneda. De
igual manera si se realizan inclusiones posteriores a la emisión de la póliza y las mismas
general generen primas superiores a los $us. 5.000.- (Cinco Mil 00/100 Dólares
Americanos). O para pago de siniestros iguales o mayores a $us. 10.000.- (Diez Mil 00/100
Dólares Americanos).
b. Cuando en el periodo de vigencia del seguro, se realice un endoso a favor de un tercero.
c. Cuando el cliente efectúe la suscripción de cualquier tipo de póliza, cuyo asegurado sea
otra persona.
d. Cuando se evidencie la suscripción de pólizas múltiples por una misma persona, así sean
distintos titulares.
e. Cuando el pago por concepto de primas sean realizadas por una misma persona, por
pólizas a nombre de distintos titulares y mismos beneficiarios.
f. En caso de siniestros, identificar al beneficiario o apoderado.
VIII. IDENTIFICACIÓN DEL BENEFICIARIO ECONÓMICO
Para identificar al Beneficiario Económico de una póliza de Seguros De Personas, se
deberá utilizar el formulario provisto por la Entidad Aseguradora que suscriba el riesgo.
Cuando el Beneficiario Económico sea cliente de Consultores de Seguros S.A. se
considerará el Formulario Identificación de Personas Naturales o Personas Jurídicas.
Cuando el Beneficiario Económico no sea cliente de Consultores de Seguros S.A. se deberá
identificar al Beneficiario Económico a través del llenado del Formulario de Identificación
del Cliente – Beneficiario Económico Persona Natural o Persona Jurídica según lo que
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corresponda (FBE-PN-001 ó FBE-PJ-001), mismo que contendrá los siguientes datos acerca
del beneficiario económico:
Para Personas Naturales (FBE-PN-001)
Nombre y Apellido
Número de cédula de identidad y extensión
Nacionalidad
Actividad Económica u ocupación principal
Domicilio
Para Personas Jurídicas (FBE-PJ-001)
Razón Social
Actividad Económica principal
Número de identificación Tributaria (si corresponde)
Identificación en el Registro de Comercio, Gobiernos Autónomos de
Departamentos y/o Municipios o en la institución pública donde se establezca su
registro
Domicilio de la oficina principal
IX. IDENTIFICACIÓN DEL CLIENTE Y BENEFICIARIO CUANDO SE LIQUIDE UN
SINIESTRO
El personal del Área de Reclamos de Consultores de Seguros S.A., a tiempo de recibir la
liquidación de un siniestro aceptado por la Entidad Aseguradora, de acuerdo a los
términos de la póliza, debe obtener la información para la identificación del o los
Beneficiarios de la póliza, de acuerdo a lo siguiente:
a. Cuando el Beneficiario sea una persona natural, debe requerir una fotocopia del
documento de Identidad, firmada por el Beneficiario, y el llenado del Formulario de
Pago de Siniestros Persona Natural FPS-PN-001, que contiene la siguiente
información:
Nombre y Apellidos
Número de Cédula de Identidad y extensión
Nacionalidad
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Actividad Económica u ocupación principal
Domicilio
b. Cuando el Beneficiario sea una persona jurídica, debe requerir el llenado del
Formulario de Pago de Siniestros Persona Jurídica FPS-PJ-001, que contiene la
siguiente información:
Razón social
Actividad Económica Principal
Número de Identificación Tributaria (NIT)
Identificación en el Registro de Comercio, gobiernos autónomos del Departamento
yo Municipios o en la Institución Publica donde se establecen sus Registros, si se
tratase de una Organización sin fines de lucro el número de de registro del
Viceministerio de Inversión Pública y Financiamiento Externo (VIPFE)
Domicilio de la Oficina Principal
Adicionalmente, en los casos en que el pago del Siniestro sea igual o superior a $us.
10.000.- (Diez Mil 00/100 Dólares Americanos) o su equivalente en moneda nacional, o
caso de pagos parciales de Siniestros, cuando acumulen montos mayores o iguales a $us.
10.000.- (Diez Mil 00/100 Dólares Americanos) o su equivalente en moneda nacional, el
Personal de Reclamos, al momento de la entrega del cheque, deben obligatoriamente
requerir del Beneficiario el llenado del Formulario PCC – 04 (Anexo V) y una fotocopia del
documento de identidad del Beneficiario y proceder de acuerdo a lo establecido en el
Numeral XIII (Formulario PCC - 04), del presente Manual Interno de Procedimientos.
X. PROCEDIMIENTOS DE LA DEBIDA DILIGENCIA
Además de la Identificación del Cliente y del Beneficiario Económico, el personal de
Consultores de Seguros S.A. debe dar cumplimiento a las siguientes políticas de debida
diligencia:
a. Política de Aceptación del Cliente:
Recabar toda la información a objeto de conocer su actividad profesional o
empresarial, de acuerdo a lo establecido en el acápite VII del presente Manual
Interno de Procedimientos.
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Cuando el Cliente no está actuando por cuenta propia, se debe requerir la
información establecida en el acápite VIII del presente Manual Interno de
Procedimientos.
Reportar al Funcionario Responsable, operaciones comerciales o transacciones con
personas de las que no se tenga información suficiente; con personas que se
niegan a proporcionar información o la documentación solicitada; con personas
que tengan negocios cuya naturaleza impida la verificación de la legalidad de sus
actividades o la procedencia de sus fondos; actividades o negocios no autorizados
legalmente.
Solicitar a Casas de Cambio, Entidades remeseras y/o Empresas Transportadoras
de Dinero, sus políticas y procedimientos establecidos y documentados en cuanto
a la prevención del delito de Legitimación de Ganancias Ilícitas, Financiamiento del
Terrorismo y/o Delitos Precedentes.
b. Clientes que Requieren Autorización
Por Órgano Competente
Las Áreas Comercial y de Operaciones deben comunicar al Funcionario Responsable
cuando existan Solicitudes de potenciales Tomadores de Seguros o Asegurados
relacionados con las actividades que se describen a continuación:
Clientes relacionados con la comercialización de armas, explosivos o similares.
Actividades de juegos y apuestas debidamente autorizadas.
Actividades Inmobiliarias.
Comerciantes de Metales Preciosos.
Comerciantes de Piedras Preciosas.
Por El Comité Gerencial UIF (Comité de Cumplimiento)
El Comité Gerencial UIF, debe evaluar la aceptación de clientes PEP’s, de acuerdo a lo
siguiente:
Personas públicas relevantes nacionales o extranjeras en el país.
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Personas Expuestas Políticamente nacionales, extranjeras y de aquellas que hayan
alcanzado fama y notoriedad.
Las Personas Políticamente Expuestas (“PEP’s”, Politically Exposed Persons) son personas
que desempeñan o han desempeñado funciones públicas de importancia en el país o en el
extranjero, para tal efecto nos remitimos a lo dispuesto en la Resolución
UIF/DIR/001/2008 de 23 de Junio de 2008, mismo que define como marco de referencia,
la clasificación de servidores públicos establecida en el artículo 5º, incisos a), b) y c) de la
Ley Nº 2027 del Estatuto del Funcionario Público, y del artículo 12º incisos a), b) y c) del
Decreto Supremo Nº 25749, que clasifica a los funcionarios electos, funcionarios
designados y funcionarios de libre nombramiento; en atención a que esos funcionarios
ocupan los cargos directivos y ejecutivos en el sector público y toman las decisiones
respecto a la administración de recursos.
LEY 2027 - ARTÍCULO 5° (CLASES DE SERVIDORES PÚBLICOS). Los servidores públicos se
clasifican en:
a) Funcionarios electos: Son aquellas personas cuya función pública se origina en un
proceso eleccionario previsto por la Constitución Política del Estado. Estos
funcionarios no están sujetos a las disposiciones relativas a la Carrera
Administrativa y Régimen Laboral del Presente Estatuto.
b) Funcionarios designados: Son aquellas personas cuya función pública emerge de un
nombramiento a cargo público, conforme a la Constitución Política del Estado,
disposición legal u Sistema de Organización Administrativa aplicable. Estos
funcionarios no están sujetos a las disposiciones relativas a la Carrera
Administrativa del presente Estatuto.
c) Funcionarios de libre nombramiento: Son aquellas personas que realizan funciones
administrativas de confianza y asesoramiento técnico especializado para los
funcionarios electos o designados. El Sistema de Administración de Personal, en
forma coordinada con los Sistemas de Organización Administrativa y de
Presupuesto, determinará el número y atribuciones específicas de éstos y el
presupuesto asignado para este fin. Estos funcionarios no están sujetos a las
disposiciones relativas a la Carrera Administrativa del presente Estatuto.
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DECRETO SUPREMO 25749 - ARTÍCULO 12° (CLASES DE SERVIDORES)
Entre los servidores públicos se distinguen:
a) Funcionarios Electos: El Presidente y Vicepresidente de la República, Diputados y
Senadores, Alcaldes, Concejales y Agentes Municipales son elegidos en votación
universal, directa, libre y secreta por el periodo que establece la Constitución
Política del Estado.
b) Funcionarios Designados: Son funcionarios designados los Ministros de Estado,
nombrados por el Presidente de la República mediante Decreto Presidencial, los
Viceministros y los Directores Generales y los Directores de los Servicios Nacionales
nombrados por Resolución Suprema. De igual manera los Prefectos, que son
nombrados directamente por el Presidente de la República y los Subprefectos y
Corregidores, que se subordinan al Prefecto.
El Fiscal General de la República, Contralor General de la República,
Superintendentes y Presidentes de las entidades autónomas, autárquicas y
descentralizadas en los cuales tiene intervención el Estado, así como los
funcionarios diplomáticos y consulares.
También son funcionarios designados los Ministros, Vocales y Jueces del Poder
Judicial, los Magistrados del Tribunal Constitucional y los Consejeros de la
Judicatura, elegidos de acuerdo a la Constitución Política del Estado, Ley de
Organización Judicial, Ley del Tribunal Constitucional y la Ley del Consejo de la
Judicatura.
c) Funcionarios de Libre Nombramiento: Son aquellas personas designadas por la
máxima autoridad ejecutiva de una entidad pública para realizar funciones
administrativos y técnico especializadas para los funcionarios electos y designados,
sus atribuciones y el presupuesto asignado, serán determinados por el Sistema de
Administración de Personal en forma coordinada con los Sistemas de Organización
Administrativa y de Presupuesto.
Son funcionarios de libre nombramiento los Asesores Generales, los Coordinadores
Generales, Jefes de Gabinete, Oficiales Mayores, Secretarios Privados, Ayudantes y
personal de confianza nombrados por la máxima autoridad ejecutiva y el personal
nombrado directamente por el Presidente de la República.
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Con relación a PEP’s que son servidores públicos, la Resolución UIF/DIR/001/2008,
recomienda que para fines de actualización y depuración, se tenga en cuenta el cómputo
de la Prescripción del delito de Legitimación de Ganancias Ilícitas, que es de ocho años,
conforme determina el artículo 29, número 1, del Código de Procedimiento Penal.
Código de Procedimiento Penal Ley Nº 1970
Artículo 29º.- (Prescripción de la acción)
La acción penal prescribe:
1. En ocho años, para los delitos que tengan señalada una pena privativa de libertad
cuyo máximo legal sea de seis o más de seis años;
2. En cinco años, para los que tengan señaladas penas privativas de libertad cuyo máximo
legal sea menor de seis y mayor de dos años;
3. En tres años, para los demás delitos sancionados con penas privativas de libertad; y,
4. En dos años para los delitos sancionados con penas no privativas de libertad.
Artículo 29 Bis. (Imprescriptibilidad)
De conformidad con el Articulo 112 de la Constitución Política del Estado, los delitos
cometidos por servidoras o servidores públicos que atenten contra el patrimonio del
Estado y causen grave daño económico, son imprescriptibles y no admiten régimen de
inmunidad.
Asimismo el concepto personas PEP puede alcanzar también, a personas expuestas
públicamente, que hubieran alcanzado fama y notoriedad en actividades científicas,
profesionales, artísticas, culturales, deportivas y otras.
La relación de trabajo con PEP’s corruptos que utilicen nuestros servicios, puede provocar
un daño significativo a la reputación de la empresa, generando además la desconfianza
del público en general. Por tales motivos se deberá disponer de información suficiente
acerca de un nuevo Cliente, y cotejar toda la información pública disponible para
establecer si el mismo es o no un PEP.
Consultores de Seguros S.A. utilizará como herramienta de apoyo en este proceso, una
base de datos para la revisión y actualización que contenga los PEP´s (En adelante “lista
PEP´s”), mismo que contiene los siguientes datos:
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Listado PEP FIC-PEP-001
Lugar y fecha
Nombre completo
Número de cédula de identidad y extensión
Ciudad y País
Cargo u ocupación
Antigüedad de cargo
Funciones que desempeña
Tipo de Funcionario
o Electo
o Designado
o De libre nombramiento
En caso de aceptarse como Tomador o Asegurado alguna persona, pública o políticamente
expuesta, el Funcionario Responsable comunicará este hecho a la UIF de acuerdo a la
normativa vigente.
c. Gestión del Riesgo
c1. Clientes Potenciales Corporativos
Para evitar que a través de nuestra intermediación de seguros se produzca la Legitimación
de Ganancias Ilícitas, Financiamiento del Terrorismo y/o Delitos Precedentes, toda
solicitud previa al proceso de cotización, se debe contar con la aprobación previa al
proceso de suscripción de una póliza, por parte del Comité Gerencial UIF, de los casos que
tengan las siguientes características:
Clientes no residentes: Potenciales Asegurados o Tomadores de Seguro que no
residen en el país.
Operaciones complejas, inusuales o sin propósito económico o lícito aparente.
Por ejemplo, casos en los que no exista interés asegurable demostrado o casos en
los que por la naturaleza de la actividad del potencial asegurado, no se evidencie
un ingreso consistente con dicha actividad.
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Clientes que no actúen por cuenta propia. Se refiere a los casos en los que exista
Tomadores de Seguro personas jurídicas o personas naturales.
Contratos a favor de fundaciones, otras entidades de beneficencia y
Organizaciones sin fines de lucro.
Donaciones. Corresponden a casos en los que el Asegurado declara que el pago de
la prima proviene de donaciones.
Para efecto de realizar la Gestión de Riesgo en Clientes Potenciales, se establece al Área
Comercial como responsable para monitorear los casos antes citados y otros movimientos
inusuales de Clientes potenciales, debiendo reportar estos casos al Funcionario
Responsable, para que éste ponga los casos a consideración del Comité Gerencial UIF y
este Comité a su vez determine las acciones a seguir incluyendo la calificación de dichos
casos como sospechosos cuando corresponda.
c2. Clientes ya existentes
Cuando se trate de clientes con contratos en vigencia, se deberán considerar como
factores de riesgo:
Operaciones no acordes al perfil. Cuando se realicen modificaciones en las
condiciones particulares o especiales de una póliza individual, el personal del Área
de Operaciones debe solicitar, en forma previa, la actualización de datos del
Asegurado, registrados en el Formulario de Identificación del Cliente según
corresponda. El personal de Operaciones debe cotejar la información del
mencionado formulario con la registrada en el file de la póliza. En caso que se
evidencien cambios relevantes en su actividad laboral o económica principal, se
debe reportar al Funcionario Responsable para que este ponga en consideración
del Comité Gerencial UIF.
Si la documentación del cliente cambia sustancialmente. Cuando el Asegurado
solicite cambios en sus datos, el personal del Área de Operaciones debe solicitar,
en forma previa, la actualización de datos del Asegurado. En caso que se
evidencien cambios relevantes, se debe reportar al Funcionario Responsable para
que este ponga en consideración del Comité Gerencial UIF.
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Se produce un cambio importante en el contrato. Cuando se realicen
modificaciones referidas a incrementos de más del 50% en el valor asegurado
original o cambio de beneficiarios sin interés asegurable demostrado, el personal
del Área de Operaciones, en forma previa a la emisión de los anexos
correspondientes, debe reportar al Funcionario Responsable para que este ponga
en consideración del Comité Gerencial UIF, la aprobación de cambio de la póliza.
El personal de la Compañía se da cuenta que carece de suficiente información
sobre el cliente que ya existe. Cuando se realice un proceso interno y que al
ejecutar el mismo se evidencia que el archivo de la póliza no cuenta con la
información suficiente, establecida en el presente Manual, los funcionarios de las
áreas que realizan este proceso interno, deben reportar a su inmediato superior,
quien será responsable de hacer todas las gestiones posibles para obtener la
información faltante que corresponda.
Las gestiones para conseguir la información faltante, deben realizarse mediante nota
escrita para obtener la constancia de recepción, por parte del Asegurado, de la solicitud
de información.
c3. Verificación de clientes
Para la vinculación de un nuevo Cliente, se deberán verificar los antecedentes del Cliente y
de sus representantes legales, si se tratase de un cliente persona jurídica.
Cruce con las listas de OFAC y ONU. Se cruza al Cliente y sus representantes legales,
en el caso de personas jurídicas con las listas de terroristas y/u organizaciones
terroristas que publica las Naciones Unidas (ONU) y la Office of Foreign Assets Control
(OFAC), entre otras. Esta verificación se efectúa a través de las siguientes direcciones
en internet:
o http://sdnsearch.ofac.treas.gov/
o http://www.treasury.gov/about/organizational-structure/offices/Pages/Office-of-
Foreign-Assets-Control.aspx
Cuando, como resultado del cruce contra las listas de OFAC y ONU, se detectan
coincidencias en el nombre del potencial cliente (persona física o jurídica) u otros sujetos
involucrados en la operación en cuestión (representantes, beneficiarios económicos), se
deberá obtener información adicional que permita descartar o confirmar si dichas
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personas o entidades se encuentran incluidas en las listas de referencia (nombre
completo, datos de referencia, fecha de nacimiento entre otras).
Si con la información adicional obtenida, continúa siendo dudosa la pertenencia de la
persona o entidad a alguna de las listas mencionadas o incluso se confirma su inclusión, la
transacción no debe efectuarse y se deberá dar inmediato aviso al Funcionario
Responsable a efectos de dar inicio al procedimiento previsto para el reporte de
operaciones sospechosas.
d. Diligencia Debida Continua
Los funcionarios de Consultores de Seguros S.A., deben llevar una diligencia debida
continua sobre la relación comercial, principalmente con los clientes y operaciones
señalados en el punto anterior. La Diligencia Debida Continua también será ejecutada por
el Comité Gerencial UIF, quien tiene la función de revisar y cuando corresponda aprobar
las operaciones señaladas en el punto anterior, para asegurar que las operaciones que se
están realizando correspondan con el conocimiento que se tiene sobre el cliente, los
negocios de éste, el perfil de riesgo y donde sea necesario, sobre la fuente de los fondos.
e. Información Actualizada
Los funcionarios de Consultores de Seguros S.A., deben asegurarse que los documentos,
datos o información recopilada bajo el proceso de Debida Diligencia Continua, se
mantengan actualizados y sean fidedignos, a través de procedimientos de revisión y
actualización de información de Clientes.
f. Intercambio de Información entre Oficina Central y Sucursales
Se ha establecido una Base de Datos, centralizada en Oficina Central, de Personas
Expuestas Pública o Políticamente, a la que tiene acceso el personal asignado en cada
Oficina Regional de Consultores de Seguros S.A. Asimismo, se ha conformado el Comité
Gerencial UIF con base en Oficina Central para revisar y aprobar los casos presentados a
nivel nacional.
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g. Clientes y Operaciones Indirectas
En operaciones que no son “Cara a Cara”, es decir, operaciones donde exista un Tomador
de Seguro, la identificación del Asegurado debe realizarse de acuerdo a lo establecido en
el presente Manual Interno de Procedimientos.
XI. POLÍTICA CONOZCA A SU EMPLEADO
Consultores de Seguros S.A., ha adoptado una serie de medidas tendientes a lograr un alto
nivel de integridad del personal, así como la adhesión a los principios y valores
institucionales.
11.1 Incorporación de nuevo personal
En la etapa de reclutamiento del personal, deberán realizarse los mayores esfuerzos para
corroborar la información aportada por los postulantes.
Al incorporar un nuevo funcionario deberá entregársele una copia del Reglamento Interno
CONSEGSA y del presente Manual Interno (en medio magnético o físico).
Asimismo, Consultores de Seguros S.A. en el artículo 8º del Reglamento Interno, establece
los siguientes requisitos de contratación, que deben cumplirse a cabalidad para poder
empezar la relación laboral de dependencia.
Reglamento Interno CONSEGSA Artículo 8. Requisitos de contratación
Para ser admitido como “EL (LA) TRABAJADOR (A)”permanente o eventual, es
indispensable el cumplimiento de los siguientes requisitos:
a) Acreditar capacidad profesional, civil y moral para el desempeño del cargo requerido
por “LA EMPRESA”.
b) Tener certificado médico, sin perjuicio que cuando así lo disponga la Gerencia, “ EL (LA)
TRABAJADOR (A)”se someta al examen médico adicional que de acuerdo a las
condiciones, “LA EMPRESA” estime conveniente, reservándose la facultad de suspender
temporal o definitivamente, a “ EL (LA) TRABAJADOR (A)”por el período de tiempo que
estime conveniente en caso de que de acuerdo al señalado examen médico, la seguridad,
higiene, protección e interés del servicio público así lo requiera.
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c) Presentar Hoja de Vida (Curriculum Vitae), debidamente actualizada y documentada,
acreditando su identidad personal, estado civil, domicilio, formación básica y profesional,
experiencia laboral cuatro fotografías recientes a color.
d) Presentar la garantía que requiera “LA EMPRESA” para ocupar cargos donde se
manejan fondos u otros bienes.
e) Presentar certificado de antecedentes penales de no haber sido condenado por delitos
comunes ni tener cargos pendientes por uso o manejo indebido de fondos.
f) No haber sido despedido de anteriores cargos dentro de “LA EMPRESA”.
g) Aprobar los requisitos mínimos establecidos por el manual de calificación de cargos de
“LA EMPRESA”.
h) Haber vencido los exámenes y pruebas previstos a satisfacción de “LA EMPRESA”.
i) En caso necesario presentar título profesional, diplomas, certificados de estudios y/o de
inscripción a entidades profesionales, según corresponda.
j) Identificar dirección y domicilio actualizado, incluyendo un croquis descriptivo.
k) Presentar declaración jurada de grado de parentesco con algún empleado y/o
funcionario de “LA EMPRESA” cuando corresponda.
l) En el caso de postulantes extranjeros, presentar la documentación actualizada
correspondiente que acredite su permiso de residencia en el país y su respectiva
autorización para desempeñar trabajos remunerados en Bolivia.
El Funcionario Responsable, deberá informar al nuevo funcionario respecto de las
políticas, procedimientos y controles internos en materia de prevención, que atañen al
puesto a ocupar, así como brindarle la capacitación, acorde a dicho puesto, sobre
prevención de lavado de activos y financiación del terrorismo.
11.2 Evaluación del Personal
El Funcionario Responsable, en coordinación con los Gerentes Nacionales, deberá efectuar
una evaluación general de los funcionarios con el objetivo de detectar cambios relevantes
en el comportamiento de los mismos que, constituyan una señal de alerta o una situación
que requiera un seguimiento posterior.
Se citan a modo de ejemplo situaciones típicas, tales como:
- Variaciones abruptas en el nivel de vida.
- Estilos de vida o posibilidades financieras que no se correspondan con el nivel
salarial, de ingresos, patrimonial o de endeudamiento.
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- Renuencia injustificada a gozar vacaciones.
- Empleados que impiden que otros compañeros de trabajo atiendan a
determinados clientes.
- Recibo de regalos o atenciones de clientes de manera reiterada y sospechosa.
Esta evaluación deberá efectuarse una vez al año o toda vez que ocurran circunstancias
que así lo ameriten. Los resultados de la misma deberán documentarse de manera
adecuada e incorporarse al file del empleado.
11.3 Carpeta del empleado
Consultores de Seguros S.A., mantiene, para cada uno de sus empleados, una carpeta
donde documenta la información obtenida al inicio de la relación laboral, la capacitación
recibida, así como cualquier hecho relevante ocurrido a lo largo de la relación laboral.
Asimismo, se asentarán las sanciones aplicadas al empleado, en caso de corresponder.
La carpeta del empleado, tendrá el siguiente contenido:
- Curriculum Vitae (actualizado y documentado)
- Antecedentes laborales y/o personales
- Fotocopia del documento de identidad
- Croquis domiciliario
- Certificado de Nacimiento Original
- Certificado de antecedentes policiales
- Fotocopia de la Cédula de identidad de un garante
- Certificado de Trabajo de un Garante Personal
- Carta de referencia personal
- Croquis domiciliario de un garante
- Constancia de recepción por parte del empleado del presente Manual Interno
- Constancia de recepción del Reglamento Interno
- Constancia de la capacitación recibida por el empleado, en caso de
corresponder
XII. PERFIL DEL CLIENTE
El perfil de la Actividad del Asegurado se basará en las evaluaciones de los Formularios
señalados en el presente Manual Interno de Procedimientos.
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XIII. REGISTRO DE OPERACIONES DE SEGUROS
Consultores de Seguros S.A. mantiene registros de las operaciones de seguro de los
clientes y beneficiarios económicos en su Base de Datos, mismos que a requerimiento de
la Unidad de Investigaciones Financieras UIF se pondrán a su disposición.
Consultores de Seguros S.A. debe conservar las pólizas, documentos complementarios y
documentos relativos a la identidad de sus clientes, debidamente custodiados en los
diferentes archivos a nivel nacional.
XIV. OBLIGACIÓN DE INFORMAR
Las Áreas Comercial y de Operaciones, tienen el deber de informar al Funcionario
Responsable, mediante correo electrónico, con copia a los miembros del Comité Gerencial
UIF, de todas las operaciones sin límite de monto, de aquellas personas, naturales o
jurídicas, que se rehúsen o nieguen a dar información o documentación requerida. El
Funcionario Responsable pondrá en consideración del Comité Gerencial UIF estos casos.
Asimismo, las Áreas Comercial y de Operaciones deben informar al Funcionario
Responsable, mediante correo electrónico, con copia a los miembros del Comité Gerencial
UIF, los casos en los que no es posible la verificación de la procedencia de los recursos
financieros. El Funcionario Responsable pondrá en consideración del Comité Gerencial UIF
estos casos.
En cuanto a aquellas operaciones iguales o por encima del umbral de $us. 5.000.- CINCO
MIL 00/100 DOLARES AMERICANOS), o para pago de Siniestros iguales o mayores a $us.
10.000.- (DIEZ MIL 00/100 DOLARES AMERICANOS), o su equivalente en moneda nacional
u otra moneda, el Funcionario Responsable deberá remitir los Formularios PCC - 04 a la
UIF, cada 15 de cada mes.
XV. PLAZO
Al haberse normado que las actuaciones de la Unidad de Investigaciones Financieras son
de carácter administrativo, y que se realizarán en días hábiles administrativos, cuando el
último día del plazo para entregar información a dicha entidad, sea inhábil, se podrá
entregar dicha información al primer día hábil siguiente, salvo especificación técnica en la
solicitud de información que realice dicha entidad.
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XVI. OBLIGACIÓN DE ACTUAR
Las Áreas Comercial y de Operaciones y las Gerencias Regionales de Consultores de
Seguros S.A., tienen el deber de informar al Funcionario Responsable, mediante correo
electrónico, con copia a los miembros del Comité Gerencial UIF, cualquier operación
inusual de las características detalladas a continuación, mismas que se basan en los
Artículos 14 y 16 del Manual de Procedimientos Operativos para la Prevención, Detección,
Control y Reporte de Legitimación de Ganancias Ilícitas, Financiamiento del Terrorismo y/o
Delitos Precedente para el Sistema Financiero y Servicios Auxiliares, especialmente en los
siguientes casos:
a. Con asegurados, tomadores o beneficiarios que eviten todo contacto con
funcionarios de Consultores de Seguros S.A.
b. Con asegurados, tomadores o beneficiarios que se muestren renuentes a facilitar
su identificación, o presentan para ello documentos que no son verificables de
inmediato o se resisten a facilitar otra documentación solicitada.
c. Con asegurados, tomadores o beneficiarios sobre los que Consultores de Seguros
S.A. tiene conocimiento o información en sentido de que se siguen sobre ellos
investigaciones o están implicados en procesos judiciales en curso, relacionados
con la Legitimación de Ganancias Ilícitas, Financiamiento del Terrorismo y/o
Delitos Precedentes.
d. Cuando se tenga conocimiento que se ha producido una pluralidad de seguros, es
decir el hecho que por cualquier medio el tomador o asegurado ha contratado
pólizas sobre una misma persona en dos o más entidades aseguradoras, por
montos significativos.
e. Cuando Consultores de Seguros S.A. realice operaciones provenientes o con
destino a países clasificados como paraísos fiscales.
En los casos anteriores, los funcionarios de las áreas antes citadas deberán pedir por
escrito, información adicional al cliente sobre el origen y destino de los fondos así como
también sobre el objeto de la operación e identidad del Beneficiario Económico, y requerir
respuesta por escrito a esta solicitud. Una vez obtenida esta información adicional, se
debe remitir la misma al Funcionario Responsable, quien a su vez pondrá en consideración
del Comité Gerencial UIF para la calificación de dicha solicitud como sospechosa en los
casos que correspondan.
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XVII. PREVENCIÓN, DETECCIÓN Y REPORTE DE OPERACIONES SOSPECHOSAS
El personal de Consultores de Seguros S.A. deberá proceder bajo los siguientes
parámetros en la prevención, control, detección y reporte de Legitimación de Ganancias
Ilícitas, Financiamiento del Terrorismo y/o Delitos Precedentes.
Considerando que la prevención se establece como las acciones previas y necesarias que
debe asumir Consultores de Seguros S.A. para evitar la Legitimación de Ganancias Ilícitas,
Financiamiento del Terrorismo y/o Delitos Precedentes y la detección es el conjunto de
medidas tendientes a revelar y descubrir posibles actos que buscan dicha Legitimación, se
establecen los siguientes lineamientos para la solicitud de emisión de Pólizas de Seguros:
17.1 Conocimiento del Manual Interno de Procedimientos
Todo el personal en Consultores de Seguros S.A. debe tener conocimiento del presente
Manual Interno de Procedimientos que contiene la normativa en vigencia relacionada con
la Prevención, Control y Detección de Legitimación de Ganancias Ilícitas, Financiamiento
del Terrorismo y/o Delitos Precedentes. El Funcionario Responsable, debe realizar
capacitaciones al personal en forma periódica.
17.2 Entrega del Manual Interno de Procedimientos
Todo personal nuevo que ingresa a Consultores de Seguros S.A. debe recibir el presente
Manual Interno de Procedimientos que contiene la normativa en vigencia relacionada con
la Prevención, Control y Detección de Legitimación de Ganancias Ilícitas, Financiamiento
del Terrorismo y/o Delitos Precedentes, como parte del proceso de inducción.
17.3 Base de Datos
Consultores de Seguros S.A. cuenta con una Base de Datos de consulta de:
Personas Políticamente Expuestas – po, y
Personas Públicamente Expuestas - pu
Esta Base de Datos debe ser actualizada en forma mensual.
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17.4 Verificación de la Base de Datos
El Personal autorizado, a nivel nacional, para realizar consultas en la Base de Datos sobre
Personas Políticamente Expuestas – po y Personas Públicamente Expuestas – pu, es el
siguiente:
Oficina Central:
Funcionario Responsable
Gerente Nacional Comercial
Sucursales Santa Cruz - Sucre:
Gerencia Regional
Sucursales Cochabamba - Tarija:
Subgerencia Regional
17.5 Reporte
El Funcionario Responsable tiene el deber de reportar las operaciones calificadas como
sospechosas, por el Comité Gerencial UIF, vinculadas a la Legitimación de Ganancias
Ilícitas, Financiamiento del Terrorismo y/o Delitos Precedentes, a la Unidad de
Investigaciones Financieras - UIF, en el Formulario Reporte de Operaciones Sospechosas
– 01 (ROS-01), en el plazo de 48 horas de haberse calificado la operación como
sospechosa, por parte del Comité Gerencial UIF, cumpliendo los siguientes parámetros:
a. Adjuntar al Formulario ROS-01 los antecedentes y toda la documentación de
respaldo.
b. Mientras se espere instrucciones por parte de la UIF, Consultores de Seguros S.A.
debe mantener relaciones comerciales con el cliente y efectuar el seguimiento de
las operaciones del mismo, su apoderado, tutor, Beneficiario Económico u otra
persona mediante la cual se estén realizando las operaciones en Consultores de
Seguros S.A., a objeto de que se continúe proporcionando información que pueda
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requerir la UIF o la que Consultores de Seguros S.A. considere necesaria
proporcionar, aún sin previo requerimiento de la UIF.
c. En todas estas actuaciones Consultores de Seguros S.A., mediante el Funcionario
Responsable o el personal que atiende al cliente, mantendrá en reserva cualquier
información del mismo, con relación al reporte de la operación sospechosa u otra
situación que permita al cliente tomar conocimiento de este hecho, bajo su
responsabilidad.
17.6 Descripción de procesos para la Identificación, Prevención y Reporte de
Operaciones Sospechosas
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Prevención, Detección y Reporte de Operaciones Sospechosas – Información clientes nuevos o actualización de datos
De
man
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asta
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pu
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8 h
rs
Documento ActividadResponsableFlujo
INICIO
Solicitud o actualización de datos de clientes nuevos o actuales – Llenado de
Formularios
FIC-PN-001FIC-PN-002FIC-PJ-001
PCC-04
Por cuenta de un tercero
Solicitud o actualización de datos de beneficiarios económicos – Llenado de
Formularios
FBE-PN-001FBE-PJ-001
El cliente facilita todos los datos requeridos
Enviar notas formales a través de cartas, para solicitar información faltante
Cartas firmadas GNC o GNO
Información completa
Notificar al Funcionario Responsable sobre Problemas en la identificación,
verificación o renuencia para completar la información requerida en formularios
1. Al momento de establecer relaciones comerciales con nuevos clientes, se solicita llenar los formularios según corresponda Persona Natural o Jurídica, de acuerdo al monto de la prima a pagar.De Igual manera, en el momento de actualización de información, el analista de operaciones, debe llenar el formulario con aquellos cambios para identificar al cliente.
2. Si la suscripción de la póliza es a cuenta de un tercero, se debe identificar al Beneficiario Económico según formulario aplicable, para Persona Natural o Jurídica.
4. Si el cliente se encuentra renuente a otorgar o facilitar la información necesaria, se debe solicitar de manera escrita formal, a través de cartas, para completar con el procedimiento de identificación de clientes.
5. Si se realizaron todos los mecanismos para completar la información, y ésta no ha sido completada o verificada, puede tratarse de una alerta de operación sospechosa.
6. Se envía al Funcionario Responsable, a través de mail, un informe documentados, de antecedentes cronológicos de todas las gestiones que se realizaron para cumplir con la debida diligencia de conocimiento del cliente.
El Funcionario Responsable recibe el Informe y pone a conocimiento del
Comité Gerencial UIF
7. El Funcionario Responsable junto con el Comité de Cumplimiento Gerencial UIF, establece si las transacciones informadas, corresponden a una transacción sospechosa, a partir de la información recibida. De no corresponder a una transacción sospechosa, se archiva la documentación.
Se trata de una operación sospechosa
Registro y Archivo de Formulario
Identificación de Clientes
Se envía el Reporte de Operaciones
Sospechosas a la UIF
E-mail interno, con cartas de respaldo
Informe de Comité Gerencial UIF
8. Si la transacción o si existe prueba suficiente de que la actividad u operación del cliente, recae en operaciones sospechosas, se seguirá el procedimiento de Reporte de operaciones Sospechosas, con el llenado del formulario ROS-01, junto con toda la documentación de respaldo, y enviar a la UIF en un plazo máximo de 48 horas de haberse calificado la operación como sospechosa.
9. Mientras se espera instrucciones de la UIF, se debe mantener relaciones comerciales con el cliente, a objeto de proporcionar información para coadyuvar a la investigación de la UIF
FIN
Formulario ROS-01
ANALISTA COMERCIAL / DE
OPERACIONES
ANALISTA COMERCIAL / DE
OPERACIONES
ANALISTA COMERCIAL / DE
OPERACIONES
ANALISTA COMERCIAL / DE
OPERACIONES
FUNCIONARIO RESPONSABLE /
COMITÉ GERENCIAL UIF
FUNCIONARIO RESPONSABLE
SINO
NO
SI
NOSI
3. Si se logra completar toda la información requerida en los Formularios de Identificación de clientes y Formulario de Beneficiario Económico, se procede al archivo de los mismos, junto con la información del cliente.
NO
SI
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Prevención, Detección y Reporte de Operaciones Sospechosas – Registro y control Personas Políticamente o Públicamente Expuestas (PEP’s)
ActividadResponsableDocumentoFlujo
5. Se debe enviar a la UIF, de manera mensual, los listados actualizados de las personas PEP.
Arhivo
4. El listado PEP a través del FIC-PEP-001 debe ser actualizado y llevado a una base de datos, para consulta del Funcionario Responsable o miembros del Comité Gerencial UIF
1. Identificar clientes que reúnen el perfil de una Persona Pública o Políticamente Expuesta.
2. Llenar los formularios que correspondan.Para identificar a este tipo de clientes, recuerde revisar el Manual referido a los PEP’s con relación a la Ley 2027 y al D.S.25749
Identificación de Clientes PEP
Se trata de una operación sospechosa
Autorización y conocimiento del Comité Gerencial UIF
Mantener actualizado el listado PEP
INICIO
3. Se debe revisar la información del cliente y el registro en el listado PEP, para la autorización del Comité Gerencial de Cumplimiento UIF.
Como parte del sistema de prevención de Legitimación de Ganancias ilícitas, se tiene la obligación de evaluar la aceptación como cliente de una persona PEP. Debe ser aplicada a nivel nacional y para todo tipo de servicios ofrecidos, independientemente del monto de la prima de la póliza a suscribir.
6. Si la transacción o si existe prueba suficiente de que la actividad u operación del cliente PEP, recae en operaciones sospechosas, se seguirá el procedimiento de Reporte de operaciones Sospechosas, con el llenado del formulario ROS-01, junto con toda la documentación de respaldo, y enviar a la UIF en un plazo máximo de 48 horas de haberse calificado la operación como sospechosa.
7. Mientras se espera instrucciones de la UIF, se debe mantener relaciones comerciales con el cliente, a objeto de proporcionar información para coadyuvar a la investigación de la UIF
Enviar el Reporte de Operaciones
Sospechosas a la UIF
FIN
Formulario ROS-01
FIC-PN-001FIC-PN-002
PCC-04FIC-PEP-001
Envío de listados actualizados a la UIF
Revisión y análisis de posibles operaciones sospechosas a partir de
clientes PEP
Listado PEP Base de Datos
ANALISTA COMERCIAL / DE
OPERACIONES
COMITÉ GERENCIAL UIF
ANALISTA DE OPERACIONES
FUNCIONARIO RESPONSABLE
FUNCIONARIO RESPONSABLE /
COMITÉ GERENCIAL UIF
FUNCIONARIO RESPONSABLE
SINO
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Prevención, Detección y Reporte de Operaciones Sospechosas – Registro en Formulario PCC-04 Primas Mayores a USD 5.000 o Pago de Siniestros Mayores a USD 10.000
ActividadResponsableDocumentoFlujo
1. Llenar el formulario PCC-04 para pago de primas mayores o iguales a USD 5.000 o para pago de siniestros mayores o iguales a USD 10.000.
Se deberá tomar en cuenta lo siguiente:
- No deje ningún campo sin llenar.- La información registrada en cada uno de los campos, principalmente a los referidos a la información del nivel de ingresos, lugar y cargo de trabajo y antigüedad del cargo, deben guardar relación entre si, aspecto que permitirá identificar si las operaciones que se pretende realizar, corresponden a la actividad económica declarada.- Cualquier omisión de los campos a llenar, será pasible a sanciones según corresponda.
Listado y copias PCC-04
PCC-04Clientes potenciales o actualización de
información
Envío de Formularios PCC-04
Arhivo
INICIO
FIN
2. Antes de enviar los formularios PCC-04, es responsabilidad de la Gerencia Comercial o de Operaciones según corresponda, la revisión del llenado completo del formulario.
3. Las compañías aseguradoras son habitualmente las que requieren el llenado de estos formularios, por tanto se debe enviar una copia de los formularios según corresponda, de manera mensual, documentando los formulario originales en el área de archivo por file de cliente.
ANALISTA COMERCIAL / DE
OPERACIONES
FUNCIONARIO RESPONSABLE
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Prevención, Detección y Reporte de Operaciones Sospechosas – Causales especiales
ActividadResponsableDocumentoFlujo
2. Si el cliente se encuentra renuente a otorgar o facilitar la información necesaria, se debe solicitar de manera escrita formal, a través de cartas, para completar con el procedimiento de identificación de clientes.
1. Al momento de establecer relaciones comerciales con nuevos clientes o se está elaborando la actualización de información con los clientes vigentes, se debe considerar si recae sobre los siguientes casos para un mayor análisis, por parte del Comité Gerencial UIF.
INICIO
Formulario ROS-01
3. Se envía al Funcionario Responsable, a través de mail, un informe documentado, de problemas que pudieran ocurrir o alertas para clientes nuevos o vigentes.
Cartas firmadas GNC o GNO
Revisión y análisis Comité Gerencial UIF
E-mail interno, con cartas de respaldo
Se trata de una operación sospechosa
4. El Funcionario Responsable junto con el Comité de Cumplimiento Gerencial UIF, establece si las transacciones informadas, corresponden a una transacción sospechosa, a partir de la información recibida. De no corresponder a una transacción sospechosa, se archiva la documentación.
Arhivo
5. Si la transacción o si existe prueba suficiente de que la actividad u operación del cliente, recae en operaciones sospechosas, se seguirá el procedimiento de Reporte de operaciones Sospechosas, con el llenado del formulario ROS-01, junto con toda la documentación de respaldo, y enviar a la UIF en un plazo máximo de 48 horas de haberse calificado la operación como sospechosa.
6. Mientras se espera instrucciones de la UIF, se debe mantener relaciones comerciales con el cliente, a objeto de proporcionar información para coadyuvar a la investigación de la UIF
Clientes no residentes
Alertas clientes potenciales
Informe de Comité Gerencial UIF
FBE-PN-001FBE-PJ-001
Enviar el Reporte de Operaciones
Sospechosas a la UIF
Operaciones complejas o
inusuales
Alertas clientes ya existentes
Clientes que no actúen por
cuenta propia
Fundaciones ONGs
Información insuficiente
La información cambia
sustancialmente
Cambios importantes durante los contratos
Operaciones no acordes al perfil
FIN
ANALISTA COMERCIAL
ANALISTA DE OPERACIONES
COMITÉ GERENCIAL UIF
FUNCIONARIO RESPONSABLE
SINO
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XVIII. CODIFICACIÓN Y ABREVIATURA DEL CONTROL INTERNO
Consultores de Seguros S.A., a través del Funcionario Responsable, aplicará en la
documentación remitida y Base de Datos, los códigos de identificación y abreviatura
asignados por la Autoridad de Fiscalización y Control de Pensiones y Seguros (APS) y la
Autoridad de Supervisión del Sistema Financiero (ASFI), según corresponda.
XIX. INFORMES SEMESTRALES DE AUDITORÍA
Los informes semestrales de Auditoría Interna establecidos en el Artículo 34 del Decreto
Supremo 24771 deben cumplir las siguientes condiciones:
a. Estar incluidos dentro del programa operativo anual, la Auditoría Interna
conjuntamente las revisiones y evaluaciones.
b. Ser elaborados al 30 de junio y 31 de diciembre de cada año y ser enviados a la UIF
hasta el 20 de Julio y 20 de enero de cada año según corresponda, conjuntamente
una copia legalizada de la parte pertinente del Acta de la reunión de Directorio que
tomó conocimiento de dicha información.
XX. AUDITORÍA EXTERNA
En cumplimiento al numeral 9 del artículo 18 del Decreto Supremo 24771, la UIF a través
de la Autoridad de Fiscalización y Control de Pensiones y Seguros (APS), podrá solicitar la
realización de auditorías externas para verificar el cumplimiento de las obligaciones
atribuidas a Consultores de Seguros S.A., cuando así lo determine.
XXI. CAPACITACIÓN
Los programas de capacitación sobre Prevención, Control y Detección de Legitimación de
Ganancias Ilícitas, Financiamiento del Terrorismo y/o Delitos Precedentes deben ser parte
de una programación anual, misma que el Funcionario Responsable debe presentar a la
Gerencia General, al inicio de cada gestión.
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Asimismo, el Funcionario Responsable debe realizar capacitaciones al personal de
Consultores de Seguros S.A. con la regularidad que se requiera, considerando un mínimo
de una capacitación por semestre.
XXII. DIFUSIÓN
El Funcionario Responsable de Consultores de Seguros S.A., debe difundir a los empleados
las normas sobre Legitimación de Ganancias Ilícitas, Financiamiento del Terrorismo y/o
Delitos Precedentes, establecidas en el Marco Normativo mencionado en el presente
Manual Interno de Procedimientos y toda otra normativa que se emita sobre el tema.
XXIII. RESPONSABILIDAD Y SANCIONES
Confidencialidad y Reserva
Los funcionarios de Consultores de Seguros S.A. no podrán revelar la información que
llegue a su conocimiento en el desempeño de sus funciones, salvo orden judicial
motivada, expedida por la autoridad competente dentro de proceso formal y de manera
expresa, vinculado a la Legitimación de Ganancias Ilícitas, Financiamiento del Terrorismo
y/o Delitos Precedentes.
Toda información proporcionada por la Unidad de Investigaciones Financieras, tiene
carácter confidencial en su tratamiento, la revelación por algún funcionario de
Consultores de Seguros S.A. será sancionada de conformidad a lo previsto por el Decreto
Supremo No. 910, detallado en el presente Manual Interno de Procedimientos.
Responsabilidad del Personal de Consultores de Seguros S.A.
El incumplimiento a las obligaciones señaladas en el presente Manual Interno de
Procedimientos, generará responsabilidades a Consultores de Seguros S.A., sus Directores,
Gerentes Nacionales, Funcionario Responsable, Gerentes Regionales, Subgerentes, Jefes y
todo el personal que incumpla con lo establecido en el presente Manual Interno de
Procedimientos, pudiendo ser objeto de sanción de acuerdo a lo previsto en el Decreto
Supremo No. 910 y Decreto Supremo No. 24771.
El cumplimiento de la presente Manual Interno de Procedimientos es responsabilidad del
personal de Consultores de Seguros S.A. involucrado.
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ANEXOS
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ANEXO I – FORMULARIO DE IDENTIFICACIÓN DE CLIENTES –PERSONA NATURAL PRIMAS
MAYORES A O IGUALES A $US 5.000.- FIC-PN-001
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ANEXO II – FORMULARIO DE IDENTIFICACIÓN DE CLIENTES –PERSONA NATURAL PRIMAS
MENORES A $US 5.000.- FIC-PN-002
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ANEXO III – FORMULARIO DE IDENTIFICACIÓN DE CLIENTES – PERSONA JURÍDICA FIC-PJ-001
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ANEXO IV – FORMULARIO DE IDENTIFICACIÓN DEL BENEFICIARIO ECONÓMICO PERSONA
NATURAL FBE-PN-001
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ANEXO V – FORMULARIO DE IDENTIFICACIÓN DEL BENEFICIARIO ECONÓMICO PERSONA
JURÍDICA FBE-PJ-001
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ANEXO VI – FORMULARIO PAGO DE SINIESTROS PERSONA NATURAL FPS-PN-001
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ANEXO VII – FORMULARIO PAGO DE SINIESTROS PERSONA JURÍDICA FPS-PJ-001
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ANEXO VIII – FORMULARIO IDENTIFICACIÓN DEL CLIENTE – PERSONA EXPUESTA POLÍTICA O
PÚBLICAMENTE PAGO DE SINIESTROS PERSONA JURÍDICA FPS-PJ-001