2 - MEMORY CONTY

MEMORY COMPUTACIN

MEMORY CONTY - 3

ndiceNDICE 3

INTRODUCCIN A MEMORY CONTYBIENVENIDOInstalacin Importante! Registro

111313 14 14

CARACTERSTICAS DE MEMORY CONTYQu es Memory Conty? La informacin contable a la distancia de un clic Plan de cuentas y asientos Subdiarios y diarios Mayores Balances Estadsticas Centros de costos y presupuestos Estudios contables Estados contables y financieros Declaraciones juradas Conty Plus! * Y adems Prcticamente se instala solo Es muy amigable Es sumamente fcil de usar Formatos de contabilidad estndar Rpido, sencillo, seguro y gil Y adems... Tiene conexin total con Microsoft Office Dispone de claves de acceso seguras Versin disponible para mltiples usuarios

1616 16 16 18 18 18 19 19 19 20 20 20 21 21 21 21 22 22 22 22 22 23

REQUERIMIENTOS DE MEMORY CONTYHardware mnimo requerido Hardware recomendado Requerimientos de software Compatibilidad con redes

2323 23 23 23

POR DNDE COMENZAR?PRIMEROS PASOSMEMORY COMPUTACIN

2527

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INGRESO AL SISTEMAIdentificacin de usuario Identificacin de la Empresa Utilizacin de empresas existentes Creacin de empresas nuevas

2728 28 28 29

USO DE LA AYUDAMoverse entre temas de ayuda Buscar un tema de ayuda Copiar un tema de ayuda Imprimir un tema de ayuda

3031 31 31 32

ABRIR, CREAR Y BORRAR EMPRESASAbrir empresa Crear empresa Borrar empresa

3333 33 33

CARPETAS INFORPIDASQu es una carpeta InfoRpida? Acceso a las carpetas InfoRpidas Seleccin de carpetas InfoRpidas Comandos de Carpetas InfoRpidas Comando Primera ficha Comando Anterior ficha Comando Siguiente ficha Comando ltima ficha Comando Buscar ficha Comando Insertar ficha Comando Borrar ficha Comando Consultar fichas Comando Imprimir Comando Terminar Comandos avanzados de carpetas InfoRpidas Comandos de Seleccin de fichas Comando Copiar fichas Comando Cortar fichas Comando Pegar fichas Comando Copiar contenido Comando Cortar contenido Comando Pegar contenido Comando Ajustar columnas

3434 34 35 35 36 36 36 37 37 38 39 39 40 41 42 42 43 44 44 45 46 46 47

COMO TRABAJAR CON LAS CARPETAS?Cmo moverse entre las fichas Cmo ingresar fichas nuevas Cmo ubicar una ficha MEMORY COMPUTACIN

4949 49 49

MEMORY CONTY - 5

VALIDACIN DE DATOSComandos de la validacin de datos Comando Mostrar Comando Explicar Comando Borrar Comando Imprimir

5151 51 52 52 52

CONFIGURACIN DE EMPRESASCONFIGURACIN DE EMPRESASPropiedades de la empresa Identificacin Datos fiscales Inscripciones Asientos Archivos Captulos Notas

545656 57 57 57 57 61 62 62

DATOS DE LA EMPRESADATOS DE LA EMPRESAMonedas Plan de Cuentas Grupos de Cuentas Impuestos Libros Provincias Clientes y proveedores o Imputacin alternativa Comprobantes Tipos de asiento

646666 67 70 71 73 74 75 77 79

CMO TRABAJAR DIARIAMENTE?INGRESO DE COTIZACIONES Y ASIENTOS COTIZACIONES Y ARBITRAJES ASIENTOSFormato rpido de asientos Datos del asiento Ingreso de asientos en una lnea Ingreso de asientos en ms de una lnea Ingreso de asientos con distintas leyendas o nmeros de asiento Ingreso de asientos con leyendas adicionales Ejemplos de asientos Formato clsico de asientos Moverse entre asientos MEMORY COMPUTACIN

8284 84 8688 88 96 96 97 97 98 102 102

6 - MEMORY CONTY Ingreso de asientos

102

LOTES DE ASIENTOSLotes manuales Lotes Automticos

105105 106

MODELOS DE ASIENTOS COMANDOS AVANZADOS DE ASIENTOSComando Impuestos Comando Seleccionar asientos Comando Integrar modelo de asientos

107 108108 109 110

ASIENTOS AUTOMTICOSAsiento de diferencias de cambio Con respecto a qu moneda se calcula la diferencia de cambio? A qu cuentas se le calcula la diferencia de cambio? Cmo se calcula la diferencia de cambio? Cmo se genera el asiento ? Asiento de Resultados Asientos de cierre y apertura Asiento de cierre Asiento de apertura

112112 113 113 113 113 114 115 116 116

CMO EMITIR LOS INFORMES DE LA EMPRESA?INFORMES EMISIN DE LOS INFORMES OPCIONES DE LOS INFORMESInforme Cuentas Fechas Monedas Importes en Monedas Apertura

118120 121 122122 122 123 123 123 123 124

DESTINO DEL INFORMEInforme por pantalla Comando Ir al asiento Comando Ir al mayor Comando Buscar en el informe Comando Graficar Comando Imprimir Comando Cerrar Comando Actualizar MEMORY COMPUTACIN

125125 125 126 126 127 128 128 128

Guardar y abrir informes Informe por vista previa Informe por impresora Informe a planilla electrnica, base de datos o documento de texto Informe a grfica

MEMORY CONTY - 7 129 130 131 131 132

SUBDIARIOS LIBROS DIARIOS LIBROS MAYORES BALANCES ESTADSTICAS

133 134 135 137 139

CMO TRABAJAR CON CENTROS DE COSTOS Y PRESUPUESTOS? 140CENTROS DE COSTOSDefinicin de costos Reglas de distribucin de costos Asignacin de las reglas de distribucin Imputacin a centros de costos Informes de centros de costos

142142 143 144 145 145

PRESUPUESTOSDefinicin de presupuestos Ingreso de presupuestos Informes presupuestales

147147 149 149

CMO ADMINISTRAR EL ESTUDIO CONTABLE?ESTUDIO CONTABLEOrganismos Calendarios Eventos Empresas Vencimientos Informes de agenda Motivos de legajo Legajo Informe legajos Informe empresas

152154154 155 157 160 161 162 163 163 164 165

CMO CONFIGURAR Y EMITIR LOS ESTADOS CONTABLES?ESTADOS CONTABLESEdicin y creacin de estados contables Configuracin de estados contables MEMORY COMPUTACIN

166168168 169

8 - MEMORY CONTY Estado de situacin Estado de resultados Cuadro de bienes de uso e intangibles Cuadro de detalle de activo Cuadro de detalle de pasivo Notas Informe de compilacin Modificacin y emisin de estados contables

169 171 173 176 176 176 177 177

HERRAMIENTASHERRAMIENTASRespaldar empresa Recuperar empresa Consolidar empresas Validar datos Trabar / Destrabar Recodificar cuentas Renumerar asientos Versin DOS y Versin Wincont 1.2.8 Importar datos de la versin DOS y Windows Exportar datos a la versin DOS y Windows

180182182 183 183 184 184 185 186 187 187 187

IMPORTACIN DE DATOSFormato Ejemplo Importacin de asientos Importar asientos utilizando el comando Importar archivos Importar asientos utilizando el utilitario CONTYIMP Sintaxis Ejemplo Archivo de parmetros Importar asientos utilizando la importacin Automtica (Recomendado) Nombre del archivo Propiedades del archivo Nombres de los campos Proceso de importacin automtica Ejemplo

189189 190 191 191 191 191 192 192 193 193 194 195 195 196

OPCIONESGenerales Sugerir ltima empresa Sugerir ltimo usuario Conservar informes Continuar si faltan meses de asientos Ventanas Tipo de letra Tamao de botones MEMORY COMPUTACIN

197197 197 197 197 197 198 198 198

Maximizar al abrir ventanas Listados Usar tipos de letra de la impresora Incluir nmeros de pgina Imprimir nmeros de asiento Incluir fecha Margen superior Usar hojas previamente foliadas

MEMORY CONTY - 9 198 198 198 198 198 199 199 199

OPCIONES DE ACCESIBILIDADTeclado Alias

200200 200

IMPRESORA VENTANASSolapas Ventanas en cascada Ventanas en mosaico Organizar iconos de ventanas Cerrar todas las ventanas

202 203203 203 203 204 204

SEGURIDADUSUARIOS Y PERMISOSUsuarios Permisos Cambiar de usuario Cambiar contrasea

206208208 209 210 210

REGISTRO DE AUDITORIA ENCRIPTACIN DE DATOS

210 210

PRIMEROS PASOS CON MEMORY CONTY PLUS!INTRODUCCIN A MEMORY CONTY PLUS! USO DE MICROSOFT EXCELFunciones de Microsoft Excel

212214 215215

USO DE MEMORY CONTY PLUS!Elegir empresa Valores predeterminados Consultar la ayuda Argumentos de las frmulas El primer informe Cambiar valores predeterminados MEMORY COMPUTACIN

216216 216 217 218 218 219

10 - MEMORY CONTY Guardar planillas Enviar la planilla a un colega que todava no tiene Memory Conty Plus!

219 220

FUNCIONES DE MEMORY CONTY PLUS! PLANTILLAS DE MEMORY CONTY PLUS! PRIMEROS PASOS CON MEMORY CONTY PLUS! Y ALFA DE LA DGI (URUGUAY)Instalar el sistema Alfa de la DGI Instalar el sistema Alfa de la DGI Instalar la versin 2.02 del sistema Alfa de la DGI Crear una nueva declaracin Jurada en un archivo nuevo Exportar la Declaracin Jurada al sistema Alfa de la DGI Importar la declaracin jurada en el sistema Alfa de la DGI Crear una nueva Declaracin Jurada en un archivo ya existente

221 222 223223 223 224 224 225 225 225

CONSIDERACIONES PARA CONFECCIONAR LAS DECLARACIONES JURADAS

227

LICENCIA DE USOLICENCIA DE USOCondiciones de venta Limitaciones al derecho de uso y goce de los programas Condiciones de venta del programa

228230230 230 231

MEMORY COMPUTACIN

MEMORY CONTY - 11

CAPTULO

1

Introduccin a Memory Conty

MEMORY COMPUTACIN

12 - MEMORY CONTY

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MEMORY CONTY - 13

BienvenidoEl objetivo de este manual es presentarle Memory Conty, ofrecindole un rpido paseo por el sistema, partiendo desde la creacin de la empresa hasta el ingreso de asientos y la emisin de los diferentes informes contables y de gestin de la empresa. Aqu aprender como realizar las tareas ms comunes, y encontrar ejemplos y sugerencias para lograr un adecuado aprovechamiento del sistema y de sus caractersticas ms interesantes. Este manual no es una gua exhaustiva y detallada de todas las caractersticas, ya que intenta ser razonablemente breve como para no desestimular su lectura, y poder mantenerse actualizado ms all de los cambios que se vayan incorporando en las sucesivas versiones del sistema. Para conocer Memory Conty con ms profundidad y aprender sus aspectos ms tcnicos le sugerimos recurrir a la ayuda en lnea del sistema, tal como se explica ms adelante.

InstalacinPara instalar el sistema correctamente en su equipo o red es importante que siga las instrucciones que se detallan a continuacin. 1. Si Memory Conty ser instalado en una red, deber primero instalar Memory Conty tal como se explica a continuacin, en el equipo de la red donde se conectar la Ficha de instalacin iniciando sesin como Administrador de la red y del equipo, pudiendo este equipo, ser cualquiera de los conectados a la red. Apague el equipo y los perifricos que posea conectados al mismo como ser la impresora, el scanner, etc. Desconecte el cable de la impresora de su equipo, conecte la Ficha de Instalacin en su lugar y conecte el cable de la impresora a la Ficha de Instalacin. Encienda su equipo y los perifricos conectados al mismo, e iniciando sesin como Administrador de la red y del equipo. Al ingresar a Microsoft Windows, coloque el CDROM de Memory Conty en su equipo con lo cual el asistente de instalacin se ejecutar automticamente. Si esto no sucede ejecute el asistente de instalacin en forma manual, haciendo clic con el ratn en el botn Inicio, seleccione la opcin Ejecutar, y digite D:INSTALAR (donde D: es su unidad lectora de CDROM) y presione Aceptar. Siga las instrucciones del asistente de instalacin. MEMORY COMPUTACIN

2. 3.

4. 5.

6.

14 - MEMORY CONTY 7. En el caso de estar instalando Memory Conty en red, para instalar y habilitar el acceso de los restantes equipos de la red, deber tal como lo explica el asistente de instalacin, ejecutar el programa TERMINAL en cada uno de los equipos de la red, iniciando sesin como Administrador de la red y del equipo. Para esto ingrese al Explorador de Microsoft Windows, seleccione la unidad o carpeta compartida del equipo donde acaba de instalar Memory Conty, y haga doble clic sobre el archivo TERMINAL.EXE, el cual lo guiar paso a paso para instalar y habilitar el sistema. 8. Para ingresar a Memory Conty haga doble clic sobre el icono de Conty, que se encuentra en el Windows. Escritorio de Microsoft Memory

Importante! Para utilizar Memory Conty, la Ficha de Instalacin debe estar continuamente conectada en su equipo. Tenga la precaucin de no extraviar la Ficha de Instalacin, y conservarla en buenas condiciones, ya que de ser extraviada o sufrir deterioros el sistema no podr ser utilizado. Para evitar desperfectos en la Ficha de instalacin nunca conecte o desconecte la misma u otros perifricos sin estar tanto el equipo como los perifricos apagados, verifique que tanto el equipo como los perifricos conectados tengan una adecuada descarga a tierra, y nunca sujete la ficha por los conectores, debiendo tomarla siempre por la parte plstica. La Ficha de instalacin est garantida por 90 das frente a defectos de fabricacin, no cubriendo esta garanta desperfectos en la misma, que fueran ocasionados por los puntos antes mencionados. Si la ficha se deteriora fuera del perodo de garanta, la misma ser repuesta por Memory Computacin, debiendo el cliente abonar el costo directo de la misma, entregar la ficha anterior y presentar la factura de compra. En caso que la Ficha de instalacin sea robada o se extrave, la misma no Ficha de instalacin anterior. Por

podr ser repuesta al no poderse entregar la

esta razn que se recomienda asegurar la Ficha de instalacin contra robo, ya que este caso el costo de reposicin es el costo original de compra.

RegistroRegistrando Memory Conty obtendr mltiples beneficios, como por ejemplo recibir informacin para aprovechar al mximo su sistema, actualizarse con novedades y ofertas MEMORY COMPUTACIN

MEMORY CONTY - 15 de Memory Computacin, as como tambin podr obtener soporte, hacernos llegar sus sugerencias y actualizar desde su empresa el sistema en pocos minutos para aprovechar al mximo las innovaciones que continuamente son implementadas. Existen dos mtodos diferentes de poder registrar Memory Conty, debiendo para ambas seleccionar la opcin Registrarse ahora al entrar a Memory Conty; o seleccionar la opcin Registrarse luego, y al momento de desear registrarse, seleccionar la opcin Formulario de registro dentro del men Empresa de Memory Conty. Dentro del Formulario de registro, uno de los mtodos para registrar Memory Conty es a travs de Internet, la cual se recomienda que utilice por ser la ms rpida y gil. Para ello simplemente deber completar el Formulario de registro que se le presenta con sus datos, seleccionar la opcin Registro por Internet, y estando conectado a Internet, presionar el botn Enviar, con lo cual al cabo de unos instantes Memory Conty se registrar automticamente, y le confirmar su registro, debiendo luego presionar el botn Aceptar. El segundo mtodo para registrar Memory Conty es a travs de Fax, debiendo completar el Formulario de registro que se le presenta con sus datos, seleccionar la opcin Imprimir la solicitud y enviarlo por fax al nmero que se muestra en el formulario impreso. Memory Computacin, o alguno de sus representantes comerciales, le enviar un fax o le realizar un llamado telefnico, donde le indicarn su Cdigo de registro el cual deber ingresar dentro de Cdigo de registro en el Formulario de registro, y presionar el botn Aceptar, para que Memory Conty le confirme su registro.

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Caractersticas de Memory ContyQu es Memory Conty?Memory Conty es la solucin total a las necesidades contables y exigencias legales de cualquier empresa, y adems convierte a la contabilidad de la empresa en una potente herramienta de anlisis para la toma de decisiones.

La informacin contable a la distancia de un clicMemory Conty permite disear los planes de cuenta de cualquier empresa con total flexibilidad, imputar los asientos contables, emitir los subdiarios, libros diarios, mayores y balances de cualquier contabilidad bsica; y adems ofrece herramientas para la gestin de cuentas por cobrar y pagar, el control presupuestario, el manejo de centros de costos, el anlisis estadstico de la empresa, la confeccin de los estados contables y financieros, y la administracin de la agenda y vencimientos de las diferentes empresas para los profesionales y estudios contables. Hace casi dos dcadas Memory Computacin cambi la forma de procesar contabilidades por computadora, creando el sistema Memory Conty, una herramienta sumamente amigable, flexible, rpida y segura de utilizar, gracias a su innovadora forma de ingreso de datos, su velocidad de procesamiento asombrosa para la consulta y emisin de informes, y la facilidad para auditar la informacin contable con un simple clic. Memory Conty el software contable ms utilizado y recomendado por contadores y empresas de Latinoamrica, y presentado por Microsoft Corporation en Nueva York como ejemplo de innovacin y tecnologa integrado con Microsoft Office XP, es el aliado que nunca lo dejar solo al momento de tomar sus decisiones, conocer su situacin, determinar sus resultados, y obtener al instante la informacin para cumplir con las necesidades y exigencias contables y fiscales de la empresa.

Plan de cuentas y asientos Plan de cuentas jerrquicos con mltiples niveles y captulos contables totalmente parametrizables, con la posibilidad de utilizar de 1 a 15 dgitos para los cdigos de cuenta. Administracin de modelos de planes de cuentas, con la posibilidad de copiar y compartir planes de cuentas entre diferentes empresas. Definicin de cuentas contables de IVA, impuestos, percepciones y retenciones y su MEMORY COMPUTACIN

MEMORY CONTY - 17 forma de clculo. Creacin de mltiples grupos de cuenta para la emisin de informes contables, fiscales y estadsticos de cuentas agrupadas. Configuracin de los comprobantes de la empresa y el IVA, impuestos, percepciones y retenciones vlidos para cada comprobante. Mantenimiento de los datos identificatorios y fiscales de los clientes y proveedores de la empresa. Configuracin de la moneda nacional y hasta 99 monedas extranjeras con la definicin de las cotizaciones y arbitrajes a utilizar para cada moneda. Determinacin de cuentas de prdidas y ganancias por diferencias de cambio por moneda o por cuenta. Ingreso de asientos en modalidades clsico y rpido tipo planilla que permite minimizar el tiempo dedicado al ingreso de asientos. Potentes consultas del plan de cuentas y dems datos del asiento que permiten olvidarse de los cdigos. Clculo automtico de IVA, impuestos, percepciones y retenciones en el ingreso de asientos. Definicin de alias de cuentas y teclas abreviadas definibles por el usuario para facilitar al mximo el ingreso de las cuentas y los conceptos de los asientos. Manejo de lotes y borradores de asientos para mayor control de los asientos a integrar a la contabilidad. Definicin y aplicacin de modelos de asientos para agilitar el ingreso de asientos. Copiado, cortado y pegado de asientos entre meses y/o empresas. Seleccin automtica de asientos por mltiples criterios para copiar, cortar y pegar asientos. Controles de integridad contables de los asientos ingresados, para minimizar la probabilidad de errores de imputacin. Herramienta de importacin de asientos contables en forma manual o automtica que permite incorporar asientos contables generados por Memory Fgaro, Memory Magus, Memory Worky u otros sistemas de terceros. Posibilidad de ingresar asientos en una o varias monedas a la vez. Manejo y control de asignacin de nmeros identificatorios de asientos. Asignacin del cliente o proveedor del comprobante de compra, venta, cobranza o pago Identificacin de los datos del comprobante correspondiente al asiento, con sugerencia automtica de nmeros de comprobante. Determinacin de las cotizaciones y arbitrajes de las monedas extranjeras por asiento o por tabla de cotizaciones y arbitrajes. Descarga automtica de las cotizaciones y arbitrajes de la moneda desde Internet (Disponible segn el pas). Posibilidad de ingresar mltiples conceptos por asiento y/o por cuenta. Opciones para ingresar y consultar la fecha de emisin del comprobante, la fecha del asiento contable y la fecha de vencimiento del comprobante o documento. Emisin de vouchers o comprobantes de control interno para los asientos contables ingresados. Generacin automtica de asientos por diferencias de cambio y ajustes a todas las monedas extranjeras para una correcta determinacin de la situacin y resultados en cada moneda. MEMORY COMPUTACIN

18 - MEMORY CONTY Clculo automtico de asientos de resultados, cierre y apertura de ejercicios.

Subdiarios y diarios Subdiarios definibles por el usuario. Posibilidad de incluir en los subdiarios la fecha de emisin del comprobante adems de la fecha de contabilizacin. Diarios analticos y resumidos con resumen de subdiarios por da o por mes. Emisin de diarios en una y dos monedas a la vez. Seleccin del nivel de apertura del plan de cuentas en el informe. Bsqueda de asientos por cualquier dato. Acceso directo a los asientos con un clic. Personalizacin del diseo de impresin de los informes que brinda la posibilidad de seleccionar los datos a incluir, la orientacin de la hoja y el tamao de la letra.

Mayores Mayores analticos y resumidos con resumen de subdiarios por da o por mes. Estados de cuenta de clientes y proveedores sin necesidad de definir cuentas contables para cada uno. Mayores por fecha de vencimiento del comprobante o documento. Emisin de mayores en una y dos monedas a la vez. Seleccin del nivel de apertura del plan de cuentas en el informe. Bsqueda de asientos por cualquier dato. Acceso directo a los asientos con un clic. Personalizacin del diseo de impresin de los informes que brinda la posibilidad de seleccionar los datos a incluir, la orientacin de la hoja y el tamao de la letra.

Balances Estados de situacin patrimonial y resultados. Balances a 4 y 8 columnas. Balance tributario para Chile. Balances de nmeros y saldos. Balances de saldos de clientes y proveedores sin necesidad de definir cuentas MEMORY COMPUTACIN

MEMORY CONTY - 19 contables para cada uno. Totales por grupos de cuenta. Totales por cuentas de ingresos y egresos para contabilidades simplificadas. Emisin de balances en una y dos monedas a la vez. Seleccin del nivel de apertura del plan de cuentas en el informe. Generacin de grficas totalmente configurables con la posibilidad de detallar y resumir los diferentes niveles del plan de cuentas. Acceso directo a los mayores con un clic. Personalizacin del diseo de impresin de los informes que brinda la posibilidad de seleccionar los datos a incluir, la orientacin de la hoja y el tamao de la letra.

Estadsticas Anlisis de dbitos, crditos y saldos de cuentas. Evolucin mensual de dbitos, crditos y saldos cuentas. Comparativos de dbitos, crditos y saldos de cuentas. Seleccin del nivel de apertura del plan de cuentas en el informe. Generacin de grficas totalmente configurables. Acceso directo a los mayores con un clic. Personalizacin del diseo de impresin de los informes que brinda la posibilidad de seleccionar los datos a incluir, la orientacin de la hoja y el tamao de la letra.

Centros de costos y presupuestos Definicin de centros de costos jerrquicos con mltiples niveles. Configuracin de reglas automticas de imputaciones a centros de costos. Distribucin manual de imputaciones a centros de costos. Anlisis de totales por centros de costos, cuentas por centros de costos y centros de costos por cuenta. Definicin de mltiples presupuestos por cuentas o centros de costos. Confeccin de presupuestos mensuales, bimensuales, trimestrales, cuatrimestrales, semestrales y/o anuales. Anlisis comparativo y evolutivo entre presupuestos y saldos reales. Seleccin del nivel de apertura del plan de cuentas en el informe. Generacin de grficas totalmente configurables. Personalizacin del diseo de impresin de los informes que brinda la posibilidad de seleccionar los datos a incluir, la orientacin de la hoja y el tamao de la letra.

Estudios contables Mantenimiento de los datos identificatorios y fiscales de cada empresa. MEMORY COMPUTACIN

20 - MEMORY CONTY Administracin de los datos personales de los dueos, directores, socios y personas de contacto de las empresas. Definicin de los diferentes organismos, ministerios, oficinas y clientes con los que debe trabajar diariamente el profesional o estudio contable. Configuracin y determinacin de los vencimientos de las tareas, eventos, trmites y pagos a realizar por el profesional o estudio contable a cada empresa. Ingreso de los diferentes calendarios de pagos publicados por los organismos para la determinacin de las fechas de vencimientos de las obligaciones de las empresas. Administracin de las tareas a realizar y realizadas por el profesional o estudio contable con asignacin de responsables para cada tarea e importes pagados o a pagar. Emisin de las agendas de las empresas, el profesional o estudio contable y los diferentes responsables. Registro diario de las actividades realizadas con las empresas.

Estados contables y financieros Configuracin de diferentes estados contables y financieros tipo, y modelos para ser utilizados como plantillas, de acuerdo a las diferentes necesidades y exigencias de las empresas. Administracin de mltiples estados contables y financieros por empresa. Confeccin y emisin de los estados de situacin y resultados. Definicin y emisin del cuadro de bienes de uso e intangibles. Generacin automtica de los asientos contables de revaluaciones y amortizaciones de acuerdo al cuadro de bienes de uso e intangibles. Elaboracin y emisin del estado de evolucin del patrimonio. Configuracin y emisin de anexos de detalle de activos y pasivos. Ingreso y emisin de notas a los estados financieros y contables. Diseo del informe de compilacin a presentar con los estados contables y financieros.

Declaraciones juradas Configuracin y generacin de los estados contables y financieros exigidos por la Auditoria Interna de la Nacin de Uruguay. Determinacin y exportacin de los totales anuales de IVA ventas por cliente e IVA compras por proveedor para la confeccin de la Declaracin Jurada 3323 del SII de Chile. Conectividad con el sistema Memory Formulario 29 del SII de Chile. Emisin de los Certificados sobre Retenciones de Honorarios del SII de Chile, Conexin con SIAP IVA, SIAP SICORE, SIAP CITI Compras, y SIAP CITI Ventas de la AFIP de Argentina. Generacin automtica de los Anexos de IVA del SRI de Ecuador y conexin con el sistema Memory Anexos de IVA del SRI de Ecuador.

Conty Plus! *MEMORY COMPUTACIN

MEMORY CONTY - 21 Disee sus propios informes contables o de gestin en Microsoft Excel, utilizando el producto presentado por Microsoft Corporation en el lanzamiento mundial de Microsoft Office XP en Nueva York como ejemplo de innovacin y tecnologa, Cree tantos informes como sus necesidades lo requieran, accediendo directamente a los datos de la contabilidad, poniendo como tope su imaginacin. Analice y compare informacin de varias empresas a la vez en un mismo informe. Defina informes con mltiples estructuras del plan de cuentas para una misma empresa. Presente su informacin contable y de gestin en el idioma que necesite. Cumpla con todos los formatos que le son requeridos para presentar la informacin contable y de gestin de su empresa. Configure todos los ndices y ratios que desee para analizar su negocio. Confeccione tableros de control para conocer la situacin y resultados de la empresa con un simple clic en todo momento. Proyecte y evale sus metas para tomar decisiones adecuadas en el momento oportuno. Realice todos los comparativos y anlisis que requiera para conocer el funcionamiento de su negocio. Implemente los diseos de su propia contabilidad presupuestal y de costos. Establezca el diseo y contenido de los estados contables y financieros de la empresa de acuerdo a las necesidades o requerimientos de la misma.

* Memory Conty Plus!, requiere Microsoft Excel.

Y adems Prcticamente se instala soloPosee un asistente de instalacin que lo guiar paso a paso, y cuenta ante cualquier consulta, duda o problema que surja, con el respaldo de los Departamentos de Soporte Tcnico de Memory Computacin.

Es muy amigableGracias a su Interfaz InfoRpida clara y amena. Incluso quienes no estn familiarizados con la informtica pueden manejar Memory Conty intuitivamente o bien recurrir al asistente que, adems de darle su apoyo, lo invitar con unos mates.

Es sumamente fcil de usarDiseado especialmente para Microsoft Windows, Memory Conty, dibuja en pantalla la informacin tal como usted est acostumbrado a verla en papel. Al registrar cualquier asiento contable en modo clsico, ste se dibuja en pantalla con su diseo ms habitual. Toda la interfaz de Memory Conty fue diseada con exigentes criterios de aplicabilidad y, luego, probada y mejorada sobre la base de sugerencias de usuarios testigo; gracias a ello, el resultado es un ptimo equilibrio entre potencia y facilidad de manejo. MEMORY COMPUTACIN

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Formatos de contabilidad estndarLa presentacin de toda la informacin fue diseada cuidando al mximo la claridad de su lectura y la facilidad de acceso. Cada informe, acompaado de un grfico interactivo, admite potentes funciones de consulta y bsqueda dentro del propio informe, y la exportacin del informe a otros sistemas. El formato de todos los informes que genera Memory Conty ha sido diseado por profesionales contables, para conseguir que sea idntico al formato clsico de contabilidad. Y los resultados que se obtienen tambin intentan emular al mximo los que se obtendran de forma manual.

Rpido, sencillo, seguro y gilEsto es algo que los miles de usuarios aprecian especialmente; coincidiendo en afirmar que existe un antes y un despus de Memory Conty, por la forma en la que ha logrado simplificar tareas que antiguamente eran muy engorrosas. La flexibilidad de Memory Conty permite incorporar informacin y corregir errores sin importar la antigedad de los mismos. Al ingresar informacin desordenada o un comprobante fuera de fecha, Memory Conty lo procesa y actualiza automticamente toda la informacin contable con un clic, sin necesidad de realizar procesos de cierre y generacin de datos.

Y adems... Administre la contabilidad de mltiples empresas. Consolide los asientos de mltiples empresas en una sola. Mantenga ilimitados ejercicios en lnea. Intercambie la informacin contable de la empresa va Internet con un simple clic. Aumente su productividad gracias a la velocidad de procesamiento asombrosa para la consulta y emisin de informes. Grabe los informes para emitir y consultar la informacin histrica de la empresa. Ante cualquier necesidad, consulte la ayuda contextual diseada en formato HTML Help.

Tiene conexin total con Microsoft OfficeToda la informacin de Memory Conty puede ser generada en planillas electrnicas de Microsoft Excel, y en documentos de Microsoft Word, adems de otros formatos de planillas electrnicas y bases de datos.

Dispone de claves de acceso seguras Puede limitar el acceso a la informacin que puede consultar y/o modificar cada MEMORY COMPUTACIN

MEMORY CONTY - 23 usuario y permite encriptar los datos de la empresa, lo que garantiza la total confidencialidad de la informacin.

Versin disponible para mltiples usuariosMemory Conty puede ser usado en un nico computador o en diferentes computadores al mismo tiempo.

Requerimientos de Memory ContyEn este captulo se detallan los requerimientos y sugerencias de hardware y software que necesita Memory Conty para un ptimo funcionamiento.

Hardware mnimo requerido Pentium Intel Celeron 233 Mhz, o Pentium 66 Mhz. 32 Mb. de memoria RAM. Super VGA 1 Mb. 256 colores, resolucin 800x600. Mouse o dispositivo de puntero. 30 Mb. de espacio libre en disco para Memory Conty. 10 Mb. de espacio libre en disco para los datos de la empresa.

Hardware recomendado Pentium Intel II 300 Mhz o superior. 64 Mb. de memoria RAM. Super VGA 1 Mb. 256 colores en modo 800 x 600. Monitor color. Mouse o dispositivo de puntero.

Requerimientos de software Microsoft Windows 95 / 98 / ME. Microsoft Windows NT 4.0 o 5.0. Microsoft Windows 2000 / XP. Microsoft Internet Explorer 4.0 o superior.

Compatibilidad con redes Microsoft Windows 95 / 98 / ME. Microsoft Windows NT 4.0 y 5.0. Microsoft Windows 2000 / XP. Novell Netware 3.x, 4.x. Novell Intranetware 4.x y 5.x. MEMORY COMPUTACIN

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MEMORY CONTY - 25

CAPTULO

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Por dnde comenzar?

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MEMORY CONTY - 27

Primeros pasos

Esta gua le proporcionar informacin para realizar el proceso de aprendizaje de Memory Conty en forma rpida y sencilla, lo cual le permitir familiarizarse con Memory Conty y administrar su empresa en forma gil y exacta, utilizando todos los beneficios y potentes herramientas que proporciona Memory Conty. Para llevar a cabo ese proceso de aprendizaje en un corto tiempo, le recomendamos que vaya siguiendo los pasos de esta gua uno a uno, leyendo los captulos a los cuales se hace referencia. Si en el transcurso de la configuracin de la empresa, surgieran datos que su empresa no maneja o no posee, siga adelante con el prximo paso, ya que Memory Conty no requiere que se ingresen todos los datos para utilizar el sistema. No se preocupe por ingresar toda la informacin solicitada por Memory Conty en una nica vez, puesto que podr registrar dicha informacin cuando la necesite, si no la tiene en este momento. Antes de comenzar a trabajar con Memory Conty es importante saber cmo ingresar al sistema y utilizar la ayuda de Memory Conty lo cual se detalla en los siguientes captulos de este manual. Seguidamente, se ver como configurar la empresa y parametrizar Memory Conty para adaptar el sistema a las necesidades especficas de la empresa.

Ingreso al sistemaPara ingresar al sistema Memory Conty presione el botn Microsoft Windows, dentro del men seleccione Computacin y por ltimo Inicio de Memory Programas, luego Memory Conty, o haga doble clic doble clic sobre el Escritorio de Microsoft

icono de Memory Conty, que se encuentra en el Windows. MEMORY COMPUTACIN

28 - MEMORY CONTY

Identificacin de usuario

Al acceder a Memory Conty, el mismo muestra una ventana de presentacin y luego solicita en un cuadro de dilogo que se le indique la Identificacin del usuario que va a acceder al sistema y su contrasea. Estos datos le permiten a Memory Conty conocer al usuario, para restringir el acceso a usuarios no autorizados y para controlar las operaciones que pueden realizar los usuarios definidos en el sistema. Si es la primera vez que ingresa al sistema, o su empresa no posee definidos usuarios, indique que va a acceder como usuario SUPERVISOR, sin indicar una contrasea, para tener acceso a todo el sistema. Ms adelante podr definir si lo desea, los diferentes usuarios del sistema e indicar las operaciones que puede realizar cada uno dentro de Memory Conty. Si en su empresa un administrador ya ha definido los usuarios y los derechos de los mismos, solicite estos datos, e indique el usuario y la contrasea que le sean proporcionadas.

Identificacin de la EmpresaMemory Conty esta diseado para administrar la contabilidad de la cantidad de empresas que se desee, por esto, el mismo necesita saber con cual de ellas se va a trabajar, pudiendo en este momento seleccionar una empresa ya existente o crear una nueva. Cada una de estas empresas es identificada por el sistema por un cdigo de ocho letras, que bien puede ser el nombre de la misma, una abreviatura o un nmero. El cdigo de la empresa identifica la carpeta de Microsoft Windows donde se almacenarn los datos de la empresa. Cuando indica solamente el cdigo de la empresa, Memory Conty guarda las empresas en carpetas debajo de la carpeta donde se instala el sistema, pudindose indicar como cdigo de la empresa, el camino completo donde se desea almacenar los datos de la empresa, si se desea que los mismos se encuentren en otro disco, o en una carpeta distinta a donde se encuentra instalado el sistema.

Utilizacin de empresas existentesMEMORY COMPUTACIN

MEMORY CONTY - 29 Para acceder a una empresa que ya existe en el sistema, debe indicar el cdigo de la misma, o consultar las carpetas de Microsoft Windows donde se almacenan los Consulta, y seleccionar la carpeta de datos de las empresas, presionando el botn de

Microsoft Windows donde se encuentran los datos de la empresa deseada. Memory Conty incluye en su instalacin una empresa de demostracin, la cual se aconseja utilizar durante el proceso de aprendizaje del sistema. Para abrir esta empresa ingrese como cdigo DEMO. Memory Conty brinda la posibilidad adicional de que cada empresa posea una Clave empresa, la cual permite encriptar los datos de la empresa con esta clave y controlar que solo aquellos usuarios que conozcan dicha clave puedan utilizar los datos de la empresa, siendo imposible trabajar con los datos de una empresa de la cual se desconoce la clave de encriptacin. Por mayor informacin lea el captulo Encriptacin de datos. Si es la primera vez que ingresa al sistema, su empresa no posee una clave, o esta abriendo la empresa de demostracin de Memory Conty, deje el campo Clave empresa vaca, lo que indica que la empresa a utilizar no tiene definida una clave de encriptacin, y presione el botn Aceptar en el cuadro de dilogo Bienvenido a Memory Conty. Ms adelante podr definir si lo desea, una clave de encriptacin para los datos de la empresa, lo que le permitir resguardar la confidencialidad de los mismos a usuarios no autorizados. Si en su empresa un administrador ya ha definido una clave para los datos, solictela, e indique en el campo Clave empresa la contrasea que le sea proporcionada y presione el botn Aceptar en el cuadro de dilogo de ingreso al sistema.

Creacin de empresas nuevasPara crear una nueva empresa digite un cdigo de empresa que no exista con el cual desea crear la empresa, o ingrese el camino completo donde desea guardar los datos de la empresa a crear y luego presione el botn Aceptar en el cuadro de dilogo de ingreso al sistema. Al crear la nueva empresa, Memory Conty copiar la informacin necesaria para la utilizacin de la misma y solicitar los datos identificatorios y de configuracin de la empresa, lo cual se explica ms adelante en el captulo Configuracin de la empresa.

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Uso de la Ayuda

Luego de haber ingresado al sistema, es importante que conozca como utilizar la ayuda de Memory Conty, la cual le brindar toda la informacin referente a Memory Conty, lo guiar sobre su funcionamiento y le dar la respuesta a las consultas ms frecuentes, para que pueda administrar eficazmente su empresa. La ayuda de Memory Conty, es una ayuda contextual, lo que significa que Memory Conty determina en que parte del sistema se encuentra el usuario, para brindarle la informacin relacionada a dicho tema en particular. La ayuda de Memory Conty est especialmente diseada con la interfaz HTML Help de Microsoft Windows 98/ME/2000/XP, lo cual permite que se navegue por ella del mismo modo que por Internet. Para solicitar ayuda en cualquier parte del sistema, presione la tecla F1 o seleccione del men Ayuda, la opcin ndice. Agradecemos desde ya que nos haga llegar todos sus comentarios sobre la ayuda y las caractersticas de Memory Conty , a efectos de contribuir en nuestro proceso de mejora continua destinado a desarrollar y proveer herramientas que le permitan a usted trabajar con creciente facilidad y eficiencia. Si desea conocer cmo utilizar la ayuda de Memory Conty, a continuacin se brinda una breve resea de los comandos y operaciones que brinda la interfaz HTML Help de Microsoft Windows.

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MEMORY CONTY - 31

Moverse entre temas de ayudaPara moverse entre los temas de la ayuda que ya ha visto: En la barra de herramientas de la ayuda, ejecute el Botn atrs , el cual desplegar el tema anterior de ayuda que ha visto. En la barra de herramientas de la ayuda, ejecute el Botn adelante , el cual desplegar el tema siguiente dentro de la secuencia de temas de ayuda que ha visto anteriormente.

Buscar un tema de ayudaPara buscar un tema de la ayuda: 1. Dentro de la ventana de ayuda seleccione alguna de las siguientes solapas: Para navegar a travs de los temas que se encuentran agrupados por categora, seleccione la solapa Contenido que se encuentra en el cuadro izquierdo de la ventana de ayuda. Para ver una lista ordenada de los temas, seleccione la solapa ndice que se encuentra en el cuadro izquierdo de la ventana de ayuda, en la cual puede recorrer los temas de la ayuda ordenados alfabticamente o ingrese un texto para ir directamente a los temas que comienzan con el texto ingresado. Para buscar por palabras o frases que estn contenidas en los temas de ayuda, seleccione la solapa Buscar que se encuentra en el cuadro izquierdo de la ventana de ayuda, e ingrese el texto a buscar, con lo cual la ayuda desplegar la lista de temas que contienen el texto. En el cuadro izquierdo de la ventana de ayuda, seleccione el tema del Contenido, ndice o Bsqueda que desea ver, y la ayuda le desplegar en el cuadro derecho de la ventana de ayuda el tema de ayuda.

2.

Copiar un tema de ayudaPara copiar un tema de la ayuda hacia un documento: 1. Seleccione el texto a copiar: Si desea copiar el tema de ayuda completo, en el cuadro derecho de la ventana de ayuda presione el botn derecho del ratn dentro del tema de ayuda que desea copiar y seleccione la opcin Seleccionar todo. Si desea copiar slo parte del texto, seleccione con el ratn en el cuadro derecho de la ventana de ayuda el texto que desea copiar del tema de ayuda. Dentro del tema de ayuda, presione el botn derecho del ratn y seleccione la opcin Copiar. Esto copiar el tema de ayuda en el portapapeles de Microsoft Windows. Abra el documento donde desea copiar el tema de ayuda. Seleccione la ubicacin del documento donde desea que aparezca la informacin del tema de ayuda. En el men Edicin, ejecute el comando Pegar. MEMORY COMPUTACIN

2. 3. 4. 5.

32 - MEMORY CONTY

Imprimir un tema de ayudaPara imprimir un tema de ayuda: 1. 2. En el cuadro derecho de la ventana de ayuda, seleccione el tema que desea imprimir. Dentro del tema de ayuda, presione el botn derecho del ratn y seleccione la opcin Imprimir.

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Abrir, crear y borrar empresasEn el captulo anterior de Ingreso al sistema, se explic como Memory Conty permite administrar todas las empresas que desee, y como abrir una empresa existente o crear una nueva al momento de ingresar al sistema. Si necesita trabajar con varias empresas, para agilitar el uso del sistema, puede abrir, crear y borrar empresas, sin necesidad de salir y volver a ingresar al sistema, tal como se explica a continuacin.

Abrir empresaPara abrir una empresa diferente a la empresa actual, seleccione del men Empresa el comando Abrir, o haga doble clic con el ratn en la barra de estado de Memory Conty, que se encuentra debajo de la ventana del sistema sobre el cdigo de la empresa que se encuentra actualmente abierta. Al ejecutar el comando, Memory Conty le recordar las empresas abiertas anteriormente y le solicitar la identificacin de la empresa a abrir, para abrir una empresa que ya existe en el sistema, debe indicar el cdigo de la misma, o consultar las empresas existentes presionando el botn de Consulta, seleccione de la lista la empresa deseada y presione el botn Aceptar.

Crear empresaPara crear una nueva empresa, seleccione del men Empresa el comando Crear, o ejecute el comando Abrir como se explic anteriormente e indique en ambos casos el nuevo cdigo con el que se debe crear la empresa. Al crear la nueva empresa, Memory Conty copiar la informacin necesaria para la utilizacin de la misma y solicitar los datos identificatorios y de configuracin de la empresa, lo cual se explica ms adelante en el captulo Configuracin de la empresa.

Borrar empresaEste comando permite borrar todos los datos de una empresa en un proceso que es irreversible y que por consiguiente debe realizarse con extremada precaucin. Para eliminar una empresa existente, seleccione del men Empresa, el comando Borrar, seleccione de la lista la empresa que desea eliminar y confirme la eliminacin de la misma siempre que este seguro de realizar dicha operacin.

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34 - MEMORY CONTY

Carpetas InfoRpidasMemory Conty se caracteriza por su innovadora interfaz de Carpetas InfoRpidas, las cuales hacen que el acceso a los datos se realice en forma gil y sencilla para el usuario.

Qu es una carpeta InfoRpida?Las Carpetas InfoRpidas de Memory Conty son componentes de ltima generacin, diseados por Memory Computacin, en los que se registran y consultan datos de la empresa, y se emiten informes . Las Carpetas InfoRpidas de Memory Conty reflejan el resultado de aos de experiencia y estudios realizados por Memory Computacin para beneficiar a sus miles de usuarios como medio de proporcionarles una manera ms gil, potente e intuitiva de administrar la informacin de sus empresas. Esta innovacin sita a Memory Conty como uno de los productos tecnolgicamente mejor diseados a nivel mundial, para que la administracin de una empresa pueda realizarse en forma centralizada con mnimo esfuerzo, fcil uso y rpido aprendizaje del usuario. Tales cualidades, conjuntamente con la potencia que ofrece esta nueva interfaz, le permiten a la empresa aumentar en productividad a la vez que ahorrar tiempos y costos de administracin y capacitacin. Las Carpetas InfoRpidas de Memory Conty semejan un fichero manual en el cual se guardan fichas del mismo tipo, existiendo una carpeta InfoRpida para cada tipo de dato que administra Memory Conty.

Acceso a las carpetas InfoRpidas

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MEMORY CONTY - 35 Para acceder a cada una de las carpetas de la empresa, slo es necesario seleccionar la misma del men Carpetas de Memory Conty.

Para aquellas carpetas ms utilizadas Memory Conty tambin posee iconos de acceso directo en la parte inferior de la ventana del sistema, donde se simplemente se debe hacer clic con el ratn sobre el icono de la carpeta o el informe deseado.

Seleccin de carpetas InfoRpidasMemory Conty permite tener abiertas varias carpetas a la vez, y no posee ningn tipo de restricciones al momento de abrir las diferentes carpetas del sistema, es posible por ejemplo tener abierto el plan de cuentas, mientras se ingresan asientos; tener varios meses de asientos abiertos a la vez, varios informes; o tener abierto los meses de asientos mientras se emiten informes sobre los mismos, no solamente para el usuario actual, sino para cualquier usuario de la red. Para seleccionar una Carpeta InfoRpida que ya se encuentra abierta, Memory Conty dispone de innovadoras solapas que se encuentran en la parte derecha de las mismas, donde con solo hacer clic con el ratn sobre la solapa deseada, es posible pasar a trabajar con cualquiera de las carpetas abiertas. Memory Conty agrega una solapa por cada carpeta que se encuentre abierta en forma automtica, sin necesidad de cerrar ninguna de las carpetas que se encontraban abiertas anteriormente, lo que indudablemente agiliza el uso del sistema a la vez que permite trabajar con mayor fluidez y rapidez que en otros sistemas de gestin contable.

Comandos de Carpetas InfoRpidasPara realizar las mismas operaciones que con los ficheros manuales, Memory Conty brinda comandos de edicin, comandos de navegacin y comandos de visualizacin para las Carpetas InfoRpidas. Para todos los comandos, Memory Conty posee barras de herramientas que se encuentran en la parte superior de cada carpeta y teclas de mtodo abreviado para facilitar la operacin de las Carpetas InfoRpidas, adems de poder seleccionar los mismos en el men Edicin del sistema. MEMORY COMPUTACIN

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Comando Primera ficha

Selecciona la ficha que, segn el orden, est primera en la carpeta InfoRpida. Este comando permite seleccionar la ficha ordenada en primer lugar de la carpeta InfoRpida, de acuerdo a la ordenacin que se est utilizando en ese momento. Por ejemplo, si la carpeta InfoRpida de cuentas en ese momento estuviera ordenada por cdigo, Memory Conty seleccionar la cuenta que posee el cdigo menor. En cambio, si en ese momento las fichas estuvieran ordenadas por nombre de cuenta, al ejecutar el comando, Memory Conty seleccionar la cuenta que posee el nombre que se encuentra primero alfabticamente. Para ejecutar el comando Primera ficha podr: Presionar las teclas CTRL-INICIO. Hacer clic en el botn Primero de la barra de herramientas. Seleccionar la opcin Primero del men Edicin.

Comando Anterior ficha

Selecciona la ficha anterior a la actual en la carpeta InfoRpida. Este comando permite seleccionar la ficha anterior a la que est seleccionada actualmente en la carpeta InfoRpida, de acuerdo a la ordenacin que se est utilizando en ese momento. Por ejemplo, si en ese momento la carpeta InfoRpida de cuentas estuviera ordenada por cdigo, Memory Conty seleccionar la cuenta que posee el cdigo anterior a la cuenta que est seleccionada actualmente. En cambio, si en ese momento las cuentas estuvieran ordenadas por nombre, al ejecutar el comando, Memory Conty seleccionar la cuenta que se encuentra alfabticamente antes que la cuenta actual. Para ejecutar el comando Anterior ficha podr: Presionar la tecla del cursor ARRIBA. Hacer clic en el botn Anterior de la barra de herramientas. Seleccionar la opcin Anterior del men Edicin.

Comando Siguiente ficha

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MEMORY CONTY - 37 Selecciona la ficha siguiente a la actual en la carpeta InfoRpida. Este comando permite seleccionar la ficha siguiente a la que est seleccionada actualmente en la carpeta InfoRpida, de acuerdo a la ordenacin que se est utilizando en ese momento. Por ejemplo, si la Carpeta InfoRpida de cuentas en ese momento estuviera ordenada por cdigo, Memory Conty seleccionar la cuenta que posee el cdigo siguiente a la cuenta que est seleccionada actualmente en la carpeta. En cambio, si en ese momento las cuentas estuvieran ordenadas por nombre, al ejecutar el comando, Memory Conty seleccionar la cuenta que se encuentra alfabticamente despus que la cuenta actual. Para ejecutar el comando Siguiente ficha podr: Presionar la tecla del cursor ABAJO. Hacer clic en el botn Siguiente de la barra de herramientas. Seleccionar la opcin Siguiente del men Edicin.

Comando ltima ficha

Selecciona la ficha que, segn el orden, se encuentra ltima en la carpeta InfoRpida. Este comando permite seleccionar la ficha ordenada en ltimo lugar de la carpeta InfoRpida, de acuerdo a la ordenacin que se est utilizando en ese momento. Por ejemplo, si la carpeta InfoRpida de cuentas en ese momento estuviera ordenada por cdigo, Memory Conty seleccionar la cuenta que posee el cdigo mayor. En cambio, si en ese momento las cuentas estuvieran ordenadas por nombre, al ejecutar el comando, Memory Conty seleccionar la cuenta cuyo nombre se encuentra ltimo, alfabticamente. Para ejecutar el comando Ultima ficha podr: Presionar las teclas CTRL-FIN. Hacer clic en el botn ltimo de la barra de herramientas. Seleccionar la opcin ltimo del men Edicin.

Comando Buscar ficha

Busca fichas que cumplan con determinadas caractersticas dentro de la carpeta InfoRpida. Este comando permite ubicar las fichas que cumplan con las caractersticas que indique el usuario al momento de realizar la bsqueda. MEMORY COMPUTACIN

38 - MEMORY CONTY Por ejemplo, si quisiera ubicar una cuenta de la cual el nico dato que recuerda es parte del nombre, ejecute el comando Buscar posicionado en la columna nombre, e ingrese el texto que conoce del nombre de la cuenta. Memory Conty mostrar la primer cuenta que posea esa caracterstica, repita la bsqueda para que Memory Conty le muestre la cuenta que se procura localizar. Las potentes bsquedas de Memory Conty no slo permiten ubicar una ficha por cualquiera de sus datos, sino tambin ingresar parte del dato a buscar cuando no se tiene el dato completo. Cuanto ms especifico sea el dato a buscar, Memory Conty seleccionar ms concretamente la ficha a la cual desea acceder. Al ejecutar el comando Buscar, Memory Conty recuerda los valores buscados anteriormente, los cuales pueden ser consultados y seleccionados utilizando las teclas ALT-ABAJO en el cuadro de dilogo del comando Buscar. Las bsquedas realizadas por Memory Conty comienzan en la lnea siguiente a la actual, y comienzan nuevamente desde el principio de la carpeta al llegar al final. Para ejecutar el comando Buscar ficha podr: Presionar la tecla F8. Hacer clic en el botn Buscar ficha de la barra de herramientas. Seleccionar la opcin Buscar del men Edicin. Para repetir la misma bsqueda realizada anteriormente, en el caso que exista ms de una ficha con el dato a buscar podr: Presionar las teclas CTRL-F8. Seleccionar la opcin Buscar siguiente del men Edicin.

Comando Insertar ficha

Agrega una nueva ficha dentro de la carpeta InfoRpida por delante de la ficha actual. Al ejecutar el comando Memory Conty, presenta dentro de la carpeta la ficha agregada en blanco para registrar sus datos. Por ejemplo, si est ingresando cuentas dentro de la carpeta InfoRpida de plan de cuentas, ejecute el comando Insertar ficha, ingrese los datos de la nueva cuenta y al finalizar vuelva a ejecutar el comando para guardar la cuenta actual e insertar una nueva cuenta en blanco en la carpeta InfoRpida. Para ejecutar el comando Insertar ficha podr: Presionar la tecla INSERTAR. Hacer clic en el botn Insertar de la barra de herramientas. Seleccionar la opcin Insertar del men Edicin. MEMORY COMPUTACIN

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Comando Borrar ficha

Marca o desmarca la ficha actual dentro de la carpeta InfoRpida para ser eliminada al momento de cerrar la carpeta. Utilice este comando con sumo cuidado, ya que si bien Memory Conty marca para su eliminacin la ficha actual dentro de la carpeta InfoRpida y no la elimina hasta cerrar la carpeta, luego de que esta se cierra, Memory Conty elimina todas las fichas marcadas para borrar en un proceso que es irreversible, puesto que los datos borrados no pueden ser recuperados por Memory Conty. Memory Conty permite al utilizar este comando para marcar una ficha a ser eliminada o desmarcar una ficha que haya sido previamente marcada, mostrando las fichas seleccionadas para eliminar en un color distinto al resto de las fichas, y no eliminar las mismas hasta que no se cierre la carpeta. Al momento de cerrar la carpeta Memory Conty procede a eliminar definitivamente todas las fichas que se encuentren marcadas al momento de cerrar la carpeta. Tenga en cuenta que si bien Memory Conty le permite a un usuario borrar cualquier dato al que tenga acceso, se debe tener mucha precaucin al momento de eliminar datos que puedan ser utilizados en otras carpetas, ya que los datos de la empresa dejarn de ser validos, y Memory Conty, para controlar la integridad de la informacin de la empresa, no permitir emitir informes de la misma, hasta que los datos no sean validos. Por ejemplo, si una cuenta tuviera asientos ingresados, Memory Conty permitir borrar la cuenta, pero al momento de emitir los informes controlar que todas las cuentas existan, al encontrar que dicha cuenta no existe, le informar al usuario de dicha situacin y no permitir emitir informes para preservar la integridad de la informacin a emitir, debido a que la informacin seria incongruente, generando diferencias importantes en las estadsticas y en la informacin contable de la empresa. Para ejecutar el comando Borrar ficha podr: Presionar las teclas CTRL-SUPRIMIR. Hacer clic en el botn Borrar de la barra de herramientas. Seleccionar la opcin Borrar del men Edicin.

Comando Consultar fichas

Permite consultar los valores posibles que se pueden ingresar, cuando el dato hace referencia a datos de otra carpeta o a valores predeterminados por Memory Conty. MEMORY COMPUTACIN

40 - MEMORY CONTY Este comando permite que en el momento de ingresar un dato solicitado por Memory Conty, relacionado con una carpeta InfoRpida, pueda consultarse cules son las fichas existentes en esa carpeta InfoRpida, sin necesidad de abrir la carpeta y buscar manualmente el dato correcto. Esta importante herramienta de Memory Conty, libera al usuario de tener que recordar los cdigos de las fichas, ofrecindole una rpida forma de ubicar la ficha a ingresar. Memory Conty no solamente permite consultar las fichas de la carpeta InfoRpida a referenciar, sino que adems permite ubicar dentro de la carpeta una ficha por cualquiera de sus datos identificatorios, como tambin en algunos casos, crear una nueva ficha si la ficha que se desea relacionar no existiera. Por ejemplo, si al momento de ingresar un asiento, no recordara el cdigo de la cuenta, ejecutando este comando, Memory Conty desplegar la lista de todas las cuentas del plan de cuentas existentes hasta ese momento, y de tal modo podr seleccionar la cuenta deseada y buscarla dentro de la lista. Tenga en cuenta que, dentro de la consulta, las potentes bsquedas de Memory Conty no slo permiten ubicar una ficha por cualquiera de sus datos, sino que adems el usuario puede ingresar parte de alguno de los datos de la ficha a buscar si no recordara el dato completo. Para ejecutar el comando Consultar ficha, estando en un dato que corresponde a valores posibles de otra carpeta, podr: Presionar la tecla F12. Hacer clic en el botn Consultar de la barra de herramientas. Seleccionar la opcin Consultar del men Edicin.

Comando Imprimir

Permite emitir un listado de los datos de la carpeta InfoRpida. Este comando permite emitir un listado por impresora o vista previa para los datos de varias fichas a la vez. Estas fichas pueden ser todas las existentes en la carpeta InfoRpida o las que se encuentren seleccionadas al momento de emitir el listado. Por ejemplo, si en la carpeta InfoRpida de cuentas se ejecuta el comando Imprimir, y no hay cuentas seleccionadas, es posible emitir un listado de todas las cuentas definidas en la empresa, en un formato jerrquico que permite analizar los diferentes niveles definidos en el plan de cuentas. Para ejecutar el comando Imprimir podr: Presionar las teclas CTRL-P. Hacer clic en el botn Imprimir de la barra de herramientas. MEMORY COMPUTACIN

MEMORY CONTY - 41 Seleccionar la opcin Imprimir del men Edicin.

Al seleccionar este destino, Memory Conty enva directamente el informe a vista previa y desde all es posible enviar el informe directamente a la impresora predeterminada de Microsoft Windows. Como en todas las aplicaciones para Microsoft Windows, en la medida de que tenga correctamente instalada su impresora, Memory Conty permite imprimir en cualquier impresora, como ser de matriz de puntos, lser, de chorro de tinta e incluso color. Mediante este comando, tambin es posible enviar el informe por intermedio de cualquier dispositivo que Microsoft Windows maneje como una impresora. Por ejemplo, si se desea enviar un informe por fax, lo nico que se debe hacer es seleccionar el fax como impresora. En el momento de enviar el listado a la impresora, Memory Conty ofrece un cuadro de dilogo que permite seleccionar la impresora en la que va a imprimir, el rango de pginas, y la cantidad de copias. Si tiene una vieja impresora de matriz de puntos, y desea que Memory Conty imprima en ella en forma veloz sin aprovechar la presentacin de calidad de las fuentes de Microsoft Windows, y utilice directamente las fuentes de la impresora de matriz de puntos, es necesario que modifique en la configuracin de la impresora de Microsoft Windows la calidad Borrador, y marque dentro de la solapa Listados, de las Opciones que se encuentran en el men Empresa, la opcin Usar tipos de letra de la impresora.

Comando Terminar

Cierra la carpeta InfoRpida actual y valida los datos de la misma. Este comando permite finalizar el trabajo con la carpeta InfoRpida actual y validar en forma automtica que la informacin este correcta. Tenga en cuenta antes de cerrar una carpeta InfoRpida que Memory Conty no requiere cerrar una carpeta para poder trabajar con otra, dado que su innovadora interfaz permite tener todas las carpetas que requiera abiertas al mismo tiempo y seleccionar las mismas por las solapas que se encuentran sobre la parte derecha de las carpetas. Tampoco es necesario cerrar las carpetas para salir del sistema, dado que Memory Conty se encarga en forma automtica de cerrar todas las carpetas abiertas. Se recomienda que cierre las Carpetas InfoRpidas slo cuando no acceder nuevamente, o el acceso no se realice en forma cotidiana, ya que Memory Conty est diseado para que el usuario pueda acceder a todos los datos de la empresa en forma rpida y gil, permitiendo tener varias Carpetas InfoRpidas abiertas a la vez. MEMORY COMPUTACIN

42 - MEMORY CONTY Para ejecutar el comando Terminar podr: Presionar la tecla ESCAPE. Hacer clic en el botn Terminar de la barra de herramientas. Seleccionar la opcin Terminar del men Edicin.

Comandos avanzados de carpetas InfoRpidasAdems de poder realizar las operaciones ms comunes para la edicin de datos de las carpetas InfoRpidas, Memory Conty dispone de comandos avanzados que permiten realizar tareas adicionales que permite agilitar aun ms el uso del sistema y automatizar determinadas tareas que simplifiquen la operacin del sistema. Estos comandos avanzados de Memory Conty al igual que los comandos bsicos, tambin pueden ser accedidos desde las barras de herramientas y teclas de mtodo abreviado, adems del men Edicin.

Comandos de Seleccin de fichas

Seleccionan una o varias fichas que se encuentren consecutivas o alternadas dentro de la carpeta InfoRpida. Estos comandos permiten seleccionar fichas, para poder realizar operaciones sobre el conjunto de fichas seleccionadas, pudiendo utilizarse en los comandos Insertar, Cortar, Copiar, Borrar, Imprimir y Exportar. Por ejemplo, si quisiera copiar varios asientos a la vez, estando en el modo de ingreso Rpido, podr seleccionar todas las lneas consecutivas o alternadas que desee y de esta manera al ejecutar el comando Copiar, para que Memory Conty copie todas las lneas seleccionadas de una sola vez. La utilizacin de estos comandos se realiza utilizando el estndar de Microsoft Windows. MEMORY COMPUTACIN

MEMORY CONTY - 43 Para Seleccionar fichas consecutivas podr: Posicionarse en la primera ficha a marcar, presionar la tecla MAYSCULAS y sin dejar de presionar la tecla, moverse hasta la ltima ficha que desea seleccionar, ya sea con los cursores ARRIBA o ABAJO o hacer clic con el ratn, Memory Conty mostrar en un color diferente a las fichas seleccionadas, cuando finalice de marcar las fichas, ejecute el comando deseado, el cual se aplicar a todas las fichas seleccionadas. Para Seleccionar fichas alternadas podr: Posicionarse en la primer ficha a marcar, presionar la tecla CTRL y hacer clic con el ratn sobre cada una de las fichas que desea seleccionar, Memory Conty mostrar en un color diferente las fichas seleccionadas, cuando finalice de marcar las fichas, ejecute el comando deseado, el cual se aplicar a todas las fichas seleccionadas. Es posible tambin utilizar ambos comandos en conjunto, por ejemplo para seleccionar fichas alternadas y un grupo de fichas consecutivas, debiendo en este caso presionar la tecla CTRL. y hacer clic con el ratn sobre las fichas alternadas, y CTRL-SHIFT y hacer clic con el ratn sobre el conjunto de fichas consecutivas que se desean marcar.

Comando Copiar fichas

Copia al portapapeles de Microsoft Windows la ficha actual o las fichas que se encuentren seleccionadas. Este comando permite copiar al portapapeles de Microsoft Windows las fichas seleccionadas, para luego poder pegar la informacin dentro de Memory Conty u otra aplicacin de Microsoft Windows donde se requiera la informacin seleccionada, permitiendo de esta manera duplicar la informacin. Por ejemplo, si quisiera copiar un grupo de cuentas a una aplicacin Microsoft Windows, seleccione las cuentas deseadas utilizando los comandos de Seleccin de fichas explicados anteriormente, ejecute el comando Copiar y en el documento deseado, ejecute el comando Pegar o el equivalente para ejecutar dicha tarea dependiendo de la aplicacin que utilice. Adems de poder intercambiar de manera tan sencilla la informacin con otras aplicaciones de Microsoft Windows, Memory Conty permite copiar fichas dentro del mismo sistema, por ejemplo para copiar un grupo de cuentas de una empresa a otra, un grupo de asientos de un mes o a otro, o de una empresa a otra. Para ejecutar el comando Copiar fichas sobre la o las fichas seleccionadas podr: Presionar la tecla CTRL-C. Hacer clic en el botn Copiar ficha de la barra de herramientas. Seleccionar la opcin Copiar del men Edicin.

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44 - MEMORY CONTY

Comando Cortar fichas

Copia al portapapeles de Microsoft Windows la ficha actual o las fichas que se encuentren seleccionadas y marca las mismas para ser borradas. Este comando permite copiar al portapapeles de Microsoft Windows las fichas seleccionadas, para luego poder pegar la informacin dentro de Memory Conty u otra aplicacin de Microsoft Windows donde se requiera la informacin seleccionada, a la vez que marca para ser borradas a las fichas copiadas, permitiendo de esta manera mover la informacin. Por ejemplo, si quisiera mover un grupo de cuentas a una aplicacin Microsoft Windows, seleccione las cuentas deseadas utilizando los comandos de Seleccin de fichas explicados anteriormente, ejecute el comando Cortar y en el documento deseado, ejecute el comando Pegar o el equivalente para ejecutar dicha tarea dependiendo de la aplicacin que utilice. Adems de poder intercambiar de manera tan sencilla la informacin con otras aplicaciones de Microsoft Windows, Memory Conty permite mover fichas dentro del mismo sistema, por ejemplo para mover un grupo de cuentas de una empresa a otra, un grupo de asientos de un mes o a otro, o de una empresa a otra. Para ejecutar el comando Cortar fichas sobre la o las fichas seleccionadas podr: Presionar la tecla CTRL-X. Hacer clic en el botn Cortar ficha de la barra de herramientas. Seleccionar la opcin Cortar del men Edicin.

Comando Pegar fichas

Inserta y pega desde el portapapeles de Microsoft Windows la o las fichas copiadas o cortadas anteriormente mediante los comandos de Copiar fichas y Cortar fichas. Este comando permite pegar desde el portapapeles de Microsoft Windows las fichas seleccionadas y copiadas o cortadas anteriormente, dentro de la carpeta de Memory Conty, permitiendo de esta manera copiar o mover la informacin a la carpeta actual. Esta operacin slo puede realizarse cuando las fichas copiadas correspondan a la misma carpeta en la que se estn pegando, es decir que solo pueden pegarse asientos cuando se copiaron asientos, o se pueden pegar cuentas cuando se copiaron cuentas. Por ejemplo, si quisiera mover o copiar un conjunto de cuentas de una empresa a otra, luego de haber seleccionado las cuentas de la empresa origen y haberlas copiado o cortado al portapapeles de Microsoft Windows, al ejecutar el comando en la carpeta de MEMORY COMPUTACIN

MEMORY CONTY - 45 cuentas de la empresa destino, las mismas sern insertadas y pegadas en el plan de cuentas actual. Debido a que las fichas de Memory Conty poseen una determinada estructura de sus datos, para pegar datos desde otra aplicacin, el formato de los datos copiados al portapapeles de Microsoft Windows debe respetar el formato destino de Memory Conty, lo cual requiere una preparacin previa de la informacin, recomendndose en este caso utilizar el comando de Importacin de datos, que se explica en el captulo Herramientas. Para ejecutar el comando Pegar fichas podr: Presionar la tecla CTRL-V. Hacer clic en el botn Pegar ficha de la barra de herramientas. Seleccionar la opcin Pegar del men Edicin.

Comando Copiar contenidoCopia al portapapeles de Microsoft Windows el contenido seleccionado de un campo. Este comando permite copiar al portapapeles de Microsoft Windows el contenido seleccionado de un campo, para luego poder pegar la informacin dentro de Memory Conty u otra aplicacin de Microsoft Windows donde se requiera la informacin seleccionada, permitiendo de esta manera duplicar la informacin. Por ejemplo, si quisiera copiar el nombre de una cuenta a una aplicacin Microsoft Windows, seleccione la cuenta deseada, ejecute el comando F2 para editar el nombre de esta, seleccione el texto a copiar utilizando los comandos de seleccin de texto de Microsoft Windows, ejecute el comando Copiar y en el documento deseado, ejecute el comando Pegar. Adems de poder intercambiar de manera tan sencilla la informacin con otras aplicaciones de Microsoft Windows, Memory Conty permite copiar contenido dentro del mismo sistema, por ejemplo para copiar la leyenda de un asiento, al asiento de otro mes o de otra empresa. Para ejecutar el comando Copiar contenido mientras este editando el contenido del campo podr: Presionar la tecla CTRL-C. Hacer clic en el botn derecho del ratn y seleccionar la opcin Copiar. MEMORY COMPUTACIN

46 - MEMORY CONTY

Comando Cortar contenidoCopia al portapapeles de Microsoft Windows el contenido seleccionado de un campo, a la vez que lo elimina del campo. Este comando permite copiar al portapapeles de Microsoft Windows el contenido seleccionado de un campo, para luego poder pegar la informacin dentro de Memory Conty u otra aplicacin de Microsoft Windows donde se requiera la informacin seleccionada, a la vez que elimina el contenido seleccionado del campo, permitiendo de esta manera mover la informacin. Por ejemplo, si quisiera mover el nombre de una cuenta a una aplicacin Microsoft Windows, seleccione la cuenta deseada, ejecute el comando F2 para editar el nombre y dentro del nombre de esta, seleccione el texto a copiar utilizando los comandos de seleccin de texto de Microsoft Windows, ejecute el comando Cortar y en el documento deseado, ejecute el comando Pegar. Adems de poder intercambiar de manera tan sencilla la informacin con otras aplicaciones de Microsoft Windows, Memory Conty permite mover contenido dentro del mismo sistema, por ejemplo para mover la leyenda de un asiento, al asiento de otro mes o de otra empresa. Para ejecutar el comando Cortar contenido mientras este editando el contenido del campo podr: Presionar la tecla CTRL-X. Hacer clic en el botn derecho del ratn y seleccionar la opcin Cortar.

Comando Pegar contenidoPega desde el portapapeles de Microsoft Windows el contenido copiado o cortado anteriormente dentro de Memory Conty u otras aplicaciones de Microsoft Windows, mediante los comandos de Copiar y Cortar. Este comando permite pegar desde el portapapeles de Microsoft Windows el contenido seleccionado y copiado o cortado anteriormente, dentro del campo que se esta editando en la carpeta de Memory Conty, permitiendo de esta manera copiar o mover el contenido. Por ejemplo, si quisiera mover o copiar el nombre de una cuenta desde una aplicacin Microsoft Windows, luego de haber seleccionado el contenido origen y haberlo copiado o cortado al portapapeles de Microsoft Windows, al ejecutar el comando estando editando el campo destino del contenido, el mismo ser insertado y pegado en el nombre de la cuenta actual. MEMORY COMPUTACIN

MEMORY CONTY - 47 Adems de poder intercambiar de manera tan sencilla la informacin con otras aplicaciones de Microsoft Windows, Memory Conty permite mover o copiar contenido dentro del mismo sistema, por ejemplo para mover o copiar la leyenda de un asiento, al asiento de otro mes o de otra empresa. Para ejecutar el comando Pegar contenido mientras este editando el contenido del campo destino podr: Presionar la tecla CTRL-V. Hacer clic en el botn derecho del ratn y seleccionar la opcin Pegar.

Comando Ajustar columnas

Ajusta automticamente el ancho de las columnas de la planilla de la carpeta actual, de manera que todos los campos entren en pantalla sin necesidad de navegar en forma horizontal para ver todos los campos. Al ajustar las columnas para que no se tenga que navegar en forma horizontal, Memory Conty distribuye el espacio disponible entre las columnas que tuviera la carpeta en forma proporcional al largo de cada una de las columnas. Cuando el botn del comando se encuentra prendido, Memory Conty ajusta el ancho para que todas las columnas puedan ser visibles al mismo tiempo, en cambio cuando se vuelve a ejecutar el comando y el mismo se apaga, restablece para cada columna de la carpeta el ancho mximo previsto para las mismas. Prenda este comando cuando desee ver todos los campos en pantalla sin necesidad de navegar en forma horizontal, y apguelo cuando desea ver el contenido total de cada una de las columnas. Tenga presente que cuando prende el comando ajustar columnas, algunas columnas pueden truncar los datos que se visualizan en pantalla, debido a que Memory Conty necesita achicar los largos de cada columna, para que todas las columnas puedan verse al mismo tiempo. Cuando esto suceda pasando el puntero del ratn sobre el campo, Memory Conty mostrar en una etiqueta de informacin el contenido total del campo. Para prender el comando Ajustar columnas podr: Hacer clic en el botn este apagado. Ajustar de la barra de herramientas cuando el comando

Para apagar el comando Ajustar columnas podr: Hacer clic en el botn Ajustar columnas de la barra de herramientas cuando el comando este prendido.

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Como trabajar con las carpetas?Para ejemplificar aun ms el uso de las carpetas InfoRpidas de Memory Conty, en este captulo se detallan los pasos a seguir para realizar las tareas de edicin ms comunes.

Cmo moverse entre las fichasPara moverse entre las fichas de una carpeta InfoRpida siga estos pasos: Para ver la ficha siguiente, ejecutar el comando Siguiente ficha. Para ver la ficha anterior, ejecutar el comando Anterior ficha. Para ver la primera ficha, ejecutar el comando Primera ficha. Para ver la ltima ficha, ejecutar el comando Ultima ficha.

Cmo ingresar fichas nuevasPara ingresar fichas nuevas siga estos pasos: 1. 2. 3. 4. Seleccione del men Carpetas, la carpeta InfoRpida correspondiente a la ficha que desea agregar. Ejecute el comando Insertar ficha. Ingrese los datos que le solicita Memory Conty para la ficha actual. Ejecute el comando Insertar ficha si desea guardar los datos de la ficha recin ingresada y crear una nueva, o el comando Terminar, si no requiere ingresar fichas adicionales.

Es importante recordar, que Memory Conty no requiere ejecutar un comando de grabacin, a menos que se especifique dicha operacin en la carpeta, grabando automticamente la informacin ingresada. Recuerde adems, que tampoco es necesario cerrar las carpetas para acceder a otras carpetas o emitir informes.

Cmo ubicar una fichaPara ubicar una ficha dentro de una carpeta InfoRpida siga estos pasos: 1. 2. 3. Seleccione del men Carpetas, la carpeta InfoRpida correspondiente a la ficha que desea buscar. Posicionese en la columna sobre la cual desea buscar y presione el comando Buscar. Ingrese parte del texto a buscar, o el texto completo macando la MEMORY COMPUTACIN

50 - MEMORY CONTY 4. opcin de Slo texto completo, y ejecute el botn Aceptar. Si existiera ms de un mismo dato con el texto ingresado, vuelva a ejecutar el comando Buscar y ejecute el botn Aceptar sin volver a ingresar el texto a buscar, ya que Memory Conty lo recuerda automticamente.

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Validacin de datosAl ejecutar el comando Terminar, Memory Conty valida los datos de las carpetas automticamente antes de cerrar la misma, para asegurar la integridad de la informacin y prever la generacin de informes que no sean congruentes y por consiguiente puedan dar lugar a errores en la administracin de la empresa. Si la validacin de los datos de la carpeta da como resultado que se encuentren errores, Memory Conty ofrece la opcin de verlos y corregirlos en el momento, o dejarlos para corregir ms adelante. Si bien, Memory Conty permite dejar errores pendientes, estos errores deben ser corregidos siempre antes de emitir los informes del sistema, ya que Memory Conty para preservar la integridad de la informacin y los informes que este genera, no permite emitir errores que pudieran dar resultados invlidos o incongruentes. Cuando se selecciona corregir los errores, Memory Conty abre una nueva carpeta en la cual se detallan los errores encontrados, ofreciendo un nuevo men Errores, y una barra de herramientas con comandos que asistirn al usuario a que la correccin de los errores producidos pueda corregirse en forma gil y sencilla.

Comandos de la validacin de datosComando MostrarEste comando, vuelve a abrir la carpeta en la cual se detect el error, y se posiciona automticamente en la lnea que contiene el error indicado, lo que ofrece una forma rpida y sencilla de corregir los errores en forma interactiva. Por ejemplo si al salir de los asientos, Memory Conty detectar que un asiento no balancea, informar de dicho error, y al ejecutar el comando mostrar, se posicionar en la ltima lnea del asiento que no balancea, lo que permitir corregir el error en forma gil y sumamente sencilla. MEMORY COMPUTACIN

52 - MEMORY CONTY Para ejecutar el comando Mostrar podr: Hacer clic en el botn Mostrar de la barra de herramientas. Seleccionar la opcin Mostrar del men Edicin.

Comando ExplicarEste comando ejecuta automticamente la ayuda de Memory Conty y busca dentro de esta, el tema relacionado al error encontrado, donde se brinda informacin detalladas sobre el error encontrado y la forma de solucionar el mismo, con ejemplos prcticos de los errores ms comnmente cometidos por los usuarios. Para ejecutar el comando Explicar podr: Hacer clic en el botn Explicar de la barra de herramientas. Seleccionar la opcin Explicar del men Edicin.

Comando BorrarEste comando permite ir borrando de la lista de errores aquellos que ya fueron corregidos, a los efectos de visualizar solamente los pendientes, y de esta manera ir administrando las tareas que debe realizar el usuario para corregir todos los errores encontrados. Para ejecutar el comando Borrar podr: Hacer clic en el botn Borrar de la barra de herramientas. Seleccionar la opcin Borrar del men Edicin.

Comando ImprimirEste comando permite imprimir la lista de errores encontrados, de forma de poder trabajar con una copia en papel de los errores, de forma de poder administrase para corregir los errores encontrados por Memory Conty. Para ejecutar el comando Imprimir podr: Hacer clic en el botn Imprimir de la barra de herramientas. Seleccionar la opcin Imprimir del men Edicin.

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CAPTULO

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Configuracin de empresas

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Configuracin de EmpresasLuego de haber conocido la interfaz de las carpetas InfoRpidas de Memory Conty, el siguiente paso es configurar las empresas a administrar con Memory Conty, y parametrizar el sistema para adaptarlo a las necesidades contables, fiscales y de gestin de cada una de las empresas.

Propiedades de la empresaLas Propiedades de la empresa contienen los datos identificatorios de la empresa y las opciones que dispone Memory Conty sobre la parametrizacin de la misma. Las mismas son solicitadas por Memory Conty al momento de crear una nueva empresa, pero pueden ser cambiadas o completadas en cualquier momento gracias a la gran versatilidad del sistema, que permite en cualquier momento cambiar no solamente los datos identificatorios de la empresa, sino tambin la parametrizacin de cualquiera de las empresas. Para consultar y modificar las Propiedades de la empresa, seleccione en el men Empresa, la opcin Propiedades. Memory Conty permite administrar la informacin identificatoria de cada una de las empresas del sistema, a los efectos de no solamente poder determinar la configuracin y datos de la misma, sino tambin de poder utilizar los datos ingresados como informacin de continua consulta para la administracin contable, fiscal y de gestin. De acuerdo a la alta parametrizacin de Memory Conty, cada una de las empresas posee una serie de atributos sobre su configuracin buscando que los datos a administrar para cada empresa reflejen con mayor exactitud la realidad. En este captulo no solamente se describirn los diferentes datos identificatorios que posee el sistema para la administracin de las empresas, sino tambin las diferentes opciones de configuracin sobre la forma de trabajo de la empresa. Las mismas estn ordenadas en la secuencia que debe seguir el usuario, para definir la empresa en la cual va a trabajar. La ventana de Propiedades de la empresa, para una mejor operacin esta dividida en diferentes solapas, donde se distribuyen los datos identificatorios y los datos de configuracin del sistema que deben utilizarse para la misma.

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IdentificacinEsta solapa contiene los datos identificatorios de la empresa, que son utilizados para la consulta de los datos de la empresa, y la identificacin de los informes emitidos por Memory Conty.

Datos fiscalesEsta otra solapa permite ingresar en forma opcional los datos fiscales de la empresa, los cuales tienen como objetivo el registrar para su posterior consulta todos aquellos datos que tengan que ver con la informacin fiscal, la cual es configurada por el sistema en forma automtica de acuerdo a las necesidades de cada pas.

InscripcionesPermite cargar en forma opcional los datos de inscripcin de la empresa en diferentes organismos que estn previamente parametrizados para cada pas, lo que posibilita administrar informacin que ser de vital ayuda al momento de requerir dichos datos. Para Argentina, en esta solapa se debe indicar la Situacin de IVA de la empresa, la cual es utilizada por Memory Conty para la validacin de los comprobantes A, B y C y la confeccin de los subdiarios de la empresa.

AsientosPermite definir las caractersticas que debe considerar Memory Conty sobre la empresa, al momento del ingreso los asientos de la misma, como por ejemplo, cual es el primer mes en el que se ingresaran asientos, si la empresa utiliza nmeros de asientos, si se ingresarn o no asientos en moneda extranjera, si se desean administrar vencimientos para los asientos y si se ingresarn en forma discriminada los comprobantes entre otros. Primer mes con asientos Permite indicar cual es el primer mes en el que se ingresaran asientos para la empresa, este dato es utilizado por Memory Conty para conocer desde que fecha deben considerarse los saldos iniciales de las cuentas en la emisin de informes. Al momento de cerrar un balance, si aun no se ha ingresado los asientos de cierre y apertura no modifique este dato, dado que permitir arrastrar los saldos de las cuentas desde los ejercicios anteriores; si en cambio, ya se han ingresado los asientos de cierre y apertura, modifique este dato ingresando el primer mes con asientos del nuevo ejercicio, lo que optimizar el procesamiento de la informacin de la empresa, ignorando los MEMORY COMPUTACIN

58 - MEMORY CONTY movimientos de los ejercicios anteriores. Usa distintas leyendas por cuenta Esta opcin permite indicar si al momento del ingreso de asientos, se desea ingresar una nica leyenda para el asiento, o si se desea que cada cuenta del asiento posea una leyenda diferente. Si desea ingresar una leyenda diferente para cada cuenta del asiento, marque esta opcin, que permitir que Memory Conty solicite una leyenda distinta por cuenta, en vez de solicitar una nica leyenda para todas las cuentas del asiento. Usa nmeros de asientos Esta opcin permite que la empresa identifique a los asientos con un nmero interno de control, lo que permitir adems validar los nmeros de asiento, para determinar que los mismos sean nicos dentro del mismo mes o dentro de un perodo, de acuerdo a las caractersticas de la empresa. Esta opcin adems, permite que cada cuenta del asiento posea una leyenda diferente en vez de que todo el asiento posea la misma leyenda, tomando el mismo comportamiento que la opcin Usa distintas leyendas por cuenta explicada anteriormente. Muestra origen de asientos En el caso que la empresa reciba asientos generados por Memory Worky, Memory Fgaro (Versin para Microsoft Windows), Memory Magus u otra aplicacin de terceros, esta opcin permite que Memory Conty muestre para cada asiento cual es la aplicacin desde la cual fue generado, lo que posibilita identificar los asientos ingresados directamente en Memory Conty de los asientos generados por otras aplicaciones. Ingresa tipos de asiento Esta opcin, permite mostrar u ocultar el tipo del asiento que se esta ingresando o visualizando, dato que identifica a aquellos asientos que tienen un significado especial en la contabilidad de la empresa, como ser el asiento de apertura, el de cierre, el de resultados y los asientos de diferencia de cambio entre otros. Si bien Memory Conty posee predefinido determinados tipos de asientos para los asientos que son generados en forma automtica, los tipos de asiento pueden ser configurados por la empresa, de acuerdo a las necesidades de la misma, tal como se explicar ms adelante en el captulo de Tipos de asiento. Ingresa asientos en moneda extranjera Esta opcin, que se encuentra marcada por omisin, permite que si la empresa no posee asientos en moneda extranjera o no desea emitir informes en moneda extranjera, Memory Conty oculte los datos relacionadas a las monedas y las cotizaciones tanto en el ingreso de asientos como en la emisin de informes, de manera de agilitar el ingreso de datos y MEMORY COMPUTACIN

MEMORY CONTY - 59 posterior emisin de los informes en aquellas empresas donde este dato no sea necesario. Ingresa vencimientos de asientos Si adems de la informacin fiscal y contable de la empresa, se desear administrar la gestin de vencimientos de cheques, facturas y documentos, esta opcin permite que el usuario pueda registrar para cada lnea del asiento, una fecha de vencimiento, la cual ser utilizada para emitir los libros mayores de las diferentes cuentas ordenados por dicha fecha y de esta forma poder obtener no solamente el saldo de las cuentas a una determinada fecha, sino tambin el saldo de las cuentas de acuerdo al vencimiento que puedan tener las operaciones de la empresa. Ingresa impuestos en las lneas de asientos En el caso que la empresa posea impuestos adicionales al IVA, esta opcin permite imputar automticamente dichos impuestos en el ingreso rpido de asientos, sin necesidad de tener que calcular y discriminar en forma manual los montos y las cuentas de los impuestos. Ingresa imputaciones a centros de costos Si la empresa requiere de un anlisis de centros de costos, y estos centros de costos no pueden ser determinados en forma automtica por Memory Conty, mediante la aplicacin de reglas de distribucin porcentual entre los diferentes centros de costos, esta opcin permite que el usuario pueda discriminar en cada asiento, el monto especfico a asignar a cada centro de costos de la empresa. Ingresa comprobantes en los asientos Si en la empresa se registrar un asiento por cada comprobante, y adems se desea identificar a los mismos con su nombre, serie o punto de venta y nmero (Configuracin que Memory Conty determina de acuerdo a las necesidades de cada pas), marque esta opcin que permitir que Memory Conty incluya campos especficos para el ingreso de dichos asientos, lo que agilitar el ingreso de datos, disminuir la probabilidad de error y de omisin de comprobantes, ya que Memory Conty se encargar de recordar la numeracin correlativa de los comprobantes y detallar los datos identificatorios de cada comprobante en los subdiarios que provee el sistema. Generar leyenda a partir del comprobante Si seleccion que Ingresa comprobantes en los asientos, y desea que la leyenda de los mismos se genere en forma automtica a partir del nombre, letra, serie o punto de venta y nmero, (Configuracin que Memory Conty determina de acuerdo a las necesidades de cada pas) marque esta opcin para que Memory Conty sugiera automticamente la misma a partir de los datos que identifican al comprobante. Incrementa nmeros en las leyendas MEMORY COMPUTACIN

60 - MEMORY CONTY Esta opcin permite que Memory Conty incremente en forma automtica aquellos nmeros que se encuentren dentro de las leyendas de los asientos. Memory Conty sugerir para el siguiente asiento, si encontrar un nmero en la leyenda, el nmero del asiento anterior ms uno, dato que podr ser modificado o no por el usuario. Marque esta opcin, cuando no utilice la opcin Ingresa comprobantes en los asientos e ingrese para la empresa asientos que representan comprobantes que se identifican por un nmero dentro de la leyenda. Usa imputacin alternativa Esta opcin disponible nicamente para Uruguay, permite asignar a cada asiento un cdigo auxiliar al plan de cuentas, para luego poder emitir mayores o balances totalizados por esos cdigos de imputacin alternativa. Esta prestacin hace posible que en forma independiente al plan de cuentas de la empresa puedan por ejemplo definirse imputaciones alternativas para clientes y proveedores y de esta manera poder emitir informes de estados de cuenta y balances de saldos de clientes y proveedores sin necesidad de tener que abrir una cuenta para cada cliente o proveedor dentro del plan de cuentas de la empresa. Otra utilidad, puede ser la de definir imputaciones alternativas para ga