Manual metro-oa

Metro Systems Corporation Public Company Limited

จดท าโดยแผนก OSG (by Web Application Support) หนา 1

www.metro-oa.com

การใชงานของ Requester

สารบญ

เรอง หนา

Home Page ทวไปของ www.metro-oa.com 2 การ Login เขาสระบบ e-Procurement 3 เขาสระบบ / กระบวนการท างานของระบบ 4

การสรางใบขอซอสนคา ( Purchase Request ) เพอเปด Order 5 การตรวจสอบสถานะของเอกสาร (PR Status) 9

เมนการใชงาน การเปลยนหนวยงาน (Change Organization) การเขาดรายละเอยดสวนตว ( My Profile ) การเปลยน password (Change Password) การดประวตการสงซอ ( History Product Order ) การคนหาสนคากรณไมเปน Member

การเรยกขอด Password (Forgot Your Password) การตดตอกบ Metro (Contact Us) การ Logout เพอออกจากระบบ E-Procurement

http://www.metro-oa.com/




1. หนา Home Page ทวไป ผใชงานระบบตองเปด Internet Explorer พมพ URL www.metro-oa.com




2 การ Login เขาสระบบ e-Procurement ในหนาทผานมาจะเปนการแนะน าหนา Home Page เรมตน ในหวขอนจะแนะน าวธการ Login เขาสระบบ

เรมตนเขาสระบบคลกทป ม Login การ Click Login icon ดงรป จะเขาสระบบ e-Procurement เพอให Requester สรางใบสงซอ ( Purchase Order ) และ

ยงสามารถตรวจสอบสถานะของเอกสารวาอยในขนตอนใด หลงจาก Click Login แลว จะปรากฏหนาจอดงรป

ผใชตองใส User Name ซงเปน E-mail Address และ Password ลงไปใหถกตอง เมอ Click ปม Login กจะเขาสระบบเพอท างานตอไป ซงจะปรากฏหนาจอดงรป

กรณทผใช ตองท าหนาทในหลาย Cost Center จ าเปนตองเลอกหนวยงานทจะท าใบสงซอสนคาใหถกตองตรงตามหนวยงานนน

ใหคลกเลอกทหนาตาง Select Organization จากนน Click Login อกครง



3. เขาสระบบ เมอผานขนตอนการ login เรยบรอยแลว ผใชงานจะเหนหนา PR/PO ซงรายละเอยดจะประกอบไปดวย 2 สวน เปนเอกสาร

ทสรางไว ไดแก เอกสารใบขอซอ ( PR ) และ เอกสารใบสงซอ ( PO ) ปรากฏหนาจอดงรป

กระบวนการท างานของระบบจะมขนตอนดงน

1. Requester Create PR ถา Save แตยงไม Submit จะมผลให PR มสถานะ เปน Pending ซงสามารถเรยกมาแกไขได 2. Requester Submit PR ทไดจากการ Create หรอเรยกจาก Pending จะมผลให PR มสถานะเปน Submitted ซงจะไมสามารถแกไข และจะถกสงไปยงตะกราของ Approver พรอมกบสง e-mail เพอท าการ Approve ตอไป 3. Approver ทถกก าหนดตาม Organization นเทานนทมสทธเหนและเรยกเอกสารขนเพอพจารณา Approve หรอ Reject ถาเปนการ Approve ระบบจะสรางใบ PO ทมสถานะ Approved และใบ PR ดงกลาวกจะมสถานะ Approved เชนกน ซงPO ใบน จะไปอยตะกราเอกสารของ Sales Man บรษท เมโทรซสเตมสฯ พรอมกบสง e-mail เพอด าเนนขนตอนเปดการขาย ตอไป 4. Sales Man บรษท เมโทรซสเตมสฯ ทถกก าหนดใหดแลบรษทนเทานน ทมสทธเหนและเรยกเอกสารขนเพอพจารณา

Accept หรอ Cancel Order กรณ Accept อาจจะเปนกรณสามารถสงสนคาครบตามทสง ระบบกจะเปลยนสถานะใบ PO จาก Approved เปน Full Ship แตถาไมสามารถสงใหครบตามทสง ระบบกจะเปลยนสถานะใบ PO เปน Partial Ship พรอมกบสง e-mail ใหกบ Approver รบทราบ และ e-mail ใหกบ Requester เพอท าขนตอน Receive ตอไป 5. Requester เรยกใบ PO ทมสถานะ Full Ship หรอ Partial Ship เพอท าการ Confirm Receive ระบบจะเปลยนสถานะใบ

PO เปน Received ซงจะเปนสถานะสนสดของกระบวนการ



4. การสรางใบขอซอสนคา ( Purchase Order ) เพอเปด Order การสรางใบ PR ใหมขนมาในระบบ E-Procurement นน Requester จะสามารถกระท าไดโดยการคลกทป ม Create New

Order

เมอคลกป ม Create New Order จะแสดงหนา PR Detail () เพอกรอกรายละเอยดการสงซอสนคา ซงผใชอาจกรอกขอมลลงใน Field ตางๆดงน

Order Name ชอของ Order Reference PO# เลขท PO ทจะใชอางอง

Asset Type ประเภทของ Order o Office Supplies ( Default ) o Fixed Asset

Remark รายละเอยดเพมเตม Expected Received Date วนทตองการสนคา

Payment Method การจายเงน



เมอกรอกรายละเอยดการสงซอตามตองการแลว ตอไปจะเปนการน ารายการสนคาทไดท า Contact ไวกบเมโทรฯ ดงเขามาไวในเอกสาร PR โดยจะท าในตาราง Order Summary

กรณทผสงซอสนคาสงซอสนคาใหกบหลายหนวยงาน สามารถท าไดโดย เลอก Cost center ท Step 1 เลอก Ship Address ท Step 1 (ตองระบ Ship Address หากแยกสงหลายท)

การดงรายการสนคาเขาสตาราง Order Summary ผใชงานคลกทป ม Add Product ระบบจะแสดงรายการสนคาแยกตามประเภทเพอความสะดวกในการใชงานไวทงหมด 4 แบบ



แบบท 1 My Product แสดงรายการสนคาทผใชงานไดท า Contact ไวกบเมโทรฯ ซงเปนสนคาทไดรบการประกนราคา สนคาในหนานผใชงานสามารถกรอกจ านวนตวเลขทตองการสงซอทชอง Qty

แบบท 2 My Catalog แสดงรายการสนคาทงหมดทมใน www.metro-oa.com หากตองการสงซอสนคาในหนานตองตดตอกบ Sales โดยตรง

แบบท 3 Privilege List แสดงรายการสนคาทท า Contact แยกตามหนวยงาน โดยผใชงานสามารถก าหนดเองได แบบท 4 History Product Order แสดงการสนคาทเคยซอในระบบ eProcurement จากนนคลกทป ม Add ดานลางสดเพอเปนการยนยนรายการสนคาทเลอกไวทงหมดและระบบจะท าการค านวณราคาและ Vat ใหอตโนมตเมอกลบไปยงหนา PR Detail

เมอท าการยนยนจ านวนและรายการสนคาทไดเลอกไวระบบไดท าการค านวณ ราคา, Vat, ยอด Total ของเอกสารใบน




การท างานในหนาน - กรณตองการลบรายการสนคาบางรายการออก ใหคลกเครองหมายถก ทชองสเหลยมเลกดานหนา จากนนคลกทป ม Delete

Product - ตองการเพมหรอลดจ านวนการสงสนคา ใหเปลยนแปลงจ านวนทชอง Qty จากนนคลกป ม Recalculate เพอท าการค านวณ

ราคาใหมอกครง - ไมตองการท างานตอและลบรายการทงหมดคลกทป ม Undo

หากรายการสนคาและราคาถกตองแลว กสามารถน ารายการทงหมดนท าเปนเอกสาร PR ได โดยคลกทป ม Create PR

ระบบแสดงหนา Message box เพอสอบถามยนยนการท าเอกสาร PR อกครง หากยนยนตามรายการเดมคลกป ม OK หากไมยนยนตามรายการเดมคลกทป ม Cancel ระบบจะเปดใหแกไขรายการไดอกครง

เมอไดท าการยนยนรายการสนคาทไดสงซอแลวระบบจะจดแสดงเอกสาร PR Detail ทเสรจสมบรณอกครง

การท างานในหนาน - คลกเลอกผทมสทธอนมตเอกสาร PR - หากตองการการใหเอกสาร PR นสงใหผทมสทธ Approve ในทนท คลกทป ม Submit - หากตองการกลบไปแกไขรายการสนคาอกครง คลกทป ม Undo ระบบจะแสดงหนา PR/PO อกครง



กรณเลอกผ Approve และกด Submit ระบบจะแสดง Message box เพอถามยนยนอกครง เมอคลกป ม OK เอกสาร PR จะไปปรากฏท Approver ทงทาง mail และใน www.metro-oa.com ซง Approver จะสามารถ approve เอกสาร PR ไดทงทาง mail และจาก www.metro-oa.com (เอกสาร PR จะปรากฏแบบ real time เมอแสดงในหนา web page)





การตรวจสอบสถานะของเอกสาร (PR Status) 1. Pending แสดงวาเอกสาร PR ยงไมไดท าการ Submitted เพอสงให Approver และยงแกไขได 2. submitted แสดงวาเอกสาร PR ไดสงใหกบ Approver เพอรอการอนมตแลว 3. Approved แสดงวาเอกสาร PR ไดรบการอนมตจาก Approver แลวและสงมายง Sales Metro (มสถานะ

เปน PO) 4. Full Shift เอกสาร PO ไดรบการตอบรบการสงซอจาก Sales และพรอมทจะสงสนคาใหกบลกคาไดทก

รายการทสงซอ 5. Partial Shift เอกสาร PO ไดรบการตอบรบการสงซอจาก Sales และพรอมทจะสงสนคาใหกบลกคาในบาง

รายการ 6. Cancel หรอ Reject เอกสารไดถกยกเลกจาก Approver หรอจาก Sales

Documents

Manual metro-oa