Manual Pengguna Sistem Pengurusan Maklumat FAS (Sistem eFAS)

Manual Pengguna

Sistem Pengurusan Maklumat FAS

Jabatan Audit Negara Malaysia (JANM)

Pengguna

(Sistem eFAS)

2Sistem Pengurusan Maklumat FAS (eFAS)

Isi Kandungan

Bahagian 1 Pengenalan 4

................................................................................................................................... 41.1 Apa itu e-FAS?

Bahagian 2 Utama 6

................................................................................................................................... 62.1 Pengenalan

................................................................................................................................... 72.2 Direktori Pegawai

................................................................................................................................... 82.3 Profil FAS.......................................................................................................................................................... 9Tab Cawangan 2.3.1

.......................................................................................................................................................... 12Tab Rakan Kongsi 2.3.2

.......................................................................................................................................................... 14Senarai Pengauditan FAS 2.3.3

.......................................................................................................................................................... 16Tab Jejak Audit 2.3.4................................................................................................................................... 182.4 Helpdesk / Aduan

Bahagian 3 Lantikan 23

................................................................................................................................... 233.1 Borang Pengesahan Surat Pelantikan

................................................................................................................................... 243.2 Maklumat Surat Pelantikan

................................................................................................................................... 26

3.3 Senarai Borang Pengesahan PenerimaanBorang Suratkuasa

Bahagian 4 Pembayaran 29

................................................................................................................................... 294.1 Maklumat Pengesahan Invois

................................................................................................................................... 314.2 Maklumat Pengesahan Pembayaran

Bahagian

1Pengenalan

Sistem Pengurusan Maklumat FAS (eFAS) 4

© 2012 Jabatan Audit Negara Malaysia (JAN)

1 Pengenalan

· Sistem eFAS menyediakan kemudahan kepada pengguna di Firma Audit Swasta (FAS)

untuk menguruskan maklumat firma yang membuat pengauditan di JAN.

1.1 Apa itu e-FAS?

· Pengurusan FAS merupakan aktiviti yang dilaksanakan oleh Bahagian Kewangan &

Pentadbiran, Sektor Audit Kerajaan Persekutuan, Sektor Audit Badan Berkanun

Persekutuan, Sektor Audit Kerajaan Negeri dan Jawatankuasa Pemilihan Pelantikan

Juruaudit Swasta (JPPJS) di Jabatan Audit Negara bagi melantik, mengurus, menyelia dan

menilai prestasi Firma Audit Swasta (FAS) yang menjalankan pengauditan bagi pihak Ketua

Audit Negara.

· Kuasa Melantik FAS: Seksyen 7(3) Akta Audit 1957 menyatakan bahawa “Ketua Audit

Negara boleh memberi kuasa kepada mana-mana orang yang disifatkan berkebolehan

untuk menjalankan bagi pihak dan di bawah arahannya apa-apa siasatan, pemeriksaan

atau pengauditan dan melaporkan dapatan orang itu tentang siasatan, pemeriksaan atau

pengauditan itu kepada Ketua Audit Negara dan bagi maksud itu boleh membuat

perkiraan bagi pembayaran apa-apa fi dengan persetujuan Perbendaharaan dan pihak

yang berkenaan”.

· Sistem e-FAS merupakan sistem pengurusan pelantikan dan pemantauan Firma Audit

Swasta (FAS) yang dilaksanakan oleh Jabatan Audit Negara secara web-based. Sistem ini

merangkumi proses pendaftaran FAS, pemilihan, pelantikan, penilaian prestasi FAS

sehingga pembayaran.

· Sistem ini dilengkapi dengan modul laporan, modul aduan dan helpdesk.

Bahagian

2Utama



2 Utama

· Menu UTAMA ada memaparkan maklumat seperti berikut:

1. Pengenalan

2. Direktori Pegawai

3. Profil FAS

4. Helpdesk / Aduan

2.1 Pengenalan

· Pengenalan tentang sistem eFAS ada diterangkan dalam menu Pengenalan.

· Untuk melihat maklumat pengenalan sistem, sila ikuti langkah-langkah seperti berikut.

1. Klik pada menu Pengenalan di bahagian UTAMA.

Menu Pengenalan

· Skrin Pengenalan akan dipaparkan seperti berikut.

Pengenalan

· Proses melihat maklumat pengenalan selesai.



2.2 Direktori Pegawai

· Pengguna boleh melihat maklumat pegawai untuk dihubungi pada menu Direktori

Pegawai.

· Maklumat yang boleh dilihat adalah seperti Nama pegawai, No. Telefon dan Alamat emel

pegawai.

· Untuk melihat maklumat direktori pegawai, sila ikuti langkah-langkah seperti berikut.

1. Klik pada menu Direktori Pegawai di bahagian UTAMA.

Menu Direktori Pegawai

· Skrin Direktori Pegawai akan dipaparkan seperti berikut.



Direktori Pegawai

· Proses melihat maklumat direktori pegawai selesai.

2.3 Profil FAS

· Pengguna eFAS boleh membuat kemaskini pada maklumat FAS bagi firmanya sahaja.

· Untuk melihat maklumat profil pegawai, sila ikuti langkah-langkah seperti berikut.

1. Klik pada menu Profil FAS di bahagian UTAMA.

Menu Profil FAS



· Skrin maklumat FAS akan dipaparkan seperti berikut.

Maklumat FAS

2. Klik butang <Kemaskini> untuk kemaskini maklumat firma.

3. Untuk mencetak template, pilih Template dan klik butang <Cetak>.

· Proses melihat maklumat profil FAS selesai.

2.3.1 Tab Cawangan

· Tab Cawangan akan merekodkan maklumat cawangan bagi FAS.

· Untuk tambah cawangan, sila ikuti langkah-langkah seperti berikut.




Menu Profil FAS


Maklumat FAS

2. Klik tab Cawangan.

· Skrin tab Cawangan akan dipaparkan seperti berikut.



Tab Cawangan

3. Gerakkan cursor pada ikon Tambah Cawangan.

· Skrin Tambah Cawangan akan dipaparkan seperti berikut.

Tab Cawangan

4. Masukkan semua maklumat Cawangan yang berkaitan.

5. Klik butang <Tambah Cawangan>.

Tab Cawangan

· Maklumat cawangan akan dipaparkan pada senarai di tab Cawangan.

· Proses tambah cawangan selesai.

KEMASKINI CAWANGAN.

1. Klik butang <Kemaskini>.

· Skrin Kemaskini Cawangan akan dipaparkan.

2. Kemaskini maklumat yang diperlukan.



3. Klik butang <Simpan>.

· Proses kemaskini cawangan selesai.

HAPUS CAWANGAN.

1. Klik butang <Hapus> pada senarai cawangan.

· Dialog mesej untuk hapus cawangan akan dipaparkan.

2. Klik butang <OK> untuk hapus cawangan.

· Proses hapus cawangan selesai.

2.3.2 Tab Rakan Kongsi

· Tab Rakan Kongsi akan merekodkan maklumat rakan kongsi bagi FAS.

· Untuk tambah rakan kongsi, sila ikuti langkah-langkah seperti berikut.


Menu Profil FAS




Maklumat FAS

2. Klik tab Rakan Kongsi.

· Skrin tab Rakan Kongsi akan dipaparkan seperti berikut.

Tab Rakan Kongsi

3. Gerakkan cursor pada ikon Tambah Rakan Kongsi.

· Skrin Tambah Rakan Kongsi akan dipaparkan seperti berikut.

Tab Rakan Kongsi



4. Masukkan Nama Rakan Kongsi dan No. Telefon.

5. Klik butang <Tambah Rakan Kongsi>.

Tab Rakan Kongsi

· Maklumat rakan kongsi akan dipaparkan pada senarai di tab Rakan Kongsi.

· Proses tambah rakan kongsi selesai.

KEMASKINI RAKAN KONGSI.


· Skrin Kemaskini Rakan Kongsi akan dipaparkan.


3. Klik butang <Simpan>.

· Proses kemaskini rakan kongsi selesai.

HAPUS RAKAN KONGSI.

1. Klik butang <Hapus> pada senarai rakan kongsi.

· Dialog mesej untuk hapus rakan kongsi akan dipaparkan.

2. Klik butang <OK> untuk hapus rakan kongsi.

· Proses hapus rakan kongsi selesai.

2.3.3 Senarai Pengauditan FAS

· Tab Senarai Pengauditan FAS akan memaparkan senarai pengauditan FAS.

· Untuk melihat senarai pengauditan FAS, sila ikuti langkah-langkah seperti berikut.




Menu Profil FAS


Maklumat FAS

2. Klik tab Senarai Pengauditan FAS.

· Skrin tab Senarai Pengauditan FAS akan dipaparkan seperti berikut.



Tab Senarai Pengauditan FAS

· Proses lihat senarai pengauditan FAS selesai.

2.3.4 Tab Jejak Audit

· Tab Jejak Audit akan merekodkan aktiviti yang dilakukan oleh pengguna pada maklumat

FAS.

· Untuk melihat rekod jejak audit, sila ikuti langkah-langkah seperti berikut.


Menu Profil FAS




Maklumat FAS

2. Klik tab Jejak Audit.

· Skrin tab Jejak Audit akan dipaparkan seperti berikut.

Tab Jejak Audit

· Proses lihat rekod jejak audit selesai.



2.4 Helpdesk / Aduan

· Sekiranya terdapat sebarang masalah, pengguna boleh menghantar aduan di dalam

sistem eFAS.

· Aduan yang telah dihantar tidak dibenarkan untuk dikemaskini atau dihapus daripada

sistem.

· Untuk tambah aduan sistem, sila ikuti langkah-langkah seperti berikut.

1. Klik pada menu Helpdesk/Aduan di bahagian UTAMA.

Menu Helpdesk / Aduan

· Skrin Senarai Aduan akan dipaparkan seperti berikut.

Senarai Aduan

2. Klik butang <Tambah Aduan>.

· Skrin Tambah Aduan akan dipaparkan seperti berikut.



Borang Aduan

3. Masukkan Jawatan dan Aduan.

4. Pilih Kategori aduan.

5. Klik butang <Browse> untuk memuat-naik Lampiran.

6. Klik butang <Simpan> untuk menyimpan aduan tersebut.

· Maklumat aduan berjaya disimpan.

Senarai Aduan

· Proses tambah aduan selesai.

KEMASKINI & HANTAR ADUAN.

1. Klik aduan pada Senarai Aduan.

Senarai Aduan



· Skrin maklumat aduan akan dipaparkan seperti berikut.

Maklumat Aduan


· Skrin Kemaskini Aduan akan dipaparkan seperti berikut.

Kemaskini Aduan


4. Klik butang <Simpan> untuk menyimpan maklumat yang telah dikemaskini. ATAU

5. Klik butang <Hantar> untuk menghantar aduan.

· Proses kemaskini dan hantar aduan selesai.

HAPUS ADUAN.

1. Klik butang <Hapus> pada maklumat Aduan.



Maklumat Aduan

· Dialog mesej untuk hapus aduan akan dipaparkan.

2. Klik butang <OK> untuk hapus maklumat aduan.

· Proses hapus aduan selesai.

Bahagian

3Lantikan



3 Lantikan

· Maklumat Lantikan terdiri daripada maklumat seperti berikut;

1. Borang Pengesahan Surat Pelantikan

2. Maklumat Surat Pelantikan

3. Senarai Borang Pengesahan Penerimaan Borang Suratkuasa

3.1 Borang Pengesahan Surat Pelantikan

· Semua Permohonan Akaun Baru yang telah dilantik untuk Lantikan perlu diterima oleh

FAS.

· Pengguna FAS perlu log masuk ke dalam eFAS. (http://esppv2dev.audit.gov.my/efas/

efaslogin)

· Gunakan ID Pengguna dan Kata Laluan yang telah didaftarkan pada maklumat FAS di tab

Pengguna.

· Untuk pengesahan surat lantikan, sila ikuti langkah-langkah seperti berikut.

1. Klik pada menu Borang Pengesahan Surat Lantikan di bahagian LANTIKAN.

Menu Borang Pengesahan Surat Pelantikan

· Skrin Senarai Borang Pengesahan Surat Pelantikan akan dipaparkan seperti

berikut.



Senarai Borang Pengesahan Surat Pelantikan

· Senarai borang ada dipaparkan sekiranya, firma ini telah diluluskan pelantikan

oleh urusetia / pentadbir di sistem eSPP.

2. Klik pada senarai nama auditi.

· Skrin Borang Pengesahan Surat Lantikan akan dipaparkan seperti berikut.

Borang Pengesahan Surat Pelantikan

3. Pilih Keputusan = Terima. [Default bagi sistem adalah Terima]

4. Masukkan Justifikasi.

5. Klik butang <Simpan> untuk menyimpan keputusan penerimaan lantikan.

· Proses penerimaan lantikan selesai.

3.2 Maklumat Surat Pelantikan

· Setelah pengesahan surat pelantikan dibuat, pengguna boleh melihat maklumat surat

pelantikan.

· Untuk melihat maklumat surat perjanjian, sila ikuti langkah-langkah seperti berikut.



1. Klik pada menu Maklumat Surat Pelantikan di bahagian LANTIKAN.

Menu Surat Pelantikan

· Skrin senarai Maklumat Surat Perjanjian akan dipaparkan seperti berikut.

Senarai Maklumat Surat Perjanjian


· Skrin maklumat Surat Perjanjian akan dipaparkan seperti berikut.

Maklumat Surat Perjanjian

· Proses melihat maklumat surat perjanjian selesai.



3.3 Senarai Borang Pengesahan Penerimaan Borang Suratkuasa

· Setelah pihak pentadbir menerima pengesahan daripada firma dan memproses, pihak

firma perlu menerima borang suratkuasa yang telah dikeluarkan.

· Untuk melihat borang pengesahan penerimaan borang suratkuasa, sila ikuti langkah-

langkah seperti berikut.

1. Klik pada menu Senarai Borang Pengesahan Penerimaan Borang Suratkuasa di

bahagian LANTIKAN.

Menu Senarai Borang Pengesahan Penerimaan Borang Suratkuasa

· Skrin Senarai Borang Pengesahan Penerimaan Borang Suratkuasa akan

dipaparkan seperti berikut.

Senarai Borang Pengesahan Penerimaan Borang Suratkuasa


· Skrin maklumat Surat Perjanjian akan dipaparkan seperti berikut.



Surat Perjanjian

3. Klik butang <Terima Pengesahan> untuk menerima pengesahan surat perjanjian.

· Proses pengesahan penerimaan borang suratkuasa selesai.

Bahagian

4Pembayaran



4 Pembayaran

· Maklumat Lantikan terdiri daripada maklumat seperti berikut;

1. Maklumat Pengesahan Invois

2. Maklumat Pengesahan Pembayaran

4.1 Maklumat Pengesahan Invois

· Semua FAS yang telah didaftarkan perlu membuat pengesahan invois.

· Untuk kemaskini maklumat invois, sila ikuti langkah-langkah seperti berikut.

1. Klik pada menu Maklumat Pengesahan Invois di bahagian LANTIKAN.

Menu Maklumat Pengesahan Invois

· Skrin senarai Maklumat Pengesahan Invois akan dipaparkan seperti berikut.

Senarai Maklumat Pengesahan Invois




· Skrin Maklumat Invois akan dipaparkan seperti berikut.

Maklumat Invois


· Skrin Kemaskini Maklumat Invois akan dipaparkan seperti berikut.

Kemaskini Maklumat Invois

4. Masukkan No. Invois dan Jumlah Invois.

5. Klik butang <Calendar> untuk kemasukan maklumat berjenis tarikh.

6. Klik butang <Browse> untuk memuat-naik lampiran. (invois yang telah lengkap)

7. Klik butang <Simpan> untuk menyimpan maklumat invois.

Maklumat Invois

· Proses kemaskini maklumat invois selesai.

· Maklumat pengesahan invois akan dibuat oleh pihak urusetia di eSPP.



4.2 Maklumat Pengesahan Pembayaran

· Sekiranya maklumat pengesahan invois telah dibuat, maklumat pengesahan pembayaran

juga perlu dibuat.

· Maklumat Pengesahan Pembayaran akan dipaparkan jika pihak urusetia di eSPP telah

kemaskini maklumat invois.

· Untuk kemaskini maklumat pengesahan pembayaran, sila ikuti langkah-langkah seperti

berikut.

1. Klik pada menu Maklumat Pengesahan Pembayaran di bahagian LANTIKAN.

Menu Maklumat Pengesahan Pembayaran

· Skrin senarai Maklumat Pengesahan Pembayaran akan dipaparkan seperti

berikut.

Senarai Maklumat Pengesahan Pembayaran


· Skrin Maklumat Pembayaran akan dipaparkan seperti berikut.



Maklumat Pembayaran


· Skrin Kemaskini Maklumat Pembayaran akan dipaparkan seperti berikut.

Kemaskini Maklumat Pembayaran

4. Masukkan maklumat seperti No. Cek / Resit.

5. Klik butang <Calendar> untuk kemasukan maklumat seperti tarikh.

6. Klik butang <Simpan> untuk menyimpan maklumat pembayaran.

· Proses kemaskini maklumat pembayaran selesai.

Documents

Manual Pengguna Sistem Pengurusan Maklumat FAS (Sistem eFAS)