MANUAL PERNIAGAAN UNIVERSITI SAINS MALAYSIA …bursary.usm.my/pKewangan/files/MANUAL(GOVERNAN)/MG... · 2019-01-11 · MANUAL PERNIAGAAN UNIVERSITI SAINS MALAYSIA (MP@USM) JABATAN

MP@USM 2017

UNIVERSITI SAINS MALAYSIA

MANUAL PERNIAGAAN

UNIVERSITI SAINS MALAYSIA

(MP@USM)

JABATAN BENDAHARI

PUSAT PEMBANGUNAN PERNIAGAAN

Februari 2017

Kandungan

Muka surat

Kata Pengantar .............................................................................................................. i

Prakata ......................................................................................................................... ii

1. PENDAHULUAN .................................................................................................. 1

1.1. Pengenalan ..................................................................................................... 1

1.2. Tujuan ............................................................................................................. 2

1.3. Tarikh kuat kuasa ............................................................................................ 2

2. TAFSIRAN ........................................................................................................... 3

3. PUNCA KUASA ................................................................................................... 5

4. DASAR PERNIAGAAN ........................................................................................ 6

4.1. Prinsip Perniagaan .......................................................................................... 6

4.2. Dasar Perniagaan Dalaman Universiti ............................................................. 6

4.3. Dasar dan Penetapan Kadar Fi ....................................................................... 7

4.4. Penggunaan Kadar Fi dan Bayaran................................................................. 7

4.5. Dasar Pengurusan Belanjawan Universiti ........................................................ 7

4.6. Dasar Perolehan ............................................................................................. 8

4.7. Dasar Terimaan dan Kutipan Hasil .................................................................. 8

4.8. Dasar Jualan ................................................................................................... 8

4.9. Dasar Bayaran .............................................................................................. 13

4.10. Dasar Perakaunan ........................................................................................ 13

5. TABUNG ENDOWMEN PERNIAGAAN ............................................................. 14

5.1. Tabung Endowmen Perniagaan .................................................................... 14

5.2. Tujuan Tabung .............................................................................................. 14

5.3 Governan ........................................................................................................... 14

5.4 Sumber dan Kegunaan Tabung Endowmen Perniagaan .................................... 16

5.5 Dasar Penggunaan Tabung Endowmen Perniagaan ......................................... 17

5.6 Am ..................................................................................................................... 18

6. PENGURUSAN PERNIAGAAN ......................................................................... 19

6.1. Entiti Perniagaan Universiti ........................................................................... 19

6.2. Fungsi Entiti Perniagaan Universiti ................................................................ 19

6.3. Jenis Perniagaan Universiti ........................................................................... 20

6.4. Struktur Akaun Aktiviti Perniagaan ................................................................ 22

7. MODEL KOS DAN PENETAPAN KADAR FI ..................................................... 23

7.1. Pengiraan Kos dan Penetapan Kadar Fi ....................................................... 23

7.2. Format dan Contoh Pengiraan Kos Menggunakan Model Full Cost Recovery (FCR)

dan Penetapan Kadar Fi Aktiviti Perniagaan ............................................................... 25

7.3. Penetapan Kadar Fi atau Harga Jualan ......................................................... 26

7.4. Perubahan Harga Jualan ............................................................................... 27

7.5. Pemulangan .................................................................................................. 28

7.6. Pemasaran .................................................................................................... 28

8. MODEL AGIHAN KEUNTUNGAN PERNIAGAAN .............................................. 30

8.1. Model Agihan Keuntungan Perniagaan ......................................................... 30

9. PROSES AKTIVITI PERNIAGAAN .................................................................... 32

9.1. Pendaftaran Aktiviti Perniagaan .................................................................... 32

9.2. Kelulusan Aktiviti Perniagaan ........................................................................ 32

9.3. Kelulusan Menjalankan Aktiviti Perniagaan ................................................... 33

9.5. Kelulusan Kadar Fi dan Bayaran ................................................................... 35

9.6. Menerima Tempahan Jualan ......................................................................... 35

9.7. Pengeluaran Invois Cukai/Pesanan Dalam/ Nota Kredit dan Nota Debit ....... 35

9.8. Pengeluaran Nota Kredit ............................................................................... 36

9.9. Pengeluaran Nota Debit ................................................................................ 36

9.10. Pengurusan Hutang atau Akaun Belum Terima ............................................. 36

9.11. Pengurusan Belanjawan Tahunan Tabung Endowmen Perniagaan .............. 37

9.12. Pengurusan Bayaran Aktiviti Perniagaan ...................................................... 37

10. SUMBER KEWANGAN ...................................................................................... 38

10.1. Peruntukan Modal Awalan ‘Seed Capital’ atau Pendahuluan dari Sumber Universiti

38

10.2. Peruntukan Modal Awalan ‘Seed Capital’ atau Pendahuluan dari Pembiayaan PTJ

38

11. KAWALAN DAN PEMANTAUAN ....................................................................... 39

11.1. Pemantauan dan Analisa Prestasi Aktiviti Perniagaan................................... 39

11.2 Penetapan Petunjuk Prestasi (KPI) ............................................................... 39

11.3 Penilaian Prestasi .......................................................................................... 39

11.4 Etika di dalam Perlaksanaan Aktiviti Perniagaan ........................................... 39

11.5 Perkhidmatan Universiti ................................................................................. 40

11.6. Surat kuasa ................................................................................................... 40

11.7. Kelulusan Menjalankan Kerja Luar dan Pemegangan Ekuiti dan Saham ....... 40

12. PENUTUP.......................................................................................................... 41

LAMPIRAN ................................................................................................................. 42

LAMPIRAN 1: CONTOH PENGIRAAN AKTIVITI PERNIAGAAN MENGGUNAKAN MODEL

FULL COST RECOVERY DAN PENETAPAN KADAR FI ........................................... 42

LAMPIRAN 1a : CONTOH PENGIRAAN FCR DAN PENETAPAN KADAR FI - PROGRAM

AKADEMIK ................................................................................................................. 42

LAMPIRAN 1b : CONTOH PENGIRAAN FCR DAN PENETAPAN KADAR FI - SEWAAN

................................................................................................................................... 43

LAMPIRAN 1c : CONTOH PENGIRAAN FCR DAN PENETAPAN KADAR FI -

BENGKEL/SEMINAR/PERSIDANGAN ....................................................................... 44

LAMPIRAN 1d : CONTOH PENGIRAAN FCR DAN PENETAPAN KADAR FI – JUALAN

BAHAN ....................................................................................................................... 45

LAMPIRAN 1e : CONTOH PENGIRAAN FCR DAN PENETAPAN KADAR FI – UJIAN46

LAMPIRAN 2: PROSEDUR KERJA PROSES PENDAFTARAN/ PENAMBAHAN/

PENAMATAN AKTIVITI PERNIAGAAN ...................................................................... 47

LAMPIRAN 2a: BORANG PENDAFTARAN/ PENAMBAHAN/ PENAMATAN AKTIVITI

PERNIAGAAN ............................................................................................................ 49

LAMPIRAN 3: PROSEDUR KERJA PERMOHONAN KELULUSAN AKTIVITI PERNIAGAAN

(SELAIN PROJEK KHAS) ........................................................................................... 52

LAMPIRAN 3a : PERMOHONAN KELULUSAN PROJEK KHAS PERNIAGAAN ........ 54

LAMPIRAN 3b : BORANG PENGAKTIFAN KOD AKAUN AKTIVITI PERNIAGAAN ... 57

LAMPIRAN 4 : PLAN PERNIAGAAN .......................................................................... 59

LAMPIRAN 4a: RINGKASAN CADANGAN UNJURAN PENDAPATAN DAN

PERBELANJAAN ........................................................................................................ 66

LAMPIRAN 4b : CADANGAN UNJURAN PENDAPATAN DAN PERBELANJAAN MENGIKUT

AKTIVITI ..................................................................................................................... 67

LAMPIRAN 5 : PROSEDUR KERJA PERMOHONAN KELULUSAN KADAR FI ......... 68

LAMPIRAN 5a : BORANG PERMOHONAN PENETAPAN KADAR FI DAN BAYARAN72

LAMPIRAN 5b : KERTAS KERJA PERMOHONAN PENETAPAN KADAR FI DAN BAYARAN

................................................................................................................................... 73

LAMPIRAN 6 : PROSEDUR KERJA PENERIMAAN TEMPAHAN JUALAN ................ 74

LAMPIRAN 6a : BORANG TEMPAHAN JUALAN ....................................................... 77

LAMPIRAN 6b : BORANG PESANAN DALAM (BORANG Q) ..................................... 78

LAMPIRAN 7 : PROSEDUR KERJA PENGELUARAN INVOIS CUKAI ....................... 79

LAMPIRAN 7a : INVOIS CUKAI .................................................................................. 81

LAMPIRAN 8 : PROSEDUR KERJA PENGELUARAN NOTA KREDIT ....................... 82

LAMPIRAN 8a : NOTA KREDIT .................................................................................. 84

LAMPIRAN 9 : PROSEDUR KERJA PENGELUARAN NOTA DEBIT ......................... 85

LAMPIRAN 9a : NOTA DEBIT .................................................................................... 87

LAMPIRAN 10 : PROSEDUR KERJA PENGURUSAN HUTANG AKTIVITI PERNIAGAAN

................................................................................................................................... 88

LAMPIRAN 10a : LAPORAN PENGUMURAN HUTANG ............................................ 90

LAMPIRAN 11 : BORANG MODAL AWALAN ............................................................. 91

i

Kata Pengantar

Assalammualaikum dan Salam Sejahtera,

Pelan Pembangunan Pendidikan Malaysia (Pendidikan Tinggi), 2015 – 2025 telah

dirangka dan dilaksanakan untuk mentransformasikan sistem pendidikan tinggi

Malaysia dengan mengenalpasti 10 lonjakan iaitu Graduan Holistik, Berciri

Keusahawanan dan Seimbang, Kecemerlangan Bakat, Menghayati Pembelajaran

Sepanjang Hayat, Graduan TVET Berkualiti, Kemampanan Kewangan, Pemantapan

Pembelajaran Dalam Talian Ditahap Global dan Transformasi Penyampaian

Pendidikan Tinggi.

Kemampanan Kewangan Tonggak Ke-5, mampu memfokuskan kepelbagaian

penjanaan sumber pendapatan universiti. Manual Perniagaan ini menggariskan

pelbagai cabang perniagaan seperti dari aktiviti Latihan, Pengurusan Projek dan

Konsultansi, Perkhidmatan Kesihatan dan Pendidikan Kesejahteraan, Jualan Bahan,

Sewaan, Perkhidmatan Analisis dan Pengujian dan Projek Khas yang boleh universiti

terokai untuk menjana pendapatan.

Penjanaan pendapatan dari perniagaan universiti membolehkan Universiti Sains

Malaysia meningkatkan kualiti program akademik secara berterusan, lebih berhemah

dan inovatif dalam penggunaan sumber.Disamping itu, manual perniagaan ini juga

berperanan sebagai panduan kepada warga USM dalam memupuk budaya usahawan

yang akan melonjakkan institusi USM sebagai pelopor keusahawanan ke arah

kelestarian kewangan.

Saya mengucapkan tahniah kepada Jabatan Bendahari dan Pusat Pembangunan

Perniagaan, Universiti Sains Malaysia dan semua warga USM yang terlibat dalam

menyediakan Manual Perniagaan yang akan digunakan oleh warga USM dan Pusat

Tanggungjawab keseluruhannya, supaya aktiviti perniagaan lebih berintegriti dan

dapat menjana kewangan ke arah kelestarian kewangan USM.

“Saya Sayang USM, USM Sayang Saya”

Profesor Datuk Dr Asma Ismail, FASc

Naib Canselor

Universiti Sains Malaysia

Februari, 2017

ii

PRAKATA

Salam Hormat,

Manual Perniagaan Universiti Sains Malaysia (MP@USM) dihasilkan selaras dengan

aspirasi Universiti kearah kemampanan kewangan demi merealisasikan lonjakan

kelima Pelan Pembangunan Pendidikan Malaysia (Pendidikan Tinggi) atau PPPM

(PT) 2015 – 2025.

Dalam konteks ini Universiti Sains Malaysia (USM)akan menggunakan pendekatan

Optimization-Savings-Income (OSI) yang memfokuskan kepada pengoptimaan

sumber-sumber sedia ada, melaksanakan inisiatif-inisiatif penjimatan dalam

pengurusannya dan mencari ruang dan peluang aktiviti perniagaan kepada Universiti.

Manual ini disediakan sebagai garis panduan kepada entiti-entiti di dalam USM dalam

urusan perniagaan. Manual ini mengandungi dasar dan prosedur berkaitan proses

perniagaan dalam kontek USM. Walaubagaimanapun, terdapat beberapa elemen di

dalam Manual ini yang mesti dibaca bersama dengan garis panduan proses-proses

yang berkaitan.

Akhir kata, setinggi-tinggi penghargaan kepada semua pihak yang terlibat dalam

penyediaan Manual ini, sama ada secara langsung atau tidak langsung. Semoga

panduan ini akan memberi manafaat kepada USM untuk menjana kewangan dan

membina budaya perniagaan yang berintegriti dan berakauntabiliti.

Dr Rohayati Mohd Isa

Bendahari


Profesor Datuk Dr Abdul Khalil Shawkataly

Pengarah

Pusat Pembangunan Perniagaan


Februari 2017

1

1. PENDAHULUAN

1.1. Pengenalan

Kelestarian kewangan universiti merupakan salah satu komponen terpenting dalam

Pelan Pembangunan Pendidikan Malaysia (Pendidikan Tinggi) atau PPPM (PT) 2015

– 2025. Melalui Pelan ini, Kerajaan melalui Kementerian Pengajian Tinggi akan

menghubungkan pembiayaannya dengan prestasi Universiti. Universiti perlu berusaha

menjana sumber-sumber pembiayaan lain untuk menampung keperluannya. Dalam

konteks ini Universiti Sains Malaysia (USM) komited dalam mentransformasikan

kelestarian kewangan universiti secara terancang melalui mekanisme Optimization-

Saving-Income (OSI). Pendekatan OSI akan melihat USM memfokuskan kepada

pengoptimaan dan kecekapan sumber-sumber; melaksanakan inisiatif-inisiatif

penjimatan dalam pengurusannya; mencari ruang dan peluang aktiviti yang mampu

memberi pulangan dan pendapatan kepada universiti.

Manual Perniagaan Universiti diwujudkan untuk merealisasikan matlamat Universiti

dalam meningkatkan usaha perniagaan universiti secara berstruktur dan sistematik.

Selain itu, manual ini berperanan sebagai pelengkap kepada usaha universiti dalam

membentuk budaya usahawan merangkumi keseluruhan warga USM (staf dan

pelajar). Budaya ini akan melonjakkan institusi USM sebagai pelopor keusahawanan

ke arah kelestarian kewangan.

Budaya usahawan yang berintikan OSI akan menjadikan usaha penjanaan

pendapatan USM lebih bersistematik melalui potensi pengoptimaan dan kecekapan

sumber-sumber; melaksanakan inisiatif-inisiatif penjimatan dalam pengurusannya;

mencari ruang dan peluang aktiviti yang mampu memberi pulangan dan pendapatan

kepada universiti.

Justeru, Manual Perniagaan (MP@USM) ini diterbitkan sebagai panduan penjanaan

pendapatan yang lebih terancang dan berintegriti kepada warga USM. Di samping itu,

budaya usahawan di kalangan warga USM dapat dipupuk secara objektif ke arah

mencapai kemampanan kewangan

2

1.2. Tujuan

Manual ini disediakan sebagai panduan kepada Universiti dan Pusat Tanggungjawab

(PTJ) dalam urusan perniagaan. Ia meliputi dasar, peraturan dan prosedur dalam

pengurusan aktiviti perniagaan di USM bagi memastikan pelaksanaannya

sebagaimana peraturan yang telah ditetapkan.

1.3. Tarikh kuat kuasa

MP@USM berkuatkuasa mulai tarikh dikeluarkan.

3

2. TAFSIRAN

Dalam Manual ini, melainkan jika konteksnya menghendaki makna yang lain:

1. “Universiti” ertinya Universiti Sains Malaysia;

2. “Lembaga Gabenor Universiti” atau LGU ertinya Lembaga Gabenor Universiti yang

fungsi dan kuasanya adalah seperti termaktub di dalam Perlembagaan Universiti.

3. “Jawatankuasa Tetap Kewangan” atau JTK ertinya suatu Jawatankuasa yang

ditubuhkan dibawah subseksyen 50 Perlembagaan Universiti;

4. “Jawatankuasa Pentadbir Akaun Endowmen” atau JPAE ertinya suatu

Jawatankuasa yang menimbang, menyelaras, menilai dan memantau perancangan

aktiviti perniagaan Universiti, prestasi kewangan dan urustadbir Akaun Endowmen

PTJ;

5. “Jawatankuasa Pelaburan Dana, Hartanah dan Perniagaan” ertinya suatu

Jawatankuasa yang menggubal dan memantau polisi serta prestasi pelaburan

Universiti;

6. “Jawatankuasa Teknikal Pelaburan Hartanah dan Perniagaan” ertinya suatu

Jawatankuasa yang mencadang untuk kelulusan Jawatankuasa Pelaburan Dana,

Hartanah dan Perniagaan berkenaan sesuatu pelaburan dalam perniagaan, hartanah

atau penjualan yang bersesuaian;

7. “Jawatankuasa Kadar Fi dan Bayaran” ertinya suatu Jawatankuasa yang membuat

cadangan dan perakuan penetapan kadar fi dan bayaran di Universiti untuk kelulusan

Naib Canselor;

8. “Naib Canselor” ertinya ketua pegawai eksekutif Universiti yang dilantik dibawah

subseksyen 13 Perlembagaan Universiti;

9. “Bendahari” ertinya ketua pegawai kewangan Universiti yang dilantik dibawah

subseksyen 15(3) Perlembagaan Universiti;

10. “Pusat Tanggungjawab” atau PTJ ertinya sesuatu Pusat Pengajian, Institut, Pusat

Akademik, Pusat Penyelidikan Akademik, Hospital USM, Pusat Bukan Akademik,

Jabatan dan Unit di Universiti;

11. “Pusat Pembangunan Perniagaan” atau PPP ertinya pusat strategik yang

bertanggungjawab untuk perancangan, profiling dan penjanaan kewangan Universiti

melalui projek am dan khas;

MP@USM 2017

4

12. “Full Cost Recovery” atau FCR ertinya satu kaedah yang bertujuan mengenalpasti

kos keseluruhan projek/aktiviti atau perkhidmatan dengan mengambil kira pulangan

kos penuh;

13. “Return on Capital Employed” atau ROCE ertinya nisbah keuntungan yang

mengukur kecekapan organisasi dalam menjana keuntungan dari modal bekerja

dengan membandingkan keuntungan operasi bersih kepada modal yang digunakan.

14. “Cukai Barang dan Perkhidmatan (CBP)” ialah cukai bekalan barangan dan

perkhidmatan di bawah Akta Cukai Barang Dan Perkhidmatan 2154;

15. “Invois Cukai” ertinya suatu dokumen perdagangan yang dikeluarkan oleh penjual

kepada pembeli yang mengenakan Cukai Barang dan Perkhidmatan (CBP);

16. “Nota Debit” ertinya suatu dokumen yang digunakan untuk menambahkan hutang

pembeli dan disediakan oleh penjual kepada pembeli;

17. “Nota Kredit” ertinya suatu dokumen yang digunakan untuk mengurangkan hutang

pembeli dan disediakan oleh penjual kepada pembeli;

18. “Akaun Belum Terima” ertinya terimaan yang sepatutnya diterima tetapi masih belum

diterima sehingga berakhir tahun kewangan semasa dan dilaporkan di dalam penyata

kewangan;

19. “Hutang” ertinya kewajipan untuk membayar sejumlah wang atau menyerahkan

barang pada tarikh atau tempoh tertentu;

20. “Penyata Akaun Penghutang” ertinya dokumen yang digunakan untuk

memaklumkan penghutang berkaitan jumlah hutangnya;

21. “Surat Peringatan Hutang” ertinya surat untuk mengingatkan penghutang atas

hutang piutangnya dan meminta hutang piutang itu dijelaskan;

22. “Laporan Pengumuran” ertinya laporan yang menyenaraikan invois pelanggan yang

belum dibayar mengikut julat tarikh;

23. “Model Agihan Projek Khas“ (MAPK) ertinya model agihan keuntungan untuk aktiviti

perniagaan berasaskan projek khas;

24. “Model Agihan Jualan dan Perkhidmatan“ (MAJP) ertinya model agihan

keuntungan untuk aktiviti perniagaan berasaskan Jualan dan Perkhidmatan

[Perkhidmatan Analisis dan Pengujian, Perkhidmatan Kesihatan dan Pendidikan

Kesejahteraan, Jualan Bahan (penerbitan/media/karya seni/dan lain-lain), sewaan,

kursus, seminar dan lain-lain aktiviti jualan kecuali projek khas].

MP@USM 2017

5

3. PUNCA KUASA

Manual ini diwujudkan selaras dengan kuasa Naib Canselor seperti yang diperuntukkan di

bawah Perlembagaan Universiti.

Seksyen berikut dibawah Perlembagaan Universiti adalah berkaitan:

1. Seksyen 4

Tertakluk kepada peruntukan Perlembagaan, Universiti hendaklah mempunyai

kuasa yang berikut:

(l) Untuk mengawal selia dan mengawal, pendapatan dan perolehan

Universiti selain bantuan wang.

2. Seksyen 46(1)

Pihak Berkuasa Universiti boleh membuat peraturan-peraturan bagi

tatacaranya sendiri.

3. Seksyen 49

Melainkan bantuan wang yang diberi oleh Parlimen kepada Universiti di bawah

seksyen 11 Akta:

(j) apa-apa pendapatan yang dihasilkan, dijanakan, diperoleh atau

diterima oleh Universiti melalui usaha, inisiatif dan keusahawanannya,

hendaklah disalurkan kepada satu atau lebih akaun khas yang

diuruskan dan ditadbir oleh Universiti menurut mana-mana kaedah-

kaedah yang ditetapkan oleh Lembaga.

MP@USM 2017

6

4. DASAR PERNIAGAAN

4.1. Prinsip Perniagaan

Aktiviti perniagaan adalah berasaskan prinsip berikut:

4.1.1. Memaksimakan potensi staf dan PTJ;

4.1.2. Mengoptimumkan sumber Universiti;

4.1.3. Mewujudkan aktiviti perniagaan yang lebih fleksibel;

i. diantara PTJ;

ii. melalui Pusat Pembangunan Perniagaan Universiti (PPP@USM); atau

iii. melalui anak syarikat; Usains Holdings Sdn Bhd

4.1.4. Meneroka peluang perniagaan baru.

4.2. Dasar Perniagaan Dalaman Universiti

4.2.1. PTJ yang merancang untuk menjalankan aktiviti jualan barangan atau

perkhidmatan kepada PTJ yang lain di dalam Universiti mestilah

mengesahkan bahawa ia berupaya untuk menjalankan aktiviti perniagaan

tersebut.

4.2.2. Menjalankan aktiviti jualan dalaman yang konsisten dengan misi dan polisi

Universiti.

4.2.3. PTJ yang menjalankan aktiviti jualan dalaman adalah terdiri daripada:

i. Pemberi Jualan Barangan atau perkhidmatan

Adalah PTJ yang menyediakan perkhidmatan jualan barangan atau

perkhidmatan kepada PTJ di dalam Universiti yang lain dengan fi

dikenakan (contoh: Pusat Stor Kimia, Pusat Sumber Penyelidikan

Haiwan (ARASC));

ii. Pemberi Jualan Perkhidmatan Pakar

Adalah PTJ yang memberikan perkhidmatan pakar kepada PTJ di

dalam Universiti yang lain dengan fi dikenakan (contoh: Pusat

Penyelidikan Sains dan Kejuruteraan (SERC), Pusat Sejahtera).

MP@USM 2017

7

4.3. Dasar dan Penetapan Kadar Fi

4.3.1. Dasar Penetapan Kadar Fi yang kena dibayar KEPADA Universiti

hendaklah berdasarkan LIMA asas berikut:

i. Full Cost Recovery (FCR);

ii. Return on Capital Employed (ROCE);

iii. Mengikut jenis aktiviti perniagaan;

iv. Mencapai peratusan keuntungan yang ditetapkan oleh Universiti

mengikut aktiviti perniagaan; dan

v. Kajian pasaran dijalankan bagi memastikan kadar adalah kompetitif.

4.3.2. Dasar Penetapan Kadar Bayaran Bagi Perkhidmatan dan Bayaran Lain

yang kena dibayar OLEH Universiti hendaklah berdasarkan TIGA asas

berikut:

i. Full Cost Recovery (FCR);

ii. Memastikan kadar adalah kompetitif dengan kadar pasaran

perkhidmatan/aktiviti; dan

iii. Kajian bayaran ditetapkan adalah munasabah dan tidak

mengurangkan peratus keuntungan bersih aktiviti perniagaan.

4.4. Penggunaan Kadar Fi dan Bayaran

Kadar Fi dan Bayaran bagi aktiviti perniagaan yang digunakan adalah berdasarkan

kadar yang diluluskan oleh Pihak Berkuasa Universiti.

4.5. Dasar Pengurusan Belanjawan Universiti

Belanjawan Universiti meliputi komponen anggaran pendapatan yang akan diterima

dan keperluan perbelanjaan. Anggaran Pendapatan dan Perbelanjaan tahunan perlu

disediakan bagi memastikan pengurusan agihan sumber yang cekap dan berkesan.

Pengurusan belanjawan universiti merangkumi aspek perancangan, penyediaan,

pengurusan dan pemantauan komponen belanjawan.

MP@USM 2017

8

4.6. Dasar Perolehan

4.6.1. Dasar pengurusan perolehan adalah berdasarkan prinsip-prinsip yang

berintegriti dan berstruktur.

i.Mematuhi Prinsip Perolehan yang berkuatkuasa iaitu:

a) Akauntabiliti

b) Diurus secara telus

c) Nilai faedah yang terbaik

d) Adil dan Saksama

e) Persaingan terbuka

ii. Perolehan terbuka

a) Menggalakkan perkembangan industri tempatan melalui

pelaksanaan prinsip perolehan, pulang balik modal, best value for

money, menguntungkan dan rendah risiko;

b) Perolehan Universiti hendaklah dibuat dengan cara yang paling

menguntungkan; dan

c) Perolehan barang atau perkhidmatan hendaklah memberi faedah

optimum kepada Universiti dari segi harga, kualiti, kegunaan dan

faktor lain yang berkaitan.

Rujuk Peraturan Perolehan USM: Tatacara Perolehan Sumber Janaan Sendiri

4.7. Dasar Terimaan dan Kutipan Hasil

Semua terimaan hendaklah diresitkan dan direkodkan dengan betul dan tepat

mengikut Peraturan Kewangan Universiti.

4.8. Dasar Jualan

4.8.1. Harga

i. Harga adalah tertakluk kepada perubahan dari semasa ke semasa.

ii. Invois dikeluarkan bagi tempahan pada harga yang dipersetujui.

iii. Sebutharga atas permintaan pelanggan dikeluarkan oleh PTJ.

MP@USM 2017

9

iv. Harga yang ditawarkan tidak termasuk Cukai Barangan dan

Perkhidmatan (CBP).

v. CBP dikenakan pada kadar yang ditetapkan mengikut undang-undang

Malaysia.

4.8.2. Kaedah Jualan

4.8.2.1. Jualan Tunai

Pertukaran barang atau perkhidmatan dengan wang tunai masa

urusniaga itu berlaku.

i. Jualan Kredit

a) Pertukaran barang atau perkhidmatan dengan

bayaran dijelaskan dalam tempoh kredit yang

ditetapkan. Invois dikeluarkan sebaik barangan atau

perkhidmatan disempurnakan.

b) Invois cukai mesti dikeluarkan bagi semua jualan

kredit.

c) Invois cukai mesti dikeluarkan dalam tempoh 21 hari

dari masa pembekalan.

4.8.2.2. Lain-lain jualan

i. Jualan Konsainan

a) Barang dihantar oleh pembekal kepada peniaga

untuk dijual dengan syarat barang akan dipulang

balik sekiranya tidak terjual, sebagai contoh, jualan

karya buku.

b) Hak milik dipegang oleh konsainor sehingga barang

dijual.

c) Barang yang tidak terjual perlu pulang balik tanpa

dikenakan kos kepada konsaini.

10

ii. Jualan Gudang

Jualan gudang atau jualan pukal melibatkan jualan dalam

kuantiti yang banyak. Contoh, jualan buku penerbitan

dijual kepada pihak pengedar.

iii. Royalti

Royalti merupakan bayaran berasaskan penggunaan

yang dibayar oleh satu pihak ("pemegang lesen") kepada

pihak lain ("pemberi lesen") untuk suatu aset yang sedang

digunakan, sebagai hak harta intelek.

4.8.3. Tempahan dan terma bayaran

i. Tempahan akan diterima dan diproses oleh PTJ berkaitan.

ii. Tempahan yang diterima melalui surat, fax, telefon atau laman web

mestilah dijelaskan terlebih dahulu (prepaid) menggunakan Kad Kredit

(MasterCard dan Visa), Kad Debit, cek, pindahan elektronik (EFT),

atau tunai.

iii. Tempahan yang diterima melalui pesanan rasmi Kerajaan dijelaskan

samada menggunakan Kad Kredit (MasterCard dan Visa), Kad Debit,

cek, EFT, atau tunai dalam tempoh kredit yang ditetapkan.

iv. Semua bayaran mestilah di dalam Ringgit Malaysia (RM) dan dibayar

dari bank beroperasi di Malaysia kecuali dinyatakan oleh Universiti.

v. Semua invois hendaklah dibayar dalam tempoh empat belas (14) hari

dari tarikh invois kecuali dinyatakan sebaliknya dalam invois.

Pembayaran melampaui 14 hari akan dikenakan denda lewat.

Sekiranya wujud bayaran tertunggak, tempahan semasa tidak akan

diterima sehingga semua bayaran tertunggak diterima kecuali

mendapat kelulusan bertulis daripada Bendahari USM.

vi. Maklumat pelanggan hanya digunakan bagi perkara-perkara yang

berkaitan dengan tempahan pelanggan sahaja.

11

4.8.4. Terma Kredit

i. Tempahan yang diterima melalui pesanan rasmi Kerajaan, bayaran

mesti diselesaikan dalam tempoh empat belas (14) hari dari tarikh

invois kecuali dinyatakan sebaliknya dalam invois.

ii. Tempahan selain melalui pesanan rasmi Kerajaan, bayaran sekurang-

kurangnya 50% atau peratusan yang dinyatakan oleh Universiti akan

dikenakan apabila tempahan diterima. Baki bayaran dijelaskan dalam

tempoh empat belas (14) hari dari tarikh invois atau tarikh yang

dinyatakan oleh Universiti.

iii. Kemudahan kredit akan mengambil kira jangkamasa kredit, kredibiliti

dan rekod bayaran sipenghutang.

iv. Universiti boleh menentukan had amaun kredit dan tempoh bayaran

kredit mengikut rekod pelanggan, model atau aktiviti perniagaan dan

kategori pelanggan seperti berikut:

a) Staf universiti;

b) Agensi kerajaan dan badan berkanun;

c) Pelajar;

d) Syarikat Swasta; dan

e) Pertubuhan bukan kerajaan.

v. Pihak universiti boleh menetapkan sebarang pembaharuan yang

berkaitan dengan peraturan pemberian kredit dari masa ke semasa.

vi. Kelulusan pemberian kredit hendaklah dibuktikan dengan

pengeluaran invois.

4.8.8. Akaun Belum Terima

i. Rekod Akaun Belum Terima (ABT) hendaklah diselenggara dengan

sempurna, tepat dan dapat menunjukkan apa-apa wang Universiti

yang boleh diterima. Rekod ABT juga dapat menunjukkan tempoh

masa hutang pelanggan yang masih belum dibayar.

ii. ABT wujud apabila jualan secara kredit kepada pelanggan berlaku.

iii. Pengumuran Penghutang perlu disediakan untuk menganalisa hutang

tertunggak.

iv. Hutang tertunggak akan diberi Surat Peringatan bersama Penyata

Akaun Penghutang mengikut tempoh yang ditetapkan.

v. Hutang tertunggak melebihi tempoh kredit yang ditetapkan boleh

dikenakan caj denda lewat dan diambil tindakan perundangan

MP@USM 2017

12

sekiranya gagal menjelaskan hutang setelah melebihi tempoh yang

ditetapkan.

vi. Kutipan hutang tertakluk kepada Akta Limitasi 1953 iaitu had masa

tidak melebihi enam (6) tahun.

Rujuk Peraturan Kewangan USM : Tatacara Pengurusan Hutang

4.8.9. Peruntukan Hutang Ragu

i. Peruntukan hutang ragu hendaklah diambil kira bagi hutang yang

tidak dapat dikutip.

ii. Peruntukan hutang ragu dikenalpasti berdasarkan kepada

penyemakan akhir tahun ke atas hutang lama yang berusia melebihi

satu (1) tahun dan belum dapat dipungut.

iii. Kelulusan untuk menghapuskira hutang ragu hendaklah diperolehi

daripada pihak berkuasa Universiti, Jawatankuasa Tetap Kewangan

(JTK) bagi membolehkan ianya dikeluarkan daripada lejar.

4.8.10. Hapuskira Hutang Lapuk

i. Menghapuskira hutang yang pasti tidak dapat dikutip daripada

penghutang.

ii. Diantara sebab hutang tidak dapat dikutip adalah:

i. Penghutang tidak mampu membayar hutangnya

ii. Penghutang meninggal dunia

iii. Penghutang tidak dapat dikesan atau menghilangkan diri

iv. Penghutang diisytiharkan muflis

iii. Hutang lapuk ditolak daripada jumlah penghutang dan dihapuskan

sebagai kerugian.

4.8.11. Hutang Lapuk Terpulih (Bad Debt Recovery)

i. Bayaran diterima selepas hutang telah ditetapkan sebagai tidak

boleh dikutip.

ii. Pemulihan hutang berlaku apabila:

a) Selepas tindakan undang-undang diambil untuk

mendapatkan kembali jumlah baki hutang.

b) Waris penghutang yang telah meninggal dunia atau wakil

membayar balik baki hutang

c) Penghutang atau wakil membayar balik baki hutang.

MP@USM 2017

13

4.9. Dasar Bayaran

i. Pengurusan bayaran merupakan proses pembayaran kepada pembekal,

kontraktor atau individu (contoh: bayaran royalti/honorarium) bagi setiap bekalan,

perkhidmatan atau kerja yang telah dilaksanakan dengan sempurna mengikut

spesifikasi yang ditetapkan.

ii. Semua pembayaran yang dilakukan mestilah disokong dengan dokumen

sokongan secukupnya dan ditandatangani oleh pegawai yang diberi kuasa.

iii. Setiap pembayaran mestilah menggunakan peruntukan yang diluluskan dan

dicajkan ke vot perbelanjaan yang berkaitan.

4.10. Dasar Perakaunan

Merekod transaksi perakaunan mengikut klasifikasi akaun yang ditetapkan oleh

Universiti. Struktur akaun diwujudkan untuk merekodkan semua transaksi aktiviti

perniagaan PTJ.

NOTA PENTING:

PTJ TIDAK DIBENARKAN mengenakan caj untuk aktiviti-aktiviti

operasi dan urusan rasmi Universiti.

MP@USM 2017

14

5. TABUNG ENDOWMEN PERNIAGAAN

5.1. Tabung Endowmen Perniagaan

Tabung Endowmen Perniagaan (TEP) (dahulunya dikenali sebagai Tabung

Enterprise) diwujudkan dengan matlamat memperluaskan skop Tabung Enterprise

USM dan menggantikannya.

5.2. Tujuan Tabung

5.2.1. Menyediakan Menyediakan sumber kewangan untuk pelaksanaan aktiviti

perniagaan USM dan PTJ dibawahnya selaras dengan dasar Pelan

Pembangunan Pendidikan Tinggi Malaysia ke arah kelestarian kewangan

Universiti Awam Menyediakan sumber kewangan bagi keperluan program

Endowmen PTJ dan

5.2.2. Menyediakan sumber kewangan tambahan selain daripada peruntukan

kerajaan kepada USM dan PTJ dibawahnya untuk menampung keperluan

operasi dan pengembangan USM dan PTJ;

5.2.3. Memastikan pelaksanaan aktiviti penjanaan kewangan Universiti

berlandaskan prinsip FCR, menguntungkan dan rendah risiko.

5.2.4. Memastikan pelaksanaan aktiviti penjanaan kewangan Universiti

berlandaskan prinsip FCR, menguntungkan dan rendah risiko.

5.3 Governan

5.3.1 Dua jenis akaun akan dibuka di bawah TEP untuk setiap PTJ iaitu Akaun

Enterprise dan Akaun Endowmen seperti ditunjukkan pada Rajah 1. Akaun-

akaun ini diletakkan di bawah tanggungjawab Ketua PTJ.

Tabung Endowmen Perniagaan

PTJ

Akaun Enterprise Akaun Endowmen

Rajah 1: Struktur Tabung Endowmen Perniagaan PTJ

MP@USM 2017

15

5.3.2 Ketua PTJ adalah bertanggungjawab:

i. Merancang aktiviti perniagaan PTJ dan memastikan aktiviti

perniagaan yang dilaksanakan berdasarkan prinsip perniagaan

Universiti;

ii. Menyediakan anggaran pendapatan dan perbelanjaan aktiviti

perniagaan setiap tahun untuk kelulusan pihak berkuasa yang

diluluskan oleh Universiti pada bulan Disember tahun sebelumnya;

iii. Mengawal perbelanjaan aktiviti perniagaan dengan berhemah

berdasarkan belanjawan yang telah diluluskan dan mengelakkan

kerugian berlaku;

iv. Memastikan hasil aktiviti perniagaan melebihi margin keuntungan

minimum yang ditetapkan;

v. Memantau agar keuntungan bersih aktiviti perniagaan yang telah

tamat dipindahkan ke Akaun Enterprise/Endowmen, yang mana

berkenaan;

vi. Memantau prestasi kewangan Tabung untuk memastikan

kelestarian kewangan PTJ; dan

vii. Memastikan pegawai terlibat dalam aktiviti perniagaan tidak melebihi

bilangan hari yang ditetapkan untuk menjalankan kerja luar.

5.3.3 Jawatankuasa Pentadbir Akaun Endowmen Perniagaan (JPAE)

Prestasi Akaun Endowmen PTJ Dipantau oleh sebuah Jawatankuasa

Pentadbir Akaun Endowmen Perniagaan (JPAE) yang dipengerusikan

oleh Naib Canselor.

5.3.4 Jabatan Bendahari bertanggungjawab memastikan:

i. Sejumlah peratusan berdasarkan had yang diluluskan oleh TEP daripada

keuntungan bersih aktiviti perniagaan Akaun Enterprise dilaburkan dalam

pelaburan tunai; dan

ii. Sejumlah peratusan daripada keuntungan bersih setiap aktiviti perniagaan

Akaun Endowmen diasingkan sebagai pokok dan dilaburkan dalam

pelaburan tunai. Keuntungan daripada hasil pelaburan tunai digunakan

untuk membiayai aktiviti endowmen yang diluluskan.

MP@USM 2017

16

5.4 Sumber dan Kegunaan Tabung Endowmen Perniagaan

5.4.1 Pendapatan Tabung

Sumber pendapatan Tabung adalah seperti berikut:

Pendapatan Tabung

1. Fi aktiviti perniagaan

2. Keuntungan dari aktiviti perniagaan dan perniagaan

3. Pendapatan pelaburan tunai

4. Pendapatan dari projek-projek yang dikendalikan oleh Usains

Holding Sdn.Bhd.

5. Baki wang dari projek-projek yang dibiayai oleh sumber luar dan

telah siap. Persetujuan penyumbang mesti diperolehi terlebih

dahulu

6. Pendermaan tunai daripada individu, pertubuhan atau syarikat-

syarikat swasta

7. Sumber-sumber lain yang diluluskan oleh pihak Pengurusan

Universiti.

5.4.2 Kegunaan Tabung

Kegunaan Tabung adalah untuk membiayai perkara berikut:

Kegunaan Tabung

Akaun Enterprise Akaun Endowmen

1. Membiayai aktiviti perniagaan

2. Menampung belanja operasi PTJ

3. Membiayai aktiviti lain yang

diluluskan (cth: Pembangunan

Modal Insan, Aktiviti Kualiti)

1. Membiayai Projek Khas

diluluskan

2. Membiayai perbelanjaan seperti:

a. Kursi;

b. Biasiswa;

c. Penyelidikan dan Inovasi; dan

d. Program endowmen lain yang

diluluskan.

MP@USM 2017

17

5.5 Dasar Penggunaan Tabung Endowmen Perniagaan

5.5.1 Dasar penggunaan baki TEP adalah seperti berikut:

Tabung Endowmen Perniagaan

1. Akaun Enterprise

i. Keuntungan dari projek akan diagihkan seperti berikut:

b. 30% dilabur (Akaun 1 – Simpanan)

c. 70% disimpan untuk kegunaan operasi (Akaun 2 - Aktiviti)

ii. Simpanan Terkumpul Akaun 2 akan diagih untuk menampung keperluan

berikut:

a. 60% untuk operasi tahunan PTJ; dan

b. 40% untuk aktiviti perniagaan PTJ

[Nota: Maksimum 70%: peratusan penggunaan bergantung kepada budi bicara PTJ ]

iii. Faedah atas pelaburan Akaun 1 akan dilaburkan semula

2. Akaun Endowmen

i. Keuntungan dari projek khas perniagaan akan diagihkan seperti berikut:

a. 70% dilabur (Akaun 1 - Simpanan)

b. 30% untuk kegunaan projek (Akaun 2 - Aktiviti)

ii. Faedah atas pelaburan Akaun 1 akan dilaburkan semula. Hasil faedah atas

pelaburan akan dimasukkan ke Akaun 2.

iii. 100% simpanan terkumpul Akaun 2 boleh digunakan untuk menampung

keperluan projek khas perniagaan.

5.5.2 Struktur penggunaan baki TEP adalah seperti di Rajah 2

* Pembahagian belanja Akaun 2 mengikut perancangan PTJ; maksimum 70%.

MENAMPUNG BELANJA OPERASI

BELANJA AKTIVITI PERNIAGAAN

50% 30% + Faedah

Akaun 1

*60% 40% 100%

BELANJA PROJEK KHAS

70% (Akan dilabur dan

faedah atas pelaburan dilabur

semula)

AKAUN ENTERPRISE AKAUN ENDOWMEN

Akaun 1 (Simpanan)

Akaun 2 (Aktiviti)

Keuntungan dari Projek

100%

70% 30%

(Akan dilabur dan faedah atas pelaburan dilabur semula)

Akaun 1 (Simpanan)

Akaun 2 (Aktiviti)

Keuntungan dari Projek

100%

MP@USM 2017

18

5.6 Am

5.6.1 Pentadbiran kewangan tabung dikendalikan oleh Jabatan Bendahari

melalui Unit Endowmen Perniagaan.

5.6.2 Universiti boleh pada bila-bila masa, mengubah atau memindah peraturan

ini mengikut budibicara Naib Canselor.

MP@USM 2017

19

6. PENGURUSAN PERNIAGAAN

6.1. Entiti Perniagaan Universiti

Semua aktiviti perniagaan Universiti akan diuruskan melalui entiti-entiti berikut:

i. Pusat Pembangunan perniagaan Universiti (PPP@USM)

ii. Jabatan Bendahari USM

iii. Enterprise Pusat Tanggungjawab (PTJ - E)

iv. Usains Holdings Sdn Bhd (Usains)

6.2. Fungsi Entiti Perniagaan Universiti

6.2.1. Fungsi PPP@USM

i. Sebagai pengelola, penggerak, pemudahcara dan pemantau aktiviti

perniagaan PTJ - E;

ii. Meluluskan aktiviti perniagaan yang dijalankan berdasarkan jenis

perniagaan yang ditetapkan;

iii. Membantu PTJ - E meneroka potensi perniagaan baharu;

iv. Membantu PTJ ke arah mencapai kelestarian kewangan dalam aktiviti

perniagaan dengan memastikan full cost recovery dan keuntungan;

v. Mengenalpasti dan memupuk bakat keusahawanan warga USM

melalui Talent, Expertise, Knowledge & Skills (TEKS) profiling; dan

vi. Mengenalpasti projek khas (di luar aktiviti teras PTJ atau warga USM)

yang boleh menjana pendapatan.

6.2.2. Fungsi Jabatan Bendahari

Membantu PTJ ke arah mencapai kelestarian kewangan dalam aktiviti

perniagaan dengan memastikan pelaksanaan full cost recovery;

pengurusan kewangan perniagaan PTJ dan pelaburan.

MP@USM 2017

20

6.2.3. Fungsi PTJ - E

i. Mengenalpasti potensi PTJ untuk menjana pendapatan melalui Unit

Perniagaan Strategik (Strategic Business Unit);

ii. Merancang aktiviti perniagaan yang berdaya saing bagi menjana

pendapatan;

iii. Bekerjasama dengan PPP-USM dalam menjayakan aktiviti

perniagaan;

iv. Melaksanakan aktiviti perniagaan yang telah dikenal pasti

berdasarkan model OSI;

v. Memastikan model dan operasi perniagaan PTJ berjalan lancar;

vi. Mengurus dan mengawal aktiviti penjanaan kewangan; dan

vii. Merekod dan melaporkan aktiviti perniagaan kepada pihak berkuasa

Universiti melalui PPP-USM.

6.2.4. Fungsi Usains Holding Sdn Bhd

Projek-projek yang berisiko tetapi memberi keuntungan kepada universiti

perlu dilakukan melalui Usains Holding Sdn Bhd. Rujuk panduan perniagaan

Usains Holding Sdn Bhd untuk aktiviti Perniagaan melalui anak syarikat

universiti (Usains Holdings Sdn Bhd).

6.3. Jenis Perniagaan Universiti

Penjanaan kewangan PTJ adalah berasaskan ilmu (knowledge-based) serta

mengoptimum sumber Universiti, merangkumi bidang perniagaan seperti berikut:

Jenis Perniagaan

1. Latihan Pendidikan

2. Pengurusan Projek dan Konsultansi

3. Perkhidmatan Kesihatan dan Pendidikan Kesejahteraan

4. Jualan Bahan (penerbitan/media/karya seni/dan lain-lain)

5. Sewaan

6. Perkhidmatan Analisis dan Pengujian

7. Projek Khas

MP@USM 2017

21

6.3.1 Latihan Pendidikan

Terbahagi kepada dua jenis latihan iaitu:

i. Latihan Akademik

Aktiviti yang merangkumi program pengajian akademik (pesisir),

persidangan, bengkel, seminar, kursus dan lain-lain latihan pendidikan.

ii. Latihan Profesional

Aktiviti yang merangkumi latihan untuk industri (HRDF), pensijilan

Profesional (Profesional Certification) dan lain-lain latihan kepakaran.

6.3.2 Pengurusan Projek dan Konsultansi

Aktiviti yang merangkumi skop perundingan perkhidmatan dan penasihatan

(consultancy service) yang ditawarkan kepada pihak Kerajaan sahaja atau

yang diluluskan oleh pihak berkuasa Universiti. Lain-lain projek Research

Contract diurus melalui Usains Holdings Sdn Bhd..

6.3.3 Perkhidmatan Kesihatan dan Pendidikan Kesejahteraan

Perkidmatan rawatan dan perubatan dengan menggunakan kemudahan

dan kepakaran sediaada di HUSM, Pusat Sejahtera dan IPPT yang tidak

merisikokan pihak Universiti. Projek perniagaan kesihatan diurus melalui

Usains Holdings Sdn Bhd.

6.3.4 Jualan Bahan (penerbitan/media/karya seni/ dan lain-lain)

Jualan bahan merangkumi pelbagai jenis jualan termasuk bahan

penerbitan, bahan media, karya seni dan lain-lain.

MP@USM 2017

22

6.3.5 Sewaan

Merangkumi sewaan ruang, alatan, kemudahan dan lain-lain aset

universiti.

6.3.6 Perkhidmatan Analisis dan Pengujian

Perkhidmatan analisis dan pengujian selain yang berasaskan manusia

(human), haiwan dan pengujian berisiko rendah. Aktiviti ujian berisiko tinggi

akan diuruskan melalui Usains Holding Sdn Bhd.

6.3.7 Projek Khas

Projek khas adalah projek initiatif perniagaan daripada selain aktiviti utama

Universiti/PTJ yang mendapat kelulusan pihak berkuasa Universiti. Kadar

risiko ditentukan oleh pihak berkuasa universiti.

6.4. Struktur Akaun Aktiviti Perniagaan

Perniagaan PTJ diakaunkan mengikut Akaun-Akaun di bawah TEP seperti ditunjukkan

pada Rajah 3.

Tabung Endowmen Perniagaan PTJ

Akaun Enterprise

Pengurusan Projek dan Konsultansi

Latihan Pendidikan

Sewaan Ruang/Kemudahan

/Alatan

Jualan Bahan Penerbitan/

Media/Bahan Seni

Perkhidmatan Kesihatan dan

Pendidikan Kesejahteraan

Perkhidmatan Analisis dan Pengujian

Akaun Endowmen

Projek Khas

Rajah 3: Struktur Akaun Aktiviti Perniagaan PTJ

MP@USM 2017

23

7. MODEL KOS DAN PENETAPAN KADAR FI

7.1. Pengiraan Kos dan Penetapan Kadar Fi

Harga aktiviti perniagaan ditetapkan berpandukan asas yang ditetapkan oleh

Universiti.

7.1.1 Prinsip Full Cost Recovery (FCR)

FCR adalah satu proses untuk mengenalpasti kos keseluruhan sesuatu

projek atau aktiviti perniagaan atau perkhidmatan yang terdiri daripada kos

langsung dan kos tidak langsung.

i. Kos Langsung

a) Kos langsung adalah kos yang terlibat secara langsung dalam

menjalankan sesuatu projek atau aktiviti perniagaan; dan

b) Kos langsung adalah kos-kos yang boleh dikesan dan

dikenalpasti secara langsung dan ekonomik kepada sesuatu

objek kos.

c) Contoh: kos bahan mentah, kos penggajian sumber manusia

(emolumen, honorarium)

ii. Kos Tak Langsung

a) Kos Tak Langsung adalah kos yang diperlukan untuk

menyokong sesuatu projek atau aktiviti perniagaan; dan

b) Kos Tak Langsung adalah kos-kos yang berkaitan sesuatu objek

kos tetapi tidak boleh dikesan dan dikenalpasti secara langsung

dan ekonomik keatas sesuatu objek kos.

Contoh: kos sewaan, utiliti, pemasaran, perkhidmatan.

24

7.1.2 Model FCR

7.1.2.1 Komponen kos di dalam model FCR bergantung kepada jenis

perniagaan yang dijalankan. Model FCR terdiri daripada empat

komponen kos.

i. Kos Asas

ii. Kos Bekalan

iii. Kos Pentadbiran

iv. Kos Jenama

7.1.2.2 Kos Langsung

Kos Asas

i. Merangkumi komponen kos-kos utama yang menjadi asas

dan kos langsung dalam menjalankan sesuatu projek atau

aktiviti peniagaan [contoh: kos sumber manusia (emolumen,

honorarium), kos peralatan dan kos bahan mentah].

ii. Honorarium

a) Honorarium kepada staf akademik termasuk sebahagian

honorarium untuk Ketua Perunding atau Ketua Projek

untuk mengurus aspek teknikal projek.

b) Honorarium kepada staf teknikal dan staf sokongan.

c) Honorarium kepada perunding dan pakar dari luar USM.

Rujuk Jadual Kadar Perniagaan Universiti : Kadar

Honorarium

7.1.2.3 Kos Tak Langsung

i. Kos Bekalan

Kos yang ditanggung secara tidak langsung untuk

menyokong sesuatu projek atau aktiviti perniagaan (contoh:

kos utiliti, kos ruang, elaun perjalanan dan pemasaran).

MP@USM 2017

25

ii. Kos Pentadbiran

Kos untuk menampung aktiviti yang terlibat secara tidak

langsung dalam menjalankan projek atau aktiviti perniagaan

(contoh: staf sokongan pengurusan)

iii. Kos Jenama

a) Kos jenama adalah caj yang dikenakan ke atas projek atau

aktiviti perniagaan bagi jenama USM.

b) Kos Jenama diwujudkan bagi menentukan nilai Jenama

terhadap nama USM untuk dicaj kepada pihak ketiga.

c) Kos Jenama dicaj sebanyak 20% terhadap jumlah Kos

Asas, Kos Bekalan dan Kos Pentadbiran yang terdiri

daripada kos jenama USM dan PTJ mengikut agihan

seperti berikut:

KATEGORI PERATUS

Caj Penjenamaan USM 15%

Caj Penjenamaan PTJ 5%

JUMLAH CAJ PENJENAMAAN 20%

7.2. Format dan Contoh Pengiraan Kos Menggunakan Model Full Cost Recovery

(FCR) dan Penetapan Kadar Fi Aktiviti Perniagaan

7.2.1. Format Model Full Cost Recovery (FCR) dan Penetapan Kadar Fi

i. Bahagian A menunjukkan (Rujuk Model FCR di Rajah 4), pengiraan

komponen kos yang terlibat di dalam menjalankan aktiviti perniagaan;

dan

ii. Bahagian B menunjukkan kaedah penetapan Kadar Fi aktiviti

perniagaan setelah mengambilkira FCR dan markup keuntungan.

MP@USM 2017

26

7.2.2. Contoh Pengiraan Menggunakan Model FCR dan Penetapan Kadar Fi

Mengikut Aktiviti Perniagaan

Contoh pengiraan kos dan penetapan kadar fi mengikut aktiviti perniagaan

ditunjukkan di Lampiran 1: Contoh Pengiraan Aktiviti Perniagaan

Menggunakan Model Full Cost Recovery dan Penetapan Kadar Fi.

7.3. Penetapan Kadar Fi atau Harga Jualan

7.3.1. Fi atau harga jualan ditetapkan mengikut jenis projek atau aktiviti

perniagaan.

7.3.2. Fi yang ditetapkan perlu mencapai peratus keuntungan (ROCE) yang

ditetapkan oleh Universiti. Peratus minima ROCE yang ditetapkan adalah 8

peratus tetapi tertakluk kepada perubahan yang ditetapkan oleh pihak

berkuasa universiti (JTK/LGU) dari semasa ke semasa.

7.3.3. Kajian pasaran mesti dijalankan bagi memastikan fi yang ditetapkan

adalah kompetitif.

Rajah 4: Model Full Cost Recovery (FCR)

MP@USM 2017

27

7.3.4. Setelah pengiraan kos dan cadangan kadar fi, pihak yang ingin

menjalankan projek atau aktiviti perniagaan perlulah membuat

permohonan untuk perakuan Jawatankuasa Penetapan Kadar Fi dan

diluluskan oleh Naib Canselor.

7.4. Perubahan Harga Jualan

7.4.1. Kenaikan Harga Jualan

i. Perubahan Harga Jualan berlaku apabila berlaku kenaikan kos aktiviti

perniagaan.

ii. PTJ dibenarkan membuat perubahan kenaikan harga jualan sehingga

5% dari harga jualan yang diluluskan.

iii. Perubahan kenaikan harga jualan melebihi 5% dari harga jualan

diluluskan perlu mendapatkan kelulusan Bendahari atau pegawai yang

diturunkan kuasa.

7.4.2. Penurunan dan Diskaun Harga Jualan

Penurunan harga jualan boleh terjadi sebagai suatu strategi perniagaan

untuk menarik pelanggan baharu, atau untuk mencapai sasaran perniagaan

atau untuk menghabiskan stok dengan pemberian diskaun, tawaran belian

pukal atau tawaran harga.

i. Pemberian Diskaun

a) Diskaun adalah pengurangan caj yang dikenakan ke atas

perkhidmatan atau bekalan yang diberikan.

b) Penetapan diskaun mesti mengambilkira margin keuntungan,

markup dan break-even point perniagaan.

c) Diskaun boleh diberikan oleh ketua PTJ selagi tidak menjejaskan

kadar minima ROCE yang ditentukan oleh universiti.

d) Diskaun yang menjejaskan kadar minima ROCE yang ditetapkan

oleh universiti, perlu mendapatkan kelulusan Bendahari.

MP@USM 2017

28

ii. Jenis Diskaun

a) Diskaun perniagaan;

1) Diskaun yang diberi berdasarkan kuantiti;

2) Diskaun yang diberi untuk pembayaran awal; atau

3) Diskaun yang diberi untuk belian secara tunai.

b) Diskaun bagi kumpulan tertentu (contoh; diskaun pelajar,

diskaun pekedai, diskaun pengedar, diskaun pemborong,

diskaun penulis, diskaun pensyarah).

c) Diskaun melalui perjanjian

1) Universiti boleh menentukan kadar/jenis dan kumpulan

yang boleh mendapatkan diskaun dari masa ke semasa.

2) Pegawai yang menerima pembayaran hendaklah

memastikan kebenaran untuk diskaun telah diperoleh

semasa pelanggan membuat pembayaran.

7.5. Pemulangan

7.5.1 Tuntutan bayaran balik (refund) adalah untuk kes barangan atau

perkhidmatan yang tidak dapat disempurnakan.

7.5.2 Tuntutan bayaran balik mesti disertakan dengan resit asal.

7.5.3 Tuntutan mestilah dilakukan dalam tempoh tiga puluh (30) hari dari tarikh

invois.

7.6. Pemasaran

Pemasaran merupakan salah satu elemen penting dalam mempertingkatkan

penjanaan pendapatan universiti. Pendapatan universiti boleh dijana secara efektif

apabila nilai perkhidmatan atau produk universiti yang dipromosikan secara terancang.

Perancangan kaedah pemasaran memerlukan komitmen kewangan dari universiti.

Justeru, sejumlah wang dari tabung-tabung di universiti boleh diperuntukkan dengan

kadar tertentu yang diluluskan oleh pihak berkuasa universiti untuk tujuan promosi

aktiviti yang berpotensi meningkatkan penjanaan pendapatan sama ada yang bersifat

akademik dan bukan akademik. Sebarang perubahan adalah tertakluk kepada

keadaan ekonomi semasa dan kepentingan universiti.

MP@USM 2017

29

7.6.1 Model Insentif Pengambilan Pelajar Antarabangsa

Berikut adalah Model Insentif Pengambilan Pelajar Antarabangsa secara

umum. Kadar insentif akan diumum dari semasa ke semasa berdasarkan

kelulusan universiti.

MP@USM 2017

30

8. MODEL AGIHAN KEUNTUNGAN PERNIAGAAN

8.1. Model Agihan Keuntungan Perniagaan

Model agihan pendapatan perniagaan yang digunakan adalah berasaskan dua model

agihan iaitu Model Agihan Projek Khas (MAPK) dan Model Agihan Jualan dan

Perkhidmatan (MAJP).

8.1.1 Model Agihan Projek Khas

A. Komponen 1. Pendapatan kasar projek; 2. Caj Jenama sebanyak 20% daripada pendapatan kasar projek:

i. 15% USM

ii. 5% PTJ

3. Bayaran Komisyen sebanyak 5% dari pendapatan kasar projek kepada Project Initiator;

4. Kos Operasi; 5. Untung (Rugi) projek; dan 6. Agihan keuntungan bersih (%):

i. 30% USM

ii. 70% PTJ

Nota:

1. Pengagihan keuntungan bersih dilakukan setelah mengambil kira semua kos operasi seperti:

i. Semua kemudahan Universiti yang diguna akan dikenakan bayaran (makmal, peralatan)

ii. Bahan guna habis (contoh: bahan kimia)

iii. Elaun perjalanan untuk lawatan tapak

iv. Pembelian modal (aset)

v. Gaji staf yang dilantik khas untuk projek

vi. Perbelanjaan lain yang berkaitan dengan pelaksanaan aktiviti perniagaan.

2. Segala aset Universiti yang digunakan untuk projek perniagaan adalah tertakluk kepada kos jenama.

3. Bayaran komisyen hanya diberikan untuk aktiviti Projek Khas.

i. Project Initiator merupakan individu yang bertanggungjawab membawa Projek Khas ke PTJ dan USM.

ii. Nilai komisyen kepada Project Initiator adalah sebanyak 5% dari nilai projek yang diterima. iii. Project Initiator tidak boleh menuntut kos awal sebelum projek diluluskan.

2. Sekiranya berlaku kerugian, kos projek akan ditanggung oleh PTJ.

B. Pengiraan

% RM RM

Pendapatan Kasar A

(Tolak) Kos Jenama & Komisyen

Caj Jenama USM 15 B

Caj Jenama PTJ 5 C

Komisyen kepada Project Initiator 5 D

Jumlah kos Jenama & Komisyen (B+C+D)=E

(Campur) Kos Operasi F

Kos Keseluruhan E+F G

Untung (Rugi) Bersih (A – G) = P

Agihan Bersih

USM 30 (P x 30%) = Y

PTJ 70 (P x 70%) = Z

MP@USM 2017

31

8.1.2 Model Agihan Jualan dan Perkhidmatan

A. Komponen 1. Pendapatan kasar perniagaan; 2. Kos Operasi; 3. Untung (Rugi) perniagaan; dan 4. Agihan keuntungan bersih (%):

i.30% USM

ii. 70% PTJ Nota: 1. Pengagihan keuntungan bersih dilakukan setelah mengambil kira semua kos operasi seperti:

i.

i. Semua kemudahan Universiti yang diguna akan dikenakan bayaran (makmal, peralatan)

ii. Bahan guna habis (contoh: bahan kimia)

iii. Elaun perjalanan

iv. Pembelian modal (aset)

v. Gaji staf yang dilantik khas untuk projek

vi. Perbelanjaan lain yang berkaitan dengan pelaksanaan aktiviti perniagaan.

2. Model ini digunakan untuk mengagih keuntungan untuk jualan dan perkhidmatan [Perkhidmatan

Analisis dan Pengujian, Perkhidmatan Kesihatan dan Pendidikan Kesejahteraan, Jualan Bahan

(penerbitan/media/karya seni/dan lain-lain, sewaan, kursus, seminar)]

3. Sekiranya berlaku kerugian, kos projek akan ditanggung oleh PTJ.

B. Pengiraan

% RM

Jualan Kasar A

(Tolak) Kos Operasi B

Untung (Rugi) Bersih (A – B) = P

Agihan Bersih

USM 30 (P x 30%) = Y

PTJ 70 (P x 70%) = Z

8.2. Contoh pengiraan antara model agihan keuntungan perniagaan

Contoh pengiraan agihan keuntungan perniagaan mengikut model adalah seperti

berikut:

Model Agihan Projek Khas

Model Agihan Jualan dan Perkhidmatan

RM RM

RM

Pendapatan Kasar 500,000.00 Jualan Kasar 100,000.00

(Tolak) Kos Jenama & Komisyen

(Tolak) Kos Keseluruhan

(25,000.00)

Caj Jenama USM 75,000.00 Untung/(Rugi) Bersih 75,000.00

Caj Jenama PTJ 25,000.00

Komisyen kepada Project Initiator

25,000.00

Jumlah kos Jenama & Komisyen 125,000.00

(Campur) Kos Operasi 20,000.00

Kos Keseluruhan 145,000.00

Untung/(Rugi) Bersih 355, 000.00

Agihan Bersih Agihan Bersih

USM 106,500.00 USM 22,500.00

PTJ 248,500.00 PTJ 52,500.00

MP@USM 2017

32

9. PROSES AKTIVITI PERNIAGAAN

9.1. Pendaftaran Aktiviti Perniagaan

Merupakan satu proses memprofil aktiviti perniagaan Universiti. Prosedur Kerja

Pendaftaran/Penambahan/Penamatan Aktiviti Perniagaan seperti di Lampiran 2.

PTJ dikehendaki untuk:

i. Melengkapkan Borang Pendaftaran/Penambahan/Penamatan Perniagaan

(Borang PPP/PP) (Rujuk Lampiran 2a: Borang Pendaftaran/ Penambahan/

Penamatan Aktiviti Perniagaan) dan kemukakan kepada Pusat Pembangunan

Perniagaan.

ii. Nombor rujukan kelulusan pendaftaran perniagaan akan diberikan.

iii. Sekiranya permohonan ditolak, satu memo berulasan akan dikeluarkan kepada

PTJ berkaitan.

iv. Sekiranya PTJ ingin menambah atau menamatkan aktiviti perniagaan, sila

kemukakan permohonan menggunakan Borang PPP/PP dan kemukakan

kepada Pusat Pembangunan Perniagaan.

9.2. Kelulusan Aktiviti Perniagaan

Urusan kelulusan aktiviti Perniagaan adalah seperti berikut:

Aktiviti Perniagaan Tindakan

1. Latihan Akademik

i. Seminar

ii. Bengkel

iii. Persidangan

iv. Kursus

v. Program Akademik

Pesisir (setelah

diluluskan oleh

Senat)

Pengarah

Pusat

Pembangunan

Perniagaan

1. Terima

pemohonan

aktiviti

perniagaan

daripada

PTJ.

2. Nilai plan perniagaan.

Bendahari

1. Semakan

pengiraan

FCR dan

Harga;

2. Analisa

kewangan

plan

perniagaan;

dan

3. Lulus

pembukaan

akaun aktiviti

perniagaan

Timbalan Naib

Canselor Akademik

dan Antarabangsa

untuk kelulusan aktiviti

Nota:

Permohonan

dikemukakan ke TnC

AA dengan perakuan

Bendahari dan

Pengarah

Pembangunan

Perniagaan.

MP@USM 2017

33

Aktiviti Perniagaan Tindakan

2. Latihan Profesional

i. Latihan untuk

Industri(HRDF)

ii. Persijilan Profesional

3. Pengurusan Projek dan

Konsultansi

4. Perkhidmatan Kesihatan

dan Pendidikan

Kesejahteraan

5. Jualan Bahan

(penerbitan/media/

bahan seni/lain-lain)

6. Sewaan (ruang/alatan /

kemudahan,lain-lain)

7.Perkhidmatan Analisis

dan Ujian

Pengarah

Pusat Pembangunan

Perniagaan

1. Terima pemohonan

aktiviti perniagaan

daripada PTJ.

2. Nilai plan perniagaan.

3. Lulus aktiviti

perniagaan.

Nota:

Kelulusan dengan

perakuan analisa

kewangan aktiviti

perniagaan daripada

Bendahari.

1. P

Bendahari

1. Semak pengiraan FCR dan

Penetapan Harga.

2. Analisa kewangan plan

perniagaan.

3. Lulus pembukaan akaun aktiviti

perniagaan.

.

7. Projek Khas

Bendahari

1. Terima pemohonan

projek khas daripada

PTJ

2. Urus untuk perakuan

JTPHP dan

kelulusan JPDHP.

Jawatankuasa

Teknikal

Pelaburan

Hartanah dan

Perniagaan

(JTPHP)

perakuan

untuk

kelulusan

JPDHP

Jawatankuasa

Pelaburan

Dana, Hartanah

dan

Perniagaan

(JPDHP)

Melulus

permohonan

projek khas

9.3. Kelulusan Menjalankan Aktiviti Perniagaan

i. Mendapatkan kelulusan untuk menjalankan aktiviti perniagaan samada jualan

kepada pihak dalaman atau luar Universiti daripada pihak berkuasa Universiti

(para 9.2.) (Rujuk Lampiran 3: Prosedur Kerja Permohonan Kelulusan Aktiviti

Perniagaan (selain Projek Khas) dan Lampiran 3a: Prosedur Kerja Permohonan

Kelulusan Projek Khas Perniagaan).

ii. PTJ juga perlu melengkapkan Borang Pengaktifan Kod Akaun Aktiviti Perniagaan

bagi tujuan pembukaan kod akaun (Rujuk Lampiran 3b: Borang Pengaktifan Kod

Akaun Aktiviti Perniagaan).

iii. PTJ akan dimaklumkan kelulusan menjalankan aktiviti perniagaan oleh Pusat

Pembangunan Perniagaan dan kod akaun aktiviti perniagaan oleh Jabatan

Bendahari.

MP@USM 2017

34

9.4. Menyediakan Plan Perniagaan (Business Plan)

Plan Perniagaan (Rujuk Lampiran 4 : Plan Perniagaan) bagi semua projek aktiviti

Perniagaan mesti disediakan dan mendapat kelulusan Universiti sebelum aktiviti boleh

dijalankan.

9.4.1. Kandungan Plan Perniagaan

i. Penerangan berkaitan aktiviti perniagaan yang dicadangkan;

ii. Bagaimana aktiviti perniagaan yang dijalankan selari dengan misi,

matlamat PTJ dan Universiti;

iii. Pihak/Individu yang akan bertanggungjawab untuk menjalankan

operasi harian aktiviti perniagaan yang dicadangkan;

iv. Pihak/Individu yang akan bertanggungjawab untuk memantau urusan

kewangan aktiviti perniagaan yang dicadangkan;

v. Jangkaan tarikh mula, tamat dan tarikh-tarikh yang berkenaan dengan

aktiviti perniagaan;

vi. Maklumat Pengenaan Harga dan Kajian Pasaran

a) Penerangan berkaitan pesaing yang menjalankan aktiviti

perniagaan yang sama (di dalam atau luar Universiti);

b) Penerangan berkaitan jenis dan saiz jangkaan pelanggan.

vii. Unjuran dan Belanjawan

a) Sumber diperlukan (modal);

b) Dana pembiayaan, contohnya dari seed money, tajaan. Jika

sumber/dana pembiayaan diperlukan, kenalpasti pelan bayaran

balik di akhir tempoh aktiviti perniagaan;

c) Kelulusan pembiayaan;

d) Maklumat rakan organisasi dan peringkat penglibatan, jika ada;

e) Unjuran kewangan untuk tahun semasa dan tahun seterusnya,

perincian jangkaan pendapatan, perbelanjaan dan jumlah jualan

tahunan.

f) Unjuran dan sumber pembiayaan untuk perolehan.

g) Cadangan sumber pembiayaan untuk perbelanjaan modal.

viii. Plan Perniagaan dan dokumen berkaitan dikemukakan kepada pihak

bertanggungjawab untuk kelulusan (Rujuk 9.2.)

MP@USM 2017

35

9.5. Kelulusan Kadar Fi dan Bayaran

PTJ mesti mendapatkan kelulusan kadar fi untuk aktiviti perniagaan jika perlu (Rujuk

Lampiran 5 : Prosedur Kerja Permohonan Kelulusan Kadar Fi) daripada pihak

berkuasa Universiti dengan melengkapkan Borang Permohonan Penetapan Kadar Fi

(Rujuk Lampiran 5a : Borang Permohonan Penetapan Kadar Fi) dan mengemukakan

Kertas Kerja Permohonan Penetapan Kadar Fi bagi aktiviti perniagaan tersebut (Rujuk

Lampiran 5b : Kertas Kerja Permohonan Penetapan Kadar Fi). Kadar bayaran yang

digunakan adalah yang diluluskan oleh universiti.

9.6. Menerima Tempahan Jualan

9.6.1. Tempahan Pelanggan Luar Universiti

Tempahan akan diterima dan diproses oleh PTJ berdasarkan terma-terma

yang ditetapkan (rujuk para 4.8.3.) (Rujuk Lampiran 6: Prosedur Kerja

Pengeluaran Borang Tempahan Jualan). Maklumat tempahan yang diterima

daripada pelanggan dilengkapkan menggunakan Borang Tempahan Jualan

(Rujuk Lampiran 6a : Borang Tempahan Jualan).

9.6.2. Tempahan Pelanggan Dalam Universiti

Tempahan yang diterima daripada pelanggan dalaman dilengkapkan

menggunakan Borang Pesanan Dalam atau Borang Q (Rujuk Lampiran 6b

: Borang Pesanan Dalam (Borang Q)).

9.7. Pengeluaran Invois Cukai/Pesanan Dalam/ Nota Kredit dan Nota Debit

9.7.1. Pengeluaran Invois Cukai

i. Invois cukai dikeluarkan untuk tempahan jualan yang diterima oleh PTJ

untuk jualan kepada pihak luar dan Borang Q dikeluarkan (oleh PTJ)

untuk jualan kepada pihak dalaman Universiti (Rujuk Lampiran 7 :

Prosedur Kerja Pengeluaran Invois Cukai);

i. Pengeluaran invois cukai dipusatkan di Seksyen Endowmen

Perniagaan Jabatan Bendahari, kecuali diberikan kuasa oleh pihak

Universiti;

ii. Kemukakan maklumat-maklumat yang tepat untuk pengeluaran invois

(Rujuk Lampiran 7a : Invois Cukai)

iii. Kemukakan invois pada pelanggan.

MP@USM 2017

36

iv. Harga selain daripada harga sebenar (perubahan) atau diskaun

hendaklah disertakan dengan dokumen sokongan. Perubahan kepada

invois hendaklah disemak dan disahkan oleh pegawai yang

bertanggungjawab.

9.8. Pengeluaran Nota Kredit

Unit Endowmen Perniagaan Jabatan Bendahari atau PTJ yang diberi kuasa

mengeluarkan invois cukai akan mengeluarkan nota kredit (Rujuk Lampiran 8:

Prosedur Kerja Pengeluaran Nota Kredit dan Lampiran 8a : Nota Kredit) jika:

a) Barangan dipulangkan;

b) Perkhidmatan tidak disempurnakan; atau

c) Caj terlebih catat pada invois cukai yang telah dikeluarkan.

9.9. Pengeluaran Nota Debit

Unit Endowmen Perniagaan Jabatan Bendahari atau PTJ yang diberi kuasa

mengeluarkan invois cukai akan mengeluarkan nota debit (Rujuk Lampiran 9:

Prosedur Kerja Pengeluaran Nota Debit dan Lampiran 9a : Nota Debit) jika :

a) Tambahan Jualan atau perkhidmatan oleh pelanggan; atau

b) Caj terkurang catat pada invois cukai yang telah dikeluarkan.

9.10. Pengurusan Hutang atau Akaun Belum Terima

a) Bertanggungjawab terhadap invois aktiviti perniagaan PTJ yang telah dikeluarkan

kepada pelanggan

b) Bertanggungjawab mengutip bayaran bagi invois aktiviti perniagaan PTJ yang

telah dikeluarkan (Rujuk Lampiran 10: Prosedur Kerja Pengurusan Hutang Aktiviti

Perniagaan).

c) Bertanggungjawab terhadap hutang tertunggak aktiviti perniagaan PTJ.

d) Membuat analisa secara berkala terhadap penyata Akaun Belum Terima mengikut

umur dan kemungkinan menghadapi kesukaran kutipan.

e) Tindakan hendaklah diambil untuk menahan pemberian kredit kepada pelanggan

yang mempunyai bagi hutang tertunggak.

f) Laporan Hutang Tertunggak dan Analisa Pengumuran Hutang (Rujuk Lampiran

10a : Laporan Pengumuran Hutang) akan dibekalkan oleh Unit Endowmen

Perniagaan, Jabatan Bendahari secara berkala.

MP@USM 2017

37

9.11. Pengurusan Belanjawan Tahunan Tabung Endowmen Perniagaan

Permohonan penggunaan baki Tabung Endowmen Perniagaan tahunan diurus

melalui Unit Belanjawan dan Kos Jabatan Bendahari.

9.12. Pengurusan Bayaran Aktiviti Perniagaan

Semua urusan bayaran aktiviti perniagaan diurus mengikut tatacara bayaran USM.

Sila kemukakan semua dokumen lengkap untuk urusan bayaran kepada Unit

Endowmen Perniagaan Jabatan Bendahari.

MP@USM 2017

38

10. SUMBER KEWANGAN

10.1. Peruntukan Modal Awalan ‘Seed Capital’ atau Pendahuluan dari Sumber

Universiti

10.1.1. Pihak Berkuasa Universiti boleh meluluskan peruntukan modal awalan

(seed capital) atau pendahuluan sebagai modal atau bagi mendahulukan

pembayaran aktiviti perniagaan yang diluluskan.

10.1.2. Keputusan bayaran balik peruntukan modal awalan atau pendahuluan

yang telah diluluskan bergantung kepada keputusan pihak berkuasa

Universiti.

10.1.3. Permohonan peruntukan modal awalan atau pendahuluan mestilah

dikemukakan untuk kelulusan Naib Canselor melalui Bendahari dengan

mengemukakan dokumen berikut:

i. Borang Modal Awalan (Rujuk Lampiran 11: Borang Modal Awalan);

dan

ii. Plan Perniagaan

10.1.4. Bagi pendahuluan untuk projek khas, permohonan peruntukan modal

awalan dikemukakan ke Bendahari untuk kelulusan Jawatankuasa

Pelaburan Dana Perniagaan Dan Hartanah.

10.1.5. Sumber kewangan untuk peruntukan permulaan ini hendaklah

menggunakan punca-punca kewangan selain daripada peruntukan

Kerajaan.

10.1.6. Universiti tidak terikat untuk memberi sebarang bentuk bantuan

kewangan dan kelulusan tersebut adalah tertakluk kepada prestasi

kewangan sumber dalaman Universiti.

10.2. Peruntukan Modal Awalan ‘Seed Capital’ atau Pendahuluan dari Pembiayaan

PTJ

10.2.1. PTJ boleh mengemukakan permohonan peruntukan modal dari

sumber/dana pembiayaan PTJ (Baki Tabung Endowmen Perniagaan PTJ)

bagi membiayai aktiviti perniagaan yang diluluskan.

10.2.2. Permohonan peruntukan modal awalan atau pendahuluan mestilah

dikemukakan untuk kelulusan Naib Canselor melalui Bendahari dengan

mengemukakan dokumen Borang Modal Awalan dan Plan Perniagaan.

10.2.3. Keputusan bayaran balik dari sumber/dana pembiayaan PTJ yang telah

diluluskan bergantung kepada keputusan pihak berkuasa Universiti.

MP@USM 2017

39

11. KAWALAN DAN PEMANTAUAN

11.1. Pemantauan dan Analisa Prestasi Aktiviti Perniagaan

Pemantauan dan analisa prestasi aktiviti perniagaan mesti dijalankan secara

berterusan bagi menilai keberkesanan aktiviti tersebut. Keputusan sama ada sesuatu

aktiviti perniagaan itu perlu diteruskan atau tidak bergantung kepada analisa yang

dijalankan.

11.2 Penetapan Petunjuk Prestasi (KPI)

11.2.1. Petunjuk prestasi akiviti perniagaan PTJ hendaklah ditetapkan oleh Ketua

PTJ/Ketua Projek bagi menyokong KPI Universiti.

11.2.2. Antara petunjuk prestasi yang boleh digunakan adalah:

i. Peratusan keuntungan aktiviti perniagaan berbanding jumlah

peruntukan mengurus PTJ.

ii. Jumlah keuntungan atau pendapatan aktiviti perniagaan berbanding

sasaran PTJ.

iii. Jumlah keuntungan atau pendapatan aktiviti perniagaan berbanding

sasaran ditetapkan oleh pihak Universiti.

iv. Pulangan balik atas pelaburan (ROI) atau ROCE.

11.3 Penilaian Prestasi

Sasaran yang telah ditetapkan hendaklah dipantau serta dinilai secara berkala.

Laporan prestasi pencapaian hendaklah dilaporkan secara sukuan kepada Pusat

Pembangunan Perniagaan bagi menilai prestasi keberkesanannya.

11.4 Etika di dalam Perlaksanaan Aktiviti Perniagaan

Aspek etika di dalam menguruskan atau melaksanakan aktiviti perniagaan perlu

diambil kira. Antara etika yang perlu dipatuhi ialah:

i. Memastikan aset dan kemudahan universiti diuruskan dengan baik.

ii. Aspek penyelenggaraan aset universiti hendaklah diambilkira.

iii. Mengutamakan kepentingan Universiti.

iv. Berintegriti dalam menjalan dan mengurus aktiviti perniagaan.

v. Mematuhi peraturan-peraturan universiti yang berkuatkuasa.

vi. Menjalankan aktiviti perniagaan berdasarkan kuasa yang diluluskan.

MP@USM 2017

40

11.5 Perkhidmatan Universiti

Setiap perkhidmatan Universiti yang ditawarkan kepada pihak ketiga perlu dikenakan

bayaran berdasarkan kadar yang telah diluluskan oleh Universiti.

11.6. Surat kuasa

Surat kuasa mestilah diperolehi daripada Bendahari dalam mengurus pengurusan

kewangan aktiviti perniagaan. Rujuk Seksyen Governan Kewangan, Jabatan

Bendahari untuk khidmat nasihat.

11.7. Kelulusan Menjalankan Kerja Luar dan Pemegangan Ekuiti dan Saham

Tidak ada mana-mana staf Universiti boleh menjalankan Kerja Luar tanpa kebenaran

Universiti. Kelulusan daripada pihak Universiti hendaklah diperolehi terlebih dahulu

sekiranya mana-mana staf Universiti menjalankan kerja luar.

Semua staf Universiti yang hendak menjalankan Kerja Luar hendaklah tertakluk

kepada Akta 605 dan peraturan lain yang ditetapkan oleh pihak Universiti dari semsa

ke semasa.

Staf Universiti juga tidak dibenarkan untuk memegang sebarang kepentingan,

ekuiti dan/ atau saham di dalam mana-mana syarikat tanpa mendapat kebenaran

bertulis daripada pihak Univesiti.

Rujuk Peraturan Kerja Luar Universiti.

MP@USM 2017

41

12. PENUTUP

Garis Panduan Perniagaan Universiti ini hendaklah dibaca bersama-sama peraturan-

peraturan Universiti berkaitan yang sedang dikuat kuasakan. Rujuk Pusat Pembangunan

Perniagaan di [email protected] untuk penasihatan berkaitan aktiviti perniagaan.

Pihak bertanggungjawab dalam urusan Perniagaan dan pengurusan Tabung Endowmen

Perniagaan adalah:

Perkara

Pihak Bertanggungjawab

Alamat Pejabat

No. Telefon emel

Perkhidmatan

Khidmat Nasihat

Perniagaan

Pusat Pembangunan

Perniagaan

Aras 2

Bangunan Canselori


11800 Pulau Pinang

04-6536630

[email protected]

Tadbir Urus

Pengurusan

Kewangan

Seksyen Governan

Kewangan

Jabatan Bendahari

Aras 3Jabatan Bendahari

Bangunan Canselori


11800 Pulau Pinang

atau Cawangan Jabatan

Bendahari mengikut Kampus

04-6534065 [email protected]

Kelulusan Kadar Fi

Seksyen Governan

Kewangan

Jabatan Bendahari

Aras 3, Jabatan Bendahari

Bangunan Canselori


11800 Pulau Pinang


Pengurusan

Akaun, FCR dan

Bayaran aktiviti

perniagaan

Unit Endowmen

Perniagaan

Jabatan Bendahari

Aras 2, Bangunan Canselori


11800 Pulau Pinang



04-6536631

04-6536638

[email protected]

Pengurusan

Invois aktiviti

perniagaan

Unit Endowmen

Perniagaan

Jabatan Bendahari

Seksyen Hasil dan Terimaan

Bangunan H23


11800 Pulau Pinang



04-6534188

04-6535819

[email protected]

Pengurusan

Hutang aktivti

perniagaan

Unit Pengurusan

Hutang

Jabatan Bendahari

Seksyen Hasil dan Terimaan

Bangunan H23


11800 Pulau Pinang



04-6533773

[email protected]

Pengurusan

Bajet Tabung

Endowmen

Perniagaan

Seksyen Belanjawan

dan Kos

Jabatan Bendahari

Aras 4, Jabatan Bendahari

Bangunan Canselori


11800 Pulau Pinang




Garis panduan ini berkuat kuasa mulai tarikh ia dikeluarkan.

mailto:[email protected]

MP@USM 2017

42

LAMPIRAN

LAMPIRAN 1: CONTOH PENGIRAAN AKTIVITI PERNIAGAAN MENGGUNAKAN MODEL

FULL COST RECOVERY DAN PENETAPAN KADAR FI

LAMPIRAN 1a : CONTOH PENGIRAAN FCR DAN PENETAPAN KADAR FI - PROGRAM

AKADEMIK

MP@USM 2017

43

LAMPIRAN 1b : CONTOH PENGIRAAN FCR DAN PENETAPAN KADAR FI - SEWAAN

BUTIRAN FULL COST RECOVERY (FCR)

:: RUANG ABC

: PUSAT PENGAJIAN XYZ

: INDUK

Kategori (RM) (%)

1 Ruang 262.19

2 Utiliti 56.52

3 Sumber manusia 0.00

Jumlah Kos ASAS 318.71 69.46

1 Peralatan 28.88

2 Bahan Pakai Habis 0.00

3 Lain-lain 0.00

Jumlah Kos BEKALAN 28.88 6.29

347.59

Sokongan Pentadbiran (10% )

(termasuk Pemasaran)

34.76

Jumlah Kos PENTADBIRAN 34.76 7.58

382.35

Nilai Jenama

a) Caj Penjenamaan (20%) 76.47

Jumlah Kos NILAI PENJENAMAAN 76.47 16.67

458.82 100.00

Ringkasan :

(A) (C) = A/B

458.82 458.82

Nota : Bahagian komponen KADAR ini perlu diteliti dan disyor oleh Seksyen Endowmen Perniagaan, Jabatan Bendahari

(C) (E) = C*D (F) (J)

458.82 458.82

Disediakan Oleh : Disemak Oleh :

Kadar 0%

Harga Semasa

Sehari

(RM)

Harga Pasaran

Sehari

(RM)

(D)

KOS

1

(B)

Keseluruhan

(RM)

Kos Sehari

(RM)

Kos

Tempoh

Sewaan

(Sehari)

Butiran

Kos Sehari

(RM)Mark Up

Kadar

sebelum GST

(RM)

SEWAAN RUANGMODEL BISNES PERKHIDMATAN FULL COST RECOVERY : PERKHIDMATAN

NAMA PTJ

Bil.Butiran

Jumlah Kos SehariElemen

KAMPUS

Jumlah Kos ASAS + Kos BEKALAN + Kos PENTADBIRAN V = III + IV

IV = III*10%

III = I + II

1 Asas

I = A+B+C

2 Bekalan

II = D+E+F

F

C

B

A

Jumlah Kos ASAS + Kos BEKALAN

1

Pentadbiran3

E

D

4Nilai

Jenama

1

Butiran

KADAR

Jumlah Kos Keseluruhan VII = V + VI

VI

VI = V*20%

MP@USM 2017

44

LAMPIRAN 1c : CONTOH PENGIRAAN FCR DAN PENETAPAN KADAR FI -

BENGKEL/SEMINAR/PERSIDANGAN

MP@USM 2017

45

LAMPIRAN 1d : CONTOH PENGIRAAN FCR DAN PENETAPAN KADAR FI – JUALAN

BAHAN

MP@USM 2017

46

LAMPIRAN 1e : CONTOH PENGIRAAN FCR DAN PENETAPAN KADAR FI – UJIAN

MP@USM 2017

47

LAMPIRAN 2: PROSEDUR KERJA PROSES PENDAFTARAN/ PENAMBAHAN/

PENAMATAN AKTIVITI PERNIAGAAN

1. TUJUAN

Tujuan prosedur kerja ini disediakan adalah untuk proses pendaftaran/penambahan/ penamatan aktiviti perniagaan.

2. SKOP Merangkumi proses pendaftaran/ penambahan/ penamatan aktiviti perniagaan.

3. DOKUMEN RUJUKAN Senarai dokumen rujukan yang menjadi asas dan panduan dalam mewujudkan prosedur kerja ini.

Kod Dokumen Tajuk Dokumen

MP@USM Manual Perniagaan Universiti Sains Malaysia

4. TERMINOLOGI DAN SINGKATAN

Singkatan Maksud

PPP : Pusat Pembangunan Perniagaan

PTJ : Pusat Tanggungjawab

5. CARTA PROSES PENDAFTARAN/PENAMBAHAN/PENAMATAN AKTIVITI PERNIAGAAN


PROSEDUR KERJA PUSAT PEMBANGUNAN

PERNIAGAAN Kod Dokumen : PPP/PP

Halaman : 1/2

No. Pindaan :

No. Isu :

PROSES PENDAFTARAN/

PENAMBAHAN/PENAMATAN

AKTIVITI PERNIAGAAN Tarikh:

MP@USM 2017

48

6. PROSES TERPERINCI PENDAFTARAN/ PENAMBAHAN/ PENAMATAN AKTIVITI

PERNIAGAAN

Bil. Aktiviti/ Tindakan Tanggungjawab

1. Peringkat PTJ

a) Lengkapkan Borang Pendaftaran/ Penambahan/

Penamatan PPP/DP (Borang PPP/PP) dengan tepat;

b) Kemuka Borang PPP/PP kepada PPP.

PTJ

2. Peringkat Pusat Pembangunan Perniagaan (PPP)

a) Terima Borang PPP/PP daripada PTJ;

b) Merekod dan mengemaskini maklumat pendaftaran/

penambahan/ penamatan aktiviti perniagaan kedalam

Profil Perniagaan PTJ;

c) Kemukakan nombor rujukan pendaftaran aktiviti

Perniagaan kepada PTJ untuk pendaftaran baru; atau

d) Kemukakan makluman pengemaskinian profil Perniagaan

untuk permohonan penambahan/ penamatan aktiviti

perniagaan kepada PTJ.

PPP

3. Peringakat PTJ

a) Terima nombor rujukan pendaftaran aktiviti Perniagaan

daripada PPP, untuk permohonan pendaftaran baru;

atau

b) Terima makluman pengemaskinian profil Perniagaan

untuk permohonan penambahan/ penamatan aktiviti

Perniagaan; dan

c) Kemaskini fail perniagaan PTJ.

PTJ

TINDAKAN

JAWATAN

TANDATANGAN

TARIKH

DISEDIAKAN OLEH PEMBANTU TADBIR


15 FEBRUARI 2017

DISEMAK OLEH PENYELARAS


15 FEBRUARI 2017

DILULUSKAN OLEH

PENGARAH PUSAT PEMBANGUNAN

PERNIAGAAN

15 FEBRUARI 2017

TARIKH KUATKUASA



PERNIAGAAN Kod Dokumen : PPP/PP

Halaman : 2/2

No. Pindaan :

No. Isu :

PROSES PENDAFTARAN/

PENAMBAHAN/PENAMATAN

AKTIVITI PERNIAGAAN Tarikh:

MP@USM 2017

49

LAMPIRAN 2a: BORANG PENDAFTARAN/ PENAMBAHAN/ PENAMATAN AKTIVITI

PERNIAGAAN

Lengkapkan maklumat berkaitan aktiviti perniagaan Pusat Tanggungjawab (PTJ).

Sila tandakan √ di dalam petak yang disediakan

A. PENDAFTARAN Terus ke D

B. PENAMBAHAN Lengkapkan B dan terus ke D

Nyatakan:

B.1. No. Pendaftaran Perniagaan PTJ:

B.2. Sebab Penambahan:

C. PENAMATAN Lengkapkan C dan terus ke D Nyatakan:

C.1. No. Pendaftaran Perniagaan PTJ:

C.2. Sebab Penamatan:

D. MAKLUMAT PUSAT TANGGUNGJAWAB

D.1. Nama PTJ:

D.2. Nama Pegawai Bertanggungjawab:

D.3. Email:

D.4. No.Telefon:


Kod Dokumen : PPP/PP

Halaman : 1/3

No. Pindaan :

No. Rujukan: PPP/PP/yy/<num>

PENDAFTARAN/ PENAMBAHAN/

PENAMATAN AKTIVITI

PERNIAGAAN Tarikh:

MP@USM 2017

50

a. MAKLUMAT AKTIVITI PERNIAGAAN

E.1. Keterangan Aktiviti

E.1.1. Tahun penjanaan :

E.1.2. Kluster aktiviti

E.1.2.1. Bidang kepakaran utama PTJ (Knowledge Based)

E.1.2.1.1. Latihan Pendidikan

E.1.2.1.1.1. Seminar E.1.2.1.1.2. Bengkel E.1.2.1.1.3. Persidangan E.1.2.1.1.4. Kursus E.1.2.1.1.5 Program Akademik Pesisir E.1.2.1.1.6 Latihan untuk industri (HRDF) E.1.2.1.1.7. Pensijilan Profesional

E.1.2.1.2. Konsultansi Profesional

E.1.2.1.3. Perkhidmatan Analisis dan Pengujian

E.1.2.1.4. Perkhidmatan Kesihatan dan Pendidikan Kesejahteraan

E.1.2.1.5. Jualan bahan E.1.2.1.5.1. Jualan bahan penerbitan E.1.2.1.5.2 Jualan bahan media E.1.2.1.5.3. Jualan bahan seni E.1.2.1.5.4. Lain-lain; nyatakan

E.1.2.1.6. Sewaan E.1.2.1.6.1. Sewaan Alatan E.1.2.1.6.2. Sewaan Kemudahan E.1.2.1.6.3. Lain-lain sewaan E.1.2.2. Projek Khas Perniagaan

Nyatakan:



Halaman : 2/3

No. Pindaan :



PENAMATAN AKTIVITI

PERNIAGAAN Tarikh:

MP@USM 2017

51

Disediakan oleh: Tandatangan & Cop Ketua PTJ: Tarikh:

Diluluskan oleh: Tandatangan & Cop Ketua PTJ: Tarikh:

UNTUK KEGUNAAN PUSAT PEMBANGUNAN PERNIAGAAN



Halaman : 3/3

No. Pindaan :



PENAMATAN AKTIVITI

PERNIAGAAN Tarikh:

No. Rujukan Pendaftaran Perniagaan

Keputusan:

Disedia Oleh:

Dilulus Oleh:

Tarikh: Tarikh:

MP@USM 2017

52

LAMPIRAN 3: PROSEDUR KERJA PERMOHONAN KELULUSAN AKTIVITI

PERNIAGAAN (SELAIN PROJEK KHAS)

1. TUJUAN

Tujuan prosedur kerja ini disediakan untuk Permohonan Kelulusan aktiviti perniagaan

2. SKOP Merangkumi Permohonan Kelulusan Aktiviti Perniagaan





Singkatan Maksud



5. CARTA PROSES PERMOHONAN KELULUSAN AKTIVITI PERNIAGAAN



PERNIAGAAN Kod Dokumen :

Halaman : 1/2

No. Pindaan :

No. Isu :

PERMOHONAN KELULUSAN AKTIVITI PERNIAGAAN Tarikh :

MP@USM 2017

53

6. PROSES TERPERINCI PERMOHONAN KELULUSAN AKTIVITI PERNIAGAAN


1. Peringkat PTJ

a) Sediakan Plan Perniagaan (PPP/BP) aktiviti perniagaan.

b) Setiap butiran di dalam dokumen PPP/BP mesti jelas dan

lengkap dengan maklumat yang tepat.

c) Lengkapkan Borang Pengaktifan Kod Akaun Aktiviti

Perniagaan (JB.BR.BIZ.)

PTJ


a) Terima permohonan Plan Perniagaan (PPP/BP)

b) Teliti PPP/BP) dan pastikan dokumen adalah lengkap.

c) Semak viability aktiviti perniagaan untuk memastikan aktiviti

boleh menjana pendapatan.

d) Kemuka surat kelulusan aktiviti perniagaan kepada:

i. Pusat Tanggungjawab; dan

ii. Jabatan Bendahari untuk pembukaan kod akaun.

PPP

3. Peringkat Jabatan Bendahari a) Terima surat kelulusan aktiviti perniagaan daripada PPP. b) Kemaskini Borang Pengaktifan Kod Akaun Aktiviti Perniagaan

(JB.BR.BIZ.) untuk: i. Kod Akaun Projek Perniagaan; ii. Kod Virtual account; dan iii. Kod JOMPAY dan ePayment

d) Kemukakan surat pemakluman pengaktifan kod akaun aktiviti perniagaan kepada PTJ.

Unit Endowmen

Perniagaan Jabatan

Bendahari

4. Peringkat PTJ/Pemohon

a) Terima surat kelulusan aktiviti perniagaan daripada PPP.

b) Terima urat pemakluman kod kewangan aktiviti perniagaan

daripada Unit Endowmen Jabatan Bendahari.

PTJ/Pemohon

TINDAKAN

JAWATAN

TANDATANGAN

TARIKH

DISEDIAKAN OLEH PEMBANTU TADBIR


15 FEBRUARI 2017

DISEMAK OLEH PENYELARAS


15 FEBRUARI 2017

DILULUSKAN OLEH PENGARAH


15 FEBRUARI 2017

TARIKH KUATKUASA



PERNIAGAAN Kod Dokumen :

Halaman : 2/2

No. Pindaan :

No. Isu :

PERMOHONAN KELULUSAN AKTIVITI PERNIAGAAN Tarikh :

MP@USM 2017

54

LAMPIRAN 3a : PERMOHONAN KELULUSAN PROJEK KHAS PERNIAGAAN

1. TUJUAN

Tujuan prosedur kerja ini disediakan untuk Permohonan Kelulusan Projek Khas Perniagaan

2. SKOP Merangkumi Permohonan Kelulusan Projek Khas Perniagaan





Singkatan Maksud



5. CARTA ALIR PERMOHONAN KELULUSAN PROJEK KHAS PERNIAGAAN

PTJ Unit Endowmen Perniagaan

Jabatan Bendahari

Unit Governan Jabatan Bendahari

Jabatan Pendaftar

Sediakan Plan

Perniagaan aktiviti perniagaan

Terima Plan

Perniagaan aktiviti

perniagaan

Terima perakuan

aktiviti perniagaan

untuk kelulusan

Jawatankuasa

Teknikal Pelaburan

Perniagaan dan

Hartanah

Kelulusan

Jawatankuasa

Pelaburan Dana,

Perniagaan dan

Hartanah

Terima surat

kelulusan dan

pengaktifan kod

akaun projek

khas

Terima

maklumbalas

status permohonan

akvititi perniagaan

Urus pembukaan

akaun, virtual akaun

dan jompay/epayment

and maklumkan kod

kepada PTJ

Kelulusan Jawatankuasa Tetap

Kewangan (bergantung kepada

keputusan Jawatakuasa

pelaburan Dana, perniagaan dan

Hartanah)

Untuk makluman/

kelulusan Lembaga Gabenor Universiti

(bergantung kepada keputusan JTK)

JABATAN BENDAHARI

PROSEDUR KERJA JABATAN BENDAHARI

Kod Dokumen :

Halaman : 1/3

No. Pindaan :

No. Isu :

PERMOHONAN KELULUSAN PROJEK KHAS PERNIAGAAN

Tarikh:

MP@USM 2017

55

6. PROSES TERPERINCI PERMOHONAN KELULUSAN PROJEK KHAS PERNIAGAAN


1. Peringkat PTJ

a) Sediakan Plan Perniagaan (PPP/BP) aktiviti perniagaan.

b) Setiap butiran di dalam dokumen PPP/BP mesti jelas dan

lengkap dengan maklumat yang tepat.

PTJ


a) Terima permohonan Plan Perniagaan (PPP/BP).

b) Teliti PPP/BP) dan pastikan dokumen adalah lengkap.

c) Semak viability aktiviti perniagaan untuk memastikan aktiviti

boleh menjana pendapatan.

d) Kemuka maklumbalas permohonan kepada Jabatan

Bendahari untuk perakuan ke Jawatankuasa Teknikal

Pelaburan dan Perniagaan Hartanah (JTPPH).

e) Maklum status permohonan kepada PTJ.

PPP

3. Peringkat Jabatan Bendahari a) Terima perakuan Projek Khas daripada PPP. b) Kemukakan Plan Perniagaan (PPP/BP) dan perakuan PPP

kepada urusetia Jawatankuasa Teknikal Pelaburan Perniagaan & Hartanah (JTPPH) untuk perakuan.

c) Keputusan: i. Urusetia JTPPH kemukakan surat Perakuan Projek

(JB.LP.P.JTPPH) kepada urusetia Jawatankuasa Pelaburan Dana, Perniagaan dan Hartanah (JPDPH) untuk kelulusan/perakuan (bergantung kepada keputusan JPDPH); atau

ii. Urusetia JPDPH laporkan minit mesyuarat kelulusan projek (JB.LP.P.JPDPH) kepada urusetia Jawatankuasa Tetap Kewangan (JTK) untuk makluman/perakuan (bergantung kepada keputusan JTK); atau

iii. Urusetia JTK kemukakan kertas perakuan projek khas kepada LGU untuk kelulusan (bergantung kepada keputusan JTK). Beri maklumbalas kepada Unit Endowmen Perniagaan berkaitan keputusan permohonan.

e) Apabila projek diluluskan, lengkapkan Borang Pengaktifan Kod Akaun Aktiviti Perniagaan (JB.BR.BIZ.) untuk: i. Kod Akaun; ii. Kod Virtual account; dan iii. Kod JOMPAY dan ePayment

f) Kemukakan surat pemakluman pengaktifan kod akaun aktiviti Perniagaan kepada PTJ.

Unit Endowmen

Perniagaan Jabatan

Bendahari

Unit Governan Jabatan

Bendahari

Unit Endowmen Perniagaan

Jabatan Bendahari

JABATAN BENDAHARI


Kod Dokumen :

Halaman : 2/3

No. Pindaan :

No. Isu :


Tarikh:

MP@USM 2017

56


4. Peringkat Jabatan Pendaftar a) Terima surat Perakuan Projek (JB.LP.G.JPKP(mm/yyyy))

daripada Unit Governan, Jabatan Bendahari.

a) Perakuan dibawa ke LGU kelulusan/makluman jika perlu.

Jabatan

Pendaftar

5. Peringkat PTJ/Pemohon

a) Terima surat kelulusan aktiviti perniagaan daripada PPP.

b) Terima surat pemakluman kod kewangan aktiviti perniagaan

daripada Unit Endowmen Jabatan Bendahari.

PTJ

6. Peringkat Jabatan Pendaftar

a) Terima surat Perakuan Projek (JB.LP.G.JPK)) daripada Unit

Governan, Jabatan Bendahari.

b) Perakuan dibawa ke LGU kelulusan/makluman jika perlu.

Jabatan

Pendaftar

TINDAKAN

JAWATAN

TANDATANGAN

TARIKH

DISEDIAKAN OLEH

PENOLONG BENDAHARI

JABATAN BENDAHARI

15 FEBRUARI 2017

DISEMAK OLEH TIMBALAN BENDAHARI

JABATAN BENDAHARI

15 FEBRUARI 2017

DILULUSKAN OLEH

BENDAHARI

15 FEBRUARI 2017

TARIKH KUATKUASA

JABATAN BENDAHARI


Kod Dokumen :

Halaman : 3/3

No. Pindaan :

No. Isu :


Tarikh:

MP@USM 2017

57

LAMPIRAN 3b : BORANG PENGAKTIFAN KOD AKAUN AKTIVITI PERNIAGAAN

BAHAGIAN I:UNTUK TINDAKAN PUSAT TANGGUNGJAWAB

A. No Ruj. Perniagaan

B. No Ruj. Aktiviti

B.1 Jenis Aktiviti Sila tandakan √ di dalam petak yang

berkenaan.

B.1.1. Seminar B.1.2. Bengkel B.1.3. Persidangan B.1.4. Kursus B.1.5. Program Akademik Pesisir B.1.6 Latihan untuk industri (HRDF) B.1.7 Pensijilan Profesional B.1.8. Konsultansi Profesional B.1.9. Perkhidmatan Analisis dan Pengujian B.1.10. Perkhidmatan Kesihatan dan Pendidikan Kesejahteraan B.1.11. Jualan bahan penerbitan B.1.12. Jualan bahan media B.1.13. Jualan bahan seni B.1.14. Lain-lain; nyatakan B.1.15. Projek Khas

BAHAGIAN II: UNTUK TINDAKAN JABATAN BENDAHARI

A. Kod Akaun

B. Tempoh Pengaktifan Akaun

Mula (tarikh kelulusan) Akhir (bulan akhir aktiviti + 3 bulan)

C. Maklumat Kutipan Melalui

Nama Penerima: Universiti Sains Malaysia Nama Bank : CIMB Bank Berhad Akaun : <Virtual Account> Swift : CIBBMYKL Nombor akaun ini hanya sah digunakan untuk aktiviti ini sahaja.

D. Maklumat Kutipan Melalui:

Pengaktifan akses untuk kemudahan ini sedang diuruskan oleh SMU-K PPKT. Sebarang persoalan sila emel ke [email protected]

E. Maklumat Kutipan Melalui:

Nama Penerima: Universiti Sains Malaysia Nama Bank : CIMB Bank Berhad Akaun : <Virtual Account>

F. Maklumat Kutipan Melalui:

Biller code: <Kod JomPAY> Ref-1: <no. kad pengenalan/no. kod pelanggan/no. pendaftaran perniagaan> Ref-2: <Nombor Invois>

Diluluskan Oleh (Cop Jawatan dan Tandatangan):

Tarikh:

JABATAN BENDAHARI

Kod Dokumen : JB.BR.BIZ.

Halaman : 1/2

No. Pindaan :

No. Rujukan: UEP/PP/yy/<num>

PENGAKTIFAN KOD AKAUN AKTIVITI PERNIAGAAN

Tarikh:

IBG/Telegrafic Transfer

Cek / Bank Draft

MP@USM 2017

58

Nota: 1. Kod akaun di atas perlulah dirujuk untuk sebarang urusan dengan Jabatan Bendahari. 2. Bagi pengeluaran invois, sila lengkapkan dan kemukakan sebutharga aktiviti (JB.BR.BIZ.2/2156) kepada Seksyen Pelaburan

& Endowmen Perniagaan, Jabatan Bendahari melalui emel [email protected]. 3. Borang Bayaran (JB.BR.BIZ.3/2156) perlulah dimajukan kepada semua pelanggan aktiviti bagi pengesahan pembayaran

yang telah dibuat. Kegagalan tuan/puan untuk mematuhi perkara ini akan memberi kesan kepada pendapatan aktiviti. 4. Tuan/Puan diminta mengemukakan semua invois/tuntutan berkaitan perbelanjaan aktiviti kepada Seksyen Pelaburan &

Endowmen Perniagaan, Jabatan Bendahari dalam tempoh 14 hari setelah selesai aktiviti ini. 5. Tuan/Puan adalah bertanggungjawab terhadap pengurusan akaun ini dan perlu memastikan ianya mempunyai sumber

kewangan yang mencukupi untuk melangsaikan semua perbelanjaan berkaitan serta memastikan tiada tunggakan hutang sebelum proses penutupan akaun aktiviti dijalankan.

6. Tuan/Puan bertanggungjawab memberi penjelasan kepada Jawatankuasa Pengurusan Kewangan & Akaun USM sekiranya terdapat tunggakan hutang.

JABATAN BENDAHARI

Kod Dokumen : JB.BR.BIZ.

Halaman : 2/2

No. Pindaan :

No. Rujukan: UEP/PP/yy/<num>

PENGAKTIFAN KOD AKAUN AKTIVITI PERNIAGAAN

Tarikh:


MP@USM 2017

59

LAMPIRAN 4 : PLAN PERNIAGAAN

Lengkapkan maklumat asas berkaitan aktiviti Perniagaan Pusat Tanggungjawab (PTJ). Cadangan Perniagaan PTJ perlu diisi

bagi setiap aktiviti yang akan dicadangkan. Sila tandakan √ di dalam petak yang berkenaan.

A. MAKLUMAT PUSAT TANGGUNGJAWAB

A.1. Nama PTJ:

A.2. No. Rujukan Perniagaan: B. MAKLUMAT PERNIAGAAN

B.1. Keterangan Aktiviti

B.1.1. Jenis aktiviti B.1.1.1. Recurring B.1.1.2. One-Off

B.1.2. Sumber manusia terlibat dalam aktiviti B.1.2.1. Bilangan B.1.2.1.1. 1 – 5 orang B1.2.1.2. 5 – 10 orang B.1.2.1.3. >10 orang

B.1.3. Tempoh aktiviti:

B.1.3.1. Jangkaan tarikh mula: B.1.3.2. Jangkaan tarikh tamat:

B.1.4. Tujuan aktiviti.


Kod Dokumen : PPP/BP

Halaman : 1/7

No. Pindaan :

No. Rujukan: PPP/PP/<aktiviti/no>

PLAN PERNIAGAAN Tarikh:

MP@USM 2017

60

B.1.5. Perkaitan aktiviti dengan Misi Universiti.

B.1.6. Pegawai bertanggungjawab:

B.2. Kluster aktiviti

B.2.1. Bidang kepakaran utama PTJ (Knowledge Based) Sila tandakan √ di dalam petak yang disediakan.

B.2.1.1. Seminar

B.2.1.2 . Bengkel

B.2.1.3. Persidangan B.2.1.4. Kursus B.2.1.5. Program Akademik Pesisir B.2.1.6 Latihan untuk industri (HRDF)

B.2.1.7 Pensijilan Profesional

B.2.1.8. Konsultansi Profesional B.2.1.9. Perkhidmatan Analisis dan Pengujian

B.2.1.10. Perkhidmatan Kesihatan dan Pendidikan Kesejahteraan B.2.1.11. Jualan bahan penerbitan B.2.1.12. Jualan bahan media B.2.1.13. Jualan bahan seni B.2.1.14. Lain-lain Jualan Nyatakan:

. B.2.1.15. Sewaan Alatan B.2.1.16. Sewaan Kemudahan B.2.1.17. Lain-lain sewaan Nyatakan: B.2.2. Projek Khas Perniagaan Nyatakan:



Halaman : 2/7

No. Pindaan :

No. Rujukan: PPP/PP/<aktiviti/no>


MP@USM 2017

61

B.3. Keperluan aktiviti

Sila tandakan √ di dalam petak yang disediakan.

B.4.5.1. Ruang B.4.5.2. Peralatan B.4.5.3. Komputer dan Perisian B.4.5.4. Bahan pakai habis B.4.5.5. Seed Money/Modal; B.4.5.5.1. Universiti B.4.5.5.2. Tabung Endowmen Perniagaan PTJ B.4.5.6. Lain-lain Nyatakan

B.4. Analisa SWOT

B.4.1. Kekuatan

B.4.2. Kelemahan

B.4.3. Peluang B.4.4. Ancaman



Halaman : 3/7

No. Pindaan :



MP@USM 2017

62

C. JUALAN DAN PEMASARAN

C.1. Pelanggan

C.1.1. Jenis Pelanggan C.1.1.1. Dalam Negara C.1.1.2. Luar Negara

C.1.2. Kategori Pelanggan

C.1.2.1. Kerajaan C.1.2.2. Swasta C.1.2.3. Pelajar C.1.2.4. Institusi Kewangan C.1.2.5. Individu C.1.2.6. Perniagaan Tunggal C.1.2.7. Perkongsian C.1.2.8. Multinational Corporation C.1.2.9. Pusat Tanggungjawab USM

C.1.3. Senarai pelanggan sasar: C.1.4. Sasaran bilangan:

C.2. Pesaing

C.2.1. Jenis Pesaing C.2.1.1. Dalaman USM C.2.1.2. Luar USM

C.2.2. Senarai pesaing ( Dalaman dan Luaran Universiti)

C.2.3. Harga Pesaing

C.2.4. Perbandingan struktur perniagaan PTJ anda dengan pesaing

C.2.5. Strategi untuk bersaing



Halaman : 4/7

No. Pindaan :



MP@USM 2017

63

C.3. Jualan

C.3.1. Jenis jualan

C.3.1.1. One-time C.3.1.2. Licensing C.3.1.3. Package C.3.1.4. Item C.3.1.5. Lain-lain Nyatakan:

C.3.2. Isu Logo/hakcipta, jika ada

C.3.2.1. Logo; nyatakan C.3.2.2. Hakcipta; nyatakan

C.3.3. Kitaran masa jualan dari masa tempahan diterima sehingga produk diterima oleh pelanggan.

C.3.4. Tempahan

C.3.4.1. Kaedah tempahan

C.3.4.1.1. Kaedah face to face dari makmal atau pejabat

C.3.4.1.2. Sistem kad kredit atau lain-lain kaedah bayaran C.3.4.1.3. Telefon, surat, laman web C.3.4.1.4. Pakej C.3.4.1.5. Lain-lain Nyatakan:

C.3.5. Penetapan Harga/Kos C.3.5.1. Jumlah Kos (Kepilkan Kiraan FCR)

C.3.5.2. Harga Jualan (Kepilkan Kiraan FCR)



Halaman : 5/7

No. Pindaan :



RM

RM

MP@USM 2017

64

C.3.5.3. Kadar markup (%)

C.3.5.4. Kadar diskaun (%)

C.3.5.4.1. Justifikasi

C.4. Strategi Pemasaran Sila tandakan √ di dalam petak yang disediakan.

C.4.1. Iklan/Brosur/Newsletter C.4.2. Online C.4.3. Emel C.4.4. Pameran C.4.5. Direct mail C.4.6. Word of Mouth C.4.7. Event C.4.8. Promotional C.4.9. Mobile C.4.10. Mass C.4.11. Lain-lain, nyatakan:

C.5. Operasi

C.5.1. Staf bertanggungjawab mengurus kewangan aktiviti perniagaan PTJ

C.5.2. Kadar memenuhi tempahan

C.5.2.1. Per person

C.5.2 2. Per hour C.5.2 3. Per item C.5.2 4. Lain-lain, nyatakan:

C.5.3. Kaedah menjejak pelanggan

C.5.3.1. Telefon

C.5.3 2. Surat/emel/fax C.5.3 3. Lain-lain, nyatakan:

C.5.4. Kaedah penghantaran tempahan

C.5.5.1. Kaunter PTJ

C.5.5.2. Pos C.5.5.3. Lain-lain, nyatakan:



Halaman : 6/7

No. Pindaan :



MP@USM 2017

65

C.6. Pengeluaran produk

C.6.1. Senarai staf terlibat C.6.2. Nyatakan nama pembekal sumber bekalan utama; jika pembekal tunggal. C.6.3. Bolehkah kos pengeluaran dikongsi dengan PTJ lain yang mengeluarkan

perkhidmatan yang sama?

C.6.3.1. Ya; nyatakan nama PTJ

C.6.3.2. Tidak

D. KEWANGAN

D.1. Jangkaan Pendapatan dan Perbelanjaan 1.Sediakan jangkaan terperinci Pendapatan dan Perbelanjaan tahun semasa untuk aktiviti

perniagaan kecuali projek khas. 2.Sediakan jangkaan terperinci Pendapatan dan Perbelanjaan tiga (3) tahun untuk projek khas. 3.Sila gunakan [Penyata Ringkasan Unjuran Pendapatan dan Perbelanjaan Aktiviti Perniagaan

(PPP/SFP)] dan [Penyata Terperinci Unjuran Pendapatan dan Perbelanjaan Aktiviti Perniagaan (PPP/DFP)]

D.2. Analisa Risiko Menjalankan Aktiviti

D.3. Pelan mitigasi risiko

D.4. Modal Pembiayaan (Sediakan unjuran keperluan modal pembiayaan)

~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~

Kemukakan Cadangan Perniagaan PTJ kepada: Pengarah

Pusat Pembangunan Perniagaan Aras 2, Bangunan Canselori

Universiti Sains Malaysia Alamat emel: [email protected]



Halaman : 7/7

No. Pindaan :




MP@USM 2017

66

LAMPIRAN 4a: RINGKASAN CADANGAN UNJURAN PENDAPATAN DAN

PERBELANJAAN

MP@USM 2017

67

LAMPIRAN 4b : CADANGAN UNJURAN PENDAPATAN DAN PERBELANJAAN

MENGIKUT AKTIVITI

MP@USM 2017

68

LAMPIRAN 5 : PROSEDUR KERJA PERMOHONAN KELULUSAN KADAR FI

1. TUJUAN Tujuan prosedur kerja ini disediakan untuk aktiviti kelulusan kadar fi.

2. SKOP Merangkumi permohonan kelulusan kadar fi.



JB/JTK/JKF Terma Rujukan Jawatankuasa Fi dan Bayaran



Singkatan Maksud



FCR : Full Cost Recovery

ROCE : Return on Capital Employed

JABATAN BENDAHARI


Kod Dokumen : JB/GK/KF

Halaman : 1/4

No. Pindaan :

No. Isu :

PERMOHONAN KELULUSAN KADAR FI Tarikh :

MP@USM 2017

69

5. CARTA PROSES PERMOHONAN KELULUSAN KADAR FI

PTJ Unit Endowmen Perniagaan

Jabatan Bendahari

Unit Governan Jabatan Bendahari

Pejabat Naib Canselor

Sediakan:

1.Kertas kerja Aktiviti Perniagaan untuk menyokong pernohonan penetapan kadar fi

2.Penggiraan kos aktiviti perniagaan

3.Dapatkan penasihatan penggiraan kos daripada Jabatan Bendahari (jika perlu)

4.Lengkapkan Borang Permohonan Penetapan Kadar Fi dan Bayaran

Beri penasihatan penggiraan kos dan

cadangan penetapan kadar fi

Terima:

1.Kertas kerja Aktiviti Perniagaan untuk menyokong pernohonan penetapan kadar fi

2.Borang Permohonan Penetapan Kadar Fi dan Bayaran

Teliti permohonan dan

sediakan kertas kerja

untuk perakuan

Jawatankuasa

Penetapan Kadar Fi

dan Bayaran Universiti

Sediakan kertas kerja

untuk perakuan

Jawatankuasa

Penetapan Kadar Fi

dan Bayaran

Universiti untuk

kelulusan Naib

Canselor/

Jawatankuasa

Pengurusan

Universiti (JKPU)

Terima kertas kerja

perakuan

Jawatankuasa

Penetapan Kadar Fi


untuk kelulusan

Meluluskan kadar

diperkukan oleh

Jawatankuasa

Penetapan Kadar Fi


Terima minit

kelulusan kadar

daripada Pejabat

Naib Censelor dan

sediakan maklumat

kelulusan kadar.

Terima surat

kelulusan kadar fi .

Terima surat

kelulusan kadar fi .

JABATAN BENDAHARI



Halaman : 2/4

No. Pindaan :

No. Isu :


MP@USM 2017

70

6. PROSES TERPERINCI PERMOHONAN KELULUSAN KADAR FI


1. Peringkat PTJ

a) Lengkapkan Borang Permohonan Penetapan Kadar Fi dan

Bayaran JB.BR.BIZ (Rujukan:JB.KK.G.JPFB8.C1).

b) Sediakan Kertas Kerja Aktiviti Perniagaan JB.BR.BIZ

(Rujukan:JB.KK.G.JPFB8.C2) untuk menyokong

permohonan penetapan Kadar Fi dan Bayaran.

c) Sediakan pengiraan kos berdasarkan modul Full Cost

Recovery untuk aktiviti perniagaan.

d) Dapatkan penasihatan pengiraan kos daripada Unit

Endowmen Perniagaan Jabatan Bendahari.

e) Setiap butiran di dalam dokumen JB.BR.BIZ mesti

dilengkapkan dengan maklumat yang tepat dengan

mengambil kira setiap kos yang terlibat.

f) Kemukakan dokumen JB.BR.BIZ kepada Unit Governan

Jabatan Bendahari.

PTJ

2 Peringkat Jabatan Bendahari

a) Beri penasihatan berkaitan pengiraan FCR.

b) Mencadangkan kadar Fi kepada PTJ berdasarkan prinsip

Penetapan Kadar Fi yang diluluskan.


Jabatan Bendahari

3. Peringkat Jabatan Bendahari

a) Terima Borang Permohonan Penetapan Kadar Fi dan

Bayaran JB.BR.BIZ (Rujukan: JB.KK.G.JPFB8.C1) dan

Kertas Kerja Aktiviti Perniagaan (Rujukan:

JB.KK.G.JPFB8.C2) daripada PTJ.

b) Teliti permohonan dan sediakan kertas kerja perakuan.

c) Kemukakan kertas kerja permohonan kepada

Jawatankuasa Kadar Fi untuk perakuan.

d) Kemukakan perakuan oleh Jawatankuasa Kadar Fi kepada

Naib Canselor/Jawatankuasa Pengurusan Universiti (JKPU)

untuk kelulusan.

Unit Governan Jabatan

Bendahari

JABATAN BENDAHARI



Halaman : 3/4

No. Pindaan :

No. Isu :


MP@USM 2017

71


5. Peringkat Naib Canselor/JKPU

a) Terima kertas kerja Perakuan Kadar Fi JB.BR.BIZ

daripada Jabatan Bendahari.

b) Meluluskan kadar aktiviti perniagaan yang diperaku oleh

Jawatankuasa Kadar Fi.

c) Serah minit kelulusan kadar fi berdasakan dokumen

JB.BR.BIZ kepada Unit Governan, Jabatan Bendahari.

Naib Canselor/ Urusetia JKPU

6. Peringkat Bendahari

a) Terima minit kelulusan Kadar Fi berdasarkan dokumen

JB.BR.BIZ daripada Pejabat Naib Canselor.

b) Maklum kelulusan kadar fi:

i. Salinan kepada PTJ Pemohon

ii. Salinan kepada Unit Endowmen Perniagaan Jabatan

Bendahari

iii. Salinan kepada Unit Kos Jabatan Bendahari

Unit Governan

Jabatan Bendahari

TINDAKAN

JAWATAN

TANDATANGAN

TARIKH

DISEDIAKAN OLEH

PENOLONG BENDAHARI JABATAN BENDAHARI

15 FEBRUARI 2017

DISEMAK OLEH TIMBALAN BENDAHARI JABATAN BENDAHARI

15 FEBRUARI 2017

DILULUSKAN OLEH

BENDAHARI

15 FEBRUARI 2017

TARIKH KUATKUASA

JABATAN BENDAHARI



Halaman : 4/4

No. Pindaan :

No. Isu :


MP@USM 2017

72

LAMPIRAN 5a : BORANG PERMOHONAN PENETAPAN KADAR FI DAN BAYARAN

MP@USM 2017

73

LAMPIRAN 5b : KERTAS KERJA PERMOHONAN PENETAPAN KADAR FI DAN BAYARAN

MP@USM 2017

74

LAMPIRAN 6 : PROSEDUR KERJA PENERIMAAN TEMPAHAN JUALAN

1. TUJUAN Tujuan prosedur kerja ini disediakan untuk aktiviti penerimaan tempahan jualan.

2. SKOP Merangkumi aktiviti berkaitan proses pengeluaran borang tempahan jualan yang diterima daripada pelanggan.





Singkatan Maksud


5. CARTA PROSES PENGELUARAN TEMPAHAN JUALAN

JABATAN BENDAHARI


Kod Dokumen : JB/GK/TJ

Halaman : 1/3

No. Pindaan :

No. Isu :

PENERIMAAN TEMPAHAN JUALAN Tarikh :

MP@USM 2017

75

6. PROSES TERPERINCI PERMOHONAN PENGELUARAN BORANG TEMPAHAN

JUALAN


1. Peringkat PTJ (yang tidak diturunkan kuasa untuk

mengeluarkan Invois Jualan)

a) Terima tempahan daripada pelanggan.

b) Kemukakan maklumat pelanggan kepada Jabatan

Bendahari untuk pengaktifan kod pelanggan untuk

pelanggan baru.

c) Lengkapkan Borang Tempahan Jualan dengan butiran

pembelian dan syarat-syarat jualan yang dipersetujui oleh

kedua-dua pihak.

d) Kemukakan salinan tempahan kepada:

i. Salinan asal kepada pelanggan;

ii. Salinan kedua kepada Unit Endowmen Perniagaan

Jabatan Bendahari; dan

iii. Salinan ketiga untuk simpanan PTJ.

PTJ

2. Peringkat PTJ (yang diturunkan kuasa untuk mengeluarkan

Invois Jualan)


b) Kemukakan maklumat pelanggan kepada Jabatan Bendahari

untuk pengaktifan kod pelanggan untuk pelanggan baru.

c) Lengkapkan Borang Tempahan Jualan dengan butiran

pembelian dan syarat-syarat jualan yang dipersetujui oleh

kedua-dua pihak.

d) Terima kod pelanggan daripada Jabatan Bendahari untuk

pelanggan baru.

e) Sediakan Pro-Forma Invois melalui system eInvoicing.

f) Kemukakan salinan tempahan kepada:

i. Salinan asal kepada pelanggan; dan

ii. Salinan kedua untuk simpanan PTJ

PTJ

JABATAN BENDAHARI



Halaman : 2/3

No. Pindaan :

No. Isu :


MP@USM 2017

76


3. Peringkat PTJ (yang menyediakan jualan dalaman)


b) Lengkapkan Borang Pesanan Dalaman (Borang Q) dengan

butiran pembelian dan syarat-syarat jualan yang dipersetujui

oleh kedua-dua pihak melalui sistem E-Fas.

c) Kemukakan salinan tempahan kepada:

i. Salinan asal kepada pelanggan; dan



a) Terima Borang Tempahan Jualan daripada PTJ. b) Proses Borang Pesanan Dalaman


Jabatan Bendahari

TINDAKAN

JAWATAN

TANDATANGAN

TARIKH

DISEDIAKAN OLEH


15 FEBRUARI 2017


15 FEBRUARI 2017

DILULUSKAN OLEH

BENDAHARI

15 FEBRUARI 2017

TARIKH KUATKUASA

JABATAN BENDAHARI



Halaman : 3/3

No. Pindaan :

No. Isu :


MP@USM 2017

77

LAMPIRAN 6a : BORANG TEMPAHAN JUALAN

MP@USM 2017

78

LAMPIRAN 6b : BORANG PESANAN DALAM (BORANG Q)

PERMOHONAN PESANAN

Order Application (Diisi Oleh PTJ Yang Memohon Bekalan/Servis)

(To be completed by Cost Centre requesting for supplies/services)

PERAKUAN PESANAN Order Authorisation

(Diisi Oleh PTJ Yang Memberi Bekalan/Servis) (To be completed by Cost Centre supplying the supplies/services]

Kepada: <Cost Centre supplying supplies/services> To:

No. Pesanan: <PD num> Order Num:

Kepada: <Cost Centre Receiving Supplies/Services> To Or Cost Centre Issuing Order/PD

Tarikh: <PD Date> Date

Tarikh: <manual update by cost center issuing order> Date

Sila bekalkan barang-barang/ laksanakan kerja pada harga seperti tercatat. Please supply goods/services at the price as stated below:

Barang-barang/kerja yang dipohon telah dilaksanakan pada harga sebenar seperti berikut: Goods/services requested has been supplied at the actual price as stated below:

Bil Keterangan Barang-barang/ Perkhidmatan

Description

Item Unit Harga Seunit (RM)

Unit Price

Jumlah (RM)

Catatan Remarks

Harga Sebenar (RM)

Actual Price

JUMLAH

Total JUMLAH

Akaun dikenakan: Debit Chargeable account: Credit

DISEDIAKAN Prepared

Tandatangan

TARIKH: Date

Nama dan Cap

DILULUS Approved

Tandatangan

TARIKH: Date

Nama dan Cap Ketua Jabatan

DILULUS Approved

Tandatangan

TARIKH: Date

Nama dan Cap Ketua Jabatan

* Sila kemukakan BORANG PESANAN ini kepada PTJ yang memberi bekalan/servis. * Sila kemukakan BORANG PESANAN ini kepada Jabatan Bendahari untuk proses bayaran.

UNTUK KEGUNAAN JABATAN BENDAHARI

No. JB ______________

Bil Kod Akaun Debit Kredit

1 x.xx 2 x.xx

Jumlah x.xx x.xx

Disemak oleh: Diluluskan oleh:

_________________________________ _________________________________

Tandatangan & Cap Tandatangan & Cap

Tarikh: ____________ Tarikh: _____________

PESANAN DALAMAN Interrnal Order

SALINAN ASAL

PD

/2006/1

UNIVERSITI SAINS MALAYSIA <Mengikut Kampus> <By Campus>

Tel: <by campus>

MP@USM 2017

79

LAMPIRAN 7 : PROSEDUR KERJA PENGELUARAN INVOIS CUKAI

1. TUJUAN Tujuan prosedur kerja ini disediakan untuk aktiviti pengeluaran invois cukai.

2. SKOP Merangkumi aktiviti berkaitan proses pengeluaran invois cukai.





Singkatan Maksud


5. CARTA PROSES PENGELUARAN INVOIS CUKAI

JABATAN BENDAHARI


Kod Dokumen : JB/EP/IC

Halaman : 1/2

No. Pindaan :

No. Isu :

PENGELUARAN INVOIS CUKAI Tarikh :

PTJ Diturunkan kuasa mengeluarkan Invois

Jualan

Unit Endowmen Perniagaan Jabatan Bendahari

Comvert Pro Forma kepada Invo is Cukai melalui sistem eInvoicing untuk tempahan

yang diterima

Keluarkan Invois Cukai kepada Pelanggan

Comvert Pro Forma kepada

Inbo is Cukai melalui sistem eInvoicing untuk tempahan yang diterima daripada PTJ yang tidak diturunkan kuasa untuk mengeluarkan Invois

Keluarkan Invois Cukai kepada Pelanggan dan satu

salinan kepada PTJ

MP@USM 2017

80

6. PROSES TERPERINCI PERMOHONAN PENGELUARAN INVOIS CUKAI


1. Peringkat PTJ (Tiada kuasa mengeluarkan invois cukai)

Kemukakan Borang Tempahan Jualan kepada Unit Endowmen

Perniagaan Jabatan Bendahari untuk pengeluaran Invois Cukai.

PTJ

2. Peringkat PTJ (Yang diturunkan kuasa untuk mengeluarkan

invois cukai)

a) Convert Pro Forma Invois kepada Invois Cukai melalui sistem

eInvoicing;

b) Kemukakan Invois Cukai kepada:



PTJ


a) Convert Pro Forma Invois bagi tempahan jualan PTJ yang

tidak diturunkan kuasa kepada Invois Cukai;

b) Kemukakan Invois Cukai kepada:




Jabatan Bendahari

TINDAKAN

JAWATAN

TANDATANGAN

TARIKH

DISEDIAKAN OLEH


15 FEBRUARI 2017


15 FEBRUARI 2017

DILULUSKAN OLEH

BENDAHARI

15 FEBRUARI 2017

TARIKH KUATKUASA

JABATAN BENDAHARI


Kod Dokumen : JB/EP/IC

Halaman : 2/2

No. Pindaan :

No. Isu :

PENGELUARAN INVOIS CUKAI Tarikh :

MP@USM 2017

81

LAMPIRAN 7a : INVOIS CUKAI

MP@USM 2017

82

LAMPIRAN 8 : PROSEDUR KERJA PENGELUARAN NOTA KREDIT

1. TUJUAN Tujuan prosedur kerja ini disediakan untuk aktiviti pengeluaran nota kredit.

2. SKOP Merangkumi aktiviti berkaitan proses pengeluaran nota kredit dalam keadaan apabila:

2.1 Barangan dipulangkan;

2.2 Perkhidmatan tidak disempurnakan; atau

2.3 Caj terlebih catat pada invois cukai yang telah dikeluarkan.

3. DOKUMEN RUJUKAN

Senarai dokumen rujukan yang menjadi asas dan panduan dalam mewujudkan prosedur kerja ini.




Singkatan Maksud


5. CARTA PROSES PENGELUARAN NOTA KREDIT

JABATAN BENDAHARI


Kod Dokumen : JB/EP/NK

Halaman : 1/2

No. Pindaan :

No. Isu :

PENGELUARAN NOTA KREDIT Tarikh :

MP@USM 2017

83

6. PROSES TERPERINCI PERMOHONAN PENGELUARAN NOTA KREDIT


1. Peringkat PTJ

Kemukakan makluman berikut kepada Unit Endowmen

Perniagaan Jabatan Bendahari:

i. Maklumat barangan yang dipulangkan; ii. Maklumat Perkhidmatan yang tidak disempurnakan; atau iii. Caj terlebih catat pada invois cukai yang telah dikeluarkan.

PTJ


a) Terima maklumat berkaitan barangan yang dipulangkan oleh

pelanggan atau perhidmatan yang tidak disempurnakan oleh

PTJ atau invois cukai yang telah terlebih dicaj;

b) Sediakan Nota Kredit melalui system eInvoicing. Kemukakan:




Jabatan Bendahari

TINDAKAN

JAWATAN

TANDATANGAN

TARIKH

DISEDIAKAN OLEH


15 FEBRUARI 2017


15 FEBRUARI 2017

DILULUSKAN OLEH

BENDAHARI

15 FEBRUARI 2017

TARIKH KUATKUASA

JABATAN BENDAHARI


Kod Dokumen : JB/EP/NK

Halaman : 2/2

No. Pindaan :

No. Isu :

PENGELUARAN NOTA KREDIT Tarikh :

MP@USM 2017

84

LAMPIRAN 8a : NOTA KREDIT

MP@USM 2017

85

LAMPIRAN 9 : PROSEDUR KERJA PENGELUARAN NOTA DEBIT

1. TUJUAN Tujuan prosedur kerja ini disediakan untuk aktiviti pengeluaran nota debit.

2. SKOP Merangkumi aktiviti berkaitan proses pengeluaran nota debit apabila berlaku: a) Tambahan jualan atau perkhidmatan oleh pelanggan; atau b) Caj terkurang catat pada invois cukai yang telah dikeluarkan.





Singkatan Maksud


5. CARTA PROSES PENGELUARAN NOTA DEBIT

JABATAN BENDAHARI


Kod Dokumen : JB/EP/ND

Halaman : 1/2

No. Pindaan :

No. Isu :

PENGELUARAN NOTA DEBIT Tarikh :

MP@USM 2017

86

6. PROSES TERPERINCI PERMOHONAN PENGELUARAN NOTA DEBIT


1. Peringkat PTJ

Kemukakan makluman berikut kepada Unit Endowmen

Perniagaan Jabatan Bendahari:

a) Maklumat tambahan Jualan atau perkhidmatan oleh pelanggan; atau

b) Caj terkurang catat pada invois cukai yang telah dikeluarkan.

PTJ


a) Terima maklumat berkaitan barangan atau perkhidmatan

yang ditambah oleh pelanggan atau perhidmatan yang tidak

disempurnakan oleh PTJ atau invois cukai yang telah

terkurang dicaj;

b) Sediakan Nota Debit melalui system eInvoicing. Kemukakan:




Jabatan Bendahari

TINDAKAN

JAWATAN

TANDATANGAN

TARIKH

DISEDIAKAN OLEH


15 FEBRUARI 2017


15 FEBRUARI 2017

DILULUSKAN OLEH

BENDAHARI

15 FEBRUARI 2017

TARIKH KUATKUASA

JABATAN BENDAHARI


Kod Dokumen : JB/EP/ND

Halaman : 2/2

No. Pindaan :

No. Isu :

PENGELUARAN NOTA DEBIT Tarikh :

MP@USM 2017

87

LAMPIRAN 9a : NOTA DEBIT

MP@USM 2017

88

LAMPIRAN 10 : PROSEDUR KERJA PENGURUSAN HUTANG AKTIVITI PERNIAGAAN

1. TUJUAN Tujuan prosedur kerja ini disediakan untuk pengurusan hutang aktiviti perniagaan.

2. SKOP Merangkumi aktiviti berkaitan proses kutipan dan analisa hutang daripada aktiviti perniagaan PTJ.




PKU Tatacara Kutipan Hutang – Peraturan Kewangan Universiti.


Singkatan Maksud


5. CARTA PROSES PENGURUSAN HUTANG AKTIVITI PERNIAGAAN PTJ

JABATAN BENDAHARI


Kod Dokumen : JB/EP/ABT

Halaman : 1/2

No. Pindaan :

No. Isu :

PENGURUSAN HUTANG AKTIVITI PERNIAGAAN Tarikh :

MP@USM 2017

89

6. PROSES TERPERINCI PENGURUSAN HUTANG AKTIVITI PERNIAGAAN


1. Peringkat PTJ

a) Pantau invois cukai yang dikeluarkan bagi setiap aktiviti

perniagaan.

b) Terima penyata pengumuran hutang mengikut aktiviti

perniagaan daripada Jabatan Bendahari.

c) Bantu menjejak penghutang untuk memastikan hutang

dijelaskan dalam tempoh kredit yang ditetapkan.

PTJ


a) Kemukakan penyata pengumuran hutang mengikut aktiviti

perniagaan kepada PTJ secara berkala.

b) Kemaskini akaun belum terima aktiviti perniagaan PTJ.

c) Dapatkan kerjasama PTJ untuk mengutip hutang.


Jabatan Bendahari

TINDAKAN

JAWATAN

TANDATANGAN

TARIKH

DISEDIAKAN OLEH


15 FEBRUARI 2017


15 FEBRUARI 2017

DILULUSKAN OLEH

BENDAHARI

15 FEBRUARI 2017

TARIKH KUATKUASA

JABATAN BENDAHARI


Kod Dokumen : JB/EP/ABT

Halaman : 2/2

No. Pindaan :

No. Isu :

PENGURUSAN HUTANG AKTIVITI PERNIAGAAN Tarikh :

MP@USM 2017

90

LAMPIRAN 10a : LAPORAN PENGUMURAN HUTANG

MP@USM 2017

91

LAMPIRAN 11 : BORANG MODAL AWALAN

BAHAGIAN I:UNTUK TINDAKAN PUSAT TANGGUNGJAWAB

A. No Ruj.Perniagaan:

B. No Ruj. Aktiviti:

B.1 Jenis Aktiviti Sila tandakan √ di dalam petak yang berkenaan.

B.1.1. Seminar B.1.2. Bengkel B.1.3. Persidangan B.1.4. Kursus B.1.5. Program Akademik Pesisir B.1.6 Latihan untuk industri (HRDF) B.1.7 Pensijilan Profesional B.1.8. Konsultansi Profesional B.1.9. Perkhidmatan Analisis dan Pengujian B.1.10. Perkhidmatan Kesihatan dan Pendidikan Kesejahteraan B.1.11. Jualan bahan penerbitan B.1.12. Jualan bahan media B.1.13. Jualan bahan seni B.1.14. Lain-lain; nyatakan: B.1.15. Projek Khas

Kod Akaun (jika ada):

Tempoh Pengaktifan Akaun:

Mula

Akhir

Keterangan Ringkas Aktiviti Perniagaan:

Maklumat Unjuran

Maklumat Unjuran Pendapatan: RM

Maklumat Unjuran Perbelanjaan: RM

Amaun Modal Awalan Diperlukan:

RM

Justifikasi Keperluan Modal Awalan:

Diluluskan Oleh (Cop Jawatan dan Tandatangan):

Tarikh:

BAHAGIAN II: UNTUK KEGUNAAN JABATAN BENDAHARI

Lulus RM

Diperaku Oleh: Tarikh:

Akaun Dikenakan:

Tidak Lulus Alasan:

Dilulus Oleh: Tarikh:

JABATAN BENDAHARI

Kod Dokumen : JB/BMA

Halaman : 1/1

No. Pindaan :

No. Rujukan: UEP/BMA/yy/<num>

BORANG MODAL AWALAN Tarikh:

Documents

MANUAL PERNIAGAAN UNIVERSITI SAINS MALAYSIA …bursary.usm.my/pKewangan/files/MANUAL(GOVERNAN)/MG... · 2019-01-11 · MANUAL PERNIAGAAN UNIVERSITI SAINS MALAYSIA (MP@USM) JABATAN