Manual Procesadores de Textos Avanzado

PROCESADORES DE TEXTO (Avanzado) Manual del Curso

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PROCESADORES DE TEXTO

(Avanzado)

Curso E-learning

Manual del alumno


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Introduccin

Este curso tiene por objetivo manejar y conocer las herramientas bsicas y esenciales que proporciona un procesador de textos para la creacin, modificacin e impresin de todo tipo de textos. El tratamiento de textos es una de las aplicaciones ms usuales de los equipos informticos, tanto en el mbito profesional como personal. Por tanto, nuestro objetivo ir encaminado en los dos sentidos. Otro objetivo primordial del curso es que aprendas los conceptos de un procesador de texto, sin centrarnos en una versin o programa en concreto, aunque vamos a tomar como referencia el software libre, en este caso LibreOffice. Cuando termines el curso tendrs los conocimientos necesarios para utilizar cualquier procesador de textos, sin importar la versin. Los procesadores de texto incluyen multitud de elementos avanzados para la creacin y edicin de documentos, veamos algunos de ellos que vas a estudiar en este curso:

Mailing (combinar correspondencia) Esquemas y mapas de documentos ndices y tablas de contenidos Notas al pie, marcadores y referencias cruzadas. Compartir documentos y trabajar en grupo Organigramas y diagramas Macros

Actualmente, existen en el mercado varios procesadores de texto. En este curso nos vamos a basar principalmente en el "Software Libre", en este caso LibreOffice Writer, aunque tambin daremos explicaciones con otros procesadores, tales como las versiones de Microsoft (Word 2003, Word 2007, ...). Se trata de aprender aspectos avanzados de los procesadores de texto, pero sin centrarnos en exclusiva en uno en concreto, por lo que las prcticas podrs realizarlas en cualquier procesador que tengas instalado en tu trabajo o en tu casa.


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Unidad 1.- Combinar correspondencia

La comunicacin de una entidad con las personas que requieran cualquier tipo de comunicacin, es imprescindible. El objetivo de esta unidad de aprendizaje es la de conocer el proceso que pueden realizar los procesadores de texto para generar de forma automtica y eficaz cartas y otros documentos personalizados. Se aprender cmo crear el documento principal y el archivo con los datos de origen. Se aprendern los conceptos generales de este proceso.

1.1.- Conceptos previos

Muchas entidades, ya sean pblicas o privadas, se comunican a travs de cartas que envan a cada una de las personas a las que deben comunicar alguna informacin. Y esto lo realizan a travs de una lista de correo. La forma ms sencilla de generar un grupo de documentos que son idnticos excepto en alguna informacin, como el nombre, direccin y saludo en la carta, es utilizar un proceso llamado COMBINACIN DE CORRESPONDENCIA. Los procesadores de texto incluyen un asistente para combinar correspondencia que te guiar para crear e imprimir las cartas combinadas. La combinacin de correspondencia permite crear cartas personalizadas en las cuales existe informacin estndar (texto comn que se repita en todas las cartas), junto a la informacin particular de cada persona a la que est dirigida la carta (nombre, apellido, localidad, etc.), evitando as tener que escribir una carta para cada persona.


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Para combinar correspondencia se utilizan dos documentos: Documento principal:

Estar formado por el texto repetitivo que aparece en todas las cartas y por los campos de combinacin, que indicarn el lugar del documento principal donde deben incluirse los datos particulares.

Origen de datos:

Contiene la informacin particular que variar en cada una de las cartas personalizadas. En el documento origen de datos existirn distintas categoras de informacin (nombre, apellido, edad, localidad, etc.), que reciben el nombre de campos de datos.

Antes de comenzar a combinar correspondencia debemos tener claros todos los conceptos que se utilizan, entre ellos REGISTRO y CAMPO DE COMBINACIN REGISTRO: Conjunto de todos los campos de datos de una persona. Es toda la informacin de una misma persona: su nombre, sus apellidos, su direccin, su cdigo postal, su localidad, etc. CAMPO DE COMBINACIN: Es el dato de un registro que queremos colocar en algn lugar del documento y que contendr informacin del origen de datos. Al realizar la combinacin El procesador de texto incluir en el lugar donde se encuentren los campos de combinacin en el documento principal los datos personales de cada registro existente en el documento origen de datos. El resultado de la combinacin ser tantas cartas como registros de origen de datos se combinan.


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En general, podemos decir que los pasos necesarios para combinar documentos se dividen en los siguientes:

1. Elegir el tipo de documento 2. Elegir el documento principal 3. Seleccionar o crear un origen de datos 4. Seleccionar destinatarios 5. Aadir campos de combinacin 6. Vista previa de las cartas 7. Personalizar cartas individuales 8. Imprimir las cartas 9. Guardar el documento resultante

1.2.- Combinar correspondencia con LibreOffice

Para realizar combinacin de correspondencia, los procesadores de texto utilizan asistentes para realizar cada uno de los pasos que hay que realizar para finalmente obtener un documento combinado. Normalmente, se utiliza cuando tenemos cartas para enviar a un gran nmero de destinatarios. A continuacin se muestra el asistente para combinacin de cartas que incluye LibreOffice Writer y que se accede a travs del men Herramientas / Asistente para combinar correspondencia.


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Asistente para combinacin de correspondencia LibreOffice Writer dispone de una herramienta importantsima como la Combinacin de Correspondencia. Comenzaremos viendo cmo trabajar con esta herramienta por medio de su asistente, en donde tendremos varios pasos a seguir:

1. Seleccin del Documento Inicial

2. Seleccin del Tipo de Documento

3. Insercin del Bloque de Direcciones

4. Creacin del Saludo

5. Ajuste del Diseo

6. Editar el Documento principal

7. Personalizar los Documentos de la combinacin

8. Guardar, Imprimir o Enviar la Correspondencia


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1.- Seleccin de documento inicial para combinar correspondencia Antes de comenzar con la seleccin del documento inicial debemos ejecutar el asistente para combinar correspondencia y para llevar a cabo la apertura del asistente se debe seguir la siguiente secuencia de ejecucin: Men Herramientas / Asistente para combinar correspondencia Aparecer el siguiente cuadro de dilogo:

Vemos claramente los pasos que iremos estudiando a la izquierda del cuadro de dilogo, a la derecha del cuadro vemos las opciones del paso actual y en este caso el paso actual es el de Seleccin de Documento Inicial para Combinar Correspondencia. Podemos utilizar el documento actual como documento base para la combinacin, tambin podemos crear un documento para utilizar con la combinacin por correspondencia, otra posibilidad es utilizar un documento antiguo para la combinacin. Tambin existe la posibilidad de crear un documento a partir de una plantilla para la combinacin. Y por ltimo nos deja la posibilidad de utilizar un documento inicial recientemente guardado para la combinacin. Estas son todas las posibilidades de las cuales podemos obtener un documento inicial, sea cualquiera que hayamos utilizado nos llevar a la siguiente seccin.


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2.- Seleccin del tipo de documento En esta seccin tendremos que especificar el tipo de documento que vamos a crear:

Como puedes comprobar las opciones son dos: Carta o Mensaje de correo electrnico, cualquiera de los dos tipos puede contener un saludo y se pueden personalizar para cada destinatario. Podemos ya pasar al siguiente punto.


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3.- Insercin del bloque de direcciones

En esta seccin veremos de qu manera podremos especificar los destinatarios del documento a combinar, as como el diseo del bloque de direcciones.

Puedes ver que est dividido en tres partes. La primera parte nos permite seleccionar una lista de direcciones que deseemos utilizar, esos datos se utilizarn para crear el bloque de direcciones, si pulsamos en el botn Seleccionar otra lista de direcciones nos aparecer el siguiente cuadro de dilogo:


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En este cuadro de dilogo podemos seleccionar una lista de direcciones ya creada o agregar alguna que est guardada en disco. Si es la primera vez que utilizamos la combinacin de correspondencia, suele ser habitual tener que crear el origen de datos, por lo que se pulsara el botn Crear Aparecer la siguiente ventana:


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Como ves tienes un modelo de lista de direcciones por defecto que podramos utilizar o personalizar dependiendo de nuestras necesidades, podemos empezar a introducir nuestros destinatarios, pulsando en el botn Nuevo lograremos tener un registro nuevo vaco para ingresar los datos de otro destinatario, pulsando clic en el botn Borrar lograremos eliminar el registro seleccionado, pulsando clic en el botn Buscar lograremos buscar un registro o destinatario dentro de la lista de direcciones, y pulsando clic en el botn Personalizar podremos invocar al siguiente cuadro de dilogo:

En donde podremos reorganizar, cambiar de nombre, agregar y borrar campos de la lista de direcciones. Una vez que tengamos seleccionada la lista de direcciones podremos filtrar el contenido de la misma, esto lo podemos llevar a cabo pulsando clic en el botn Filtrar en donde se nos presentar el siguiente cuadro de dilogo:


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Los filtros se aplican a los campos de la lista, podemos filtrar por uno o ms campos, debemos seleccionar el nombre del campo a filtrar y luego la Condicin. Con esto finalizamos la seleccin de la lista de direcciones que podremos utilizar posteriormente en los bloques de direcciones. Despus de haber seleccionado la lista de direcciones veremos debajo del botn de Seleccin cual es la lista actual. En la segunda parte o divisin del primer cuadro de dilogo que vimos en esta seccin podremos especificar si el documento va a tener un bloque de direcciones y realizar el diseo del bloque de direcciones. Mostraremos el cuadro de dilogo en donde podremos disear nuestro bloque de direcciones, pulsando en el botn Ms

Cada usuario debe elegir cmo quiere el bloque de direcciones, que normalmente se insertar al principio de la carta. En la tercera y ltima parte del primer cuadro de dilogo que vimos en esta seccin podremos asignar los nombres de campo lgico de diseo a los nombres de campo de la base de datos.


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Mostraremos el cuadro de dilogo en donde podremos asignar los campos de nuestro bloque de direcciones:

Aqu tendremos que asignar a los elementos de la direccin las coincidencias con los campos de nuestra lista de direcciones, si todo va bien tendremos una vista preliminar del contenido del registro actual. Para pasar a la creacin del saludo pulsamos en Siguiente


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4.- Creacin del saludo para la combinacin de correspondencia En esta seccin podremos crear un saludo para la combinacin de correspondencia. En el cuadro que aparece puedes seleccionar lo que creas conveniente, aunque ms adelante se podr personalizar el contenido de la carta.

Tambin se puede optar por no incluir el saludo a travs de estas opciones, y hacerlo de forma personalizada en el punto 6 Editar documento. Podemos pulsar en Siguiente >>


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5.- Ajuste del diseo En este paso de la combinacin de correspondencia veremos la manera de especificar el ajuste de los bloques de direcciones y los saludos en los documentos.

Podemos definir la posicin del bloque de direcciones desplazndolo hacia la izquierda y/o hacia abajo, los cambios se realizan modificando los valores que se encuentran en los botones para aumentar o disminuir.


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6.- Edicin del documento principal

En esta parte de la combinacin de correspondencia podremos utilizar una vista previa a los documentos y editar el documento principal que modificar a todos los dems documentos combinados:

La primera parte de la ventana nos permite obtener una vista previa de otro documento para lo cual slo debemos pulsar en las flechas, la segunda parte de la ventana nos permitir editar el documento principal, los cambios realizados en este documento quedarn plasmados en los documentos combinados. Si pulsamos en Editar documento vers que aparece la carta, donde podemos modificar lo que queramos, por ejemplo el saludo, o cualquier otro texto que tengamos en la carta. El asistente quedar replegado, a la espera de que vuelva a activarse para terminar la combinacin.


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IMPORTANTE: En estos momentos tenemos la posibilidad de modificar lo que sea necesario, incluso podremos insertar campos de la base de datos creados anteriormente y en el lugar apropiado, para ello debes elegir el men Insertar y la opcin Campos y por ltimo Otros.

Debemos elegir la ficha Base de datos:

De esta forma podemos Insertar el campo necesario en el lugar del documento que se estime oportuno. Una vez terminado volvemos al asistente pulsando en el botn que ha quedado visible para volver al asistente.


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7.- Personalizar los documentos para combinar correspondencia En esta seccin podremos personalizar cada uno de los documentos combinados (normalmente no ser necesario utilizarlo, puesto que todas las cartas sern iguales a excepcin del bloque de direcciones y los campos que hayamos insertado).

8.- Guardar, imprimir o enviar el documento. En esta ltima seccin de la combinacin debemos especificar las opciones de salida de los documentos antes de explicar cada una de las opciones (Guardar, Imprimir o Enviar) vamos a mostrar la ventana principal:

Guardar el documento inicial nos guardar los documentos combinados en el documento actual despus de que hayamos pulsado clic en el botn Guardar el documento inicial. La segunda opcin de nombre Guardar documento combinado nos presentar las siguientes posibilidades:


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Las opciones principales son dos, la primera nos permite guardar la combinacin como nico documento, la segunda nos permite guardar la combinacin en documentos individuales, igualmente para las dos opciones anteriores podemos definir un rango de los documentos combinados. Para cualquiera de las dos opciones se debe especificar el nombre de los archivos. Por ltimo, la tercera opcin Imprimir documento combinado, es obvio que lo enviamos a la impresora. Por ltimo podemos seleccionar la opcin para enviarlo por correo electrnico, siempre y cuando configuremos correctamente estos datos de nuestro servidor de correo electrnico. Tenemos que hacer coincidir el campo que contiene las direcciones de correo electrnico de los destinatarios.


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1.3.- Combinar correspondencia con Microsoft Office Word

Para iniciar el Asistente de combinacin de correspondencia, seguiremos la siguiente ruta si se trata de Microsoft Word 2003, mientras que si utilizamos Microsoft Word 2007 o posteriores iremos al panel Correspondencia: El primer paso que aparece es seleccionar el tipo de documento. Segn el procesador, nos puede ofrecer la posibilidad de crear cartas, mensajes de correo electrnico, sobres, etiquetas, ....


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Los pasos a seguir y los conceptos son muy parecidos a los estudiados con LibreOffice Writer. Es un proceso que requiere algo de prctica y es necesario leer con detenimiento todos y cada uno de los pasos que se van indicando. Este manual sirve de apoyo al curso e-learning, por lo que remitimos a las explicaciones multimedia incluidas en el curso y que sern clarificadoras del proceso a seguir para la combinacin de correspondencia en Microsoft Word.

1.4.- Combinar en correo electrnico

Los procesadores de texto actuales, incluyen la posibilidad de enviar a travs del correo electrnico los documentos combinados que hemos realizado a travs del asistente para combinar correspondencia. Para poder enviar desde un procesador de texto cartas combinadas a travs de correo electrnico es necesario tener una cuenta de correo y conocer los datos de configuracin. Microsoft Outlook es el programa de correo que utilizarn las versiones de Word. En ocasiones puede ser dificultoso configurar Outlook correctamente y para ello sera necesario contactar con el proveedor de las cuentas de correo electrnico El proceso de creacin de los mensajes es igual que para las cartas. Es necesario finalizar introduciendo los datos de configuracin de la cuenta de correo electrnico. Para acceder al cuadro de dilogo Opciones es necesario seguir la ruta Herramientas / Opciones


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1.5.- Combinar para etiquetas

En LibreOffice Writer debes acceder por la ruta Archivo / Nuevo / Etiquetas En Microsoft Office Word, en el mismo asistente debes elegir en el paso 1 la opcin de Etiquetas. Debes seguir los pasos que se indican en el asistente para obtener el resultado deseado.


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Unidad 2.- Esquemas y mapas de documentos

En esta unidad de aprendizaje vamos a comenzar a utilizar herramientas destinadas a documentos extensos, o por lo menos medianamente extensos. Crear documentos con esquemas y mapas de documentos para desplazarse rpidamente, van a ser los objetivos de esta unidad de aprendizaje.

2.1.- Crear esquemas

De forma general, un esquema es un resumen bien estructurado de un documento. Si queremos aplicar un esquema a un documento, ste debe estar organizado por niveles, por tanto se puede dividir en apartados y que en el interior de esos apartados existan tambin apartados secundarios, terciarios, ... a los que tambin podemos llamar subapartados. Cuanto ms extenso es el documento ms utilidad tiene el empleo de esquemas. En un documento corto no es necesario crear un esquema, pero en el caso de documentos largos donde los apartados y subapartados tienen un carcter relevante, el uso de esquemas se hace casi imprescindible. En LibreOffice Writer

Para trabajar con esquemas en LibreOffice vamos a utilizar dos herramientas que son esenciales, por un lado los "Estilos y formato" de texto y por otro lado la herramienta "Navegador" que incorpora este programa para poder trabajar de una forma eficiente. Lo primero que debemos hacer es establecer los estilos a cada una de las lneas que componen el esquema y estos resultados los podremos ver grficamente en el Navegador.


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En Microsoft Word Se debe comenzar el proceso en la "Vista Esquema". Esta vista proporciona un entorno de trabajo que resulta conveniente para la esquematizacin. Tambin ofrece herramientas especficas para la esquematizacin, que se encuentran en la barra de herramientas Esquema. Resumiendo, la vista Esquema crea un entorno en el que se pueden manipular con rapidez los ttulos del esquema y sus textos. Puedes utilizar la vista Esquema como punto de partida para presentar tus ideas principales mediante ttulos y a partir de ah, podrs organizar los ttulos y cambiar su nivel de sangra para que los ttulos principales tengan mayor prioridad y los ttulos secundarios o el texto independiente tengan una prioridad menor. Se accede a la Vista Esquema a travs del men "Ver" o del panel "Vista", segn las versiones. Tambin se puede acceder a las distintas vistas del documento, a travs de unos pequeos botones situados en la parte inferior del procesador. Es conveniente distinguir una numeracin de esquema de la vista Esquema. Es posible que hayas trabajado con la caracterstica de numeracin de esquema, que aplica una numeracin de esquema a las distintas lneas de un texto (por ejemplo 1, 1.1., 1.1.1., etc.). Es necesario aclarar que este tipo de numeracin es diferente de la vista Esquema, puesto que su finalidad es distinta y no se han diseado para trabajar a la vez. La numeracin de esquema es un formato de lista jerrquica que el usuario aplica a las lneas de texto para facilitar a los lectores la comprensin del texto. Podemos decir que es una ayuda para la presentacin. Por lo tanto, no lo debes confundir con lo que vamos a estudiar en esta unidad de aprendizaje.


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Lo primero que hacemos es acceder a la "Vista Esquema" Para agregar la primera entrada, slo hay que escribir en el punto de insercin. En este caso el texto es grande y est en negrita, es un "Ttulo". El procesador aplica automticamente formato al texto con un estilo integrado. Al completar la primera entrada, pulsamos "Entrar" para desplazarse a la llnea siguiente. Comienza un prrafo nuevo con el mismo nivel de sangra o dicho de otro modo, con el mismo nivel de importancia. Debemos realizar esta operacin hasta exponer todas las ideas principales. Que en nuestro caso sern todos los apartados y subapartados que van a componer nuestro documento.

2.2.- Utilizar niveles en el esquema


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2.3.- Organizar el esquema

Cuando ya hemos escrito nuestras ideas y desarrollado los puntos esenciales, es muy probable que quieras cambiar alguna de las entradas para redefinir la estructura del esquema. Por ejemplo, uno de los apartados te gustara colocarlo al principio del apartado principal y no al final. Es sencillo mover las entradas en el navegador de LibreOffice o en la vista Esquema de Microsoft Word, al igual que expandir o contraer las secciones para facilitar su lectura y su desplazamiento, y ampliar o disminuir el nivel de la informacin para asignarle mayor o menor importancia. Es conveniente recordar, que al formular ideas o crear un esquema, puedes darte cuenta de que un ttulo secundario va cobrando importancia en tu mente o que su conjunto de subapartados se hace cada vez ms grande. Tambin puede ocurrir lo contrario, que algunas ideas de un nivel superior no lleven a ninguna parte y no merezcan estar en ese nivel de esquema. Recuerda que utilizando los botones de "Aumentar nivel" o el botn "Disminuir nivel" puedes conseguirlo.


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2.4.- Mapa de documento

Hay que decir que el trmino de "Mapa de documento", pertenece a los programas de Microsoft Word, pero las funciones que realiza est totalmente integrado tambin en el "Navegador" de LibreOffice Writer. En LibreOffice Writer El "Navegador" de LibreOffice muestra una lista de apartados y subapartados del documento. Con el navegador podemos desplazarnos rpidamente por el documento hasta la posicin de cada uno de los apartados. Cuando hacemos doble clic en algn ttulo del mapa de documento, el procesador salta al encabezado correspondiente en el documento. Si el documento est bien estructurado, vers que esta herramienta puede servir de mucha ayuda.


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En Microsoft Word El Mapa de documento no debemos confundirlo con la vista Esquema. El Mapa de documento es un panel que muestra una lista de apartados y subapartados del documento. Su funcin principal es la de poder desplazarse rpidamente por el documento y conocer en todo momento su posicin. Cuando hacemos clic en algn ttulo del mapa de documento, el procesador salta al ttulo correspondiente en el documento, que lo muestra en la parte superior de la ventana (en la parte derecha).

2.5.- Crear esquema de un documento existente

Tambin tenemos la posibilidad de crear esquemas de documentos existentes. Es posible que en un principio no vimos la conveniencia de utilizar esquemas para la creacin de dicho documento, posiblemente porque creamos que iba ser ms corto de lo que luego result. Poco a poco un documento puede ir complicndose de manera que una vez que sabemos cmo se utiliza la vista Esquema, nos resulte apropiado el poder utilizarlo.


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2.6.- Documentos maestros

Un documento maestro es un documento que contiene vnculos a otros documentos relacionados (subdocumentos). Los documentos maestros permiten organizar y modificar documentos extensos dividindolos en subdocumentos ms pequeos y fciles de controlar. Por ejemplo, si una entidad tiene un grupo de personas colaborando en el desarrollo de un trabajo en grupo, podra resultar mucho ms eficiente dividir el trabajo en un documento principal y en subdocumentos, para que personas distintas puedan trabajar en partes diferentes de forma simultnea. El documento maestro est estructurado como un esquema con vnculos a todos los subdocumentos. Haciendo clic en un vnculo, se abre el subdocumento correspondiente. Los subdocumentos pueden abrirse de forma normal y modificarlos, estos cambios tendrn efecto cuando se acceda a travs del documento principal. Cuando se pretenda crear y administrar un documento largo que implica mltiples secciones, se puede convertir el documento en un documento maestro y subdocumentos lo que permitir trabajar en diferentes partes de forma independiente.


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Unidad 3.- Tablas de contenido e ndices

Cualquier manual, dossier, libro, revista,... necesita una tabla de contenido o ndice inicial para saber en qu pgina del documento hay que buscar. El objetivo de esta unidad de aprendizaje es completar un documento extenso con las herramientas que lo hacen del todo profesional y serio. Crear un ndice alfabtico de contenidos ser otro objetivo que vamos a conseguir con el aprendizaje de esta unidad.

3.1.- Tabla de contenidos

Es necesario saber distinguir perfectamente las dos herramientas que se van a estudiar en esta unidad de aprendizaje. De esta manera no tendremos dudas a la hora de aplicarlas a nuestros documentos, puesto que puede llevarnos a confusin. Tabla de contenidos

Una tabla de contenido aparece generalmente al comienzo de un documento y lista los ttulos y subttulos principales junto con sus nmeros de pgina correspondientes. Una tabla de contenido proporciona una visin general de los temas cubiertos en un documento y permite a los lectores ir directamente a un tema de inters.

ndice alfabtico

Un ndice aparece de forma tpica al final de un documento y lista alfabticamente los temas, nombres y trminos principales utilizados en el documento junto con los nmeros de pgina donde se encuentran. Los elementos en la lista se llaman Entradas de ndice. Se puede crear una entrada de ndice para una palabra, frase o tema que aparece en una nica pgina o que se desarrolla en varias pginas.

Hemos llegado a un punto del curso en el que los conocimientos referentes a los estilos son fundamentales. Para la creacin de Tablas de contenidos e ndices son bsicamente muy importantes.


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En los procesadores de texto actuales se utilizan con mucha frecuencia y te aconsejamos que a partir de ahora sea una prctica habitual en tus trabajos con los procesadores de texto. Si nos encontramos en LibreOffice Writer, a travs del cuadro Aplicar estilos podemos asignar los niveles que van a tener los apartados del documento, para poder insertar la Tabla de contenidos. Mientras que en Microsoft Word, debemos ir a la vista Esquema para asignar los niveles correspondientes a los apartados y subapartados de nuestro documento.


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En LibreOffice Writer A travs del men Insertar / ndices y tablas/ ndices si nos encontramos en LibreOffice, accedemos al cuadro de dilogo para insertar la Tabla de contenidos donde hayamos situado el punto se insercin.

En Microsoft Word A travs del men Insertar / Referencia / ndice y tablas y en la pestaa Tabla de contenido podemos establecer las opciones deseadas.


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La Tabla de contenido se inserta en nuestro documento en el lugar que hayamos establecido el punto de insercin, normalmente al comienzo del documento.


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3.2.- ndice alfabtico

Insertar un ndice alfabtico de conceptos en un documento puede resultar muy interesante, ya que existen palabras o trminos que pueden ser interesantes poder localizar rpidamente en la pgina en la que se encuentran. Primero tenemos que indicar a nuestro procesador de texto qu palabras o trminos son los que queremos que formen parte del ndice alfabtico, que normalmente ubicaremos al final del documento. En LibreOffice Writer Seleccionamos la palabra y accedemos a Insertar / ndices y tablas / Entrada En Microsoft Word 2003 Seleccionamos la palabra y accedemos a Insertar / Referencia / ndice y tablas y seleccionamos el botn de la parte inferior Marcar entrada


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En Microsoft Word 2007 y posteriores Se realiza a travs de su panel Referencias Para finalizar la insercin del ndice alfabtico debemos situarnos, normalmente, al final de documento, y realizar los siguientes pasos, segn se trate de un programa u otro. En LibreOffice lo realizamos con Insertar / ndices y tablas / ndices y asegurarnos de elegir el tipo ndice alfabtico En Microsoft Word 2003 lo realizamos con Insertar / Referencia / ndice y tablas y ubicarnos en la pestaa ndice En Microsoft Word 2007 y posteriores, estos pasos se realizan a travs del panel Referencias Insertar ndice. Ejemplo de ndice alfabtico en LibreOffice Writer


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3.3.- Tabla de ilustraciones y otras

Si un documento incluye ilustraciones (imgenes, grficos, ...) o tablas que tienen descripciones, o ttulos, se puede utilizar el cuadro de dilogo ndice y tablas para crear una tabla de ilustraciones. Si un documento legal contiene elementos como regulaciones, casos y estatutos que son designados con citas legales, se puede utilizar el cuadro de dilogo ndice y tablas para crear una tabla de autoridades. Se usa los rtulos o las citas para crear estos tipos de tablas del mismo modo que utilizamos los ttulos para crear una tabla de contenido. Los pasos para insertar este tipo de tablas es muy similar, primero tenemos que nombrar la imagen o ilustracin y posteriormente se inserta la Tabla de ilustraciones. Para marcar las imgenes en el documento, de manera que despus sean localizadas por la Tabla de ilustraciones, debemos pulsar con el botn derecho en la imagen y elegir Ttulo si se trata de LibreOffice Writer, o bien, Insertar ttulo si se trata de Microsoft Word.


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Unidad 4.- Marcadores, notas al pie y referencias cruzadas

Con esta unidad de aprendizaje vamos a conseguir insertar una serie de marcas en el texto, que nos servirn para localizarlas despus de forma rpida. Conceptos como "Referencias cruzadas" quedarn claros y comprenders cmo funcionan los documentos que contienen estas utilidades. Nuestro objetivo tambin ser aprender a utilizar las notas al pie y notas finales en un documento.

4.1.- Marcadores y referencias cruzadas

Los procesadores de texto proporcionan varias herramientas para desplazarse en documentos largos. Dos de ellas, marcadores y referencias cruzadas, permiten ir fcilmente a los lugares designados. Ambas herramientas requieren que se marquen las ubicaciones en un documento y se les d un nombre. Tanto si el documento que ests leyendo fue creado por ti o por alguna otra persona, se pueden insertar marcadores para sealar informacin a la que podras querer volver despus. Como en el caso de un marcador fsico, un marcador en un procesador de texto te ayuda a encontrar un lugar especfico en el documento. Todas estas acciones se realizan a travs del Men Insertar de los procesadores de texto, y slo es necesario guiarse por la lgica y la intuicin para trabajar con este tipo de utilidades que nos ofrecen los procesadores de texto. Cuadro de dilogo Insertar nota al pie/final de LibreOffice Writer


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Pues bien, los marcadores tambin nos van a servir para crear "Hipervnculos" o "Hiperenlaces". Qu es un Hipervnculo a un marcador?. Es un enlace, que al hacer clic en l nos transporta a otro lugar del documento, en este caso a un marcado previamente establecido. Cuadro de dilogo Hiperenlace en LibreOffice Writer

Cuadro de dilogo Hipervnculo en Microsoft Word


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Otro concepto que tenemos que conocer es "Referencia cruzada". Qu es una referencia cruzada en un procesador de texto?. Cuadro de dilogo para insertar referencias cruzadas en LibreOffice

Cuadro de dilogo para insertar Referencias cruzadas en Microsoft Word


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Una referencia cruzada hace referencia a un elemento que aparece en otro lugar del documento. Por ejemplo, "Vase Figura 1" En donde "Figura 1" puede estar ubicada dos pginas ms abajo. De esta manera, si hemos creado una referencia cruzada podrs hacer clic en "Figura 1" y el punto de insercin se ubicar en la imagen que hayamos marcado como figura 1.

4.2.- Notas al pie y notas al final

Las notas al pie y las notas al final explican, comentan o proporcionan referencias al texto en un documento. Las notas al pie aparecen en la parte inferior de la pgina conteniendo el texto asociado. Las notas al final se muestran al final de un documento. Cada nota al pie y nota al final consiste en una marca de referencia y un texto de nota. La marca de referencia es un nmero o smbolo en el texto principal del documento que coincide con un nmero o smbolo junto a la nota al pie o a la nota al final. En la mayora de las vistas, esta seccin se encuentra separada del texto principal por una lnea separador de notas. Para eliminar una notal al pie o nota al final de documento, slo tenemos que localizarla en la pgina en la que se encuentra y borrarla con cualquiera de los mtodo que debes conocer, tan sencillo como borrar con la tecla retroceso o suprimir, automticamente se actualizan las notas que haya en el documento, si fuera necesario cambiar la numeracin.


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Unidad 5.- Compartir documentos y trabajar en grupo

Seguimos profundizando en herramientas avanzadas de los procesadores de texto. En esta unidad aprenders a gestionar los cambios en un documento. Insertar comentarios y trabajar con ellos. Por ltimo, conocers cmo crear un formulario para ser cumplimentado por los usuarios. Son utilidades verdaderamente avanzadas y que requerirn de una atencin especial, por lo que te recomiendo especial inters a la hora del estudio de esta unidad.

5.1.- Gestionar los cambios en un documento de texto

Despus de crear el borrador de un documento, quiz quieras distribuirlo a tus compaeros de trabajo y pedirles sus comentarios y revisiones. Colaborar con otros de esta forma te ayudar a obtener documentos exactos y esmerados. Con las actuales herramientas de comunicacin, es fcil distribuir un documento a los revisores de forma electrnica, para que puedan leerlo, revisarlo y realizar los comentarios sobre el mismo documento sin necesidad de imprimirlos. Si no se desea que los revisores modifiquen tu trabajo, puedes proteger el documento para que los dems puedan leerlo, pero no cambiarlo. Para una mayor proteccin, asigna una contrasea de forma que slo aquellos que conozcan la contrasea puedan abrir el documento. Cuando dos o ms personas colaboran en un documento, normalmente una de ellas crea y posee el documento y las otras lo revisan, sugiriendo cambios para hacerlo ms apropiado, lgico y fcil de leer. Los revisores pueden activar el rasgo Control de cambios que permite que las revisiones realizadas al documento se graben sin perder el texto original. Guardar versiones Si deseas un registro de los cambios realizados en el documento, se pueden guardar versiones diferentes del mismo.


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Guardar versiones ahorra espacio de disco, porque guarda slo las diferencias entre las versiones, no una copia completa de cada documento. Despus de haber guardado varias versiones del documento, se pueden revisar, abrir, imprimir y eliminar versiones anteriores. Tambin se puede pedir que guarde una versin del documento cada vez que el documento se cierra, lo que resulta muy til cuando se necesita llevar un control sobre quin ha hecho los cambios y cundo, como en el caso de un documento legal. Para guardar una versin del documento debes abrir el men "Archivo" y elegir "Versiones..."

Para entender mejor la utilidad de lo que hemos visto hasta ahora, te pondr un ejemplo:

Imagina que eres el encargado y responsable final de redactar un certificado para los trabajadores de tu entidad y es la primera vez que tienes que hacerlo.

1.- Redactas un documento con la forma y redaccin que t crees ms conveniente. Pero conoces a una persona que tiene experiencia en este tema y sabe muy bien cmo debe quedar redactado y el formato que tiene que tener el certificado.

2.- Envas por email a esa persona el documento con la opcin de Control de

cambios activada. Y le pides a esa persona que modifique en el documento lo que crea conveniente, tanto en texto como en formato.

3.- Le pides que lo guarde y te lo enve con sus modificaciones. 4.- Una vez que t lo has recibido lo abres y ves todo lo que esa persona ha

realizado. 5.- Vas pasando por cada modificacin y vas decidiendo si Aceptas o Rechazas el

cambio que te ha propuesto. Como vers puede ser til esta herramienta, verdad?

5.2.- Insertar comentarios

Adems de realizar cambios a un documento en las marcas de revisin, se pueden insertar notas o comentarios para realizar preguntas o explicar sugerencias de edicin. Para introducir un comentario es muy sencillo, buscaremos en nuestro procesador de texto las opciones de Insertar (LibreOffice y Word 2003), o el panel Revisin (Word


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2007 y posteriores) y slo tenemos que buscar el trmino "Comentario", puesto que esto es comn a todos ellos. Se mostrar un globo al margen derecho del documento con el texto del comentario que hayamos tecleado. Para eliminar un comentario, hacemos clic con el botn derecho sobre el texto comentado y elegimos "Eliminar".

5.3.- Comparar y combinar documentos

A veces puede ser til comparar varias versiones del mismo documento. Por ejemplo, si has enviado un documento para ser revisado por tus compaeros, quiz quieras comparar las versiones editadas por ellos con el documento original. O quiz quieras comparar una versin anterior del documento con la versin actual. En lugar de comparar mltiples documentos abiertos, puedes hacer este proceso mucho ms sencillo utilizando el procesador para comparar los documentos y combinar los cambios en un documento nico. Cuando comparas y combinas documentos, el procesador muestra las diferencias entre ellos como cambios realizados. Si varios revisores devuelven sus cambios y comentarios en documentos separados, puedes combinar todos los cambios en un nico documento para poder revisarlos en l. Desde ese nico documento, se pueden ver todos los cambios de todos los revisores o slo los de un revisor en particular.

5.4.- Formularios

Hemos llegado a una de las utilidades ms eficaces y que en cualquier momento nos pueden ser de mucha utilidad, los formularios. El procesador de texto puede llegar a ser un modo muy conveniente de recopilar informacin de forma coherente. Un formulario es un documento que contiene instrucciones de texto y preguntas junto con reas en blanco donde los usuarios introducen sus respuestas. Con un formulario se pueden realizar preguntas especficas y obtener las respuestas en el formato deseado. Por ejemplo, un centro de formacin, podra utilizar formularios para inscribir clientes en una clase de iniciacin a la informtica. Y posteriormente, una vez finalizado el curso, recoger los formularios con las opiniones finales de sus opiniones.


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En este apartado de la unidad didctica vamos a aprender a:

- Crear un formulario - Modificar un formulario - Proteger un formulario - Utilizar un formulario

Pero antes de comenzar a visualizar el procedimiento es necesario primero conocer qu tipos de campos vamos a poder utilizar en un formulario. Al crear un formulario, cada rea en blanco donde los usuarios introducen sus respuestas queda asociada a un campo de formulario. El procesador incluye varios tipos diferentes de campos de formulario, como cuadros de texto para entradas escritas, campos de fecha y hora, campos que realizan clculos y campos que permiten a los usuarios seleccionar su respuesta entre opciones predefinidas. Tras haber creado un formulario, ste puede imprimirse para que los usuarios respondan en el mismo papel o se puede distribuir de forma electrnica. Tambin es importante comentar que el formulario puede protegerse para que los usuarios introduzcan la informacin slo en los diferentes campos, pero no puedan modificar el contenido o diseo del formulario. Para crear un formulario, en primer lugar debes escribir toda la informacin que no cambia de un formulario a otro e insertar los campos de formulario para toda la informacin proporcionada por los usuarios.


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Se pueden insertar varios tipos de campos de formulario, como: Campos de formulario con texto: - Campos Normal, pueden aceptar cualquier combinacin caracteres del teclado,

incluyendo letras, nmeros o smbolos. Este campo de texto es til para comentarios y respuestas de texto breves.

- Campos Nmero, aceptan nicamente valores numricos, muy adecuado por

ejemplo para precios. - Campos Fecha, permite al usuario escribir una fecha en un formato especfico. - Campos Fecha actual y Hora actual, para tener siempre actualizado el formulario. - Campo Clculo, realiza un clculo basado en la frmula y valores que se

proporcionan.

Campos de formulario con casilla de verificacin: Que permiten proporcionar varias opciones entre las que los usuarios pueden realizar su seleccin. stos pueden hacer clic en una, varias o ninguna de las opciones. Las casillas de verificacin son tambin una buena opcin para respuestas de tipo verdadero/falso o s/no.


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Campos de formulario con lista desplegable:

Que permiten limitar las respuestas de los usuarios a varias opciones predefinidas. Se debe especificar todas las opciones posibles para que los usuarios elijan una, asegurndose de esta forma que aportar una informacin segura y coherente. Ejemplo de Formulario creado en LibreOffice Writer


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Unidad 6.- Organigramas y diagramas

En esta nueva unidad didctica vamos a estudiar un nuevo apartado de representaciones grficas que incorporan los procesadores de texto. Nos vamos a centrar en la creacin y edicin de organigramas y diagramas. Aprenderemos qu tipos de diagramas se pueden utilizar y cules son los ms apropiados para cada caso. Dedicaremos un especial estudio a las representaciones jerrquicas para crear organigramas.

6.1.- Organigramas

Qu es un organigrama? Un organigrama es la representacin grfica de la estructura de una empresa u organizacin. Representa las estructuras departamentales y, en algunos casos, las personas que las dirigen, hacen un esquema sobre las relaciones jerrquicas y competenciales de vigor en la organizacin. El organigrama es un modelo abstracto y sistemtico, que permite obtener una idea uniforme acerca de la estructura formal de una organizacin.


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(Tambin es cierto que un organigrama puede representar otra serie de datos jerrquicos que no tienen que ser obligatoriamente de la estructura de una entidad, aunque lo ms frecuente sea esa su finalidad) Tiene una doble finalidad:

Desempea un papel informativo.

Obtener todos los elementos de autoridad, los diferentes niveles de jerarqua, y la relacin entre ellos.

Todo organigrama tiene que cumplir los siguientes requisitos:

Tiene que ser fcil de entender y sencillo de utilizar. Debe contener nicamente los elementos indispensables.


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Tipos de organigrama:

Vertical: Muestra las jerarquas segn una pirmide, de arriba a abajo. Horizontal: Muestra las jerarquas de izquierda a derecha. Mixto: Es una combinacin entre el horizontal y el vertical. Circular: La autoridad mxima est en el centro, alrededor de l se forman crculos concntricos donde se nombran a los jefes inmediatos. Escalar: Se usan sangras para sealar la autoridad, cuanta mayor es la sangra, menor es la autoridad de ese cargo. Tabular: Es una variante del tipo Escalar (sin lneas).

6.2.- Diagramas

Qu es un diagrama? Un diagrama es un esquema que representa una determinada informacin. Como vers hemos dado una definicin muy general, puesto que con los diagramas podemos representar grficamente informacin muy diversa. Veamos a continuacin algunos tipos de diagrama que se pueden crear y que van encaminados cada uno segn el tipo de informacin que quieran representar.


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Unidad 7.- Macros

Hasta ahora hemos utilizado las herramientas y comandos tal cual las tienen instaladas por defecto los procesadores de texto. En esta unidad vamos a conocer la forma de modificar barras de herramientas y mens existentes (en la medida que se pueda). Aprenderemos en esta unidad a simplificar nuestro trabajo cuando tenemos que realizar acciones repetitivas, y esto lo conseguiremos conociendo el funcionamiento de las macros.

7.1.- Personalizar comandos

A nuestro entorno de trabajo podremos agregar o quitar botones segn nuestras necesidades. Podremos modificar los botones existentes en las barras de herramientas (aadiendo o eliminando). Incluso podremos en algunos procesadores crear nuevos mens o barras de herramientas. Todo ello responde a un concepto comn en los procesadores de texto, y este concepto es la "Personalizacin..." Siempre que accedamos a la personalizacin de un procesador de texto, estamos entrando a la forma de trabajar del programa y por tanto, en la medida de lo posible, podremos personalizarlo y adecuarlo a nuestra forma de trabajar. Pero CUIDADO!, Hay que tener en cuenta que en muchas ocasiones el ordenador no lo utilizamos nosotros solos. Te recomendamos que tengas en cuenta este aspecto, ya que si otro usuario del ordenador va a utilizar el procesador, puede encontrarse una configuracin distinta a la habitual y si no es un usuario experto le puede resultar un inconveniente. Por tanto, veamos cmo personalizar nuestro procesador, pero siempre con conocimiento de causa de lo que estamos haciendo. Personalizar nuestro procesador de texto, puede tener sus ventajas e inconvenientes. Ventajas: nos facilita las acciones ms habituales segn nuestras necesidades como usuario. Desventajas: Si utilizamos la ayuda del procesador de texto, es posible que en algunas ocasiones no encontremos las orientaciones dadas.


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Y como hemos comentado anteriormente, podra ser una desventaja de cara a otros usuarios del procesador de texto instalado en el equipo. Cuadro de dilogo Personalizar de LibreOffice Writer

No slo se puede modificar un Men o Barra de herramientas, sino que tambin se puede crear un nuevo men o barra de herramientas, totalmente personalizada a gusto del usuario.


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7.2.- Macros

Una macro es un conjunto de comandos y pulsaciones de teclado o ratn que forman un pequeo programa, los cuales pueden ser activados colectivamente dando nombre a la macro que los contiene. Las macros se utilizan para automatizar tareas repetitivas que simplifican el trabajo al usuario. Una macro puede ser muy simple, ejecutando dos o ms comandos, o muy compleja, realizando cientos de comandos. Las macros se graban. Las macros se pueden usar para:

Automatizar tareas de rutina (con la grabadora de macros que incorporan los procesadores de texto). Ejecutar automticamente otras aplicaciones.

Una macro se puede crear usando la Grabadora de macros. La grabadora de macros funciona como una cmara de vdeo: graba acciones (pulsaciones de teclas o clic del ratn) a fin de que las puedas reproducir cuando las necesites.

7.3.- Modificar macros

El proceso de depuracin o edicin de una macro, implica comprobar y corregir posteriormente macros para garantizar que vamos a obtener, al ejecutarla, los resultados deseados. No es un proceso fcil modificar una macro, y slo en caso de macros muy complejas puede resultar eficiente.

Documents

Manual Procesadores de Textos Avanzado