Manual Prosedur

Pengendalian Dokumen dan Rekaman

Jurusan Manajemen

Fakultas Ekonomi dan Bisnis

Universitas Brawijaya

Malang

2012

i

Manual Prosedur

Pengendalian Dokumen dan Rekaman

Jurusan Manajemen Fakultas Ekonomi dan Bisnis

Universitas Brawijaya

Kode Dokumen : 00202 06001

Revisi : -

Tanggal : 12 Desember 2012

Diajukan oleh : Sekretaris Jurusan

Misbahuddin Azzuhri,SE.,MM.,CPHR.

Dikendalikan oleh

: Unit Jaminan Mutu

Disetujui oleh : Ketua Jurusan

Dr. Fatchur Rohman, SE., MSi.

i

Daftar Isi

Tujuan .......................................................................................................................................... 1

Ruang Lingkup .............................................................................................................................. 1

Definisi ......................................................................................................................................... 1

Rujukan ........................................................................................................................................ 1

Garis Besar Prosedur ..................................................................................................................... 1

Bagan Alir ..................................................................................................................................... 3

1. Prosedur Pengendalian Dokumen ........................................................................................ 3

2. Prosedur Pengendalian Rekaman ......................................................................................... 4

Lampiran ...................................................................................................................................... 5

1. Daftar Nomor Dokumen (02000 01) .................................................................................... 5

2. Borang Daftar Distribusi Dokumen (02000 02) ..................................................................... 6

3. Borang Daftar Revisi Dokumen (02000 03) .......................................................................... 7

4. Borang Daftar Rekaman Mutu (02000 04) ............................................................................ 9

1

Tujuan

1. Menetapkan dan memelihara sistem pengendalian semua dokumen maupun rekaman yang

berhubungan dengan sistem mutu organisasi.

2. Memastikan bahwa semua dokumen mutu terkait telah dikaji dan disetujui secara memadai.

Ruang Lingkup

Pengendalian Dokumen dan Rekaman harus diterapkan pada semua dokumen mutu, seperti

Manual Mutu (MM), Manual Prosedur (MP), Instruksi Kerja (IK), Struktur Organisasi, Job Description,

Rencana Mutu, Spesifikasi Produk dan semua dokumen standar eksternal yang berkaitan dengan

mutu.

Definisi

1. Manual Mutu (MM) adalah Pedoman mendokumentasikan sistem mutu Organisasi UJM UB untuk

menunjukkan kemampuan organisasi dalam menghasilkan produk secara konsisten sesuai

dengan persyaratan pelanggan dan peraturan yang berlaku

2. Rencana Mutu (Quality Plan) adalah Pedoman yang menjadi acuan target pencapaian Rencana

strategis UJM UB 2008-20011 dan sasaran mutu UJM UB

3. Dokumen Mutu adalah dokumen dalam bentuk hardcopy maupun softcopy yang digunakan

sebagai alat (sarana) untuk menjalankan SPMI.

4. Instruksi Kerja (IK) adalah urut-urutan instruksi yang dilakukan untuk suatu pekerjaan tertentu

untuk menjamin pekerjaan berjalan berjalan sesuai standar

Rujukan

1. Manual Mutu UJM UB (002020-05000)

2. Standar Nasional Indonesia (SNI) Sistem Manajemen Mutu (SMM) – Persyaratan ISO 9001:2008,

Badan Standardisasi Nasional

Garis Besar Prosedur

1. Pengendalian Dokumen. Dokumen yang baru atau dokumen yang direvisi harus disyahkan pada

Ketua UJM. Setelah diterapkan wakil ketua bidang, dikaji ulang oleh Sekretaris UJM. Dengan

menanda-tangani kolom tanda-tangan yang disiapkan.

2. Sekretaris UJM menerbitkan dan menggandakan dokumen.

3. Pendistribusian dokumen dilakukan masing-masing wakil ketua bidang dengan mengacu pada

Daftar Distribusi Dokumen dan Daftar Perubahan Dokumen.

4. Penerima dokumen bertanggung jawab untuk mengganti dokumen lama dan memusnahkannya,

atau jika dianggap perlu menyimpannya dengan memberi stempel KADALUWARSA terlebih

dahulu. Setiap pemegang MM dan MP harus bertanggung jawab untuk memperbarui dokumen

tersebut apabila terjadi perubahan.

5. Instruksi Kerja disiapkan oleh staf yang relevan, ditinjau untuk disetujui oleh Wakil ketua bidang.

Jika dalam penerapannya mengkaitkan bidang lain, dokumen tersebut harus dikaji oleh MR, bila

2

perlu dengan bagian pengguna dokumen, untuk mencapai kesepakatan. Apabila pembuatan

dokumen telah selesai, MR mengusulkan pengesahan dokumen tersebut dengan stempel

DOKUMEN TERKENDALI. Belum ada dokumen terkendali. Semua dokumen dapat diunggah dalam

laman UJM untuk mendukung program paperless community.

6. Dokumen level I dan level II dibuat oleh MR dan sebelum diterbitkan harus disetujui oleh Ketua

UJM. Dokumen Level I ialah Manual Mutu. Dokumen Level II ialah Dokumen Manual Prosedur

dan Instruksi Kerja.

7. Perubahan pada dokumen dan/atau data jika diperlukan dapat dilakukan dan harus dikaji ulang

setelah satu tahun dari tanggal penerbitan. Peninjauan dan persetujuan perubahan harus

dilakukan oleh peninjau (reviewer) sebelumnya.

8. Masing-masing Wakil ketua bidang harus memberi identitas sebagai berikut:

Judul/Nama

Nomor

Tanggal penerbitan

Persetujuan yang berwenang

Status perubahan (Revisi)

9. Identifikasi revisi dokumen dibedakan dengan nomor revisi dan tanda DOKUMEN KADALUARSA.

10. Masing-masing Wakil ketua bidang harus mengendalikan data dengan cara sebagai berikut:

Peta lokasi file dokumen (site map)

Peta lokasi file dokumen yang ada pada masing-masing bidang.

11. Prosedur pengendalian perubahan harus ditetapkan untuk identifikasi revisi dokumen terbaru

guna mencegah penggunaan dokumen yang tidak digunakan lagi.

12. Dokumen harus diterbitkan kembali setelah sejumlah perubahan dibuat dan data terkait

diperbarui.

13. Dokumen Terkendali/Tidak Terkendali

Semua Dokumen Terkendali harus disahkan dengan penggunaan stempel tinta merah atau

dicetak dengan tinta berwarna. Jika Dokumen Terkendali di fotokopi maka dokumen tersebut

dianggap sebagai Dokumen Tidak Terkendali. Membuat salinan dokumen (fotokopi) dari

dokumen terkendali tidak diijinkan.

14. Prosedur pengendalian rekaman dilakukan sesuai dengan Bagan Alir Pengendalian Rekaman.

Masing-masing Wakil ketua bidang harus menyimpan daftar distribusi dokumen yang ada di

bagiannya dan secara periodik akan ditinjau oleh MR.

15. Dalam pengendalian rekaman, masing-masing Wakil ketua bidang harus memberi identitas

sebagai berikut:

Judul/Nama

Nomor

Tanggal penerbitan

Persetujuan yang berwenang

Status perubahan (Revisi)

16. Identifikasi revisi rekaman tidak dibedakan dengan warna sampul, tetapi menggunakan

perubahan nomor revisi dan tanda DOKUMEN KADALUARSA.

17. Masing-masing Wakil ketua bidang harus mengendalikan rekaman dengan cara sebagai berikut:

Peta lokasi file (site map) Rekaman atau Borang

Peta lokasi file Rekaman atau Borang yang ada pada masing-masing bidang

3

18. Prosedur pengendalian perubahan harus ditetapkan untuk identifikasi revisi Rekaman atau

Borang terbaru guna mencegah penggunaan Rekaman atau Borang yang tidak digunakan lagi.

Tiap enam bulan sekali Tenaga Kependidikan melakukan tinjauan rekaman/catatan kadaluarsa

pada Daftar Rekaman/ Catatan Mutu sesuai waktu retensinya. Apabila ditemukan rekaman/

catatan kadaluarsa Tenaga Kependidikan melakukan pemusnahan dengan disaksikan salah satu

anggota UJM sesuai dengan metode pemusnahannya.

Bagan Alir

1. Prosedur Pengendalian Dokumen

Ketua UJM

Sekretaris UJM

Staf Administrasi

UJM

Wakabid. Pelayanan Umum

Penerima Dokumen

Wakabid.

Pelayanan Umum

Selesai

Daftar Revisi Dokumen

02000 03 Mengendalikan data

Mengganti dokumen lama dengan dokumen

yang baru

Daftar Distribusi Dokumen 02000 02

Mendistribusikan dokumen

Menggandakan dokumen

Menerbitkan dokumen

Daftar Nomor Dokumen 02000 01 Mengesahkan dokumen

Mulai

4

2. Prosedur Pengendalian Rekaman

Wakabid.

Pelayanan Umum

Wakabid. Pelayanan Umum

Tenaga Kependidikan

Sekretaris UJM

Sekretaris UJM

Laporan Menyusun laporan dan tinjauan manajemen

Data Terolah

Selesai

Menganalisa data

Melakukan tabulasi data

Daftar Rekaman Mutu 02000 04

Melaksanakan kegiatan pengendalian rekaman

Menyimpan daftar distribusi dan memberi identitas

Mulai

5

Lampiran

1. Daftar Nomor Dokumen (02000 01)

No. Dokumen Tingkat Kode

1 Manual Mutu UJM UJM 002020-05000

2 Manual Prosedur Pengendalian Dokumen dan Rekaman UJM 002020-06001

3 Manual Prosedur Pengendalian Produk Tidak Sesuai UJM 002020-06002

4 Manual Prosedur Tindakan Korektif dan Pencegahan UJM 002020-06003

5 Manual Prosedur Audit Internal UJM 002020-06004

6 Manual Prosedur Pelaksanaan Kuliah Kerja Nyata Profesi UJM 002020-06005

7 Manual Prosedur Pelaksanaan Penentuan Dosen Pembimbing

Penyusunan Skripsi UJM 002020-06006

8 Manual Prosedur Pelaksanaan Permohonan Penyusunan Skripsi

UJM 002020-06007

9 Manual Prosedur Penggunaan Laboratorium Manajemen UJM 002020-06008

10 Manual Prosedur Evaluasi Kinerja Tenaga Pengajar UJM 002020-06009

11 Manual Prosedur Penentuan Dosen Pengajar Mata Kuliah UJM 002020-06010

12 Manual Prosedur Penyusunan Garis-garis Besar Program Pembelajaran

UJM 002020-06011

13 Manual Prosedur Penyusunan Satuan Acara Perkuliahan UJM 002020-06012

14 Manual Prosedur Pembimbingan Akademik UJM 002020-06013

15 Manual Prosedur Prosedur Penelitian dan Pengabdian pada Masyarakat dari Dana PNBP

UJM 002020-06014

16 Manual Prosedur Pelaksanaan Penyusunan Tugas Akhir Mahasiswa

UJM 002020-06015

17 Manual Prosedur Peminjaman Literatur Jurusan Manajemen UJM 002020-06016

18 Manual Prosedur Legalisir Transkrip (Bahasa Indonesia dan

Inggris) UJM 002020-06017

19 Manual Prosedur Peminjaman Literatur Magister Manajemen UJM 002020-06018

20 Manual Prosedur Pendaftaran Ujian Skripsi UJM 002020-06019

21 Manual Prosedur Permintaan Transkrip UJM 002020-06020

22 Manual Prosedur Permintaan Surat Penelitian untuk Tugas Kelas

UJM 002020-06021

23 Manual Prosedur Permintaan Surat Pengantar KKNP UJM 002020-06022

24 Manual Prosedur Permintaan Surat Penelitian untuk

Penyusunan Skripsi UJM 002020-06023

25 Manual Prosedur Permohonan Kartu Bimbingan Skripsi UJM 002020-06024

26 Manual Prosedur Pencetakan Kartu Rencana Studi UJM 002020-06025

27 Manual Prosedur Pencetakan Kartu Hasil Studi UJM 002020-06026

28 Manual Prosedur Permohonan Cuti Akademik UJM 002020-06027

29 Manual Prosedur Pengajuan Berhenti sebagai Mahasiswa UJM 002020-06028

30 Manual Prosedur Pengiriman Kartu Hasil Studi ke Orangtua UJM 002020-06029

6

2. Borang Daftar Distribusi Dokumen (02000 02)

Nama Dokumen/Borang :

Nomor/Kode :

Revisi ke- :

Copy ke- Penerima Tanggal Tanda Tangan

1

2

3

4

5

6

7

8

7

3. Borang Daftar Revisi Dokumen (02000 03)

No. Dokumen Revisi ke-

Tanggal Keterangan

1 Visi, Misi, dan Tujuan UJM

2 Program Kerja UJM

3 Manual Mutu UJM

4 Manual Prosedur Pengendalian Dokumen dan Rekaman

5 Manual Prosedur Pengendalian Produk Tidak Sesuai

6 Manual Prosedur Tindakan Korektif dan Pencegahan

7 Manual Prosedur Audit Internal

8 Manual Prosedur Pelaksanaan Kuliah Kerja Nyata

Profesi

9 Manual Prosedur Pelaksanaan Penentuan Dosen

Pembimbing Penyusunan Skripsi

10 Manual Prosedur Pelaksanaan Permohonan

Penyusunan Skripsi

11 Manual Prosedur Penggunaan Laboratorium

Manajemen

12 Manual Prosedur Evaluasi Kinerja Tenaga

Pengajar

13 Manual Prosedur Penentuan Dosen Pengajar Mata

Kuliah

14 Manual Prosedur Penyusunan Garis-garis Besar

Program Pembelajaran

15 Manual Prosedur Penyusunan Satuan Acara

Perkuliahan

16 Manual Prosedur Pembimbingan Akademik

17 Manual Prosedur Prosedur Penelitian dan

Pengabdian pada Masyarakat dari Dana PNBP

18 Manual Prosedur Pelaksanaan Penyusunan Tugas

Akhir Mahasiswa

19 Manual Prosedur Peminjaman Literatur Jurusan

Manajemen

20 Manual Prosedur Legalisir Transkrip (Bahasa

Indonesia dan Inggris)

21 Manual Prosedur Peminjaman Literatur Magister

Manajemen

22 Manual Prosedur Pendaftaran Ujian Skripsi

23 Manual Prosedur Permintaan Transkrip

24 Manual Prosedur Permintaan Surat Penelitian untuk Tugas Kelas

25 Manual Prosedur Permintaan Surat Pengantar

KKNP

26 Manual Prosedur Permintaan Surat Penelitian untuk Penyusunan Skripsi

8

27 Manual Prosedur Permohonan Kartu Bimbingan Skripsi

28 Manual Prosedur Pencetakan Kartu Rencana Studi

29 Manual Prosedur Pencetakan Kartu Hasil Studi

30 Manual Prosedur Permohonan Cuti Akademik

31 Manual Prosedur Pengajuan Berhenti sebagai

Mahasiswa

32 Manual Prosedur Pengiriman Kartu Hasil Studi ke

Orangtua

9

4. Borang Daftar Rekaman Mutu (02000 04)

No. Dokumen Revisi Filing Retensi Metode

Pemusnahan

1 Visi, Misi, dan Tujuan UJM

2 Program Kerja UJM

3 Manual Mutu UJM

4 Manual Prosedur Pengendalian Dokumen dan

Rekaman

5 Manual Prosedur Pengendalian Produk Tidak Sesuai

6 Manual Prosedur Tindakan Korektif dan

Pencegahan

7 Manual Prosedur Audit Internal

8 Manual Prosedur Pelaksanaan Kuliah Kerja Nyata Profesi

9 Manual Prosedur Pelaksanaan Penentuan Dosen Pembimbing Penyusunan Skripsi

10 Manual Prosedur Pelaksanaan Permohonan Penyusunan Skripsi

11 Manual Prosedur Penggunaan Laboratorium Manajemen

12 Manual Prosedur Evaluasi Kinerja Tenaga Pengajar

13 Manual Prosedur Penentuan Dosen Pengajar Mata Kuliah

14 Manual Prosedur Penyusunan Garis-garis Besar Program Pembelajaran

15 Manual Prosedur Penyusunan Satuan Acara Perkuliahan

16 Manual Prosedur Pembimbingan Akademik

17 Manual Prosedur Prosedur Penelitian dan Pengabdian pada Masyarakat dari Dana PNBP

18 Manual Prosedur Pelaksanaan Penyusunan Tugas Akhir Mahasiswa

19 Manual Prosedur Peminjaman Literatur Jurusan Manajemen

20 Manual Prosedur Legalisir Transkrip (Bahasa Indonesia dan Inggris)

21 Manual Prosedur Peminjaman Literatur Magister Manajemen

22 Manual Prosedur Pendaftaran Ujian Skripsi

23 Manual Prosedur Permintaan Transkrip

24 Manual Prosedur Permintaan Surat Penelitian

untuk Tugas Kelas

25 Manual Prosedur Permintaan Surat Pengantar KKNP

26 Manual Prosedur Permintaan Surat Penelitian untuk Penyusunan Skripsi

10

27 Manual Prosedur Permohonan Kartu Bimbingan Skripsi

28 Manual Prosedur Pencetakan Kartu Rencana Studi

29 Manual Prosedur Pencetakan Kartu Hasil Studi

30 Manual Prosedur Permohonan Cuti Akademik

31 Manual Prosedur Pengajuan Berhenti sebagai

Mahasiswa

32 Manual Prosedur Pengiriman Kartu Hasil Studi ke

Orangtua