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Manual Usuario Expedición SOAT Web Soat Compañía Mundial de Seguros S.A.

Agosto 2016

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INTRODUCCIÓN

El presente Manual está diseñado como una herramienda de consulta y soporte en el

proceso de emisión del Seguro Obligatorio de Accidentes de Tránsito, realizado

mediante el aplicativo Web Soat de Seguros Mundial, el cual ahora permitirá iniciar el

proceso de expedición consultando con la placa, los datos del vehículo para que el

sistema arroje la información que para el mismo registra la plataforma del Runt.

REQUERIMIENTOS DEL SISTEMA

El Sistema está diseñado para ser ejecutado vía Web en computadores con las siguientes

características:

Sistema operativo: Windows XP o Superior. Explorarador: Preferiblemente Explorer o Mozilla Memoria equipo: 512 MB o superior. Pantalla: Súper VGA (800 x 600) o resolución superior. Canal de Comunicación: Banda Ancha, óptimo 1 Mb en adelante. Impresora: Láser, Inyección de Tinta o Matriz de Punto.

SOFTWARE PREINSTALADO

Para el correcto funcionamiento de la aplicación es necesario que el computador donde

se va a realizar la expedición tenga instalada la última versión del componente Flash

Player. Para los computadores que no lo tengan, la aplicación en su menú principal

presenta un icono de acceso al sitio de Flash donde podrá ser descargado e instalado.

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INGRESO APLICATIVO WEB SOAT Para realizar la expedición en el aplicativo de Web Soat realiza los siguientes pasos:

Paso No.1: Ingresar a la página Web: www.segurosmundial.com.co

Paso No.2: Buscar la en la parte inferior de la página la caja denominada “Herramientas para Aliados Estratégicos” y hacer clic en Ir.

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Paso No.3: Digitar el Usuario y clave asignadas:

Paso No.4: Configuración de la Impresora:

Una vez se ingresa ubicar en la parte ingerior del menú la opción Tipo de impresora y elige la opción acorde con la que tenga para uso el equipo de computo donde se realizaran las expediciones: (Por calidad en la impresión se recomienda impresora Laser).

Manual Usuario Expedición SOAT – Web Soat Página 5 de 27 Paso No.5: Realizar Impresión de Prueba ingresando a la opición “Póliza de Prueba”

Paso No.6: El sistema desplegará un emergente tipo PDF, sobre la imagen hacer Clik Derecho, seleccionariImprimir y enviarlo en papel blanco para luego compararlo a contraluz con un formulario físico y validar que la información encaje en cada campo de la póliza física.

Para mayor información del proceso de parametrización de impresora remitirse a la opción que se encuentra en la parte inferior de la aplicación denominada “Proceso de impresión”.

Manual Usuario Expedición SOAT – Web Soat Página 6 de 27 NUEVO PROCESO EXPEDICIÓN

1. Hacer Clik en la opción “Expedir Póliza”

El Sistema genera la siguiente pantalla con la opción de “DATOS CONSULTA RUNT”

Manual Usuario Expedición SOAT – Web Soat Página 7 de 27 2. Registrar la información de la “Placa” y hacer Clik en “Consultar Runt” Se debe digitar la placa del vehiculo para la cual se requiere realizar la expedición de la póliza SOAT y posteriormente dar click en el botón “Consultar” para que se ejecute la acción:

Una vez se genera la acción el sistema realiza la consulta al RUNT en línea y el sistema mostrará la información del vehículo en la pantalla:

Tenga en cuenta: La información que trae el sistema automáticamente del vehiculo SOAT,

corresponde a los datos de clase y servicio registrados ante el RUNT. El sistema permitirá modificar únicamente los campos que no afecten tarifa de

acuerdo a la clase de vehiculo SOAT y/o los datos que según la información contenida en el RUNT se encuentren en blanco.

la siguiente Matriz le indica según la clase de vehiculo, cuales son los campos de

información que afectan Tarifa.

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Acorde con lo que se especifica en la Resulocuión 5886 de Diciembre de 2015 del Ministerio de Transporte, la emisión de las pólizas SOAT se debe hacer con base en la información registrada en el RUNT.

Si existe alguna diferencia entre la información que se consulta del RUNT y la

Tarjeta de Propiedad, el propietario del vehículo deberá solicitar la corrección ante un organismo de Tránsito de los datos diferentes ya que el sistema, No le permitirá modificar dicha información.

Los Campos de Número de Motor, Chasis y VIN, SI pueden ser modificados si

por algún motivo desde el RUNT viajan con caracteres invalidos.

Tengra presente que al realizar la consulta con la placa en el Runt de los datos del

vehículo para el cual requiere expedir el Soat, el sistema puede generar mensajes de validación en los siguientes casos:

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Mensaje No.1: Cuando el vehiculo que se esta consultando no exista en el RUNT, el sistema le informará el siguiente mensaje: “VEHICULO NO REGISTRA EN EL RUNT, CONTINUE EL PROCESO DE EXPEDICIÓN CON BASE EN LA TARJETA DE PROPIEDAD” . Por lo anterior el sistema habilitará todos los campos de información y listas desplegables para realizar la expedición con base en la información de la Tarjeta de Propiedad.

Mensaje No.2: Cuando el servicio de consulta contratado con el RUNT no este disponible, el sistema le informará el siguiente mensaje: "NO FUE POSIBLE REALIZAR LA CONSULTA AL RUNT, CONTINUE EL PROCESO DE EXPEDICIÓN CON BASE EN LA TARJETA DE PROPIEDAD" .

Por lo anterior el sistema habilitará todos los campos de información y listas desplegables para realizar la expedición con base en la información de la Tarjeta de Propiedad.

Mensaje No.3: Cuando el vehiculo que se esta consultando se encuentre en estado de matricula Cancelado, es decir que no esta activo en el RUNT por que se hizo algún proceso de cancelación de matricula y no puede circular o transitar por el territorio Colombiano, el sistema le informará el siguiente mensaje “VEHICULO REGISTRA CANCELADO EN EL RUNT, NO APLICA EXPEDICIÓN DEL SOAT”

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Por lo anterior el sistema bloqueará todos los campos de información y no permitirá realizar la emisión de la póliza.

3. Validar la información que arroja el sistema en “DATOS DEL VEHICULO”

4. Capturar la información del tomador del seguro en la casilla “DATOS DEL TOMADOR” Se debe seleccionar de la lista desplegable el tipo de identificación y registrar o ingresar el numero de identificación, si el cliente ya se encuentra registrado en la base de datos de la compañía, el aplicativo traerá la información exceptuando la que corresponde a contacto (Dirección, Correo, Telefono), Si son personas o entidades nuevas para la compañía el Sistema solicitará toda la información correspondiente.

Nota: Cambio de datos personas naturales y Jurídicas Encontraremos la opción Actualizar Datos Tomador, el cual nos permitirá realizar las modificaciones pertinentes del tomador de la póliza en los casos que este se encuentre mal creado dentro del sistema de Seguros Mundial, de igual manera solo estará

Manual Usuario Expedición SOAT – Web Soat Página 11 de 27 disponible realizar modificaciones siempre y cuando el tomador no tenga póliza vigentes con otros ramos de la compañía, para lo cual se deben seguir los siguientes pasos: Dar Clic en la opción Actualizar Datos Tomador

Para el caso de persona natural seleccionar el tipo de identificación del tomador de la póliza del cual vamos a realizar la respectiva modificación (Se debe tener en cuenta que para esta modificación de persona Natural se debe tener la copia del documento del cliente o consultarlo a través de la página de la Procuraduría: http://siri.procuraduria.gov.co:8086/CertWEB/Certificado.aspx?tpo=1

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Para los casos de persona Juridica la modificación se realiza como soporte la copia de la camara de comercio o a través de la consulta del Registro Unico Empresarial y Social Cámara de Comercio “RUES” http://www.rues.org.co/RUES_WEB/Consultas así: Se debe Digitar el documento sin el digito de verificación, además no debe tener puntos ni comas.

Manual Usuario Expedición SOAT – Web Soat Página 13 de 27 El sistema reflejará el nombre real de la persona juridica, en este caso encontraremos que esta separado por un guión (-) es la sigla que representa a la entidad.

En la actualización dentro del aplicativo Web Soat, se debe seleccionar como sexo “No Aplica”

Manual Usuario Expedición SOAT – Web Soat Página 14 de 27 Después de modificados los campos requeridos, se debe dar clic en el botón actualizar, esto solo será posible para los clientes que no tengan pólizas vigentes en otros ramos.

Si el cambio es exitoso el sistema reflejara el siguiente mensaje:

Nota: En caso de tener una póliza vigente con otro ramo de Seguros Mundial el sistema reflejara el siguiente mensaje para lo cual se debe enviar el correo a la mesa de servicio adjuntando la copia de la cedula de ciudadanía o la cámara de comercio (persona Jurídica) para realizar la respectiva modificación mesadeservicio@segurosmundial.com.co o comunicarse a la línea de atención nacional 01 8000 111935.

Manual Usuario Expedición SOAT – Web Soat Página 15 de 27 5. Validar la información de la casilla “DATOS DE TARIFACION” En esta sección de la pantalla se presentan los datos de tarifación, código de tarifa y fechas de vigencia.

Si la información es consistente y esta correcta se desplegará el mensaje:

En este momento se puede realizar alguna de las siguientes acciones:

Nota: Grabar Cotización Si escoge la opción Grabar Cotización los datos le quedan guardados como cotización, no genera póliza en SISE y no afecta papelería (Formularios) y le permite buscar luego la información, en caso de que requiera ya expedirla. La consulta de cotizaciones se puede realizar ingresando al menú principal en la casilla de buscar por y en la casilla placa del vehículo así:

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a. Ingresamos nuevamente a la página de inicio del aplicativo. b. Se digita la placa del vehículo. c. Clic en consultar cotización. d. Clic en la lupa para seleccionar la cotización e. Clic en copiar póliza f. Genera el Pantallazo con los datos grabados.

g. Clic en expedir, se calcula la tarifa nuevamente.

h. Clic en expedir póliza

Manual Usuario Expedición SOAT – Web Soat Página 17 de 27 Nota: Expedir Póliza

Al escoger dicha opción si se llamo la cotización o se continuó el proceso se debe hacer clic en el botón Expedir Póliza, el Sistema presenta la pantalla de “Forma de Pago”.

i. Se registran los pagos hechos en Efectivo.

Haciendo clic en el botón Continuar, el Sistema presentará la pantalla “Verifique el Número de la Póliza”.

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El Sistema presenta la siguiente pantalla, donde se verifica el número de formulario a imprimir, se presenta una vista previa de la póliza a expedir y si se requiere corregir algún dato antes de realizar la expedición se puede hacer clic en el botón Modificar Datos que mostrará de nuevo la pantalla inicial de expedición para permitir la corrección requerida.

j. Al hacer clic en el botón Imprimir, el sistema genera archivo en PDF, dar clic

derecho, imprimir seleccionando el nombre de la impresora, se debe validar el consecutivo generado tanto en el sistema como el consecutivo de papelería (Formulario).

k. Se entrega la póliza original al cliente con el portasoat.

Manual Usuario Expedición SOAT – Web Soat Página 19 de 27 REMPLAZAR UNA PÓLIZA Este Proceso se permite siempre y cuando: La Póliza haya iniciado vigencia técnica. La solicitud de reemplazo la realice directamente el tomador de la póliza Presente la tarjeta de propiedad del vehículo en original Presente su documento de identificación en original. Informe y soporte el motivo por el cual requiere el reemplazo teniendo en cuenta

que si es por pérdida (denuncio en el cual se pueda validar la placa del vehículo), deterioro (físico del Soat deteriorado), cambio de tomador (tarjeta de propiedad a nombre del nuevo propeitario y/o promesa de compraventa y cedula del nuevo porpietario).

Nota: Si la solicitud de reemplazo la realiza un tercero, el mismo debe presentar carta de autorización del tomador de la póliza con firma original del mismo y en el cual se indique claramente el trpamite autorizado y los datos de (nombres completos y número de identificación) del facultado, adjuntando a la misma copia del documento de identidad del tomador y del autorizado.

a. Ingresamos a la página de inicio del aplicativo

b. Digitamos la placa del vehículo o el No de la póliza. c. Clic en consultar póliza. d. Clic en la lupa para seleccionar la póliza. e. Clic en Reemplazar Póliza.

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f. Selecciona el motivo del reemplazo, solamente se habilitan los campos de acuerdo al motivo seleccionado:

g. Realizamos la modificación correspondiente. h. Clic en reemplazar

Manual Usuario Expedición SOAT – Web Soat Página 21 de 27 ANULAR UNA PÓLIZA

Este Proceso se Permite siempre y cuando la misma no haya iniciado vigencia técnica, en lo posible se realice el mismo día de la emisión y solamente podrá anularla el usuario que emitió la póliza.

Para realizar la anulación de una póliza existente:

a. Se debe digitar el No de póliza o placa del vehículo y clic en “consultar póliza”

b. Seleccionar la póliza y hacer clic en el botón Anular Póliza y el Sistema presentará la siguiente pantalla.

En esta pantalla se debe seleccionar el motivo de la anulación y hacer clic en el botón Continuar. El Sistema presentará la siguiente pantalla, en la cual se presenta la información básica de la póliza y se presenta la opción de anular la póliza.

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La aplicación generará el mensaje de anulación Exitosa, es importante que el mensaje sea generado de lo contrario el estado no será tomado por el sistema, dejando la póliza en estado vigente..

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Al verificar el número del formulario por “Consultar Pólizas” se verá reflejado el estado 7 el cual significa Anulación de igual manera se aplicará automático la cartera.

Manual Usuario Expedición SOAT – Web Soat Página 24 de 27 OPCIÓN VER POLIZA Permite consultar una póliza existente presentando el estado en que se encuentra.

Para consultar la póliza seleccionada se debe hacer clic en el botón Ver Póliza y el Sistema presentará la siguiente pantalla.

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Manual Usuario Expedición SOAT – Web Soat Página 26 de 27 CONSULTAS GENERALES Permite consultar las Pólizas Expedidas, Reemplazadas y Anuladas en un rango de fechas determinado.

Ingresando el rango de fechas y el tipo de pólizas a consultar, éstas serán desplegadas, esta consulta se puede imprimir haciendo clic en el botón Imprimir, o exportarlo en un archivo de Excel haciendo clic en el botón Exportar a Excel. NOTA: El formato de las fechas a ingresar debe ser año, mes, día, unidos como un solo numero: aaaammdd, por ejemplo: para febrero 12 de 2015 debe quedar: 20150212

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