Manual Usuario Interno

8/19/2019 Manual Usuario Interno

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www.cnvsac.com.

T: 989-192-455

Sistema de Trámite Documentario

CNV - TRÁMITE

Manual de Usuario

Versión: 2016.1.0.0


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MANUAL DE TR ÁMITE DOCUMENTARIO - CNVVersión: 2016.1.0.0

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INTRODUCCIÓN

Toda organización moderna requiere tener información relevante en el momento

justo y adecuado para satisfacer las necesidades de información de sus usuarios

internos y externos y cumplir con los enunciados de eficiencia y eficacia queactualmente se promueven pero que pocas veces se logran. El Sistema de

Tramite Documentario, nos permite hacer el registro y seguimiento de toda la

documentación que se genera en una entidad, tanto por los usuarios externos

como por los usuarios internos, para lo cual tiene implementados una serie de

reportes y consultas que facilitan la búsqueda de la información.

Este manual es sencillo y nos enseña a utilizar de una manera clara el Sistema de

trámite documentario. Es de mucha importancia consultar este manual antes y/o

durante la visualización de las páginas, porque lo guiará paso a paso en el uso y

las funcionalidades del Sistema de Tramite documentario, con el fin de facilitar la

comprensión del manual, se incluye gráficos explicativos.

1. OBJETIVOS

Llevar un control en tiempo real del estado de un documento que se haya

registrado, lo que permitirá una administración más eficiente de los trámites.

Generación automática del correlativo de Expedientes por Año.

Consulta vía Web de todos los expedientes externos

2. ÁMBITO DE ACCIÓN

Este manual está realizado para la Oficina de Tramite Documentario

3. DESCRIPCIÓN GENERAL

La suite de gestión de trámite documentario, brinda módulos que administra toda

la documentación que ingresa y egresa de su empresa, es un software con

tecnología de punta que ofrece el acceso al sistema desde cualquier parte delplaneta a través de una computadora, Tablet y Smartphone, es muy fácil de usar y

totalmente amigable. Muestra la trazabilidad del documento en tiempo real, lanza

alertas preventivas, evita el silencio administrativo y permite brindar una calidad

de atención a nuestros usuarios internos y externos


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4. FUNCIONAMIENTO DEL SISTEMA - USUARIOS INTERNOS

4.1. Acceso al Sistema

Para acceder al sistema se debe contar con un usuario y contraseña de

acceso.

Figura 1: Pantalla de Acceso al Sistema

Para acceder se siguen los siguientes pasos:

1. Ingresar el usuario y contraseña correspondiente.

2. Hacer click en “Inicio de Sesión”.


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Recepción de Documentos

4.1.1. Recepción de Documentos.

Esta pantalla se muestra automáticamente al iniciar el sistema de trámite

documentario, visualizando los documentos que tenemos en nuestra

bandeja para la recepción o el rechazo de la misma. También podemos

visualizar esta pantalla al hacer click en el la opción por recibir que está en

la ventana de trámites internos (si es que hubieses documentos por

recibir).

Figura 2: Pantalla Recepcionar Expedientes

Como se muestra en la figura 15, en esta pantalla se realiza la recepción de los

documentos que nos han enviado por sistema. Se selecciona con un check, el

documento o los documentos, luego en recepcionar de la siguiente manera:

1. Hacer click en la casilla del expediente respectivo luego click en

recepcionar.


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Otra forma de recepcionar es de la siguiente manera:

1. Hacer click en el botón “Por Recibir”.

2. Se muestra la pantalla para recepcionar expedientes y se procede

como se explicó anteriormente.

Esta sección se explica la atención y recepción de expedientes que sólo lo

realiza el usuario interno.

Figura 3: Pantalla de Recepción de Documentos

4.1.2. Atender Expediente

Para atender un expediente se realiza lo siguiente:

1. Hacer click en el botón “Bandeja” o “Por Vencer”.


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2. Hacer click en “Atender” del expediente respectivo.

Se muestra la pantalla para la atención del expediente o trámite

Figura 4: Pantalla Atender Trámite


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DERIVADO

En esta figura muestra la derivación de un documento:

1. Seleccionar Derivado

2. Marcar las opciones del proveído

3. Llenar el campo observación según corresponda

4. Seleccionar las áreas a derivar, recuerde que primero tiene que seleccionar

la Unidad Organica y luego la Division: Ejm, Enviar a Gerencia General.

En unidad Orgánica seleccionamos Gerencia General


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En división Seleccionamos a la asistente o secretaria de Gerencia

En el caso de derivar a UN DEPARTAMENTO, en UNIDAD ORGANICA,

seleccionamos LA GERENCIA a la cual pertenece y en DIVISION,

seleccionamos EL DEPARTAMENTO.

En el caso de derivar a un SUPERVISOR O CORDINADOR,

seleccionamos en UNIDAD ORGANICA LA GERENCIA y en DIVISION

seleccionamos LA SUPERVISION O CORDINADOR

5. Ha Hacer click en Atender y aceptar la ventana de confirmación


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4. Se muestra el documento de cargo de la atención del expediente.

Figura 5: Documento de cargo de atención del trámite


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COMO GENERAR DOCUMENTOS INTERNOS

Hacer Click en la opción Expedientes Internos.

Luego en nuevo expediente


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Luego Seleccionar tipo de documento

Luego registramos los datos solicitados. En el campo Nro Folio, está relacionado a la

cantidad de hojas que se escaneara y se adjuntara en el sistema, en Prioridad

tenemos la opción normal y urgente. Si es urgente, en la opción Fecha limite

seleccionar la fecha.

Una vez registrado, los datos del documento, le das clik en la opción DIGITALIZACION

y subes o adjuntas el archivo previamente escaneado y se encuentra en tu

computadora. Luego en GRABAR y listo


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Para generar los reportes se realiza lo siguiente:

1. Seleccionar la Oficina.

2. Seleccionar el tipo de reporte. De acuerdo al tipo de reporte se

muestran algunos campos más a seleccionar y/o ingresar.

Reporte Datos a ingresar

Total

Documentos

Pendientes

Detalle

Mensual de

Expediente

Expedientes

Procesados

y Pendientes

Resumen

General de

Expedientes

Resumen de

Expedientes

por

Remitente


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3. Hacer click en Imprimir.

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