Manual Usuario Orfeo-1.0

8/17/2019 Manual Usuario Orfeo-1.0

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SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL ORFEO

MANUAL DE USUARIO

ORF-20160119-01

Versión Autores Descripción Cambio1.0 J.M.Gamez – F.Castillo – J.E.Gomez Re-escritura y Ensamblaje

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Índice de contenidoIntrodcci!n al Sistema de "esti!n #ocmental $r%eo...........................................................................12

1. Ingreso a $r%eo S"#.......................................................................................................................122. $pciones "enerales del Sistema......................................................................................................1&&. 'nciones del Sistema.....................................................................................................................1((. "esti!n de )adicados......................................................................................................................20*. $tras $peraciones so+re #ocmentos............................................................................................29

,nos.......................................................................................................................................................(*1. ,ni! Correspondencia...................................................................................................................(*2. /nlaciones de enos......................................................................................................................*&

Impresi!n..................................................................................................................................................*6rstamo de #ocmentos.........................................................................................................................*9

1. rstamo de docmentos.................................................................................................................*92. #eolci!n de #ocmentos prestados............................................................................................60&. "eneraci!n de )eportes de prstamos............................................................................................61(. Cancelar Solicitd de prstamo.......................................................................................................62

,stadsticas...............................................................................................................................................6&)adicaci!n de ,ntrada Salida.................................................................................................................6*

1. Selecci!n de )emitente....................................................................................................................6*2. )adicaci!n.......................................................................................................................................66&. 3eri%icaci!n de noti%icaci!n..............................................................................................................64(. "enerar planilla de radicaci!n.........................................................................................................69

5asia......................................................................................................................................................11. Selecci!n de )emitentes..................................................................................................................12. )adicaci!n 5asia...........................................................................................................................&

/dministraci!n de S"# $r%eo.................................................................................................................1. 7sarios y per%iles...........................................................................................................................2. #ependencias...................................................................................................................................9(&. #as no h8+iles.................................................................................................................................9(. ,no de correspondencia................................................................................................................9*. Ta+las sencillas.................................................................................................................................946. Tipos de radicaci!n........................................................................................................................101. ases.............................................................................................................................................1024. #epartamentos...............................................................................................................................10*9. 5nicipios.....................................................................................................................................10

10. Tari%as..........................................................................................................................................10411. Contactos.....................................................................................................................................11112. Terceros.......................................................................................................................................11&1&. Segridad de dependencias..........................................................................................................111(. 5igraci!n.....................................................................................................................................11

/dministraci!n de lantillas de )adicaci!n............................................................................................1191. )ecomendaciones para la ela+oraci!n de plantillas.......................................................................119

Carrera 64 No 96-17 Bogotá D.C., Colombia PBX: +57 1 2262080http://www.skinatech.com [email protected] M óvil: +57 300 469-3825/877-3343


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2. Instrcciones para administrar plantillas en $r%eo.........................................................................120

Ta+las de )etenci!n #ocmental - T)#s...............................................................................................12(1. Conteto legal...............................................................................................................................12(2. Ta+las de )etenci!n #ocmental...................................................................................................12(&. arametri:aci!n de Ta+las de )etenci!n #ocmental...................................................................12*

'l;os de roceso...................................................................................................................................1&1. roceso pertenece a la serie< lanes = rogramas.........................................................................1&4

/rchio...................................................................................................................................................1*01. >?s@eda >8sica A/rchiarB..........................................................................................................1*02. >?s@eda /an:ada.......................................................................................................................1**&. )eporte por )adicados /rchiados...............................................................................................1*6(. Cam+io de Colecci!n.....................................................................................................................1**. Inentario Consolidado Capacidad................................................................................................1*96. Inentario #ocmental..................................................................................................................160. )adicados /rchiados Sin ,pediente...........................................................................................1624. Trans%erencias docmentales.........................................................................................................16&9. >?s@eda /rchio..........................................................................................................................16*10. Insertar /rchio Central..............................................................................................................16611. /dministraci!n #e ,di%icios........................................................................................................169

5odi%icaci!n...........................................................................................................................................1&SkinaScan ,.......................................................................................................................................1(

1. Ingreso al Sistema de SkinaScan...................................................................................................1(2. Imprimir Sticker.............................................................................................................................1*&. #igitali:ar na imagen de n radicado...........................................................................................16

(. ,niar n aneo al seridor...........................................................................................................16*. #escargar imagen en el e@ipo......................................................................................................16. Imprimir sticker de epedientes.....................................................................................................14. #igitali:ar imagen para n epediente...........................................................................................194. )ecomendaciones para la digitali:aci!n de docmentos...............................................................19

"losario..................................................................................................................................................142



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Índice de ilustraciones

Ilstraci!n 1< Ingreso al Sistema..............................................................................................................12Ilstraci!n 2< $pciones "enerales del sistema.........................................................................................1&Ilstraci!n &< $pciones 'ncionales del Sistema......................................................................................1(Ilstraci!n (< 5en? de )adicaci!n...........................................................................................................1*Ilstraci!n *< Carpetas predeterminadas en el sistema.............................................................................16Ilstraci!n 6< Contenido de la carpeta de ,ntrada...................................................................................1Ilstraci!n < ,nca+e:ado del la Ta+la.....................................................................................................1Ilstraci!n 4< estaa In%ormaci!n "eneral.............................................................................................14Ilstraci!n 9< estaa Dist!rico...............................................................................................................19Ilstraci!n 10< estaa #ocmentos........................................................................................................19Ilstraci!n 11< estaa ,pedientes.........................................................................................................20Ilstraci!n 12< Transacciones del sistema.................................................................................................21Ilstraci!n 1&< $pci!n )easignar.............................................................................................................22Ilstraci!n 1(< )easignar..........................................................................................................................22Ilstraci!n 1*< $pci!n de In%ormar..........................................................................................................2&Ilstraci!n 16< $pci!n )eali:ar................................................................................................................2&Ilstraci!n 1< Con%irmaci!n de In%ormar................................................................................................2&Ilstraci!n 14< $pci!n de #eoler.........................................................................................................2(Ilstraci!n 19< Esti%icaci!n #eolci!n...................................................................................................2*Ilstraci!n 20< $pci!n de 3o.>o..............................................................................................................2*Ilstraci!n 21< $pci!n 3o.>o...................................................................................................................26Ilstraci!n 22< T)# 5?ltiples..................................................................................................................26

Ilstraci!n 2&< )adicados a T)# 5?ltiples.............................................................................................2Ilstraci!n 2(< Clasi%icar docmento AsB en na T)#..............................................................................2Ilstraci!n 2*< Inclir en epediente........................................................................................................24Ilstraci!n 26< Con%irmaci!n de epediente.............................................................................................24Ilstraci!n 2< >?s@eda de radicados.....................................................................................................29Ilstraci!n 24< >?s@eda Cl8sica.............................................................................................................29Ilstraci!n 29< )esltado de la conslta...................................................................................................&0Ilstraci!n &0< >?s@eda cl8sica con %echas de pago...............................................................................&0Ilstraci!n &1< $pciones de resera.........................................................................................................&1Ilstraci!n &2< #igitali:aci!n de #ocmentos..........................................................................................&2Ilstraci!n &&< Selcci!n de Criterios........................................................................................................&2

Ilstraci!n &(< /sociar Imagen.................................................................................................................&&Ilstraci!n &*< Selecci!n de Imagen.........................................................................................................&&Ilstraci!n &6< Selcci!n de Criterios........................................................................................................&(Ilstraci!n &< /sociar Imagen.................................................................................................................&(Ilstraci!n &4< Selecci!n de Imagen.........................................................................................................&(Ilstraci!n &9< Selcci!n de Criterios........................................................................................................&*Ilstraci!n (0< 5odi%icar Imagen.............................................................................................................&*



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Ilstraci!n (1< Selecci!n de Imagen.........................................................................................................&*

Ilstraci!n (2< Selcci!n de Criterios........................................................................................................&6Ilstraci!n (&< Imprimir Sticker...............................................................................................................&6Ilstraci!n ((< Selecci!n de Sticker.........................................................................................................&6Ilstraci!n (*< In%ormaci!n del Sticker....................................................................................................&Ilstraci!n (6< >?s@eda de ,pediente..................................................................................................&Ilstraci!n (< )esltado de la >?s@eda de ,pediente.........................................................................&4Ilstraci!n (4< Inclir en..........................................................................................................................&4Ilstraci!n (9< Inclir en ,pediente........................................................................................................&9Ilstraci!n *0< Con%irmaci!n de Inclir )adicado....................................................................................&9Ilstraci!n *1< $pci!n ,clir.................................................................................................................(0Ilstraci!n *2< ,clir )adicado..............................................................................................................(0Ilstraci!n *&< Con%irmaci!n ,clir en...................................................................................................(0Ilstraci!n *(< /gendar docmento.........................................................................................................(1Ilstraci!n **< Comentario de agendar docmento..................................................................................(2Ilstraci!n *6< Solicitar anlaci!n............................................................................................................(2Ilstraci!n *< Listado de docmentos para solicitar anlaci!n...............................................................(2Ilstraci!n *4< Comentario para solicitar anlaci!n.................................................................................(&Ilstraci!n *9< In%ormaci!n general para re programa pago....................................................................((Ilstraci!n 60< $pciones de ,nos..........................................................................................................(*Ilstraci!n 61< $pciones de eno............................................................................................................(*Ilstraci!n 62< ,nos Formal..................................................................................................................(6Ilstraci!n 6&< #atos de eno..................................................................................................................(6Ilstraci!n 6(< Con%irmaci!n de eno.....................................................................................................(

Ilstraci!n 6*< 5odi%icaci!n de )egistro de ,no..................................................................................(Ilstraci!n 66< 5odi%icaci!n de eno......................................................................................................(Ilstraci!n 6< 5odi%icaci!n de datos de eno........................................................................................(4Ilstraci!n 64< "enerar lanillas y "as..................................................................................................(4Ilstraci!n 69< "eneraci!n de planillas y gas.........................................................................................(4Ilstraci!n 0< "a generada...................................................................................................................(9Ilstraci!n 1< lanilla de eno...............................................................................................................(9Ilstraci!n 2< or ,ceder tiempo de ,spera.........................................................................................*0Ilstraci!n &


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Ilstraci!n 4&< /ctas de /nlaci!n...........................................................................................................**

Ilstraci!n 4(< 5odlo de Impresi!n.......................................................................................................*6Ilstraci!n 4*< 5arcar como Impreso......................................................................................................*6Ilstraci!n 46< ,ni! de #ocmentos......................................................................................................*6Ilstraci!n 4< "enerar Listado de ,ntrega.............................................................................................*Ilstraci!n 44< #ocmentos para ,ntregar...............................................................................................*Ilstraci!n 49< Listado de )adicados.......................................................................................................*4Ilstraci!n 90< 5!dlo de rstamo........................................................................................................*9Ilstraci!n 91< rstamo de )adicado......................................................................................................*9Ilstraci!n 92< #ocmentos Solicitados...................................................................................................60Ilstraci!n 9&< #eolci!n de #ocmentos.............................................................................................60Ilstraci!n 9(< "eneraci!n de )eportes...................................................................................................61Ilstraci!n 9*< "eneraci!n de )eportes...................................................................................................61Ilstraci!n 96< )esltado de >?s@eda....................................................................................................62Ilstraci!n 9< 3er Dist!rico....................................................................................................................62Ilstraci!n 94< $pciones "enerales del sistema.......................................................................................6&Ilstraci!n 99< 3entana de ,stadsticas....................................................................................................6&Ilstraci!n 100< Tipo de estadsticas.........................................................................................................6&Ilstraci!n 101< #escripci!n de la ,stadstica..........................................................................................6(Ilstraci!n 102< )esltado de ,stadsticas...............................................................................................6(Ilstraci!n 10&< estaa donde se mestra la in%ormaci!n de cada no de los radicados inolcrados enla estadstica generada..............................................................................................................................6(Ilstraci!n 10(< 5en? )adicaci!n............................................................................................................6*Ilstraci!n 10*< Seleccionar )emitente....................................................................................................6*

Ilstraci!n 106< /gregar 7sario.............................................................................................................66Ilstraci!n 10< /gregar )emitente..........................................................................................................66Ilstraci!n 104< Ingreso de remitente neo............................................................................................66Ilstraci!n 109< #atos del )emitente.......................................................................................................6Ilstraci!n 110< #atos del )adicado........................................................................................................6Ilstraci!n 111< Fmero de radicado.......................................................................................................6Ilstraci!n 112< Fmero de radicado.......................................................................................................64Ilstraci!n 11&< Foti%icaci!n de correo electr!nico.................................................................................64Ilstraci!n 11(< "enerar lanilla..............................................................................................................69Ilstraci!n 11*< "enerar lanilla..............................................................................................................69Ilstraci!n 116< Listado de radicados a "enerar lanilla.........................................................................0

Ilstraci!n 11< lanilla generada.............................................................................................................0Ilstraci!n 114< 5en? 5asia..................................................................................................................1Ilstraci!n 119< )adicaci!n 5asia..........................................................................................................1Ilstraci!n 120< Conslta y Selecci!n de #estinatarios............................................................................2Ilstraci!n 121< )esltado Conslta #estinatarios...................................................................................2Ilstraci!n 122< "enerar .CS3.................................................................................................................2Ilstraci!n 12&< #escargar .CS3..............................................................................................................&



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Ilstraci!n 12(< "ardar en ,@ipo Local...............................................................................................&

Ilstraci!n 12*< /plicaci!n T)#..............................................................................................................&Ilstraci!n 126< Tipo de )adicaci!n.........................................................................................................(Ilstraci!n 12< /d;ntar archios correspondientes...............................................................................(Ilstraci!n 124< In%ormaci!n 5asia........................................................................................................(Ilstraci!n 129< de%initio de )adicados 5asia......................................................................................*Ilstraci!n 1&0< )adicado Com+inaci!n de Correspondencia..................................................................6Ilstraci!n 1&1< $pci!n /dministraci!n...................................................................................................Ilstraci!n 1&2< $pciones de /dministraci!n...........................................................................................Ilstraci!n 1&&< /dministraci!n de 7sarios y er%iles............................................................................Ilstraci!n 1&(< Creaci!n de sario........................................................................................................4Ilstraci!n 1&*< /signaci!n de ermisos de sario................................................................................9Ilstraci!n 1&6< ,ditar sarios...............................................................................................................40Ilstraci!n 1&< Consltar sarios..........................................................................................................41Ilstraci!n 1&4< 3er Dist!rico de sario.................................................................................................41Ilstraci!n 1&9< Dist!rico de sario.......................................................................................................41Ilstraci!n 1(0< )adicaci!n Salida...........................................................................................................42Ilstraci!n 1(1< )adicaci!n #ocmentos Internos...................................................................................4&Ilstraci!n 1(2< Comnicaci!n Interna....................................................................................................4&Ilstraci!n 1(&< )adicaci!n 5asia.........................................................................................................4(Ilstraci!n 1((< Impresi!n........................................................................................................................4(Ilstraci!n 1(*< Solicitd de /nlaci!n....................................................................................................4*Ilstraci!n 1(6< 7sario )easigna............................................................................................................4*Ilstraci!n 1(< ,stadsticas.....................................................................................................................46

Ilstraci!n 1(4< 7sario /ctio...............................................................................................................46Ilstraci!n 1(9< Fiel de Segridad.........................................................................................................46Ilstraci!n 1*0< 7sario Feo...............................................................................................................4Ilstraci!n 1*1< /rchiar #ocmentos.....................................................................................................4Ilstraci!n 1*2< 7sario +lico..............................................................................................................44Ilstraci!n 1*&< Creaci!n de ,pedientes................................................................................................44Ilstraci!n 1*(< Foti%icaci!n de Citaciones..............................................................................................44Ilstraci!n 1**< /tenticaci!n L#/......................................................................................................49Ilstraci!n 1*6< )adicaci!n de ,ntrada....................................................................................................49Ilstraci!n 1*< )adicaci!n de 'actras...................................................................................................90Ilstraci!n 1*4< #igitali:aci!n de #ocmentos........................................................................................90

Ilstraci!n 1*9< /dministrador de /rchio...............................................................................................91Ilstraci!n 160< Ta+las de )etenci!n #ocmental...................................................................................91Ilstraci!n 161< restamos de #ocmentos.............................................................................................92Ilstraci!n 162< ,nos de Correo...........................................................................................................92Ilstraci!n 16&< #eolciones de Correo.................................................................................................9&Ilstraci!n 16(< /nlaciones....................................................................................................................9&Ilstraci!n 16*< >orrar /neos .ti%...........................................................................................................9&



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Ilstraci!n 166< ,ditor de 'l;os..............................................................................................................9(

Ilstraci!n 16< /dministrador de dependencias......................................................................................9(Ilstraci!n 164< Listado de #ependencias................................................................................................9*Ilstraci!n 169< Creaci!n de #ependencia...............................................................................................96Ilstraci!n 10< Consectios de las dependencias..................................................................................96Ilstraci!n 11< Lista de dependencias.....................................................................................................9Ilstraci!n 12< #ais Fo D8+iles..............................................................................................................9Ilstraci!n 1&< /dministraci!n de %ormas de enos...............................................................................94Ilstraci!n 1(< /dministraci!n de ta+las sencillas...................................................................................99Ilstraci!n 1*< Listado Ta+las Sencillas..................................................................................................99Ilstraci!n 16< Creaci!n Ta+la Sencilla................................................................................................100Ilstraci!n 1< 5odi%icaci!n Ta+la Sencilla..........................................................................................100Ilstraci!n 14< /dministraci!n de tipos de radicados...........................................................................101Ilstraci!n 19< Listado Tipos de )adicados.........................................................................................101Ilstraci!n 140< /gregar Tipo de )adicado............................................................................................102Ilstraci!n 141< 5odi%icaci!n Tipos de )adicados................................................................................102Ilstraci!n 142< /dministrador de ases...............................................................................................10&Ilstraci!n 14&< Listado de ases..........................................................................................................10&Ilstraci!n 14(< /gregar as.................................................................................................................10(Ilstraci!n 14*< 5odi%icar as..............................................................................................................10(Ilstraci!n 146< /dministrador de #epartamentos.................................................................................10*Ilstraci!n 14< Listado de #epartamentos............................................................................................10*Ilstraci!n 144< /gregar #epartamento.................................................................................................106Ilstraci!n 149< 5odi%icar #epartamentos.............................................................................................106

Ilstraci!n 190< /dministrador de 5nicipios.......................................................................................10Ilstraci!n 191< 5odi%icar #epartamentos.............................................................................................104Ilstraci!n 192< /dministrador de Tari%as..............................................................................................109Ilstraci!n 19&< Listado de Tari%as.........................................................................................................109Ilstraci!n 19(< /gregar Tari%a...............................................................................................................110Ilstraci!n 19*< 5odi%icar Tari%a............................................................................................................110Ilstraci!n 196< /dministrador de Contactos.........................................................................................111Ilstraci!n 19< Listado de Contactos....................................................................................................112Ilstraci!n 194< /gregar Contacto.........................................................................................................112Ilstraci!n 199< 5odi%icar Contacto......................................................................................................11&Ilstraci!n 200< /dministraci!n de tipo tercero.....................................................................................11(

Ilstraci!n 201< Listado de Terceros......................................................................................................11(Ilstraci!n 202< /gregar Tercero............................................................................................................11*Ilstraci!n 20&< >?s@eda de Tercero....................................................................................................116Ilstraci!n 20(< 5odi%icar Tercero.........................................................................................................116Ilstraci!n 20*< Segridad de #ependencia...........................................................................................11Ilstraci!n 206< ,;emplo de archio plano.............................................................................................114Ilstraci!n 20< 5igraci!n de im8genes.................................................................................................114



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Ilstraci!n 204< $pci!n /yda...............................................................................................................120

Ilstraci!n 209< #irectorio.....................................................................................................................120Ilstraci!n 210< 5en? de lantillas........................................................................................................121Ilstraci!n 211< Cargar lantilla.............................................................................................................121Ilstraci!n 212< Seleccionar lantilla.....................................................................................................121Ilstraci!n 21&< Listado de lantillas Cargadas......................................................................................122Ilstraci!n 21(< ,liminar lantilla..........................................................................................................122Ilstraci!n 21*< 5ensa;e de Con%irmaci!n.............................................................................................122Ilstraci!n 216< 'ormato de lantilla.....................................................................................................12&Ilstraci!n 21< 5odlo de T)#...........................................................................................................12*Ilstraci!n 214< $pciones del m!dlo de T)#......................................................................................12*Ilstraci!n 219< Tipos #ocmentales.....................................................................................................12*Ilstraci!n 220< Tipologa ingresada correctamente...............................................................................126Ilstraci!n 221< 5odi%icar Tipologas....................................................................................................126Ilstraci!n 222< >?s@eda de tipologa..................................................................................................12Ilstraci!n 22&< Inserci!n de series docmentales.................................................................................124Ilstraci!n 22(< Serie insertada correctamente......................................................................................124Ilstraci!n 22*< 5odi%icar series............................................................................................................129Ilstraci!n 226< >?s@eda de serie.........................................................................................................129Ilstraci!n 22< S+serie........................................................................................................................1&0Ilstraci!n 224< S+series docmentales................................................................................................1&0Ilstraci!n 229< S+series ingresadas al sistema....................................................................................1&0Ilstraci!n 2&0< S+series ingresadas al sistema....................................................................................1&1Ilstraci!n 2&1< 5odi%icaci!n S+series................................................................................................1&1

Ilstraci!n 2&2< >scar S+serie............................................................................................................1&2Ilstraci!n 2&&< 5atri: de )elaci!n.......................................................................................................1&2Ilstraci!n 2&(< 5atri: de relaci!n de T)#...........................................................................................1&&Ilstraci!n 2&*< 5atri: asignada correctamente....................................................................................1&&Ilstraci!n 2&6< 5odi%icaci!n T)# Grea...............................................................................................1&(Ilstraci!n 2&< 5odi%icaci!n T)# Grea...............................................................................................1&(Ilstraci!n 2&4< Listado de T)# asignadas............................................................................................1&(Ilstraci!n 2&9< Listado para todas las dependencias.............................................................................1&*Ilstraci!n 2(0< Listado para n 8rea especi%ica.....................................................................................1&6Ilstraci!n 2(1< 'l;o de roceso...........................................................................................................1&Ilstraci!n 2(2< 5!dlo de edici!n de 'l;os........................................................................................1&4

Ilstraci!n 2(&< Crear roceso...............................................................................................................1&4Ilstraci!n 2((< 3entana de creaci!n de proceso...................................................................................1&4Ilstraci!n 2(*< ,ditar 'l;o...................................................................................................................1&9Ilstraci!n 2(6< Seleccionar roceso.....................................................................................................1&9Ilstraci!n 2(< /dici!n de etapas.........................................................................................................1&9Ilstraci!n 2(4< Crear conei!n.............................................................................................................1(0Ilstraci!n 2(9< Creaci!n de conei!n para %l;ograma.........................................................................1(1



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Ilstraci!n 2*0< antalla de creaci!n de %l;o terminado........................................................................1(2

Ilstraci!n 2*1< Crear 'l;o...................................................................................................................1(2Ilstraci!n 2*2< /dicionar etapa.............................................................................................................1(2Ilstraci!n 2*&< Ingreso de datos para la adici!n de etapa.....................................................................1(&Ilstraci!n 2*(< Ingreso de coneiones..................................................................................................1(&Ilstraci!n 2**< "ardar in%ormaci!n de %l;o.......................................................................................1(&Ilstraci!n 2*6< Seleccione el proceso a editar......................................................................................1((Ilstraci!n 2*< 5odi%icaci!n del %l;o...................................................................................................1((Ilstraci!n 2*4< 5odi%icaci!n de la etapa..............................................................................................1(*Ilstraci!n 2*9< 5odi%icaci!n de coneiones.........................................................................................1(*Ilstraci!n 260< /plicaci!n de los %l;os a los epedientes.....................................................................1(6Ilstraci!n 261< estaa ,pedientes.....................................................................................................1(6Ilstraci!n 262< Crear epediente...........................................................................................................1(Ilstraci!n 26&< $pciones de creaci!n de epediente.............................................................................1(Ilstraci!n 26(< Con%irmaci!n de creaci!n de epediente......................................................................1(Ilstraci!n 26*< )esltado de la creaci!n del epediente.......................................................................1(4Ilstraci!n 266< 3eri%icaci!n de inclsi!n en epediente........................................................................1(4Ilstraci!n 26< Cam+io eitoso.............................................................................................................1(9Ilstraci!n 264< 5!dlo de /rchio.......................................................................................................1*0Ilstraci!n 269< $pciones de archio.....................................................................................................1*0Ilstraci!n 20< ,nca+e:ado de la +?s@eda +8sica...............................................................................1*1Ilstraci!n 21< #ocmentos por archiar.............................................................................................1*1Ilstraci!n 22< 7+icaci!n %sica del radicado en n epediente............................................................1*2Ilstraci!n 2&< Seleccione ,di%icio.......................................................................................................1*2

Ilstraci!n 2(< nidad de conseraci!n................................................................................................1*&Ilstraci!n 2*< Cam+io de Carpeta.......................................................................................................1*&Ilstraci!n 26< Fo de %oliosH Fo de aneos..........................................................................................1*&Ilstraci!n 2< #ocmentos archiados...............................................................................................1*(Ilstraci!n 24< )esltado de >?s@eda por ,clir.............................................................................1*(Ilstraci!n 29< Con%irmaci!n de eclsi!n...........................................................................................1*(Ilstraci!n 240< >?s@eda /an:ada......................................................................................................1**Ilstraci!n 241< )esltado de la >?s@eda >8sica.................................................................................1*6Ilstraci!n 242< )eporte por /rchiados...............................................................................................1*6Ilstraci!n 24&< )esltado del reporte...................................................................................................1*Ilstraci!n 24(< #etalles del reporte......................................................................................................1*

Ilstraci!n 24*< Cam+io de Colecci!n or Ca;as...................................................................................1*4Ilstraci!n 246< Cam+io de Colecci!n por ,pedientes.........................................................................1*9Ilstraci!n 24< Inentario consolidado capacidad $cpada.................................................................160Ilstraci!n 244< )esltado del inentario por ,ntrepaos.....................................................................160Ilstraci!n 249< )esltado del inentario por Ca;as...............................................................................160Ilstraci!n 290< /gregar Inentario.......................................................................................................161Ilstraci!n 291< Inentario docmental generado..................................................................................161



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Ilstraci!n 292< Con%irmaci!n de descarga............................................................................................162

Ilstraci!n 29&< Cargar archio CS3 con inentario..............................................................................162Ilstraci!n 29(< )adicados archiados sin epediente...........................................................................16&Ilstraci!n 29*< )esltado del reporte...................................................................................................16&Ilstraci!n 296< Trans%erencia #ocmentales.........................................................................................16(Ilstraci!n 29< Conslta de trans%erencia docmental..........................................................................16(Ilstraci!n 294< )esltado de alerta de epedientes..............................................................................16(Ilstraci!n 299< >?s@eda /rchio central.............................................................................................16*Ilstraci!n &00< )esltado de la +?s@eda en /rchio Central..............................................................16*Ilstraci!n &01< 5odi%icar registro de archio central...........................................................................166Ilstraci!n &02< Insertar registro en archio central...............................................................................164Ilstraci!n &0&< Cargar archio CS3 con inentario..............................................................................164Ilstraci!n &0(< Ingresar edi%icio............................................................................................................169Ilstraci!n &0*< In%ormaci!n del ,di%icio...............................................................................................169Ilstraci!n &06< Ingreso de Tipos de almacenamiento............................................................................10Ilstraci!n &0< )elaci!n entre tipos de almacenamiento......................................................................10Ilstraci!n &04< ,dici!n de edi%icios......................................................................................................11Ilstraci!n &09< ,dici!n de tipos de almacenamiento............................................................................11Ilstraci!n &10< )elaci!n entre tipos de almacenamiento......................................................................12Ilstraci!n &11< 5odi%icaciones de )adicados.......................................................................................1&Ilstraci!n &12< >scar )adicado..........................................................................................................1&Ilstraci!n &1&< #atos 5odi%icados.......................................................................................................1&Ilstraci!n &1(< Ingreso al Sistema SkinaScan.......................................................................................1(Ilstraci!n &1*< 3entana de SkinaScan...................................................................................................1*

Ilstraci!n &16< >?s@eda del )adicado................................................................................................1*Ilstraci!n &1< )adicado a Imprimir.....................................................................................................16Ilstraci!n &14< Impresi!n Sticker.........................................................................................................16Ilstraci!n &19< /+rir Imagen desde ,@ipo..........................................................................................1Ilstraci!n &20< ,niar /neo a n )adicado........................................................................................1Ilstraci!n &21< #escargar en el Seridor..............................................................................................14Ilstraci!n &22< 7+icaci!n para descargar /rchio................................................................................14Ilstraci!n &2&< >?s@eda de ,pediente..............................................................................................14Ilstraci!n &2(< )adicados pertenecientes a n ,pediente...................................................................19Ilstraci!n &2*< /plicaci!n T)# ,pediente.........................................................................................140Ilstraci!n &26< Con%irmaci!n del ,pediente.......................................................................................141

Ilstraci!n &2< 5estra Fmero ,pediente.......................................................................................141



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Introducción alSistema de Gestión Documental Orfeo

,n el presente captlo se presentan los primeros pasos para n sario @e comien:a a sar el Sistemade "esti!n #ocmental Orfeo. Se descri+e el ingresoH el am+iente general de tra+a;o y las di%erentes%ncionalidades +8sicas de la herramienta.

1. Ingreso a Orfeo SGD

ara ingresar a la herramienta de "esti!n #ocmental Orfeo se re@iere<

✔ Faegador e+< ,l sistema est8 desarrollado en am+iente e+ con est8ndares &CH por lo tanto

se recomienda sar 5o:illa 'ire%o a cam+io de Internet ,plorerH con la direcci!n o rtaindicada.

Ilustración 1: Ingreso al Sistema

✔ Fom+re de sario y contrasea< Ingrese ss datos en la pantalla de inicio.

◦ Si no recerda la contraseaH de+e in%ormar al 8rea responsa+le para restararla y poder ingresar.◦ Si s instalaci!n es nea es posi+le @e admonadmon o adminadmin %ncione para iniciar.◦ Tenga en centa @eH por segridadH lego de 1* mintos de inactiidad la sesi!n se cerrar8 y

de+er8 iniciar neamente la sesi!n en el sistema.



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2. Opciones Generales del Sistema

7na e: ha ingresado encontrar8 en la parte sperior i:@ierda las sigientes opciones.

Ilustración 2: pciones !enerales del sistema

2.1. Ayuda

5ediante este nclo se pede ingresar al listado de manalesH donde se pede consltar los di%erentes procedimientos @e se reali:an en el sistema y el listado de plantillas de comnicaci!nH donde se pededescargarH s+irH moer o copiar dependiendo de la necesidad planteada.

2.2. Información

Se encentran los datos generales de cada sario como docmento de identi%icaci!nH %echa denacimientoH Fo. de etensi!nH correo electr!nicoH 7+icaci!nH piso. Se recomienda tener actali:ados ssdatos en el sistema.

2.3. Créditos

Se reconoce el es%er:o de los desarrolladores @e ha cola+orado para @e la herramienta cre:ca y se

mantenga.

2.4. Contraseña

/l ingresar a este nclo se pede cam+iar la contrasea del sario para el ingreso al sistema. Candose realice n cam+io de contraseaH se de+e cerrar la sesi!n y oler a ingresar con la nea clae este proceso solo cam+ia la contrasea corta es decir Fo cam+ia la del L#/.

2.5. stad!sticas

ermite generar di%erentes reportes de los docmentos @e entranH se procesan y salen de la entidad.

✔ ede escoger #ependenciaH 7sarioH Tipo de radicadoH etc.✔ La %echa #esdeDasta corresponde al da en @e %eron radicados los docmentos.

✔ 3eri%i@e el manal de estadsticas para mayor in%ormaci!n.



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2.". Cerrar #esión

,n el momento @e no se desea continar en el aplicatio pede sar esta opci!n. ,s importanteH por segridadH @e siempre se asegre @e la sesi!n @eda cerrada antes de a+andonar s pesto de tra+a;o.

3. Funciones del Sistema

,n el lado i:@ierdo de la aplicaci!n en todo momento encontrara los di%erentes men?s con el @ecenta el sistema < 5en? rincipalH )adicaci!n y Carpetas.

3.1. $en% &rincipa'

,ste men? contiene todas las opciones %ncionales del sistema dependiendo de los permisos asignados

al sario<

✔ Administración< Cando se necesita cam+iar alg?n par8metro deoperaci!n del sistema.

✔ Editor de Flujos< ,sta opci!n permite crear yo editar los %l;osdocmentales ingresados en la parametri:aci!n del sistema.

✔ Envíos< 5ane;a los enos de docmentos entregados a las di%erentesagencias de correo para s reparto.

✔ Modificación< Cando se de+e cam+iar algna in%ormaci!n de nradicado. ,sto pede ocrrir por@e los datos est8n incompletos oincorrectos.

✔ Impresión< ermite marcar en el sistema n radicado de salida comoimpreso. ,sto se de+e reali:ar desps de imprimir el docmento%sico.

✔ Anulación< Cando eiste n n?mero de radicado para anlar por dplicidad del docmentoHcorrecci!n del mismo o el radicado ya no se a a eniar a s destino.

✔ Tablas de Retención Documental< /plicaci!n de las ta+las de retenci!n docmental a nradicado generado en el sistema. Se asigna la respectia identi%icaci!n teniendo en centa laSerieH S+serie y Tipo docmental al @e perteneceH de tal manera @e peda ser clasi%icado en el

8rea de archio.✔ Consultas< >scar n radicado de %orma r8pida para reali:ar algna operaci!n con el. Se peden

tili:ar di%erentes %iltros para tener n resltado mas precisoH cercano a lo @e se necesita.

✔ Arcivo< Se tili:a cando se necesita organi:ar y almacenar los docmentos en el archio degesti!n de la entidad o empresa. Dace re%erencia a la +icaci!n de los mismos docmentos del


Ilustración ": pciones #uncionales del Sistema


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8rea de archio.

✔ !r"stamo< Solicitar n docmento en %sico. ,l sistema de+e tener n registro del prstamoreali:ado para tener me;or control de los docmentos %sicos.

✔ Dev Correo< ,ste es el proceso @e se de+e reali:ar cando se necesite dar por cerrado n eno@e se reali:o anteriormente.

3.2. (adicación

,ste men? contiene las opciones @e permite el sistema al momento de radicar< ,ste pede cam+iar deacerdo a los tipos de radicaci!n de cada entidad yo empresa.

✔ #alida< )egistrar en el sistema los docmentos @e an hacer entregados a las di%erentes entidades yo empresas.

✔ Entrada< )egistrar en el sistema los docmentos @e llegan y sonentregados a la entidad yo empresa

✔ Memorando< )egistrar en el sistema los docmentos internos%ormales.

✔ Circulares< )egistrar en el sistema los docmentos internos no%ormales.

✔ Masiva< "enerar n radicado a m?ltiples destinatarios y sdistri+ci!n.

✔ Asociar Im$%enes< S+ir y anear docmentos re%erentes al mismoradicado y la impresi!n de s Sticker. Tam+in se tili:a para s+ir

modi%icaciones yo de n docmento de n radicado.

✔ !lanilla de Radicados< #esde esta opci!n se pede generar na planilla @e lista todos losradicados e%ectados y en tramite @e se han reali:ado en n periodo de tiempo.

✔ !lanilla de Reasi%nados< "enerar na planilla @e lista todos los radicados @e por algnara:!n han sido asignados a na persona di%erente en n periodo de tiempo.

✔ Correo Electrónico & Radicación Email< #esde esta opci!n se pede generar las radicaciones

de correos electr!nicos reci+idos.

3.3. Carpetas

Las carpetas son con;ntos de docmentos con n %actor com?n i.e. ,ntrada Salida. #esde este men?se peden er todos los radicados del sario en el sistema como ,ntradaH SalidaH 5emorandosHCirclaresH In%ormados y todas las dem8s transacciones @e se han reali:ado en el sistema re%erente a los


Ilustración $: %en& de 'adicación


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radicados.

3.3.1. Carpetas Predeterminadas

Las carpetas @e ienen por de%ecto en el sistema contienen los radicados @e se han con%igrado en elsistema y son creadas para cada neo sario. ,stas ienen con s nom+re segido de la cantidad deradicados eistentes entre parntesis AB<

✔ Entrada< Cando se radica n docmento en el 8rea decorrespondencia para na dependencia determinadaH el radicado llegaa la carpeta de J,FT)/#/J del sario responsa+le de ladependencia destino.

✔ #alida< / esta carpeta llegan todos los registros de radicaci!n desalida @e han sido generados por el sario como na 'adicación (uevaH y a la calH se le anear8 n docmento para generar larespesta.

✔ Memorando< / esta carpeta llegan los radicados @e la entidad seencarga de generar y asignar a las di%erentes dependencias.

✔ Circulares< / esta carpeta llegan los radicados @e la entidad seencargan de generar y asignar a las di%erentes dependencias como loson las circlares internas.

✔ 'o()o< Si el sario tiene per%il de Ee%eH en esta carpeta se encentran los radicados @e nsario le ha in%ormado para s reisi!n y apro+aci!nH y de esta %ormaH poder reali:ar lastransacciones correspondientes. Si el sario tiene n per%il Formal solo podr8 isali:ar losdocmentos @e l mismo ha eniado a s ;e%e pero no podr8 reali:ar ningna transacci!n so+relos mismos.

✔ Devueltos< / esta carpeta llegan los docmentos @e han deelto a n sario por@eencontraron alg?n error o inconsistencia en el mismo.

✔ A%endado< ,n esta carpeta se ir8n trasladando atom8ticamente los docmentos @e tienen programada na agenda con %echa del da actal es decir los docmentos @e est8n esta+lecidos para ser tramitados el da de hoy.

✔ A%endado 'encido


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les ha reali:ado algna transacci!n en s hist!ricoH en el ?ltimo mesH por e;< reasignarH in%ormarH

archiarH deolerH entre otras.✔ Carpetas !ersonales< Son las carpetas creadas por los sarios mediante el inclo

KersonalesFea Carpeta para la organi:aci!n de ss docmentos.

3.3.2. Contenido de una carpeta

Todo el contenido de na carpetaH sin a%ectar de @e tipo esH se mestra n listado de radicadoscorrespondiente. ,;emplo< Si escoge la carpeta de entrada y en ella se mestra n listado de todos losradicados de entrada correspondientes en este momento.

Ilustración +: *ontenido de la carpeta de ntrada

Los docmentos listados en cal@ier carpetaH contienen 6 colmnas<

Ilustración -: ncabezado del la .abla

✔ *+mero de Radicado< /l dar clic so+re el n?mero de radicaci!n ,;m


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✔ Tipo de Documento< Tipologa docmental aplicada al radicadoH como Ta+la de )etenci!n

#ocmental AT)#B.✔ Días Restantes< 5estra los das para dar tramite seg?n la Ta+la de )etenci!n #ocmental

AT)#B.

✔ Enviado por< 'ncionario @e eni! o asigno el docmento. Si el campo es aci!H signi%ica @elleg! directamente del 8rea de correspondencia

3.3.3. Contenido de un Radicado

,n el listado de na carpeta pede escoger n radicado. /l presentarse este radicadoH se centa con ( pestaas con in%ormaci!n releante como se mestra a continaci!n<

¤ Información General

,n esta ista se pede encontrar la in%ormaci!n de )emitenteH ,mpresasH ,ntidades con ss respectiasdireccionesH departamentos y dem8s datos @e se inclyeron en el registro inicial de la radicaci!n.

Ilustración /: 0estaa Información !eneral

#esde esta istaH adem8s sted pede<

✔ 3eri%icar si es n radicado neo o n radicado aneo a no @e ya eista en el sistema.

✔ La segridad del radicado.

✔ La imagen del radicado.



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✔ ,l estado actal del mismo.

✔ La clasi%icaci!n T)# ATa+las de )etenci!n #ocmentalB.

✔ ,l %l;o del docmento

¤ Histórico

,sta es na de las istas m8s importantes del sistema. #esde a@ se pede consltar los di%erentes pasoso transacciones @e se ha reali:ado al docmento desde @e se entreg! en correspondencia hasta @e%inali:! s tr8miteH inclyendo las eces @e ha sido reasignado e in%ormado.

Ilustración : 0estaa Histórico

¤ Documentos

,n esta pestaa se mestra la in%ormaci!n de todos los docmentos @e se han aneado al radicadoHcada no de estos docmentos tienen @e pasar por ( estados importantes @e descri+en el proceso delmismo docmento.

Ilustración 13: 0estaa 4ocumentos



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✔ ,rea de estado del documento- Contiene ( estados son< /neadoH )adicadoH Impresos y

,niado.✔ .n n+mero temporal compesto por el n?mero de radicado de entrada m8s n consectio @e

a a identi%icar el archio @e sted ha aneadoH mientras es reisadoH apro+ado y se le ad;dican n?mero de radicado de%initio el cal reempla:ar8 a este n?mero inicial.

✔ Al%unos atributos del arcivo ane/o como- el tipo de %ormatoH tipi%icaci!n del docmentoAcando este ya es radicadoBH s tamaoH el nom+re de @ien lo ha ad;ntado al registro inicial yna re%erencia colocada por sted en el paso anterior.

¤ Expedientes

,sta pestaa mestra los epedientes en los cales el radicado ha sido inclidoH estos epedientesirtales se an con%ormando a medida @e el sario inclye radicados en determinado nom+re deepedienteH logrando en na sola entana mostrar todos los docmentos inolcrados en el mismo proceso y los cales se encentran %sicamente archiados.

Ilustración 11: 0estaa 5pedientes

• /l dar Clic so+re cal@iera de los n?meros de epedientes este actali:a la pagina con lain%ormaci!n de los radicados @e se encentran en el nmero seleccionado ALa cal aparecea+a;o de er +orradosB.

• ,nlace KIFCL7I) #$C75,FT$S ,F ,O,#I,FT, mestra la pantalla @e permiteanear los docmentos necesarios en el mismo epediente donde se encentra el radicado.

#u%erencia


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Ilustración 12: .ransacciones del sistema

4.1. $o)er A

Con esta %ncionalidad se pede trasladar n docmento desde cal@ier carpetaH a na carpeta personalya creada preiamente.

Los pasos para moer n docmento son<

aB 5arcar al %inal del registro en el cadro de selecci!n los radicados @e desea moer

+B #ar Clic en el +ot!n K %6' 788

cB Seleccionar de la lista desplega+leH la carpeta personal a la cal se eniar8 los radicadosescogidoH dar Clic en el +ot!n de eniar

dB ,l sistema reali:a la con%irmaci!n de los radicados @e se han trasladado de carpeta en nresmen en la pantalla.

#u%erencia- 7n docmento se pede trasladar a cal@ier carpetaH tanto predeterminada como personal.

4.2. (easi*nar

Con esta %ncionalidad se pede eniar n docmento a otro sario para s respectio tr8mite. ,lsistema le permite a n sario +8sico reasignar n docmento ?nicamente a los sarios @e pertene:can a s misma dependencia. ,l Ee%e por el contrarioH pede reasignar docmentos a lossarios de s dependenciaH y adicionalmente a los Ee%es de cal@ier dependencia.

Los pasos para hacer na re-asignaci!n son<

aB 5arcar al %inal del registro en el cadro de selecci!n los radicadosH @e desea )easignar

+B #ar Clic en el +ot!n 9'7SI!(7'9



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Ilustración 1": pción 'easignar

cB Seleccionar de la lista desplega+leH la dependencia a la cal se eniar8 los radicados marcados.ASi es sario normal solo aparece la dependencia a la cal perteneceB

dB #ar Clic en el +ot!n de eniar

eB ,l sistema despliega na entana donde se selecciona el nom+re del sario a @ien se lereasignar8 el radicadoH se escri+e el comentario respectio y se da Clic en el +ot!n

Ilustración 1$: 'easignar

%B ,l sistema reali:a la con%irmaci!n de los radicados @e se han reasignado en n resmen.

4.3. Informar

Con esta %ncionalidad se pede eniar copia de n docmento a cal@ier sario para s in%ormaci!no si es necesario de s aporte para s respectio tr8mite.

Los pasos para in%ormar a n sario son los sigientes<

aB 5arcar al %inal del registro en el cadro de selecci!n los radicadosH @e desea In%ormar

+B #ar Clic en el +ot!n 0 I(#'%7'0



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Ilustración 1): pción de Informar

cB Seleccionar de la listaH la dependencia a la cal se in%ormar8 los radicados marcadosH dar Clic en

el +ot!n eniarH

Ilustración 1+: pción 'ealizar

dB ,l sistema despliega na entana donde aparece el listado de sarios a @ien se le in%ormar8 losradicadosH se escri+e el comentario respectio y se da Clic en el K '7I;7'

Ilustración 1-: *onfirmación de Informar

eB ,l sistema mestra n resmen con la con%irmaci!n de los radicados @e han sido in%ormados.



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#u%erencia-

• ara seleccionar arias dependencias o sarios para eniar copia Ain%ormarB oprima la teclaControl mientras da Clic a los di%erentes destinatarios.

• #e+e hacer clic en el titlo de C/),T/S en el lado i:@ierdo de la pantalla para @e loscontadores An?meros entre parntesis al lado de cada carpetaBH sean actali:ados.

4.4. De)o')er

Con esta %ncionalidad se pede deoler el docmento a la persona @e solicito la reisi!n del mismode esta %orma se tiene na tra:a+ilidad @e tiene este docmento.

Los pasos para deoler el docmento a n sario solicitante son los sigientes<

aB 5arcar al %inal del registro en el cadro de selecci!n los radicadosH @e desea #eoler

+B #ar Clic en el +ot!n 0 466'0

Ilustración 1/: pción de 4evolver

cB Ingrese la ;sti%icaci!n del por@e se a a deoler el docmento y proceda a dar clic en el +ot!n


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Ilustración 1: >ustificación 4evolución

4.5. Vo.+o ,Visto +ueno - Aprobación

Con esta %ncionalidad se pede eniar al Ee%e de la dependencia para @e realice la correspondienteeri%icaci!n y atori:aci!n con los docmentos.

Los pasos a segir para reali:ar el proceso de apro+aci!n son los sigientes<

aB 5arcar al %inal del registro en el cadro de selecci!n los radicadosH @e desea 3o.>o

+B #ar clic en el +ot!n K6o8?o.

Ilustración 23: pción de 6o8?o

cB Se mestra en la parte sperior derecha el nom+re el sario Ee%e el cal es el @e tiene laatori:aci!n para dar el isto +eno de n docmento.

dB #e+e ingresar na descripci!n detallada del docmento para @e as el ;e%e peda agili:ar el proceso de dar el 3o.>o.

eB Dacer clic en el +ot!n


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Ilustración 21: pción 6o8?o

4.". /(D - C'asificar 'os radicados

Todos los radicados de+en ser clasi%icados en s T)#H de lo contrarioH no se podr8 archiar.

Los pasos para reali:ar na clasi%icaci!n son los sigientes<

aB ,n el +ot!n T)# de las carpetas podr8 hacerlo de manera m?ltiple.

Ilustración 22: .'4 %&ltiples

+B Seleccione el o los radicados y escri+a el comentario de la T)# m?ltiples hacer clic en


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Ilustración 2": 'adicados a .'4 %&ltiples

cB 7na e: apare:ca la entana emergenteH seleccione la SerieH la S+serie y el tipo docmental @ecorresponde al radicado y haga Clic en


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4.0. pediente - Inc'uir 'os radicados

#esde esta opci!n se permite inclir di%erentes radicados en na misma carpeta inclyendo losdocmentos @e estn inclidos del directorio principal.

ara inclir n radicado en n epediente los pasos son los sigientes

aB Ingresar a la pestaa de epediente y selecci!n la opci!n KInclir en o marcar al %inal delregistro en el cadro de selecci!n los radicadosH @e desea In%ormar.

+B #ar Clic en el +ot!n 0E/pediente0 Se a+rir8 na entana emergente.

cB #igite el n?mero del epediente o el nom+re de la carpeta en la cal desea inclir el radicado

Ilustración 2): Incluir en e5pediente

dB Daga Clic en InclirPenP,p

eB ,l sistema solicita la con%irmaci!n de la Inclsi!n o /sociaci!n del radicado al epediente. #ar Clic en el +ot!n Con%irmar.

Ilustración 2+: *onfirmación de e5pediente

%B ,l sistema gra+a los datos del radicado en el cal se encentra +icado y aparece estain%ormaci!n en la ista del epedienteH indicando el n?mero del epediente a donde se incly! y



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los docmentos aneos @e tiene dicho radicado y @e pertenecen a este epediente.

5. Otras Operaciones sore Documentos

5.1. +uscar

>scar n radicado en algna de ss carpetas. ,sta opci!n es ?til cando el listado de radicados esetenso. ,;emplo< Ingresar a la carpeta de ,ntrada y en la parte sperior i:@ierda ingrese el nmero deradicado @e desea +scar y de clic en el +ot!n de >scar.

Ilustración 2-: ?&sBueda de radicados

5.2. Consu'ta

,n esta opci!n se peden +scar radicadosH de acerdo con di%erentes %iltrosH ingrese a la opci!nConslta en el men? +icado en el lado i:@ierdo de la pantalla.

/ continaci!n se mestra na entana con diersas %ormas de %iltrar radicados<

Ilustración 2/: ?&sBueda *lCsica

✔ )uscar por- Se reali:a la +?s@eda por n nom+re de empresaH sario o alg?n teto espec%ico@e se peda ha+er inclido en la radicaci!n inicial.



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✔ 'er en- Se pede seleccionar en @ tipo de remitente se desea hacer la +?s@edaH para este caso

se selecciona la casilla correspondiente. ,l sistema +sca por de%ecto en todos los tipos deremitente.

✔ )uscar en radicados de- Se pede reali:ar n %iltro por los di%erentes tipos de radicaci!neistentes A,ntradaH SalidaH 5emorandosH )esolcionesH %actraB.

✔ Ran%o de feca- Se pede limitar n rango de %echa para reali:ar la +?s@eda solo endeterminado tiempo.

Ilustración 2: 'esultado de la consulta

✔ or de%ectoH el sistema +sca eclsiamente en el ?ltimo mes.

Ilustración "3: ?&sBueda clCsica con fecDas de pago

✔ ,l sistema reali:ar8 la conslta de acerdo a los par8metros seleccionados. )ecerde @e paraeri%icar la %echa de pagoH de+e ingresar a la pestaa de in%ormaci!n general.

5.3. #o'icitar Documento !sico

or medio de esta %ncionalidad el sistema permite solicitar los docmentos %sicos correspondientes alos radicados generados a tras del aplicatio.



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ara solicitar el prstamo de n docmento se de+e<

aB Seleccionar la carpeta donde se encentra el radicado @e ser8 solicitado

+B Ingresar al radicado por la %echa de radicaci!n. #ar Clic en el nclo JSolicitar 'sicoJ y elsistema despliega el m!dlo de )esera del docmento.

cB Seleccionar de la lista desplega+le la J/cci!nJ deseada JSolicitarJQ el tipo de re@erimientodeseado Aeste pede ser #ocmento o /neoH si el docmento tiene /neosB

dB Seleccionar el +ot!n J,niar SolicitdJ.

Ilustración "1: pciones de reserva

,l sistema reali:a na resera del docmento indicando el n?mero del radicadoH el login del sario @ereali:a la solicitdH la dependenciaH la %echa de solicitdH %echa de encimientoH tipo de re@erimientoHestadoH acci!n.

Si se seleccion! por e@iocaci!n la solicitd del docmento y este ya no se necesitaH se da Clic en ellink @e aparece en la /cci!n JCancelar SolicitdJ

,l sistema reali:a la cancelaci!n de esta resera siempre y cando no se haya hecho e%ectio el prstamo por parte del grpo de /rchio.

#u%erencia-

• 7n sario pede solicitar el docmento %sico de n radicado AoriginalBH @e se encentre en ssario o @e se encentre en el sario de Salida.

• ,l prstamo del docmento y del aneo se peden mane;ar independientesH es decirH se pedesolicitar el docmento y lego solicitar el aneo.

• 7n radicado no se pede prestar m8s de na e: a arios sarios al mismo tiempo.



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• Lego de ha+er hecho la solicitd del radicado por el sistemaH el sario solicitante de+e ir

personalmente al 8rea de /rchioH para @e le entregen el docmento %sico.• ,n esta 8rea se reali:a na alidaci!n por medio del sistema donde se de+er8 ingresar la clae del

sario @e solicita el docmentoH para poder entregarlo.

5.4. Asociar Ima*en eb

,sta opci!n permite anear docmentosH asociar na imagen a n radicado y generar Stiker correspondiente de esta %orma se procede a darle tramite al radicado correspondiente.

5.4.1. Asociar Imágenes,sta opci!n permite cargar na imagen es decir n docmento @e a relacionado con n radicado deentrada y se de+e anear a dicho radicado.

ara asociar imagen de+e reali:ar los sigientes pasos<

aB Ingresar a la opci!n K/S$CI/) I5G",F,S

+B Seleccionar dependencia a la @e pertenece el radicadoH el tipo de radicado al @e le a asociar na imagen.

Ilustración "": Selcción de *riterios

cB ,l sistema mestra los radicados dependiendo de la selecci!n @e sted reali:o.

dB /ctie la casilla de eri%icaci!n @e se encentra al %inal de la in%ormaci!n del radicado


Ilustración "2: 4igitalización de 4ocumentos


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eB Daga clic en el +ot!n K/sociar Imagen

Ilustración "$: 7sociar Imagen

%B #e+e ingresar las o+seraciones pertinentes con la eplicaci!n de la imagen @e a asociar.

gB Daga clic en el +ot!n @e dice eaminar y seleccione el docmento en %ormato #' @e aasociar al radicado.

Ilustración "): Selección de Imagen

hB Daga clic en el +ot!n K/sociar ImagenH el sistema le mestra na con%irmaci!n de la imagen@e esta asociando al radicado.

Cando el radicado ya tenga na imagen asociada no se olera a mostrar en el listado anterior.

5.4.2. Subir Anexo

,n esta opci!n se pede cargar n archio aneoH esto se de+e reali:ar cando llega n neodocmento @e soporta al radicado especi%ico.

ara reali:ar la s+ida de n aneo de+e reali:ar los sigientes pasos<

aB Ingresar a la $pci!n KS7>I) /F,O$

+B Seleccionar dependenciaH el tipo de radicado al @e a cargar n docmento.



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Ilustración "+: Selcción de *riterios


dB /ctie la casilla de eri%icaci!n @e se encentra al %inal de la in%ormaci!n del radicado.

eB Daga clic en el +ot!n K/near Imagen

Ilustración "-: 7sociar Imagen

%B #e+e ingresar las o+seraciones pertinentes con la eplicaci!n del docmento @e a anear alradicado.


Ilustración "/: Selección de Imagen

hB Daga clic en el +ot!n K/nearH el sistema le mestra na con%irmaci!n de la imagen @e estaasociando al radicado.

5.4.3. Modiicar Imagen

,n esta opci!n se pede cam+iar la imagen @e se asocio principalmenteH esto se pede reali:ar cando



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el docmento @e se asocio principalmente ya no es alido al radicado seleccionado y este de+e ser

cam+iado.ara reali:ar la modi%icaci!n del docmento de+e reali:ar los sigientes pasos<

aB Ingresar a la $pci!n K5$#I'IC/) I5/",F

+B Seleccionar dependenciaH el tipo de radicado al @e a cargar n docmento.

Ilustración ": Selcción de *riterios


dB /ctie la casilla de eri%icaci!n @e se encentra al %inal de la in%ormaci!n del radicado.

eB Daga clic en el +ot!n K)eempla:ar Imagen

Ilustración $3: %odificar Imagen

%B #e+e ingresar las o+seraciones pertinentes con la eplicaci!n del docmento @e a anear alradicado.


Ilustración $1: Selección de Imagen



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hB Daga clic en el +ot!n K)eempla:ar ImagenH el sistema le mestra na con%irmaci!n de la im

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Manual Usuario Orfeo-1.0