Manual Usuario Sicon Cashersoft

Manual del Usuario

SISTEMA INFORMATICO PARA CONTROL DE

ASISTENCIAS - RECURSOS HUMANOS

SICON

Prohibida la reproducción total o parcial del contenido de este manual sin el consentimiento previo de su autor. Derechos Reservados para Casher Soft (c). 1998 – 2005

La información contenida en este manual al momento de su publicación es considerada correcta.

Casher Soft. (c) se reserva el derecho de modificarla sin notificación previa.

Manual del usuario _____Sicon

Índice

. Introducción...................................................... 1 . Explicación rápida del funcionamiento del sistema............................... 2 . Diagrama ilustrativo del funcionamiento de Sicon................................ 3 . ¿Que funciones, operaciones y procesos más importantes se puede automatizar con SICON?............................................................ 4 . Primeros pasos

Como cargar el Sistema? ................................................................... 5 Ingresando al sistema......................................................................... 5 Menús del sistema – Estilos y navegación........................................ 6

. Conociendo el sistema (Paso a paso) ................. 7

Guía de preguntas frecuentes y básicas........................................ 5 - Capitulo I ........................................................................................... 8

Mantenimiento de horarios................................................................. 8 Mantenimiento de los datos del personal........................................ 11 Mantenimiento de Áreas y sub áreas............................................... 15 Mantenimiento de cargos, divisiones…............................................. 17 Mantenimiento justificaciones.......................................................... 18

- Capitulo II ........................................................................................... 19

Conceptos básicos sobre clases de horarios - Diferenciando entre horarios únicos y combinados................................................. 19 Definir un horario combinados.......................................................... 20 Predeterminar horario a un trabajador............................................ 21 Programación automática de turnos................................................... 22 Administrador de programaciones..................................................... 23

- Capitulo III ........................................................................................... 29

Registro de permisos........................................................................... 29 Registro de licencias........................................................................... 31 Registro de vacaciones........................................................................... 32


Cashersoft. (c) Pág. 1

Introducción

Sicon es un software avanzado con el que llevará de una manera muy fácil y dinámica la gestión total de la asistencia de su personal: el manejo de horas extras, tardanzas, permisos, compensaciones, vacaciones, licencias, bonificaciones, entre otros.

Permite realizar ajustes y configuraciones de acuerdo a las políticas de su organización. Trabaja con equipos de: Código de Barra, Tarjetas RFID (Proximidad) y Biometría por huella digital, reconocimiento facial o similares.

Esperamos que este manual le sirva como referente base y de

orientación para comprender mejor el funcionamiento de su Sistema Sicon.



Explicación rápida del sistema Sicon es capaz de entregarle una gran variedad de reportes e informes con información depurada y seleccionada con respecto a la asistencia y cualquier otra información añadida a esta, para esto se requiere de dos pasos principales que son:

1. Tener la información de la programación de turnos o roles de horario en el que trabaja cada persona, y así también sus permisos, y otras incidencias añadidas (licencias, vacaciones, autorizaciones de horas extras, etc.).

2. Tener las marcaciones o fichajes que realizan los trabajadores.

* De disponer de un reloj electrónico de marcación este punto es totalmente automático.

Además como es lógico el sistema requiere conocer lo siguiente:

- Los datos del personal (Lista con los nombres de los trabajadores), - Los horarios vigentes. - También se puede indicar entre otros datos: las áreas de trabajo, los

días feriados, etc. Una vez que el sistema cuenta con estos datos, lo que hace es procesarlos de acuerdo a sus políticas y/o parámetros estipulados, logrando como resultado final la obtención de reportes estadísticos e informes detallados de lo acontecido durante un periodo especifico de tiempo.

Para ilustrar mejor este punto vea la figura 1.0.



SICON

Programación de Turnos

(Incluye Licencias, Vacaciones, permisos, etc. – Realizado por el área de

control de asistencia)

Marcaciones o fichajes

del personal

Informes detallados, Estadísticas, Consolidados, Cuadros comparativos,

Archivos de Interface para otros sistemas, etc.

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¿Qué funciones, operaciones y procesos más importantes se puede automatizar con SICON? Sicon puede automatizar las siguientes tareas o funciones:

Llevar un registro de los datos del personal (Legajo) Controlar y administrar la programación de los horarios de trabajo ya sea en

forma diaria, semanal, o mensual, de los trabajadores. Monitorear y reportar las asistencias, tardanzas, faltas de los trabajadores, dichos

reportes se pueden clasificar o filtrar en base a diferentes criterios, por ejemplo puede sacar reportes del personal que trabaja en un turno indicado, o en una específica área de su empresa, también puede clasificar por cargo, por planilla, etc.

Generar informes estadísticos y consolidados de días u horas trabajadas, minutos tarde, faltas, omisiones de entrada-salida, minutos de permiso, licencias, vacaciones, etc.

Puede administrar correctamente las justificaciones de faltas, tardanzas, etc. Lleva el control de los días de licencia con o sin goce, indicando y facilitando la

información de días utilizados y remanentes (disponibles). De la misma manera tiene la capacidad de administrar los días de vacaciones del

personal, indicando topes y emitiendo reportes. El sistema ofrece herramientas para el registro y la recopilación de las

marcaciones, cuenta con interfaces especialmente diseñadas para hacer ágil el ingreso marcaciones a partir de listados de firmas o desde tarjetas de marcación en relojes mecánicos.

Para el control de horas extras el sistema cuenta con opciones que permiten administrar las mismas, puede ser:

a. A partir de una PRE programación (Autorizar primero tiempos extras y verificación posterior de su cumplimiento);

b. Control post (Revisión de horas ya realizadas y autorizar las correctas). Por ser el sistema del tipo Cliente-Servidor cuenta con características especiales afines, por ejemplo se clasifica los accesos al mismo diferenciando los niveles de los usuarios, delegando de esta manera responsabilidades, y ofreciendo así seguridad en los procesos, para ver más sobre este punto refiérase a la parte de accesos al sistema.



PRIMEROS PASOS

Ingresando al sistema

Cargar el Sistema:

Al cargar se presentará la siguiente pantalla:

a. Elija o seleccione su nombre o el usuario que le fue asignado. b. A continuación escriba su clave, el sistema no toma en cuenta las

mayúsculas o minúsculas. c. Luego haga clic en Aceptar o en todo caso presione [Enter].

Recuerde que dispone de un tiempo aproximado de un minuto (cuenta regresiva) para intentar lograr el acceso al sistema. En caso que este tiempo concluya, el sistema se cerrará. Nota: Por defecto el sistema viene con:

Usuario: Supervisor Clave: 1



Menús del sistema – Estilo y navegación

Cuando haya conseguido ingresar correctamente su clave, el sistema le mostrará en la banda superior el menú de opciones el cual es similar a los menús de la mayoría de software’s conocidos (Office, etc.).

Desde acá haga clic en uno de los menús y se desplegará las opciones disponibles para que pueda elegir una.

Todo lo que tiene que hacer es desplazarse a través de las opciones y elegir una haciendo clic con el Mouse o presionando Enter. * Algunas opciones pueden diferir dependiendo de la versión que este utilizando o de acuerdo a los niveles de acceso que previamente se le haya asignado de acuerdo a su prioridad.

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Capitulo III PERMISOS, LICENCIAS, VACACIONES

1.- ¿Cómo registro un permiso para un trabajador?

Ver en Pág. 29 2.- ¿Cómo otorgo licencias a un trabajador? ¿Cómo elimino una licencia que ya otorgué a un trabajador?

Ver en Pág. 31 3.- ¿Cómo otorgo días de vacaciones a un trabajador? ¿Cómo elimino días de vacaciones que ya otorgué a un trabajador?

Ver en Pág. 32



Al elegir esta opción el sistema le mostrará la siguiente ventana:

Mediante este formulario dispondremos de opciones que nos permiten administrar la información acerca de los horarios, recuerde que prácticamente todos los procesos están ligados a los horarios, si nuestros horarios son erróneamente estipulados entonces todos los resultados serán equivocados. Desde acá usted podrá crear nuevos horarios, modificar sus parámetros, dar de baja, etc.

CAPITULO I -1

Mantenimiento de Turnos

El correcto manejo de los turnos es sin duda lo más importante para que el sistema arroje los resultados que espera, es por eso el administrador del sistema deberá dominar y conocer a la perfección el uso de los mismos.- Los siguientes párrafos muestran cómo se debe configurar correctamente los turnos. Horarios y turnos.- (Menú Mantenimiento –> Horarios y turnos -> Mantenimiento de Turnos)

El bloque mostrado a continuación contiene la información de cabecera de nuestro horario, la misma que lo representará en los listados y reportes que contiene el sistema; En este caso en particular se muestra un ejemplo de un horario cuyo código es el “01” y se llama “Administrativo”, la abreviatura para este horario es “AD”, los campos Activo e Inactivo indicarán si un horario se encuentra operativo dentro del sistema, es decir un horario que no ya no se va utilizar más debería marcarse como inactivo.

También dispone de botones de navegación para avanzar de registro en registro o ir al inicio o al final de los mismos; Para realizar una búsqueda rápida haga clic en el botón con la carita feliz.



Para identificar mejor los parámetros del horario observe que existen tres círculos de diferentes colores, similares a un semáforo, los mismos que tratan de representar lo siguiente:

Verde = Entrada. Anaranjado = Tardanza. Rojo = Salida.

Así, lo aledaño al círculo verde corresponde a la información acerca de la hora de ingreso. Para el ejemplo mostrado a la izquierda estos valores indicarían lo siguiente:

Entre 8.00 y 9.00 Se tomará como una marcación de entrada normal. Las marcaciones a partir de las 9.01 se considerarán como tardanzas.

Adicionalmente se puede establecer un tiempo adicional de gracia para las tardanzas, es decir una tolerancia hasta la cual no se considerará tiempo tarde a pesar de ser después de la hora de ingreso, en el ejemplo se ve al valor de 9.05 (Tol. Normal), esto significaría que recién a partir de las 9.06 se tomará como una tardanza, tenga en cuenta que para el caso 9.06 generaría una tardanza de 6 minutos. En el caso que no se desee este periodo de gracia simplemente el valor de Tol. Normal debe llevar el mismo valor de la Entrada. (En el Ej. 8.00)

En este campo coloque el tope total hasta el cual se contabilizará los ingresos como tardanzas. Para el ejemplo de la figura significaría que las marcaciones a partir de las 10.00 serán consideradas fuera de hora.

RANGO DE TARDANZAS.- Si usted lo desea puede establecer márgenes de tardanzas y sus equivalencias.- ¿Cómo es esto?

Bueno supongamos que se desea contabilizar directamente 10 minutos tarde a todos los que llegaron dentro de los 10 primeros minutos de tardanza (1, 2, … , 10), y luego a los que lleguen desde los 11 hasta los 20 se les acumule 20, y a los que estén dentro de los 21 a los 30 se le acumule 30.- Entonces tendríamos que configurar el horario con las siguientes equivalencias de tardanzas. (Por Ej.)

De no querer utilizar la utilidad de equivalencias de tardanzas y si se quiere que el calculo de tardanzas sea exacto, escriba únicamente en este recuadro la tolerancia máxima de tardanza, y deje los recuadros de equivalencia en blanco.



Configurando el parámetro de salida o fin del Turno: Por ultimo solo nos queda ver los campos en los que se establecen como se manejará la salida. Para el ejemplo que estamos siguiendo se establece por ejemplo que los trabajadores pueden registrar su salida entre las 18.00 y 20:00 horas

Por ultimo en la parte Inferior se encuentran las opciones para el mantenimiento de nuestros horarios y los campos que vimos, estos son: Imprimir, Crear un nuevo horario, Modificar, Eliminar.

Cuando usted hace clic en el botón nuevo se habilitan todos los campos y se ponen en blanco para que pueda ingresar los datos del nuevo horario, además aparece un nuevo botón: Guardar. Cuando termine si lo que desea es guardar la información ingresada haga clic en dicho botón, o en caso de querer abandonar dicha operación y sin grabar haga clic en el botón Cancel. El botón Eliminar borra totalmente el registro de un horario, tenga en cuenta que solo debe utilizarlo cuando este completamente seguro de que desea hacer esto y que dicha operación no afectará datos históricos. Consideraciones a tomar en cuenta: - Recuerde que el sistema maneja el formato de 24 horas, es decir por ejemplo 20.00 es igual a 8pm. - Tenga en cuenta que una vez que haya creado un turno y lo haya empezado a utilizar para controlar al personal no debería modificar sus parámetros, pues sucedería que el cambio afectaría a toda la programación ya existente con este turno. Lo correcto sería crear un nuevo Turno de acuerdo a los cambios necesitados y luego utilizar este último.

Ponga mucha atención en estos checks, nos sirven en caso que las horas que estamos estipulando se encuentren en el siguiente día al que empezó el horario, es decir digamos que la entrada es el martes por la noche y la salida el miércoles por la mañana, entonces debería poner el check de Día Siguiente.



CAPITULO I -2

Mantenimiento de los datos del Personal

Con la opción que a continuación veremos, se puede realizar diversas operaciones que pueden ser: ingresar a la base de datos un personal nuevo, modificar los datos, o en de ser el caso eliminar la información personal de algún trabajador.

(Menú Mantenimiento=>Trabajadores=>Datos del Trabajador)

Como verá la idea de esta ventana es mostrar un trabajador y todos los datos afines que este tiene. Una vez elegido el trabajador se puede realizar diferentes opciones. Eliminar su registro, Modificar algún dato, imprimir su ficha o añadir un nuevo trabajador.

Botones de desplazamiento

Indicador del modo en que se encuentra

Según la operación de mantenimiento que requiera puede hacer clic en el botón que corresponda.

Pestañas clasificadoras de información



A continuación se explica y detalla las funciones que pueda tener los diferentes botones de esta ventana.

En este recuadro ingrese el código del trabajador que desea consultar, si desea acceder a una búsqueda rápida puede hacer clic en el botón de la lupa o presionar la tecla F4.

Lista de ayuda:

También están disponibles los botones de desplazamiento cuyo funcionamiento es el siguiente, recuerde que los trabajadores están ordenados alfabéticamente.

Va al inicio de la lista

Va al final de la lista

Avanza o retrocede un trabajador según el caso

Cuando aparezca la lista digite las primeras letras del nombre de la persona que desea ubicar, también se puede ayudar con las flechas arriba, abajo, avance y retroceso de página, para llegar hasta el trabajador deseado, finalmente presione Enter, o haga clic en Seleccionar. Si hace clic en Salir no se seleccionará ningún trabajador y se cerrará la ventana.



Ingresando un nuevo trabajador.-

- Haga clic en el botón nuevo, a continuación aparece un cuadro de dialogo solicitando el nuevo código para el trabajado, si dicho código ya existe en el sistema, se le mostrará un mensaje indicándolo y será rechazado.

- Cuando el sistema haya aceptado el nuevo código ingresado llene los datos del trabajador según corresponda eligiendo la pestaña correspondiente.

- Hasta este punto los datos ingresados aún no han sido grabados, cuando haya terminado de ingresar todos los datos correspondientes, si desea guardarlos, haga clic en el botón Grabar ubicado al pie de los botones de desplazamiento, en caso contrario haga clic en el botón Cancel.

Modificando datos de un trabajador.- Para modificar los datos de un trabajador, ubíquelo a través de su código o en todo caso a través de la lista de ayuda y seguidamente haga clic en el botón modificar. A continuación los diferentes campos serán desprotegidos para poder realizar las modificaciones que considere necesarias. Recuerde que para grabar los datos tiene que hacer clic en el botón Grabar. Consideraciones a tomar en cuenta:

Cuando usted entra a la opción de mantenimiento de personal por defecto observará que el indicador del modo aparece en esto quiere decir que no podrá modificar ningún dato solo consultarlos y verlos en pantalla, mientras no elija por ejemplo el botón modificar.



CAPITULO I -3

Mantenimiento de áreas y sub áreas Al abrir esta opción, aparecerá la siguiente ventana, con la cual usted podrá indicar los departamentos o áreas y sub áreas que existen en su empresa. (Menú Mantenimiento Aéreas y Sub aéreas) El esquema que se maneja es el siguiente:

Ramas (contiene a las áreas). Áreas (contiene a las sub áreas).

Sub áreas.

Haga clic en este botón, para poder agregar o quitar Ramas.

Mediante estos Botones, se puede modificar o quitar la sub área seleccionada

Árbol selector de Áreas y sub áreas



Preguntas afines. ¿Cómo creo una nueva rama? Al hacer clic en el botón Agregar-Modificar, se apertura la siguiente pantalla:

Como es obvio, usted podrá elegir los botones Nuevo o eliminar según requiera, En caso desee modificar la descripción de alguna Rama, hágalo directamente en la lista. (El código no es modificable)

¿Cómo creo una nueva Área? Para crear una nueva área haga clic en crear área, se mostrará la siguiente pantalla:

En este formulario ingrese el código para la nueva área, en el casillero de Id. Adicional puede colocar otra información como por Ej. Telf. Anexo, etc. Luego en el capo descripción coloque el nombre del área.

Crear Sub Áreas:

Para crear las sub áreas, el paso es el mismo al anterior (crear áreas). Importante: Cada vez que crea una Sub área, esta se creará como hija del área que actualmente se encuentra seleccionada.



CAPITULO I -4

Mantenimiento de Cargos Al entrar a esta pantalla tenemos disponible los conocidos botones agregar o

quitar los ítems de la lista, también se puede modificar la descripción de alguno de ellos. (Mantenimiento=>Cargos=>Mantenimiento de Cargos Estructurales)

Solo seleccione la acción que desea realizar. Basándose en esta misma metodología de mantenimiento a los datos, puede realizar las mismas tareas para las opciones de: Divisiones: Mantenimiento de ítems de vacaciones:

Justificaciones, etc.



CAPITULO I -5

Mantenimiento de motivos de justificaciones

Las justificaciones cumplen un rol muy importante, dentro del sistema es por eso debe entender bien esta parte para que las maneje sin problemas.

La siguiente ventana es la que nos permite indicar al sistema que justificaciones son las que rigen en la empresa y de qué tipo son. – Tenga en cuenta que los datos que se indiquen acá son los que aparecen en las listas de ayuda durante el uso de las otras opciones del sistema. (Menú Mantenimiento=>Justificaciones)

Deberá diferenciar muy bien las justificaciones que tienen goce o no de pago. – Ponga o quite la marca de check según corresponda.

Indique adecuadamente si la justificación, servirá para utilizarla como justificante de faltas y permisos en horas de trabajo, y/o como licencia. (Recuerde que de acuerdo a esta clasificación aparecerá en la lista de ayuda que corresponda.)

Si fuese necesario indique un tope de días al año, que puede utilizar el trabajador esta justificación.

Este dato es muy importante en el caso de las justificaciones para licencias, pues de acuerdo a las normas legales algunos motivos tienen establecido cierto tope de días por año.





CAPITULO II -2

Definir Plantilla de turnos o Combinación de Turnos

Se puede armar plantillas que contengan un conjunto combinado de los turnos que hemos creado, para esto seleccionaremos la siguiente opción: (Menú Mantenimiento=>Horarios y Turnos=>Combinar Turnos-Armar Horarios) Mediante esta pantalla podemos crear, modificar y eliminar las plantillas que deseemos y necesitemos para luego asignar a un respectivo trabajador.

Para crear una nueva plantilla simplemente escriba un nuevo código de plantilla, y los campos se habilitarán en blanco, para que pueda armar su combinación.

La idea es simple, se trata de armar una combinación colocando los turnos en los días según corresponda, empezando desde el domingo hasta el sábado, Luego esto se puede asignar al trabajador en su ficha de datos para que se cargue automáticamente en los meses que deseemos. (A través de la opción: Herramientas- Programación automática Mensual). También puede poner una descripción para la combinación que ha creado, en el cuadro de texto ubicado en la parte superior derecha.



CAPITULO II -3

Asignar un horario Predeterminado a un trabajador

Una vez que hemos terminado de armar nuestros horarios o plantillas, estos se pueden asignar a un trabajador, para que de esta manera el sistema cargue de manera automática en su programación mensual. . (A través de la opción: Herramientas- Programación automática Mensual).



Importante: Si esta casilla esta seleccionada, el sistema solo procesará a los que no tienen programación alguna en el mes elegido.

CAPITULO II -4

Programación automática a partir de los horarios predeterminados

Mediante esta opción se puede realizar las programaciones mensuales de manera

general o escogiendo una determinada área, en forma automática. Solo es necesario seleccionar el mes en que se desea cargar la programación con los horarios que predeterminamos a cada trabajador. (Menú Herramientas=>Programación Automática=>Mensual)

También se puede realizar una programación automática utilizando una plantilla o un horario compuesto muy independiente del horario que predeterminados, para hacer esto marque en la opción usar plantilla. Luego seleccione la plantilla con la que desea cargar la programación.



CAPITULO II -3

Programar manualmente a un trabajador

Esta opción se constituye como una de las principales y seguramente será la más usada, razón por la cual es importante conocerla al detalle.

Mediante esta opción usted puede realizar las programaciones mensuales de los horarios laborales para cada trabajador, y de acuerdo a su criterio o necesidad, a la vez también puede monitorear las transacciones que originó dicho trabajador, como pueden ser: Faltas, justificaciones, tardanzas, permisos, días de huelga, vacaciones, licencias etc.

Así mismo permite visualizar las marcaciones generadas por el trabajador, entre

otras cosas que veremos adelante. Para empezar a trabajar con esta pantalla y entender su funcionamiento siga los siguientes pasos:

- En la parte superior izquierda, ingrese el código del trabajador a procesar. Como ya sabe también puede presionar F4 o hacer clic en: para obtener

una lista de ayuda con los nombres de los trabajadores





- Seguidamente el sistema le mostrará los datos del trabajador como son su cargo,

el área donde trabaja y de estar disponible también mostrará la fotografía. - Para poder empezar a realizar la programación es necesario seleccionar el mes

con el que va a trabajar. - Teniendo estos datos ya se puede empezar con el llenado de la programación

mensual en la parte inferior (el calendario). - Note que el calendario cambia de acuerdo al mes y al año que seleccione.

- De ser el caso si la persona que seleccionó ya contaba con una programación previamente guardada será mostrada, en caso contrario, solo se mostrarán asteriscos en los días del mes, esto nos indica que aun no tiene programación alguna.

Empezando a programar los horarios del trabajador:

- Existen dos maneras de hacer la programación, una de ellas es la programación ayudándose con plantillas previamente diseñadas (horaios compuestos), y la otra es la manera manual (día por día). Si usted realiza la programación con plantillas, los días

correspondientes serán reemplazados de acuerdo a la plantilla que indicó, si el trabajador tiene una programación previa el sistema le preguntará si desea sobrescribirla.

Para indicar al sistema que usará una plantilla, solo haga clic en el botón [ Plantillas! ], y luego elija una.

Si realiza la programación de forma manual considere los siguientes aspectos. Puede utilizar el Mouse o las flechas direccionales para ubicarse

más rápidamente en el recuadro del día que desea programar un horario, el día que usted esta seleccionando actualmente se ilumina de color verde fosforescente tal como se observa en la Fig. P-05.

En dicho recuadro debe ingresar el horario que desea programar por su código, en caso de necesitarlo puede presionar F4 o hacer doble clic para obtener una lista de ayuda con los horarios disponibles

El recuadro del día en que este ubicado no le permite pasar a otro hasta que ingrese un código de horario valido.

En los días que el trabajador no tiene ningún horario coloque simplemente un asterisco (* ), o dejelo en blanco y el sistema automáticamente colocará el asterisco.



Fig. P-05

Si la asistencia fue normal, en el recuadro de verificación se copia el código del horario programado De lo contrario se muestra según la siguiente leyenda: $F para faltas, $T tardanzas, $P permisos, $S no tiene marcación de salida, $E no tiene marcación de Entrada. $V vacaciones.

Por otro lado existe un contador de horas de trabajo programadas, que va

contabilizando los horarios conforme se van ingresando.

En el calendario usted también puede monitorear de una manera panorámica el desempeño de las transacciones que va generando el trabajador. En la parte superior

de cada recuadro del día nos muestra el código del

horario programado En la parte inferior se indica la verificación,



- En la parte inferior izquierdo de la pantalla tal como se muestra en el siguiente gráfico encontramos otros elementos que cumplen las siguientes funciones.

Botones útiles:

En la parte media de la pantalla usted podrá encontrar estos botones, cuyas funciones se explican adelante:

(A) (B) (C) (D) (E) (F) (C) Botón de Revisión y verificación. Realiza un reprocesamiento de todas las marcaciones, para verificar las tardanzas, faltas, etc. del trabajador, elija este botón si realizó algunos cambios en la programación y quiere visualizar los nuevos resultados de la verificación. (D) Botón Grabar.- Permite grabar los cambios que hizo, además de manera automática realiza un procesamiento de verificación de marcaciones, pero no los visualiza. (E) Botón Imprimir.- Imprime la programación del trabajador.

En este primer recuadro se muestra la programación en forma detallada del día que seleccionó en el calendario, nos muestra la descripción del horario, la hora programada de entrada y salida. En este recuadro se puede apreciar todas las marcaciones que realizo el trabajador sin proceso alguno. (Marcaciones en bruto) El segundo recuadro es de verificaciones, muestra lo que efectivamente sucedió, acá se puede ver las marcaciones de hora que realizó el trabajador (Marcaciones procesadas), y además en forma detallada y comentada la transacción que generó. (Por Ejm. minutos de Tardanza. Falta, Justificación de Falta, Licencia, Vacaciones, etc.)



(F) Botón Salir. Cierra la ventana.

El correcto funcionamiento del sistema y la obtención de los datos y resultados que se esperan dependen mucho de la programación de los horarios laborales, así mismo dependen muchísimo de la definición que se le dé a los mismos, (hora de entrada,

salida, tolerancia de tardanzas, etc.) Vea mantenimiento de horarios.

--------- o ---------



CAPITULO III -1

Registrar permisos

El registro de los permisos que se otorgan a cada trabajador se realiza mediante la siguiente pantalla y tiene las siguientes funciones: (Menú Administración=>Registrar Permisos en Horas de Trabajo)

Si usted desea eliminar un permiso primero deberá señalarlo en esta lista y luego deberá dar clic en el botón Eliminar.

Para registrar un nuevo permiso haga clic en el botón Agregar Permiso y a continuación se le mostrará la siguiente pantalla: (se muestra las principales funciones)

..//

Acá se puede seleccionar un mes y un año para visualizar en lista los permisos registrados en esas fechas.



Finalmente cuando haya ingresado todos estos datos, presione Registrar para grabar el permiso, de lo contrario solo haga clic en Salir.

Primero seleccione la fecha en la que

se otorga el

Luego seleccione el motivo por el que se

está dando el permiso

Coloqué en estos recuadros la hora de inicio y de fin del permiso. Dispone de una lista que muestra las marcaciones registradas por el trabajador, la misma que le puede servir como referente para colocar las horas del permiso.

Si lo desea puede agregar una observación al permiso que está

1 2

3



CAPITULO III -2 Registro de Licencias

Considere lo siguiente al momento de registrar una licencia:

Las licencias normalmente están regidas bajo un tope de días que se puede utilizar por año, esto se puede establecer desde el mantenimiento de justificaciones. (Menú Administración=>Registrar Licencias)

Eliminar días de licencia ya registrados:

Para eliminar los días de licencia que pudo registrar por error o por revocatoria, simplemente abra el administrador de programaciones y sobrescriba dichos días con el horario en el que asistirá el trabajador. (Encontrará que los días que están programados con Licencia figuran con $L)

Especifique la licencia que

pretende dar al trabajador

Para ver cuantos días utilizados tiene el trabajador de la

licencia señalada, haga clic en Ver

1 2

Luego indique el rango de fechas que se otorga de

licencia

3

Finalmente presione Registrar para grabar la licencia, de lo contrario solo haga clic en Salir.



CAPITULO III -3

Registro de Vacaciones El registro de vacaciones funciona de una manera muy similar a las licencias, como es sabido se tiene un tope de vacaciones por año, Sicon tiene la capacidad de llevar ese saldo vacacional, diferenciando las vacaciones correspondientes de un año para otro.

Indique de qué año se tomará las vacaciones.

Si desea un reporte de los días en que ya tomó el trabajador

dichas vacaciones haga clic acá.

1 2

Indique el rango de fechas que se programa las vacaciones.

3



Eliminar días de vacaciones ya registrados: Para eliminar días de vacaciones que pudo registrar por error u otro motivo,

simplemente abra el administrador de programaciones y sobrescriba dichos días con el horario en el que asistirá el trabajador. (Encontrará que los días que están programados con Licencia figuran con $V)



Como obtener Reportes y Estadísticas El sistema cuenta con una colección de reportes que cubren los requerimientos del ministerio de trabajo y presenta estadísticas e indicadores así como resúmenes que nos servirán como herramientas muy útiles para aplicar las políticas, normas y formas de control en todo tipo de entidades.

Ejemplos en caso desee sacar reportes de una sola persona: Por ejm. para obtener reportes de una persona y poder observar su record de marcaciones se sigue la siguiente ruta: Menú Reportes y estadísticas=>Consolidado por Trabajador En donde tendremos una serie de opciones de reportes disponibles:



Ejm 2. Por ejemplo generaremos un Reporte Detallado donde tendremos un informe de su día a día y un resumen estadístico al final, ubicamos a nuestro trabajador y solo debemos seleccionar nuestro tipo de informe e indicar las fechas correspondientes:



En donde observamos el horario programado sus marcaciones como los diferentes sucesos que se han generado día a día, como sus tardanzas, faltas, etc.



Ejm 3: Si deseamos ver la misma información pero en el formato tipo ministerio, seleccionamos la respectiva opción y generaremos el siguiente informe, en donde señalaremos las faltas cometidas y subsanaremos alguna irregularidad.



Ejemplos en caso desee sacar reportes de un grupo de personas: Para obtener un reporte de todos los trabajadores o de repente de una determinada Área, o quizás agrupado por cargos, entre otros elegiremos las demás opciones que están en el menú reportes.

Usted deberá elegir la opción según el reporte o información que requiera en el momento, las opciones del menú tienen nombres sugerente a lo que podría estar buscando. En todas las opciones de los reportes siempre encontraremos una segunda pestaña llamada Filtro y Orden En esta pestaña podremos obtener reportes del personal diferenciando por diversos tipos. Contratados. Nombrados, Por centros de costos, etc. Solo debe elegir la combinación deseada



Ejm 1: Por ejemplo vamos a generar un informe grupal de Faltos y Tardantes, entramos en dicha opción: Menu Reportes> Consolidado Grupal >Faltos Tardantes Presentes

Luego Regresamos a la pestaña principal. Hacemos clic en aceptar y tendremos nuestro reporte deseado.

Se selecciona las fechas que se desea visualizar

Elija los incidentes que desea ver en el reporte

Nos dirigimos a la pestaña ya mencionada para hacer algún filtro donde le indicamos al sistema nuestro requerimiento y el grupo específico a reportar:





Ejm 2 Como Sacar un consolidado Final en archivo Excel: Cuando se hayan trabajado y revisado todos los reportes se saca el último reporte o consolidado final que servirá para la elaboración de planillas, se sigue la siguiente ruta: Menu Items especiales=>Generador de Archivos para planillas:

Se selecciona EXCEL, se selecciona las fechas a procesar y se da clic en aceptar. Luego el sistema ejecutará un proceso automáticamente y generará un archivo Excel el mismo que mostrará en la pantalla al culminar.



Y obtendremos nuestro consolidado final para generar nuestra planilla.

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