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MANUALE DEI LEADER REGIONALIVI EDIZIONE
Manuale dei leader regionali
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INDICE
1) IL VOSTRO RUOLO ....................................................................................................... 3
Coordinatore regionale Fondazione Rotary ........................................................... 4
Coordinatore Rotary ............................................................................................... 9
Coordinatore Immagine pubblica del Rotary ........................................................ 13
Consulente Fondo di dotazione/grandi donazioni ................................................ 17
Assistenti dei coordinatori .................................................................................... 22
2) RELAZIONI STRATEGICHE
Alti dirigenti del Rotary ........................................................................................ 24
Altri leader regionali ..............................................................................................25
Assistenti dei coordinatori .....................................................................................25
Dirigenti distrettuali .............................................................................................. 27
Rotaractiani .......................................................................................................... 29
3) OBIETTIVI E RAPPORTI
Sviluppare un piano .............................................................................................. 30
Riferire i progressi ................................................................................................. 31
4) FORMAZIONE
Seminario regionale .............................................................................................. 32
SIGE, SIGN e Istituti Rotary ................................................................................. 33
SIPE ed eventi distrettuali .................................................................................... 34
Formazione della squadra regionale ..................................................................... 34
Formazione virtuale .............................................................................................. 34
5) RISORSE .......................................................................................................................... 35
6) COMUNICAZIONI
Elaborazione di un piano di comunicazione ......................................................... 38
Canali di comunicazione ....................................................................................... 38
Strumenti di comunicazione del Rotary ............................................................... 39
Riservatezza dei dati ............................................................................................. 39
7) BUDGET
Viaggi e spese ......................................................................................................... 41
Appendice 1: CALENDARIO DI PIANIFICAZIONE DEI LEADER REGIONALI .. 44
Appendice 2: GUIDA ALLA PIANIFICAZIONE DELLE
SUCCESSIONI…………………………………………………………………………………………………………48
Manuale dei leader regionali
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Il presente manuale è inteso come ausilio per comprendere a fondo le vostre responsabilità di
leader regionali o di assistenti dei coordinatori e può essere usato come riferimento per l'intera
durata del vostro incarico.
Domande?
Per domande, commenti e suggerimenti è possibile contattare il proprio responsabile dello staff
di supporto presso il Segretariato.
Regional Leader Support
One Rotary Center
1560 Sherman Avenue
Evanston, IL 60201-3698
USA
Manuale dei leader regionali
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1. IL VOSTRO RUOLO
Il termine "leader regionali" comprende i coordinatori regionali Fondazione Rotary (RRFC), i
coordinatori Rotary (RC), i coordinatori Immagine pubblica del Rotary (RPIC), i consulenti
Fondo di dotazione/Grandi donazioni (E/MGA) e i coordinatori End Polio Now (EPNC). I leader
regionali collaborano con i dirigenti distrettuali per collegare i Rotariani alle risorse utili per
conseguire gli obiettivi del Rotary e aumentarne l'impatto nelle comunità locali e internazionali.
Inoltre, i leader regionali fungono da istruttori e facilitatori in occasione di Istituti Rotary,
seminari d'istruzione dei governatori eletti, seminari regionali e di zona, riunioni di formazione
distrettuali e altri eventi su richiesta.
Regioni I leader regionali lavorano con gruppi di distretti definiti "regioni", che possono includere
un'intera zona o parte di essa oppure porzioni di più zone. La struttura regionale coesiste con
quella a zone, ma è indipendente da quest'ultima.
Per fare riferimento alle rispettive regioni, i leader regionali possono utilizzare i termini più
familiari ai Rotariani locali: alcuni usano un termine che identifica la zona o l'area geografica,
altri indicano semplicemente il numero della regione. Se usate il termine "regione", assicuratevi
che tutti i Rotariani a livello di club e distretti comprendano che la suddivisione in regioni non
sostituisce quella in zone.
È possibile scaricare un elenco dei distretti per ogni regione dal Gruppo di lavoro dei leader
regionali.
Diversità, equità e inclusione Valutate in che modo potete, insieme alla vostra squadra, sviluppare un modello di diversità,
equità e inclusione nei distretti e nei club della vostra regione. Per maggiori informazioni,
consultate la Dichiarazione sulla diversità, equità e inclusione in Il mio Rotary.
Approfondite i seguenti corsi nel Centro di apprendimento per garantire la tutela dei soci:
Impegno per la diversità, l’equità e l’inclusione
Come prevenire e affrontare le molestie agli adulti
Protezione dei partecipanti ai programmi per i giovani
Pregiudizi inconsci
Manuale dei leader regionali
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COORDINATORE REGIONALE FONDAZIONE ROTARY
I coordinatori regionali Fondazione Rotary (RRFC) sono incaricati di promuovere in modo
proattivo gli obiettivi della Fondazione Rotary e il Piano d'azione del Rotary, favorendo
l'incremento di contributi al Fondo annuale e una maggiore partecipazione ai programmi e alle
sovvenzioni della Fondazione. In collaborazione con i dirigenti distrettuali incoraggiano i
Rotariani e i club a partecipare appieno alle attività di raccolta fondi, ai programmi e alle
sovvenzioni.
Responsabilità
Secondo il Code of Policies della Fondazione Rotary (sotto-comma 24.020.4.):
Il coordinatore regionale Fondazione Rotary conosce a fondo e comunica con efficacia i seguenti
elementi chiave della Fondazione Rotary:
Inclusione nel Piano d'azione del Rotary.
Obiettivi e priorità annuali.
Opportunità di raccolta fondi per il Fondo annuale e necessità di finanziamento.
Sovvenzioni e programmi.
Importanza degli alumni.
Guida con l'esempio a livello locale e regionale: Sostenendo lo sviluppo dei fondi e la partecipazione alle sovvenzioni nel proprio club e
nei distretti di propria competenza.
Facendo un uso efficace degli strumenti online del Rotary.
Si attiva per promuovere a livello locale e regionale:
Il costante supporto alla campagna per l'eradicazione della polio.
Le diverse modalità con cui donare alla Fondazione.
L'incremento delle donazioni da parte dei Rotariani, club e distretti, donatori e non
ancora donatori.
La partecipazione dei club alle sovvenzioni distrettuali e globali e ai programmi della
Fondazione.
Il reclutamento di candidati qualificati per il programma dei Centri della pace del Rotary.
La buona amministrazione dei fondi della Fondazione Rotary, compreso il pieno utilizzo
del Fondo di Designazione Distrettuale e la consegna tempestiva dei rapporti.
Manuale dei leader regionali
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Strategie per rafforzare il legame, l'interesse e l'impegno degli alumni nei confronti del
Rotary.
Formazione In collaborazione con i suoi assistenti e i colleghi della squadra regionale, il coordinatore
regionale Fondazione Rotary pianifica e conduce i seguenti eventi formativi:
Formazione degli assistenti a livello regionale.
Seminari d'istruzione dei governatori eletti e nominati, se invitato dal rispettivo
convocatore. Se non viene invitato a far parte ufficiale della squadra di istruttori, il
coordinatore è incoraggiato a partecipare al SIGE e al SIGN per avviare il dialogo e la
collaborazione con i futuri governatori e i dirigenti distrettuali.
Eventuali altri seminari regionali e distrettuali, che possono includere un seminario
regionale della Fondazione Rotary.
Il coordinatore regionale Fondazione Rotary può tenere un seminario regionale per i dirigenti
distrettuali e i componenti della commissione distrettuale Fondazione Rotary attuali ed entranti.
Lo scopo del seminario è fornire ai partecipanti le informazioni e gli strumenti necessari per
promuovere i programmi della Fondazione Rotary e per incoraggiare i club a fornire il loro
supporto finanziario.
Il seminario può mettere in luce una particolare attività di raccolta fondi e un progetto di
successo finanziato dalla Fondazione Rotary, per dimostrare ciò che è possibile realizzare. È
anche possibile trattare i problemi più comuni che devono affrontare i dirigenti distrettuali, i
metodi più recenti per coltivare e conservare i donatori e come sviluppare progetti sostenibili
che contribuiscano a far conoscere e apprezzare il Rotary presso le comunità locali.
Lavoro di squadra Il coordinatore regionale Fondazione Rotary e il consulente E/MGA condividono una posizione
paritetica nella squadra regionale. Sebbene il consulente E/MGA si concentri in particolare sulle
donazioni pari o superiori a 25.000 dollari, entrambi si adoperano per dare supporto finanziario
alla Fondazione e ai suoi programmi, comunicare con i donatori, promuovere la Fondazione
Rotary, pianificare le attività volte a ringraziare i donatori e attuare strategie per evitare di
duplicare le richieste di donazione. L'RRFC può inoltre lavorare in sinergia con i coordinatori
End Polio Now (EPNC) alle attività di raccolta di fondi, formazione e promozione per
l'eradicazione della polio.
Competenze
Fondo annuale
Uno dei principali obiettivi del coordinatore regionale Fondazione Rotary consiste nel motivare i
distretti a incrementare i contributi individuali e dei club al Fondo annuale. A questo scopo è
possibile:
Collaborare con i distretti per trovare nuovi donatori. Ad esempio, è possibile includere
Manuale dei leader regionali
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la formazione di nuovi soci sulla Fondazione e incoraggiare la partecipazione
all'iniziativa di raccolta fondi Ogni Rotariano, Ogni Anno (EREY).
Promuovere Rotary Direct, il programma di donazioni ricorrenti della Fondazione.
Incoraggiare i donatori a diventare Soci sostenitori della Fondazione o associarsi alla
Paul Harris Society (PHS). Una forte partecipazione ai suddetti programmi di
riconoscimento per donatori può assicurare una crescita annuale a lungo termine dei
contributi pro capite e garantire una crescita dei fondi per il distretto anno dopo anno.
La sezione "Rapporti" in Il mio Rotary e il "Rapporto dell'RRFC su obiettivi e contributi" in
Rotary Club Central consentono di visualizzare i livelli di partecipazione e contribuzione dei
distretti della vostra regione. Tali informazioni vi consentono di identificare i distretti che
stanno avendo buoni risultati e quelli in difficoltà. Se notate che un distretto sta restando
indietro, prendete contatto con i suoi dirigenti e mettete a disposizione il vostro sostegno e le
vostre competenze. Aiutateli a sviluppare eventi di raccolta fondi, formazione e altre strategie
che assicurino che il distretto raggiunga i suoi obiettivi. Se vedete che un distretto sta ottenendo
buoni risultati, rivolgetevi ai suoi dirigenti per saperne di più sulle sue attività. Condividete le
strategie di maggior successo dei distretti nelle vostre comunicazioni.
Se notate che un distretto sta facendo fatica a spendere i Fondi di Designazione Distrettuale in
eccedenza, mettete a disposizione il vostro sostegno e le vostre competenze. Contattate la
commissione distrettuale Fondazione Rotary: assicuratevi che comunichi in modo chiaro ai club
la normativa distrettuale sui FODD e che i club comprendano il meccanismo di accumulo
annuale dei FODD. Se vedete che un distretto sta utilizzando appieno i suoi FODD,
riconoscetene i successi e condividete le sue strategie in tutta la regione.
Alla pagina Fondo annuale e SHARE in Il mio Rotary sono disponibili risorse che possono
aiutare i club e i distretti per le iniziative di raccolta fondi.
Sovvenzioni del Rotary
A voi spetta un ruolo essenziale di sostegno ai dirigenti distrettuali nelle procedure di richiesta,
approvazione e implementazione delle sovvenzioni, e nel relativo processo di rendicontazione.
Dovrete quindi rendervi disponibili a rispondere alle loro domande e offrire formazione in
qualità di esperti delle sovvenzioni del Rotary. Per ulteriori informazioni, consultate la pagina
Sovvenzioni in Il mio Rotary.
Il supporto ai dirigenti distrettuali durante il processo di gestione delle sovvenzioni comprende
le seguenti azioni:
Fornire aiuto con la domanda di sovvenzione.
Incoraggiare i dirigenti distrettuali a partecipare ai seminari regionali per conoscere meglio le valutazioni delle comunità, la sostenibilità, i criteri riguardanti le aree di intervento e altre linee guida riguardanti le sovvenzioni.
Suggerire di aumentare la partecipazione alle sovvenzioni globali rivolgendosi a nuovi destinatari, tra cui i Rotaractiani (che potranno diventare partner nelle sovvenzioni globali a partire dal 1º luglio 2022).
Condividere storie riguardanti progetti di sovvenzione riusciti come dimostrazione dell'impatto della Fondazione.
Manuale dei leader regionali
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Esaminare periodicamente il Centro sovvenzioni e contattare i dirigenti distrettuali in caso di domande di sovvenzione rimaste in sospeso.
Supportare i presidenti delle commissioni distrettuali per l'azione internazionale per trovare partner internazionali da affiancare a chiunque richieda una sovvenzione.
Incoraggiarli a rivolgersi a esperti locali inclusi nel Network di risorse distrettuali per aiutare i club ad aumentare l'efficacia dei loro progetti.
PolioPlus
Il programma PolioPlus è dedicato all'eradicazione della polio, massima priorità del Rotary.
Collaborate con il Coordinatore End Polio Now (EPNC) per svolgere un'opera di
sensibilizzazione alla polio, raccogliere fondi a favore di PolioPlus e aumentare il numero di club
donatori. Insieme, lavorate per esortare i distretti della vostra regione a devolvere alla campagna
almeno il 20% del Fondo di Designazione Distrettuale iniziale e spingere i club a donare almeno
1.500 dollari a PolioPlus. Lavorate insieme all'intera squadra regionale per incoraggiare club e
distretti a programmare eventi per la Giornata mondiale della polio, il 24 ottobre. Registrate
tutti gli eventi inerenti alla Giornata mondiale della polio sul sito endpolio.org.
Informazioni e risorse per le iniziative di raccolta fondi e advocacy a favore di PolioPlus presso
club e distretti sono disponibili sui siti di End Polio Now e dell'Iniziativa globale per
l'eradicazione della polio.
Alumni
Gli alumni sono una componente importante della famiglia del Rotary. È possibile favorire il loro
coinvolgimento nel Rotary incoraggiando i dirigenti distrettuali a:
Utilizzare le informazioni contenute nel Rapporto su alumni e partecipanti ai programmi
per permettere ai club di entrare in contatto con i propri alumni e mantenere il loro
rapporto con il Rotary.
Promuovere la partecipazione dei club alla Settimana Reconnect ogni ottobre, durante la
quale dedicarsi al consolidamento delle relazioni degli alumni con il Rotary.
Riconoscere i distretti che coinvolgono gli alumni in progetti di service e sovvenzioni
globali.
Menzionare nelle comunicazioni inviate ai dirigenti distrettuali gli alumni che hanno
messo a disposizione della Fondazione il loro tempo e il loro talento.
Ulteriori risorse utili sono disponibili alla pagina Alumni in Il mio Rotary.
Borse della pace del Rotary
Le borse della pace del Rotary sono il programma che più rappresenta l'area d'intervento
Costruzione della pace e prevenzione dei conflitti, nonché la massima opportunità di istruzione
internazionale da noi offerta.
Il compito dell'RRFC è di assistere i distretti rispondendo a eventuali domande o dubbi sul
programma dei Centri della pace del Rotary. Risorse utili per club e distretti sono disponibili alla
pagina Borse della pace del Rotary in Il mio Rotary.
Il supporto ai distretti in risposta alle domande riguardanti le borse della pace include:
Manuale dei leader regionali
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Informazioni sulla procedura di presentazione delle domande per le borse della pace e di
approvazione da parte dei distretti.
Attività di collegamento tra club, distretti e alumni mediante programmi di
coinvolgimento che prevedano presentazioni e condivisione di competenze su progetti e
sovvenzioni del Rotary.
Attività di collegamento tra i club, i distretti e lo staff dei Centri della pace del Rotary.
Fondo di dotazione
I lasciti al Fondo di dotazione della Fondazione Rotary assicurano che i futuri Rotariani
dispongano delle risorse necessarie per progettare e attuare progetti sostenibili, anno dopo
anno.
La Fondazione ha l'obiettivo di portare il Fondo di dotazione a 2,025 miliardi di dollari entro
l'anno 2025. L'RRFC può sostenere i consulenti E/MGA e lo staff di sviluppo fondi a raggiungere
questo traguardo contribuendo a identificare potenziali grandi donatori e soci della Bequest
Society e della Legacy Society. È possibile inoltre favorire la sensibilizzazione a questo proposito:
Incoraggiando i dirigenti distrettuali e di club a mostrare il video promozionale sul
Fondo di dotazione della Fondazione Rotary e le presentazioni Consapevolezza del
Fondo di dotazione e Discussioni sulle donazioni (presentazioni PowerPoint della serie
"La tua eredità, la promessa del Rotary") durante gli eventi.
Ordinando le schede di notifica "La tua eredità" (inviare una e-mail in proposito a
Incoraggiando i donatori ad aderire alla Bequest Society online.
Inviare una e-mail a [email protected] in caso di domande.
Sul sito rotary.org/legacy sono disponibili ulteriori informazioni sul Fondo di dotazione, con
testimonianze dei donatori, risorse scaricabili e materiali promozionali del Toolkit sull'eredità
per club e distretti.
Manuale dei leader regionali
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COORDINATORE ROTARY
I coordinatori Rotary sono incaricati di promuovere in modo proattivo il Piano d'azione del
Rotary facilitando le attività di sostegno e rafforzamento dei club esistenti e la creazione di nuovi
club e di nuovi club satellite. In collaborazione con la dirigenza distrettuale incoraggiano i
Rotariani e i club a potenziare il reclutamento dei soci e il coinvolgimento dei partecipanti, a
fondare nuovi club e nuovi club satellite e a promuovere la partecipazione ai programmi del
Rotary. Svolgono inoltre attività motivazionali, formative e di consulenza, si occupano di
strategia e comunicazione e promuovono il Rotary nei distretti a loro affidati.
Responsabilità
Secondo il Rotary Code of Policies (sotto-comma 29.020.4.):
Il coordinatore Rotary conosce a fondo e comunica con efficacia i seguenti elementi chiave del
Rotary:
Piano d’azione
Obiettivi e priorità annuali.
Strategie regionali per attrarre e coinvolgere i soci.
Strategie per la creazione di nuovi club e di nuovi club satellite.
Programmi
Attenzione sull'importanza degli alumni.
Guida con l'esempio a livello locale e regionale:
Reclutando ogni anno almeno un nuovo socio nel proprio club.
Sostenendo le attività del proprio club volte a coinvolgere i soci.
Facendo un uso efficace degli strumenti online del Rotary.
Si attiva per promuovere:
Club dinamici, flessibili ed efficaci.
Strategie per attrarre nuovi soci, anche tramite un uso efficace del sistema di contatti per
l'effettivo.
Il coinvolgimento dei soci.
Lo sviluppo di nuovi club e di nuovi club satellite.
La pianificazione strategica a livello di club e distrettuale.
L'utilizzo degli strumenti online del Rotary.
La partecipazione ai programmi del Rotary.
Il monitoraggio delle tendenze dell'effettivo a livello di club, distrettuale e regionale e la
necessità di prendere le opportune misure.
Manuale dei leader regionali
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I risultati positivi ottenuti dai club.
Strategie per rafforzare il legame, l'interesse e l'impegno degli alumni nei confronti del
Rotary.
Formazione
Con i suoi assistenti e in collaborazione con i colleghi della squadra regionale, il coordinatore
Rotary pianifica e conduce i seguenti eventi formativi:
Formazione degli assistenti a livello regionale.
Seminari d'istruzione dei governatori eletti e nominati, se invitato dal rispettivo
convocatore. Se non viene invitato a far parte ufficiale della squadra di istruttori, il
coordinatore è incoraggiato a partecipare al SIGE e al SIGN per avviare il dialogo e la
collaborazione con i futuri governatori e i dirigenti distrettuali.
Eventuali altri seminari regionali e distrettuali.
Competenze
Effettivo
L'effettivo è la risorsa più preziosa del Rotary. Quando l'effettivo aumenta, i club sono più vivaci,
possiamo presentarci in modo più efficace al mondo e disponiamo di più risorse per aiutare lo
sviluppo delle comunità. L'effettivo è la massima priorità interna a livello di organizzazione
(l'eradicazione della polio resta la massima priorità esterna del Rotary).
Di seguito sono suggerite alcune strategie per favorire la centralità dell'effettivo a livello
distrettuale:
Sostenere l'attività dei dirigenti distrettuali:
Esaminare e discutere periodicamente con i dirigenti distrettuali le tendenze
dell'effettivo facendo uso dei rapporti sull'effettivo messi a disposizione dal Rotary.
Indicare strategie fondate sui dati reali per affrontare con successo le sfide e condividere
i risultati positivi ottenuti dai distretti che registrano tendenze positive.
Incoraggiare il completamento dei relativi requisiti di certificazione da parte di tutti i
presidenti delle commissioni distrettuali per l'effettivo (DMC).
Fornire sostegno e assistenza in modo continuativo ai DMC mediante teleconferenze o
consultazioni periodiche.
Fornire ai DMC l'opportunità di instaurare contatti tra loro, sia di persona sia con
riunioni virtuali, teleconferenze, webinar, chat o gruppi sui social media.
Attrarre nuovi destinatari:
Incoraggiare i club a includere nel proprio effettivo e nella propria dirigenza persone di
tutte le culture, esperienze e identità per rispecchiare le comunità in cui operano.
Favorire l'adozione del sistema per la gestione dei contatti per l'effettivo, incoraggiando i
distretti e i club a seguire i contatti e offrendo formazione su come utilizzare questo
strumento in modo efficace.
Rammentare ai dirigenti distrettuali e di club che i potenziali soci desiderosi di vivere
un'esperienza differente nel Rotary possono costituire un nuovo club o un club satellite.
Manuale dei leader regionali
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Collaborare con i distretti per sviluppare club innovativi (compresi i club satellite) che
offrano nuove esperienze e risultino interessanti per i gruppi con scarsa rappresentanza.
Aiutare i distretti a identificare opportunità di sviluppo di nuovi club Rotaract e invitare i
Rotaractiani ad affiliarsi contemporaneamente sia al Rotary che al Rotaract.
Rammentare ai dirigenti distrettuali che numerosi programmi del Rotary, come i Circoli
Rotary e gli Scambi di amicizia rotariana, sono aperti ai non Rotariani e possono rivelarsi
utili per presentare potenziali soci.
Promuovere esperienze significative a livello di club:
Incoraggiare i club ad adottare soluzioni flessibili per le riunioni e determinare il tipo di
affiliazione che si adatta meglio alle esigenze dei propri soci.
Mettere a disposizione di club e distretti risorse per l'effettivo al fine di aiutarli a
elaborare strategie per coinvolgere i soci.
Raccomandare ai club di svolgere autovalutazioni periodiche per assicurarsi di ricevere i
feedback dei soci e agire di conseguenza.
Incoraggiare i club a sviluppare progetti o attività che rispondano alle esigenze delle
comunità e risultino interessanti per persone di età ed estrazioni differenti. Collaborare
con la squadra dei leader regionali per fare in modo che i progetti di service di impatto
elevato vengano riconosciuti a livello della comunità.
Incoraggiare i club a fornire opportunità di crescita personale e professionale ai propri
soci e promuovere i corsi e le risorse resi disponibili grazie all'alleanza del Rotary con
Toastmasters International.
Incoraggiare la partecipazione ad attività esterne ai club:
Promuovere opportunità di associazione mediante i Circoli Rotary o gli Scambi di
amicizia rotariana.
Includere i Rotaractiani nei progetti e negli eventi a livello distrettuale e di club.
Promuovere programmi e risorse per l'azione umanitaria internazionale incoraggiando i
soci ad aderire a un Gruppo d'azione Rotary; favorire inoltre il sostegno della comunità
ai progetti locali con la costituzione di Gruppi Community Rotary.
Incoraggiare i club a coinvolgere la comunità nelle varie attività da essi patrocinate.
Collaborare con la squadra dell'RRFC e le commissioni distrettuali per l'Azione di
pubblico interesse e l'Azione internazionale in modo da favorire il coinvolgimento dei
soci mediante il service.
Risorse utili per potenziare le attività dei club rivolte all'effettivo sono disponibili alla pagina
Effettivo in Il mio Rotary. Tutti i soci possono inoltre accedere ai corsi online sull'effettivo
disponibili nel Centro Formazione.
La pagina Ciclo progettuale in Il mio Rotary offre a club e distretti risorse utili per sviluppare
progetti validi in sede locale e globale. Ulteriori informazioni sui programmi del Rotary sono
disponibili alla pagina Programmi del sito Rotary.org.
pianificazione strategica
I distretti e i club che adottano e seguono un piano strategico sono più preparati ad affrontare
eventuali cambiamenti. Quelli che stilano piani per il futuro hanno maggiore successo, visto che
hanno analizzato la situazione attuale, identificato le difficoltà e sviluppato modi per affrontare
Manuale dei leader regionali
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gli ostacoli e raggiungere i loro obiettivi a lungo termine. Un piano strategico permette ai club e
ai distretti di creare continuità, al di là dei cambiamenti della dirigenza.
Allineare in modo significativo i piani dei club e dei distretti con le priorità del Piano d'azione
del Rotary crea un fine comune che ne sostiene la crescita.
Di seguito sono riportati alcuni suggerimenti su come potete incoraggiare club e distretti a
sviluppare piani strategici:
Spiegare ai distretti che il Piano d'azione del Rotary garantirà un aumento della solidità e
dell'efficacia futura dell'organizzazione.
Promuovere la consultazione di risorse preziose come la Guida alla pianificazione
distrettuale e la Guida alla pianificazione strategica per aiutare club e distretti nella fase
di pianificazione.
Incoraggiare i distretti a creare un piano di sviluppo della leadership e un piano di
successione, se non già disponibili.
Mostrare ai dirigenti che il monitoraggio e il controllo degli obiettivi in Rotary Club
Central crea un archivio storico utile per la pianificazione e la definizione degli obiettivi
da parte dei futuri dirigenti.
Spiegare che i club possono ricevere l'Attestato Rotary individuando e conseguendo gli
obiettivi che trovano più interessanti in Rotary Club Central.
Informare i dirigenti distrettuali che la squadra dei leader regionali è a disposizione per
sostenere il loro piano strategico e offrire altre forme di assistenza durante tutto l'anno.
Alumni
Gli alumni sono una componente importante della famiglia del Rotary. È possibile favorire il
loro coinvolgimento nel Rotary incoraggiando i dirigenti distrettuali a:
Utilizzare le informazioni contenute nel Rapporto su alumni e partecipanti ai programmi
per permettere ai club di entrare in contatto con i propri alumni.
Invitare gli alumni a intervenire durante gli eventi a livello di club o di distretto e a
contribuire ai progetti.
Promuovere la partecipazione dei club alla Settimana Reconnect ogni ottobre, durante la
quale dedicarsi al consolidamento delle relazioni degli alumni con il Rotary.
Menzionare nelle loro comunicazioni gli alumni che hanno messo a disposizione del
Rotary il loro tempo e il loro talento.
Ulteriori risorse utili sono disponibili alla pagina Alumni in Il mio Rotary.
Manuale dei leader regionali
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COORDINATORE IMMAGINE PUBBLICA DEL ROTARY
I coordinatori Immagine pubblica del Rotary sostengono in modo proattivo il Piano d'azione del
Rotary aiutando club e distretti ad ampliare la nostra portata e raccontare storie coinvolgenti
che dimostrino l'impegno ad agire dei Rotariani. Si adoperano per promuovere l'uso corretto del
brand Rotary e del materiale delle campagne per l'immagine pubblica in ambito locale e
regionale. In collaborazione con la dirigenza distrettuale incoraggiano i club ad adottare una
solida strategia nei confronti dei media tradizionali e dei social media, un sito Web sempre
aggiornato e una valida presenza online nelle loro comunità. Svolgendo attività motivazionali,
formative e di consulenza nei distretti in cui operano, li aiutano a capire come attrarre i media
locali e promuovere efficacemente il Rotary, le sue iniziative e le sue attività di marketing.
Responsabilità
Secondo il Rotary Code of Policies (sotto comma 29.030.4.):
Il coordinatore Immagine Pubblica conosce a fondo e comunica con efficacia i seguenti elementi
del Rotary:
Piano d’azione
Obiettivi e priorità annuali.
Attività volte a sviluppare e coordinare l'immagine pubblica in modo consono alle
esigenze regionali.
Necessità di rappresentare il brand e il messaggio del Rotary con uno stile coerente e
coordinato.
Utilizzo corretto delle risorse, tra cui il Brand Center, create per l'identità visuale del
Rotary.
Importanza del ruolo dei Rotariani e degli alumni nel raccontare il Rotary.
Guida con l'esempio a livello locale e regionale:
Facendosi promotore del brand Rotary per migliorarne l'immagine pubblica sui siti web
dei club e sui social media.
Utilizzando gli strumenti online del Rotary, tra cui il Brand Center, per raccontare il
Rotary.
Condividendo i successi ottenuti dai club e dai distretti nonché gli ostacoli allo sviluppo
dell'immagine pubblica allo scopo di superarli.
Mantenendo una presenza attiva e dinamica nei media tradizionali o nei social media.
Si attiva per promuovere:
Manuale dei leader regionali
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La partecipazione di club e distretti alle attività coordinate per l'immagine pubblica che
rientrino in un piano strategico.
L'utilizzo del Brand Center del Rotary e di altri strumenti online per raccontare il Rotary.
L'utilizzo corretto delle risorse create per il brand e per l'identità visuale del Rotary.
L'uso di un messaggio coerente e coordinato.
Una narrazione sviluppata dai club e dai distretti sull'impatto del loro lavoro, da
diffondere avvalendosi di una molteplicità di canali di comunicazione.
I diversi modi con cui narrare le esperienze vissute da Rotariani e alumni del Rotary.
Le migliori pratiche per presentare alle comunità locali le attività e gli eventi del Rotary.
Formazione
Con i suoi assistenti e in collaborazione con i colleghi della squadra regionale, il coordinatore
Immagine Pubblica pianifica e conduce i seguenti eventi formativi:
Formazione degli assistenti a livello regionale.
Seminari d'istruzione dei governatori eletti e nominati, se invitato dal rispettivo
convocatore. Se non viene invitato a far parte ufficiale della squadra di istruttori, il
coordinatore è incoraggiato a partecipare al SIGE e al SIGN per avviare il dialogo e la
collaborazione con i futuri governatori e i dirigenti distrettuali.
Eventuali altri seminari regionali e distrettuali, che possono includere un seminario
sull'immagine pubblica.
L'RPIC può inoltre tenere un seminario sull'immagine pubblica per i dirigenti distrettuali attuali
ed entranti, compresi i presidenti delle commissioni distrettuali per l'immagine pubblica. Il
seminario sull'immagine pubblica deve fornire gli strumenti e la formazione necessari per
promuovere in modo efficace il Rotary e migliorarne l'immagine pubblica. Può aiutare i dirigenti
distrettuali a pianificare iniziative e campagne dedicate all'immagine pubblica, condividere le
storie di successo e conoscere gli strumenti utilizzati dal Rotary in questo settore.
Competenze
Il brand Rotary
La coerenza nella comunicazione del brand e nell'identità visuale è fondamentale per aumentare
la sensibilizzazione e la comprensione del Rotary. Possiamo ampliare la nostra portata e
aumentare il nostro impatto solo se i potenziali partecipanti, soci e sostenitori riconoscono e
approfondiscono la conoscenza del Rotary e della nostra utilità per le comunità di tutto il
mondo.
Di seguito sono suggerite alcune strategie per concentrare l'attenzione dei distretti sul brand:
Incoraggiare i dirigenti distrettuali a seguire le indicazioni fornite nel Brand Center del
Rotary e assisterli nella creazione di materiali.
Istruire i dirigenti distrettuali sull'importanza di utilizzare in modo coerente e corretto il
brand e l'identità visuale del Rotary. Assicurarsi che i dirigenti distrettuali sappiano dove
Manuale dei leader regionali
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trovare risorse utili per aggiornare loghi e materiali da loro creati. Aggiornare i materiali
di formazione o idearne di nuovi, maggiormente concentrati sugli aspetti più importanti
da sistemare nei distretti.
Assistere i dirigenti nel valutare l'utilizzo delle risorse del brand Rotary nella regione e
discutere i risultati della valutazione.
Condividere le storie di successo di distretti e club che si sono allineati al brand Rotary e
hanno aggiornato le rispettive risorse. Utilizzare messaggi che diano un'immagine
positiva del Rotary e del suo brand e ne incoraggino l'uso.
Incoraggiare i dirigenti a completare i corsi sul brand e sull'immagine pubblica nel
Centro Formazione.
Fornire sostegno e assistenza in modo continuativo ai presidenti delle commissioni
distrettuali per l'immagine pubblica mediante teleconferenze o consultazioni periodiche.
Fornire ai presidenti delle commissioni distrettuali per l'immagine pubblica
l'opportunità di instaurare contatti tra loro, sia di persona sia in forma virtuale.
Come migliorare l'immagine pubblica del Rotary
Il coordinatore Immagine pubblica del Rotary collabora con i dirigenti distrettuali e di club alle strategie riguardanti l'immagine pubblica e promuove le risorse disponibili nel Brand Center e nel Centro Formazione. Di seguito sono riportate alcune soluzioni a sostegno dell'immagine pubblica:
Promuovere i vantaggi dati dalla nomina dei presidenti delle commissioni per
l'immagine pubblica a livello distrettuale e di club.
Incoraggiare i dirigenti distrettuali a sviluppare un piano di comunicazione.
Fornire consigli ai dirigenti distrettuali sul brand Rotary, comprese le migliori pratiche
per l'uso dei materiali dedicati alla voce, all'identità visiva e all'immagine pubblica del
Rotary.
Promuovere l'uso di strumenti online, come il Brand Center, Rotary Club Central, Rotary
Showcase e il Centro Formazione.
Mettere in evidenza nelle risorse online l'impatto del Rotary e l'impegno dei soci come
individui Pronti ad agire.
Comunicare con il pubblico interno ed esterno in modo coinvolgente.
Ricercare modi per rendere noti i risultati più significativi ottenuti a livello regionale e
favorire il ricorso alle opportunità offerte dai media da parte dei dirigenti distrettuali.
Varie risorse che possono aiutare club e distretti a elaborare strategie riguardanti l'immagine
pubblica sono disponibili nel Brand Center. I distretti e i club possono reperire risorse di
comunicazione sulla polio nel Centro risorse End Polio Now.
Raccontare il Rotary Dalle raccolte fondi e dai progetti locali più significativi fino alle iniziative globali per
l'eradicazione della polio, il Rotary è ricco di storie di forte impatto che possono aiutare il
pubblico a conoscere meglio chi siamo e che cosa facciamo. Comunicare il messaggio Pronti ad
Agire rappresenta il modo più efficace per raccontare il Rotary ai potenziali soci o sostenitori che
non comprendono appieno la nostra opera nelle comunità locali. Questa campagna punta a
radunare i Rotariani sotto un unico ideale con un messaggio semplice ma coerente: siamo
Manuale dei leader regionali
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individui Pronti ad Agire, ossia professionisti, leader civici e comunitari uniti da una passione
che ci spinge all'azione per migliorare le nostre comunità.
Il coordinatore Immagine pubblica del Rotary può aiutare i dirigenti distrettuali ad apprendere
le migliori pratiche in materia e a reperire gli strumenti e le risorse necessari per raccontare il
Rotary in modo chiaro, coerente e convincente a chi non ci conosce ancora.
Il Brand Center del Rotary possiede risorse che può raccomandare ai dirigenti distrettuali, tra
cui:
Le Linee guida sulla campagna Pronti ad agire, con suggerimenti concreti per sfruttarla
nel modo più efficace possibile.
Materiali preconfezionati (in formato visivo, audio o video) per la campagna Pronti ad
agire e modelli per la creazione di materiali personalizzati.
L'RPIC è alla testa di questa iniziativa e guida con l'esempio, narrando storie convincenti e
coinvolgenti sulle varie piattaforme mediatiche e promuovendo i vantaggi dati dai materiali
della campagna nei distretti e nei club in cui opera.
Alumni
Gli alumni sono una componente importante della famiglia del Rotary. È possibile favorire il
loro coinvolgimento nelle iniziative legate all'immagine pubblica del Rotary incoraggiando i
dirigenti distrettuali a:
Invitare gli alumni a intervenire durante gli eventi a livello di club o di distretto.
Pubblicizzare le storie che mettono in evidenza l'efficacia della collaborazione tra alumni
e Rotariani nonché i risultati significativi ottenuti dagli alumni.
Promuovere la partecipazione dei club alla Settimana Reconnect ogni ottobre, durante la
quale dedicarsi al consolidamento delle relazioni degli alumni con il Rotary.
Promuovere l'azione degli alumni nelle campagne per l'immagine pubblica.
Incoraggiare gli alumni a raccontare le proprie esperienze nel Rotary.
Ricordare a tutti i Rotariani di proporre candidati per il premio annuale Rotary Alumni
Global Service e il premio Associazione alumni Rotary dell'anno.
Ulteriori risorse utili sono disponibili alla pagina Alumni in Il mio Rotary.
Manuale dei leader regionali
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CONSULENTE FONDO DI DOTAZIONE/GRANDI DONAZIONI
I consulenti E/MGA sono la principale risorsa del Rotary per tutto ciò che riguarda grandi
donazioni, lasciti e le relative raccolte fondi. Essi identificano, coltivano, curano e seguono i
donatori, con particolare attenzione all'ottenimento di donazioni pari o superiori a 25.000
dollari. Collaborano inoltre con i dirigenti di zona e distrettuali e con i partner dello staff di
sviluppo fondi per raccogliere fondi in modo efficace da destinare al Fondo di dotazione e ai
programmi della Fondazione Rotary. Collaborano infine con le commissioni Iniziative grandi
donazioni durante gli eventi per favorire contributi a sostegno di aree d'intervento specifiche o
dei Centri della pace del Rotary.
Responsabilità
Secondo il Code of Policies della Fondazione Rotary (sotto comma 24.030.4.):
Il consulente E/MGA conosce a fondo e comunica con efficacia i seguenti elementi chiave della
Fondazione Rotary:
Inclusione nel Piano d'azione del Rotary.
Obiettivi e priorità annuali.
Opportunità di raccolta di grandi donazioni.
Importanza del sostegno al Fondo di dotazione del Rotary.
Guida con l'esempio a livello locale e regionale:
Sostenendo attivamente le grandi donazioni e la partecipazione al Fondo di dotazione.
Facendo un uso efficace degli strumenti online del Rotary.
Si attiva per promuovere a livello locale e regionale:
Il costante supporto alla campagna per l'eradicazione della polio.
Strategie per incoraggiare grandi donazioni e impegni testamentari pari o superiori a
25.000 dollari.
Le diverse modalità e opportunità con cui sostenere la Fondazione attraverso grandi
donazioni al Fondo di dotazione del Rotary, al fondo PolioPlus, ai Centri della pace del
Rotary e alle Iniziative grandi donazioni a sostegno delle aree d'intervento.
Lo sviluppo di efficaci sottocommissioni distrettuali Fondo di dotazione/grandi
donazioni.
Se culturalmente opportuno a livello regionale, l'identificazione di professionisti
specializzati in lasciti e pianificazione successoria da coinvolgere potenzialmente nelle
iniziative distrettuali di raccolta fondi.
Manuale dei leader regionali
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Ha le seguenti responsabilità:
Sviluppare ogni anno piani personalizzati per coltivare e sollecitare i candidati grandi
donatori, in consulenza con i partner dello staff di sviluppo fondi e, se del caso, con altri
dirigenti distrettuali.
Avviare o partecipare ad almeno tre richieste di grandi donazioni all'anno, con
particolare attenzione alle donazioni pari o superiori a 25.000 dollari.
Pianificare attività di fidelizzazione rivolte ai sostenitori della Fondazione e ai candidati
grandi donatori, in consulenza con il consigliere RI o l'amministratore della Fondazione
a cui riferisce, con i coordinatori regionali Fondazione Rotary, con le commissioni
Iniziative grandi donazioni a sostegno delle aree d'intervento e, se del caso, con altri
dirigenti distrettuali.
Pianificare o assistere nell'organizzazione delle attività di fidelizzazione rivolte ai
sostenitori della Fondazione in occasione degli Istituti Rotary o di altri eventi rotariani.
Sostenere le attività di fidelizzazione dei donatori promosse dalle commissioni Iniziative
grandi donazioni a sostegno delle aree d'intervento.
Aiutare a identificare i potenziali donatori utilizzando tutte le risorse a disposizione.
In collaborazione con gli altri dirigenti della squadra regionale, il consulente E/MGA pianifica e
conduce seminari regionali e distrettuali secondo le necessità (tra i quali anche i seminari di
formazione dei governatori eletti e nominati, se invitato dal rispettivo convocatore). Se non
viene invitato a far parte ufficiale della squadra di istruttori, il coordinatore è incoraggiato a
partecipare al SIGE e al SIGN per avviare il dialogo e la collaborazione con i futuri governatori e
i dirigenti distrettuali.
Collabora strettamente con il consigliere RI, con l'amministratore della Fondazione a cui
riferisce e con il partner dello staff di sviluppo fondi per definire le priorità e creare un piano
d'azione per il proprio mandato.
Supporto del consulente E/MGA Benché non disponga di assistenti, il consulente Fondo di dotazione/grandi donazioni può
contare su altre risorse di supporto. Può accedere all'esperienza del partner dello staff di
sviluppo fondi, collaborare con i membri delle commissioni Iniziative grandi donazioni a
sostegno delle aree d'intervento e con il responsabile dello staff. Può inoltre richiedere il
sostegno dei dirigenti distrettuali.
Partner dello staff Le principali risorse di staff per le attività di individuazione, coltivazione e richiesta delle grandi
donazioni e degli impegni testamentari sono i Major Gifts Officer per il Nord America e lo staff
di sviluppo fondi per le altre regioni. Tra le loro responsabilità rientrano la collaborazione con il
consulente E/MGA per lo sviluppo di elenchi di candidati donatori, l'elaborazione di strategie
per attività di fidelizzazione individuali o basate su eventi e l'incoraggiamento della formazione a
livello distrettuale. Il partner dello staff può essere disponibile ad accompagnare il consulente
E/MGA durante l'attività di richiesta e aiutarlo nell'identificare eventi e altre opportunità utili
per coltivare i candidati grandi donatori e gestire quelli esistenti.
Manuale dei leader regionali
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Commissioni Iniziative grandi donazioni a sostegno delle aree d'intervento I membri delle commissioni Iniziative grandi donazioni a sostegno delle aree d'intervento
svolgono attività di raccolta fondi a lungo termine: identificano, coltivano e sollecitano i
donatori interessati a sostenere aree d'intervento specifiche oppure i Centri della pace del
Rotary. La loro attività è volta ad aumentare il sostegno al Fondo di dotazione attraverso
donazioni individuali e impegni testamentari pari o superiori a 50.000 dollari. I membri delle
commissioni coltivano i rapporti con donatori e candidati donatori per aumentare il sostegno
alle aree d'intervento e ai Centri della pace del Rotary mediante grandi donazioni. I membri
delle commissioni Iniziative grandi donazioni fungono da risorse utili nel rispettivo campo di
competenza e collaborano con il consulente Fondo di dotazione/grandi donazioni. Potete
lavorare a stretto contatto con loro per tenere eventi di coltivazione, richiesta e gestione mirati ai
sostenitori attuali e potenziali della Fondazione Rotary.
Responsabile dello staff Il responsabile dello staff supporta tutti i consulenti E/MGA del mondo. Sviluppa e promuove le risorse, redige le comunicazioni, favorisce la collaborazione tra leader regionali e supporta i consulenti E/MGA nelle attività di creazione dei rapporti e di misurazione dell'efficacia. Per definire una strategia legata al proprio ruolo, ottenere assistenza nella prenotazione dei viaggi e nella gestione delle spese, porre domande e condividere migliori pratiche, storie di successo e difficoltà, il consulente E/MGA può contattare il responsabile dello staff all'indirizzo [email protected].
Competenze
Il processo in quattro fasi
Il coinvolgimento di un donatore si snoda su quattro fasi: identificazione, coltivazione, richiesta
e gestione del donatore. Di norma, queste fasi si sviluppano in quest'ordine, ma non sempre è
così: sulla base delle esigenze del candidato donatore, potrebbe essere necessario ritornare a una
fase precedente del processo. Il processo va inteso come circolare e non lineare: la relazione con
il donatore non termina dopo che quest'ultimo ha effettuato una donazione e ha ricevuto un
adeguato riconoscimento. Le attività del consulente E/MGA devono essere incentrate sul
donatore per tutta la durata del processo in quattro fasi. Il consulente E/MGA aiuta il donatore a
decidere come versare e a cosa destinare la donazione, in base ai suoi interessi e passioni, per
massimizzarne l'impatto.
Può inoltre condividere con i dirigenti distrettuali l'esperienza acquisita lungo il processo e
lavorare alle varie fasi con il proprio partner dello staff.
Per approfondire il processo, completare il corso Raccolte fondi: Nozioni basilari nel Centro
Formazione del Rotary.
Grandi donazioni
Con il termine "grande donazione" il Rotary intende una singola donazione, o un impegno di
donazione, di almeno 10.000 dollari. Il Rotary definisce come impegno testamentario, o lascito,
l'intenzione espressa per iscritto da un donatore di destinare al Rotary parte dei fondi
provenienti dal proprio patrimonio, generalmente attraverso un testamento, un'assicurazione o
Manuale dei leader regionali
20
un piano pensionistico. Per ulteriori informazioni su grandi donazioni e lasciti, visitare la pagina
Fondo di dotazione del Rotary o consultare le risorse sulle donazioni alle pagine Lasciti e
Donazioni pianificate del sito Rotary.org.
Il Rotary riconosce la variabilità culturale delle pratiche in materia. In alcune regioni queste
differenze possono giustificare una più intensa concentrazione sulle donazioni dirette rispetto ai
lasciti o viceversa.
Il principale compito del consulente E/MGA è incoraggiare e richiedere grandi donazioni
individuali e lasciti pari o superiori a 25.000 dollari. Il processo in quattro fasi permette di
ottenere grandi donazioni:
Utilizzare i rapporti disponibili in Il mio Rotary per comprendere le principali tendenze
di donazione esistenti nei distretti e reperire i dati sui candidati donatori. Collaborare
con i dirigenti distrettuali e con il partner dello staff di sviluppo fondi per creare un
piano di coltivazione.
Utilizzare Rotary Club Central per esaminare gli obiettivi legati al Fondo di dotazione e
alle grandi donazioni fissati dai club e dai distretti per comprendere meglio l'interesse
verso le grandi donazioni.
Collaborare con le commissioni Iniziative grandi donazioni a sostegno delle aree
d'intervento quando un donatore è interessato a un'area particolare.
Aggiornare periodicamente l'elenco dei candidati donatori aggiungendone di nuovi e
condividendo l'elenco con lo staff della Fondazione.
Utilizzare i rapporti (ad esempio il Rapporto mensile Grandi donazioni) per trovare i
donatori da riconoscere mediante telefonate, bigliettini di ringraziamento o
presentazioni di articoli commemorativi. Valutare l'invio di messaggi personali ai
nominativi inclusi nell'elenco di candidati donatori.
Il Fondo di dotazione della Fondazione Rotary
I lasciti al Fondo di dotazione della Fondazione Rotary assicurano che i futuri Rotariani
dispongano delle risorse necessarie per progettare e attuare progetti sostenibili, anno dopo
anno. Se le donazioni al Fondo annuale migliorano la vita delle persone di oggi, le donazioni
pianificate al Fondo di dotazione forniscono un sostegno a questi stessi programmi per il futuro.
Il consulente E/MGA può fornire il suo sostegno al Fondo di dotazione:
Informandosi sul Fondo di dotazione del Rotary, sul supporto che esso fornisce ai
programmi del Rotary e sui motivi che potrebbero renderlo interessante per i donatori.
Condividendo con i candidati donatori i materiali sviluppati a sostegno dell'obiettivo del
Fondo di dotazione volto a raggiungere un valore di 2,025 miliardi di dollari entro il
2025, in modo da mostrare l'impatto che esso riesce a esercitare.
Tenendo presentazioni di fronte ai dirigenti distrettuali per sensibilizzarli a proposito del
Fondo di dotazione.
Sostenendo i dirigenti distrettuali nella creazione e nel rafforzamento delle
sottocommissioni distrettuali Fondo di dotazione/grandi donazioni, collaborando
strettamente con esse per identificare i candidati donatori.
Identificando i candidati donatori e i potenziali membri della Bequest Society.
Manuale dei leader regionali
21
Condividendo informazioni sulla Legacy Society e collaborando con i partner dello staff
per accoglierne i nuovi soci.
Collaborando con i presidenti delle sottocommissioni distrettuali Fondo di
dotazione/grandi donazioni per istruire i club sul Fondo di dotazione del Rotary e dare
loro l'opportunità di essere riconosciuti come Club Promessa del Rotary al 100%.
Donazioni dirette
Una donazione individuale di almeno 15.000 dollari può essere destinata a finanziare, in
un'unica soluzione, un'attività specifica scelta dal donatore a nome suo o di una persona cara.
Queste donazioni dirette possono essere destinate a un'area d'intervento, un tipo di progetto,
un'area geografica o altro ancora, a seconda dell'importo della donazione.
È necessario collaborare con il partner dello staff per proporre un accordo che risponda alle
aspettative del donatore e sia conforme alle linee guida della Fondazione. Gli autori di ogni tipo
di donazione diretta ricevono rapporti periodici dalla Fondazione che spiegano come è stato
usato il loro contributo.
PolioPlus Fino al 2023, ogni dollaro indirizzato dal Rotary a diretto supporto del programma PolioPlus
sarà integrato in un rapporto 2:1 (fino a 50 milioni di dollari all'anno) dalla Fondazione Bill &
Melinda Gates. La campagna "Conto alla rovescia per fare la Storia" di End Polio Now
continuerà a sostenere il finanziamento necessario al Rotary per la spinta finale. L'obiettivo
annuale di 50 milioni di dollari per PolioPlus include circa 5 milioni di dollari all'anno in grandi
donazioni, insieme alle continue iniziative di raccolta fondi organizzate da club e distretti.
Le grandi donazioni individuali per PolioPlus sono preferibili ai lasciti, perché nel momento in
cui il Rotary percepirà effettivamente il lascito patrimoniale la polio potrebbe essere già stata
eradicata. Se tuttavia il donatore preferisce effettuare un lascito, è possibile stipulare un accordo
che consenta di destinare la donazione a un altro scopo, come può essere una delle aree
d'intervento, se nel momento in cui la donazione sarà ricevuta l'obiettivo dell'eradicazione sarà
già stato raggiunto.
Il consulente E/MGA collabora con il coordinatore End Polio Now (EPNC) per identificare e
coltivare i candidati grandi donatori interessati a sostenere l'eradicazione della polio e per tenere
informati i Rotariani sullo stato delle attività in questo senso. Le ultime notizie e le risorse al
riguardo sono disponibili sul sito endpolio.org.
Opportunità di coinvolgimento aziendale
Massimizzare il supporto ricevuto dalle aziende e dalle loro fondazioni aiuta il Rotary ad avere
un impatto ancora più efficace. Attraverso le donazioni aziendali alle nostre aree d'intervento o il
patrocinio di eventi come la Convention del Rotary International o la Giornata mondiale della
polio, il Rotary è in grado di conseguire risultati ancora migliori. Se avete un contatto che può
contribuire al coinvolgimento di un'azienda, vi invitiamo a contattare l'ufficio External
Engagement all'indirizzo [email protected].
Manuale dei leader regionali
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ASSISTENTI DEI COORDINATORI RRFC, RC ed RPIC sono invitati a condividere l'intero manuale con i propri assistenti. Questa
sezione è studiata specificamente per questi ultimi.
Gli assistenti dei coordinatori hanno la possibilità di ampliare la portata e l'efficacia della
squadra dei leader regionali (RRFC, RC, RPIC, E/MGA, EPNC e altri assistenti), in
collaborazione con gli altri suoi componenti a supporto dei dirigenti distrettuali.
Il mandato degli assistenti ha durata di un anno, rinnovabile per uno o due ulteriori anni al fine
di garantire la massima efficacia nei distretti dove operano, e non permette di prestare servizio
contemporaneamente in altri ruoli significativi a livello regionale o distrettuale.
Assistente RRFC
Secondo il Code of Policies della Fondazione Rotary (sotto comma 24.020.6.), gli assistenti
RRFC sono selezionati dai rispettivi RRFC in consultazione con il consigliere e l'amministratore
ai quali riferiscono (se applicabile), in base al successo dimostrato nella partecipazione alle
sovvenzioni e alle attività di raccolta fondi. L'assistente supporta l'RRFC nelle attività di
istruzione, motivazione e formazione riguardanti sovvenzioni, programmi e donazioni e aiuta il
leader regionale per quanto riguarda le responsabilità che spettano all'RRFC di cui alla sezione
1.
Assistente del Coordinatore Rotary
Secondo il Rotary Code of Policies (sotto comma 29.020.6.), l'assistente del coordinatore Rotary
viene selezionato dal RC in consultazione con il relativo consigliere, in base al successo e
all'esperienza dimostrati nelle strategie di attrazione e coinvolgimento dell'effettivo a livello
regionale, nello sviluppo di nuovi club e di nuovi club satellite, nella pianificazione strategica e
nei programmi del Rotary. L'assistente supporta l'RC nelle attività di istruzione, motivazione e
formazione dei club e dei distretti per quanto riguarda l'effettivo, la pianificazione strategica e i
programmi del Rotary e aiuta il leader regionale nelle responsabilità che spettano all'RC di cui
alla sezione 1.
Assistente del Coordinatore immagine pubblica Rotary
Secondo il Rotary Code of Policies (sotto comma 29.030.6.), l'assistente del coordinatore
Immagine pubblica del Rotary viene selezionato dal RPIC in consultazione con il relativo
consigliere, in base al successo e all'esperienza dimostrati nelle attività di marketing, media e
pubbliche relazioni. L'assistente supporta l'RPIC nelle attività di istruzione, motivazione e
formazione di club e distretti sull'importanza del raccontare il Rotary e aiuta il leader regionale
per quanto riguarda le responsabilità che spettano all'RPIC di cui alla sezione 1.
Manuale dei leader regionali
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La squadra
La squadra dei leader regionali (composta da RRFC, RC, RPIC, consulente E/MGA, EPNC e
relativi assistenti) opera sotto la guida del consigliere RI e collabora con l'amministratore che
gestisce la loro regione. L'assistente lavora alle dipendenze del leader regionale che l'ha
selezionato e che decide le modalità di delega delle responsabilità più adatte alle esigenze della
regione.
Formazione
La formazione della squadra regionale deve avvenire prima del 1º luglio. Il leader regionale
chiederà agli assistenti di fornire il proprio supporto o di condurre la formazione distrettuale.
Per ulteriori informazioni, consultare la sezione 4 "Formazione".
Risorse
Il punto principale di contatto dell'assistente è costituito dal rispettivo RRFC, RC o RPIC, oltre
che dal responsabile dello staff. Lo staff del Rotary invia gli aggiornamenti direttamente ai
leader regionali che, a loro volta, condividono tali informazioni con gli assistenti. In quanto
componente della squadra regionale, l'assistente ha accesso alle stesse risorse del proprio
dirigente. Per un elenco delle pubblicazioni, dei rapporti e degli strumenti consultare la sezione
5 "Risorse".
Viaggi e spese
I budget di RRFC, RC e RPIC includono i fondi per finanziare le spese sostenute anche dagli assistenti dei coordinatori. L'assistente deve rivolgersi al proprio leader regionale per stabilire come utilizzare il budget e quali sono le spese rimborsabili. Le spese ammissibili vengono rimborsate a condizione che il budget comprenda ancora fondi sufficienti a coprire i costi. Il leader regionale a cui riferisce l'assistente è responsabile della gestione del budget e fornirà informazioni a questo proposito. L'assistente è tenuto a rispettare tutte le linee guida riguardanti i viaggi e le spese di cui alla sezione 7 "Budget". Agli assistenti dei coordinatori si applicano inoltre le seguenti linee guida:
Viaggi e spese possono essere rimborsati dal RI solo una volta confermata l'idoneità dell'assistente. Se la nomina non viene confermata prima che abbia luogo la formazione regionale, è possibile che l'assistente non riceva il rimborso per le spese di viaggio o di altro tipo riguardanti tale evento. Per ulteriori informazioni sul processo di selezione degli assistenti dei coordinatori, consultare la sezione 2 "Relazioni strategiche".
Il proprio leader regionale deve essere preventivamente informato degli itinerari e delle spese necessarie, in modo da stabilire se il budget disponibile sia sufficiente a coprirne i costi.
Alla presentazione dei moduli delle richieste di viaggio e dei resoconti spese è necessario indicare chiaramente il vostro ruolo e il vostro responsabile dello staff. È possibile contattare il responsabile dello staff agli indirizzi [email protected], [email protected] o [email protected].
Il Rotary rimborsa direttamente la persona che ha sostenuto le spese; pertanto l'assistente riceverà il rimborso per le spese sostenute direttamente da RI e non dal proprio leader regionale.
È necessario comunicare al proprio leader regionale il costo finale complessivo dei voli e delle spese approvate, in modo da poter aggiornare di conseguenza il budget.
Manuale dei leader regionali
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2. RELAZIONI STRATEGICHE
I leader regionali del Rotary (RRFC, RC, RPIC, consulenti E/MGA ed EPNC) collaborano nei
distretti dove operano per favorire la partecipazione ai programmi della Fondazione, rafforzare
l'effettivo, migliorare l'immagine pubblica del Rotary e accrescere le donazioni. Nel loro insieme,
costituiscono un anello di collegamento essenziale non solo tra i Rotariani a livello di club,
distretto e regione, ma anche tra i Rotariani e il Segretariato.
Nel loro ruolo lavorano a stretto contatto con i consiglieri del Rotary International, gli
amministratori della Fondazione Rotary, i dirigenti distrettuali e gli altri leader regionali. È
importante pianificare insieme le varie attività e comunicare periodicamente per valorizzare al
massimo conoscenze, competenze e risorse.
Alti dirigenti del Rotary
RRFC, consulenti E/MGA ed EPNC sono nominati dal chair del Consiglio di amministrazione
della Fondazione Rotary, mentre RC ed RPIC sono nominati dal presidente del RI. I consiglieri
RI e gli amministratori della Fondazione aiutano le squadre dei leader regionali a raggiungere i
loro obiettivi nei rispettivi distretti. È importante comunicare, pianificare, collaborare e
cooperare regolarmente con il proprio consigliere RI e con l'amministratore assegnato.
Consiglieri RI
Ognuno dei leader regionali deve operare in collaborazione con il consigliere RI per la regione. Il
consigliere comunica la visione per la regione e collabora con i leader regionali per pianificare il
raggiungimento dei rispettivi obiettivi. I consiglieri hanno la responsabilità di tenere riunioni
periodiche, favorire il lavoro di squadra, fungere da mentori, dare consigli sulla scelta degli
assistenti e promuovere i leader regionali nella zona. Per ulteriori informazioni sulle modalità di
collaborazione tra i consiglieri e la squadra dei leader regionali, consultare il Rotary Code of
Policies (comma 28.080.).
Amministratori
Gli amministratori sono una risorsa fondamentale della Fondazione nelle rispettive zone. Sotto
la guida del consigliere RI, ogni leader regionale è tenuto a richiedere il supporto
dell'amministratore della Fondazione per la propria regione. Tra le responsabilità degli
amministratori della Fondazione nei confronti della squadra di leader regionali figurano:
partecipare a riunioni periodiche, facilitare il lavoro di squadra, fungere da mentori e
condividere le loro competenze in merito alla Fondazione. Per ulteriori informazioni sulle
Manuale dei leader regionali
25
modalità di collaborazione tra gli amministratori della Fondazione e la squadra dei leader
regionali, consultare il Code of Policies della Fondazione Rotary (comma 20.040.).
Altri leader regionali
La squadra dei leader regionali (RRFC, RC, RPIC, consulente E/MGA ed EPNC) supporta le
priorità del Piano d'azione del Rotary e promuove i valori dell'organizzazione.
Nel lavoro della squadra regionale è consigliabile adottare le seguenti strategie:
Sviluppare visioni e obiettivi condivisi per i loro distretti e la loro regione.
Condurre eventi formativi quando possibile nell'area geografica di loro competenza.
Favorire la comunicazione con la dirigenza distrettuale per consolidare la collaborazione
in essere.
Incoraggiare un cambiamento positivo nei distretti assistiti.
Avvalersi delle competenze degli altri leader regionali e sviluppare queste relazioni strategiche
contribuisce fortemente a un anno di successi.
Pianificazione delle successioni
Per tutta la durata del mandato è importante collaborare con i componenti entranti e uscenti
della squadra, per condividere le conoscenze e garantire continuità e coerenza nella regione.
Per i leader regionali entranti è importante incontrare il proprio predecessore prima dell'inizio
del mandato, per approfondire gli elementi chiave della regione e del ruolo specifico. Questo
permetterà loro di mettere a frutto i progressi realizzati dal predecessore e di prepararsi al
contempo ad affrontare gli ostacoli allo sviluppo dei piani per l'anno entrante.
Per i leader regionali uscenti è essenziale condividere conoscenze e competenze specialistiche
con il proprio successore. Ciò contribuisce ad assicurare che quanto è stato realizzato durerà
anche dopo il termine del proprio mandato.
Consultare la Guida alla pianificazione delle successioni in Appendice 2 per avere suggerimenti
sugli argomenti da trattare durante le conversazioni.
Assistenti dei coordinatori
RRFC, RC e RPIC possono scegliere assistenti in grado di coadiuvarli nei rispettivi distretti.
Considerate le caratteristiche specifiche del loro ruolo, i consulenti E/MGA lavorano
direttamente con il proprio partner dello staff e con i dirigenti distrettuali. Gli EPNC, invece,
lavorano direttamente con i dirigenti distrettuali e gli altri leader regionali.
Selezione degli assistenti
RRFC, RC e RPIC scelgono i propri assistenti in consultazione con i rispettivi consiglieri e con
l'amministratore della Fondazione a loro assegnato. Il mandato degli assistenti ha durata di un
Manuale dei leader regionali
26
anno, rinnovabile per uno o due ulteriori anni, e non permette di prestare servizio
contemporaneamente in altri ruoli significativi a livello regionale o distrettuale.
Il responsabile dello staff invia un link a un modulo online in cui è possibile scegliere il proprio
assistente. Questo modulo deve essere compilato almeno due mesi prima dei corsi di formazione
delle squadre regionali che l'assistente deve frequentare, di persona o in forma virtuale. Una
volta compilato il modulo, lo staff accerterà che gli assistenti proposti siano idonei all'incarico in
base alle norme del Rotary in materia di buona amministrazione, tutela dei minori, aspetti
finanziari e altri obblighi prima di finalizzare la nomina. L'idoneità dell'assistente deve essere
verificata dallo staff prima di poter richiedere il rimborso dei viaggi e delle spese a fronte del
budget del leader regionale, visualizzare i rapporti regionali o accedere al Gruppo di lavoro dei
leader regionali. Una volta completato l'accertamento, il responsabile dello staff ne invierà
comunicazione tramite e-mail.
Nella scelta degli assistenti è necessario tenere presente i seguenti aspetti:
Distribuzione geografica.
Competenze linguistiche.
Competenze o esperienze specifiche.
Passati successi in posizioni di leadership distrettuale.
Relazioni o reti al di fuori del proprio distretto.
Siete incoraggiati a selezionare Rotaractiani qualificati come assistenti dei coordinatori per
apportare nuove idee e punti di vista differenti nella vostra squadra. Pensate inoltre a come
applicare l'impegno del Rotary a creare un ambiente diversificato, equo e inclusivo nel quale i
soci provenienti da gruppi con scarsa rappresentanza abbiano più opportunità di partecipare
come leader.
Il budget per RRFC, RC o RPIC include il finanziamento per gli assistenti e non cambia, a
prescindere dal numero degli assistenti selezionati.
Responsabilità del coordinatore
Al coordinatore spettano le seguenti responsabilità nei confronti degli assistenti:
Compilare il modulo di nomina degli assistenti almeno due mesi prima dei corsi di
formazione della squadra regionale, per lasciare tempo sufficiente per la conferma delle
nomine da parte dello staff.
Assegnare le responsabilità agli assistenti in base a ubicazione, competenze linguistiche o
aree di esperienza.
Offrire agli assistenti una formazione completa e collaborare con la squadra regionale
per organizzare, se possibile, un evento di formazione congiunto. I corsi di formazione
regionali congiunti sono rivolti a tutti i leader regionali e ai loro assistenti nella regione.
Comunicare con chiarezza agli assistenti il budget e le aspettative di finanziamento.
Facilitare le presentazioni e la collaborazione continua tra gli assistenti e i dirigenti
distrettuali.
Condividere con gli assistenti aggiornamenti e informazioni ricevuti dal Rotary.
Condividere con gli assistenti questo manuale ed eventuali altre risorse rilevanti.
Manuale dei leader regionali
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Chiedere agli assistenti di consultare la sezione 1 per informazioni sui loro ruoli e le loro
responsabilità.
Dirigenti distrettuali
I dirigenti regionali e le loro squadre collaborano con i governatori e gli altri dirigenti
distrettuali per mettere in contatto i Rotariani con le risorse a supporto degli obiettivi, delle
priorità e del Piano d'azione del Rotary. Sono una fonte di motivazione e fungono da consulenti
per tutto l'anno; a richiesta, possono fungere da formatori per gli Istituti Rotary, il SIGE, il SIGN
e i seminari regionali e distrettuali. Possono inoltre essere invitati a tenere presentazioni o
formazione direttamente ai dirigenti dei club, durante il seminario d'istruzione dei presidenti
eletti (SIPE) o altre riunioni a livello di club.
Governatori
Nello svolgimento dei loro compiti, i dirigenti regionali lavorano con i governatori distrettuali, i
governatori eletti e i governatori nominati; pertanto, anche se i principali collaboratori sono i
presidenti delle commissioni distrettuali, lo sviluppo di un buon rapporto di lavoro con i
governatori è fondamentale per ottenere buoni risultati.
Nel collaborare con queste figure, vanno tenute in considerazione le migliori pratiche seguenti:
Se in passato siete stati governatori, ripensate a quale tipo di sostegno avreste apprezzato
da parte di un leader regionale e offritelo ai governatori in carica.
Chiedete ai governatori il tipo di comunicazione che preferiscono. Alcuni governatori, ad
esempio, scelgono di utilizzare preferibilmente social media, messaggi di testo, chat
video o telefonate anziché le e-mail.
I messaggi per i dirigenti dei club passano probabilmente attraverso i governatori. Se
lavorate direttamente con i club, chiedete ai rispettivi governatori distrettuali di
coordinare le attività.
Partecipate a eventi di formazione, come i seminari d'istruzione dei governatori eletti e
nominati, dove è possibile entrare in contatto con i governatori e i dirigenti regionali
attuali ed entranti.
Mantenete i contatti con i dirigenti distrettuali uscenti, in carica ed entranti per
promuovere la continuità e la comunicazione.
Offritevi di collaborare con loro per garantire la formazione ai presidenti delle
commissioni distrettuali e accertatevi di comunicare le modalità di collaborazione con
questi ultimi.
I consulenti E/MGA possono collaborare con i governatori distrettuali nelle varie tappe
del processo in quattro fasi per i candidati grandi donatori. Se il governatore ha un
rapporto consolidato con un potenziale donatore, potete coinvolgerlo nell'attività di
richiesta.
Presidenti delle commissioni distrettuali
I presidenti delle commissioni distrettuali vengono nominati dai governatori per sovrintendere a
specifici programmi, priorità o iniziative a livello di distretto. Con ogni probabilità, lavorerete a
stretto contatto con i presidenti delle commissioni distrettuali affini alle vostre aree di
competenza. Per questo motivo, è importante sviluppare un buon rapporto di lavoro e
Manuale dei leader regionali
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concordare insieme ai governatori le modalità con cui la squadra lavorerà a fianco delle
commissioni.
Prima di contattare il presidente di una commissione, chiedete al vostro governatore come
preferisce che si svolga la vostra collaborazione e qual è il grado di coinvolgimento più
opportuno. Per un elenco dei funzionari distrettuali della vostra regione, generate il rapporto
Stato degli assistenti del governatore e dei funzionari distrettuali in Il mio Rotary.
Di seguito sono riportati alcuni esempi di presidenti di commissione e di altre figure con cui
potreste collaborare:
RRFC Presidente di commissione distrettuale Fondazione
Rotary
Presidente di sottocommissione distrettuale Sovvenzioni
Presidente di commissione distrettuale Alumni
Presidente di commissione distrettuale Azione
internazionale
Istruttore distrettuale
RC Presidente di commissione distrettuale Effettivo
Presidente di commissione distrettuale Azione di
pubblico interesse
Presidente di commissione distrettuale Azione
internazionale
Presidente di commissione Rotaract
Rappresentante distrettuale Rotaract
Istruttore distrettuale
RPIC Presidente di commissione distrettuale Immagine
pubblica
Istruttore distrettuale
E/MGA Presidente di commissione distrettuale Fondazione
Rotary
Presidente di sottocommissione distrettuale Fondo di
dotazione/grandi donazioni
Presentarsi con successo ai dirigenti distrettuali
Per avere successo, dovrete farvi considerare esperti in materia di Fondazione Rotary,
coinvolgimento dell'effettivo, immagine pubblica o grandi donazioni. Cercate di scoprire ciò che
i distretti si propongono di realizzare durante l'anno e mostrate ai loro dirigenti come potete
aiutarli a raggiungere i loro obiettivi. Siate espliciti in merito all'assistenza offerta, condividete le
migliori pratiche, dettagliate le varie fasi delle azioni e indicate obiettivi chiari. Quando
governatori distrettuali, governatori eletti e altri dirigenti distrettuali hanno bisogno di
informazioni, fate in modo di essere il loro primo contatto. Fate in modo che sappiano qual è la
vostra missione:
Gli RRFC aiutano i Rotariani a partecipare appieno ai programmi della Fondazione per
raggiungere i loro obiettivi legati a service e raccolta fondi. Inoltre, incoraggiano la
partecipazione ai programmi del Rotary per coinvolgerne i soci ed elargire sovvenzioni di
maggiore impatto.
Manuale dei leader regionali
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Gli RC assistono i Rotariani nel coinvolgere i partecipanti e attrarre nuovi soci per
sviluppare club dinamici e raggiungere i loro obiettivi legati all'effettivo. Inoltre,
incoraggiano la partecipazione ai programmi del Rotary per coinvolgerne i soci e aiutare
i club ad aumentare il proprio impatto.
Gli RPIC insegnano ai Rotariani come raccontare il Rotary in modo coerente e
convincente e li guidano nelle iniziative di marketing, nei rapporti con i media e sui
social media.
I consulenti E/MGA incrementano la partecipazione dei Rotariani nelle raccolte fondi
mediante grandi donazioni e l'impatto complessivo della Fondazione Rotary.
Forse non avete tutte le risposte, ma potete assicurare ai dirigenti distrettuali che sapete dove
trovarle: potete chiederle a un altro dirigente, a un altro membro della squadra o ai vostri
assistenti, oppure cercarle sul sito Rotary.org o contattare lo staff del Rotary.
Rotaractiani
Il Consiglio centrale e gli amministratori incoraggiano i leader regionali a coinvolgere i Rotariani
nelle attività di formazione, raccolta fondi, sviluppo dell'effettivo e promozione del Rotary. Ecco
alcuni modi in cui potete incoraggiare la loro partecipazione:
Nominare alcuni Rotaractiani come assistenti dell'RRFC, dell'RC o dell'RPIC.
Invitare i Rotaractiani a esporre una presentazione o partecipare alle riunioni di
formazione.
Promuovere il Certificato Donazioni Rotaract per aumentare le donazioni dalla vostra
regione alla Fondazione Rotary. Se cinque soci di un club Rotaract donano almeno 50
dollari in totale, il club riceverà il Certificato.
Esortare i distretti a includere i Rotaractiani nelle discussioni sulla costituzione di nuovi
club.
Incoraggiare i dirigenti distrettuali a valutare la nomina di Rotaractiani per i
riconoscimenti del RI.
Nel raccogliere storie di individui Pronti ad Agire, chiedere ai Rotaractiani informazioni
sulle loro attività di service e incoraggiarli a candidare i loro progetti per il Premio per
progetti eccezionali dei club Rotaract.
Scoprire se la vostra regione include un ente informativo multidistrettuale (MDIO) e
collaborare con esso per conseguire gli obiettivi prefissati.
Rimanere aggiornati sui recenti aggiornamenti alla normativa sul Rotaract.
Manuale dei leader regionali
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3. OBIETTIVI E RAPPORTI
Il presidente del Rotary e il chair del Consiglio di amministrazione della Fondazione Rotary
hanno sviluppato obiettivi e priorità per coordinare gli impegni dei dirigenti del Rotary a tutti i
livelli. I vostri obiettivi in quanto leader regionali devono essere definiti in linea con gli obiettivi
e il Piano d'azione del Rotary. Ogni anno vi saranno assegnati obiettivi in base al vostro ruolo di
RRFC, RC, RPIC o consulente E/MGA. Questi obiettivi permettono di quantificare l'impatto e
valutare i progressi su scala globale, nonché di sostenere la vostra regione nel rispondere agli
obiettivi complessivi.
Sviluppare un piano Per raggiungere i vostri obiettivi dovrete creare un piano con traguardi misurabili e monitorare i
progressi compiuti nel corso dell'anno. Il piano e gli obiettivi, per avere più efficacia, devono
essere specifici, misurabili, realizzabili e avere tempi ben definiti. Prima dell'inizio dell'anno
rotariano, il responsabile dello staff vi invierà un modulo online per registrare il vostro piano
d'azione per l'anno.
Nella stesura del piano consultatevi con il consigliere RI e con l'amministratore della
Fondazione per identificare le sfide regionali. Contattate i dirigenti distrettuali e collaborate con
la squadra regionale in modo da creare un piano condiviso che sostenga al meglio le esigenze
della regione.
Le informazioni disponibili tramite Rotary Club Central e i rapporti in Il mio Rotary possono
darvi un'idea della situazione della regione nei vari momenti dell'anno precedente. Utilizzateli
come parametri di riferimento per cominciare ad abbozzare il vostro piano.
Dopo aver riflettuto su questi punti, delineate i passi necessari per raggiungere gli obiettivi,
tenendo a mente i possibili ostacoli e programmando in anticipo come affrontarli,
eventualmente assegnando compiti specifici ai componenti della vostra squadra.
Il piano vi aiuterà a chiarire come misurare i successi e quali sono le risorse e gli strumenti
necessari per raggiungere i vostri obiettivi. Potete chiedere ulteriori risorse o indicazioni al
responsabile dello staff.
Non trascurate di monitorare attentamente i progressi compiuti in corso d'opera e, se
necessario, apportate modifiche al piano. Il piano da voi presentato fungerà da riferimento per i
successivi rapporti dell'anno e potrà essere rivisto secondo le esigenze.
Manuale dei leader regionali
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Riferire i progressi Nell'ambito delle vostre responsabilità, tre volte all'anno dovrete compilare un rapporto online.
Riceverete una e-mail con un link al modulo di rapporto.
Due volte all'anno dovrete compilare un rapporto particolareggiato sui progressi realizzati a
fronte degli obiettivi, elencando i successi e le sfide significativi e indicando l'eventuale necessità
di supporto o risorse supplementari. Potrebbe anche esservi chiesto di fornire commenti su
risorse o iniziative. Dopo la scadenza prevista per l'inoltro dei rapporti, consiglieri,
amministratori e leader regionali riceveranno un sommario aggregato delle informazioni
raccolte. Se il vostro consigliere o amministratore dovesse richiedere ulteriori dati, potrete
sottoporgli il vostro rapporto.
Una volta all'anno dovrete valutare le vostre performance nel raggiungimento dei risultati, nello
svolgimento delle attività e nel miglioramento delle vostre competenze e conoscenze. Il
consigliere e l'amministratore ai quali riferite riceveranno una copia della vostra
autovalutazione da utilizzare per le loro attività di leadership e di mentoring.
Suggerimenti per facilitare la compilazione dei rapporti:
Tenete traccia di eventi di formazione, presentazioni, consultazioni e seminari tenuti da
voi e dai vostri assistenti.
Esaminate in anticipo le domande contenute nel rapporto (rinvenibile nella cartella
Rapporti sui progressi del Gruppo di lavoro dei leader regionali).
Collaborate con gli assistenti prima di completare il rapporto, per raccogliere le
informazioni necessarie.
Siate specifici nel descrivere le storie di successo; fornite informazioni su come avete
identificato e affrontato le sfide, quali risultati avete ottenuto e come la vostra squadra ha
seguito la questione.
I consulenti E/MGA possono usare il modello di lista di candidati donatori, disponibile
nel Gruppo di lavoro dei leader regionali (rinvenibile nella cartella Fondo di dotazione e
grandi donazioni, alla voce Risorse), per tenere traccia dei candidati donatori.
Manuale dei leader regionali
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4. FORMAZIONE
Per prepararsi ai propri incarichi, RRFC, RC, RPIC e consulenti E/MGA entranti partecipano a
un istituto di formazione di persona oppure in forma virtuale o mista. L'evento di formazione
consente ai partecipanti di conoscere meglio il proprio ruolo, scambiare idee, incontrare altri
dirigenti e fare amicizia. Durante l'intero anno, tutti i leader regionali avranno a disposizione
ulteriori opportunità di formazione a distanza e condivisione delle competenze.
Avrete molte opportunità di coinvolgimento in eventi di formazione nella vostra regione.
Partecipare come relatore, istruttore o risorsa a questi eventi è essenziale per il vostro ruolo di
sostegno a club e distretti della regione. Vi dà inoltre ottime opportunità di farvi conoscere,
dimostrare la vostra utilità per i distretti e costruire rapporti con i dirigenti distrettuali.
L'Appendice 2 offre una panoramica dei seminari di formazione e alcuni suggerimenti per
aiutarvi a pianificare eventi di formazione di successo.
Valutate se seguire i corsi elencati nella categoria Formazione del Centro Formazione per
incrementare le vostre conoscenze e competenze; esaminate inoltre i precedenti programmi
formativi nella cartella Programmi del Gruppo di lavoro dei leader regionali.
Seminario regionale
Il seminario regionale ha lo scopo di ispirare i Rotariani, in particolare i dirigenti distrettuali, e
di offrire loro nuove informazioni, risorse, strumenti e migliori pratiche per rafforzare i loro club
nelle aree della Fondazione Rotary, dell'effettivo e dell'immagine pubblica. Offre inoltre
l'opportunità di lavorare insieme per affrontare problematiche comuni.
Valutate insieme agli altri leader regionali se organizzare un seminario di formazione congiunto
di tipo distrettuale o multi-distrettuale, con sessioni parallele su argomenti diversi tra cui i
partecipanti possano scegliere e sessioni generali interessanti per tutti. A seconda
dell'argomento è possibile invitare i governatori distrettuali, i governatori eletti e i relativi
presidenti delle commissioni distrettuali.
Un seminario distrettuale o multi-distrettuale consente ai leader regionali di parlare ai dirigenti
distrettuali dell'intera regione come squadra e promuovere iniziative di più vasta portata. Sono
proposte di seguito alcune migliori pratiche:
Per praticità, il seminario potrebbe svolgersi nell'arco di un'unica giornata di formazione
in concomitanza con il SIGN, il SIGE, l'Istituto Rotary o altri eventi regionali chiave,
Manuale dei leader regionali
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come il seminario distrettuale sull'effettivo o il seminario regionale sulla Fondazione
Rotary. Se i temi trattati dal seminario riprendono quelli affrontati dal SIGN o dal SIGE,
non serve invitare i governatori nominati o quelli eletti.
Svolgete una valutazione delle esigenze per adattare la formazione ai bisogni dei
partecipanti.
Organizzate i seminari a livello di regione, Paese o gruppi di Paesi, in modo che i
partecipanti non debbano spostarsi troppo lontano.
Avvaletevi della tecnologia per organizzare il seminario.
Raccomandate di seguire, prima o dopo il seminario di formazione, i corsi del Centro
Formazione relativi agli argomenti trattati o da trattare.
SIGE, SIGN e Istituti Rotary
RRFC, RC e RPIC devono prevedere di partecipare al seminario d'istruzione dei governatori
eletti (SIGE), al seminario d'istruzione dei governatori nominati (SIGN) e all'Istituto Rotary
della propria regione. Tenete presente che spesso gli Istituti Rotary coprono più zone, quindi è
possibile che non tutti i leader regionali facciano parte della squadra di formazione ufficiale per
il SIGE o il SIGN. Il bilancio a disposizione di RRFC, RC e RPIC prevede il finanziamento della
partecipazione al SIGE, al SIGN e all'Istituto Rotary, a prescindere dalla loro inclusione nella
squadra di formazione ufficiale.
Durante i seminari di formazione potrete presentarvi ai governatori eletti, ai governatori
nominati e ad altri dirigenti, conoscere meglio i problemi dei loro distretti e offrire loro
assistenza e competenze.
Sono qui riportati alcuni esempi di argomenti che potreste dover trattare al SIGE e al SIGN:
RRFC: Fondazione Rotary e sue sovvenzioni, FODD e iniziative di raccolta fondi.
RC: sostegno e sviluppo dei club, attrattiva e coinvolgimento dei partecipanti,
pianificazione strategica, programmi e attività di service del Rotary
RPIC: strategie e campagne per l'immagine pubblica, esposizione di storie, promozione e
comunicazione del brand.
RRFC, RC e RPIC devono lavorare con il convocatore dell'Istituto e con i dirigenti delle squadre
di formazione del SIGE e del SIGN per chiarire le responsabilità e il ruolo specifico che spettano
loro in questi contesti.
I consulenti E/MGA devono prevedere di partecipare all'Istituto Rotary della propria regione
per incontrare dirigenti e donatori. Alcuni di loro, inoltre, potranno ricevere l'incarico di
organizzare l'evento di riconoscimento dei donatori o essere invitati dal convocatore dell'Istituto
a tenere presentazioni o altre attività di formazione durante il SIGN o il SIGE. Approfittate della
partecipazione all'Istituto o ai seminari di formazione per promuovere le grandi donazioni e per
coltivare attuali e potenziali grandi donatori sia con discussioni informali, sia con la formazione
vera e propria.
Se non siete istruttori ma partecipate agli eventi, sfruttate il tempo a disposizione per osservare
le sessioni, incontrare i dirigenti distrettuali e i loro partner e offrirvi di tenere presentazioni
durante le sessioni generali per fornire supporto all'intera squadra dei leader regionali. Si tratta
Manuale dei leader regionali
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dell'occasione ideale per creare e rafforzare i rapporti con i governatori distrettuali eletti e
nominati.
SIPE ed eventi distrettuali
Il seminario d'istruzione dei presidenti eletti (SIPE) e gli altri eventi distrettuali, tra cui il
Workshop distrettuale per club dinamici, sono molto utili per instaurare contatti con i dirigenti
dei club. Assicuratevi di collaborare con i governatori eletti quando offrite sostegno ai club. Non
vi sarà possibile partecipare a tutti i SIPE e gli altri eventi distrettuali, ma potete rivolgervi agli
assistenti e alla squadra regionale per coordinare la vostra partecipazione e offrire il vostro
sostegno in forma alternativa per le riunioni di formazione alle quali non parteciperete. Gli
assistenti, ad esempio, potrebbero garantire un migliore sostegno agli eventi distrettuali. Se i
vincoli di budget non permettono a voi o alla vostra squadra di partecipare a un evento al quale
siete invitati, potete chiedere al distretto di coprire una parte dei vostri costi.
Formazione della squadra regionale
La formazione della vostra squadra regionale è l'occasione per incontrarvi come gruppo,
pianificare l'anno e formare gli assistenti prima del 1º luglio. La formazione della squadra
regionale è convocata dal consigliere RI che sovrintenderà la squadra nell'anno rotariano
successivo. Questo evento può includere l'intera squadra regionale (RRFC, RC, RPIC, consulente
E/MGA, EPNC e assistenti dei coordinatori) e il team regionale della zona abbinata alla vostra.
Discutete il vostro piano di formazione con l'amministratore assegnato alla vostra regione,
invitandolo a partecipare e a condividere le sue esperienze con la vostra squadra.
Questo incontro è finanziato dai budget dei leader regionali. Se una riunione di persona è troppo
costosa, organizzate una riunione online o una chiamata in teleconferenza.
Mettete a disposizione di tutti i partecipanti, compresi gli assistenti, questo manuale e
incoraggiateli a leggerne le sezioni pertinenti prima della formazione. È una buona idea
integrare i temi suggeriti con argomenti e idee specifici per la vostra regione o distretto.
Consultate la Guida alla formazione della squadra regionale (disponibile nella cartella
Pubblicazioni del Gruppo di lavoro dei leader regionali) per alcuni esempi di ordini del giorno e
domande per la discussione.
Formazione virtuale
Potreste non essere in grado di recarvi di persona in tutti i distretti né di incontrare
regolarmente di persona i componenti della vostra squadra. Dovete quindi trovare delle
alternative. Seguite il corso Come condurre la formazione online nel Centro Formazione per
alcune idee su come passare dalle riunioni di persona a quelle virtuali.
Molti leader regionali ritengono che condividere la licenza per un webinar con altri dirigenti
della stessa regione sia un modo efficace per collaborare sulla formazione a distanza.
Manuale dei leader regionali
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Consultate il Centro Formazione in Il mio Rotary per trovare corsi online attinenti alle vostre
aree di esperienza e consigliateli ai componenti della squadra regionale affinché li seguano
prima o dopo la formazione o in sostituzione della formazione seguita di persona.
Manuale dei leader regionali
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5. RISORSE
Oltre a questo manuale sono disponibili molte risorse per aiutarvi ad assolvere alle vostre
responsabilità durante l'intero mandato. Le risorse sotto riportate sono studiate specificamente
per le vostre esigenze.
Regional Leader Insider
Questa newsletter bimestrale, inviata a tutti i leader regionali, ai loro assistenti e agli alti
dirigenti del Rotary, presenta importanti aggiornamenti, informazioni sulle nuove risorse e
storie di successo sul campo.
Gruppo Facebook per RRFC, RC, RPIC o consulenti E/MGA
Questo gruppo privato su Facebook vi consente di collaborare con altri RRFC, RC, RPIC o
consulenti E/MGA. Potete chiedere commenti alle vostre idee, porre domande e pubblicare foto,
video o altri contenuti. Se non figurate già tra i membri del gruppo, chiedete al responsabile
dello staff di aggiungervi.
Gruppo di lavoro dei leader regionali
Il gruppo di lavoro è una biblioteca digitale che contiene materiali formativi, documenti di
riferimento, informazioni di contatto e altre risorse essenziali riguardanti il vostro ruolo. Il
gruppo di lavoro è accessibile ai leader regionali e agli assistenti dei coordinatori. Per accedere al
gruppo di lavoro, collegatevi a Il mio Rotary e cliccate sul vostro nome in alto a destra per aprire
il menù Il mio account. Selezionate Attività nel mio account. Alla voce Gruppi di lavoro del
Rotary, cliccate su Visualizza. Nella pagina Gruppo di lavoro del Rotary, selezionate Gruppo di
lavoro dei leader regionali.
Directory dei leader regionali
Questa directory presenta una panoramica di tutte le squadre regionali e permette di contattare
gli altri leader regionali di tutto il mondo. La directory è disponibile nel Gruppo di lavoro dei
leader regionali.
Guida alla formazione della squadra regionale
Questa guida rivolta ai dirigenti aiuta a pianificare e a condurre la formazione della squadra
regionale, tra cui gli assistenti dei coordinatori. Include un fac-simile di ordine del giorno,
argomenti per le discussioni di gruppo e un modulo sulla strategia per gli obiettivi. La guida è
disponibile nel Gruppo di lavoro dei leader regionali.
Rapporti in Il mio Rotary
All'interno de Il mio Rotary potete accedere ai rapporti utili per il vostro ruolo per ognuno dei
vostri distretti. Gli assistenti dei coordinatori hanno ugualmente accesso a questi rapporti.
Manuale dei leader regionali
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Rotary Club Central
All'interno di Rotary Club Central potete accedere a rapporti, riepiloghi e informazioni
dettagliate sugli obiettivi e sui risultati conseguiti dai club. Gli assistenti dei coordinatori hanno
ugualmente accesso a queste informazioni.
Manuale dei leader regionali
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6. COMUNICAZIONI
I buoni dirigenti comunicano regolarmente e in modo incisivo. Che si tratti di presentare le
iniziative regionali, le notizie sul Rotary o altre informazioni, accertatevi sempre che siano
pertinenti, tempestive e adatte al pubblico a cui si rivolgono. Per essere certi di presentare il
vostro messaggio in modo coerente, fate riferimento alle Linee guida sull'identità visuale e
verbale del Rotary all'interno del Brand Center.
Elaborazione di un piano di comunicazione
Prima dell'inizio dell'anno, pensate a come comunicare con la vostra squadra e con i dirigenti
distrettuali e di club. Il vostro scopo non è dire ai soci come lavorare nel Rotary, ma comunicare
loro che il Rotary offre tutta una gamma di programmi, risorse e strumenti che potranno aiutarli
a conseguire i loro obiettivi.
Nello sviluppo del vostro piano di comunicazione, consultatevi con il vostro predecessore, il
consigliere, l'amministratore e la squadra dei leader regionali. Ricordate di coordinare le attività
per evitare da un lato di inviare messaggi ripetitivi o in contrasto tra di loro, dall'altro di
travolgere i destinatari con un eccesso di comunicazioni. Preparate con attenzione e in anticipo
le comunicazioni più importanti in modo da avere il tempo di ricevere commenti dalla vostra
squadra. Quando possibile, rendete più specifiche le vostre chiamate all'azione e miratele nel
modo più adatto alla platea a cui intendete rivolgervi.
Fate riferimento al calendario riportato in Appendice 1 per avere indicazioni sulle date da
includere nel vostro piano di comunicazione.
Canali di comunicazione
Potete comunicare con i Rotariani della vostra regione mediante la piattaforma che preferite.
Tipici canali di comunicazione sono e-mail, telefono, social media, piattaforme per conferenze
online, SMS o applicazioni di messaggistica, ma altri canali possono essere più efficaci nella
vostra regione. Confrontatevi con i vostri dirigenti distrettuali per capire in che modo
preferiscono comunicare e adattate di conseguenza il vostro piano di comunicazione. Ad
esempio:
Utilizzate blog o newsletter per raccontare storie di successo, promuovere risorse efficaci
e condividere le informazioni essenziali con i dirigenti distrettuali. Le newsletter brevi
con una chiamata all'azione molto precisa sono le più efficaci.
Manuale dei leader regionali
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Utilizzate le piattaforme di social media per svolgere attività di sensibilizzazione sulle
iniziative e le campagne in corso e per comunicare con i destinatari interni, inclusi i
dirigenti distrettuali.
Inviate e-mail personali o fate una telefonata a un dirigente distrettuale in difficoltà o
che ha ottenuto un risultato eccezionale.
Utilizzate webinar, video e altre piattaforme di apprendimento online per descrivere una
nuova iniziativa o per offrire formazione in modo rapido ed efficace a una squadra
geograficamente dispersa o che deve radunarsi con preavviso minimo.
La comunicazione è bidirezionale: incoraggiate dunque i vostri distretti a far conoscere le
proprie idee, le storie di successo o i problemi a voi e agli altri dirigenti. Vi trovate nella migliore
posizione per trasmettere le informazioni non solo ad altri distretti, ma anche agli alti dirigenti e
allo staff del Rotary. Le storie di successo e le strategie chiave condivise con lo staff possono
essere integrate nel Gruppo di lavoro dei leader regionali e nella newsletter Regional Leader
Insider.
È anche possibile condividere le foto e le storie di successo nel gruppo Facebook dedicato al
vostro ruolo. I gruppi Facebook sono molto adatti anche a mantenere i contatti con gli altri
leader regionali e a imparare da loro. Contattate il responsabile dello staff per ulteriori
informazioni.
Strumenti di comunicazione del Rotary
Gruppi di discussione
Rotariani e Rotaractiani possono creare o partecipare a gruppi di discussione in Il mio Rotary
per condividere strategie, trovare potenziali partner e consultare esperti nei progetti di service e
comunicare con i membri della comunità rotariana di tutto il mondo. I gruppi di discussione
possono essere aperti a tutti o solo su invito. Vi incoraggiamo a iscrivervi ai gruppi legati alle
vostre competenze e al vostro ruolo per cominciare a mettervi in contatto con altri leader
regionali e Rotariani in genere.
Newsletter
Ricevete già automaticamente le newsletter essenziali per il vostro ruolo, come Rotary Leader e
Regional Leader Insider. Nella pagina Newsletter in Il mio Rotary potete inoltre abbonarvi alle
newsletter del Rotary dedicate ad altri argomenti.
Argomenti di apprendimento
Gli argomenti di apprendimento nel Centro Formazione permettono di comunicare nuove idee e
risorse utili in modo efficace agli altri soci. Dai vari argomenti ricaverete strumenti e link che
possono aiutare voi e la vostra regione.
Riservatezza dei dati
Consultate l'Informativa sulla privacy del Rotary e la pagina Cosa sapere sulle nuove regole per
la protezione dei dati per assicurarvi di seguire le suddette normative. Seguite il corso
Protezione dei dati personali nel Centro Formazione per capire meglio come tutelare i dati
personali contenuti nei rapporti ai quali avete accesso.
Manuale dei leader regionali
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Ricordate che, se trattate dati personali di residenti nell'Unione Europea, siete tenuti a
rispettare la normativa GDPR. Per ulteriori informazioni a questo proposito, consultate la
pagina Cosa sapere sulle nuove regole per la protezione dei dati in Il mio Rotary.
Manuale dei leader regionali
41
7. BUDGET
A ciascun leader regionale sono assegnati fondi per rimborsare le spese ammissibili
specificamente riferite al loro ruolo durante l'anno rotariano. Consultate la sezione 1 per
conoscere le responsabilità che vi spettano in base ai doveri specifici previsti per il vostro ruolo.
Esaminate quindi con attenzione il Regolamento viaggi e resoconto spese del Rotary, che
comprende le linee guida sulle spese ammissibili e sui rimborsi erogati dai fondi assegnati ai
leader regionali.
L'importo definitivo del vostro budget vi sarà comunicato all'inizio del mese di luglio, dopo la
sua approvazione da parte del Consiglio di amministrazione e del Consiglio centrale. Le vostre
responsabilità in merito al budget includono:
Il rispetto del Regolamento viaggi e resoconto spese del Rotary.
La decisione su come meglio utilizzare il vostro budget in modo che duri per tutto l'anno.
Il controllo del budget utilizzato da voi e dai vostri assistenti (se applicabile).
Viaggi e spese
Per avere diritto al rimborso è necessario rispettare il Regolamento viaggi e resoconto spese del
Rotary, compreso l'utilizzo del Rotary International Travel Service (RITS) per le prenotazioni
dei viaggi. La pagina Viaggi e spese in Il mio Rotary fornisce informazioni sui moduli per i
resoconti spese, i tassi di cambio ufficiali del RI e altre informazioni rilevanti. Le tabelle dei
rimborsi chilometrici sono reperibili nel Gruppo di lavoro dei leader regionali.
Spese ammissibili
Il vostro budget copre le spese ammissibili, definite nella Parte III (Spese di missione) del
Regolamento viaggi e resoconto spese del Rotary, sostenute per la partecipazione a riunioni,
eventi o attività che supportano direttamente i club e i distretti della vostra regione.
Se non siete certi che il vostro budget copra una determinata spesa, vi invitiamo a contattare il responsabile dello staff prima di sostenerla. Controllo delle spese
Siete responsabili del controllo sui fondi spesi da voi ed, eventualmente, dai vostri assistenti. Nel
Gruppo di lavoro dei leader regionali è disponibile un modello per il controllo del budget.
Manuale dei leader regionali
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I rimborsi per le spese ammissibili sostenute da voi e dai vostri assistenti sono approvati purché
il vostro budget copra i relativi costi. Per verificare il vostro saldo, vi invitiamo a contattare il
responsabile dello staff.
Invio delle spese
Nel 2021 dovrete inviare online le vostre spese mediante lo strumento di resoconto spese del
Rotary. I resoconti spese vanno presentati entro 60 giorni dalla data dell'ultimo viaggio o da
quando è stata effettuata la spesa, entro lo stesso anno rotariano. I resoconti spese presentati
dopo 60 giorni non sono idonei a ottenere il rimborso. Il resoconto deve riportare il vostro ruolo
di leader regionale e la vostra missione. Per ciascun viaggio o missione deve essere utilizzato un
resoconto spese separato. Consultate la pagina Viaggi e spese per maggiori dettagli in merito.
Suggerimenti e promemoria
Viaggi:
Prima di inviare una richiesta di viaggio, consultate la pagina Viaggi e spese in Il mio
Rotary per assicurarvi di seguire la procedura corrente. Prenotate tutti i viaggi in aereo mediante il Rotary International Travel Service (RITS).
L'acquisto di biglietti aerei sul posto sarà autorizzato esclusivamente se il costo del volo è
inferiore di almeno 300 dollari a quello stabilito dal RITS. Una volta inviate al RI le richieste di viaggio degli assistenti, i leader regionali non
possono più riesaminarle e approvarle. Chiedete ai vostri assistenti di discutere con voi
in anticipo i dettagli del loro viaggio, in modo da poter tenere conto di queste
informazioni per il controllo del budget.
Spese:
Pianificate il vostro budget per l'intero anno.
Verificate la chiarezza delle immagini delle ricevute allegate. Assicuratevi che il conto
dell'albergo presenti un saldo pari a zero. In caso contrario, dovrete fornire anche una
prova del pagamento, come l'estratto conto di una carta di credito.
Cancellate tutte le cifre salvo le ultime quattro quando inviate estratti conto bancari o di
carte di credito, per garantire la sicurezza dei dati. Nel caso in cui sia inviato un estratto
conto bancario o di carta di credito come prova di pagamento, va allegata anche la
relativa ricevuta.
Una volta inviati al RI i resoconti spese relativi agli assistenti, i leader regionali non
possono più riesaminarli e approvarli. Chiedete ai vostri assistenti di discutere con voi in
anticipo le spese sostenute, in modo da poter stabilire se è possibile coprirle e tenere
conto di queste informazioni per il controllo del budget.
Spese per la formazione della squadra regionale
Anche le spese per la formazione della squadra regionale (vedere la sezione 4) sono coperte dai
fondi del leader regionale in carica. I leader regionali uscenti devono coordinarsi con i propri
successori e mettere da parte fondi sufficienti per la formazione della squadra. Se i fondi
terminano a causa del finanziamento delle attività di formazione della squadra, non verranno
integrati ulteriormente.
Spese degli assistenti dei coordinatori
Manuale dei leader regionali
43
Il fondo assegnato a RRFC, RC e RPIC include il finanziamento per gli assistenti. Siete
responsabili di assicurare che gli assistenti conoscano e seguano le linee guida di cui sopra.
Avete inoltre la responsabilità di notificare loro le scadenze ultime di fine anno, comunicare i
limiti di budget e tenere sotto controllo il loro utilizzo dei fondi.
Dato che i fondi sono limitati e il budget a vostra disposizione potrebbe non bastare a coprire
tutte le spese vostre e di vostri assistenti, potreste non riuscire a partecipare a tutti gli eventi
ogni anno. Se terminate i fondi disponibili, dovrete informarne i vostri assistenti e sviluppare un
piano su come rispondere alle richieste in sospeso della regione.
Il Rotary rimborsa direttamente la persona che ha sostenuto le spese; pertanto le spese sostenute dagli assistenti dei coordinatori saranno rimborsate direttamente dal RI e non dal leader regionale.
Altri finanziamenti del RI
Il fondo a voi assegnato come leader regionali è distinto dagli altri finanziamenti che potreste
ricevere dal RI, ad esempio per un evento di riconoscimento dei donatori o per un viaggio come
rappresentante del presidente. Anche le linee guida per l'uso del fondo assegnato ai leader
regionali sono distinte. È vostra responsabilità seguire ogni volta le linee guida appropriate.
Manuale dei leader regionali
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APPENDICE 1: CALENDARIO DI PIANIFICAZIONE DEI LEADER
REGIONALI
Il seguente calendario include le azioni di interesse dei leader regionali per l'anno di mandato.
Può essere il caso di integrarlo con altre date e appunti come riferimento personale.
DATA AZIONE
Su base
continua Tenere periodicamente chiamate in teleconferenza, webinar o scambi
di e-mail con i componenti della vostra squadra.
Comunicare con i dirigenti distrettuali.
Monitorare le tendenze legate alla Fondazione Rotary, all'effettivo e
all'immagine pubblica del Rotary.
Promuovere occasioni di riconoscimento all'interno di una strategia
di coinvolgimento dei soci.
Luglio Compilare il modulo sulla strategia per gli obiettivi. Il
responsabile dello staff invia un link al modulo.
Ricevere conferma dell'importo dei fondi allocati dal RI.
Inviare un messaggio motivazionale a tutti i dirigenti distrettuali per
segnare l'inizio dell'anno rotariano.
RRFC: inviare le proprie congratulazioni a chi ha raggiunto gli
obiettivi per la Fondazione.
RRFC e consulenti E/MGA: dare l'esempio con la propria donazione
annuale.
RRFC, RC e RPIC: decidere le date per seminari regionali e
distrettuali.
RC: sviluppare strategie e programmi per agosto, mese dell'Effettivo
e dello sviluppo di nuovi club.
Luglio-
settembre RRFC, RC e RPIC: incoraggiare i distretti a definire i loro obiettivi
riguardanti effettivo, raccolte fondi, service e immagine pubblica in
Rotary Club Central.
RRFC e RPIC: invitare i distretti a iniziare la pianificazione per il 24
ottobre, Giornata mondiale della polio.
RRFC: promuovere le donazioni dei dirigenti distrettuali e dei club.
Consulenti E/MGA: lavorare con il partner dello staff o con il
responsabile dello staff per pianificare come gestire i donatori
attraverso il processo in quattro fasi.
RC: inviare le proprie congratulazioni ai club che hanno ricevuto
l'Attestato Rotary.
Agosto RC: organizzare un evento o un'attività per il mese dell'Effettivo e
dello sviluppo di nuovi club.
Annunciare le nomine dei leader regionali da parte dello staff.
Leader regionali al terzo anno di mandato: contattare il proprio
successore per introdurlo al suo ruolo.
Manuale dei leader regionali
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Agosto-
dicembre RRFC, RC e RPIC: tenere seminari regionali in concomitanza con gli
Istituti Rotary o altri eventi laddove appropriato.
RRFC, RC, RPIC e consulenti E/MGA: partecipare alla squadra di
formazione in occasione del SIGE, del SIGN e degli Istituti Rotary se
invitati dal rispettivo convocatore.
Consulenti E/MGA: organizzare un'attività di riconoscimento dei
donatori in concomitanza con un Istituto Rotary. Pianificare di
conseguenza le investiture dell'Arch Klumph Society a livello
regionale.
Settembre RPIC: individuare i distretti che hanno bisogno di aiuto
nell'organizzazione di un evento per la Giornata mondiale della polio
e offrire indicazioni su come programmare e pubblicizzare l'evento.
RC: incoraggiare i distretti a contattare i club che hanno compilato il
questionario Assistente per la pianificazione del club nell'anno
rotariano precedente e verificarne i progressi a fronte delle azioni
raccomandate.
Inviare i nominativi dei candidati ai premi Rotary Alumni Global
Service e Associazione alumni Rotary dell'anno entro il 15 settembre.
Ottobre Completare il rapporto sui progressi. Il responsabile dello staff
invia un link al modulo.
Sostenere la Giornata mondiale della polio il 24 ottobre. o RPIC: aiutare i distretti a condividere storie di successo con i
media locali. Raccontare al responsabile dello staff i successi
ottenuti nel proprio distretto. o RRFC e RC: promuovere le attività del Rotary nel mondo. o Consulenti E/MGA: sfruttare la Giornata mondiale della polio
come punto di partenza per organizzare incontri con i
candidati donatori interessati alla causa.
Celebrare la Settimana Reconnect. o RRFC e RC: incoraggiare i club a contattare gli alumni e
offrire opportunità significative per rinnovare il loro legame
con il Rotary. o RPIC: promuovere le attività meritevoli che gli alumni stanno
svolgendo nella comunità.
RRFC e consulenti E/MGA: incoraggiare i distretti a iniziare la
pianificazione per novembre, mese della Fondazione Rotary. Iniziare
a promuovere attivamente le donazioni di fine anno.
RC: Incoraggiare i governatori a inviare le proprie candidature per il
premio Servire al di sopra di ogni interesse personale.
Novembre RRFC, RC e RPIC: il responsabile dello staff invia un link al modulo per la selezione degli assistenti. Inviare i nominativi almeno due mesi prima dell'eventuale formazione che l'assistente dovrà seguire.
RRFC e consulenti E/MGA: promuovere le donazioni di fine anno.
RRFC e consulenti E/MGA: per celebrare il mese della Fondazione
Rotary, incoraggiare i distretti a includere nei piani dei loro club
almeno un programma riguardante la Fondazione.
Manuale dei leader regionali
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RRFC: Incoraggiare i presidenti di commissione distrettuale
Fondazione Rotary a inviare le proprie candidature per l'Encomio
per il servizio meritevole della Fondazione Rotary (novembre-
dicembre).
Dicembre RRFC e consulenti E/MGA: continuare a promuovere le donazioni di
fine anno.
RRFC, RC e RPIC: avviare discussioni con i governatori eletti sulle
opportunità per supportare il seminario d'istruzione dei presidenti
eletti.
Iniziare a pianificare la formazione della squadra regionale.
Gennaio Completare il modulo di valutazione dei leader regionali. Il
responsabile dello staff invia un link al modulo.
Ricevere gli obiettivi dei leader regionali per il nuovo anno.
Contattare i governatori eletti dopo l'Assemblea Internazionale per
offrire sostegno nella loro preparazione al mandato.
Incoraggiare i club a celebrare l'anniversario del Rotary il 23
febbraio.
Febbraio Prendere contatto con i governatori eletti e con i presidenti di
commissione distrettuale entranti.
Incoraggiare i Rotaractiani a candidare progetti per il Premio per
progetti eccezionali dei club Rotaract.
Febbraio-aprile RRFC, RC e RPIC: partecipare al seminario d'istruzione dei
presidenti eletti e alle assemblee distrettuali laddove appropriato.
Marzo RC: celebrare i successi e l'importanza del Rotaract durante la
Settimana mondiale Rotaract.
Marzo-aprile RRFC, RC, RPIC e consulenti E/MGA entranti: partecipare a un
istituto di formazione.
Leader regionali al secondo anno di mandato: compilare il modulo
per raccomandare i candidati per la successione. Lo staff invia un
link al modulo.
Aprile Mantenere i contatti con i dirigenti distrettuali entranti. Chiedere
loro come poterli aiutare e invitarli a coprire tutte le posizioni di
presidente di commissione ancora vacanti.
Pianificare i seminari regionali e distrettuali.
RRFC, RC e RPIC: incoraggiare i dirigenti distrettuali entranti a
collaborare con i presidenti di club entranti per inserire i propri
obiettivi in Rotary Club Central ed esortare i dirigenti di club attuali
a compiere ulteriori progressi per ricevere l'Attestato Rotary.
Aprile-giugno Condurre la formazione della squadra regionale.
Collaborare con il consigliere, l'amministratore e la squadra dei
leader regionali allo sviluppo di un piano di comunicazione per
l'anno successivo e fissare la strategia per gli obiettivi.
Svolgere l'eventuale formazione per i presidenti di commissione
entranti.
Pianificare il SIGE, il SIGN, i seminari regionali, gli eventi di
riconoscimento dei donatori e ogni altro incontro tenuto in
Manuale dei leader regionali
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concomitanza con l'Istituto Rotary.
Maggio-giugno RRFC: trasmettere promemoria di fine anno ai distretti e offrire il
proprio aiuto per raggiungere i rispettivi obiettivi di donazione
annuale.
RC: invitare i club ad aggiornare i loro dati sull'effettivo per
prevenire cali inaspettati a fine anno.
RC: incoraggiare i distretti a chiedere ai club di compilare il
questionario Assistente per la pianificazione del club.
RRFC, RC e RPIC: presentare gli assistenti dei coordinatori ai
dirigenti distrettuali entranti.
Giugno Completare il rapporto di fine anno. Il responsabile dello staff
invia un link al modulo.
Inviare i resoconti spese di fine anno entro la data di scadenza.
RRFC, RC e RPIC: incoraggiare i dirigenti dei club a indicare gli
obiettivi conseguiti in Rotary Club Central per essere idonei a
ricevere l'Attestato Rotary.
Inviare messaggi di ringraziamento ai funzionari distrettuali uscenti
con cui avete lavorato e lettere di benvenuto ai funzionari entranti
con cui collaborerete durante il nuovo anno.
Manuale dei leader regionali
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APPENDICE 2: GUIDA ALLA PIANIFICAZIONE DELLE
SUCCESSIONI
Dopo l'annuncio del vostro successore, organizzate un colloquio telefonico o un incontro di
persona per discutere le esigenze della vostra regione, i progetti in corso e le relazioni in essere.
Per tutto l'ultimo anno del vostro mandato, rivolgetevi ai vostri successori e tramandate loro le
conoscenze che avete acquisito.
Di seguito viene riportato un elenco di argomenti da tenere presenti.
ARGOMENTI MIGLIORI PRATICHE
Contesto regionale
Condividete tutto ciò che vi ha aiutato a capire meglio le difficoltà e le opportunità specifiche della vostra regione.
Spiegate le eventuali differenze culturali o linguistiche della vostra regione che il vostro successore potrebbe trovare utile conoscere.
Aiutate il vostro successore a comprendere in che modo la vostra regione si inserisce nella struttura di zona allargata.
Relazioni regionali e distrettuali
Presentate il vostro successore ai dirigenti distrettuali della regione. Potete anche accedere a un elenco di dirigenti distrettuali alla voce Rapporti nella pagina Gestione di club e distretti in Il mio Rotary.
Condividete i contatti di non Rotariani che vi sono stati utili.
Descrivete quali relazioni sono già consolidate e quali possono essere rafforzate in futuro.
Cominciate a includere il vostro successore nelle comunicazioni, negli eventi di formazione e nei webinar.
Fornite indicazioni sulle relazioni consolidate con il vostro consigliere RI, con l'amministratore della Fondazione che supporta la vostra regione e con gli altri leader regionali.
RRFC, RC o RPIC: offrite consulenza sui candidati alle posizioni di assistenti di RRFC, RC o RPIC.
Consulenti E/MGA: discutete su chi manterrà i rapporti con i donatori già inseriti nel processo in quattro fasi.
Supporto da parte dello staff
Discutete con il vostro successore su come lavorate insieme agli staff del quartier generale del Rotary e degli uffici internazionali. Con chi collaborate nel vostro ruolo di leader regionale e quale tipo di sostegno potete ricevere?
Includete lo staff nelle vostre discussioni sulla pianificazione delle successioni ove appropriato.
Progetti
Condividete un elenco di iniziative, progetti o eventi di successo che avete avviato nella vostra regione e incoraggiate il vostro successore a portarli avanti. Assicuratevi di menzionare contatti, club o distretti partecipanti od organizzazioni partner importanti.
Strategie regionali
Condividete le strategie da voi identificate o sviluppate che vi hanno permesso di affrontare con successo le sfide della vostra regione.
Discutete sulle opportunità di crescita e su come vi avete lavorato.
Manuale dei leader regionali
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Risorse
Fornite al vostro successore modelli, guide, presentazioni e materiali di formazione da voi sviluppati.
Create o aggiornate un sito di archiviazione online condiviso, o un'altra soluzione appropriata a livello regionale, per i documenti della vostra squadra regionale.
Spiegate in che modo utilizzate i rapporti e le risorse del Rotary (ad esempio Rotary Showcase, il Centro Formazione e il Brand Center).
Riservate un importo adeguato di fondi del vostro budget per la formazione della squadra regionale del vostro successore.
Obiettivi e traguardi
Condividete la vostra precedente strategia per gli obiettivi. Date consigli al vostro successore su come fissare obiettivi e sviluppare piani e incoraggiate la collaborazione con gli altri leader regionali.
Ambito del ruolo
Discutete di ciò che rientra nel vostro ruolo di leader regionale. Aiutate il vostro successore a capire meglio quali sono i confini tra il vostro ruolo e quello degli altri leader regionali e distrettuali e degli assistenti dei coordinatori.
Discutete gli aspetti amministrativi del ruolo e le eventuali sfide legate alla gestione della squadra e del budget, alla pianificazione delle comunicazioni annuali e dei corsi di formazione.
Se avete bisogno di aiuto per pianificare la transizione, potete contattare il responsabile dello
staff.
One Rotary Center 1560 Sherman Avenue Evanston, IL 60201-3698 USA Rotary.org
IT—(920)
