Manuale Utente Gestione Resi Ricambi - Aprile 2010 Utente...Manuale Utente Gestione Resi Ricambi Aprile 2010 Pag. 3 A fronte dell’accesso al sistema di Gestione Resi Materiale la

OPERATIONS – QUALITY

Manuale Utente

Gestione Resi Ricambi

Aprile 2010

Manuale Utente Gestione Resi Ricambi Aprile 2010 Pag. 1

INDICE GENERALE

1. Accesso alla Gestione Resi Materiale...........................................................pag. 2

2. Ricambi ........................................................................................................pag. 4

3. Gestione Ricambi .........................................................................................pag. 4

3.1 Stato 201 – RICHIESTE ......................................................................pag. 5

3.2 Stato 211 – IN LAVORAZIONE DEALER.............................................pag. 11

3.3 Stato 209 – GIUSTIFICATI DA NON SPEDIRE

Stato 231 – ARCHIVIO GIUSTIFICATI ................................................pag. 18

4. Archivio DDT ................................................................................................pag. 19

GESTIONE RESI MATERIALE – VECCHIA PROCEDURA ........ ....................pag. 21

5. Stato 217 – PRONTO PER SPEDIZIONE DLR ..........................................pag. 22

6. Emissione DDT ............................................................................................pag. 23


1. Accesso alla Gestione Resi Materiale Il Dealer accede al sistema di Gestione Resi Materiale mediante il sistema CSPS

→ Per visualizzare le funzionalità proposte dal siste ma di Gestione Resi Materiale occorre fare click sul menù di CSPS “Reclami” alla voce “Gestione Resi Materiale”.

Così facendo il Dealer avrà accesso al sistema di Gestione Resi Materiale senza doversi nuovamente identificare:

Si consiglia di allargare la pagina affinché occupi l’intero schermo. Se invece si preferisce la versione “tradizionale” della Gestione Resi Materiale clickare sul link in alto a destra.

Selezionando questa icona è

possibile aprire la versione

tradizionale di DRS


A fronte dell’accesso al sistema di Gestione Resi Materiale la videata principale presentata è la seguente:

Il Dealer ha a disposizione sul menu, nella parte sinistra della videata, le seguenti voci:

• Ricondizionati o In Garanzia o Fuori Garanzia o Carcasse fuori DDT o Emis.DDT In Gar. (transazione che verrà eliminata ) o Emis.DDT Fuori Gar (transazione che verrà eliminata ) o Emis.DDT da CSV o Archivio DDT Carc. o Storico Reclami

• Ricambi o Gestione Ricambi o Emis.DDT Ricambi (transazione che verrà eliminata ) o Emis.DDT da CSV o Archivio DDT Ric. o Storico Ricambi

• Esci Il significato delle tre voci principali è il seguente:

• Ricondizionati : consente di accedere alle funzioni legate alla restituzione carcasse. • Ricambi : consente di accedere alle funzioni legate ai reclami richiesti in reso da FGA. • Esci : chiude il programma.


2. Ricambi La voce “Ricambi” consente di visualizzare tutti i reclami del Dealer per cui è stato richiesto il reso da FGA e di creare nuovi documenti di trasporto, nonché di visualizzare i documenti già emessi. Nel seguito, per facilitare la lettura, si suddividono in più paragrafi le caratteristiche messe a disposizione dalla voce “Ricambi”.

3. Gestione ricambi

→ Dopo aver scelto la voce “Gestione Ricambi” si deve selezionare lo stato di interesse.

Gli stati possibili sono:

• 201 – Richieste: reclami per cui è stato richiesto il reso da FIAT

• 209 – Giustificati da non spedire: reclami per cui il Dealer ha fornito una giustificazione per la mancata spedizione totale o parziale e che può ancora rettificare

• 211 – In lavorazione dlr: reclami selezionati e pronti per la preparazione dei colli dei resi

• 217 – Pronto per Spedizione: reclami per cui il Dealer ha confermato la disponibilità all’invio a FGA (stato che verrà eliminato)

• 231 – Archivio Giustificati: reclami per cui il Dealer ha fornito una giustificazione per la mancata spedizione totale o parziale e che non può più rettificare


3.1 Stato 201 – RICHIESTE Selezionare dall’elenco i numeri di reclamo da restituire.

È possibile restituire solo parzialmente un reclamo, variando la quantità da spedire:

I tasti per la lavorazione dei reclami e per lo scarico dei file sono stati

spostati in cima alla pagina

Seleziona tutti i reclami in elenco Seleziona tutti i reclami nella

pagina corrente

In questo caso, il reclamo è di 4 pezzi, ne vengono restituiti solamente 2. Gli altri 2 rimarrano nello stato 201 - RICHIESTE


I reclami in reso scaduto appariranno con una S di sollecito all’inizio dell’elenco dello stato 201 – richieste. I reclami ritornati in attesa reso poiché rettifica ti dal Magazzino Resi da Rete (esempio: dichiarati in bolla due pezzi – restituito fisicame nte solo uno per errore – rettificato uno da Resi da Rete) sono indicati con la lettera L I reclami in reso scaduto dopo 15 giorni vengono el iminati dalla Gestione Resi Materiale e assumono lo stato “Respinto – Reso scaduto” e non p ossono più essere restituiti.

Se siete serviti da un LDC, e nello stato “richies te” non trovate nessuna segnalazione reclamo, cambiate il polo dal menù a tendina in alt o a destra.


Filtri

Le colonne dell’Elenco

Di seguito riportiamo spiegazione di ogni singola colonna dello stato 201 - RICHIESTE

� La prima colonna è una casella per la selezione del reclamo da restituire � La colonna Sollecito presenta il tipo di sollecito se il reclamo è in reso scaduto oppure

rettificato dal magazzino Resi da Rete � La colonna Num. Reclamo presenta il numero di reclamo � La colonna Qta. Rec. presenta la quantità del reclamo, può essere variata a seconda della

quantità da spedire � La colonna Causale indica la causale del reclamo � La colonna Descr. Causale descrive la causale del reclamo � La colonna Cod. Particolare presenta il codice particolare del reclamo � La colonna Descr. Particolare presenta la descrizione del particolare � La colonna Cod.Part.Ricev presenta il secondo codice particolare del reclamo (causali

Diverso, In più) � La colonna Part.Ricev. presenta la descrizione del secondo codice particolare del reclamo

(causali Diverso, In più ) � La colonna Data Accettazione presenta la data in cui il reclamo è stato accettato � La colonna Data Scadenza presenta la data in cui il reclamo andrà in stato “reso scaduto”

se non inviato entro 15 giorni dalla data scadenza, il reclamo andrà in respinto � La colonna Nota presenta la nota del Dealer � La colonna Num. Lotto di default è uguale a 1, se il reclamo viene frazionato e restituito in

più parti la numerazione indica in quante frazioni è stato diviso il reclamo � La colonna Data richiesta indica la data in cui il reclamo è andato nello stato “attesa reso”

E’ possibile effettuare una ricerca per ognuno dei

campi visualizzati


E’ possibile, per facilitare la lettura, rimpicciolire o allargare una colonna dell’elenco.

→ Per modificare la dimensione di una colonna posizio nare il mouse sulla colonna stessa e mantenedolo premuto allargare o restringere l’are a. Criterio di Visualizzazione e Ordinamento E’ possibile personalizzare l’ordinamento dei dati selezionando l’intestazione della colonna per cui si vogliono ordinare i dati. Paginazione Nel caso in cui i materiali richiesti siano superiori a quelli visualizzabili in una pagina il sistema mostra l’elenco delle pagine in basso a sinistra.

→ Per spostarsi tra le pagine fare click sui numeri d ella pagina di interesse Segnalazioni Nel caso in cui non esistano dei materiali in un certo stato il sistema segnala NESSUN DATO PRESENTE


Una volta selezionati i dati, clickando su “Lavora pezzi selezionati” verranno stampati i tagliandi da applicare su ogni singolo particolare in sostituzione della videata reclamo e l’elenco dei materiali da lavorare per l’inserimento nei colli.

Sull’elenco materiali da lavorare, durante la composizione dei colli, è necessario prendere nota del collo nel quale viene inserito ciascun reclamo e riportarlo nell’apposita casella per la compilazione successiva del documento di trasporto.

Dopo aver individuato i reclami da lavorare seleziono “lavora pezzi

selezionati” per stampare elenco e cartellini reclami

Inserire il n° collo

In questa parte si stampano o salvano in pdf i tagliandi

I file dei tagliandi e dell’elenco resi ricambi sono separati. In questa parte si stampa o salva in pdf l’elenco resi ricambi


Report Per eventualmente ristampare i dati visualizzati nell’elenco fare click su:

• Stampa PDF • Stampa XLS

A seconda del formato di interesse. Nel primo caso i dati saranno visualizzati mediante Acrobat Reader e nel secondo mediante Excel. Nota. E’ necessario avere un PC dotato di Acrobat Reader ed Excel e si raccomanda la chiusura di ogni report in visione prima di una nuova consultazione. Infine si ricorda che per visualizzare i report non deve essere attivata l’impostazione del Browser di disattivazione dei pop-up.


3.2 Stato 211 – IN LAVORAZIONE DEALER I reclami selezionati dallo stato “201 – RICHIESTE” passano automaticamente allo stato “211 – IN LAVORAZIONE ”. Dopo aver applicato i tagliandi sui particolari per l’identificazione ed avere composto i colli, tenendone traccia sull’Elenco materiali precedentemente stampato, il Dealer può preparare direttamente da questa sezione la bolla di reso con relativa composizione colli.

In questo stato, si possono compiere due azioni principali sui reclami: - confermare la spedizione del reclamo e contestualmente creare la bolla di reso e i tagliandi

segnacollo. Il reclamo viene tolto dallo stato “211 - IN LAVORAZIONE” e si può trovare nell’archivio DDT.

- giustificare la mancata spedizione totale o parziale del reclamo, � Se TOTALE: senza selezionare la casella nella prima colonna compilare il campo

“Giustifica” e clickare su “Conferma”. Il reclamo passa nello stato “209 – GIUSTIFICATI DA NON SPEDIRE ”.

� Se PARZIALE: inserire in bolla e confermare solo i pezzi del reclamo realmente presenti cambiando il campo “qta da spedire ”. Una volta confermato e stampata la bolla, giustificare la quantità rimanente.

La giustificazione del reclamo lo annulla, totalmen te o parzialmente, e non fa emettere nota di credito per i pezzi giustificati. Si può inoltre:

- ristampare i tagliandi da applicare sui particolari, tramite il tasto “Ristampa cartellini” - stampare l’elenco dei reclami in pdf o in excel, tramite gli appositi tasti a piè di

pagina. - cercare un numero reclamo o un codice particolare tramite il tasto “Cerca” - rettificare un reclamo per riportarlo allo stato precedente tramite il tasto “Rettifica”


Distribuzione del reclamo su più colli

Preparazione della bolla


Con la seconda conferma, vengono stampati documento di trasporto e tagliandi segnacollo.

In questa parte si stampano o salvano in pdf i tagliandi segnacollo

I files dei tagliandi e del DDT sono separati. In questa parte si stampa o salva in pdf il DDT


I reclami per cui é stato emesso DDT scompaiono dalla lista “IN LAVORAZIONE ”; il documento di trasporto emesso si trova ora nell’Archivio DDT.

Nota. Il sistema associa al Documento di Trasporto un suo identificativo chiamato Codice Interno SP, presente sia sui tagliandi segnacollo che sulla bolla. ATTENZIONE: NEL CASO DI ANNULLAMENTO O MODIFICA DELLA BOLLA IL CODICE SP CAMBIA, QUINDI E’ NECESSARIO RISTAMPARE SIA LA BOLLA CHE I TAGLIANDI SEGNACOLLO


Generazione bolla da file Nella nuova versione DRS è possibile generare una bolla a partire da un file in formato “csv” con tracciato predefinito. I reclami nel file devono: 1. Essere in stato RICHIESTO su DRS 2. Essere in stato APERTO su CSPS 3. Essere valorizzati nel CSV con le quantità complete 4. Essere destinati tutti allo stesso polo 5. Avere una numerazione colli coerente




I files delle etichette reclamo, dei tagliandi segnacollo e del DDT sono separati. In questa parte si stampa o salva in pdf il DDT

In questa parte si stampano o salvano in pdf le etichette reclamo


3.3 Stato 209 – GIUSTIFICATI DA NON SPEDIRE

Stato 231 – ARCHIVIO GIUSTIFICATI La giustifica del materiale da parte del Dealer porta all’annullamento del reclamo, e al passaggio del reclamo stesso in stato “209 – GIUSTIFICATI DA NON SPEDIRE ”

Nello stato “209 – GIUSTIFICATI DA NON SPEDIRE ”, nel caso di errori il Dealer può ancora rettificare la scelta selezionando la casella “OK” e clickando sul pulsante “Rettifica”. Esempio: un reclamo viene giustificato anziché confermato in lavorazione, da questa transazione si può correggere l’errore Questa operazione riporta il reclamo nello stato “211 – IN LAVORAZIONE ”. Si può inoltre stampare l’elenco dei reclami in pdf o in excel, tramite i tasti a inizio pagina. Dopo due giorni di permanenza nello stato “209 – GIUSTIFICATI DA NON SPEDIRE ”, il reclamo viene archiviato nello stato “231 – ARCHIVIO GIUSTIFICATI ”. Nel caso di giustifica parziale passa in stato “231 – ARCHIVIO GIUSTIFICATI ” quando viene emesso il documenti di trasporto per la parte non giustificata, anche se non sono ancora trascorsi due giorni. Esempio: un reclamo con quantità 10 viene giustificato per 3 e per gli altri 7 viene emesso il DDT; i 3 giustificati verranno immediatamente archiviati. Nello stato “231 – ARCHIVIO GIUSTIFICATI ” il reclamo non può più essere rettificato.


4. Archivio DDT Il documento di trasporto viene messo in archivio, in attesa della consegna del materiale al trasportatore.

Per ogni documento è possibile visualizzare il dettaglio dei reclami associati. Per visualizzare il dettaglio fare click sul “+” a sinistra del documento di trasporto, e sui successivi “+” sotto ogni reclamo Nota: tale funzionalità é fruibile solo a chi utilizza Internet Explorer 6.0 e superiori


Modifiche al DDT Per ogni DDT è possibile effettuare delle modifiche prima della consegna al trasportatore, in modo che il documento di trasporto sia sempre coerente con il materiale consegnato. Non saranno ammesse correzioni manuali del document o di trasporto.

Ricerche Clickando sulle freccine a sinistra si può espandere la sezione “Parametri di Ricerca ” é possibile affinare la ricerca, digitando un parametro fra quelli a disposizione e clickando “Cerca”

Consegna al trasportatore Una volta consegnato il carico dei resi al trasportatore, è obbligatorio inserire la data di consegna e confermarla. Confermata la data di consegna il documento di trasporto e i tagliandi segnacollo non possono più essere modificati ma solamente ristampati in caso di necessità.

Riapre il DDT per modifiche (per esempio, rettificare il numero dei colli, cambiare il n° DDT)

Elimina il DDT e riporta tutti i reclami nello stato “211 – IN LAVORAZIONE”

Ristampa il DDT in pdf

Ristampa i tagliandi segnacollo in pdf


GESTIONE

RESI MATERIALE

VECCHIA PROCEDURA

Gli stati a seguire verranno eliminati esaurita la lavorazione dei documenti creati con la vecchia procedura Resi


5. Stato 217 – PRONTO PER SPEDIZIONE DLR I reclami confermati dallo stato “211 – IN LAVORAZIONE ” passano allo stato “217 – PRONTO PER SPEDIZIONE DLR”.

Nello stato “217 – PRONTO PER SPEDIZIONE DLR”, il Dealer può ancora rettificare la scelta selezionando la casella “OK” del reclamo da rettificare e clickando sul pulsante “Rettifica”. Esempi:

Si decide di non inserire il reclamo nella bolla in lavorazione; Ci si accorge dopo la conferma in lavorazione che in realtà il materiale andava giustificato.

Questa operazione riporta il reclamo nello stato “211 – IN LAVORAZIONE ”; da questo stato può essere lavorato successivamente o giustificato. Si può inoltre stampare l’elenco dei reclami in pdf o in excel, tramite gli appositi tasti a piè di pagina.


6. Emissione DDT Il Dealer può emettere il documento di trasporto necessario ad inviare il materiale richiesto a Resi da Rete, clickando sulla transazione Emissione DDT Ricambi. È necessario selezionare il polo verso il quale inviare i Resi:

Oltre all’elenco dei reclami, è possibile selezionare e inserire dei mezzi di raccolta da restituire insieme ai resi.


Il Dealer deve selezionare tutti i reclami che vuole inserire sul documento di trasporto (i reclami non selezionati non verranno inseriti sul documento)

Inserire i numeri dei colli dove si trovano i reclami corrispondenti rifacendosi all’elenco precedentemente utilizzato per la composizione dei colli. Per inserire i numeri dei colli clickare sul cubo accanto al reclamo e si aprirà una finestra “Inserisci colli”. Il reclamo può essere diviso in più colli (è sempre preferibile compattare il tutto sia per il trasporto che per la lavorazione del reso) Eventualmente inserire dei mezzi di raccolta; in tal caso scegliere il mezzo di raccolta, mettere la quantità e clickare su “Inserisci”

- Clickare su “Conferma” una volta terminato.


Una volta confermato, si possono aggiungere ancora dei dati supplementari:

- Si può cambiare il numero DDT Dealer: il sistema propone un numero corrispondente al numero elenco DDT, ma può essere cambiato a piacere; Esempio: per seguire una numerazione interna dei documenti di trasporto.

- Si può inserire una nota; - Si può inserire il vettore.


Con la seconda conferma, vengono stampati documento di trasporto e tagliandi segnacollo.

I reclami per cui é stato emesso DDT scompaiono dalla lista “Emissione DDT ”; il documento di trasporto emesso si trova ora nell’Archivio DDT.


I files dei tagliandi e del DDT sono separati. In questa parte si stampa o salva in pdf il DDT


Nota. Il sistema associa al Documento di Trasporto un suo identificativo chiamato Codice Interno SP, presente sia sui tagliandi segnacollo che sulla bolla

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