Manuale Utente

Trasferimento Dati Tachigrafo (VU file) su DownloadKey • Inserire la Carta Azienda in una fessura (chip rivolto verso l’alto) • Aprire lo sportello dell’interfaccia ed inserire la DownloadKey • Attendere l’accensione del LED1 verde sulla DownloadKey che indica il termine dell’operazione • Rimuovere la DownloadKey e chiudere lo sportello

Trasferimento Dati Tachigrafo (VU file) e Carta Autista (DC file) su DownloadKey • Inserire la Carta Autista nella prima fessura (chip rivolto verso l’alto) • Inserire la Carta Azienda nella seconda fessura (chip rivolto verso l’alto) • Aprire lo sportello dell’interfaccia ed inserire la DownloadKey • Attendere l’accensione del LED1 verde sulla DownloadKey che indica il termine dell’operazione • Rimuovere la DownloadKey e chiudere lo sportello

Indicazioni dei LED della DownloadKey:

LED 1 (destro): Stato di trasmissione VERDE Lo scarico dei dati è andato a buon fine ROSSO Lo scarico dei dati non è andato a buon fine: ritentare nuovamente

ARANCIO(lampeggiante) Trasferimento dati in corso

LED 2 (sinistro): Stato della memoria VERDE Occupazione al di sotto del 60% ARANCIO Occupazione tra il 60% e il 90% ROSSO Occupazione oltre il 90%: si consiglia il trasferimento dei dati

Tachigrafo digitale

Trasferimento Dati Tachigrafo e Carta AutistaTrasferimento Dati Tachigrafo

Fessura 1 Fessura 2

Sportello interfaccia

DownloadKey

Tachigrafo digitaleDTCO 1381 VDO

Continental Automotive Trading Italia S.r.l si riserva il diritto di modificare, senza alcun preavviso, qualsiasi informazione contenuta in questo manuale. Non vi è alcun obbligo legale qualora si decidesse di intraprendere qualsiasi modifica. I contenuti qui riportati si riferiscono alla versione del programma disponibile al momento della pubblicazione di questo documento. I nomi e i riferimenti usati negli esempi sono puramente immaginari e non hanno alcuna relazione con persone o fatti reali. L’uso del software è soggetto ai termini e alle condizioni dell’Accordo Software Licence o dell’Accordo Non-Divulgazione. Il software e il manuale utente possono essere usati e copiati solo rispettando i termini della Licenza sottoscritta al momento dell’acquisto del Software. Continental Automotive Trading Italia S.r.l non è responsabile di errori nel software o errori contenuti nel manuale utente così come qualsiasi danno dovuto all’uso del software. Windows® è un marchio registrato di Microsoft® Corporation. Microsoft Internet Explorer® e .NET Framework® sono marchi registrati di Microsoft® Corporation. Microsoft SQL Server® e MSDE® sono marchi registrati di Microsoft® Corporation. Crystal Report® è un marchio registrato di Business Object SA. Acrobat Reader® è un marchio registrato di Acrobat Systems Incorporated. In seguito, i marchi registrati di cui sopra vengono usati senza indicare i loro rispettivi proprietari. © , Continental Automotive Trading Italia S.r.l. Tutti i diritti sono riservati.

Il CD-ROM e il software ivi contenuto sono concessi in licenza per il solo uso personale ed interno. La riproduzione del contenuto non è consentita e l'utilizzo è limitato ad un solo computer (PC). E’ possibile eseguire una sola copia a scopo d’archivio oppure copiare il software sull’hard disk e conservare l’originale a scopo d’archivio. Non è consentito fornire l'intero software, o qualsiasi sua parte, in licenza, affitto o leasing. Non è altresì consentito decompilare, deassemblare, modificare, tradurre, tentare in ogni modo di accedere al codice sorgente del software o creare prodotti derivati dal software. I licenziatari di questo software dichiarano di essere a conoscenza delle condizioni di licenza d’uso e garanzia riguardanti proprietà protette dalle leggi sul copyright. Confermare l'accettazione delle condizioni sopra riportate per procedure con l'installazione del software.

Accesso ai dati Per l'utilizzo dei dati in applicazioni di terze parti il Cliente è tenuto ad utilizzare le apposite funzioni di esportazione/importazione dei dati disponibili nell’applicativo TIS-Office. L’accesso diretto al database dei dati non è consentito e può comprometterne il contenuto invalidando gli archivi digitali in esso memorizzati (violazione della firma digitale dei file scaricati dalle carte autista e dalle memorie di massa dei DTCO) e/o impedendo il corretto funzionamento dell’applicazione TIS-Office. In caso di accesso diretto al database dei dati, Continental Automotive Trading Italia S.r.l non fornirà alcuna garanzia e assistenza sul prodotto.

Indice

Introduzione .......................................................................................... 1 Requisiti Hardware ......................................................................... 2 Requisiti Software .......................................................................... 2 Sicurezza ....................................................................................... 3 Aggiornamento .............................................................................. 3 Installazione .................................................................................. 4 Primo avvio ............................................................................................ 5 Registrazione ................................................................................. 5 Login ............................................................................................. 6 Primo utilizzo ................................................................................. 7 Chiusura dell’applicazione ............................................................... 8 Anagrafica ............................................................................................. 9 Autisti.......................................................................................... 10 Autisti – Carta Autista ................................................................... 11 Veicoli ......................................................................................... 12 Sedi............................................................................................. 13 Gruppi Autisti ............................................................................... 14 Gruppi Veicoli............................................................................... 14 Download ............................................................................................ 15 Carta Autista................................................................................ 16 Trasferimento dati........................................................................ 17 Importazione ............................................................................... 18 Dati Tachigrafo..................................................................................... 23 Riepilogo flotta............................................................................. 24 Riepilogo autista........................................................................... 25 Dischi .......................................................................................... 26 Dischi (modifica) .......................................................................... 29 Inserimento ................................................................................. 30 Scansione .................................................................................... 31 Soluzione ai problemi ................................................................... 39 Report ................................................................................................. 41 Autista......................................................................................... 42 Veicolo ........................................................................................ 43 Sicurezza ..................................................................................... 44 Archivi ......................................................................................... 44

Archivio Carte....................................................................................... 45

Riepilogo flotta............................................................................. 45 Riepilogo utente ........................................................................... 46 Recupero ..................................................................................... 46

Archivio Veicolo .................................................................................... 47

Riepilogo flotta............................................................................. 47 Riepilogo utente ........................................................................... 48 Recupero ..................................................................................... 48

Archiviazione Manuale .......................................................................... 49 Impostazioni TIS .................................................................................. 50 Generale...................................................................................... 50 Scanner ....................................................................................... 51 Informazioni applicazione ............................................................. 51 Tipi tachigrafo.............................................................................. 52 Importazione ............................................................................... 53 Download .................................................................................... 55 Infrazioni ..................................................................................... 56 Calendario ................................................................................... 57 Impostazioni Utente ............................................................................. 58 Utente ......................................................................................... 58 Dati tachigrafo ............................................................................. 59 Report ......................................................................................... 63 Utilità....................................................................................................... Utente ......................................................................................... 64 Azienda ....................................................................................... 65 File lingua .................................................................................... 66 Software Key ............................................................................... 67 Gestione Aziende.......................................................................... 68 Sicurezza ............................................................................................. 69 Calendario............................................................................................ 71 Backup dei dati .................................................................................... 72 Ripristino dei dati ................................................................................. 73 Primo scarico da veicolo........................................................................ 74 Assistenza............................................................................................ 75 Moduli aggiuntivi .................................................................................. 76

VDO 1

Introduzione La gestione professionale dei dati è di fondamentale importanza nell’ambito della gestione di una flotta di qualsiasi dimensione. La disponibilità di tutte le informazioni mediante una soluzione software di semplice utilizzo permette un maggior controllo sulle risorse a disposizione, una riduzione dei tempi decisionali e dunque una maggiore efficienza di lavoro. La soluzione di valutazione dati TIS-Office di VDO offre una serie di caratteri-stiche di sicuro interesse per chi desidera avere una visione completa della propria flotta. TIS-Office è in grado di acquisire dati sia dai tachigrafi analogici che da quelli digitali. I dischi cartacei infatti possono essere importati in differenti modi: manualmente, mediante un lettore di disco elettronico oppure tramite digitalizzazione da dispositivi scanner. I dati provenienti dal tachigrafo digitale possono essere importati mediante un lettore di smart card per le Carte Autisti o con la versatile DownloadKey per le memorie di massa. TIS-Office può mostrare sempre le attività dei conducenti in forma di diagramma tachigrafico indipendentemente dal tipo di tachigrafo da cui provengono. L’introduzione dei tachigrafi digitali comporta nuovi requisiti di archiviazione per la vostra azienda che la nostra soluzione è in grado di garantire e semplificare. TIS-Office vi indicherà riepiloghi, promemoria ed avvisi su tutte le operazioni da effettuare. Con i vari report dettagliati disponibili sarete in grado di rispettare i requisiti legali sui tempi di guida e di riposo dei vostri conducenti e di controllare il livello di utilizzo dei vostri veicoli. La struttura modulare della nostra soluzione offre opzioni versatili per l’archiviazione e la valutazione dei dati. E’ possibile acquistare solo le funzionalità necessarie. L’architettura client/server di TIS-Office ne permette l’uso sia in singola postazione che da più postazioni dislocate anche in diverse sedi. Il livello di accesso ai dati da parte dei diversi utenti viene definito da voi offrendo una garanzia di sicurezza in più. Non è richiesta nessuna conoscenza informatica per l’utilizzo del software.

VDO 2

Requisiti Hardware I requisiti per l’utilizzo di TIS-Office per la postazione singola sono:

Processore Pentium III 500Mhz o superiori Memoria RAM 512MB o superiori Spazio su HardDisk almeno 500MB

Porte USB 1 - Chiave Hardware (necessaria per moduli opzionali) 1 - Scanner (opzionale) 1 - Lettore Smart Card (opzionale) 1 - DownloadKey (opzionale)

Nel caso di installazione in configurazione server, per l’utilizzo di più postazioni client, si consiglia un configurazione hardware superiore. Requisiti Software Per l’utilizzo di TIS-Office sono necessari i seguenti software:

Sistema Operativo Windows 2000 con Service Pack 4 oppure Windows XP con Service Pack 1

Database SQL MSDE 2000 (nel CD) oppure Microsoft SQL Server 2000 oppure Microsoft SQL Server 2005 Express Edition

Componenti aggiuntivi Microsoft .NET Framework 1.1 (nel CD) e Microsoft Internet Explorer 5.1 o superiore

Alcuni di questi software sono disponibili nel CD fornito. Per un utilizzo sempre efficiente del computer e per ragioni di sicurezza è consigliabile effettuare periodicamente gli aggiornamenti del sistema operativo e il backup dei dati.

VDO 3

Sicurezza TIS-Office è una applicazione utilizzabile solo dal personale dotato dei dati per l’accesso (nome utente e password). Questi dati vengono richiesti ad ogni avvio dell’applicazione. Al primo avvio dell’applicazione i dati d’accesso sono:

• Codice Azienda TISOFFICE (se non specificato diversamente durante l’installazione) • Utente ADMIN • Password admin123

Per la sicurezza dei dati aziendali seguire i seguenti suggerimenti:

• cambiare la password iniziale; • non cedere mai la password a terzi; • conservare i dati di accesso (user e password) in un posto sicuro; • cambiare password con regolarità.

TIS-Office è un'applicazione composta da diversi moduli acquistabili separatamente. Per l’attivazione di ciascun modulo è necessario inserire uno specifico codice che vi sarà fornito a seguito della richiesta di attivazione. Tali codici, nel caso dei moduli opzionali, sono legati ad una Chiave Hardware USB che deve essere connessa al computer per l’abilitazione di tutte le funzionalità acquistate. Qualora abbiate acquistato il modulo azienda opzionale ricordiamo che è possibile creare diversi utenti con livelli d’accesso personalizzati. Aggiornamento Per effettuare l’aggiornamento alla versione 2.5 da una versione di TIS-Office precedente attenersi alla seguente procedura:

• assicurarsi che non vi siano file all’interno delle sezioni di Importazione nei seguenti stati: nuovo, conflitto, in elaborazione, risolto;

• effettuare un backup completo del database; • effettuare un backup completo della cartella IFS presente sul Server (o standalone) • procedere all’installazione di TIS-Office 2.5.

Installare l’applicativo in versione standalone su singole postazioni e su postazioni server. Installare l’applicativo in versione client su postazioni collegate ad un server centralizzato; in questo caso, durante l’installazione, potrebbe essere necessario indicare il Server SQL a cui fare riferimento.

ATTENZIONE E’ indispensabile effettuare l’operazione di backup. Per il backup del database seguire le istruzioni presenti nel manuale nel relativo paragrafo. Per il backup della cartella IFS effettuare una copia direttamente da risorse del computer; la cartella IFS è disponibile nella cartella di installazione del TIS-Office sulle singole postazioni (standalone) o su server (client/server). Conservare tali backup in un luogo sicuro.

VDO 4

Installazione Prima di procedere con l’installazione si consiglia di effettuare gli aggiornamenti di windows e l’installazione di driver di eventuali periferiche. Per l’installazione su singola postazione (Stand Alone) seguire le seguenti indicazioni:

• inserire il CD-Rom nel lettore • attendere l’esecuzione automatica del programma di installazione oppure

eseguire il file setup.exe contenuto nell’unità CD-Rom • scegliere il tipo di installazione Standalone • indicare il codice azienda (nome azienda) • leggere attentamente il contratto e premere sì se lo si accetta in tutte le sue parti • indicare una cartella di destinazione (predefinita: C:\Programmi\Siemens\TIS-Office) • attendere il completamento dell’operazione • riavviare il computer quando richiesto

Per l’installazione di rete si consiglia la lettura del manuale di installazione disponibile nel cd-rom (in lingua inglese: \ENGLISH\INSTALLATION GUIDE.PDF). Eventuali driver di periferiche esterne sono disponibili sul cd-rom nella cartella Drivers. Durante il processo di installazione verranno installati, se non sono già presenti, i seguenti componenti:

• Microsoft .NET Framework 1.1 • Sentinel Protection Driver • QuickReport .NET • MSDE 2000

VDO 5

Avvio Per avviare l’applicazione TIS-Office fare un doppio click sulla icona sul desktop oppure cliccare sulla icona dal menù dei programmi sotto la voce TIS-Office.

Per l’utilizzo del programma è necessario effettuare la registrazione. Per l’utilizzo dei moduli opzionali acquistati è necessario che la Chiave Hardware USB sia correttamente inserita. Registrazione Al primo avvio dell’applicazione compare il modulo di registrazione nel quale è possibile immettere la Software Key del modulo base necessaria per poter utilizzare l’applicazione.

Se non si dispone della Software Key definitiva è possibile inserire quella temporanea (nelle versioni più recenti viene proposto in automatico) con validità di 40 giorni. Per ricevere le Software Key definitive è necessario effettuare la registrazione compilando l’apposito modulo presente all’interno della confezione e riportando il Software Number o il codice della Chiave Hardware USB. Per l’attivazione del modulo base in forma definitiva o per quella dei moduli opzionali fare riferimento al paragrafo Software Key.

VDO 6

Login Ad ogni avvio di TIS-Office l’applicazione richiede i dati d’accesso:

Al primo avvio dell’applicazione i dati d’accesso sono:

• Codice Azienda TISOFFICE (se non specificato diversamente durante l’installazione) • Utente ADMIN • Password admin123

Si consiglia di leggere il paragrafo relativo alla sicurezza. Con il modulo azienda è possibile generare nuovi utenti e stabilire specifici ruoli; per approfondire questa caratteristica si consiglia la lettura del paragrafo Utenti e privilegi.

VDO 7

Primo utilizzo Avviata l’applicazione TIS-Office si presenta la homepage. Questa pagina fornisce le informazioni minime riguardanti i dati inseriti nel sistema.

Utilizziamo questa pagina per comprendere come sono disposti i vari elementi all’interno della applicazione TIS-Office: 1

1A

1B

1C

Area superiore Nella prima riga in alto compaiono il nome dell’Azienda e il nominativo dell’utente che ha effettuato l’accesso, seguite da tre collegamenti che saranno sempre disponibili: - ‘Home’ permette di raggiungere in qualsiasi momento la pagina iniziale - ‘Aiuto’ avvia la guida in linea (disponibile in lingua inglese) - ‘Esci’ chiude l’applicazione La seconda riga è l’area dei filtri che determina quali dati debbano essere visualizzati a seconda del tipo di selezione effettuato. E’ possibile per esempio cambiare il mese da prendere in considerazione oppure passare ad un'altra sede o autista. L’ultima riga è l’area dei pulsanti. Qui compariranno i tasti che permettono di inserire, modificare e salvare dei dati oppure quelli che permettono di scorrere tutti i dati esistenti.

111

333 222

AAA BBB CCC

VDO 8

2

Menù di navigazione Da questo menù, composto da più livelli, è possibile accedere alle varie funzionalità di TIS-Office. L’elenco varia a seconda dei moduli attivati e dei permessi dell’utente che ha effettuato l’accesso. Le voci contenenti un sottomenù sono facilmente individuabili dal simbolo ‘+’ che li precede ed è sufficiente cliccarci sopra affinché compaiano tutte le relative voci.

3

Area dei contenuti In questa area sono visualizzate tutte le informazioni relative ai dati inseriti nel sistema in base alla funzionalità scelta.

Chiusura dell’applicazione Per uscire da TIS-Office si consiglia di cliccare con il tasto sinistro del mouse sopra la voce Esci posta in alto a destra.

VDO 9

Anagrafica Le informazioni relative alla Anagrafica sono raccolte nelle tre sezioni: Autisti, Veicoli e Sedi; E’ possibile inserire manualmente questo tipo di informazioni oppure, per i dati del tachigrafo digitale, in automatico al momento della lettura dei file. Gruppi autisti e Gruppi veicoli compaiono solamente se il modulo azienda è stato attivato.

E’ possibile abilitare la generazione automatica dell’anagrafica di autisti e veicoli, mediante lo scarico dei dati provenienti da tachigrafi digitali, dalle impostazioni presenti nella sezione Impostazioni TIS -> Importazione. Per accedere alle sezioni è sufficiente selezionare la relativa voce del menù Anagrafica. Compariranno i dati in forma di tabella e una serie di tasti nella barra dei pulsanti identica per ogni sezione.

BARRA DEI PULSANTI

Aggiungi: permette di inserire una nuova voce nella anagrafica; Elimina: cancella la riga seleziona (una sola per volta); Modifica: visualizza i dati della riga selezionata permettendone la modifica; Salva: memorizza i dati inseriti/modificati nel sistema; Ricarica: rilegge nuovamente i dati dal database; Per eliminare un elemento è necessario prima selezionare la riga corrispondente dall’elenco e poi premere il tasto Elimina In caso di visualizzazione/inserimento/modifica dei dati compaiono i seguenti pulsanti:

Indietro: per tornare all’elenco anagrafico Primo: per accedere al primo elemento dell’elenco Precedente: per accedere all’elemento precedente dell’elenco Successivo: per accedere all’elemento successivo dell’elenco Ultimo: per accedere all’ultimo elemento dell’elenco

VDO 10

Inserimento/Modifica Autista Per l’inserimento dei dati di un Autista premere il pulsante Aggiungi dalla sezione Autisti, mentre per modificarne i dati selezionare prima la riga associata e poi premere il pulsante Modifica. I dati dell’Autista sono raccolti in 4 pagine:

• Generale • Dati personali • Patenti • Carta Autista

Per un inserimento rapido è possibile immettere solo i dati obbligatori Cognome, Nome, Sede e Data di assunzione per poi inserire gli altri dati in un secondo tempo. Si consiglia comunque di immettere subito anche il veicolo assegnato, ovvero il veicolo solitamente utilizzato dall’autista, in quanto, tale informazione permette di automatizzare e velocizzare la fase di lettura dei dischi tachigrafo. E’ inoltre suggeribile specificare il tipo di trasporto affinché l’applicazione consideri giorni lavorativi anche il sabato e la domenica nel caso di trasporto passeggeri e proponga tali date in automatico al momento della scansione di più dischi.

ATTENZIONE E’ indispensabile verificare la correttezza della data di assunzione: non è possibile infatti inserire dati e attività svolte precedentemente a tale data.

VDO 11

Inserimento/Modifica Autista – Carta Autista Gli autisti che utilizzano i veicoli che dispongono di un tachigrafo digitale devono essere in possesso della propria Carta Autista. La carta è nominativa e non può essere utilizzata da più autisti. Anche all’interno di TIS-Office non è possibile associare la carta a più autisti. Per associare una Carta Autista al suo proprietario seguire la procedura:

• Selezionare dal menù la sezione Autisti di Anagrafica • Selezionare l’autista proprietario e cliccare su Modifica • Porsi sull’ultima pagina Carte Autista • Cliccare il pulsante Aggiungi Carta Autista

A questo punto è sufficiente seguire le istruzioni riportate dall’applicazione:

1. Premere il pulsante in alto a sinistra 2. Inserire la Carta Autista

3. Attendere la lettura dei dati 4. Rimuovere la carta.

VDO 12

Inserimento/Modifica Veicolo Per l’inserimento dei dati di un veicolo premere il pulsante Aggiungi dalla sezione Veicoli, mentre per modificarne i dati selezionare prima la riga associata e poi premere il pulsante Modifica. I dati del veicolo sono raccolte in 2 pagine:

• Generale • Dotazione

Per un inserimento rapido è possibile immettere solo i dati obbligatori Targa, Tipo di trasporto e sede.

Dalla pagina Dotazione è possibile indicare di quali optional dispone il veicolo, come per esempio sistemi di navigazione satellitari, telepass/OBT, sponde caricatrici. E’ possibile generare una stampa contenente l’elenco dei veicoli e della loro dotazione dalla sezione Report Veicoli sotto la voce principale Report.

VDO 13

Inserimento/Modifica Sedi Per l’inserimento dei dati di una sede premere il pulsante Aggiungi dalla sezione Sedi, mentre per modificarne i dati selezionare prima la riga associata e poi premere il pulsante Modifica. Nella sezione sono disponibili 3 pagine:

• Generale • Autisti assegnati • Veicoli assegnati

Nella prima pagina sono raccolti i dati della sede. Nelle altre due pagine è possibile visionare l’elenco degli autisti e dei veicoli associati. L’assegnazione avviene direttamente dall’anagrafica di autisti e veicoli. Per un inserimento rapido è possibile immettere solo i dati obbligatori Nome, Giorni lavorativi e Località.

Indicare i giorni lavorativi permette al processo di scansione dei dischi di riportare correttamente la successione dei dischi in caso di lettura di più dischi tramite scanner.

ATTENZIONE Il codice dell’autista è univoco per l’azienda. Anche in presenza di più sedi 2 autisti differenti non possono avere lo stesso codice. In questo caso si consiglia di porre un suffisso (anche una sola lettera) che permette di distinguere direttamente dal codice autista anche la sede di appartenenza. Per esempio 2 autisti che possiedono il codice 34, appartenenti rispettivamente delle sedi di Milano e di Bologna, possono essere distinti utilizzando i codici 34M e 34B.

VDO 14

Gruppi Autisti La sezione Gruppi Autisti, disponibile con il modulo azienda, consente di definire raggruppamenti di autisti sotto un particolare nome, e, di seguito, di applicare report ad uno specifico gruppo.

Aggiungi selezionati nel gruppo

Aggiungi tutti nel gruppo

Togli selezionati dal gruppo

Togli tutti dal gruppo

Gruppi Veicoli La sezione Gruppi Veicoli, disponibile con il modulo azienda, consente di definire raggruppamenti di veicoli sotto un particolare nome, e, di seguito, di applicare report ad uno specifico gruppo.

Elenco anagrafica

autisti

Elenco autisti

del gruppo

Elenco anagrafica

veicoli

Elenco veicoli

del gruppo

VDO 15

Download Questa sezione permette di effettuare le operazioni di trasferimento dati dai supporti digitali (Carte Autista e DownloadKey).

La sezione Carta Autista esegue il trasferimento dei dati dalle Carte Autisti (Smart Card). I dati trasferiti vengono automaticamente riportati in Importazione. La sezione Trasferimento dati esegue il trasferimento dei dati dalla DownloadKey o da una particolare cartella del computer. I dati trasferiti vengono automaticamente riportati in Importazione. La sezione Importazione consente di controllare il processo di valutazione/archiviazione dei file e risolvere eventuali conflitti rilevati in fase di elaborazione. Esistono 3 differenti tipologie di file, legate al tachigrafo digitale:

• Carte Autista (DC file: iniziano con la lettera C) • Dati Veicolo (VU file: iniziano con la lettera M) • VDO (SV file: iniziano con la lettera S)

Decreto del 31 marzo 2006 (estratto) del Ministero del Lavoro e delle Politiche Sociali

Articolo 1: Obbligo di trasferimento e di conservazione dei dati dell'apparecchio di controllo da parte delle imprese di trasporto. Le imprese di trasporto sono tenute a custodire i dischi tachigrafici per il periodo previsto dalla vigente normativa al fine di consentire al personale ispettivo di effettuare i relativi controlli. L'operazione di trasferimento dei dati dai tachigrafi digitali e dalle carte conducente, secondo le modalità previste dall'allegato 1B del regolamento (CE) n. 1360/2002, deve essere eseguita dalle imprese di trasporto al fine di consentire al personale ispettivo di effettuare i relativi controlli. I titolari delle imprese di trasporto sono responsabili, anche per gli automezzi che hanno preso in locazione, del trasferimento e della conservazione in sicurezza dei dati, su un supporto dati esterno che ne garantisca l'inalterabilità e la conservazione nel tempo, avendo cura di predisporre almeno un'ulteriore copia di salvataggio. I dati devono essere conservati in un luogo sicuro, accessibile solo alle persone autorizzate e devono essere resi disponibili, presso la sede dell'impresa, all'autorità di controllo. I dati trasferiti devono essere provvisti di firma elettronica, come previsto dall'allegato 1/B del regolamento (CE ) n. 1360/2002. In particolare, i dati giornalieri provenienti dall'apparecchio di controllo digitale devono essere trasferiti entro e non oltre tre mesi; quelli relativi alle carte dei conducenti devono essere trasferiti entro e non oltre tre settimane.

Le suddette operazioni devono essere eseguite anche nei seguenti casi: 1) dal tachigrafo digitale immediatamente prima della cessione del veicolo ad altra impresa, in caso di sostituzione di apparecchio non perfettamente funzionante, ovvero su richiesta dell'autorità di controllo; 2) dalla carta conducente immediatamente prima che il conducente lasci l'impresa di trasporto, prima della scadenza della carta, ovvero su richiesta dell'autorità di controllo. L'impresa di trasporto deve conservare, per il periodo previsto dalla normativa vigente, tutte le registrazioni relative ai suddetti dati. Articolo 2: Obblighi del datore di lavoro e dei conducenti Il datore di lavoro ha l'obbligo di informare il lavoratore della vigente disciplina in materia di orario di lavoro nonché dei contratti collettivi e di tutte le condizioni applicabili al rapporto di lavoro. Il datore di lavoro ha l'obbligo di controllare che il lavoratore rispetti i periodi di guida e di riposo secondo quanto previsto dalle vigenti disposizioni comunitarie, di istruire il conducente circa il funzionamento dell'apparecchio di controllo e di vigilare sul corretto uso dello stesso. I conducenti sono tenuti al rispetto dei periodi di guida e di riposo previsti dalla normativa comunitaria e al corretto uso dell'apparecchio di controllo e della carta del conducente qualora il veicolo sia dotato di tachigrafo digitale.

VDO 16

Carta Autista La sezione Carta Autista esegue la lettura dei dati dalle Carte Autista (Smart Card). Per la lettura della Carta Autista è indispensabile un lettore di Smart Card compatibile. La procedura è guidata e quindi risulta molto semplice:

1. Premere il primo pulsante in alto a sinistra 2. Inserire la Carta Autista

3. Attendere la lettura dei dati 4. Rimuovere la carta. E’ possibile associare la Carta Autista dalla sezione Autisti di Anagrafica. I dati letti verranno elaborati nella sezione Importazione e, di seguito, immessi nel sistema. E’ necessario verificare lo stato dell’elaborazione e risolvere eventuali conflitti all’interno della sezione Importazione per il corretto completamento dell’operazione.

IMPORTANTE

Se il modulo archiviazione non è stato attivato non è possibile effettuare lo scarico delle carte conducente mediante lettore di smart-card. In questo caso infatti verranno lette solamente le attività ma non verrà creato il file valido ai fini legali. Senza il modulo archiviazione è necessario effettuare manualmente le operazioni di scarico (tramite DownloadKey) e di archiviazione dei file (pagina 49). Il pulsante di destra, relativo alla visualizzazione dei dati contenuti della carta, non effettua lo scarico dei dati.

VDO 17

Trasferimento dati La sezione Trasferimento dati esegue il trasferimento dei dati dalla DownloadKey o da una particolare cartella del computer.

DownloadKey di VDO

I dati trasmessi dovranno essere analizzati all’interno della sezione Importazione affinché siano immessi nel sistema. Se non viene compiuta questa operazione i dati permangono per un periodo limitato. Dalla DownloadKey è possibile scaricare 3 differenti tipi di dato:

• Carte Autista (DC file: iniziano con la lettera C) • Dati Veicolo (VU file: iniziano con la lettera M) • VDO* (SV file: iniziano con la lettera S)

La procedura è guidata e quindi risulta molto semplice:

1. Selezionare una cartella valida e cliccare su Avvia oppure premere direttamente sul tasto DownloadKey

2 Selezionare i dati che si vogliono trasferire dall’elenco e premere il tasto Trasferisci

E’ possibile aggiungere delle note per ogni file prima del trasferimento cliccando sulla scritta Aggiungi nell’ultima colonna Note.

* I dati S_... sono disponibili esclusivamente sui tachigrafi digitali di VDO.

VDO 18

Importazione Da questa sezione è possibile controllare lo stato dell’elaborazione dei file.

La tabella sopra riportata mostra una panoramica delle elaborazioni in corso:

Analisi Decodifica File con problemi in decodifica Analisi Conflitti File con conflitti attivi da risolvere Nuovi file File che devono essere elaborati Ultima valutazione eseguita Ultima risoluzione di conflitti effettuata Ultima archiviazione eseguita Ultima archiviazione di file effettuata Giorni rimanenti per la valutazione Periodo entro il quale completare la valutazione Giorni rimanenti per l’archiviazione Periodo entro il quale completare l’archiviazione

Questi due ultimi valori indicano i giorni rimanenti per completare la valutazione e l’archiviazione di alcuni file. Superato infatti il periodo di tempo indicato nelle impostazioni i file con elaborazione non completata verranno automaticamente eliminati. L’archiviazione dei file viene eseguita solo se il modulo archiviazione è stato attivato altrimenti TIS-Office effettua la sola valutazione dei file. Per vedere i dettagli dell’elaborazione cliccare sul pulsante presente sopra l’intestazione di colonna:

Dettagli

Carte Autista

Dettagli

Dati veicoli

Dettagli VDO file

Lo stato dei singoli file può essere verificato dalla tabella dei dettagli. In caso di conflitto è sufficiente fare un doppio click sulla scritta in rosso per visualizzare l’elenco dei conflitti. Risolti i conflitti, chiudendo la finestra, i file rientrano automaticamente in elaborazione. Al completamento dell’elaborazione i file riportano la dicitura completato oppure scompaio-no dall’elenco a seconda della impostazioni presenti in Impostazioni TIS -> Importazione. In alto a destra, inoltre, viene riportato lo stato del servizio TIS che effettua l’elaborazione:

● ROSSO Servizio inattivo ● VERDE Servizio correttamente attivo

VDO 19

Ogni file può essere in uno dei seguenti stati: Nuovo file disponibile e pronto per essere elaborato In elaborazione decodifica e lettura del contenuto del file in corso Conflitto è presente un errore da risolvere per completare il processo Risolto un conflitto è stato risolto, il file è nuovamente in elaborazione OK file elaborato correttamente ed inserito nel sistema Pronto il file è pronto per l’archiviazione (se non abilitato in automatico) Analisi fallita è avvenuto un errore nella decodifica del file Completato l’operazione di valutazione o archiviazione è stata effettuata

L’importazione di un file Carta Autista può generare i seguenti conflitti: • Autista non trovato* autista non presente nell’anagrafica (conflitto primario) • Veicolo non trovato veicolo utilizzato non presente nell’anagrafica • Sovrapposizione si è verificata una sovrapposizione di attività

L’importazione di un file Dati Veicolo può generare i seguenti conflitti: • Veicolo non trovato* veicolo non presente nell’anagrafica (conflitto primario) • Autista non trovato autista non presente nell’anagrafica • Sovrapposizione si è verificata una sovrapposizione di attività • Guida senza Carta Autista attività con autista sconosciuto

L’importazione di un file S_... può generare i seguenti conflitti: • Autista non trovato autista non presente nell’anagrafica • Veicolo non trovato veicolo non presente nell’anagrafica

I conflitti primari devono essere necessariamente risolti. La risoluzione dei conflitti primari potrebbe anche annullare un conflitto secondario appartenente ad un altro file. Per questa ragione i conflitti vengono individuati separatamente. Dalle impostazioni presenti nella sezione Impostazioni TIS -> Importazione è possibile abilitare l’inserimento automatico in anagrafica di autisti e veicoli sconosciuti oppure ignorare automaticamente le guide senza carta al di sotto di una certa durata.

VDO 20

Conflitto: Autista non trovato

Il conflitto Autista non trovato compare quando all’interno del file è presente una carta conducente non ancora inserita o associata nel sistema. Per risolvere il conflitto cliccare sulla scritta Risolvi:

Se l’autista non è presente in anagrafica, è possibile aggiungerlo cliccando sul pulsante Crea Autista e premere il pulsante Salva dopo aver verificato la correttezza dei dati. Se l’autista è già presente in anagrafica, è necessario associare la carta indicando semplicemente l’autista dall’elenco e premere il pulsante Salva. Se l’autista non appartiene alla vostra flotta, spuntare la voce Ignora dati di questo autista e premere il pulsante Salva. E’ possibile abilitare l’inserimento automatico in anagrafica di autisti e veicoli sconosciuti dalle impostazioni presenti nella sezione Impostazioni TIS -> Importazione.

Autista

Elenco autisti

Ignora autista

Aggiungi autista

VDO 21

Conflitto: Veicolo non trovato

Il conflitto Veicolo non trovato compare quando all’interno del file è presente un veicolo non ancora inserito nel sistema. Per risolvere il conflitto cliccare sulla scritta Risolvi:

Se il veicolo non è presente in anagrafica, è possibile aggiungerlo selezionando la voce Aggiungi nuovo veicolo e premere Salva dopo aver verificato la correttezza dei dati. Se il veicolo non appartiene alla vostra flotta, spuntare la voce Ignora dati di questo veicolo e premere il pulsante Salva. Se il veicolo è già presente in anagrafica, è possibile che non ci sia una corrispondenza esatta della targa rispetto a quella inserita precedentemente. I veicoli che mostrano come targa una serie di punti interrogativi risultavano non calibrati al momento del loro utilizzo. In questo caso è possibile ignorare le attività svolte oppure importare quest’ultime senza associarle ad un veicolo (blank vehicle). E’ possibile abilitare l’inserimento automatico in anagrafica di veicoli sconosciuti dalle impostazioni presenti nella sezione Impostazioni TIS -> Importazione.

Ignora veicolo

Aggiungi veicolo

Veicolo

Aggiungi solo attività

VDO 22

Conflitto: Guida senza Carta Autista

Il conflitto Guida senza Carta Autista compare quando all’interno del file è presente un attività di guida effettuata senza carta autista inserita. Per risolvere il conflitto cliccare sulla scritta Risolvi e associare la guida ad un autista. Se l’autista non dovesse essere presente in anagrafica è possibile aggiungerlo cliccando sul pulsante Crea Autista. E’ possibile ignorare le attività di guida senza carta autista inferiori ad una certa durata dalle impostazioni presenti nella sezione Impostazioni TIS -> Importazione (valore predefinito: 10 minuti). La risoluzione di questo conflitto può essere eseguita anche selezionando più righe; in questo caso tutte le guide selezionate verranno associate all’autista indicato.

Conflitto: Sovrapposizione Per il file indicato sono presenti alcune attività che si vanno a sovrapporre ad alcune già presenti. In questo caso cliccando su Risolvi compare la finestra di confronto contenente i dischi già presenti e nel mezzo quello nuovo.

Con un tratto in grigio vengono evidenziate le attività sovrapposte. Se tali attività risultano identiche si può procedere ignorando il nuovo disco altrimenti è necessario indagare sulla causa della sovrapposizione.

VDO 23

Dati tachigrafo

Tutte le attività degli autisti sono disponibili in Dati Tachigrafo. Ricordiamo le 4 differenti attività registrabili:

Di ogni attività si conosce l’ora di inizio e la durata.

Il concetto di “disco“ utilizzato in TIS-Office fa riferimento alle attività dell’autista svolte nella giornata, sia che i dati provengano da un tachigrafo analogico che dal digitale. L’inserimento dei dischi cartacei dei tachigrafi analogici è possibile nei seguenti modi: • Inserimento manuale Aggiungi disco • Inserimento manuale con lettore dischi Aggiungi disco • Inserimento mediante dispositivo scanner Scansiona dischi

L’inserimento di dati provenienti da supporti digitali prodotti da tachigrafi digitali è invece possibile dalla sezione principale Download che consente lo scarico dei dati e il trasferimento assistito nel sistema (pagina 54). E’ possibile distinguere la provenienza del disco dalla icona che la raffigura:

Disco cartaceo

Disco ottenuto mediante trasferimento dati da Carta Autista

Disco ottenuto mediante trasferimento dati da Carta Autista posta nel vano di seconda guida

Disco ottenuto mediante trasferimento dati dalla memoria di massa (es. tramite DownloadKey di VDO)

IMPORTANTE

Con lo scarico della carta autista è possibile vedere da subito i tempi e le attività svolte. Per conoscere i chilometri percorsi per viaggio, invece, è necessario andare a scaricare anche il dato del veicolo. Solo quest’ultimo, infatti, risulta sufficientemente dettagliato per fornire con esattezza le distanze effettuate dai propri conducenti.

• Guida • Lavoro • Disponibilità • Riposo

(carico/scarico) (attesa/seconda guida)

VDO 24

Riepilogo flotta La sezione Riepilogo flotta propone un elenco di tutti gli autisti della sede selezionata con i dati relativi alle loro attività nel mese analizzato. Qualora mancassero i dati relativi alle attività di un autista il sistema mostra comunque il nominativo lasciando vuoto il primo campo che solitamente riporta una icona. I dati fanno riferimento a tutte le attività del mese, indipendentemente dalla loro origine (dischi cartacei / supporti digitali). Effettuando un click sull’icona relativa ad un autista si passa automaticamente alla sezione Riepilogo Autista che mostra l’elenco di tutti i suoi dischi relativi al mese specificato. Sede Mese

Icona

VDO 25

Riepilogo Autista La sezione Riepilogo Autista propone un elenco di tutti i “dischi” appartenenti all’autista selezionato nel mese analizzato. I dati fanno riferimento a tutte le attività del mese, indipendentemente dalla loro origine (dischi cartacei / supporti digitali). E’ possibile comprenderne l’origine dal tipo di icona utilizzato (si veda il paragrafo Dati Tachigrafo). Nel caso in cui il disco contenga attività a cavallo della mezzanotte la data riportata fa riferimento alla data di inizio di attività. Se esistono più dischi per un singolo giorno questi verranno mantenuti separati. Effettuando un click sull’icona relativa ad un disco, presente all’inizio di riga, si passa automaticamente alla sezione Disco che mostra i dettagli delle attività.

Mese

Icone

Sede Autista

VDO 26

Dischi La sezione Dischi mostra in dettaglio tutte le informazioni relative al “disco” selezionato. E’ necessario prima selezionare una sede, l’Autista ed il mese da analizzare. Automaticamente cliccando su un “disco” appaiono sotto veste grafica le attività contenute. Tale visualizzazione dovrebbe coincidere con quella del disco a meno di modifiche.

Dal menù dei pulsanti è possibile selezionare il tipo di dato da visualizzare oppure l’azione da compiere:

• Indietro • Attività • Info

Torna alla finestra precedente Mostra grafici e tabelle relative alle attività Mostra informazioni riguardo note, traghettamento ed inserimento

• Disco • Eventi/Guasti • Azioni

Mostra il disco in veste grafica Mostra l’elenco degli eventi e dei guasti Mostra tutte le operazioni compiute sul “disco” (inserimenti e modifiche)

• Modifica • Elimina

Permette la modifica dei “dischi” Permette di eliminare un “disco”

ATTENZIONE E’ possibile modificare i dati relativi alle attività di un “disco” ottenuto mediante trasferimento da supporto digitale. I dati importati infatti sono ad uso aziendale e di fatto non hanno alcun valore legale. Il file originale proveniente dal tachigrafo è l’unico ad avere valore legale se inalterato. Se si dispone del modulo archivi, questi file vengono archiviati in originale nel sistema.

Sede Autista Mese

VDO 27

Attività

Info

Grafico 3D relativo alle

diverse attività

Tabella delle attività

Informazioni sul turno

Grafico lineare delle 24 ore

Origine dati Data e ora di inserimento,nominativo dell’operatore,data e ora ultima modifica,dispositivo utilizzato

Traghetto/TrenoOrari degli ingressi

Note

Dischi del mese

Dischi del mese

VDO 28

Eventi e guasti

Azioni

Elenco dei guastiDischi del

mese

Dischi del mese

Elenco delle azioni compiute su un

determinato disco

VDO 29

Modifica Per modificare un “disco” selezionare la voce Dischi dal menù Dati tachigrafo, indicare in alto sede, autista e mese da analizzare, scegliere il “disco” tra quelli in elenco e premere il tasto Modifica.

Dall’elenco delle attività proposto sulla destra è possibile effettuare le modifiche.

Per modificare un’attività fare doppio click sulla riga corrispondente. E’ possibile modificare il tipo di attività e l’ora di inizio. La durata viene calcolata automaticamente dalla differenza dell’attività corrente rispetto a quella successiva. Per le attività di guida è possibile inserire anche i chilometri percorsi ed il consumo se disponibili. Per inserire un’attività è possibile cliccare con il tasto destro del mouse sulla riga dove si vuole posizionarla e scegliere dal menù contestuale la voce Inserisci riga sopra oppure premendo il tasto INS della tastiera. A questo punto è possibile indicare il tipo di attività (mediante i tasti sopra riportati o dal menù a tendina che compare con il doppio click) e l’ora di inizio. Per eliminare un’attività è necessario selezionare l’attività, premere il tasto destro del mouse e scegliere dal menù contestuale la voce Elimina oppure mediante la pressione del tasto CANC/DEL della tastiera o pressione del tasto di eliminazione riportato sullo schermo.

ATTENZIONE E’ necessario indicare per ogni disco il termine della giornata con l’attività Fine. A seguito delle modifiche è necessario premere il tasto Salva affinché queste vengano memorizzate nel sistema.

VDO 30

Inserimento disco manuale Questa sezione permette l’inserimento manuale di un “disco”. All’interno della raffigurazione grafica del “disco” è possibile inserire i seguenti dati:

Autista Località di partenza e di arrivo Data del “disco” (inizio attività) Secondo autista Veicolo Consumi (totale in litri) Errori: Eventi/Guasti Contachilometri partenza/arrivo

I dati relativi alle varie attività svolte durante la giornata devono essere inserite nella tabella. I significati dei singoli pulsanti sono qui sotto riportati:

Guida

Lavoro (carico/scarico)

Disponibilità (in attesa o seconda guida)

Riposo

Fine (termine della giornata)

Elimina

Per inserire le attività seguire le seguenti indicazioni:

• Indicare l’attività (mediante click sul relativo pulsante) • Indicare l’orario di inizio • Premere ripetutamente il tasto Invio della tastiera finchè non si crea la nuova riga

Ripetere l’operazione per ogni singola attività successiva, fino a fine giornata. Premere il tasto di fine giornata per indicare il termine. E’ possibile inserire anche i dati dei km percorsi e dei consumi per le attività di guida. La durata viene calcolata automaticamente dalla differenza dell’attività corrente rispetto a quella successiva.

ATTENZIONE E’ necessario indicare per ogni disco il termine della giornata con l’attività Fine. Per compiere delle modifiche sui dati inseriti consultare la pagina precedente.

VDO 31

Scansione L’acquisizione dei dischi permette l’inserimento rapido di dischi tachigrafi cartacei. Il processo di acquisizione dei dati è composta da più parti:

• Preparazione dei dati • Esecuzione della scansione • Controllo/correzione dei dati • Inserimento di informazioni addizionali • Conferma dei dati • Memorizzazione dei dati nel database

Preparazione dei dati

1 Verificare che la sede dell’autista sia correttamente selezionata.

2 Per ogni disco è necessario indicare l’autista e la data del disco. Si raccomanda anche di indicare il veicolo impiegato. Se all’autista è stato associato un veicolo predefinito in anagrafica questo verrà automaticamente riportato. Premendo la voce tutti vengono mostrati tutti i veicoli dell’azienda. Dati riguardanti località e valori del contachilometri di partenza e arrivo, la seconda guida ed i consumi possono essere inseriti in un secondo momento.

3 Per velocizzare l’inserimento è possibile copiare i dati relativi al primo disco ai successivi premendo il pulsante Copia dati. In questa eventualità è possibile che compaia una finestra che consente di indicare quali dati debbano essere copiati. Le date, in questo caso, risultano progressive (con eventuale salto dei giorni non lavorativi), favorendo l’inserimento di dischi consecutivi.

4 Qualora si volessero leggere una quantità inferiore di dischi è possibile indicare le posizioni dei dischi da non leggere effettuando un click con il tasto destro del mouse sul diagramma dei dischi mostrato in alto a destra. I dischi da non leggere sono contrassegnati da un colore grigio scuro, mentre quelli da leggere hanno un colore grigio chiaro.

█ BLU disco selezionato/mostrato █ GRIGIO CHIARO disco da scansionare

█ GRIGIO SCURO disco da non scansionare

CONSIGLI E’ possibile agire su alcune impostazioni del software per velocizzare o semplificare il processo di acquisizione dei dati, all’interno della sezione Impostazioni Utente sotto la voce Dati Tachigrafo / Inserimento. A pagina 46 è disponibile la spiegazione delle singole voci anche se si consiglia la modifica solo dopo aver acquisito familiarità con il prodotto.

ATTENZIONE La disposizione della dima e l’ordine di lettura variano a seconda del modello di scanner utilizzato. Per modificare l’impostazione selezionare la voce Scanner all’interno della sezione Impostazione TIS e scegliere l’ordine corretto.

VDO 32

Esecuzione della scansione

5 E’ necessario porre i dischi tachigrafi sulla dima ponendo attenzione al corretto inserimento e seguendo l’ordine di lettura riportato sulla dima. Premere il tasto Scansione per avviare l’acquisizione. Se lo scanner è rimasto inutilizzato per un determinato periodo potrebbe essere necessario attendere qualche istante il riscaldamento della lampada.

Controllo/Correzione dei dati letti Immediatamente dopo la scansione dei dischi compare la finestra che riporta i dati letti. Tali dati devono essere sempre controllati per individuare possibili errori di interpretazione. Per effettuare questa operazione premere il secondo pulsante Controlla dischi.

1. Selezionare la sede

2. Selezionare l’autista, la data ed il veicolo

3. Per dischi consecutivi èconsigliabile copiare i dati

4. Indicare i dischi da non acquisire (click destro)

5. Avviare la scansione

VDO 33

A questo punto è possibile verificare la correttezza della lettura per ogni disco. Le attività lette sono contrassegnate da differenti colori e lettere a seconda della tipologia:

█ ROSSO G Guida

█ GIALLO L Lavoro: attività a mezzo fermo che impegnano l’Autista

█ BLU D Disponibilità: attività di attesa o di seconda guida

█ VERDE R Riposo: eventuali pause o stato di non lavoro

Attenzione: i colori possono eventualmente essere personalizzati dall’utente.

Qualora la lettura di un disco risulti errata è necessario verificare per prima cosa la centratura del disco. Per effettuare questa operazione premere il 3° pulsante a sinistra della fila in basso che permette di fare la centratura manuale. Una volta premuto questo tasto è possibile indicare facilmente il centro del disco mantenendo premuto il pulsante di sinistra del mouse nella posizione interessata. Al rilascio del pulsante il software effettua automaticamente la nuova lettura. Se la lettura riporta delle attività non corrette a causa di segni presenti sul disco o di errata interpretazione è necessaria la correzione manuale. E’ possibile correggere le attività in tre modalità:

• Raffigurazione circolare su disco • Grafico lineare delle attività • Tabella delle attività

Guida Lavoro Disponibilità Riposo

Centratura

Modifiche con raffigurazione lineare

Doppio click Modifiche con raffigurazione

circolare su disco

Modifiche con tabella analitica

VDO 34

Raffigurazione circolare su disco

Per selezionare tale modalità è sufficiente fare un doppio click sull’immagine del disco scansionato. Compariranno a questo punto le singole attività raffigurate come spicchi.

Per selezionare un’attività è sufficiente cliccare su di essa con il tasto sinistro del mouse (tipo di attività, ora di inizio e fine vengono riportati in alto). Per modificare l’attività cliccare con il tasto destro e selezionare la voce Modifica. Attività simili adiacenti verranno unite automaticamente. Per anticipare e prolungare una attività è sufficiente selezionarla con il tasto sinistro e spostare i margini lungo il cerchio trascinandoli con il mouse. Per selezionare l’orario di inizio attività (necessario qualora l’autista abbia lasciato il disco inserito nel tachigrafo per più di 24ore) è necessario selezionare la prima attività, premere il pulsante destro del mouse e selezionare l’ultima voce inizio giornata. A seguito di modifiche è necessario premere il tasto di conferma OK per salvare i dati.

Grafico lineare delle attività

Per selezionare questa modalità cliccare il pulsante con le tre barre colorate. Ogni barra raffigura una determinata attività distinguibile come prima dal colore associato.

Per selezionare una attività è sufficiente cliccare su di essa con il tasto sinistro del mouse (tipo di attività, ora di inizio e fine vengono riportati in alto). Per modificare l’attività cliccare con il tasto destro e selezionare la voce Modifica. Attività simili adiacenti verranno unite automaticamente. Per selezionare l’orario di inizio attività (necessario qualora l’autista abbia lasciato il disco più di 24ore) è necessario selezionare la prima attività, premere il pulsante destro del mouse e selezionare l’ultima voce inizio giornata.

Tabella delle attività

Per selezionare questa attività cliccare sul 5° pulsante in alto. Una finestra mostra la tabella delle singole attività e dati relativi all’ora di inizio, la durata, la tipologia ed, in caso di guida, i chilometri effettuati. Per selezionare una attività è sufficiente cliccare su di essa con il tasto sinistro del mouse. Per modificare l’attività cliccare con il tasto destro e selezionare la voce Modifica. Attività simili adiacenti verranno unite automaticamente dal software. Per selezionare l’orario di inizio attività (necessario qualora l’autista abbia lasciato il disco inserito nel tachigrafo per più di 24ore) è necessario selezionare la prima attività, premere il pulsante destro del mouse e selezionare l’ultima voce inizio giornata.

VDO 35

Inserimento di informazioni addizionali E’ possibile effettuare l’inserimento delle informazioni addizionali prima, durante e dopo la scansione dei dischi. La visualizzazione dell’immagine del disco scansionato favorisce l’inserimento durante il controllo dei dati avendo a disposizione le informazioni a video. Cliccando sul primo pulsante della finestra contenente l’immagine del disco si attivano i campi di inserimento delle informazioni addizionali. Da qui è possibile inserire e modificare i dati relativi a:

• Autista (codice/nome) • Veicolo (codice/targa) • Data del disco • Partenza: località e valore del contachilometri • Destinazione: località e valore del contachilometri

Conferma dei dati Per confermare la lettura dei dati e le modifiche effettuate premere il tasto con il segno verde. La finestra di riepilogo dei dati letti si ripresenta nuovamente. Premere OK.

Memorizzazione dei dati nel database I dati vengono nuovamente mostrati all’interno di TIS-Office. E’ possibile, ancora una volta, porre modifiche sulle informazioni addizionali dei dischi, mentre non è più consentita la modifica delle attività delle informazioni associate (è possibile farlo dalla sezione Dischi di Dati tachigrafo solo dopo aver salvato i dischi). Per salvare i dati premere il tasto Salva mentre per annullare premere il tasto Annulla.

VDO 36

Funzionalità avanzate Di seguito i significati di tutti i pulsanti visibili nella parte di scansione:

Parametri dischi Autista, veicolo, località e contachilometri partenza/arrivo

Riepilogo dischi Totale dei valori letti

Riepilogo attività

Conferma lettura Torna a TIS-Office

Parametri dischi Riepilogo dischi Riepilogo attività

Analizza nuovamente

Centratura automatica

Mostra orari

Ingrandimento Tabella attività

Grafico lineare

Mostra disco

Aiuto (inglese)

Centratura assistita

Raddrizza disco

Centratura manuale

Configurazione Stampa disco

Modifica disco

Chiudi

Scansiona nuovamente

VDO 37

Chilometri percorsi TIS-Office è in grado di leggere anche i chilometri percorsi durante le attività di guida con una buona approssimazione. Talvolta però alcuni segni e graffi presenti sul disco possono alterare tali valori. Per effettuare la correzione dei chilometri percorsi in una attività di guida è possibile agire con la modifica dell’attività dalla raffigurazione circolare su disco (vedi pagina 28). Altrimenti, una volta confermati i dati e salvati nel sistema, è possibile modificarli dalla sezione Dischi di Dati Tachigrafo. I valori letti dalle attività di guida possono risultare differenti da quelli ottenuti dalla differenza dei valori riportati dal contachilometri in partenza e all’arrivo. Se si desidera far coincidere tali valori, nel caso la differenza non sia eccessiva, premendo il tasto K della tastiera compare la finestra di inserimento dei km che agisce direttamente sui valori dei chilometri letti nelle guide in modo tale da permetterne la coincidenza. Il totale dei chilometri percorsi, nelle attività di guida lette mediante lo scanner, viene riportato nella finestra dei risultati sotto la voce km scansionati e vengono utilizzati nei report. Il totale dei chilometri percorsi, come differenza dei valori del contachilometri riportati sui dischi, viene riportata sotto la voce km dichiarati. Il confronto km indicato nella finestra dei risultati calcola la differenza tra questi due valori; al 100% corrisponde una coincidenza dei due valori. Tasti rapidi Durante il processo di scansione è possibile utilizzare i seguenti tasti rapidi: S Scansiona nuovamente (acquisisce nuovamente tutti i dischi tramite scanner)

R Analizza nuovamente (effettua nuovamente la lettura delle attività dei dischi)

C Abilita la modalità di centratura manuale (da effettuare poi con il mouse)

T Mostra gli orari sul disco (utile per la rotazione)

D Permette la rotazione del disco (in minuti)

K Inserimento/modifica dei chilometri percorsi letti dalle attività di guida La rotazione del disco permette di raddrizzare il disco (qualora la funzione automatica non fosse sufficiente). E’ possibile agire con questa funzionalità anche per anticipare o posticipare tutte le attività del disco contemporaneamente.

VDO 38

Stampa disco Durante il processo di scansione è possibile stampare tutti i dati relativi al disco acquisito. Premendo il pulsante di stampa da Riepilogo dischi compare la finestra di stampa:

E’ possibile stampare il documento sottostante solamente durante il processo di scansione. Esso riporta anche l’immagine del disco acquisito (usa sorta di fotocopia) che dopo la conferma di lettura non viene memorizzata nel sistema ma persa definitivamente. Sulla stessa immagine viene riportata la lettura effettuata (riconoscibile dalla colorazione).

Stampante selezionata

Stampante ed opzioni

Conferma stampa

Mostra anteprima

Annulla stampa

Aiuto (inglese)

Seleziona carattere

Dati da stampare

Dischi da stampare

VDO 39

Soluzione di problemi

Sovrapposizioni Se durante l’operazione di memorizzazione dei dati compare un messaggio di avviso simile a quello sottostante si è verificata una sovrapposizione di attività per l’autista indicato.

Le sovrapposizioni possono presentarsi per diversi motivi. Se l’autista ha utilizzato più di un veicolo in un periodo breve, producendo dunque più dischi, è possibile che si presentino piccole sovrapposizioni inferiori a 30 minuti. In questo caso è possibile correggere in automatico le sovrapposizioni. Se la sovrapposizione è superiore a 30minuti è necessario analizzare meglio il problema. Premendo il tasto No alla domanda di correzione comparirà la seguente finestra:

La finestra riporta le seguenti informazioni:

• Disco presente nel sistema con cui si verifica la sovrapposizione (in blu) • Disco corrente da salvare (in rosso) • Periodo di sovrapposizione (in grigio)

Sono possibili le seguenti circostanze:

• La data del disco non è corretta • Il disco è già stato memorizzato • E’ presente un disco nel medesimo giorno memorizzato incorrettamente • L’autista indicato o il veicolo utilizzato non sono corretti • Il disco corrente oppure i dischi adiacenti memorizzati riportano attività non corrette

(per i dischi memorizzati è necessario modificarli dalla sezione Dischi di Dati tachigrafo) • Gli orari letti non sono corretti (per il disco corrente o per i dischi adiacenti memorizzati)

Se la sovrapposizione è superiore ai 30 minuti si consiglia di annullare la memorizzazione del disco e verificare i dischi adiacenti dalla sezione Dischi in Dati Tachigrafo. Una volta risolto il problema è possibile acquisire e memorizzare correttamente il disco.

VDO 40

Lo scanner non effettua la scansione e propone sempre gli stessi dischi TIS-Office prevede una modalità dimostrativa che abilita la scansione dei dischi esclusivamente in modalità virtuale. Per il corretto funzionamento dello scanner è necessario:

• aver acquistato il modulo scanner ed aver inserito la software key nel sistema; • essere in possesso della chiave hardware USB corretta ed averla collegata; • aver disabilitato la casella ‘usa bitmap’ all’interno della voce Scanner di Impostazioni

TIS nel menù principale.

Errore durante la scansione: "Comunicazione con lo scanner difficoltosa. Assicurarsi che lo scanner sia acceso, collegato ed impostato correttamente per la scansione. Se collegato attraverso I/F SCSI, riavviare il computer." L’errore riguarda il dispositivo scanner EPSON* e i driver correlati e si presenta solo con particolari configurazioni PC, in ambiente Windows XP Home Edition, XP Professional o 2000 Professional, utilizzando un collegamento USB 2.0. La soluzione al problema è contenuta nel CD stesso fornito con lo scanner. Per risolvere il problema seguire la procedura fornita da EPSON:

• assicurarsi che lo scanner sia collegato in modo corretto al computer e che lo scanner sia acceso. Assicurarsi che tutte le applicazioni non necessarie siano chiuse;

• inserire il CD software dello scanner nell'unità CD-ROM. Se il programma d'installazione si avvia automaticamente fare clic su Esci;

• da Risorse del computer entrare nell’unità CD-Rom EPSON; • entrare nella cartella u2patch e fare doppio clic su esuf52e.exe ; • dopo avere installato la patch, scollegare il cavo USB dal computer e poi ricollegarlo

sulla stessa porta. NOTA IMPORTANTE: Se si cambia porta USB sarà necessario installare di nuovo la patch. Per maggiori informazioni consultare la pagina di assistenza EPSON all’indirizzo: http://support.epson-europe.com/onlineguides/it/perf3490/html/probs_2.htm#s-01200-00200-00200 oppure leggere il documento ReadmeI.htm presente nel CD nella cartella U2PATCH. EPSON inoltre consiglia di collegare, se possibile, il dispositivo direttamente ad una presa USB del computer senza utilizzare dispositivi HUB (moltiplicatori di porta).

* EPSON è un marchio Seiko Epson Corporation

VDO 41

Report La sezione Report permette la generazione di documenti/report e l’esportazione dei dati. Alcune sottosezioni e report sono disponibili solo se sono stati abilitati i relativi moduli opzionali.

Per ogni sottosezione sono disponibili più report. E’ possibile specificare periodi temporali e creare report per più autisti/veicoli contemporaneamente.

L’elenco disponibile in Formato data varia a seconda delle voci abilitate all’interno delle sezione Impostazione utente -> Report. Sono possibili le seguenti scelte:

• Data attività considera la giornata dalle 00:00 alle ore 24:00 (se il disco contiene attività a cavallo della mezzanotte si considerano 2 giornate distinte)

• Data disco considera la giornata dall’inizio dell’attività fino alle 24 ore successive • Data inserimento considera il giorno di inserimento del disco nel sistema

1. Selezionare il report

3. Selezionare Autisti/Veicoli

4. Specificare il periodo di analisi

2. Selezionare il formato data

VDO 42

Report Autisti Elenco dei report disponibili:

Report Modulo Attività giornaliera Modulo Base Dettagli velocità Modulo Base Storico attività Modulo Azienda Attività settimanale Modulo Autisti Attività in fasce orarie Modulo Autisti Attività totali Modulo Autisti Eventi e guasti Modulo Autisti Grafico infrazioni/errori Modulo Infrazioni Elenco gruppi Modulo Azienda Infrazioni Modulo Infrazioni Lettera Infrazioni Modulo Infrazioni Elenco autisti Modulo Base Dischi mancanti Modulo Autisti Eccessi di velocità Modulo Infrazioni Riepilogo dischi Modulo Autisti Grafico attività Modulo Autisti Segue una breve descrizione dei report più importanti: Attività giornaliera: elenco delle singole attività per giornata con specificati l’ora di inizio, la durata e, in corrispondenza delle attività di guida, anche i chilometri effettuati e la velocità media. A seguito dell’elenco compare una valutazione sulle varie attività con tempi e percentuali. Attività settimanale: elenco raggruppato in settimane che specifica giorno per giorno i tempi delle attività di guida, lavoro, disponibilità e riposo, il veicolo utilizzato ed i chilometri effettuati. A seguito dell’elenco compare una valutazione sulle varie attività con tempi e percentuali. Attività in fasce orarie: elenco raggruppato in settimane che specifica giorno per giorno i tempi delle attività di guida, lavoro, disponibilità e riposo e i tempi sulle fasce orarie specificate nella sezione Report – Autista di Impostazioni utente. A seguito dell’elenco compare una valutazione sulle varie attività e delle fasce specificate con tempi e percentuali. Attività totale: offre il totale dei tempi nel periodo selezionato, i giorni impegnati nella guida ed i chilometri effettuati. Riepilogo dischi: elenco giorno per giorno dei tempi, località/valori del contachilometri di partenza e arrivo Grafico lineare: genera un documento con grafici giornalieri delle 24ore

VDO 43

Segue una breve descrizione dei report relativi al modulo infrazioni: Grafico Infrazioni/Errori: Comparativa grafica che consente di misurare il numero di infrazioni, errori, eventi ed eccessi di velocità per gli autisti selezionati Infrazioni: elenco delle infrazioni effettuate secondo le normative selezionate. Vengono riportati data/ora, codice e tipologia di infrazione e motivazione. Lettera Infrazioni: lettera di richiamo per l’autista con l’elenco delle infrazioni effettuate secondo le normative selezionate. Vengono riportati data/ora, tipologia di infrazione e motivazione. Sono disponibile inoltre i tratti per la firma d’accettazione. Eccessi di velocità: eccessi di velocità effettuati oltre il limite consentito per il veicolo. Vengono riportati data/ora, durata, velocità massima raggiunta (picco), velocità media, distanza percorsa e tipologia di registrazione dell’evento. Note: un medesimo eccesso di velocità può essere presente sotto diverse registrazioni.

ATTENZIONE G+L+D: Valore che indica il totale dei periodi di Guida, Lavoro e Disponibilità (L+D)/G: Valore che fornisce una indicazione su quanto influiscono, in percentuale, le attività di lavoro e disponibilità rispetto alla guida; per valori alti si intende un uso in guida del veicolo intenso nel periodo di turno. Report Veicoli Elenco dei report disponibili:

Report Modulo Attività giornaliera Modulo Base Profilo RPM Modulo Veicoli Profilo velocità Modulo Veicoli Dettagli velocità Modulo Veicoli Dotazione Modulo Base Storico attività Modulo Azienda Attività settimanali Modulo Veicoli Attività totali Modulo Veicoli Eventi e guasti Modulo Veicoli Elenco gruppi Modulo Azienda Elenco veicoli Modulo Base Eccessi di velocità Modulo Infrazioni Ingressi D1/D2 Modulo Veicoli

ATTENZIONE Nei report vengono utilizzati i seguenti termini: No-guida: periodo in cui il veicolo è a disposizione di un autista escludendo la guida.

VDO 44

Report Sicurezza Questa sezione è disponibile solo con l’attivazione del modulo azienda. Con questo modulo infatti è possibile creare più utenti e ruoli, limitando eventualmente anche l’accesso ad alcune funzionalità dell’applicazione e permettendo un uso contemporaneo dell’applicazione da più postazioni. Elenco dei report disponibili: Elenco ruoli e privilegi: offre un elenco dei livelli di accesso per ogni utente specificato indicando anche il ruolo assegnato. Elenco utenti: offre un elenco di tutti gli utenti di TIS-Office. Report Archivi Questa sezione è disponibile solo con l’attivazione del modulo archivio. Con questo modulo infatti è possibile gestire facilmente tutte le operazioni di trasferimento dati dai supporti digitali (Carte Autista, DownloadKey). I Report generati permettono di verificare tutti i trasferimenti dati eseguiti, quelli mancanti e fornisce avvisi sui prossimi trasferimenti da effettuare. Elenco dei report disponibili: Carta Autista: Riepilogo: offre indicazioni generali sui dati disponibili (dati trasferiti) Carta Autista: Promemoria: offre indicazioni sulle scadenze (prossimi trasferimenti) Carta Autista: Mancanze: riporta eventuali mancanze di informazioni (dati non trasferiti) Carta Autista: Recuperi: riporta i dati che sono stati recuperati Veicolo: Riepilogo: offre indicazioni generali sui dati disponibili (dati trasferiti) Veicolo: Promemoria: offre indicazioni sulle scadenze (prossimi trasferimenti) Veicolo: Mancanze: riporta eventuali mancanze di informazioni (dati non trasferiti) Veicolo: Recuperi: riporta i dati che sono stati recuperati

VDO 45

Archivio Carte

Questa sezione è visibile solo con l’attivazione del modulo archivio. Da qui è possibile verificare facilmente tutti i dati provenienti dalle Carte Autista.

Secondo le normative, i dati provenienti dai supporti digitali devono essere conservati e forniti alle autorità quando richieste. Ovviamente questi dati non devono essere alterati, pena l’invalidazione dell’archivio e della firma digitale in essa contenuta. Le modifiche applicate sui “dischi” provenienti da supporti digitali nella sezione Dati Tachigrafo non hanno effetto sugli archivi. I file originali correttamente archiviati sono memorizzati all’interno del database e possono essere estrapolati facilmente mediante le funzioni di recupero. Riepilogo flotta In questa sezione vengono mostrati tutti gli autisti del mese e della sede selezionata in possesso di una carta attiva e valida. L’elenco propone anche le date della prima ed ultima attività e dell’ultimo download utili per comprendere se i dati sono stati correttamente inseriti.

Se di un autista, in possesso di una regolare carta, non si hanno i relativi archivi verrà visualizzato solo il nome e nessuna ulteriore informazione.

VDO 46

Riepilogo autista In questa sezione vengono mostrati tutti gli archivi dei file trasferiti per l’autista selezionato nel mese analizzato. Di ogni archivio vengono mostrate le date di download (trasferimento), prima ed ultima attività, ultimo evento, ultimo guasto e ultimo controllo.

Recupero I dati originali provenienti dai supporti digitali sono archiviati all’interno del sistema. Questa sezione permette un facile recupero di tali archivi selezionando semplicemente l’autista ed il periodo interessato.

1 Indicare la sede

3 Selezionare l’autista (uno o più)

2 Indicare il periodo

4 Indicare la destinazione

5 Premere Recupera

VDO 47

Archivio Veicolo Questa sezione è disponibile solo con l’attivazione del modulo archivio. Da qui è possibile verificare facilmente tutti i dati provenienti dal tachigrafo digitale (trasferiti solitamente mediante DownloadKey).

Secondo le normative, i dati provenienti dai supporti digitali devono essere conservati e forniti alle autorità quando richiesti. Ovviamente questi dati non devono essere alterati, pena l’invalidazione dell’archivio e della firma digitale in esso contenuto. L’archivio originale è conservato all’interno del sistema ed è l’unico ad avere valore legale. Riepilogo flotta In questa sezione vengono mostrati tutti i veicoli che dispongono di un tachigrafo digitale in funzione nel periodo selezionato. L’elenco propone anche le date della prima ed ultima attività e dell’ultimo download utili per comprendere se i dati sono stati correttamente inseriti.

Se di un veicolo non si hanno dei dati verrà visualizzato solamente la targa. Affinché i dati vengano correttamente riportati nell’elenco è necessario assicurarsi che:

• Il veicolo sia stato assegnato alla sede • Il veicolo monta un tachigrafo digitale (è sufficiente un trasferimento dati) • Il veicolo venga utilizzato almeno un giorno nel periodo indicato

VDO 48

Riepilogo veicolo In questa sezione vengono mostrati tutti gli archivi dei file trasferiti per il veicolo selezionato nel mese analizzato. Di ogni archivio vengono mostrate le date di download (trasferimento), prima ed ultima attività, ultimo evento, ultimo guasto e ultimo controllo.

Recupero I dati originali provenienti dai supporti digitali sono archiviati all’interno del sistema. Questa sezione permette un facile recupero di tali archivi selezionando semplicemente l’autista ed il periodo interessato.

1 Indicare la sede

3 Selezionare il veicolo (uno o più)

2 Indicare il periodo

4 Indicare la destinazione

5 Premere Recupera

VDO 49

Archiviazione Manuale Le funzionalità di scarico, archiviazione e gestione dei file del tachigrafo digitale vengono gestite da TIS-Office solo con il modulo archiviazione attivo. Senza tale modulo l’applicativo è solo un visualizzatore di dati ed è necessario provvedere manualmente allo scarico e all’archiviazione dei file richiesta dalla normativa. Lo scarico dei dati della carta conducente e della memoria di massa del tachigrafo deve essere necessariamente eseguita con la DownloadKey a bordo del veicolo. Se si collega la DownloadKey ad una presa USB del proprio computer è possibile accedere al contenuto del dispositivo. Nella cartella Download sono presenti i file scaricati. I file sono facilmente riconoscibili in quanto contengono all’interno della loro stessa denominazione, a seconda del tipo di file, il nominativo del conducente o la targa del veicolo. L’archiviazione dei file è possibile mediante copia della cartella Download presente sul dispositivo DownloadKey verso una cartella locale del computer. Di seguito la procedura per effettuare l’archiviazione manuale:

• collegare la DownloadKey al computer (attendere poi una decina di secondi) • fare doppio-click sulla icona Risorse del Computer presente sul desktop • selezionare la nuova unità rimuovibile associata alla DownloadKey • cliccare con il tasto destro del mouse sulla cartella Download e selezionare copia • selezionare una cartella locale del computer • cliccare con il tasto destro del mouse sulla cartella locale e selezionare incolla

Effettuare inoltre un'ulteriore copia di sicurezza su un supporto esterno (cd/dvd, chiavette usb, nastri o cartucce) come richiesto dalla normativa. I dati devono essere conservati per tutto il periodo indicato dalle normative vigenti.

IMPORTANTE

Se il modulo archiviazione non è stato attivato non è possibile effettuare lo scarico delle carte conducente mediante lettore di smart-card. In questo caso infatti verranno lette solamente le attività ma non verrà creato il file valido ai fini legali.

VDO 50

Impostazioni TIS All’interno di questa sezione è possibile configurare tutti i parametri dell’applicazione TIS-Office.

Generale Da qui è possibile agire sulle opzioni di valute (€/$/£) ed unità di misura (km/miglia). L’opzione Impostazioni password permette di stabilire il livello di sicurezza del computer scegliendo la lunghezza minima della password e con quale frequenza questa deve essere cambiata.

Inserendo il valore 0 nel campo Validità non verrà più chiesto di cambiare la password.

VDO 51

Scanner La sezione Scanner è presente solo se è stato attivato il modulo scanner. Da qui è possibile agire sulle opzioni legate allo scanner. Le opzioni variano a seconda del modello di scanner utilizzato: Uso memoria Soglia Orientamento EPSON NO 110 Basso-Alto (3490-V10) AGFA SI 130 L’opzione Usa bitmap, se abilitata, permette l’uso dimostrativo del modulo scanner. Tale opzione deve essere disabilitata per poter effettuare le scansioni da scanner.

Informazioni applicazione In questa sezione vengono mostrate le informazioni relative all’applicazione ed al PC.

VDO 52

Tipi tachigrafi In questa sezione vengono mostrati i dati relativi alle varie tipologie di dischi tachigrafici. E’ possibile indicarne uno predefinito sotto la voce Tachigrafo/Tipo disco della sezione Impostazioni utente -> Dati Tachigrafo -> Dischi -> Scansione.

ATTENZIONE Questi dati non devono essere modificati se non su indicazioni di personale tecnico VDO. La modifica di alcuni valori eseguita in maniera inconsapevole infatti potrebbe compromettere alcune funzionalità del programma.

Qualora sorgesse la necessità di leggere dischi scritti da un particolare tachigrafo, il personale tecnico vi suggerirà di aggiungere una nuova voce piuttosto che modificare una di quelle già esistenti.

VDO 53

Importazione Da questa sezione è possibile scegliere le impostazioni valide per il processo di importazione (valutazione/archiviazione). Le impostazioni su dividono su più pagine a seconda della tipologia di file:

• Carta Autista • Dati Veicolo • File SV

Da tali impostazioni è possibile abilitare l’inserimento nell’anagrafica in automatico di autisti e veicoli sconosciuti. Si raccomanda in caso di abilitazione dell’impostazione di verificare periodicamente un controllo nella sezione di Anagrafica per controllare l’eventuale presenza di autisti e veicoli non appartenenti alla propria flotta. Carta Autista

Valutazione dopo il

trasferimento

Inserimento automatico in

anagrafica

Comportamento per veicoli sconosciuti

Correzione e spostamenti

Archiviazione dopo il

trasferimento

Inserimento automatico in

anagrafica

Mostra il completamento dell’operazione

Aggiornamento anagrafica

VDO 54

Dati veicolo

File SV

Valutazione dopo il

trasferimento

Comportamento per autisti

sconosciuti

Archiviazione dopo il

trasferimento

Dati richiesti per l’archiviazione

Inserimento automatico in

anagrafica Mostra il

completamento dell’operazione

Ignora guide senza carta al di sotto di

questo periodo

Valutazione dopo il

trasferimento

Comportamento per autisti

sconosciuti

Mostra il completamento dell’operazione

VDO 55

Download Da questa sezione è possibile scegliere le impostazioni valide per il processo di trasferimento di file. Carta Autista

Trasferimento Dai

Modalità di importazione

Dati da leggere in TIS-Office

Cartella predefinita per

la lettura dei dati

Selezione della estensioni di file da leggere: • Tutti: Opzione consigliata • DDD: Formato europeo • A1B: Formato francese • TGD: Formato spagnolo

VDO 56

Infrazioni Da questa sezione è possibile gestire le impostazioni relative al calcolo delle infrazioni. Tale voce è presente solo se è stato attivato il modulo infrazioni. Infrazioni

Lettera autista

Normativa

Controllo guide con

2 conducenti

Controllo sugli orari di lavoro

Modalità Per riposo

VDO 57

Calendario Da questa sezione è possibile gestire le attività relative alla funzionalità di Calendario. Sono presenti 11 attività predefinite, ma è comunque possibile aggiungerne di nuove. Le attività di guida sono le uniche che vengono associate automaticamente all’inserimento di un disco.

VDO 58

Impostazione utente

All’interno di questa sezione è possibile configurare le opzioni dell’utente scegliendo le proprie preferenze.

Utente Questa sezione è composta da 3 differenti pagine: • schermo • esporta/importa • tipo trasporto Schermo

Colori da utilizzare per i grafici della sezione dati tachigrafo

Modalità di visualizzazione dell’applicazione all’avvio (Grande)

Modalità di visualizzazione degli elenchi di autisti, veicoli e sedi

Se abilitato mostra le funzionalità di alcuni pulsanti al passaggio della freccia del mouse

Codici e colori che identificano le varie attività di viaggio degli autisti. I valori consigliati sono: • G rosso: Guida • L giallo: Lavoro • D blu: Disponibilità • R verde: Riposo

VDO 59

Esporta/Importa

Tipo Trasporto

ATTENZIONE Il cambio dell’impostazione relativa alla tipologia di trasporto ha ripercussioni al momento della creazione di nuovi autisti, veicoli e sedi. Se si dispone di una flotta composta in maggioranza da pullman è preferibile selezionare la voce Passeggeri.

Selezione delle cartelle di destinazione per i file da esportare

Selezione della cartella di origine per i file da importare

Scelta del carattere separatore da utilizzare per l’importazione e l’esportazione dei dati

Selezione del valore predefinito da utilizzarsi al momento della creazioni di nuove sedi, e nuovi autisti.

VDO 60

Dati tachigrafo La sezione Dati tachigrafo è divisa su 3 pagine:

• Riepilogo flotta • Riepilogo autista • Dischi

Riepilogo flotta Da qui è possibile scegliere quali voci mostrare in Dati tachigrafo – Riepilogo flotta.

Riepilogo autista Da qui è possibile scegliere quali voci mostrare in Dati tachigrafo – Riepilogo autista.

VDO 61

Dischi Questa pagina e suddivisa a sua volta in più parti e riguarda le opzioni che coinvolgono il processo di inserimento dei dischi generico, manuale o mediante scanner.

Generale

Manuale

Se disabilitati questi dati non vengono richiesti e visualizzati

Opzione di correzione automatica delle attività e sovrapposizioni

Se abilitati all’aggiunta di un nuovo disco saranno riportati automaticamente gli ultimi valori di località e contachilometri Avvisi elementari per

quanto riguarda le infrazioni sui tempi di guida e sulle pause effettuate

Selezione del dispositivo per l’inserimento in modalità manuale. Predefinito: tastiera

VDO 62

Questo pannello è disponibile solo se è stato attivato il modulo scanner.

CONSIGLI Se si effettua sempre la lettura di 1 disco è suggeribile deselezionare da Disposizione Dischi gli altri 5 dischi. Se si effettua sempre la lettura di 5 dischi per settimana è suggeribile deselezionare il sesto disco. Se si effettua sempre la lettura di dischi consecutivi dello stesso autista è suggeribile abilitare l’opzione Applica automaticamente di Copia dati. Altrimenti è possibile scegliere anche i valori predefiniti dei parametri da utilizzare cliccando sull’apposito pulsante e scegliendo le opzioni più comode.

Valore in litri delle tacche contrassegnate sul disco per leggere il consumo

Validità temporale della disposizione dischi selezionata

Abilitazione predefinita dei dischi da leggere nella scansione

Azione da compiere alla pressione del tasto Copia dati nella scansione

Indicazione sul tipo di disco o lettura che si vuole effettuare

VDO 63

Report La sezione Report è divisa in 2 parti:

• Autista • Veicolo

Autista

Veicolo

I formati di data possibili sono: • Data attività considera la giornata dalle 00:00 alle ore 24:00 (se il disco contiene

attività a cavallo della mezzanotte si considerano 2 giornate distinte) • Data disco considera la giornata dall’inizio dell’attività fino alle 24 ore successive • Data inserimento considera il giorno di inserimento del disco nel sistema

Formati data da abilitare

Frequenza scarico Carta Autista

Fascie orarie facoltative

Valore velocità da riportare nei report

Avviso per lo scarico dei dati DownloadKey

Formati data da abilitare

Valore velocità da riportare nei report

VDO 64

Utente Dalla sezione Utente è possibile cambiare la password, la lingua predefinita e verificare l’accesso alle funzionalità dell’applicativo TIS-Office.

Per modificare la password premere il tasto Password:

• Inserire nel primo campo la vecchia password • Inserire la nuova password nei due campi successivi • Premere il tasto di conferma OK.

Se l’applicativo chiede troppo frequentemente il cambio della password è possibile agire sulla opzione di validità della password nella sezione Generale di Impostazioni TIS per estendere tale valore. Per modificare la lingua selezionare quella desiderata dall’elenco e confermare premendo il pulsante OK in alto. Se la lingua desiderata non compare nell’elenco verificarne la presenza all’interno della sezione Lingue di Utilità. Da tale sezione sarà possibile anche aggiungere o aggiornare nuovi file di lingua.

VDO 65

Azienda Da questa sezione è possibile inserire i dati relativi all’azienda.

Di seguito vengono riportati i valori predefiniti:

Nazione I (di Italia) Fuso Orario (GMT +01:00) Amsterdam, Berlino, Roma Aggiornamento all’ora legale spuntato

Di seguito vengono riportati i valori consigliati: Limite periodo conservazione file da elaborare (giorni): 90 (tutti) Periodo conservazione dati dettagliati (mesi): 12

ATTENZIONE Nella sezione Periodo conservazione dati è necessario indicare i limiti dopo i quali i file vengono automaticamente eliminati. E’ necessario dunque porre molta attenzione a completare l’archiviazione dei file entro questi limiti altrimenti i file saranno eliminati.

Recapiti

Codice Azienda (nome corto)

Nome Azienda per esteso

VDO 66

File lingua Da questa sezione è possibile aggiungere o aggiornare nuovi file di lingua.

Per inserire una lingua seguire questa procedura: • Premere il tasto Aggiungi Lingua

• Selezionare il codice (per l’Italiano: ITA) • Digitare la descrizione (per l’italiano: Italiano) • Indicare il file di lingua da caricare ( TISOfficeResources.it-IT.txt ) • Confermare con OK • Confermare ancora con OK

Il file è ora inserito nel sistema. Per cambiare la lingua dell’applicazione selezionare la lingua dalla sezione Utente del menù Utilità. Per aggiornare una lingua sovrascrivere il file di lingua con la nuova versione, fare un doppio-click dall’elenco sulla lingua interessata e confermare nuovamente con OK.

VDO 67

Software Key Da questa sezione è possibile attivare i vari moduli dell’applicazione. TIS-Office è un applicazione composta da diversi moduli acquistabili separatamente. Per l’attivazione di ciascun modulo è necessario inserire uno specifico codice fornito dal proprio rivenditore VDO. Il codice per il modulo base è legato al Software Number generato durante l’installazione. I codici per i moduli opzionali sono legati invece ad una Chiave Hardware USB che vi verrà fornita dopo la richiesta di attivazione e deve essere connessa al computer per il corretto funzionamento. Da questa sezione è visibile l’elenco dei moduli disponibili.

Per inserire un codice seguire la seguente procedura:

• Selezionare la riga relativa al modulo da attivare • Premere il pulsante in alto Modifica • Inserire la corretta Software Key nell’ultimo campo • Confermare premendo il tasto Conferma • Premere il pulsante Salva

Attenzione: per la corretta attivazione è necessario seguire tutta la procedura per ogni modulo. Verificare inoltre le corretta selezione della riga facilmente individuabile dal contrassegno triangolare posto sulla prima casella grigia della riga.

VDO 68

Gestione Aziende Questa sezione, disponibile solo con l’attivazione del modulo azienda, offre la possibilità di creare e gestire differenti aziende all’interno di TIS-Office. Per ogni azienda viene creato un nuovo database indipendente e dunque sarà necessario indicare singolarmente anagrafica, utenti ed impostazioni. E’ possibile specificare l’azienda al momento dell’autenticazione attraverso la voce Codice Azienda. I dati di un'azienda non sono accessibili da altre aziende.

VDO 69

Sicurezza Questa sezione è disponibile solo con l’attivazione del modulo azienda. Con questo modulo è possibile creare più utenti e ruoli, limitando eventualmente anche l’accesso ad alcune funzionalità dell’applicazione e permettendo un uso contemporaneo dell’applicazione da più postazioni.

Utenti

Questa sezione propone l’elenco degli utenti esistenti nel sistema e del ruolo associato. Per aggiungere un nuovo utente premere Aggiungi. Per modificare o eliminare un utente è necessario selezionare una riga e premere Elimina. Per salvare l’utente creato o le informazioni modificate premere il tasto Salva. Per visualizzare nuovamente l’elenco aggiornato degli utenti premere Ricarica. L’accessibilità di un utente è determinata dal ruolo che gli è stato associato. Di seguito viene riportata una immagine della finestra di modifica/inserimento di un utente.

E’ possibile rendere inattivo un utente indicando la data di termine nel campo Fino al. Se si desidera cambiare la lingua è necessario selezionarla dalla voce Utente di Utilità. Ogni modifica deve essere salvata premendo il tasto Salva.

VDO 70

Ruoli & Privilegi Questa sezione propone l’elenco dei ruoli esistenti nel sistema. Il sistema ha necessariamente un utente di tipo amministratore (administrator role) che ha permessi illimitati sull’applicazione e può generare nuovi utenti e ruoli. Non è possibile limitare l’accesso dell’utente amministratore.

Per creare un ruolo con accesso limitato sarà sufficiente:

• Aggiungere un nuovo ruolo (tasto Aggiungi) • Inserire nome e descrizione del ruolo

per ogni modulo che si vuole aggiungere: • Selezionare un modulo tra quelli disponibili • Premere il tasto > per assegnarlo al ruolo

per ogni ruolo assegnato: • Fare doppio-click sul nome del modulo all’interno dell’elenco dei moduli assegnati • Selezionare le funzionalità da abilitare (seleziona tutto abilita tutte le funzionalità)

• Premere il tasto Salva per memorizzare il nuovo ruolo nel sistema

A questo punto è necessario assegnare il ruolo all’utente.

VDO 71

Calendario La sezione Calendario consente la gestione delle attività dei conducenti.

All’interno del calendario mensile è possibile vedere le singole attività identificabili mediante il rispettivo codice e i corrispettivi orari. I dischi tachigrafici vengono automaticamente assegnati alle giornate al loro inserimento. Facendo un doppio-click su una giornata è possibile leggere la descrizione dettagliata ed aggiungere eventualmente nuove attività.

E’ possibile aggiungere nuove attività dalla sezione Impostazioni TIS -> Calendario.

VDO 72

Backup dei dati E’ possibile effettuare una copia di sicurezza dei dati mediante il programma di utilità toolbox disponibile nel menù di avvio di TIS-Office. La copia di sicurezza deve essere effettuata regolarmente; se ne consiglia l’esecuzione almeno ogni settimana ed ogni qualvolta si inseriscano una grossa quantità di dati. Per effettuare la copia di sicurezza dei dati seguire questa procedura:

• chiudere TIS-Office • avviare ToolBox dal menù di avvio di TIS-Office • inserire i codici d’accesso (i medesimi di TIS-Office) • cliccare il primo pulsante in alto Backup e Ripristino

1. selezionare la casella Backup in alto 2. spuntare tutte le caselle dall’elenco dei database presenti 3. cliccare sul piccolo pulsante quadrato sulla destra della voce Cartella destinazione

A questo punto è necessario fornire una cartella di destinazione. Si consiglia di indicare una unità di rete (possibilmente sottoposta ad un backup automatico periodico) oppure ad un dispositivo rimuovibile (cartucce, unità zip o pen drive usb). E' possibile salvare anche in locale i dati nel caso si voglia masterizzare un cd con tali file.

4. confermare la cartella indicata premendo il tasto OK 5. premere il pulsante Backup Il messaggio “Backup database completato” indica il termine dell’operazione.

L’operazione di backup crea solitamente più file associabili ai singoli database:

• Il primo riconoscibile dalla dicitura “Admin” nel nome contiene i dati relativi alla parte di amministrazione

• I successivi portano il nome del codice azienda impostato e contengono i dati relativi all’anagrafica e alle attività relative ad autisti e veicoli e alle impostazioni.

I file di backup riportano anche la data di creazione permettendone il riconoscimento. In caso di installazione client/server indicare una destinazione condivisa da Risorse di rete.

1 Selezionare Backup

2 Spuntare tutte le caselle dei database

3 Selezionare la cartella di destinazione

5 Premere Backup

VDO 73

Ripristino dei dati E’ possibile ripristinare una copia di sicurezza dei dati mediante il programma di utilità toolbox disponibile nel menù di avvio di TIS-Office. L’operazione ripristina tutti i dati contenuti al momento della creazione del relativo backup ed eliminano a tutti gli effetti le modifiche aggiuntive che sono state effettuate. Per effettuare il ripristino della copia di sicurezza dei dati seguire la seguente procedura:

• chiudere TIS-Office • avviare ToolBox dal menù TIS-Office del menù avvio • effettuare il log-in con i dati di accesso forniti • cliccare il primo pulsante in alto Backup e Ripristino

1. selezionare la voce Ripristino in alto 2. cliccare sul piccolo pulsante quadrato sulla destra della voce File origine

A questo punto è necessario selezionare il file di backup da ripristinare. Una volta confermata la selezione bisogna indicare anche il database da ripristinare digitando il nome che compare nell’elenco nella casella Nome database. Porre molta attenzione al tipo di file e database da ripristinare distinguendo quello amministrativo da quello dati (vedi Backup dei dati nella pagina precedente).

3. premere il pulsante Ripristina

E' possibile che il software chieda delle conferme sull'operazione relative alla sovrascrittura dei dati e il riavvio del servizio SQL: se sì è sicuri dell’operazione confermare entrambe le richieste Un messaggio di conferma indicherà il termine dell’operazione.

In caso di installazione client/server indicare una destinazione delle Risorse di rete.

ATTENZIONE Non è possibile ripristinare copie di sicurezza create da versioni di TIS-Office differenti. Qualora vi fosse la necessità contattare il servizio di assistenza.

1 Selezionare Ripristino

2A Selezionare il file da ripristinare (uno per volta)

3 Premere Ripristina 2B Specificare il

database da sovrascrivere

VDO 74

Primo scarico da veicolo Per il primo scarico dei dati della memoria di massa dei tachigrafi digitali si consiglia di indicare il periodo di attività che si intende trasferire. Le impostazioni di fabbrica della DownloadKey consentono di scaricare tutti i dati del tachigrafo non ancora trasferiti. Al primo scarico dunque avviene il trasferimento di tutti i dati memorizzati, anche quelli che riguardano l’utilizzo dei veicolo prima della reale immatricolazione (attività di costruttori, officine, concessionari ed allestitori). Di seguito la procedura per effettuare la configurazione del dispositivo:

• collegare la DownloadKey al computer (attendere poi una decina di secondi) • fare doppio-click sulla icona Risorse del Computer presente sul desktop • selezionare la nuova unità rimuovibile associata alla DownloadKey • fare doppio-click sul file START.HTML (attendere il caricamento dell’applet)

• selezionare dalle impostazione relative al periodo temporale la seconda opzione • indicare la data di prima calibrazione nel primo campo (“da”) • indicare la data di scarico nel secondo campo (“a”) • premere il pulsante conferma per salvare le impostazioni

A seguito della configurazione è possibile procedere con lo scarico a bordo del veicolo. Tale configurazione deve essere riadattata per ogni veicolo se le date di prima calibrazioni risultano differenti tra loro.

IMPORTANTE

A seguito del primo scarico è indispensabile ripristinare la configurazione originale

Di seguito la procedura per effettuare il ripristino del dispositivo:

• collegare la DownloadKey al computer (attendere poi una decina di secondi) • fare doppio-click sulla icona Risorse del Computer presente sul desktop • selezionare la nuova unità rimuovibile associata alla DownloadKey • fare doppio-click sul file START.HTML (attendere il caricamento dell’applet) • selezionare dalle impostazione relative al periodo temporale la prima opzione • premere il pulsante conferma per salvare le impostazioni

Configurazione originale(da ripristinare)

Configurazione per il primo scarico dati

VDO 75

Assistenza Continental Automotive Trading Italia S.r.l. Via Vialba 50, 20026 Novate Milanese (MI) Contatti:

Telefono 899 09.18.40 FAX 02 3820.4339

e-mail Registrazione-TIS@continental-corporation.com *Servizio a pagamento, attivo dal Lunedì al Venerdì dalle 9:00 alle 13:00 e dalle 14:00 alle 18:00 (escluso festivi e prefestivi). Costo massimo per ogni chiamata € 10,33 più IVA. Costo della chiamata da telefono fisso Telecom Italia (IVA esclusa): € 1,54 al minuto senza scatto alla risposta. Costo della chiamata da telefono mobile (IVA esclusa): TIM: € 1,5494 al minuto più € 0,1291 di scatto alla risposta. VODAFONE: € 2,1418 al minuto più € 0,2582 di scatto alla risposta. WIND: € 1,55 al minuto più € 0,1250 di scatto alla risposta.

Aggiornamenti: Eventuali aggiornamenti dell’applicativo saranno disponibili al seguente indirizzo:

www.dtco.it (sezione Data Management)

Assistenza telefonica

899 09.18.40*

VDO 76

Moduli aggiuntivi TIS-Office è un software modulare. E’ possibile aggiungere nuove funzionalità o ampliare quelle esistenti attivando il relativo modulo. Di seguito l’elenco dei moduli aggiuntivi.

Archiviazione (incluso nel nuovo Starter-Kit) Il modulo archiviazione consente lo scarico dei dati legali mediante il lettore di smart-card compatibile e la gestione degli archivi mediante i seguenti report:

- Riepilogo (scarichi effettuati) - Promemoria (scadenziario sui prossimi scarichi) - Mancanze (periodi non coperti da dati) - Recuperi (dati estratti dal sistema)

Report Autisti Il modulo autista consente la generazione di una serie di report con diversi livelli di dettaglio per controllare le attività dei conducenti: - Attività settimanale - Eventi e guasti - Attività in fasce orarie - Riepilogo dischi - Attività totali - Grafico attività Report Veicoli Il modulo veicoli consente la generazione di una serie di report con diversi livelli di dettaglio per controllare le attività dei veicoli: - Grafico della velocità - Stati ingessi D1/D2 - Attività settimanali - Profilo RPM - Attività totali - Profilo velocità - Eventi e guasti Azienda Il modulo azienda abilita una serie di funzionalità per la gestione dell’applicazione:

- utilizzo contemporaneo su più postazioni client - creazione di nuovi utenti ed eventuali restrizioni - creazione di gruppi di autisti e di veicoli - aggiunta di nuove sedi o aziende da gestire

Scanner Il modulo scanner è rivolto alle aziende che intendono inserire anche le attività provenienti dai dischi di carta. Mediante scanner è possibile leggere le attività e chilometri percorsi di 6 dischi contemporaneamente Infrazioni Il modulo infrazioni consente il calcolo delle infrazioni effettuate dei propri conducenti in termini di ore di giuda, tempi di riposo e di lavoro secondo le normative vigenti. Per i veicoli muniti di tachigrafo digitale, è possibile controllare anche gli eventuali eccessi di velocità effettuati oltre il limite massimo consentito per il veicolo. E’ possibile inoltre generare lettere di richiamo per gli autisti e grafici che quantificano il numero di infrazioni compiute.

Note:

1 TRACCIA CHILOMETRI: ad ogni vertice corrispondono 5km

2 TRACCIA ATTIVITÀ: i diversi spessori indicano le varie attività

3 TRACCIA VELOCITÀ: velocità nell’arco delle 24 ore

Le attività lette sono contrassegnate da differenti colori e lettere a seconda della tipologia:

█ ROSSO G Guida

█ GIALLO L Lavoro: attività a mezzo fermo che impegnano l’Autista

█ BLU D Disponibilità: attività di attesa o di seconda guida

█ VERDE R Riposo: eventuali pause o stato di non lavoro

NOTE: • I colori possono eventualmente essere personalizzati dall’utente; • Le tracce delle attività di lavoro, disponibilità e riposo vengono scritte a seconda della

selezione del tachigrafo (manopola/tasto) indicata dall’autista; • Un tracciato delle attività chiuso indica che il disco è stato lasciato per più di 24 ore nel

tachigrafo: le tracce dei chilometri e della velocità possono essere di aiuto per individuare inizio e fine attività.

Nome autista Località di partenza Località di arrivo Data di inizio Data di fine

Targa veicolo utilizzato Contachilometri all’arrivo Contachilometri alla partenza

Chilometri percorsi

Guida Lavoro Disponibilità Riposo

5 15 25 35

10 20 30 40

L G D R

Traccia 1

Traccia 2

Traccia 3

Continental Automotive Trading Italia Srl Via Vialba, 50 20026 Novate Milanese (MI) Italia Tel.: 899 091840* Fax: +39 02 38204339 e-mail: registrazione-tis@continental-corporation.com www.dtco.it *Servizio a pagamento, attivo dal Lunedì al Venerdì dalle 9:00 alle 12:30 e dalle 14:00 alle 18:00 (escluso festivi e prefestivi). Costo massimo per ogni chiamata € 10,33 più IVA. Costo della chiamata da telefono fisso Telecom Italia (IVA esclusa): € 1,54 al minuto senza scatto alla risposta. Costo della chiamata da telefono mobile (IVA esclusa): TIM: € 1,5494 al minuto più € 0,1291 di scatto alla risposta. VODAFONE: € 2,1418 al minuto più € 0,2582 di scatto alla risposta. WIND: € 1,55 al minuto più € 0,1250 di scatto alla risposta. La tariffazione inizierà alla risposta di un operatore. Le informazioni fornite in questo documento consistono in descrizioni o caratteristiche di carattere generale che non sono sempre valide in caso di utilizzo effettivo e che possono cambiare in seguito a ulteriori sviluppi dei prodotti e non intendono essere una garanzia di una determinata qualità o durata degli stessi. L’obbligo di fornire determinate caratteristiche sussiste solo se espressamente concordato in un contratto. Ci riserviamo il diritto di apportare modifiche in termini sia tecnici che di disponibilità dei prodotti senza preavviso.

Assistenza telefonica

899 09.18.40*

MANUALE-TIS-A6