manuel des procedures administratives et financieres

ECOLE LIBRE AHAZAZA asbl MUHANGA (GITARAMA) - RWANDA

MANUEL DES PROCEDURES

DE GESTION ADMINISTRATIVE ET

FINANCIERE

VERSION 2008 : ‘DRAFT’ N° 2008/009

Manuel des Procédures administratives et financières Page 2/65 Version 2008/009 du 21-05-2008

GESTION DES VERSIONS DU MANUEL

DATE DESCRIPTION MODIFICATION

FAITE PAR : VERSION N°

2007 Texte de base - 2007/001

20-09-2007 Première adaptation à la situation

réelle

Bruno Baert et Jean

Baptiste Hategeki-

mana

2007/002

13-03-2008 Projet de texte 1 (Draft) Bruno Baert 2008/003

24-03-2008 Amendements et corrections Raina Luff 2008/004

26-03-2008 Projet de texte 2 (Draft) Bruno Baert 2008/005

08-04-2008 Projet texte et documents 3

(Draft) Bruno Baert 2008/006

15-05-2008 Amendements et corrections Raina Luff 2008/007






TABLE DE MATIERES

LISTE DES SIGLES ET ABREVIATIONS 4

LISTE DES ANNEXES 5

INTRODUCTION 6

OBJECTIFS SPECIFIQUES DU MANUEL 7

PREMIERE PARTIE : PROCEDURES DE GESTION ADMINISTRATIVE 8

TITRE I : DES PRINCIPES DE RESPONSABILITE, D'UNITE DE COMMANDEMENT, D’AUTONOMIE ET

DE COMPLEMENTARITE. 8

SECTION 1 : DE LA RESPONSABILITE 8

SECTION 2. : DE L'UNITE DE COMMANDEMENT 8

SECTION 3 : DE L'AUTONOMIE ET DE LA COMPLEMENTARITE DES ORGANES ET ACTEURS 9

TITRE II : ORGANISATION STRUCTURELLE 10

SECTION 4 : ROLE ET RESPONSABILITE DES ORGANES 10

SECTION 5 : POSTES DE TRAVAIL 14

SECTION 6 : ATTRIBUTIONS DU PERSONNEL 15

SECTION 7 : DES CORRESPONDANCES 18

SECTION 8 : DES VISITES ET DES COMMUNICATIONS TELEPHONIQUES 18

SECTION 9 : DES RAPPORTS 19

SECTION 10 : DE LA GESTION DES PROJETS 20

TITRE III : GESTION DU PERSONNEL 21

SECTION 11 : PROCEDURE DE RECRUTEMENT DU PERSONNEL 21

SECTION 12 : DROITS, OBLIGATIONS ET RECOMPENSES 23

SECTION 13: REGIME DE CONGES 25

SECTION 14 : SUSPENSION DE FONCTION 26

SECTION 15 : EVALUATION DES PERFORMANCES 26

SECTION 17 : MISSION DE TRAVAIL 27

SECTION 18 : AVANTAGES DES MEMBRES 27

DEUXIEME PARTIE : PROCEDURES DE GESTION FINANCIERE ET COMPTABLE

TITRE IV : PROCEDURES DE GESTION FINANCIERE 28

SECTION 19 : DES PREVISIONS BUDGETAIRES ET DE LEUR APPROBATION 28

TITRE V : PROCEDURES DE GESTION COMPTABLE 30

SECTION 21 : DES OPERATIONS COMPTABLES 30

SECTION 22 : ACTIFS IMMOBILISES 32

SECTION 23 : STOCKS ET MAGASINS 33

SECTION 24 : APPROVISIONNEMENT EN BIENS ET SERVICES 35

SECTION 25 : PROCEDURES DE GESTION DE LA TRESORERIE 38

SECTION 26 : GESTION DE LA PETITE CAISSE 39

SECTION 27 : PAIEMENT DES FACTURES 41

SECTION 28 : DES PLACEMENTS DES AVOIRS 42

SECTION 29 : DE L'AUDIT DES COMPTES 43

TITRE VI : DISPOSITIONS FINALES 44

SECTION 30 : MISE A JOUR ET AMENDEMENTS 44

CONCLUSION 45

ANNEXES 46-96


LISTE DES SIGLES ET ABREVIATIONS

BP Boite Postale

CAC Commissaires aux Comptes

CE Comité Exécutif

CESTRAR Centrale des Syndicats des Travailleurs Rwandais

CSR Caisse Sociale du Rwanda

FARG Fonds d’Assistance aux Rescapés du Génocide

ICT Information, Communication, Technologie

P.O. Pour Ordre

R.O.I. Règlement d’ordre Intérieur

TPR Taxes Professionnelles sur le Revenu


LISTE DES ANNEXES

ANNEXE 01 : DOC P001 - MODELE DU CONTRAT DE TRAVAIL

ANNEXE 02 : DOC P002 - MODELE DE CONTRAT A DUREE DETERMINEE

ANNEXE 03 : DOC F001 – RAPPORT FINANCIER MENSUEL

ANNEXE 04 : DOC F002 - LIVRE DE BANQUE

ANNEXE 05 : DOC F003 - LIVRE DE CAISSE

ANNEXE 06 : DOC I001 - REGISTRE DE L’INVENTAIRE MENSUEL

ANNEXE 07 : DOC P003 - PROCES- VERBAL DECHARGE ET DECHARGE DE MATERIEL

ANNEXE 08 : DOC F004 - BON DE SORTIE DE CAISSE

ANNEXE 09 : DOC F005 - FORMULAIRE D'ARRET DE LA CAISSE

ANNEXE 10 : DOC F006 - BON DE REQUISITION DE MATERIEL

ANNEXE 11 : DOC F007 - BON DE COMMANDE

ANNEXE 12 : DOC I002 - FICHE DE STOCK

ANNEXE 13 : DOC P004 - BULLETIN DE PAIE

ANNEXE 14 : DOC P005 - AUTORISATION D’ABSENCE AU SERVICE

ANNEXE 15 : DOC P005 - ORDRE DE MISSION


INTRODUCTION

L'élaboration des procédures administratives et financières se réfère à la vision de

l’Association AHAZAZA, à sa mission, à sa structure et aux principes d'unité de commande-

ment de la Direction de l’Ecole.

Le présent manuel de procédures de gestion administrative et financière régit la gestion de la

structure organisationnelle de l’Association AHAZAZA. Il vient compléter les manuels existants

dont notamment les statuts et le règlement d’ordre intérieur de l’Association AHAZAZA.

Conformément aux dispositions des Statuts et du Règlement d'Ordre Intérieur de

l’Association AHAZAZA, il est institué le présent manuel des Procédures de gestion adminis-

trative et financière qui régit la gestion courante de l’Association AHAZAZA. La gestion des

ressources humaines est réglementée conformément au règlement du personnel de

l’Association AHAZAZA faisant partie intégrante de ce manuel.

Les organes de l’Association AHAZAZA assument les fonctions indispensables pour garantir

l’efficacité, l’efficience, la transparence et l’obligation de rendre compte, ainsi que les méca-

nismes de planification cohérente, de suivi et d’évaluation des actions spécifiques de l’Association

AHAZAZA en matière d’éducation.

Le présent document est conçu de manière à ce qu’il soit facile à utiliser en vue de s’assurer de la

participation de toutes les parties prenantes au bon fonctionnement de l’Association AHAZAZA

pour réaliser sa mission de contribuer à l’édification d’une société égalitaire, équitable, inclusive

et participative en jouant le rôle d’influence dans la lutte contre l’ignorance et tenant compte de

la politique de l’éducation au Rwanda et à l’échelle internationale.


OBJECTIFS SPECIFIQUES DU MANUEL

1. Expliquer les politiques, les lois et les règlements administratifs, financiers et comptables à

suivre dans l’exécution de sa mission par l’Association Ahazaza ;

2. Décrire les procédures administratives, financières, comptables et juridiques qui feront par-

tie du contrôle interne de l’Association AHAZAZA ;

3. Servir de piste pour les diverses formes de vérification ;

4. Enoncer les normes de gestion de l’Association AHAZAZA ;

5. Servir de guide de référence pour la formation de nouveaux agents ;

6. Normaliser le langage, les politiques, les pratiques, les procédures et les formulaires de ges-

tion ;

7. Assurer la coordination entre les diverses activités de gestion administrative et financière,

ainsi que les opérations avec les bénéficiaires de l’Association AHAZAZA ;

8. Permettre la rapidité dans la prise des décisions journalières ;

9. Accroître la productivité du personnel de l’Association AHAZAZA.

Le document contient deux principales parties:

I Les procédures de gestion administrative

II Les procédures de gestion financière et comptable


PREMIERE PARTIE : PROCEDURES DE GESTION ADMINISTRATIVE

TITRE I : DES PRINCIPES DE RESPONSABILITE, D'UNITE DE COMMANDEMENT,

D’AUTONOMIE ET DE COMPLEMENTARITE.

SECTION 1 : DE LA RESPONSABILITE

Article 1 : Le manuel

Le manuel des procédures de gestion administrative et financière régit les relations de travail :

la hiérarchie, la délégation de pouvoirs et la communication entre les différents agents de

l’Association AHAZAZA.

Pour bien décrire ces relations, il importe de se référer au schéma de l'organigramme tel que

décrit dans le Règlement d'Ordre Intérieur de l’Association AHAZAZA.

Article 2 : Les responsabilités

Les responsabilités des organes de l’Association sont décrites dans les statuts et le règlement

d’ordre intérieur, tandis que celles assignées à chaque membre du Personnel de l’Association

AHAZAZA sont décrites dans le présent manuel.

Il est important de préciser la responsabilité des membres du personnel en tant que principe

qui sous-entend les procédures.

Le personnel de conception, à savoir le Directeur Général doit faire appel à son esprit d'initia-

tive et de créativité, tout en respectant la philosophie et la mission de l’Association

AHAZAZA. L'équipe du personnel fait sienne la vision, la mission et la philosophie de

l’Association AHAZAZA.

SECTION 2. : DE L'UNITE DE COMMANDEMENT

Article 3 : L’Association

L’Association AHAZAZA est une association sans but lucratif de droit rwandais ayant son siège

administratif dans les locaux de l’école AHAZAZA dans le secteur Nyamabuye, District de

MUHANGA.

L’Association AHAZAZA est dirigée par un comité exécutif composé par le bureau : Président, Se-

crétaire Général et Trésorier.

Le Président du Comité Exécutif de l’Association AHAZAZA supervise le fonctionnement de

l’Association et de la Direction de l’Ecole.

Le Directeur Général de l’école coordonne les activités de l’école, veille à la communication et à la

concertation entre tous les agents de l’Ecole. Il est responsable de la gestion courante de l’Ecole et

en assure les relations publiques pour les affaires courantes.

Les interventions de différentes agents sous l'autorité du Directeur Général doivent viser en prio-

rité l'atteinte des objectifs de l’Association AHAZAZA.


SECTION 3 : DE L'AUTONOMIE ET DE LA COMPLEMENTARITE DES ORGANES ET

ACTEURS

Article 4 : L’Autonomie

L’Association AHAZAZA est autonome dans la gestion de ses ressources et de ses programmes.

Elle en rend compte aux autorités du District et du Ministère ayant l’éducation dans leurs attribu-

tions dans le respect des dispositions législatives et réglementaires en vigueur.

Article 5 : Communication et concertation

Sous la direction du Président de l’Association AHAZAZA, la communication et la concertation

entre le personnel de l’école, les membres et les partenaires de l’Association AHAZAZA est un ou-

til pour faciliter la gestion courante, l'adaptation et la réaction rapide aux changements.

Le personnel et la Direction de l’école doivent avoir la capacité de formuler directement au Prési-

dent, des propositions face aux changements, à des contraintes ou imprévus qui peuvent surgir

dans l’élaboration et le suivi de l'exécution de leurs programmes spécifiques.


TITRE II : ORGANISATION STRUCTURELLE

SECTION 4 : ROLE ET RESPONSABILITE DES ORGANES

Article 6 : Les organes de gestion administrative et financière

Les organes impliqués dans la gestion administrative et financière sont les suivants :

1. L’Assemblée Générale ;

2. Le Comité Exécutif ;

3. Le Conseil de Surveillance ;

4. La Direction.

Article 7 : Des organes de décision, d’orientation et de contrôle

L’Association AHAZAZA s’est dotée d’organes de décision, d’orientation et de contrôle. Ce ma-

nuel met en place les différents mécanismes d’équilibre des pouvoirs en vue d’assurer le lea-

dership, la transparence et la bonne responsabilisation qui sont des principes de base de la bonne

gouvernance.

La composition des organes, leurs rôles, leurs responsabilités et leur fonctionnement sont définis

par les statuts et le règlement d’ordre intérieur de l’Association AHAZAZA. Ce manuel met en

évidence les rôles et les responsabilités de différents organes statutaires de l’Association

AHAZAZA.

SCHEMA DE L’ORGANIGRAMME

Assemblée Générale

de l’ASSOCIATION AHAZAZA

Comité Exécutif Comité de surveillance

(commissaires aux comptes)

Assistance Administrative

Financière et Logistique

(secrétaire – comptable)

Directeur

Général

Enseignants & Educateurs Gardien Entretien

Assistance Académique

et éducation


Article 8 : L’assemblée générale

En tant qu’organe suprême, l’Assemblée Générale détient le pouvoir de prise de décision dans les

matières suivantes :

1. Mise en place des organes, par élection démocratique des membres, du Comité Exécutif,

du Conseil de surveillance et des commissions ad hoc ;

2. Adoption, amendement ou abrogation des Statuts et du Règlement d’ordre intérieur lui

soumis par le Comité Exécutif ;

3. Approbation du projet du budget lui transmis par le Comité exécutif ;

4. Adoption des plans pluriannuels et annuels d’activités ,élaborés par la Direction et / ou le

Comite Exécutif ;

5. Approbation des rapports annuels d’activités présentés par le Comité exécutif ;

6. Acceptation ou exclusion des membres sur base d’un rapport présenté par le Comité exé-

cutif ;

7. Décision sur la poursuite judiciaire d’un membre, et de tout responsable de la gestion ou

de la direction ;

8. Acceptation, rectification ou rejet des comptes et opérations intéressant le patrimoine

de l’Association AHAZAZA ou concernant l’affectation des ressources (examen des rap-

ports financiers) ;

9. Décision de créer, de modifier, de remplacer ou de supprimer toutes les structures in-

ternes, hormis celles qu’imposent les textes législatifs ou réglementaires ;

10. Approbation du partenariat avec d’autres institutions ou organisations en vue de pouvoir

exécuter ses plans et réaliser sa mission et ses objectifs ;

11. Acceptation de dons ou legs et autorisation de l’annulation des créances

jugées irrécouvrables ou la cessation d’un bien ou d’une immobilisation ;

12. Dissolution de l’Association AHAZAZA et affectation de ses biens.

Article 9 : Le Comité Exécutif

Le comité Exécutif s’acquitte des fonctions suivantes pour le compte de l’Assemblée générale :

1. Préparer les réunions des Assemblées Générales ordinaires et extraordinaires. C’est le Pré-

sident, assisté par les autres membres du Comité Exécutif, qui prépare, convoque et dirige

les réunions du Comité Exécutif et de l’Assemblée Générale ;

2. Mettre en exécution les décisions de l’Assemblée Générale en assurant la supervision géné-

rale de la gestion administrative et financière conformément aux principes agrées par

l’Assemblée générale ;

3. Préparer les plans d’action de l’Association AHAZAZA en assurant la coordination du proces-

sus d’élaboration et en fournissant un feed-back sur la performance des plans élaborés ;

4. Faire le plaidoyer pour la mobilisation des ressources des différentes sources afin de fournir

à tous les organes les moyens nécessaires à la bonne marche de leurs activités ;

5. Analyser les rapports d’activités de l’Association AHAZAZA élaborés par la Direction et les

autres services exécutifs et techniques de l’Association AHAZAZA. A la fin de chaque tri-


mestre, les titulaires de chaque classe (headmasters) sont tenus de fournir des rapports de

progression qui seront rassemblés par Directeur Général à l’attention du Comité Exécutif ;

6. Superviser les activités de la Direction en menant un suivi de la mise en œuvre des politiques

approuvées par l’Assemblée Générale. Le Comité Exécutif supervise l’exécution des plans et

politiques et examine les dépenses encourues en conséquence. Il s’acquitte de cette tâche de

deux manières : d’abord en leur qualité de Secrétaire et de Trésorier, ceux-ci font, chacun

en ce qui le concerne, la supervision du fonctionnement de la Direction et en font des rap-

ports spécifiques au Président de l’Association AHAZAZA. Ensuite, tous les membres du Co-

mité Exécutif peuvent, agissant collectivement, faire le suivi des politiques et des plans de

l’Association AHAZAZA ;

7. Approuver les résultats issus du processus de recrutement et de licenciement. La décision

d’engagement définitif ou de licenciement d’un membre du personnel est prise par le Comité

Exécutif ;

8. Recevoir les demandes d’adhésion ou de démission des membres. Toute demande d’adhésion

ou de démission est adressée par écrit au Président du Comité Exécutif de l’Association

AHAZAZA qui la soumet à l’Assemblée générale la plus proche pour examen et adoption ;

9. Fixer les conditions de travail des agents de l’Association AHAZAZA et de son personnel. A

la fin de l’année, le Comité Exécutif, par le biais du Directeur Général, fait une évaluation

des performances des services par rapports aux plans de travail et aux budgets spécifiques

approuvés. Il donne des conseils sur les voies et moyens susceptibles d’améliorer leurs per-

formances et leurs conditions de travail ;

10. Autoriser les dépenses des différentes activités de l’Association AHAZAZA en approuvant

les plans de travail des départements et les budgets y relatifs. A la fin de chaque trimestre,

les membres du C E, selon leur compétence, feront des plans de travail et les budgets tri-

mestriels. Ils élaborent également des projets des budgets annuels. Il reviendra au Comité

Exécutif de vérifier s’ils sont conformes au plan d’actions et au budget approuvés par

l’Assemblée générale ;

11. Prendre les décisions urgentes qui sont du ressort de l’Assemblée Générale lorsque celle-ci

ne peut pas se réunir et en soumettre la décision définitive à la plus prochaine réunion de

l’Assemblée Générale ;

12. Mener toute activité qui est de nature à favoriser la mise en œuvre des objectifs, de la mis-

sion et des décisions de l’Association AHAZAZA.

Le Comité Exécutif est en définitive l’organe qui supervise la gestion quotidienne de l’Association

AHAZAZA dans la réalisation de sa mission et de ses objectifs.


Article 10 : Le Conseil de surveillance

L’Assemblée Générale élit aussi les commissaires aux comptes qui composent le Conseil de Sur-

veillance de l’Association AHAZAZA.

Les commissaires aux comptes ont un mandat collectif défini comme suit :

1. Vérifier, sans les déplacer les livres, la caisse et les valeurs de l’Association AHAZAZA

en banque, le patrimoine en général, les inventaires et les bilans ainsi que l’exactitude des

écritures comptables. Cette activité se fait au moins une fois par an et autant que de be-

soin ;

2. Opérer à tout moment des vérifications ou contrôle qu’ils jugent opportuns sans toutefois

s’immiscer dans la gestion journalière de l’Association AHAZAZA ;

3. Vérifier si les décisions de l’Assemblée Générale et du Comité Exécutif ont été exécutées

et veiller à ce que les statuts et le règlement d’ordre intérieur soient observés ;

4. Connaître et trancher les différends pouvant survenir entre les membres de l’Association

AHAZAZA ;

5. Contrôler et vérifier les rapports présentés par le Comité Exécutif ;

6. Mener toute autre mission leur confiée par l’Assemblée Générale ;

7. Présenter les rapports de leurs activités à l’Assemblée Générale.

Article 11 : La Direction

Pour atteindre les objectifs de l’Association AHAZAZA et appliquer les décisions et les recom-

mandations des organes de décision et d’orientation, notamment de l’Assemblée Générale telles

qu’elles sont consignées dans le plan d’action, le Comité Exécutif met en place une Direction des

services de l’Association AHAZAZA. C’est ainsi qu’il y a la Direction de l’Ecole libre AHAZAZA

qui est constituée d’un ensemble des services chargés de la gestion quotidienne de l’Ecole Libre

AHAZAZA.

L’organigramme et les attributions de ces services sont arrêtés par le Comité Exécutif.

La Direction élabore les plans d’actions et le programme d’activités de l’école qui sera approuvé

par l’Assemblée Générale sur proposition du Comité Exécutif.

La Direction est chargée d’exécuter et d’assurer la gestion et la coordination quotidienne des

activités de l’école AHAZAZA.

La Direction est l’organe d’exécution des activités de l’école AHAZAZA. Il est composé de tout

le personnel engagé par l’école AHAZAZA suivant la procédure définie dans le présent manuel

dans la partie concernant le règlement du personnel.

Ce règlement du Personnel ne régit pas le personnel expatrié, car celui-ci doit être régi par des

dispositions particulières notamment le contrat entre l’Association AHAZAZA et l’Organisation

partenaire ou le Consultant qui offre l’assistance. Les dispositions de ce contrat ne peuvent pas

aller à l’encontre des principes généraux de ce manuel et de la philosophie de l’Association

AHAZAZA en particulier et du pays en général.

La Direction est coordonnée par un Directeur Général qui collabore étroitement avec l’Assistant

Administratif et Financier et l’Assistant Académique. Ces personnes forment une équipe de di-

rection et fonctionnent de manière à rendre compte au Comité Exécutif qui rend compte à son


tour à l’Assemblée Générale.

Le présent document se concentre sur le fonctionnement de la Direction de l’Ecole Libre

AHAZAZA.

Cependant, le Directeur Général est responsable devant le Comité Exécutif de la bonne marche

et de la gestion quotidienne de l’Ecole Libre.

SECTION 5 : POSTES DE TRAVAIL

Article 12 :

La Direction de l’école est constituée du personnel réparti dans les catégories suivantes:

1. Direction

2. Administration et Finances

3. Gestion et exécution des Programmes

L’Association AHAZAZA peut également faire appel à une expertise externe (des consul-

tants temporaires) pour initier et/ou exécuter des travaux concernant l’administration,

les finances, la gestion et la didactique des programmes.

En fonction de l’évolution des programmes et des financements correspondants, le Comité Exécu-

tif peut ouvrir d’autres postes conformément au règlement du personnel faisant partie inté-

grante du présent manuel.

Article 13 : La classification par service ou département se fait de la façon suivante:

1. La Direction Générale

Le Directeur Général

2. Gestion et Exécution des Programmes

L’Assistant Académique

3. L’Administration, Finances et Logistique

L’Assistant Administratif, Financier et Logistique

(Le secrétaire – comptable)

Deux de ces fonctions peuvent être effectuées (combinées) par une personne :

Direction Générale + Administration, Finances et Logistique

ou

Direction Générale + Gestion et Exécution des Programmes


SECTION 6 : ATTRIBUTIONS DU PERSONNEL

Article 14 : Description des tâches des agents pour chaque poste

1. Le Directeur Général

Sous la supervision directe du Président du Comité Exécutif et conformément aux orientations

et décisions de l’Assemblée générale et du Comité Exécutif, le Directeur Général a les responsa-

bilités suivantes:

Assurer la mise en application des décisions du Comité Exécutif;

Coordonner la préparation et l’élaboration des documents inscrits à l’ordre du jour du Comité

Exécutif et de l’Assemblée Générale;

Planifier, coordonner, assurer et rapporter la gestion quotidienne de l’Ecole;

Sur mandat du Président de l’Association, représenter l’école libre AHAZAZA dans diffé-

rentes circonstances;

S’assurer de la coordination des programmes de l’Ecole ;

Organiser les activités de préparation et d’élaboration du plan d’action et veiller à ce que les

différents départements soient impliqués ;

Soumettre le plan d’action pour adoption au Comité Exécutif, veiller à sa réalisation et à son

impact sur les personnes concernées ;

Suivre le développement des politiques du pays et élaborer les stratégies d’articulation des

plans de l’école pour les adapter à ceux du Ministère de l’Education ;

Sur délégation du Comité Exécutif : participer dans l’élaboration et dans la recherche-action

sur l’éducation en vue d’atteindre la mission de l’Association AHAZAZA ; jouer le rôle

d’interlocuteur (lobby, advocacy and liaison) en amont et en aval de l’Association AHAZAZA ;

jouer le rôle de point focal entre l’Ecole et les différents partenaires en amont et en aval de

l’Association AHAZAZA ;

S’assurer du renforcement institutionnel de l’Ecole, spécifiquement la mise en oeuvre du pro-

gramme de renforcement institutionnel et du développement des ressources humaines ;

Présenter le rapport d’activités et des états financiers de l’Ecole au Comité Exécutif ;

Soumettre au Comité Exécutif une politique de mobilisation de fonds et assurer sa mise en

application;

Préparer toute documentation relative aux actes juridiques et faire constamment le suivi du

respect des règles et lois qui régissent la vie de l’école .

Exécuter toute autre tâche jugée utile à la bonne marche de l’Ecole par le Comité Exécutif ;

Identifier les besoins en recrutement du personnel.

Evaluer (ou actualiser) les besoins en renforcement des capacités des enseignants et du per-

sonnel administratif;

Mobiliser les fonds nécessaire au bon fonctionnement de l’Ecole ;

Rendre compte à son supérieur hiérarchique.


2. L’Assistant Académique et Education

Sous la supervision du Directeur Général, l’Assistant Académique a pour tâches de :

Définir ensemble avec le Directeur Général et le corps enseignant le processus et la métho-

dologie de planification des cours à court, à moyen et à long terme ;

Remplacer le Directeur Général en cas d’absence ;

Animer ou co-animer les ateliers de planification et de programmation ;

Etablir ensemble avec le corps enseignant un système de suivi évaluation et de rapportage du

plan d’action et différents programmes initiés par l’école ;

S’assurer de la bonne marche des programmes et formuler le cas échéant des propositions

visant l’amélioration des programmes ;

Identifier les besoins en renforcement des capacités institutionnelles et formuler des pro-

positions sur des actions à mener pour y répondre ;

Accompagner les différents services à mettre en place les outils nécessaires à une bonne

planification, exécution, suivi et évaluation de leur travail ;

Fournir toute autre assistance technique aux différents services de nature à améliorer la

planification, l’exécution, la gestion et le suivi évaluation des différentes activités ;

Appuyer l’analyse et l’élaboration des programmes d’activités et des plans opérationnels de

l’Ecole ;

Faire toute autre tâche lui confiée par ses supérieurs hiérarchiques.

Proposer un programme (ou réactualiser) de renforcement des capacités du personnel et des

enseignants. Organiser et gérer les activités relatives à la formation ou aux autres activités

de renforcement des capacités;

Harmoniser les différents plans et rapports d’activités de l’Ecole ;

Rendre compte au Directeur Général.

3. L’Assistant Administratif, Financier et Logistique (Le secrétaire – comptable)

Sous la supervision du Directeur Général, l’Assistant Administratif, Financier et Logistique a les

responsabilités suivantes :

Planifier, coordonner et assurer la gestion des ressources matérielles, financières et hu-

maines de l’Association et leur affectation rationnelle aux programmes. En ce qui concerne la

gestion des ressources humaines, l’Assistant Administratif, Financier et Logistique est res-

ponsable de la préparation des contrats du personnel, de la tenue des dossiers du personnel

et leur mise à jour, de l’examen des dossiers de demande de congés annuels et de récupéra-

tion, de la supervision de la paie sur demande du Directeur Général;

Proposer à l’organe habilité une politique de gestion administrative et des ressources maté-

rielle, humaine et financière adaptée aux besoins de l’Ecole ;

Préparer les rapportages financiers à soumettre au Comité Exécutif et à l’Assemblée Géné-

rale par le Comité Exécutif et destinés aux bailleurs de fonds.

S’assurer de l’établissement des prévisions budgétaires périodiques.

Analyser la cohérence et la rationalisation entre l’utilisation des ressources et des actions de

l’Association en général et de l’Ecole en particulier ;

S’occuper du classement et de la tenue à jour des dossiers du personnel.

Assurer la transmission du courrier à qui de droit ou procéder au classement selon les anno-

tations du Directeur Général ;


Classer le courrier ou tout autre document émanant du Directeur Général ou des autres ser-

vices ;

Organiser l’agenda des rendez-vous, des réunions, des invitations ;

S’occuper de l’organisation de la logistique des réunions ou visites du Directeur Général, et

autres rencontres ;

Produire/saisir les documents relatifs à l’Ecole et à l’Association AHAZAZA et les rapports

de réunions;

Préparer et expédier le courrier ordinaire.

Recevoir le courrier de l’Association AHAZAZA et de l’Ecole et l'orienter auprès du service

habilité;

Effectuer la saisie des documents relatifs au fonctionnement de l’Ecole et de l’Association

AHAZAZA ;

S’occuper de la gestion et de la distribution du matériel à l’aide des fiches de stock et en

faire rapport aux supérieurs hiérarchiques. Identifier et planifier les besoins du secrétariat

en matériel et fournitures de bureau ;

Tenir la caisse, compléter le livre de caisse d’une façon journalière et faire le classement de

toutes les pièces relatives à la caisse ;

Préparer les payements par virement banquier ;

Exécuter les tâches relatives au paiement mensuel des salaires ;

Saisir les écritures comptables sur le logiciel de comptabilité ;

S’occuper du dédouanement du matériel commandé à l’étranger s’il y a lieu;

Organiser l’entretient des bâtiments et des terrains ;

Organiser le gardiennage des infrastructures et des biens de l’école ;

Faire toute autre tâche lui confiée par ses supérieurs hiérarchiques.

Rendre compte au Directeur Général.

Article 15 : Profil des agents pour chaque poste

Emploi type Exigences et particularités du poste de travail

Directeur Général

Avoir un diplôme en Economie, Gestion, Administration ou domaines

connexes, avec une expérience d’au moins de 5 ans dans un poste de

responsabilité ;

Maîtriser l’outil informatique, l’anglais et le français.

Assistant Académique et

Education

Avoir un diplôme en Droit, Economie, Gestion, Sciences Sociales

(l’enseignement), Administration ou domaines connexes, avec une

expérience pertinente dans un poste de responsabilité ou de con-

seiller ;

Maîtriser l’outil informatique, les techniques de conseil, l’anglais, le

français et le kinyarwanda

Assistant Administratif,

Financier et Logistique

(secrétaire – comptable)

Avoir un diplôme en Administration, Economie, Gestion, finances pu-

bliques, planification ou domaines connexes, avec une expérience

pertinente en administration, finances et logistique.

Maîtriser l’outil informatique (logiciels comptables), l’anglais, le

français et le kinyarwanda.


SECTION 7 : DES CORRESPONDANCES

Article 16 :

Toute correspondance adressée au Président de l’Association AHAZAZA, et réceptionnée par le

Directeur Général sera transmise au Président pour suite à donner.

Article 17 :

Toute correspondance reçue et adressée au Président de l’Association AHAZAZA peut donner lieu

soit à une réponse directe du Président, soit à un projet de réponse préparé par le Directeur Géné-

ral à soumettre à la signature du Président.

Article 18 :

Le Président de l’Association AHAZAZA peut autoriser le Directeur Général à signer toute corres-

pondance concernant les affaires d'administration quotidienne.

Article 19 :

Toute correspondance adressée à une autre institution publique doit être soumise à la signature du

Président de l’Association

Article 20 :

Le Directeur Général peut autoriser l’Assistant Académique et/ou l’Assistant Administratif, Fi-

nancier et Logistique (Le secrétaire – comptable) à signer la correspondance (particulière) con-

cernant leurs taches d'administration quotidiennes.

Article 21 :

Toute correspondance sortante et signée par les personnes désignées est réservée en copie au Di-

recteur Général.

SECTION 8 : DES VISITES ET DES COMMUNICATIONS TELEPHONIQUES

Article 22 :

Les visites et les communications téléphoniques des/avec les membres de l’Association AHAZAZA,

bailleurs de fonds et autres partenaires font l'objet des memoranda adressés au Président par le

Directeur Général et au Directeur Général par ses assistants.

Article 23 :

Un mémorandum comporte les renseignements suivants :

Date :

Noms :

Fonction de la personne contactée :

Organisation :

Sujet traité :

Conclusion :

Action à entreprendre :

Sauf urgence, le Président , les membres du Comité Exécutif et le Directeur Général prennent con-

naissance des correspondances reçues, des memoranda et des rapports particuliers par voie du si-

gnataire.


Article 24 :

Un membre peut faire le feedback par rapport à une initiative et/ou partager ses expériences avec

les autres en réunions ordinaires ou extraordinaires ou en demandant par note que le sujet néces-

sitant l’échange soit mis à l’ordre du jour de la prochaine réunion.

Article 25 :

Les membres de l’Association AHAZAZA peuvent, le cas échéant, participer aux événements natio-

naux ou locaux. Sur base de la documentation sur les thèmes de l’événement, le Présidente produit

et signe un mémorandum à mettre à la portée des membres comme base de documentation. Cepen-

dant, le Président de l’Association AHAZAZA peut déléguer un représentant en cas d’invitation lui

adressée.

SECTION 9 : DES RAPPORTS

Article 26 :

Les activités de l’Association AHAZAZA font l'objet de rapports narratifs et financiers, trimes-

triels et annuels.

Les rapports trimestriels sont adressés au Comité Exécutif et à tous les membres de l’Association

AHAZAZA. Toute personne physique ou morale intéressée ou soutenant la mission et les objectifs

de l’Association AHAZAZA. peut en prendre connaissance sur demande au siège de l’Association.

Les rapports annuels sont diffusés, après leur adoption, par l'Assemblée Générale de l’Association

AHAZAZA.

Article 27 :

Chaque membre envoyé en mission de travail pour le compte de l’Association AHAZAZA rédige un

rapport de mission dans un délai ne dépassant pas 15 jours conformément au format de rapport

convenu.

Article 28 :

Des rapports adressés aux bailleurs de fonds sont rédigés selon des formats spécifiés dans des

contrats spécifiques.


SECTION 10 : DE LA GESTION DES PROJETS

Article 29 : De l’élaboration des projets

Le format de la présentation d’un projet comprend les activités et leur budget ainsi que les frais

de fonctionnement.

Article 30 : De la mobilisation des fonds

L’Association AHAZAZA bénéficie de la contribution financière des parents des enfants qui

fréquentent l’école sous forme d’un minerval annuel et un droit d’inscription unique, fixé par

l’Assemblée Générale de l’Association. L’Association AHAZAZA élabore également, des projets

spécifiques qui cadrent avec son plan stratégique à présenter aux bailleurs de fonds et aux

autres partenaires financiers pour mobiliser les fonds d’activités et de fonctionnement notam-

ment en termes de transport, communication, médiatisation, logistique, imprévus, etc.

Article 31 : Allocation des ressources

Le budget d’un projet doit généralement être réparti en réservant une part importante aux acti-

vités du projet.

Le budget doit être reparti comme suit :

Activités spécifiques ;

Salaire du personnel ;

Frais de communication et transport pour le Comité Exécutif et membres ;

Imprévus.

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TITRE III : GESTION DU PERSONNEL

SECTION 11 : PROCEDURE DE RECRUTEMENT DU PERSONNEL

Article 32 :

Les agents de l’Association AHAZAZA sont recrutés et affectés sur base de

l’organigramme et du cadre organique confirmé par l’organe compétent. Le Directeur Géné-

ral avise le président de l’Association AHAZAZA de la vacance des postes qui, après, en in-

forme le Comité Exécutif. Le Directeur Général doit lancer l’appel d’offre.

Le Président invite les candidats intéressés à postuler aux postes ouverts.

Les dossiers de candidatures doivent être complets et comporter tout ce qui est exigé

pour que le candidat soit admis au concours.

Le dossier de candidature est composé de documents suivants :

La lettre de demande d’emploi, manuscrite, adressée au Président ;.

Une copie de diplôme certifiée conforme à l’originale ;

Le curriculum vitae ;

Deux photos passeports ;

Une attestation de services rendus

Si le poste ouvert au concours est l’un des postes de responsabilité, au dossier de candida-

ture doit s’ajouter ce qui suit :

Le candidat doit indiquer les noms et adresses de deux ou trois personnes de réfé-

rence. Ces personnes de référence sont, soit celles qui l’ont dirigé,lui ont enseigné

ou qui ont travaillé avec lui ;

Le candidat présente l’attestation de service délivrée par son dernier employeur.

Les conditions d’admission au concours sont les suivantes :

Etre âgé de dix huit ans au moins ;

Etre reconnu mentalement et physiquement apte pour exercer l’emploi mis en com-

pétition.

Un comité de présélection et de sélection est proposé par le Comité Exécutif.

Les candidatures retenues à la présélection doivent présenter les originaux des diplômes

avant de passer l’examen et l’interview;

L’examen pratique est préparé conformément aux exigences du poste ouvert au concours.

L’interview évalue les aptitudes, les capacités professionnelles, les qualités intellectuelles

et morales.

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Article 33 : Tout agent de l’Association AHAZAZA recruté est soumis à un stage proba-

toire de trois mois au moins d’activités, au cours duquel son supérieur hiérarchique direct

évalue ses performances par rapport à ses aptitudes, ses capacités professionnelles, ses

qualités intellectuelles et morales.

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SECTION 12 : DROITS, OBLIGATIONS ET RECOMPENSES

Article 34 : Droits

L’agent de l’Association AHAZAZA jouit des droits et libertés reconnus au citoyen. Il les

exerce dans le cadre des lois et règlements en vigueur :

L’agent de l’Association AHAZAZA a droit à l’existence d’un dossier professionnel per-

sonnel tenu par l’agent ayant la gestion du personnel dans ses attributions et contenant

toutes les pièces relatives à sa situation administrative et au déroulement de son tra-

vail ;

L’agent de l’Association AHAZAZA jouit du droit d’accès à son dossier professionnel

personnel et peut notamment exiger à l’Association AHAZAZA, la clarification, la rec-

tification, la mise à jour, le complément ou le retrait des informations qui sont inexis-

tantes, incomplètes, équivoques, périmées et dont la collecte, l’utilisation, la communi-

cation ou la conservation est interdite. L’agent de l’Association AHAZAZA intéressé

en fait la demande. Le responsable concerné doit procéder à la modification demandée,

après approbation du chef hiérarchique.

L’Association AHAZAZA est tenue, dans la mesure de ses possibilités, d’assurer à son

agent, la protection contre les menaces, outrages, violences, voies de fait et diffama-

tion dont il peut être victime, en raison ou à l’occasion de l’exercice de ses fonctions.

Article 35 : Obligations

L’agent de l’Association AHAZAZA est tenu d’assurer professionnellement le service

attendu de lui, et de s’y consacrer dans toutes les circonstances avec diligence, probi-

té, objectivité, neutralité, respect des actifs de l’Association AHAZAZA, sens de res-

ponsabilité et d’intérêt général et rigueur au travail;

Il est également tenu de satisfaire aux demandes d’information du public, dans le res-

pect des règles relatives aux obligations des réserves et de discrétion profession-

nelle ;

L’agent de l’Association AHAZAZA doit s’abstenir de toute activité contraire à

l’éthique et à la morale caractéristiques du Rwanda ;

Il est responsable de l’exécution des tâches qui lui sont confiées. A ce titre, il est

tenu d’obéir aux instructions individuelles ou générales données par son supérieur hié-

rarchique dans le cadre du service et conformément aux lois et règlements en vigueur ;

ASSOCIATION AHAZAZA


L’agent de l’Association AHAZAZA doit faire preuve de discrétion professionnelle pour

ce qui concerne les faits, informations ou documents dont il a eu connaissance dans

l’exercice de ses fonctions.

L’agent de l’Association AHAZAZA qui, dans l’exercice de ses fonctions, se distingue

particulièrement par son dévouement au service en toute probité, objectivité, neutrali-

té, rigueur au travail et qui contribue à l’accroissement du rendement et à l’efficacité

de l’Association AHAZAZA, peut recevoir l’une des récompenses suivantes :

1. lettre d’encouragement ;

2. lettre de félicitation ;

3. témoignage officiel de satisfaction.

Article 36 : Avantages et Retenues

Des retenues de nature fiscale et pour charges sociales sont prélevées du salaire brut

pour donner lieu au salaire net, à libérer mensuellement à l’agent de l’Association

AHAZAZA, à terme échu. Il s’agit du FARG, CRS et TPR.

Le salaire de l’agent de l’Association AHAZAZA commence à être calculé dès son en-

trée en service et suspendu le lendemain de cessation de service.

Lorsque la salaire du mois n’est pas dû entièrement, il est fractionné.

Article 37 :

Formations et perfectionnement ou recyclage et mise á jour des connaissances ac-

quises

La mise en formation est la position de l’agent de l’Association AHAZAZA qui est appelé à

interrompre provisoirement ses fonctions pour suivre à temps partiel ou à temps plein tout

enseignement à durée variable, organisé au sein ou en dehors de son milieu régulier de tra-

vail, pour acquérir des connaissances nouvelles destinées à renforcer ses capacités pro-

fessionnelles par rapport au poste de travail occupé ou à occuper. La formation peut se

faire à l’intérieur du pays ou à l’extérieur du pays.

Le perfectionnement des agents de l’Association AHAZAZA se fait sous quatre formes :

La formation professionnelle de courte durée ou de longue durée ;

La recherche et les études individuelles ;

Les stages de perfectionnement et de recyclage ;

Les voyages d’études

L’étude individuelle est la méthode de perfectionnement prioritaire, notamment pour le

corps enseignant.

Chaque enseignant doit, en effet, veiller à enrichir ses connaissances de base, par la lec-

ture, par les contacts avec les collègues d’autres milieux ou par toute autre moyen apte à

ASSOCIATION AHAZAZA


le tenir au courant des diverses innovations dans un monde en constante évolution à rythme

élevé.

L’agent de l’Association AHAZAZA est en effet tenu de se recycler régulièrement dans

son champ de compétence, pour lui permettre d’actualiser ses connaissances et ses apti-

tudes professionnelles.

La formation professionnelle de courte ou de longue durée vise l’acquisition de nouvelles

connaissances et aptitudes professionnelles, et se fait au sein d’un établissement de for-

mation national ou international agréé.

La formation professionnelle au cours de l’emploi doit être pratiquée en harmonie avec la

description des tâches du poste occupé.

L’agent de l’Association AHAZAZA peut effectuer des voyages d’études qui constituent un

des meilleurs moyens d’apprentissage et de compréhension des réalités de travail dans son

action.

L’autorisation de suivre une formation peut être demandée par le supérieur hiérarchique

ou l’agent lui-même.

Au terme de la formation, le concerné produit un rapport comprenant aussi un plan de sui-

vi de la mise en application des notions apprises.

SECTION 13: REGIME DE CONGES

Article 38 :

Outre le congé annuel statutaire, l’agent de l’Association AHAZAZA peut bénéficier du

congé de maladie, du congé de circonstance ou d’une permission d’absence au service.

Au terme de douze (12) mois d’activité, l’agent de l’Association AHAZAZA doit obligatoi-

rement bénéficier d’un congé annuel de trente (30) jours calendriers.

Le congé annuel est calculé sur base de jours et demie (2,5) par mois et peut être frac-

tionné en trois tranches au maximum.

Article 39 :

L’agent de l’Association AHAZAZA bénéficie du congé de circonstance dans les limites

suivantes :

- mariage de l’employé : 2 jours ouvrables ;

- accouchement de l’épouse : 4 jours ouvrables ;

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- décès du conjoint : 6 jours ouvrables ;

- décès d’un ascendant ou descendant en ligne directe au première degré : 3 jours

ouvrables ;

- décès d’un frère ou sœur, d’un beau-père ou de la belle-mère : 2 jours ouvrables ;

- décès d’un beau-frère ou d’une belle-sœur : 1 jour ouvrable ;

- douze (12) semaines consécutives de congé de maternité dont au moins deux sont

obligatoires avant la délivrance et six semaines après l’accouchement.

Tout conge de circonstance doit faire l’objet d’une demande préalable adressée au Di-

recteur Général de l’Ecole sauf dans le cas fortuit qui met l’agent dans l’impossibilité

d’aviser la Direction. Dans cette éventualité la Direction doit être avisée dans les 48

heures.

SECTION 14 : SUSPENSION DE FONCTION

Article 40 :

L’agent de l’Association AHAZAZA fait l’objet d’une suspension de fonction pour des rai-

sons ci-après:

s‘il abandonne le service, sans motif valable et sans autorisation, pendant au moins

quinze (15) jours successifs ;

s‘il est puni d’une sanction disciplinaire de suspension temporaire ;

s‘il a été condamné à une peine d’emprisonnement d’au moins six mois ;

si une faute disciplinaire grave, susceptible d’entraîner une sanction de suspension

temporaire ou de révocation est constatée à sa charge.

SECTION 15 : EVALUATION DES PERFORMANCES

Article 41 :

Les agents de l’Association AHAZAZA sont soumis obligatoirement à une évaluation an-

nuelle de performances par leurs supérieurs hiérarchiques après une période d’activité de

douze(12) mois.

L’évaluation a pour but d’éclairer l’Administration de l’Association AHAZAZA sur la valeur

de son agent, ses aptitudes et sa manière de servir. Elle constitue la base essentielle d’une

détermination éventuelle de son droit à l’accroissement annuel du salaire.

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SECTION 17 : MISSION DE TRAVAIL

Article 43 : Mission à l’intérieur du pays

L’ordre de mission à l’intérieur du pays précise l’objet, la durée et le montant de

l’indemnité journalière de la mission.

Le montant de l’indemnité journalière de la mission est conforme aux décisions prises par

l’Assemblée Générale de l’Association AHAZAZA. Celle-ci accorde aussi les frais de com-

munications aux agents et aux membres qui partent en missions de travail.

Article 44 : Mission à l’extérieur du pays

En plus de la prise en charge mentionnée dans les invitations, chaque membre de

l’Association AHAZAZA peut bénéficier des frais de mission à l’étranger.

SECTION 18 : AVANTAGES DES MEMBRES

Article 45 :

Les membres du Comité Exécutif de l’Association AHAZAZA bénéficient des facilités de

communication par mois sur base des pièces justificatives.

Un membre de l’Association qui part en mission de l’Association AHAZAZA à l’intérieur du

pays en dehors du District de Muhanga bénéficie des frais de communication et jouit des

frais de transport et de mission.

Article 46 :

Les frais de transport sont remboursés aux membres du Comité Exécutif .

Les membres jouissent des services des agents de l’Association AHAZAZA dans le cadre

du renforcement de leurs capacités.

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DEUXIEME PARTIE : PROCEDURES DE GESTION FINANCIERE ET COMPTABLE

TITRE IV : PROCEDURES DE GESTION FINANCIERE

SECTION 19 : DES PREVISIONS BUDGETAIRES ET DE LEUR APPROBATION

Article 50 : Préparation du Budget annuel

Par budget annuel, on entend le budget des activités de l’Association AHAZAZA

pour la période allant du 1er janvier au 31 décembre de chaque année. Il est présenté

en Francs rwandais ;

Le budget annuel est suffisamment détaillé. Il est préparé par la personne chargée

de l’Administration et sur base des besoins lui présentés par le Comité Exécutif, la

Direction de l’école et les autres membres du personnel .

Après présentation et discussion en Comité Exécutif avec le Trésorier de

l’Association AHAZAZA, le budget est revu le cas échéant à la lumière des recom-

mandations et observations du Comité Exécutif avant qu’il ne soit transmis à

l’Assemblée Générale pour approbation.

Article 51 : Prévisions budgétaires

Une fois le budget approuvé, le Directeur Général en extrait les prévisions budgétaires

liées aux dépenses de fonctionnement et d’exécution des activités de l’Association

AHAZAZA pour une période donnée.

SECTION 20 : PREPARATION DES RAPPORTS FINANCIERS

Article 52 La personne chargée de l’administration prépare les rapports d'analyse des

écarts entre le budget et les réalisations, assure le suivi des engagements et l'exécution

du budget. Les rapports sont revus par le Directeur Général, soumis au Trésorier pour vé-

rification avant d’être présentés au Comité Exécutif et à l’Assemblée Générale pour ap-

probation.

Il est de la responsabilité du Trésorier de s'assurer que les rapports mensuels et de fin

d'année soient préparés et présentés au Comité Exécutif dans les délais impartis.

Par rapports périodiques, on entend les rapports mensuels, trimestriels et annuels.

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Article 53 : Sous la supervision du Directeur Général, la personne chargée de

l’administration prépare les rapports suivants :

Mensuels :

Rapport de l'état de la trésorerie

Réconciliations bancaires

Situation de la caisse

Rapport du stock

Exécution et suivi budgétaire

Trimestriel :

Préparation du Rapport d'Exécution du Budget.

Annuel:

Le rapport annuel financier donne un aperçu global sur les éléments suivants :

La trésorerie

L’exécution du budget de l’exercice

La situation des stocks

La situation patrimoniale.

En cas de nécessité, une expertise extérieure dans le domaine peut être sollicitée.

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TITRE V : PROCEDURES DE GESTION COMPTABLE

SECTION 21 : DES OPERATIONS COMPTABLES

Article 54 : Système comptable

Le Système Comptable consiste en la description complète des postes comptables de

l’Association AHAZAZA selon les lignes budgétaires conformément à ses activités.

Le plan Comptable est le système de codification numérique des postes comptables du

système de la comptabilité de l’Association AHAZAZA.

Le numéro de codification des postes comptables devra apparaître sur toutes les

pièces justificatives avant d’être présentées à la personne ayant l’autorité d’assurer

une ventilation.

Le Trésorier, le Directeur Général, le responsable de l’administration ont l’autorité sur

la codification de toutes les transactions comptables.

Article 55 : Documents Comptables

La description qui suit, reste en vigueur jusqu'au moment où le logiciel de comptabilité sera opérationnel.

Le Rapport Financier (Annexe 3 – DOCUMENT F001) est obligatoire. Ce rapport a pour

objet de faire apparaître les décaissements effectués par Association AHAZAZA pour

chaque élément/rubrique budgétaire, sur une base mensuelle, trimestrielle et cumula-

tive pour l’année. Ce rapport sert également à vérifier le solde disponible au budget à

une date donnée et permet à l’Association AHAZAZA de tenir le compte de son fonc-

tionnement général. Ce rapport devrait être disponible au plus tard dans les quinze (15)

jours qui suivent la fin du mois, du trimestre ou de l’année.

Le livre de banque (Annexe 4 – DOCUMENT F002) a pour but de comptabiliser de fa-

çon permanente par compte bancaire, et dans l’ordre chronologique, tous les fonds en-

caissés et décaissés par L’Association AHAZAZA. Il est le document de base pour le

rapprochement bancaire obligatoirement fait chaque mois.

Le livre de la caisse (Annexe 5 – DOCUMENT F003) enregistre toutes les entrées et

sorties de la petite caisse à plafond fixe ouverte à Association AHAZAZA.

Le registre de l’inventaire (Annexe 6 – DOCUMENT I001) est un instrument de con-

trôle des biens durables acquis par Association AHAZAZA et donne des indications dé-

taillées sur l’utilisation faite de ces biens.

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Article 56 : Plan comptable

La description des postes est la suivante :

Poste d’actif :

1. Caisses

2. Banques et Institutions financières

3. Autres actifs à recevoir

4. Régularisations d’actif

5. Immobilisations

Poste du Passif :

1. Financement des bailleurs des Fonds

2. Fournisseurs

3. Créditeurs divers

4. Régularisations du passif

5. Fonds propres

6. Résultats

Postes de revenus :

1. Bénéfices de change

2. Subventions d’exploitation

3. Résultat sur cession d’actifs

4. Produits divers

Postes de dépenses :

1. Rémunérations du personnel

2. Autres frais du personnel

3. Caisse Sociale du Rwanda

4. Visites médicales

5. Frais de bureau

6. Frais de communications

7. Eau et électricité

8. Frais de déplacement

9. Frais de mission

10. Entretien et réparations matériel et

équipement

11. Assurances

12. Taxes diverses

13. Frais bancaires

14. Autres charges et pertes diverses

15. Amortissements & provision

Pour une comptabilité budgétaire, chaque ligne budgétaire devrait avoir une fiche pour enregis-trer des opérations comptables. Les augmentations des comptes d’actif sont enregistrés au Débit du compte et les diminutions au Crédit du compte sur la fiche correspondante. Les augmentations des comptes du passif sont enregistrées au Crédit du compte et les diminu-tions au Débit du compte sur la fiche correspondante.

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SECTION 22 : ACTIFS IMMOBILISES

Article 57 : Gestion des actifs immobilisés

a) Toute acquisition d'actifs immobilisés est sujette aux mêmes procédures d'appro-

visionnement répertoriées sous la section " Approvisionnement en biens et ser-

vices".

b) Après que toutes les procédures de passation de marché aient été accomplies, un

bon de commande est établi au nom du fournisseur sélectionné.

c) Le responsable de l’administration tient un registre des immobilisations contenant

les détails suivants:

1) Description de l'immobilisation

2) Numéro de série ou de modèle

3) Date d'acquisition

4) Localisation et état de l'immobilisation

5) Coût en Francs Rwandais

6) Numéro de référence interne

7) Taux d'amortissement annuel

8) Amortissement pour l'année

9) Amortissements cumulés

10) La valeur nette comptable.

a. Tous les actifs immobilisés sont marqués d’une étiquette précisant l'identifica-

tion et les numéros de série (si possible).

b. La cession des actifs de l’Association AHAZAZA est faite conformément à la

réglementation en vigueur.

d) Des vérifications physiques annuelles et périodiques sont exécutées et les résul-

tats comparés au registre des immobilisations. Le responsable de l’administration

met à jour le registre des immobilisations suivant les changements intervenus.

e) L'inventaire physique annuel des actifs sera organisé par le Directeur Général.

C'est la responsabilité de ce dernier de réconcilier le registre des immobilisations

avec les résultats de l'inventaire physique. Toute différence inexpliquée est com-

muniquée au Comité Exécutif de l’Association AHAZAZA qui prend les mesures ap-

propriées.

f) Le suivi de la maintenance et la conservation du matériel de bureau sont sous la

responsabilité du responsable de l’administration. Toute altération de l'équipement

lui est rapportée rapidement par les utilisateurs.

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g) Les contrats de service avec des sociétés compétentes doivent être signés pour

assurer convenablement la maintenance (cas des équipements informatiques).

h) Les agents en charge des actifs en prennent soin de façon appropriée. Tout vol ou

perte d'actif est rapporté au Directeur Général qui en fait rapport au Comité Exé-

cutif. Celui-ci effectue des investigations et prend des mesures appropriées.

Article 58 : Capitalisation

Les actifs ayant une valeur inférieure à Frw 100.000 ne sont pas inclus dans le re-

gistre des immobilisations. Le responsable de l’administration informe le Chef de

chaque service par un mémorandum interne de la localisation de tout achat d’actif

immobilisé dans ses services.

Une liste d'actifs non capitalisés est tenue pour des achats de moins de Frw

100.000 et pour les autres, qui par nature serviront l’Association AHAZAZA pour

plus d'un an.

Article 59 : Mouvements d'actifs

Il y a inévitablement des mouvements d'actifs d'un lieu/service à un autre, soit

pour des besoins administratifs, des transferts permanents ou pour toute autre

raison. Ces transferts sont bien coordonnés et autorisés par le responsable de

l’administration.

SECTION 23 : STOCKS ET MAGASINS

Article 60 :

Tout achat est fait selon les besoins et conformément au budget approuvé. Les procédures

d'achat définies sous la Section (Approvisionnement en biens et services) de ce manuel

sont applicables sans exception.

a) Des fiches de stock (Annexe 13 – DOCUMENT I002) sont tenues pour enregistrer

les mouvements des biens. Elles sont mises à jour régulièrement par le responsable

de l’administration et contiennent les informations suivantes:

1) Date d’acquisition

2) Description des biens

3) Numéro du bon de réception ;

4) Numéro du bon de commande

5) Nom du fournisseur

6) Quantité entrée et sortie

7) Solde du stock

8) Les services utilisateurs des

biens

9) Valeur des articles en stock

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b) Le responsable de l’administration reçoit tous les articles achetés par l’Association

AHAZAZA et :

les examine pour s’assurer qu'ils correspondent à la description établie sur le

bon de commande ;

effectue un comptage pour vérifier les quantités ;

compare le prix sur la facture ou le bon de livraison avec celui indiqué sur le

bon de commande ;

signe le bon de livraison pour la quantité reçue, avec une note des réserves

pour toute anomalie éventuelle au niveau de la qualité.

Toute anomalie relevée est adressée au Directeur Général qui prendra des mesures ap-

propriées. Le responsable de l’administration effectue le suivi avec le vendeur pour rec-

tification.

c) Quand des biens sont endommagés ou lorsqu’un service honoré est en dessous du ni-

veau souhaité, les biens/services sont rejetés et le fournisseur est avisé immédia-

tement. Tous les biens rejetés sont retournés au fournisseur dans les mêmes condi-

tions de réception.

d) A la fin de chaque mois, un rapport de stock est préparé par le responsable de

l’administration et soumis au Directeur Général pour contrôle.

e) A la fin de chaque trimestre et à la fin de l'année, le Directeur Général procède à

l’inventaire du stock. Tout écart doit être justifié.

f) Tout stock endommagé, obsolète et inutilisable est répertorié trimestriellement et

la liste est transmise au Comité Exécutif pour approbation de la cession. Le mode

de cession est déterminé .

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SECTION 24 : APPROVISIONNEMENT EN BIENS ET SERVICES

Article 61 : Procédures d’approvisionnement de biens et services

Les procédures décrites ci-dessous concernent les biens et services achetés sur le

budget courant.

Les biens et services ayant une valeur inférieure ou égale à Frw 20.000 sont payés

par caisse suivant les procédures établies pour les paiements par caisse.

Les achats de biens et services ayant une valeur supérieure à Frw 20.000 et infé-

rieure ou égale à Frw 40.000.000 sont soumis aux procédures .

Les achats de biens et services pour des montants supérieurs à Frw 40.000.000

sont soumis à l’assemblée générale pour approbation.

Article 62 : Engagement des dépenses

Un bon de réquisition (Annexe 10 – DOCUMENT F006) pour biens et services est

établi par le demandeur, et transmis au Directeur Général. Ce bon de réquisition

contient des informations précises sur les biens et/ou services réquisitionnés ainsi

que sur les termes de référence.

Le responsable de l’administration vérifie la disponibilité des fonds pour l'article

budgétaire concerné. En cas d'insuffisance, il examine la possibilité de virement des

fonds d’un article budgétaire où il y a un surplus pour financer l’article budgétaire

déficitaire. Il soumet ensuite la proposition au Directeur Général pour vérification

et autorisation.

Pour les biens et services dont la valeur est supérieure à FRW 40.000.000, le Di-

recteur Général réunit les offres de fournisseurs potentiels. Ensuite, il procède à

leur analyse en profondeur et propose dans la transparence, au Comité Exécutif les

fournisseurs le mieux offrants. Le nombre minimum d'offres à réunir est de trois

(3).

Le choix des offres se fait sur base du prix le plus bas, mais tient aussi en considé-

ration la qualité des biens et services.

Le choix du fournisseur est décidé à la majorité des membres présents. Le quorum

doit être composé d’au moins 2/3 des membres de la Commission.

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Le responsable de l’administration est notifié du choix du fournisseur pour qu’il

puisse établir le bon de commande (Annexe 11 DOCUMENT F007). Ce bon de com-

mande est ensuite transmis pour autorisation au Directeur Général qui s’assure de la

régularité de l’opération et de la conformité aux normes et procédures en vigueur.

Dès que le bon de commande est approuvé, il est envoyé au(x) fournisseur(s).

Le bon de commande pré numéroté est établi en trois copies :

L’originale et une copie sont envoyées au fournisseur

La copie de la souche est retenue par la comptabilité pour classement.

Une commande qui n’a pas été honorée correctement doit être annulée.

Les dépenses en eau, électricité et frais de téléphone qui résultent d’engagements

dont l’incidence financière ne peut être évaluée qu’après service rendu, sont enga-

gées au moment où elles sont constatées et les paiements faits sur base de pièces

justificatives.

Article 63 : Liquidation des dépenses

La liquidation des dépenses se fait quand les biens et/ou services commandés sont

livrés et/ou rendus.

Les livraisons des biens sont accompagnées de bons de livraison, de factures défini-

tives et l’originale du bon de commande.

La réception des biens et/ou services suit la procédure indiquée à la section « Ap-

provisionnement en biens et services »

La qualité des biens et services est vérifiée par le service utilisateur/demandeur,

signée et certifiée par l’Assistant Administratif et Financier.

Le montant à payer est arrêté conformément aux résultats de la liquidation et

prend en considération les avances versées et les remises obtenues.

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Article 64 : Ordonnancement de la dépense

Les factures des fournisseurs sont réceptionnées par le responsable de

l’administration de l’Association AHAZAZA qui leur appose un tampon pour accuser

réception. Il les consigne ensuite dans le registre des factures qui contient les dé-

tails suivants :

La nature et le nombre de do-

cuments reçus

Les numéros de référence

des documents (facture)

La date de la facture

Le nom du fournisseur

Le libellé de la facture

Le montant de la facture.

Le responsable de l’administration annexe la facture au bon de livraison, au bon de

réquisition et à l’originale du bon de commande et à tout autre document justifiant

l’achat.

Le responsable de l’administration vérifie les documents pour s’assurer de leur

exactitude, leur concordance et leur exhaustivité. Il appose ensuite sur la facture le

tampon « Bon à payer» et y indique l’imputation comptable y relative.

Après vérification des pièces justificatives de l'engagement et de la liquidation, il

est procédé à la préparation de l'ordre de paiement ou du chèque barré.

Ces documents sont transmis Directeur Général pour la signature. Le chèque barré

ou l’OP est établi au nom du fournisseur. La souche doit porter les informations du

chèque et une photocopie doit être faite pour le classement.

ASSOCIATION AHAZAZA


Article 65 : Paiement de la dépense

Le paiement de la dépense comprend deux opérations:

a. La vérification des ordonnances de paiement avant l’admission en paiement de

la dépense.

b. Le paiement proprement dit à travers la Banque.

Lorsqu’on paie par Ordre de Paiement, la Banque signe pour réception.

Les ordonnances de paiement dûment signées pour réception seront utilisées pour

l’enregistrement du paiement dans les livres de banques et pour le classement.

La Comptabilité attribue un numéro de référence à l’ordre de paiement et aux

pièces justificatives qui sont ensuite classés séquentiellement.

SECTION 25 : PROCEDURES DE GESTION DE LA TRESORERIE

Article 66 : Opérations liées aux comptes bancaires

Ces procédures visent à décrire le système utilisé dans la gestion et le contrôle de

comptes bancaires et les procédures à suivre par l’Association AHAZAZA en matière de

retraits et d'encaissements de fonds.

Article 67 : Ouverture et fermeture de comptes bancaires

a. Les comptes bancaires sont ouverts avec l'approbation de l’Assemblée Générale de

l’Association AHAZAZA. Après l'obtention de l'autorisation, une demande écrite est

adressée par le Président de l’Association AHAZAZA à la banque pour ouvrir les

comptes au nom de l’Association AHAZAZA.

b. L’Association AHAZAZA peut ouvrir un compte à tout moment que c’est nécessaire.

Article 68 : Signataires de comptes bancaires

a. Toute opération bancaire est effectuée par l’autorisation d’au moins deux signatures :

celle du Président, du Commissaire aux Comptes ou du Trésorier.

b. Les chèques/Ordres de paiement, bon de paiement et autres pièces justificatives sont

présentés aux signataires pour vérification avant la signature ;

ASSOCIATION AHAZAZA


c. Il est strictement interdit de signer et/ou contresigner des chèques et des ordres de

paiement en blanc.

Article 69 : Fonds reçus et encaissés

Le responsable de l’administration peut enregistrer les virements des bailleurs de fonds

conformément à l’article de la loi portant création de l’Association AHAZAZA, les subven-

tions du Gouvernement ainsi que les intérêts créditeurs au vu des avis de crédit. Il les vé-

rifie ensuite sur base des bordereaux de remise et/ou tout autre correspondance prove-

nant des bailleurs de fonds.

Article 70: Réconciliations bancaires

A la fin de l’année, un état de réconciliation bancaire pour chaque compte bancaire est pré-

paré par le responsable de l’administration et revu par le Directeur Général. La réconcilia-

tion est signée et datée par son auteur et le réviseur comme preuve de cette vérification.

Tous les mouvements connus au débit et au crédit sont enregistrés dans le livre de banque.

Les mouvements non identifiés sont relevés par l’Assistant Administratif, Financier et Lo-

gistique, et rapportés au Directeur Général et au Trésorier qui prennent des mesures ap-

propriées.

Les chèques non encaissés depuis 2 mois sont retournés dans les livres et un ordre de non-

paiement est établi. Un nouveau chèque est signé en faveur du bénéficiaire, l'ancien devant

être confirmé perdu pendant les transactions.

SECTION 26 : GESTION DE LA PETITE CAISSE

Article 71: Fonctionnement de la petite caisse

L’Association AHAZAZA gère une petite caisse en Francs Rwandais pour faciliter le

paiement de dépenses mineures. Le plafond est fixé à FRW 40.000. La petite caisse

est utilisée pour des paiements inférieurs ou égaux à FRW 20.000.

Pour éviter les incompatibilités de tâches et respecter les niveaux de contrôle re-

quis en matière de gestion financière, la gestion de la caisse est confiée à une per-

sonne autre que l’Assistant Administratif et financier au cas où il assume les rôles

de comptables et par conséquent ne peut cumuler cette fonction avec celle de ges-

tion de la caisse. La garde de la caisse peut être confiée par exemple au Directeur

Général ou au Secrétaire de Direction.

ASSOCIATION AHAZAZA


Les fonds sont gardés dans un petit coffre fermé à clef, gardé dans un endroit pro-

tége. Le Responsable de la gestion de la petite caisse est personnellement respon-

sable des espèces reçues. Tout abus constitue une faute grave.

Le Responsable de la gestion de la caisse tient un livre de caisse dans lequel les

mouvements de la caisse sont enregistrés. Les Bons de sortie de Caisse (Annexe 8 –

DOCUMENT F004) pré numérotés, sont utilisés pour justifier la sortie des fonds.

Le journal de la caisse contient les détails suivants:

a. Numéro du Bon de

sortie

b. Date

c. Description de la

transaction

d. Montants reçus/payés

e. Solde de la caisse

f. Observations, si né-

cessaire

Article 72 : Approvisionnement de la petite caisse

Pour approvisionner la petite caisse, le Responsable de la gestion de la petite caisse

établit une réquisition qui doit être accompagnée des justificatifs de l’utilisation de

l’approvisionnement précédent. Cette réquisition est soumise au Trésorier pour

autorisation après s’être informé de la situation de la trésorerie auprès du respon-

sable de l’administration .

Après l’autorisation par le Trésorier de l’Association AHAZAZA, le responsable de

l’administration émet un chèque et le transmet aux différents signataires.

Après avoir encaissé les fonds, le Responsable désigné pour la gestion de la caisse

enregistre l’opération dans son livre de caisse.

Un solde de Frw 20 000 devra déclencher le mécanisme d’approvisionnement de la

petite caisse.

Le trésorier de l’Association AHAZAZA effectue des contrôles de la caisse au

moins une fois par mois. Ces contrôles sont indiqués sur le Formulaire d'Arrêt de la

Caisse ( Annexe 9 - DOCUMENT F005).

A la fin de chaque mois, le Responsable de la gestion de la caisse clôture les opéra-

tions de la caisse et en transmet les extraits au responsable de l’administration

pour vérification et comptabilisation.

Article 73 : Décaissements

Toute réquisition de fonds est adressée au Directeur Général au moyen d’un bon de

réquisition qui définit clairement le motif et le coût de la dépense ;

Le bon de réquisition approuvé par le Trésorier est transmis au Responsable de la

gestion de la petite caisse pour paiement. Le bénéficiaire signe pour réception des

espèces ;

Les espèces payées par caisse en avance doivent être justifiées dans un délai de 48

heures à partir du jour de paiement.

ASSOCIATION AHAZAZA


Après la dépense, le réquisitionnaire soumet au Responsable de la gestion de la pe-

tite caisse les documents originaux justifiant la dépense ainsi que le solde éventuel.

Le Responsable de la gestion de la petite caisse complète le Bon de sortie de caisse

en deux exemplaires en indiquant les détails du montant. Le reliquat doit être indi-

qué sur le Bon de réquisition.

En cas d’anomalie constatée dans la caisse, le Trésorier en réfère par écrit au Pré-

sident de l’Association AHAZAZA.

SECTION 27 : PAIEMENT DES FACTURES

Article 74 : Paiement de factures normales

Les procédures pour le paiement des factures sont détaillées dans les articles ci-dessus.

L’Association AHAZAZA règle les factures dès réception selon la disponibilité des

fonds et suivant le principe de FIFO «First In, First Out ».

Si un chèque ou un ordre de paiement vient à être annulé, le responsable de

l’administration appose un tampon "ANNULE" et signe au recto du chèque. Tous les

chèques annulés sont classés par ordre chronologique.

Article 75 : Paiement des salaires des agents

La liste de paie de l’Association AHAZAZA est conforme au budget. Elle est prépa-

rée en Francs Rwandais.

Les salaires, les avantages et indemnités payés sont en accord avec le Règlement

d'Ordre Intérieur de l’Association AHAZAZA, et en conformité avec la loi fiscale

et toute autre réglementation en vigueur.

Avant le 22ème jour de chaque mois, le responsable de l’administration prépare la

liste de paie mensuelle. Elle est transmise pour revue au Directeur Général. Les élé-

ments suivants sont à tenir en compte:

Engagement

Nomination

Fin d'emploi

Augmentations de salaire et promotions

Indemnités (ad intérim, responsabilité)

Avis de retenues sur salaire

Tous ces éléments doivent être sanctionnés par une note officielle signée par le Directeur

Général de l’Association AHAZAZA .

ASSOCIATION AHAZAZA


La revue de la liste de paie porte sur:

L'exactitude et l'exhaustivité de la liste de paie établie;

L'existence des personnes mentionnées;

L'exactitude des changements effectués, quand il y a lieu;

L'exactitude des recouvrements ou des dettes dues à des tierces parties.

La liste de paie est, par la suite, transmise au Trésorier pour autorisation et est ensuite

renvoyée au responsable de l’administration pour la préparation des ordres de paiement.

Le responsable de l’administration s'assure de la disponibilité des fonds sur le compte

bancaire avant le 24ème jour de chaque mois pour payer les salaires mensuels. Les salaires

du personnel sont payés, par banque au plus tard le 8ème jour de chaque mois.

Il est établi pour chaque employé un bulletin de paie mensuel (annexe 13 – DOCUMENT

P004), présentant le salaire de base et toutes les indemnités octroyées, les retenues et le

net à payer. Les retenues réglementaires sont effectuées au moment du paiement des sa-

laires.

Le personnel quittant l’Association AHAZAZA est retiré de la liste de paie immédiate-

ment. On procède aussitôt au calcul et au paiement du décompte final.

SECTION 28 : DES PLAC EMENTS DES AVOIRS

Article 76:

Les ressources financières de l’Association AHAZAZA sont placées dans un ou des comptes d'une

ou des banques implantée(s) au Rwanda.

L'autorisation d’ouvrir un compte bancaire dans un autre pays est accordée par l’Assemblée Géné-

rale de l’Association AHAZAZA.

Article 77 :

Les signataires des comptes de l’Association AHAZAZA sont désignés par le Comité Exécutif selon

les statuts de l’Association AHAZAZA.

Les documents bancaires portent au moins 2 signatures conjointes dont celle du Président est obli-

gatoire.

ASSOCIATION AHAZAZA


Article 78 :

Les ordres de paiement, les autorisations de retraits de fonds ou les certificats de dépôts à la

banque sont signés conjointement par le Président, le trésorier, et le Directeur Général.

Tout mouvement ou toute opération comptable doit être appuyé par une pièce comptable en bonne

et due forme. Les dépenses de fonctionnement sont effectuées à partir de la caisse.

SECTION 29 : DE L'AUDIT DES COMPTES

Article 79 : Audit

Pour son audit comptable, l’Association AHAZAZA se confie à un cabinet d'audit agréé au Rwanda,

chargé notamment de:

Vérifier annuellement la tenue de la comptabilité (enregistrement de base, justificatifs et

imputations comptables attribuées) ;

Certifier les états financiers

ASSOCIATION AHAZAZA


TITRE VI : DISPOSITIONS FINALES

SECTION 30 : MISE A JOUR ET AMENDEMENTS

Article 80 : Révision du manuel

La procédure à suivre pour effectuer une mise à jour de ce manuel lorsqu’un changement perma-

nent survient dans une politique, pratique ou procédure, est mise en œuvre par le Comité Exécu-

tif ou le Directeur Général.

Toute mise à jour sera mentionnée sur la page 2 du manuel. Le numéro et la date d’une version

du manuel doit être mentionné sur la première page du manuel et en contrebas de chaque page.

Toute suggestion d’amendement devra être soumise au Secrétaire de l’Association AHAZAZA

qui procédera à l’analyse nécessaire et soumettra au Comité Exécutif les projets d’amendement

qui feront l’objet, par la suite d’une adoption par l’AG.

En matière de gestion du personnel, ce qui n’est pas précisé dans ce manuel est régi par le code

du travail au Rwanda.

Article 81 : Modifications

Toute disposition ou modification d'un de ces articles, proposée par le Comité Exécutif et adop-

tée par l’Assemblée Générale de l’Association AHAZAZA fait l'objet d'un procès-verbal.

Article 82 : Le présent Manuel des Procédures de gestion Administrative et Financière, tel

qu'adopté par l’Assemblée Générale, le …… /………../2008, entre en vigueur à la date de sa signa-

ture.

Fait à Muhanga le ……../………../ 2008.

Pour l’Association AHAZAZA

Madame RAINA Luff

Présidente du Comité Exécutif

Représentante Légale

ASSOCIATION AHAZAZA


CONCLUSION

Ce manuel des procédures de gestion administrative et financière décrit clairement les diffé-

rents mécanismes d’équilibre des pouvoirs en vue d’assurer le leadership, la transparence et la

bonne responsabilisation des parties prenantes du fonctionnement de l’Association AHAZAZA,

qui sont les principes de base de la bonne gouvernance. Il s’agit d’un instrument indispensable qui

contribue à améliorer le fonctionnement de l’Association AHAZAZA dans son ensemble pour la

réalisation efficace et efficiente de sa mission.

Cependant, l’expérience nous a montré que la disponibilité d’un manuel ne suffit pas pour amélio-

rer les performances, mais qu’il importe, également, d’assurer sa mise en application. Ceci dépend

de plusieurs facteurs notamment la capacité, la compétence et la détermination des membres et

du personnel de l’Association AHAZAZA à utiliser cet instrument stratégique.

Des mesures d’accompagnement seront prises pour permettre une meilleure exploitation de ce

manuel. Des notes de service ou instructions de travail clarifiant l’applicabilité des termes et

principes consignés dans ce manuel seront faits á temps opportun par le Directeur Général et à

l’endroit de tout le personnel. Cela constitue un mécanisme qui permettra au Comité Exécutif de

pouvoir gérer les questions quotidiennes et exploiter les opportunités qui se présentent au cours

de la mise en œuvre des activités de l’Association AHAZAZA et du fonctionnement de celle-ci.

Le contenu de ce manuel est conforme à la législation rwandaise et au directives du département

de l’enseignement rwandais.

Tout changement d’un des articles de ce manuel doit être approuvée par l’assemblée générale de

l’Association AHAZAZA sur proposition du Comité Exécutif.

ASSOCIATION AHAZAZA


ANNEXES ANNEXE 1 :

Ecole libre AHAZAZA asbl – Muhanga (Gitarama) - Rwanda

Document : P001

CONTRAT DE TRAVAIL A DUREE INDETERMINEE

Entre

L’Association AHAZAZA », ayant son siège social à Muhanga, B.P. 35 Muhanga et représentée

par

Madame/Monsieur ……………………………………………………………………………………………………………………………,

Fonction ………………………………………………………………………………………………………………………………………………,

appelé employeur d’une part;

Et

Madame/Monsieur ……………………………………………………………………………………………………………………………,

Né(e) à ………………………………………………………………………………………………………………, le…………………………,

Résident(e) à ……………………………………………………………………………………………………………………………………,

Nationalité …………………………………………………………………………………………………………………………………………,

Etat Civil ……………………………………………………………………………………………………………………………………………,

Portant carte d’identité n°………………………………………………

délivrée à ……………………………………………le…………………………………. et se déclarant libre de tout engage-

ment, appelé travailleur d’autre part;

a été établi le présent contrat régi par la loi no.51/2001 du 30/12/2001 portant code du travail

de la République Rwandaise, ainsi que par les textes pris pour son exécution.

Article 1: DE LA DUREE DU CONTRAT

Le présent contrat a été établi pour une durée indéterminée et prend cours à partir

du ………………………………………………

ASSOCIATION AHAZAZA


Article 2: DE LA NATURE DU TRAVAIL

Le travailleur exercera, sous le contrôle de ses chefs hiérarchiques,

la fonction de ………………………………………………, catégorie ……………………………,

échelon …………………………………

Une description détaillée des tâches du travailleur est annexée au présent contrat et en

constitue partie intégrante.

Article 3: DE LA PERIODE D’ESSAI

La durée de la période d’essai est fixée à ……………………………………………….

Le présent contrat ne deviendra définitif qu’à l’expiration de cette période sous réserve

du rapport de la période d’essai. En cas de rupture de contrat par l’une ou l’autre partie,

aucune autre indemnité ne sera due que celle compensatrice de congé payé au prorata du

temps de service. La loi prévoit que l’on peut rompre le contrat à l’essai sans préavis et

sans indemnité.

Article 4: DU SALAIRE ET DES AVANTAGES SOCIAUX

La rémunération mensuelle est fixée à ……………………………………………… Frw pour la durée légale du

travail, majorée selon les dispositions de la loi, et des règlements du Personnel

Article 5: DES OBLIGATIONS DU TRAVAILLEUR

Le travailleur s’engage à :

1. S’acquitter avec zèle et fidélité des obligations de son travail .

2. Apporter tous ses soins à l’utilisation rationnelle de tout matériel qui lui a été confié.

3. S’interdire de livrer pendant ou après son temps de travail tous les renseignements de

nature confidentielle et garder le secret professionnel

4. Consacrer tout son temps dans la limite des règlements en vigueur au service de

l’employeur.

5. Accepter toutes les lois et règlements régissant le travail au Rwanda.

6. Adhérer au Règlement d’ordre intérieur et au Manuel des procédures de l’Association

AHAZAZA.

Article 6: DES OBLIGATIONS DE L’EMPLOYEUR

L’employeur s’engage à :

1. Payer aux temps prévus le salaire et avantages des travailleurs et suivre tous les rè-

glements en la matière.

2. Donner des instructions nécessaires à la bonne marche du travail.

3. Evaluer le travailleur annuellement.

ASSOCIATION AHAZAZA


4. Accepter toutes les lois et règlements régissant le travail au Rwanda et des disposi-

tions du Règlement du Personnel de l’Association AHAZAZA.

Article 7: DE LA RESILIATION DU CONTRAT

Le contrat pourra à tout moment être résilié par l’une ou l’autre partie

moyennant un préavis de …………………………………………… jours conformément à la loi et au Rè-

glement du Personnel de l’Association AHAZAZA. Il pourra être rompu sans préavis en

cas de faute lourde, suivant l’article 25 du code du travail et sous réserve de

l’appréciation de la juridiction compétente en ce qui concerne la gravité de la faute.

Article 8: DES REGLEMENTS DES DIFFERENDS

Le tribunal compétent dans les différends nés à l’occasion de l’exécution du présent con-

trat est celui du lieu de travail si une tentative de conciliation devant l’Inspecteur du

travail n’a pu aboutir à un accord.

Article 9: DISPOSITION TRANSITOIRES

Pour ce qui n’est pas précisé au présent contrat, les parties s’en remettent aux disposi-

tions légales et réglementaires en vigueur, ou encore aux usages.

Fait à ……………………………………………………………………. le ………………………………………………………………………

Signature de l’employeur Signature du travailleur

(Nom, Prénom, Fonction et Signature) (Nom, Prénom et Signature)

……………………………………………………………………… ……………………………………………………………………

……………………………………………………………………… ……………………………………………………………………

……………………………………………………………………… ……………………………………………………………………

ASSOCIATION AHAZAZA


ANNEXE 2 :


Document : P002

CONTRAT DE TRAVAIL A DUREE DETERMINEE

Entre

L’Association AHAZAZA », ayant son siège social à Muhanga, B.P. 35 Muhanga et représentée

par

Madame/Monsieur ……………………………………………………………………………………………………………………………,

Fonction ………………………………………………………………………………………………………………………………………………,

appelé employeur d’une part;

Et

Madame/Monsieur ……………………………………………………………………………………………………………………………,

Né(e) à ………………………………………………………………………………………………………………, le…………………………,

Résident(e) à ……………………………………………………………………………………………………………………………………,

Nationalité …………………………………………………………………………………………………………………………………………,

Etat Civil ……………………………………………………………………………………………………………………………………………,

Portant carte d’identité n°………………………………………………

délivrée à ……………………………………………le…………………………………. et se déclarant libre de tout engage-

ment, appelé travailleur d’autre part;

a été établi le présent contrat régi par la loi no.51/2001 du 30/12/2001 portant code du travail

de la République Rwandaise, ainsi que par les textes pris pour son exécution.

Article 1: DE LA DUREE DU CONTRAT

Le présent contrat a été établi pour une durée déterminée de :

……………………………………………………………………………………………… (mois, années)

(ne dépassant pas 2 ans : Apres 2 sans le contrat devient a durée indéterminée)

Le présent contrat prend cours à partir du ………………………………………………

ASSOCIATION AHAZAZA


Article 2: DE LA NATURE DU TRAVAIL

Le travailleur exercera, sous le contrôle de ses chefs hiérarchiques,

la fonction de ………………………………………………, catégorie ……………………………,

échelon …………………………………

Une description détaillée des tâches du travailleur est annexée au présent contrat et en

constitue partie intégrante.

Article 3: DE LA PERIODE D’ESSAI

La durée de la période d’essai est fixée à ……………………………………………….

Le présent contrat ne deviendra définitif qu’à l’expiration de cette période sous réserve

du rapport de la période d’essai. En cas de rupture de contrat par l’une ou l’autre partie,

aucune autre indemnité ne sera due que celle compensatrice de congé payé au prorata du

temps de service. La loi prévoit que l’on peut rompre le contrat à l’essai sans préavis et

sans indemnité.

Article 4: DU SALAIRE ET DES AVANTAGES SOCIAUX

La rémunération mensuelle est fixée à ……………………………………………… Frw pour la durée légale du

travail, majorée selon les dispositions de la loi, et des règlements du Personnel

Article 5: DES OBLIGATIONS DU TRAVAILLEUR

Le travailleur s’engage à :

1. S’acquitter avec zèle et fidélité des obligations de son travail .

2. Apporter tous ses soins à l’utilisation rationnelle de tout matériel qui lui a été confié.

3. S’interdire de livrer pendant ou après son temps de travail tous les renseignements de

nature confidentielle et garder le secret professionnel

4. Consacrer tout son temps dans la limite des règlements en vigueur au service de

l’employeur.

5. Accepter toutes les lois et règlements régissant le travail au Rwanda.

6. Adhérer au Règlement d’ordre intérieur et au Manuel des procédures de l’Association

AHAZAZA.

Article 6: DES OBLIGATIONS DE L’EMPLOYEUR

L’employeur s’engage à :

1. Payer aux temps prévus le salaire et avantages des travailleurs et suivre tous les rè-

glements en la matière.

2. Donner des instructions nécessaires à la bonne marche du travail.

3. Evaluer le travailleur annuellement.

ASSOCIATION AHAZAZA


4. Accepter toutes les lois et règlements régissant le travail au Rwanda et des disposi-

tions du Règlement du Personnel de l’Association AHAZAZA.

Article 7: DE LA RESILIATION DU CONTRAT

Le contrat pourra à tout moment être résilié par l’une ou l’autre partie

moyennant un préavis de …………………………………………… jours conformément à la loi et au Rè-

glement du Personnel de l’Association AHAZAZA. Il pourra être rompu sans préavis en

cas de faute lourde, suivant l’article 25 du code du travail et sous réserve de

l’appréciation de la juridiction compétente en ce qui concerne la gravité de la faute.

Article 8: DES REGLEMENTS DES DIFFERENDS

Le tribunal compétent dans les différends nés à l’occasion de l’exécution du présent con-

trat est celui du lieu de travail si une tentative de conciliation devant l’Inspecteur du

travail n’a pu aboutir à un accord.

Article 9: DISPOSITION TRANSITOIRES

Pour ce qui n’est pas précisé au présent contrat, les parties s’en remettent aux disposi-

tions légales et réglementaires en vigueur, ou encore aux usages.

Fait à ……………………………………………………………………. le ………………………………………………………………………

Signature de l’employeur Signature du travailleur

(Nom, Prénom, Fonction et Signature) (Nom, Prénom et Signature)

……………………………………………………………………… ……………………………………………………………………

……………………………………………………………………… ……………………………………………………………………

……………………………………………………………………… ……………………………………………………………………

ASSOCIATION AHAZAZA


ANNEXE 3 :


Document : F001 (Excel)

RAPPORT FINANCIER MENSUEL

DU 01-01-200N AU 28/30/31-XX-200N

N°Comptes Comptes Prévisions

FRW Réalisation

FRW % des prévi-

sions Ecart Ecart

budget gris = valeur à intro-duire

Liquides Situation début 200N

5 CAISSE 01/01/200N 0

5 BANQUE 01/01/200N 0

TOTAL LIQUIDES 01/01/200N 0

Recettes DU 01/01/200N AU 01/XX/200N Ecart nég.

Ecart pos.

10.100 Apports (cotisations membres) 0 0 0,00% 0 0

71.000 Frais scolaires 0 0 0,00% 0 0

74.100 Dons divers 0 0 0,00% 0 0

74.200 Ventes diverses 0 0 0,00% 0 0

74.000 Profits de change et autres 0 0 0,00% 0 0

46.100 Créditeurs divers 0 0 0,00% 0 0

41.000 Débiteurs (Arriérés) 0 0 0,00% 0 0

TOTAL RECETTES 0 0 0,00% 0 0

Dépenses DU 01/01/200N AU 01/XX/200N Ecart pos.

Ecart nég.

21.000 Terrain 0 0 0,00% 0 0

223 Construction 0 0 0,00% 0 0

225 Mobilier 0 0 0,00% 0 0

22.810 Equipements divers 0 0 0,00% 0 0

42.000 Rémunérations dues au personnel 0 0 0,00% 0 0

61.000 Eau et électricité 0 0 0,00% 0 0

61.101 Uniforme 0 0 0,00% 0 0

61.200 Fournitures scolaires 0 0 0,00% 0 0

61.201 Achat de livres 0 0 0,00% 0 0

61.300 Fournitures de bureau 0 0 0,00% 0 0

61.400 Petits outillages 0 0 0,00% 0 0

62.000 Transport 0 0 0,00% 0 0

62.010 Transport aérien 0 0 0,00% 0 0

63.100 Entretien et réparation 0 0 0,00% 0 0

63.410 Courrier et communiqués 0 0 0,00% 0 0

63.420 Téléphone 0 0 0,00% 0 0

ASSOCIATION AHAZAZA


N°Comptes Comptes Prévisions

FRW Réalisation

FRW % des prévi-

sions Ecart Ecart

63.430 Internet 0 0 0,00% 0 0

63.440 Honoraires et frais d'actes 0 0 0,00% 0 0

63.500 Photocopies et scanning 0 0 0,00% 0 0

63.510 Saisie impression et reliure 0 0 0,00% 0 0

63.520 Frais de mission 0 0 0,00% 0 0

64.000 Pertes et charges diverses 0 0 0,00% 0 0

64.100 Assurances 0 0 0,00% 0 0

64.310 Cotisation FARG 0 0 0,00% 0 0

65.000 Salaires et prestation de services 0 0 0,00% 0 0

65.100 Caisse Sociale 0 0 0,00% 0 0

66.200 Rwanda Revenue Authority 0 0 0,00% 0 0

66.400 Frais de douane 0 0 0,00% 0 0

67.000 Frais bancaires 0 0 0,00% 0 0

46.100 Remboursement crédits 0 0 0,00% 0 0

42.110 Avances 0 0 0,00% 0 0

TOTAL DEPENSES 0 0 0,00% 0 0

Liquides Situation fin du mois XX/200N

5 CAISSE 31/11/200N 0

5 BANQUE 31/11/200N 0

TOTAL LIQUIDES 31/XX/200N 0

RESUME Situation fin du mois XX/200N

5 TOTAL LIQUIDES 01/01/200N 0

7 TOTAL RECETTES 0

6 TOTAL DEPENSES 0

GRAND TOTAL 0

5 TOTAL LIQUIDES 31/XX/200N 0

Contrôle ok

Préparé par : Approuvé par :

Date : …………………………………………………………. Date : ………………………………………………….…………

Nom : .............................................................. Nom : ................................................................

Fonction : ....................................................... Fonction :..........................................................

Signature :...................................................... Signature :........................................................

Vérifié par : Cachet de l'école :

Date : ………………………………………………………….

Nom : ..............................................................

Fonction : .......................................................

Signature :......................................................

ASSOCIATION AHAZAZA


ANNEXE 4 :


Document : F002 (Registre)

LIVRE DE BANQUE MENSUEL

PERIODE DU 01-XX-200N AU 28/30/31-XX-200N

Date de

l’opération

N° titre

bancaire

Libellés Montants

Entrés

Montants

Sortis

Solde Extraits ban-

caires

Observations


Date : …………………………………………………………. Date : ………………………………………………….…………

Nom : .............................................................. Nom : ................................................................




Date : ………………………………………………………….

Nom : ..............................................................

Fonction : .......................................................

Signature :......................................................

ASSOCIATION AHAZAZA


ANNEXE 5 :


Document : F003 (Registre)

LIVRE DE CAISSE MENSUEL

PERIODE DU 01-XX-200N AU 28/30/31-XX-200N

Date Libellés Bon

de

Sortie

Bon

d’entrée

Montants

Entrées

Montants

Sortis

Solde Date de

justification

Montant

justifiés

Elément

budgétaire

Observation


Date : …………………………………………………………… Date : ……………………………………………………….

Nom : …………………………………………………………… Nom :……………………………………………….…………

Fonction : : …………………………………………………. Fonction :………………………………………………….

Signature :………………………………………………….. Signature : ………………………………………………


Date : ………………………………………………………….

Nom : ..............................................................

Fonction : .......................................................

Signature :......................................................


ANNEXE 6 :


Document : I001 (Registre)

INVENTAIRE TRIMESTRIELLE

DATE DE L’INVENTAIRE: XX-YY-200N

(*) Etat :

1 =Très bon 2 = Bon 3 = à réparer 4 = à déclasser


Date : …………………………………………………………. Date : ………………………………………………….…………

Nom : .............................................................. Nom : ................................................................




Date : ………………………………………………………….

Nom : ..............................................................

Fonction : .......................................................

Signature :......................................................

Date

acqui-

sition

N° de

série

Description Source Affectation N°

inventaire

Qte Coût

d’achat

Etat

(*)

Observation


ANNEXE 7 :


Document : P003 PROCES- VERBAL DE CHARGE ET DE DECHARGE DE MATERIEL

(A rédiger en deux exemplaires – une pour chaque agent)

Je soussigné ……………………………………………………… confirme que j'ai reçu temporairement les actifs

(matériels) suivants, nécessaires pour ma fonction au sein de L’ASSOCIATION AHAZAZA :

Date : ..............................................................

Nom : ..............................................................

Fonction : .......................................................

Signature : ......................................................

Je soussigné ...................................................... confirme que les actifs (matériels) suivants ont été

rendus à l’ASSOCIATION AHAZAZA .

Les éléments suivants ont été égarés pendant la période de la fonction ou à la date de départ :

1. …………………………………………………………………………

2. …………………………………………………………………………

3. …………………………………………………………………………

Sujet à un paiement de FRW …………..……………… pour compenser la perte des éléments ci-dessus,

L’ ASSOCIATION AHAZAZA certifie la décharge.

Date : .............................................................. Cachet de l'école :

Nom : ..............................................................

Fonction : .......................................................

Signature : ......................................................

N° DESCRIPTION DU MATERIEL NOMBRE DATE

REÇU

DATE

RENDU

1

2

3

4


ANNEXE 8 :


Document : F004

BON DE SORTIE DE CAISSE No 200N/00X

(A rédiger en deux exemplaires)

Payé à Mr/ Mme……………………………………………………………………………………………………….……………

Le montant de ………………………… FRW

(en lettres :) ……………………………………………………………………………………………………………………………

Motif : ………………………………………………………………………………………………………………………………………

…………………………………………………………………………………………………………………………….………………………

Pour réception (le destinataire/demandeur)

Nom : ................................................................ Fonction :..........................................................

Date : ………………………………………………….………… Signature :........................................................

Montant utilisé …………………………… FRW

Solde remis ...……………………………… FRW

Pour réception (le caissier)

Nom : ................................................................ Fonction :..........................................................

Date : ………………………………………………….………… Signature :........................................................

Cachet de l'école :


ANNEXE 9 :


Document : F005

FORMULAIRE D'ARRET DE LA CAISSE MENSUEL

DATE : ……../……./200…..

Espèces en caisse FRW

Billets de 5000

Billets de 1000

Billets de 500

Billets de 100

Pièces de 50

Pièces de 20

Pièces de 10

Pièces de 5

Pièces de 1

TOTAL ESPECES EN CAISSE


Date : …………………………………………………………. Date : ………………………………………………….…………

Nom : .............................................................. Nom : ................................................................




Date : ………………………………………………………….

Nom : ..............................................................

Fonction : .......................................................

Signature :......................................................


ANNEXE 10 :


Document : F006

BON DE REQUISITION DE MATERIEL NO……………/ANNEE 200…

LA DEMANDE :

Article Quantité ré-

quisitionnée

Descriptions détaillées/ Caractéristiques des biens

ou services réquisitionnés

1 Préparé par : (le demandeur) 2 Vérifié par : (l’administrateur)

Date : ………………………………………………………….. Date : ………………………………………………….…………

Nom : .............................................................. Nom : ................................................................



3 Approuvé par : (la direction) 4 Cachet de l'école :

Date : ………………………………………………………….

Nom : ..............................................................

Fonction : .......................................................

Signature :......................................................


ANNEXE 11 :

Ecole libre AHAZAZA asbl – BP 35 à Muhanga (Gitarama) - Rwanda

Document : F007

BON DE COMMANDE NO……………/ANNEE 200…

FOURNISSEUR :………………………………………………………………………………………………………………….

………………………………………………………………………………………………………………………………………………….

ADRESSE DE LIVRAISON : …………………………………………………………………………………………….

………………………………………………………………………………………………………………………………………………….

Quantité Désignation Prix Unitaire Prix Total

Total


Date : …………………………………………………………. Date : ………………………………………………….…………

Nom : .............................................................. Nom : ................................................................





ANNEXE 12 :


Document : I002 - FICHE DE STOCK

ARTICLE :

PAGE N° ………………...

Date No. Du Borde-

reau

d’expédition ou

Bon de réquisi-

tion

Fournisseur/ No. Bon

de Commande

ENTREE

(unités)

SORTIE

(unités)

ENTREE

&

SORTIE

(FRW)

SOLDE

STOCK

(unités)

SOLDE

STOCK

(FRW)

Destination Nom + Prénom + Signature

(du bénéficiaire)

Manuel des procédures de gestion administrative et financière


ANNEXE 13 :


Document : P004

BULLETIN DE PAIE POUR LA PERIODE : DU ……………………………… AU ……………………………………………..


NOM PRENOM FONCTION N° MATRICULE

SALAIRE DE BASE BRUT

TRANSPORT

LOGEMENT

TOTAL IMPOSABLE

TPR

CRS PART PERSONNELLE

FARG

RETENUES

NET A PAYER

1 Préparé par : (l’administrateur) 2 Approuvé par : (la direction)

Date : …………………………………………………………. Date : ………………………………………………….…………

Nom : .............................................................. Nom : ................................................................



3 Pour acquit : (l’employeur) Cachet de l'école :

Date : ………………………………………………………….

Nom : ..............................................................

Fonction : .......................................................

Signature :......................................................



ANNEXE 14: Ecole libre AHAZAZA asbl – Muhanga (Gitarama) - Rwanda

Document : P005

AUTORISATION D’ABSENCE AU SERVICE

Nom :………………………………………………………………………………………………………………………………..……………….

Prénom :…………………………………………………………………………………………………………………………………………….

Fonction : …………………………………………………………………………………………………..………………………………….

Est autorisé(e) à s’absenter au service de/du ………………………… à/au ……………………………….

(Heure et/ou jour)

Motif : …………………………………………………………………..……………………………………………………………………….

(Maladie, Récupération, Congé annuel, Congé de circonstance, Autre)

REMARQUE : En cas de maladie, l’employé doit présenter une attestation médicale de repos délivrée par le

médecin traitant.

Préparé par : (l’employeur) Approuvé par : (la direction)

Date : …………………………………………………………. Date : ………………………………………………….…………

Nom : .............................................................. Nom : ................................................................

Fonction : ...................................................... Fonction :..........................................................

Signature :..................................................... Signature :........................................................




ANNEXE 15 : Ecole libre AHAZAZA asbl – Muhanga (Gitarama) - Rwanda

Document : P006

ORDRE DE MISSION


Monsieur/Madame ..................................................................……………………………………………………..……………....

Fonction : ............................................................................................................................................................

Est autorisé(e) à se rendre à …………………………………………………………………………………………………………..…….

Pour...................................................................................................................................................……………………….

Date/heure de départ : …………………………………………………………

Durée de la mission : …………………………………………………………….

Date/heure de retour : ………………………………………………………………………………………………………


Date : …………………………………………………………. Date : ………………………………………………….…………

Nom : .............................................................. Nom : ................................................................




Date/heure d’arrivée, visa et cachet Date/heure de départ, visa et cachet

de l’institution visitée de l’institution visitée