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Manuel destine à l’utilisateur
de DHL IntraShip
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Manuel destine à l’utilisateur de DHL IntraShip
Table des matières
1 Connexion ________________________________________________________2
2 Expéditeur ________________________________________________________4
3 Destinataire_______________________________________________________5
4 Détails de l’envoi – Paquet unique (colis)_____________________________8
5 Paquets (colis) Multi - Envoi de paquets/palettes semblables ___________9
6 Paquets (colis) Multi - Envoi de paquets/palettes différents __________ 12
7 Informer le destinataire __________________________________________ 13
8 Impression d’étiquettes __________________________________________ 14
9 Clôture quotidienne _____________________________________________ 16
10 Filtre de recherche _______________________________________________ 18
11 Carnet d’adresses ________________________________________________ 19
12 Statistiques _____________________________________________________ 20
13 Réservation d’un enlèvement _____________________________________ 21
14 Service Desk eCommerce _________________________________________ 22
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2 Connexion
BE : http://www.intraship-dhl.be NL : http://www.intraship-dhl.nl LU : http://www.intraship-dhl.lu
Lorsque vous démarrez le programme, vous devez introduire votre nom (d’utilisateur) et
votre mot de passe. Vous pouvez en outre sélectionner la langue de votre choix. Vous pouvez
aussi modifier votre mot de passe en cochant la case « Changer le mot de passe ».
Ensuite, cliquez sur [Connexion].
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Une fois que vous êtes connecté, l’écran suivant apparaît.
Il vous donne un aperçu des envois que vous avez déjà créés.
Si vous souhaitez créer un envoi DHL EUROPLUS, cliquez sur [Road] (auto).
Cliquez ensuite sur [Nouvelle expédition] dans le menu sur la partie gauche de l’écran.
L’écran Destinataire s’ouvre automatiquement.
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3 Expéditeur
Lors de la création d’un premier envoi, vous devez compléter cet écran avec les coordonnées
de votre entreprise, puis cliquer sur [ajouter l’adresse]. Une fois votre premier envoi créé,
l’écran Expéditeur contiendra automatiquement les dernières données utilisées la prochaine
fois que vous l’ouvrirez.
Si vous souhaitez utiliser une autre adresse d’expédition (que vous devez d’abord encoder),
effacez d’abord le contenu de tous les champs en cliquant sur [effacer]. Ensuite, recherchez
l’adresse d’expédition souhaitée à l’aide de la touche [rechercher].
Produit standard : vous pouvez indiquer votre produit standard ici. Par exemple, si vous
expédiez principalement dans le BNL, sélectionnez EURODOM.
Vous avez le choix entre EURDOM et EURINT. Il s’agit de deux produits DHL EUROPLUS, mais
les règles suivantes s’appliquent :
EURDOM = DHL EUROPLUS dans le Benelux
EURINT DHL EUROPLUS hors du Benelux
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Le produit standard choisi restera sélectionné lors de l’envoi suivant.
4 Destinataire
Lorsque vous ajoutez un nouvel envoi à l’aide de la fonction [Nouvelle expédition], l’écran
[Destinataire] s’ouvre. L’écran suivant apparaît alors :
Vous pouvez compléter manuellement les champs à l’écran (les champs obligatoires
apparaissent en gras).
Vous pouvez ensuite enregistrer l’adresse saisie dans votre carnet d’adresses en cliquant sur le
bouton [ajouter l’adresse].
Vous pouvez également sélectionner un destinataire existant dans votre carnet d’adresses.
Lorsque vous remplissez les champs, il vous suffit de taper une seule lettre, puis de cliquer sur
[Rechercher]. Vous obtenez alors une liste des possibilités correspondant à votre recherche.
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L’écran suivant apparaît et vous pouvez cliquer sur le destinataire de votre choix.
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Les données sont complétées automatiquement.
Les adresses pour le Benelux sont validées. Cela signifie que vous devez introduire l’adresse
exacte. Si un code postal peut renvoyer à plusieurs communes ou noms de rue, une liste dans
laquelle vous devez effectuer une sélection apparaît.
Cliquez ensuite sur [Description du contenu] pour passer à l’onglet suivant.
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5 Détails de l’envoi – Paquet unique (colis)
Paquet unique
Multi – envoi de paquets / palettes semblables
Multi – envoi de paquets / palettes différents
Pour l’envoi d’un colis unique (1 colis), vous devez compléter les champs suivants :
- Référence de l’envoi (max. 10 caractères)
- Poids / nombre
- Produit (indiqué automatiquement en fonction de votre produit standard)
Vous pouvez également sélectionner les services nécessaires : Remboursement, Assurance,
Livraison le samedi, Dépôt, Express.
Vous pouvez ensuite cliquer sur :
[Enregistrer et revenir à l’écran principal] : Pour créer un autre envoi
[Enregistrer/Imprimer] : Pour enregistrer l’envoi et imprimer l’étiquette immédiatement
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6 Paquets (colis) Multi - Envoi de paquets/palettes
semblables
Vous devez compléter les champs obligatoires à l’écran [Déscription du contenu], à
l’exception du nombre et du poids (voir colis unique). Vous pouvez également sélectionner les
services nécessaires. Ensuite, cliquez sur le bouton [Ajouter une (des) pèce(s)].
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L’écran suivant apparaît alors :
Indiquez les informations suivantes :
- Poids total de l’envoi
- Nombre de paquets ou de palettes
Ensuite, cliquez sur [Créer les pièces de l’expédition].
SI vous envoyez régulièrement des paquets/palettes de mêmes dimensions, vous pouvez
enregistrer ces envois comme envoi standard. Vous pourrez alors sélectionner cet envoi
standard la prochaine fois.
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L’écran [Colisage] s’affiche et indique le numéro correspondant par article :
Si vous ne souhaitez pas utiliser la fonction [Notification], vous disposez des options
suivantes :
[Enregistrer et revenir à l’écran principal] Pour créer un autre envoi
[Enregistrer/Imprimer] : Pour enregistrer l’envoi et imprimer l’étiquette immédiatement
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7 Paquets (colis) Multi - Envoi de paquets/palettes
différents
Vous devez compléter les champs obligatoires à l’écran [Colisage], à l’exception du nombre et
du poids (voir paquet unique). Vous pouvez également sélectionner les services nécessaires.
Ensuite, ouvrez l’écran [Colisage].
Indiquez-y le poids, puis sélectionnez [Type d’emballage]. Vous pouvez également calculer le
volume en indiquant les dimensions, puis en cliquant sur le bouton [Calculer le volume].
L’écran suivant apparaît alors :
Si vous ne souhaitez pas utiliser la fonction [Notification], vous disposez des options
suivantes :
[Enregistrer et revenir à l’écran principal] : Pour créer un autre envoi
[Enregistrer/Imprimer] : Pour enregistrer l’envoi et imprimer l’étiquette immédiatement
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8 Informer le destinataire
Vous pouvez informer le destinataire de l’envoi au moyen d’un e-mail. Pour ce faire, indiquez
le nom et l’adresse e-mail du destinataire à l’écran [Notification], puis cliquez sur [Ajouter].
L’e-mail est envoyé après que vous avez imprimé l’étiquette. Si vous indiquez l’adresse e-mail
dans l’onglet [Déstinataire], elle est insérée automatiquement ici.
Pour terminer, vous pouvez cliquer sur :
[Enregistrer et revenir à l’écran principal] : Pour créer un autre envoi
[Enregistrer/Imprimer] : Pour enregistrer l’envoi et imprimer l’étiquette immédiatement
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9 Impression d’étiquettes
Une fois que vous avez cliqué sur [Enregistrer/Imprimer], vous revenez à l’écran [Liste des
envois].
Si vous cliquez sur le n° de client ou sur l’expéditeur, vous ouvrez l’envoi concerné. Vous
pouvez ensuite le modifier ([Editer]), le supprimer ([Supprimer]) ou l’imprimer ([Imprimer]).
Vous pouvez en outre sélectionner plusieurs envois et les imprimer en même temps.
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Si vous cliquez sur [Imprimer], l’écran suivant apparaît :
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IntraShip utilise Acrobat Reader pour imprimer les étiquettes. Lorsque vous cliquez sur
Imprimer, l’écran suivant apparaît :
Imprimez ensuite l’étiquette à l’aide d’une imprimante adéquate.
Sélectionnez l’imprimante adaptée à l’impression des étiquettes.
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10 Clôture quotidienne
Lorsque vous avez terminé votre dernier envoi de la journée, vous pouvez imprimer une liste
d’expédition. Pour ce faire, cliquez sur [Fin de journée] dans le menu sur la partie gauche de
l’écran.
Cliquez alors sur [Etablir le manifeste (douchette)].
Remarque : l’envoi de données et le rapport ne sont pas nécessaires pour Road.
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Sélectionnez l’expéditeur voulu ([Expéditeur]), puis cliquez sur [Etablir le
manifeste].
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Acrobat Reader démarre et la liste d’expédition apparaît à l’écran. Vous pouvez alors
imprimer la liste d’expédition. Sélectionnez votre imprimante A4 et cliquez sur [OK].
Cette liste d’expédition sera signée à la fois par le coursier et par l’expéditeur.
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11 Filtre de recherche
Vous pouvez rechercher un envoi créé. Cliquez sur [Moteur de recherche] dans le menu sur la
partie gauche de l’écran. Indiquez les critères spécifiques, puis cliquez sur [charger].
Le résultat de la recherche sera affiché à l’écran :
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Vous pouvez cliquer sur les envois pour visualiser les détails.
12 Carnet d’adresses
Vous pouvez gérer le carnet d’adresses dans IntraShip.
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Cliquez sur [Carnet d’adresses] dans le menu sur la partie gauche de l’écran. Saisissez les
coordonnées du destinataire. Si vous cliquez sur [Ajouter l’adresse], le destinataire sera ajouté
à votre carnet d’adresses. Vous pouvez modifier les adresses existantes, puis les enregistrer en
cliquant sur le bouton [Modifier l’adresse] qui n’est visible qu’à ce moment.
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13 Statistiques
Si vous voulez consulter un aperçu de vos envois, cliquez sur [Statistiques] dans le menu sur la
partie gauche de l’écran. Cliquez ensuite sur le bouton [Statistiques]. Indiquez vos critères de
recherche, puis cliquez sur [Statistiques].
Vous pouvez également recevoir par e-mail un fichier texte contenant un aperçu de vos
envois. Cliquez sur [Statistiques] dans le menu sur la partie gauche de l’écran, puis sur
[Exporter les détails de vos expéditions]. Indiquez la période et votre adresse e-mail. Vous
pouvez alors enregistrer ce fichier, puis l’ouvrir en Excel (bouton droit de la souris, Ouvrir
avec), où vous pouvez le modifier.
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14 Réservation d’un enlèvement
Cliquez sur [Demande d’enlèvement] dans le menu sur la partie gauche de l’écran, puis sur
[Sélectionner contact] et sélectionnez les données de votre entreprise.
Complétez le formulaire, puis cliquez sur [Demande d’enlèvement].
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15 Service Desk eCommerce
Des questions à propos d’IntraShip ? Appelez notre Service Desk aux numéros suivants :
Pays-Bas : 0800 – 0552 (options 1,1,4)
Belgique & Luxembourg : +32(0) 2 715 50 50
DHL Express
Terminalweg 36
3812 AJ AMERSFOORT
http://www.dhl.be
http://www.dhl.nl
http://www.dhl.lu
eCommerce Servicedesk: NL 0800-0552 optie 1.1.4 / BELUX + 32(0)27155252