Embed Size (px)
Citation preview
1
République du Mali
SECRETARIAT GENERAL DE LA PRESIDENCE DE LA REPUBLIQUE
REFORME ADMINISTRATIVE
MANUEL D'ORGANISATION ADMINISTRATIVE
1987
2
1
1 Le présent Manuel a été réalisé dans le cadre des travaux du Secrétariat Général de la Commission Nationale de la Réforme
Administrative, qui bénéficie d'une assistance du Département de la Coopération Technique des Nations Unies (Projet
P.N.U.D./D.T.C.D.1
3
PRESENTATION
Le Décret 179/PG-RM du 23/7 /1985, fixant les conditions et procédures d'élaboration et de gestion des cadres organiques, établit la relation étroite existante entre la fixation du cadre organique d'un service et la conformité de sa structure aux normes en vigueur, notamment aux dispositions de l'Ordonnance 79/9. Il devait être ainsi dans la mesure où le tableau des postes nécessaires au bon fonc-tionnement d'un service doit correspondre à une structure légalement existante. Mais il paraît difficile de parler des structures et des postes sans avoir sérieusement analysé les concepts et les principes d'organisation des services et notamment leur application à l'administration malienne. Ainsi le Secrétariat Général de la CNRA, en tant qu'organe d'appui méthodologique dans l'élaboration des cadres organiques des services, a cru nécessaire de préparer cette opération, au cours de l'année 1986, à l'aide des séminaires de formation destinés aux responsables des services concernés. Il s'agissait de rappeler et même de faire connaître les principes de création et d'organisation des services d'une administration, les caractéristiques de la structure administrative au Mali, la signification de poste de travail et la méthodologie à appliquer dans l'élaboration des cadres organiques. Ces séminaires ont été organisés en appliquant une méthodologie active à l'aide d'exemples, des graphiques, des exercices et d'études de cas à analyser par les participants. Le contenu de ces séminaires, qui a été présenté sous forme de dossier-résumé, a soulevé un grand intérêt parmi les participants et beaucoup d'entre eux ont demandé aux animateurs de le développer davantage, de le faire imprimer et de le diffuser largement. Dans le souci d'informer tous les cadres qui n'ont pas pu participer aux séances de formations très restreintes pour des raisons pédagogiques, l'équipe des conseillers chargés de l'opération «élaboration des cadres organiques» a entrepris de rédiger ce Manuel qui comporte des éléments permettant de mieux comprendre la structure et le fonctionnement de l'administration malienne. Le présent Manuel comprend trois parties étroitement liées: 1. La structure dans l'administration qui rappelle les grands principes d'organisation.
Ces principes sont appliqués dans la 2ème partie. 2. L'organisation administrative de la République du Mali. 3. Une introduction aux objectifs et à la méthodologie d'élaboration des cadres
organiques. (Les détails de l'application de cette méthodologie se trouvent dans le «Manuel d'élaboration des cadres organiques» qui a fait l'objet d'une large diffusion dans les services publics).
Nous espérons que chaque cadre malien trouvera ici des connaissances utile qui lui permettront de mieux comprendre le service public dont il fait partie et saisir toute la portée de l'élaboration des cadres organiques pour le bon fonctionnement de l'administration malienne.
Mamadou THIAM Secrétaire Général de la C.N.R.A.
4
INTRODUCTION Dès que l'homme a commencé à vivre en société, il a cherché à s'organiser afin de mieux assurer sa subsistance, de pourvoir à ses besoins, de construire son habitat, de profiter de l'effort et des connaissances des autres, de progresser, etc. Cette organisation, même primitive, a été possible dans la mesure où chacun avait un rôle défini et assumait un certain nombre de responsabilités selon ses capacités, ses connaissances et ses habilités. Ainsi la vie quotidienne d'une tribu ou d'un village n'a pas pu se concevoir sans un certain type d'organisation familiale, sociale, politico-administrative, religieuse. Aujourd'hui la complexité de la vie moderne exige plus que jamais l'organisation en tant qu'association et coordination de forces et de capacités en vue de l'accomplissement de certains objectifs. Mais il s'agit surtout de chercher de nouvelles formes d'organisation, de dynamiser les organisations existantes et de les rendre plus opérationnelles et performantes suivant le but pour lequel elles ont été créées. U ne organisation désigne toute entreprise (administrative, commerciale, industrielle, de prestation de services, etc.) impliquant un groupe humain, fonctionnant de façon coordonnée et disposant de moyens adéquats en vue d'atteindre les objectifs escomptés. Ainsi, l'organisation comporte:
des individus en communication et en coordination, donc en relation (intégrés),
ayant des tâches limitées leur permettant de travailler ensemble en se complémentant,
en fonction d'un objectif commun,
dont les résultats doivent pouvoir être contrôlés et évalués et
disposant de moyens de travail (ressources financières et matérielles). En fonction de la dimension et de l'importance de l'organisation, tous ces éléments peuvent être plus ou moins explicités. Mais dans tous les cas, une organisation efficiente doit obéir à certaines normes déterminant sa structure, identifier les niveaux où les décisions sont prises, définir la façon de distribuer le travail, etc. Aussi et à plus forte raison, dans l'administration des affaires publiques (services de l'Etat), l'organisation doit être soumise à des normes et à des procédures spécifiques. Et tout cet ensemble doit être connu et compris par les agents chargés d'accomplir les missions propres aux services publics. Bien entendu, il y a plusieurs approches à 1'étude de l'administration ainsi qu'un certain nombre de théories (écoles) sur les organisations et leur développement. Elles visent à expliquer la logique d'un système organisationnel, ses normes, son fonctionnement, ses possibilités de performance et d'amélioration. Ce Manuel résume les notions les plus répandues concernant l'organisation administrative et sur lesquelles il existe un certain consensus. Sa finalité est développer la connaissance des concepts essentiels sur l'organisation et son expression structurelle dans l'administration publique au Mali. Ainsi les notions de structure, d'unités, de postes, de liaisons hiérarchiques et fonctionnelles trouveront un texte cohérant permettant au lecteur de mieux comprendre le pourquoi comment des principes et des normes régissant l'organisation et le fonctionnel des services publics.
5
PREMIERE PARTIE
La structure dans l'administration 1. La structure, Son développement, Sa définition.
1. Mission et structure : A l'origine de la création de la structure d'une organisation (privée ou publique) il y a toujours une mission à accomplir par un certain nombre de personnes. La mission d'une organisation (entreprise, service, etc.) est la finalité pour laquelle celle-ci a été créée, sa vocation. La mission se matérialise dans la formulation d'activités ou de tâches. Dans l'administration publique les missions des services sont définies par des textes juridiques concernant leur création et leur organisation. Exemples tirés de certains services publics au Mali :
- «le contrôle, l'animation pédagogique et la coordination des activités des établissements d'enseignement secondaire général, technique et professionnel » (Direction Nationale de l'Enseignement secondaire général, technique et professionnel).
- «l'élaboration et le contrôle de la législation en matière de propriété industrielle et de
normalisation » (Direction Nationale des Industries). La relation entre la mission du service et sa structure peut être comparée à la relation entre fin et moyens. En vue d'accomplir une fin (mission) on met en place des moyens (structure). Cela veut dire que la structure d'une organisation doit être mise en place lorsqu'on a défini adéquatement sa mission. Compte tenu de la relation étroite existant entre mission et structure, il est évident qu'une modification de la mission (nouvelles attributions, nouveaux domaines d'activités) entraînera une transformation de la structure. Afin de mieux comprendre les caractéristiques de la structure, il est utile d'analyser son développement.
2. Développement d'une structure : Les cas d'un petit atelier de fabrication de meubles qui progressivement se transforme en une grande entreprise permettra de mieux expliquer le rapport entre mission et structure, d'identifier les différents types de structure selon leur mission et de présenter ses éléments essentiels. (2).
2 L'exemple ci-dessous a été emprunté du secteur privé. En général, les entreprises ou les services du
secteur privé obéissent à des normes d'organisation relativement souples, tandis que ceux du secteur
public doivent se conformer à des règles plus rigides. Mais le but étant d'identifier les caractéristiques
de la structure d'une organisation (soit privée ou publique), l'exemple s'avère valable pour les deux
secteurs.
6
Le propriétaire de l'atelier commence assez modestement son activité, disposant des ressources financières et humaines très limitées. Il se fait aider par des membres de sa famille. a) Au début, l'atelier a les caractéristiques d'une microstructure. Sa mission est simple; il s'agit de fabriquer un certain nombre de meubles en bois. Ainsi la structure peut être représentée comme ci-dessous: C'est le travail de trois à quatre personnes qui se partagent les tâches de façon assez souple sous la direction du chef-propriétaire de l'atelier. Il est possible aussi de retrouver les caractéristiques générales de cette microstructure dans le fonctionnement d'un petit service public. Exemple: un service technique d'arrondissement où la répartition du travail se fait de façon plus ou moins informelle. b) Une structure plus développée - petite Structure - se caractérise par un partage plus net de tâches entre les agents. Ainsi l'atelier de menuiserie se développe et sa structure comporte à présent des postes de travail. Il y a une hiérarchisation entre les postes et une coordination des tâches. Il peut y avoir aussi des postes placés hors de la ligne hiérarchique, appelés postes fonctionnels (comptable, secrétaire) Dans l'administration publique on retrouve cette structure dans les services constituant une unité simple (d'un échelon hiérarchique) subdivisée en postes. Exemple: un service technique de cercle. Il y a le chef de service et des agents chargés de tâches précises (postes).
Chef
Comptable Secrétaire
Adjoint
7
c) Compte tenu de la complexité et de l'ampleur de sa mission (augmentation du nombre de commandes, diversification des produits .. ), la petite entreprise de menuiserie s'est développée jusqu'à devenir une moyenne ou une grande entreprise. Ce type d'entreprise se caractérise par ce qu'on appelle la départementalisation (division en unités) et l'identification des postes de travail au sein de chaque unité. Autrement dit, la mission étant devenue plus complexe et diversifiée, la structure comporte un regroupement de tâches par secteur d'activité ou suivant d'autres critères de départementalisation. ( voir: Unités, P·9)· Dans une structure départementalisée il existe des liaisons hiérarchiques et fonctionnelles entre les unités ainsi que des différents niveaux d'encadrement (divisions, sections, ateliers) ayant «une délégation de pouvoir». On reviendra sur chacun de ces concepts. Le principe de la départementalisation et l'identification de postes s'appliquent aussi aux services publics d'après les missions dévolues par les textes. Exemple: l'organigramme-type des services centraux comportant des unités: Direction, Divisions, Sections.
3. Définition de la structure. L'exemple donné ci-dessus avait pour objet de faire comprendre comment la structure constitue un moyen susceptible de s'adapter à l'accomplissement d'une mission. La structure suit la mission. Maintenant il faut définir la structure. La structure d'une organisation peut être définie comme l'ensemble de moyens employés pour diviser le travail en tâches distinctes et assurer la coordination nécessaire entre ces tâches.
DIRECTION
Bureau Conseil Secrétariat
Division
Production Division
Approvisionnement
Division
Commercialisation Division Admin.
Finances
Atelier 1
Atelier 2
Atelier 3
Atelier 4
Section Prév.
Prix
Section Achats
Section Magas.
Stocks
Section Etude
Marchés
Section
Publicité
Publicité Section Ventes
Section
Distribution
Section Compt.
Génér.
Section Prév.
Budget
Section
Personnel
Section Caisse
8
Donc, les éléments essentiels, sans lesquels il n'y a pas d'organisation sont :
- la division du travail qui conduit à la création d'unités et de postes, selon les missions dévolues (le cas de l'atelier devenu une entreprise ou le fonction-nement d'un service public central) ;
- la coordination entre les tâches qui suppose un réseau de liaisons entre les unités et entre les postes de travail (relations professionnelles).
Ainsi ces deux éléments se trouvent dans n'importe quel type de structure. Mais une structure bien développée comporte déjà ce qu'on a appelé la départementalisation. 4. Départementalisation.
a) La départementalisation d'une structure est le découpage en unités de fonctionnement.
La départementalisation est une expression de la division du travail exigée,
- d'une part, par la diversité des domaines d'activité et le volume de travail de l'organisation, et
- d'autre part, par la nécessité de déléguer le pouvoir à d'autres niveaux hiérarchiques.
Ainsi, la départementalisation se fait généralement par un découpage «vertical» (selon les secteurs d'activité) et par un découpage «horizontal» (selon les niveaux d'encadrement lorsqu'il s'agit de partager l'autorité) (voir: Unités, P·9)· Donc, à l'origine de toute départementalisation il y a une différenciation de groupes d'activités d'après les missions dévolues au service, et au moins un niveau hiérarchique (d'encadrement).
b) Questions préalables à une départementalisation Une départementalisation exige la réponse à un certain nombre de questions :
- quelles sont les attributions à assigner aux unités composantes de la structure? Les attributions peuvent être définies comme la formulation de l'ensemble de tâches permettant la réalisation des missions dévolues au service.
- à quel niveau les décisions seront prises? Le niveau supérieur peut déléguer certains pouvoirs et cette délégation donne lieu à la création d'autres niveaux hiérarchiques.
- quelle est la dimension du service? On peut facilement répondre à cette question s'il s'agit d'un service existant à réorganiser. Mais la dimension dépend essentiellement des missions et du volume de travail.
- quelle est la localisation géographique? Même s'il s'agit d'un petit service, il peut être nécessaire d'installer des antennes dans les régions. Dans ce cas il faudra une départementalisation géographique qui suppose une délégation du pouvoir au niveau opérationnel régional.
- quel est le niveau de qualification du personnel et son nombre? S'il n'y a pas de personnel qualifié il est déconseillé de créer plusieurs niveaux hié-rarchiques chargés de prendre un certain nombre de décisions.
En résumé, la départementalisation dépend de quelques éléments essentiels:
9
- la mission et les attributions confiées au service ainsi que le volume de travail, - le niveau de délégation de pouvoir et les liaisons qu'en découlent, - la localisation géographique, - la qualification et le nombre du personnel.
Toutefois, dans le cas de l'organisation ou de la réorganisation d'un service, le choix du nombre d'unités - départementalisation - dépend principalement de deux facteurs: - la spécificité des attributions, - les niveaux hiérarchiques d'encadrement.
10
EXERCICES - I - (Voir la correction de ces exercices à la page 29) 1.Éléments caractéristiques de la structure: - Soulignez sur la liste ci-dessous les deux éléments principaux qui caractérisent la structure d'une organisation : a. Les ressources b. les objectifs c. la division du travail d. le budget e. les procédures f. la clientèle g. la coordination des tâches h. l'infrastructure i. les divisions et sections 2. Départementalisation:
2. a) Quelle est l'origine de la départementalisation' ......................................................................................................................... .........................................................................................................................
2.b) Un service doit être créé et organisé. Identifiez sur la liste ci-dessous cinq éléments à analyser afin d'effectuer la départementalisation.
a. la personnalité du chef b. la spécificité des attributions c. la théorie administrative d. les rapports informels entre les agents e. la dimension du service f. les niveaux hiérarchiques (décisions) et les liaisons officiels g. le budget de fonctionnement h. la localisation géographique i. la qualification du personnel. 3.Développement de la structure: Identifier sur la liste ci-dessous deux éléments objectifs permettant de déterminer une augmentation ou une diminution du nombre d'unités d'un service a. les qualifications du responsable b. les ressources matérielles disponibles c. le volume de travail d. le nombre d'agents de haut niveau e. le degré d'importance qu'on veut accorder au service f. la spécificité des attributions g. la qualité du produit h. la possibilité de placer d'agents connus du responsable
11
II. COMPOSANTES D'UNE STRUCTURE ADMINISTRATIVE Afin d'acquérir une meilleure compréhension de la structure administrative, il faut analyser chacune de ses composants. Elles sont: - les unités - les postes - les liaisons. 1. LES UNITES Comme on l'a déjà expliqué, les unités sont l'expression de la départementalisation. Le découpage en unités favorise une adéquate division du travail et une meilleure utilisation des compétences de l'encadrement. Les modes de découpage a) Le découpage vertical Il s'agit de déterminer le nombre adéquat d'unités d'une structure. Le découpage vertical consiste en un groupement d'activités (par unités) d'après certains critères à choisir selon le but à atteindre. Les critères les plus fréquemment utilisés sont: la fonction, la clientèle ou les partenaires, le territoire géographique, le produit, les méthodes ou procédures de travail, le groupe de travail ou projet. Le découpage vertical se présente comme suit:
sommet unités
Critères de découpage vertical. 1. La fonction ou les activités groupées par domaine: Les fonctions les plus généralement rencontrées sont: la production, la commercialisation, les finances, le personnel. Ces fonctions peuvent être subdivisées à leur tour. EXEMPLES:
- Le Ministère des Finances comprend les Directions du Budget, du Trésor et de la Comptabilité publique, des Impôts, du Contrôle financier, des Douanes, des Affaires Économiques.
- La Direction de l'Enseignement Fondamental comprend les Divisions: Pédagogie, Examens et Concours, Scolarité, Contrôle et animation des
12
medersas, Innovations pédagogiques. 2. La clientèle ou les partenaires:
L'accent est mis sur les différents types de clients bénéficiaires du service.
- La Direction de la Jeunesse et de l'éducation populaire comprend les Divisions: Mouvement pionnier et éducation populaire, Institutions de Jeunes.
- La Direction des Affaires Politiques (Ministère des Affaires Étrangères) comporte les Divisions: Afrique, Europe et Amérique, Asie et Océanie, Organisations Internationales.
3. Le territoire ou découpage géographique
L'application de ce critère permet de rendre le niveau central plus proche des conditions ou des demandes locales. Ainsi la structure devient régionalisée.
- Au Mali les Directions nationales techniques sont représentées au niveau des Régions.
4. Le produit: Ce critère permet au responsable de disposer des ressources concernant les produits à élaborer. Ce critère plus propre du secteur industriel peut être aussi utilisé dans l'administration publique.
- La Division Publications (de l'AMAP) comprend les sections: L'Essor, Podium, Sundjata, Kibaru ; (3)
- La Division Arts et Lettres (de la Direction des Arts et de la Culture) comporte les sections: Promotion Art et Littérature, Théâtre national, Cinéma, Edition et Publication.
5. Les méthodes ou procédures de travail :
C'est un critère appliqué lorsque les attributions des services exigent des techniques ou des qualifications particulières. - La Division Impression et Diffusion du matériel pédagogique de l'Institut Pédagogique National comprend les sections: Plannings, Contrôle et stocks, Illustration et montage des plaques, Typographie, Offset, Reliure, Laboratoire, Ronéotype.
6. Le groupe de travail ou projet: Ce critère s'applique lorsqu'on affecte une équipe à un projet ou un programme déterminé pour une durée définie. Il s'agit d'un découpage temporaire; à la fin du travail prévu, les membres de l'équipe réintègrent les unités d'origine. Exemple: - Projet Deuxième pont de Bamako.
3 Il s'agit de l'ancienne Division Publications. L'AMAP a été réorganisée par le Décret n? 226 du 24/7 / 1986.
13
Les critères ci-dessus mentionnés ne sont pas toujours appliqués de façon stricte; il est possible de juxtaposer ou de combiner ces critères selon les objectifs envisagés ou par des raisons d'économie d'effectifs. Ainsi une Division comprenant des sections selon un critère de départementalisation déterminé, peut accueillir une section répondant à un autre critère afin d'éviter de créer une Division pour laquelle on ne dispose pas des moyens.
a) Le découpage horizontal Il s'agit de déterminer le nombre d'échelons hiérarchiques d'une structure. Le découpage horizontal détermine le nombre de niveaux hiérarchiques du sommet à la base. C'est une identification des niveaux d'encadrement demandés par la nécessité de la délégation du pouvoir de décision du sommet vers les cadres plus proches de la base (niveau opérationnel). Ce découpage peut se présenter comme suit: La dénomination et les attributions de ces niveaux varient selon qu'ils sont plus ou moins proches du niveau supérieur centre de l'autorité et du pouvoir de décision. Généralement on prévoit trois niveaux : niveau supérieur, niveau intermédiaire et niveau de base. Les attributions de ces niveaux (unités d'encadrement) sont assignées en fonction de leur responsabilité par rapport à la mission confiée.
- Au niveau supérieur, sont assignées des fonctions de conception, de programmation, de direction, de coordination, d'organisation et de contrôle.
- Au niveau intermédiaire, sont assignées des fonctions d'étude, de supervision des tâches des unités inférieures, d'application de la programmation, du traitement des dossiers. Il s'agit d'un niveau technique par excellence.
Sommet
Niveau intermédiaire
Base
14
- Au niveau de base, sont assignées des fonctions de vérification, d'application
courante, d'exécution, de tâches répétitives. Mais dans la réalité, chaque niveau peut assumer certaines tâches de direction, de coordination, d'organisation et de contrôle par rapport au niveau inférieur. Ainsi, un chef de section dirige, coordonne, organise et contrôle le travail des postes subordonnés. Par ailleurs, on peut concevoir qu'un niveau supérieur assigne des tâches de conception à un niveau inférieur si celui-ci dispose des agents qualifiés. Le nombre des niveaux d'encadrement: Compte tenu de l'analyse des éléments permettant d'effectuer une départe-mentalisation (attributions, niveau de la prise de décisions, dimension du service, et.), les niveaux d'encadrement peuvent être plus ou moins nombreux que ceux indiqués ci-dessus. Ainsi il est possible d'imaginer une multiplication des niveaux intermédiaires (division, sub-division, bureau) ou des niveaux de base (section, sub-section). Toujours en tenant compte des éléments déjà mentionnés, on peut concevoir, par contre, une structure plus plate à deux niveaux d'encadrement, sans passer par le niveau inter-médiaire; par exemple, une structure comportant une Direction et des Sections (unités de base). Les avantages et les inconvénients dans le choix des niveaux d'encadrement sont analysés plus loin (Voir L'éventail de subordination, p. :22). Conclusion. Les unités composantes d'une structure sont le résultat de deux modes de découpage:
- un découpage vertical, selon différents critères choisis en fonction de la mission; - un découpage horizontal, selon les niveaux d'encadrement requis.
Ces deux modes de découpage sont complémentaires. Mais l'ensemble qui constitue la structure d'une organisation doit être ressenti comme un tout cohérent et non pas comme une simple juxtaposition d'unités. Le risque d'une telle juxtaposition est réel dans le cas d'une multiplication injustifiée d'unités (verticale ou horizontale). Par définition, l'organisation est un système d'éléments intégrés. D'où l'intérêt de souligner les rapports entre les unités, les postes et les liaisons, composantes de la structure. 2. LES POSTES. Les postes permettent de mettre en exécution les attributions assignées aux unités. Ils sont placés au sein des unités. Il faut éviter de les identifier avec les unités auxquelles il appartiennent. Leur nombre varie suivant la différenciation de tâches dévolues. Un poste est la place ou situation occupée par un ou plusieurs agents
- comportant un groupe d'attributions similaires, - nécessitant certaines compétences ou qualifications professionnelles.
Les attributions sont assignées suivant les critères de division du travail et de coordination. Elles doivent être très précises: «ce qui ne sera dit, ne sera pas fait».
15
Exemples de poste: chef de division, dactylographe, géologue, planificateur, planton, chauffeur. .. Classification Les postes peuvent être classés suivant différents critères: - la responsabilité assumée:
- postes de responsabilité: chargés de tâches de programmation, direction, coordination, organisation, conception (Directeur, Gouverneur, Chef de Division, etc.).
- postes subordonnés: chargés de toutes les tâches d'application et d'exécution ainsi que d'autres tâches assignées par les supérieurs.
- le nombre de personnes qui les occupent: - postes uni personnels : par définition, les postes des responsables
hiérarchiques. - postes pluripersonnels : tous les autres postes (dactylographes, comptable,
chargé d'études, billeteur, laborantin, etc. - le rapport avec l'activité principale du service:
a) postes hiérarchiques (en ligne) : ils concernent l'activité principale de l'organisation. Ils sont responsables de la réalisation des objectifs (production, santé, éducation, transports, communications, perception des impôts, etc.). Ainsi, tous les agents travaillant dans un secteur concernant l'activité principale (du chef à l'exécutant) occupent des postes hiérarchiques. Mais les postes hiérarchiques supérieurs disposent en outre du commandement et du pouvoir de décision.
b) postes fonctionnels: ils sont en rapport indirect avec l'activité principale de l'organisation. Ils peuvent être subdivisés en postes chargés
- d'activités annexes: les postes relatifs à des opérations qui sont
indispensables à l'organisation, mais dont la suppression n'entraîne pas immédiatement l'arrêt de l'activité principale: p.e. postes concernant la comptabilité, le personnel, l'informatique, l'entretien, les procédures, etc. Leur autorité est fondée sur la compétence.
- d'activités de conseil: les postes destinés à soulager d'autres postes en leur facilitant l'accès à certaines informations ou à des réseaux de communication: postes de conseiller (juridique, en organisation ... ) de relation publiques, etc. Ils sont dépourvus d'autorité mais non d'influence.
La classification des postes en hiérarchiques et fonctionnels est également valable pour les unités. Place et dénomination d'un poste
- La place occupée par le poste dans une unité dépend des attributions assignées à celle-ci et du niveau de responsabilité. {Voir graphique «Unités et postes», ci-dessous}.
16
UNITES ET POSTES Rapport entre : -Unités d’encadrement -Postes de -Postes Responsabilité subordonnés DIRECTION ----------------------------- Directeur (poste unipersonnel) DIVISION ….. -Chef de Division (poste unipersonnel) SECTION -Chef de Section (poste unipersonnel) ----------------------------------------- Postes
(postes uni ou pluripersonnels)
----------------------------------------- Agents
- La dénomination du poste est en rapport avec l'attribution principale du poste: secrétaire, comptable, inspecteur, gestionnaire du personnel, etc. Pour certains postes il peut être plus difficile de trouver une dénomination, dans ce cas, il suffira d'indiquer l'activité principale précédée de: «chargé de ..... » ; p.e. chargé du courrier-arrivée; chargé des salaires, chargé d'études, chargé du personnel conventionnaire, etc.
17
Définition du poste Tout poste doit être défini. Définir un poste c'est,
- le situer dans la structure - décrire ses attributions principales - indiquer les qualifications nécessaires, l'expérience et le niveau statutaire
requis. Pourquoi définir un poste ? La définition de poste constitue
- une appréciation ou une mise au point de ce que fait chaque agent; - un outil d'organisation, de coordination et de normalisation de tâches; - un facteur indispensable à la gestion des ressources humaines (sélection,
recrutement, formation, affectation) ; - un moyen de gestion prévisionnelle des effectifs (recensement quantitatif et
qualitatif). 3. LES LIAISONS Les liaisons sont les relations professionnelles de tout genre que les postes ou les unités maintiennent entre eux pour pouvoir fonctionner normalement. Les liaisons peuvent être classées en hiérarchiques et fonctionnelles. La distinction est basée sur la subordination.
- Liaisons hiérarchiques: le poste ou unité en amont commande les postes et les unités en aval. Il existe une relation de subordination qui fonde la pyramide hiérarchique. Le Directeur commande le Chef de Division et celui-ci le Chef de Section. Ce dernier commande à son tour les postes subordonnés au sein de sa section.
-
- - -
- -
-
- Liaisons fonctionnelles : les postes en amont ou du même niveau ont une influence dans certains domaines de compétences spécialisés sur les postes de lignes hiérarchiques différentes. Il s'agit des relations de support, d'en-tretien, d'information, de sécurité, de conseils, d'informatique, de personnel, etc. et non pas des relations d'autorité.
liaisons hiérarchiques
amont
liaisons fonctionnelles aval
18
D'autres types de relations:
- Passerelles: il s'agit d'une relation temporaire qui sert à débloquer une situation, en «branchant» un responsable sur des services détenteurs d'information ou de pouvoir de décision et qui se situent en dehors de sa ligne hiérarchique ou fonctionnelle.
Ainsi, en cas d'urgence, un responsable s'adresse à un agent d'une autre unité sans faire intervenir le circuit hiérarchique. passerelle
- Court-circuit: elle constitue une dérogation au principe des liaisons hiérarchiques qui veut que l'autorité descend de façon scalaire; ainsi un cadre d'un échelon hiérarchique supérieur doit commander les agents de la base en passant par tous les échelons hiérarchiques intermédiaires. Un court-circuit se produit lorsqu'un supérieur s'adresse (commande, demande une information) à un subordonné sans passer par l'échelon intermédiaire, ou lorsqu'un subordonné s'adresse au chef supérieur sans contacter son chef immédiat. Cette situation est plutôt exceptionnelle, mais elle pourrait être justifiée dans certains cas: absence de responsable intermédiaire, conflits, etc.
aval
sommet
court circuit court-ciruit
base
19
EXERCICES-II- (Voir correction des exercices à la page 29) 1. Unités. 1.1. Unités. Découpage vertical. Identifier les critères appliqués dans le découpage vertical des unités des services suivants: Critères possibles:
- Fonction ou groupement d'activités de domaine similaire (F) - Clientèle ou partenaire (C) - Produit (P) - Combinaison de critères (CC).
a. Direction Nationale de l'Éducation physique et sportive - Divisions:
Sports-extrascolaires, Sports scolaires et universitaires, Équipements et Installations sportifs ( ).
b. Division Compatibilité Nationale (Plan) - Sections: Activités primaires, Industries, Activités tertiaires, Études et synthèses ( ).
c. Division de la Production des matériels didactiques - Sections: Illustration, Audio-visuelle, Radio-éducative, Imprimerie ( ).
d. Direction de l'Hydraulique et de l'Énergie - Divisions:
Hydraulique urbaine/électricité, Hydrogéologie, Études pour l'aménagement des bassins fluviaux ( ).
e. Division de la Coopération Économique multilatérale - Sections :
Organisations et institutions africaines, ONU, CEE, ACP et Institutions spécialisées, Organisation de la Conférence Islamique, Institutions arabes et Organisations non-gouvernementales ( ).
f. Direction de la Planification et de l'équipement scolaire - Divisions:
Planification, Statistiques et Informatique, Étude d'orientation scolaire et professionnelle, Équipement Scolaire ( ).
g. Direction de la Coopération (Agriculture) - Divisions:
Gestion, Coordination et Études générales, Inspections comptables générales, Structures et législation coopérative, Coopération, Comptabilité générale et statistique ( ).
h. Division du Transport Aérien - Sections:
Contrôle technique des Aéronefs, Contrôle d'exploitation des aérogares, Législation et formation, Accords bilatéraux, Études économiques ( ).
20
1.2. Unités - découpage horizontal Indiquez. le niveau ou échelon responsable des attributions suivantes: (découpage horizontal). Unité supérieure (S) Unité intermédiaire ( 1) Unité de base ( B). a.- programmation ( ) b.- exécution de tâches répétitives ( ) c.- supervision des tâches ( ) d.- traitement de dossiers techniques ( ) e.- coordination ( ) J.- application courante ( ) g.- organisation ( ) h.- application de la programmation ( ) l.- contrôle ( ) j.- conception ( ). 2. Postes Dans la liste ci-après, marquez d'une croix les termes qui correspondent à la dénomination d'un poste: a.- budget ( ) b.- administrateur civil ( ) c.- secrétaire ( ) d.- personnel ( ) e.- chef de division ( ) f.- comptabilité matières ( ) g.- billeteur ( ) h.- technicien supérieur ( ) i.- médecin-chef ( ) j.- planification ( ) k.- directeur-adjoint ( ) l.- comptable de salaires ( ) m.- directeur de cabinet ( ) n.- agent conventionnaire ( ) o.- solde ( ). 2.2. Imaginez un service de Formation et de Recherche. Marquez sur la liste ci-après quels sont les postes :
- concernant l'activité principale (poste hiérarchique) : H - en rapport indirect avec l'activité principale (fonctionnel): F.
a. Chef de la Division Science et Technologie ( ) b. Chef de la Section Personnel ( ) c. enseignant ( ) d. conseiller juridique ( )
21
e. expert-comptable ( )
j. chef de la division Recherche ( ) g. documentaliste ( ) h. chef de la section évaluation de la formation ( ) i. technicien chargé de l'entretien des appareils A V ( ) j. billeteur ( ) k. chargé de bourses ( ) l. chef de la section Lettres ( ) m. chercheur ( ) n. directeur ( ) 2.3. Indiquez deux objectifs de la définition de poste: a....................................................................................................................... ........................................................................................................................ b.......................................................................................................................................... ........................................................................................................................ 2.4. Indiquez l'activité principale d'un service: ..................................................................................................... Ensuite, concernant ce service donne deux exemples de postes. a. hiérarchiques: .............................................................................................................. ................................................................. . …………………………………………………….. b. fonctionnels: .................................................................................................................... ................................................................................................................ ...........................................................................................................................
J. Liaisons (entre postes ou entre unités).
22
3. Liaisons (entre postes ou entre unités). Nota: Il s'agit d'un service de recherche et formation.
Analysez l'organigramme ci-dessus et indiquez. les types de liaison (hiérarchique: H; fonctionnelle: F; passerelle: P; qui peuvent exister entre les postes ci-dessous:
a. Directeur Adjoint - Chef Division Recherche: ( ) b. Directeur - Chef Division Administrative et Financière: ( ) c. Chef Division Sciences et Technol . - Chef Section Comptabilité: ( ) d. Chef Division Recherche - Chef Division Administr. Financière: ( ) e. Chef Division Lettres - Chef Division Recherche: ( ) J. Chef Division Sciences et Technol. - Chef du Secrétariat: ( ) g. Chef Service Documentation - Chef Division Lettres: ( ) h. Chef Division Adminis. et Financ. - Chef Section Personnel: ( ) i. Chef Section Salaires - Billeteur : ( ) j- Chef Section Biologie - Professeur: ( ) h. Directeur - Chef du Service de Documentation: ( )
DIRECTEUR
Chef Sce.
Documentation
Chef
Secrétariat
Chef Division
Scien.Techno. Chef Division
Lett.Sci.Huma.
Chef Division
Recherche
Chef Division
Admin. Finances
Chef Sect.Tech
Chef Sect.Biolo.
Chef Sect.Phys.Chim
Chef Sect.Math
Chef Section
Hist.Géo.
Chef Sect.Lettr
Achats
Chef Section
Psychopéd.
Chef Section
Evaluation
Chef Section Recherche
Chef Section
Méthodologie
Chef Section
Matér.Didac.
Chef Section
Compt. Génér.
Chef Section
Personnel
Chef Section
Salaires
Chef Section
Sécur.Soc.
Directeur
Adjoint
23
III. Structures et organigrammes 1. L'organigramme comme représentation graphique L'organigramme est la représentation sous forme de graphique de la structure actuelle d'une organisation (entreprise, service). Généralement il est le tableau d'unités qui composent l'organisation ainsi que le réseau de leurs liaisons officielles. Toutefois il est possible aussi, selon le but recherché, de dessiner des organigram-mes comportant des postes et même le nom des agents occupant ces postes. En fait, un organigramme comprenant tous les postes d'un service représente déjà ce qu'on appelle ici son cadre organique. Mais pour le moment, il sera question de l'organigramme d'unités comportant les liaisons officielles. Les liaisons officielles sont les voies :
- par lesquelles les ordres, les instructions, les notes de service, les infor-mations «descendent» du sommet vers les exécutants de chaque échelon, et
- par lesquelles «montent» de la base vers le sommet les informations sur le travail et sur les difficultés ou les besoins de ces divers échelons.
Avant de dessiner l'organigramme d'un service, il faut :
- identifier les missions principales et formuler les attributions spécifiques, - assigner ces attributions, suivant les domaines déterminés, à des unités
(attributions par unité), et - établir les liaisons officielles entre ces unités.
La représentation graphique peut prendre des formes variées: en grappe ou en arbre généalogique, en bannière, en disque, replié ou semi-replié. Le choix du graphique dépend de ce qu'on veut représenter, mais un critère important est la limitation de l'espace de présentation. L'organigramme semi-replié qu'on propose ci-après a l'avantage de pouvoir re-présenter trois niveaux hiérarchiques d'encadrement ce qui correspond à la struc-ture-type des services publics centraux au Mali. Ce type d'organigramme présente le niveau de base (sections) en ligne verticale, mais cette disposition ne comporte pas une subordination des unes par rapport aux autres. Un bel organigramme ne sert à rien s'il n'y a pas d'attributions précises à assigner aux unités (découpage vertical) et aux niveaux hiérarchiques d'encadrement (dé-coupage horizontal). Dessiner convenablement un organigramme suppose l'identification du nombre d'unités et de tous les niveaux hiérarchiques jusqu'à la base tout en précisant leurs attributions. Une fois formulées les attributions des unités (p.e. d'une section), il est possible de répartir ces attributions en postes de travail comportant un ensemble de tâches
24
détaillées. C'est donc à partir des attributions des unités que pourront être identifiés les postes de travail. D'où l'importance d'élaborer parallèlement l'organigramme des unités et la définition des postes de travail (postes de responsabilité et postes subordonnés). Si l'organisation d'un service est effectuée d'après ce principe, il n'y aura pas d'unités de base (section) dépourvues de postes subordonnés, comme il arrive dans certains services. Créer une unité de base (section) occupée seulement par le chef responsable semble une contradiction. Cela voudrait dire qu'il s'agit d'un domaine d'activité simple dont la responsabilité peut être confiée à un poste subordonné, placé au sein d'une unité déjà existante. Si le volume de travaille justifie, il est toujours possible de faire occuper le poste par plus d'un agent. Une unité de base se justifie si elle comporte un nombre suffisant d'attributions pour être assumées par au moins deux postes, outre chef de l'unité. 2. Le Contrôle et la subordination dans la structure La structure pose aussi le problème du contrôle et de la subordination des unités (ou des postes). Il s'agit du nombre de liaisons hiérarchiques existant entre le sommet et les autres niveaux d'encadrement. Combien d'unités subordonnées doit comprendre une structure? Combien de postes doit comporter une unité? Le critère fondamental est l'efficience et la facilité des communications. L'éventail de subordination est le nombre de liaisons hiérarchiques qui partent d'une unité supérieure vers des unités subordonnées ou d'une unité subordonnée vers des postes. L'exemple proposé ci-dessous permet de comparer deux types de structure selon l'éventail de subordination. Les deux structures comportent le même nombre de postes: 19 Un éventail de subordination étroit (p.e. l'unité ou le poste supérieur contrôle 2 unités ou 2 postes) va engendrer une structure haute dans laquelle les attributions sont réparties en plusieurs échelons hiérarchiques. Ainsi l'éventail de subordination a une incidence sur les découpages vertical et horizontal de la structure.
Exemple de STRUCTURE HAUTE:
- nombre postes: 19 - nombre de niveaux d'encadrement: 5
1 ------------------------------- 2 3
25
4 5 Ce type de structure comporte plus d'inconvénients que d'avantages. En effet, s'il est vrai que le poste supérieur peut Contrôler facilement le travail de 2 postes subordonnés, la structure est lourde et les communications sont lentes et difficiles. L'information entre le sommet et la base passe par trop de niveaux intermédiaires et risque d'être déformée en cours de route. En outre, le chef a la tentation d'intervenir directement dans le travail des subordonnés et de limiter leur initiative. En fait, il s'agit d'une structure plus Coûteuse (nombre élevé de postes de responsabilité) et les risques de court circuit sont plus grands. b) Un éventail de subordination large (p.e. l'unité ou le poste supérieur contrôle 6 unités ou 6 postes) engendre une structure plate, dans laquelle les attributions sont réparties entre deux ou trois niveaux hiérarchiques. Exemple de STRUCTURE PLATE :
- nombre de postes: 19. - nombre de niveaux d'encadrement: 2.
----------------------- 1 2 La structure plate comporte plus d'avantages que d'inconvénients. Bien que le poste supérieur a plus de postes à contrôler (dans des limites raisonnables), les communications se font plus facilement entre le sommet et la base, les échelons intermédiaires étant peu nombreux. En outre, l'aplatissement de la structure conduit à un «dégraissage» des postes-relais nécessitant aussi des cadres qualifiés. Donc ce type de structure s'avère moins Coûteux. Toutefois, il n'y a pas de solution idéale. L'optimum est difficile à déterminer, et l’éventail de subordination doit s’adapter aux caractéristiques de l’organisation (entreprise, service). Plusieurs facteurs doivent être pris en considération : a) Type d'activité des unités ou des postes:
- S'il s'agit d'un travail de routine, où le processus de travail est standardisé et les tâches sont similaires, un poste supérieur peut coordonner facilement plusieurs postes. La structure plate paraît mieux convenir (p.e. un atelier de production) ;
- Lorsqu'il s'agit d'un travail complexe, de conception, de haut niveau technique,
le poste supérieur devra consacrer plus de temps au contrôle et au suivi du travail des subordonnés; il sera préférable qu'il se concentre sur un petit nombre de postes. Un éventail de subordination étroit conviendrait davantage.
26
b) La qualification du personnel:
- Le personnel qualifié qui travaille selon certaines normes et possède le sens de la responsabilité a moins besoin de contrôle. Dans un lycée, chaque enseignant suit un programme établi, et les mécanismes de suivi et de contrôle sont aussi préalablement définis. Dans un laboratoire de recherche, chaque chercheur doit rendre compte périodiquement des résultats obtenus. Une structure plate peut être ainsi plus adéquate.
c) La capacité du chef:
- Il s'agit ici d'un facteur subjectif, par conséquent moins applicable aux services publics dont les structures sont relativement stables. Mais dans le secteur privé, la capacité de travail et de coordination du chef peut jouer un rôle très important sur le type de structure.
En fait, aucune réponse définitive ne peut être donnée à cette question de l'éventail de subordination optimum. Cependant il est admis qu'un éventail raisonnable s'établit autour de 7 ± 2. C'est à dire, qu'au-dessus de 10 (postes ou unités) le contrôle est superficiel et moins efficace. Par contre, au-dessous de 4, les risques d'intervention du supérieur commencent à se faire sentir. Il s'agit toujours des liaisons hiérarchiques. Le problème est plus compliqué si l'on considère les autres types de liaisons (fonctionnelles, services en staff). Mais il est évident qu'il y a une influence de l'éventail de subordination sur les relations entre le sommet et la base, la liberté de manœuvre des subordonnés, la compréhension des directives, l'efficacité et l'efficience du travail accompli. 3. L'organisation efficace et efficiente d'une structure Les concepts d'efficacité et d'efficience sont souvent utilisés indistinctement. Ce-pendant dans l'administration ils ne sont pas synonymes. La distinction est importante. L'efficacité est la capacité d'un service (unité, poste, agent) d'atteindre les objectifs formulés en qualité et quantité prévues. On ne fait pas référence aux moyens utilisés pour atteindre ces objectifs. L'efficience (équivalent au rendement:> est la capacité d'atteindre les objectifs en qualité et quantité prévues à un coût limité: délais raisonnables, ressources matérielles et humaines limitées, Coût total convenable. Ainsi, un même objectif peut être atteint en qualité et quantité prévues, avec plus ou moins de personnel, dans un délai plus ou moins court, en utilisant des ressources plus ou moins sophistiquées ou Coûteuses. L'efficience suppose la pertinence, c'est à dire, le choix de moyens les mieux adaptés à la nature des objectifs. Cette distinction est essentielle lorsqu'on veut évaluer la performance d'un service. Un service (une unité, un agent) peut être plus ou moins efficace mais son efficience peut être peu élevée. Concrètement, l'efficience d'un service n'est pas liée nécessairement au nombre d'unités ou d'agents dont il dispose. Au Contraire des effectifs pléthoriques
27
peuvent constituer un gros handicap pour atteindre un bon niveau d'efficience. Facteurs déterminants pour une organisation efficace et efficiente. Voici quelques facteurs pouvant contribuer à la bonne gestion d'un service.
1. La définition d'un programme de travail Un programme de travail comporte des objectifs opérationnels. Les objectifs opérationnels sont des actions spécifiques à mener dans un temps fixé (3,6, 12 mois), en quantité et qualité déterminées dans une situation caractérisée (avec telles ressources, sous telles conditions). Un service ne peut pas être évalué dans son rendement si les objectifs n'ont pas été définis au préalable.
2. La répartition des responsabilités et des tâches La définition des postes de travail en fonction des attributions assignées à l'unité, permet de responsabiliser les agents et de délimiter leurs domaines de compétence, ce qui facilite la coordination. 3. La bonne communication et la coordination entre les unités et les postes. Le manque de coordination produit des interférences, des double-emplois et un mauvais climat organisationnel qui réduisent l'efficience et engendrent la frustration des agents. 4. La délégation du Pouvoir au niveau le Plus opérationnel. Il est matériellement impossible qu'un chef seul puisse tout contrôler et décider. Il doit pouvoir déléguer certains pouvoirs aux échelons hiérarchiques plus proches de l'exécution. La délégation de l'autorité est nécessaire chaque fois qu'un dirigeant doit s'appuyer Sur un autre cadre pour que celui-ci l'aide dans un domaine bien précis et limités, à atteindre un objectif.
A la suite de la délégation, le subordonné reçoit de la part du supérieur le pouvoir de décision dans le domaine prévu qui fait l'objet de la délégation de compétence. Il agit conformément aux lois et règlements et aussi conformément aux instructions de son supérieur hiérarchique. La délégation de l'autorité est un pas essentiel dans la formation des subordonnés. Elle contribue à développer l'esprit d'initiative, et la capacité de faire preuve de ressources et du sérieux.
28
5· Le contrôle de nombre adéquat d'unités et de postes. Il faut tenir compte notamment du type d'activités et de la qualification des agents (voir Eventail de subordination, p. 22). 6. La détermination des méthodes de travail et procédures. Les méthodes et procédures de travail devraient être évaluées périodiquement et adaptées aux nouvelles situations (missions, programmes de travail, environnement, agents). Les méthodes simples et bien comprises par les agents favorisent à la fois l'accomplissement des objectifs et le climat de travail. Toute nouvelle méthode ou procédure à introduire devrait être précédée d'une sensibilisation et d'une information adéquate. 7· L'unité de commandement. C'est une règle fondamentale de l'organisation. Tout agent doit savoir de qui il reçoit les ordres et à qui il doit rendre compte. La multiplicité de sources de pouvoir crée la confusion dans l'organisation. En général, la règle essentielle de toute organisation est de tendre à la simplicité et à la clarté dans la structure et les procédures de travail.
29
EXERCICES -III - (Voir correction des exercices à la page 30). 1) Structures et organigrammes
1.1. Complétez la phrase suivante: - Compte tenu du but recherché il est possible d'établir différents types d'organigramme, par exemple: ……………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………… 1.2. Remplissez les cases de l'organigramme ci-dessous en vous référant à une structure réelle ou imaginaire:
1.3. Complétez la phrase suivante:
- Pour identifier et décrire les postes de travail des unités il faut connaître
………………………………………………………………………………………. 1.4. Marquez d'une croix les propositions correctes: x - Avant de dessiner l'organigramme des unités d'un service il faut :
a. définir les missions du service et les transformer en attributions groupées suivant certains critères ( ).
b. étudier le type d'attributions et décider quel est le nombre d'unités (découpage vertical) ( )
c. indiquer quel sera le nombre d'échelons hiérarchiques convenables (découpage horizontal) ( ).
d. savoir quels agents faudra-t-il placer à la tête de chaque unité ( ).
30
2. Éventail de contrôle ou de subordination Observez les structures ci-après et indiquez les avantages et les inconvénients de chacune:
2.1. STRUCTURE HA UTE :
Avantages : …………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………….. Inconvénients : ……………………………………………………………………………………….. ………………………………………………………………………………………………………….. ………………………………………………………………………………………………………….. ………………………………………………………………………………………………………….. 2.2. STRUCTURE PUTE: Avantages : …………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………….. Inconvénients : ……………………………………………………………………………………….. ………………………………………………………………………………………………………….. ………………………………………………………………………………………………………….. …………………………………………………………………………………………………………..
Structure plate: Structure haute:
31
3. Organisation efficace et efficiente: Les phrases ci-dessous représentent des affirmations concernant l'efficacité et l'efficience d'une organisation (service). Quel est votre avis sur chaque affirmation ? Accord: A; Désaccord: D ; A discuter: ad
1. Le travail est effectué d'une façon Plus efficiente, si on dispose d'un Plus grand nombre d'agents. ( )
2. La définition d'un poste suppose au préalable la détermination des attributions de l'unité. ( )
3. Un agent ne doit recevoir d'ordre que d'un chef et d'un seul. ( ) 4. Il faut créer une unité chaque fois qu'on identifie des attributions nouvelles. () 5. Si chaque agent connaît ses attributions, la coordination n'est pas nécessaire. () 6. La multiplication du nombre d'échelons hiérarchiques produit aussi une multiplication
du nombre d'interférences ( ) 7. Si les attributions peuvent être assurées par un poste, il ne faut pas créer une unité.
( ) 8. Ce qui est le plus important dans un service, c'est d'atteindre les objectifs. ( ) 9. La création d'une unité doit être justifiée par la spécificité des attributions et le volume
de travail prévu. ( ) 10. Le nombre d'unités ou de postes à contrôler peut varier d'un service à un autre.( ) 11. Le chef est le seul responsable, il doit tout contrôler et décider. ( ) 12. Les moyens employés sont indifférents, ce qui intéresse c'est d'atteindre les
objectifs.( ) CORRECTION DES EXERCICES DE LA PREMIERE PARTIE Exercices (1) de la page 8
1) c et g. 2a) la différenciation en groupes d'activité. 2b) b, e, f, h, i. 3) c et f. -----------------------------------
Exercices (II) des pages 17 à 20 I.1 a) CC / b) F / c) P / d) F / e) C / f) F / g) CC / h) CC. ----------------------------------------------
32
1.2: a (S) 1 b (B) 1 c (I) 1 d (1) 1 e (S) 1 f (B) 1 g (S) 1 h (1) 1 i (S) 2.1 : c, e, g, i, k, l, m. 2.2: a (H) 1 b (F) 1 c (H) 1 d (F) 1 e (F) If (H) 1 g (F) 1 h (H) 1 i (F 1 k (F) Il (H) 1 m (H) 1 n (H)/.
----------------------------- 2.3 : par exemple: - appréciation de ce que fait chaque agent - outil de coordination, d'organisation et de contrôle 2.4 : La Direction de l'Enseignement Fondamental: par exemple:
- élaborer La politique du gouvernement en matière d'enseignement fondamental. - postes hiérarchiques: Directeur, Chef de la Division E" Concours. - Postes fonctionnels: Dactylographe, Chargé du fichier personnel (Bureau de
Coordination administrative).
--------------------------------
3.a (H) / b (H) / c (P) / d (F) / e (F) / f (F) / g (F) / h (H)/ i (H) i(H).
------------------------------
Exercices (III) des pages 27 à 29 1.1 - organigramme d'unités, de postes, d'agents. 1.2 -1 Direction, 4 Divisions, 8 sections, 1 Secrétariat, 1 service rattaché. 1.3 - Les attributions du service 1.4 - Réponses correctes: a, b et c.
----------------------------- 2.1 Avantages: coordination facile à chaque niveau Inconvénients: risque de déformation de L'information, de court-circuit, d'intervention du chef dans le travail du subordonné ; coûteuse. 2.2 Avantages: communication facile du sommet à la base; structure moins (moins de postes de responsabilité) Inconvénients: charge de travail plus grand pour le responsable: elle compte du type d'activités et des procédures (standardiste). 3.1 (D) / 2 (A) / (A) / 4 (D) / 5 (D) / 6 (A) / 7 (A) / 8 (ad) / 9 (A) / 11(D) / 12 (D).
33
DEUXIEME PARTIE
L'organisation administrative en République du Mali
1. La classification des services publics:
1) Textes juridiques:
- Ordonnance 79-9/CMLN du 19 janvier 1979 portant principes fondamentaux de la création, de l'organisation, de la gestion et du contrôle des services publics.
- Décret n? 204/PG-RM du 21 août 1985 fixant les modalités de gestion et de contrôle des structures des services publics.
2) Les différentes catégories de services publics
La détermination du cadre organique d'un service public suppose au préalable la conformité de celui-ci aux dispositions de l'Ordonnance 79-9/CMLN du 19 janvier 1979 portant principes fondamentaux de la création, de l'organisation, de la gestion et du contrôle des services publics (4). Cette ordonnance, charte fondamentale en matière d'organisation administrative, vise deux grands objectifs :
a) harmoniser les structures des services publics, b) mettre en place un système permanent de contrôle des structures et des ef-
fectifs, de façon à les adapter aux missions de l'administration et de rendre possible l'élaboration d'une véritable politique des structures, du personnel et des moyens financiers.
Les différents services sont classés en 6 grandes catégories, qui constituent une vé-ritable typologie des services publics. Cette classification est définie à l'article 3, qui précise que les services publics en République du Mali relèvent de l'une des catégories suivantes: 1.les services centraux, 2.les services régionaux et subrégionaux 3.les services rattachés, 4.les services extérieurs, 5.les organismes personnalisés, 6.les collectivités décentralisées.
4 Article 3 du Décret n? 179/PG-RM du 23.iuillet 1985 fixant les conditions et les
procédures d'élaboration et de gestion des cadres organiques: «Le cadre organique d'un service public ne peut être déterminé si ce dernier n'a été créé, organisé, réparti et immatriculé conformément aux dispositions de l'ordonnance 79-9/CMLN et à celles du Décret déterminant les modalités d'application».
34
Une telle classification permet: a)d'appréhender plus aisément le rôle et les fonctions essentielles de chaque type de service.
a) de regrouper dans des ensembles cohérents les règles du régime juridique applicables à chacune des catégories identifiées.
b) de rationaliser la gestion des structures. Les services régionaux et subrégionaux peuvent être subdivisés, selon les caracté-ristiques, en 2 groupes: 1.les services propres relevant des chefs des circonscriptions administratives :
- les services propres relevant du Gouverneur, - les services propres relevant du Commandant de Cercle, - les services propres relevant du Chef d'Arrondissement.
2.Les services techniques régionaux et subrégionaux : - Les Directions régionales,
- les services techniques de Cercle, - les services techniques d'Arrondissement.
Les services propres relevant des Chefs de circonscriptions administratives sont régis par des textes spécifiques, portant sur l'administration territoriale et locale. Les collectivités décentralisées elles aussi sont régies par des textes spécifiques. Il s'agit notamment des communes urbaines et des futures communes rurales. Les caractéristiques propres à ces deux types de services seront traitées ci-après (voir: L'organisation territoriale et administrative, p. 48).
35
TABLEAU RESUME I (*) CLASSIFICATION DES SERVICES PUBLICS
(Ordonnance 79/9 – Décret 204 (21/08/1985)
Responsables
Services Textes création
organisation
Missions Structure – Type Nomination Niveau hiérarchique
CENTRAUX (Directions Nationales et Assimilés. (1)
Créés par la Loi organisés par un Décret (art.8)
- élaboration des éléments de la politique du Ministère.
- Coordination et contrôle des services dépendants (art.9)
_ Trois échelons hiérarchiques : (3) - Direction - Division (au moins 2) - Section (au moins 2) (art.10
et 11)
- Directeur par décret
- Directeur Adjoint et Chefs de Division par arrêté.
- Chefs se Section, sur décision du Ministre.(art,12,13)
- Catégorie A - Catégorie A - Catégorie A
(art. 44)
REGIONAUX ET SUBREGIONAUX (4)
Créés par un Décret organisés par un arrêté (6) (art. 18)
Selon caractéristiques : - Service propre relevant directement
du Gouverneur, du Commandant de Cercle, du Chef d’Arrondissement (voir Ord.77/44)
- Services techniques régionaux et subrégionaux
Direction Régionale (5)
- Conception, coordination et contrôle, et soutien de l’activité des services subrégionaux.
- Représente la Direction Nationale ou plusieurs Directions Nationales de spécialité voisine (7)
- Gestion, si la fonction technique l’impose (art.20)
_ deux échelons hiérarchiques : - Direction - Division - Exceptionnellement sub-
divisées en sections justifiées par des nécessités techniques (art.21, 22), (9)
- Directeur régional par arrêté
- Chef de Division régionale, par arrêté (art. 19)
- Catégorie A - Catégorie A
(art. 45)
(*) Les numéros entre parenthèses { } font référence à des notes explicatives reproduites aux pages suivantes.
36
NOTES:
1) Les services centraux sont des services de l'Etat à compétence territoriale unique pour l'ensemble de la Nation. Ils sont placés sous l'autorité d'un Ministre. Les services centraux comprennent les Directions Nationales et les services assimilés (Inspections; CAF). Les Inspections ont un niveau hiérarchique équivalent à celui d'une Direction Nationale (article 15). Chaque département ministériel comporte, en dehors des Directions Nationales, un service à vocation logistique, chargé essentiellement des tâches d'organisation et de gestion administrative et financière (CAF). Ce service est créé et organisé dans les mêmes conditions qu'un service central, conformément à la Loi les instituant (article 14)· Les Missions diplomatiques se situent dans la hiérarchie des services publics au même niveau qu'un service central (article 30).
2) Ces missions concernent plus particulièrement les Directions Nationales,. Ce
sont elles qui élaborent les éléments de la politique du Ministère, (chacune concernant son domaine particulier de compétence) et qui coordonnent et contrôlent les activités des services dépendants (services rattachés, services régionaux et subrégionaux et le cas échant, les organismes sous tutelle). Les CAF sont chargées d'élaborer et de mettre en œuvre la politique du département dans les domaines du personnel, du matériel et des moyens financiers. Les Inspections sont chargées du contrôle interne des services placés sous l'autorité du Ministre.
3) Au niveau central la structure-type prévue par l'Ordonnance 79-9 (art. fa) ne
concerne que les Directions Nationales. Chaque Direction Nationale doit comporter au moins 2 Divisions. Chaque Division doit comporter au moins 2 sections. Les Inspections sont créées et organisées dans les mêmes formes qu'un Service central, c'est à dire par Loi et par Décret. Par ailleurs, l'Ordonnance 79-9, n'a rien précisé en ce qui concerne la structure d'une Inspection. Par conséquent; leur organisation structurelle est souple, en raison de la spécificité de leur mission. Il en est de même pour les Missions diplomatiques.
37
Structure – type d’une Direction Nationale : (I) D'autres divisions et sections possibles. (2) D'autres unités en staff (d'appui) possibles. 4) Les services régionaux et subrégionaux sont des services déconcentrés de
l'Etat. Ils sont géographiquement éloignés du centre essentiel des décisions. Cette déconcentration vise surtout le rapprochement de l'administration des populations. Leurs compétences sont donc géographiquement délimitées.
5) Les Directions régionales sont placées sous l'autorité administrative du Gouverneur de la Région et sous l'autorité technique de la Direction Nationale compétente ou, le cas échéant, de plusieurs Directions de spécialité voisine. Par exemple,' La Direction Régionale du Plan et de la Statistique est placée sous l'autorité technique de la Direction Nationale du Plan et de la Direction Nationale de la Statistique et de l'Informatique.
6) En ce qui concerne la nature des textes juridiques portant création et
organisation des services régionaux et subrégionaux, il convient de préciser que ce sont les services techniques régionaux et subrégionaux qui sont créés par Décret et organisés par Arrêté. En ce qui concerne les services propres relevant des chefs des circonscriptions administratives, leur organisation est déterminée par Décret pris en Conseil des Ministres (voir article 47 de l'Ordonnance 77-44/CMLN du 12juillet 1977 portant réorganisation territoriale et administrative de la République du Mali).
7) Par exemple: Les Directions Régionales de la Jeunesse, des Sports, des Arts
et de la Culture représentent au niveau régional: - la Direction Nationale de la jeunesse et de l'Éducation Populaire;
DIRECTION
Service Rattaché
attaché
2
1 DIVISION DIVISION 1
1
Section
Section
1
Section
Division
ction
Section
1
1
Secrétariat
38
- la Direction Nationale de l'Éducation Physique et sportive; - la Direction Nationale des Arts et de la Culture.
8) Les fonctions de gestion sont normalement exercées au niveau de la base, c'est à dire au niveau de l'arrondissement (service technique d'arrondissement). Néanmoins, les Directions régionales peuvent être chargées des tâches de gestion dans la mesure où celles-ci, en raison de leur technicité doivent être exercées à ce niveau-là.
9) La structure-type d'une Direction Régionale:
1) Une Direction régionale doit comporter au moins deux Divisions; mais d'autres divisions régionales sont possibles.
2) D'autres unités d'appui possibles. 3) Les Divisions régionales ne sont pas subdivisées en sections sauf dans des
cas exceptionnels, justifiés par des nécessités techniques d'organisation du service.
DIRECTION REGIONALE
Service Rattaché
attaché
2
1 Division
2
Division
sion
1
Section 3
3
Secrétariat
39
TABLEAU RESUME II : (suite)
Responsables
Services Textes création
organisation
Missions Structure – Type Nomination Niveau hiérarchique
SERVICE TECHNIQUE DE CERCLE (10)
- Fonctions de relai en matière de soutien, coordination et contrôle des services d’Arrondissement.
- Représente la Direction Régionale ou plusieurs Direction Régionales de spécialité voisine.
- Gestion, si la fonction technique l’impose (art.23). (11)
- Un seul échelon hiérarchique, équivalant à une Division Régionale (art.24)
- Chef de service par arrêté. (art.19)
- Catégorie A (art. 45)
SERVICE TECHNIQUE D’ARRONDISSEMENT (12)
- Fonctions de gestion dans le domaine de leur spécialité (il dessert directement la population).
- Représente le service technique de Cercle ou plusieurs services de Cercle de spécialité voisine (art.25)
- Seul échelon hiérarchique (art.26)
- Chef de service par arrêté (art.19)
-Catégorie A, B, ou C. (art.45)
RATTACHES (13) Créés par la Loi organisé suivant le niveau de rattachement -par Décret : si rattaché au Cabinet ou à une Direction Nationale
- Assument en règle générale des fonctions de gestion dans un secteur d’activités particulières
- Comprennent notamment les formations socio-sanitaires, les établissements d’enseignement, certaines unités de production ou chargées de tâches logistiques ou de recherche et d’études. (14).
- Pas de structure-type : - Organisation structurelle et
le régime de fonctionnement qui leur sont propres en raison des exigences et de la technicité de leur mission. (art.27)
- Chef de service, nommé par décret ou arrêté selon le niveau hiérarchique fixé par la loi de création (15) (Décret 204, art.10)
- Catégorie : Pas spécifiée
40
[10] Les services techniques de cercle sont placés sous l'autorité administrative du Commandant de Cercle et sous l'autorité technique de la Direction Régionale compétente ou, le cas échéant, de plusieurs Directions régionales de spécialité voisine. [Il] Les fonctions de gestion sont exercées par le Service technique de cercle toutes les fois que celles-ci, en raison de leur technicité, doivent être exercées à ce niveau-là {voir aussi note [8]. [12] Les services techniques d'arrondissement sont placés sous l'autorité administrative du Chef d'arrondissement et sous l'autorité technique du Service Technique de Cercle, ou, le cas échéant, de plusieurs services techniques de cercle de spécialité voisine. [13] Les service rattachés sont également des services techniques déconcentrés de l'Etat. [14] Exemples:
ECICA: service rattaché à la Direction Nationale de l'Enseignement Secondaire Général, Technique et Professionnel. ENA: service rattaché à la Direction Nationale de l'Enseignement supérieur et de la Recherche scientifique. BUREAU DES ENTREPRISES PUBLIQJ.JES: service rattaché au Cabinet du Ministère du Plan. SERVICE DU MATERIEL DES TRAVAUX PUBLICS: service rattaché à la Direction Nationale des Travaux publics. HOPITAUX REGIONAUX: services rattachés aux Directions régionales de la santé publique.
[15] L'article 10 du Décret n? 204/PG-RM du 21 août 1985 fixant les modalités de gestion et de contrôle des services publics précise que les services rattachés sont créés par la Loi qui fixe également le niveau de rattachement ainsi que l'équivalence hiérarchique sur le plan structurel. Exemple: Le Chef d'un service rattaché au Cabinet, ayant le même niveau hiérarchi-que qu'une Direction Nationale est nommé par Décret pris en Conseil des Ministres. En effet, le Directeur National, lui aussi, est nommé par Décret.
41
TABLEAU RESUME III : (suite)
Responsables
Services Textes création organisation
Missions Structure – Type Nomination Niveau hiérarchique
RATTACHES (suite)
Organisés : -par arrêté : si rattachés aux services régionaux ou services techniques de cercle ou d’arrondissement (art.28)
- Rattachés directement, selon le cas, au Cabinet du Ministre, à une Direction Nationale, à un Service Régional ou Subrégional. (art. 27)
- Peuvent être dotés d’un régime de fonctionnement comportant selon le cas, une régie d’avance, un compte d’affectation spéciale ou un budget annexe. (Décret 204, art.11).
EXTERIEURS (suite)
En tant que situés au même niveau hiérarchique qu'un service central : création par la Loi : Organisation par Décret (16)
Services de l’Etat à l’extérieur du Territoire National. - Services propres des missions
diplomatiques et consulaires du Mali à l’étranger, les services de zone franche dans les ports de débouchés maritimes et les antennes extérieures des organismes personnalisés.
- Pas de structure - type - Chef des missions diplomatiques et consulaires. Selon les dispositions du statut particulier.
-Catégorie : Pas spécifiée.
(16) Seules les Missions diplomatiques sont situées au même niveau hiérarchique que les services centraux.
42
TABLEAU RESUME IV : (suite et fin)
Responsables
Services Textes création organisation
Missions Structure – Type Nomination Niveau hiérarchique
ORGANISMES PERSONNALISES
Crées par la Loi Organisés par Décret. (art.33)
- Des services dont la gestion a été confiée par l’autorité publique à une personne morale distincte placée sous tutelle et dotée de l’autonomie financière (art.31)
1. Établissements publics :
a) À caractère administratif : (mission et gestion similaires à celles d’un service public administratif non personnalisé) (17)
b) À caractère industriel et commercial : (mission caractérisée par une activité de production ou d’échange) (18)
c) À caractère professionnel : (chargé de l’organisation et de la représentation d’une profession) (19)
2. Sociétés d’Etat : (sociétés industrielles et
commerciales dont le capital est intégralement souscrit par l’Etat) (20).
3. Société d’économie mixte : (Sociétés industrielles et commerciales dans lesquelles l’Etat possède une partie du capital) (21).
- Pas de structure type - Les règles communes
d’organisation et de fonctionnement de chacune des catégories des organismes sont déterminées par un statut type qui est fixé par la loi.
(17) Exemple : Institut National de Prévoyance Sociale (I.N.P.S.) (18) Exemple : Abattoir Frigorifique de Bamako (19) Exemple : Ordre des Médecins. (20) Exemple : Compagnie Malienne de Textiles (COMATEX). (20) Exemple : Huilerie Cotonnerie du Mali (HUICOMA)
43
EXERCICES I : (Voir la correction de ces exercices à la page 55). Exercice 1: SERVICES CENTRAUX, REGIONAUX, SUBREGIONAUX, RATTACHES. D'après la mission ci-dessous, identifiez le type de service technique: central (C); régional (R); subrégional (SR); rattaché (RT).
1. Former des agents techniques moyens constituant les personnels techniques et de gestion destinés à l'industrie, au commerce, aux banques et à l'administration ( ).
2. Participer à l'élaboration de la politique gouvernementale dans le domaine de l'administration et de la gestion des fonctionnaires, agents et employés des administrations et organismes de l'Etat ( ).
3. Définir une stratégie de développement régional en liaison avec les autorités régionales compétentes. Élaborer et suivre l'exécution du plan de développement au niveau de la région ( ).
4. Représenter la Direction Nationale ou plusieurs directions nationales au niveau de la région ( ).
5. Appliquer les soins de santé aux malades qui se présentent au service ( ). 6. Exécuter le programme de vaccination dans l'ensemble de la population infantile (). 7. Étudier les problèmes sociaux et rechercher des solutions dans le cadre de la
politique sociale définie par le Gouvernement ( ). 8. Entretenir et réparer les véhicules prêtés par l'UNICEF au Gouvernement du Mali
dans le cadre des projets exécutés par le Ministère de la Santé publique et des Affaires Sociales et par le Ministère de l'Éducation Nationale ( ).
9. Représenter la direction régionale ou Plusieurs directions régionales de spécialité voisine ( ).
10. Contrôler les feux de brousse ( ). EXERCICE 2: SERVICES CENTRAUX, REGIONAUX, SUBREGIONAUX, RATTACHES. Complétez les propositions suivantes de façon correcte et éventuellement corrigez-les.
1. La structure type d'une direction régionale comporte normalement échelons hiérarchiques qui sont ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………
2. Un directeur national est nommé par……………………… et un Chef d'une Division Nationale par ………………………………………………………………………………..
3. Un service technique de Cercle comporte …………………………..échelon (s) hiérarchique(s) qui est (sont) ...........................................................................
4. Une Direction Nationale doit avoir au moins ……………………..Divisions et une Division doit comporter au moins ………………….sections.
5. Le Directeur Régional est nommé par ………………………..et le Chef de Division régionale par ……………………
6. Le Chef d'une Section (au niveau nationale) est nommé par ............................................ 7. Un service technique d'arrondissement comporte………………. échelon( s) hiérarchiques (s)
qui est (sont) …………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………
8. Le Chef d'un service rattaché est nommé par ............................................................... 9. Un service ………………………..peut avoir un budget annexe. 10. Le Chef d'un service technique d'Arrondissement est nommé par ..................................... 11. Une Direction régionale doit avoir au moins ………………….Divisions et une Division
régionale comporte ……………………………………….. des sections.
44
12. La structure d'un service rattaché peut comporter ……………………échelons hiérarchiques. EXERCICE 3 : Étude de cas.
1. Un service régional comprend: 1 direction régionale, 1 secrétariat, un comptable, :2 sections techniques. Est-il conforme aux dispositions de l'Ordonnance 79-9 ? Si non, proposez une structure qui soit conforme à l'Ordonnance 79-9·
2. Un service régional doit être réorganisé afin de le rendre conforme aux dispositions de l'Ordonnance 79-9.
- Qu'est-ce que vous feriez. en tant que chef de service.' ..................................................................................................................................... .................................................................................................................................... ......................................................................................................................................
3. Un service rattaché à une Direction Régionale (p.e. une école normale) est : a) créé par : loi - décret - arrêté (biffez. la mention inutile) ; b) organisé par : décret - arrêté - décision du Ministre.
4. Un service rattaché à un service technique de Cercle est:
a). créé par: loi - décret - arrêté b). organisé par: décret - arrêté - décision du Ministre.
5. Imaginez. une Direction Régionale. Dans les cases de l'organigramme ci-dessous,
placez. les unités suivantes: - Direction, - 2 Divisions, - Secrétariat, - Comptabilité, - Services rattachés à la Direction.
45
II. Équivalences des services centraux, régionaux et subrégionaux:
1. Introduction: Les équivalences hiérarchiques des structures au niveau central, régional et sub-régional sont déterminées par l'Ordonnance 79-9, notamment dans les articles 21 et 24. Il est évident que cette équivalence a une influence sur le niveau statutaire requis pour occuper les différents postes de responsabilité à ces niveaux-là (voir articles 44 et 45 de l'Ordonnance 79-9). Le niveau de la Direction Régionale est hiérarchiquement équivalent à celui de la Division d'une administration centrale (art. 21). Le niveau statutaire requis pour occuper le poste de Directeur Régional est donc le même que celui requis pour occuper le poste de Chef de Division (central) : catégorie A (articles 44, 45). Le niveau de la section d'une administration centrale est hiérarchiquement équivalent à celui de la Division régionale (article 21), ce qui correspond à son tour au niveau des services techniques de cercle (article 24). Le niveau statutaire requis pour occuper les postes de Chef de Section (centrale), Chef de Division (régionale) et Chef de Service Technique de Cercle est donc identique: catégorie A (articles 44, 45). Finalement, le niveau du Service Technique d'Arrondissement est hiérarchiquement équivalent à celui de la section d'une administration régionale. Les postes sont ouverts aux catégories A, B ou C de la Fonction publique (article 45).
2. Tableau Résumé.
ECHELON ECHELON ECHELON
CENTRAL CATEGORIE REGIONAL CATEGORIE SUBREGIONAL CATEGORIE
DIRECTION A DIRECTION DIVISION SECTION
A A
A B C
SERVICES TECHNIQUES DU CERCLE SERVICES TECHNIQUES D'ARRONDISSEMENT
DIVISION A SECTION A A
A B C
III. Attributions des responsables des services centraux
l. Introduction: Le découpage horizontal aboutit à la définition des différents niveaux d'encadrement (voir «composantes d'une structure administrative», page ç). Comme on l'a vu, la dénomination et les attributions de ces niveaux varient selon qu'ils sont plus ou moins proches du niveau supérieur, centre des décisions et des responsabilités. Pour les Directions Nationales, l'administration malienne a prévu trois niveaux:
- direction (niveau supérieur) - division (niveau intermédiaire) - section (niveau de base).
Les responsables des différents échelons assument donc des tâches qui sont spécifi-ques à leur niveau. Ces attributions sont définies dans les articles 3, 4 et 5 du Décret 204/PG-RM du 21 août 1985 déterminant les modalités de gestion et de contrôle des structures des services publics.
46
TABLEAU RESUME : ATTRIBUTIONS DES RESPONSABLES DES SERVICES PUBLICS CENTRAUX : DIRECTEUR – CHEFS DE DIVISION ET DE SECTION – DECRET 204 (21/8/1985)
DIRECTEUR (art.3)
CHEF DE DIVISION (art.4)
CHEF DE SECTION (art.5)
- Diriger – programmer – animer – contrôler les activités des services placés sous son autorité. Rendre compte au Ministre.
- Établir le programme de travail des divisions
- Signer (par délégation du Ministre) les actes relatifs aux missions de son service et soumettre à la signature du Ministre les projets d’actes ou les documents relatifs à ces mêmes questions.
- Représenter son service au niveau des réunions techniques et de coordination ayant pour objet des questions rentrant dans leurs attributions.
- Établir le rapport périodique d’activité de son service.
- Assurer le relai entre le niveau de la direction et le niveau des sections :
- Participer à la programmation des activités du service et mettre en œuvre les directives qu’il reçoit de l’autorité supérieure
- Assurer l’organisation, la programmation, la coordination et le contrôle des activités des sections et veiller au respect des délais d’exécution des travaux.
- Représenter la division aux réunions internes de coordination ou de service.
- Préparer le rapport d’activité de la Division.
- Suivre l’activité technique des services régionaux et subrégionaux.
- Diriger les travaux d’exécution confiés à la section et veiller à l’accomplissement des travaux techniques de rédaction, de vérification et d’application courante, suivant les directives des chefs de Division.
- Assurer la répartition, la coordination et le contrôle de l’activité du personnel placé sous son autorité.
- Accomplir ou faire accomplir par le personnel de la Section des travaux incombant à l’échelon de base.
- Accomplir des tâches spécifiques d’étude ou de conception confiées par le Chef de Division.
47
EXERCICES II: (Voir correction de l'exercice à la page 55). ATTRIBUTIONS DES CHEFS DE SERVICE: D'après le tableau imprimé ci-dessus, identifiez les attributions propres ou partagées d'un Directeur (D), d'un Chef de Division (CD), d'un Chef de Section (CS). Si elles sont partagées, indiquez avec quel (s) autre (s) niveau (x) hiérarchique (s).
1. Préparer un rapport d'activité ( ) 2. Diriger, programmer, animer et contrôler les activités des services placés sous son
autorité () 3. Participer à la programmation des activités du service ( ) 4. Assurer la répartition, la coordination et le contrôle de l'activité du personnel () 5. Établir le programme de travail des unités ( ) 6. Veiller au respect des délais d'exécution des travaux ( ) 7. Accomplir ou faire accomplir des tâches spécifiques d'étude ou de conception
confiées ( ) 8. Représenter le service au niveau des réunions techniques et de coordination () 9. Diriger les travaux d'exécution et veiller à l'accomplissement des travaux techniques
d'application courante ( ) 10. Suivre l'activité technique des services régionaux et subrégionaux ( ) 11. Signer les actes relatifs aux missions de son service ( ) 12. Accomplir ou faire accomplir par le personnel les travaux incombant à l'échelon de
base ( ).
48
IV. L'organisation territoriale et administrative: 1) Textes juridiques:
- Ordonnance 77-44/CMLN du 12juillet 1977 portant réorganisation territoriale et administrative de la République du Mali.
- Ordonnance 77-45/CMLN du 12 juillet 1977 déterminant les circonscriptions et
les collectivités territoriales de la République du Mali.
- Décret n? 203/PG-RM du 8 novembre 1977 déterminant les conditions de no-mination et les attributions des chefs des circonscriptions administratives et des chefs de village et de fraction nomade.
- Décret n? 193/PG-RM du 10 août 1981 déterminant les attributions spécifiques
de fonctionnement des Comités de Développement.
- Décret n? 14/PG-RM du 21 janvier 1982 déterminant les règles de composition - et de fonctionnement des Conseils régionaux et locaux.
2) Introduction: La République du Mali comporte, en ce qui concerne l'administration territoriale, trois niveaux administratifs:
- la Région, - les Cercles, - les Arrondissements - les communes.
La Région est subdivisée en cercles, et chaque cercle est subdivisé en Arrondisse-ments, en milieu rural et en communes, en milieu urbain. La commune constitue à la fois une circonscription administrative de l'Etat et une collectivité décentralisée, dotée de la personnalité morale et de l'autonomie financière. Les communes sont actuellement régies conformément aux dispositions de la Loi communale n°66-9/AN-RM du 2 mars 1966, qui doit faire l'objet d'une révision générale dans le cadre de la réforme des Collectivités Locales. La compréhension des textes est facilitée par la lecture de tableaux résumés:
1) Tableau résumé de l'Ordonnance 77-44 sur l'organisation territoriale et administrative (page 49).
2) Tableau résumé du Décret 203 en ce qui concerne les attributions des Chefs des Circonscriptions administratives (page 51).
3) Tableau résumé du Décret 203 en ce qui concerne les domaines de compétence au niveau de différentes circonscriptions administratives (page 54).
49
TABLEAU RESUME I (*) : ORGANISATION TERRITORIALE ET ADMINISTRATIVE
(ORDONNANCE 77/44 (12/7/77)
Échelons Identification Niveau d’échelon fonctions Organismes régionaux et subrégionaux
REGION [1] CERCLE [1] ARRONDISSEMENT [1] COMMUNES [2]
Circonscription administrative déconcentrée de l’Etat (art. 4) Circonscription administrative de l’Etat et collectivité décentralisée dotée de personnalité morale et d’autonomie financière (art. 4, 2ème alinéa)
Échelon de conception et planification régionales de l’action économique et sociale de l’Etat (art. 5). Échelon de relai entre la région d’une part, les arrondissements et les communes d’autre part Échelon de base de l’administration régionale et locale. (art. 25) (milieu rural). Échelon de base de l’administration régionale et locale (milieu) urbain). [8]
Fonction de coordination. De soutien et de contrôle de l’ensemble des administrations civiles de l’Etat ainsi que réalisation des tâches d intérêt régional (art. 3). -Fonctions de coordination, de soutien de contrôle (propres de l’échelon régional mais exercées par le cercle pour des raisons d’efficacité). -fonctions de gestion au bénéfice de plusieurs Arrondissements ou communes (art. 14) [6] -Fonctions de gestion, notamment celles qui nécessitent la participation active des populations pour la réalisation des objectifs de développement (art. 25) [7] [8]
_Comité Régional de développement [4] _Conseil régional [5] -Comité de développement du Cercle [4] -Conseil de cercle [5] -Comité de développement de l’arrondissement [4] -Conseil d’Arrondissement [5]
(*) Les numéros entre parenthèses [] font référence à des notes explicatives reproduites aux pages suivantes.
50
[1] La région, le cercle et l'arrondissement sont des services déconcentrés de l'Etat. Cette déconcentration géographique vise le rapprochement de l'administration des ci-toyens. [2] Les communes sont à la fois des services déconcentrés de l'Etat et des services décentralisés. Cette décentralisation implique notamment la répartition du pouvoir de décision et l'autonomie financière. [3] C'est à cet échelon que sont accomplies ce qu'on appelle les «Fonctions de soutien». C'est au niveau régional que s'opèrent la surveillance, l'approvisionnement, la plani-fication régionale, la formation et la recherche appliquée, pour le soutien immédiat des services subrégionaux. [4] Le Comité de Développement est surtout un lieu de concertation entre techniciens. Le Chef de la circonscription administrative qui est le responsable du développement de celle-ci, n'a pas toujours la compétence technique pour prendre seul toutes les décisions. Il était donc nécessaire de regrouper autour de lui l'équipe de techniciens, responsables des divers domaines du développement. Composition: * Chef de la circonscription administrative (président), * Chefs des circonscriptions immédiatement inférieures, * Chefs des services techniques publics de la circonscription, * Un Représentant de chacun des organismes publics exerçant des activités économiques ou sociales dans le ressort territorial de la circonscription. Les comités sont donc des organes techniques. Ils préparent les dossiers qui seront ensuite examinés par les conseils. [5] Les conseils répondent au souci de faire participer les populations aux actions de développement programmées par les comités. Les conseils sont des organes de nature politique. Ils examinent les problèmes de développement de la circonscription notamment dans leurs aspects sociaux et humains. [6] Il s'agit des fonctions de gestion qui concernent plusieurs unités de base et dont les caractéristiques sont telles qu'une action d'ensemble s'impose. Exemple: affaires militaires, recensement. [7] Exemple: les initiatives de base. [8] Les Chefs d'arrondissements et les maires sont des Officiers de l'Etat civil.
51
TABLEAU RESUME II :
ATTRIBUTIONS DES CHEFS DE CIRCONSCRIPTIONS ADMINISTRATIVES
(Décret n0 203 – 8/11/1977).
GOUVERNEUR COMMANDANT DE CERCLE CHEF D’ARRONDISSEMENT
REPRESENTATION du Gouvernement -Veiller à l’exécution des lois, des règlements, des décisions, des directives (Président, Ministres) (art. 2).
du Gouvernement -veiller à l’exécution des lois, des règlements, des décisions, des directives (Gouverneur) (art. 21).
du Gouverneur -veiller à l’exécution des lois, des règlements et des décisions des autorités supérieures (art. 39).
AUTORITE EXERCEE
-sur les commandants de cercle, chefs d’Arrondissement et l’ensemble du personnel des administrations civiles non personnalisées (art. 3-4-5).
-sur les chefs d’Arrondissement, les maires et l’ensemble du personnel des administrations civiles non personnalisées. (art .22-23).
-sur l’ensemble du personnel des administrations civiles non personnalisées (art. 40).
ANIMATION COORDINATION CONTROLE
-des services des administrations civiles de l’Etat : -des organismes personnalisés représentés dans la Région (art. 6) – Réunions périodiques.
-des services des administrations civiles de l’Etat : -des organismes personnalisés représentés dans le cercle (art. 24) –Réunions périodiques.
-des services des administrations civiles de l’Etat ; -des organismes représentés dans l’arrondissement (art. 41). Réunions périodiques.
INFORMATION -sur toutes les affaires concernant la Région -reçue des chefs de services régionaux et des représentants des organismes personnalisés (art. 7.).
-sur toutes les affaires concernant le cercle -reçue des chefs de services de cercle et des représentants des organismes personnalisés (art. 25).
DEVELOPPEMENT -responsable du développement de la Région -veiller à l’élaboration et exécution du plan National de développement, des objectifs, des travaux du comité régional de développement (art. 8).
-Responsable du développement au niveau du cercle -participer à l’élaboration et exécution du plan national de développement ; proposer des objectifs au gouverneur, diriger les travaux du Comité dév. Préparer budget (art. 26-27).
-responsable du développement au niveau de l’arrondissement - susciter et guider la participation des populations, diriger les travaux du comité de développement ; élaborer et exécuter le plan de dév. ; proposer des objectifs ; élaborer le programme d’actions (art. 42).
52
TABLEAU RESUME II (suite)
GOUVERNEUR COMMANDANT DE CERCLE CHEF D’ARRONDISSEMENT
TUTELLE -des conseils de cercle, des conseils d’arrondissement et des communes : (annulation, approbation, suspension, renvoi de leurs actes financiers (art. 9).
-des conseils d’arrondissement et des communes (suspension, approbation, acceptation, renvoi des budgets ; surveillance et contrôle de actes financiers (sous l’autorité du Gouvernement (art. 30).
-assurer l’exécution des décisions du conseil d’arrondissement approuvées par l’autorité de tutelle (art. 43).
CONTROLE DES ACTES
-contraire aux lois et aux règlements pris par les autorités subordonnées et annulation de leurs décisions (art. 10).
-contraire aux lois et aux règlements pris par les autorités subordonnées et proposition d’annulation ou modification faite au Gouverneur (art. 29)
MISSION PERMANENTE D’INSPECTION
-des services publics civils dans la Région -contrôle administratif des services relevant des organismes personnalisés (sous l’autorité des ministres compétents (art 11).
-des services publics installés dans le cercle -vérification par propre initiative - contrôle financier (art. 31).
POLICE JUDICIAIRE
-pouvoirs prévus dans ce domaine par les codes (procédure pénale, civile, commerciale, sociale, mariage et tutelle) (art. 12).
pouvoirs prévus dans ce domaine par les codes (art. 32). pouvoirs prévus dans ce domaine par les codes (art. 44).
POLICE ADMINISTRATIVE
-Faculté de prendre des règlements de police administrative (ordre, sécurité, salubrité). Infractions sanctionnées (art. 13).
Faculté de prendre des règlements de police administrative (ordre, sécurité, salubrité). Infractions sanctionnées (art. 33).
MAINTIEN DE L’ORDRE
Et protection civile : _moyens : police, forces armées (art. 14).
Et protection civile : _moyens : police, forces armées (art. 34).
Et protection civile : _moyens : police, forces armées (art. 45).
DELEGATION _reçue des ministres chargés des administrations civiles ; _déléguée au personnel placé sous son autorité (art. 15).
_reçue du gouverneur _ déléguée au personnel placé sous son autorité (art. 35).
_reçue du commandant de cercle ; _déléguée au personnel placé sous son autorité (art. 47).
-Officier d’état civil _veiller au bon fonctionnement des centres d’état civil et de la tenue des cahiers (art. 46).
53
EXERCICES III : (voir correction de l’exercice à la page 56).
1. Attribution dévolues par le décret 203 (8/11/77) aux responsables des services
propres à la circonscription administrative.
(Indiquez d’une croix le (s) responsable(s) concerné(s).
(a)
(b)
(c)
8. Exercer l’autorité sur les chefs d’arrondissement, les Maires et l’ensemble du personnel des administrations civiles non personnalisées.
9. Assurer l’exécution des décisions du Conseil d’arrondissement approuvées par l’autorité de tutelle.
10. Veiller à l’exécution des lois, des règlements et des décisions émanant du président et des Ministres.
11. Prendre des règlements de police administrative a fin d’assurer l’ordre et la sécurité de la population.
12. Animer, coordonner et contrôler les services des administrations civiles de l’Etat.
13. Contrôler les actes contraires aux lois et règlements pris par les autorités subordonnées et , le cas échéant, les modifier ou annuler.
(a) : Gouverneur (b) : Commandant de Cercle (c) : Chef d’Arrondissement
54
TABLEAU RESUME III : DOMAINES DE COMPETENCE AU NIVEAU DES CIRCONSCRIPTIONS ADMINISTRATIVES
(décret n°203/PG-RM du 08.11.1977.)
AU NIVEAU DU GOUVERNORAT AU NIVEAU DU CERCLE AU NIVEAU DE L’ARRONDISSEMENT
Conseillers (art. 18-19) 1°) AFFAIRES ADMINISTRATIVES :
- l’organisation territoriale et l’équipement des circonscriptions administratives.
- l’administration générale et le contentieux,
- l’inscription et le contrôle des circonscriptions
administratives et des collectivités décentralisées. - la tutelle administrative
- la réglementation en matière de police administratives - l’administration pénitentiaire - les affaires religieuses
2°) AU DEVELOPPEMENT :
- Animation-coordination – harmonisation – contrôle des actions de développement ;
- Élaboration et réalisation des objectifs du plan national (annuels et pluriannuels) à atteindre par les services civils et les organismes publics de la région.
- Insertion des actions de développement décentralisées (issues des populations) dans l’action d’ensemble de développement régional.
- Formation au développement concernant le personnel des administrations civiles et les membres des différents conseils régionaux et locaux.
1er Adjoint au commandant (art. 37) - Etat civil, état des personnes, conseil de famille. - cimetières, décès, inhumation, exhumation,
transfert de restes mortels - législation domaniale
- pensions civiles et militaires - supervision du réseau administratif du
commandement (RAC) - contrôle des caisses publiques - suivi de la comptabilité des matières - armes et munitions - gestion du personnel du cercle - recensements administratifs, économiques et
sociaux.
Adjoint au chef d’arrondissement (art. 49) - état civil, état des personnes,
conseil de famille. - cimetières - pensions civiles et militaires - armes et munitions
ATTRIBUTION DES CHEFS DE CIRCONSCRIPTION : (communes aux trois échelons) : Maintien de l’ordre et protection civile.
55
CORRECTION DES EXERCICES DE LA 2ème PARTIE
I. Exercice 1 à la page 41.
A. (RT) - 2. (C) - 3. (R) - 4. (R) - 5. (SR) - 6. (SR) 7. (C) - 8. (RT) - 9. (SR) - JO. (SR).
Exercice 2 à la page 41. 1…..Deux échelons hiérarchiques qui sont la Direction et les Divisions. 2 …..Décret ...................... Arrêté Ministériel. 3 ....... .Un échelon hiérarchique qui est le service technique de Cercle. 4 …….Deux ………………… deux. 5 …….Arrêté Ministériel …………… Arrêté Ministériel. 6 …….Décision du Ministre. 7 …….Un échelon hiérarchique qui est le service technique d'Arrondissement. 8 …….Décret ou Arrêté selon le niveau hiérarchique fixé par la Loi de création. 9 …….Un service rattaché …………………………………………………………. 10 …..Arrêté Ministériel. 11 …..Deux Divisions ………………………. exceptionnellement des sections. 12 …n échelons hiérarchiques: (variable) Exercice 3 à la page 42.
1. Le service n'est pas conforme. 2. Contacter le ou les Directions Nationales compétentes afin qu'elle (s) puisse (n) proposer
au Ministre un projet d'Arrêté portant organisation de la Direction Régionale. 3. a) Loi b) Arrêté 4. a) Loi b) Arrêté.
Direction
Secrétariat
Comptabilité
Division X
Division Y
56
II. Exercice à la page 47. 1. (D, CD) – 2.(D) – 3. (CD) – 4. (CS) – 5. (D, CD) – 6. (CD) – 7. (CD, CS).
8.(D) – 9. (CS) – 10. (CD) – 11. (D) – 12. (CS).
III. Exercice à la page 53.
1.(b) – 2. (c) – 3. (a) – 4. (a, b) – 5. (a ; b ; c) – 6. (a).
Direction
Secrétariat
Comptabilité
Division 1
Division 2
Sce. Rattaché 1
Sce. Rattaché 2
57
TROISIEME PARTIE
Les cadres organiques: La première partie de ce Manuel a eu pour objet d'analyser les composantes de la structure administrative: unités, postes, liaisons. Ainsi on a pu constater que c'est à travers les postes que les missions d'une structure et conséquemment les at-tributions des unités sont accomplies. Donc, comme on l'a démontré, le concept de poste est un concept-clé dans l'orga-nisation administrative d'un service. Les principes généraux d'organisation étudiés et les textes régissant l'organisation et le fonctionnement de l'administration au Mali permettent d'introduire maintenant la notion de «cadre organique». Cette notion exprime de façon concrète l'adéquation entre les unités et les postes en vue du bon fonctionnement d'un service. En d'autres termes, la question est de savoir quel est le nombre et quel est le niveau statutaire des postes nécessaires à l'accomplissement des missions d'un service durant une période déterminée. Il s'agit donc de proposer un tableau prévisionnel de postes par structure. C'est ce tableau, constituant l'outil de gestion prévisionnelle des effectifs qu'on appelle Cadre Organique. L'Ordonnance 79/9 (art. 47) précise: «Les cadres organiques sont des tableaux ayant pour objet la détermination prévisionnelle sur un plan quantitatif des emplois (postes)(*) administratifs permanents nécessaires au bon fonctionnement des services publics». Donc, comme l'on verra plus loin, il s'agit d'un recensement quantitatif (nombre de postes et d'agents par poste) et qualitatif (domaine de spécialité, niveau de qualification, exigence statutaire) de postes. La notion de cadre organique avait déjà été retenue par le Statut Général des fonctionnaires (Ordonnance 77-71/CMLN du 26/12/1977) qui précise (art. 6) que les emplois sont prévus par des textes règlementaires fixant les cadres organiques des services publics, et qu'aucun recrutement peut avoir lieu (art. 25) s'il n'a pas pour objet de pourvoir à la vacance d'un poste. En s'appuyant sur les textes mentionnés ci-dessus, le Décret 179 (du 23/7/1985) a fixé les procédures d'élaboration des cadres organiques, les phases à suivre et les principaux critères de leur gestion. Ce dernier chapitre est destiné à montrer comment les cadres organiques constituent une application des principes et des concepts d'organisation déjà analysés et des normes régissant l'administration des services publics au Mali. 5
Les détails concernant les procédures d'élaboration des cadres organiques et les outils
nécessaires à leur présentation (fiches) font l'objet du «Manuel d'élaboration des cadres
organiques des services publics» déjà distribué par le Secrétariat Général de la C.N.R.A. aux
(*) L'emploi désigne un poste de travail prévu au budget et doté de crédits.
58
services de l'administration malienne.
INTRODUCTION 1. Définition de cadre organique. «Le cadre organique est un tableau prévisionnel qui fixe pour chaque structure sur une base pluriannuelle, les postes ou emplois permanents nécessaires au bon fonctionnement d'un service». Analyse de la définition:
un tableau prévisionnel: - le cadre organique se présente sous forme de tableau (voir fiche p. 60). - prévisionnel: il tient compte de l'avenir du service et <le son évolution.
qui fixe pour chaque structure: - structure: ensemble d'unités et chaque unité: Direction, Division, Section ou
autres. - des services publics: les cadres organiques concernent les services centraux,
régionaux, subrégionaux, rattachés et extérieurs.
sur une base pluriannuelle: - durée prévue: 5 ans. - cette durée peut être prorogée si aucun changement n'est envisagé; elle peut
aussi être modifiée au cours de la période de validité, si les besoins du service l'exigent.
les postes ou emplois permanents: - poste ou emploi: la place occupée par un ou plusieurs agents comportant
des attributions et exigeant des qualifications professionnelles. - permanents: « ••• emplois nécessaires au fonctionnement régulier des
services. Les emplois temporaires sont les emplois créés à utre précaire ; ils sont réservés aux personnels engagés exclusivement par contrat de louage de service». (Ordonnance 79/9, art. 43).
nécessaire au bon fonctionnement d'un service : - il s'agit d'un fonctionnement efficient selon la définition déjà donnée. - le service ne devrait pas être ni surchargé de personnel ni sous-employé.
2. Objectifs du cadre organique:
1. Maîtriser les effectifs de la Fonction publique par la détermination des emplois strictement nécessaires; ce qui doit constituer le cadre de référence à l'élaboration du Budget:
l'augmentation des effectifs de façon incontrôlée provient d'un manque de
prévision et conséquemment de l'absence de politique des emplois.
2. Permettre une justification objective à la création de postes et au recrutement du personnel en fonction des besoins des services.
les responsables du service devront justifier chaque fois la création d'un poste.
59
MODELE DE PRESENTATION D’UN CADRE ORGANIQUE
Fiche III. – Page : 1 Date d’élaboration : 2 mai 1985
CADRE ORGANIQUE De : CELLULE ADMINISTRATIVE ET FINANCIERE DU MINISTERE « X » (nom du service ou de la circonscription) Bamako (localité)
Structure et Postes
(voir nos. 1 et 2 de la Fiche II)
Total Agents
proposés (v N°10)
Corps ou catégorie de la convention proposée
(voir n°7, Fiche II)
Évolution du nombre d’agents (prévus pour les cinq années de
mise en œuvre du cadre organique)
(voir n°10 Fiche II)
1985 1986 1987 1988 1989
Direction Directeur Secrétariat Chef du Secrétariat Dactylographe Chargé du courrier Division Personnel Chef de Division Section Personnel Chef de Section Gestionnaire du Personnel Section Formation et Perfectionnement Chef de Section Chargé d’organisation Division Budget Chef de Division
1
1
4
1
1
1
2
1
1
1
Inspecteur des Finances ou Administrateur Civil, c. A Attaché d’Administration ou Secrétaire d’Administration c. B C.C.F.C. 6è et 5è catégories C.C.F.C. 6è et 5è catégories Administrateur Civil, c.A Administrateur Civil, c.A Adjoint d’Administration cat. C Administrateur Civil, c.A Adjoint d’Administration cat. C Inspecteur des Finances ou Inspecteur des Sces. Économiques, c.A
1
1
3
1
1
1
1
1
0
1
1 1 4 1 1 1 1 1 1 1
1 1 4 1 1 1 2 1 1 1
1 1 4 1 1 1 2 1 1 1
1
1
4
1
1
1
2
1
1
1
poste; seulement l'existence d'un poste préalablement défini permettra d'y affecter un agent. 3. Permettre de comparer les ressources humaines disponibles aux besoins évalués (à moyen terme) - prévision - en vue d'élaborer des plans de formation et de perfectionnement des agents.
les cadres organiques vont montrer l'écart qualitatif entre le personnel né-cessaire et le personnel actuellement en place.
4. Favoriser une réadéquation périodique de postes et de structures suivant les missions dévolues aux services et les principes d'organisation.
l'élaboration périodique des cadres organiques constitue un facteur de réforme
60
et de mise au point des structures (telle structure, tel poste). EXERCICES 1 : (Voir la correction de ces exercices à la page 72). Quels sont les objectifs visés par la mise en place des cadres organiques ?
LE CADRE ORGANIQUE A POUR BUT DE: Vrai Faux
1. identifier et maintenir pour une période de cinq ans les structures et postes actuels.
2. constituer un cadre de référence à l'élaboration du budget de l'Etat concernant la maîtrise des effectifs et les emplois à prévoir.
3. favoriser une réadéquation de postes et de structures suivant les missions dévolues aux administrations.
4. prévoir les besoins en main-d'œuvre pour tous les secteurs de l'économie.
5. exiger une justification objective à la création des postes ou emplois en fonction des besoins réels des services.
6. fixer pour chaque structure au niveau central, à l'exclusion des services régionaux et les services rattachés à ceux-ci, les postes ou emplois permanents.
7. augmenter les structures des services publics et les postes nécessaires pour les encadrer.
8. permettre de comparer les ressources humaines disponibles aux besoins évalués à moyen terme en vue d'élaborer des plans de formation et de perfectionnement des agents de l'Etat.
61
I. Procédures de l'élaboration des cadres organiques.
(Analyse du Décret 179 du 23/7/85).
1. Conditions préalables à l'élaboration des cadres organiques. Un préalable à l'élaboration des cadres organiques est la conformité des structures des services publics aux dispositions de l'Ordonnance 79/9 et du Décret 204 (du 21/8/85). Ainsi, d'après l'article 3 du Décret 179, «Le cadre organique d'un service public ne peut être déterminé si ce dernier n'a été créé, organisé, réparti et immatriculé conformément aux dispositions de l'Ordonnance 79/9 et à celles du décret déterminant les modalités d'application». Lorsqu'il s'agit de la création d'un service ou de sa réorganisation, les projets de texte doivent être accompagnés du projet de cadre organique proposé pour le service en question (Décret 179, art. 4). Une fois de plus apparaît l'étroite liaison entre structure et poste. Un changement survenu à la structure (modification ou formulation de nouvelles attributions) aura un effet sur le nombre et la qualification des postes. Par ailleurs, la définition de postes suppose l'existence d'une formulation détaillée d'attributions des unités, notamment des unités de base précisées dans l'arrêté d'organisation interne. C'est à partir des attributions d'une section que l'on peut identifier les postes chargés de les accomplir. Il y a donc intérêt à consulter l'arrêté d'un service avant d'élaborer son cadre organique. Les procédures de création, d'organisation ou de réorganisation d'un service sont déterminées dans le Décret 204, articles 14 à 16.
2. Analyse des différentes phases dans l'élaboration des cadres organiques: La procédure d'élaboration des cadres organiques comprend trois phases: élaboration de l'avant-projet, coordination et contrôle, et approbation. 2.1. Phase initiale: l'élaboration des avants - projets. a) Les responsables de l'élaboration: Le chef du service. C'est à dire:
au niveau central: - le Directeur concernant les directions nationales; le chef de service pour les
services assimilés; C.A.F. et Inspections.
au niveau régional: - le Gouverneur concernant les services propres du Gouvernorat. - le Directeur régional concernant les services régionaux, en liaison avec la
Direction nationale et sous la coordination du Gouverneur.
au niveau subrégional :
62
- le Commandant de Cercle et le Chef d'Arrondissement concernant les services propres du Cercle et de l'Arrondissement.
- le Chef du service technique subrégional en liaison avec la Direction régionale et sous la coordination du Commandant de Cercle ou du Chef d'Arrondissement.
La responsabilité de l'élaboration des avants-projets de cadre organique des services rattachés et extérieurs revient au Chef de ces services en liaison avec le service auquel ils sont rattachés ou duquel ils dépendent. b) L'appui méthodologique et technique est fourni - au niveau central:
- par la C.A.F. - par le Secrétariat Général de la C.N.R.A. - au niveau régional: - par le Conseiller aux Affaires Administratives du Gouverneur; - par le Secrétariat Général de la C.N.R.A.
c) Outils pour l'élaboration des avants-projets de cadre organique:
- les «enquêtes destinées à l'évaluation quantitative et qualitative des besoins des services publics en personnel» (art. 5 du Décret) sont les FICHES 1 et II (suivant la méthodologie mise au point).
- l'établissement de l'avant-projet de cadre organique sous forme de tableau est fait à l'aide de la FICHE III.
d) Délai d'élaboration du cadre organique: - deux ans à partir de l'entrée en vigueur du Décret.
2.2. Phase de coordination et de contrôle: Une fois les avants-projets élaborés, les responsables au niveau central et au niveau régional les présentent aux organismes de coordination et de contrôle désignés par le Décret.
- au niveau central: le Ministre concerné les présente - pour avis: à la Direction Nationale de la Planification - pour visa: à la Commission Nationale de Réforme Administrative - (C.N.R.A.) - au niveau régional - pour avis: le Gouverneur les présente au Comité Régional de Développement - pour visa: le Ministre chargé de l'Administration Territoriale à la CN.R.A.
2.3. Phase de décision au niveau du Conseil des Ministres: Les projets de cadre organique déjà visés sont soumis au Conseil des Ministres.
- au niveau central: par le Ministre concerné (pour l'ensemble des cadres organiques des services centraux de son département).
- au niveau régional: par le Ministre chargé de l'Administration Terri toriale (pour l'ensemble des
services de chaque région).
63
II. Gestion et Contrôle des cadres organiques:
RESPONSABLES ACTIONS PREVUES
- Dans les limites des cadres organiques, détermination annuelle des emplois budgétairement autorisés. - détermination annuelle des vacances d'emploi sur les plans quantitatif et qualitatif: - Mise en œuvre du plan d'effectifs autorisés pour l'exercice budgétaire. - Contrôle de l'occupation des emplois retenus suivant les exigences qualitatives et quantitatives et la localisation géographique. Avant la fixation du cadre orga-nique, contrôle de toute nouvelle mise à la disposition d'un agent. - Dès la mise en œuvre du cadre organique, prise en charge des agents en surnombre pour une nouvelle affectation.
Loi des Finances
Ministre chargé de la Fonction publique (sur proposition des Ministres concernés). Direction N. de la Fonction publique et du personnel
Ministre chargé de la Fonction publique.
III. Mission de l'organe de gestion et de contrôle des structures: (Voir aussi Décret 204, art. /4//7).
Le Secrétariat Général de la C.N.R.A. est chargé:
- de l'appui méthodologique aux responsables des différents services publics (CAF., services au niveau central et régional)
- de la réalisation des études sur les ratios d'encadrement, des croissances, et les règles de normalisation en vue d'une planification d'effectifs.
- de l'évaluation de l'application de la réglementation concernant les cadres organiques, l'évaluation des mesures de réduction et d'évolution des effectifs du secteur public.
- du suivi et de la mise à jour de la réglementation et des procédures concernant les cadres organiques.
64
EXERCICE II. (Voir correction des exercices à la page 72) ETUDE DE CAS.
1. Un service central (ou régional) a été créé et organisé par des textes juridiques avant l'application des dispositions de l'Ordonnance 79/9 portant principes fondamentaux de la création, de l'organisation, de la gestion et du contrôle des services publics.
- Quelles sont les situations possibles ? .................................................................................................................................. .................................................................................................................................. ………………………………………………………………………………………………. - Comment faut-il procéder pour déterminer le cadre organique de ce service ? ................................................................................................................................... ............................................................... . ………………………………………………………………… ............................................................... . …………………………………………………… ............................................................... . …………………………………………………… ............................................................... . …………………………………………………… ............................................................... . …………………………………………………… ............................................................... . ………………………………………………………………… ............................................................... . ………………………………………………………………… ............................................................... . …………………………………………………… ............................................................... . ………………………………………………………………….. ............................................................... . ………………………………………………….... ............................................................... . …………………………………………………….
2. Un service régional a été créé et organisé conformément aux dispositions de l'Or-donnance 79/9. A u cours des années les structures existantes se sont avérées inadéquates au bon fonctionnement du service. Une réorganisation du service s'impose. Le service est appelé à établir son cadre or-ganique, que faut-il fairet (textes à préparer) .
.................................................................... . ……………………………………………………. ................................................................... . …………………………………………………….. ................................................................... . …………………………………………. ................................................................... . ………………………………………….
3. Pour élaborer l'avant-projet de cadre organique, à qui doivent-ils s'adresser en premier lieu : - les services techniques régionaux: .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . …….
....................................................................................................................... ............................................................. . …………………………………………………….
65
- les services techniques subrégionaux : ......................................................................................................................................... .........................................................................................................................................
4. Un service a fait approuver par le Conseil des Ministres son cadre organique. De ce fait, a – t - il droit de demander sa mise en œuvre pour l'année budgétaire qui suit son approbation .' Donnez. les raisons de votre réponse.
................................................................... . …………………………………………………….
................................................................... . ………………………………………………………………….
................................................................... . ………………………………………………………………….
5. Un service technique régional doit être réorganisé conformément aux dispositions de l'Ordonnance 79/9 et le projet de réorganisation doit être accompagné de son cadre organique. Écoulé le délai prévu de deux ans pour l'élaboration du cadre organique, le service n'a pas été encore réorganisé. Toutefois, le chef de service obligé par les circonstances, fait savoir au Gouverneur et au Ministre concerné qu'il a besoin d'urgence de la création d'un poste et de l'affectation de deux agents. Que faut-il faire ?1
..........................................................................................................................................
................................................................... . ………………………………………………………………….
................................................................... . ………………………………………………………………….
................................................................... . ………………………………………………………………….
................................................................... . ………………………………………………………………….
6. Le délai de deux ans prévu pour l'élaboration des cadres organiques des services pu-blics n'est pas expiré. Un service n'a pas encore fini d'élaborer son cadre organique, cependant il a besoin d'un agent pour remplacer un autre qui vient de décéder. Que faut-il faire ?
.................................................................... …………………………………………………
................................................................... . …………………………………………………
................................................................... . …………………………………………………
................................................................... . ………………………………………………………………
66
IV. Présentation du Cadre Organique. Le Décret 179, art. 5, précise: «Les cadres organiques sont élaborés à la suite d'enquêtes destinées à l'évaluation quantitative et qualitative des besoins des ser-vices publics en personnel». Autrement dit, un cadre organique devra être accompagné des renseignements objectifs permettant de le justifier. Ainsi il faudra indiquer les caractéristiques du service, son volume de travail exprimé par des indicateurs chiffrés, la description détaillée des tâches assignées aux postes proposés, la situation actuelle et l'évolution du nombre d'agents, etc.. Ces renseignements sont destinés aux organismes de coordination et de contrôle des avants-projets de cadre organique: la Direction Nationale de la Planification (au niveau central), le Comité Régional de Développement (au niveau régional), la Commission Nationale de Réforme Administrative C.N.R.A., tous chargés de donner leur avis sur la justification de l'avant-projet (Décret 179, art. ID à 12). Dans la pratique ces informations sont contenues dans deux types de Fiche (for-mulaires à remplir) : Fiche 1 (présentation du service) et Fiche II (définition du poste), accompagnées d'une fiche annexe pour les postes occupés par plus d'un agent. Par contre, le cadre organique proprement dit, c'est-à-dire, le tableau de postes proposés par unité, est contenu dans la Fiche III. Ce formulaire, rempli à partir des renseignements recueillis dans les autres fiches, devra être présenté à l'approbation du Conseil des Ministres, accompagné des avis des organismes de coordination et de contrôle déjà mentionnés.
67
FICHE 1: OBJET: Permettre la présentation du service dans sa situation actuelle et son évolution prévisible, ainsi que la justification des modifications éventuelles introduites dans son organisation. PRINCIPALES RUBRIQUES: 1.Situation actuelle du service:
- attributions effectivement exercées - données chiffrées permettant d'apprécier le volume de travail du service - liste de postes actuellement existants par structure et nombre d'effectifs - par poste - organigramme actuel.
2·. Modifications à proposer (s'il y a lieu) :
- création ou suppression de structures ou de substructures : référence aux projets de texte.
- création, suppression ou transformation de postes de travail; - organigramme proposé.
3. Prévisions concernant le volume de travail:
- évolution dans les années à venir suivant les secteurs d'activité - justification.
FICHE II: OBJET: Définir les caractéristiques propres à chaque poste de travail existant ou prévu et nouveau à prévoir, ainsi que le niveau de responsabilité (6*). PRINCIPALES RUBRIQJJES : 1. Identification du service:
- Ministère ou circonscription - Nom du service - Substructure ou unité: Direction, Division, Section, autres.
2. Nom du poste et attributions:
- Nom du poste - Description des principales attributions ou tâches dévolues au poste.
3. Exigences professionnelles:
- Qualification (formation) requise - Années d'expérience dans une fonction similaire - Niveau statutaire <Catégorie) minimum requis.
4. Situation actuelle du poste:
- Niveau statutaire du détenteur actuel du poste - Nombre d'agents occupant ce même poste.
6 (*) Cette fiche devrait être toujours individuelle lorsqu'il s'agit de définir les postes de responsabilité.
Cependant, il est concevable d'élaborer des fiches collectives par unité ou substructure, comprenant les
rubriques essentielles mentionnées ci-dessus, pour définir les postes subalternes.
68
5. Évolution du nombre d'agents pendant la durée du cadre organique: - Nombre d'agents proposés pour ce même poste indiquant l'année d'affectation
souhaitable. ANNEXE FICHE II: - A remplir chaque fois qu'un même poste est occupé par plus d'un agent. - Indiquer la répartition des tâches ou des attributions de ce même poste et leur temps prévisible d'exécution entre plusieurs agents, de façon à justifier le nombre d'agents demandés (actuels ou prévus).
69
FICHE III: OBJET: Présenter le cadre organique du service sous forme d'un tableau analytique.
- les données recueillies dans les fiches 1 et II permettent de proposer le cadre organique du service.
PRINCIPALES RUBRIQUES: 1.Cadre organique proposé:
- Identification du service - localité - Substructure - unité et postes (suivant un ordre hiérarchique) : Direction,
Division, Section - Nombre total d'agents proposés pour ce poste - Niveau statutaire proposé (si possible, ouvrir le poste à plusieurs corps).
2.Proposition pour la mise en place :( 7*)
- Évolution des effectifs dans les limites du cadre organique: année de mise en place des agents prévus pour la durée de 5 ans.
7 (*) Les contraintes budgétaires exigent une mise en place progressive des cadres organiques; les postes répondant
aux nécessités les plus urgentes seront considérés prioritaires.
70
CORRECTION DES EXERCICES DE LA TROISIEME PARTIE:
I. Exercices de la page 62.
(1) F - (2) V - (J) V - (4) F - (5) V - (6) F - (7) F - (8) V.
II. Étude de cas: page 66 - 67·
1. Situations: le service est conforme ou il n'est pas conforme aux dispositions de l'Ordonnance 79/9.
Procédure:
a) s'il est conforme et il n'a pas besoin d'une réorganisation, on procède à l'élaboration de son cadre organique.
b) s'il n'est pas conforme, il faudra élaborer un projet de texte de réorganisation (décret ou arrêté selon qu'il s'agit d'un service central ou d'un service régional) et l'accompagner de son cadre organique.
2. Il faut préparer un projet de réorganisation (d'arrêté) et l'accompagner du cadre
organique en tenant compte de sa nouvelle structure. 3. L es services techniques régionaux doivent s'adresser à la Direction Nationale. - Les
services techniques subrégionaux doivent s'adresser à la Direction Régionale. 4. La mise en œuvre dépend des moyens financiers approuvés chaque année par la loi
des Finances. Donc, même si le cadre organique est approuvé, sa mise en œuvre se fera progressivement selon les crédits accordés chaque année au service.
5. Le Chef de service doit procéder à élaborer le cadre organique du service et à le faire approuver. La loi des Finances peut accorder les crédits pour les postes demandés en priorité par le Ministre techniquement concerné en accord avec la Fonction publique.
6. Le Chef de service par l'intermédiaire de son Ministre, doit faire une demande justifiée au Ministre chargé de la Fonction Publique.
71
CONCLUSION
Le présent Manuel met en évidence d'abord les principes généraux d'organisation ad-ministrative, étudie ensuite les normes régissant la structure et le fonctionnement des services publics de l'Administration Malienne, et donne enfin un bref aperçu sur les caractéristiques des cadres organiques et leurs procédures d'élaboration. En somme le document offre une vue d'ensemble du système administratif au Mali et permet d'identifier les principaux critères à prendre en considération dans la création, l'organisation ou la réorganisation des services publics. Ces critères essentiels peuvent être résumés ainsi:
1. La création d'une structure, d'une unité ou d'un poste doit être dûment justifiée par la spécificité de ses attributions ainsi que par le volume de travail assigné. Les attributions dévolues à cette nouvelle structure ou unité, ou à ce nouveau poste, ne peuvent pas être déjà assurées par des structures ou par des postes existants.
2. Il y a un rapport étroit entre structure (unité) et postes de travail (cadre organique). Les attributions des postes découlent des attributions dévolues aux unités (direction, division, section, autres) par les textes. Ainsi, les attributions des postes doivent prendre en charge les attributions assignées aux unités. Cette adéquation est facilitée dans la mesure où les textes de création et d'organisation (loi, décret, arrêté) ont été rédigés de façon précise et détaillée.
3. La tendance dans l'organisation des services doit être toujours à la simplification. Les structures lourdes (qu'il s'agit d'un découpage horizontal - p.e. nombre élevé de divisions - ou d'un découpage vertical - p.e. nombre élevé de niveaux d'enca-drement), sont une source d'interférences, de déformation de l'information, des len-teurs, d'inefficience, rendant ainsi le système beaucoup plus coûteux. Donc, si de nouvelles attributions prévues peuvent être assurées par un nouveau poste, il ne faut pas envisager la création d'une nouvelle unité. La seule multiplication d'unités ou la création injustifiée de nouveaux postes ne garantissent pas une meilleure coordination ou une plus grande efficience. D'abord il faut analyser les attributions des unités et des postes déjà existants et veiller à une meilleure répartition des tâches entre eux. C'est le rôle d'un cadre supérieur sachant programmer, coordonner et diriger les activités de son service.
4. L'éventail de subordination (nombre de liaisons hiérarchiques entre les unités et les postes supérieurs et subordonnés) doit tenir compte de plusieurs éléments: missions dévolues au service, caractéristiques du travail, qualification du personnel existant. Ainsi, si le service n'est pas tenu par les textes à se conformer à une structure type, il faut trouver le juste moyen entre la structure haute et la structure plate suivant les fonctions spécifiques à accomplir.
5. En général, dans tous les services, à l'exception de ceux dont la mission très spécifi-que le justifie, le ratio d'encadrement (proportion entre les différentes catégories d'agents selon leur niveau de qualification) doit s'orienter vers une structure pyra-midale, c'est à dire, les agents d'exécution doivent être plus nombreux que les cadres moyens et supérieurs.
72
Ainsi de même, il doit exister une répartition équilibrée des différentes catégories d'agents dans l'ensemble du territoire national, évitant une concentration des cadres supérieurs dans la capitale.
6. La création d'une unité de base (p.e. une section) se justifie dans la mesure où elle comporte un nombre suffisant d'attributions pour être prises en charge par au moins deux postes. Le seul poste de chef de section ne peut pas justifier l'existence de l'unité.
7. L a qualification des agents proposés pour un poste doit correspondre au profil du poste défini, en faisant abstraction de détenteur actuel. Un des buts du cadre orga-nique est de Placer chaque agent dans le poste où il peut être le plus efficient. A insi il ne faut pas surestimer le niveau du poste (proposer un agent de catégorie trop élevée par rapport aux attributions du poste) ni le sous-estimer (proposer un agent de catégorie en dessous des tâches à accomplir). Ceci est aussi valable en ce qui concerne l'expérience requise pour occuper le poste.
73
Bibliographie consultée.
H.L. BARATIN - MJ. GUEDON - Organisation et Méthodes dans l'administration publique. Ed. Berger - Levrault, 1971, Paris.
P. LEMAITRE - J.F. BEGOUEN DEMEAUX - Pratique d'organisation des services administratifs. Les éditions d'organisation, 1982, Paris.
BRUNO LUSSATO - Les structures de l'entreprise, Série Tables. Les éditions d'organisation, 1981, Paris.
HENRY MINTZBERG - Structure et Dynamique des organisations. Les éditions d'organisation - Les éditions Agence d'Arc, 1982, Paris-Montréal.
R. MUCCHIELLI - Organigrammes et Sociogrammes - Librairies Techniques et Entreprise moderne d'édition, 1973, Paris.
R. MUCCHIELLI - L'étude des postes de travail - Librairies techniques et Entreprise moderne d'édition, 1968, Paris.
G.R. TERRY - S.G. FRANKLIN - Les principes du Management - Irwin Séries, 8ème. édition, Economica, 1985, Paris.
Secrétariat Général de la C.N .R.A. - Manuel d'élaboration des cadres organiques des services publics - Réforme Administrative, Mali, septembre 1985.
J. VIEUX - D. IRRMAN - Etudes pour la rationalisation et l'Harmonisation générale des structures des services publics au Mali. S.G. de la C.N .R.A., juin 1975, Bamako.
Textes juridiques consultés.
Recueil des textes relatifs à l'organisation administrative de la République du Mali, Imp. Mercurius, 1982, Anvers.
Recueil des textes statutaires de la Fonction publique malienne, Imp. Mercurius, 1981, Anvers.
Recueil des Organigrammes des services centraux au Mali - S.G. de la C.N.R.A. Réforme Administrative, décembre 1985.
Décret 179/PG-RM du 23 juillet 1985. Décret 204/PG-RM du 21 août 1985.
74
ANNEXES
I. Décret 204/PG-RM, du 21 août 1985, déterminant les modalités de gestion et de contrôle des structures des services publics.
II. Décret 179/PG-RM, du 23juillet 1985, fixant les conditions et les procédures d'élaboration et de gestion des cadres organiques.
III. Modèles des fiches d'élaboration d'un projet de cadre organique d'un service public fictif (Fiches l, II, II Annexe, III).
IV. Évolution des dépenses de personnel dans le Budget de l'Etat (1973- 1987): tableau.
75
ANNEXE I,
DECRET N° 204/PG-RM Déterminant les modalités de gestion et de contrôle
des structures des services publics.
LE PRESIDENT DU GOUVERNEMENT Vu la Constitution ; Vu l'ordonnance n? 79-9/CMLN du 19,janvier 1979 portant principes fondamentaux
de la création, de l'organisation, de la gestion et du contrôle des services publics;
Vu le décret n? 322/PG-RM du 31 décembre 1984 portant nomination des membres du Gouvernement.
STATUANT EN CONSEIL DES MINISTRES:
DECRETE: Article premier: Les modalités de gestion et de contrôle des structures des services publics visées aux articles 40 et 41 de l'Ordonnance n? 79-9/CMLN du 19 janvier 1979 portant principes fondamentaux de la création, de l'organisation, de la gestion et du contrôle des services publics sont fixées ainsi qu'il suit au présent décret. Chapitre 1: Dispositions générales: Section 1 : Les services centraux: Art. 2 : Les lois de création des services centraux fixent également leurs missions essentielles. Les décrets fixant l'organisation interne de ces services déterminent également les attributions de chacune des divisions ainsi que le nombre des sections et la dénomination de celles-ci par référence aux attributions des divisions dont elles font partie. Art. 3. : Les chefs des services centraux sont chargés de diriger, programmer, animer et contrôler les activités des services placés sous leur autorité et d'en rendre compte au Ministre dont ils relèvent. Ils représentent leur service au niveau des réunions techniques et de coordination ayant pour objet des questions rentrant dans leurs attributions. Ils ont seuls qualité pour recevoir délégation pour signer au nom du Ministre les actes relatifs aux missions de leur service et sont seuls habilités à soumettre à la signature du Ministre les projets d'actes ou les documents relatifs à ces mêmes questions. Ils établissent le programme de travail des divisions et le rapport périodique d'activité de leur service. Art. 4 : Les chefs de division sont chargés d'assurer le relai entre le niveau de la direction et le niveau des sections. Ils procèdent aux études et enquêtes courantes et suivent le travail des sections.
76
A cet effet, ils :
- participent à la programmation des activités du service et mettent en œuvre les directives qu'ils reçoivent de l'autorité supérieure,
- assurent l'organisation, la programmation, la coordination et le contrôle des activités des sections et veillent au respect des délais d'exécution des travaux,
- suivent l'activité technique des services régionaux et subrégionaux, - représentent la division aux réunions internes de coordination ou de service, - préparent le rapport d'activité de la division.
Art. 5. " Les chefs de section dirigent les travaux d'exécution confiés à la section et sont chargés de veiller à l'accomplissement des travaux techniques de rédaction, de vérification et d'application courante, conformément aux directives du chef de division. A cet effet, ils :
- assurent la répartition, la coordination et le contrôle de l'activité du personnel placé sous leur autorité,
- accomplissent ou font accomplir par le personnel de la section des travaux incombant à l'échelon de base des services centraux.
En outre, des tâches spécifiques d'étude ou de conception peuvent leur être confiées par le chef de division. Section 2 " Les services régionaux et subrégionaux " Art. 6 : Les services régionaux et subrégionaux sont créés par décret pris en Conseil des Ministres. L'organisation interne et les modalités de fonctionnement de ces services sont déterminées par arrêté ministériel conformément aux textes législatifs et règlementaires régissant l'organisation territoriale. Art. 7 : Les services relevant du Gouverneur de région comprennent, outre les services propres du Gouvernorat, les directions techniques régionales chargées d'assister le Gouverneur dans ses tâches de conception, de coordination et de contrôle et dans la mise en œuvre au niveau de la région de la politique décidée par le Gouvernement. Art.8 : Les services relevant du Commandant de Cercle comprennent, outre les services propres du cercle, les services techniques subrégionaux chargés d'une part d'assister les directions régionales dans leurs tâches de coordination, de soutien et de contrôle et d'autre part d'accomplir, au bénéfice de plusieurs arrondissements ou communes, des fonctions de gestion et d'application technique. Art. 9 : Les services relevant du Chef d'Arrondissement comprennent, outre les services propres de l'Arrondissement, les services techniques locaux chargés dans le domaine de leur spécialité respective des fonctions de gestion et d'application technique. Les services relevant des circonscriptions décentralisées peuvent comprendre outre les services propres de la collectivité territoriale, des services techniques locaux de l'Etat chargés des fonctions analogues à celles des services d'arrondissement.
77
Section 3 : Les services rattachés: Art. 10: Les services rattachés sont créés par la loi qui fixe également le niveau de rattachement ainsi que l'équivalence hiérarchique sur le plan structurel. L'organisation et les modalités de fonctionnement de ces services sont déterminées par voie règlementaire. Art. 11 : Les services rattachés peuvent être dotés, en raison des exigences et de la spécificité de leur mission, d'un régime de fonctionnement comportant, selon le cas, une régie d'avance, un compte d'affectation spéciale ou un budget annexe. Chapitre 2 : La nomenclature générale des services publics. Art. 12 : La nomenclature générale des services publics et organismes personnalisés, servant notamment de référence pour les opérations d'identification des structures, de gestion administrative et de gestion financière du personnel de l'Etat, d'élaboration et de gestion des cadres organiques ainsi que pour la présentation de l'exploitation des documents budgétaires, est fondée sur la classification fonctionnelle en trois groupes de base définis ainsi qu'il suit:
- premier groupe : fonctions de souveraineté comprenant les services chargés des missions principales suivantes: administration générale; finances; planification; relations internationales; défense et sécurité; justice. - deuxième groupe : fonctions économiques comprenant les services chargés des missions principales suivantes: communications ; transports; commerce et industrie; développement rural.
- troisième groupe : fonctions sociales comprenant des services chargés des missions principales suivantes: éducation, culture et loisirs; santé et affaires sociales ; logement et urbanisme.
Art. 13 : Les services publics sont classés dans la nomenclature sur la base des fonctions correspondant à leur mission principale. Ils sont immatriculés sous un numéro d'identification qui leur est propre et inscrits dans un répertoire général des services publics. Chapitre 3: La maîtrise des structures: Section 1 : Procédure de création et de visa: Art. 14: La maîtrise des structures des services publics est organisée selon une procédure comportant quatre phases successives:
- la phase initiale de conception et d'élaboration se situant essentiellement au niveau du département ministériel ou de l'autorité concernée;
- la phase d'évaluation, de contrôle préalable et de visa se situant au niveau du Secrétariat" Général de la CN .RA. ;
- la phase de décision se situant au niveau du Conseil des Ministres et, le cas échéant, de l'Assemblée Nationale;
- la phase de gestion des structures se situant au niveau du Ministre chargé de la Fonction Publique.
Art. 15 : La phase initiale de conception et d'élaboration est réalisée avec le concours des services chargés au niveau des départements ministériels, des tâches d'organisation et de gestion administrative et financière.
78
Elle comporte la constitution d'un dossier composé des cinq éléments essentiels suivants:
1) le projet de communication écrite reflétant les aspects constitutifs de la conception et de la motivation;
2) l'avant-projet des textes législatifs et règlementaires relatifs à la création, à l'organisation ou la réorganisation, à la répartition des attributions et aux modalités de fonctionnement;
3) le projet d'organigramme du service en question, présenté conformément à la forme normalisée pour l'ensemble de l'administration;
4) le projet de cadre organique déterminant sur le plan quantitatif et qualitatif les emplois nécessaires au bon fonctionnement du service ;
5) l'évaluation des moyens financiers et les rubriques budgétaires concernées. Art. 16 : Tout avant-projet de création ou de modification des structures, de leurs attributions et de leurs modalités de fonctionnement ou de gestion est soumis au Secrétariat Général de la CN.R.A. qui donne son avis en apposant au dossier son visa de contrôle technique et la date de celui-ci. Le visa porte sur les éléments objectifs du dossier présenté ainsi que sur les aspects formels en matière de règlementation, procédures, structures, méthodes et moyens d'action de l'administration publique et parapublique tels qu'ils ressortent des normes fixées par les dispositions législatives et règlementaires et les circulaires interprétatives en la matière. Art. 17 : Dans le cadre de sa mission générale de promouvoir l'amélioration des structures et méthodes d'administration publique, le Secrétariat Général de la C.N.R.A. participe à la préparation et à l'appui à la mise en œuvre de la politique en ce domaine notamment par l'accomplissement des actions suivantes:
a) dans le domaine de la conception et de l'évaluation par : - l'élaboration de règles, de normes et de modalités techniques d'organisation et
de fonctionnement; - le suivi de la règlementation et des procédures relatives à la création, l'or-
ganisation, la gestion et le contrôle des structures des services publics, - l'évaluation périodique et l'élaboration de recommandations appropriées en ce
qui concerne le respect des règlements, normes et directives en matière de création, organisation, gestion et contrôle des services publics et l'étude de la concordance entre les organigrammes réels des services et les organigrammes règlementaires.
- l'analyse des incidences structurelles de la politique de développement ainsi que la préparation de l'avant-projet de plan en ce qui concerne l'administration publique.
b) dans le domaine de l'appui à la mise en œuvre par: - l'appui méthodologique et technique aux services chargés des tâches d'or-
ganisation et de gestion administrative et financière, - l'organisation d'actions de formation et l'élaboration de documents de support
favorisant la mise en œuvre de la politique des structures, - la mise à jour permanente et la publication périodique des références juridiques
et des règles et normes règlementaires en matière d'organisation.
79
Art. 18: Le Secrétariat Général de la CN.RA. ne peut apposer son visa dans les cas limitativement fixés comme suit: 1°) -le dossier ne comporte pas un ou plusieurs documents prescrits à l'article 15 ci-dessus ou les documents présentés contiennent des erreurs, sont incomplets, sont contradictoires ou ne comportent pas de façon précise les mentions nécessaires à l'évaluation ; 2°) -l'avant-projet fait apparaître l'utilisation de normes, de techniques, ou de critères d'organisation ou de fonctionnement contraires à ceux définis par les textes législatifs et règlementaires en vigueur ou aux instructions présidentielles ou gouvernementales en ce domaine ; 3°) -la mission assignée à la structure fait entièrement ou partiellement double emploi avec les missions des structures existantes ou supprime entièrement ou partiellement des missions dont la continuité doit être assurée; 4°) -la nature de la mission ne correspond pas à la typologie du service ou au rôle fonctionnel de son niveau hiérarchique au sein de la structure administrative générale ; 5°) -les subdivisions internes du service ne sont pas l'expression d'une mission définie en fonction de la mission générale, n'ont pas chacune une fonction interdépendante précise ou ne couvrent pas dans leur ensemble la mission globale assignée à la structure dont elles constituent les subdivisions internes; 6°) -la responsabilité pour l'accomplissement de la mission au niveau de la structure ou de ses subdivisions n'est pas accompagnée de l'autorité et du contrôle sur les moyens nécessaires à son accomplissement ; 7°) -les fonctions, l'autorité, les responsabilités et les liaisons hiérarchiques, fonctionnelles, de tutelle ou de contrôle ne sont pas définies conformément aux textes législatifs et règlementaires en la matière. Dans ces cas, il renvoie le dossier et ses annexes avec les motifs du renvoi. Art. 19: Le Ministre concerné présente le projet de création ou de modification de structures à l'approbation du Conseil des Ministres sous le couvert d'une communication écrite à laquelle est joint l'avis motivé du Secrétariat Général de la CN.RA. Le projet de création ou de modification de structures régionales ou subrégionales mentionne en outre l'avis du Ministre chargé de l'Intérieur. Section 2 : La gestion et le contrôle à postériori des structures: Art. 20 : La gestion et le contrôle à postériori des structures des services publics implique les principales opérations suivantes :
- immatriculation de la structure et enregistrement au répertoire général des services publics;
- mise à jour permanente et édition annuelle de la nomenclature visée à l'article 4 de l'Ordonnance 79-9/CMLN du 19 janvier 1979;
80
- actualisation permanente et édition périodique de la liste des organismes personnalisés et préparation du projet de décret visé à l'article 34 de l'or-donnance 79/9 précitée;
- centralisation et édition périodique du recueil des organigrammes des services.
Art. 21 : La gestion des structures des services publics telle que définie à l'article précédent est assurée par le Ministre chargé de la Fonction Publique. Chapitre 4: Dispositions transitoires et finales: Art.22: En attendant la prise en charge effective de la gestion des structures par les services du Ministre chargé de la Fonction publique, les attributions définies à l'article 20 ci-dessus sont exercées provisoirement par le Secrétaire Général de la C.N .RA. et ce, pendant une période n'excédant pas deux années à partir de la date de promulgation du présent décret. Art. 23 : Le présent décret sera enregistré et publié au Journal Officiel.
Koulouba, le 21 août 1985 Le Ministre de l'Emploi et Le Président du Gouvernement, de la Fonction Publique Signé: Modibo KEITA Signé: Général Moussa TRAORE
81
ANNEXE II. DECRET N° 179/PG-RM
Fixant les conditions et procédures d'élaboration et de gestion des cadres organiques
Vu la Constitution; Vu l'ordonnance n°79-9/CMLN du 19 janvier 1979 portant principes fondamentaux
de la création, de l'organisation, de la gestion et du contrôle des services publics, notamment l'article 47 ;
Vu l'ordonnance n? 77-71/CMLN du 26 décembre 1977 portant statut général des Fonctionnaires de la République du Mali, notamment l'article 25 ;
Vu le décret n? 322/PRM du 31 décembre 1984, portant nomination des membres du Gouvernement.
STATUANT EN CONSEIL DES MINISTRES:
DECRETE: Chapitre 1: Conditions d'élaboration des cadres organiques. Article premier: Les cadres organiques des services publics centraux, régionaux et subrégionaux, extérieurs et rattachés sont fixés par décret pris en Conseil des Ministres. Art. 2: Dans un délai de deux ans à compter de l'entrée en vigueur du présent décret les emplois des divers services publics sont déterminés par la fixation d'un cadre organique. Art. 3: Le cadre organique d'un service public ne peut être déterminé si ce dernier n'a été créé, organisé, réparti et immatriculé conformément aux dispositions de l'ordonnance n? 79-9/CMLN et à celles du décret déterminant les modalités d'application. Art. 4 : Tout projet de création ou de réorganisation de l'un des services visés à l'article 1er, comportera en annexe un projet de cadre organique identifiant les emplois nécessaires à son bon fonctionnement. Art. 5: Les cadres organiques sont élaborés à la suite d'enquêtes destinées à l'évaluation quantitative et qualitative des besoins des services publics en personnel. Ces enquêtes comportent une analyse des emplois de manière à en mesurer les charges de travail et estimer l'évolution de celles-ci au cours de la période visée à l'article 7, alinéa 1er du présent décret en fonction du plan de développement économique et social. Ces analyses déterminent également le niveau de responsabilité des emplois et les qualifications professionnelles requises pour pouvoir les occuper. Art. 6: Les cadres organiques sont présentés sous la forme de tableaux analytiques indiquant en regard de chaque emploi ou de chaque groupe d'emplois de même nature leur nombre ainsi que le ou les corps statutaires et le niveau statutaire ou grade minimum auxquels ils correspondent. Ils sont répartis et localisés dans les diverses structures et substructures des services.
82
Pour le personnel conventionnaire, le corps et le niveau statutaire sont remplacés par les catégories professionnelles auxquelles doivent se référer les emplois. Art. 7 " Les cadres organiques sont élaborés pour une période prévisionnelle de cinq ans. Ils demeurent d'application au-delà de cette période jusqu'à la fixation des nouveaux cadres organiques. Néanmoins ils peuvent à tout moment faire l'objet de modification dans les conditions et formes prévues par le présent décret. Chapitre Il : Procédure d'élaboration des cadres organiques: Art. 8 " Les cadres organiques sont élaborés selon la procédure prévue aux articles 9 à 12 du présent décret. Cette procédure comporte trois phases successives:
- la phase initiale d'élaboration, se situant essentiellement au niveau du service concerné, comporte les enquêtes préalables et l'établissement d'un avant-projet de cadre organique;
- la phase de coordination et de contrôle, se situant au niveau de l'organe de gestion et de contrôle des structures des services publics ;
- la phase de décision, se situant au niveau du Conseil des Ministres. Art. 9 : Les avant-projets de cadres organiques sont élaborés par les responsables des services concernés avec le concours et l'appui méthodologique des services chargés de tâches d'organisation et de gestion administrative. Art. 10 : Tout avant-projet de cadre organique des services publics centraux, des services rattachés à ceux-ci et des services extérieurs est soumis à l'avis de la Direction Nationale de la Planification et de l'organe de gestion et de contrôle des structures des services publics visé à l'article 41 de l'Ordonnance n° 79-9 précitée. Le Ministre concerné présente les projets de cadres organiques des services relevant de son département à l'approbation du Conseil des Ministres. Art. 11 " Les services régionaux, subrégionaux et les services rattachés à ceux-ci élaborent leurs avant-projets de cadre organique en liaison avec les Directions Nationales concernées. Après examen par le Comité régional de développement, le Gouverneur de Région transmet les avant-projets des cadres organiques au Ministre chargé de l'Intérieur. Celui-ci, avant de les soumettre à l'approbation du Conseil des Ministres, demande l'avis de l'organe de gestion et de contrôle des structures des services publics. Art. 12 " Les avant-projets de cadres organiques visés aux articles 10 et 11 ci-dessus sont transmis aux services consultatifs précités accompagnés des documents justificatifs indispensables à la formulation des avis. Si nécessaire, des enquêtes et consultations sont organisées en vue d'aboutir à un consensus sur les propositions définitives à formuler. Art. 13 " Les dispositions des articles 8 à 12 sont également applicables à la procédure d'élaboration du cadre organique dans les cas visés à l'article 4. Toutefois la responsabilité de l'élaboration de cadre organique incombe l'autorité administrative dont relève le service à réorganiser ou à créer.
83
Chapitre III: Mise en œuvre et gestion des cadres organiques: Art. 14 " Dans la limite des cadres organiques, la Loi des Finances détermine chaque année les emplois budgétairement autorisés. Sur la proposition des Ministres techniquement concernés, le Ministre chargé de la Fonction Publique détermine annuellement sur le plan quantitatif et qualitatif les vacances d'emploi à pourvoir conformément à la loi des Finances. Art. 15: A compter de la fixation du cadre organique d'un service et de sa mise en œuvre, l'occupation des emplois retenus est soumise aux spécifications rendues ainsi obligatoires, notamment en ce qui concerne les exigences qualitatives et quantitatives et la localisation géographique de ces emplois. Art. 16: Si lors de la mise en œuvre du cadre organique d'un service, le Ministre chargé de la Fonction Publique constate qu'il est impossible de trouver un agent répondant au profil requis pour occuper l'emploi vacant, celui-ci peut être provisoirement confié à un agent dont les qualifications se rapprochent de celles exigées. Art. 17 : La gestion et le contrôle des cadres organiques approuvés en Conseil des Ministres et la mise en œuvre du plan des effectifs autorisés pour l'exercice budgétaire conformément à la Loi des finances, sont assurés, sous l'autorité du Ministre chargé de la Fonction publique, par la Direction Nationale de la Fonction Publique et du Personnel. Art. 18: L'organe chargé de la gestion et du contrôle des structures des services publics visé à l'article 41 de l'Ordonnance 79-9 précité assure notamment les missions suivantes dans le domaine des cadres organiques :
- l'appui méthodologique et technique aux unités administratives chargées d'élaborer les cadres organiques,
- la réalisation des études, dans une optique de planification et de répartition judicieuse des effectifs de la fonction publique, en vue de déterminer les ratios d'encadrement, des ratios de croissance, et des règles de normalisation,
- la réalisation des études dans l'optique: o de l'évaluation de l'application de la règlementation concernant les cadres
organiques ainsi que de l'évaluation des mesures de réduction, de stabilisation ou d'évolution des effectifs du secteur public décidées par le Gouvernement,
o du suivi et de la mise à jour de la règlementation et des procédures re-latives aux cadres organiques et de la maîtrise des effectifs.
Chapitre IV: Dispositions transitoires: Art. 19: Jusqu'à la fixation de son cadre organique, tout service pourra maintenir en place le personnel mis à sa disposition, mais toute nouvelle mise à disposition par le Ministre chargé de la Fonction Publique d'un fonctionnaire ou d'un conventionnaire, "devra être dûment justifiée. A l'expiration du délai prévu à l'article 2 du présent décret, aucun agent ne pourra être mis à la disposition d'un service dont le cadre organique n'a pas été approuvé par décret pris en Conseil des Ministres. Art.20: Dès la mise en œuvre du cadre organique d'un service, les agents en surnombre sont mis à la disposition du Ministre chargé de la Fonction Publique pour
84
faire l'objet d'une affectation appropriée ou d'une mesure conforme au régime qui leur est applicable. Chapitre V: Disposition finale : Art. 21 : Les Ministres et les Gouverneurs de région sont chargés, chacun en ce qui le concerne, de l'application du présent décret qui sera enregistré et publié au Journal Officiel.
Koulouba, le 23 juillet 1985.
Le Président du Gouvernement, Signé: Général Moussa TRAORE
Le Ministre de l'Emploi et de la Fonction Publique Signé: Modibo KEITA Le Ministre de l'Intérieur Le Ministre d'Etat chargé du Plan Signé: Lt-Colonel Abdourhamane MAIGA Signé: Général Amadou Baba DIARRA
Le Ministre des Finances et du Commerce Signé: Dianka Kaba DIAKITE
85
ANNEXE III
Réservé à l’organe de contrôle
N° de la nomenclature
PRESENTATION DU SERVICE Direction Nationale des Réseaux Routiers . . (dénomination du service)
Bamako (localité)
1. Le service a été créé par Loi n°………………………………………………………..
(texte juridique – date Du 25 octobre 1978 et organisé (ou réorganisé) par Décret n°…………………………. du 28 octobre 1978. . (texte juridique – date)
Le service relève directement de : Ministère des Réseaux Routiers. . 2. Les Attributions du service effectivement exercées sont les suivantes :
1. Participer à l'élaboration de la politique nationale en matière de construction et d'aménagement des routes,
2. Procéder à l'évaluation des marchés et suivre l'exécution des contrats, 3. Établir les projets d'exécution des routes, 4. Appliquer la règlementation en matière d'exploitation routière, 5. Assurer le contrôle des travaux en régie relevant des subdivisions, 6. Synthétiser les propositions de programmes annuels de l'entretien routier des subdivisions, 7. Analyser et synthétiser les comptes - rendus d'activité des subdivisions, 8. Établir une documentation permanente sur l'entretien routier, 9. Assurer la gestion correcte du parc matériel, 10. Constituer une documentation permanente sur le matériel, 11. Diffuser dans les Unités d'exploitation du Matériel, toute information relative à l'utilisation du
matériel, 12. Tenir Les livres, registres et pièces comptables définis par les textes, 13. Suivre la situation financière du service et gérer le personnel en liaison étroite avec la CAF.
3. Les Autres attributions dévolues au service par les textes, mais non exercées ou peu
développées sont les suivantes (s'il y 8 lieu) : R.A.S. 4. Les données suivantes permettent d’apprécier les volumes de travail moyens du
service :
86
Le choix des Indicateur de volume de travail dépend du chef de service. La transmission de données précises facilite la tâche de contrôle du cadre organique Exemples d'Indicateur : montant du budget de fonctionnement, nombre de dossiers traités, effectifs ou unités à gérer; factures à contrôler, courrier arrivée, courrier départ, nombre d'études ou de rapports, nombre d'utilisateurs, nombre d'Interventions... dans une période donnée '(par an, par mois).
Indicateurs Données chiffrées
Période (par an, mois)
- Études d’infrastructure
- Nombre de travaux routiers à contrôler
- Nombre de marchés étudiés
- Comptes rendus d’activités des subdivisions
- Programmes annuels d’entretien routier des subdivisions
- Budget d’entretien du matériel
32
32
25
15
15
60.000.000
an
mois
mois
mois
an
an
5. LA STRUCTURE ACTUELLE DU SERVICE EST LA SUIVANTE: (Dessinez l'organigramme réel, même s'il ne correspond pas aux textes. voir modèles d'organigramme en Annexe,
Direction
Comptabilité
Section Personnel
Bureau de Suivi
des Subdivisions Section Matériel Bureau Inspection
Technique
87
La liste des poste actuellement existants par structure est la suivante: (utilisez des feuilles supplémentaires, si nécessaire)
STRUCTURE ET POSTES
Agents (nombre)
Corps ou catégorie du détenteur actuel (Si plusieurs agents occupent le même poste, précisez le statut de chacun)
Direction: Direction Directeur Adjoint Comptabilité: Comptable Comptable des salaires et acces. Section personnel: Chef du personnel Dactylographe Planton Chauffeur Gardien Documentaliste Bureau de suivi des subdivisions Chef de Bureau Chargé des programmes Chargé d'Etudes Bureau Inspection Technique Chef de bureau Inspecteur Contrôleur Section Matériel Chef de Section Chargé du matériel
TOTAL
1 1
1 1
1 5
1 2 1 1
1 1 2
1 4 2
1 4
31
Ingénieur des constructions civiles, Cat. A Ingénieur des constructions civiles, Cat. A Adjoint d'administration, Cat. C Adjoint des services financiers, Cat. C Adjoint d'administration, Cat. C {5è catégorie CCFC (2) {6è catégorie CCFC (3) 6è catégorie CCFC Catégorie CCFC 2è catégorie D/CH Adjoint d'administration, Cat. C Ingénieur de constructions civiles, Cat. A Agent technique des const. Civ. , Cat. C {1. Administrateur civil, Cat. A {1. Ingénieur des const. civiles, Cat. A Ingénieur des constructions civiles, Cat. A Ingénieur des constructions civiles, Cat. A {1.Technicien des constr. civ. , Cat. B {1. Agent technique de l'industrie et des Mines, Cat. C Technicien des constr. civiles, Cat. B {2. Technicien de l'industrie et des M. , Cat. B {1. Agent technique des const. civ. , Cat. C {1. 8è catégorie CCFC
7 LE SERVICE COMPRED ACTUELLEMENT UN TOTAL DE 31 AGENTS DONT FONCTIONNAIRES: A 10 B . 4 . 10 Conventionnaires C . 7
88
8 LA STRUCTURE REELLE DU SERVICE -- NE PARAIT PAS -- CONFORME (barrez la mention inutile) AUX DISPOSITIONS DE L'ORDONNANCE 79/9 ET DES TEXTES D'APPLICATION. (Si elle n'est pas conforme, complétez les informations demandées au N° 9; s'il n'y pas de modifications à apporter à la structure actuelle, passez au N° 10) 9 LES MODIFICATIONS SUIVANTES DOIVENT ETRE INTRODUITES DANS LA STRUCTURE ACTUELLE CONFORMEMENT A L'ORDONNANCE 79/9 ET AUX TEXTE D'APPLICATION:
--IL FAUT -- CREER -- ET/OU SUPPRIMER LES STRUCTURES SUIVANTES (Division,
Section) : Créer 2 services placés en staff à la Direction : - le secrétariat, - le Bureau Coordination administrative. Supprimer la comptabilité et la section personnel (les attributions sont intégrées dans les 2 services placés en staff. Supprimer le Bureau Suivi des subdivisions et créer la Division Études et Planification qui comprend 2 sections : - la section Études, - la section Planification, - IL FAUT REGROUPER _ ET/OU - SCINDER LES STRUCTURES SUIVANTES (Division, Section) Regrouper la Section matériel et le Bureau d'inspection technique en une Division exploitation et contrôle qui comprend 2 sections: - la section gestion du matériel et étude des marchés, - la section contrôle des travaux. (voir en annexe projet de décret portant réorganisation de la Direction Nationale) - CES MODIFICATIONS SONT PROPOSEES PAR LES RAISONS SUIVANTES : Conformité à l'Ordonnance 79-9/CMLN Promouvoir les études et recherches en matière d'exploitation routière Améliorer la coordination à l'intérieur du service.
89
FICHE 1/5
10. EN RAPPORT AVEC LES DIFFERENTES MODIFICATIONS APPORTEES A LA STRUCTURE (N°9) ET / OU C0NCERNANT LES POSTES DE TRAVAIL, IL FAUT : (spécifiez les mentions utilisée).
a) - prévoir les nouveaux postes suivants : nt b) - occuper les postes prévus mais non occupés suivants: c) - supprimer les postes suivants: d) - regrouper ou transformer les attributions des postes suivants: dans un seul poste:
a) Nouveau postes : Chef de Division Études et Planification Chef de Section Études Chef de Section Planification Chef Section Contrôle des travaux Chef de Division Exploitation et Contrôle Chargé d'Études des marchés Chef de Bureau Coordination administrative.
b) Transformer le poste de Chef de section matériel en Chef de section gestion du matériel et études des marchés. Transformer le poste de Chef du personnel en « charge du personnel »
c) Supprimer le poste de Chef de Bureau suivi des subdivisions ‘’ ‘’ ‘’ ‘’ inspection technique
d) Regrouper le poste de comptable et le poste de comptable des salaires et accessoires Regrouper le poste d’inspecteur et de contrôleur.
Avant de passer au N°11, remplissez les Fiches II - fiche de définition de poste - pour tout poste existant et prévu ou tout poste nouveau à prévoir dans le cadre organique, suivant les rubriques de la fiche. Tout poste doit être défini en précisant le ou les agents qui occupent ce même poste. Une fois remplies toutes les fiches, reprenez le texte au N°11.
11. COMPTE TENU DES MODIFICATIONS INDIOUEES CI·DESSUS, L'ORGANIGRAMME DU SERVICE SE PRESENTERA COMME SUIT (S'il n'y a pas de modification dans la structure, passez au N° 12). Si l'espace ne suffit pas utilisez une autre feuille.
Direction
Secrétariat
Bureau Coordination
Administrative
Division Études et
Planification
Section Gestion du Matériel
et Études des Marchés
Division Exploitation et
Contrôle
Section Etudes
Section
Planification Section Contrôle des
Travaux
90
FICHE 1/6
12. POUR LES ANNEES A VENIR ON PREVOIT - UN VOLUME EGAL - UNE AUGMENTATION - UNE DIMINUTION - DE LA CHARGE DE TRAVAIL EN RAPPORT AVEC LE PLAN NATIONAL DE DEVELOPPEMENT ET LE PROGRAMME DE TRAVAIL DU DEPARTEMENT OU DE LA REGION, DANS LES DOMAINES SUIVANTS :
(marquez d'une croix la mention appropriée)
Domaines Volume égal
Augmentation Diminution
- Contrôle des travaux en régie relevant des subdivisions
- Études des projets
- Application de la règlementation en matière d’exploitation routière
X
X
X
13. CES PREVISIONS SONT BASEES SUR LES DONNEES SUIVANTES (apportez des chiffres, si possible)
amélioration des communications routières- construction "des routes. conditions géographiques exigeant un entretien permanent des réseaux routiers. subdivisions extérieures - nouveaux projets en vue.
14. AUTRES COMMENTAIRES DESTINES A COMPLETER LES RUBRIQUES
DEJA ANALYSEES (indiquez le n° de la rubrique). En tenant compte des informations recueillies dans les fiches de définition de poste (Fiche 11) et des modifications introduites, ci-dessus, élaborez le cadre organique proprement dit, suivant les instructions de la Fiche III. Faite le : ... 15 .... décembre ... 1986…………………………..à :………Bamako…………………………. Mr…………………….. Directeur de la Direction Nationales des Réseaux Routiers (Nom et fonction du responsable du service)
(signature)
XVI
91
FICHE Il. N°3.
FICHE DE DEFINITION DE POSTE Cette fiche concerne tout poste existant et prévu et tout poste nouveau à prévoir dans le cadre organique. Elle ne s'applique pas aux postes à supprimer. Si un poste est occupé par plus d'un agent, remplissez également la fiche II annexe. La fiche sera remplie par le détenteur du poste ou par le chef du service. Ce dernier devra, en tout cas, fournir les renseignements demandés aux rubriques nos, 4 à 10, et contrôler l'ensemble. 1. IDENTIFICATION DU SERVICE OU CIRCONSCRIPTION a) Ministère ou circonscription : Ministère des Réseaux Routiers b) Nom du service : Direction Nationale des Réseaux routiers c) Structure ou substructure à laquelle le poste appartient (Direction. Division, Section ou autre) : Division Études et Planification. 2. NOM DU POSTE (tout poste doit avoir une dénomination et des attributions spécifiques : ne pas confondre, ni avec le corps auquel l'agent appartient, ni avec la structure) Chef Division Études et Planification. 3. ATTRIBUTIONS PRINCIPALES DU POSTE. Sous l'autorité du Directeur National ………………(utilisez des verbes pour les indiquer) ... - Assurer le relai, entre le niveau de la Direction et le niveau des sections … - Participer à la programmation des activités du service. .... - Assurer l’organisation, la programmation, la coordination et le contrôle des activités des sections et veiller au respect des délais d'exécution des travaux. ... - Représenter la Division aux réunions interne de coordination, ….- Préparer le rapport d'activité de la Division, .... - Suivre l’activité technique des services régionaux et Régionaux. …………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………… Partie à remplir par le chef de service 4. FORMATION REQUISE POUR OCCUPER CE POSTE (diplôme et niveau) : Diplôme d'Ingénieur (ENI) ou équivalent. 5. EXPERIENCE NECESSAIRE (Indiquez le nombre d'années d'expérience dans une fonction similaire) 4 ans. 6. CAPACITES SOUHAITABLES (Si c’est le cas) : ………………………………….. …………………………………………………………………………………………… 7. NIVEAU STATUTAIRE requis pour occuper le poste : Ingénieur des Constructions Civiles – Ingénieur de l’Industrie et des Mines – Catégorie A. Si le poste est déjà occupé, indiquez le corps ou la catégorie de la convention du détenteur actuel : …………………………………………………………………………………………………. 8. S’agit-il d’un poste nouveau (PN) : X poste existant (PE) : 9. Nombre d’Agents occupant actuellement ce même poste : 0 10. NOMBRE D’AGENT PROPOSES dans ce même poste
Évolution du nombre d’agents prévus pour les cinq années de mise en œuvre du cadre organique. Indiquez l’évolution du total d’agents par année.
Total 198. 198. 198. 19.. 19..
1 1 1 1 1 1
92
FICHE Il. N°.... FICHE DE DEFINITION DE POSTE
Cette fiche concerne tout poste existant et prévu et tout poste nouveau à prévoir dans le cadre organique. Elle ne s'applique pas aux postes à supprimer. Si un poste est occupé par plus d'un agent, remplissez également la fiche Il annexe. La fiche sera remplie par le détenteur du poste ou par le Chef du service. Ce dernier devra en tout cas, fournir les renseignements demandés aux rubriques nos. 4 à 10, et contrôler l'ensemble. 1. IDENTIFICATION OU SERVICE OU CIRCONSCRIPTION a) Ministère ou circonscription : Ministère des Réseaux Routiers, b) Nom du service : Direction Nationale des Réseaux Routiers c) Structure ou substructure à laquelle le poste appartient (Direction, Division, Section ou autre) : Secrétariat. 2. NOM OU POSTE (tout poste doit avoir une dénomination et des attributions spécifiques : ne pas confondre ni avec le corps auquel l'agent appartient, ni avec la structure) Secrétaire – Dactylographe. 3. ATTRIBUTIONS PRINCIPALES DU POSTE. Sous l’autorlté du …Chef du Secrétariat…..(utilisez des verbes pour les Indiquer) ……………………………………………………………………………………………………………………………………. …- Dactylographier les rapports et la correspondance……………………….. …- Réceptionner les communications téléphoniques…………………………. …- Réceptionner le courrier Arrivée……………………………………………………. …- Expédier le courrier Départ……………………………………………………………. …- Ventiler le courrier à l’intérieur du service…………………………………….. …………………………………………………………………………………………………………………………………… Partie à remplir par le Chef de service 4. FORMATION REQUISE POUR OCCUPER CE POSTE (diplôme et niveau) Diplôme CAP ou équivalent.. 5. EXPERIENCE NECESSAIRE (Indiquez le nombre d'années d'expérience dans une fonction similaire) ... ans . 6. CAPACITES SOUHAITABLES (Si c’est le cas) : ………………………………….. …………………………………………………………………………………………… 7. NIVEAU STATUTAIRE requis pour occuper le poste : Adjoint de Secrétariat, catégorie C …………………………………………………………………………………. Si le poste est déjà occupé, indiquez le corps ou la catégorie de la convention du détenteur actuel : …………5ème catégorie (2) 6ème catégorie CCFC (3 agents)……… 8. S’agit-il d’un poste nouveau (PN) : ……… poste existant (PE) : X 9. Nombre d’Agents occupant actuellement ce même poste : 5 10. NOMBRE D’AGENT PROPOSES dans ce même poste
XVIII
Évolution du nombre d’agents prévus pour les cinq années de mise en œuvre du cadre organique. Indiquez l’évolution du total d’agents par année.
Total 198. 198. 198. 19.. 19..
3 4 3 3 3 3
93
Fiche II - annexe Répartition des tâches ou des attributions d’un même poste de travail entre plusieurs agents (A remplir chaque fois qu'un même poste - même dénomination - est occupé par plus d'un agent) NOM DU SERVICE: Direction Nationale des Réseaux Routiers STRUCTURE OU SUBSTRUCTURE (à laquelle appartient le poste: division, section, secrétariat, autre) : Secrétariat NOM du POSTE : Secrétaire – Dactylographe
Description des Attributions ou des tâches Agents
Indiquez pour chaque agent, dans la case appropriée, le nombre d’heures (ou fraction d’heure) en moyenne passées par jour à
effectuer la tâche assignée. Agent 1 Agent 2 Agent 3 Agent 4 Agent 5 Agent 6 Agent 7
Dactylographier les rapports et la correspondance
6 4 3
Réceptionner les communications téléphoniques
1 3
Réceptionner le courrier Arrivée
2
Expédier le courrier Départ
1
Ventiler le courrier à l’intérieur du service
1
Utilisez une autre feuille si nécessaire.
94
Fiche III. - Page : 1…….. Date d'élaboration ………………………………
Réservé à l’organe de contrôle
N° de la nomenclature
CADRE ORGANIQUE de : Direction Nationale des Réseaux Routiers………………………………………………………. (nom du service ou de la circonscription)
Bamako (Localité)
Structures et postes (voir nos. 1 et 2 de la Fiche II)
Total agents
proposés (v no 10)
Corps ou catégorie de la convention proposées (voir
n°7, fiche II)
Évolution du nombre d’agents (prévus pour les cinq années de mise en œuvre du cadre organique) (voir n°10 fiche II)
198. 198. 198. 19.. 19..
Direction Directeur Directeur Adjoint Secrétariat Chef Secrétariat Secrétaire – dactylographe Planton Chauffeur Gardien Bureau Coordination Adm. Chef de Bureau Comptable Chargé du Personnel
1 1
1
3
1 2 1
1
2 1
14
Ingénieur des constr.civ.Cat.A Ingénieur des constr.civ.Cat.A Attaché d’Adm. Cat. B Adjoint d’Adm. Cat. C 2ème Catégorie CCFC Catégorie D/CH 1ère Catégorie CCFC Adm.Civ.- Adm.du Trav. Et de la Séc.Soc. – Insp.des Fin. (cat. A) Contr.du Très. Cat.B Maître Second Cycle - Ctrl du Trav.et de la Séc.Soc. – Att.d’Adm.- techn.des Aff.Soc. (cat. B)
1 1
1
3
1 2 1
1
2 1
1 1
1
3
1 2 1
1
2 1
1 1
1
3
1 2 1
1
2 1
1 1
1
3
1 2 1
1
2 1
1 1
1
3
1 2 1
1
2 1
95
Fiche III. - Page : 2…….. Date d'élaboration ………………………………
Réservé à l’organe de contrôle
N° de la nomenclature
CADRE ORGANIQUE de : Direction Nationale des Réseaux Routiers………………………………………………………. (nom du service ou de la circonscription)
Bamako (Localité)
Structures et postes
(voir nos. 1 et 2 de la Fiche II) Total
agents proposés (v no 10)
Corps ou catégorie de la convention proposées (voir
n°7, fiche II)
Évolution du nombre d’agents (prévus pour les cinq années de mise en œuvre du cadre organique) (voir n°10 fiche II)
198. 198. 198. 19.. 19..
Division Études et Planification Chef de Division Section Études Chef Section Chargé d’Études Documentaliste Section Planification Chef de Section Chargé des Programmes Division Exploitation et Contrôle Chef de Division Section Gestion du Matériel et étude des marchés Chef de Section Chargé du Matériel Chargé d’étude des marchés
1
1
2
1
1
1
1
1
3
1
13
Ingénieur des constr.civ.Cat.A Ingénieur des constr.civ.Cat.A Technicien des constr.civ. Cat. B Agent Techn.des Arts et de la Cult. Cat. C Ingénieur des constr.civ.Cat.A Techn.des Contr.civ. Techn.des Trav.de Plan.Cat.B Ingénieur des constr.civ.Cat.A Ingénieur des constr.civ.Cat.A Agent techn.des constr.civ. Cat. C Administrateur civil – Insp.Sce Eco – Inspect.des Fin – Ing.des contr.civ. (cat. A)
1
1
2
1
1
1
1
1
3
1
1
1
2
1
1
1
1
1
3
1
1
1
2
1
1
1
1
1
3
1
1
1
2
1
1
1
1
1
3
1
1
1
2
1
1
1
1
1
3
1
XXI
96
Fiche III. - Page : 3……..
Date d'élaboration ………………………………
Réservé à l’organe de contrôle
N° de la nomenclature
CADRE ORGANIQUE de : Direction Nationale des Réseaux Routiers………………………………………………………. (nom du service ou de la circonscription)
Bamako (Localité)
Structures et postes
(voir nos. 1 et 2 de la Fiche II) Total
agents proposés (v no 10)
Corps ou catégorie de la convention proposées (voir
n°7, fiche II)
Évolution du nombre d’agents (prévus pour les cinq années de mise en œuvre du cadre organique) (voir n°10 fiche II)
198. 198. 198. 19.. 19..
Section Contrôle des Travaux Chef de Section Contrôleur
TOTAL :
1
4
5
32
Ingénieur des constr.civ.Cat.A Technicien des constr.civ. Cat. B
1
4
1
4
1
4
1
4
1
4
XXII
97
ANNEXE IV
Évolution des dépenses de personnel dans le budget de l’Etat L’élaboration de cadres organiques des services publics doit tenir compte à la fois :
- des besoins objectifs des services non seulement en moyens humains mais aussi en moyens de fonctionnement,
- des critères et normes d’organisation et gestion, - des possibilités financières de l’Etat, - des priorités politiques en matière de développement.
Un cadre organique qui est élaboré sans tenir compte des possibilités financières du pays, qui absorbe une masse budgétaire telle qu’il est impossible de fournir aux fonctionnaires les moyens les plus élémentaires de travail, qui ne respecte pas le contrainte de l’indispensable cohésion globale de l’ensemble de l’appareil administratif, a peu de chances de franchir le cap de l’approbation. Afin que ceux qui sont responsables de l’élaboration des cadres organiques ainsi que ceux qui ont la charge de fixer en ce domaine les paramètres essentiels, puissent tenir compte des contraintes financières il est utile de disposer des données provenant du budget national. Le tableau comparatif ci-après reproduit l’évolution des masses budgétaires par département ministériel en indiquant le pourcentage de chaque ministère dans le montant total du budget. Il a été établi pour la période 1973-1987, ce qui lui donne une grande signification. Les chiffres proviennent des données fournies par la loi de Finances des années concernées. Aux fins de comparaison, la masse budgétaire de chaque département ministériel a été recalculée en fonction de configuration actuelle des ministres.
XXIII
98
EVOLUTION DES MASSES BUDGETAIRES -1973-1987(en pourcentage)
Années 1973 1974 1975 1976 1977 1978 1979 1980 1981 1982 1983 1984 1985 1986 1987
DEPENSES-TOTAL
Personnel Matériel Autres dépenses DEPENSES COMMUNES
20 Personnel Matériel Assemblée Nationale
30 personnel Matériel Présidence
31 personnel Matériel Justice
32 personnel Matériel Intérieur - A.T. et D.B.
33 personnel Matériel Information
34 personnel Matériel Fonction P. et Emploi
35 personnel Matériel Aff. Étrangères
36 personnel Matériel
100.00
65.07 20.63 14.29
7.35 2.68
0.32 0.64
0.90 0.06
2.00 0.33
0.45 0.33
0.24 0.08
1.59 1.03
100.00
69.68 19.06 11.26
4.89 4.52
0.28 0.53
0.94 0.05
2.04 0.44
0.48 0.31
0.22 0.08
1.33 1.04
100.00
68.80 19.83 11.37
4.57 3.18
0.31 0.48
0.95 0.10
1.83 0.40
0.48 0.35
0.20 0.06
1.48 1.24
100.00
70.78 17.53 11.69
7.10 3.98
0.31 0.45
0.92 0.07
1.78 0.37
0.39 0.22
0.25 0.04
1.27 0.86
100.00
67.76 19.53 12.71
5.61 3.37
0.29 0.49
0.93 0.09
1.55 0.40
0.38 0.32
0.23 0.08
1.32 1.21
100.00
70.03 19.41 10.56
7.26 3.95
0.26 0.47
0.88 0.09
1.46 0.40
0.38 0.30
0.22 0.08
1.49 1.21
100.00
69.61 18.77 11.62
5.39 3.19
0.26 0.39
0.83 0.09
1.43 0.41
0.40 0.36
0.24 0.08
1.68 1.32
100.00
70.87 17.69 11.45
5.42 2.88
0.37 0.09
0.37 0.53
0.72 0.08
1.85 0.39
0.39 0.36
0.25 0.07
2.08 1.36
100.00
71.18 17.24 11.58
4.64 1.55
0.39 0.22
0.39 0.63
0.86 0.12
2.03 0.39
0.43 0.54
0.26 0.09
1.94 1.42
100.00
74.34 16.86 8.81
4.01 0.95
0.37 0.21
0.39 0.62
0.97 0.10
3.23 0.37
0.47 0.52
0.25 0.08
2.10 1.44
100.00
75.21 16.12 8.67
3.58 0.98
0.31 0.19
0.37 0.66
0.92 0.10
3.05 0.34
0.45 0.48
0.25 0.08
2.26 1.61
100.00
68.40 15.78 15.82
3.30 0.93
0.28 0.18
0.61 0.81
0.92 0.12
3.18 0.33
0.45 0.66
0.20 0.52
2.51 1.54
100.00
64.15 16.65 19.20
2.41 0.80
0.25 0.00
0.59 0.80
0.84 0.11
2.42 0.34
0.42 0.55
0.20 0.06
2.34 1.33
100.00
58.37 18.66 22.96
5.80 3.25
0.20 0.13
0.50 0.77
0.69 0.12
1.65 0.41
0.35 0.78
0.16 0.08
1.99 1.33
100.00
61.63 20.66 17.72
0.95 2.40
0.27 0.12
0.50 0.70
0.69 0.11
1.47 0.37
0.36 0.74
0.16 0.07
1.80 1.18
XXIV
99
EVOLUTION DES MASSES BUDGETAIRES- 1973- 1987(en pourcentage)
Années 1973 1974 1975 1976 1977 1978 1979 1980 1981 1982 1983 1984 1985 1986 1987
Plan
38 personnel Matériel Finances et Commerce 39 personnel Matériel Tutelle des S.E.E
40 personnel Matériel Travaux Pub. & Transp.
41.42 personnel Matériel Equip. /Dév.Industr.
43 personnel Matériel Agriculture
44 personnel Matériel Élevage ress. Natur.
45 personnel Matériel Education Nationale
46 personnel Matériel Jeunesse S.A & cult.
47 personnel Matériel
3.67 0.45
1.68 0.43
3.31 1.39
12.17 3.16
3.71 0.50
1.61 0.28
3.37 0.86
18.23 1.14
3.49 0.52
0.09 0.03
1.72 0.24
2.42 0.97
18.30 1.13
0.45 0.14
3.09 0.28
0.10 0.01
1.47 0.33
2.32 0.74
19.17 0.83
0.73 0.06
0.42 0.16
3.02 0.41
0.09 0.02
1.45 0.42
1.83 0.64
18.77 0.83
0.72 0.09
0.41 0.15
2.89 0.29
0.08 0.02
1.40 0.40
2.03 0.59
20.86 0.79
0.81 0.09
0.40 0.15
2.72 0.30
0.06 0.02
1.28 0.40
2.25 0.60
23.61 0.81
1.11 0.11
0.43 0.13
2.63 0.27
0.07 0.02
0.99 0.30
2.42 0.54
24.32 0.73
0.96 0.12
0.44 0.14
2.71 0.32
0.09 0.03
1.36 0.41
1.32 0.33
1.33 0.29
22.43 0.81
1.11 0.14
0.42 0.13
3.15 0.51
0.15 0.03
1.42 0.42
1.44 0.33
0.59 0.29
22.22 1.21
1.43 0.18
0.46 0.13
3.10 0.49
0.13 0.02
1.39 0.39
0.65 0.18
0.74 0.13
2.55 0.45
23.16 1.12
1.19 0.17
0.43 0.13
2.54 0.40
0.11 0.02
1.34 0.37
0.64 0.15
0.95 0.20
2.05 0.45
14.97 1.07
1.14 0.16
0.40 0.11
2.49 0.34
0.08 0.02
1.36 0.33
0.64 0.13
1.03 0.17
2.02 0.39
14.00 0.92
1.32 0.14
0.37 0.12
2.37 0.53
0.23 0.03
1.12 0.37
0.51 0.17
1.24 0.27
1.16 0.32
11.58 0.90
1.09 0.18
0.35 0.11
2.47 0.47
0.23 0.02
1.15 0.33
0.50 0.15
1.21 0.23
1.23 0.28
11.98 0.81
1.19 0.16
XXV
100
EVOLUTION DES MASSES BUDGETAIRES- 1973- 1987 (en pourcentage)
Années 1973 1974 1975 1976 1977 1978 1979 1980 1981 1982 1983 1984 1985 1986 1987
Santé publique
48 personnel Matériel Affaires Sociales
49 personnel Matériel Primature
50 personnel Matériel
Budget Régions
51 personnel Matériel Investiss/Opération
60 personnel Matériel Comptes et fond Spectraux
70-78 personnel Matériel
3.96 4.23
0.36 0.04
13.62 0.97
3.93 3.80
0.39 0.05
13.62 0.90
3.83 3.57
0.38 0.07
12.92 0.77
1.36 0.51
3.69 2.80
0.37 0.04
12.19 0.63
1.40 0.35
3.22 2.62
0.36 0.04
10.46 0.68
1.72 0.91
3.09 2.40
0.35 0.04
9.31 0.62
2.11 0.90
3.25 2.39
0.35 0.05
7.25 0.65
2.11 0.76
3.05 2.36
0.38 0.04
7.27 0.57
2.15 0.62
3.35 2.36
0.39 0.03
8.12 0.52
3.11 0.75
3.32 2.28
0.42 0.03
8.22 0.50
3.63 0.82
3.37 2.15
0.37 0.03
8.42 0.46
3.36 0.64
3.07 2.09
0.39 0.03
8.78 0.45
3.58 0.50
3.14 1.82
0.29 0.02
8.12 0.39
3.37 0.43
0.80 2.41
2.42 1.69
0.23 0.02
7.05 0.32
2.86 0.36
0.95 2.29
2.11 1.49
0.21 0.02
0.03 0.06
7.04 0.37
3.40 1.22
1.27 0.84
101
Page
INTRODUCTION 1
PREMIERE PARTIE : LA STRUCTURE DANS L’ADMINISTRATION
I. La Structure développement. Sa définition. 3
1. Mission et structure 3
2. Développement d’une structure 3
3. Définition de la structure 5
4. Départementalisation. 6
EXERCICES I. 8
II. Composantes d’une structure administrative
1. Les unités 9
Les modes de découpage :
a) Le découpage vertical 9
b) Le découpage horizontal. 11
2. Les postes 12
3. Les liaisons. 15
EXERCICES II. 17
III. Structures et organigrammes
1. L’organigramme comme représentation graphique 21
2. Le contrôle et la subordination dans la structure 22
3. L’organisation efficace et efficiente d’une structure 24
EXERCICES III. 27
Correction des exercices de la première partie 29
DEUXIEME PARTIE : L’ORGANISATION ADMINISTRATIVE AU MALI.
I. La classification des services publics 31
1. Textes juridiques 31
2. Les différentes catégories de services publics 31
Tableau résumé I. 33
Notes 34
Tableau résumé II (suite) 37
Notes 38
Tableau résumé III (suite) 39
Tableau résumé IV (suite) 40
EXERCICES I. 41
102
II. Equivalence des services centraux, régionaux et subrégionaux
1. Introduction 44
2. Tableau résumé. 44
III. Attributions des responsables des services centraux
1. Introduction 45
2. Tableau résumé 46
EXERCICES II. 47
IV. L’organisation territoriale et administrative
1. Textes juridiques 48
2. Introduction 48
Tableau résumé I. 49
Notes 50
Tableau résumé II. 51
EXERCICES III. 53
Tableau III. 54
Correction des exercices de la deuxième partie 55
TROISIEME PARTIE : LES CADRES ORGANIQUES
INTRODUCTION 59
1. Définition de cadre organique 59
2. Objectifs du cadre organique 59
EXERCICES I. 62
I. Procédures d’élaboration des cadres organiques
1. Conditions préalables à l’élaboration des cadres organiques 63
2. Analyse des différentes phases dans l’élaboration des cadres organiques 63
2.1. Phase initiale 63
2.2. Phase de coordination et de contrôle 64
2.3. Phase de décision au niveau du Conseil des Ministres 64
II. Gestion et contrôle des cadres organiques 65
III. Mission de l’organe de gestion et de contrôle des structures 65
EXERCICES II. 66
IV. Présentation du cadre organique 68
Fiche I 69
Fiche II – Fiche II Annexe. 70
Fiche III. 71
Correction des exercices de la troisième partie. 72 CONCLUSION 74 BIBLIOGRAPHIE 76 ANNEXES.
